UNIVERSIDAD NACIONAL MICAELA BASTIDAS
DE APURIMAC
FACULTAD DE ADMINISTRACION
ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
DEL PROYECTO
DOCENTE:
Lic.AdmI RAMIREZ CHIPA, CARLA
INTEGRANTES:
ROJAS GONZALES, EDITH
SALINAS TAPIA, MERLIT
SERRANO HUAMÁN, ROSA LILA
SILVA JUARES, NIKOLAI NEWTON
SUPA PANIQUE, LEONELA
ANTECEDENTES
Según (Santiago-Guevara, Rojas-Contreras, , &
Villamizar, Luis A, 2013) que cito a (Pérez, A., 2006).
Contextualizando la gestión de comunicaciones a los
proyectos de telecomunicaciones, se puede afirmar
que antes de los años 50’ no existía la gestión de
comunicaciones como un proceso formal en los
proyectos, por ello [468] Santiago et al. / Gestión de
Comunicaciones en los Proyectos Tecno Lógicas se hace
un recorrido por los proyectos de telecomunicaciones a
través de la historia hasta la mitad del siglo XX, con la
aparición de la telegrafía óptica se construyeron las
primeras redes de telecomunicación propiamente
dichas.
1. LA GESTIÓN DE COMUNICACIONES
EN PROYECTOS
Según (Santiago-Guevara, Rojas-
Contreras, , & Villamizar, Luis A, 2013),
(Butler, A., 1990; Gyepro, 2005; Conalep, 2013). Se
Después de la Segunda Guerra
afirma además que la gestión de proyectos surgió
Mundial tiene sus orígenes la Gestión
como resultado de la complejidad de los problemas
de Proyectos como disciplina de
gubernamentales, militares y comerciales. Los
estudio y se le reconoció como
proyectos de la época requerían del trabajo
herramienta necesaria para la
conjunto y sincronizado de varias disciplinas e hizo
realización de actividades tecnológicas
evidente en los años 60’ la necesidad de
complejas de manera interrelacionada
desarrollar métodos de organización y trabajo.
y coordinada, haciéndole eficiente el
manejo de los recursos
2. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE METODOLOGÍAS
DE GESTIÓN DE PROYECTOS
1. GERENTES DE PROYECTOS EN LA 2. GESTIÓN DE PROYECTOS EN EL SIGLO
ANTIGÜEDAD XX Y XXI
Se destacan proyectos como el realizado 2550 A.C. cuando el hombre
construyó una pirámide que requiere de 20 años de Tecno. Lógicas., En 1912 el Ingeniero Henry Gantt desarrolla el "Diagrama de
Edición Especial, octubre de 2013 [471] trabajo. Gantt", éste fue utilizado por primera vez en la Primera Guerra
Mundial para ayudar a construir barcos. Para el año 1937, se
El emperador Qin Shi Huang 206 A.C, en la construcción de la Gran escribe el primer documento sobre la teoría de la organización.
Muralla China organizó la fuerza de trabajo al ordenar que se
ubicaran en tres grupos: soldados, civiles y criminales. Para el año Manhattan Engineering District (MED) desarrollo el Proyecto
1750 los líderes empresariales buscaron equilibrar la gestión de mano Manhattan durante la Segunda Guerra Mundial para crear las
de obra y la fabricación mecanizada a través de lo que se denominó la primeras armas nucleares en el año de 1945. El General
revolución industrial. En EE.UU. el ferrocarril transcontinental Bernard Schrieve de la Fuerza Aérea de EE.UU.
creado en 1896 requirió gran gestión de recursos y actividades
LOS PROYECTOS EN TELECOMUNICACIONES
En la sección antecedentes de este artículo se abordaron los desarrollos más importantes
surgidos antes de los años 50’. En la segunda mitad del siglo XX a la par de la gestión de
proyectos, aparecen otros adelantos en el campo de las telecomunicaciones como la
instalación del primer cable telefónico transatlántico en 1956. En 1962 es lanzado el
primer satélite de comunicaciones Telstar 1 y en ese mismo año es instalado el primer
sistema de trasmisión digital T1
MODELO PARA GESTIÓN DE
COMUNICACIONES PERH
Según (Santiago-Guevara, Rojas-Contreras, , & Villamizar, Luis A, 2013) Se le
denomina modelo PERH por sus componentes de: Procesos, Estrategias, Roles y
Herramientas. Planteado para la gestión dBBBBBe comunicaciones en proyectos de
telecomunicaciones.
