JP2002051070A - 電子化書類回覧システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 スムーズに電子化書類の回覧を実現できる電
子化書類回覧システムを提供する。 【解決手段】 電子化書類の回覧に当たり、回覧中の文
書に先行して発信元が発信した内容（原本）又は発信元
が入力した概要を予め全回覧者へ配布する回覧予告機
能、及び回覧の停滞発生時に停滞該当者及び次の回覧者
や発信元へ自動的に警告する期限警告機能を備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子化書類の回覧
システムに係り、特に電子化書類が複数の担当者の間を
順次回覧されていき各担当者による共同作業によって処
理が完結する電子化書類の回覧システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】パソコンやワードプロセッサなどの普及
に伴い、多くのオフィスワーカが文書や表を電子化書類
として作成するようになった。オフィスワークの生産性
向上を図るため、電子化書類をネットワークを介した電
子メールシステムによって回覧経路に沿って自動回覧
し、複数の担当者が順次その電子化書類にかかわって共
同作業することにより一つの作業を完了する作業形態も
生まれている。

【０００３】このような協同作業においては、各担当者
が自分に与えられた仕事（回覧された電子化書類の処
理）を単に自分の都合だけを考慮して処理するだけでは
作業が円滑に進まず、協同作業に支障をきたす場合があ
る。各自が自分の仕事のみならず、それと関連する関与
者が行っている仕事の履歴、すなわち電子化書類の回覧
履歴、を参照し、与えられた仕事の経緯の把握（如何な
る回覧経路で仕事が回覧されてきたか）や処理済みの仕
事のフォローアップ（その後仕事がどう進んでいるか）
等の仕事の全体像を考慮した業務遂行を行うことが生産
性向上の重要なポイントのひとつである。

【０００４】特開平２−１８４１４２号公報には、受信
者が電子メールを受信時に受信確認の電子メールを送信
者に送信する方法、送信者が適時に確認メールを受け取
らなかった場合、電子メールを再送する方法が記載され
ている。特開平２−１８４１４２号公報の方法では、受
信者は電子メールの履歴を入手することができ、送信者
は電子メールの着信を確認できる。また、特開平５−６
３７２８号公報には、電子メールの送信側から受信側に
対して、受信側における電子メールの処理状況を問い合
わせる方法、その問い合わせに対して受信者側が応答す
る方法が記載されている。特開平５−６３７２８号公報
の方法では、受信者は電子メールの履歴を入手すること
ができ、送信者は受信側における電子メールの処理状況
をも入手することができる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】電子化書類を回覧して
処理する場合、前の部署の回答を受けて次の部署が回答
を作成すると言った各種手続や問い合わせ（１つの部署
だけでは完結しない処理）が存在する。従来の電子化書
類の回覧システムでは、発信元の要求により回覧書類の
現在の配布・管理の状況を知ることはできるが、停滞発
覚時における対処・フォローにおいては直接停滞元へ連
絡する等の作業が発生してしまい、期限がある重要情報
等の回覧については、発信者が随時状況を監視する必要
がある。また、回覧の停滞元に電子メール等で早期の処
理を促す警告を行っても、本人が忙しすぎて電子メール
を見る暇がないような場合には実効が上がらない。本発
明は、このような従来技術の問題点に鑑み、スムーズに
電子化書類の回覧を実現できる電子化書類回覧システム
を提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明は、従来ある文書
・メールの配布、回覧・管理の状況確認機能に加えて、
以下の機能を備えることにより前記目的を達成する。 （１）回覧予告機能 これは、電子化書類の回覧に当たり、回覧中の文書に先
行して、回覧発信元が発信した内容（原本）又は発信元
が入力した概要を予め全回覧者へ配布する機能である。
このような内容の情報が近々回覧されるということを知
らせておくことにより、回覧対象者は、調査等が必要な
場合に先行着手が可能となる。全回覧者への回覧予告の
方法としては、回覧予定文書の全文を先行送付する方
法、あるいは回覧発信者端末の入力画面において、項目
単位（受付番号、氏名、年齢、職業、質問内容、など）
に入力を行うことにより、必要な項目のみを自動又は手
動で選択し、要約として先行送付する方法がある。

