JP2015035705A - 画像形成装置、情報処理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】紙文書に埋め込んだ識別子を変更することなく、ワークフローを選択的に実行することを目的とする。【解決手段】紙文書を読み取り、ワークフローを識別するワークフロー識別情報を取得する取得手段と、取得手段により取得されたワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在するか否かを判定する判定手段と、判定手段によりワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在すると判定された場合、ワークフローを選択させる選択画面を表示する表示制御手段と、を有することによって課題を解決する。【選択図】図６

Description

本発明は、画像形成装置、情報処理方法及びプログラムに関する。

電子文書が業務の中核を担うようになり、電子文書と業務とを関連付けて管理できるシステムの必要性が高まっている。一般的な解決手段として知られているのはワークフローシステムである。ワークフローシステムとは、定型業務の流れを予めワークフローとして定義しておき、定義されたワークフローの各処理に必要な電子文書を添付して処理を進めていくものである。
例えば見積書送付の業務では、担当者が見積書を印刷して上司に承認印をもらい、その紙文書をデジタル複合機でスキャンして先方にＦＡＸ送信する、というワークフローが考えられる。この場合、見積書にＦＡＸ送信先の情報を埋め込んでおけば、定型業務の作業量を削減することができる。
更に、スキャンする紙文書にはワークフローの内容を含めずに識別子情報だけ含むようにして、具体的な処理内容はサーバーで管理する方法がある。例えば参考文献１は、紙の広告にＵＲＬをコード化した画像を埋め込み、そのＵＲＬへのアクセス履歴を分析することにより広告の効果を測定するものである。具体的な処理内容をサーバーで管理することにより、紙文書に埋め込んだ識別子を変更しなくても、ワークフローの内容を後から変更することが容易になる。

特開２０１０−２７３０８８号公報

しかしながら特許文献１に記載の技術では、サーバーの処理内容を変更した場合、そのワークフロー用の識別子を持つ紙文書全てに影響がある。そのため、例えば同じワークフローを利用している一部のユーザーに対してのみ変更後のワークフローを適用することが困難であった。何故なら、サーバーが変更前のワークフローと識別子Ａを関連付けて管理している場合、識別子Ａが付された紙文書には全て変更前のワークフローが適用されてしまう。一方、サーバーが変更後のワークフローと識別子Ａとを関連付けて管理している場合、識別子Ａが付された紙文書には全て変更後のワークフローが適用されてしまう。よって、実行すべきワークフローを適切に選択するためには、紙文書に付すべき識別子を再度印刷しなおす必要があった。このような環境では、上述した一部のユーザーが、誤って変更前の識別子Ａが付された紙文書を使った場合、適切な変更後のワークフローが実行されず、誤ったワークフローが実行されてしまう問題が生じていた。

本発明はこのような問題点に鑑みなされたもので、適切なワークフローを容易に選択するための仕組みを提供することを目的とする。

そこで、本発明の画像形成装置は、紙文書を読み取り、ワークフローを識別するワークフロー識別情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得されたワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在するか否かを判定する判定手段と、前記判定手段により前記ワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在すると判定された場合、ワークフローを選択させる選択画面を表示する表示制御手段と、を有する。

本発明によれば、適切なワークフローを容易に選択するための仕組みを提供することができる。

ワークフローシステムのシステム構成の一例を示す図である。 ＰＣ及びワークフローサーバーのハードウェア構成の一例を示す図である。 ＭＦＰのハードウェア構成の一例を示す図である。 ワークフローシステムのソフトウェア構成の一例を示す図（その１）である。 スキャン対象となる、コードの付された紙文書の一例を示す図である。 ワークフロー実行処理の流れを示したフローチャート（その１）である。 デコード処理によって抽出された埋め込み情報の一例を示す図である。 ワークフロー管理部が管理しているワークフロー情報の一例を示す図である。 ワークフローを実行中の表示部の画面例を示す図（その１）である。 ワークフロー実行処理の流れを示したフローチャート（その２）である。 ワークフローを実行中の表示部の画面例を示す図（その２）である。 ワークフローシステムのソフトウェア構成の一例を示す図（その２）である。 ユーザー管理部が管理しているユーザー情報の一例を示す図である。 ワークフロー実行処理の流れを示したフローチャート（その３）である。 ワークフローを実行中の表示部の画面例を示す図（その３）である。

以下、本発明の実施形態について図面に基づいて説明する。

＜実施形態１＞
図１は、ワークフローシステムのシステム構成の一例を示す図である。
ワークフローシステム１００は、ＰＣ１０１、ＭＦＰ１０２及びワークフローサーバー１０４で構成され、ＬＡＮ等のネットワーク１０５を介して相互に通信可能に接続されている。
ＰＣ１０１は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置である。
ＭＦＰ１０２は、スキャナー機能、印刷機能、送信機能等を搭載する画像形成装置としての複合機（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）である。なお、画像形成装置は、上記のような機能を有するものであればよく、ＭＦＰに限られない。
ワークフローサーバー１０４は、各種データを処理したり、ＰＣ１０１及びＭＦＰ１０２に対してネットワーク１０５を介して各種データを送受信したりする情報処理装置である。

