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JP2006135671A - 文書スキャンシステム - Google Patents

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和典 堀切
Miki Watanabe
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Abstract

【課題】複数の場所の各々にスキャナが設置された環境において、どの場所においても同様かつ簡易な操作により、その場所に設置されたスキャナを用いてスキャン文書を取得することができる文書スキャンシステムを提供する。
【解決手段】複数の場所の各々に、スキャナ１０および情報端末４０が設置される。文書転送サーバ５０は、ある場所に設置された情報端末４０に、あるユーザのユーザ識別情報が入力されると、その後、その場所に予め対応付けられたスキャナアクセス用情報を用いて、その場所に設置されたスキャナに保持された電子文書を当該スキャナから取得する。そして、取得された電子文書を、当該ユーザのユーザ識別情報に予め対応付けられた格納場所アクセス用情報を用いて、当該ユーザ用の格納場所に格納する。
【選択図】図１

Description

本発明は、複数の場所の各々にスキャナが設置されてなる文書スキャンシステムに関する。
スキャナ機能を備えたデジタル複合機の利用の一態様として、紙文書を複合機にスキャンさせ、得られた電子文書（以下、適宜「スキャン文書」と称す）を自分のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）に取り込むといった態様がある。
この利用態様においては、ユーザは、事前に、自分のＰＣにスキャナドライバをインストールしたり、複合機のネットワーク上のアドレスを設定したりして、ＰＣから複合機にアクセスできるようにしておく。また、ユーザは、複合機内に自分用の記憶領域（いわゆる親展ボックス）を作成し、スキャン文書を複合機内に保存できるようにしておく。ここで、親展ボックスには、セキュリティのためユーザＩＤおよびパスワードが設定される場合が多い。そして、ユーザは、自分の親展ボックスを指定して、紙文書を複合機にスキャンさせる。すると、指定された親展ボックスにスキャン文書が保存される。ついで、ユーザは、ＰＣから複合機にユーザＩＤおよびパスワードを提示してアクセスし、親展ボックスに保存されているスキャン文書をＰＣに取り込む。
ところで、会社などにおいては、複数の場所（会議室等）の各々に複合機が設置されている。このような環境において、あるユーザがある場所を初めて訪れ、そこに設置されている複合機を用いて紙文書からスキャン文書を得ようとする場合、そのユーザは次のような事前準備を行う必要がある。すなわち、複合機の機種を調べて、その機種に応じたドライバソフトを自分のＰＣにインストールする必要がある。また、複合機のネットワーク上のアドレスを調べて、そのアドレスをＰＣに設定する必要がある。さらに、複合機に自分用の親展ボックスを作成するか、または既に存在する親展ボックスに関する情報（ユーザＩＤやパスワード等）を入手する必要がある。
このように、複数の場所にスキャナが設置された従来の環境では、ユーザは、スキャナの利用に際して場所毎に異なる面倒な作業を行わなければならない。
そこで、本発明は、複数の場所の各々にスキャナが設置されてなる文書スキャンシステムであって、どの場所においても同様かつ簡易な操作により、その場所に設置されたスキャナを用いてスキャン文書を取得することができる文書スキャンシステムを提供する。
本発明に係る文書スキャンシステムは、複数の場所の各々に設置され、原稿をスキャンして電子文書を生成し、当該電子文書を保持するスキャナと、前記複数の場所の各々に設置され、ユーザから当該ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受け付ける情報端末と、前記複数の場所のうちある場所に設置された情報端末に、あるユーザのユーザ識別情報が入力されると、その後、前記ある場所に予め対応付けられたスキャナアクセス用情報を用いて、前記ある場所に設置されたスキャナに保持された電子文書を当該スキャナから取得する文書取得手段と、前記文書取得手段により取得された電子文書を、前記あるユーザのユーザ識別情報に予め対応付けられた格納場所アクセス用情報を用いて、前記あるユーザ用の格納場所に格納する文書登録手段と、を有することを特徴とする。
本発明の好適な態様では、前記複数の場所は、複数の会議室である。この場合における好適な態様では、前記複数の会議室のうちある会議室に設置された情報端末に、あるユーザのユーザ識別情報が入力されると、その情報端末を介して、そのユーザ識別情報に予め対応付けられた一以上の会議をそのユーザに提示し、そのユーザから会議の選択を受け付ける会議特定手段をさらに有し、前記文書登録手段は、前記選択された会議に予め対応付けられた格納場所アクセス用情報を用いて、前記選択された会議用の格納場所に電子文書を格納する。
また、本発明の好適な態様では、前記文書取得手段は、前記ユーザ識別情報が入力された後、前記スキャナを監視し、当該スキャナに電子文書が保持されると当該電子文書を取得する。この場合における好適な態様では、前記文書取得手段は、ユーザからの操作指示に基づいて、前記スキャナの監視を開始または終了させる。
また、本発明の好適な態様では、前記各スキャナに保持される電子文書には、読み出し制限が設定されており、前記スキャナアクセス用情報には、スキャナから電子文書を取得するための読み出し権限情報が含まれる。
また、本発明の好適な態様では、前記格納場所には、書き込み制限が設定されており、前記格納場所アクセス用情報には、格納場所に電子文書を格納するための書き込み権限情報が含まれる。
また、本発明の好適な態様では、前記情報端末は、前記ユーザ識別情報または前記会議に予め対応付けられた文書取得用情報を用いて、前記格納場所から電子文書を取得する。この場合における好適な態様では、前記格納場所には、読み出し制限が設定されており、前記文書取得用情報には、格納場所から電子文書を取得するための読み出し権限情報が含まれる。また、好適な一実施態様では、前記情報端末は、前記格納場所から取得した電子文書を電子会議システムのディスプレイ上に表示させる。この場合、好ましくは、会議の名称、会議の時間、または会議の参加者を含む会議情報を付して、前記ディスプレイ上に表示された電子文書を所定の記憶領域に格納する。
また、本発明の好適な態様では、前記情報端末は、ＩＣカードリーダを介して、ユーザが所有するＩＣカードから当該ユーザのユーザ識別情報を読み取る。
また、本発明に係る文書スキャンシステムは、複数の場所の各々に設置され、原稿をスキャンして電子文書を生成し、当該電子文書を保持するスキャナと、前記複数の場所の各々に設置され、ユーザから当該ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受け付ける情報端末と、各スキャナに保持された電子文書を各ユーザ用の格納場所に転送する文書転送サーバと、前記場所を識別するための場所識別情報と、当該場所に設置されたスキャナに保持された電子文書を取得するために必要なスキャナアクセス用情報とが対応付けられたスキャナアクセス用テーブルと、前記ユーザ識別情報と、当該ユーザ識別情報により示されるユーザ用の格納場所に電子文書を格納するために必要な格納場所アクセス用情報とが対応付けられた格納場所アクセス用テーブルと、を有する文書スキャンシステムであって、前記各情報端末は、ユーザ識別情報の入力を受けると、当該情報端末が設置されている場所を示す場所識別情報とともに、前記入力されたユーザ識別情報を前記文書転送サーバに通知し、前記文書転送サーバは、前記情報端末からの通知を受けると、前記スキャナアクセス用テーブルを参照して前記通知された場所識別情報に対応するスキャナアクセス用情報を特定し、前記格納場所アクセス用テーブルを参照して前記通知されたユーザ識別情報に対応する格納場所アクセス用情報を特定し、前記特定されたスキャナアクセス用情報を用いて、前記通知された場所識別情報により示される場所に設置されたスキャナから、当該スキャナに保持された電子文書を取得し、前記取得された電子文書を、前記特定された格納場所アクセス用情報を用いて、前記通知されたユーザ識別情報により示されるユーザ用の格納場所に格納することを特徴とする。
