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JP4852638B2 - メール管理装置、複合装置、及び通信方法 - Google Patents

メール管理装置、複合装置、及び通信方法 Download PDF

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Description

本発明は、ネットワークを介して受信した電子メールの仕分け／分類にかかるメール管理装置、複合装置、および通信方法に関するものである。
これまでに、メール管理機能、レポート管理機能、及びコンテンツ管理機能を有機的に連携することによって共有化文章情報管理を自動化する文書情報共有化システムを提供することを目的として、例えば、特許文献１には、文書情報が属する分類区分の関係を格納する分類管理情報データベースと、各文書情報に付加された所定のフォーマットの文書本体属性情報と送付先とを対応付けた送付先情報を格納する文書情報送付先データベースと、メール管理機能を利用して受け取った文書情報を自動登録するとともに、前記文章情報送付先データベースに格納された送付先情報に基づき、その文書情報を所定の送付先に配信する文書情報共有化システムについての発明が開示されている。
特開平１０−３０１９４１号公報
しかしながら、上記特許文献１記載の構成では、電子メールに含まれるメール本文にかかる情報のみが属性情報として管理されるとともに、当該電子メールはそのままの形態で管理サーバに転送されることになる。したがって、電子メールに添付ファイルが付属している場合、メール本文と添付ファイルとを分離して管理することができないため、利便性が悪く満足いくものではなかった。
本発明は、このような実情に鑑みてなされたものであり、本発明の課題は、ネットワークを介して受信した電子メールのメール本文と添付ファイルとを分類して管理し、メール本文と添付ファイルとを個別に検索可能とすることで、ユーザに対する利便性を高めることができるメール管理装置、複合装置、及び通信方法を提供することである。
上記課題を解決するために、本発明にかかるメール管理装置は、ネットワークを介して送信された電子メールを受信する電子メール受信部と、前記電子メール受信部を介して受信した前記電子メールに含まれるメール本文と添付ファイルとを分割し、当該メール本文に基づくメール本文データと当該添付ファイルに基づく添付ファイルデータとを作成する分割処理部と、前記メール本文データと前記添付ファイルデータとを関連付けするデータ関連付け部と、前記データ関連付け部により関連づけられた前記メール本文データと前記添付ファイルデータとに所定の処理を施すデータ処理部と、前記添付ファイルの開閉を管理するファイル開閉管理部と、前記ファイル開閉管理部が管理する前記添付ファイルの開閉状況に基づいて、当該添付ファイルの開閉を制御するファイル開閉制御部とを備えることを特徴としている。
また、本発明にかかる複合装置は、読み取った原稿に基づく画像、若しくは受信した電子メールの内容を画像として形成する画像形成部を備えた複合装置であって、ネットワークを介して送信された前記電子メールを受信する電子メール受信部と、前記電子メール受信部を介して受信した前記電子メールに含まれるメール本文と添付ファイルとを分割し、当該メール本文に基づくメール本文データと当該添付ファイルに基づく添付ファイルデータとを作成する分割処理部と、前記メール本文データと前記添付ファイルデータとを関連付けするデータ関連付け部と、前記データ関連付け部により関連付けられた前記メール本文データと前記添付ファイルデータとに所定の処理を施すデータ処理部と、前記添付ファイルの開閉を管理するファイル開閉管理部と、前記ファイル開閉管理部が管理する前記添付ファイルの開閉状況に基づいて、当該添付ファイルの開閉を制御するファイル開閉制御部とを備えることを特徴としている。
さらに、本発明にかかる通信方法は、ネットワークを介して送信された電子メールを受信する電子メール受信工程と、前記電子メール受信工程において受信した前記電子メールに含まれるメール本文と添付ファイルとを分割し、当該メール本文に基づくメール本文データと当該添付ファイルに基づく添付ファイルデータとを作成する分割処理工程と、前記メール本文データと前記添付ファイルデータとを関連付けするデータ関連付け工程と、前記データ関連付け工程により関連付けられた前記メール本文データと前記添付ファイルデータとに所定の処理を施すデータ処理工程と、前記添付ファイルの開閉を管理するファイル開閉工程と、前記ファイル開閉工程において管理する前記添付ファイルの開閉状況に基づいて、当該添付ファイルの開閉を制御するファイル開閉制御工程とを備えることを特徴としている。
本発明によれば、ネットワークを介して受信した電子メールのメール本文と添付ファイルとを分類して管理し、メール本文と添付ファイルとを個別に検索可能とすることで、ユーザに対する利便性を高めることができるメール管理装置、複合装置、及び通信方法を提供することができる。
ネットワークシステムの構成例の一例を説明する図である。 メール管理装置の機能ブロック図である。 受信電子メール解析部を説明するブロック図である。 サーバ装置に作成されるフォルダ構成を説明する図である。 本文情報テーブルの構成例の一例を説明する図である。 添付ファイル情報テーブルの構成例の一例を説明する図である。 メール管理装置の動作を説明するフローチャートである。 変形例にかかるメール管理装置の機能ブロック図である。 開閉有無テーブルの構成例の一例を説明する図である。 添付ファイル情報テーブルの構成例の一例を説明する図である。 変形例にかかるメール管理装置の機能ブロック図である。 添付ファイル情報テーブルの構成例の一例を説明する図である。 本文情報テーブルの構成例の一例を説明する図である。 添付ファイル情報テーブルの構成例の一例を説明する図である。 メール管理装置の機能ブロック図である。 メール管理装置の動作を説明するフローチャートである。 ネットワークシステムの構成例の一例を説明する図である。 複合装置の外観を説明する斜視図である。 複合装置の機能ブロック図である。 受信電子メール解析部を説明するブロック図である。 サーバ装置に作成されるフォルダ構成を説明する図である。 本文情報テーブルの構成例の一例を説明する図である。 添付ファイル情報テーブルの構成例の一例を説明する図である。 複合装置の動作を説明するフローチャートである。 変形例にかかる複合装置の機能ブロック図である。 開閉有無テーブルの構成例の一例を説明する図である。 添付ファイル情報テーブルの構成例の一例を説明する図である。 変形例にかかる複合装置の機能ブロック図である。 添付ファイル情報テーブルの構成例の一例を説明する図である。 本文情報テーブルの構成例の一例を説明する図である。 添付ファイル情報テーブルの構成例の一例を説明する図である。 複合装置の機能ブロック図である。 複合装置の動作を説明するフローチャートである。
以下、本発明の実施形態について図面を参照して説明する。なお、本発明は以下の記述に限定されるものではなく、本発明の要旨に逸脱しない範囲において適宜変更可能である。
[第１の実施形態]
まず、第１の実施形態においては、本発明を適用したメール管理装置と、サーバ装置と、例えば、ＰＣ（Personal Computer）といった情報処理端末とが、ＬＡＮ（Local Area Network）等の通信ケーブルに接続されて構築されたネットワークシステムについて説明する。図１は、当該ネットワークシステムの構成例の一例を説明する図であり、本実施形態にかかるネットワークシステムは、例えば、インターネット回線や公衆電話回線等の通信網に接続可能な通信インタフェースとＬＡＮケーブル１１に接続可能なネットワークインタフェースとを備えたメール管理装置１０と、メール管理装置１０から送信されるデータを格納するサーバ装置１００と、メール管理装置１０に対して電子メールを送受信するＰＣ１０１、又はＰＣ１０２と、を備える。
本実施形態にかかるメール管理装置１０は、通信網、若しくはＬＡＮケーブル１１を介してＰＣ１０１、又はＰＣ１０２から送信された電子メールを受信することが可能であるとともに、受信した電子メールにかかるデータをサーバ装置１００に対して転送することができる。
このような機能を備えたメール管理装置１０について図２、図３、図４、図５、及び図６を用いて説明する。図２は、メール管理装置１０の機能ブロック図であり、図３は、メール管理装置１０が備える受信電子メール解析部１６を説明するブロック図である。図４は、電子メールにかかるデータの転送先であるサーバ装置１００に作成されるフォルダ構成を説明する図である。図５は、本実施形態にかかる本文情報テーブルの構成例の一例を説明する図であり、図６は、本実施形態にかかる添付ファイル情報テーブルの構成例の一例を説明する図である。
図２に示すように、メール管理装置１０は、制御部１２と、記憶部１３と、電子メール受信部としての通信部１４と、受信電子メール記憶部１５と、分割処理部としての受信電子メール解析部１６と、データ処理部としての作成ファイル転送制御部１７と、ファイル転送先ルート登録部１８と、データ関連付け部としての関連付け部１９とを備える。
