JP5738336B2 - 文書優先度決定装置及び文書優先度決定プログラム - Google Patents

Description

本発明の実施形態は、文書優先度決定装置及び文書優先度決定プログラムに関する。

従来、複数の電子的な文書（電子ファイル）を蓄積し管理する文書蓄積装置は知られている。また、このような装置に蓄積されている電子ファイルを会議の際の資料として配布するシステムも知られている。

しかし、これらの会議資料を一括してダウンロードするとき、ダウンロードの順序が不確定となり、特に資料の枚数が多いときにはユーザが求めているページが他のページより後にダウンロードされて、進行している会議に参考とされる適当な文書の適当な頁を見ることができないことが生ずるという問題があった。

特開平９−２３１０２２号公報

この発明の課題は、会議の進行に応じて必要な会議資料の、その時に適当な箇所を見ることができないという問題を解決することである。

上記の課題を解決するために、一実施形態によれば、会議の時間的な進行状況を把握する会議進行検知手段と、現在時刻を検知する現在時刻検知手段と、この現在時刻検知手段により検知された現在時刻を前記会議進行検知手段により把握された会議の時間的な進行状況と比較することにより、前記会議のどの発表項目の発表がどの文書によりなされているかを推定する現在発表推定手段と、この現在発表推定手段により推定された現在発表に直接関連する文書の送信の優先度を最も上げて文書の送信の優先順位を決定する優先度決定手段と、を有する文書優先度決定装置を提供する。

一実施形態の文書優先システムの全体構成例を示す図である。 一実施形態における文書管理サーバのハードウェア構成例を示す図である。 一実施形態における文書管理サーバの機能的構成例を示す図である。 一実施形態におけるタブレット端末のハードウェア構成例を示す図である。 一実施形態における文書管理サーバの文書蓄積から会議概要を送信するまでの動作を説明するための図である。 一実施形態において文書管理サーバから送信される会議概要のＸＭＬプログラム構成例を示す図である。 一実施形態においてタブレット端末の動作を示す図である。 一実施形態のタブレット端末における会議の表示例を示す図である。 一実施形態における優先度のキューを説明するための図である。 一実施形態におけるタブレット端末で表示文書を長押しした場合の動作を説明するための図である。

以下、実施形態について図面を用いて説明する。

＜第１の実施形態＞
第１の実施形態の文書管理システムの全体構成例を図１に示す。このシステムは、会議時に資料として必要な文書を蓄積し管理する文書管理サーバ１１と、この管理サーバ１１に蓄積される文書の作成などの処理を行うクライアントＰＣ１２と、無線ＬＡＮのアクセスポイント（中継機器）１３と、このアクセスポイント１３と無線通信を行う文書優先度決定装置であるタブレット端末１４ａ，１４ｂ，１４ｃと、管理サーバ１１に蓄積されている文書を印刷したり外部に送信したりすることの可能なＭＦＰ（多機能周辺機器）１５とを有し、文書管理サーバ１１、クライアントＰＣ１２、アクセスポイント１３、ＭＦＰ１５はネットワーク１６、例えばＬＡＮにつながっている。

図ではタブレット端末が３台になっているが、もちろん２台あるいは４台以上であってもよい。文書管理サーバ１１、クライアントＰＣ１２、アクセスポイント１３、ＭＦＰ１５も２台以上あってもよい。

タブレット端末１４ａ，１４ｂ，１４ｃは閲覧端末の一例であり、管理サーバ１１に蓄積されている文書をダウンロードして表示画面に表示させることができる機能を有し、表示画面に操作者が例えば指を接触させる（タッチする）ことにより、入力機能も有することができる端末である。

文書管理サーバ１１のハードウェア構成例を図２に示す。この文書管理サーバ１１は、このサーバ全体を制御するプロセッサ（ＣＰＵ）２１と、サーバとして必要なプログラムなどが書き換え不能に予め記憶されているＲＯＭ（リードオンリメモリ）２２と、後でインストールされるアプリケーション、各種データなど書き換え可能に記憶されるＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）２３と、ＬＡＮに接続され外部とのデータ等の送信、受信を行う外部インターフェース（ＩＦ）２４とを有し、これらは共通バス２９により電気的に接続されている。

