JP5168706B2 - 電子帳票システムにおけるデータ検索項目情報の自動定義システム - Google Patents

Description

本発明は、汎用電子フォーマットの帳票を保存・管理し、閲覧者端末から閲覧やデータ検索を行う電子帳票システムの技術に関するものである。

PDF（Portable Document Format）などの汎用電子文書フォーマットの普及にともない、国税関連帳簿などの帳票は法的に長期保管が必要な帳票も紙での保存ではなく電子データでの保存が認められるようになってきている。ただし、そのためには複数の要件を満たす必要があり、その中の１つに、帳票の表の中の複数の特定項目に対して日付などのデータ型を考慮した検索を行えるといった帳票のレイアウト構造を意識した検索によって目的のデータを見つけ出すことができること、という要件がある。

最近では、汎用電子文書ファイルを取り込み、帳票の参照と帳票中のデータを利用可能とすることで、帳票の見た目を保持しながら、帳票中の項目の検索を行うことができる電子帳票システム製品も存在する。図１２は、そのような従来の電子帳票システムの概要を表わすブロック構成図である。このシステムは、汎用電子文書ファイル１２０１の中のデータを格納するデータベース１２０２、全体の制御を行うデータ処理部１２０３を備えた電子帳票システム１２０４、および、閲覧者が検索項目の定義や検索条件などの設定を行う入力部１２０５と処理結果を表示する表示部１２０６とを備えた閲覧者端末１２０７から構成されている。

図１２のようなシステムによれば、レイアウト情報を持たない汎用電子文書ファイル１２０１を閲覧者端末１２０７で閲覧して、閲覧者が帳票レイアウトを意識しながら検索を行う項目を手動で定義することで、帳票データにレイアウト情報をマッピングでき、帳票中の項目のデータ型とレイアウト構造を意識した検索を行うことができる。

本発明に関連する公知技術文献としては、文書画像のレイアウトを特定する技術として下記特許文献１および特許文献２が挙げられる。データ型を考慮した検索を行う技術として、下記特許文献３が挙げられる。
特開平８−２７９０１９公報 特開２００３−１８７２１７公報 特開２０００−７６２５６公報

汎用的電子文書フォーマットの帳票は、閲覧用として一般的に広く使われている扱い易いものであるが、項目がどんなデータ型をしているかといった属性情報や、位置や範囲といった座標情報を持っていない。また、表形式が含まれる場合も、その中の行が検索対象外のヘッダ行であるのか、検索対象の明細行であるのかを判断する情報も持っていない。このため、汎用電子文書フォーマットの帳票に対して検索を行う場合、全文検索を行うことになり、帳票中の項目を指定しての検索を行うことはできない。

項目に対する検索を行うためには、汎用電子文書フォーマットの帳票ファイルを予め保存管理する電子帳票システムに登録し、例えば上記特許文献３のように検索対象の項目の位置やデータ型を手作業で１つずつ定義する方法がある。

しかし、この方法では、日付型データを認識することはできるが、実際のデータ型にはそれ以外にも数値型や文字型など多くのデータ型が存在し、項目を検索するためにはこれらのデータ型の全てを認識できるようにする必要がある。更に、これらの項目定義を手作業で行うためには、予め、帳票のデータ型やレイアウト構造について理解しておく必要があるが、帳票を見ただけで帳票設計者の意図を正確に把握することは困難である。また、人間の判断や手作業によりずれなどが発生し、検索の信頼性を損なわせる要因となっている。

上記特許文献１や特許文献２のように、画像認識によりレイアウトフォーマットを検出する方法も考えられるが、文字データを保持している汎用電子文書フォーマットをわざわざ画像フォーマットにすることにより発生する手間や、画像フォーマットの文字認識の仕組みの実装や認識の精度を考慮する必要が出てきてしまい、遠回りのアプローチ方法になってしまう。

