Gugus Kendali Mutu (GKM) atau dalam bahasa Inggris disebut dengan Quality Control Circle (QCC) adalah

suatu kegiatan dimana

sekelompok karyawan yang bekerjasama dan melakukan pertemuan secara berkala dalam mengupayakan pengendalian mutu (kualitas)
dengan cara mengidentifikasikan, menganalisis dan melakukan tindakan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan
dengan menggunakan alat-alat pengendalian mutu (QC Tools).

Alat-alat pengendalian Mutu (QC Tools) tersebut biasanya disebut dengan QC 7 Tools yang diantaranya adalah terdiri dari :
 Pareto Chart
 Cause & Effect Diagram (Fishbone Diagram)
 Scatter Diagram (Diagram Tebar)
 Control Chart (Peta Kendali)
 Check sheet (Lembar Periksa)
 Histogram
 Stratifikasi

Quality Control Circle (QCC) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) ini pertama kali diperkenalkan oleh seorang ahli pengendalian mutu
(kualitas) yaitu Prof. Kaoru Ishikawa pada tahun 1962 bersama dengan Japanese Union of Scientists and Engineers (JUSE). Perusahaan
pertama yang menjalankan konsep Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah Nippon Wireless and Telegraph Company pada tahun 1962.

Anggota GKM (Gugus Kendali Mutu) pada umumnya adalah karyawan yang bekerja pada unit yang sama dengan Jumlah anggota GKM
yang ideal sekitar 7 sampai 8 orang yang masing-masing terdiri dari Fasilitator, Pemimpin Tim (Team Leader) dan anggota.
Pembentukan GKM ini harus mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen dan melaporkan tujuan GKM serta rencana tindakan
pemecahan masalah yang akan diterapkan kepada Manajemen perusahaan. Keputusan dan penerapan rencana tindakan pemecahan
masalah tersebut harus mendapatkan persetujuan dan dukungan penuh dari Pihak Manajemen.

Tugas Fasilitator GKM diantaranya adalah memberikan pelatihan kepada pimpinan tim (Team Leader) dan juga anggota Tim serta
mengkordinasi jalannya kegiatan GKM (Gugus Kendali Mutu) ini. Fasilitator juga berfungsi sebagai mediator antara GKM (Gugus
Kendali Mutu) dengan pimpinan Perusahaan (Manajemen). Sedangkan tugas Pimpinan Tim (Team Leader) adalah memimpin GKM
secara aktif, bertanggung jawab penuh terhadap kegiatan GKM, Mendorong anggota untuk berperan aktif, menjadwalkan dan mengelola
jalannya pertemuan serta bersama dengan Fasilitator memberikan pelatihan kepada anggota GKM.

Tujuan utama dari Quality Control Circle atau Gugus Kendali Mutu ini adalah untuk membahas permasalahan yang terjadi di perusahaan
dan memberikan rekomendasi solusi-solusi terhadap pemecahan masalah tersebut kepada pihak Manajemen. Masalah-masalah yang
dibahas adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan pekerjaan seperti Produk, Biaya, Waktu, Persediaan, Keamanan, Kesehatan dan
Keselamatan kerja.

Melalui Kegitan GKM (Gugus Kendali Mutu), perusahaan juga dapat memotivasi karyawan, meningkatkan kemampuan karyawan
dalam pemecahan masalah, meningkatkan keterlibatan karyawan serta menanamkan kesadaran karyawan tentang pentingnya
pencegahan masalah.

Tahapan-tahapan proses pemecahan masalah dalam Gugus Kendali Mutu (GKM) diantaranya adalah :
1. Mengumpulkan masalah yang berkaitan dengan pekerjaan
2. Memilih dan menetapkan prioritas masalah yang akan diselesaikan
3. Menetapkan Target untuk Masalah yang akan diselesaikan
4. Menyusun rencana kegiatan pemecahan masalah
5. Merekomendasikan Solusi atau Rencana Pemecahan masalah kepada Manajemen Perusahaan
6. Melaksanakan dan menerapkan Tindakan Pemecahan masalah yang telah disetujui oleh Manajemen Perusahaan
7. Monitoring and Evaluasi hasil Pelaksanaan
8. Melakukan Standarisasi

Dalam kesempatan ini saya ingin share tentang DELTA yaitu 8 langkah perbaikan dan 7 alat bantu yang digunakan dalam melaksanakan
improvement tersebut (QCC).

Secara umum 8 langkah yang dilakukan dalam melaksanakan QCC adalah :

 Menemukan Persoalan / Tema
 Menetapkan Target
 Melakukan Analisa Kondisi yang Ada
 Melakukan Analisa Sebab Akibat
 Merencanakan Penanggulangan
 Melaksanakan Penanggulangan
 Memeriksa (Evaluasi) Hasil Penanggulangan
 Standarisasi dan Rencana Berikut
Sedangkan 7 alat Bantu dalam QCC adalah :
 Check sheet
 Stratifikasi
 Diagram Pareto
 Diagram Sebab Akibat (FISH BONE)
 Grafik dan Bagan Pengendalian
 Digram Pencar ( Scatter Diagram )
 Histogram

Sekarang kita akan lebih jauh tentang 7 alat Bantu QCC.

1. Check Sheet

Check Sheet biasanya berbentuk formulir kertas dengan item-item yang diperlukan sudah dicantumkan dan disusun sedemikian rupa.
Digunakan untuk mengumpulkan data hasil pemeriksaan (pengecekan), karena itu ada pula yang menyebutnya dengan Lembar
Pengumpul Data.