文書管理サーバの機能面からみた構成例を図３に示す。文書管理サーバ１１は、クライアントＰＣ１２や各タブレット端末からアクセスがあったとき、認証を行う認証部３０と、各タブレット端末から表示や印刷のための指示を受信する指示受信部３１と、指定の領域に受信した指示ファイルを転送するポートモニタ３２と、これらのデータを一時保管するデータ一時保管部３３と、データをユーザごとに振り分けるユーザ毎振分け部３４と、タブレットに送信するファイルを管理する送信ファイル管理部３５と送信ファイルを作成する送信ファイル作成部３６と、情報を基に会議を作成して各タブレット端末に送信する会議概要送信部３７と、各会議の関連する文書を送信する文書送信部３８と、タブレット端末から指示があったとき、印刷を指示する印刷指示部３９とを有する。これら認証部３０乃至印刷指示部３９は、ＣＰＵ２１，ＲＯＭ２２及びＲＡＭ２３と協働して動作している。

タブレット端末１４ａのハードウェア構成例を図４に示す。このタブレット端末１４ａは、この端末全体を制御するプロセッサ（ＣＰＵ）４１と、タブレットとして必要なプログラムなどが書き換え不能に予め記憶されているＲＯＭ（リードオンリメモリ）４２と、後でインストールされるアプリケーション、各種データなど書き換え可能に記憶されるＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）４３と、外部とのデータ等の送信、受信を行う外部インターフェース（ＩＦ）４４と、文書の内容を表示画面に表示させると共に上述のようにタッチすることにより入力する機能も有するディスプレイ４５と、このディスプレイ４５の制御を行うディスプレイ制御回路４５ｃと、現在時刻を検知するクロック４６を有し、これらは共通バス４９により電気的に接続されている。

次に、この実施形態の動作を説明する。クライアントＰＣ、タブレット端末１４ａ，１４ｂ，１４ｃは、予め、文書管理サーバ１１にアクセスして、各々ＩＤとパスワード（ＰＷ）を付与されているものとする。すなわちＣＰＵは、これらの機器からアクセスを検知してＩＤとＰＷを決め、各機器のＩＤとＰＷをＲＡＭ２３に記憶させる。

まず、会議資料として作成された文書が文書管理サーバ１１に蓄積され、管理される動作を図５に示すフローチャートに基づいて説明する。ここでは、クラアントＰＣ１２が会議資料としての文書を作成するものとして説明する。しかし、タブレット端末１４ａ，１４ｂ，１４ｃなどでも、文書作成機能を有していれば文書を作成することが可能である。また別のところで作成された文書をクライアントＰＣ１２が一時的に記憶、あるいはＵＳＢなど個別メモリを介して文書管理サーバ１１に送ることも可能である。

文書管理サーバ１１のＣＰＵ２１は、クライアントＰＣ１２のログインが正しいか、すなわちアクセスしてきたクライアントＰＣ１２のＩＤとパスワード（ＰＷ）の入力を既にＲＡＭ２３に記憶されているＩＤとＰＷを比較して一致しているか否かを認識する（Ａ１０１）。文書管理サーバ１１の図３では、認証部３０はログインが正しいか否か検知する。

クライアントＰＣ１２のログインが正しいことが認識されたとき（Ａ１０１でＹ）、ＣＰＵ２１は続いてクライアントＰＣ１２から送信されてくる文書を受信し蓄積する（Ａ１０２）。

文書管理サーバ１１に受信される文書は、例えばある複数の発表項目がある特定の会議の資料である。会議名、発表項目名と、実際に使われる資料が例えばｐｎｇ形式で送信されてくる。

このような会議資料用の文書は、図３では、指示受信部３１から、ポートモニタ３２、データ一時保管部３３、ユーザ宛振分け部３４を介して送信ファイル管理部３５に送られる。