【０００７】（２）期限警告機能 これは、電子化書類の回覧発信者が、回覧全体に対して
保留期限を設定することにより、停滞発生時に停滞該当
者及び次の回覧者、発信元へ自動的に警告する機能であ
る。回覧に停滞が生じた場合、回覧停滞者に対して期限
超過の警告をしても必ずしも反応しない。このような場
合、この機能によると、次に回覧を受けるべき担当者に
知らせることにより、次の回覧者から督促してもらうこ
とが可能になり、停滞該当者が警告を無視してもフォロ
ーが可能となる。警告は、警告の電子メールを出す、あ
るいは端末の画面にメッセージを出す等の方法で実行す
ることができる。

【０００８】すなわち、本発明の一態様による電子化書
類回覧システムは、回覧順序が指定された電子化書類を
格納する格納手段と、電子化書類を指定された回覧順序
に従って該当する端末に送信し、当該端末において次の
回覧者への回覧操作が行われたとき当該端末から受信し
た電子化書類で格納手段に格納されている電子化書類を
上書きし、上書きした電子化書類を次の端末に送信する
処理を行う処理手段とを備える電子化書類回覧システム
において、回覧の開始に先立って、電子化書類の回覧が
予定されている全ての端末に回覧を予告するメッセージ
を送信する回覧予告手段を備えることを特徴とする。回
覧を予告するメッセージには回覧発信者から受信した電
子化書類の見出し、本文、及び回覧情報を含むのが好ま
しい。

【０００９】また、本発明の別の態様による電子化書類
回覧システムは、回覧順序が指定された電子化書類を格
納する格納手段と、電子化書類を指定された回覧順序に
従って該当する端末に送信し、当該端末において次の回
覧者への回覧操作が行われたとき当該端末から受信した
電子化書類で格納手段に格納されている電子化書類を上
書きし、上書きした電子化書類を次の端末に送信する処
理を行う処理手段とを備える電子化書類回覧システムに
おいて、各回覧者に指定されている回送期限を監視し、
回送期限を超過して次の回覧者への回覧操作が行われて
いない場合、次の回覧者及び／又は回覧発信者へ回覧の
停滞を通知する手段を備えることを特徴とする。

【００１０】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の形態を説明する。図１は、本発明による電子化書類
回覧システムの一例の概略図である。電子化書類回覧シ
ステム１０は、電子化書類の管理および回覧処理を行う
サーバ１１、利用者が回覧されてきた電子化書類の処理
を行う利用者端末１２〜１７及びサーバ１１と利用者端
末１２〜１７とを接続するネットワーク装置１８を備え
る。利用者端末１２〜１７は、本システムの利用者であ
る利用者Ａ〜利用者Ｆに各々割り当てられている。ただ
し端末数は６に制限されるものではなく、一利用者が複
数の利用者端末を利用したり、一利用者端末を複数の利
用者が共有したりすることができる。利用者は利用者端
末１２〜１７を用いて電子化書類を受け取り、編集して
次の回覧先に回覧する手続きを行う。サーバ１１は、利
用者が次の回覧先に回覧する手続きを行った電子化書類
を次の回覧先に配送することにより電子化書類の回覧処
理を行う。

【００１１】図２は、サーバ１１の機器構成例を示す図
である。サーバ１１は、ネットワーク接続装置２１、中
央処理装置２２、記憶装置２３を備える。記憶装置２３
は、電子化書類回覧処理手続きが記述された処理プログ
ラムブロック２４、ユーザ管理や電子化書類回覧処理に
必要な複数の制御用データから構成される回覧制御デー
タブロック２５及び回覧される複数の電子化書類からな
る回覧オブジェクトブロック２６を格納する。回覧制御
データブロック２５には回覧の状況を管理する回覧管理
テーブル（図６参照）が含まれる。回覧オブジェクトブ
ロック２６は、利用者に回覧される複数の回覧オブジェ
クトから成る。回覧オブジェクトとは、電子化された静
止画像、動画像、音声、テキスト又はその組合せであ
る。中央処理装置２２は、処理プログラムブロック２４
中の処理プログラムを読み込み、電子化書類の回覧処理
を実行する。ネットワーク接続装置２１は、ネットワー
ク装置１８を介して利用者端末１２〜１７とサーバ１１
とを接続し、サーバ１１と利用者端末１２〜１７間での
データの送受信を行う。