Este modelo es el resultado del análisis de la información obtenida a través de la presente
revisión y la aplicación de varios instrumentos de consulta como encuestas y entrevistas
a expertos de área de proyectos en telecomunicaciones. Está estructurado de manera que
puede ser ajustado a cualquier guía, modelo o norma de gestión de proyectos. De igual
forma el modelo se comporta de manera cíclica, ello indica que será actualizado y
desarrollado en el tiempo a través de las lecciones aprendidas.
GESTIÓN
La gestión es un conjunto de procedimientos y acciones que se llevan a cabo para
lograr un determinado objetivo. Es decir, en términos generales, la gestión es una
serie de tareas que se realizan para acometer un fin planteado con antelación.
PROYECTO
Un proyecto es una planificación, que consiste en un conjunto de actividades a realizar de manera
articulada entre sí, con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de satisfacer
necesidades o resolver problemas, dentro de los límites de un presupuesto y de un periodo de tiempo
dados.Para que un proyecto esté bien diseñado y formulado se debe explicar cuál es su finalidad, sus
objetivos, beneficiarios, productos, actividades, cronograma, presupuesto, etc.
Sea cual sea el proyecto, siempre tienen lugar cuatro fases durante su puesta en marcha
FASES DE UN PROYECTO
EVALUACIÓN INICIAL: Antes de elaborar y poner en marcha cualquier PUESTA EN MARCHA DEL PROYECTO: Una vez realizada la planificación,
tipo de proyecto lo primero que se debe hacer es realizar es un análisis exhaustivo se podrá ejecutar el proyecto. Es el momento de llevar a cabo cada uno de los pasos
de las necesidades detectadas y una reflexión sobre el origen, las causas y cómo establecidos y de realizar todas las estrategias y actividades que se han programado.
se va a actuar. En esta fase, el seguimiento y la evaluación continua son fundamentales para asegurar
el éxito del proyecto, ya que permiten introducir las mejoras necesarias en cada
PLANIFICACIÓN: Una vez detectadas las necesidades y analizado el origen, momento.
es el momento de la planificación, es decir, de diseñar el proyecto. Para ello,
habrá que definir los objetivos que se persiguen, las fases por las que se van a
pasar, la duración del proyecto, los recursos necesarios, los métodos que se van a EVALUACIÓN FINAL: La última fase, una vez finalizado el proyecto, será
utilizar, el seguimiento que se llevará a cabo, la organización de los equipos de la evaluación de los resultados obtenidos, es decir, si los objetivos que se plantearon
trabajo, los costes y la financiación, las estrategias de comunicación que se inicialmente se han alcanzado y en qué grado. Además, en esta fase, lo ideal es
utilizarán o los indicadores que se tendrán presentes para la evaluación. realizar un análisis de los resultados, en el que se reflejen tanto las dificultades
encontradas por el camino como la forma en que se han superado.
MODELO PARA GESTIÓN DE
COMUNICACIONES PERH
El general Bernard Schriever es considerado como
el padre de la gestión de proyectos. Fue arquitecto
de los misiles balísticos (Sistema Polaris) de la
Fuerza Área y el Programa Militar Espacial.
Desarrolló el concepto de Concurrencia lo cual dio
nacimiento a PEP (Programa Procedimiento de
evaluación). Por esta razón es fácil entender que la
gestión de proyectos tiene una disciplina militar.
GESTIÓN DE COMUNICACIONES DEL
PROYECTO
En la actualidad, estamos en un mundo que constantemente genera proyectos: lanzamientos nuevos
productos, creación de reportes, implementación de sistemas, construcción de edificios, organización de
eventos, entre tantos otros.
Gestión de Comunicaciones en los Proyectos según estudios realizados sobre comunicación en las
organizaciones concluyen que la comunicación permite dar cumplimiento a la necesidad sentida de la
organización, de ajustarse a los contextos sociales De igual se plantea que si una organización quiere obtener
éxito en sus comunicaciones debe implementar un flujo bidireccional a través del uso de las TIC
(Tecnologías de la Información y las Comunicaciones). Partiendo del axioma: “tanto si se lo propone o no, la
organización siempre comunica”.