文書管理サーバ１１ではＣＰＵ２１は、例えばクライアントＰＣから外部ＩＦ２４を介して、当該会議のスケジュールを受信し、ＲＡＭ２３に蓄積する（Ａ１０３）。会議スケジュールには、会議名と、その会議内における発表項目及び会議の開催予定の日時、各発表項目の予定の開始時刻と終了時刻が入っている。

ＣＰＵ２１は、会議スケジュール（進行予定時刻）と発表項目毎の文書のリストを例えばＸＭＬで作成する（Ａ１０４）。この例を図６に示す。図６に示すＸＭＬプログラムでは、会議名称（この例ではＡ会議）の予定日、その中で行われる発表の内容、開始時刻及び終了時刻（この例では、発表項目１，２とそれらの開始終了時間１３：００，１３：５０、１４：００，１４：５０）即ち会議スケジュールが含まれている。更に、発表項目毎の各資料の名称（資料１）と総ページ数、即ち文書リストが含まれている。なお、ここで記載している例では、Ａ会議、発表項目１，２、資料１などと表示しているが、実際にはその具体的な名称が記載される
ＣＰＵ２１は、このような会議概要（会議スケジュールと文書リスト）のファイルを作成する（Ａ１０４）。図３に示す機能ブロックでは、送信ファイル作成部３６で作成（Ａ１０４）する。ＣＰＵ２１は、外部ＩＦ２４を介して各タブレット端末に送信させる（Ａ１０５）。図３に示す機能ブロックでは送信ファイル管理部３５を介して、会議概要送信部３７から各タブレット端末に送信する。

次に、上述のように、会議概要ファイルを受信したタブレット端末例えばタブレット端末１４ａにおける処理の自動優先モードの動作を図７に示すフローチャートに基づいて説明する。

タブレット端末１４ａでは、ＣＰＵ４１は、文書管理サーバ１１が送信した上述の会議概要ファイルを、外部ＩＦ４４を通して受信しＲＡＭ４３に蓄積する。

タブレット端末１４ａは、そのディスプレイ４５の画面上に、会議概要ファイルに含まれている会議スケジュールと各発表項目の文書リストを表示する。この表示例を図８に示す。すなわち、まず会議名である「Ａ会議」、その開催予定日、改行して「発表項目１」その開始及び終了の予定時刻、発表に使用される文書「資料１」などが表示される（Ａ２０１）。発表に際して使用される同種の文書が複数ある場合には、その用いられる順序に従って表示される。

なお、ここで文書管理サーバ１１から送信される文書の優先度について図９を用いて説明する。図９は、タブレット端末のＲＡＭ４３の所定の領域を示している。図９において、優先度の高さに応じて、高、中、低の３つのキュー（列）が設けられているとする。送信の優先度が最も高い文書情報は高のキュー（第１のキュー）４３Ｈに入れられ、優先度が中程度の文書情報は中のキュー（第２のキュー）４３Ｍに入れられ、優先度がそれほど高くない文書情報は低のキュー（第３のキュー）４３Ｌに入れられる。

そして、キュー４３Ｈに文書がある時には、このキューに入れられている文書がまず送信され、キュー４３Ｈに文書がなくなったら、キュー４３Ｍに入れられている文書が送信される。今、ダウンロードが必要な文書Ａから文書Ｇまであるとする。このとき、キュー４３Ｈ，４３Ｍ，４３Ｌの図９に示すように文書が入ってきたとき、まず文書Ａが最初に送信され次に文書Ｂが送信され、その後、文書Ｃ，Ｄ，Ｅが送信される。文書Ｂ、Ｃ，Ｄ，Ｅの送信前に文書Ｆが入ってきたら、この優先度の最も高い文書Ｆが送信される。また、文書Ｃ，Ｄ，Ｅの送信前に、文書Ｇが入ってきたらこの文書Ｇが先に送信される。

ディスプレイ４５上に表示された文字には、操作者がタッチすることにより、特定することが可能なように表示機能と入力機能を有しており、ＣＰＵ４１がディスプレイ制御回路４５ｃを制御してこれらの表示及び入力のデータ処理を行わせる。