図２は、ＰＣ１０１及びワークフローサーバー１０４のハードウェア構成の一例を示す図である。
図２において、ＣＰＵ２０１は、各種データ処理のための演算処理を行い、バス２０８に接続された各構成要素を制御する処理装置である。
ＲＯＭ２０２は、データ読出し専用のメモリであり、基本制御プログラムが格納されている。
ＲＡＭ２０３は、データ読み書き用のメモリであり、ＣＰＵ２０１の各種演算処理やデータの一時記憶用に用いられる。
外部記憶装置２０４は、情報処理装置のオペレーティングシステム（ＯＳ）や各種アプリケーションプログラム実行中の一時データや、各種永続的データの記憶領域として用いられる。

外部記憶装置２０４は、ＲＡＭ２０３に比べてデータの入出力は遅いが、大容量のデータを保持することが可能である。外部記憶装置２０４は、主に磁気記憶装置（ＨＤＤ）で構成されるが、ＣＤ、ＤＶＤ、メモリカードといった外部メディアを装填してデータの読み込みや記録を行う装置であってもよい。
入力装置２０５は、情報処理装置に文字やデータを入力するための装置であり、各種のキーボードやマウス等が該当する。
表示装置２０６は、情報処理装置の処理結果を表示するための装置であり、ＣＲＴ又は液晶モニター等が該当する。
通信装置２０７は、ＬＡＮに接続してＴＣＰ／ＩＰによるデータ通信を行い、他の情報処理装置と相互に通信を行う場合に使用される。

図３は、ＭＦＰ１０２のハードウェア構成の一例を示す図である。
図３において、図２と同一の役割のものは、同一の番号を用いることで説明を省略する。
表示部３０１は、例えばタッチパネルのような画像表示装置で構成され、ユーザーは、表示部３０１に表示される画面を介して複写指示等を行う。
スキャナー部３０２は、紙文書をスキャンして画像データを取得する機能を有する。
プリンター部３０３は、紙等の記録媒体上に画像を印字する機能を有する。

図４は、ワークフローシステム１００のソフトウェア構成の一例を示す図である。破線は、ＭＦＰ１０２及びワークフローサーバー１０４をそれぞれ示している。なお、図４に記載のソフトウェア構成は、各装置のＣＰＵが、各装置内の各種記憶装置（ＲＡＭ、ＲＯＭ、大容量記憶装置）におけるプログラムを処理することにより実現されている。
まず、ＭＦＰ１０２について説明する。
データ送受信部４０１は、ワークフローサーバー１０４とのデータの送受信処理を行う。なお、図４では省略されているが、データ送受信部４０１は、ＰＣ１０１とのデータ等の送受信処理も行う。
スキャン処理部４０２は、表示部３０１を介して与えられたユーザーの操作指示に基づき、紙文書読取台にセットされた紙文書をスキャナー部３０２にスキャンさせ、スキャン結果である画像データを取得する処理を行う。

コード検出部４０３は、スキャンによって取得された画像データからＱＲコード（登録商標）を検出する処理を行う。なお、本明細書においては、紙文書に付されるコードとして代表的な二次元コードであるＱＲコードを例に説明するが、ワークフロー識別子の情報を紙文書に付加する技術であればよく、例えば、一次元コードや電子透かしでもよい。
ワークフロー識別子は、ワークフロー識別情報の一例である。また、ＱＲコードは、符号化コードの一例である。
デコード部４０４は、検出されたＱＲコードを復号化（デコード）して埋め込み情報を抽出する処理を行う。
埋め込み情報生成部４０５は、印刷する紙文書に付加するための埋め込み情報を生成する処理を行う。
エンコード部４０６は、埋め込み情報生成部４０５で生成した埋め込み情報をコード化（エンコード）して画像としてのＱＲコードを生成する処理を行う。
画像合成部４０７は、エンコード部４０６で生成したＱＲコードと、印刷対象の画像データとを合成する処理を行う。
印刷処理部４０８は、印刷処理、即ち画像合成部４０７によって得られた合成画像データを紙等の記録媒体上に画像として形成する処理をプリンター部３０３に行わせる制御を行う。

次に、ワークフローサーバー１０４について説明する。
データ送受信部４１１は、ＭＦＰ１０２とのデータの送受信処理を行う。なお、図４では省略されているが、データ送受信部４１１は、ＰＣ１０１とのデータ等の送受信処理も行う。
ワークフロー管理部４１２は、ワークフローシステム１００で実行することができる各ワークフロー情報を管理する。例えば、ワークフロー管理者がＷｅｂブラウザーでワークフローサーバー１０４にアクセスし、ワークフロー管理部４１２を介してワークフローの追加や変更、ユーザーごとのワークフロー実行権限等を管理する。
ワークフロー実行部４１３は、ワークフロー管理部４１２の管理する情報に基づき、データ送受信部４１１で受信したデータや、ワークフローサーバー１０４の各種記憶装置に保存されているデータに対して処理を行う。

