JP2000172702A - 議事録管理方法及び議事録管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】より効率的に、標準として定められたレビュー
項目の、過去の会議における実際の検討状況を確認可能
とする。 【解決手段】サーバコンピュータ１０２は、標準レビュ
ー項目テーブル１１５に規定された標準レビュー項目の
一覧を表示した画面中に、管理する議事録の情報を登録
した会議情報テーブル１１３と議事内容テーブル１１４
から求まる各レビュー項目を議題として検討した会議の
回数と実施日を、各レビュー項目に対応づけて表示した
レビュー実施状況表示画面を作成し、クライアントコン
ピュータ１０２に送り、表示させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、議事録を電子的に
管理する議事録管理システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】作業の標準化や完全化のために、プロジ
ェクト遂行に際して検討すべきレビュー項目を、標準と
して予め設定しておくことがある。このような場合、プ
ロジェクト遂行に際しては、適宜、会議（議事録が作成
される打ち合わせ、その他の各種会合を含む）を繰り返
し、標準として定められたレビュー項目の全てについて
検討し、結論を出すことが求められる。そして、従来
は、このような会議の議事録は、次のように管理されて
いた。

【０００３】（１）会議毎にワープロなどで議事録を作
成する。（２）電子メールなどの通信手段によって関係
者へ議事録を配布するか、または紙に印刷して議事録を
配布する。（３）文書ファイルサーバなどのコンピュー
タ機器に電子的な議事録ファイルとして議事録を保管す
るか、または、紙に印刷した状態でファイルに綴じて議
事録を保管する。（４）文書ファイルサーバに保管され
た電子的な議事録ファイルを一つずつ参照するか、また
は、紙に印刷された議事録を一枚ずつ手捲りで参照し、
過去の会議で議題として検討されたレビュー項目や、そ
の検討状況を確認し、これに応じて、予め設定されたレ
ビュー項目の中から次回の会議の議題とするレビュー項
目を決定し、その一覧をワープロなどにより作成し、次
回の会議に臨む。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、以上のような
従来の議事録の管理の方法では、標準として定められた
レビュー項目が実際に過去の会議においての議題として
検討されたかどうかの確認は、利用者は、文書ファイル
サーバに保管された電子的な議事録ファイルを一つずつ
参照するか、または、紙に印刷された議事録を一枚ずつ
手捲りで参照することにより行わなければならなかっ
た。このため、標準として定められたレビュー項目が実
際に過去の会議においての議題として検討されたかどう
かを効率的に確認することができなかった。

【０００５】また、従来の議事録の管理の方法では、次
回の会議の議題の一覧を作成するためには、利用者が、
過去の会議においての議題として検討されたレビュー項
目と、標準として定められたレビュー項目とを比較し、
標準として定められたレビュー項目の中から、既に議題
として検討されたレビュー項目を除外した後に、残され
たレビュー項目のなかから、次回の会議の議題とするレ
ビュー項目を抽出し、その一覧をワープロなどにより作
成する必要があった。そして、会議の実施後は、その一
覧に従って議事録を作成することになる。このために、
効率的に次回の会議の議題の一覧を作成したり、議事録
を作成することができなかった。

【０００６】すなわち、従来の議事録の管理の方法によ
れば、利用者が、議事録を用いた作業を充分に効率的に
行うことができないという問題があった。

【０００７】そこで、本発明は、利用者の議事録を用い
た作業をより効率的に行えるように、利用者の議事録の
利用を支援することを課題とする。

【０００８】より具体的には、本発明は、たとえば、利
用者が、より効率的に、標準として定められたレビュー
項目の、過去の会議における実際の検討状況を確認する
ことができる議事録管理システムや、利用者が、より効
率的に次回の会議の議題の一覧の作成や議事録の作成を
行うことがができる議事録管理システムを提供すること
を課題とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】前記課題達成のために、
本発明は、たとえば、ネットワークを介して接続された
サーバコンピュータと少なくとも１台のクライアントコ
ンピュータと有するコンピュータシステムを用いて、会
議の議事録を管理する議事録管理方法であって、前記サ
ーバコンピュータに、会議において検討すべき項目を登
録した標準レビュー項目テーブルを記憶し、前記クライ
アントコンピュータにおいて、実施された会議毎に、当
該会議における前記標準レビュー項目テーブルに登録さ
れた各項目の検討内容を表す議事録の入力を利用者より
受け付け、入力された議事録の登録をサーバコンピュー
タに依頼し、前記サーバコンピュータにおいて、各クラ
イアントコンピュータから登録を依頼された議事録を蓄
積し、前記クライアントコンピュータから、前記標準レ
ビュー項目テーブルに登録された各項目の検討状況の問
い合わせをサーバコンピュータに発行し、前記サーバコ
ンピュータにおいて、前記クライアントコンピュータか
ら発行された前記問い合わせに応答して、前記標準レビ
ュー項目テーブルに登録された全ての項目を表示し、か
つ、前記標準レビュー項目テーブルに登録された項目の
うちの蓄積した議事録に対応する会議において検討され
た項目の表示に対応づけて、当該項目の蓄積した議事録
から定まる検討状況を表示した表示画面をクライアント
コンピュータにおいて生成するための表示情報を生成
し、前記問い合わせを発行したクライアントコンピュー
タに送り、前記問い合わせを発行したクライアントコン
ピュータにおいて、サーバコンピュータから送られた前
記表示情報に従って前記表示画面を表示することを特徴
とする議事録管理方法を提供する。

