JP2008257581A - 文書管理システム、画像形成装置、文書データ配信方法、文書データ配信プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】情報漏洩の危険を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止する文書管理システム、画像形成装置、文書データ配信方法、文書データ配信プログラムを提供することを目的としている。
【解決手段】文書サーバと画像形成装置とからなる文書管理システムにおいて、画像形成装置は、ユーザ識別情報を取得する取得手段と、スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化して文書サーバへ配信する文書配信手段と、取得手段により取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき文書配信手段を制御する認証制御手段とを有する構成により上記課題を解決する。
【選択図】図２１

Description

本発明は、文書データの配信を管理する文書管理システム、画像形成装置、文書データ配信方法、文書データ配信プログラムに関する。

機密文書の管理において、この機密文書を電子化し、さらに暗号化して管理するシステムがある。このようなシステムでは、まずスキャン機能を有する画像形成装置などにより紙の機密文書をスキャンして電子化された文書データとする。

この文書データは、画像形成装置から、ネットワークを介して接続されたクライアント端末へ送信され、このクライアント端末のフォルダ等に格納される。そして文書データは、クライアント端末においてユーザの指示により暗号化され、クライアント端末から暗号化された文書データとされた状態でサーバへ送られる。そしてこの暗号化された文書データは、サーバにおいてユーザが指示した場所へ格納されて管理される。

このように従来の技術では、紙文書を電子化して文書データとした後に行われる文書データの管理に対しては、一定のセキュリティレベルが考慮されている。しかしながら上記従来の技術では、紙文書が電子化されて文書データとされてから、文書データの管理段階へ移行するまでのセキュリティに対して考慮がなされていない。

それ故、上記従来のシステムでスキャンされた文書データは、暗号化されずに平文のままクライアント端末まで送信されることとなり、この間に情報漏洩の危険に晒される。また、上記従来のシステムでは、ユーザ自身が文書データの暗号化処理の実行指示やサーバへの格納指示などを行う。このため操作が繁雑となり、操作ミスを誘発する可能性がある。

本発明は上記の事情を鑑みて、これを解決すべくなされたものであり、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止する文書管理システム、画像形成装置、文書データ配信方法、文書データ配信プログラムを提供することを目的とするものである。

本発明の文書管理システムは、上記の目的を達成するために、以下の如き構成を採用した。

本発明は、スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、前記文書データが格納される文書サーバとを含む文書管理システムにおいて、前記画像形成装置は、ユーザ識別情報を取得する取得手段と、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化して前記文書サーバへ配信する文書配信手段と、前記取得手段により取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信手段を制御する認証制御手段とを有する構成とした。

本発明は、スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、前記文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバとを含む文書管理システムにおいて、前記画像形成装置は、ユーザ識別情報を取得する取得手段と、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化して、前記ユーザ識別情報に付与されたアクセス権限に基づき前記暗号化された文書データを前記暗号化文書サーバへ配信する文書配信手段と、前記取得手段により取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信手段を制御する認証制御手段とを有する構成とした。

本発明は、文書データが格納される文書サーバにネットワークを介して接続されており、スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置において、ユーザ識別情報を取得する取得手段と、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化して前記文書サーバへ配信する文書配信手段と、前記取得手段により取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信手段を制御する認証制御手段とを有する構成とした。

本発明は、文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバと接続されており、スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置において、ユーザ識別情報を取得する取得手段と、前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化して、前記ユーザ識別情報に付与されたアクセス権限に基づき前記暗号化された文書データを前記暗号化文書サーバへ配信する文書配信手段と、前記取得手段により取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信手段を制御する認証制御手段とを有する構成とした。

本発明は、文書データが格納される文書サーバにネットワークを介して接続されており、スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置による文書データ配信方法において、ユーザ識別情報を取得する取得手順と、スキャンされた文書データを暗号化して前記文書サーバへ配信する文書配信手順と、前記取得手順により取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信手順の実行を制御する認証制御手順とを有する文書データ配信方法とした。

本発明は、文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバと接続されており、スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置による文書データ配信方法において、ユーザ識別情報を取得する取得手順と、スキャンされた文書データを暗号化して、前記ユーザ識別情報に付与されたアクセス権限に基づき前記暗号化された文書データを前記暗号化文書サーバへ配信する文書配信手順と、前記取得手順により取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信手順の実行を制御する認証制御手順とを有する文書データ配信方法とした。

本発明は、文書データが格納される文書サーバにネットワークを介して接続されており、スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置における文書データ配信プログラムであって、前記画像形成装置は、演算処理装置と記憶装置とを有し、前記演算処理装置に、ユーザ識別情報を取得する取得ステップと、スキャンされた文書データを暗号化して前記文書サーバへ配信する文書配信ステップと、前記取得ステップにより取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信ステップの実行を制御する認証制御ステップとを実行させる文書データ配信プログラムとした。

本発明は、文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバと接続されており、スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置における文書データ配信プログラムであって、前記画像形成装置は、演算処理装置と記憶装置とを有し、前記演算処理装置に、ユーザ識別情報を取得する取得ステップと、スキャンされた文書データを暗号化して、前記ユーザ識別情報に付与されたアクセス権限に基づき前記暗号化された文書データを前記暗号化文書サーバへ配信する文書配信ステップと、前記取得ステップにより取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信ステップの実行を制御する認証制御ステップとを実行させる文書データ配信プログラムとした。

本発明によれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。

本発明では、紙文書を電子化された文書データとするスキャン手段をする画像形成装置と、ユーザ認証を行うユーザ認証サーバと、ユーザのアクセス権限に基づき文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバとを有する。画像形成装置は、スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化文書サーバへ配信する。暗号化文書サーバでは、配信された文書データが、ユーザ認証サーバで認証されたユーザのアクセス権限によりアクセスできる暗号化フォルダへ格納される。
（第一の実施形態）
以下に図面を参照して本発明の第一の実施形態について説明する。

図１は、本発明における第一の実施形態の文書管理システム１００のシステム構成図の例である。本実施形態の文書管理システム１００は、画像形成装置２００、ユーザ認証サーバ３００、暗号化文書サーバ４００が、例えばＬＡＮなどのネットワークを介して接続されて構成されている。

次に、図２を参照して本発明の文書管理システム１００の動作概要を説明する。図２は、第一の実施形態の文書管理システム１００の動作概要を説明する図の例である。

本実施形態の画像形成装置２００は、スキャン部２１０、プリント部２２０、ＦＡＸ部２３０、コピー部２４０、操作パネル２５０、クライアント用ソフトウェア２６０とを有する複合機である。

スキャン部２１０では、紙文書がスキャンされて文書データとされる。プリント部２２０では、例えば画像形成装置２００とネットワークを介して接続された印刷要求端末からの指示により印刷処理を行う。ＦＡＸ部２３０ではＦＡＸの送受信を行う。コピー部２４０は紙原稿のコピー処理を行う。

操作パネル２５０は、例えば表示パネル上に形成されたタッチパネル等であり、画像形成装置２００における各種操作が行われる。クライアント用ソフトウェア２６０は、画像形成装置２００をユーザ認証サーバ３００及び暗号化文書サーバ４００と連携させ、本発明における画像形成装置２００の機能を実現させるソフトウェアである。

ユーザ認証サーバ３００は、ユーザ情報が格納されており、ユーザ毎の暗号化文書サーバ４００へのアクセス権限の管理を行う。暗号化文書サーバ４００は、暗号化されたフォルダが生成されており、ユーザのアクセス権限に基づきこの暗号化されたフォルダへのアクセスを制御する。暗号化文書サーバ４００で生成された暗号化フォルダには、アクセスを許可されたユーザにより配信された文書データが格納されている。

本実施形態の文書管理システム１００では、画像形成装置２００の操作パネル２５０においてユーザが本システムへのログイン操作を行うと、ユーザ認証サーバ３００によりユーザの認証処理が行われる。ユーザ認証サーバ３００によりユーザ認証がなされると、この認証されたユーザのアクセス権限により、画像形成装置２００から暗号化文書サーバ４００内の暗号化フォルダにアクセスすることができる。このため本実施形態では、画像形成装置２００においてスキャンされた機密文書データなどを、画像形成装置２００から暗号化文書サーバ４００へ直接登録することができる。