図５は、スキャン対象となる、コードの付された紙文書の一例を示す図である。
紙文書５０１には、埋め込み情報をコード化して得られたＱＲコード５０２が印刷されている。ＱＲコードは記録媒体上の領域、本実施形態においては、紙文書５０１内の左上隅、左下隅、右上隅、右下隅に設けられた矩形領域５０３内のうちの何れかの領域に印字される。なお、矩形領域の一辺の長さは例えば縦横それぞれ３０ｍｍである。ＱＲコードが印字可能な領域は、この例に限られるものでなく、その位置、形状、大きさは任意に設定可能である。また、ＱＲコードの数が複数個であってもよい。
ＱＲコードには、ワークフローを特定するためのワークフロー識別子が含まれている。ＱＲコードに含まれる情報はこれに限るものでなく、例えば、紙文書のページ数や、紙文書を印刷したユーザー名やＭＦＰ名、複写を制限するための制御情報等が含まれていてもよい。
なお、図５の例では文書の一部にＱＲコードが付与されているが、文書の内容を含まずＱＲコードのみが付与された、いわゆるカバーページ等と呼ばれるような紙文書でもよい。この場合、カバーページと、ワークフローで処理したい紙文書と、を一緒にスキャンすることでワークフローに係る処理が実行される。

図６は、ワークフローシステム１００におけるワークフロー実行処理の流れを示したフローチャートである。破線は、ＭＦＰ１０２で実行するステップと、ワークフローサーバー１０４で実行するステップと、をそれぞれ意味している。なお、本実施形態においては、各装置の外部記憶装置２０４に格納されたアプリケーションプログラムがユーザーの操作指示で起動し、各装置のＣＰＵ２０１がこれを実行することにより以下の各ステップが実現される。
ユーザーがＭＦＰ１０２の紙文書読取台に紙文書をセットしてスキャン指示ボタンを押下すると、ステップＳ６０１において、スキャン処理部４０２は、ＭＦＰ１０２の紙文書読取台上にセットされた紙文書のスキャンをスキャナー部３０２に行わせる。これにより、画像データが取得される。
ステップＳ６０２において、コード検出部４０３は、取得した画像データからＱＲコードを検出する。更にデコード部４０４は、検出されたＱＲコードをデコードする。即ち、デコード部４０４は、紙文書のＱＲコードを復号化して埋め込まれている情報を抽出する処理を行う。
図７は、デコード処理によって抽出された埋め込み情報の一例を示す図である。
図７の例では、ワークフロー識別子「００１」、紙文書を作成したユーザー名「Ｓａｔｏ」、紙文書を作成した日時「２００８年３月２７日」、セキュリティ設定として「コピー禁止」といった情報が抽出されている。
ステップＳ６０３において、ＭＦＰ１０２のデータ送受信部４０１は、ステップＳ６０２でデコードした埋め込み情報の中から、ワークフロー識別子をワークフローサーバー１０４に送信する（第１の送信）。

ステップＳ６０４において、ワークフローサーバー１０４のデータ送受信部４１１は、ＭＦＰ１０２がステップＳ６０３で送信したワークフロー識別子を受信する（第１の受信）。
ステップＳ６０５において、ワークフロー管理部４１２は、管理しているワークフロー情報の中から、ステップＳ６０４で受信したワークフロー識別子に合致するワークフロー情報を取得する。
ステップＳ６０６において、ワークフロー管理部４１２は、ステップＳ６０５で取得したワークフロー情報に対して、関連ワークフロー情報があるかどうか確認する。ワークフロー管理部４１２は、関連ワークフロー情報があればステップＳ６０７に進み、なければステップＳ６０８に進む。
ステップＳ６０７において、ワークフロー管理部４１２は、関連ワークフロー情報を取得する。
ステップＳ６０８において、データ送受信部４１１は、ステップＳ６０５で取得したワークフロー情報、及びステップＳ６０７で取得した関連ワークフロー情報をＭＦＰ１０２に対して送信する（第２の送信）。なお、ステップＳ６０６においてＮｏと判定されたステップＳ６０８に処理が進んだ場合、ステップＳ６０８において、データ送受信部４１１は、ステップＳ６０５で取得したワークフロー情報をＭＦＰ１０２に対して送信する。なお、以下では説明の簡略化のため、特に言及しない限り、ステップＳ６０８においては、ワークフロー情報と、関連ワークフロー情報と、がＭＦＰ１０２に対して送信されたものとする。

ステップＳ６０９において、データ送受信部４０１は、ワークフローサーバー１０４からワークフロー情報及び関連ワークフロー情報を受信する（第２の受信）。
ステップＳ６１０において、データ送受信部４０１は、ワークフローサーバー１０４から受信した関連ワークフロー情報が存在するかどうか判定する。データ送受信部４０１は、関連ワークフロー情報が存在する場合はステップＳ６１１に進み、存在しない場合はステップＳ６１４に進む。
ステップＳ６１１において、表示部３０１は、ステップＳ６０９で受信したワークフロー情報に基づき、ワークフロー選択画面を表示して選択を促す（表示制御）。
ステップＳ６１２において、表示部３０１は、ステップＳ６１１で表示した選択肢のうち、関連ワークフロー情報が選択されたかどうかを判定する。表示部３０１は、ワークフロー情報が選択されなかった場合はステップＳ６１４に進み、関連ワークフロー情報が選択された場合はステップＳ６１３に進む。
ステップＳ６１３において、データ送受信部４０１は、ステップＳ６０２でデコードされた埋め込み情報の中のワークフロー識別子を、ステップＳ６１２で選択された関連ワークフローのワークフロー識別子に更新する。

