JP4062896B2 - メール情報提供装置、メール情報提供方法、およびメール情報提供プログラム - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明はメール情報提供装置、メール情報提供方法、およびメール情報提供プログラムに関し、特に、適切な電子メールの共有化を行なうことのできるメール情報提供装置、メール情報提供方法、およびメール情報提供プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
昨今のインターネットの普及に伴ない、業務における情報伝達手段として、電子メールによる情報伝達が一般化している。
【０００３】
電子メールを活用して情報伝達を行なう際、一人の相手（ＴＯ宛先）に文書やファイルを送ることもできるが、同報宛先（ＣＣ；Carbon CopyやＢＣＣ；Blind Carbon Copy）として、複数の相手に送ることもできる。業務における情報伝達の際には、参考程度の意味合いで部や課などの単位を構成するメンバー全員に対して電子メールを同報送信し、情報を共有する場合が多くある。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述の複数の相手に対して電子メールが送信された場合において、ＴＯ宛先の相手よりも、同報宛先の相手が先に電子メールの内容を知る場合が発生する。すなわち、本来の情報伝達相手であるＴＯ宛先の相手よりも先に、参考程度の意味合いで送信された同報宛先の相手が先に電子メールの内容を知る場合もある。このような場合において、ＴＯ宛先の相手が当該電子メールの内容を把握しているものとして、同報宛先の相手が業務を進めたり、当該電子メールの返信を行なったりすることがある。このような情報伝達の順序の混乱により、様々な業務上の弊害が発生するという問題がある。
【０００５】
このような問題に鑑み、本発明においては、より適切な情報の共有化を行なうことができるメール情報提供装置、メール情報提供方法、およびメール情報提供プログラムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明のある局面に従うと、メール情報提供装置は、電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスが指定されている場合、電子メールから、指定されたＴＯアドレスおよび指定されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスを抽出するアドレス抽出手段と、電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出手段と、抽出されたＴＯアドレスに、本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信手段と、抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録手段と、抽出されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスに、本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、第１の電子メールを送信した後に送信する第２の送信手段とを備える。
【０００７】
また上述の登録手段は、第１の電子メールを送信した後に、抽出された本文情報を所定の格納先に登録することが望ましい。
【０００８】
本発明の他の局面に従うと、メール情報提供装置は、所定のユーザから構成されるグループの情報を格納する格納手段と、電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にグループの情報が指定されている場合、電子メールからＴＯアドレスを抽出するアドレス抽出手段と、電子メールから指定されたグループの情報を抽出するグループ抽出手段と、電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出手段と、抽出されたＴＯアドレスに、本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信手段と、抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録手段と、抽出されたグループを構成するユーザに、本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、第１の電子メールを送信した後に送信する第２の送信手段とを備える。
【０００９】
また本発明の他の局面に従うと、メール情報提供方法は、電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスが指定されている場合、電子メールから、指定されたＴＯアドレスおよび指定されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスを抽出するアドレス抽出ステップと、電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出ステップと、抽出されたＴＯアドレスに、本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信ステップと、抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録ステップと、抽出されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスに、本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、第１の電子メールを送信した後に送信する第２の送信ステップとを備える。
【００１０】
また本発明の他の局面に従うと、メール情報提供方法は、所定のユーザから構成されるグループの情報を格納する格納ステップと、電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にグループの情報が指定されている場合、電子メールからＴＯアドレスを抽出するアドレス抽出ステップと、電子メールから指定されたグループの情報を抽出するグループ抽出ステップと、電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出ステップと、抽出されたＴＯアドレスに、本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信ステップと、抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録ステップと、抽出されたグループを構成するユーザに、本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、第１の電子メールを送信した後に送信する第２の送信ステップとを備える。
【００１１】
また本発明の他の局面に従うと、メール情報提供プログラムは、電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスが指定されている場合、電子メールから、指定されたＴＯアドレスおよび指定されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスを抽出するアドレス抽出ステップと、電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出ステップと、抽出されたＴＯアドレスに、本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信ステップと、抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録ステップと、抽出されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスに、本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、第１の電子メールを送信した後に送信する第２の送信ステップとをコンピュータに実現させる。
【００１２】
また上述の登録ステップは、第１の電子メールを送信した後に、抽出された本文情報を所定の格納先に登録することが望ましい。
【００１３】
また本発明の他の局面に従うと、メール情報提供プログラムは、所定のユーザから構成されるグループの情報を格納する格納ステップと、電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にグループの情報が指定されている場合、電子メールからＴＯアドレスを抽出するアドレス抽出ステップと、電子メールから指定されたグループの情報を抽出するグループ抽出ステップと、電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出ステップと、抽出されたＴＯアドレスに、本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信ステップと、抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録ステップと、抽出されたグループを構成するユーザに、本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、第１の電子メールを送信した後に送信する第２の送信ステップとをコンピュータに実現させる。
【００１４】
本発明の他の局面に従うと、記録媒体はコンピュータ読取可能な記録媒体であって、上述のメール情報提供プログラムを記録する。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下に、図面を参照しつつ、本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。
【００１６】
［第１の実施の形態］
図１は、第１の実施の形態におけるメールシステムの構成を示す図である。
【００１７】
図１を参照して、本実施の形態におけるメールシステムは、メールサーバ１００Ａ，Ｂと、クライアント装置２００Ａ，Ｂ，Ｃと、これらを接続するネットワーク３００Ａ，Ｂおよびインターネットとにより構成される。メールの送受信は、各クライアント装置２００間において、インターネット、あるいはネットワーク３００Ａ，Ｂ上において、所定のプロトコルに基づいて行なわれる。
【００１８】
メールサーバ１００は、ネットワーク３００を介して複数のクライアント装置２００との通信が可能となっており、各クライアント装置２００に対してメールの収集と配布のサービスを行なう。なお、メールサーバ１００は、自分の属するネットワーク３００内のクライアント装置２００に限られず他のネットワーク３００のクライアント装置２００への電子メールを送信するＳＭＴＰ（simple mail transfer protocol）サーバや、ユーザからの受信要求に対応するＰＯＰ（post office protocol）３サーバ、ＩＭＡＰ（internet messaging access protocol）４サーバなどの機能も兼ねている。
【００１９】
ネットワーク３００は、たとえばイーサネット（登録商標）、トークンリング、ＦＤＤＩ（fiber distributed data interface）などのＬＡＮ（local area network）であってもよいし、いくつかのＬＡＮ同士を接続したＷＡＮ（wide area network）であってもよい。また、有線、無線の別を問わない。
【００２０】
図２は、図１に示されるメールサーバ１００の、第１の実施の形態における構成を示すブロック図である。
【００２１】
図２を参照して、メールサーバ１００は、ＣＰＵ（central processing unit）１１１と、ＲＯＭ（read only memory）１１３と、ＲＡＭ（random access memory）１１４と、通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）１１２と、ＨＤＤ（hard disk drive）１１５とを含む。
【００２２】
ＣＰＵ１１１は、メールサーバ１００の全体制御を行なう。
ＲＯＭ１１３は不揮発性の記憶装置であり、ＣＰＵ１１１が実行するプログラムを格納する。
【００２３】
ＲＡＭ１１４は、書換え可能な記録装置であり、ＣＰＵ１１１が処理を実行するために必要な作業領域等に使用される。
【００２４】
通信Ｉ／Ｆ１１２は、外部との通信を行なうためのインタフェースであり、メールサーバ１００は、これを介してネットワーク３００やインターネット経由でクライアント装置２００などの他の機器との通信を行なう。
【００２５】
ＨＤＤ１１５は、大容量記憶装置であり、メール情報提供プログラムなどのアプリケーションソフトおよび各種データ等を記憶する。
【００２６】
ＨＤＤ１１５の所定の領域には、メールデータを格納するメールデータ格納部とＷｅｂデータおよび個人情報を格納するＷｅｂデータ格納部とが設けられている。なお、ＨＤＤ１１５に記憶されているメール情報提供プログラムのソフトウェア構成としては、メールを作成するメール作成部と、メールの送信要求を行なうメール送信要求部と、アドレス情報を解析するデータ解析部と、Ｗｅｂデータ等を作成するデータ作成部とが含まれる。
【００２７】
図３は、図１に示されるクライアント装置２００Ａ〜Ｃの構成の具体例を示す図である。図３に示されるクライアント装置２００は、上記のクライアント装置２００Ａ〜Ｃの内の１つを代表として示すものである。なお、図３に示されるクライアント装置２００の構成は一般的なパーソナルコンピュータの構成であり、図３に示される以外の構成要素を含んでいても構わない。
【００２８】
図３を参照して、クライアント装置２００は、制御部２０１と、通信部２０２と、入力部２０３と、表示部２０４と、記憶部２０５とを含む。
【００２９】
制御部２０１は、クライアント装置２００全体の制御を行なう。
通信部２０２は、ネットワーク３００を介して、メールサーバ１００などと通信を行なう。
【００３０】
入力部２０３は、マウスやキーボードなどから構成され、ユーザの入力手段を実現する。
【００３１】
表示部２０４は、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube；陰極線管）表示装置や液晶ディスプレイなどから構成され、各種情報の表示を行なう。
【００３２】
記憶部２０５は、ＦＤＤ（フレキシブルディスクドライブ）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）、ＲＡＭ（Random Access Memory）およびＲＯＭ（Read Only Memory）などから構成され、制御部２０１で実行されるプログラムや、各種の情報などを記憶する。
【００３３】
次に、図２に示したメールサーバ１００においてメール情報の提供が行なわれる際の動作について説明する。
【００３４】
図４は、本実施の形態のメールサーバ１００におけるメール情報提供処理を表わすフローチャートである。なお、この処理はＣＰＵ１１１がＲＯＭ１１３に格納されているプログラムを実行することにより達成される。
【００３５】
図４を参照して、メールサーバ１００のＣＰＵ１１１は、メールが受信されると（Ｓ６１でＹｅｓ）、受信されたメールの宛先アドレス情報の解析を行なう（Ｓ６２）。すなわち、メールのヘッダ部の情報が解析され、ＴＯアドレス、ＣＣアドレス、およびＢＣＣアドレスが記載されているか否かが判断される。
【００３６】
その結果、ＴＯアドレス以外にＣＣアドレスやＢＣＣアドレス等の宛先アドレスの記載がないと判断された場合は（Ｓ６３でＮｏ）、通常通りＴＯアドレスの指定先に対してメールが送信される（Ｓ６４）。そして、処理が終了する。
【００３７】
一方、ＴＯアドレス以外にもＣＣアドレスやＢＣＣアドレス等の宛先アドレスの記載があると判断された場合は(Ｓ６３でＹｅｓ)、ＴＯアドレス指定先へのメールの作成および送信処理が行なわれる（Ｓ６５）。すなわち、記載されているＣＣアドレスやＢＣＣアドレスが削除され、ＴＯアドレスの指定先にのみメールを送るようにヘッダ部が書換えられる。そして、ＴＯアドレスの指定先に対して当該メールを格納し、ＴＯアドレスの指定先からの引出しを待つ。