本実施形態の文書管理システム１００におけるユーザ認証サーバ３００や暗号化文書サーバ４００は、例えば一般のコンピュータ（以下ＰＣ）に、上記のサーバ機能を実現させるサーバ用ソフトウェアをインストールされることにより実現される。また画像形成装置２００は、一般の画像形成装置に上記のクライアント機能を実現させるクライアント用ソフトウェア２６０をインストールすることにより、実現される。

本実施形態のように、システムにおけるサーバ及びクライアントにそれぞれソフトウェアをインストールし、管理したい文書データを暗号化する製品として、例えば日立ソフトウェアエンジニアリング株式会社の「秘文」（登録商標）等がある。本実施形態では、例えば画像形成装置２００に秘文クライアントの有するような機能と同等の機能を搭載させても良い。これにより、画像形成装置２００においてスキャンされた文書データが、画像形成装置２００において暗号化され、さらにこの暗号化された文書データが画像形成装置２００から直接暗号化文書サーバ４００へ格納される。

よって本実施形態では、スキャンされた文書データを暗号化するためのクライアント端末が不要となる。このため画像形成装置２００とクライアント端末との間の通信における情報漏洩の危険性を回避できる。

以下に図３を参照して本実施形態の文書管理システム１００を構成する各装置についてさらに説明する。図３は、第一の実施形態における画像形成装置２００、ユーザ認証サーバ３００、暗号化文書サーバ４００の機能構成を示す図である。

まず画像形成装置２００について説明する。

画像形成装置２００は、スキャン部２１０、プリント部２２０、ＦＡＸ部２３０、コピー部２４０、操作パネル２５０、クライアント用ソフトウェア２６０以外に、制御部２７０、通信部２８０、ブラウザ部２９０、記憶装置２９５、インストーラ２９６とを備える。

制御部２７０は、画像形成装置２００の各種処理を実行する演算処理装置である。スキャン部２１０は、スキャナエンジンやエンジン制御部などにより構成される入力装置であり、電子化される画像データが入力される。プリント部２２０及びＦＡＸ部２３０は出力装置であり、例えばプロッタエンジンとエンジン制御部などにより構成される。出力装置からは、電子化された画像データが出力される。コピー部２４０は、入力装置であるスキャン部２１０と出力装置であるプリント部２２０により制御部２７０が実行する一処理である。通信部２８０は、画像形成装置２００とネットワークを介して接続された各装置とのデータの送受信を制御する通信ユニットである。

ブラウザ部２９０はウェブブラウザであり、画像形成装置２００によりネットワークを介してウェブページなどを閲覧できる。記憶装置２９５はメモリやハードディスクなどで実現されるものであり、本実施形態の画像形成装置２００における各設定情報等が記憶されている。

インストーラ２９７は、記録媒体２９７に記録されたソフトウェアを読み出して画像形成装置２００へインストールする。インストールされたソフトウェアは、記憶装置２９５へ格納され、制御部２７０により読み出されて実行される。本実施形態において記録媒体２９７に記録されたソフトウェアとは、画像形成装置２００に本発明の機能を実現させるためのクライアント用ソフトウェア２６０である。画像形成装置２００では、制御部２７０がクライアント用ソフトウェア２６０を実行することにより、以下に説明する各部の機能が実現される。

ここで、クライアント用ソフトウェア２６０の詳細について説明する。

クライアント用ソフトウェア２６０は、文書管理システム１００における文書管理機能を実現する文書管理プログラムである。

クライアント用ソフトウェア２６０は、一覧取得部２６１、暗号化部２６２、画像処理部２６３、配信部２６４、配信先設定部２６５、スキャン条件設定部２６６、ログ情報取得部２６７、スキャン状況監視部２７１とを備える。

一覧取得部２６１は、暗号化文書サーバ４００より、暗号化文書サーバ４００において生成されている暗号化されたフォルダの一覧を取得する。暗号化部２６２は、スキャン部２１０によりスキャンされた文書データを暗号化する。ここでの暗号化処理の詳細は後述する。画像処理部２６３は、スキャン部２１０によりスキャンされた文書データを予め設定されたファイル形式へ変換する。ここでのファイル形式の設定についても詳細は後述する。配信部２６４は、画像形成装置２００からの暗号化文書サーバ４００への文書データの配信を行う。

配信先設定部２６５は、暗号化文書サーバ４００における各暗号化されたフォルダの場所に係る情報を設定する。スキャン条件設定部２６６は、スキャン部２１０によるスキャン条件に係る情報を設定する。配信先設定部２６５、スキャン条件設定部２６６についての詳細は後述する。

ログ取得部２６８は、画像形成装置２００における操作履歴情報であるログ情報を取得する。ここでのログ情報とは、例えば画像形成装置２００のユーザ名、操作日時、処理の種類、画像形成装置２００のＩＰアドレス、ユーザ認証サーバ３００及び暗号化文書サーバ４００へのアクセス履歴などである。このログ情報は、例えば記憶装置２９５に格納されても良いし、画像形成装置２００の有する図示しないハードディスクなどに格納されて蓄積されても良い。

スキャン状況監視部２７１は、スキャン部２１０におけるスキャン処理の状況に応じて暗号化部２６２、画像処理部２６３、配信部２６４の処理の実行を制御する。スキャン状況監視部２７１は、スキャン部２１０によるスキャン処理が終了したか否かを監視し、スキャン処理が終了したとき、暗号化部２６２、画像処理部２６３、配信部２６４の処理を実行させる。スキャン状況監視部２７１は、例えばスキャン部２１０を構成するスキャンエンジンを制御するスキャナ制御部に定期的にアクセスし、スキャン処理の進行状況を監視する。ここで言うスキャン処理とは、１ジョブにおいて実行されるスキャン処理である。

例えば１ジョブにおいてスキャンされる紙原稿の枚数が１０枚であった場合、スキャン状況監視部２７１はスキャン部２１０において１０枚全ての紙原稿がスキャンされたか否かを監視する。そして１０枚全ての紙原稿がスキャンされたとき、暗号化部２６２、画像処理部２６３、配信部２６４の処理を実行させる。本実施形態では、１ジョブのスキャン処理が終了したとき、スキャン部２１０においてスキャン処理の終了を通知する信号が生成され、スキャン状況監視部２７１はこの信号を取得したときにスキャン処理の終了を判定しても良い。

ここで図４を参照して、配信先設定部２６５とスキャン条件設定部２６６について説明する。図４は、第一の実施形態における画像形成装置２００の配信先設定部２６５とスキャン条件設定部２６６を説明する図である。

本実施形態の画像形成装置２００では、ブラウザ部２９０を用いて暗号化文書サーバ４００にアクセスし、暗号化文書サーバ４００の内部の状態を参照しながら配信先となるフォルダの場所に係る情報やスキャン条件などを設定することができる。この設定を行うための画面は、ブラウザ部２９０の機能により、画像形成装置２００の操作パネル２５０に表示される。すなわち、図４に示す設定画面が操作パネル２５０に表示される。

図４に示す設定画面における配信先設定部２６５では、配信先となるフォルダの名称と、このフォルダが格納されている位置を示すフォルダパス等が設定される。この設定画面では、例えばフォルダの名称欄に、暗号化文書サーバ４００に存在する暗号化フォルダの一覧がプルダウン方式で表示されても良い。そしてこの一覧よりフォルダが選択されると、選択されたフォルダの名称が自動的にフォルダの名称欄に入力されても良い。さらに配信先設定部２６５では、フォルダの名称欄のフォルダの名称が入力されると同時に、フォルダパス欄にフォルダのフォルダパスが自動的に入力されても良い。

このようにして設定された暗号化フォルダとフォルダパスは、紐付けされた状態で画像形成装置２００の記憶装置２９５に格納される。そして画像形成装置２００から文書データの配信する際に、記憶装置２９５からこの暗号化フォルダとフォルダパスが配信先情報として呼び出されても良い。

またこのとき、配信先設定部２６５では、配信される文書データを暗号化するか否かが設定されても良い。例えば図４に示す設定画面では、暗号化設定部２６８が設けられている。画像形成装置２００は、この設定に基づき文書データを暗号化するか否かを決定しても良い。この暗号化設定部２６８において、図４に示すように暗号化を行う設定としておけば、画像形成装置２００においてスキャンされた文書データは自動的に暗号化される。

また、図４に示す設定画面において、スキャン条件設定部２６６ではフォルダごとのスキャン条件が設定される。ここで設定されるスキャン条件とは、図４に示すように、画像形成装置２００における紙原稿のセット箇所、スキャン時の解像度、濃度、スキャン後の文書データのファイル形式などである。ここでのファイル形式は、例えばＰＤＦ形式、ｇｉｆ形式、ｔｉｆ形式などがある。