ステップＳ６１４において、データ送受信部４０１は、ステップＳ６０２にデコードしたワークフロー識別子或いはステップＳ６１３で更新したワークフロー識別子と、ステップＳ６０１でスキャンした画像データと、をワークフローサーバー１０４に送信する。
ステップＳ６１５において、データ送受信部４１１は、ＭＦＰ１０２からワークフロー識別子と画像データとを受信する。
ステップＳ６１６において、ワークフロー実行部４１３は、ステップＳ６１５で受信したワークフロー識別子及びワークフロー管理部４１２で管理しているワークフロー情報に基づき、ステップＳ６１５で受信した画像データに対してワークフロー処理を実行する。

図８は、ワークフロー管理部４１２が管理しているワークフロー情報の一例を示す図である。
ワークフローごとに、ワークフロー情報として、ワークフロー識別子、ワークフロー名、処理内容、関連ワークフロー識別子といった情報が管理されている。これらのワークフロー情報は、ワークフロー管理者がワークフローサーバー１０４にアクセスすることで編集される。
処理内容とは、ステップＳ６１６においてワークフロー実行部４１３が実行する具体的な処理内容である。図８の例では、例えばワークフロー識別子＝００２のワーフローを実行する場合、ワークフロー実行部４１３は、ワークフローを指示したユーザーの所属長にメールを送信し、更にＭＦＰ１０２から受信した画像データを所定のフォルダーに保存する。
関連ワークフロー識別子とは、そのワークフローに関連するワークフローのワークフロー識別子である。図８の例では、例えばワークフロー識別子＝００１のワークフローは、ワークフロー識別子＝００２のワークフローと関連していることが示されている。

図９は、図６に示すフローチャートで実現されるワークフローを実行中の表示部３０１の画面例を示す図である。
図９（ａ）は、ワークフロー識別子＝００２の情報が埋め込まれた紙文書をスキャンした場合の、ステップＳ６１４における表示部３０１の画面例を示す図である。ワークフロー実行画面９０１には、ログインユーザー名９０２、及びワークフロー実行メッセージ９０３が配置されている。図８に示すワークフロー情報の例では、ワークフロー識別子＝００２のワークフローには関連ワークフローが存在しないため、ステップＳ６１０からステップＳ６１４に処理が進む。したがって、スキャン実行後にワークフロー選択画面は表示されず、ワークフロー識別子＝００２のワークフロー（ワークフロー名は「見積書申請（新フロー）」）を実行している旨を表示するワークフロー実行画面９０１が表示される。

図９（ｂ）は、ワークフロー識別子＝００１の情報が埋め込まれた紙文書をスキャンした場合の、ステップＳ６１１における表示部３０１の画面例を示す図である。ワークフロー選択画面９１１には、ログインユーザー名９０２、ラジオボタン９１３、実行ボタン９１４、及びキャンセルボタン９１５が配置されている。図８に示すワークフロー情報の例では、ワークフロー識別子＝００１のワークフローには関連ワークフローとしてワークフロー識別子＝００２が設定されているため、ステップＳ６１０からステップＳ６１１に処理が進み、ワークフロー選択画面９１１が表示される。
ラジオボタン９１３は、ステップＳ６０９で受信したワークフロー情報に基づき表示されている。図８の例では、ワークフロー識別子＝００２の紙文書をスキャンした場合、ステップＳ６０９においてＭＦＰ１０２は、ワークフロー識別子＝００１、００２の２つのワークフロー情報を受信する。そのため図９（ｂ）の例では、ワークフロー名が「見積書申請」と「見積書申請（新フロー）」との２つのワークフローが選択肢として表示されている。

実行ボタン９１４が押下されると、ステップＳ６１４において、ラジオボタン９１３で選択されたワークフローのワークフロー識別子が送信される。「見積書申請（新フロー）」が選択されていた場合、ステップＳ６１２からステップＳ６１３に処理が進み、ステップＳ６１４においてワークフロー識別子＝００２の情報がワークフローサーバー１０４に送信される。この場合、ステップＳ６１４における表示部３０１は図９（ａ）と同等となる。
一方、ラジオボタン９１３で「見積書申請」が選択されていた場合、ステップＳ６１２からステップＳ６１４に処理が進み、ステップＳ６１４においてワークフロー識別子＝００１の情報がワークフローサーバー１０４に送信される。この場合、ステップＳ６１４における表示部３０１には、図９（ｃ）に示す通り、ワークフロー識別子＝００１のワークフロー（ワークフロー名は「見積書申請」）を実行している旨を表示するワークフロー実行画面９０１が表示される。