La gestión de las comunicaciones del proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que la
planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo
y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados
Gestionar la comunicación implica definir un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se
despliegan una variedad de recursos de comunicación para apoyar la labor de las organizaciones.
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la
recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean
adecuados y oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del
equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos a la
misma. Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando
diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en
la ejecución o resultado del proyecto.
1. Las dimensiones posibles de la actividad de comunicación son, entre otras:
Vertical (hacia arriba y Oficial (boletines,
abajo dentro de la informe anual) y no
organización) y oficial
horizontal (entre colegas) (comunicaciones
Formal (informes, extraoficiales)
memorandos, instrucciones) e
informal (correos electrónicos, Escrita y oral
conversaciones)
Verbal y no verbal
Interna (dentro del proyecto) y (inflexiones de voz,
externa (cliente, otros proyectos, lenguaje corporal)
medios de comunicación, público)
La mayoría de las habilidades de comunicación son comunes a la dirección en general y a la
dirección de proyectos. Entre estas habilidades, se
Incluye:
formular preguntas, sondear
educar para aumentar el
escuchar de manera activa y ideas y situaciones para
conocimiento del equipo a
eficaz garantizar una mejor
fin de que sea más eficaz
comprensión
persuadir a una persona u
investigar para identificar o identificar y gestionar
organización para llevar a
confirmar información expectativas
cabo una acción
negociar a fin de lograr
resumir, recapitular e
acuerdos entre partes, que resolver conflictos para
identificar las próximas
resulten mutuamente prevenir impactos negativos
etapas
aceptables
OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Informar.
Integrar el equipo. En cualquier proyecto existe siempre un
conjunto de personas, que, sin participar
Un proyecto es un conjunto de tareas directamente en él, se van a ver afectadas por
interrelacionadas y ejecutadas por personas. su resultado o necesitan estar informadas sobre
el mismo.
Evitar o solucionar conflictos.
Ser informado. El hecho de que el proyecto este ejecutado por
Esta es la otra cara de la moneda en la personas implica la existencia de conflictos,
comunicación, ya que tú también debes ser tanto de índole técnica como personal, los
informado. cuales deberán de ser prevenidos y
gestionados por parte del director del proyecto.
Características de la comunicación dentro del
proyecto
Precisa. Continuada.
El hecho de mandar una gran cantidad de información a una misma persona Dentro de los límites que marca el sentido común, es mejor transmitir frecuentemente
dificulta que esta pueda focalizarse en aquello que es importante, lo que pequeñas cantidades de información, que comunicar mucho de golpe. Con ello se
suele generar confusión. facilita que el receptor reciba y asimile dicha información, y se incrementa su
vinculación al proyecto.
Ajustada al interlocutor.
No es lo mismo comunicarte con un miembro del equipo del proyecto que pertenece a tu empresa, con un proveedor, con el cliente, o con la dirección; por lo
tanto, el mensaje, en forma, soporte y contenido, debe ser ajustado a cada receptor.
Participativa.
Como se ha mencionado anteriormente, uno de los objetivos que se persigue con la Abierta.
comunicación es él de ser informado. Para ello debes fomentar que la comunicación sea Por regla general es más recomendable ser abiertos, incluso con los
bidireccional, e introducir en ella personas que puedan aportar conocimientos y puntos de puntos negativos, que intentar esconder información.
vista que puedan favorecer a los objetivos del proyecto.
Tipos de Comunicación dentro del
proyecto
A nivel general podemos dividir las comunicaciones que se desarrollan Comunicación interna formal.
dentro del proyecto en cuatro grupos, en función de si es formal o
informal, e interna o externa.
Es toda comunicación que se desarrolla dentro del equipo
del proyecto a través de canales formales.
Los canales formales permite el registro y consulta
posterior de dicha información, y suele estar ligada a un
determinado procedimiento.
Corresponde a la distribución de documentación oficial del
proyecto, o de información relacionada con los objetivos de
este, la cual debe ser considerada para ejecutar el trabajo.
Comunicación formal
Externa.