制御部１２は、図示せぬＣＰＵ（Central Processing Unit）等を備え、メール管理装置１０を構成する各部材を統括的に制御する。
記憶部１３は、例えば、ＲＯＭ（Read Only Memory）や、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の不揮発性の記憶装置を備え、制御部１２のＣＰＵが実行する制御プログラム等を格納する。
通信部１４は、例えば、インターネット回線や公衆電話回線等の通信網に接続可能な通信インタフェースとＬＡＮケーブル１１に接続可能なネットワークインタフェースとを備え、通信網、又はＬＡＮケーブル１１を介しての電子メールや、画像データ等の各種データの送受信が可能である。このような機能を実現する通信部１４は、電子メールの送受信にかかる電子メール送信部１４１と電子メール受信部１４２とを備え、電子メール受信部１４２は、受信した電子メール（以下、受信電子メールと称する）を受信電子メール記憶部１５に出力する。
受信電子メール記憶部１５は、例えば、ＲＡＭ（Random Access Memory）といった揮発性の記憶装置を備え、電子メール受信部１４２から入力された受信電子メールを一時的に格納する。
受信電子メール解析部１６は、図３にも示されるように、分割処理部１６１、本文ファイル作成部１６２、添付ファイル格納部１６３、及び日付情報解析部１６４を備え、受信電子メール記憶部１５に格納された受信電子メールを読み出して、受信電子メールのメール本文と添付ファイルとの分割にかかる処理を実行する。
分割処理部１６１は、受信電子メール記憶部１５に格納された受信電子メールを読み出すとともに、データ構造を解析することで、添付ファイルの有無を確認する。ここで、受信電子メールにファイルが添付されていた場合、分割処理部１６１は、受信電子メールをメール本文データと添付ファイルデータとに分割する。
本文ファイル作成部１６２は、本文ファイル生成部１６２１と本文ファイル格納部１６２２とを備える。本文ファイル生成部１６２１は、分割処理部１６１により分割されたメール本文データから独立したメール本文ファイルを生成するとともに、当該メール本文ファイルを本文ファイル格納部１６２２に一時的に格納させる。
添付ファイル格納部１６３は、分割処理部１６１により分割された添付ファイルデータを一時的に添付ファイルとして格納する。
日付情報解析部１６４は、受信電子メールを解析し、日付、及び時間情報を取得する。
作成ファイル転送制御部１７は、本文ファイル転送部１７１と、添付ファイル転送部１７２と、日付フォルダ作成部１７３とを備える。本文ファイル転送部１７１は、本文ファイル格納部１６２２に格納されたメール本文ファイルのサーバ装置１００への転送を制御する。具体的には、図４に示すように、本文ファイル転送部１７１は、メール本文ファイルの格納先であるサーバ装置１００の図示せぬ記憶装置に本文ルートフォルダ１００１を作成させ、当該本文ルートフォルダ１００１の下層に日付フォルダ作成部１７３により作成される日付フォルダ１００１−１に対してメール本文ファイルを転送する。添付ファイル転送部１７２は、添付ファイル格納部１６３に格納された添付ファイルのサーバ装置１００への転送を制御する。本文ファイル転送部１７１と同様に、添付ファイル転送部１７２は、添付ファイルの格納先であるサーバ装置１００の図示せぬ記憶装置に添付ファイルルートフォルダ１００２を作成させ、当該添付ファイルルートフォルダ１００２の下層に日付フォルダ作成部１７３により作成される日付フォルダ１００２−１に対して添付ファイルを転送する。日付フォルダ作成部１７３は、本文ファイル転送部１７１により作成された本文ルートフォルダ１００１の下層に、メール本文ファイルが格納される日付フォルダ１００１−１、及び添付ファイル転送部１７２により作成された添付ファイルルートフォルダ１００２の下層に、添付ファイルが格納される日付フォルダ１００２−１を作成させる。
ファイル転送先ルート登録部１８は、本文ファイル転送先ルート１８１、及び添付ファイル転送先ルート１８２を備え、ユーザからの指示に基づき、上記メール本文ファイル、及び添付ファイルの転送先のルートフォルダのルートフォルダ名（本実施形態においては、メール本文ファイルの転送先のルートフォルダ名は「本文」、添付ファイルの転送先のルートフォルダ名は「添付」）、及びルートパスを定義し登録する。
関連付け部１９は、メール本文ファイルにかかる情報をリスト形式で管理するための本文情報テーブル管理部１９１、及び添付ファイルにかかる情報をリスト形式で管理するための添付ファイル情報テーブル管理部１９２を備える。
本文情報テーブル管理部１９１は、メール本文ファイルにかかる情報を、本文情報テーブル１９１１としてリスト管理する。図５は、本文情報テーブル１９１１の構成例の一例を説明する図であり、本文情報テーブル１９１１は、メール本文ファイル毎に本文文書番号１９１１−１、作成時間１９１１−２、格納場所１９１１−３、本文ファイル名１９１１−４、及び関連添付文章番号１９１１−５等の各情報を備え、ユーザがメール本文ファイルと添付ファイルとの関連付けを容易に知ることができるように構成されている。
ここで、本文文書番号１９１１−１は、通番であり、新たなメール本文ファイルが追加されるときにカウントアップされる。作成時間１９１１−２には、電子メールを受信し、メール本文ファイルが作成された日付、及び時間情報が登録される。格納場所１９１１−３には、ファイル転送先ルート登録部１８において登録されたルートフォルダ名に電子メールを受信した日付情報が付加された名称が登録される。例えば、２００９年２月２日に電子メールを受信した場合、格納場所１９１１−３には、「本文０９０２０２」が登録される。本文ファイル名１９１１−４には、本文ファイル生成部１６２１が付与した本文ファイル名が登録される。なお、本実施形態においては、電子メールを送信した送信者名をテキストファイルとして登録する。関連添付文書番号１９１１−５には、添付ファイル情報テーブル１９２１の添付文書番号１９２１−１が登録される。
添付ファイル情報テーブル管理部１９２は、添付ファイルにかかる情報を、添付ファイル情報テーブル１９２１としてリスト管理する。図６は、添付ファイル情報テーブル１９２１の構成例の一例を説明する図であり、添付ファイル情報テーブル１９２１は、添付ファイル毎に添付文書番号１９２１−１、受領時間１９２１−２、格納場所１９２１−３、添付ファイル名１９２１−４、及び関連本文文章番号１９２１−５等の各情報を備え、ユーザが添付ファイルとメール本文ファイルとの関連付けを容易に知ることができるように構成されている。
ここで、添付文書番号１９２１−１は、通番であり、新たな添付ファイルが追加されるときにカウントアップされる。受領時間１９２１−２には、電子メールを受信し、添付ファイルが作成された日付、及び時間情報が登録される。格納場所１９２１−３には、ファイル転送先ルート登録部１８において登録されたルートフォルダ名に電子メールを受信した日付情報が付加された名称が登録される。例えば、２００９年２月２日に電子メールを受信した場合、格納場所１９２１−３には、「添付０９０２０２」が登録される。添付ファイル名１９２１−４には、添付ファイル名が登録される。関連本文文書番号１９２１−５には、本文情報テーブル１９１１の本文文書番号１９１１−１が登録される。なお、受信電子メールに添付ファイルが存在しない場合、添付ファイルが「無」を表す「０」が登録される。
次に、上記構成を備えたメール管理装置１０の動作について図７のフローチャートを用いて説明する。なお、本実施形態の説明においては、転送先のサーバ装置１００の転送先ルートフォルダ名が事前に登録された状態（メール本文ファイルの転送先は「本文」、添付ファイルの転送先は「添付」）で電子メールを受信した場合について説明する。
メール管理装置１０は、電子メールの受信処理を開始すると（ステップＳ０１）、通信部１４の電子メール受信部１４２は電子メールを受信するとともに（ステップＳ０２）、受信電子メールを受信電子メール記憶部１５に格納させる（ステップＳ０３）。
受信電子メールが受信電子メール記憶部１５に格納されると、受信電子メール解析部１６の分割処理部１６１は、受信電子メール記憶部１５に格納された受信電子メールを読み出すとともに、データ構造を解析することで、添付ファイルの有無を確認し、分割処理を実施する（ステップＳ０４）。
日付情報解析部１６４は、受信電子メールの受信日時、及び時間情報を取得する。そして、本文ファイル作成部１６２の本文ファイル生成部１６２１は、日付情報解析部１６４が取得した受信日時、及び時間情報とともに、作成したメール本文ファイルに本文ファイル名を付与して本文ファイル格納部１６２２に一時的に格納させる（ステップＳ０５）。
受信電子メールに添付ファイルが存在する場合（ステップＳ０６／Ｙ）、分割処理部１６１は、日付情報解析部１６４が取得した受信日時、及び時間情報とともに、添付ファイルに添付ファイル名が予め付与されている場合には、そのままの添付ファイル名で添付ファイル格納部１６３に一時的に格納させる（ステップＳ０７）。