【００３８】
次に、ＣＣアドレスやＢＣＣアドレスに対して、当該メールの内容を電子掲示板で閲覧させるためのＷｅｂデータが作成される（Ｓ６６）。作成されたＷｅｂデータはメールサーバ１００のＨＤＤ１１５の所定の領域（Ｗｅｂデータ格納部）に登録される。なお、ステップＳ６６で行なわれるＷｅｂデータの作成処理については、後にフローチャートを挙げて詳細な説明を行なう。
【００３９】
なお、この時点においては、ステップＳ６６で作成されたＷｅｂデータは閲覧不可能なディレクトリに登録されているため、Ｗｅｂ上で閲覧することはできない。
【００４０】
サーバ１００は、ステップＳ６５で格納された当該メールが、ＴＯアドレスの指定先のユーザから引出されたか否かを監視し（Ｓ６７）、引出されると（Ｓ６７でＹｅｓ）、ステップＳ６６で作成されたＷｅｂデータを閲覧可能なディレクトリに移行する。これによってＷｅｂデータは更新され（Ｓ６８）、Ｗｅｂ上で閲覧可能となる。
【００４１】
ステップＳ６８でＷｅｂデータの更新が終了すると、ＣＣアドレスやＢＣＣアドレスの指定先のユーザ宛てに、Ｗｅｂデータの登録通知のための電子メール（以下、「ＣＣ着信通知」という）が作成され、送信される（Ｓ６９）。なお、ステップＳ６９におけるＣＣ着信通知の作成および送信処理については、後にフローチャートを挙げ、詳細な説明を行なう。
【００４２】
上述の送信処理が終了すると、メールサーバ１００におけるメール情報提供処理が終了する。
【００４３】
さらに図５に、図４のステップＳ６６で行なわれるＷｅｂデータの作成処理についてフローチャートを示す。
【００４４】
図５を参照して、ＣＰＵ１１１において、電子メールの宛先アドレスの抽出処理が行なわれる（Ｓ７１）。すなわち、電子メール中のヘッダ部の「ＴＯ：」「ＣＣ：」「ＢＣＣ：」の文字列が検索され、その検索された各文字列に続いて記載された内容（文字列）が宛先アドレス情報として抽出される。
【００４５】
引続いて、メールのヘッダ部から、文字列「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」を検索することで、当該項目に記載されている内容を表題情報として抽出する（Ｓ７２）。
【００４６】
次に、メールのヘッダ部から、文字列「Ｒｅｃｅｉｖｅｄ：」を検出し、当該項目に記載されている受信日時情報を抽出する（Ｓ７３）。
【００４７】
さらに、メールの本文情報をｂｏｕｄａｒｙｓｔｒｉｎｇおよびＣｏｎｔｅｎｓ−Ｔｙｐｅの内容に応じて抽出する（Ｓ７４）。また、当該メールに添付ファイル情報がある場合には、同様にして抽出してもよい。
【００４８】
そして、ステップＳ７２〜７４で抽出された情報は、ＨＤＤ１１５の所定の領域（Ｗｅｂデータ格納部）に一時的に保存される（Ｓ７６）。保存に際しては、Ｗｅｂブラウザで適切に表示されるように所定のフォーマットが用意され、それに従って所定欄に順次データが書込まれる（Ｓ７５）。所定のフォーマットは例えばＨＴＭＬ形式のものであり、ＨＤＤ１１５内に予め用意されている。
【００４９】
上述の処理で、Ｗｅｂデータの作成処理が完了する。
さらに図４のステップＳ６９で行なわれる、ＣＣおよびＢＣＣアドレスの指定先のユーザに対して行なわれるＣＣ着信通知の作成および送信処理を、図６のフローチャートに示す。ここで、ステップＳ８１の宛先アドレス情報抽出処理、ステップＳ８２の表題情報抽出処理、およびステップＳ８３の受信日時情報抽出処理は、図５で示した各抽出処理（ステップＳ７１、ステップＳ７２、およびステップＳ７３）とその処理内容は同様である。
【００５０】
すなわち、ステップＳ８１で、当該メール中のヘッダ部の「ＴＯ：」「ＣＣ：」「ＢＣＣ：」の文字列が検索され、その検索された各文字列に続く文字列が宛先アドレス情報として抽出される。次に、ステップＳ８２で、ヘッダ部の「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」の文字列が検索され、その文字列に続く文字列が表題情報として抽出される。そして、ステップＳ８３で、ヘッダ部の「Ｒｅｃｅｉｖｅｄ：」の文字列が検索され、その文字列に続く文字列が受信日時情報として抽出される。
【００５１】
各情報の抽出処理が終了すると、続いて、ＣＣあるいはＢＣＣ宛先のＣＣ着信通知メールの作成処理が行なわれる（Ｓ８４）。すなわち、抽出された宛先アドレス情報のうち、ＣＣアドレス情報、あるいはＢＣＣアドレス情報のうちの１つがＣＣ着信通知メールのＴＯアドレスとして記載される。そして、表題（件名）として「ＣＣ着信通知」が付加され、抽出された表題情報および受信日時情報が本文に記載される。
【００５２】
このようにしてＣＣ着信通知メールが作成されると、ＴＯアドレスの指定先のユーザに対して送信される（Ｓ８５）。そして、抽出された全てのＣＣ、あるいはＢＣＣアドレス宛てに電子メールを送信するために、メール作成処理（ステップＳ８４）およびメール送信処理（ステップＳ８５）が、未送信宛先がなくなるまで繰返し行なわれる（Ｓ８６）。全ての抽出されたＣＣ、ＢＣＣアドレスの指定先のユーザにＣＣ着信通知メールが送信されると（ステップＳ８６でＮｏ）、上述のＣＣ着信通知メールの作成および送信処理を終了する。
【００５３】
さらに以下に、具体例を挙げ、上述のメール情報提供処理について詳細な説明を行なう。
【００５４】
図７は、第１の実施の形態におけるメールの具体例を示す図である。図７に示されるメールは、一般的な電子メールの構成であり、ヘッダ部にＴＯアドレス（Tanaka）、表題（部品不具合）、およびＣＣアドレス（Yamamoto,Terada,Iida,Mori）と、メール本文に関する情報とを含む。
【００５５】
図７に示されるメールを受信したメールサーバ１００では、図５のステップＳ７１でＣＰＵ１１において、ヘッダ部にあるＴＯアドレス（Tanaka）およびＣＣアドレス（Yamamoto,Terada,Iida,Mori）が抽出される。
【００５６】
また図５のステップＳ７２で、図７に示される当該メールより、表題情報として表題（部品不具合）が抽出される。
【００５７】
さらに図５のステップＳ７３で、図７には示されない、当該メールの受信日時情報が抽出される。
【００５８】
またさらに図５のステップＳ７４では、図７には具体的内容が示されない本文情報が抽出される。
【００５９】
上述の抽出された情報に基づいて、図５のステップＳ７５では、Ｗｅｂデータが作成される。
【００６０】
図８は、本実施の形態において、ＷｅｂデータがＷｅｂブラウザで表示される例を示した図である。図８の画面表示に示される電子掲示板のＷｅｂデータは、当該メールのＴＯアドレスの指定先のユーザ（Tanaka）が当該メールを引出した後に作成される。
【００６１】
図８を参照して、図５に示されるＷｅｂデータ作成処理によって作成されたＷｅｂデータは、例えば、「ＣＣ着信メール一覧」というタイトルの下、当該メールから抽出された表題（部品不具合）、受信日時、宛先アドレス（Yamamoto,Terada,Iida,Mori）、本文情報が表示される。また、以前に受信されたメールも、新着のものから順に表示される。ＣＣアドレス、あるいはＢＣＣアドレスとして指定されたユーザは、ＣＣ着信通知を受けると、図８に示される「ＣＣ着信メール一覧」をＷｅｂ上の電子掲示板で閲覧することができる。
【００６２】
また図９は、ＣＣ着信通知を受信したクライアント装置２００における表示例を示した図である。図９の表示画面に示されるＣＣ着信通知メールは、図６に示される処理によって作成され、当該メールのＴＯアドレスの指定先のユーザ（Tanaka）が当該メールを引出した後に作成および送信される。
【００６３】
図９に示される表示画面は、ＣＣアドレスとして指定されたユーザ（Yamamoto）が、送信者であるサーバ１００（Server-X）からＣＣ着信通知について送信されたメールであることを示しており、本文には表題（部品不具合）および受信日時（０１／０２／２１の１０：５０）が記されている。
【００６４】
上述のメールシステムが、上述のメール情報提供方法を実現することで、従来では同報送信を行なうことで共有されていた電子メールを、電子掲示板上で容易に共有することができる。これにより、従来、同報送信で大量に送信されていた電子メールの量を大幅に削減することができる。
【００６５】
さらに電子メールのＴＯアドレスの指定先のユーザが、当該電子メールをサーバから引出した後に、ＣＣ，ＢＣＣアドレスに指定先のユーザ間で電子メールが共有される。これにより、ＴＯアドレスの指定先のユーザよりも先にＣＣ，ＢＣＣアドレスの指定先のユーザが当該電子メールの内容を知り、ＴＯアドレスの指定先のユーザがその内容を知っているものとして業務をすすめるなどによって発生する情報伝達の順序の混乱による弊害を防ぐことができる。
【００６６】
［第２の実施の形態］
第２の実施の形態における、メールシステムの構成は、図１に示される第１の実施の形態におけるメールシステムの構成と同様であるため、ここでの説明は繰返さない。
【００６７】
図１０に、第２の実施の形態における、上述のメールシステムのメールサーバ１００が行なうメール情報提供処理について、フローチャートを示す。なお、この処理はＣＰＵ１１１がＲＯＭ１１３に格納されているプログラムを実行することにより達成される。
【００６８】
図１０を参照して、メールサーバ１００のＣＰＵ１１１は、メールが受信されると（Ｓ１でＹｅｓ）、データ解析部で、当該メールの本文とヘッダ部とを分離して、ヘッダ情報の解析が行なわれる（Ｓ２）。
【００６９】
ステップＳ２において分離されたヘッダ部から、ＴＯアドレスおよびプロジェクト情報が読出される。プロジェクト情報については、後に具体例を挙げて詳細な説明を行なう。
【００７０】
続いてステップＳ２でメールのヘッダ部より取出されたＴＯアドレスの指定先のユーザに対して当該メールを格納し、ＴＯアドレスの指定先のユーザからの引出しを待つ（Ｓ３）。
【００７１】
ステップＳ２で解析された当該メールのヘッダ部に、プロジェクト情報が含まれない場合（Ｓ４でＮｏ）、以上で通常のメール送信処理を終了する。
【００７２】
ステップＳ２で解析された当該メールのヘッダ部に、プロジェクト情報が含まれる場合（Ｓ４でＹｅｓ）、当該プロジェクトのＷｅｂデータが作成される（Ｓ５）。作成されたＷｅｂデータはメールサーバ１００のＨＤＤ１１５の所定の領域（Ｗｅｂデータ格納部）に登録される。なお、ステップＳ５で行なわれるＷｅｂデータ作成処理については、後にフローチャートを挙げて詳細な説明を行なう。
【００７３】
なお、この時点においては、ステップＳ６６で作成されたＷｅｂデータは閲覧不可能なディレクトリに登録されているため、Ｗｅｂ上で閲覧することはできない。
【００７４】
サーバ１００は、ステップＳ６５で格納された当該メールが、ＴＯアドレスの指定先のユーザから引出されたか否かを監視し（Ｓ６）、引出されると（Ｓ６でＹｅｓ）、ステップＳ５で作成されたＷｅｂデータを閲覧可能なディレクトリに移行する。これによってＷｅｂデータは更新され（Ｓ７）、Ｗｅｂ上で閲覧可能となる。
【００７５】
さらに、プロジェクトが指定されたメールに基づいて作成されたＷｅｂデータがメールサーバ１００に登録したことをプロジェクトメンバーに通知するためのメール（以下、「通知メール」という）が作成され、プロジェクトメンバーに対して送信される（Ｓ８）。
【００７６】
なお、ステップＳ８における通知メールの作成および送信処理については、後にフローチャートを示して詳細な説明を行なう。
【００７７】
上述の送信処理が終了すると、メールサーバ１００におけるメール情報提供処理が終了する。
【００７８】
次に図１１に、図１０のステップＳ５で行なわれるＷｅｂデータ作成処理についてフローチャートを示す。
【００７９】
図１１を参照して、ＣＰＵ１１１において、受信したメールのヘッダ部からプロジェクト名を読出す（Ｓ１１）。
【００８０】
引続いて、メールのヘッダ部から、文字列「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」を検索することで、当該項目に記載されている内容を表題情報として抽出する（Ｓ１２）。
【００８１】
次に、メールのヘッダ部から、文字列「Ｒｅｃｅｉｖｅｄ：」を検出し、当該項目に記載されている受信日時情報を抽出する（Ｓ１３）。
【００８２】
さらに、メールの本文情報をｂｏｕｄａｒｙｓｔｒｉｎｇおよびＣｏｎｔｅｎｓ−Ｔｙｐｅの内容に応じて抽出する（Ｓ１４）。また、当該メールに添付ファイル情報がある場合には、同様にして抽出してもよい。
【００８３】
ステップＳ１１で読出されたプロジェクト名から、当該プロジェクトのＷｅｂデータを、ＨＤＤ１１５の所定の領域（Ｗｅｂデータ格納部）より読込み（Ｓ１５）、上述のステップＳ１２〜Ｓ１４で抽出されたメールの表題、受信日時および本文情報を、ステップＳ１５で読込んだＷｅｂデータに追記する（Ｓ１６）。
【００８４】
ステップＳ１６で追記されたＷｅｂデータは、閲覧不可能なＨＤＤ１１５の所定の領域に一時的に保存される（Ｓ１７）。
【００８５】
上述の処理で、Ｗｅｂデータの作成処理が完了する。
さらに、図１０のステップＳ８で行なわれる、プロジェクトメンバーに対する通知メールの作成および送信処理を、図１２のフローチャートに示す。
【００８６】
図１２を参照して、ＣＰＵ１１１は、受信したメールのヘッダ部から読出したプロジェクト名に基づいて、当該プロジェクトメンバーのアドレス情報を読出す（Ｓ２１）。
【００８７】
続いて、受信したメールの表題情報および受信日時情報を抽出する（Ｓ２２，２３）。ステップＳ２２およびＳ２３における抽出処理は、図１１のステップＳ１２およびＳ１３における抽出処理と同様であるため、ここでの詳細な説明は繰返さない。
【００８８】
各情報の抽出処理が終了すると、続いて、当該プロジェクトメンバーに対する通知メールが作成される（Ｓ２４）。すなわち、ステップＳ２１で読出されたプロジェクトメンバーのアドレス情報の内の１つがＴＯアドレスとされ、表題として「プロジェクトメール着信通知」が付加された通知メールが作成される。また通知メールの本文には、ステップＳ２２およびＳ２３で抽出された表題情報と受信日時情報とが付加される。
【００８９】
このようにして通知メールが作成されると、ＴＯアドレスの指定先のユーザに対して送信される（Ｓ２５）。そして、読出された当該プロジェクトメンバー全てのアドレス宛てに通知メールを送信するために、メール作成処理（ステップＳ２４）およびメール送信処理（ステップＳ２５）が、未送信宛先がなくなるまで繰返し行なわれる（Ｓ２６）。全ての読出された当該プロジェクトメンバーに通知メールが送信されると（ステップＳ２６でＮｏ）、上述の通知メールの作成および送信処理を終了する。
【００９０】
上述の処理で作成されたプロジェクトメール着信通知メールを受信することで、プロジェクトメンバーは、当該プロジェクト宛てに送信されたメールが当該プロジェクトの電子掲示板に掲示されたことを知ることができる。
【００９１】
さらに以下に、具体例を挙げ、上述のメール情報提供処理について詳細な説明を行なう。
【００９２】
図１３は、第２の実施の形態におけるメールの具体例を示す図である。
図１３を参照して、本実施の形態におけるメールは、ヘッダ部にＴＯアドレス（Tanaka）、表題（部品不具合）、およびプロジェクト名（ProjectX）と、メール本文に関する情報とを含む。
【００９３】
ユーザは、クライアント装置２００の入力部２０３より、図１３に示される各欄の情報を入力し、メールを送信する。
【００９４】
図１３に示されるメールを受信したメールサーバ１００では、図１０のステップＳ２においてヘッダ部が解析される。
【００９５】
また図１０のステップＳ３においては、解析されたＴＯアドレスの指定先（Tanaka）へメールを送信するための処理がなされる。
【００９６】
また、当該メールのヘッダ部に、プロジェクト情報が含まれている場合は、図１１に示されるＷｅｂデータ作成処理が行なわれる。図１１のステップＳ１１〜１４においては、図１３に示されるメールのヘッダ部より、プロジェクト名（ProjectX）、表題情報（部品不具合）、および受信日時情報と、本文情報とが抽出される。
【００９７】
さらに図１１のステップＳ１５では、抽出されたプロジェクト名（ProjectX）に基づいて、プロジェクトリストから当該プロジェクト（ProjectX）のデータが取得され、ＨＤＤ１１５より該当するプロジェクト（ProjectX）のＷｅｂデータが読出される。