【００１０】なお、以上の議事録管理方法において、前
記議事録は、会議の実施日を含み、前記表示画面は、前
記標準レビュー項目テーブルに登録された項目のうちの
蓄積した議事録に対応する会議において検討された項目
の表示に対応づけられた、当該項目が検討された会議の
実施日の表示を、前記検討状況の表示として含むように
してもよい。

【００１１】また、前記表示画面は、前記標準レビュー
項目テーブルに登録された項目のうちの蓄積した議事録
に対応する会議において検討された項目の表示に対応づ
けられた、当該項目が検討された会議の回数の表示を、
前記検討状況の表示として含むようにしてもよい。

【００１２】このような議事録管理方法によれば、クラ
イアントコンピュータの利用者に、実施した会議の中で
検討された項目の検討状況を、前記標準レビュー項目テ
ーブルに登録された全ての項目の表示と関連づけた形態
で表示することができる。したがって、利用者は、この
表示より、前記標準レビュー項目テーブルに登録された
全ての項目との関係において、項目の検討状況を即座に
把握することができるようになる。また、これより直ち
に、次回の会議で議題とすべき項目を選択することがで
きるようになる。

【００１３】また、さらに、このような議事録管理方法
において、前記議事録に、前記検討内容として、会議に
おいて検討した項目の記述を含め、クライアントコンピ
ュータにおいて、前記標準レビュー項目テーブルに登録
された項目のうちの次回会議で検討する項目の選択を、
表示した前記表示画面上で利用者より受け付け、選択さ
れた項目の指定を含めた議事録作成要求をサーバコンピ
ュータに発行し、サーバコンピュータにおいて、前記議
事録作成要求に応答して、指定された項目を、前記会議
において検討した項目の記述として含めた、次回会議用
の議事録の雛形、または、次回会議用資料を作成し、前
記議事録作成要求を発行したクライアントコンピュータ
に送るようにしてもよい。

【００１４】また、このような議事録管理方法におい
て、前記標準レビュー項目テーブルには、当該標準レビ
ュー項目テーブルに登録された項目に関連する関連事項
が登録されており、前記議事録は、会議において検討し
た項目に関連する関連事項の記述を含み、前記サーバコ
ンピュータは、前記議事録作成要求に応答して、指定さ
れた項目を、前記会議において検討した項目の記述とし
て含め、かつ、前記標準レビュー項目テーブルに登録さ
れた指定された項目に関連する関連事項を、会議におい
て検討した項目に関連する関連事項の記述として含めた
次回会議用の議事録の雛形、または、次回会議用資料と
して作成するようにしてもよい。また、この場合におい
て、関連事項は、項目の検討結果に影響を受けるドキュ
メントの名称としてよい。

【００１５】このような方法によれば、クライアントコ
ンピュータの利用者は、前記表示画面上で項目を選択す
るだけで、ただちに、選択した項目や、その関連事項を
含んだ次回会議用の議事録の雛形、または、次回会議用
資料を得ることができるようになる。

【００１６】以上のように、本発明によれば、利用者
は、議事録を用いた各種作業をより効率的に行えるよう
になる。

【００１７】

【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施形態につい
て説明する。

【００１８】図１に、本実施形態に係る議事録管理シス
テムの構成を示す。

【００１９】図１において、１０１はサーバコンピュー
タであり、中央処理装置１０４、主記憶装置１０６、ハ
ードディスクなどの外部記憶装置１０５を備える。ここ
で、主記憶装置１０６には、中央処理装置１０４の実行
により、議事録情報登録部１１６、処理結果出力部１１
７、レビュー実施状況表作成部１１８、レビュー項目一
覧作成部１１９などをプロセスとしてサーバコンピュー
タ上に具現化するプログラムが格納されている。また、
外部記憶装置１０５には、会議情報テーブル１１３、議
事内容テーブル１１４、標準レビュー項目テーブル１１
５が格納されている。

【００２０】また、１０２−１〜１０２−ｎは、利用者
からの入力の受け付けや、ネットワーク１０３を介して
サーバコンピュータ１０１と情報の送受や、サーバコン
ピュータ１０１から送られた情報の表示などを行うクラ
イアントコンピュータである。クライアントコンピュー
タ１０２−１〜１０２−ｎは、中央処理装置１０７、主
記憶装置１０８、マウス１１１やキーボード１１０など
の入力装置、ディスプレー１０９などの表示装置を備え
る。主記憶装置１０８には、中央処理装置１０７の実行
により、利用者との間の入出力やサーバコンピュータ１
０１との情報の送受を担うＵＩ部１１２を、プロセスと
してクライアントコンピュータ１０２−１〜１０２−ｎ
上に具現化するプログラムが格納されている。