関連付け部１９の本文情報テーブル管理部１９１は、本文ファイル格納部１６２２に一時的に格納されたメール本文ファイル、受信日時、及び時間情報、登録された転送先のルートフォルダ等の情報に基づき、本文情報テーブル１９１１を新規作成するか、追加登録する（ステップＳ０８）。
続いて、関連付け部１９の添付ファイル情報テーブル管理部１９２は、添付ファイル格納部１６３に一時的に格納された添付ファイル、受信日時、及び時間情報、登録された転送先のルートフォルダ等の情報に基づき、添付ファイル情報テーブル１９２１を新規作成するか、追加登録する（ステップＳ０９）。
そして、作成ファイル転送制御部１７の日付フォルダ作成部１７３は、本文ファイル情報テーブル１９１１を参照し、サーバ装置１００の図示せぬ記憶装置に作成された本文ルートフォルダ１００１の下層に日付フォルダ１００１−１を作成する。次いで、本文ファイル転送部１７１は、作成された日付フォルダ１００１−１にメール本文ファイルを転送する。また、作成ファイル転送制御部１７の日付フォルダ作成部１７３は、添付ファイル情報テーブル１９２１を参照し、サーバ装置１００の図示せぬ記憶装置に作成された添付ファイルルートフォルダ１００２の下層に日付フォルダ１００２−１を作成する。次いで、添付ファイル転送部１７２は、作成された日付フォルダ１００２−１に添付ファイルを転送し（ステップＳ１０）、メール管理装置１０は電子メールの受信処理を終了する（ステップＳ１１）。
以上のように、本実施形態によれば、受信電子メールは、メール本文ファイルと添付ファイルとに分割され、サーバ装置１００の図示せぬ記憶装置に作成された本文ルートフォルダ１００１下層の日付フォルダ１００１−１、又は添付ファイルルートフォルダ１００２下層の日付フォルダ１００２−１のそれぞれに格納される。そして、ユーザは、ＯＳ（Operating System）に付属するブラウザや、ファイル閲覧機能を用いて本文情報テーブル１９１１、又は添付ファイル情報テーブル１９２１を閲覧することができる。上述したように、メール本文ファイルと添付ファイルとは、それぞれ日付毎のフォルダで整理されて格納されているため、例えば、ユーザがメール本文ファイルを検索する場合には、本文ルートフォルダ１００１の下層の日付フォルダ１００１−１のみを、ユーザが添付ファイルを検索する場合には、添付ファイルルートファイルフォルダ１００２下層の日付フォルダ１００２−１のみを検索すればよいので、検索速度を速めることができる。また、例えば、ユーザが添付ファイルのファイル名の一部をキーワードとして記憶していた場合、従来は、電子メールの送信元名やタイトル名で検索するとともに、メール本文を開封して添付ファイルを検索する必要があった。これに対して、本実施形態においては、添付ファイルのみを添付ファイルルートファイルフォルダ１００２の下層の日付フォルダ１００２−１に格納する形態としたので、ユーザは添付ファイル名の一部のみをキーワードとして所望の添付ファイルを検索することができる。
[変形例１−１]
変形例１−１においては、ユーザによる添付ファイルの開閉を管理し、添付ファイルの開閉状況を表示することが可能なメール管理装置について説明する。
図８は、上記変形例１−１の機能を実現するメール管理装置１０−１の機能ブロック図である。なお、変形例１−１にかかるメール管理装置１０−１の構成は第１の実施形態にかかるメール管理装置１０の構成と略同一であるため、同一な箇所には同一の符号を付してその説明を省略し、異なる個所について説明する。図８に示すように、メール管理装置１０−１は、第１の実施形態にかかるメール管理装置１０の構成に加え、ファイル開閉管理部２５を備える。
ファイル開閉管理部２５は、添付ファイルの開閉状況を表す開閉有無テーブル２５１と、当該開閉有無テーブル２５１を参照することで添付ファイルの開閉状況を判断し、その判断結果を添付ファイル情報テーブル管理部１９２に通知する開閉判断部２５２とを備える。
図９は、開閉有無テーブル２５１の構成例の一例を説明する図であり、開閉有無テーブル２５１は、添付ファイル名２５１１と、格納場所２５１２と、開閉有無２５１３とを備える。なお、添付ファイル名２５１１、及び格納場所２５１２は、前述した添付ファイル情報テーブル１９２１における添付ファイル名１９２１−４、及び格納場所１９２１−３と対応している。開閉有無２５１３は添付ファイルの開閉状況を表し、ユーザにより添付ファイルが開封されると、ファイル開閉管理部２５は、開閉有無２５１３の値を「１」に設定する。なお、ユーザにより添付ファイルが開封されていない場合の値は「０」である。
そして、開閉有無２５１３の値が「１」に設定されると、開閉判断部２５２は、添付ファイルがユーザにより開封されたと判断し、当該添付ファイルに対応する添付ファイル名２５１１、及び格納場所２５１２を添付ファイル情報管理部１９２に通知する。
図１０に示すように、変形例１−１にかかる添付ファイル情報テーブル１９２１’には、開閉有無１９２１−６の項目が設けられており、開閉判断部２５２からの通知を受けた添付ファイル情報管理部１９２は、通知を受けた添付ファイル名に該当する開閉有無１９２１−６の項目を添付ファイルが開封された旨を表す「有り」に設定する。なお、ユーザにより添付ファイルが開封されていない、つまり、開閉判断部２５２からの通知を受けていない添付ファイルの開閉有無１９２１−６の項目は、「無し」である。
なお、上述したように、添付ファイル情報テーブルに開閉有無の項目を設けるのではなく、例えば、ユーザにより開封されていない添付ファイルの添付ファイル名とユーザにより既に開封された添付ファイルの添付ファイル名との表示色を変えたり、枠内の背景パターンの表示パターンを変えたりしてもよい（例えば、開封されていない添付ファイル名は白色、開封された添付ファイル名は網掛け等）。この場合、開閉判断部２５２の判断結果に基づき添付ファイル名の表示色や表示パターンが変更される。
以上のように、変形例１−１によれば、ユーザは、添付ファイル情報テーブル１９２１’を閲覧することで、添付ファイルの開閉状況を把握することができるため、例えば、添付ファイルを検索する際に、既に開封された添付ファイルの中で検索したい、未開封の添付ファイルの中で検索したい、といった場合に検索対象とする添付ファイルを絞り込むことができる。
[変形例１−２]
変形例１−２においては、ユーザによる添付ファイルの開閉を管理し、添付ファイルの開閉状況に応じ、開封されていない添付ファイルに対して、例えば、ファイル開封許可、ファイル開封禁止、未開封警告、対応メール本文開封とった、アクション制限を課すことが可能なメール管理装置について説明する。
図１１は、上記変形例１−２の機能を実現するメール管理装置１０−２の機能ブロック図である。なお、変形例１−２にかかるメール管理装置１０−２の構成は変形例１−１にかかるメール管理装置１０−１の構成と略同一であるため、同一な箇所には同一の符号を付してその説明を省略し、異なる個所について説明する。図１１に示すように、メール管理装置１０−２は、変形例１−１にかかるメール管理装置１０−１の構成に加え、ファイル開閉制御部２６を備える。
ファイル開閉制御部２６は、ユーザが添付ファイルを開封しようとした場合に、当該添付ファイルの開閉状況を開閉判断部２５２に問い合わせる。そして、開閉判断部２５２の判断結果に基づき、当該添付ファイルに対するアクション制限を課す。
具体的には、開閉判断部２５２は、ファイル開閉制御部２６からの問い合わせがあった場合、開閉有無テーブル２５１を参照することで、添付ファイルの開閉状況を判断し、当該判断結果をファイル開閉制御部２６に通知する。例えば、開閉有無２５１３の値が「１」に設定されている場合、開閉判断部２５２は、添付ファイルがユーザにより開封されたと判断し、その旨をファイル開閉制御部２６に通知する。通知を受けたファイル開閉制御部２６は、例えば、当該添付ファイルの開封を許可する。一方、開閉有無２５１３の値が「０」に設定されている場合、開閉判断部２５２は、添付ファイルが未開封であると判断し、その旨をファイル開閉制御部２６に通知する。通知を受けたファイル開閉制御部２６は、「当該添付ファイルが未開封である旨」をユーザに対して表示させてよい。また、図１２の添付ファイル情報テーブル１９２１’’に示すように、ファイル開閉制御部２６は、添付ファイル情報管理部１９２に対して未開封の添付ファイルに該当する添付ファイル名を網掛け表示とするよう指示を与える形態としてもよい。さらに、例えば、「対応するメール本文ファイルを強制的に開封し、本文を参照させる」としてもよい。さらにまた、ファイル開閉制御部２６は、当該添付ファイルの開封を禁止するよう制御してもかまわない。この場合、対応するメール本文ファイルが開封された後であれば、「当該添付ファイルが未開封である旨」を表示させた上で当該添付ファイルの開封を許可してもよい。
以上のように、変形例１−２によれば、未開封の添付ファイルが不用意に開封されないため、例えば、添付ファイルが攻撃性のある実行ファイルである場合に、その実行を事前に防ぐことができる。また、添付ファイルの開封についてメール本文を参照することができるため、当該添付ファイルが信頼できるものか否かの判断の参考にすることができる。