スキャン条件設定部２６６で設定されたスキャン条件に係る情報は、配信先に係る情報と同様に、記憶装置２９５に格納されても良い。そしてスキャン部２１０によるスキャン処理が実行される際に、記憶装置２９５から呼び出されても良い。尚配信先設定部２６５およびスキャン条件設定部２６６による設定は、システム管理者などにより予めなされるものとした。

ここで図３に戻って、ユーザ認証サーバ３００について説明する。

ユーザ認証サーバ３００は、ユーザ認証サーバ３００による各種の処理を実行する演算処理装置である制御部３１０と、記憶装置であるユーザ情報格納部３２０とを有する。ユーザ情報格納部３２０にはユーザ情報であるユーザＩＤ３２１及びパスワード３２２が格納されており、ユーザ情報とアクセス権限３２３とが対応付けられている。アクセス権限３２３は、暗号化文書サーバ４００における暗号化されたフォルダに対して実行できる処理の権限を示す。具体的には、アクセス権限３２３は、例えば暗号化されたフォルダにアクセスできるか否か、またに暗号化されたフォルダに対するデータの格納処理を実行できる否か、暗号化されたフォルダからのデータの読出処理を実行できるか否か等を示す情報である。

次に暗号化文書サーバ４００について説明する。

暗号化文書サーバ４００は、暗号化文書サーバ４００による各種の処理を実行する演算処理装置である制御部４１０、暗号化されたフォルダである暗号化フォルダ４２０、４３０とを備える。暗号化フォルダ４２０、４３０は、例えば暗号化文書サーバ４００の有する記憶装置であるハードディスク内に作成されている。暗号化フォルダ４２０、４３０は、暗号化文書サーバ４００においてフォルダ単位で暗号化されたフォルダであり、暗号化フォルダ４２０、４３０にはユーザ毎のアクセス権限が設定されている。暗号化文書サーバ４００は、暗号化フォルダ４２０、４３０に設定されたアクセス権限に基づき、暗号化フォルダ４２０、４３０に対する処理の実行を制御する。

暗号化フォルダ４００では、各暗号化フォルダに設定されたアクセス権限の情報が、各暗号化フォルダに格納されていても良い。暗号化文書サーバ４００において、例えば暗号化フォルダ４２０に対してユーザからアクセスがあった場合、制御部４１０は、暗号化フォルダルタ４２０内に格納されたアクセス権限の情報と、このユーザの有するアクセス権限と基づき暗号化フォルダ４２０に対して実行可能な処理を行う。

ここで図５を参照して、本実施形態の文書管理システム１００の動作について説明する。図５は、第一の実施形態の文書管理システム１００の動作を説明するフローチャートの例である。

画像形成装置２００において機密文書管理処理が選択されると、制御部２７０はクライアント用ソフトウェア２６０を起動させ、画像形成装置２００とユーザ認証サーバ３００、暗号化文書サーバ４００とを連携させる。そして制御部２７０は、操作パネル２５０に例えば図６に示すようなユーザのログイン画面を表示させる。図６は第一の実施形態の画像形成装置２００の操作パネル２５０にログイン画面が表示された状態を示す図である。

画像形成装置２００において、このログイン画面にユーザ情報であるユーザＩＤとパスワードが入力されると、このユーザ情報が通信部２８０を介してユーザ認証サーバ３００へ送信される。

ユーザ認証サーバ３００は、このユーザ情報を受けると、ユーザ情報格納部３２０に受信したユーザ情報と同一のユーザ情報が格納されている否か判断し、同一のユーザ情報が格納されている場合にユーザを認証する（Ｓ５１０）。ユーザ認証サーバ３００においてユーザが認証されると、画像形成装置２００では、操作パネル２５０に処理メニューを表示させる。このとき画像形成装置２００は、ユーザ認証サーバ３００から、認証されたユーザ情報と対応付けられたアクセス権限を取得して保持する。

ここで暗号化文書サーバ４００への文書データの送信処理が選択されると（Ｓ５１１）、画像形成装置２００において一覧取得部２６１は、ユーザ認証サーバ３００へアクセスし、Ｓ５１０で認証されたユーザのアクセス権限を参照する（Ｓ５１２）。そして一覧取得部２６１は、暗号化文書サーバ４００から、暗号化文書サーバ４００においてこのアクセス権限によりアクセス可能な暗号化フォルダの一覧を取得し（Ｓ５１３）、操作パネル２５０に選択可能に表示する。

図７は第一の実施形態の画像形成装置２００において、操作パネル２５０にアクセス可能な暗号化フォルダの一覧が表示された状態を示している。ここで以下に操作パネル２５０の表示について説明する。

本実施形態では、例えばＳ５１０で認証されたユーザのアクセス権限によりアクセス可能な暗号化フォルダを、暗号化フォルダ４２０のみとした。よって画像形成装置２００の操作パネル２５０には暗号化フォルダ４２０が表示され、さらに暗号化フォルダ４２０内の下層フォルダの一覧が表示されている。ここで、例えば暗号化フォルダ４２０に下層フォルダが存在しない場合には、アクセス可能な暗号化フォルダの一覧として暗号化フォルダ４２０のみが表示される。

このときの操作パネル２５０の表示レイアウトは、画像形成装置２００において予め設定されていても良い。この表示レイアウトは、操作パネル２５０に表示される表示レイアウト設定画面により設定されても良い。例えば画像形成装置２００では、ブラウザ部２９０により暗号化文書サーバ４００にアクセスし、暗号化文書サーバ４００内の暗号化フォルダの一覧を参照し、図８に示すような表示レイアウト設定画面を操作パネル２５０に表示させても良い。図８は、第一の実施形態の画像形成装置２００における操作パネル２５０の表示レイアウト設定を説明する図である。

図８に示す表示レイアウト設定画面では、暗号化文書サーバ４００における暗号化フォルダの階層に合わせて操作パネル２５０の表示レイアウトが設定される。図８に示す設定画面の例は、暗号化文書サーバ４００に１つの暗号化フォルダが存在し、その暗号化フォルダ内に、暗号化フォルダの下層フォルダとして４つのフォルダが存在する場合を示す。この場合、暗号化フォルダの一覧の表示レイアウトは、一行目の一列目に下層フォルダ１、一行目の二列目に下層フォルダ２、というようなる。また本実施形態の表示レイアウト設定では、表示用の各フォルダの名称をテキストデータで入力することができる。尚ここでの設定は、システム管理者などにより予めなされるものとした。

以下、再び図５に戻って、さらに本実施形態の文書管理システム１００の動作を説明する。

画像形成装置２００では、Ｓ５１３で操作パネル２５０に暗号化フォルダの一覧が表示された後、ユーザにより文書データの配信先の暗号化フォルダが選択される（Ｓ５１４）。すると画像形成装置２００では、制御部２７０により、予め設定されたフォルダ毎のスキャン条件設定が記憶装置２９５から呼び出され、操作パネル２５０に表示される（Ｓ５１５）。図９に、操作パネル２５０にスキャン条件の設定情報が表示された状態を示す。

画像形成装置２００では、Ｓ５１５においてスキャン条件が表示された後に紙文書のスキャン処理が可能となり、スキャン部２１０はユーザからのスキャン処理実行指示を受けてスキャン処理を行う（Ｓ５１６）。

スキャン状況監視部２７１により、スキャン部２１０によるスキャン処理が終了したと判定されると、暗号化部２６２、画像処理部２６３、配信部２６４の処理が実行可能となる（Ｓ５１７）。

画像形成装置２００において、スキャン処理が終了し、紙文書が文書データとされると、画像処理部２６３により、文書データをスキャン条件設定部２６６により設定されたファイル形式へ変換する処理が行われる（Ｓ５１８）。Ｓ５１８において文書データの画像処理が終了すると、暗号化部２６２は、暗号化設定部２６８の設定に基づき文書データの暗号化を行うか否かを判断する（Ｓ５１９）。

暗号化設定部２６８により暗号化処理の実行が設定されていた場合、暗号化部２６２は文書データの暗号化処理を行い（Ｓ５２０）、暗号化された文書データを配信部２６４により指定された暗号化フォルダへ配信する（Ｓ５２１）。

このとき本実施形態の画像形成装置２００は、Ｓ５１０においてユーザ認証サーバ３００から取得したアクセス権限と、暗号化された文書データとを対応付けて暗号化文書サーバ４００へ配信する。