本発明の目的は、帳票を電子化して保存・管理し、閲覧者が端末から帳票を閲覧し、帳票中の表などのレイアウト上に規則をもった配置のデータや日付などの各種のデータ型のデータに対する検索を行うシステムにおいて、そのようなデータ検索のための項目定義を自動化する技術を提供することにある。

上記目的を達成するために、請求項１に係る発明は、電子帳票システムにおける帳票のデータ検索項目情報を自動で定義する自動定義システムであって、帳票の元データとなる帳票データと、その帳票中の各項目のデータ型および位置情報を含む書式データとを、入力する手段と、入力した帳票データおよび書式データから、帳票中の各項目のデータ型および位置情報を持たない汎用電子文書ファイルを生成する手段と、前記汎用電子文書ファイルおよび前記書式データを入力し、これらのデータから、当該帳票のレイアウトを保持したまま検索を行えるような形式である検索用帳票データを作成し帳票データベースに登録する手段と、前記帳票のレイアウトおよび前記帳票中の項目のデータ型を意識した検索を可能にするため、前記書式データを解析し、検索対象となる項目のデータ型および位置情報を抽出してデータ検索項目情報として検索情報データベースに登録する手段とを備えることを特徴とする。

請求項２に係る発明は、請求項１において、閲覧者端末からの要求に応じて、前記帳票データベースに登録されている検索用帳票データを前記閲覧者端末に表示する手段と、前記検索用帳票データに対して、前記閲覧者端末から送信される前記帳票の各項目のレイアウトおよび各項目のデータ型を指定した検索条件に応じた検索処理を実行する検索処理手段と、前記検索処理の結果を前記閲覧者端末に返して表示させる手段とをさらに備えることを特徴とする。

本発明の電子帳票システムにおけるデータ検索項目情報の自動定義システムによれば、電子データで保存・管理されている帳票に対し、表などのレイアウトの規則をもった配置のデータや日付、文字や数値などのデータ型に対する検索を行うための定義を自動化することができる。これにより、閲覧者が端末から帳票を閲覧し、帳票中の表などのレイアウト上に規則をもった配置のデータや日付などの各種のデータ型のデータに対し、項目のレイアウトやデータ型を意識した検索を行うことができるようになる。

以下、本発明を適用した電子帳票システムでのデータ検索のための項目定義を自動化する方法の一実施の形態について説明する。

図１は、本発明の実施の形態の一例を示すシステム構成図である。同図のシステムは、帳票設計システム１０２と、帳票生成システム１０５と、電子帳票システム１０８と、閲覧者端末１１７とを備える。

帳票データ１０１は、業務システムなどから出力される帳票の元データとなるデータである。帳票設計システム１０２は、帳票の書式を定義するための帳票データ作成部１０３を備える。ユーザは、帳票データ作成部１０３を用いて、データ項目の範囲や項目同士の関連などの帳票構造に関する設計情報を含む書式データ１０４を作成することができる。

帳票生成システム１０５は、汎用電子文書ファイル１０７を生成するための帳票生成部１０６を備える。汎用電子文書ファイル１０７は、帳票の汎用的な電子フォーマットとしてデータ項目の範囲や項目同士の関連などの帳票構造に関する設計情報を持たない電子文書ファイルである。帳票生成定義データベース１１８には、帳票データ１０１と書式データ１０４と汎用電子文書ファイル１０７との対応関係を格納する。

電子帳票システム１０８は、帳票登録部１１０と、検索情報マッピング部１１２と、帳票データ検索処理部１１３とを備える。帳票登録部１１０は、汎用電子文書ファイル１０７に対して、見た目（帳票のレイアウト）を保持したまま検索を行えるような形式の検索用帳票データを作成し帳票データベース１０９に登録する処理を行う。検索情報マッピング部１１２は、帳票のレイアウトや帳票中の項目のデータ型を意識した検索を可能にするために、書式データ１０４を解析し、必要な情報を検索情報データベース１１１に登録する処理を行う。帳票データ検索処理部１１３は、閲覧者端末１１７からの検索要求に応じて帳票の検索処理を行い、実行結果を閲覧者端末１１７に返す処理を行う。