[変形例１−３]
変形例１−３においては、電子メールの送信宛先がＴｏ、Ｃｃ、又はＢｃｃの何れかであるのかを判断し、本文情報テーブル、又は添付ファイル情報テーブルに表示させることが可能なメール管理装置について説明する。
変形例１−３にかかるメール管理装置の構成は、第１の実施形態にかかるメール管理装置１０の構成と略同一であるため、その説明は省略するが、変形例１−３にかかる受信電子メール解析部は、受信電子メールの送信宛先情報を解析し、当該受信電子メールの宛先がＴｏ、Ｃｃ、又はＢｃｃの何れかであるのかを判断する。そして、当該判断結果を本文情報テーブル管理部、及び添付ファイル情報テーブル管理部に通知する。
通知を受けた本文情報テーブル管理部は、例えば、図１３に示すような、Ｔｏ、Ｃｃ、又はＢｃｃの何れかが設定された宛先情報１９１１−６を有する本文情報テーブル１９１１’を作成する。また、通知を受けた添付ファイル情報テーブル管理部は、例えば、図１４に示すような、Ｔｏ、Ｃｃ、又はＢｃｃの何れかが設定された宛先情報１９２１−７を有する添付ファイル情報テーブル１９２１’’’を作成する。
以上のように、変形例１−３によれば、添付メールを有する電子メールを受信した際に、当該電子メールがユーザに対してＴｏ、Ｃｃ、又はＢｃｃの何れであるのかを把握できるため、添付ファイルの種類（重要度や種類等）を特定する際に参考にすることができる。
[第２の実施形態]
第１の実施形態では、受信電子メールから分割したメール本文ファイルと添付ファイルとの格納先として、ネットワーク上の外部のサーバ装置１００を用いた形態について説明した。第２の実施形態としては、これとは異なり、メール管理装置にメール本文ファイルと添付ファイルとを格納する大容量記憶部を設けた形態について説明する。
図１５は、第２の実施形態にかかるのメール管理装置１０’の機能ブロック図である。なお、メール管理装置１０’の構成は第１の実施形態にかかるメール管理装置１０の構成と略同一であるため、同一な箇所には同一の符号を付してその説明を省略し、異なる個所について説明する。図１５に示すように、メール管理装置１０’は、第１の実施形態にかかるメール管理装置１０の構成に加え、大容量記憶部２０を備える。
大容量記憶部２０は、例えば、ＨＤＤ等の不揮発性の記憶装置を備え、第１の実施形態で説明したサーバ装置１００が有する構成と同一の構成を備える。すなわち、大容量記憶部２０は、メール本文ファイルの格納先である本文ルートフォルダ２０１と、その下層に日付フォルダ作成部１７３により作成される日付フォルダ２０１−１と、添付ファイルの格納先である添付ファイルルートフォルダ２０２と、その下層に日付フォルダ作成部１７３により作成される日付フォルダ２０２−１とを備える。
このような構成とすることにより、外部のサーバ装置を必要とせず、メール管理装置１０’内部でメール本文ファイルと添付ファイルとの管理を行うことができる。
次に、上記構成を備えたメール管理装置１０’の動作について図１６のフローチャートを用いて説明する。なお、本実施形態の説明においては、大容量記憶部２０の転送先ルートフォルダ名が事前に登録された状態（メール本文ファイルの転送先は「本文」、添付ファイルの転送先は「添付」）で電子メールを受信した場合について説明する。
メール管理装置１０’は、電子メールの受信処理を開始すると（ステップＳ２１）、通信部１４の電子メール受信部１４２は電子メールを受信するとともに（ステップＳ２２）、受信電子メールを受信電子メール記憶部１５に格納させる（ステップＳ２３）。
受信電子メールが受信電子メール記憶部１５に格納されると、受信電子メール解析部１６の分割処理部１６１は、受信電子メール記憶部１５に格納された受信電子メールを読み出すとともに、データ構造を解析することで、添付ファイルの有無を確認し、分割処理を実施する（ステップＳ２４）。
日付情報解析部１６４は、受信電子メールの受信日時、及び時間情報を取得する。そして、本文ファイル作成部１６２の本文ファイル生成部１６２１は、日付情報解析部１６４が取得した受信日時、及び時間情報とともに、作成したメール本文ファイルに本文ファイル名を付与して本文ファイル格納部１６２２に一時的に格納させる（ステップＳ２５）。
受信電子メールに添付ファイルが存在する場合（ステップＳ２６／Ｙ）、分割処理部１６１は、日付情報解析部１６４が取得した受信日時、及び時間情報とともに、添付ファイルに添付ファイル名が予め付与されている場合には、そのままの添付ファイル名で添付ファイル格納部１６３に一時的に格納させる（ステップＳ２７）。
関連付け部１９の本文情報テーブル管理部１９１は、本文ファイル格納部１６２２に一時的に格納されたメール本文ファイル、受信日時、及び時間情報、登録された転送先のルートフォルダ等の情報に基づき、本文情報テーブル１９１１を新規作成するか、追加登録する（ステップＳ２８）。
続いて、関連付け部１９の添付ファイル情報テーブル管理部１９２は、添付ファイル格納部１６３に一時的に格納された添付ファイル、受信日時、及び時間情報、登録された転送先のルートフォルダ等の情報に基づき、添付ファイル情報テーブル１９２１を新規作成するか、追加登録する（ステップＳ２９）。
そして、作成ファイル転送制御部１７の日付フォルダ作成部１７３は、本文ファイル情報テーブル１９１１を参照し、大容量記憶部２０の本文ルートフォルダ２０１の下層に日付フォルダ２０１−１を作成する。次いで、本文ファイル転送部１７１は、作成された日付フォルダ２０１−１にメール本文ファイルを転送する。また、作成ファイル転送制御部１７の日付フォルダ作成部１７３は、添付ファイル情報テーブル１９２１を参照し、大容量記憶部２０の添付ファイルルートフォルダ２０２の下層に日付フォルダ２０２−１を作成する。次いで、添付ファイル転送部１７２は、作成された日付フォルダ２０２−１に添付ファイルを転送し（ステップＳ３０）、メール管理装置１０’は電子メールの受信処理を終了する（ステップＳ３１）。
以上のように、第２の実施形態によれば、外部のサーバ装置を必要とせず、メール管理装置１０’内部でメール本文ファイルと添付ファイルとの管理を行うことができ、さらに利便性を向上させることができる。
なお、第２の実施形態においても、第１の実施形態の変形例１−１、１−２、又は１−３の構成を適用することが可能であり、第２の実施形態にかかる構成に対して上記変形例の構成を適用することにより、第２の実施形態にかかる効果に加えて、変形例１−１、１−２、又は１−３の効果を得ることが可能である。
[第３の実施形態]
次に、第３の実施形態においては、本発明を適用した複合装置と、サーバ装置と、例えば、ＰＣといった情報処理端末とが、ＬＡＮ等の通信ケーブルに接続されて構築されたネットワークシステムについて説明する。図１７は、当該ネットワークシステムの構成例の一例を説明する図であり、本実施形態にかかるネットワークシステムは、例えば、インターネット回線や公衆電話回線等の通信網に接続可能な通信インタフェースとＬＡＮケーブル１１に接続可能なネットワークインタフェースとを備えた複合装置３０と、複合装置３０から送信されるデータを格納するサーバ装置１００と、複合装置３０に対して電子メールを送受信するＰＣ１０１、又はＰＣ１０２と、を備える。
本実施形態にかかる複合装置３０は、いわゆるマルチ・ファンクション・ペリフェラル（ＭＦＰ）と呼ばれる装置であって、スキャナ、複写機、プリンタ、ファクシミリ、電子メールの自動転送機能等を有する複合機である。この複合装置３０は、画像データを入力して送信する機能、及び受信した添付ファイル付きの電子メールを印刷、又は転送する機能を有し、通信網、若しくはＬＡＮケーブル１１を介してＰＣ１０１、又はＰＣ１０２から送信された電子メールを受信することが可能であるとともに、受信した電子メールにかかるデータをサーバ装置１００に対して転送することができる。
このような機能を備えた複合装置３０について図１８、図１９、図２０、図２１、図２２、及び図２３を用いて説明する。図１８は、複合装置３０の外観を説明する斜視図である。図１９は、複合装置３０の機能ブロック図であり、図２０は、複合装置３０が備える受信電子メール解析部１６を説明するブロック図である。図２１は、電子メールにかかるデータの転送先であるサーバ装置１００に作成されるフォルダ構成を説明する図である。図２２は、本実施形態にかかる本文情報テーブルの構成例の一例を説明する図であり、図２３は、本実施形態にかかる添付ファイル情報テーブルの構成例の一例を説明する図である。なお、本実施形態の説明においては、第１の実施形態の構成と同一な箇所については同一の符合を付して説明する。
図１８、及び図１９に示すように、複合装置３０は、制御部１２と、記憶部１３と、電子メール受信部としての通信部１４と、受信電子メール記憶部１５と、分割処理部としての受信電子メール解析部１６と、データ処理部としての作成ファイル転送制御部１７と、ファイル転送先ルート登録部１８と、データ関連付け部としての関連付け部１９と、操作表示部２１と、読取部２２と、印刷部２３とを備える。