実施形態１によればワークフローシステムにおいてワークフローの関連付けを定義しておきワークフロー実行時にその関連付け情報を参照することにより紙文書に埋め込まれたワークフロー識別子以外の識別子を持つワークフローも選択的に実行することができる。
なお、図６の例では、ステップＳ６０３〜ステップＳ６０９に係る関連ワークフロー情報の取得処理をワークフローサーバー１０４で行っているが、ＭＦＰ１０２で行ってもよい。その場合、図８に示すようなワークフロー情報をワークフローサーバー１０４からＭＦＰ１０２に対して予め送信し、ＭＦＰ１０２の外部記憶装置２０４に保持しておくことで上記取得処理を実現できる。つまり、ＭＦＰ１０２は、Ｓ６０２で取得したワークフロー識別情報に基づき、外部記憶装置２０４に保持しておいた、ワークフロー情報と関連ワークフロー情報とを検索する。そして、ＭＦＰ１０２は、ワークフロー識別情報で識別されるワークフローのワークフロー情報や前記ワークフローに関連するワークフローの関連ワークフロー情報を取得するようにしてもよい。これにより、ステップＳ６１４に至るまでＭＦＰ１０２とワークフローサーバー１０４との間のネットワーク通信が不要となり、ワークフロー実行ユーザーの待機時間を削減することができる。

＜実施形態２＞
以下、主に実施形態１と異なる点について説明する。
図１０は、実施形態２に係るワークフローシステム１００におけるワークフロー実行処理の流れを示したフローチャートである。図６と同様の部分については、同一の符号を用いてその説明を省略する。図６との差異は、ステップＳ１００１におけるワークフロー選択画面と、関連ワークフローが選択された場合のステップＳ１００２〜Ｓ１００４における紙文書印刷処理と、である。
ステップＳ１００１において、表示部３０１は、図１１に示すようなワークフロー選択画面９１１を表示する。図１１と図９（ｂ）との差異は、選択したワークフロー用の紙文書を印刷するかどうかを指定するためのチェックボックス１１０１が追加されている点であり、それ以外は同一の符号を用いることで説明を省略する。なお、スキャンした紙文書に係るワークフローが選択された状態で、チェックボックス１１０１を選択して新たに紙文書を印刷した場合、スキャンした紙文書と新たに印刷した紙文書とでＱＲコード中のワークフロー識別子が同一になる。そのため表示部３０１は、ラジオボタン９１３において、スキャンした紙文書に係るワークフローが選択されている場合はチェックボックス１１０１を無効とする。一方、表示部３０１は、関連ワークフローが選択されている状態でチェックボックス１１０１を有効にする。図１１の例では、表示部３０１は、ラジオボタン９１３において「見積書申請」が選択されている場合はチェックボックス１１０１を無効とし、「見積書申請（新フロー）」が選択されていた場合にはチェックボックス１１０１を有効とする。

ステップＳ１００２において、表示部３０１は、チェックボックス１１０１がチェックされているかどうか、つまり「選択したワークフロー用の原稿を印刷する」が選択されているか否かを判定する。表示部３０１は、チェックされていた場合はステップＳ１００３に進み、チェックされていなかった場合は、Ｓ６１４に進む。
ステップＳ１００３において、埋め込み情報生成部４０５は、ステップＳ６０２でデコードした埋め込み情報のワークフロー識別子を、ステップＳ６１２で選択されたワークフロー識別子に書き換える。更にエンコード部４０６は、埋め込み情報生成部４０５が更新した埋め込み情報をコード化（エンコード）してＱＲコードを生成する。
ステップＳ１００４において、画像合成部４０７は、ステップＳ６０１で取得した画像データと、ステップＳ１００３で生成したＱＲコードとを合成する処理を行う。更に印刷処理部４０８は、印刷処理、即ち、合成処理によって得られた合成画像データを紙等の記録媒体上に画像として形成する処理をプリンター部３０３に行わせる。

なお、図１０の例では、関連ワークフローのワークフロー識別子を持つ文書を印刷するかどうかユーザーに選択させている。しかし、ＭＦＰ１０２は、予め設定された情報に基づき文書を印刷するかどうかを自動的に決定してもよい。例えば、ＭＦＰ１０２は、図８に示すワークフロー情報に追加で、関連ワークフローごとに自動印刷するかどうかの設定を外部記憶装置２０４等に保持、管理しておき、その設定に基づきステップＳ１００２の判定を実行してもよい。
実施形態２によれば、スキャンした紙文書に埋め込まれたワークフロー識別子とは異なる識別子の関連ワークフローを使用する際に、その関連ワークフローのワークフロー識別子が埋め込まれた紙文書を印刷することができる。これにより、ユーザーが必要に応じて新しいワークフロー識別子が埋め込まれた紙文書を入手することができ、新しいワークフローを利用するための紙文書を配布したり入手したりする作業を低減することができる。

＜実施形態３＞
以下、主に実施形態１と異なる点について説明する。
図１２は、実施形態３に係るワークフローシステム１００のソフトウェア構成の一例を示す図である。図１２と図４との差異は、ユーザー管理部１２０１が追加されている点であり、それ以外は同一の符号を用いることで説明を省略する。
ユーザー管理部１２０１は、ユーザーに係る各種情報や、ユーザーごとのワークフロー利用権限を管理する。