閲覧者端末１１７は、検索情報定義部１１４と、帳票データ検索条件設定部１１５と、表示部１１６とを備える。検索情報定義部１１４は、閲覧者が帳票のデータ項目ごとの検索を行うための検索対象のデータ範囲などの定義や編集を行う。帳票データ検索条件設定部１１５は、検索条件を設定し検索実行する処理を行う。表示部１１６は、帳票の画面表示や検索設定のためのダイアログ画面の表示および検索結果の画面の表示を行う。

図２は、汎用電子文書ファイル１０７の帳票の例である。汎用電子文書ファイル１０７は、閲覧用として一般的に広く使われているフォーマットのファイルとし、各項目のデータ型などの属性情報や、各項目の位置や範囲などの座標情報を持たないファイルである。この帳票を見ただけでは、どのデータが固定であるか可変であるかを正確に判断することは困難である。実際には、この汎用電子文書ファイル１０７を生成するための帳票の設計情報が含まれる書式データ１０４が存在する。この書式データ１０４は、帳票設計システム１０２の帳票データ作成部１０３によって作成される。

図３は、図２の帳票の場合に主な情報だけピックアップした書式データ１０４のフォーマット例を示す。この書式データ１０４は、データの種類を表わすデータ種別３０１と、帳票中で一意に定義される項目名３０２と、データごとのデータ型や桁数、位置情報やフォント情報といった書式情報であるデータ属性３０３とから構成される。３０４はデータ種別が「固定文字」の項目の書式のデータ、３０５はデータ種別が「フィールド」の項目の書式のデータ、３０６はデータ種別が「表形式」の項目の書式のデータを示す。固定文字の書式データ３０４は、「勘定元帳」などの固定の文字の書式を定義する。フィールドの書式データ３０５は、「会社名」などの可変の個別データ項目の書式を定義する。表形式の書式データ３０６は、ある範囲で同じフォーマットのレコード行が繰り返される表形式の書式を定義する。

表形式の書式データ３０６は、さらに下位の書式データ３０７を有する。この書式データ３０７は、その表内にあるデータの、データ種別、項目名、およびデータ属性を定義するものである。表形式の書式データ３０７の中で、データ種別が「固定文字」のデータは、その表の中で見出し等に相当する固定の文字を定義するデータである。データ種別が「レコード」のデータは、繰り返し表示される可変の明細行の書式を定義するデータである。

各「レコード」は、さらに下位の書式データであるレコードフィールド情報３０８を有する。レコードフィールド情報３０８は、そのレコードの明細行の各フィールドの、データ種別、項目名、およびデータ属性を定義するものである。

図３の書式データ１０４により、図２の汎用電子文書ファイル１０７において、各ページ共通の固定データが番号２０１，２０２に示す部分であり、可変の個別データ項目が番号２０３，２０４，２０５に示す部分であることが分かる。また、表形式２０６におけるレコード行の繰返し位置範囲が分かり、さらにその表形式２０６の中で、表の見出し固定データ項目が番号２０７に示す部分であり、可変の明細行のデータ項目が番号２０８に示す部分であることが分かる。

図４は、帳票の元となる帳票データ１０１のフォーマット例を示す。帳票データ１０１は、図３の書式データとともに、図２の汎用電子文書ファイル１０７の帳票を生成するために必要となるデータである。本実施形態において、帳票データ１０１は、個別データ項目４０４のデータと、表形式中の可変の明細行４１１のデータとを有し、これらの各データはそれぞれ項目名とそれに対応する実際のデータとからなる。また、この帳票の例では、個別データ項目４０４は、会社名４０１、ページ数４０２、および帳票日付４０３からなる。これらの個別データ項目４０４の各データは、項目名で図３の書式データ１０４の可変の個別データ項目である各フィールド３０５と対応付けられる。また、可変の明細行４１１は、年月日４０５、伝票４０６、相手科目４０７、借方４０８、貸方４０９、および残高４１０からなる。これらの可変の明細行４１１の各データは、項目名で図３の書式データ１０４の繰り返し表示される可変の明細行のレコードフィールド情報３０８中の各フィールドと対応付けられる。これにより、図３の書式データ１０４を参照することで、図４の帳票データ１０１中の各データをセットするフィールドを認識できる。