【００９８】
図１４は、プロジェクトリストの具体例を示す図である。図１４に示されるプロジェクトリストは、メールサーバ１００のＨＤＤ１１５の所定の領域に記憶されている。図１４では、プロジェクト（ProjectX）に係るプロジェクトリストを示している。
【００９９】
図１４を参照して、プロジェクトリストは、プロジェクトに関する情報を記憶する。具体的には、プロジェクト毎の、プロジェクト名、プロジェクト番号、および電子掲示板のアドレスなどの、プロジェクト（ProjectX）を特定する情報を含む。なお、ここでいうプロジェクトは、メールサーバ１００が管理する電子掲示板を共有する、特定のメンバーから構成されるグループをいう。
【０１００】
図１１のステップＳ１１で読出されたプロジェクト名（ProjectX）より、図１１のステップＳ１５においては、図１４に示されるプロジェクトリストから、当該プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板のアドレスを取得する。
【０１０１】
取得された当該プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板のアドレスから、ＨＤＤ１１５の所定の領域より、プロジェクト（ProjectX）のＷｅｂデータが読込まれる。
【０１０２】
図１５は、第２の実施の形態における、プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板の具体例を示す図である。図１５に示される電子掲示板は、図１３に示されるメールが掲示される以前の電子掲示板であり、その時点以前でメール情報提供処理が行なわれたメール（表題；製品マニュアル）が掲示されている。
【０１０３】
図１５を参照して、電子掲示板には、プロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーが閲覧できるメールの表題、受信日時、およびメール本文などが掲示される。
【０１０４】
ＨＤＤ１１５の所定の領域に格納されているプロジェクト（ProjectX）のＷｅｂデータは、図１５に示されるプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板をＨＴＭＬ形式などで表現した情報であり、ここでの具体例は図示しない。
【０１０５】
図１１のステップＳ１６では、図１３に示されるメールの表題、受信日時、および本文が、図１５に示されるプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板に追加されて掲示されるように、図１１のステップＳ１５で読出されたプロジェクト（ProjectX）のＷｅｂデータに対して、ＨＴＭＬ形式などでメールの表題、受信日時、および本文が追記される。追記されたＷｅｂデータは、図１１のステップＳ１７で、ＨＤＤ１１５の所定の領域に一時的に保存される。
【０１０６】
図１３に示されるメールが送信されたＴＯアドレスの指定先のプロジェクトメンバー（Tanaka）が、当該メールを受信する場合には、クライアント装置２００の入力部２０３などから指示し、メールサーバ１００から当該メールを引出す。図１０のステップＳ７では、メールサーバ１００が、ステップＳ６でＴＯアドレスの指定先のプロジェクトメンバー（Tanaka）から当該メールが引出されると、図１０のステップＳ５で作成され、一時的に保存されたプロジェクト（ProjectX）のＷｅｂデータが、更新前のＷｅｂデータと置換えられる。Ｗｅｂデータが、更新されたＷｅｂデータに置換えられることで、図１５に示されたプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板が、図１３に示されるメールを掲示した新しい電子掲示板に更新される。
【０１０７】
図１６は、上述のメール情報提供処理で更新されたプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板の具体例を示す図である。
【０１０８】
図１６を参照して、上述の図１０のステップＳ７での置換え処理が行なわれて更新されることによって、プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板には、図１０のステップＳ１で受信した、図１３に示されるメール（表題；部品不具合）などが、図１５に示される先の電子掲示板の内容に追加されて掲示されている。
【０１０９】
また、図１６で示される電子掲示板に追加されたメールは、図１０のステップＳ６で、ＴＯアドレスの指定先のプロジェクトメンバー（Tanaka）がメールをメールサーバ１００から引出した後に掲示される。また、メールサーバ１００が開封確認を行なう装置を備える場合は、開封確認をした後に図１０のステップＳ７の処理を行なうことで、プロジェクトメンバー（Tanaka）がメールを開封した後に掲示することもできる。
【０１１０】
さらに、図１０のステップＳ８では、ステップＳ７で図１５に示されるプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板が図１６に示される如く更新されたことをプロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーに通知するための通知メールが作成され、送信される。
【０１１１】
図１２のステップＳ２１では、ＣＰ１１１は、プロジェクトメンバーリストから、当該プロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーの情報を抽出する。
【０１１２】
図１７は、プロジェクトメンバーリストの具体例を示す図である。図１７に示されるプロジェクトメンバーリストは、ＨＤＤ１１５の所定の領域に記憶されている。図１７では、プロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーに関するプロジェクトメンバーリストを示している。
【０１１３】
図１７を参照して、プロジェクトメンバーリストは、プロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバー毎のメンバー名、メンバーＩＤ、メールアドレスおよびパスワードを記憶する。また、上述の情報以外の、プロジェクト（ProjectX）に所属するプロジェクトメンバーを特定する情報が記憶されていてもよい。
【０１１４】
図１２のステップＳ２１において、ＣＰＵ１１１は図１７に示される当該プロジェクト（ProjectX）のプロジェクトメンバーリストからプロジェクト（ProjectX）に所属するプロジェクトメンバーのメールアドレス情報を抽出する。
【０１１５】
さらに図１２のステップＳ２２およびＳ２３で抽出した当該メールの表題情報および受信日時情報に基づいて、図１２のステップＳ２４で、プロジェクト（ProjectX）に所属するプロジェクトメンバーに対する通知メールが作成される。
【０１１６】
図１８は、電子掲示板の更新をプロジェクトメンバーに通知するためのメールの、クライアント装置２００における表示例を示した図である。図１８の表示画面に示されるメールを受信したプロジェクトメンバーは、プロジェクト名が付加されたメール（プロジェクトメール）が、電子掲示板に新たに掲示されたことを知る。
【０１１７】
図１８の表示画面に示されたメールには、図１０のステップＳ１で受信した、メールの表題情報および受信日時情報が記載される。
【０１１８】
図１８に示される表示画面において、例えば、表題にリンクが張られており、登録された本文情報にアクセスするための情報、そこをクリックすることで図１６に示される電子掲示板を閲覧することができてもよい。
【０１１９】
図１８の表示画面に示されるメールを受信したプロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーは、以下に示されるメール閲覧処理を行なうことで、図１６に示されるプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板を閲覧することができる。
【０１２０】
図１９に、図１０に示されるメール情報提供処理によって提供されたメール情報を閲覧するためのメール閲覧処理について、フローチャートを示す。サーバ１００において図１９に示される処理が行なわれることで、プロジェクトメンバーはクライアント装置２００で電子掲示板を閲覧することができる。
【０１２１】
図１９を参照して、メールサーバ１００は、プロジェクトメンバーのクライアント装置２００より、ネットワーク３００を介してログイン情報を受信する（Ｓ３１）。
【０１２２】
ログイン情報をメールサーバ１００に送信するために、プロジェクトメンバーはクライアント装置２００でログイン画面にアクセスする。クライアント装置２００の表示部２０４に表示されるログイン画面に従って、プロジェクトメンバーは、入力部２０３などからログイン情報を入力する。
【０１２３】
さらにステップＳ３１で受信したログイン情報が解析される（Ｓ３２）。
続いてステップＳ３２で解析されたログイン情報に基づいて、プロジェクトメンバーの認証処理が行なわれる（Ｓ３３）。
【０１２４】
受信した情報より、プロジェクトメンバーであると認証されると（Ｓ３３でＹｅｓ）、ＣＰＵ１１１は、当該プロジェクトをプロジェクトメンバーリストから読出す（Ｓ３４）。ステップＳ３４では、認証されたプロジェクトメンバーのＩＤに基づき、当該プロジェクトメンバーの所属するプロジェクトをプロジェクトメンバーリストから読出す。さらに読出されたプロジェクトに基づき、プロジェクトリストから当該プロジェクトを特定する情報を読出す。
【０１２５】
続いてＣＰＵ１１１は、当該プロジェクトのＷｅｂデータを、ＨＤＤ１１５より読出す（Ｓ３５）。ステップＳ３５で読出されたＷｅｂデータに基づく当該プロジェクトの電子掲示板が、クライアント装置２００の表示部２０４に表示される（Ｓ３６）。
【０１２６】
サーバ１００において、上述の閲覧処理が行なわれることで、プロジェクトメンバーは、当該プロジェクトの電子掲示板を閲覧することができる。
【０１２７】
さらに以下に具体例を挙げ、図１９に示される閲覧処理について、詳細な説明を行なう。以下の具体例においては、プロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーが、プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板を閲覧する場合についての具体例を示す。
【０１２８】
所属するプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板の閲覧を行なうプロジェクトメンバーが、クライアント装置２００の入力部２０３より、プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板を閲覧するために予め割振られているアドレスをブラウザに入力することで、ここには図示されないログイン画面が、表示部２０４に表示される。割振られているアドレスは、ログイン画面を表示するための全てのプロジェクトメンバーに共通のアドレスでもよいし、電子掲示板を表示するためのプロジェクト（ProjectX）のメンバーに割振られているアドレスでもよい。表示されたログイン画面に沿って、プロジェクトメンバーは、パスワードと、予めプロジェクトメンバー毎に割振られているメンバーＩＤを入力する。
【０１２９】
図１９のステップＳ３３においては、メールサーバ１００で、上述のパスワードおよびメンバーＩＤが認証される。
【０１３０】
図１９のステップＳ３３において、パスワードおよびメンバーＩＤが、図１７に示されるプロジェクトメンバーリストと照会されることで、プロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーであると認証される。なお、上述の認証処理は、パスワードとメンバーＩＤとを用いて行なわれているが、いずれか一方のみを用いて行なわれてもよい。
【０１３１】
図１９のステップＳ３３において、プロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーであることが認証されると、ステップＳ３４で、図１４に示されるプロジェクトリストから、当該プロジェクト（ProjectX）を特定する情報が読出される。
【０１３２】
さらにステップＳ３５において、ＨＤＤ１１５から当該プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板のＷｅｂデータが読出される。これによってステップＳ３６において、図１６に示されるプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板が、クライアント装置２００の表示部２０４に表示される。
【０１３３】
このように、従来のメールシステムに電子掲示板機能を付加することで、従来では同報送信を行なうことで共有されていた電子メールを、電子掲示板上で共有することができる。電子メールを共有することで、担当者の重要メールの処理の忘れを防止することができる。
【０１３４】
また、電子掲示板上で電子メールが共有されることで、従来、同報送信で大量に送信されていた電子メールの量が大幅に削減される。これは重要メールが大量のメールに埋もれてしまうことを防ぎ、重要メールの処理の忘れや遅れを防止することにつながる。
【０１３５】
また、大量のメールのやり取りが削減されることで、ネットワークサーバの負荷が大幅に軽減される。また、各クライアント装置のハードディスクの負荷を軽減することにもつながる。
【０１３６】
また、プロジェクトに所属するメンバーは、電子掲示板を閲覧することで他のプロジェクトメンバーやプロジェクト全体の動向を一目で把握することが可能になる。
【０１３７】
また、上述の処理を行なうことで、メールのＴＯアドレスの指定先のプロジェクトメンバーが当該メールを受信または開封した後に、プロジェクト内で電子メールが共有される。これにより、ＴＯアドレスの指定先のプロジェクトメンバーよりも先にＣＣやＢＣＣアドレスの指定先のプロジェクトメンバーが当該メールの内容を知り、ＴＯアドレスの指定先のプロジェクトメンバーがその内容を知っているものとして業務をすすめるなどによって発生する情報伝達の順序の混乱による弊害を防ぐことができる。
【０１３８】
［第３の実施の形態］
さらに第３の実施の形態として、上述のメール情報提供方法を、デジタル複写機に適用した場合について説明を行なう。
【０１３９】
図２０は、第３の実施の形態におけるメール情報提供システムの構成を示す図である。
【０１４０】
図２０を参照して、第３の実施の形態におけるメール情報提供システムは、図１に示される第１の実施の形態におけるメールシステムの構成に加えて、ディジタル複写機４００より構成される。
【０１４１】
さらに図２１は、図２０に示されるデジタル複写機４００の構成を示すブロック図である。
【０１４２】
図２１を参照して、デジタル複写機４００は、ＣＰＵ４０１と、ＲＯＭ４０３と、ＲＡＭ４０４と、通信Ｉ／Ｆ４０２と、ＨＤＤ４０５と、原稿読取部４０６と、印刷部４０７と、操作パネル部４０８とを含む。
【０１４３】
ＣＰＵ４０１は、デジタル複写機４００の全体制御を行なう。
ＲＯＭ４０３は不揮発性の記憶装置であり、ＣＰＵ４０１が実行するプログラムを格納する。
【０１４４】
ＲＡＭ４０４は、書換え可能な記録装置であり、ＣＰＵ４０１が処理を実行するために必要な作業領域等に使用される。
【０１４５】
原稿読取部４０６は、ＣＣＤ(charge coupled device)などの撮像素子を用いて対象となる原稿画像を読取る。
【０１４６】
印刷部４０７は、読取られた原稿等の画像データに基づいて印刷を行なう。
ユーザは、操作パネル部４０８を操作して、読取り、コピー、通信等の動作指示を行なう。
【０１４７】
通信Ｉ／Ｆ４０２は、外部との通信を行なうためのインタフェースであり、デジタル複写機４００は、これを介してネットワーク３００やインターネット経由でクライアント装置２００などの他の機器との通信を行なう。
【０１４８】