【００２１】ここで、サーバコンピュータ１０１の主記
憶装置１０６やクライアントコンピュータ１０２−１〜
１０２−ｎの主記憶装置１０８に格納されるプログラム
は、必要に応じて、CD-ROMなどの可搬型の記憶媒体から
サーバコンピュータ１０１やクライアントコンピュータ
１０２−１〜１０２−ｎに提供されるものであってもよ
い。

【００２２】次に、本議事録管理システムが取り扱う議
事録について説明する。

【００２３】ただし、以下では、クライアントコンピュ
ータ１０２−１〜１０２−ｎに共通の事項を説明すると
きは、クライアントコンピュータ１０２−１〜１０２−
ｎを、単に、クライアントコンピュータ１０２として示
す。

【００２４】まず、図２に、各クライアントコンピュー
タ１０２のＵＩ部１１２によって表示される議事録入力
フォーマットを示す。本議事録入力フォーマットに入力
された内容を記述したものが一つの議事録となる。

【００２５】図示するように、この議事録入力フォーマ
ットには、会議のタイトルであるタイトル５０１、会議
が対象とするプロジェクトの名前であるプロジェクト名
５０２、会議を行なった日付である実施日５０３、会議
の出席者である出席者５０４、議事内容を表す内容５０
５、対象ドキュメントの名称を表す対象ドキュメント５
０６が入力される。また、内容５０５には、大項目、小
項目、結論、理由を入力する。

【００２６】ここで、小項目が会議で検討した個々のレ
ビュー項目を表し、この小項目に対して結論と理由が記
述される。大項目は、小項目を分類したものである。議
事内容には、大項目を複数記述することができ、各大項
目に対して小項目を複数記述することができる。内容５
０５には、大項目、小項目、結論、理由の識別とこれら
の対応を認識可能な形態で、これらを入力する。図２
は、大項目を「１」、「２」、...のように番号を付け
て入力し、小項目を「１.1」、「1.2」、「１.3」、...
のように、その小項目が属する大項目の直後にその大項
目に付けた番号に枝番を付した枝番付き番号を付けて入
力し、小項目の直後にその小項目に対して記述する結論
と理由を「結論」、「理由」の名称と共に入力すること
とすることにより、これらの識別とこれらの対応を認識
可能とした例を表している。

【００２７】なお、対象ドキュメントが表す名称は、小
項目の検討結果によって影響を受けるドキュメントの名
称である。

【００２８】次に、サーバコンピュータ１０１の外部記
憶装置１０５に、格納される会議情報テーブル１１３、
議事内容テーブル１１４、標準レビュー項目テーブル１
１５について説明する。

【００２９】まず、図３に、会議情報テーブル１１３の
内容を示す。

【００３０】図３の、会議情報テーブル１１３は、過去
に作成された議事録毎のレコード（図中各行）を有す
る。各レコードにおいて、２０１は議事録を識別するた
めの議事録ＩＤ、２０２は議事録に記述されたプロジェ
クト名５０２、２０３は議事録に記述されたタイトル５
０１、２０４は議事録に記述された実施日５０３、２０
５は議事録に記述された出席者５０４、２０６は議事録
に記述された対象ドキュメント５０５である。

【００３１】次に、図４に議事内容テーブル１１４の内
容を示す。

【００３２】議事内容テーブル１１４は、過去に作成さ
れた議事録に含まれる小項目の記述毎のレコード（図中
各行）を有する。

【００３３】図４において、３０１は小項目が内容５０
５に記述された議事録の議事録ＩＤ２０１、３０２は小
項目の議事録内の識別番号、３０３は小項目に対応する
大項目として議事録の内容５０５内に記述された大項
目、３０４は小項目に対して議事録の内容５０５内に記
述された結論、３０６は小項目に対して議事録の内容５
０５内に記述された理由である。

【００３４】次に、図５に、標準レビュー項目テーブル
１１５の内容を示す。

【００３５】標準レビュー項目テーブル１１５は、プロ
ジェクトの会議中において検討しなければならないレビ
ュー項目である標準レビュー項目を規定する、標準レビ
ュー項目の一覧である。ここで、個々の標準レビュー項
目は、議事録の小項目に対応しており、標準レビュー項
目テーブル１１５は標準レビュー項目ごとのレコードを
有する。

【００３６】図５において、４０１は標準レビュー項目
を識別するための標準レビュー項目ＩＤである。４０４
は標準レビュー項目である小項目であり前述した議事録
の内容５０５に記述される小項目として用いられる。４
０３は標準レビュー項目である小項目が分類される大項
目であり前述した議事録の内容５０５に記述される大項
目として用いられる。４０２は大項目が分類される分類
である。また、４０５は標準レビュー項目である小項目
の検討結果を反映させる対象ドキュメントであり、前述
した議事録の対象ドキュメント５０６として用いられ
る。たとえば、標準レビュー項目ＩＤが「１」のレビュ
ー項目は、システム構成設計時に検討すべき項目で、大
項目として機器構成について、小項目としてはクライア
ント仕様について検討し、検討結果はアプリケーション
処理方式図に記載すべきことを示している。