図１３は、ユーザー管理部１２０１が管理しているユーザー情報の一例を示す図である。図１３（ａ）は、ユーザー管理表である。ユーザー管理表では、ユーザーに係る各種情報として、ユーザーＩＤ、ユーザー名、部門ＩＤ、役割が管理されている。更に、ユーザー管理表では、ユーザーごとに、実行可能なワークフローＩＤが管理されている。
図１３（ｂ）は、部門管理表である。部門に係る各種情報として、部門ＩＤ、部門名、実行可能なワークフローＩＤが管理されている。
図１３（ａ）と図１３（ｂ）とは、部門ＩＤで関連付けられていて、各ユーザーは、自分が所属する部門の実行可能ワークフローＩＤを継承している。例えばユーザーＵ００Ａは、個人としての実行可能ワークフローＩＤは設定されていないが、所属する部門（部門ＩＤ＝Ｄ００１）には実行可能ワークフローＩＤとして００１と００３とが設定されている。したがって、ユーザーＵ００Ａは、ワークフローＩＤ００１と００３とを実行することができる。また、ユーザーＵ００Ｃは、個人として実行可能なワークフローＩＤ＝００４が設定されている。したがってユーザーＵ００Ｃは、ワークフローＩＤ＝００１、００３、００４のワークフローを実行することができる。

図１４は、実施形態３に係るワークフローシステム１００におけるワークフロー実行処理の流れを示したフローチャートである。図６と同様の部分については、同一の符号を用いてその説明を省略する。なお、ステップＳ１４０１及びステップＳ１４０２は、送受信するデータにユーザーＩＤが追加されている以外は、それぞれステップＳ６０３及びステップＳ６０４と同等である。
ステップＳ１４０１において、データ送受信部４０１は、ステップＳ６０２でデコードした埋め込み情報の中から取得したワークフロー識別子と、スキャンを実行したユーザーのユーザーＩＤと、をワークフローサーバー１０４に送信する。
ステップＳ１４０２において、データ送受信部４１１は、ＭＦＰ１０２がステップＳ１４０１で送信したワークフロー識別子及びユーザーＩＤを受信する。
ステップＳ１４０３において、ワークフロー管理部４１２は、ユーザー管理部１２０１が管理するユーザー情報に基づき、スキャンを実行したユーザーが、スキャンした紙文書に含まれるワーフクローＩＤのワークフローを実行可能かどうか判定する。ワークフロー管理部４１２は、実行可能な場合はステップＳ１４０５に進み、実行不可能な場合はステップＳ１４０４に進む。
ステップＳ１４０４において、データ送受信部４１１は、ステップＳ６０５で取得したワークフロー情報と、実行権限エラーである旨のデータと、をＭＦＰ１０２に送信する。

ステップＳ１４０５において、ワークフロー管理部４１２は、ステップＳ６０５で取得したワークフロー情報に対して、スキャンを実行したユーザーが実行可能な関連ワークフロー情報があるかどうか確認する。ワークフロー管理部４１２は、実行可能な関連ワークフロー情報があればステップＳ６０７に進み、なければステップＳ６０８に進む。
ステップＳ１４０６において、データ送受信部４０１は、ステップＳ６０９で受信したデータに実行権限エラーが含まれているかどうか判定する。データ送受信部４０１は、実行権限エラーが含まれていたらステップＳ１４０７に進み、含まれていなければステップＳ６１０に進む。
ステップＳ１４０７において、表示部３０１は、実行権限エラーを示す画面を表示する。

図１５は、図１４に示すフローチャートで実現されるワークフローを実行中の表示部３０１の画面例を示す図である。図９と同様の部分については、同一の符号を用いてその説明を省略する。（ａ）〜（ｃ）は全て、図８に示すワークフロー識別子＝００３が埋め込まれた紙文書をスキャンした際の画面であるが、それぞれスキャンしたユーザーが異なる。
図１５（ａ）は、図１３に示すユーザーＩＤ＝Ｕ００Ｂがスキャンを実行した場合の、ステップＳ１４０７における表示部３０１の画面例である。ワークフロー実行エラー画面１５０１には、ログインユーザー名９０２、ワークフロー実行エラーメッセージ１５０３、及びＯＫボタン１５０４が配置されている。図１３に示すユーザー情報においては、ユーザーＩＤ＝Ｕ００Ｂのユーザーはワークフロー識別子＝００３を実行する権限がないため、ステップＳ１４０３からステップＳ１４０４に処理が進む。この場合、スキャンした紙文書に係るワークフローを実行することはできず、ユーザーは、ＯＫボタン１５０４を押下することでワークフロー実行処理を終了する。

図１５（ｂ）は、図１３に示すユーザーＩＤ＝Ｕ００Ａがスキャンを実行した場合の、ステップＳ６１４における表示部３０１の画面例である。図１３に示すユーザー情報においては、ユーザーＩＤ＝Ｕ００Ａのユーザーはワークフロー識別子＝００３を実行する権限があるため、ステップＳ１４０３からステップＳ１４０５に処理が進む。ここで、図８のワークフロー情報の例においては、ワークフロー識別子＝００３のワークフローにワークフロー識別子＝００４のワークフローが関連付けられている。しかし、図１３のユーザー情報の例では、ユーザーＩＤ＝Ｕ００Ａのユーザーにワークフロー識別子＝００４を実行する権限がない。そのため、ステップＳ１４０５において実行可能な関連ワークフローが無いと判定され、ステップＳ６０８に処理が進む。その結果、ステップＳ６１０からステップＳ６１４に処理が進み、ワークフロー選択画面が表示されずにワークフロー実行画面９０１が表示される。
図１５（ｃ）は、図１３に示すユーザーＩＤ＝Ｕ００Ｃがスキャンを実行した場合の、ステップＳ６１１における表示部３０１の画面例である。図１５（ｂ）と同様に、図１３に示すユーザー情報においては、ユーザーＩＤ＝Ｕ００Ｃのユーザーはワークフロー識別子＝００３を実行する権限があるため、ステップＳ１４０３からステップＳ１４０５に処理が進む。更に、ユーザーＩＤ＝Ｕ００Ｃのユーザーはワークフロー識別子＝００４のワークフローを実行する権限があるため、ステップＳ１４０５からステップＳ６０７に処理が進む。その結果、ステップＳ６１１において、ワークフロー識別子＝００３及び００４のワークフローを選択するためのワークフロー選択画面９１１が表示される。