Tujuan Penggunaan Check Sheet

 Check Sheet digunakan sebagai alat untuk mengumpulkan data dan informasi mengenai aspek dan kondisi tertentu yang
diperlukan
 Check Sheet biasanya dipakai untuk memudahkan proses pengumpulan data, dan memudahkan untuk menganalisa data

2. Stratifikasi

Yaitu menguraikan dan mengelompokkan data menjadi ke kelompok yang lebih homogen (tunggal). Tujuannya adalah untuk menhindari
salah interpretasi dalam membaca suatu data.

3. Diagram Pareto

Yaitu suatu alat untuk melihat permasalahan yang paling tinggi prioritasnya. Divisualisasikan dalam sebuah diagram yang disusun mulai
dari data terbesar/terbanyak.

Kegunaan dari Diagram Pareto :

 Menunjukkan dengan jelas dan mudah jenis data yang terbesar.

 Menunjukkan perbandingan masing-masing jenis terhadap keseluruhan

4. Diagram Sebab Akibat

 Merupakan diagram yang menggambarkan hubungan antara karakteristik mutu dengan faktor penyebabnya.
 Dapat disebut juga Fishbone karena strukturnya yang mirip struktur tulang ikan.
 Dikembangkan pertama kali oleh Prof. Kaoru Ishikawa dari Universitas Tokyo pada tahun 1950.
5. Histogram

Histogram adalah satu jenis grafik balok khusus yang menggambarkan penyebaran data sebagai hasil satu macam pengukuran dari suatu
kejadian atau proses, apakah data tersebut keluar dari batas pengendalian atau tidak. Dalam keadaan normal, tinggi balok-balok tersebut
menampilkan bentuk lonceng.

Histogram sangat membantu sebagai tindakan preventif terhadap masalah yang ada dengan melakukan pencatatan data secara kontinyu,
sehingga penyimpangan yang terjadi dapat langsung diidentifikasi secara dini sebelum masalah menjadi berlarut-larut.

6. Control Chart

Bagan pengendalian bentuk ini merupakan bagan yang paling umum untuk data yang diukur.

Bagan pengendalian x – R merupakan bagan pengendalian yang sekaligus menyatakan harga rata-rata (x) dan range ( R ).

Bagan x menunjukkan adanya perubahan pada harga rata-rata, sedang R menunjukkan adanya perubahan pada dispersi.

7. Scatter Diagram

Scatter Diagram atau Diagram Pencar dipakai untuk melihat hubungan / korelasi dua variabel yang berkaitan. Diagram ini dugunakan
untuk melihat seberapa besar hubungan antara dua variable yang ditunjukkan pada Sumbu X dan Y.
1. Definisi QCC (Quality Control Circle)

Quality Control Circle adalah sejumlah karyawan terdiri dari 3-7 orang dengan pekerjaan yang sejenis yang bertemu secara berkala
untuk membahas dan memecahkan masalah-masalah pekerjaan dan lingkungannya dengan tujuan meningkatkan mutu usaha dengan
menggunakan perangkat kendali mutu (8 langkah & 7 tools).

Mutu usaha secara keseluruhan meliputi :

 Quality product, biaya dan waktu penyediaan.
 Keamanan, keselamatan dan kenyamanan kerja.
 Dampak yang ditimbulkan terhadap lingkungan disekitarnya.

2. Asas-asas Pokok QCC

1. Asas Pembangunan Manusia

Sejarah QCC adalah sejarah yang bertolak dari upaya pemecahan masalah dengan penempatan peranan manusia yang lebih bermakna,
khususnya para pekerja pelaksana dalam pemecahan masalah pekerjaan. Titik tolak falsafah pembangunan manusia (people building
philosophy) yang tanpa batas ini hendaknya senantiasa dipertahankan agar dalam menghadapi berbagai masalah produktivitas, asas ini
tidak ditinggalkan sehingga QCC akan tetap menjadi seperti apa yang dicita-citakan

2. Asas Dinamika Kelompok dan Kerjasama Kelompok (Group Dynamic and Teamwork)

Upaya dan karya QCC adalah upaya dan karya bersama (kelompok), artinya kemajuan dan keberhasilan QCC adalah bertumpu pada
sumber daya kekuatan-kekuatan kelompok yang saling menunjang (human synergistic) dan saling mengindahkan (win-win style),
sehingga semua pihak yang berkepentingan terhadap keberhasilan QCC hendaknya senantiasa ikut serta dalam mengarahkan dan
memelihara kelompok ini, sehingga akan tetap bertahan menjadi kelompok dan bukan sejumlah orang yang dikumpulkan semata-mata.

3. Asas-asas Umum QCC

1. Asas Informalitas
Organisasi QCC adalah organisasi yang informal atau tidak resmi, artinya tidak terikat pada struktur organisasi formal yang ada, yang
mungkin saja akan membatasi sekali gerakan QCC. Namun demikian, pimpinan perusahaan sangat berkepentingan dan harus merestui
(mendukung) sepenuhnya atas terbentuknya QCC sekalipun pimpinan perusahaan tidak ikut campur dalam menetapkan sasaran,
kegiatan dan mekanisme kerja gugus ini.

2. Asas Kesukarelaan
Keikutsertaan seseorang karyawan dalam QCC adalah diundang, yang hendaknya berdasarkan kesukarelaan semata-mata, sehingga pada
dasarnya karyawan bisa saja tidak ikut serta dalam QCC sampai ia merasa dirugikan atau merasa membutuhkan sendiri.