【００３７】以下、本議事録管理システムの動作につい
て説明する。

【００３８】まず、予め、図５に示した標準レビュー項
目テーブル１１５が作成され、サーバコンピュータ１０
１の外部記憶装置１０５に記憶される。

【００３９】この状態において、クライアントコンピュ
ータ１０２のUI部１１２が起動されると、UI部１１２
は、図６に示すレビュー実施状況表示画面を表示する。
ただし、この状態において、レビュー実施状況表示画面
のプロジェクト名入力欄６０１、レビュー実施状況表示
欄６２０は空白の状態で表示される。

【００４０】ここで、利用者はクライアントコンピュー
タ１０２に表示されているレビュー実施状況表示画面の
プロジェクト名入力欄６０１に、レビュー実施状況を出
力させたいプロジェクトの名前を入力し表示ボタン６０
２を選択すると、本議事録管理システムは、図７に示し
た処理を行う。

【００４１】すなわち、まず、クライアントコンピュー
タ１０２のUI部１１２は、プロジェクト名入力欄６０１
に入力されたプロジェクト名をサーバコンピュータ１０
１に送信する（ステップ９０１）。

【００４２】一方、サーバコンピュータ１０１では、レ
ビュー実施状況表作成部１１８が、送信されたプロジェ
クト名を受け取り、受け取ったプロジェクト名と一致す
るプロジェクト名２０２が登録されている会議情報テー
ブル１１３のレコードの議事録ID２０１を取得し、取得
した議事録ID２０１と同じ議事録ID３０１を持つ議事内
容テーブル１１４のレコードを抽出し、抽出したレコー
ドよりなる抽出議事内容テーブルを作成する（ステップ
９０２）。

【００４３】次に、レビュー実施状況表作成部１１８
は、標準レビュー項目テーブル１１５のすべてのレコー
ドに順次着目し、ステップ９０４からステップ９０７の
処理を行う（ステップ９０３）。

【００４４】すなわち、ステップ９０４では、標準レビ
ュー項目テーブル１１５の着目したレコードの大項目４
０３及び小項目４０４と、一致する大項目３０３及び小
項目３０４を持つ抽出議事内容テーブルのレコードが存
在するかどうかを調べ、存在する場合には、ステップ９
０５に進む。一方、存在しない場合には、ステップ９０
３に戻り、標準レビュー項目テーブル１１５に着目して
いないレコードが残っていれば、標準レビュー項目テー
ブル１１５の次のレコードに着目し、ステップ９０４に
進む。

【００４５】次に、ステップ９０５では、標準レビュー
項目テーブル１１５の着目したレコードのレビュー項目
ＩＤを取得する。

【００４６】次にステップ９０６では、ステップ９０４
の判定で、標準レビュー項目テーブル１１５の着目した
レコードの大項目４０３及び小項目４０４と大項目３０
３及び小項目３０４が一致すると判定された、抽出議事
内容テーブルのレコードの議事録ID３０１を取得する。
そして、取得した議事録ＩＤと同じ議事録ＩＤをもつ会
議情報テーブル１１３上のレコードから実施日２０４を
取得する。

【００４７】次に、ステップ９０５で取得したレビュー
項目ＩＤとステップ９０６で取得した実施日を記述した
レコードを、一時的に主記憶装置１０４上に生成したレ
ビュー実施状況集計テーブルに追加し、ステップ９０３
に戻り、標準レビュー項目テーブル１１５に着目してい
ないレコードが残っていれば、標準レビュー項目テーブ
ル１１５の次のレコードに着目し、ステップ９０４に進
む。ここで、実施状況集計テーブルは、図８に示すよう
に、ステップ９０５で取得したレビュー項目ＩＤ７０１
とステップ９０６で取得した実施日７０２を記述したレ
コードの集合となる。

【００４８】以上のステップ９０４からステップ９０７
の処理を、標準レビュー項目テーブル１１５のすべての
レコードについて終了したならば、ステップ９０８に進
み、標準レビュー項目テーブル１１５と、ステップ９０
３からステップ９０７の繰り返しによって作成されたレ
ビュー実施状況集計テーブルを用いて、レビュー実施状
況表示欄画面を表す表示情報を作成し、処理結果出力部
１１７によりクライアントコンピュータ１０２に送信す
る。

【００４９】クライアントコンピュータ１０２のＵＩ部
１１２は、ステップ９０８によって送信された表示情報
に従って、レビュー実施状況表示欄画面を、図６のレビ
ュー実施状況表示画面のレビュー実施状況表示欄６２０
中に表示する。

【００５０】ここで、サーバコンピュータ１０１のレビ
ュー実施状況表作成部１１８は、図６のレビュー実施状
況表示欄６２０中に示したレビュー実施状況表示欄画面
を表す表示情報を作成する。