実施形態３によれば、ユーザーごとのワークフロー実行権限を管理することにより、ユーザー情報に基づいて関連ワークフローも含めたワークフローの実行を柔軟に制御することができる。これにより、新しい関連ワークフローの利用を特定の部門に制限したり、適切ではないユーザーが誤ってワークフローを実行することを防止したりすることができる。
なお、実施形態２と実施形態３とは、同時に適用することが可能である。

＜その他の実施形態＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

以上、上述した各実施形態によれば、紙文書に埋め込んだ識別子を変更することなく、ワークフローを選択的に実行することができる。また、適切なワークフローを容易に選択するための仕組みを提供することができる。

Claims (19)

1. 紙文書を読み取り、ワークフローを識別するワークフロー識別情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得されたワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在するか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段により前記ワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在すると判定された場合、ワークフローを選択させる選択画面を表示する表示制御手段と、
   を有する画像形成装置。
2. 前記選択画面を介して前記関連するワークフローが選択された場合、前記ワークフロー識別情報を、前記選択されたワークフローを識別するワークフロー識別情報に更新する更新手段と、
   前記更新手段により更新された前記ワークフロー識別情報と、前記読み取りに係る画像データと、を送信する送信手段と、
   を更に有する請求項１記載の画像形成装置。
3. 前記取得手段は、紙文書を読み取り、画像データから符号化コードを検出し、検出した符号化コードを復号化し、前記ワークフロー識別情報を取得する請求項１又は２記載の画像形成装置。
4. 前記選択画面を介して前記関連するワークフローが選択され、かつ、前記関連するワークフロー用の原稿の印刷が選択された場合、前記選択された関連するワークフローを識別するワークフロー識別情報を含む符号化コードを生成する生成手段と、
   前記生成手段により生成された符号化コードを含む原稿の印刷を制御する制御手段と、
   を更に有する請求項１乃至３何れか１項記載の画像形成装置。
5. 前記選択画面を介して前記関連するワークフローが選択され、前記選択された関連するワークフローに印刷を行う旨の設定がなされていた場合、前記選択された関連するワークフローを識別するワークフロー識別情報を含む符号化コードを生成する生成手段と、
   前記生成手段により生成された符号化コードを含む原稿の印刷を制御する制御手段と、
   を更に有する請求項１乃至３何れか１項記載の画像形成装置。
6. 前記表示制御手段は、前記判定手段により前記ワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在すると判定され、更にログインユーザーに前記ワークフロー識別情報で識別されるワークフロー及び前記ワークフローに関連するワークフローの実行権限がある場合、前記ワークフローを選択させる選択画面を表示する請求項１乃至５何れか１項記載の画像形成装置。
7. ワークフローを識別するワークフロー識別情報と、前記ワークフローに関連するワークフローを識別するワークフロー識別情報と、を関連付けた関連付けデータを記憶装置に保持する保持手段を更に有し、
   前記判定手段は、前記取得手段により取得されたワークフロー識別情報に基づいて、前記記憶装置に保持されている前記関連付けデータを検索し、前記ワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在するか否かを判定する請求項１乃至６何れか１項記載の画像形成装置。
8. 前記保持手段は、前記関連付けデータを、ネットワークを介して通信可能なワークフローサーバー装置より取得し、前記記憶装置に保持する請求項７記載の画像形成装置。
9. 画像形成装置と、サーバー装置と、を含むシステムであって、
   前記画像形成装置は、
   紙文書を読み取り、ワークフローを識別するワークフロー識別情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段で取得されたワークフロー識別情報をサーバー装置に送信する送信手段と、
   前記送信手段により送信されたワークフロー識別情報で識別されるワークフローのワークフロー情報と、前記ワークフローに関連するワークフローの関連ワークフロー情報と、を前記サーバー装置より受信する受信手段と、
   前記受信手段で受信されたワークフロー情報及び関連ワークフロー情報に基づき、前記取得手段により取得されたワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在するか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段により前記ワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在すると判定された場合、ワークフローを選択させる選択画面を表示する表示制御手段と、
   を有し、
   前記サーバー装置は、
   前記画像形成装置より、ワークフロー識別情報を受信する受信手段と、
   前記受信手段により受信されたワークフロー識別情報に基づいて、前記ワークフロー識別情報で識別されるワークフローのワークフロー情報と、前記ワークフローに関連するワークフローの関連ワークフロー情報と、を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得された前記ワークフロー情報と、前記関連ワークフロー情報と、を前記画像形成装置に送信する送信手段と、
   を有するシステム。