3. Asas Keterlibatan Total

Dengan kemampuan apapun, tanpa perkecualian, tiap karyawan yang menjadi anggota QCC hendaknya dilibatkan atau melibatkan diri
dalam kebersamaan dan segala upaya memecahkan permasalahan yang ditetapkan secara bersama-sama oleh gugus.

4. Asas Memadukan
QCC dalam kegiatannya memadukan pengelolaan sumber daya kelompok manusia dan sumber daya non manusia secara seimbang
dengan senantiasa memperhatikan proses kelompoknya (synergistic decision making), mengingat manusia adalah sekaligus sebagai
sumber daya dan sebagai pengelola sumber daya tersebut yang sangat berbeda hakekatnya dengan sumber daya yang lain.

5. Asas Belajar Bersama secara Berkesinambungan

QCC adalah kelompok yang memecahkan masalah secara terus-menerus dan sambil belajar bersama serta berkembang bersama baik di
dalam maupun di luar pertemuan gugus. Pertemuan gugus yang satu ke pertemuan lain adalah kegiatan yang
berkesinambungan sehingga tidak akan terjadi masalah yang tanpa penyelesaian. Bagi QCC, berkesinambungan adalah jauh lebih
penting daripada jumlah masalah yang dirampungkan, sebab kesinambungan lebih menjamin mutu pekerjaan dan kepuasan kerja gugus.

6. Asas Kegunaan
Dalam upaya pemecahan masalah, QCC menganut asas kegunaan praktis, artinya keberhasilan upaya pemecahan masalahnya akan
diukur terutama dari segi praktisnya.

7. Asas Keterbukaan
Kepentingan QCC adalah kepentingan semua pihak dan kemajuan yang maksimal hanya akan dicapai jika ada keterbukaan untuk saling
belajar dari semua pihak, lebih-lebih antar circle, sehingga asas keterbukaan ini perlu senantiasa dipelihara dan dipertahankan oleh pihak
manapun.
 8. Asas Loyalitas pada Organisasi
Kesetiaan atau loyalitas karyawan anggota circle yang dituntut adalah kesetiaan pada organisasi perusahaannya, bukan pada pribadi,
baik atasan, pucuk pimpinan maupun pemiliknya. Ketergantungan pada pribadi seseorang akan sangat mengganggu kemantapan
stabilitas) kegiatan anggotanya.

4. Tujuan Umum QCC

1. Meningkatkan keterlibatan karyawan anggota pada persoalan-persoalan pekerjaan dan paya pemecahannya
2. Menggalang kerjasama kelompok (teamwork) yang lebih efektif
3. Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah
4. Meningkatkan pengembangan pribadi dan kepemimpinan
5. Menanamkan kesadaran tentang pencegahan masalah
6. Mengurangi kesalahan-kesalahan dan meningkatkan mutu kerja
7. Meningkatkan motivasi karyawan
8. Meningkatkan komunikasi dalam kelompok
9. Menciptakan hubungan atasan-bawahan yang lebih serasi
10. Meningkatkan kesadaran tentang keselamatan kerja
11. Meningkatkan pengendalian dan pengurangan biaya

5. Hubungan QCC dengan TQM

Management Mutu Terpadu (TQC) adalah suatu sistem yang memadukan pengembangan pemeliharaan, perbaikan mutu usaha untuk
mencapai produksi pada tingkat yang paling ekonomis dan dapat memenuhi kepuasan pelanggan (konsumen).

Dalam penerapannya, TQM membutuhkan partisipasi dari semua orang (karyawan) dan melibatkan semua fungsi departemen yang ada
di dalam suatu perusahaan atau disebut dengan Company Wide Quality Control (pengendalian mutu perusahaan secara menyeluruh).

Dalam pelaksanaannya juga, program TQM dilandasi oleh beberapa hal, yaitu :
 People Building
Manusia sebagai subjek yang dinamis sehingga sangat penting adanya usaha untuk meningkatkan kualitas SDM yang ada.

 Team Building
Adanya pembentukan kelompok-kelompok kecil yang dinamis yang berupaya untuk menyelesaikan masalah operasional di lokasi
kerjanya masing-masing.

 Market in
Semua usaha atau langkah tindakan perlu mencerminkan kepuasan bagi pihak yang menggunakan hasil kerja kita atau disebut dengan
istilah yang populer yaitu the next process in our customer.

 Problem is Opportunity for Progress

Semua masalah yang timbul jangan dihindari, justru masalah dijadikan suatu kesempatan untuk melakukan suatu perbaikan
(improvement)

QCC bisa dijadikan salah satu alat untuk menunjang penerapan TQM, karena pada dasarnya QCC juga berangkat dari suatu kelompok
karyawan yang mempunyai semangat yang besar untuk menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi di lokasi kerjanya, sehingga bisa
dicapai suatu perbaikan (improvement).

Tetapi yang perlu diperhatikan di sini adalah penerapan TQM tidak bisa dicapai hanya semata-mata dengan membentuk QCCM dalam
suatu perusahaan. Adalah suatu anggapan yang keliru bahwa perusahaan yang sudah melaksanakan QCCM berarti sudah menerapkan
TQM, karena QCC lebih diarahkan untuk kelompok karyawan guna menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi sehari-hari,
sedangkan TQM adalah suatu program yang menyeluruh yang lebih luas cakupannya sehingga perlu ditunjang juga dengan usaha
(tindakan) yang lain selain membentuk dan mengaktifkan QCC.