ＨＤＤ４０５は、大容量記憶装置であり、メール情報提供プログラムなどのアプリケーションソフトおよび各種データ等を記憶する。ＨＤＤ４０５の所定の領域には、メールデータを格納するメールデータ格納部とＷｅｂデータおよび個人情報を格納するＷｅｂデータ格納部とが設けられている。なお、ＨＤＤ４０５に記憶されているメール情報提供プログラムのソフトウェア構成としては、メールを作成するメール作成部と、メールの送信要求を行なうメール送信要求部と、アドレス情報を解析するデータ解析部と、Ｗｅｂデータ等を作成するデータ作成部とが含まれる。
【０１４９】
次に、図２２は、上述のメール情報提供システムにおいて、図２１に示されるデジタル複写機４００が行なうメール情報提供処理を示すフローチャートである。なお、図２２に示されるメール情報提供処理は、デジタル複写機４００のＣＰＵ４０１がＲＯＭ４０３に格納されているプログラムを実行することにより達成される。
【０１５０】
図２２を参照して、デジタル複写機４００の原稿読取部４０６は、原稿の画像を読取る（Ｓ８１）。
【０１５１】
ステップＳ８１で読取った画像データのメール送信を行なわない場合には（Ｓ８２でＮｏ）、その他の方法での画像データの送信処理が行なわれる（Ｓ８３）。なお、ここでの画像データの送信処理については、詳細な説明は行なわない。
【０１５２】
一方、ステップＳ８１で読取った画像データのメール送信を行なう場合は（Ｓ８２でＹｅｓ）、ステップＳ８１で読取られた画像の電子ファイルが作成される（Ｓ８４）。
【０１５３】
そして、当該画像データの送信対象となる宛先アドレス情報が解析され（Ｓ８５）、ＣＣアドレスやＢＣＣアドレスが存在するか否かが判断される。
【０１５４】
ＣＣアドレスやＢＣＣアドレスが存在しない場合は（Ｓ８６でＮｏ）、ＴＯアドレスとして指定された宛先に対する通常通りのメール送信処理が行なわれる（Ｓ８７）。
【０１５５】
一方、ＣＣアドレスやＢＣＣアドレスが存在する場合は（Ｓ８６でＹｅｓ）、ＴＯアドレスの指定先のユーザに対するメールが作成され、送信される（Ｓ８８）。すなわち、記載されているＣＣアドレスやＢＣＣアドレスが削除され、ＴＯアドレスの指定先のユーザにのみメールを送るようにヘッダ部が書換えられる。そして、ＴＯアドレスの指定先に対して当該メールを格納し、ＴＯアドレスの指定先からの引出しを待つ。なお、ステップＳ８８におけるメールの作成処理は、図４のステップＳ６５などに示される処理と同様であるため、ここでの詳細な説明は繰返さない。
【０１５６】
次に、ステップＳ８４で作成された画像ファイルが、ＨＤＤ４０５の所定領域（Ｗｅｂデータ格納部）に、Ｗｅｂデータとして登録される（Ｓ８９）。なお、この時点においては、ステップＳ８９で登録されるＷｅｂデータは閲覧不可能なディレクトリに登録されているため、Ｗｅｂ上で閲覧することはできない。
【０１５７】
デジタル複写機４００は、ステップＳ８８で格納された当該メールが、ＴＯアドレスの指定先のユーザから引出されたか否かを監視し（Ｓ９０）、引出されると（Ｓ９０でＹｅｓ）、ステップＳ８９で登録されたＷｅｂデータを閲覧可能なディレクトリに移行する。これによってＷｅｂデータは更新され（Ｓ９１）、Ｗｅｂ上で閲覧可能となる。
【０１５８】
ステップＳ９１でＷｅｂデータの更新が終了すると、ＣＣアドレスやＢＣＣアドレスの指定先のユーザ宛てに、Ｗｅｂデータである当該画像データの登録通知のためのメール（ＣＣ着信通知）が作成され、送信される（Ｓ９２）。
【０１５９】
さらに図２３は、図２２のステップＳ９２で行なわれるＣＣ，ＢＣＣ宛のメール作成および送信処理を示すフローチャートである。
【０１６０】
図２３を参照して、図２２のステップＳ８１で読取られた画像データの送信対象である宛先アドレス情報より、ＣＣアドレスおよびＢＣＣアドレス情報が抽出される（Ｓ１０１）。また、ステップＳ８８で作成されたメールの表題情報および画像データの情報を含む本文情報が抽出される（Ｓ１０２，Ｓ１０３）。
【０１６１】
各情報の抽出処理が終了すると、続いて、ＣＣ，ＢＣＣアドレスの指定先のユーザ宛メールが作成される（Ｓ１０４）。すなわち、抽出された宛先アドレス情報のうち、ＣＣアドレス情報、あるいはＢＣＣアドレス情報のうちの１つが電子メールのＴＯアドレスとして記載される。そして、表題（件名）として「ＣＣ着信通知」が付加され、抽出された表題情報が本文に記載される。なお、この表題情報には第１の実施の形態と同様に、登録されている本文情報へのリンクが張られている。
【０１６２】
このようにしてステップＳ１０４でメールが作成されると、ＴＯアドレスとして記載されている宛先に対して、作成されたＣＣ着信通知メールが送信される（Ｓ１０５）。
【０１６３】
そして、抽出された全てのＣＣ，ＢＣＣアドレスの指定先のユーザ宛てに電子メールを送信するために、メール作成処理（ステップＳ１０４）およびメール送信処理（ステップＳ１０５）が、未送信宛先がなくなるまで繰返し行なわれる（Ｓ１０６）。
【０１６４】
全ての抽出されたＣＣ，ＢＣＣアドレスの指定先のユーザ宛てにＣＣ着信通知メールが送信されると（Ｓ１０６でＮｏ）、上述のメール作成処理は終了する。
【０１６５】
なお上述のメール作成処理で作成されるＣＣ着信通知メールは、図９の表示画面に示されるメールと同様の構成であるため、ここで具体例を挙げての詳細な説明は繰返さない。
【０１６６】
上述の処理に従うと、デジタル複写機４００において、ＣＣアドレスあるいはＢＣＣアドレスとして指定された宛先に対しては、本文情報が送信されないため電子メールとしてのデータ量が減少する。特に、画像ファイル等が添付されている場合には、必要な送信数だけコピーされた画像ファイルがネットワーク上を行交うということがなくなるため、ネットワーク上の混雑が緩和される。しかも、デジタル複写機４００には画像ファイルとして本文情報が登録されるため、ＣＣ着信通知を受けたユーザは、自己のクライアント装置のメモリ容量が圧迫されることなく、必要であればその内容を閲覧することができる。
【０１６７】
なお、本実施の形態においてはデジタル複写機４００においてメール情報提供プログラムが実行される場合を示したが、デジタル複写機４００に限定されるわけではない。すなわち上述した通信機能を備えることができればクライアント装置の種類には依らない。
【０１６８】
なお、今回示した実施の形態においては、登録された本文情報が提供される例としてＷｅｂ上の電子掲示板を挙げたが、これに限定されるわけではない。すなわちデータ保存先のＵＲＬを記載する等、何らかの方法でＣＣ着信通知を受けたユーザが本文情報を閲覧できるものであればよい。
【０１６９】
なお、上記第１〜第３の実施の形態においては、いずれも本文情報は自装置内の格納部に登録されるようになっているが、本文情報を外部装置の格納部に登録し、ＣＣ，ＢＣＣ宛先に対して当該外部装置の格納部に登録された本文情報にアクセスするための情報を含んだ電子メールを送信するようにしてもよい。
【０１７０】
さらに、上述のメール情報提供方法を、プログラムとして提供することもできる。このようなプログラムは、コンピュータ読取り可能なプログラムである。
【０１７１】
プログラムは、コンピュータに付属するフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＲＯＭ、ＲＡＭおよびメモリカードなどの記録媒体にて記録させて、プログラム製品として提供することもできる。あるいは、コンピュータに内蔵するハードディスクなどの記録媒体にて記録させて、プログラムを提供することもできる。また、ネットワークを介したダウンロードによって、プログラムを提供することもできる。
【０１７２】
提供されるプログラム製品は、ハードディスクなどのプログラム格納部にインストールされて実行される。
【０１７３】
なお、プログラム製品は、プログラム自体と、プログラムが記録された記録媒体とを含む。
【０１７４】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【図面の簡単な説明】
【図１】 第１の実施の形態におけるメールシステムの構成を示す図である。
【図２】 図１に示されるメールサーバ１００の、第１の実施の形態における構成の具体例を示すブロック図である。
【図３】 図１に示されるクライアント装置２００Ａ〜Ｃの構成の具体例を示す図である。
【図４】 第１の実施の形態のメールサーバ１００におけるメール情報提供処理を表わすフローチャートである。
【図５】 図４のステップＳ６６で行なわれるＷｅｂデータの作成処理を表わすフローチャートである。
【図６】 図４のステップＳ６９で行なわれる、ＣＣ着信通知の作成および送信処理を表わすフローチャートである。
【図７】 第１の実施の形態におけるメールの具体例を示す図である。
【図８】 第１の実施の形態において、ＷｅｂデータがＷｅｂブラウザで表示される例を示した図である。
【図９】 ＣＣ着信通知を受信したクライアント装置２００における表示例を示した図である。
【図１０】 第２の実施の形態における、メールサーバ１００が行なうメール情報提供処理を表わすフローチャートである。
【図１１】 図１０のステップＳ５で行なわれるＷｅｂデータ作成処理を表わすフローチャートである。
【図１２】 図１０のステップＳ８で行なわれる、通知メールの作成および送信処理を表わすフローチャートである。
【図１３】 第２の実施の形態におけるメールの具体例を示す図である。
【図１４】 プロジェクトリストの具体例を示す図である。
【図１５】 第２の実施の形態における、プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板の具体例を示す図である。
【図１６】 メール情報提供処理で更新されたプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板の具体例を示す図である。
【図１７】 プロジェクトメンバーリストの具体例を示す図である。
【図１８】 電子掲示板の更新をプロジェクトメンバーに通知するためのメールの、クライアント装置２００における表示例を示した図である。
【図１９】 図１０に示されるメール情報提供処理によって提供されたメール情報を閲覧するためのメール閲覧処理を表わすフローチャートである。
【図２０】 第３の実施の形態におけるメール情報提供システムの構成を示す図である。
【図２１】 図２０に示されるデジタル複写機４００の構成を示すブロック図である。
【図２２】 第３の実施の形態のデジタル複写機４００におけるメール情報提供処理を表わすフローチャートである。
【図２３】 図２２のステップＳ９２で行なわれるＣＣ，ＢＣＣ宛のメール作成および送信処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１００，１００Ａ，１００Ｂ メールサーバ、１１１ メールサーバのＣＰＵ、１１２ メールサーバの通信Ｉ／Ｆ、１１３ メールサーバのＲＯＭ、１１４メールサーバのＲＡＭ、１１５ メールサーバのＨＤＤ、２００，２００Ａ，２００Ｂ，２００Ｃ クライアント装置、２０１ クライアント装置の制御部、２０２ 通信部、２０３ 入力部、２０４ 表示部、２０５ 記憶部、３００，３００Ａ，３００Ｂ ネットワーク、４００ デジタル複写機、４０１ デジタル複写機のＣＰＵ、４０２ デジタル複写機の通信Ｉ／Ｆ、４０３ デジタル複写機のＲＯＭ、４０４ デジタル複写機のＲＡＭ、４０５ デジタル複写機のＨＤＤ、４０６ 画像読取部、４０７ 印刷部、４０８ 操作パネル部。
【発明の属する技術分野】
この発明はメール情報提供装置、メール情報提供方法、およびメール情報提供プログラムに関し、特に、適切な電子メールの共有化を行なうことのできるメール情報提供装置、メール情報提供方法、およびメール情報提供プログラムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
昨今のインターネットの普及に伴ない、業務における情報伝達手段として、電子メールによる情報伝達が一般化している。
【０００３】
電子メールを活用して情報伝達を行なう際、一人の相手（ＴＯ宛先）に文書やファイルを送ることもできるが、同報宛先（ＣＣ；Carbon CopyやＢＣＣ；Blind Carbon Copy）として、複数の相手に送ることもできる。業務における情報伝達の際には、参考程度の意味合いで部や課などの単位を構成するメンバー全員に対して電子メールを同報送信し、情報を共有する場合が多くある。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述の複数の相手に対して電子メールが送信された場合において、ＴＯ宛先の相手よりも、同報宛先の相手が先に電子メールの内容を知る場合が発生する。すなわち、本来の情報伝達相手であるＴＯ宛先の相手よりも先に、参考程度の意味合いで送信された同報宛先の相手が先に電子メールの内容を知る場合もある。このような場合において、ＴＯ宛先の相手が当該電子メールの内容を把握しているものとして、同報宛先の相手が業務を進めたり、当該電子メールの返信を行なったりすることがある。このような情報伝達の順序の混乱により、様々な業務上の弊害が発生するという問題がある。
【０００５】
このような問題に鑑み、本発明においては、より適切な情報の共有化を行なうことができるメール情報提供装置、メール情報提供方法、およびメール情報提供プログラムを提供することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明のある局面に従うと、メール情報提供装置は、電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスが指定されている場合、電子メールから、指定されたＴＯアドレスおよび指定されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスを抽出するアドレス抽出手段と、電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出手段と、抽出されたＴＯアドレスに、本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信手段と、抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録手段と、抽出されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスに、本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、第１の電子メールを送信した後に送信する第２の送信手段とを備える。
【０００７】
また上述の登録手段は、第１の電子メールを送信した後に、抽出された本文情報を所定の格納先に登録することが望ましい。
【０００８】
本発明の他の局面に従うと、メール情報提供装置は、所定のユーザから構成されるグループの情報を格納する格納手段と、電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にグループの情報が指定されている場合、電子メールからＴＯアドレスを抽出するアドレス抽出手段と、電子メールから指定されたグループの情報を抽出するグループ抽出手段と、電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出手段と、抽出されたＴＯアドレスに、本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信手段と、抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録手段と、抽出されたグループを構成するユーザに、本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、第１の電子メールを送信した後に送信する第２の送信手段とを備える。
【０００９】
また本発明の他の局面に従うと、メール情報提供方法は、電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスが指定されている場合、電子メールから、指定されたＴＯアドレスおよび指定されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスを抽出するアドレス抽出ステップと、電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出ステップと、抽出されたＴＯアドレスに、本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信ステップと、抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録ステップと、抽出されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスに、本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、第１の電子メールを送信した後に送信する第２の送信ステップとを備える。