表示された会議の概要の、例えば右上には文書要求アイコン８１が表示され、操作者がこのアイコンにタッチしたか否かを、ＣＰＵ４１が、ディスプレイ４５、ディスプレイ制御回路４５ｃを介して検知する（Ａ２０２）。

文書要求アイコン８１がタッチされ当該会議の文書要求があった場合（Ａ２０２でＹ）には、ＣＰＵ４１はクロック４６により現在時刻を検知する（Ａ２０３）。このＡ２０３が現在時刻検知手段の一部である。次に、ＲＡＭ４３に記憶されている、図６に示すようなデータを受信したデータから当該当該会議の進行予定時刻を把握する（Ａ２０４）。

ＣＰＵ４１は、クロック４６の現在時刻と、会議進行予定時刻を比較する（Ａ２０５）。この比較は、ＣＰＵ４１が、発表項目の順序も参照して現在時刻が会議進行予定時刻のどの時間に入っているかを、比較回路を用いて時間比較により行わせる。

現在、発表されている項目が推定されると、ＣＰＵ４１は、その発表項目に関連して用いられる文書を特定する（Ａ２０６）。このＡ２０６が現在発表推定手段の一部である。用いられる文書が複数あるときには、その発表項目の開始時刻から終了時刻までの間でどの程度発表が進んでいるかを予測し、文書の順序を検知し、現在用いられる文書を推定する。

また、この時間特定された文書の総ページ数が多いかどうかひいてはダウンロードに長時間を要するかどうかを判断する。

ＣＰＵ４１はアクトＡ２０６で特定された文書の総ページ数を調べ、そのページ数が２０ページ以上かどうかを検知する（Ａ２０７）。アクトＡ２０７は、文書の総ページ数が多いかどうかひいてはダウンロードに長時間を要するかどうかを判断するものであり、２０ページに限定されない。

総ページ数が２０ページ以上（Ａ２０７でＹ）の場合、発表が推定された文書のどのページあたりに進行しているかを推定し該当箇所を特定する（Ａ２０８）。

タブレット端末１４ａのＣＰＵ４１はどの文書をどのような順序で送信するかの優先度すなわち、図９の各キューの位置を決める（Ａ２０９）。このＡ２０９が優先度決定手段の一部である。該当文書が２０ページ未満（Ａ２０７でＮ）の場合にも、ＣＰＵ４１は、アクトＡ２０９に進む。

一般的には、上述のようにして、現在進行している発表に最も関連すると推定される文書が、図９に示すキュー４３Ｈに入れられ、最優先で送信されるように設定される。またその文書がＡ２０７で、２０ページ以上と判断された場合には、当該文書の中でもその推定されたページから後のページが先にダウンロードされるように優先度を決める。現在進行中と推定される発表項目に関する文書の次には、その直前に発表されたと思われる発表項目に関連する文書が次に優先され、次に発表される予定の発表項目に関連する文書が次に優先される。これらの優先順序は文書管理サーバ１１に送られるが、文書管理サーバ１１では、図９に示す優先度の複数のキューに分けて入れられることになる。

ＣＰＵ４１は、このようにして送信の優先度を決め、ＲＡＭ４３で文書管理サーバ１１に指示するための送信の文書及び順序の指示信号（送信要求信号）を作成する。

なおこのとき、発表項目の発表の進行度が、予定よりも遅くなっている場合も考慮して、最優先で送信する文書を少し前に遡って、あるいはその文書内の少し前のページからダウンロードするように優先度を決めてもよい。この遡る程度を予め操作者が設定できるようにすることも可能である。あるいは、ダウンロードの時間を考慮に入れてこの遡る時間を変動させてもよい。

次のアクトＡ２１０では、ＣＰＵ４１は外部Ｉ４４を介して、文書管理サーバ１１に、上述のようにして決めた優先度を含む、文書の送信要求信号を送信する。

一方、文書管理サーバ１１では図３に示す指示受信部３１を介して送信要求信号を受信し、ポートモニタ３２、データ一時保管部３３、ユーザ宛振分け部３４を介して送信ファイル管理部３５に送られる。