暗号化文書サーバ４００では、暗号化された文書データと対応付けされたアクセス権限を受けると、制御部４１０は選択された暗号化フォルダに設定されたアクセス権限の情報を参照し、アクセス権限の確認処理を行う。制御部４１０は、暗号化された文書ファイルに対応付けされたアクセス権限と、暗号化フォルダに設定されたアクセス権限の情報とを照合し、配信先として選択された暗号化フォルダへのアクセス及び文書データの格納処理が実行可能かどうかを判定する。制御部４１０において、選択された暗号化フォルダへのアクセス及び格納処理の実行が可能と判定されると、暗号化された文書データは、暗号化文書サーバ４００の選択された暗号化フォルダへ格納される。

Ｓ５１９において、暗号化設定部２６８により暗号化処理の実行が設定されていない場合、画像形成装置２００は文書データの暗号化を行わない。よって配信部２６４は、文書データを平文のまま指定された暗号化フォルダへ配信する。配信された平文の文書データは、暗号化文書サーバ４００の指定された暗号化フォルダへ格納される。尚ここでも文書データにはユーザ情報が紐付けされ暗号化文書サーバ４００へ配信される。暗号化文書サーバ４００における文書データの格納処理については上で説明した通りである。

画像形成装置２００において、文書データの配信が終了すると、ログ取得部２６７により、一連の操作のログ情報が取得される（Ｓ５２２）。ここでさらなる継続処理がない場合（Ｓ５２３）、画像形成装置２００は、本システムからのログアウト処理を実行し（Ｓ５２４）、本実施形態における文書データの配信処理を終了する。尚Ｓ５２４のログアウト処理は、例えばＳ５２３において、継続処理があるか否かを選択させる選択画面を操作パネル２５０に表示させ、継続処理がない旨が選択されたとき自動的に行ってもよい。または画像形成装置２００において、予め設定された所定時間継続処理が行われなかった場合に、グアウト処理の実行を開始しても良い。

Ｓ５２３において継続処理を行う旨が選択された場合、制御部２７０はこの選択を受けて、配信先を変更せずにスキャン処理を継続するか否かを選択させる選択画面を操作パネル２５０に表示させても良い（Ｓ５２５）。ここでスキャン処理の継続が選択された場合、画像形成装置２００はＳ５１６から処理を再開する。尚本実施形態の画像形成装置２００では、Ｓ５１４において、どの暗号化フォルダが選択されたかを示す情報が配信先情報として一時的に記憶装置２９５に保持されるものとした。

Ｓ５２５において、スキャン処理を継続しない旨が選択された場合、制御部２７０は、配信先を変更するか否かを選択させる選択画面を操作パネル２５０に表示しても良い（Ｓ５２６）。Ｓ５２６において、配信先を変更しない旨が選択された場合、背手魚部２７０は処理を終了するものと判断し、Ｓ５２４のログアウト処理を実行する。

Ｓ５２６において、配信先を変更する旨が選択されると、画像形成装置２００は、Ｓ５１３から処理を再開する。

ここでＳ５２０において行われる暗号化処理について説明する。本実施形態の暗号化部２６２は、文書データに対して自己復号型暗号化処理を行う。

Ｓ５２０において、暗号化部２６２による暗号化処理が開始されると、画像形成装置２００はユーザ認証サーバ３００にアクセスし、ユーザ情報格納部３２０からＳ５１０で認証されたユーザのパスワードを取得する。暗号化部２６２は、ここで取得されたパスワードを復号パスワードとして文書データを暗号化しても良い。

また画像形成装置２００では、スキャン条件設定部２６６において復号パスワードを予め設定して記憶装置２９５に格納しておき、暗号化処理を実行する際にこの記憶装置２９５に格納された復号パスワードを呼び出して用いても良い。また暗号化処理において、どの復号パスワードを使用するかということについても、スキャン条件設定部２６６において設定可能であっても良い。例えばスキャン条件設定部３６６では、予め設定された復号パスワードを使用するか、またはユーザ認証サーバ３００から取得したパスワードとのいずれを使用するかを設定可能であっても良い。

このように、本実施形態によれば、画像形成装置２００から直接暗号化文書サーバ４００へ文書データを配信することができる。よって、例えば紙文書である機密文書を電子化して管理したい場合には、画像形成装置２００において配信先を選択してスキャンするだけで、電子化された文書データとして暗号化文書サーバ４００へ直接格納することができる。

このため本実施形態では、紙文書が電子化されて文書データとされてから、文書データの管理段階へ移行するまでの間の情報漏洩の危険性を回避することができる。また本実施形態によれば、紙文書が電子化されて文書データとされてから、文書データの管理段階へ移行するまでの間、すなわち紙文書を文書データとしてから暗号化文書サーバ４００に格納するまでの操作を簡略化できる。よって操作ミスなどにより発生する誤配信などの危険性を回避しつつ、操作性を向上させることができる。

また本実施形態によれば、画像形成装置２００において文書データを暗号化して直接暗号化文書サーバ４００へ格納することができるので、さらに高い確率で情報漏洩の危険性を回避することができる。

また本実施形態の説明では、ユーザ認証サーバ３００と暗号化文書サーバ４００とが別々に設けられた例を説明したが、例えばユーザ認証サーバ３００と暗号化文書サーバ４００とが一体化した一つのサーバとして設けられても良い。この場合には、このひとつのサーバの内部にユーザ情報格納部と、暗号化フォルダとが共存し、上で説明した機能と同様の機能を実現する。
（第二の実施形態）
以下に図面を参照して本発明の第二の実施形態について説明する。図１０は本発明の第二の実施形態の文書管理システム１００Ａのシステム構成を示す図である。本実施形態では、第一の実施形態における暗号化文書サーバ４００の代わりに、通常の文書サーバ５００が画像形成装置２００Ａとユーザ認証サーバ３００とに接続されている点が第一の実施形態と相違する。よって以下の本実施形態の説明では、第一の実施形態との相違点のみを説明し、第一の実施形態と同様の機能構成を有するものには第一の実施形態の説明で用いた符号と同様の符号を付与し、その説明を省略する。

本実施形態の文書サーバ５００において生成されている文書データが格納されるフォルダは、特別な暗号化などがされていない。このため本実施形態の文書サーバ５００では、文書データの配信においてアクセス権限に基づく制御が不要である。そこで本実施形態の画像形成装置２００Ａでは、ユーザ認証サーバ３００に格納されたユーザのアクセス権限を参照せずに、文書サーバ５００への配信処理を行う。

本実施形態の画像形成装置２００Ａにおいて、ユーザによりユーザ情報が入力されて本システムへのログイン処理が成されると、ユーザ認証サーバ３００がこのユーザ情報に基づきユーザの認証処理を行う。ユーザ認証サーバ３００において、ユーザ認証がなされると、画像形成装置２００Ａでは、認証されたユーザのユーザ情報を用いて文書データを暗号化し、暗号化された文書データを文書サーバ５００へ配信する。

図１１を参照し、本実施形態の文書管理システム１００Ａを構成する各装置について説明する。図１１は、第二の実施形態おける画像形成装置２００Ａ、ユーザ認証サーバ３００、文書サーバ５００の機能構成を示す図の例である。

本実施形態の画像形成装置２００Ａの備えるクライアント用ソフトウェア２６０Ａでは、一覧取得部２６１Ａが、文書サーバ５００内のフォルダ全ての一覧を取得する点で、第一の実施形態と異なる。

本実施形態の文書サーバ５００は、文書サーバ５００の各処理を実行する演算処理装置である制御部５１０と、文書データが格納される記憶装置であるフォルダ５２０、フォルダ５３０とを備える。

次に図１２を参照して本実施形態の文書管理システム１００Ａの動作を説明する。図１２は、第二の実施形態の文書管理システム１００Ａの動作を説明するフローチャートである。

画像形成装置２００Ａにおいて、機密文書管理処理が選択されてクライアント用ソフトウェア２６０Ａが起動され、ユーザによりユーザ情報が入力されると、画像形成装置２００Ａはこのユーザ情報をユーザ認証サーバ３００へ送信する。ユーザ認証サーバ３００では、このユーザ情報を受けてユーザの認証処理を行う（Ｓ１２０１）。