QCC merupakan kependekan dari Quality Control Circle yang artinya kumpulan orang (kelompok) dari tempat kerja yang sama yang
secara sukarela melakukan aktivitas pengendalian mutu (improvement).

Berapa jumlah ideal anggota QCC ?

Jumlah anggota QCC ideal adalah sekitar 7 sampai 8 orang. Angka tersebut dirasakan cukup berdasarkan intuisi dan pengalaman. Jika
anggota QCC terlalu sedikit atau terlalu banyak kurang baik karena akan berdampak tidak maksimalnya aktifitas yang dilaksanakan.
Jika terlalu banyak :
 Sulit menerapkan manajemen kepemimpinan
 Rasa tanggungjawab anggota kurang
 Diskusi kurang hidup
 Sulit melihat satu persatu hasil kerja anggota
Jika terlalu sedikit :
 Dampak aktifitas group sedikit
 Beban anggota menjadi besar
 Target agak sulit dicapai
 Ide dan informasi lebih sedikit

Ciri-ciri dari aktifitas QCC adalah sebagai berikut :

 Aktivitas berkesinambungan (kontinyu),
 Partisipasi semua anggota,
 Memakai metoda QC (DELTA, Six Sigma, New Seven Tools, dll)
 Berkembang secara mandiri dan sukarela
 Berkembang bersama-sama,
 Merupakan bagian dari aktivitas manajemen mutu

Apa keuntungan yang bisa ditimbulkan dengan adanya QCC ?

Keuntungan Internal
 Meningkatkan kesadaran mutu diseluruh jenjang organisasi
 Menumbuhkan Self-belonging karyawan terhadap perusahaan
 Meningkatkan team work antar karyawan dan antar bagian (departemen )
 Meningkatkan efisiensi proses
 Meningkatkan motivasi kerja karyawan

Keuntungan Eksternal
 Meningkatkan kepuasan pelanggan
 QCC sebagai alat promosi dari perusahaan
 Terjalin kerjasama dengan perusahaan lain melalui QCC
 QCC sebagai alat alat pertukaran informasi dengan perusahaan lain.

Unsur dalam QCC adalah sebagai berikut :

 Circle Leader
 Thema Leader
 Notulen
 Facilitator
 Advisor

Prinsip utama dalam aktifitas QCC adalah continuous improvement atau perbaikan yang berkesinambungan. Demikian penjelasan dari
kami, semoga bermanfaat.

Keberadaan ”Improvement Work” inilah yang mendorong tumbuh kembangnya dinamika kelompok pada perusahaan-perusahaan
penerap TQM.
Secara umum bentuk-bentuk tim tersebut, dapat dilihat dibawah ini:

1. Tim Lintas Fungsi (Cross Functional Team)

Yang termasuk dalam kategori ini adalah:

a. Tim Manajemen Mutu (kelompok yang terdiri dari para Pimpinan Puncak dan Menengah).
b. Projek Kendali Mutu (QC Project yang terdiri dari para karyawan berbagai bagian/divisi).

2. Quality Control Circle

Adalah salah satu bentuk pengendalian mutu pada tingkat pelaksana. Bila didefinisikan, maka Quality Control Circles dapat dijelaskan
sebagai berikut:

Adalah Kelompok yang terdiri dari beberapa karyawan (3-10 orang), pada suatu unit kerja yang sama di sebuah perusahaan, yang
melaksanakan program perbaikan atau peningkatan mutu, dengan menggunakan metoda pemecahan ”PDCA Cycle” secara
berkesinambungan, dan bertujuan memberikan ”Kepuasan Pelanggan” yang optimal, hal mana juga memberikan kepuasan bagi anggota
kelompok itu sendiri.
SASARAN DAN MANFAAT

Faktor utama yang menjadi landasan penerapan TQM adalah ASPEK SUMBER DAYA MANUSIA, maka dasar pemikiran
diciptakannya pendekatan QCC ini banyak dipengaruhi oleh teori-teori tentang manusia, seperti misalnya teori X dan Y dari Mc. Gregor,
teori motivasi dari Herzberg dan teori Jenjang kebutuahan manusia oleh Abraham Maslow yang terkenal itu.

Pembangunan Manusia yang Seutuhnya atau PEOPLE BUILDING, itulah falsafah yang mendasari pembentukan QCC, yakni suatu
bentuk penghargaan terhadap Manusia yang dalam hal ini para karyawan pelaksana. Karena melaksanakan program QCC, berarti
memberi kesempatan kepada mereka untuk sejenak mengambil jarak dari pekerjaan rutinnya, dan mencoba mengevaluasi proses dan
hasil kerjanya, memikirkan apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki kinerjanya, membuat keputusan-keputusan penting yang
berhubungan dengan pekerjaannya. Semua itu menunjukkan bahwa mereka diperlakukan sebagai manusia yang utuh, bukan sebagai
robot yang bekerja tanpa pikiran dan perasaan.

Disamping itu, penerapan QCC juga merupakan bentuk nyata keterlibatan semua pihak, dalam hal ini mereka yang berada pada
manajemen tingkat bawah, dalam peningkatan dan pengembangan perusahaan/organisasi.
Hal positif yang juga akan tumbuh bersamaan dengan berkembangnya kegiatan QCC, adalah terciptanya suasana kerja yang sangat
kooperatif dan mendorong karyawan untuk terus-menerus menggali kreatifitas dan potensi yang dimilikinya.