送信ファイル管理部３５では、上記の送信要求信号に含まれる文書の優先度を考慮して送信順位が決められ、文書送信部３８から要求のあったタブレット端末１４ａに送信される。

ＣＰＵ４１は文書管理サーバ１１から送信されてきた文書ファイルの受信（ダウンロード）を開始する（Ａ２１１）。このとき、会議に関する各文書は現在進行中の発表に直接関連する文書から各々の優先度に応じてダウンロードされる（Ａ２１１）。したがってタブレット端末１４ａの操作者は、先に要求した優先度で送られてきた文書をダウンロードし、受信時に最も見たい文書から見ることが可能となる。

順次ダウンロードされる文書を表示させてダウンロードおよび表示が終了したら（Ａ２１３）、すべて終了する。通常、タブレット端末１４ａによるすべての文書のダウンロードが先に終了し、その表示は操作者がその表示画面に順次表示させる。

次に、操作者が特定の文書を最優先でダウンロードしたい場合の、指定優先モードの場合のタブレット端末１４ａにおける動作について、図１０を用いて説明する。

タブレット端末１４ａで会議スケジュールと文書リストを表示させる。この表示態様は図８と同様である。

次に、タブレット端末１４ａのＣＰＵ４１は、ディスプレイ４５の表示画面上で、操作者により画面の文書の表示部分にタッチして長押し（タッチの時間が反応開始時間より２倍以上長いこと）されたか否かを検知する（Ａ３０２）。いずれかの文書の表示が長押しされたとき（Ａ３０２でＹ）には、ＣＰＵ４１はその長押しされた文書を検知する（Ａ３０３）。長押しされなかったら、アクトＡ３０３はスキップする。

ＣＰ４１は例えば図８に示す文書要求アイコン８１がタッチされたかを検知する（アクトＡ３０４）。文書要求アイコン８１がタッチされたことが検知されたら（Ａ３０４のＹ）、ＣＰＵ４１は長押しされた文書を最優先にして、会議に関連する文書の送信順位を決定する（Ａ３０５）。例えば図８の表示画面例で「資料１」が長押しされ、次に文書要求アイコン８１がタッチされたら、まず図９に示すキュー４３Ｈに資料１を入れ、他の文書は現在時刻から割り出した優先順位で、送信順位を決める。他の文書の送信順位は、例えば先に図７により説明したとおりである。

次にＣＰＵ４１は、文書管理サーバ１１に上記決定した送信順位で、送信することを指示する送信要求信号をタブレット端末１４ａと共に送信する（Ａ３０６）。

なお、文書要求アイコンがタッチされなかったら（Ａ３０４でＮ）、ＣＰＵ４１は長押しされた文書のみの送信を要求する送信要求信号を文書管理サーバ１１に送信する。

文書管理サーバ１１では、ＣＰＵ２１が、外部ＩＦ２４を介して送信要求信号を受信しＲＡＭ２３に入力してこの送信要求信号を解読する。

図３に示す構成では、指示受信部３１、ポートモニタ３２、データ一時保管部３３、ユーザ宛振分け部３４を通って送信ファイル管理部３５に入れられる。文書を要求する端末がタブレット端末１４ａであることは、ユーザ宛振分け部３４で認識される。

文書の送信順序が把握されたた文書送信部３８にその順序に蓄積され、ＣＰＵ２１は、蓄積された文書をその蓄積された順序（ファーストインファーストアウト）で、タブレット端末１４ａに送信する。

文書管理サーバ１１から送信された１つまたは一連の文書は、タブレット端末１４ａのＣＰＵ４１が制御して、外部ＩＦ４４を介して受信を開始し、ＲＡＭ４３に蓄積する（Ａ３０７）。

ＣＰＵ４１は、優先的にダウンロードされた文書及びその後に続いてダウンロードされた文書を逐次、ＲＡＭ４３に蓄積する（Ａ３０８）。会議の進行に合わせて操作者はそれらの文書を表示させる。文書のダウンロードと随時の表示が終了か否かを検知する（Ａ３０９）。文書のダウンロード表示と随時の表示が終了したと検知したら（Ａ３０９のＹ）、ＣＰＵ４１はすべて終了となる。