【００１２】図３は、一般的な利用者端末１２の機器構
成図である。記憶装置３３には、利用者に回覧された電
子化書類の端末における処理手続きが記述された端末処
理プログラム３５、電子化書類として回覧されてきた回
覧オブジェクトを参照し、編集するためサーバ１１から
送られてきた電子化書類をコピーする領域である回覧オ
ブジェクト作業領域３６、回覧オブジェクトを参照し、
編集するためのアプリケーションプログラムブロック３
７が格納されている。演算装置３２は記憶装置３３から
端末処理プログラム３５を読み込み、端末処理を実行す
る。端末ネットワーク接続装置３１は、ネットワーク装
置１８を介して利用者端末１２とサーバ１１とを接続
し、サーバ１１と利用者端末１２間でのデータ送受信を
行う。ユーザインタフェース装置３４はキーボード３８
あるいはマウス３９から入力されるユーザの情報を検出
し、これを演算装置３２へ伝える。表示装置４０は演算
装置３２が実行した処理の処理結果を表示する。

【００１３】次に、自治体における情報公開業務を例に
とって、本発明の電子化書類回覧システムにおける回覧
予告機能及び回覧に停滞が生じた場合の期限警告機能に
ついて説明する。図４は、市民から自治体に昨年度の開
発事業の実体についての情報開示要求があったとき、そ
れに応えるために自治体内部で作成される電子化書類の
回覧順序及び電子化書類に加えられる処理の内容を示す
概略図である。図の左側に電子化書類が回覧される部署
を黒い矢印で示し、図の右側に各担当課において電子化
書類に対して行われる処理の内容を示した。

【００１４】市民が自治体に、昨年度の土地開発事業の
実態についての情報開示要求を行ったとする（Ｓ１
１）。回答期限はｙｙ年ｍｍ月ｄｄ日であるとする。こ
の情報開示要求を受理した広報課の担当者ＡＡは、利用
者端末１２を用いて、回答に必要な調査報告書のフォー
マットを作成する。この例の場合には、土地開発事業と
して道路整備事業と宅地開発事業についての調査が必要
であるため、道路整備事業を管轄する土木課と宅地開発
事業を管轄する住宅課に対する調査依頼のフォーマット
を作成する。そして、「広報課→土木課→住宅課→広報
課→知事→広報課」のように回覧ルートを設定し、各回
覧部署（担当者）毎に回答（回送）期限を設定して電子
化書類（電子メール）として送信する（Ｓ１２）。回覧
ルートの設定は、案件毎に担当者が逐次行ってもよい
が、案件の種類によっては回覧ルートが決まってしまっ
ているようなケースもある。そのようなケースに対して
は、回覧ルートを予め利用者端末に登録しておき、登録
された回覧ルートを呼び出して設定するようにしてもよ
い。

【００１５】図５は、回覧宛先及びその宛先毎の回答期
限（回送期限）を指定する回覧宛先指定画面の例を示す
図である。図示するように、回覧情報作成画面にて回覧
の宛先を順番に設定し、その宛先毎に回答期限（回送期
限）を設定する。

【００１６】広報課の利用者端末から宛先及び回送期限
が設定されて送信された電子化書類は、サーバ１１で受
信される。電子化書類はサーバ１１の回覧オブジェクト
ブロック２６内に格納され、また、回覧ルートや回送期
限の情報は、図６に示す回覧管理テーブルとしてサーバ
１１の回覧制御ブロック２５に格納される。回覧管理テ
ーブルには、回覧宛先指定画面で指定された順番に宛
先、回送期限等の情報が配列され、宛先で指定された者
が次の回覧宛先の者に対して回覧（回送）操作を行う
と、回送日時が記録される。すなわち、回送日時が記録
されていない行の最上段の宛先に現在、回覧が到着して
いることが判断できる。

【００１７】図７は、回覧すべき電子化書類を編集して
いる広報課担当者ＡＡの利用者端末の回覧編集画面の例
を示す図である。主題（見出し）、回覧情報、本文を書
き込み、必要な場合には添付ファイルを用意した後、先
行回覧予告メールの発信準備をする。この例では、回覧
発信時に、主題、回覧情報、本文、添付ファイル等を表
すボタン５１〜５４のうち、押下した項目が自動編集さ
れ、回覧予告メールとしてサーバ１１から全ての回覧予
定者に対して同時発信される。

【００１８】図８は、回覧予定者に回覧予告メールが着
信した状態を示す画面の例を示す図である。図９は、こ
の回覧予告メールを開いた状態の画面例を示す図であ
る。回覧予告メールは、図７で説明したように、回覧編
集画面において回覧発信者が選択（ボタン押下）した項
目、この例の場合には主題、回覧情報、本文の各項目の
内容がメールの本文に自動編集されたものであり、全て
の回覧予定者、この例の場合には土木課の担当者ＢＢ、
住宅課の担当者ＣＣ、知事に同時に配信される。回覧対
象者は、回覧予告メールによってこのような内容の情報
が近々回覧されることを知り、調査等が必要な場合に先
行着手することが可能となる。