【００５１】すなわち、レビュー実施状況表示欄６２０
中において、６０４には標準レビュー項目テーブル１１
５の分類４０２の値を、６０５には標準レビュー項目テ
ーブル１１５の大項目４０３の値を、６０６には標準レ
ビュー項目テーブル１１５の小項目４０４の値を、これ
らの分類関係に従って表示する。すなわち、標準レビュ
ー項目テーブル１１５に含まれる分類４０１の値を、同
じ値が複数ある場合には一つに代表させて一覧表示し、
各分類の値の表示に対応した位置に、各分類に分類され
た大項目４０３の値を、同じ大項目４０３の値が複数あ
る場合には一つに代表させて一覧表示し、各大項目の値
の表示に対応した位置に、各大項目に分類された各小項
目４０４の値を一覧表示する。

【００５２】また、レビュー実施状況表示欄６２０中に
おいて、６０７は、６０６に表示した小項目４０４に対
応して記述される回数であり、ここには、対応する小項
目４０４が記述された標準レビュー項目テーブル１１５
のレコードのレビュー項目ID４０１と同じ、レビュー項
目ID７０１を持つレビュー実施状況集計テーブルのレコ
ード数を表示する。これは、対応する小項目（標準レビ
ュー項目）を議題に含む会議が何回行われたか、すなわ
ちその小項目（標準レビュー項目）を含む議事録が何件
作成されているかを表す。また、６０８は、６０６に表
示した小項目４０４に対応して記述される日付であり、
ここには、対応する小項目４０４が記述された標準レビ
ュー項目テーブル１１５のレコードのレビュー項目ID４
０１と同じ、レビュー項目ID７０１を持つレビュー実施
状況集計テーブルのレコードに登録された実施日を表示
する。これは、対応する小項目（標準レビュー項目）を
議題に含む会議が、いつ行われたかを示す。なお、この
実施日の選択により、選択された実施日と小項目とプロ
ジェクト名に対応する議事録を、サーバコンピュータ１
０１からクライアントコンピュータ１０２に読み出し、
表示するように本議事録管理システムを構成してもよ
い。また、小項目の選択により、選択された小項目とプ
ロジェクト名に対応する議事録を、サーバコンピュータ
１０１からクライアントコンピュータ１０２に読み出
し、表示させるようにに本議事録管理システムを構成し
てもよい。

【００５３】また、レビュー実施状況表示欄６２０中で
は、分類６０４、大項目６０５、小項目６０６の各値の
表示の先頭に丸、ばつ、三角の図形を付す。小項目６０
６の値の先頭には、その小項目６０６の値に対応して１
以上の回数を表示する場合に丸を、その他の場合にはば
つを付す。また、大項目６０５の値の先頭には、その大
項目６０５の値に対応する小項目６０６の値の全てに丸
が付される場合に丸を、一部にのみ丸が付される場合に
三角を、全く丸が付されていない場合にばつを付す。ま
た、分類６０４の値の先頭には、その分類６０４の値に
対応する大項目６０５の値の全てに丸が付される場合に
丸を、一部にのみ丸が付される場合に三角を、全く丸が
付されていない場合にばつを付す。ただし、その小項目
の検討の完了を議事録中に利用者が記述するようにし、
この記述に従って、小項目の各値の表示の先頭に付す
丸、ばつ、三角を決定するようにしてもよい。

【００５４】さて、レビュー実施状況表示欄６２０中で
は、分類６０４、大項目６０５、小項目６０６の各値の
表示の先頭には、四角のチェックボックス６０９を設け
ておく。また、サーバコンピュータ１０１のレビュー実
施状況表作成部１１８は、小項目６０６の各値に対応づ
けた、その小項目が登録された標準レビュー項目テーブ
ル１１５のレコードのレビュー項目ID４０１を、非表示
の情報として表示情報に含め、クライアントコンピュー
タ１０２に送る。

【００５５】以上のような表示によれば、指定されたプ
ロジェクトで実施した会議の中で検討された項目を、そ
の項目について検討した会議の回数、会議の実施日など
の情報と共に、予め設定された標準レビュー項目一覧と
対応づけた形態で表示することができる。したがって、
利用者は、この表示より、予め設定された標準レビュー
項目全体との関係において、レビューの実施状況を即座
に把握することができるようになる。また、これより直
ちに、次回の会議で議題とすべき項目を選択することが
できるようになる。

【００５６】さて、以上のようにして、レビュー実施状
況表示欄６２０中にレビュー実施状況が表示された状態
において、利用者は、レビュー実施状況表示欄６２０中
の表示より、次回の会議で議題に含める小項目または大
項目または分類を、チェックボックス６０９をマウス１
１１などの入力装置を用いてチェックすることにより選
択する。また、利用者は、必要に応じてプロジェクト名
５０２を変更する。そして、利用者が、チェックボック
ス６０９をチェックした後、新規議事録作成ボタン６０
３を選択すると、本議事録管理システムは、図９に示
す、新規議事録を作成するための処理を行う。