本発明に係る文書転送システムは、原稿をスキャンして電子文書を生成し当該電子文書を保持するスキャナが複数の場所の各々に設置されてなる環境において、前記各スキャナに保持された電子文書を転送する文書転送システムであって、前記複数の場所の各々に設置され、ユーザから当該ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受け付ける情報端末と、前記複数の場所のうちある場所に設置された情報端末に、あるユーザのユーザ識別情報が入力されると、その後、前記ある場所に予め対応付けられたスキャナアクセス用情報を用いて、前記ある場所に設置されたスキャナに保持された電子文書を当該スキャナから取得する文書取得手段と、前記文書取得手段により取得された電子文書を、前記あるユーザのユーザ識別情報に予め対応付けられた格納場所アクセス用情報を用いて、前記あるユーザ用の格納場所に格納する文書登録手段と、を有することを特徴とする。
本発明に係る文書転送方法は、原稿をスキャンして電子文書を生成し当該電子文書を保持するスキャナが複数の場所の各々に設置されてなる環境において、前記各スキャナに保持された電子文書を転送する文書転送方法であって、前記複数の場所の各々に設置された情報端末を介して、ユーザから当該ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受け付けるステップと、前記複数の場所のうちある場所に設置された情報端末に、あるユーザのユーザ識別情報が入力されると、その後、前記ある場所に予め対応付けられたスキャナアクセス用情報を用いて、前記ある場所に設置されたスキャナに保持された電子文書を当該スキャナから取得するステップと、前記取得された電子文書を、前記あるユーザのユーザ識別情報に予め対応付けられた格納場所アクセス用情報を用いて、前記あるユーザ用の格納場所に格納するステップと、を有することを特徴とする。
本発明に係る文書転送プログラムは、原稿をスキャンして電子文書を生成し当該電子文書を保持するスキャナが複数の場所の各々に設置されてなる環境において、コンピュータシステムに前記各スキャナに保持された電子文書を転送させるための文書転送プログラムであって、コンピュータシステムに、前記複数の場所の各々に設置された情報端末を介して、ユーザから当該ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受け付けるステップと、前記複数の場所のうちある場所に設置された情報端末に、あるユーザのユーザ識別情報が入力されると、その後、前記ある場所に予め対応付けられたスキャナアクセス用情報を用いて、前記ある場所に設置されたスキャナに保持された電子文書を当該スキャナから取得するステップと、前記取得された電子文書を、前記あるユーザのユーザ識別情報に予め対応付けられた格納場所アクセス用情報を用いて、前記あるユーザ用の格納場所に格納するステップと、を実行させることを特徴とする。
本発明によれば、複数の場所の各々にスキャナが設置されてなる文書スキャンシステムであって、どの場所においても同様かつ簡易な操作により、その場所に設置されたスキャナを用いてスキャン文書を取得することができる文書スキャンシステムを提供することができる。
以下、本発明の実施の形態を図面に従って説明する。
［第１の実施の形態］
図１は、第１の実施の形態に係る文書スキャンシステム１の全体構成を示すブロック図である。文書スキャンシステム１は、複数の場所の各々に設置されたスキャナを備え、あるユーザが任意の場所のスキャナでスキャンインした電子文書を、そのユーザに予め割り当てられた格納場所に転送するものである。本実施の形態では、好適な態様として、文書スキャンシステム１を電子会議システムに適用した場合を例にとって説明する。ただし、文書スキャンシステム１は、必ずしも電子会議システムに適用される必要はない。
図１において、文書スキャンシステム１は、複数の場所の各々に設置されたスキャナ１０、ファイルサーバ２０、データベース３０、上記複数の場所の各々に設置された情報端末４０、および文書転送サーバ５０を有し、これらはインターネットやＬＡＮ等のネットワークＮを介して有線または無線により相互に接続されている。図１では、複数の場所として２つの会議室Ｘ，Ｙが示されており、それぞれスキャナ１０Ｘ，１０Ｙおよび情報端末４０Ｘ，４０Ｙが設置されている。また、会議室Ｘ，Ｙには、それぞれの場所を識別するための場所識別情報ＲＩＤX，ＲＩＤYが予め設定されている。なお、ここでいう会議室とは、会議室の部屋の中のみならず、会議室の部屋の近傍も含む概念である。したがって、例えば、スキャナ１０は会議室の部屋の外に設置されていてもよい。
文書スキャンシステム１の各ユーザには、本人認証用の非接触型のＩＣカード５が予め発行されている。各ユーザのＩＣカード５には、各ユーザを識別するためのユーザ識別情報が格納されている。図１では、２人のユーザＡ，Ｂが示されており、それぞれＩＣカード５Ａ，５Ｂを所有している。ＩＣカード５Ａ，５Ｂには、それぞれユーザ識別情報ＵＩＤA，ＵＩＤBが格納されている。ＩＣカード５は、利便性の観点より非接触型であることが好ましいが、接触型であっても構わない。
なお、図１には２つの会議室が代表的に示されているが、実際にはより多くの会議室が存在しているものとする。ただし、会議室は２以上であればよい。また、図１には２人のユーザが代表的に示されているが、実際にはより多くのユーザが存在しているものとする。ただし、ユーザは１人以上であればよい。
＜スキャナ＞
スキャナ１０は、原稿をスキャンして電子文書を生成し、生成された電子文書を保持する装置である。好適な一態様では、スキャナ１０は、スキャン機能の他にプリント機能やファクシミリ機能を有するデジタル複合機である。具体的には、スキャナ１０は、プラテン方式やシートスルー方式などの読取方式により、紙等の原稿の画像を光学的に読み取って画像データに変換する。そして、変換された画像データからファイル形式の電子文書（以下、「スキャン文書」と称す）を作成し、当該スキャン文書をスキャナ１０内の記憶領域（例えば、いわゆる親展ボックス）に保存する。
このスキャナ１０内の記憶領域には、セキュリティのため、読み出し制限が設定されている。そして、スキャナ１０は、外部装置からスキャン文書の読み出し要求を受けた場合、所定の読み出し権限情報の提示があるときには読み出しを許可し、提示がないときには読み出しを禁止する。読み出し権限情報は、ここでは、ユーザ名およびパスワードである。スキャナ１０Ｘにはユーザ名ＵXおよびパスワードＰXが設定されており、スキャナ１０Ｙにはユーザ名ＵYおよびパスワードＰYが設定されている。
＜ファイルサーバ＞
ファイルサーバ２０は、データを格納および管理するサーバであり、各ユーザに割り当てられた複数の格納場所を有する。図１には、複数の格納場所として、ユーザＡ用の格納場所２０Ａと、ユーザＢ用の格納場所２０Ｂとが代表的に示されている。