Ｓ１２０１においてユーザが認証された後、画像形成装置２００Ａにおいて文書サーバ５００への文書データの配信処理が選択されると（Ｓ１２０２）、一覧取得部２６１Ａは文書サーバ５００へアクセスし、文書サーバを参照して文書サーバ５００内のフォルダの一覧を取得する（Ｓ１２０３）。Ｓ１２０３で取得された一覧は、制御部２７０により、操作パネル２５０において選択可能に表示される。ここで、操作パネル２５０における表示レイアウトや、表示レイアウト設定については第一の実施形態で説明した通りである。

画像形成装置２００Ａにおいて、操作パネル２５０に表示されたフォルダの一覧から、文書データの配信先となるフォルダが選択される（Ｓ１２０４）。すると制御部２７０により、設憶装置２９５から予め設定されたフォルダ毎のスキャン条件が呼び出され、操作パネル２５０に表示される（Ｓ１２０５）。

尚、本実施形態においても第一の実施形態と同様に、文書サーバ５００内を参照しながら配信先の場所に係る情報やスキャン条件などを設定することができる。これらの設定は、第一の実施形態で説明した通りである。すなわち本実施形態の画像形成装置２００Ａにおいても、ブラウザ部２９０機能により文書サーバ５００を参照し、操作パネル２５０により配信先の場所に係る情報やスキャン条件などが設定される。

画像形成装置２００Ａでは、Ｓ１２０５でスキャン条件設定が表示された後、スキャン部２１０により紙文書がスキャンされる（Ｓ１２０６）。そしてスキャン状況監視部２７１によりスキャン処理の終了が判定されると（Ｓ１２０７）、スキャンされた文書データは、画像処理部２６３により画像処理が施された後（Ｓ１２０８）、暗号化部２６２により暗号化処理が施される（Ｓ１２０９）。ここでの暗号化処理も第一の実施形態で説明した通りである。

図１２におけるＳ１２１０からＳ１２１５までの処理は、第一の実施形態で説明した図５のＳ５２１からＳ５２６と同様であるから説明を省略する。

以上に説明したように、本実施形態によれば、画像形成装置２００Ａにおいて機密文書を電子化した文書データとした場合に、この文書データを画像形成装置２００Ａから配信先の文書サーバ５００へ直接配信することができる。また本実施形態によれば、文書データの配信先が一般の文書サーバなどであり、アクセス権限と無関係に誰でもアクセスできるサーバであった場合に、文書データを自動的に暗号化して配信することができる。

よって本実施形態によれば、紙文書が電子化されて文書データとされてから、文書データの管理段階へ移行するまでの間の情報漏洩の危険性を回避することができる。また本実施形態によれば、紙文書が電子化されて文書データとされてから、文書データの管理段階へ移行するまでの間の操作を簡略化し、操作ミスによる誤配信などの危険性を回避することができる。
（第三の実施形態）
以下に図面を参照して本発明の第三の実施形態について説明する。図１３は本発明の第三の実施形態の文書管理システム１００Ｂのシステム構成を示す図である。本実施形態では、第一の実施形態における暗号化文書サーバ４００の代わりに、メール送信サーバ６００が画像形成装置２００Ｂとユーザ認証サーバ３００とに接続されている点が第一の実施形態と相違する。よって以下の本実施形態の説明では、第一の実施形態との相違点のみを説明し、第一の実施形態と同様の機能構成を有するものには第一の実施形態の説明で用いた符号と同様の符号を付与し、その説明を省略する。

本実施形態の画像形成装置２００Ｂでは、暗号化された文書データを電子メールに添付してメール送信サーバ６００へ配信することにより、画像形成装置２００Ｂから暗号化された文書データを直接メール送信することができる。

図１４を参照して本実施形態の文書管理システム１００Ｂを構成する各装置についてさらに説明する。図１４は、第三の実施形態における画像形成装置２００Ｂ、ユーザ認証サーバ３００、メール送信サーバ６００の機能構成を示す図の例である。

まず画像形成装置２００Ｂについて説明する。

本実施形態の画像形成装置２００Ｂは、送信先アドレス記憶部２６９を備える。この送信先アドレス記憶部２６９は、例えばメモリやハードディスクなどにより実現される。また本実施形態の画像形成装置２００Ｂにおけるクライアント用ソフトウェア２６０Ｂは、送信先アドレス設定部２６５Ａを備える。

本実施形態の画像形成装置２００Ｂでは、送信先アドレス設定部２６５Ａにより設定さたれ送信先メールアドレスが送信先アドレス記憶部２６９に格納されている。画像形成装置２００Ｂでは、スキャン部２１０によりスキャンされた文書データが暗号化部２６２により暗号化された状態で、この送信先アドレス記憶部２６９に格納されたメールアドレスから選択された送信先アドレスを送信される。

以下に図１５を参照して本実施形態の送信先アドレス設定部２６５Ａについて説明する。図１５は、第三の実施形態における画像形成装置２００Ｂの送信先アドレス設定部２６５Ａを説明する図である。

本実施形態の画像形成装置２００Ｂは、操作パネル２５０に図１５に示すような送信先アドレス設定画面を表示させ、送信先メールアドレスと、送信先メールアドレス毎のスキャン条件を設定させることができる。

図１５に示す設定画面における送信先アドレス設定部２６５Ａでは、送信先メールの名称と送信先メールアドレスを入力して設定することができる。また図１５に示す設定画面におけるスキャン条件設定部２６６は、第一の実施形態で説明した通りである。尚ここでの設定は、システム管理者などにより予めなされるものとした。

本実施形態では、送信先アドレス設定部２６５Ａにより設定された送信先アドレスと、スキャン条件設定部２６６により設定されたスキャン条件が紐付けされて、送信先アドレス記憶部２６９に記憶される。尚図１５に示す設定画面では、第一の実施形態と同様に、暗号化設定部２６８が設けられていても良い。

次に図１４に戻って、メール送信サーバ６００について説明する。メール送信サーバ６００は、一般的なメール送信用のサーバであり、制御部６１０と、メール文書が格納されるメール文書格納部６２０とを備える。本実施形態のメール送信サーバ６００では、画像形成装置２００Ｂから文書データが添付されたメール文書が配信され、この配信されたメール文書がメール文書格納部６２０に格納される。メール文書格納部６２０に格納されたメール文書は、順次指定された送信先アドレスへ送信される。

次に図１６を参照して本実施形態の文書管理システム１００Ｂの動作を説明する。図１６は、第三の実施形態の文書管理システム１００Ｂの動作を説明するフローチャートの例である。

画像形成装置２００Ｂにおいて、機密文書管理処理が選択されてクライアント用ソフトウェア２６０Ｂが起動され、ユーザによりログイン処理がなされると、画像形成装置２００Ｂはこのユーザ情報をユーザ認証サーバ３００へ送信する。ユーザ認証サーバ３００では、このユーザ情報を受けて認証処理を行う（Ｓ１６０１）。

Ｓ１６０１において、ユーザが認証された後、画像形成装置２００Ｂにおいて文書データのメール送信処理が選択されると（Ｓ１６０２）、制御部２７０は送信先アドレス記憶部２６９に格納された送信先アドレスの一覧を選択可能に操作パネル２５０に表示させる（Ｓ１６０３）。図１７は、本実施形態の画像形成装置２００Ｂにおいて、操作パネル２５０に送信先アドレスの一覧が表示された状態を示す図の例である。

尚このときの操作パネル２５０の表示レイアウト等は、画像形成装置２００Ｂにおいて予め設定されている。また本実施形態の画像形成装置２００Ｂでは、文書データが添付されたメール文書の配信先となるメール送信サーバ６００を特定する情報が予め設定されている。例えば画像形成装置２００Ｂでは、図１８に示すような設定画面を操作パネル２５０に表示させても良い。図１８は、第三の実施形態の画像形成装置２００Ｂにおける設定画面を示す図の例である。

図１８に示す設定画面では、表示レイアウト設定部１８１により、送信先アドレス記憶部２６９に格納されたアドレスに合わせて操作パネル２５０の表示レイアウトを設定することができる。図１８に示す設定画面の例は、送信先アドレス記憶部２６９に４つのメールアドレスが格納されている場合を示す。この場合、Ｓ１６０３で表示される送信先アドレスの一覧の表示レイアウトは、一行目の一列目にアドレス１、一行目の二列目にアドレス２、というようなる。尚このとき、表示レイアウト設定部１８１では、操作パネルへの表示用として、アドレス１に対するテキスト表示が設定されても良い。