SASARAN yang ingin dicapai melalui kegiatan QCC, antara lain:

1. Mengurangi kesalahan kerja dan meningkatkan mutu.
2. Meningkatkan kerja sama yang lebih baik.
3. Meningkatkan kepedulian karyawan dalam menjalankan tugasnya.
4. Melatih ketrampilan karyawan dalam memecahkan masalah yang dihadapinya.
5. Menanamkan kesadaran tentang pentingnya pencegahan sejak awal.
6. Mengembangkan hubungan yang lebih harmonis dan komunikatif antara manajer dan karyawannya.
7. Mendorong pengembangan pribadi dan kepemimpinan.

Sedangkan MANFAAT bagi karyawan dengan adanya kegiatan QCC adalah:

a. Diperolehnya peningkatan pengetahuan dan kemampuan pribadi.
b. Tumbuhnya kemampuan pengendalian diri.
c. Mampu berkomunikasi dan berpartisipasi dalam kegiatan kelompok.
d. Memahami dan mampu menggunakan teknik-teknik pengendalian mutu.
e. Peningkatan kreatifitas.
f. Mengembangkan cara berfikir yang kritis, serta kesadaran pentingnya mutu.

QUALITY CONTROL CIRCLE MANAGEMENT

Sebelum memulai pembentukan QCC – QCC, sebuah perusahaan/organisasi haruslah terlebih dulu menyediakan sarana yang memadai
agar kegiatan QCC dapat terkoordinasi dan berkembang dengan baik, dan tidak menjadi ”fashion” yang hanya digemari sesaat saja.
Perlu disadari oleh manajemen, bahwa kesinambungan gerakan ini hanya dapat terjamin bila dikelola secara profesional dan konsisten.

Sehubungan dengan hal tersebut, syarat mutlak yang harus dipenuhi agar kegiatan QCC dapat tumbuh dan terus berkembang adalah:
1. Adanya Struktur Organisasi dan Badan Pembina / Pengelola kegiatan penerapan TQM secara keseluruhan. (lihat gambar contoh
struktur organisasi TQM).
2. Penunjukkan beberapa orang yang mampu menjadi Fasilitator QCC.
3. Pengadaan fasilitas yang menunjang pengembangan kegiatan QCC, seperti misalnya penyediaan ruang rapat, alat-alat bantu
presentasi dan lain sebagainya.
4. Keterlibatan aktif, baik manajemen yang membawahi langsung para karyawan yang membentuk QCC tersebut, maupun
manajemen ditingkat yang lebih tinggi.
5. Menciptakan wadah pembelajaran bagi keberhasilan-keberhasilan yang dicapai, maupun pemecahan masalah bila dihadapkan
pada kendala dalam kegiatannya. Misalnya dengan menyelenggarakan acara-acara presentasi QCC secara rutin, pertemuan-
pertemuan antar QCC, Fasilitator dan Badan Pembina, atau bahkan penyelenggaraan Konvensi tahunan.
6. Menyusun program pelatihan dan pendidikan TQM, bagi mereka yang memerlukan.

QCC atau GKM adalah sebuah team, group atau kelompok organisasi yang mempunyai aktifitas pekerjaan yang berhubungan dengan
pengendalian kualitas dan peningkatan kualitas produk, kualitas skill, dan kualitas mesin penunjang produksi, dengan menyelesaikan
masalah yang terjadi.

Team Qcc atau Gkm mempunyai struktur organisasi resmi yang di bentuk berdasarkan keputusan bersama di dalam sebuah organisasi
seperti pabrik atau perusahaan, Dan Hal tersebut di ketahui oleh pihak management.
Struktur kepengurusan Team Qcc atau Gkm terdiri dari Fasilitator, Ketua, Sekretaris dan Anggota.
Adapun Fungsi kepengurusan dari struktur tersebut adalah sebagai berikut ;
 Fasilitator Adalah Pimpinan tertinggi di team Qcc tersebut yang berfungsi untuk memfasilitasi segala bentuk kegiatan di team
Qcc tersebut, baik yang berhubungan dengan External maupun Internal di Organisasi.
 Ketua Adalah Sebagai motor penggerak di team Qcc yang berperan untuk menggerakkan semua anggotanya supaya berperan
aktif dalam aktifitas pertemuan ber -Qcc, Memimpin berlangsungnya pertemuan - pertemuan Qcc, Membagi tugas - tugas
dalam pengerjaan job di dalam ber - Qcc.
 Sekretaris adalah Sebagai Notulen risalah di setiap aktifitas pertemuan team Qcc, Mengagendakan segala bentuk aktifitas di
setiap pertemuan, Dokumentasi segala isi pembahasan dari setiap pertemuan.
 Anggota adalah Sebagai team Sumbang Saran, masukan, inputan semua pembahasan di setiap pertemuan, sebagai team work di
lapangan.

Setiap perusahaan atau pabrik industri yang berjiwa maju pasti mempunyai banyak team qcc atau gkm karena team ini sebagai team
pemecah segala permasalahan yang di alami oleh perusahaan atau pabrik industri tersebut baik permasalahan dari segi produk , mesin
produksi maupun man power. Dari menemukan akar masalah, menemukan solusi dari masalah, sampai menyelesaikan masalah tersebut.