制御部１２は、図示せぬＣＰＵ（Central Processing Unit）等を備え、複合装置３０を構成する各部材を統括的に制御する。
記憶部１３は、例えば、ＲＯＭ（Read Only Memory）や、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の不揮発性の記憶装置を備え、制御部１２のＣＰＵが実行する制御プログラム等を格納する。
通信部１４は、例えば、インターネット回線や公衆電話回線等の通信網に接続可能な通信インタフェースとＬＡＮケーブル１１に接続可能なネットワークインタフェースとを備え、通信網、又はＬＡＮケーブル１１を介しての電子メールや、画像データ等の各種データの送受信が可能である。このような機能を実現する通信部１４は、電子メールの送受信にかかる電子メール送信部１４１と電子メール受信部１４２とを備え、電子メール受信部１４２は、受信した電子メール（以下、受信電子メールと称する）を受信電子メール記憶部１５に出力する。
受信電子メール記憶部１５は、例えば、ＲＡＭ（Random Access Memory）といった揮発性の記憶装置を備え、電子メール受信部１４２から入力された受信電子メールを一時的に格納する。
受信電子メール解析部１６は、図２０にも示されるように、分割処理部１６１、本文ファイル作成部１６２、添付ファイル格納部１６３、及び日付情報解析部１６４を備え、受信電子メール記憶部１５に格納された受信電子メールを読み出して、受信電子メールのメール本文と添付ファイルとの分割にかかる処理を実行する。
分割処理部１６１は、受信電子メール記憶部１５に格納された受信電子メールを読み出すとともに、データ構造を解析することで、添付ファイルの有無を確認する。ここで、受信電子メールにファイルが添付されていた場合、分割処理部１６１は、受信電子メールをメール本文データと添付ファイルデータとに分割する。
本文ファイル作成部１６２は、本文ファイル生成部１６２１と本文ファイル格納部１６２２とを備える。本文ファイル生成部１６２１は、分割処理部１６１により分割されたメール本文データから独立したメール本文ファイルを生成するとともに、当該メール本文ファイルを本文ファイル格納部１６２２に一時的に格納させる。
添付ファイル格納部１６３は、分割処理部１６１により分割された添付ファイルデータを一時的に添付ファイルとして格納する。
日付情報解析部１６４は、受信電子メールを解析し、日付、及び時間情報を取得する。
作成ファイル転送制御部１７は、本文ファイル転送部１７１と、添付ファイル転送部１７２と、日付フォルダ作成部１７３とを備える。本文ファイル転送部１７１は、本文ファイル格納部１６２２に格納されたメール本文ファイルのサーバ装置１００への転送を制御する。具体的には、図２１に示すように、本文ファイル転送部１７１は、メール本文ファイルの格納先であるサーバ装置１００の図示せぬ記憶装置に本文ルートフォルダ１００１を作成させ、当該本文ルートフォルダ１００１の下層に日付フォルダ作成部１７３により作成される日付フォルダ１００１−１に対してメール本文ファイルを転送する。添付ファイル転送部１７２は、添付ファイル格納部１６３に格納された添付ファイルのサーバ装置１００への転送を制御する。本文ファイル転送部１７１と同様に、添付ファイル転送部１７２は、添付ファイルの格納先であるサーバ装置１００の図示せぬ記憶装置に添付ファイルルートフォルダ１００２を作成させ、当該添付ファイルルートフォルダ１００２の下層に日付フォルダ作成部１７３により作成される日付フォルダ１００２−１に対して添付ファイルを転送する。日付フォルダ作成部１７３は、本文ファイル転送部１７１により作成された本文ルートフォルダ１００１の下層に、メール本文ファイルが格納される日付フォルダ１００１−１、及び添付ファイル転送部１７２により作成された添付ファイルルートフォルダ１００２の下層に、添付ファイルが格納される日付フォルダ１００２−１を作成させる。
ファイル転送先ルート登録部１８は、本文ファイル転送先ルート１８１、及び添付ファイル転送先ルート１８２を備え、ユーザからの指示に基づき、上記メール本文ファイル、及び添付ファイルの転送先のルートフォルダのルートフォルダ名（本実施形態においては、メール本文ファイルの転送先のルートフォルダ名は「本文」、添付ファイルの転送先のルートフォルダ名は「添付」）、及びルートパスを定義し登録する。
関連付け部１９は、メール本文ファイルにかかる情報をリスト形式で管理するための本文情報テーブル管理部１９１、及び添付ファイルにかかる情報をリスト形式で管理するための添付ファイル情報テーブル管理部１９２を備える。
本文情報テーブル管理部１９１は、メール本文ファイルにかかる情報を、本文情報テーブル１９１１としてリスト管理する。図２２は、本文情報テーブル１９１１の構成例の一例を説明する図であり、本文情報テーブル１９１１は、メール本文ファイル毎に本文文書番号１９１１−１、作成時間１９１１−２、格納場所１９１１−３、本文ファイル名１９１１−４、及び関連添付文章番号１９１１−５等の各情報を備え、ユーザがメール本文ファイルと添付ファイルとの関連付けを容易に知ることができるように構成されている。
ここで、本文文書番号１９１１−１は、通番であり、新たなメール本文ファイルが追加されるときにカウントアップされる。作成時間１９１１−２には、電子メールを受信し、メール本文ファイルが作成された日付、及び時間情報が登録される。格納場所１９１１−３には、ファイル転送先ルート登録部１８において登録されたルートフォルダ名に電子メールを受信した日付情報が付加された名称が登録される。例えば、２００９年２月２日に電子メールを受信した場合、格納場所１９１１−３には、「本文０９０２０２」が登録される。本文ファイル名１９１１−４には、本文ファイル生成部１６２１が付与した本文ファイル名が登録される。なお、本実施形態においては、電子メールを送信した送信者名をテキストファイルとして登録する。関連添付文書番号１９１１−５には、添付ファイル情報テーブル１９２１の添付文書番号１９２１−１が登録される。
添付ファイル情報テーブル管理部１９２は、添付ファイルにかかる情報を、添付ファイル情報テーブル１９２１としてリスト管理する。図２３は、添付ファイル情報テーブル１９２１の構成例の一例を説明する図であり、添付ファイル情報テーブル１９２１は、添付ファイル毎に添付文書番号１９２１−１、受領時間１９２１−２、格納場所１９２１−３、添付ファイル名１９２１−４、及び関連本文文章番号１９２１−５等の各情報を備え、ユーザが添付ファイルとメール本文ファイルとの関連付けを容易に知ることができるように構成されている。
ここで、添付文書番号１９２１−１は、通番であり、新たな添付ファイルが追加されるときにカウントアップされる。受領時間１９２１−２には、電子メールを受信し、添付ファイルが作成された日付、及び時間情報が登録される。格納場所１９２１−３には、ファイル転送先ルート登録部１８において登録されたルートフォルダ名に電子メールを受信した日付情報が付加された名称が登録される。例えば、２００９年２月２日に電子メールを受信した場合、格納場所１９２１−３には、「添付０９０２０２」が登録される。添付ファイル名１９２１−４には、添付ファイル名が登録される。関連本文文書番号１９２１−５には、本文情報テーブル１９１１の本文文書番号１９１１−１が登録される。なお、受信電子メールに添付ファイルが存在しない場合、添付ファイルが「無」を表す「０」が登録される。
操作表示部２１は、ユーザの操作による各種の指示や、文字・数字等のデータの入力を受付けるオペレーションパネル２１１と、ユーザに対する指示メニューや取得した画像データに関する情報等の表示を行うＬＣＤ（Liquid Crystal Display）２１２とを備える。
オペレーションパネル２１１は、さらに、ユーザによる各種情報の入力を受付ける各種入力キー２１１１と、動作の起動指示の入力を受付けるスタートキー２１１２と、動作の停止指示の入力を受付けるストップキー２１１３と、電子メールの宛先等の指定を受付けるアドレスキー２１１４と、ファイル名の変更入力を受付けるファイル名変更キー２１１５とを備える。
読取部２２は、例えば、ガラス台等から構成される原稿載置部２２１に載置された原稿に形成された画像をＣＣＤ（Charge Coupled Device）イメージセンサ等の光学的な読取手段によって読み取り、読み取り情報に基づく画像データを生成する。また、読取部２２は、複数枚の原稿を自動的に給紙・搬送する自動原稿給送部２２２と、読取手段により画像が読み取られた原稿を排出する排出部２２３とを備える。
印刷部２３は、例えば、電子写真方式の印刷エンジンであり、給紙部３１から給紙された記録媒体上に、読取部２２から入力された画像データや、外部から入力された画像データ等に基づく画像を印刷することが可能である。そして、印刷部２３により画像が印刷された記録媒体は、排出トレイ３２に排出される。
次に、上記構成を備えた複合装置３０の動作について図２４のフローチャートを用いて説明する。なお、本実施形態の説明においては、転送先のサーバ装置１００の転送先ルートフォルダ名が事前に登録された状態（メール本文ファイルの転送先は「本文」、添付ファイルの転送先は「添付」）で電子メールを受信した場合について説明する。