図５は、帳票生成定義データベース１１８に格納される情報を表わす。帳票生成定義データベース１１８には、フルパスで、帳票データ１０１のファイル名５０１と、それに対応する書式データ１０４のファイル名５０２と、それらから生成した汎用電子文書ファイル１０７のファイル名５０３とが格納される。帳票生成システム１０５の帳票生成部１０６は、帳票データ１０１と書式データ１０４から汎用電子文書ファイル１０７を生成したとき、それらの各ファイルの位置と対応関係を示すためにこれらのデータ５０１〜５０３を設定する。

図６は、電子帳票システム１０８により汎用電子文書ファイル１０７の検索を行うための定義を自動化する処理の概要を示すフローチャートである。電子帳票システム１０８で本処理を実行して汎用電子文書ファイル１０７を帳票データベース１０９や検索情報データベース１１１に登録することにより、当該汎用電子文書ファイル１０７に対して、表などのレイアウトの規則をもった配置のデータや、日付、文字、および数値などのデータ型に対する検索を行うための定義を自動的に行うことができる。

まず、読み込む汎用電子文書ファイル１０７のパスを取得する（ステップ６０１）。次に、帳票生成定義データベース１１８から、その汎用電子文書ファイル１０７に対応する書式データ１０４のパスを取得する（ステップ６０２）。汎用電子文書ファイル１０７を読み込み、データ情報と書式情報に変換する（ステップ６０３）。このデータ情報と書式情報は、後述するように、閲覧者端末１１７からの検索を可能にするための情報である。データ情報と書式情報については、図７で詳しく説明する。次に、変換したデータ情報と書式情報（これらをまとめて検索用帳票データと呼ぶ）を帳票データベース１０９に登録する（ステップ６０４）。書式データ１０４の内容を読み込み、検索対象の項目の書式情報を抽出する（ステップ６０５）。最後に、前記抽出した検索対象の項目の書式情報をデータ検索項目情報として検索情報データベース１１１に登録する（ステップ６０６）。検索情報データベース１１１に登録する情報については、図８で詳しく説明する。

なお、上記ステップ６０１〜６０４は主として帳票登録部１１０により実行され、ステップ６０５，６０６は検索情報マッピング部１１２により実行されるものである。

図７は、帳票データベース１０９に格納された検索用帳票データを表わしている。検索用帳票データは、図２の汎用電子文書ファイル１０７を元に作成された、文字情報とその位置情報を持ったデータ情報７０１、および、罫線などの書式情報７０２から構成されている。

図８は、検索情報データベース１１１に格納されたデータ検索項目情報を表わしている。データ検索項目情報には、図３の書式データ１０４から、検索に必要なデータのみを抽出して格納する。具体的には、検索対象の可変項目であるフィールド情報８０１に加え、表を構成する表形式情報８０２と、レコード情報８０３と、レコードフィールド情報８０４が格納される。

ユーザは、ネットワークを介して電子帳票システム１０８に接続されている閲覧者端末１１７を用いて、帳票データベース１０９に登録されている検索用帳票データを表示させることができる。図７で説明したように、帳票データベース１０９に登録された検索用帳票データはデータ情報７０１と書式情報７０２を有するので、閲覧者端末１１７で表示される帳票の見た目は、作成時の見た目と同じである。さらに、上述した図８のデータ検索項目情報を自動で生成してあるので、レイアウト構造を意識した検索やデータ型を意識した検索を行うことができる。

図９は、閲覧者端末１１７における帳票の画面表示の例を示す。特に、図８のデータ検索項目情報で定義された検索対象のデータ項目の中の特定の項目を選択している状態の表示例を示す。