なお、あるタブレット端末から印刷の指示を行った場合には、図３に示す送信ファイル管理部３５から印刷指示部３９に印刷指示が指示され、所定文書に対応する該当文書ファイルがＭＦＰ１５に送られて印刷される。印刷の場合も上述の表示の場合と同様に、会議の進行に合わせて優先度を設定し、最も見る必要性の高い文書から先に送信するよう、タブレット端末から文書管理サーバに送信要求信号を送り、優先度の高い文書からＭＦＰで印刷することが可能である。

ところで、上記実施形態では、会議の概要、文書リストが、タブレット端末にダウンロードされ、表示される場合について説明した。しかし、タブレット端末に限られず、文書が表示されるとともに表示画面でタッチすることにより入力されるその他の端末、例えばスマートフォンや、パソコン等であってもよい。

また表示画面で入力指示がなされなくても、マウスなど別の入力装置を用いて入力が行える表示端末についても、本発明は適用可能である。

上記実施形態では、表示するタブレット端末において会議の進行状況に応じてダウンロードする文書のサーバから送信順序を決定し、文書管理サーバに送ってその指示に従い、サーバからダウンロードする場合について説明した。しかし、タブレット端末から会議のダウンロード要求のみを文書管理サーバに送り、どの文書から送信するかを、文書管理サーバが決定するようにしてもよい。すなわち、文書管理サーバが文書優先度決定装置としてもよい。

本実施の形態では，装置内部の発明を実施する機能が予め記録されている場合について説明したが、これに限らず同様の機能をネットワークから装置にダウンロードしてもよいし、同様の機能を記録媒体に記憶させたものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭ等プログラムを記憶でき、かつ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態はいずれの形態であってもよい。またこのように予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであってもい。

以上述べたように本発明の実施形態によれば、進行中の会議に参照することが必要な資料のそのとき適当な箇所を表示、印刷することが可能な文書優先度決定装置、文書の表示装置、文書管理サーバ及び文書優先度決定プログラムが得られる。

本発明のいくつかの実施形態を説明したがこれらの実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。

１１・・・・・文書管理サーバ
１４ａ１４ｂ，１４ｃ・・・・・タブレット端末
２１，４１・・・・ＣＰＵ（プロセッサ）
Ａ２０６・・・・現在発表推定手段の一部
Ａ２０３・・・・現在時刻推定手段の一部
Ａ２０４・・・・会議進行検知手段の一部
Ａ２０９・・・・優先度決定手段の一部

Claims (4)

1. 会議の時間的な進行状況を把握する会議進行検知手段と、
   現在時刻を検知する現在時刻検知手段と、
   この現在時刻検知手段により検知された現在時刻を前記会議進行検知手段により把握された会議の時間的な進行状況と比較することにより、前記会議のどの発表項目の発表がどの文書によりなされているかを推定する現在発表推定手段と、
   この現在発表推定手段により推定された現在発表に直接関連する文書の送信の優先度を最も上げて文書の送信の優先順位を決定する優先度決定手段と、
   を有する文書優先度決定装置。
2. 前記現在発表推定手段は、前記推定される文書のページ単位で推定することを特徴とする請求項１記載の文書優先度決定装置。
3. 文書優先度決定装置に
   会議の時間的な進行状況を把握すると共に現在時刻を検知する検知機能と、
   この検知された現在時刻を前記把握された会議の時間的な進行状況と比較することにより前記会議のどの発表項目の発表がどの文書によりなされているかを推定する推定機能と、
   この推定された現在発表に直接関連する文書の送信の優先度を最も上げて文書の送信の優先順位を決定する決定機能、
   を実現させる文書優先度決定プログラム。
4. 前記会議のどの発表項目のどの文書によりなされているかの推定は、前記推定される文書のページ単位でなされることを特徴とする請求項３記載の文書優先度決定プログラム。