【００１０】
また本発明の他の局面に従うと、メール情報提供方法は、所定のユーザから構成されるグループの情報を格納する格納ステップと、電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にグループの情報が指定されている場合、電子メールからＴＯアドレスを抽出するアドレス抽出ステップと、電子メールから指定されたグループの情報を抽出するグループ抽出ステップと、電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出ステップと、抽出されたＴＯアドレスに、本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信ステップと、抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録ステップと、抽出されたグループを構成するユーザに、本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、第１の電子メールを送信した後に送信する第２の送信ステップとを備える。
【００１１】
また本発明の他の局面に従うと、メール情報提供プログラムは、電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスが指定されている場合、電子メールから、指定されたＴＯアドレスおよび指定されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスを抽出するアドレス抽出ステップと、電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出ステップと、抽出されたＴＯアドレスに、本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信ステップと、抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録ステップと、抽出されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスに、本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、第１の電子メールを送信した後に送信する第２の送信ステップとをコンピュータに実現させる。
【００１２】
また上述の登録ステップは、第１の電子メールを送信した後に、抽出された本文情報を所定の格納先に登録することが望ましい。
【００１３】
また本発明の他の局面に従うと、メール情報提供プログラムは、所定のユーザから構成されるグループの情報を格納する格納ステップと、電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にグループの情報が指定されている場合、電子メールからＴＯアドレスを抽出するアドレス抽出ステップと、電子メールから指定されたグループの情報を抽出するグループ抽出ステップと、電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出ステップと、抽出されたＴＯアドレスに、本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信ステップと、抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録ステップと、抽出されたグループを構成するユーザに、本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、第１の電子メールを送信した後に送信する第２の送信ステップとをコンピュータに実現させる。
【００１４】
本発明の他の局面に従うと、記録媒体はコンピュータ読取可能な記録媒体であって、上述のメール情報提供プログラムを記録する。
【００１５】
【発明の実施の形態】
以下に、図面を参照しつつ、本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。
【００１６】
［第１の実施の形態］
図１は、第１の実施の形態におけるメールシステムの構成を示す図である。
【００１７】
図１を参照して、本実施の形態におけるメールシステムは、メールサーバ１００Ａ，Ｂと、クライアント装置２００Ａ，Ｂ，Ｃと、これらを接続するネットワーク３００Ａ，Ｂおよびインターネットとにより構成される。メールの送受信は、各クライアント装置２００間において、インターネット、あるいはネットワーク３００Ａ，Ｂ上において、所定のプロトコルに基づいて行なわれる。
【００１８】
メールサーバ１００は、ネットワーク３００を介して複数のクライアント装置２００との通信が可能となっており、各クライアント装置２００に対してメールの収集と配布のサービスを行なう。なお、メールサーバ１００は、自分の属するネットワーク３００内のクライアント装置２００に限られず他のネットワーク３００のクライアント装置２００への電子メールを送信するＳＭＴＰ（simple mail transfer protocol）サーバや、ユーザからの受信要求に対応するＰＯＰ（post office protocol）３サーバ、ＩＭＡＰ（internet messaging access protocol）４サーバなどの機能も兼ねている。
【００１９】
ネットワーク３００は、たとえばイーサネット（登録商標）、トークンリング、ＦＤＤＩ（fiber distributed data interface）などのＬＡＮ（local area network）であってもよいし、いくつかのＬＡＮ同士を接続したＷＡＮ（wide area network）であってもよい。また、有線、無線の別を問わない。
【００２０】
図２は、図１に示されるメールサーバ１００の、第１の実施の形態における構成を示すブロック図である。
【００２１】
図２を参照して、メールサーバ１００は、ＣＰＵ（central processing unit）１１１と、ＲＯＭ（read only memory）１１３と、ＲＡＭ（random access memory）１１４と、通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）１１２と、ＨＤＤ（hard disk drive）１１５とを含む。
【００２２】
ＣＰＵ１１１は、メールサーバ１００の全体制御を行なう。
ＲＯＭ１１３は不揮発性の記憶装置であり、ＣＰＵ１１１が実行するプログラムを格納する。
【００２３】
ＲＡＭ１１４は、書換え可能な記録装置であり、ＣＰＵ１１１が処理を実行するために必要な作業領域等に使用される。
【００２４】
通信Ｉ／Ｆ１１２は、外部との通信を行なうためのインタフェースであり、メールサーバ１００は、これを介してネットワーク３００やインターネット経由でクライアント装置２００などの他の機器との通信を行なう。
【００２５】
ＨＤＤ１１５は、大容量記憶装置であり、メール情報提供プログラムなどのアプリケーションソフトおよび各種データ等を記憶する。
【００２６】
ＨＤＤ１１５の所定の領域には、メールデータを格納するメールデータ格納部とＷｅｂデータおよび個人情報を格納するＷｅｂデータ格納部とが設けられている。なお、ＨＤＤ１１５に記憶されているメール情報提供プログラムのソフトウェア構成としては、メールを作成するメール作成部と、メールの送信要求を行なうメール送信要求部と、アドレス情報を解析するデータ解析部と、Ｗｅｂデータ等を作成するデータ作成部とが含まれる。
【００２７】
図３は、図１に示されるクライアント装置２００Ａ〜Ｃの構成の具体例を示す図である。図３に示されるクライアント装置２００は、上記のクライアント装置２００Ａ〜Ｃの内の１つを代表として示すものである。なお、図３に示されるクライアント装置２００の構成は一般的なパーソナルコンピュータの構成であり、図３に示される以外の構成要素を含んでいても構わない。
【００２８】
図３を参照して、クライアント装置２００は、制御部２０１と、通信部２０２と、入力部２０３と、表示部２０４と、記憶部２０５とを含む。
【００２９】
制御部２０１は、クライアント装置２００全体の制御を行なう。
通信部２０２は、ネットワーク３００を介して、メールサーバ１００などと通信を行なう。
【００３０】
入力部２０３は、マウスやキーボードなどから構成され、ユーザの入力手段を実現する。
【００３１】
表示部２０４は、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube；陰極線管）表示装置や液晶ディスプレイなどから構成され、各種情報の表示を行なう。
【００３２】
記憶部２０５は、ＦＤＤ（フレキシブルディスクドライブ）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）、ＲＡＭ（Random Access Memory）およびＲＯＭ（Read Only Memory）などから構成され、制御部２０１で実行されるプログラムや、各種の情報などを記憶する。
【００３３】
次に、図２に示したメールサーバ１００においてメール情報の提供が行なわれる際の動作について説明する。
【００３４】
図４は、本実施の形態のメールサーバ１００におけるメール情報提供処理を表わすフローチャートである。なお、この処理はＣＰＵ１１１がＲＯＭ１１３に格納されているプログラムを実行することにより達成される。
【００３５】
図４を参照して、メールサーバ１００のＣＰＵ１１１は、メールが受信されると（Ｓ６１でＹｅｓ）、受信されたメールの宛先アドレス情報の解析を行なう（Ｓ６２）。すなわち、メールのヘッダ部の情報が解析され、ＴＯアドレス、ＣＣアドレス、およびＢＣＣアドレスが記載されているか否かが判断される。
【００３６】
その結果、ＴＯアドレス以外にＣＣアドレスやＢＣＣアドレス等の宛先アドレスの記載がないと判断された場合は（Ｓ６３でＮｏ）、通常通りＴＯアドレスの指定先に対してメールが送信される（Ｓ６４）。そして、処理が終了する。
【００３７】
一方、ＴＯアドレス以外にもＣＣアドレスやＢＣＣアドレス等の宛先アドレスの記載があると判断された場合は(Ｓ６３でＹｅｓ)、ＴＯアドレス指定先へのメールの作成および送信処理が行なわれる（Ｓ６５）。すなわち、記載されているＣＣアドレスやＢＣＣアドレスが削除され、ＴＯアドレスの指定先にのみメールを送るようにヘッダ部が書換えられる。そして、ＴＯアドレスの指定先に対して当該メールを格納し、ＴＯアドレスの指定先からの引出しを待つ。
【００３８】
次に、ＣＣアドレスやＢＣＣアドレスに対して、当該メールの内容を電子掲示板で閲覧させるためのＷｅｂデータが作成される（Ｓ６６）。作成されたＷｅｂデータはメールサーバ１００のＨＤＤ１１５の所定の領域（Ｗｅｂデータ格納部）に登録される。なお、ステップＳ６６で行なわれるＷｅｂデータの作成処理については、後にフローチャートを挙げて詳細な説明を行なう。
【００３９】
なお、この時点においては、ステップＳ６６で作成されたＷｅｂデータは閲覧不可能なディレクトリに登録されているため、Ｗｅｂ上で閲覧することはできない。
【００４０】
サーバ１００は、ステップＳ６５で格納された当該メールが、ＴＯアドレスの指定先のユーザから引出されたか否かを監視し（Ｓ６７）、引出されると（Ｓ６７でＹｅｓ）、ステップＳ６６で作成されたＷｅｂデータを閲覧可能なディレクトリに移行する。これによってＷｅｂデータは更新され（Ｓ６８）、Ｗｅｂ上で閲覧可能となる。
【００４１】
ステップＳ６８でＷｅｂデータの更新が終了すると、ＣＣアドレスやＢＣＣアドレスの指定先のユーザ宛てに、Ｗｅｂデータの登録通知のための電子メール（以下、「ＣＣ着信通知」という）が作成され、送信される（Ｓ６９）。なお、ステップＳ６９におけるＣＣ着信通知の作成および送信処理については、後にフローチャートを挙げ、詳細な説明を行なう。
【００４２】
上述の送信処理が終了すると、メールサーバ１００におけるメール情報提供処理が終了する。
【００４３】
さらに図５に、図４のステップＳ６６で行なわれるＷｅｂデータの作成処理についてフローチャートを示す。
【００４４】
図５を参照して、ＣＰＵ１１１において、電子メールの宛先アドレスの抽出処理が行なわれる（Ｓ７１）。すなわち、電子メール中のヘッダ部の「ＴＯ：」「ＣＣ：」「ＢＣＣ：」の文字列が検索され、その検索された各文字列に続いて記載された内容（文字列）が宛先アドレス情報として抽出される。
【００４５】
引続いて、メールのヘッダ部から、文字列「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」を検索することで、当該項目に記載されている内容を表題情報として抽出する（Ｓ７２）。
【００４６】
次に、メールのヘッダ部から、文字列「Ｒｅｃｅｉｖｅｄ：」を検出し、当該項目に記載されている受信日時情報を抽出する（Ｓ７３）。
【００４７】
さらに、メールの本文情報をｂｏｕｄａｒｙｓｔｒｉｎｇおよびＣｏｎｔｅｎｓ−Ｔｙｐｅの内容に応じて抽出する（Ｓ７４）。また、当該メールに添付ファイル情報がある場合には、同様にして抽出してもよい。
【００４８】
そして、ステップＳ７２〜７４で抽出された情報は、ＨＤＤ１１５の所定の領域（Ｗｅｂデータ格納部）に一時的に保存される（Ｓ７６）。保存に際しては、Ｗｅｂブラウザで適切に表示されるように所定のフォーマットが用意され、それに従って所定欄に順次データが書込まれる（Ｓ７５）。所定のフォーマットは例えばＨＴＭＬ形式のものであり、ＨＤＤ１１５内に予め用意されている。
【００４９】
上述の処理で、Ｗｅｂデータの作成処理が完了する。
さらに図４のステップＳ６９で行なわれる、ＣＣおよびＢＣＣアドレスの指定先のユーザに対して行なわれるＣＣ着信通知の作成および送信処理を、図６のフローチャートに示す。ここで、ステップＳ８１の宛先アドレス情報抽出処理、ステップＳ８２の表題情報抽出処理、およびステップＳ８３の受信日時情報抽出処理は、図５で示した各抽出処理（ステップＳ７１、ステップＳ７２、およびステップＳ７３）とその処理内容は同様である。
【００５０】
すなわち、ステップＳ８１で、当該メール中のヘッダ部の「ＴＯ：」「ＣＣ：」「ＢＣＣ：」の文字列が検索され、その検索された各文字列に続く文字列が宛先アドレス情報として抽出される。次に、ステップＳ８２で、ヘッダ部の「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」の文字列が検索され、その文字列に続く文字列が表題情報として抽出される。そして、ステップＳ８３で、ヘッダ部の「Ｒｅｃｅｉｖｅｄ：」の文字列が検索され、その文字列に続く文字列が受信日時情報として抽出される。
【００５１】
各情報の抽出処理が終了すると、続いて、ＣＣあるいはＢＣＣ宛先のＣＣ着信通知メールの作成処理が行なわれる（Ｓ８４）。すなわち、抽出された宛先アドレス情報のうち、ＣＣアドレス情報、あるいはＢＣＣアドレス情報のうちの１つがＣＣ着信通知メールのＴＯアドレスとして記載される。そして、表題（件名）として「ＣＣ着信通知」が付加され、抽出された表題情報および受信日時情報が本文に記載される。
【００５２】
このようにしてＣＣ着信通知メールが作成されると、ＴＯアドレスの指定先のユーザに対して送信される（Ｓ８５）。そして、抽出された全てのＣＣ、あるいはＢＣＣアドレス宛てに電子メールを送信するために、メール作成処理（ステップＳ８４）およびメール送信処理（ステップＳ８５）が、未送信宛先がなくなるまで繰返し行なわれる（Ｓ８６）。全ての抽出されたＣＣ、ＢＣＣアドレスの指定先のユーザにＣＣ着信通知メールが送信されると（ステップＳ８６でＮｏ）、上述のＣＣ着信通知メールの作成および送信処理を終了する。
【００５３】
さらに以下に、具体例を挙げ、上述のメール情報提供処理について詳細な説明を行なう。
【００５４】
図７は、第１の実施の形態におけるメールの具体例を示す図である。図７に示されるメールは、一般的な電子メールの構成であり、ヘッダ部にＴＯアドレス（Tanaka）、表題（部品不具合）、およびＣＣアドレス（Yamamoto,Terada,Iida,Mori）と、メール本文に関する情報とを含む。