【００５７】すなわち、チェックボックス６０９をチェ
ックされ、新規議事録作成ボタン６０３が選択されると
（ステップ１００１）と、クライアントコンピュータ１
０２のUI部１１２は、プロジェクト名５０２と、サーバ
コンピュータ１０１から送られた表示情報に含まれてい
る、チェックボックスがチェックされた全ての小項目に
対応づけられたレビュー項目ID４０１とをサーバコンピ
ュータ１０１に送信する（ステップ１００２）。ここ
で、チェックされたチェックボックスが大項目のもので
ある場合には、その大項目に対応する全ての小項目に対
応づけられたレビュー項目ID４０１を、チェックされた
チェックボックスが分類のものである場合には、その分
類に対応する全ての大項目に対応するすべての小項目に
対応づけられたレビュー項目ID４０１を送信する。

【００５８】一方、サーバコンピュータ１０１の、レビ
ュー項目一覧作成部１１９は、レビュー項目ＩＤ４０１
とプロジェクト名を受け取る（ステップ１００３）。

【００５９】そして、受け取ったレビュー項目ＩＤ４０
１に順次着目し、着目したレビュー項目ＩＤ４０１につ
いてステップ１００５、ステップ１００６の処理を行う
（ステップ１００４）。

【００６０】ステップ１００５では、標準レビュー項目
テーブル１１５から、着目したレビュー項目ＩＤ４０１
と同じ値を持つレコードの大項目４０３と小項目４０４
を取得し、一時的に主記憶装置１０８内に作成された議
事録内容用バッファにコピーする。

【００６１】同様に、標準レビュー項目テーブル１１５
から、着目したレビュー項目ＩＤ４０１と同じ値をもつ
レコードの対象ドキュメント４０５を取得し、一時的に
主記憶装置１０８内に作成された対象ドキュメント用バ
ッファにコピーする（ステップ１００６）。

【００６２】受け取ったレビュー項目ＩＤの全てについ
て、ステップ１００５、ステップ１００６の処理が終了
したならば、ステップ１００７で、作成した議事内容用
バッファの内容と、ステップ１００６で作成した対象ド
キュメント用バッファの内容と、クライアントコンピュ
ータ１０２から受信したプロジェクト名を、それぞれ、
図２に示した議事録入力フォーマットの対応する箇所に
前述のように入力したものを作成し、処理結果出力部１
１７によってクライアントコンピュータ１０２へ送信す
る。

【００６３】そして、クライアントコンピュータ１０２
のＵＩ部１１２は、ステップ１００７によって送信され
た議事録入力フォーマットを受信し表示する。

【００６４】なお、この場合、図２に示した議事録入力
フォーマットは、途中まで情報が入力されたものとな
り、タイトル５０１と実施日５０３と出席者５０４は空
欄となる。また、内容５０５では結論と理由は空欄で大
項目と小項目のみが表示される。

【００６５】したがって、利用者は、図６のレビュー実
施状況表示画面で次回の会議の議題として分類や大項目
や小項目を選択するたけで、選択した分類や大項目や小
項目に対応する大項目や小項目が内容５０５の欄に、選
択した分類や大項目や小項目に対応する対象ドキュメン
トが対象ドキュメント５０６の欄に、プロジェクト名が
プロジェクト名５０２の欄に入力した議事録入力フォー
マットを得ることができる。そして、利用者は、このよ
うにして途中まで情報が入力された議事録入力フォーマ
ットが表す議事録を、次回実施される会議の議題の一覧
として使用することができると共に、会議実施後は、議
事録の雛形として会議の議事録作成に使用することがで
きる。

【００６６】以下、このようにして途中まで情報が入力
された議事録入力フォーマットを用いて議事録を作成
し、サーバコンピュータ１０１に登録する際の動作を説
明する。なお、利用者の選択に応じて、図９示す処理を
経ずに、情報が全く入力されていない直接議事録入力フ
ォーマットを呼び出し、議事録を作成し登録するように
してもよい。この場合の、議事録作成、登録の動作も以
下と同様である。

【００６７】図１０に示すように、クライアントコンピ
ュータ１０２のUI部１１２は、図２の議事録入力フォー
マットへの、利用者各欄の入力を受け付ける（ステップ
８０１）。そして、議事録入力フォーマットの登録ボタ
ン５０７が利用者によって選択されると、入力された情
報を議事録としてサーバコンピュータ１０１に送信する
（ステップ８０２）。

【００６８】一方、サーバコンピュータ１０１の議事録
登録部１１６は、議事録を受け取り（ステップ８０
３）、会議情報テーブル１１３の議事録ＩＤ２０１が一
意になるように、新たな議事録ＩＤを決定する（ステッ
プ８０４）。

【００６９】次に、議事録登録部１１６によって、ステ
ップ８０４で決定した議事録ＩＤ、議事録に記述された
タイトル５０１、プロジェクト名５０２、実施日５０３
及び出席者５０４の内容を、議事録ＩＤ２０１、タイト
ル２０３、プロジェクト名２０２、実施日２０４、出席
者２０５として設定したレコードを、会議情報テーブル
１１３に追加する（ステップ８０５）。