【００１９】広報課の利用者端末から宛先及び回送期限
が設定されて送信された電子化書類を受信したサーバ１
１は、回覧管理テーブルに従って最初の宛先である土木
課ＢＢの利用者端末に回覧文書として配信する。

【００２０】図４に戻り、その電子化書類を受信した土
木課の担当者ＢＢは、昨年度の道路整備状況を調査し、
回覧されてきた電子化書類本文に書き込むとともに詳細
説明資料のファイルを添付して、次の回覧宛先への送信
操作を行う（Ｓ１３）。サーバ１１は、記憶装置２３の
回覧オブジェクトブロック２６に格納してある電子化書
類を、土木課の担当者ＢＢから送信されてきた電子化書
類で上書きして保存する。また、回覧管理テーブルの土
木課担当者ＢＢの回送日時の欄に土木課担当者ＢＢから
回覧文書を受信した日時を記録する。

【００２１】次に、サーバ１１は、記憶装置２３の回覧
オブジェクトブロック２６に格納した電子化書類（土木
課の担当者ＢＢから送信されてきた電子化書類）を回覧
管理テーブルに登録されている回覧ルートの記述に従い
次の宛先である住宅課の担当者ＣＣの利用者端末に送信
する。住宅課担当者ＣＣは、受信した回覧文書に昨年度
の宅地整備状況報告を記載し、詳細説明資料のファイル
を添付して、次の回覧宛先への送信操作を行う（Ｓ１
４）。

【００２２】サーバ１１は以下同様の処理を行い、各担
当部署を回覧されて順次情報が付加されていく回覧文書
を回覧管理テーブルに記述された回覧宛先に送信する処
理を繰り返す。図示の例では、回覧文書は住宅課担当者
ＣＣの次に広報課担当者ＡＡに戻され、広報課担当者Ａ
Ａは調査報告書の最終整備（編集）を行う。その後、知
事に回覧文書として配信され、知事の決裁を経た後、再
び広報課の担当者ＡＡに配信される。広報課担当者ＡＡ
は、知事の決済を受けた回覧文書に基づいて回答書を作
成し、情報開示要求を行った市民に提示する。

【００２３】次に、回覧の途中で停滞が生じた場合にそ
れを検知して警告する本システムの期限警告機能につい
て説明する。図１０は、サーバ１１による期限警告メー
ル発行処理の一例を示すフローチャートである。

【００２４】まず、対象回覧の回覧（回送）管理テーブ
ルを回覧順に１行ずつ読み込む（Ｓ２１）。次に、回覧
管理テーブルに読み込むべき行があるかどうかを判定し
（Ｓ２２）、テーブルの最後に達していて読み込むべき
行がなければそのまま終了し、そうでなければ次のステ
ップに進んでその行に「回送日時」が入力されているか
否か判定する（Ｓ２３）。ステップ２３の判定で「回送
日時」が入力されていれば、ステップ２１に戻って次の
行に「回送日時」が入力されているか判定する。

【００２５】読み込んだ行に「回送日時」が入力されて
いなければ、その行の宛先に、現在回覧が到着している
ことが分かる。図６の例では、回覧文書は現在、住宅課
の担当者ＣＣのところで止まっていると判定される。次
に、住宅課の担当者ＣＣに設定されている回送期限と現
在日時を比較する（Ｓ２４）。回送期限まで間があれば
問題が無いのでそのまま終了する。

【００２６】一方、ステップ２４の判定において、現在
日時が設定された回答期限を過ぎている場合には停滞が
発生していると判断され、次のステップに進んで回覧停
滞警告メールが生成される（Ｓ２５）。そして、メール
宛先として回覧発信者（今の例の場合、広報課の担当者
ＡＡ）、停滞該当者（住宅課の担当者ＣＣ）、及び次の
回覧予定者（広報課の担当者ＡＡ）を指定し（Ｓ２
６）、これらの者に回覧停滞警告メールが発信される
（Ｓ２７）。

【００２７】図１１は、回覧停滞警告メールの内容例を
示す図である。図示するように回覧停滞警告メールに
は、例えばどの部署（担当者）で、何日遅延しているか
のメッセージが自動編集され、合わせて、回覧の主題・
回覧情報も添付される。なお、遅延日数の計算は、図５
において設定された回送期限を基に算出される。図示し
た例は、土木課で１０日間の遅延が生じている場合の例
である。