図１８に示す設定画面において、メール送信サーバ６００を特定する情報を設定するメール送信サーバ設定部１８２では、メール送信サーバ６００の位置情報やポート番号などの情報が設定される。

以下に、図１６に戻って、本実施形態の文書管理システム１００Ｂの動作をさらに説明する。

画像形成装置２００Ｂでは、Ｓ１６０３において操作パネル２５０に送信先アドレス一覧が表示されると、文書データの送信先アドレスが選択される（Ｓ１６０４）。すると制御部２７０は、送信先アドレス記憶部２６９より選択された送信先アドレスを呼び出し、操作パネル２５０へ表示させる（Ｓ１６０５）。図１９は、第三の実施形態において、操作パネル２５０に選択された送信先アドレスが表示された状態を示す図の例である。

Ｓ１６０５において、文書データの送信先アドレスが表示されると、画像形成装置２００Ｂにおいて紙文書のスキャンが開始される（Ｓ１６０６）。

ここで、図１６のＳ１６０６からＳ１６０９までの処理は、第二の実施形態で説明した図５のＳ１２０６からＳ１２０８までの処理と同様であるから説明を省略する。

画像形成装置２００Ｂは、Ｓ１６０９において文書データの暗号化処理が終了すると、暗号化された文書データをメール文書に添付し、配信部２６４によりメール送信サーバ６００へ配信する（Ｓ１６１０）。図１６のＳ１６１１からＳ１６１５までの処理は、図５のＳ５２２からＳ５２６の処理と同様なので説明を省略する。

以上に説明したように、本実施形態では、画像形成装置２００Ｂにおいて暗号化された文書データをメール文書に添付することにより、暗号化された文書データを画像形成装置２００Ｂからメール送信サーバ６００へ直接配信することができる。このため、画像形成装置２００Ｂでメール送信操作を行うことにより、暗号化された文書データを直接メールで送信することができる。よってメール送信途中における情報漏洩の危険性を回避でき、さらにメール送信までの操作を簡略化することができる。

また本実施形態では、予め送信先アドレスが設定されており、送信先アドレスを選択するだけで、自動的に送信先アドレスが入力される。よって本実施形態によれば、送信先アドレスの誤入力などの、紙文書が電子化されて文書データとされてから、文書データの管理段階へ移行するまでの間に発生する操作ミスの危険性を回避しつつ操作性を向上させることができる。
（第四の実施形態）
以下に図面を参照して本発明の第四の実施形態について説明する。本実施形態では、画像形成装置２００Ｃにユーザ認証機能を設けた点が他の実施形態と異なる。よって以下の本実施形態の説明では、他の実施形態との相違点のみを説明し、他の実施形態と同様の機能構成を有するものには他の実施形態の説明で用いた符号と同様の符号を付与し、その説明を省略する。

図２０は本発明の第四の実施形態の文書管理システム１００Ｃのシステム構成を示す図である。

本実施形態の文書管理システム１００Ｃは、画像形成装置２００Ｃと文書サーバ５００により構成される。本実施形態では、画像形成装置２００Ｃにユーザ認証機能を設けたため、ユーザ認証サーバ３００を必要としない。本実施形態では、画像形成装置２００Ｃでユーザが認証された場合にのみ、クライアント用ソフトウェア２６０が起動し、クライアント用ソフトウェア２６０による機能を実現することができる。

以下に図２１を参照して本実施形態の画像形成装置２００Ｃの機能構成を説明する。図２１は、第四の実施形態の画像形成装置２００Ｃの機能構成を示す図である。

画像形成装置２００Ｃは、他の実施形態の画像形成装置の有する各部に加え、認証制御部２９８とファイル名設定部２７１とを有する。

認証制御部２９８は、ユーザ認証処理を行う認証部２９８ａと、クライアント用ソフトウェア２６０の起動を制御するクライアント用ソフトウェア制御部２９８ｂとを有する。認証部２９８ａは、画像形成装置２００Ｃの操作パネル２５０などにより入力されたユーザ識別情報の認証を行う。本実施形態の画像形成装置２００Ｃでは、記憶装置２９５に認証用のユーザ識別情報が格納されているものとした。認証部２９８ａは、例えば操作パネル２５０によりユーザ識別情報を取得し、取得したユーザ識別情報と、記憶装置２９５に格納されたユーザ識別情報とを照合してユーザの認証処理を行う。ここでユーザ識別情報とは、例えばユーザＩＤとパスワードである。

クライアント用ソフトウェア制御部２９８ｂは、認証部２９８ａの認証結果に基づきクライアント用ソフトウェア２６０の起動を制御する。クライアント用ソフトウェア制御部２９８ｂは、認証部２９８ａにおいてユーザ認証されてユーザの本システムへのログインが完了すると、クライアント用ソフトウェア２６０を起動させる。またクライアント用ソフトウェア制御部２９８ｂは、認証部２９８ａによるユーザ認証がエラーとなった場合、クライアント用ソフトウェア２６０を起動させない。

本実施形態の認証制御部２９８は、記録媒体２９７に記録されたソフトウェアであっても良い。記録媒体２９７に記録された認証制御部２９８を実現するソフトウェアは、インストーラ２９６により読み込まれて記憶装置２９５に格納され、制御部２７０により実行される。

ファイル名設定部２７１は、クライアント用ソフトウェア２６０の有する一機能である。ファイル名設定部２７１は、スキャン部２１０によりスキャンされた文書データのファイル名を設定する。

以下にファイル名設定部２７１によるファイル名の設定について説明する。図２２は、第四の実施形態のファイル名設定部２７１を説明する図である。

本実施形態の画像形成装置２００Ｃでは、ブラウザ部２９０を用いて文書サーバ５００にアクセスし、文書サーバ５００内のフォルダを参照しながらフォルダ毎に配信される文書データのファイル名を設定することができる。この設定を行うための画面は、ブラウザ部２９０の機能により、画像形成装置２００Ｃの操作パネル２５０に表示される。図２２にファイル名設定画面が操作パネル２５０に表示された例を示す。図２２は、第四の実施形態のファイル名設定部２７１を説明する図である。

図２２に示すファイル名設定部２７１では、配信先設定及びスキャン条件の設定と共に、配信先となるフォルダに格納されるファイル名を設定することができる。

図２２に示す設定画面２５０では、文書データの配信先として文書サーバ５００のフォルダ５２０が設定されている。このときファイル名設定部２７１においてファイル名を設定すると、フォルダ５２０に配信される文書データのファイル名をファイル名設定部２７１で設定されたファイル名とすることができる。よって、ユーザは文書データを配信する際にファイル名を入力する必要がなく、配信先フォルダを指定するだけで文書データのファイル名を設定することができる。

また本実施形態のファイル名設定部２７１では、基準ファイル名設定部２７１ａと、選択リスト設定部２７２ｂとを有し、基準となる基準ファイル名を細分化する複数種類のファイル名を設定することができる。基準ファイル名設定部２７１ａには、基準となるファイル名が入力される。選択リスト設定部２７２ｂでは、基準ファイル名を細分化させるために基準ファイル名の設定以降に設定されるファイル名のリストが入力される。

基準ファイル名設定部２７１ａ及び選択リスト設定部２７２ｂにより入力されたファイル名は、記憶装置２９５に格納され、文書データの配信の際に制御部２７０により読み出されて操作パネル２５０に表示される。図２３は、設定されたファイル名が読み出されて操作パネル２５０に表示された例を示す図である。

図２３に示すように、操作パネル２５０では、ファイル名表示部２７２Ａに基準ファイル名設定部２７１ａで設定された基準ファイル名が表示され、選択リスト表示部２７２Ｂに選択リスト設定部２７２ｂで設定された選択リストが表示される。図２３に示す操作パネル２５０では、設定された基準ファイル名として「月刊雑誌」が表示され、基準ファイル名「月刊雑誌」を細分化させるファイル名の選択リストとして「１月、２月、３月、・・・」が表示されている。

よってユーザが画像形成装置２００Ｃにおいて文書データを配信する際に、配信先フォルダにフォルダ５２０を選択した場合、この文書データは自動的に「月刊雑誌」というファイル名とされる。そして操作パネル２５０において、選択リスト表示部２７２Ｂに表示された選択リストから、例えば「１月」が選択された場合、文書データのファイル名は「月刊雑誌−１月」となる。