Tujuan dan maksud di bentuknya sebuah team Qcc atau Gkm adalah sebagai berikut :
 Untuk mengatasi permasalahan yang sedang terjadi secara kongkrit dan detail melalui analisa bersama dalam team.
 Untuk meningkatkan skill cara berkomunikasi dan berargumentasi dari setiap member team.
 Untuk meningkatkan jiwa mandiri dan percaya diri dari setiap member team tersebut.
 Untuk meningkatkan ilmu Pengetahuan secara luas dari setiap member team tersebut.
 Untuk meningkatkan Skill atau kemampuan bekerja dari setiap member team tersebut.
 Untuk meningkatkan cara bekerja sama di sebuah team work.

Adapun dampak dengan adanya aktifitas Qcc atau Gkm adalah sebagai berikut :
 Menghasilkan individu - individu pekerja yang handal, cerdas dan profesional dalam bidangnya.
 Adanya motivasi yang tinggi dari pekerja untuk lebih semangat dalam bekerja.
 Timbulnya semangat baru para pekerja untuk terus belajar meningkatkan skill baik dari segi management maupun dalam skill
job lapangan.
 Adanya perasaan pekerja yang nyaman, aman, dan senang karena merasa di libatkan dalam sebuah kepentingan berstruktur.
 Adanya kerjasama yang baik antar individu dalam satu organisasi.
 Skill bekerja setiap Individu pekerja meningkat dari sebelumnya.
 Kualitas dari semua segi meningkat baik produk, mesin produksi maupun sumber daya manusia di perusahaan atau pabrik
industri tersebut.
 Menurunya jumlah masalah yang terjadi di perusahaan tersebut.
 Cepat tertanganinya setiap masalah yang terjadi.
 Meningkatnya jumlah produktivitas perusahaan atau pabrik industri.

Dalam ber QCC setelah membentuk personil kepengurusan team langkah selanjutnya adalah menentukan schedule atau jadwal
pertemuan, tempat pertemuan serta jam pertemuan untuk berkumpul bersama membahas langkah - langkah berikutnya.

Berikut adalah Langkah - langkah yang di bahas dalam Team Qcc di setiap aktifitasnya yang di sebut dengan 8 Step atau Langkah dan
Melibatkan atau menggunakan 7 Tool :

8 Step atau Langkah terdiri dari :

 Menentukan Thema
 Menetapkan Target.
 Analisa Kondisi Yang Ada ( ANAKONDA)
 Analisa Sebab Akibat
 Rencana Penanggulangan
 Penanggulangan
 Evaluasi Hasil
 Standarisasi dan Tindak Lanjut

Yang di maksud 7 Tool terdiri dari :

 Check sheet atau sheet data
 Diagram Pareto
 Diagram pencar.
 Grafik.
 Control Chart.
 Fish Bone
 Histogram
1) Step atau Langkah Pertama ( MENENTUKAN THEMA ).
Thema adalah judul masalah yang akan di bahas yang timbul di lapangan atau di sekitar area kerja kita sehari hari di dalam perusahaan
atau pabrik, yang di mana masalah tersebut harus di analisa penyebab masalahnya dan segera di tanggulangi agar akar masalah tersebut
tidak terjadi kembali. Masalah yang akan ditampilkan adalah semua masalah yang biasa terjadi/yang sering terjadi di sekitar pekerjaan.di
sesi ini semua anggota qcc bisa memberikan sumbang saran untuk menampilkan jenis - jenis masalah yang di alami bersama.

Dalam menentukan thema, data masalah yang di ambil adalah :

 Thema tidak berdasar kepada hasil keinginan bersama tetapi berdasar data yang actual.
 Judul Thema dari jenis masalah yang lebih spesifik atau masalah tunggal.
 Judul Thema berdasar masalah yang dominan sering muncul.
 Masalah tersebut mempunyai pengaruh terhadap Safety, Quality, Cost, Delivery, Moral, Produktivity, Environment.
 Masalah yang terjadi karena melampaui target dari perusahaan.
 Masalah yang terjadi karena tidak sesuai dengan standart yang ada.

Dalam menentukan thema ini alat yang bisa di gunakan adalah :

 Grafik
 Check Sheet
 Histogram
 Control Chart
 Diagram Pareto

2) Step atau Langkah ke 2 ( MENETAPKAN TARGET ).

Setelah ketemu judul thema dalam langkah menentukan thema, maka langkah berikutnya adalah menetapkan target.
Maksud dalam menetapkan target adalah Bahwa aktifitas team Qcc tersebut harus mempunyai target tertentu untuk menurunkan jumlah
masalah yang di alami dari tinggi menjadi rendah, Merubah dari kondisi buruk menjadi baik, dll.

Dalam langkah menetapkan target harus menggunakan kunci SMART :

 Spesifik, Bahwa judulnya harus jelas, Judul yang di gunakan spesifik atau tunggal ( tidak bisa di pecah lagi )
 Measurable , Nilai dan Satuannya untuk menetapkan target jelas, yaitu sekian persen..
 Achievable , Bahwa dari sekian persen target yang di tetapkan tersebut bisa di capai.
 Reasonable atau Realistik , Alasan untuk menetapkan target masuk akal.
 Time Base , Mempunyai waktu yang jelas dalam target menurunkan jumlah masalahnya.

Dalam menetapkan target mempunyai dasar atau mengacu kepada dasar penetapan target seperti :
 Adanya sejarah pernah mempunyai kondisi terbaik yang pernah tercapai.
 Adanya target yang sudah di tetapkan oleh pimpinan atau perusahaan.
 Adanya target dari permintaan konsumen di internal maupun eksternal perusahaan.
 Berdasarkan hasil data dari analisa bersama di lapangan.