【００２８】この期限警告機能の特徴は、回覧警告メー
ルの宛先に回覧発信者あるいは次の回覧予定者を指定す
ることである。停滞を生じている本人に警告を発する方
法では、警告が意味をなさない場合がありうる。その場
合でも、本発明の方法によると、回覧発信者あるいは次
の回覧者に警告することによって、停滞の発生を関係者
に知らせ、それらの関係者から停滞者への督促効果を期
待でき、万一停滞該当者が警告を無視してもフォローが
可能となる。

【００２９】この期限警告動作は、自動的に行う態様と
手動で行う態様が考えられる。期限警告動作を自動的に
行うタイミングとしては、システムを毎日起動するので
あればシステム起動時あるいはシステムの終了処理時に
行うことができる。あるいは、毎日、設定された時刻に
図１０に示した処理を行うようにしてもよい。手動で行
う方法としては、オペレータ（システム管理者）が適宜
のタイミングでコマンド入力する等して行うようにする
ことができる。また、ここでは停滞の報知を警告メール
の配信により行う例を示したが、メール配信ではなく画
面の決められた位置にメッセージを出すような方法によ
って停滞の発生を知らせるようにしてもよい。

【００３０】

【発明の効果】本発明によると、電子化書類の回覧処理
をスムーズに行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による電子化書類回覧システムの一例の
概略図。

【図２】サーバの機器構成例を示す図。

【図３】一般的な利用者端末の機器構成図。

【図４】情報開示要求に対して自治体で行う処理の一例
を示す概略図。

【図５】回覧宛先及び宛先毎の回答期限を指定する画面
の例を示す図。

【図６】回覧管理テーブルの例を示す図。

【図７】電子化書類の回覧編集画面の例を示す図。

【図８】回覧予定者に回覧予告メールが着信した状態を
示す画面の例を示す図。

【図９】回覧予告メールを開いた状態の画面例を示す
図。

【図１０】サーバによる期限警告メール発行処理の一例
を示すフローチャート。

【図１１】回覧停滞警告メールの例を示す図。

【符号の説明】

１０…電子化書類回覧システム、１１…サーバ、１２〜
１７…利用者端末、１８…ネットワーク装置、２１…ネ
ットワーク接続装置、２２…中央処理装置、２３…記憶
装置、２４…処理プログラムブロック、２５…回覧制御
データブロック、２６…回覧オブジェクトブロック、３
１…端末ネットワーク接続装置、３２…演算装置、３３
…記憶装置、３４…ユーザインタフェース装置、３５…
端末処理プログラム、３６…回覧オブジェクト作業領
域、３７…アプリケーションプログラムブロック、３８
…キーボード、３９…マウス、４０…表示装置、５１〜
５４…ボタン

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｈ０４Ｌ 12/18

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 回覧順序が指定された電子化書類を格納
   する格納手段と、前記電子化書類を指定された回覧順序
   に従って該当する端末に送信し、当該端末において次の
   回覧者への回覧操作が行われたとき当該端末から受信し
   た電子化書類で前記格納手段に格納されている電子化書
   類を上書きし、上書きした電子化書類を次の端末に送信
   する処理を行う処理手段とを備える電子化書類回覧シス
   テムにおいて、 回覧の開始に先立って、前記電子化書類の回覧が予定さ
   れている全ての端末に回覧を予告するメッセージを送信
   する回覧予告手段を備えることを特徴とする電子化書類
   回覧システム。
2. 【請求項２】 請求項１記載の電子化書類回覧システム
   において、前記回覧を予告するメッセージには回覧発信
   者から受信した電子化書類の見出し、本文、及び回覧情
   報が含まれることを特徴とする電子化書類回覧システ
   ム。
3. 【請求項３】 回覧順序が指定された電子化書類を格納
   する格納手段と、前記電子化書類を指定された回覧順序
   に従って該当する端末に送信し、当該端末において次の
   回覧者への回覧操作が行われたとき当該端末から受信し
   た電子化書類で前記格納手段に格納されている電子化書
   類を上書きし、上書きした電子化書類を次の端末に送信
   する処理を行う処理手段とを備える電子化書類回覧シス
   テムにおいて、 各回覧者に指定されている回送期限を監視し、回送期限
   を超過して次の回覧者への回覧操作が行われていない場
   合、次の回覧者及び／又は回覧発信者へ回覧の停滞を通
   知する手段を備えることを特徴とする電子化書類回覧シ
   ステム。