【００５５】
図７に示されるメールを受信したメールサーバ１００では、図５のステップＳ７１でＣＰＵ１１において、ヘッダ部にあるＴＯアドレス（Tanaka）およびＣＣアドレス（Yamamoto,Terada,Iida,Mori）が抽出される。
【００５６】
また図５のステップＳ７２で、図７に示される当該メールより、表題情報として表題（部品不具合）が抽出される。
【００５７】
さらに図５のステップＳ７３で、図７には示されない、当該メールの受信日時情報が抽出される。
【００５８】
またさらに図５のステップＳ７４では、図７には具体的内容が示されない本文情報が抽出される。
【００５９】
上述の抽出された情報に基づいて、図５のステップＳ７５では、Ｗｅｂデータが作成される。
【００６０】
図８は、本実施の形態において、ＷｅｂデータがＷｅｂブラウザで表示される例を示した図である。図８の画面表示に示される電子掲示板のＷｅｂデータは、当該メールのＴＯアドレスの指定先のユーザ（Tanaka）が当該メールを引出した後に作成される。
【００６１】
図８を参照して、図５に示されるＷｅｂデータ作成処理によって作成されたＷｅｂデータは、例えば、「ＣＣ着信メール一覧」というタイトルの下、当該メールから抽出された表題（部品不具合）、受信日時、宛先アドレス（Yamamoto,Terada,Iida,Mori）、本文情報が表示される。また、以前に受信されたメールも、新着のものから順に表示される。ＣＣアドレス、あるいはＢＣＣアドレスとして指定されたユーザは、ＣＣ着信通知を受けると、図８に示される「ＣＣ着信メール一覧」をＷｅｂ上の電子掲示板で閲覧することができる。
【００６２】
また図９は、ＣＣ着信通知を受信したクライアント装置２００における表示例を示した図である。図９の表示画面に示されるＣＣ着信通知メールは、図６に示される処理によって作成され、当該メールのＴＯアドレスの指定先のユーザ（Tanaka）が当該メールを引出した後に作成および送信される。
【００６３】
図９に示される表示画面は、ＣＣアドレスとして指定されたユーザ（Yamamoto）が、送信者であるサーバ１００（Server-X）からＣＣ着信通知について送信されたメールであることを示しており、本文には表題（部品不具合）および受信日時（０１／０２／２１の１０：５０）が記されている。
【００６４】
上述のメールシステムが、上述のメール情報提供方法を実現することで、従来では同報送信を行なうことで共有されていた電子メールを、電子掲示板上で容易に共有することができる。これにより、従来、同報送信で大量に送信されていた電子メールの量を大幅に削減することができる。
【００６５】
さらに電子メールのＴＯアドレスの指定先のユーザが、当該電子メールをサーバから引出した後に、ＣＣ，ＢＣＣアドレスに指定先のユーザ間で電子メールが共有される。これにより、ＴＯアドレスの指定先のユーザよりも先にＣＣ，ＢＣＣアドレスの指定先のユーザが当該電子メールの内容を知り、ＴＯアドレスの指定先のユーザがその内容を知っているものとして業務をすすめるなどによって発生する情報伝達の順序の混乱による弊害を防ぐことができる。
【００６６】
［第２の実施の形態］
第２の実施の形態における、メールシステムの構成は、図１に示される第１の実施の形態におけるメールシステムの構成と同様であるため、ここでの説明は繰返さない。
【００６７】
図１０に、第２の実施の形態における、上述のメールシステムのメールサーバ１００が行なうメール情報提供処理について、フローチャートを示す。なお、この処理はＣＰＵ１１１がＲＯＭ１１３に格納されているプログラムを実行することにより達成される。
【００６８】
図１０を参照して、メールサーバ１００のＣＰＵ１１１は、メールが受信されると（Ｓ１でＹｅｓ）、データ解析部で、当該メールの本文とヘッダ部とを分離して、ヘッダ情報の解析が行なわれる（Ｓ２）。
【００６９】
ステップＳ２において分離されたヘッダ部から、ＴＯアドレスおよびプロジェクト情報が読出される。プロジェクト情報については、後に具体例を挙げて詳細な説明を行なう。
【００７０】
続いてステップＳ２でメールのヘッダ部より取出されたＴＯアドレスの指定先のユーザに対して当該メールを格納し、ＴＯアドレスの指定先のユーザからの引出しを待つ（Ｓ３）。
【００７１】
ステップＳ２で解析された当該メールのヘッダ部に、プロジェクト情報が含まれない場合（Ｓ４でＮｏ）、以上で通常のメール送信処理を終了する。
【００７２】
ステップＳ２で解析された当該メールのヘッダ部に、プロジェクト情報が含まれる場合（Ｓ４でＹｅｓ）、当該プロジェクトのＷｅｂデータが作成される（Ｓ５）。作成されたＷｅｂデータはメールサーバ１００のＨＤＤ１１５の所定の領域（Ｗｅｂデータ格納部）に登録される。なお、ステップＳ５で行なわれるＷｅｂデータ作成処理については、後にフローチャートを挙げて詳細な説明を行なう。
【００７３】
なお、この時点においては、ステップＳ６６で作成されたＷｅｂデータは閲覧不可能なディレクトリに登録されているため、Ｗｅｂ上で閲覧することはできない。
【００７４】
サーバ１００は、ステップＳ６５で格納された当該メールが、ＴＯアドレスの指定先のユーザから引出されたか否かを監視し（Ｓ６）、引出されると（Ｓ６でＹｅｓ）、ステップＳ５で作成されたＷｅｂデータを閲覧可能なディレクトリに移行する。これによってＷｅｂデータは更新され（Ｓ７）、Ｗｅｂ上で閲覧可能となる。
【００７５】
さらに、プロジェクトが指定されたメールに基づいて作成されたＷｅｂデータがメールサーバ１００に登録したことをプロジェクトメンバーに通知するためのメール（以下、「通知メール」という）が作成され、プロジェクトメンバーに対して送信される（Ｓ８）。
【００７６】
なお、ステップＳ８における通知メールの作成および送信処理については、後にフローチャートを示して詳細な説明を行なう。
【００７７】
上述の送信処理が終了すると、メールサーバ１００におけるメール情報提供処理が終了する。
【００７８】
次に図１１に、図１０のステップＳ５で行なわれるＷｅｂデータ作成処理についてフローチャートを示す。
【００７９】
図１１を参照して、ＣＰＵ１１１において、受信したメールのヘッダ部からプロジェクト名を読出す（Ｓ１１）。
【００８０】
引続いて、メールのヘッダ部から、文字列「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」を検索することで、当該項目に記載されている内容を表題情報として抽出する（Ｓ１２）。
【００８１】
次に、メールのヘッダ部から、文字列「Ｒｅｃｅｉｖｅｄ：」を検出し、当該項目に記載されている受信日時情報を抽出する（Ｓ１３）。
【００８２】
さらに、メールの本文情報をｂｏｕｄａｒｙｓｔｒｉｎｇおよびＣｏｎｔｅｎｓ−Ｔｙｐｅの内容に応じて抽出する（Ｓ１４）。また、当該メールに添付ファイル情報がある場合には、同様にして抽出してもよい。
【００８３】
ステップＳ１１で読出されたプロジェクト名から、当該プロジェクトのＷｅｂデータを、ＨＤＤ１１５の所定の領域（Ｗｅｂデータ格納部）より読込み（Ｓ１５）、上述のステップＳ１２〜Ｓ１４で抽出されたメールの表題、受信日時および本文情報を、ステップＳ１５で読込んだＷｅｂデータに追記する（Ｓ１６）。
【００８４】
ステップＳ１６で追記されたＷｅｂデータは、閲覧不可能なＨＤＤ１１５の所定の領域に一時的に保存される（Ｓ１７）。
【００８５】
上述の処理で、Ｗｅｂデータの作成処理が完了する。
さらに、図１０のステップＳ８で行なわれる、プロジェクトメンバーに対する通知メールの作成および送信処理を、図１２のフローチャートに示す。
【００８６】
図１２を参照して、ＣＰＵ１１１は、受信したメールのヘッダ部から読出したプロジェクト名に基づいて、当該プロジェクトメンバーのアドレス情報を読出す（Ｓ２１）。
【００８７】
続いて、受信したメールの表題情報および受信日時情報を抽出する（Ｓ２２，２３）。ステップＳ２２およびＳ２３における抽出処理は、図１１のステップＳ１２およびＳ１３における抽出処理と同様であるため、ここでの詳細な説明は繰返さない。
【００８８】
各情報の抽出処理が終了すると、続いて、当該プロジェクトメンバーに対する通知メールが作成される（Ｓ２４）。すなわち、ステップＳ２１で読出されたプロジェクトメンバーのアドレス情報の内の１つがＴＯアドレスとされ、表題として「プロジェクトメール着信通知」が付加された通知メールが作成される。また通知メールの本文には、ステップＳ２２およびＳ２３で抽出された表題情報と受信日時情報とが付加される。
【００８９】
このようにして通知メールが作成されると、ＴＯアドレスの指定先のユーザに対して送信される（Ｓ２５）。そして、読出された当該プロジェクトメンバー全てのアドレス宛てに通知メールを送信するために、メール作成処理（ステップＳ２４）およびメール送信処理（ステップＳ２５）が、未送信宛先がなくなるまで繰返し行なわれる（Ｓ２６）。全ての読出された当該プロジェクトメンバーに通知メールが送信されると（ステップＳ２６でＮｏ）、上述の通知メールの作成および送信処理を終了する。
【００９０】
上述の処理で作成されたプロジェクトメール着信通知メールを受信することで、プロジェクトメンバーは、当該プロジェクト宛てに送信されたメールが当該プロジェクトの電子掲示板に掲示されたことを知ることができる。
【００９１】
さらに以下に、具体例を挙げ、上述のメール情報提供処理について詳細な説明を行なう。
【００９２】
図１３は、第２の実施の形態におけるメールの具体例を示す図である。
図１３を参照して、本実施の形態におけるメールは、ヘッダ部にＴＯアドレス（Tanaka）、表題（部品不具合）、およびプロジェクト名（ProjectX）と、メール本文に関する情報とを含む。
【００９３】
ユーザは、クライアント装置２００の入力部２０３より、図１３に示される各欄の情報を入力し、メールを送信する。
【００９４】
図１３に示されるメールを受信したメールサーバ１００では、図１０のステップＳ２においてヘッダ部が解析される。
【００９５】
また図１０のステップＳ３においては、解析されたＴＯアドレスの指定先（Tanaka）へメールを送信するための処理がなされる。
【００９６】
また、当該メールのヘッダ部に、プロジェクト情報が含まれている場合は、図１１に示されるＷｅｂデータ作成処理が行なわれる。図１１のステップＳ１１〜１４においては、図１３に示されるメールのヘッダ部より、プロジェクト名（ProjectX）、表題情報（部品不具合）、および受信日時情報と、本文情報とが抽出される。
【００９７】
さらに図１１のステップＳ１５では、抽出されたプロジェクト名（ProjectX）に基づいて、プロジェクトリストから当該プロジェクト（ProjectX）のデータが取得され、ＨＤＤ１１５より該当するプロジェクト（ProjectX）のＷｅｂデータが読出される。
【００９８】
図１４は、プロジェクトリストの具体例を示す図である。図１４に示されるプロジェクトリストは、メールサーバ１００のＨＤＤ１１５の所定の領域に記憶されている。図１４では、プロジェクト（ProjectX）に係るプロジェクトリストを示している。
【００９９】
図１４を参照して、プロジェクトリストは、プロジェクトに関する情報を記憶する。具体的には、プロジェクト毎の、プロジェクト名、プロジェクト番号、および電子掲示板のアドレスなどの、プロジェクト（ProjectX）を特定する情報を含む。なお、ここでいうプロジェクトは、メールサーバ１００が管理する電子掲示板を共有する、特定のメンバーから構成されるグループをいう。
【０１００】
図１１のステップＳ１１で読出されたプロジェクト名（ProjectX）より、図１１のステップＳ１５においては、図１４に示されるプロジェクトリストから、当該プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板のアドレスを取得する。
【０１０１】
取得された当該プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板のアドレスから、ＨＤＤ１１５の所定の領域より、プロジェクト（ProjectX）のＷｅｂデータが読込まれる。
【０１０２】
図１５は、第２の実施の形態における、プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板の具体例を示す図である。図１５に示される電子掲示板は、図１３に示されるメールが掲示される以前の電子掲示板であり、その時点以前でメール情報提供処理が行なわれたメール（表題；製品マニュアル）が掲示されている。
【０１０３】
図１５を参照して、電子掲示板には、プロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーが閲覧できるメールの表題、受信日時、およびメール本文などが掲示される。
【０１０４】
ＨＤＤ１１５の所定の領域に格納されているプロジェクト（ProjectX）のＷｅｂデータは、図１５に示されるプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板をＨＴＭＬ形式などで表現した情報であり、ここでの具体例は図示しない。
【０１０５】
図１１のステップＳ１６では、図１３に示されるメールの表題、受信日時、および本文が、図１５に示されるプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板に追加されて掲示されるように、図１１のステップＳ１５で読出されたプロジェクト（ProjectX）のＷｅｂデータに対して、ＨＴＭＬ形式などでメールの表題、受信日時、および本文が追記される。追記されたＷｅｂデータは、図１１のステップＳ１７で、ＨＤＤ１１５の所定の領域に一時的に保存される。
【０１０６】
図１３に示されるメールが送信されたＴＯアドレスの指定先のプロジェクトメンバー（Tanaka）が、当該メールを受信する場合には、クライアント装置２００の入力部２０３などから指示し、メールサーバ１００から当該メールを引出す。図１０のステップＳ７では、メールサーバ１００が、ステップＳ６でＴＯアドレスの指定先のプロジェクトメンバー（Tanaka）から当該メールが引出されると、図１０のステップＳ５で作成され、一時的に保存されたプロジェクト（ProjectX）のＷｅｂデータが、更新前のＷｅｂデータと置換えられる。Ｗｅｂデータが、更新されたＷｅｂデータに置換えられることで、図１５に示されたプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板が、図１３に示されるメールを掲示した新しい電子掲示板に更新される。
【０１０７】
図１６は、上述のメール情報提供処理で更新されたプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板の具体例を示す図である。
【０１０８】
図１６を参照して、上述の図１０のステップＳ７での置換え処理が行なわれて更新されることによって、プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板には、図１０のステップＳ１で受信した、図１３に示されるメール（表題；部品不具合）などが、図１５に示される先の電子掲示板の内容に追加されて掲示されている。
【０１０９】
また、図１６で示される電子掲示板に追加されたメールは、図１０のステップＳ６で、ＴＯアドレスの指定先のプロジェクトメンバー（Tanaka）がメールをメールサーバ１００から引出した後に掲示される。また、メールサーバ１００が開封確認を行なう装置を備える場合は、開封確認をした後に図１０のステップＳ７の処理を行なうことで、プロジェクトメンバー（Tanaka）がメールを開封した後に掲示することもできる。
【０１１０】
さらに、図１０のステップＳ８では、ステップＳ７で図１５に示されるプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板が図１６に示される如く更新されたことをプロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーに通知するための通知メールが作成され、送信される。
【０１１１】
図１２のステップＳ２１では、ＣＰ１１１は、プロジェクトメンバーリストから、当該プロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーの情報を抽出する。