【００７０】次に、受け取った議事録の内容５０５か
ら、各小項目を切り出し、各小項目について、小項目に
対応する大項目、小項目、結論、理由を切り出し、大項
目３０３、小項目３０４、結論３０５、理由３０６に設
定したレコードを議事内容テーブル１１４に追加する。
その際、ステップ８０４で決定した議事録ＩＤを議事内
容テーブル１１４に追加するレコードの議事録ＩＤ３０
１に格納する。また、議事録の内容５０５中に小項目が
複数存在する場合は、同じ議事録ＩＤの議事録内で一意
になるような番号を、議事内容テーブル１１４に追加す
るレコードの番号３０２に格納する（ステップ８０
６）。

【００７１】なお、大項目や小項目の切り出しや対応づ
けは、例えば「１．」や「１．１」の、番号、枝番付き
番号に従って行なう。また、結論や理由の切り出しや、
小項目との対応付けは、例えば「結論」や「理由」の記
述と、その記述位置に従って行う。

【００７２】以上、本発明の一実施形態について説明し
た。

【００７３】なお、本議事録管理システムの、サーバコ
ンピュータ１０１とクライアントコンピュータ１０２
は、同じコンピュータであってもかまわない。

【００７４】

【発明の効果】以上のように、本発明によれば、利用者
の議事録を用いた作業をより効率的に行えるように、利
用者の議事録の利用を支援することができる。

【００７５】より具体的には、利用者が、より効率的
に、標準として定められたレビュー項目の、過去の会議
における実際の検討状況を確認することができる議事録
管理システムや、利用者が、より効率的に次回の会議の
議題の一覧の作成や議事録の作成を行うことがができる
議事録管理システムを提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態に係る議事録管理システムの
構成を示すブロック図である。

【図２】本発明の実施形態に係る議事入力フォーマット
を示す図である。

【図３】本発明の実施形態に係る会議情報テーブルの内
容を示す図である。

【図４】本発明の実施形態に係る議事内容テーブルの構
成を示す図である。

【図５】本発明の実施形態に係る標準レビュー項目テー
ブルの内容を示す図である。

【図６】本発明の実施形態に係るレビュー実施状況表示
画面を示す図である。

【図７】本発明の実施形態に係る議事録管理システムの
動作を示すフローチャートである。

【図８】本発明の実施形態に係るレビュー実施状況集計
テーブルの内容を示す図である。

【図９】本発明の実施形態に係る議事録管理システムの
動作を示すフローチャートである。

【図１０】本発明の実施形態に係る議事録管理システム
の動作を示すフローチャートである。

【符号の説明】 １０１…サーバコンピュータ、１０２…クライアントコ
ンピュータ、１０３…ネットワーク、１１３…会議情報
テーブル、１１４…議事内容テーブル、１１５…標準レ
ビュー項目テーブル、１１６…議事情報登録部、１１７
…処理結果出力部、１１８…レビュー実施状況表作成
部、１１９…レビュー項目一覧作成部、１１２…ＵＩ
部。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 福士 有二 東京都江東区新砂一丁目６番27号 株式会 社日立製作所公共情報事業部内 Ｆターム(参考） 5B075 KK34 KK39 KK40 ND03 NK04 NK54 PQ02 UU06