10. 画像形成装置が実行する情報処理方法であって、
    紙文書を読み取り、ワークフローを識別するワークフロー識別情報を取得する取得ステップと、
    前記取得ステップにより取得されたワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在するか否かを判定する判定ステップと、
    前記判定ステップにより前記ワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在すると判定された場合、ワークフローを選択させる選択画面を表示する表示制御ステップと、
    を含む情報処理方法。
11. 画像形成装置と、サーバー装置と、を含むシステムにおける情報処理方法であって、
    前記画像形成装置が、紙文書を読み取り、ワークフローを識別するワークフロー識別情報を取得する取得ステップと、
    前記画像形成装置が、前記取得ステップで取得されたワークフロー識別情報をサーバー装置に送信する第１の送信ステップと、
    前記サーバー装置が、前記画像形成装置より、前記ワークフロー識別情報を受信する第１の受信ステップと、
    前記サーバー装置が、前記第１の受信ステップにより受信されたワークフロー識別情報に基づいて、前記ワークフロー識別情報で識別されるワークフローのワークフロー情報と、前記ワークフローに関連するワークフローの関連ワークフロー情報と、を取得する取得ステップと、
    前記サーバー装置が、前記取得ステップにより取得された前記ワークフロー情報と、前記関連ワークフロー情報と、を前記画像形成装置に送信する第２の送信ステップと、
    前記画像形成装置が、前記第１の送信ステップにより送信されたワークフロー識別情報で識別されるワークフローのワークフロー情報と、前記ワークフローに関連するワークフローの関連ワークフロー情報と、を前記サーバー装置より受信する第２の受信ステップと、
    前記画像形成装置が、前記第２の受信ステップで受信されたワークフロー情報及び関連ワークフロー情報に基づき、前記取得ステップにより取得されたワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在するか否かを判定する判定ステップと、
    前記画像形成装置が、前記判定ステップにより前記ワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在すると判定された場合、ワークフローを選択させる選択画面を表示する表示制御ステップと、
    を含む情報処理方法。
12. コンピュータに、
    紙文書を読み取り、ワークフローを識別するワークフロー識別情報を取得する取得ステップと、
    前記取得ステップにより取得されたワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在するか否かを判定する判定ステップと、
    前記判定ステップにより前記ワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在すると判定された場合、ワークフローを選択させる選択画面を表示する表示制御ステップと、
    を実行させるためのプログラム。
13. 前記選択画面を介して前記関連するワークフローが選択された場合、前記ワークフロー識別情報を、前記選択されたワークフローを識別するワークフロー識別情報に更新する更新ステップと、
    前記更新ステップにより更新された前記ワークフロー識別情報と、前記読み取りに係る画像データと、を送信する送信ステップと、
    を更に実行させる請求項１２記載のプログラム。
14. 前記取得ステップでは、紙文書を読み取り、画像データから符号化コードを検出し、検出した符号化コードを復号化し、前記ワークフロー識別情報を取得する請求項１２又は１３記載のプログラム。
15. 前記選択画面を介して前記関連するワークフローが選択され、かつ、前記関連するワークフロー用の原稿の印刷が選択された場合、前記選択された関連するワークフローを識別するワークフロー識別情報を含む符号化コードを生成する生成ステップと、
    前記生成ステップにより生成された符号化コードを含む原稿の印刷を制御する制御ステップと、
    を更に実行させる請求項１２乃至１４何れか１項記載のプログラム。
16. 前記選択画面を介して前記関連するワークフローが選択され、前記選択された関連するワークフローに印刷を行う旨の設定がなされていた場合、前記選択された関連するワークフローを識別するワークフロー識別情報を含む符号化コードを生成する生成ステップと、
    前記生成ステップにより生成された符号化コードを含む原稿の印刷を制御する制御ステップと、
    を更に実行させる請求項１２乃至１４何れか１項記載のプログラム。
17. 前記表示制御ステップでは、前記判定ステップにより前記ワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在すると判定され、更にログインユーザーに前記ワークフロー識別情報で識別されるワークフロー及び前記ワークフローに関連するワークフローの実行権限がある場合、前記ワークフローを選択させる選択画面を表示する請求項１２乃至１６何れか１項記載のプログラム。
18. ワークフローを識別するワークフロー識別情報と、前記ワークフローに関連するワークフローを識別するワークフロー識別情報と、を関連付けた関連付けデータを記憶装置に保持する保持ステップを更に実行させ、
    前記判定ステップでは、前記取得ステップにより取得されたワークフロー識別情報に基づいて、前記記憶装置に保持されている前記関連付けデータを検索し、前記ワークフロー識別情報で識別されるワークフローに関連するワークフローが存在するか否かを判定する請求項１２乃至１７何れか１項記載のプログラム。
19. 前記保持ステップでは、前記関連付けデータを、ネットワークを介して通信可能なワークフローサーバー装置より取得し、前記記憶装置に保持する請求項１８記載のプログラム。

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