【０１１２】
図１７は、プロジェクトメンバーリストの具体例を示す図である。図１７に示されるプロジェクトメンバーリストは、ＨＤＤ１１５の所定の領域に記憶されている。図１７では、プロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーに関するプロジェクトメンバーリストを示している。
【０１１３】
図１７を参照して、プロジェクトメンバーリストは、プロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバー毎のメンバー名、メンバーＩＤ、メールアドレスおよびパスワードを記憶する。また、上述の情報以外の、プロジェクト（ProjectX）に所属するプロジェクトメンバーを特定する情報が記憶されていてもよい。
【０１１４】
図１２のステップＳ２１において、ＣＰＵ１１１は図１７に示される当該プロジェクト（ProjectX）のプロジェクトメンバーリストからプロジェクト（ProjectX）に所属するプロジェクトメンバーのメールアドレス情報を抽出する。
【０１１５】
さらに図１２のステップＳ２２およびＳ２３で抽出した当該メールの表題情報および受信日時情報に基づいて、図１２のステップＳ２４で、プロジェクト（ProjectX）に所属するプロジェクトメンバーに対する通知メールが作成される。
【０１１６】
図１８は、電子掲示板の更新をプロジェクトメンバーに通知するためのメールの、クライアント装置２００における表示例を示した図である。図１８の表示画面に示されるメールを受信したプロジェクトメンバーは、プロジェクト名が付加されたメール（プロジェクトメール）が、電子掲示板に新たに掲示されたことを知る。
【０１１７】
図１８の表示画面に示されたメールには、図１０のステップＳ１で受信した、メールの表題情報および受信日時情報が記載される。
【０１１８】
図１８に示される表示画面において、例えば、表題にリンクが張られており、登録された本文情報にアクセスするための情報、そこをクリックすることで図１６に示される電子掲示板を閲覧することができてもよい。
【０１１９】
図１８の表示画面に示されるメールを受信したプロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーは、以下に示されるメール閲覧処理を行なうことで、図１６に示されるプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板を閲覧することができる。
【０１２０】
図１９に、図１０に示されるメール情報提供処理によって提供されたメール情報を閲覧するためのメール閲覧処理について、フローチャートを示す。サーバ１００において図１９に示される処理が行なわれることで、プロジェクトメンバーはクライアント装置２００で電子掲示板を閲覧することができる。
【０１２１】
図１９を参照して、メールサーバ１００は、プロジェクトメンバーのクライアント装置２００より、ネットワーク３００を介してログイン情報を受信する（Ｓ３１）。
【０１２２】
ログイン情報をメールサーバ１００に送信するために、プロジェクトメンバーはクライアント装置２００でログイン画面にアクセスする。クライアント装置２００の表示部２０４に表示されるログイン画面に従って、プロジェクトメンバーは、入力部２０３などからログイン情報を入力する。
【０１２３】
さらにステップＳ３１で受信したログイン情報が解析される（Ｓ３２）。
続いてステップＳ３２で解析されたログイン情報に基づいて、プロジェクトメンバーの認証処理が行なわれる（Ｓ３３）。
【０１２４】
受信した情報より、プロジェクトメンバーであると認証されると（Ｓ３３でＹｅｓ）、ＣＰＵ１１１は、当該プロジェクトをプロジェクトメンバーリストから読出す（Ｓ３４）。ステップＳ３４では、認証されたプロジェクトメンバーのＩＤに基づき、当該プロジェクトメンバーの所属するプロジェクトをプロジェクトメンバーリストから読出す。さらに読出されたプロジェクトに基づき、プロジェクトリストから当該プロジェクトを特定する情報を読出す。
【０１２５】
続いてＣＰＵ１１１は、当該プロジェクトのＷｅｂデータを、ＨＤＤ１１５より読出す（Ｓ３５）。ステップＳ３５で読出されたＷｅｂデータに基づく当該プロジェクトの電子掲示板が、クライアント装置２００の表示部２０４に表示される（Ｓ３６）。
【０１２６】
サーバ１００において、上述の閲覧処理が行なわれることで、プロジェクトメンバーは、当該プロジェクトの電子掲示板を閲覧することができる。
【０１２７】
さらに以下に具体例を挙げ、図１９に示される閲覧処理について、詳細な説明を行なう。以下の具体例においては、プロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーが、プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板を閲覧する場合についての具体例を示す。
【０１２８】
所属するプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板の閲覧を行なうプロジェクトメンバーが、クライアント装置２００の入力部２０３より、プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板を閲覧するために予め割振られているアドレスをブラウザに入力することで、ここには図示されないログイン画面が、表示部２０４に表示される。割振られているアドレスは、ログイン画面を表示するための全てのプロジェクトメンバーに共通のアドレスでもよいし、電子掲示板を表示するためのプロジェクト（ProjectX）のメンバーに割振られているアドレスでもよい。表示されたログイン画面に沿って、プロジェクトメンバーは、パスワードと、予めプロジェクトメンバー毎に割振られているメンバーＩＤを入力する。
【０１２９】
図１９のステップＳ３３においては、メールサーバ１００で、上述のパスワードおよびメンバーＩＤが認証される。
【０１３０】
図１９のステップＳ３３において、パスワードおよびメンバーＩＤが、図１７に示されるプロジェクトメンバーリストと照会されることで、プロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーであると認証される。なお、上述の認証処理は、パスワードとメンバーＩＤとを用いて行なわれているが、いずれか一方のみを用いて行なわれてもよい。
【０１３１】
図１９のステップＳ３３において、プロジェクト（ProjectX）を構成するプロジェクトメンバーであることが認証されると、ステップＳ３４で、図１４に示されるプロジェクトリストから、当該プロジェクト（ProjectX）を特定する情報が読出される。
【０１３２】
さらにステップＳ３５において、ＨＤＤ１１５から当該プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板のＷｅｂデータが読出される。これによってステップＳ３６において、図１６に示されるプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板が、クライアント装置２００の表示部２０４に表示される。
【０１３３】
このように、従来のメールシステムに電子掲示板機能を付加することで、従来では同報送信を行なうことで共有されていた電子メールを、電子掲示板上で共有することができる。電子メールを共有することで、担当者の重要メールの処理の忘れを防止することができる。
【０１３４】
また、電子掲示板上で電子メールが共有されることで、従来、同報送信で大量に送信されていた電子メールの量が大幅に削減される。これは重要メールが大量のメールに埋もれてしまうことを防ぎ、重要メールの処理の忘れや遅れを防止することにつながる。
【０１３５】
また、大量のメールのやり取りが削減されることで、ネットワークサーバの負荷が大幅に軽減される。また、各クライアント装置のハードディスクの負荷を軽減することにもつながる。
【０１３６】
また、プロジェクトに所属するメンバーは、電子掲示板を閲覧することで他のプロジェクトメンバーやプロジェクト全体の動向を一目で把握することが可能になる。
【０１３７】
また、上述の処理を行なうことで、メールのＴＯアドレスの指定先のプロジェクトメンバーが当該メールを受信または開封した後に、プロジェクト内で電子メールが共有される。これにより、ＴＯアドレスの指定先のプロジェクトメンバーよりも先にＣＣやＢＣＣアドレスの指定先のプロジェクトメンバーが当該メールの内容を知り、ＴＯアドレスの指定先のプロジェクトメンバーがその内容を知っているものとして業務をすすめるなどによって発生する情報伝達の順序の混乱による弊害を防ぐことができる。
【０１３８】
［第３の実施の形態］
さらに第３の実施の形態として、上述のメール情報提供方法を、デジタル複写機に適用した場合について説明を行なう。
【０１３９】
図２０は、第３の実施の形態におけるメール情報提供システムの構成を示す図である。
【０１４０】
図２０を参照して、第３の実施の形態におけるメール情報提供システムは、図１に示される第１の実施の形態におけるメールシステムの構成に加えて、ディジタル複写機４００より構成される。
【０１４１】
さらに図２１は、図２０に示されるデジタル複写機４００の構成を示すブロック図である。
【０１４２】
図２１を参照して、デジタル複写機４００は、ＣＰＵ４０１と、ＲＯＭ４０３と、ＲＡＭ４０４と、通信Ｉ／Ｆ４０２と、ＨＤＤ４０５と、原稿読取部４０６と、印刷部４０７と、操作パネル部４０８とを含む。
【０１４３】
ＣＰＵ４０１は、デジタル複写機４００の全体制御を行なう。
ＲＯＭ４０３は不揮発性の記憶装置であり、ＣＰＵ４０１が実行するプログラムを格納する。
【０１４４】
ＲＡＭ４０４は、書換え可能な記録装置であり、ＣＰＵ４０１が処理を実行するために必要な作業領域等に使用される。
【０１４５】
原稿読取部４０６は、ＣＣＤ(charge coupled device)などの撮像素子を用いて対象となる原稿画像を読取る。
【０１４６】
印刷部４０７は、読取られた原稿等の画像データに基づいて印刷を行なう。
ユーザは、操作パネル部４０８を操作して、読取り、コピー、通信等の動作指示を行なう。
【０１４７】
通信Ｉ／Ｆ４０２は、外部との通信を行なうためのインタフェースであり、デジタル複写機４００は、これを介してネットワーク３００やインターネット経由でクライアント装置２００などの他の機器との通信を行なう。
【０１４８】
ＨＤＤ４０５は、大容量記憶装置であり、メール情報提供プログラムなどのアプリケーションソフトおよび各種データ等を記憶する。ＨＤＤ４０５の所定の領域には、メールデータを格納するメールデータ格納部とＷｅｂデータおよび個人情報を格納するＷｅｂデータ格納部とが設けられている。なお、ＨＤＤ４０５に記憶されているメール情報提供プログラムのソフトウェア構成としては、メールを作成するメール作成部と、メールの送信要求を行なうメール送信要求部と、アドレス情報を解析するデータ解析部と、Ｗｅｂデータ等を作成するデータ作成部とが含まれる。
【０１４９】
次に、図２２は、上述のメール情報提供システムにおいて、図２１に示されるデジタル複写機４００が行なうメール情報提供処理を示すフローチャートである。なお、図２２に示されるメール情報提供処理は、デジタル複写機４００のＣＰＵ４０１がＲＯＭ４０３に格納されているプログラムを実行することにより達成される。
【０１５０】
図２２を参照して、デジタル複写機４００の原稿読取部４０６は、原稿の画像を読取る（Ｓ８１）。
【０１５１】
ステップＳ８１で読取った画像データのメール送信を行なわない場合には（Ｓ８２でＮｏ）、その他の方法での画像データの送信処理が行なわれる（Ｓ８３）。なお、ここでの画像データの送信処理については、詳細な説明は行なわない。
【０１５２】
一方、ステップＳ８１で読取った画像データのメール送信を行なう場合は（Ｓ８２でＹｅｓ）、ステップＳ８１で読取られた画像の電子ファイルが作成される（Ｓ８４）。
【０１５３】
そして、当該画像データの送信対象となる宛先アドレス情報が解析され（Ｓ８５）、ＣＣアドレスやＢＣＣアドレスが存在するか否かが判断される。
【０１５４】
ＣＣアドレスやＢＣＣアドレスが存在しない場合は（Ｓ８６でＮｏ）、ＴＯアドレスとして指定された宛先に対する通常通りのメール送信処理が行なわれる（Ｓ８７）。
【０１５５】
一方、ＣＣアドレスやＢＣＣアドレスが存在する場合は（Ｓ８６でＹｅｓ）、ＴＯアドレスの指定先のユーザに対するメールが作成され、送信される（Ｓ８８）。すなわち、記載されているＣＣアドレスやＢＣＣアドレスが削除され、ＴＯアドレスの指定先のユーザにのみメールを送るようにヘッダ部が書換えられる。そして、ＴＯアドレスの指定先に対して当該メールを格納し、ＴＯアドレスの指定先からの引出しを待つ。なお、ステップＳ８８におけるメールの作成処理は、図４のステップＳ６５などに示される処理と同様であるため、ここでの詳細な説明は繰返さない。
【０１５６】
次に、ステップＳ８４で作成された画像ファイルが、ＨＤＤ４０５の所定領域（Ｗｅｂデータ格納部）に、Ｗｅｂデータとして登録される（Ｓ８９）。なお、この時点においては、ステップＳ８９で登録されるＷｅｂデータは閲覧不可能なディレクトリに登録されているため、Ｗｅｂ上で閲覧することはできない。
【０１５７】
デジタル複写機４００は、ステップＳ８８で格納された当該メールが、ＴＯアドレスの指定先のユーザから引出されたか否かを監視し（Ｓ９０）、引出されると（Ｓ９０でＹｅｓ）、ステップＳ８９で登録されたＷｅｂデータを閲覧可能なディレクトリに移行する。これによってＷｅｂデータは更新され（Ｓ９１）、Ｗｅｂ上で閲覧可能となる。
【０１５８】
ステップＳ９１でＷｅｂデータの更新が終了すると、ＣＣアドレスやＢＣＣアドレスの指定先のユーザ宛てに、Ｗｅｂデータである当該画像データの登録通知のためのメール（ＣＣ着信通知）が作成され、送信される（Ｓ９２）。
【０１５９】
さらに図２３は、図２２のステップＳ９２で行なわれるＣＣ，ＢＣＣ宛のメール作成および送信処理を示すフローチャートである。
【０１６０】
図２３を参照して、図２２のステップＳ８１で読取られた画像データの送信対象である宛先アドレス情報より、ＣＣアドレスおよびＢＣＣアドレス情報が抽出される（Ｓ１０１）。また、ステップＳ８８で作成されたメールの表題情報および画像データの情報を含む本文情報が抽出される（Ｓ１０２，Ｓ１０３）。
【０１６１】
各情報の抽出処理が終了すると、続いて、ＣＣ，ＢＣＣアドレスの指定先のユーザ宛メールが作成される（Ｓ１０４）。すなわち、抽出された宛先アドレス情報のうち、ＣＣアドレス情報、あるいはＢＣＣアドレス情報のうちの１つが電子メールのＴＯアドレスとして記載される。そして、表題（件名）として「ＣＣ着信通知」が付加され、抽出された表題情報が本文に記載される。なお、この表題情報には第１の実施の形態と同様に、登録されている本文情報へのリンクが張られている。
【０１６２】
このようにしてステップＳ１０４でメールが作成されると、ＴＯアドレスとして記載されている宛先に対して、作成されたＣＣ着信通知メールが送信される（Ｓ１０５）。
【０１６３】
そして、抽出された全てのＣＣ，ＢＣＣアドレスの指定先のユーザ宛てに電子メールを送信するために、メール作成処理（ステップＳ１０４）およびメール送信処理（ステップＳ１０５）が、未送信宛先がなくなるまで繰返し行なわれる（Ｓ１０６）。
【０１６４】
全ての抽出されたＣＣ，ＢＣＣアドレスの指定先のユーザ宛てにＣＣ着信通知メールが送信されると（Ｓ１０６でＮｏ）、上述のメール作成処理は終了する。
【０１６５】
なお上述のメール作成処理で作成されるＣＣ着信通知メールは、図９の表示画面に示されるメールと同様の構成であるため、ここで具体例を挙げての詳細な説明は繰返さない。
【０１６６】
上述の処理に従うと、デジタル複写機４００において、ＣＣアドレスあるいはＢＣＣアドレスとして指定された宛先に対しては、本文情報が送信されないため電子メールとしてのデータ量が減少する。特に、画像ファイル等が添付されている場合には、必要な送信数だけコピーされた画像ファイルがネットワーク上を行交うということがなくなるため、ネットワーク上の混雑が緩和される。しかも、デジタル複写機４００には画像ファイルとして本文情報が登録されるため、ＣＣ着信通知を受けたユーザは、自己のクライアント装置のメモリ容量が圧迫されることなく、必要であればその内容を閲覧することができる。