それぞれの格納場所には、セキュリティのため、書き込み制限および読み出し制限が設定されている。そして、ファイルサーバ２０は、ある格納場所に対するデータの書き込み要求を外部装置から受けた場合、その格納場所に設定された書き込み権限情報の提示があるときには書き込みを許可し、提示がないときには書き込みを禁止する。また、ファイルサーバ２０は、ある格納場所に対するデータの読み出し要求を外部装置から受けた場合、その格納場所に設定された読み出し権限情報の提示があるときには読み出しを許可し、提示がないときには読み出しを禁止する。書き込み権限情報および読み出し権限情報は、ここでは、いずれもユーザ名およびパスワードである。格納場所２０Ａには、書き込み権限情報としてユーザ名ＵＷAおよびパスワードＰＷAが設定されており、読み出し権限情報としてユーザ名ＵＲAおよびパスワードＰＲAが設定されている。格納場所２０Ｂには、書き込み権限情報としてユーザ名ＵＷBおよびパスワードＰＷBが設定されており、読み出し権限情報としてユーザ名ＵＲBおよびパスワードＰＲBが設定されている。
＜データベース＞
データベース３０は、文書スキャンシステム１で用いられる各種データを格納している。図２は、データベース３０に登録されているデータを示す図である。図２に示されるとおり、本実施の形態では、データベース３０には、スキャナアクセス用テーブル３１、格納場所アクセス用テーブル３２、および文書取得用テーブル３３が格納されている。
スキャナアクセス用テーブル３１は、場所識別情報と、当該場所識別情報により示される場所に設置されたスキャナ１０からデータを読み出すために必要なスキャナアクセス用情報とが対応付けられたテーブルである。ここで、スキャナアクセス用情報には、スキャナ１０のネットワーク上の位置を示すスキャナアドレス（例えばＩＰアドレス）と、スキャナ１０の読み出し制限に対応する読み出し権限情報（ユーザ名およびパスワード）とが含まれる。
格納場所アクセス用テーブル３２は、ユーザ識別情報と、当該ユーザ識別情報で示されるユーザ用の格納場所にデータを書き込むために必要な格納場所アクセス情報とが対応付けられたテーブルである。ここで、格納場所アクセス用情報には、格納場所のネットワーク上の位置を示す格納場所アドレス（例えばＵＲＬ）と、格納場所の書き込み制限に対応する書き込み権限情報（ユーザ名およびパスワード）とが含まれる。
文書取得用テーブル３３は、ユーザ識別情報と、当該ユーザ識別情報で示されるユーザ用の格納場所からデータを読み出すために必要な文書取得用情報とが対応付けられたテーブルである。ここで、文書取得用情報には、格納場所のネットワーク上の位置を示す格納場所アドレスと、格納場所の読み出し制限に対応する読み出し権限情報（ユーザ名およびパスワード）とが含まれる。
＜情報端末＞
情報端末４０は、ユーザから当該ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受け付けるものであればよいが、ここでは電子会議システム用の情報端末である。図３は、情報端末４０の構成を示すブロック図である。図３において、情報端末４０は、ＩＣカードリーダ４１、記憶装置４２、ユーザインタフェース（ＵＩ）４３、大型ディスプレイ４４、および制御装置４５を有する。
ＩＣカードリーダ４１は、各ユーザが所有するＩＣカード５から当該カードに格納されているユーザ識別情報を読み出す非接触型の読取装置である。記憶装置４２は、スキャン文書等のデータを記憶するハードディスク装置などである。ＵＩ４３は、各種情報をユーザ（主として会議の話者）に提示するとともにユーザから操作入力を受け付けるインタフェースであり、ここでは小型（１５型程度）のタッチパネル式ディスプレイである。大型ディスプレイ４４は、スキャン文書等の各種画像を表示する５０型以上程度のディスプレイである。ここでは、大型ディスプレイ４４は、いわゆる電子黒板であり、画面上を指でタッチすることによって操作することができ、電子ペンで画面上に文字や図形等の書き込みを行うことができる。
制御装置４５は、情報端末４０全体の制御や各種の情報処理を行うコンピュータ等の装置である。制御装置４５は、機能ブロックとして、ユーザ識別情報受付部４５ａ、通知部４５ｂ、文書取得用情報特定部４５ｃ、文書取得部４５ｄ、および画面制御部４５ｅを有する。
ユーザ識別情報受付部４５ａは、ＩＣカードリーダ４１により読み取られたユーザ識別情報を受け付け、当該ユーザ識別情報を通知部４５ｂおよび文書取得用情報特定部４５ｃに渡す。
通知部４５ｂは、ユーザ識別情報受付部４５ａから受けたユーザ識別情報を、当該情報端末４０が設置されている場所に設定された場所識別情報とともに文書転送サーバ５０に送る。なお、場所識別情報は、情報端末４０の所定の記憶領域に予め登録されているものとする。
文書取得用情報特定部４５ｃは、ユーザ識別情報受付部４５ａから受けたユーザ識別情報に予め対応付けられている文書取得用情報を特定する。ここでは、データベース３０の文書取得用テーブル３３を参照し、受け取ったユーザ識別情報に対応する文書取得用情報を特定する。そして、特定した文書取得用情報を文書取得部４５ｄに渡す。
文書取得部４５ｄは、文書取得用情報（格納場所アドレスと読み出し権限情報とを含む）を受け取ると、その後、その文書取得用情報を用いて、ファイルサーバ２０に格納されたスキャン文書をファイルサーバ２０から取得する。具体的には、文書取得部４５ｄは、所定のタイミングで、格納場所アドレスにより示される格納場所に読み出し権限情報を提示してアクセスし、当該格納場所にスキャン文書が格納されていれば、当該スキャン文書を取得する。例えば、文書取得部４５ｄは、文書取得用情報を受け取った後、格納場所に定期的にアクセスして格納場所を監視し、格納場所にスキャン文書が格納されると当該スキャン文書を取得する。好適な一態様では、文書取得部４５ｄは、ＵＩ４３に対するユーザの操作指示に基づいて、上記格納場所の監視を開始または終了させる。ただし、文書取得部４５ｄによる格納場所へのアクセスのタイミング、頻度、期間などは、適宜に設定されればよい。文書取得部４５ｄは、ファイルサーバ２０から取得したスキャン文書を記憶装置４２に格納する。
画面制御部４５ｅは、記憶装置４２に格納されたスキャン文書を大型ディスプレイ４４に表示させる。ここでは、画面制御部４５ｅは、記憶装置４２に格納された一以上のスキャン文書のうちどれを表示するかの選択を促す画面をＵＩ４３に表示させ、この画面上でユーザからスキャン文書の選択を受け付け、選択されたスキャン文書の画像を大型ディスプレイ４４に表示させる。ただし、画面制御部４５ｅは、例えば、記憶装置４２にスキャン文書が格納されたとき、当該スキャン文書を即座に大型ディスプレイ４４に表示させてもよい。
上記の各機能ブロック４５ａ〜４５ｅは、ここでは、ＲＯＭ等の記憶媒体に格納されたプログラムがＣＰＵによって実行されることにより実現される。ただし、各機能ブロック４５ａ〜４５ｅを実現する具体的な構成は特に限定されない。
＜文書転送サーバ＞
文書転送サーバ５０は、各スキャナ１０に保持されたスキャン文書をファイルサーバ２０の各ユーザの格納場所に転送するサーバであり、例えばコンピュータで構成される。文書転送サーバ５０は、大きく分けて２つの機能を有する。１つ目の機能は、複数の場所のうちある場所に設置された情報端末４０に、あるユーザのユーザ識別情報が入力されると、その後、その場所に予め対応付けられたスキャナアクセス用情報を用いて、その場所に設置されたスキャナ１０に保持されたスキャン文書を当該スキャナ１０から取得する文書取得機能である。２つ目の機能は、文書取得機能により取得されたスキャン文書を、上記あるユーザのユーザ識別情報に予め対応付けられた格納場所アクセス用情報を用いて、上記あるユーザ用の格納場所に格納する文書登録機能である。
図４は、文書転送サーバ５０の構成を示すブロック図である。図４において、文書転送サーバ５０は、その機能ブロックとして、通知受付部５１、スキャナアクセス用情報特定部５２、格納場所アクセス用情報特定部５３、文書取得部５４、および文書登録部５５を有する。
通知受付部５１は、情報端末４０からユーザ識別情報および場所識別情報の通知を受け付ける。そして、場所識別情報をスキャナアクセス用情報特定部５２に渡し、ユーザ識別情報を格納場所アクセス用情報特定部５３に渡す。