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】ネットワークを介して接続されたサーバコ
   ンピュータと少なくとも１台のクライアントコンピュー
   タと有するコンピュータシステムを用いて、会議の議事
   録を管理する議事録管理方法であって、 前記サーバコンピュータに、会議において検討すべき項
   目を登録した標準レビュー項目テーブルを記憶し、 前記クライアントコンピュータにおいて、実施された会
   議毎に、当該会議における前記標準レビュー項目テーブ
   ルに登録された各項目の検討内容を表す議事録の入力を
   利用者より受け付け、入力された議事録の登録をサーバ
   コンピュータに依頼し、 前記サーバコンピュータにおいて、各クライアントコン
   ピュータから登録を依頼された議事録を蓄積し、 前記クライアントコンピュータから、前記標準レビュー
   項目テーブルに登録された各項目の検討状況の問い合わ
   せをサーバコンピュータに発行し、 前記サーバコンピュータにおいて、前記クライアントコ
   ンピュータから発行された前記問い合わせに応答して、
   前記標準レビュー項目テーブルに登録された全ての項目
   を表示し、かつ、前記標準レビュー項目テーブルに登録
   された項目のうちの蓄積した議事録に対応する会議にお
   いて検討された項目の表示に対応づけて、当該項目の蓄
   積した議事録から定まる検討状況を表示した表示画面を
   クライアントコンピュータにおいて生成するための表示
   情報を生成し、前記問い合わせを発行したクライアント
   コンピュータに送り、 前記問い合わせを発行したクライアントコンピュータに
   おいて、サーバコンピュータから送られた前記表示情報
   に従って前記表示画面を表示することを特徴とする議事
   録管理方法。
2. 【請求項２】請求項１記載の議事録管理方法であって、 前記議事録は、会議が対象としているプロジェクト名を
   含み、 前記クライアントコンピュータから発行する問い合わせ
   は、前記標準レビュー項目テーブルに登録された各項目
   の検討状況の問い合わせの対象とするプロジェクト名の
   指定を含み、 前記サーバコンピュータは、前記クライアントコンピュ
   ータから発行された前記問い合わせに応答して、前記標
   準レビュー項目テーブルに登録された全ての項目を表示
   し、かつ、前記標準レビュー項目テーブルに登録された
   項目のうちの、蓄積した議事録のうちの指定されたプロ
   ジェクト名を含む議事録に対応する会議において検討さ
   れた項目の表示に対応づけて、当該項目の指定されたプ
   ロジェクト名を含む議事録から定まる検討状況を表示し
   た表示画面をクライアントコンピュータにおいて生成す
   るための、前記表示情報を生成することを特徴とする議
   事録管理方法。
3. 【請求項３】請求項１または２記載の議事管理方法であ
   って、 前記議事録は、前記検討内容として、会議において検討
   した項目の記述を含み、 クライアントコンピュータにおいて、前記標準レビュー
   項目テーブルに登録された項目のうちの次回会議で検討
   する項目の選択を、表示した前記表示画面上で利用者よ
   り受け付け、選択された項目の指定を含めた議事録作成
   要求をサーバコンピュータに発行し、 サーバコンピュータにおいて、前記議事録作成要求に応
   答して、指定された項目を、前記会議において検討した
   項目の記述として含めた、次回会議用の議事録の雛形、
   または、次回会議用資料を作成し、前記議事録作成要求
   を発行したクライアントコンピュータに送ることを特徴
   とする議事録管理方法。
4. 【請求項４】請求項３記載の議事録管理方法であって、 前記標準レビュー項目テーブルには、当該標準レビュー
   項目テーブルに登録された項目に関連する関連事項が登
   録されており、 前記議事録は、会議において検討した項目に関連する関
   連事項の記述を含み、前記サーバコンピュータは、前記
   議事録作成要求に応答して、指定された項目を、前記会
   議において検討した項目の記述として含め、かつ、前記
   標準レビュー項目テーブルに登録された指定された項目
   に関連する関連事項を、会議において検討した項目に関
   連する関連事項の記述として含めた次回会議用の議事録
   の雛形、または、次回会議用資料として作成することを
   特徴とする議事録管理方法。
5. 【請求項５】ネットワークを介して少なくとも１台のク
   ライアント装置に接続され、議事録管理サーバ装置であ
   って、 会議において検討すべき項目を登録した標準レビュー項
   目テーブルを記憶する手段と、 前記クライアント装置から登録を依頼された、実施され
   た会議毎に、当該会議における前記標準レビュー項目テ
   ーブルに登録された各項目の検討内容を表す議事録を蓄
   積する手段と、 前記クライアント装置から発行された問い合わせに応答
   して、前記標準レビュー項目テーブルに登録された全て
   の項目を表示し、かつ、前記標準レビュー項目テーブル
   に登録された項目のうちの蓄積した議事録に対応する会
   議において検討された項目の表示に対応づけて、当該項
   目の蓄積した議事録から定まる検討状況を表示した表示
   画面を生成するための表示情報を生成し、前記問い合わ
   せを発行したクライアント装置に送付する手段とを有す
   ることを特徴とする議事録管理サーバ装置。
6. 【請求項６】請求項５記載のサーバ装置と、当該サーバ
   装置と前記ネットワークを介して接続する前記少なくと
   も１台のクライアント装置を有する議事録管理システム
   であって、 前記クライアント装置は、前記議事録の入力を利用者よ
   り受け付け、入力された議事録の登録をサーバ装置に依
   頼する手段と、前記問い合わせをサーバ装置に発行する
   手段と、サーバ装置から送られた前記表示情報に従って
   前記表示画面を表示する手段とを有することを特徴とす
   る議事録管理システム。
7. 【請求項７】電子計算機によって読み取られ実行される
   プログラムを記憶した記憶媒体であって、 前記プログラムは、前記電子計算機に、 会議において検討すべき項目を登録した標準レビュー項
   目テーブルを記憶する手段と、 登録を依頼された、実施された会議毎に、当該会議にお
   ける前記標準レビュー項目テーブルに登録された各項目
   の検討内容を表す議事録を蓄積する手段と、 発行された問い合わせに応答して、前記標準レビュー項
   目テーブルに登録された全ての項目を表示し、かつ、前
   記標準レビュー項目テーブルに登録された項目のうちの
   蓄積した議事録に対応する会議において検討された項目
   の表示に対応づけて、当該項目の蓄積した議事録から定
   まる検討状況を表示した表示画面を生成するための表示
   情報を生成し、前記問い合わせの発行元に送付する手段
   とを形成することを特徴とする記憶媒体。