【０１６７】
なお、本実施の形態においてはデジタル複写機４００においてメール情報提供プログラムが実行される場合を示したが、デジタル複写機４００に限定されるわけではない。すなわち上述した通信機能を備えることができればクライアント装置の種類には依らない。
【０１６８】
なお、今回示した実施の形態においては、登録された本文情報が提供される例としてＷｅｂ上の電子掲示板を挙げたが、これに限定されるわけではない。すなわちデータ保存先のＵＲＬを記載する等、何らかの方法でＣＣ着信通知を受けたユーザが本文情報を閲覧できるものであればよい。
【０１６９】
なお、上記第１〜第３の実施の形態においては、いずれも本文情報は自装置内の格納部に登録されるようになっているが、本文情報を外部装置の格納部に登録し、ＣＣ，ＢＣＣ宛先に対して当該外部装置の格納部に登録された本文情報にアクセスするための情報を含んだ電子メールを送信するようにしてもよい。
【０１７０】
さらに、上述のメール情報提供方法を、プログラムとして提供することもできる。このようなプログラムは、コンピュータ読取り可能なプログラムである。
【０１７１】
プログラムは、コンピュータに付属するフレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＲＯＭ、ＲＡＭおよびメモリカードなどの記録媒体にて記録させて、プログラム製品として提供することもできる。あるいは、コンピュータに内蔵するハードディスクなどの記録媒体にて記録させて、プログラムを提供することもできる。また、ネットワークを介したダウンロードによって、プログラムを提供することもできる。
【０１７２】
提供されるプログラム製品は、ハードディスクなどのプログラム格納部にインストールされて実行される。
【０１７３】
なお、プログラム製品は、プログラム自体と、プログラムが記録された記録媒体とを含む。
【０１７４】
今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。
【図面の簡単な説明】
【図１】 第１の実施の形態におけるメールシステムの構成を示す図である。
【図２】 図１に示されるメールサーバ１００の、第１の実施の形態における構成の具体例を示すブロック図である。
【図３】 図１に示されるクライアント装置２００Ａ〜Ｃの構成の具体例を示す図である。
【図４】 第１の実施の形態のメールサーバ１００におけるメール情報提供処理を表わすフローチャートである。
【図５】 図４のステップＳ６６で行なわれるＷｅｂデータの作成処理を表わすフローチャートである。
【図６】 図４のステップＳ６９で行なわれる、ＣＣ着信通知の作成および送信処理を表わすフローチャートである。
【図７】 第１の実施の形態におけるメールの具体例を示す図である。
【図８】 第１の実施の形態において、ＷｅｂデータがＷｅｂブラウザで表示される例を示した図である。
【図９】 ＣＣ着信通知を受信したクライアント装置２００における表示例を示した図である。
【図１０】 第２の実施の形態における、メールサーバ１００が行なうメール情報提供処理を表わすフローチャートである。
【図１１】 図１０のステップＳ５で行なわれるＷｅｂデータ作成処理を表わすフローチャートである。
【図１２】 図１０のステップＳ８で行なわれる、通知メールの作成および送信処理を表わすフローチャートである。
【図１３】 第２の実施の形態におけるメールの具体例を示す図である。
【図１４】 プロジェクトリストの具体例を示す図である。
【図１５】 第２の実施の形態における、プロジェクト（ProjectX）の電子掲示板の具体例を示す図である。
【図１６】 メール情報提供処理で更新されたプロジェクト（ProjectX）の電子掲示板の具体例を示す図である。
【図１７】 プロジェクトメンバーリストの具体例を示す図である。
【図１８】 電子掲示板の更新をプロジェクトメンバーに通知するためのメールの、クライアント装置２００における表示例を示した図である。
【図１９】 図１０に示されるメール情報提供処理によって提供されたメール情報を閲覧するためのメール閲覧処理を表わすフローチャートである。
【図２０】 第３の実施の形態におけるメール情報提供システムの構成を示す図である。
【図２１】 図２０に示されるデジタル複写機４００の構成を示すブロック図である。
【図２２】 第３の実施の形態のデジタル複写機４００におけるメール情報提供処理を表わすフローチャートである。
【図２３】 図２２のステップＳ９２で行なわれるＣＣ，ＢＣＣ宛のメール作成および送信処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
１００，１００Ａ，１００Ｂ メールサーバ、１１１ メールサーバのＣＰＵ、１１２ メールサーバの通信Ｉ／Ｆ、１１３ メールサーバのＲＯＭ、１１４メールサーバのＲＡＭ、１１５ メールサーバのＨＤＤ、２００，２００Ａ，２００Ｂ，２００Ｃ クライアント装置、２０１ クライアント装置の制御部、２０２ 通信部、２０３ 入力部、２０４ 表示部、２０５ 記憶部、３００，３００Ａ，３００Ｂ ネットワーク、４００ デジタル複写機、４０１ デジタル複写機のＣＰＵ、４０２ デジタル複写機の通信Ｉ／Ｆ、４０３ デジタル複写機のＲＯＭ、４０４ デジタル複写機のＲＡＭ、４０５ デジタル複写機のＨＤＤ、４０６ 画像読取部、４０７ 印刷部、４０８ 操作パネル部。
Claims (11)
- 電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスが指定されている場合、前記電子メールから、前記指定されたＴＯアドレスおよび前記指定されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスを抽出するアドレス抽出手段と、
前記電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出手段と、
前記ＴＯアドレスの指定先によって取得可能な前記ＴＯアドレスに対応した記憶領域に前記第１の電子メールの情報を格納することで、前記抽出されたＴＯアドレスに、前記本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信手段と、
前記抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録手段と、
前記ＴＯアドレスに対応した前記記憶領域から前記ＴＯアドレスの指定先によって前記第１の電子メールの情報が引出されたか否かを監視し、前記第１の電子メールの情報が引出されたことを検出する検出手段と、
前記検出手段において前記第１の電子メールの情報が前記ＴＯアドレスに対応した前記記憶領域から前記ＴＯアドレスの指定先によって引出されたことが検出された後に、前記抽出されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスに、前記本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを送信する第２の送信手段とを備えた、メール情報提供装置。 - 前記登録手段は、前記検出手段において前記第１の電子メールの情報が前記ＴＯアドレスに対応した前記記憶領域から前記ＴＯアドレスの指定先によって引出されたことが検出された後に前記抽出された本文情報を所定の格納先に登録する、請求項１に記載のメール情報提供装置。
- 所定のユーザから構成されるグループの情報を格納する格納手段と、
電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にグループの情報が指定されている場合、前記電子メールからＴＯアドレスを抽出するアドレス抽出手段と、
前記電子メールから前記指定されたグループの情報を抽出するグループ抽出手段と、
前記電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出手段と、
前記ＴＯアドレスの指定先によって取得可能な前記ＴＯアドレスに対応した記憶領域に前記第１の電子メールの情報を格納することで、前記抽出されたＴＯアドレスに、前記本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信手段と、
前記抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録手段と、
前記ＴＯアドレスに対応した前記記憶領域から前記ＴＯアドレスの指定先によって前記第１の電子メールの情報が引出されたか否かを監視し、前記第１の電子メールの情報が引出されたことを検出する検出手段と、
前記検出手段において前記第１の電子メールの情報が前記ＴＯアドレスに対応した前記記憶領域から前記ＴＯアドレスの指定先によって引出されたことが検出された後に、前記抽出された前記グループを構成するユーザに、前記本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを送信する第２の送信手段とを備えた、メール情報提供装置。 - 前記登録手段は、
抽出された前記本文情報を、予め記憶されている電子掲示板のフォーマットを用いて、前記電子メールにおいて指定されている前記グループで閲覧される電子掲示板に掲載するためのＷｅｂデータを作成する作成手段と、
作成された前記Ｗｅｂデータを閲覧不可能な領域に格納する格納手段と、
前記検出手段において前記第１の電子メールの情報が前記ＴＯアドレスに対応した前記記憶領域から前記ＴＯアドレスの指定先によって引出されたことが検出された後に、前記閲覧不可能な領域に格納された前記Ｗｅｂデータを、前記グループを構成するユーザに閲覧可能な領域に移行させる移行手段とを含み、
前記第２の電子メールは前記Ｗｅｂデータが前記閲覧可能な領域に登録されている旨を通知するためのものである、請求項３に記載のメール情報提供装置。 - 前記グループを構成するユーザのログイン情報を記憶する記憶手段と、
他の装置からログイン情報を取得して、前記電子掲示板の閲覧要求を受付ける受付手段と、
前記記憶手段を参照して、前記他の装置から取得した前記ログイン情報を認証する認証手段と、
前記認証手段で認証が成功すると、前記閲覧可能な領域に格納されている前記Ｗｅｂデータを読出し、前記他の装置に表示させる閲覧手段とをさらに備える、請求項４に記載のメール情報提供装置。 - 電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスが指定されている場合、前記電子メールから、前記指定されたＴＯアドレスおよび前記指定されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスを抽出するアドレス抽出ステップと、
前記電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出ステップと、
前記ＴＯアドレスの指定先によって取得可能な前記ＴＯアドレスに対応した記憶領域に前記第１の電子メールの情報を格納することで、前記抽出されたＴＯアドレスに、前記本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信ステップと、
前記抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録ステップと、
前記抽出されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスに、前記本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、前記第１の電子メールの情報が前記ＴＯアドレスに対応した前記記憶領域から前記ＴＯアドレスの指定先によって引出されたことが検出された後に送信する第２の送信ステップとを備えた、メール情報提供方法。 - 所定のユーザから構成されるグループの情報を格納する格納ステップと、
電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にグループの情報が指定されている場合、前記電子メールからＴＯアドレスを抽出するアドレス抽出ステップと、
前記電子メールから前記指定されたグループの情報を抽出するグループ抽出ステップと、
前記電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出ステップと、
前記ＴＯアドレスの指定先によって取得可能な前記ＴＯアドレスに対応した記憶領域に前記第１の電子メールの情報を格納することで、前記抽出されたＴＯアドレスに、前記本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信ステップと、
前記抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録ステップと、
前記抽出された前記グループを構成するユーザに、前記本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、前記第１の電子メールの情報が前記ＴＯアドレスに対応した前記記憶領域から前記ＴＯアドレスの指定先によって引出されたことが検出された後に送信する第２の送信ステップとを備えた、メール情報提供方法。 - 電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスが指定されている場合、前記電子メールから、前記指定されたＴＯアドレスおよび前記指定されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスを抽出するアドレス抽出ステップと、
前記電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出ステップと、
前記ＴＯアドレスの指定先によって取得可能な前記ＴＯアドレスに対応した記憶領域に前記第１の電子メールの情報を格納することで、前記抽出されたＴＯアドレスに、前記本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信ステップと、
前記抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録ステップと、
前記抽出されたＣＣアドレスまたはＢＣＣアドレスに、前記本文情報を含まず、該本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、前記第１の電子メールの情報が前記ＴＯアドレスに対応した前記記憶領域から前記ＴＯアドレスの指定先によって引出されたことが検出された後に送信する第２の送信ステップとをコンピュータに実現させる、メール情報提供プログラム。 - 前記登録ステップは、前記第１の電子メールの情報が前記ＴＯアドレスに対応した前記記憶領域から前記ＴＯアドレスの指定先によって引出されたことが検出された後に前記抽出された本文情報を所定の格納先に登録する、請求項８に記載のメール情報提供プログラム。
- 所定のユーザから構成されるグループの情報を格納する格納ステップと、
電子メールに送信先としてＴＯアドレスの他にグループの情報が指定されている場合、前記電子メールからＴＯアドレスを抽出するアドレス抽出ステップと、
前記電子メールから前記指定されたグループの情報を抽出するグループ抽出ステップと、
前記電子メールから、本文情報を抽出する本文情報抽出ステップと、
前記ＴＯアドレスの指定先によって取得可能な前記ＴＯアドレスに対応した記憶領域に前記第１の電子メールの情報を格納することで、前記抽出されたＴＯアドレスに、前記本文情報を含む第１の電子メールを送信する第１の送信ステップと、
前記抽出された本文情報を所定の格納先に登録する登録ステップと、
前記抽出された前記グループを構成するユーザに、前記本文情報が登録されている旨を通知するための第２の電子メールを、前記第１の電子メールの情報が前記ＴＯアドレスに対応した前記記憶領域から前記ＴＯアドレスの指定先によって引出されたことが検出された後に送信する第２の送信ステップとをコンピュータに実現させる、メール情報提供プログラム。 - 請求項８〜１０のいずれかに記載のメール情報提供プログラムを記録した、コンピュータ読取可能な記録媒体。
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