スキャナアクセス用情報特定部５２は、通知受付部５１から受けた場所識別情報に予め対応付けられているスキャナアクセス用情報を特定する。ここでは、データベース３０のスキャナアクセス用テーブル３１を参照し、場所識別情報に対応するスキャナアクセス用情報を特定する。そして、特定したスキャナアクセス用情報を文書取得部５４に渡す。
格納場所アクセス用情報特定部５３は、通知受付部５１から受けたユーザ識別情報に予め対応付けられている格納場所アクセス用情報を特定する。ここでは、データベース３０の格納場所アクセス用テーブル３２を参照し、ユーザ識別情報に対応する格納場所アクセス用情報を特定する。そして、特定した格納場所アクセス用情報を文書登録部５５に渡す。
文書取得部５４は、スキャナアクセス用情報特定部５２からスキャナアクセス用情報（スキャナアドレスと読み出し権限情報とを含む）を受けると、その後、そのスキャナアクセス用情報を用いて、スキャナ１０に保持されたスキャン文書を当該スキャナ１０から取得する。具体的には、文書取得部５４は、所定のタイミングで、スキャナアドレスで示されるスキャナ１０に読み出し権限情報を提示してアクセスし、当該スキャナ１０にスキャン文書が保持されていれば、当該スキャン文書を取得する。例えば、文書取得部５４は、スキャナアクセス用情報を受け取った後、スキャナ１０に定期的にアクセスしてスキャナ１０を監視し、スキャナ１０にスキャン文書が保持されると当該スキャン文書を取得する。好適な一態様では、文書取得部５４は、ＵＩ４３に対するユーザの操作指示に基づいて、上記スキャナ１０の監視を開始または終了させる。ただし、文書取得部５４によるスキャナ１０へのアクセスのタイミング、頻度、期間などは、適宜に設定されればよい。文書取得部５４は、スキャナ１０から取得したスキャン文書を文書登録部５５に渡す。
文書登録部５５は、文書取得部５４により取得されたスキャン文書を、格納場所アクセス用情報特定部５３から受けた格納場所アクセス用情報（格納場所アドレスと書き込み権限情報とを含む）を用いて、ファイルサーバ２０に格納する。具体的には、文書登録部５５は、格納場所アドレスで示される格納場所に、書き込み権限情報を提示してアクセスし、スキャン文書を格納する。
上記各機能ブロック５１〜５５は、ここでは、ＲＯＭ等の記憶媒体に格納されたプログラムがＣＰＵによって実行されることにより実現される。ただし、各機能ブロック５１〜５５を実現する具体的な構成は特に限定されない。
＜文書スキャンシステムの動作＞
図５は、本実施の形態に係る文書スキャンシステム１の動作手順を示すフローチャートである。図５には、会議室ＸにおいてユーザＡがスキャナ１０Ｘを使用する場合が示されている。以下、図５に従って、文書スキャンシステム１の動作について具体的に説明する。
ある会議が会議室Ｘで開催される場合、その会議の話者であるユーザＡは、最初に、会議室Ｘに設置された情報端末４０ＸのＩＣカードリーダ４１に、自分のＩＣカード５Ａをかざす。
情報端末４０Ｘにおいて、ＩＣカードリーダ４１にＩＣカード５Ａがかざされると、ユーザ識別情報受付部４５ａは、ＩＣカードリーダ４１を介して、ＩＣカード５Ａに格納されているユーザ識別情報ＵＩＤAを取得する（Ｓ１）。そして、当該ユーザ識別情報ＵＩＤAを通知部４５ｂおよび文書取得用情報特定部４５ｃに渡す。
通知部４５ｂは、ユーザ識別情報ＵＩＤAを受けると、当該ユーザ識別情報ＵＩＤAを、情報端末４０Ｘに予め登録されている場所識別情報ＲＩＤXとともに文書転送サーバ５０に送る（Ｓ２）。
一方、文書取得用情報特定部４５ｃは、ユーザ識別情報ＵＩＤAを受けると、データベース３０の文書取得用テーブル３３を参照し、ユーザ識別情報ＵＩＤAに対応する文書取得用情報（ＡＤA，ＵＲA，ＰＲA）を取得する（Ｓ３）。そして、当該文書取得用情報を文書取得部４５ｄに渡す。
文書取得部４５ｄは、文書取得用情報（ＡＤA，ＵＲA，ＰＲA）を受けると、格納場所アドレスＡＤAで示される格納場所２０Ａに対し、読み出し権限情報（ＵＲA，ＰＲA）の提示を伴う定期的なアクセスを開始する（Ｓ４）。
文書転送サーバ５０において、通知受付部５１は、情報端末４０Ｘからユーザ識別情報ＵＩＤAおよび場所識別情報ＲＩＤXを受けると、場所識別情報ＲＩＤXをスキャナアクセス用情報特定部５２に渡し、ユーザ識別情報ＵＩＤAを格納場所アクセス用情報特定部５３に渡す。
スキャナアクセス用情報特定部５２は、場所識別情報ＲＩＤXを受けると、データベース３０のスキャナアクセス用テーブル３１を参照し、場所識別情報ＲＩＤXに対応するスキャナアクセス用情報（ＡＤX，ＵX，ＰX）を取得する（Ｓ５）。そして、当該スキャナアクセス用情報を文書取得部５４に渡す。
一方、格納場所アクセス用情報特定部５３は、ユーザ識別情報ＵＩＤAを受けると、データベース３０の格納場所アクセス用テーブル３２を参照し、ユーザ識別情報ＵＩＤAに対応する格納場所アクセス用情報（ＡＤA，ＵＷA，ＰＷA）を取得する（Ｓ６）。そして、当該格納場所アクセス用情報を文書登録部５５に渡す。
文書取得部５４は、スキャナアクセス用情報（ＡＤX，ＵX，ＰX）を受けると、スキャナアドレスＡＤXで示されるスキャナ１０Ｘに対し、読み出し権限情報（ＵX，ＰX）の提示を伴う定期的なアクセスを開始する（Ｓ７）。
ここで、例えば、会議中において、会議のメンバーが所持する紙文書を情報端末４０Ｘの大型ディスプレイ４４に表示したい場合、ユーザＡは、その紙原稿をスキャナ１０Ｘにセットし、スキャナ１０Ｘのスキャン開始ボタン（不図示）を押下する。すると、スキャナ１０Ｘは、セットされた紙原稿の画像を読み取ってスキャン文書ＤAを生成し、このスキャン文書ＤAを内部の記憶領域に保持する（Ｓ８）。
文書転送サーバ５０において、文書取得部５４は、スキャナ１０Ｘに定期的にアクセスしてスキャナ１０Ｘを監視しており、スキャナ１０Ｘにスキャン文書ＤAが保持されると、このスキャン文書ＤAをスキャナ１０Ｘから読み出す（Ｓ９）。なお、スキャナ１０Ｘの記憶領域には読み出し制限が設定されているが、文書取得部５４のアクセスは読み出し権限情報（ＵX，ＰX）を伴うので、文書取得部５４によるスキャン文書ＤAの読み出しは許可される。文書取得部５４は、取得したスキャン文書ＤAを文書登録部５５に渡す。
文書登録部５５は、スキャン文書ＤAを受けると、格納場所アクセス用情報特定部５３から受けた格納場所アドレスＡＤAにより示される格納場所２０Ａに、格納場所アクセス用情報特定部５３から受けた書き込み権限情報（ＵＷA，ＰＷA）を提示してアクセスし、ファイルサーバ２０の格納場所２０Ａにスキャン文書ＤAを格納する（Ｓ１０）。なお、格納場所２０Ａには書き込み制限が設定されているが、文書登録部５５のアクセスは書き込み権限情報（ＵＷA，ＰＷA）を伴うので、文書登録部５５による格納場所２０Ａへのスキャン文書ＤAの格納は許可される。
情報端末４０Ｘにおいて、文書取得部４５ｄは、格納場所２０Ａに定期的にアクセスして格納場所２０Ａを監視しており、格納場所２０Ａにスキャン文書ＤAが格納されると、このスキャン文書ＤAを格納場所２０Ａから読み出す（Ｓ１１）。そして、文書取得部４５ｄは、取得したスキャン文書ＤAを記憶装置４２に格納する。
画面制御部４５ｅは、記憶装置４２を監視しており、記憶装置４２にスキャン文書ＤAが格納されると、このスキャン文書ＤAの縮小画像をＵＩ４３の表示画面上に表示させる。このＵＩ４３の表示画面上においてユーザがスキャン文書ＤAの縮小画像をタッチして選択すると、画面制御部４５ｅは、この選択操作に応じてスキャン文書ＤAを大型ディスプレイ４４に表示させる（Ｓ１２）。
このように、会議室Ｘにおいて、ユーザＡが情報端末４０Ｘに自分のＩＣカード５Ａをかざした後に、スキャナ１０Ｘを用いて紙原稿をスキャンすると、自動的に、スキャン文書ＤAが情報端末４０Ｘに取り込まれ、スキャン文書ＤAの縮小画像が情報端末４０ＸのＵＩ４３上に表示される。そして、ユーザＡが当該縮小画像をタッチすると、スキャン文書ＤAの画像が大型ディスプレイ４４に映し出される。
以上説明した本実施の形態によれば、以下の効果が得られる。