このように、本実施形態の画像形成装置２００Ｃでは、配信先フォルダ毎にファイル名を予め設定することができる。よって本実施形態の文書管理システム１００Ｃでは、配信先フォルダを選択するだけで、文書データにファイル名を付けて配信先フォルダへ文書データを配信できる。このため本実施形態では、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。

尚ファイル名設定部２７１は、選択リストを使用するか否かを設定することができても良い。ファイル名設定部２７１において、選択リストを使用しない設定がなされていた場合、選択リスト表示部２７２Ｂには、選択リストの代わりに「使用しない」と表示されても良い。

次に、図２４を参照して本実施形態の文書管理システム１００Ｃの動作を説明する。図２４は、第四の実施形態の文書管理システム１００Ｃの動作を説明するフローチャートである。

文書管理システム１００Ｃにおいて、画像形成装置２００Ｃの操作パネル２５０からユーザ識別情報が入力されて、画像形成装置２００Ｃがこれを取得する（Ｓ２４０１）。ユーザ識別情報を取得すると、画像形成装置２００Ｃは、認証制御部２９８の認証部２９８ａによりユーザ認証処理を行う（Ｓ２４０２）。認証部２９８ａによりユーザが認証されると、クライアント用ソフトウェア制御部２９８ｂがクライアント用ソフトウェア２６０を起動させる（Ｓ２４０３）。

図２４において、クライアント用ソフトウェア２６０が起動した後のＳ２４０４からＳ２４１８までの処理は、Ｓ２４０８の処理を除き図１２で説明したＳ１２０２からＳ１２０４までの処理と同様である。よって、以下にＳ２４０８の処理についてのみ説明し、それ以外の処理の説明は省略する。

Ｓ２４０７において配信先が選択されると、制御部２７０は、スキャン条件設定部２６６で設定されたスキャン条件とファイル名設定部２７１で設定されたファイル名とを記憶装置２９５から読み出す。そして制御部２７０は、操作パネル２５０にスキャン条件の詳細設定と、ファイル名の設定とを表示する（図２３参照）。このとき操作パネル２５０では、選択リストを用いて基準ファイル名を細分化したファイル名を文書データのファイル名とすることができる。

以上に説明したように、本実施形態の文書管理システム１００Ｃによれば、ユーザ認証サーバ３００を必要せずに、画像形成装置２００Ｃにおいてユーザ認証を行うことができる。またこのユーザ認証処理でユーザが認証された場合にのみ、画像形成装置２００Ｃから暗号化した文書データを直接文書サーバ５００へ配信することができる。

よって本実施形態によれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。

本実施形態では、画像形成装置２００Ｃの認証部２９８ａにより認証されたユーザは、クライアント用ソフトウェア２６０のすべての機能を使用することができる。よって、例えば本実施形態の画像形成装置２００Ｃへシステム管理者のユーザ識別情報を入力して認証させ、他の利用者にクライアント用ソフトウェア２６０の機能を利用させることもできる。
（第五の実施形態）
以下に図面を参照して本発明の第五の実施形態について説明する。本実施形態の文書管理システム１００Ｄは、第四の実施形態の画像形成装置２００Ｃと暗号化文書サーバ４００とを含む構成である点が他の実施形態と異なる。よって以下の本実施形態の説明では、他の実施形態との相違点のみを説明し、他の実施形態と同様の機能構成を有するものには他の実施形態の説明で用いた符号と同様の符号を付与し、その説明を省略する。

図２５は、第五の実施形態の文書管理システム１００Ｄのシステム構成図である。本実施形態の文書管理システム１００Ｄは、画像形成装置２００Ｃ、暗号化文書サーバ４００、ユーザ情報データベース７００とにより構成されている。

ユーザ情報データベース７００は、ユーザ識別情報７１０と、アクセス権限７２０とが対応付けられて格納されている。

本実施形態の文書管理システム１００Ｄでは、ユーザ情報データベース７００を参照して画像形成装置２００Ｃで認証されたユーザのアクセス権限に関する情報を取得し、アクセス権限に基づき暗号化された文書データを暗号化文書サーバ４００へ配信する。

以下に本実施形態の文書管理システム１００Ｄの動作を説明する。図２６は、第五の実施形態の文書管理システム１００Ｄの動作を説明するフローチャートである。

本実施形態の文書管理システム１００Ｄにおいて、画像形成装置２００Ｃの認証部２９８ａによりユーザ認証されてクライアント用ソフトウェア２６０が起動される（Ｓ２６０１）。次に暗号化文書サーバ４００への文書データの配信処理が選択されと（Ｓ２６０２）、暗号化文書サーバ４００の制御部４１０は、ユーザ情報データベース７００を参照して認証されたユーザに対応したアクセス権限を確認する（Ｓ２６０３）。

ここでＳ２６０３の処理について説明する。

画像形成装置２００Ｃは、暗号化文書サーバ４００への文書データの配信処理が選択された場合、Ｓ２６０１の認証処理に際に入力されたユーザ識別情報を暗号化文書サーバ４００へ伝達する。暗号化文書サーバ４００では、このユーザ識別情報を受けて制御部４１０がユーザ情報データベース７００を参照し、ユーザ識別情報に対応したアクセス権限を確認する。制御部４１０は、アクセス権限を確認した結果、指定された暗号化フォルダへの文書データの配信処理を許可するか否かを判断する。

図２６におけるＳ２６０４からＳ２６１７までの処理は、Ｓ２６０７の処理を除き図５で説明したＳ５１３からＳ５２６までの処理と同様である。またＳ２６０７の処理は、図２４のＳ２４０８の処理と同様である。よってＳ２６０４からＳ２６１７までの処理の説明は省略する。

本実施形態によれば、ユーザにより画像形成装置２００Ｃでユーザ識別情報が入力されただけで、画像形成装置２００Ｃで認証されたユーザ識別情報に付与されたアクセス権限に基づき、直接暗号化文書サーバ４００へ文書データを配信する。よって本実施形態によれば、情報漏洩の危険性を回避し、作業を簡略化して操作ミスの誘発を防止することができる。

また画像形成装置２００Ｃは、第一の実施形態ないし第三の実施形態で説明した文書管理システム１００、１００Ａ、１００Ｂに適用することができる。

以下に第四の実施形態及び第五の実施形態の変形例として、画像形成装置２００Ｃを文書管理システム１００、１００Ａ、１００Ｂに適用した場合について説明する。画像形成装置２００Ｃを文書管理システム１００、１００Ａ、１００Ｂに適用した場合、画像形成装置２００Ｃの認証部２９８ａによるユーザ認証と、ユーザ認証サーバ３００によるユーザ認証とが行われるため、より機密性の高い文書データの管理に適している。

図２７を参照して、文書管理システム１００、１００Ａ、１００Ｂに画像形成装置２００Ｃを適用した場合のユーザ認証について説明する。図２７は、文書管理システム１００、１００Ａ、１００Ｂに画像形成装置２００Ｃを適用した場合を説明するフローチャートである。

画像形成装置２００Ｃでは、認証部２９８ａによるユーザ認証を行った後に、ユーザ認証サーバ３００による認証を行うか否かを設定することができる。この設定は、例えばシステム管理者により行われる。

画像形成装置２００Ｃにおいてユーザ認証が行われると（Ｓ２７０１）、画像形成装置２００Ｃの制御部２７０は、ユーザ認証サーバ３００による認証を行う設定がされているか否かを判定する（Ｓ２７０２）。

Ｓ２７０２において、ユーザ認証サーバ３００による認証を行わない設定であった場合、画像形成装置２００Ｃは、ユーザ認証を完了する（Ｓ２７０３）。Ｓ２７０３におけるユーザ認証完了後の処理は、第四の実施形態及び第五の実施形態で説明した通りである。

Ｓ２７０２において、ユーザ認証サーバ３００による認証を行う設定であった場合、画像形成装置２００Ｃは、Ｓ２７０１で取得したユーザ識別情報をユーザ認証サーバ３００へ送信する。ユーザ認証サーバ３００は、このユーザ識別情報によりユーザの認証を行う（Ｓ２７０４）。ユーザ認証サーバ３００によりユーザが認証されると、ユーザ認証を完了する（Ｓ２７０５）。ユーザ認証サーバ３００による認証が完了した後の処理は、第一の実施形態ないし第三の実施形態で説明した通りである。

以上、各実施形態に基づき本発明の説明を行ってきたが、上記実施形態に示した要件に本発明が限定されるものではない。これらの点に関しては、本発明の主旨をそこなわない範囲で変更することができ、その応用形態に応じて適切に定めることができる。