検索対象の項目名や検索範囲は図６の処理により自動で定義されるため、検索できる範囲を確認したい場合がある。その場合、ユーザが画面上に表示された帳票の任意の項目名を選択すると、その項目名の項目が検索できる範囲内であった場合は、その項目の部分の色が変わって表示される。その処理は、検索情報定義部１１４が行う。すなわち、検索情報定義部１１４は、ユーザが選択した項目名が図８の情報の中にあれば、検索可能な範囲の項目として、その項目の部分の色を変えて表示する。図９では、会社名が選択され、この項目は検索可能な範囲内であるので、９０１のように色を変えて表示が為されている。同様に、例えば図９の画面上で「年月日」の項目名を選択すると、図８の情報から「年月日」の項目が検索可能な範囲内であることが分かるので、「年月日」の列が色を変えて表示される。このようにして、検索できる範囲を確認することができる。

また、検索情報定義部１１４により、図９の画面上で、定義済みの項目名や検索範囲を手動で変更することも可能である。更に、検索項目を手動で新規登録することも可能である。例えば、現在選択されて色が変わって表示されている項目または検索範囲を再度選択することによって、項目名等をキー入力可能な状態にする。また、図９に編集用ボタンを別途設け、編集用ボタンを押すことによって、選択された項目名等を手動編集可能な状態にするようにしてもよい。

図１０は、閲覧者端末１１７の画面上にて帳票データ検索条件設定部１１５で検索条件を設定して検索を行う例である。検索画面の種類としては、個別項目での検索を行う個別項目検索画面１００１と、表形式の中のレコードの中の項目に対して検索を行うレコード項目検索画面１００２などがある。所定の操作により、何れかの検索画面を表示させて検索を行う。

個別項目検索画面１００１による検索を行う場合は、当該画面内の検索対象項目１００３ａ、検索キー１００４ａ、検索キー１００４ａとの比較条件１００５ａを設定し、検索実行ボタン１００６ａを押下する。レコード項目検索画面１００２による検索を行う場合は、まず、検索対象表１００７と、検索対象レコード１００８を選択する。ここでは、１つの表に別書式の２種類以上のレコードが含まれる場合があるものとする。次に、検索条件が１つである場合は、その検索条件として、検索対象項目１００３ｂ、検索キー１００４ｂ、検索キー１００４ｂとの比較条件１００５ｂを設定し、検索実行ボタン１００６ｂを押下する。２つ以上の検索条件がある場合は、１つ目の検索条件は上記の通りに設定し、２つ目以降の検索条件は結合条件１００９を付けて同様に設定し、検索実行ボタン１００６ｂを押下する。結合条件１００９は、当該行の検索条件とその上の行の検索条件との結合条件を表す。

なお、検索対象項目１００３ａは、図８のデータ検索項目情報から抽出した項目名をリストボックス形式でユーザに提示し、その中から選択させることで設定できる。検索キー１００４ａは、入力可能な検索キー１０１０のように入力する。すなわち、検索対象項目１００３ａに設定された項目のデータ型を図８のデータ検索項目情報から取得し、そのデータ型に応じた任意の値が入力できるようにしている（逆に、データ型に応じた値以外は設定できない）。比較条件１００５ａは、選択可能な比較条件１０１１に示されているように、データ型に応じた選択肢をリストボックス形式でユーザに提示し、その中から選択させることで設定できる。例えば検索対象項目１００３ａに「年月日」を指定すれば、データ型が「日付型」に限定され、「等しい、以降、以前」のみが指定可能である。これにより、帳票内の検索対象データ型のデータから検索が行える。