（１）本実施の形態では、複数の場所の各々に、スキャナおよび情報端末が設置される。文書転送サーバは、複数の場所のうちある場所に設置された情報端末に、あるユーザのユーザ識別情報が入力されると、その後、その場所に予め対応付けられたスキャナアクセス用情報を用いて、その場所に設置されたスキャナに保持されたスキャン文書を当該スキャナから取得する。そして、取得したスキャン文書を、そのユーザのユーザ識別情報に予め対応付けられた格納場所アクセス用情報を用いて、そのユーザ用の格納場所に格納する。このため、本実施の形態によれば、複数の場所の各々にスキャナが設置された環境において、ユーザは、どの場所においても同様かつ簡易な操作により、その場所に設置されたスキャナを用いて、紙文書を電子化し、得られたスキャン文書を自分用の格納場所に格納することができる。
（２）スキャナおよび情報端末が複数の会議室に設置されるので、会議において、迅速に、メンバーが所持する紙文書を電子文書に変換し、この電子文書をアクセス可能な格納場所に保存することができる。特に、電子会議システムでは、紙文書を電子会議システムに迅速に取り込むことができる。
（３）文書転送サーバは、情報端末にユーザ識別情報が入力された後、スキャナを監視し、当該スキャナにスキャン文書が保持されると当該スキャン文書を取得する。これにより、スキャナによって生成されたスキャン文書を迅速にユーザの格納場所に転送することができる。ここで、文書転送サーバがユーザの操作指示に基づいてスキャナの監視を開始または終了させる構成とすれば、ユーザの意思で監視期間を設定することができ、利便性を向上させることができる。また、監視期間を転送が必要な期間に限定することができるので、スキャン文書の転送の誤りの防止や処理の削減を図ることができる。
（４）各スキャナに保持されるスキャン文書には読み出し制限が設定されており、スキャナアクセス用情報には当該読み出し制限に対応する読み出し権限情報が含まれる。このため、スキャナからスキャン文書が不正に読み出されるセキュリティ上の危険を防止しつつ、スキャナから格納場所へのスキャン文書の転送を実現することができる。
（５）格納場所には書き込み制限が設定されており、格納場所アクセス用情報には当該書き込み制限に対応する書き込み権限情報が含まれる。このため、格納場所への不正アクセスを防止しつつ、スキャン文書の自動転送を実現することができる。
（６）情報端末は、入力されたユーザ識別情報に予め対応付けられた文書取得用情報を用いて、当該ユーザ識別情報により示されるユーザ用の格納場所からスキャン文書を取得する。このため、例えば情報端末が電子会議用の端末である場合、スキャン文書を迅速に電子会議に利用することが可能となる。例えば、スキャン後すぐに、スキャン文書を情報端末のＵＩ画面あるいは大型ディスプレイに表示することができる。
（７）格納場所には読み出し制限が設定されており、文書取得用情報には当該読み出し制限に対応する読み出し権限情報が含まれる。このため、格納場所からスキャン文書が不正に読み出されるセキュリティ上の危険を防止しつつ、格納場所から情報端末にスキャン文書を取り込むことができる。
［第２の実施の形態］
図６は、第２の実施の形態に係る文書スキャンシステム２の全体構成を示すブロック図である。図６に示されるとおり、この文書スキャンシステム２は、上記の文書スキャンシステム１と殆ど同じ構成を有している。以下の説明においては、文書スキャンシステム１と相違する点について詳しく説明し、共通する点については説明を省略または簡略化する。また、文書スキャンシステム１と共通する部分には同一の符号を付す。
図６において、文書スキャンシステム２は、第１の実施の形態と同様、複数の場所の各々に設置されたスキャナ１０、ファイルサーバ６０、データベース７０、複数の場所の各々に設置された情報端末８０、および文書転送サーバ９０を有する。図６では、複数の場所として２つの会議室Ｘ，Ｙが代表的に示されており、それぞれスキャナ１０Ｘ，１０Ｙおよび情報端末８０Ｘ，８０Ｙが設置されている。また、会議室Ｘ，Ｙには、それぞれの場所を識別するための場所識別情報ＲＩＤX，ＲＩＤYが予め設定されている。
文書スキャンシステム２の各ユーザには、第１の実施の形態と同様、ＩＣカード５が予め発行されている。図６では、２人のユーザＡ，Ｂが代表的に示されており、それぞれＩＣカード５Ａ，５Ｂを所有している。ＩＣカード５Ａ，５Ｂには、それぞれユーザ識別情報ＵＩＤA，ＵＩＤBが格納されている。
＜スキャナ＞
スキャナ１０は、第１の実施の形態と同様、原稿をスキャンしてスキャン文書を生成し、このスキャン文書を内部の記憶領域に保持する装置である。そして、このスキャナ１０内の記憶領域には、読み出し制限が設定されている。スキャナ１０Ｘにはユーザ名ＵXおよびパスワードＰXが設定されており、スキャナ１０Ｙにはユーザ名ＵYおよびパスワードＰYが設定されている。
＜ファイルサーバ＞
ファイルサーバ６０は、本実施の形態では、それぞれの会議に割り当てられた複数の格納場所を有する。図６には、複数の格納場所として、会議Ｊ用の格納場所６０Ｊと、会議Ｋ用の格納場所６０Ｋとが代表的に示されている。
それぞれの格納場所には、データの書き込みおよび読み出しを制限するアクセス制限が設定されている。そして、ファイルサーバ６０は、ある格納場所に対するアクセス要求を外部装置から受けた場合、所定のアクセス権限情報の提示があるときにはアクセスを許可し、提示がないときにはアクセスを禁止する。ここでは、ある格納場所についての上記所定のアクセス権限情報は、その格納場所に対応する会議の参加登録ユーザに設定されたアクセス権限情報のうちのいずれかである。ここで、会議の参加登録ユーザとは、文書スキャンシステム２のユーザのうち、当該会議の参加者として予め登録されているユーザである。また、各ユーザには、アクセス権限情報が予め設定されている。
＜データベース＞
データベース７０は、文書スキャンシステム２で用いられる各種データを格納している。図７は、データベース７０に登録されているデータを示す図である。図７に示されるとおり、本実施の形態では、データベース７０には、会議参加者テーブル７１、格納場所アドレステーブル７２、アクセス権限情報テーブル７３、およびスキャナアクセス用テーブル７４が格納されている。
会議参加者テーブル７１は、会議を識別するための会議識別情報（ここでは会議名）と、当該会議の参加ユーザのユーザ識別情報とが対応付けられたテーブルである。
格納場所アドレステーブル７２は、会議名と、当該会議名により示される会議に割り当てられた格納場所のネットワーク上の位置を示す格納場所アドレス（例えばＵＲＬ）とが対応付けられたテーブルである。
アクセス権限情報テーブル７３は、ユーザ識別情報と、当該ユーザ識別情報により示されるユーザに設定されたアクセス権限情報とが対応付けられたテーブルである。ここでは、アクセス権限情報は、ユーザ名およびパスワードである。
スキャナアクセス用テーブル７４は、場所識別情報と、当該場所識別情報により示される場所に設置されたスキャナ１０からデータを読み出すために必要なスキャナアクセス用情報とが対応付けられたテーブルである。ここで、スキャナアクセス用情報には、スキャナ１０のネットワーク上の位置を示すスキャナアドレス（例えばＩＰアドレス）と、スキャナ１０の読み出し制限に対応する読み出し権限情報（ユーザ名およびパスワード）とが含まれる。
＜情報端末＞
情報端末８０は、電子会議システム用の情報端末であり、図８に示される構成を有する。図８において、情報端末８０は、ＩＣカードリーダ８１、記憶装置８２、ＵＩ８３、大型ディスプレイ８４、および制御装置８５を有する。これらは、制御装置８５を除いて、第１の実施の形態と同様のものである。
制御装置８５は、本実施の形態では、機能ブロックとして、ユーザ識別情報受付部８５ａ、会議特定部８５ｂ、格納場所アクセス用情報特定部８５ｃ、通知部８５ｄ、文書取得部８５ｅ、および画面制御部８５ｆを有する。
ユーザ識別情報受付部８５ａは、ＩＣカードリーダ８１により読み取られたユーザ識別情報を受け付け、当該ユーザ識別情報を会議特定部８５ｂに渡す。