第一の実施形態の文書管理システム１００のシステム構成図である。 第一の実施形態の文書管理システム１００の動作概要を説明する図である。 第一の実施形態における画像形成装置２００、ユーザ認証サーバ３００、暗号化文書サーバ４００の機能構成を示す図である。 第一の実施形態における画像形成装置２００の配信先設定部２６５とスキャン条件設定部２６６を説明する図である。 第一の実施形態の文書管理システム１００の動作を説明するフローチャートである。 第一の実施形態の画像形成装置２００の操作パネル２５０にログイン画面が表示された状態を示す図である。 第一の実施形態の画像形成装置２００において、操作パネル２５０にアクセス可能な暗号化フォルダの一覧が表示された状態を示す図である。 第一の実施形態の画像形成装置２００における操作パネル２５０の表示レイアウト設定を説明する図である。 第一の実施形態の画像形成装置２００の操作パネル２５０にスキャン条件の設定情報が表示された状態を示す図である。 第二の実施形態の文書管理システム１００Ａのシステム構成図である。 第二の実施形態おける画像形成装置２００Ａ、ユーザ認証サーバ３００、文書サーバ５００の機能構成を示す図である。 第二の実施形態の文書管理システム１００Ａの動作を説明するフローチャートである。 第三の実施形態の文書管理システム１００Ｂのシステム構成図である。 第三の実施形態における画像形成装置２００Ｂ、ユーザ認証サーバ３００、メール送信サーバ６００の機能構成を示す図である。 第三の実施形態における画像形成装置２００Ｂの送信先アドレス設定部２６５Ａを説明する図である。 第三の実施形態の文書管理システム１００Ｂの動作を説明するフローチャートである。 第三の実施形態の画像形成装置２００Ｂにおいて、操作パネル２５０に送信先アドレスの一覧が表示された状態を示す図である。 第三の実施形態の画像形成装置２００Ｂにおける設定画面を示す図である。 第三の実施形態の操作パネル２５０に選択された送信先アドレスが表示された状態を示す図である。 第四の実施形態の文書管理システム１００Ｃのシステム構成を示す図である。 第四の実施形態の画像形成装置２００Ｃの機能構成を示す図である。 第四の実施形態のファイル名設定部２７１を説明する図である。 設定されたファイル名が読み出されて操作パネル２５０に表示された例を示す図である。 第四の実施形態の文書管理システム１００Ｃの動作を説明するフローチャートである。 第五の実施形態の文書管理システム１００Ｄのシステム構成図である。 第五の実施形態の文書管理システム１００Ｄの動作を説明するフローチャートである。 文書管理システム１００、１００Ａ、１００Ｂに画像形成装置２００Ｃを適用した場合を説明するフローチャートである。

符号の説明

１００、１００Ａ、１００Ｂ、１００Ｃ、１００Ｄ 文書管理システム
２００、２００Ａ、２００Ｂ、２００Ｃ 画像形成装置
２１０、９１０ スキャン部
２２０、９２０ プリント部
２５０ 操作パネル
２６０ クライアント用ソフトウェア
２６２ 暗号化部
２６４ 配信部
２６６ スキャン条件設定部
２６７ ログ取得部
２７０ 制御部
２９０ ブラウザ部
２９５ 記憶装置
２９６ インストーラ
２９７ 記録媒体
２９８ 認証制御部
３００ ユーザ認証サーバ
３２０ ユーザ情報格納部
４００ 暗号化文書サーバ
４２０、４３０ 暗号化フォルダ
５００ 文書サーバ
６００ メール送信サーバ
７００ ユーザ情報データベース

Claims (12)

1. スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、前記文書データが格納される文書サーバとを含む文書管理システムにおいて、
   前記画像形成装置は、
   ユーザ識別情報を取得する取得手段と、
   前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化して前記文書サーバへ配信する文書配信手段と、
   前記取得手段により取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信手段を制御する認証制御手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
2. スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置と、前記文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバとを含む文書管理システムにおいて、
   前記画像形成装置は、
   ユーザ識別情報を取得する取得手段と、
   前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化して、前記ユーザ識別情報に付与されたアクセス権限に基づき前記暗号化された文書データを前記暗号化文書サーバへ配信する文書配信手段と、
   前記取得手段により取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信手段を制御する認証制御手段とを有することを特徴とする文書管理システム。
3. 前記認証制御手段は、
   前記取得手段により取得したユーザ識別情報の認証処理を行う認証手段と、
   前記認証手段により前記ユーザ識別情報が認証されたとき、前記文書配信手段の処理を実行させる文書配信制御手段とを有することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
4. 前記文書配信手段は、
   前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化手段と、
   前記文書サーバ内のフォルダの一覧を前記文書サーバから取得する一覧取得手段と、
   前記文書サーバにおける前記文書データの配信先を選択させる配信先選択手段と、
   前記配信先選択手段により選択された配信先へ、前記暗号化手段により暗号化された前記文書データを配信する配信手段とを有することを特徴とする請求項１又は３に記載の文書管理システム。
5. 前記文書配信手段は、
   前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化する暗号化手段と、
   前記暗号化文書サーバにおいて、前記アクセス権限によりアクセスできるフォルダの一覧を前記暗号化文書サーバから取得する一覧取得手段と、
   前記暗号化文書サーバにおける暗号化された前記文書データの配信先を選択させる配信先選択手段と、
   前記配信先選択手段により選択された配信先へ、前記暗号化手段により暗号化された前記文書データを配信する配信手段とを有することを特徴とする請求項２又は３に記載の文書管理システム。
6. 前記文書配信手段は、
   前記文書データのファイル名を設定するファイル名設定手段を有することを特徴とする請求項１ないし５の何れか一項に記載の文書管理システム。
7. 文書データが格納される文書サーバにネットワークを介して接続されており、スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置において、
   ユーザ識別情報を取得する取得手段と、
   前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化して前記文書サーバへ配信する文書配信手段と、
   前記取得手段により取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信手段を制御する認証制御手段とを有することを特徴とする画像形成装置。
8. 文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバと接続されており、スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置において、
   ユーザ識別情報を取得する取得手段と、
   前記スキャン手段によりスキャンされた文書データを暗号化して、前記ユーザ識別情報に付与されたアクセス権限に基づき前記暗号化された文書データを前記暗号化文書サーバへ配信する文書配信手段と、
   前記取得手段により取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信手段を制御する認証制御手段とを有することを特徴とする画像形成装置。
9. 文書データが格納される文書サーバにネットワークを介して接続されており、スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置による文書データ配信方法において、
   ユーザ識別情報を取得する取得手順と、
   スキャンされた文書データを暗号化して前記文書サーバへ配信する文書配信手順と、
   前記取得手順により取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信手順の実行を制御する認証制御手順とを有することを特徴とする文書データ配信方法。
10. 文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバと接続されており、スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置による文書データ配信方法において、
    ユーザ識別情報を取得する取得手順と、
    スキャンされた文書データを暗号化して、前記ユーザ識別情報に付与されたアクセス権限に基づき前記暗号化された文書データを前記暗号化文書サーバへ配信する文書配信手順と、
    前記取得手順により取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信手順の実行を制御する認証制御手順とを有することを特徴とする文書データ配信方法。
11. 文書データが格納される文書サーバにネットワークを介して接続されており、スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置における文書データ配信プログラムであって、
    前記画像形成装置は、演算処理装置と記憶装置とを有し、
    前記演算処理装置に、
    ユーザ識別情報を取得する取得ステップと、
    スキャンされた文書データを暗号化して前記文書サーバへ配信する文書配信ステップと、
    前記取得ステップにより取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信ステップの実行を制御する認証制御ステップとを実行させるための文書データ配信プログラム。
12. 文書データが格納される暗号化されたフォルダを有する暗号化文書サーバと接続されており、スキャン手段により紙文書を文書データとする画像形成装置における文書データ配信プログラムであって、
    前記画像形成装置は、演算処理装置と記憶装置とを有し、
    前記演算処理装置に、
    ユーザ識別情報を取得する取得ステップと、
    スキャンされた文書データを暗号化して、前記ユーザ識別情報に付与されたアクセス権限に基づき前記暗号化された文書データを前記暗号化文書サーバへ配信する文書配信ステップと、
    前記取得ステップにより取得されたユーザ識別情報の認証結果に基づき前記文書配信ステップの実行を制御する認証制御ステップとを実行させるための文書データ配信プログラム。

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