複合装置３０は、電子メールの受信処理を開始すると（ステップＳ４１）、通信部１４の電子メール受信部１４２は電子メールを受信するとともに（ステップＳ４２）、受信電子メールを受信電子メール記憶部１５に格納させる（ステップＳ４３）。
受信電子メールが受信電子メール記憶部１５に格納されると、受信電子メール解析部１６の分割処理部１６１は、受信電子メール記憶部１５に格納された受信電子メールを読み出すとともに、データ構造を解析することで、添付ファイルの有無を確認し、分割処理を実施する（ステップＳ４４）。
日付情報解析部１６４は、受信電子メールの受信日時、及び時間情報を取得する。そして、本文ファイル作成部１６２の本文ファイル生成部１６２１は、日付情報解析部１６４が取得した受信日時、及び時間情報とともに、作成したメール本文ファイルに本文ファイル名を付与して本文ファイル格納部１６２２に一時的に格納させる（ステップＳ４５）。
受信電子メールに添付ファイルが存在する場合（ステップＳ４６／Ｙ）、分割処理部１６１は、日付情報解析部１６４が取得した受信日時、及び時間情報とともに、添付ファイルに添付ファイル名が予め付与されている場合には、そのままの添付ファイル名で添付ファイル格納部１６３に一時的に格納させる（ステップＳ４７）。
関連付け部１９の本文情報テーブル管理部１９１は、本文ファイル格納部１６２２に一時的に格納されたメール本文ファイル、受信日時、及び時間情報、登録された転送先のルートフォルダ等の情報に基づき、本文情報テーブル１９１１を新規作成するか、追加登録する（ステップＳ４８）。
続いて、関連付け部１９の添付ファイル情報テーブル管理部１９２は、添付ファイル格納部１６３に一時的に格納された添付ファイル、受信日時、及び時間情報、登録された転送先のルートフォルダ等の情報に基づき、添付ファイル情報テーブル１９２１を新規作成するか、追加登録する（ステップＳ４９）。
そして、作成ファイル転送制御部１７の日付フォルダ作成部１７３は、本文ファイル情報テーブル１９１１を参照し、サーバ装置１００の図示せぬ記憶装置に作成された本文ルートフォルダ１００１の下層に日付フォルダ１００１−１を作成する。次いで、本文ファイル転送部１７１は、作成された日付フォルダ１００１−１にメール本文ファイルを転送する。また、作成ファイル転送制御部１７の日付フォルダ作成部１７３は、添付ファイル情報テーブル１９２１を参照し、サーバ装置１００の図示せぬ記憶装置に作成された添付ファイルルートフォルダ１００２の下層に日付フォルダ１００２−１を作成する。次いで、添付ファイル転送部１７２は、作成された日付フォルダ１００２−１に添付ファイルを転送し（ステップＳ５０）、複合装置３０は電子メールの受信処理を終了する（ステップＳ５１）。
以上のように、本実施形態によれば、受信電子メールは、メール本文ファイルと添付ファイルとに分割され、サーバ装置１００の図示せぬ記憶装置に作成された本文ルートフォルダ１００１下層の日付フォルダ１００１−１、又は添付ファイルルートフォルダ１００２下層の日付フォルダ１００２−１のそれぞれに格納される。そして、ユーザは、ＯＳ（Operating System）に付属するブラウザや、ファイル閲覧機能を用いて本文情報テーブル１９１１、又は添付ファイル情報テーブル１９２１を閲覧することができる。上述したように、メール本文ファイルと添付ファイルとは、それぞれ日付毎のフォルダで整理されて格納されているため、例えば、ユーザがメール本文ファイルを検索する場合には、本文ルートフォルダ１００１の下層の日付フォルダ１００１−１のみを、ユーザが添付ファイルを検索する場合には、添付ファイルルートファイルフォルダ１００２下層の日付フォルダ１００２−１のみを検索すればよいので、検索速度を速めることができる。また、例えば、ユーザが添付ファイルのファイル名の一部をキーワードとして記憶していた場合、従来は、電子メールの送信元名やタイトル名で検索するとともに、メール本文を開封して添付ファイルを検索する必要があった。これに対して、本実施形態においては、添付ファイルのみを添付ファイルルートファイルフォルダ１００２の下層の日付フォルダ１００２−１に格納する形態としたので、ユーザは添付ファイル名の一部のみをキーワードとして所望の添付ファイルを検索することができる。
[変形例２−１]
変形例２−１においては、ユーザによる添付ファイルの開閉を管理し、添付ファイルの開閉状況を表示することが可能な複合装置３０−１について説明する。
図２５は、上記変形例２−１の機能を実現する複合装置３０−１の機能ブロック図である。なお、変形例２−１にかかる複合装置３０−１の構成は第３の実施形態にかかる複合装置３０の構成と略同一であるため、同一な箇所には同一の符号を付してその説明を省略し、異なる個所について説明する。図２５に示すように、複合装置３０−１は、第３の実施形態にかかる複合装置３０の構成に加え、ファイル開閉管理部２５を備える。
ファイル開閉管理部２５は、添付ファイルの開閉状況を表す開閉有無テーブル２５１と、当該開閉有無テーブル２５１を参照することで添付ファイルの開閉状況を判断し、その判断結果を添付ファイル情報テーブル管理部１９２に通知する開閉判断部２５２とを備える。
図２６は、開閉有無テーブル２５１の構成例の一例を説明する図であり、開閉有無テーブル２５１は、添付ファイル名２５１１と、格納場所２５１２と、開閉有無２５１３とを備える。なお、添付ファイル名２５１１、及び格納場所２５１２は、前述した添付ファイル情報テーブル１９２１における添付ファイル名１９２１−４、及び格納場所１９２１−３と対応している。開閉有無２５１３は添付ファイルの開閉状況を表し、ユーザにより添付ファイルが開封されると、ファイル開閉管理部２５は、開閉有無２５１３の値を「１」に設定する。なお、ユーザにより添付ファイルが開封されていない場合の値は「０」である。
そして、開閉有無２５１３の値が「１」に設定されると、開閉判断部２５２は、添付ファイルがユーザにより開封されたと判断し、当該添付ファイルに対応する添付ファイル名２５１１、及び格納場所２５１２を添付ファイル情報管理部１９２に通知する。
図２７に示すように、変形例２−１にかかる添付ファイル情報テーブル１９２１’には、開閉有無１９２１−６の項目が設けられており、開閉判断部２５２からの通知を受けた添付ファイル情報管理部１９２は、通知を受けた添付ファイル名に該当する開閉有無１９２１−６の項目を添付ファイルが開封された旨を表す「有り」に設定する。なお、ユーザにより添付ファイルが開封されていない、つまり、開閉判断部２５２からの通知を受けていない添付ファイルの開閉有無１９２１−６の項目は、「無し」である。
なお、上述したように、添付ファイル情報テーブルに開閉有無の項目を設けるのではなく、例えば、ユーザにより開封されていない添付ファイルの添付ファイル名とユーザにより既に開封された添付ファイルの添付ファイル名との表示色を変えたり、枠内の背景パターンの表示パターンを変えたりしてもよい（例えば、開封されていない添付ファイル名は白色、開封された添付ファイル名は網掛け等）。この場合、開閉判断部２５２の判断結果に基づき添付ファイル名の表示色や表示パターンが変更される。
以上のように、変形例２−１によれば、ユーザは、添付ファイル情報テーブル１９２１’を閲覧することで、添付ファイルの開閉状況を把握することができるため、例えば、添付ファイルを検索する際に、既に開封された添付ファイルの中で検索したい、未開封の添付ファイルの中で検索したい、といった場合に検索対象とする添付ファイルを絞り込むことができる。
[変形例２−２]
変形例２−２においては、ユーザによる添付ファイルの開閉を管理し、添付ファイルの開閉状況に応じ、開封されていない添付ファイルに対して、例えば、ファイル開封許可、ファイル開封禁止、未開封警告、対応メール本文開封とった、アクション制限を課すことが可能なメール管理装置について説明する。
図２８は、上記変形例２−２の機能を実現する複合装置３０−２の機能ブロック図である。なお、変形例２−２にかかる複合装置３０−２の構成は変形例２−１にかかる複合装置３０−１の構成と略同一であるため、同一な箇所には同一の符号を付してその説明を省略し、異なる個所について説明する。図２８に示すように、複合装置３０−２は、変形例２−１にかかる複合装置３０−１の構成に加え、ファイル開閉制御部２６を備える。
ファイル開閉制御部２６は、ユーザが添付ファイルを開封しようとした場合に、当該添付ファイルの開閉状況を開閉判断部２５２に問い合わせる。そして、開閉判断部２５２の判断結果に基づき、当該添付ファイルに対するアクション制限を課す。