会議特定部８５ｂは、ユーザ識別情報受付部８５ａからユーザ識別情報を受けると、そのユーザ識別情報に予め対応付けられた会議をユーザに提示し、ユーザから会議の選択を受け付ける。具体的には、会議特定部８５ｂは、データベース７０の会議参加者テーブル７１を参照し、受け取ったユーザ識別情報に対応する会議名を抽出する。そして、抽出された会議名をＵＩ８３の画面上に表示し、当該画面上でユーザからの会議名の選択操作を受け付ける。会議特定部８５ｂは、選択された会議名をユーザ識別情報とともに格納場所アクセス用情報特定部８５ｃに渡す。
格納場所アクセス用情報特定部８５ｃは、会議特定部８５ｂから受けた会議名またはユーザ識別情報に予め対応付けられている格納場所アクセス用情報を特定する。ここでは、データベース７０の格納場所アドレステーブル７２を参照し、受け取った会議名に対応する格納場所アドレスを特定する。また、アクセス権限情報テーブル７３を参照し、受け取ったユーザ識別情報に対応するアクセス権限情報を特定する。そして、特定した格納場所アドレスおよびアクセス権限情報を、格納場所アクセス用情報として、通知部８５ｄおよび文書取得部８５ｅに渡す。
通知部８５ｄは、格納場所アクセス用情報特定部８５ｃから受けた格納場所アクセス用情報を、当該情報端末８０が設置されている場所に設定された場所識別情報とともに文書転送サーバ９０に送る。なお、場所識別情報は、情報端末８０の所定の記憶領域に予め登録されているものとする。
文書取得部８５ｅは、格納場所アクセス用情報特定部８５ｃから格納場所アクセス用情報（格納場所アドレスとアクセス権限情報とを含む）を受け取ると、その後、その格納場所アクセス用情報を用いて、ファイルサーバ６０に格納されたスキャン文書をファイルサーバ６０から取得する。具体的には、文書取得部８５ｅは、所定のタイミングで、格納場所アドレスにより示される格納場所にアクセス権限情報を提示してアクセスし、当該格納場所にスキャン文書が格納されていれば、当該スキャン文書を取得する。例えば、文書取得部８５ｅは、格納場所アクセス用情報を受け取った後、格納場所に定期的にアクセスして格納場所を監視し、格納場所にスキャン文書が格納されると当該スキャン文書を取得する。好適な一態様では、文書取得部８５ｅは、ＵＩ８３に対するユーザの操作指示に基づいて、上記格納場所の監視を開始または終了させる。ただし、文書取得部８５ｅによる格納場所へのアクセスのタイミング、頻度、期間などは、適宜に設定されればよい。文書取得部８５ｅは、格納場所から取得したスキャン文書を記憶装置８２に格納する。
画面制御部８５ｆは、記憶装置８２に格納されたスキャン文書を大型ディスプレイ８４に表示させる。ここでは、画面制御部８５ｆは、記憶装置８２に格納された一以上のスキャン文書のうちどれを表示するかの選択を促す画面をＵＩ８３に表示させ、この画面上でユーザからスキャン文書の選択を受け付け、選択されたスキャン文書の画像を大型ディスプレイ８４に表示させる。ただし、画面制御部８５ｆは、例えば、記憶装置８２にスキャン文書が格納されたとき、当該スキャン文書を即座に大型ディスプレイ８４に表示させてもよい。
＜文書転送サーバ＞
文書転送サーバ９０は、各スキャナ１０に保持されたスキャン文書をファイルサーバ６０の各会議用の格納場所に転送するサーバである。
図９は、文書転送サーバ９０の構成を示すブロック図である。図９において、文書転送サーバ９０は、その機能ブロックとして、通知受付部９１、スキャナアクセス用情報特定部９２、文書取得部９３、および文書登録部９４を有する。
通知受付部９１は、情報端末８０から格納場所アクセス用情報および場所識別情報の通知を受け付ける。そして、場所識別情報をスキャナアクセス用情報特定部９２に渡し、格納場所アクセス用情報を文書登録部９４に渡す。
スキャナアクセス用情報特定部９２は、通知受付部９１から受けた場所識別情報に予め対応付けられているスキャナアクセス用情報を特定する。ここでは、データベース７０のスキャナアクセス用テーブル７４を参照し、場所識別情報に対応するスキャナアクセス用情報を特定する。そして、特定したスキャナアクセス用情報を文書取得部９３に渡す。
文書取得部９３は、スキャナアクセス用情報特定部９２からスキャナアクセス用情報（スキャナアドレスと読み出し権限情報とを含む）を受けると、その後、そのスキャナアクセス用情報を用いて、スキャナ１０に保持されたスキャン文書を当該スキャナ１０から取得する。具体的には、文書取得部９３は、所定のタイミングで、スキャナアドレスで示されるスキャナ１０に読み出し権限情報を提示してアクセスし、当該スキャナ１０にスキャン文書が保持されていれば、当該スキャン文書を取得する。例えば、文書取得部９３は、スキャナアクセス用情報を受け取った後、スキャナ１０に定期的にアクセスしてスキャナ１０を監視し、スキャナ１０にスキャン文書が保持されると当該スキャン文書を取得する。好適な一態様では、文書取得部９３は、ＵＩ８３に対するユーザの操作指示に基づいて、上記スキャナ１０の監視を開始または終了させる。ただし、文書取得部９３によるスキャナ１０へのアクセスのタイミング、頻度、期間などは、適宜に設定されればよい。文書取得部９３は、スキャナ１０から取得したスキャン文書を文書登録部９４に渡す。
文書登録部９４は、文書取得部９３により取得されたスキャン文書を、通知受付部９１から受けた格納場所アクセス用情報（格納場所アドレスとアクセス権限情報とを含む）を用いて、ファイルサーバ６０に格納する。具体的には、文書登録部９４は、格納場所アドレスで示される格納場所に、アクセス権限情報を提示してアクセスし、スキャン文書を格納する。
＜文書スキャンシステムの動作＞
図１０は、本実施の形態に係る文書スキャンシステム２の動作手順を示すフローチャートである。図１０には、会議室Ｘにおいて、ユーザＡが、会議Ｊを開始し、スキャナ１０Ｘを使用する場合が示されている。以下、図１０に従って、文書スキャンシステム２の動作について具体的に説明する。
会議Ｊが会議室Ｘで開催される場合、その会議Ｊの話者であるユーザＡは、最初に、会議室Ｘに設置された情報端末８０ＸのＩＣカードリーダ８１に、自分のＩＣカード５Ａをかざす。
情報端末８０Ｘにおいて、ＩＣカードリーダ８１にＩＣカード５Ａがかざされると、ユーザ識別情報受付部８５ａは、ＩＣカードリーダ８１を介して、ＩＣカード５Ａに格納されているユーザ識別情報ＵＩＤAを取得する（Ｓ２１）。そして、当該ユーザ識別情報ＵＩＤAを会議特定部８５ｂに渡す。
会議特定部８５ｂは、ユーザ識別情報ＵＩＤAを受けると、データベース７０の会議参加者テーブル７１を参照し、ユーザ識別情報ＵＩＤAに対応する会議名（ここでは、ＭＮJ，ＭＮL，ＭＮM）を抽出する。そして、会議特定部８５ｂは、抽出した会議名をＵＩ８３の画面上に表示し、会議の選択をユーザに促す。ここでは、ユーザＡは、会議Ｊを開催するので、ＵＩ８３の画面上で会議名ＭＮJをタッチして選択する。すると、会議特定部８５ｂは、この会議名ＭＮJの選択を受け付ける（Ｓ２２）。そして、会議特定部８５ｂは、選択された会議名ＭＮJをユーザ識別情報ＵＩＤAとともに格納場所アクセス用情報特定部８５ｃに渡す。
格納場所アクセス用情報特定部８５ｃは、会議特定部８５ｂから上記情報（ＭＮJ，ＵＩＤA）を受けると、データベース７０の格納場所アドレステーブル７２を参照し、会議名ＭＮJに対応する格納場所アドレスＡＤJを取得するとともに、アクセス権限情報テーブル７３を参照し、ＵＩＤAに対応するアクセス権限情報（ＵA，ＰA）を取得する（Ｓ２３）。そして、取得した格納場所アドレスＡＤJおよびアクセス権限情報（ＵA，ＰA）を、格納場所アクセス用情報として通知部８５ｄおよび文書取得部８５ｅに渡す。
通知部８５ｄは、格納場所アクセス用情報（ＡＤJ，ＵA，ＰA）を受けると、当該情報を、情報端末８０Ｘに予め登録されている場所識別情報ＲＩＤXとともに文書転送サーバ９０に送る（Ｓ２４）。
一方、文書取得部８５ｅは、格納場所アクセス用情報（ＡＤJ，ＵA，ＰA）を受けると、格納場所アドレスＡＤJで示される格納場所６０Ｊに対し、アクセス権限情報（ＵA，ＰA）の提示を伴う定期的なアクセスを開始する（Ｓ２５）。