Di dalam langkah Menetapkan Target ini menggunakan tool berupa Diagram Pareto

3) Step atau Langkah ke 3 ( ANALISA KONDISI YANG ADA / ANAKONDA )

Setelah menemukan judul thema dan menetapkan target untuk menurunkan jumlah masalah yang terjadi maka langkah berikutnya
adalah Analisa Kondisi yang Ada yaitu aktifitas untuk melakukan pengecheckan langsung di lapangan secara actual dan lebih teliti pada
saat terjadinya proses pekerjaan itu berlangsung atau yang biasa di sebut 2G ( Genba Gembutsu ).

Melakukan Analisa Kondisi yang Ada mempunyai tujuan sebagai berikut :

 Menemukan akar permasalahan yang benar - benar terjadi di saat proses pekerjaan berlangsung.
 Menemukan fakta yang benar - benar terjadi tentang adanya penyimpangan - penyimpangan atau hal hal yang abnormal.
 Mendapatkan Data yang benar - benar validasinya terjamin, karena datanya langsung dari lapangan terjadinya masalah.

Hal - hal yang di lakukan pada saat melakukan Analisa Kondisi yang Ada di lapangan oleh PIC adalah sebagai berikut :
 Lihat jenis masalah yang terjadi kemudian persempit atau di break down kembali masalah tersebut.
 Check posisi atau tempat atau di proses mana yang terjadi masalah tersebut.
 Check dan tulis actual terjadinya masalah dari awal sampai selesai,sehingga bisa terdetect kapan dan bagaimana terjadinya
masalah tersebut.
 Dokumentasikan secara fakta dari data - data yang di dapat dari adanya kondisi - kondisi yang abnormal dan adanya
penyimpangan yang terjadi dari yang semestinya.
 Lihat dan rasakan atau ukur kemudian selidiki kondisi - kondisi yang abnormal atau adanya penyimpangan yang terjadi.
 Buatlah ringkasan dari fakta dan data hasil dari penyelidikan yang sebenarnya terjadi di lapangan.
  Kelompokkan adanya abnormal - abnormal tersebut berdasar kategorinya, dengan menggunakan 4M dan 1 L ( Man, Methode,
Material, Machine, dan Lingkungan )

Hal - hal yang perlu di perhatikan dalam langkah Analisa Kondisi yang Ada ini adalah sebagai berikut :
 Biarkan fakta dan data yang membuktikan bahwa kondisi masalah yang terjadi sebenarnya seperti itu adanya.
 Jangan mengandalkan sebuah pengalaman atau sekedar berasumsi tentang terjadinya masalah di lapangan.
 Konsentrasi & fokus terhadap aktifitas untuk mencari tahu tentang masalah yang terjadi sebenarnya secara pasti.
 Perbanyak data dan informasi baru di sekitar area permasalahan.
 Ketahui secara pasti kapan waktu terjadinya hal yang abnormal terjadi.

Di dalam langkah Analisa Kondisi Yang Ada / ANAKONDA ini menggunakan tool berupa Check Sheet, Grafik, Diagram Pareto.

4) Step atau Langkah ke 4 ( ANALISA SEBAB AKIBAT ).

Di dalam langkah ini semua member team QCC atau GKM dalam berdiskusi tidak harus di lapangan, namun bisa berdiskusi di ruangan
atau tempat tertentu.

Setelah team QCC mendapatkan data lengkap dan akurat berdasar kejadian yang sebenarnya di lapangan berdasar langkah ke 3 Analisa
Kondisi Yang Ada maka Langkah selanjutnya yaitu Meng- Analisa sebab akibat yang terjadi, dengan cara menyelidiki, mencari tahu
dengan mencari akar penyebab terjadinya pokok masalah sehingga kita bisa menemukan korelasi antara akar masalah tehadap pokok
masalah yang terjadi.
Dari pokok masalah atau masalah utama yang terjadi di lapangan, lakukan break down atau list up data penyebab - penyebab yang
memungkinkan menyebabkan terjadinya masalah utama tadi sampai menemukan akar masalah yang tunggal dan tidak bisa di pecah lagi,
Kemudian lakukan analisa apakah akar masalah yang tunggal tersebut mempunyai korelasi terhadap pokok masalah dengan
menggunakan check sheet.
Di dalam langkah Analisa Sebab Akibat biasanya menggunakan tool berupa Fish Bone atau Diagram Tulang Ikan untuk mengurai atau
mencari akar masalah dari penyebab terjadinya masalah utama atau masalah pokok.

5) Step atau Langkah ke 5 ( RENCANA PENANGGULANGAN ).

Rencana Penanggulangan maksudnya adalah Team QCC setelah menemukan akar permasalahan dari pokok masalah maka langkah
selanjutnya adalah Team QCC melakukan Perencanaan Penanggulangan yang efektif, praktis dan tepat sasaran untuk menghilangkan
masalah penyebab utama.