具体的には、開閉判断部２５２は、ファイル開閉制御部２６からの問い合わせがあった場合、開閉有無テーブル２５１を参照することで、添付ファイルの開閉状況を判断し、当該判断結果をファイル開閉制御部２６に通知する。例えば、開閉有無２５１３の値が「１」に設定されている場合、開閉判断部２５２は、添付ファイルがユーザにより開封されたと判断し、その旨をファイル開閉制御部２６に通知する。通知を受けたファイル開閉制御部２６は、例えば、当該添付ファイルの開封を許可する。一方、開閉有無２５１３の値が「０」に設定されている場合、開閉判断部２５２は、添付ファイルが未開封であると判断し、その旨をファイル開閉制御部２６に通知する。通知を受けたファイル開閉制御部２６は、「当該添付ファイルが未開封である旨」をユーザに対して表示させてよい。また、図２９の添付ファイル情報テーブル１９２１’’に示すように、ファイル開閉制御部２６は、添付ファイル情報管理部１９２に対して未開封の添付ファイルに該当する添付ファイル名を網掛け表示とするよう指示を与える形態としてもよい。さらに、例えば、「対応するメール本文ファイルを強制的に開封し、本文を参照させる」としてもよい。さらにまた、ファイル開閉制御部２６は、当該添付ファイルの開封を禁止するよう制御してもかまわない。この場合、対応するメール本文ファイルが開封された後であれば、「当該添付ファイルが未開封である旨」を表示させた上で当該添付ファイルの開封を許可してもよい。
以上のように、変形例２−２によれば、未開封の添付ファイルが不用意に開封されないため、例えば、添付ファイルが攻撃性のある実行ファイルである場合に、その実行を事前に防ぐことができる。また、添付ファイルの開封についてメール本文を参照することができるため、当該添付ファイルが信頼できるものか否かの判断の参考にすることができる。
[変形例２−３]
変形例２−３においては、電子メールの送信宛先がＴｏ、Ｃｃ、又はＢｃｃの何れかであるのかを判断し、本文情報テーブル、又は添付ファイル情報テーブルに表示させることが可能な複合装置について説明する。
変形例２−３にかかる複合装置の構成は、第３の実施形態にかかる複合装置３０の構成と略同一であるため、その説明は省略するが、変形例３−３にかかる受信電子メール解析部は、受信電子メールの送信宛先情報を解析し、当該受信電子メールの宛先がＴｏ、Ｃｃ、又はＢｃｃの何れかであるのかを判断する。そして、当該判断結果を本文情報テーブル管理部、及び添付ファイル情報テーブル管理部に通知する。
通知を受けた本文情報テーブル管理部は、例えば、図３０に示すような、Ｔｏ、Ｃｃ、又はＢｃｃの何れかが設定された宛先情報１９１１−６を有する本文情報テーブル１９１１’を作成する。また、通知を受けた添付ファイル情報テーブル管理部は、例えば、図３１に示すような、Ｔｏ、Ｃｃ、又はＢｃｃの何れかが設定された宛先情報１９２１−７を有する添付ファイル情報テーブル１９２１’’’を作成する。
以上のように、変形例２−３によれば、添付メールを有する電子メールを受信した際に、当該電子メールがユーザに対してＴｏ、Ｃｃ、又はＢｃｃの何れであるのかを把握できるため、添付ファイルの種類（重要度や種類等）を特定する際に参考にすることができる。
[第４の実施形態]
第３の実施形態では、受信電子メールから分割したメール本文ファイルと添付ファイルとの格納先として、ネットワーク上の外部のサーバ装置１００を用いた形態について説明した。第４の実施形態としては、これとは異なり、メール管理装置にメール本文ファイルと添付ファイルとを格納する大容量記憶部を設けた形態について説明する。
図３２は、第４の実施形態にかかるの複合装置３０’の機能ブロック図である。なお、複合装置３０’の構成は第３の実施形態にかかる複合装置３０の構成と略同一であるため、同一な箇所には同一の符号を付してその説明を省略し、異なる個所について説明する。図３２に示すように、複合装置３０’は、第３の実施形態にかかる複合装置３０の構成に加え、大容量記憶部２０を備える。
大容量記憶部２０は、例えば、ＨＤＤ等の不揮発性の記憶装置を備え、第３の実施形態で説明したサーバ装置１００と同一の構成を備える。すなわち、大容量記憶部２０は、メール本文ファイルの格納先である本文ルートフォルダ２０１と、その下層に日付フォルダ作成部１７３により作成される日付フォルダ２０１−１と、添付ファイルの格納先である添付ファイルルートフォルダ２０２と、その下層に日付フォルダ作成部１７３により作成される日付フォルダ２０２−１とを備える。
このような構成とすることにより、外部のサーバ装置を必要とせず、複合装置３０’内部でメール本文ファイルと添付ファイルとの管理を行うことができる。
次に、上記構成を備えた複合装置３０’の動作について図３３のフローチャートを用いて説明する。なお、本実施形態の説明においては、大容量記憶部２０の転送先ルートフォルダ名が事前に登録された状態（メール本文ファイルの転送先は「本文」、添付ファイルの転送先は「添付」）で電子メールを受信した場合について説明する。
複合装置３０’は、電子メールの受信処理を開始すると（ステップＳ６１）、通信部１４の電子メール受信部１４２は電子メールを受信するとともに（ステップＳ６２）、受信電子メールを受信電子メール記憶部１５に格納させる（ステップＳ６３）。
受信電子メールが受信電子メール記憶部１５に格納されると、受信電子メール解析部１６の分割処理部１６１は、受信電子メール記憶部１５に格納された受信電子メールを読み出すとともに、データ構造を解析することで、添付ファイルの有無を確認し、分割処理を実施する（ステップＳ６４）。
日付情報解析部１６４は、受信電子メールの受信日時、及び時間情報を取得する。そして、本文ファイル作成部１６２の本文ファイル生成部１６２１は、日付情報解析部１６４が取得した受信日時、及び時間情報とともに、作成したメール本文ファイルに本文ファイル名を付与して本文ファイル格納部１６２２に一時的に格納させる（ステップＳ６５）。
受信電子メールに添付ファイルが存在する場合（ステップＳ６６／Ｙ）、分割処理部１６１は、日付情報解析部１６４が取得した受信日時、及び時間情報とともに、添付ファイルに添付ファイル名が予め付与されている場合には、そのままの添付ファイル名で添付ファイル格納部１６３に一時的に格納させる（ステップＳ６７）。
関連付け部１９の本文情報テーブル管理部１９１は、本文ファイル格納部１６２２に一時的に格納されたメール本文ファイル、受信日時、及び時間情報、登録された転送先のルートフォルダ等の情報に基づき、本文情報テーブル１９１１を新規作成するか、追加登録する（ステップＳ６８）。
続いて、関連付け部１９の添付ファイル情報テーブル管理部１９２は、添付ファイル格納部１６３に一時的に格納された添付ファイル、受信日時、及び時間情報、登録された転送先のルートフォルダ等の情報に基づき、添付ファイル情報テーブル１９２１を新規作成するか、追加登録する（ステップＳ６９）。
そして、作成ファイル転送制御部１７の日付フォルダ作成部１７３は、本文ファイル情報テーブル１９１１を参照し、大容量記憶部２０の本文ルートフォルダ２０１の下層に日付フォルダ２０１−１を作成する。次いで、本文ファイル転送部１７１は、作成された日付フォルダ２０１−１にメール本文ファイルを転送する。また、作成ファイル転送制御部１７の日付フォルダ作成部１７３は、添付ファイル情報テーブル１９２１を参照し、大容量記憶部２０の添付ファイルルートフォルダ２０２の下層に日付フォルダ２０２−１を作成する。次いで、添付ファイル転送部１７２は、作成された日付フォルダ２０２−１に添付ファイルを転送し（ステップＳ７０）、複合装置３０’は電子メールの受信処理を終了する（ステップＳ７１）。
以上のように、第４の実施形態によれば、外部のサーバ装置を必要とせず、複合装置３０’内部でメール本文ファイルと添付ファイルとの管理を行うことができ、さらに利便性を向上させることができる。
なお、第４の実施形態においても、第３の実施形態の変形例２−１、２−２、又は２−３の構成を適用することが可能であり、第４の実施形態にかかる構成に対して上記変形例の構成を適用することにより、第４の実施形態にかかる効果に加えて、変形例２−１、２−２、又は２−３の効果を得ることが可能である。
本発明の実施形態の説明において、メール本文ファイルと添付ファイルとは、個別に管理する形態として説明したが、本発明はこれに限定されず、例えば、メール本文ファイルと添付ファイルとをハイパーリンクで結合させることで、さらに検索効率を高めることができる。
１０ メール管理装置
１１ ＬＡＮケーブル
１２ 制御部
１３ 記憶部
１４ 通信部
１４１ 電子メール送信部
１４２ 電子メール受信部
１５ 受信電子メール記憶部
１６ 受信電子メール解析部
１６１ 分割処理部
１６２ 本文ファイル作成部
１６２１ 本文ファイル生成部
１６２２ 本文ファイル格納部
１６３ 添付ファイル格納部
１６４ 日付情報解析部
１７ 作成ファイル転送制御部
１７１ 本文ファイル転送部
１７２ 添付ファイル転送部
１７３ 日付フォルダ作成部
１８ ファイル転送ルート登録部
１８１ 本文ファイル転送先ルート
１８２ 添付ファイル転送先ルート
１９ 関連付け部
１９１ 本文情報テーブル管理部
１９１１ 本文情報テーブル
１９２ 添付ファイル情報テーブル管理部
１９２１ 添付ファイル情報テーブル
２１ 操作表示部
２１１オペレーションパネル
２１１１ 各種入力キー
２１１２スタートキー
２１１３ ストップキー
２１１４ アドレス帳キー
２１１５ ファイル名変更キー
２２ 読取部
２２１ 原稿載置部