文書転送サーバ９０において、通知受付部９１は、情報端末８０Ｘから格納場所アクセス用情報（ＡＤJ，ＵA，ＰA）および場所識別情報ＲＩＤXを受けると、場所識別情報ＲＩＤXをスキャナアクセス用情報特定部９２に渡し、格納場所アクセス用情報（ＡＤJ，ＵA，ＰA）を文書登録部９４に渡す。
スキャナアクセス用情報特定部９２は、場所識別情報ＲＩＤXを受けると、データベース７０のスキャナアクセス用テーブル７４を参照し、場所識別情報ＲＩＤXに対応するスキャナアクセス用情報（ＡＤX，ＵX，ＰX）を取得する（Ｓ２６）。そして、当該スキャナアクセス用情報を文書取得部９３に渡す。
文書取得部９３は、スキャナアクセス用情報（ＡＤX，ＵX，ＰX）を受けると、スキャナアドレスＡＤXで示されるスキャナ１０Ｘに対し、読み出し権限情報（ＵX，ＰX）の提示を伴う定期的なアクセスを開始する（Ｓ２７）。
ここで、例えば、会議中において、会議のメンバーが所持する紙文書を情報端末８０Ｘの大型ディスプレイ８４に表示したい場合、ユーザＡは、その紙原稿をスキャナ１０Ｘにセットし、スキャナ１０Ｘのスキャン開始ボタン（不図示）を押下する。すると、スキャナ１０Ｘは、セットされた紙原稿の画像を読み取ってスキャン文書ＤJを生成し、このスキャン文書ＤJを内部の記憶領域に保持する（Ｓ２８）。
文書転送サーバ９０において、文書取得部９３は、スキャナ１０Ｘに定期的にアクセスしてスキャナ１０Ｘを監視しており、スキャナ１０Ｘにスキャン文書ＤJが保持されると、このスキャン文書ＤJをスキャナ１０Ｘから読み出す（Ｓ２９）。なお、スキャナ１０Ｘの記憶領域には読み出し制限が設定されているが、文書取得部９３のアクセスは読み出し権限情報（ＵX，ＰX）を伴うので、文書取得部９３によるスキャン文書ＤJの読み出しは許可される。文書取得部９３は、取得したスキャン文書ＤJを文書登録部９４に渡す。
文書登録部９４は、スキャン文書ＤJを受けると、通知受付部９１から受けた格納場所アドレスＡＤJにより示される格納場所６０Ｊに、通知受付部９１から受けたアクセス権限情報（ＵA，ＰA）を提示してアクセスし、スキャン文書ＤJを格納する（Ｓ３０）。なお、格納場所６０Ｊにはアクセス制限が設定されているが、文書登録部９４のアクセスは会議Ｊの参加登録ユーザＡのアクセス権限情報（ＵA，ＰA）を伴うので、文書登録部９４による格納場所６０Ｊへのスキャン文書ＤJの格納は許可される。
情報端末８０Ｘにおいて、文書取得部８５ｅは、格納場所６０Ｊに定期的にアクセスして格納場所６０Ｊを監視しており、格納場所６０Ｊにスキャン文書ＤJが格納されると、このスキャン文書ＤJを格納場所６０Ｊから読み出す（Ｓ３１）。そして、文書取得部８５ｅは、取得したスキャン文書ＤJを記憶装置８２に格納する。
画面制御部８５ｆは、記憶装置８２を監視しており、記憶装置８２にスキャン文書ＤJが格納されると、このスキャン文書ＤJの縮小画像をＵＩ８３の表示画面上に表示させる。このＵＩ８３の表示画面上においてユーザがスキャン文書ＤJの縮小画像をタッチして選択すると、画面制御部８５ｆは、この選択操作に応じてスキャン文書ＤJを大型ディスプレイ８４に表示させる（Ｓ３２）。
このように、会議室Ｘにおいて、ユーザＡが情報端末８０Ｘに自分のＩＣカード５Ａをかざし、会議Ｊを選択した後に、スキャナ１０Ｘを用いて紙原稿をスキャンすると、自動的に、スキャン文書ＤJが情報端末８０Ｘに取り込まれ、スキャン文書ＤJの縮小画像が情報端末８０ＸのＵＩ８３上に表示される。そして、ユーザＡが当該縮小画像をタッチすると、スキャン文書ＤJの画像が大型ディスプレイ８４に映し出される。
会議Ｊを終了させる場合、ユーザＡは、情報端末８０ＸのＵＩ８３に表示された会議終了ボタンをタッチする。すると、情報端末８０Ｘは、格納場所６０Ｊの監視を停止するとともに、文書転送サーバ９０に会議Ｊの終了を通知して文書転送処理を停止させる。さらに、情報端末８０Ｘは、大型ディスプレイ８４に表示されたスキャン文書を、会議の名称、会議の日時、および会議の参加者を含む会議情報を付して、格納場所６０Ｊ等の所定の記憶領域に会議Ｊの議事録として登録する。
以上説明した本実施の形態によれば、第１の実施の形態で得られる（１）〜（７）の効果と同様の効果に加えて、以下の効果が得られる。
（８）本実施の形態では、電子会議システムのディスプレイ上に表示されたスキャン文書を、会議情報を付して所定の記憶領域に格納する。このため、議事録を作成する手間を軽減することができ、利便性が高い。
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明が上記第１または第２の実施の形態に限定されないことは言うまでもない。
例えば、上記の実施の形態では、ユーザ認証のためにＩＣカードを用いているが、これに限られず、ユーザ名／パスワードやバイオメトリクス情報などを用いてもよい。すなわち、ＩＣカードリーダによるＩＣカードの読み取りは、ユーザ名／パスワードの手入力や指紋センサによる指紋の特徴情報の読み取りなどに変更可能である。
また、上記の実施の形態では、スキャナはスキャナ内部の記憶領域にスキャン文書を保持するが、スキャナ外部の記憶領域に保持する構成であってもよい。
また、上記の実施の形態では、情報端末がファイルサーバからスキャン文書を自動的にダウンロードしているが、ファイルサーバからスキャン文書を取得するためのパスは、これに限定されるものではない。例えば、ユーザは、情報端末以外のＰＣを用いてファイルサーバにアクセスし、スキャン文書を取得することができる。
また、スキャナの記憶領域の読み出し制限、格納場所の書き込み制限、または格納場所の読み出し制限は、適宜省略されてもよい。
第１の実施の形態に係る文書スキャンシステムの全体構成を示すブロック図である。 データベースに登録されているデータを示す図である。 情報端末の構成を示すブロック図である。 文書転送サーバの構成を示すブロック図である。 文書スキャンシステムの動作手順を示すフローチャートである。 第２の実施の形態に係る文書スキャンシステムの全体構成を示すブロック図である。 データベースに登録されているデータを示す図である。 情報端末の構成を示すブロック図である。 文書転送サーバの構成を示すブロック図である。 文書スキャンシステムの動作手順を示すフローチャートである。
符号の説明
１，２ 文書スキャンシステム、５（５Ａ，５Ｂ） ＩＣカード、１０（１０Ｘ，１０Ｙ） スキャナ、２０，６０ ファイルサーバ、３０，７０ データベース、４０（４０Ｘ，４０Ｙ），８０（８０Ｘ，８０Ｙ） 情報端末、５０，９０ 文書転送サーバ。

Claims (16)

  1. 複数の場所の各々に設置され、原稿をスキャンして電子文書を生成し、当該電子文書を保持するスキャナと、
    前記複数の場所の各々に設置され、ユーザから当該ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受け付ける情報端末と、
    前記複数の場所のうちある場所に設置された情報端末に、あるユーザのユーザ識別情報が入力されると、その後、前記ある場所に予め対応付けられたスキャナアクセス用情報を用いて、前記ある場所に設置されたスキャナに保持された電子文書を当該スキャナから取得する文書取得手段と、
    前記文書取得手段により取得された電子文書を、前記あるユーザのユーザ識別情報に予め対応付けられた格納場所アクセス用情報を用いて、前記あるユーザ用の格納場所に格納する文書登録手段と、
    を有することを特徴とする文書スキャンシステム。
  2. 請求項１に記載の文書スキャンシステムであって、
    前記複数の場所は、複数の会議室であることを特徴とする文書スキャンシステム。
  3. 請求項２に記載の文書スキャンシステムであって、