検索対象表１００７は、図８のデータ検索項目情報のうちデータ種別が表形式である項目名を抽出し、リストボックス形式でユーザに提示し、その中から選択させることで設定できる。検索対象レコード１００８は、検索対象表１００７の表形式情報８０２の下位のレコード情報８０３から項目名を抽出し、リストボックス形式でユーザに提示し、その中から選択させることで設定できる。結合条件１００９は、選択可能な結合条件１０１２に示されているように、ＡＮＤまたはＯＲの何れかを選択できる。検索対象項目１００３ｂは、検索対象レコード１００８の下位のレコードフィールド情報８０４から項目名を抽出し、リストボックス形式でユーザに提示し、その中から選択させることで設定できる。検索キー１００４ｂおよび比較条件１００５ｂは、上述した１０１０および１０１１のように設定する。

図１１は、実際に図１０のレコード検索１００２の検索条件で検索を行ったときの画面の表示例である。検索対象の表１の中で、年月日が２００８年１月１日で、かつ、伝票が０００２であるレコードが検索条件に当てはまるものであり、検索結果レコード１１０１のように着色されて表示されている。

以上、好ましい実施の形態について説明したが、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱することのない範囲内において適宜の変更が可能なものである。例えば、書式データは汎用ファイルの種類や作成ツールの種類によってもフォーマットが異なるので、合わせて定義方法を変更しても構わない。また、検索条件の設定や項目情報の定義・変更にGUIを用いるとしたが他のインタフェースであっても構わない。

本発明の一実施の形態例を示すシステム構成図である。 汎用電子文書データの一例を示す図である。 書式データの内部構造の一例を示す図である。 帳票データの内部構造の一例を示す図である。 帳票生成定義データベースに格納されているデータの構成図である。 帳票検索項目定義の自動登録処理の概要を示すフローチャートである。 帳票データベースに格納されているデータの構成図である。 検索情報データベースに格納されているデータの構成図である。 画面上に表示される帳票の検索項目選択時の表示の例である。 画面上で検索条件を設定する操作の例である。 画面上に表示される帳票の検索結果の表示の例である。 従来の電子帳票システムの概略構成図である。

符号の説明

１０１…帳票データ、１０２…帳票設計システム、１０３…帳票データ作成部、１０４…書式データ、１０５…帳票生成システム、１０６…帳票生成部、１０７…汎用電子文書ファイル、１０８…電子帳票システム、１０９…帳票データベース、１１０…帳票登録部、１１１…検索情報データベース、１１２…検索情報マッピング部、１１３…帳票データ検索処理部、１１４…検索情報定義部、１１５…帳票データ検索条件設定部、１１６…表示部、１１７…閲覧者端末、１１８…帳票生成定義データベース。

Claims (2)

1. 電子帳票システムにおける帳票のデータ検索項目情報を自動で定義する自動定義システムであって、
   帳票の元データとなる帳票データと、その帳票中の各項目のデータ型および位置情報を含む書式データとを、入力する手段と、
   入力した帳票データおよび書式データから、帳票中の各項目のデータ型および位置情報を持たない汎用電子文書ファイルを生成する手段と、
   前記汎用電子文書ファイルおよび前記書式データを入力し、これらのデータから、当該帳票のレイアウトを保持したまま検索を行えるような形式である検索用帳票データを作成し帳票データベースに登録する手段と、
   前記帳票のレイアウトおよび前記帳票中の項目のデータ型を意識した検索を可能にするため、前記書式データを解析し、検索対象となる項目のデータ型および位置情報を抽出してデータ検索項目情報として検索情報データベースに登録する手段と
   を備えることを特徴とするデータ検索項目情報の自動定義システム。
2. 請求項１に記載の電子帳票システムにおけるデータ検索項目情報の自動定義システムにおいて、
   閲覧者端末からの要求に応じて、前記帳票データベースに登録されている検索用帳票データを前記閲覧者端末に表示する手段と、
   前記検索用帳票データに対して、前記閲覧者端末から送信される前記帳票の各項目のレイアウトおよび各項目のデータ型を指定した検索条件に応じた検索処理を実行する検索処理手段と、
   前記検索処理の結果を前記閲覧者端末に返して表示させる手段と
   をさらに備えることを特徴とするデータ検索項目情報の自動定義システム。

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