２２２ 自動原稿給送部
２２３ 排出部
２３ 印刷部
２５ ファイル開閉管理部
２５１ 開閉有無テーブル
２５２ 開閉判断部
２６ ファイル開閉制御部
３０ 複合装置

Claims (28)

  1. ネットワークを介して送信された電子メールを受信する電子メール受信部と、
    前記電子メール受信部を介して受信した前記電子メールに含まれるメール本文と添付ファイルとを分割し、当該メール本文に基づくメール本文データと当該添付ファイルに基づく添付ファイルデータとを作成する分割処理部と、
    前記メール本文データと前記添付ファイルデータとを関連付けするデータ関連付け部と、
    前記データ関連付け部により関連づけられた前記メール本文データと前記添付ファイルデータとに所定の処理を施すデータ処理部と、
    前記添付ファイルの開閉を管理するファイル開閉管理部と、
    前記ファイル開閉管理部が管理する前記添付ファイルの開閉状況に基づいて、当該添付ファイルの開閉を制御するファイル開閉制御部とを備えること
    を特徴とするメール管理装置。
  2. 前記ファイル開閉制御部は、前記添付ファイルが未開封である場合、当該添付ファイルが未開封である旨をユーザに対して通知すること
    を特徴とする請求項１記載のメール管理装置。
  3. 前記ファイル開閉制御部は、前記添付ファイルが未開封である場合、対応するメール本文を強制的に開封し、当該メール本文をユーザに対して参照させること
    を特徴とする請求項１記載のメール管理装置。
  4. 前記ファイル開閉制御部は、前記添付ファイルが未開封である場合、対応するメール本文が開封されないと、当該添付ファイルの開封を禁止すること
    を特徴とする請求項１記載のメール管理装置。
  5. 前記分割処理部は、
    前記電子メールを送信した送信元の送信元情報とデータ作成日付とを元にメール本文データ名を付与すること
    を特徴とする請求項１乃至４の何れかに記載のメール管理装置。
  6. 前記データ関連付け部は、
    前記メール本文データと前記添付ファイルデータとを文書番号に関連付けるとともに、当該文書番号に基づいてリスト管理すること
    を特徴とする請求項１乃至５の何れかに記載のメール管理装置。
  7. 前記データ関連付け部により関連付けられた前記メール本文データと前記添付ファイルデータとに施される所定の処理は、外部サーバ装置への転送処理であること
    を特徴とする請求項１乃至６の何れかに記載のメール管理装置。
  8. 前記データ関連付け部により関連付けられた前記メール本文データと前記添付ファイルデータとに施される所定の処理は、装置本体に設けられた記憶装置への格納処理であること
    を特徴とする請求項１乃至７の何れかに記載のメール管理装置。
  9. 前記ファイル開閉管理部は前記添付ファイルの開閉状況を前記データ関連付け部に通知すること
    を特徴とする請求項１乃至８の何れかに記載のメール管理装置。
  10. 前記メール受信部は、
    受信した前記電子メールの送信先情報を取得するとともに、取得した当該送信先情報を前記データ関連付け部に通知すること
    を特徴とする請求項１乃至９の何れかに記載のメール管理装置。
  11. 読み取った原稿に基づく画像、若しくは受信した電子メールの内容を画像として形成する画像形成部を備えた複合装置であって、
    ネットワークを介して送信された前記電子メールを受信する電子メール受信部と、
    前記電子メール受信部を介して受信した前記電子メールに含まれるメール本文と添付ファイルとを分割し、当該メール本文に基づくメール本文データと当該添付ファイルに基づく添付ファイルデータとを作成する分割処理部と、
    前記メール本文データと前記添付ファイルデータとを関連付けするデータ関連付け部と、
    前記データ関連付け部により関連付けられた前記メール本文データと前記添付ファイルデータとに所定の処理を施すデータ処理部と、
    前記添付ファイルの開閉を管理するファイル開閉管理部と、
    前記ファイル開閉管理部が管理する前記添付ファイルの開閉状況に基づいて、当該添付ファイルの開閉を制御するファイル開閉制御部とを備えること
    を特徴とする複合装置。
  12. 前記ファイル開閉制御部は、前記添付ファイルが未開封である場合、当該添付ファイルが未開封である旨をユーザに対して通知すること
    を特徴とする請求項１１記載の複合装置。
  13. 前記ファイル開閉制御部は、前記添付ファイルが未開封である場合、対応するメール本文を強制的に開封し、当該メール本文をユーザに対して参照させること
    を特徴とする請求項１１記載の複合装置。
  14. 前記ファイル開閉制御部は、前記添付ファイルが未開封である場合、対応するメール本文が開封されないと、当該添付ファイルの開封を禁止すること
    を特徴とする請求項１１記載の複合装置。
  15. 前記分割処理部は、
    前記電子メールを送信した送信元の送信元情報とデータ作成日付とを元にメール本文データ名を付与すること
    を特徴とする請求項１１乃至１４の何れかに記載の複合装置。
  16. 前記データ関連付け部は、
    前記メール本文データと前記添付ファイルデータとを文書番号に関連付けるとともに、当該文書番号に基づいてリスト管理すること
    を特徴とする請求項１１乃至１５の何れかに記載の複合装置。
  17. 前記データ関連付け部により関連付けられた前記メール本文データと前記添付ファイルデータとに施される所定の処理は、外部サーバ装置への転送処理であること
    を特徴とする請求項１１乃至１６の何れかに記載の複合装置。
  18. 前記データ関連付け部により関連付けられた前記メール本文データと前記添付ファイルデータとに施される所定の処理は、装置本体に設けられた記憶装置への格納処理であること
    を特徴とする請求項１１乃至１７の何れかに記載の複合装置。
  19. 前記ファイル開閉管理部は前記添付ファイルの開閉状況を前記データ関連付け部に通知すること
    を特徴とする請求項１１乃至１８の何れかに記載の複合装置。
  20. 前記メール受信部は、
    受信した前記電子メールの送信先情報を取得するとともに、取得した当該送信先情報を前記データ関連付け部に通知すること
    を特徴とする請求項１乃至１９の何れかに記載の複合装置。
  21. ネットワークを介して送信された電子メールを受信する電子メール受信工程と、
    前記電子メール受信工程において受信した前記電子メールに含まれるメール本文と添付ファイルとを分割し、当該メール本文に基づくメール本文データと当該添付ファイルに基づく添付ファイルデータとを作成する分割処理工程と、
    前記メール本文データと前記添付ファイルデータとを関連付けするデータ関連付け工程と、
    前記データ関連付け工程により関連付けられた前記メール本文データと前記添付ファイルデータとに所定の処理を施すデータ処理工程と、
    前記添付ファイルの開閉を管理するファイル開閉工程と、
    前記ファイル開閉工程において管理する前記添付ファイルの開閉状況に基づいて、当該添付ファイルの開閉を制御するファイル開閉制御工程とを備えること
    を特徴とする通信方法。
  22. 前記ファイル開閉制御工程は、前記添付ファイルが未開封である場合、当該添付ファイルが未開封である旨をユーザに対して通知すること
    を特徴とする請求項２１記載の通信方法。
  23. 前記ファイル開閉制工程は、前記添付ファイルが未開封である場合、対応するメール本文を強制的に開封し、当該メール本文をユーザに対して参照させること
    を特徴とする請求項２１記載の通信方法。
  24. 前記ファイル開閉制工程は、前記添付ファイルが未開封である場合、対応するメール本文が開封されないと、当該添付ファイルの開封を禁止すること
    を特徴とする請求項２１記載の通信方法。
  25. 前記分割処理工程は、
    前記電子メールを送信した送信元の送信元情報とデータ作成日付とを元にメール本文データ名を付与すること
    を特徴とする請求項２１乃至２４の何れかに記載の通信方法。
  26. 前記データ関連付け工程は、
    前記メール本文データと前記添付ファイルデータとを文書番号に関連付けるとともに、当該文書番号に基づいてリスト管理すること
    を特徴とする請求項２１乃至２５の何れかに記載の通信方法。
  27. 前記データ関連付け工程において関連付けられた前記メール本文データと前記添付ファイルデータとに施される所定の処理は、外部サーバ装置への転送処理であること
    を特徴とする請求項２１乃至２６の何れかに記載の通信方法。
  28. 前記データ関連付け工程において関連付けられた前記メール本文データと前記添付ファイルデータとに施される所定の処理は、装置本体に設けられた記憶装置への格納処理であること
    を特徴とする請求項２１乃至２７の何れかに記載の通信方法。
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