Di dalam langkah Rencana Penanggulangan ini team Qcc bisa menggunakan sistem 5W + 1H yaitu :

a) WHAT ( apa ).
Akar penyebabnya APA...akar penyebab yang di bahas adalah akar masalah yang tunggal yaitu akar masalah yang kita dapat dari uraian
di Diagram Fish Bone ( ambil akar masalah dari cabang ranting yang paling akhir, jangan ambil akar masalah dari tengah atau awal
cabang ranting ).
Kemudian APA solusinya...Solusi yaitu penyelesaian masalah atau mengatasi akar penyebab masalah tersebut.Di dalam kolom WHAT
ini di isi jenis akar penyebab masalah.

b) WHY ( mengapa ).
Mengapa team QCC melakukan penyelesaian masalah tersebut..? Karena Team QCC mempunyai alasan atau target atau sasaran yaitu
dengan tujuan menurunkan masalah yang terjadi dengan prosentase seperti Step atau Langkah ke 2 yaitu Menetapkan Target.
Di dalam kolom WHY ini di isi grafik target menurunkan jumlah dari akar penyebab masalah berbentuk prosentase.

c) WHO ( siapa ).
Siapa yang akan menjadi pelaksana dari aktifitas tersebut atau PIC yang bertanggung jawab melaksanakan kegiatan penyelesaian akar
masalah tersebut.

d) WHEN ( kapan ).
Kapan kegiatan tersebut akan segera di kerjakan ( di isi tanggal ,bulan dan tahun pelaksanaan ).

e) WHERE ( di mana ).
Tempat untuk melaksanakan aktifitas tersebut di mana.

f) HOW ( bagaimana ).
Bagaimana cara melaksanakan aktifitas tersebut, ini merupakan konsep aktifitas yang akan di laksanakan, terutama aktifitas penting
yang mempunyai keterkaitan dengan keberhasilan dalam penyelesaian.
g) HOW MUCH ( berapa biaya yang di gunakan untuk melakukan aktifitas tersebut ).
Biaya yang di gunakan adalah asumsi pengeluaran biaya yang akan di gunakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

Tool yang di gunakan di dalam langkah RENCANA PENANGGULANGAN ini adalah Check Sheet, Grafik, Diagram Pareto.

6) Step atau Langkah ke 6 ( PENANGGULANGAN ).

Pelaksanaan tindakan untuk menanggulangi penyebab masalah seperti :
 Lakukan penanggulangan sesuai rencana yang sudah di tetapkan bersama.
 Di dalam perjalanan penanggulangan selalu catat dan di data hal hal penting yang terjadi atau catat semua proses aktifitas
penanggulangan tersebut.
 Pastikan tidak terjadi masalah baru, Apabila terjadi masalah baru segera koordinasikan dengan team dan lakukan analisa dan
rencana perbaikan berikutnya.
 Libatkan semua orang yang berhubungan dengan masalah tersebut baik orang internal maupun external divisi.
 Segera koordinasikan atau diskusikan dengan team QCC apabila menemukan ide baru atau gagasan baru di dalam perjalanan
proses penanggulangan.

Di dalam langkah penanggulangan ini tampilkan hal - hal penting yang terjadi seperti :
 Macam macam kesulitan yang di lalui di dalam pelaksanaan penanggulangan.
 Hasil akhir yang telah di capai dan cara mendapatkanya.
 Lika liku aktifitas yan telah di lakukannya.
 Menggunakan sistem PDCA.
 Tampilkan photo atau gambar step - step penanggulangan dari awal sampai berhasil.

Di dalam langkah penanggulangan ini tool yang di gunakan adalah Grafik, Check Sheet, Diagram Pareto.

7) Step atau Langkah ke 7 ( EVALUASI HASIL ).

Tujuan langkah ini adalah melakukan evaluasi tingkat keberhasilan aktifitas yang sudah di lakukan dalam menanggulangi akar masalah.
Membandingkan kondisi sebelum penanggulangan dengan sesudah melakukan penanggulangan dengan menggunakan prosentase.

Bandingkan dari hasil penanggulangan dengan target yang sudah di tetapkan di langkah ke 2, terjadi penurunan masalah berapa persen.
Tool yang di gunakan di dalam langkah ini adalah Diagram pareto, Histogram, Control Chart, Grafik.

8) Step atau Langkah ke 8 ( STANDARISASI DAN TINDAK LANJUT ).

Maksud dari standarisasi adalah untuk mematenkan solusi atau penanggulangan yang di kerjakan agar terjadinya masalah tidak terulang
kembali.

Alasan adanya standarisasi adalah sebagai berikut :

 Sebagai pengingat untuk pekerja yang senior atau pekerja lama, sehingga solusi dari masalah tersebut tidak terputus.
 Sebagai Ilmu untuk pekerja baru yang belum paham mengatasi masalah sehingga tidak terjadi kendala dalam penanggulangan
masalah.
 Mendokumentasikan secara resmi langkah - langkah penanggulangan yang sudah berhasil di lakukan.
 Bisa di gunakan sebagai standart untuk training atau pelatihan.

Alasan melakukan tindak lanjut adalah sebagai berikut ;

 Sebagai pengontrol agar masalah yang sudah di atasi tidak timbul kembali dengan cara melakukan inspeksi standarisasi dengan
baikdan benar.
 Mempelajari data - data kondisi terbaru kemudian untuk menentukan thema yang baru.

Manfaat bagi perusahaan :

*“Team work” dan perbaikan berkelanjutan akan terbentuk menjadi budaya kerja.

* tersedianya “individu2 unggul” yang memudahkan perusahaan melakukan regenerasi , reorganisasi dan pengembangan
perusahaan secara cepat dan terarah.

*Peningkatan MUTU QCDSMPE (Quality,Cost,Safety,Delivery, Morality , Productivity & Environment) akan membawa
perusahaan pada level kompetitif menuju exelence company.