    前記複数の会議室のうちある会議室に設置された情報端末に、あるユーザのユーザ識別情報が入力されると、その情報端末を介して、そのユーザ識別情報に予め対応付けられた一以上の会議をそのユーザに提示し、そのユーザから会議の選択を受け付ける会議特定手段をさらに有し、
    前記文書登録手段は、前記選択された会議に予め対応付けられた格納場所アクセス用情報を用いて、前記選択された会議用の格納場所に電子文書を格納することを特徴とする文書スキャンシステム。
  4. 請求項１〜３のうちいずれか１項に記載の文書スキャンシステムであって、
    前記文書取得手段は、前記ユーザ識別情報が入力された後、前記スキャナを監視し、当該スキャナに電子文書が保持されると当該電子文書を取得することを特徴とする文書スキャンシステム。
  5. 請求項４に記載の文書スキャンシステムであって、
    前記文書取得手段は、ユーザからの操作指示に基づいて、前記スキャナの監視を開始または終了させることを特徴とする文書スキャンシステム。
  6. 請求項１〜５のうちいずれか１項に記載の文書スキャンシステムであって、
    前記各スキャナに保持される電子文書には、読み出し制限が設定されており、
    前記スキャナアクセス用情報には、スキャナから電子文書を取得するための読み出し権限情報が含まれることを特徴とする文書スキャンシステム。
  7. 請求項１〜６のうちいずれか１項に記載の文書スキャンシステムであって、
    前記格納場所には、書き込み制限が設定されており、
    前記格納場所アクセス用情報には、格納場所に電子文書を格納するための書き込み権限情報が含まれることを特徴とする文書スキャンシステム。
  8. 請求項１〜７のうちいずれか１項に記載の文書スキャンシステムであって、
    前記情報端末は、前記ユーザ識別情報または前記会議に予め対応付けられた文書取得用情報を用いて、前記格納場所から電子文書を取得することを特徴とする文書スキャンシステム。
  9. 請求項８に記載の文書スキャンシステムであって、
    前記格納場所には、読み出し制限が設定されており、
    前記文書取得用情報には、格納場所から電子文書を取得するための読み出し権限情報が含まれることを特徴とする文書スキャンシステム。
  10. 請求項８または９に記載の文書スキャンシステムであって、
    前記情報端末は、前記格納場所から取得した電子文書を電子会議システムのディスプレイ上に表示させることを特徴とする文書スキャンシステム。
  11. 請求項１０に記載の文書スキャンシステムであって、
    会議の名称、会議の時間、または会議の参加者を含む会議情報を付して、前記ディスプレイ上に表示された電子文書を所定の記憶領域に格納することを特徴とする文書スキャンシステム。
  12. 請求項１〜１１のうちいずれか１項に記載の文書スキャンシステムであって、
    前記情報端末は、ＩＣカードリーダを介して、ユーザが所有するＩＣカードから当該ユーザのユーザ識別情報を読み取ることを特徴とする文書スキャンシステム。
  13. 複数の場所の各々に設置され、原稿をスキャンして電子文書を生成し、当該電子文書を保持するスキャナと、
    前記複数の場所の各々に設置され、ユーザから当該ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受け付ける情報端末と、
    各スキャナに保持された電子文書を各ユーザ用の格納場所に転送する文書転送サーバと、
    前記場所を識別するための場所識別情報と、当該場所に設置されたスキャナに保持された電子文書を取得するために必要なスキャナアクセス用情報とが対応付けられたスキャナアクセス用テーブルと、
    前記ユーザ識別情報と、当該ユーザ識別情報により示されるユーザ用の格納場所に電子文書を格納するために必要な格納場所アクセス用情報とが対応付けられた格納場所アクセス用テーブルと、
    を有する文書スキャンシステムであって、
    前記各情報端末は、ユーザ識別情報の入力を受けると、当該情報端末が設置されている場所を示す場所識別情報とともに、前記入力されたユーザ識別情報を前記文書転送サーバに通知し、
    前記文書転送サーバは、前記情報端末からの通知を受けると、
    前記スキャナアクセス用テーブルを参照して前記通知された場所識別情報に対応するスキャナアクセス用情報を特定し、
    前記格納場所アクセス用テーブルを参照して前記通知されたユーザ識別情報に対応する格納場所アクセス用情報を特定し、
    前記特定されたスキャナアクセス用情報を用いて、前記通知された場所識別情報により示される場所に設置されたスキャナから、当該スキャナに保持された電子文書を取得し、
    前記取得された電子文書を、前記特定された格納場所アクセス用情報を用いて、前記通知されたユーザ識別情報により示されるユーザ用の格納場所に格納する、
    ことを特徴とする文書スキャンシステム。
  14. 原稿をスキャンして電子文書を生成し当該電子文書を保持するスキャナが複数の場所の各々に設置されてなる環境において、前記各スキャナに保持された電子文書を転送する文書転送システムであって、
    前記複数の場所の各々に設置され、ユーザから当該ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受け付ける情報端末と、
    前記複数の場所のうちある場所に設置された情報端末に、あるユーザのユーザ識別情報が入力されると、その後、前記ある場所に予め対応付けられたスキャナアクセス用情報を用いて、前記ある場所に設置されたスキャナに保持された電子文書を当該スキャナから取得する文書取得手段と、
    前記文書取得手段により取得された電子文書を、前記あるユーザのユーザ識別情報に予め対応付けられた格納場所アクセス用情報を用いて、前記あるユーザ用の格納場所に格納する文書登録手段と、
    を有することを特徴とする文書転送システム。
  15. 原稿をスキャンして電子文書を生成し当該電子文書を保持するスキャナが複数の場所の各々に設置されてなる環境において、前記各スキャナに保持された電子文書を転送する文書転送方法であって、
    前記複数の場所の各々に設置された情報端末を介して、ユーザから当該ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受け付けるステップと、
    前記複数の場所のうちある場所に設置された情報端末に、あるユーザのユーザ識別情報が入力されると、その後、前記ある場所に予め対応付けられたスキャナアクセス用情報を用いて、前記ある場所に設置されたスキャナに保持された電子文書を当該スキャナから取得するステップと、
    前記取得された電子文書を、前記あるユーザのユーザ識別情報に予め対応付けられた格納場所アクセス用情報を用いて、前記あるユーザ用の格納場所に格納するステップと、
    を有することを特徴とする文書転送方法。
  16. 原稿をスキャンして電子文書を生成し当該電子文書を保持するスキャナが複数の場所の各々に設置されてなる環境において、コンピュータシステムに前記各スキャナに保持された電子文書を転送させるための文書転送プログラムであって、コンピュータシステムに、
    前記複数の場所の各々に設置された情報端末を介して、ユーザから当該ユーザを識別するためのユーザ識別情報の入力を受け付けるステップと、
    前記複数の場所のうちある場所に設置された情報端末に、あるユーザのユーザ識別情報が入力されると、その後、前記ある場所に予め対応付けられたスキャナアクセス用情報を用いて、前記ある場所に設置されたスキャナに保持された電子文書を当該スキャナから取得するステップと、
    前記取得された電子文書を、前記あるユーザのユーザ識別情報に予め対応付けられた格納場所アクセス用情報を用いて、前記あるユーザ用の格納場所に格納するステップと、
    を実行させることを特徴とする文書転送プログラム。

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