Es aquella comunicación que se
desarrolla del proyecto hacia el
exterior (cliente, dirección,
interesados) a través de canales
formales.
Se usa este tipo de comunicación cuando se quiere dejar constancia de la
información trasmitida, bien por su importancia, porque afecta a los
objetivos, o porque su entrega forma parte del alcance.
Comunicación informal
interna/externa.
Es el tipo de comunicación más habitual dentro del
proyecto, la que permite integrar al equipo, y la mejor para Ejemplo. Una llamada, una charla en la mesa o
resolver y evitar conflictos. el pasillo, etc. son ejemplos de comunicación
informal. En función de quien sea el
interlocutor será interna o externa.
Por su carácter informal no queda registro de ella, por lo que
como director/a del proyecto debes tener el criterio suficiente
para recoger aquellos temas más importantes que deban ser
transmitidos formalmente.
PROCESOS DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
1. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
Identificar a los Interesados es el proceso que consiste en identificar a todas las
personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y en documentar
información relevante relativa a sus intereses, participación e impacto en el
éxito del proyecto. Los interesados en el proyecto son personas y
organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto, o cuyos
intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución
o terminación del proyecto. Ellos también pueden influir sobre el proyecto y sus
entregables. Los interesados pueden encontrarse en diferentes niveles dentro de
la organización y poseer diferentes niveles de autoridad, o bien pueden ser
externos a la organización ejecutante del proyecto.
2. PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES
El proceso Planificar las Comunicaciones responde a las
necesidades de información y comunicación de los interesados; por
ejemplo, quién necesita qué información, cuándo la necesitará, cómo
le será proporcionada y por quién. Si bien todos los proyectos
comparten la necesidad de comunicar información sobre el proyecto,
las necesidades de información y los métodos de distribución varían
ampliamente. Identificar las necesidades de información de los
interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer dichas
necesidades constituyen factores importantes para el éxito del
proyecto.
3. DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN
Distribuir la Información es el proceso que consiste en poner la información relevante a disposición
de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido. Este proceso se ejecuta a lo
largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todos los procesos de dirección. La distribución
eficaz de la información incluye, entre otras, las siguientes técnicas:
•Modelos
emisor-receptor. Ciclos deretroalimentación y barreras a la comunicación.
•Elección del medio. Descripción precisa de las situaciones en las que es preferible una
comunicación escrita u oral, cuándo escribir un memorando informal o un informe formal, y cuándo
comunicarse cara a cara o por correo electrónico.
•Estilo de redacción. Voz pasiva o voz activa, estructura de las oraciones y selección de palabras.
•Técnicas de gestión de reuniones.Preparar una agenda y abordar los conflictos.
•Técnicas de presentación. Lenguaje corporal y diseño de soportes visuales.
• Técnicas de facilitación. Lograr el consenso y superar los obstáculos.
4. GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE
5. INFORMAR EL DESEMPEÑO
LOS INTERESADOS.
Informar el Desempeño es el proceso de
Gestionar las Expectativas de los
recopilación y distribución de información
Interesados es el proceso que consiste en
sobre el desempeño, incluidos informes de
comunicarse y trabajar en conjunto con los
estado, mediciones del avance y
interesados para satisfacer sus necesidades
proyecciones. El proceso Informar el
y abordar los problemas a medida que se
Desempeño implica la recopilación y
presentan. Gestionar las Expectativas de
análisis periódicos de datos reales y su
los Interesados implica actividades de
comparación con la línea base a fin de
comunicación dirigidas a los interesados en
comprender y comunicar el avance y
el proyecto, para influir en sus
desempeño del proyecto, así como
expectativas, abordar sus inquietudes y
proyectar los resultados del
resolver asuntos, tales como:
mismo.
PROCESOS DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIÓN DEL
PROYECTO
SEGUN PROJECT
MANAGEMENT INSTITUTE
(2017) LOS PROCESOS DE
GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES DEL
PROYECTO SON:
Planificar la Gestión de las comunicaciones
Gestionar las Comunicaciones
Monitorear las Comunicaciones
Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Es el proceso de desarrollar un enfoque y
un plan apropiados para las actividades de
comunicación del proyecto con base en las
necesidades de información de cada
interesado o grupo, en los activos de la
organización disponibles y en las
necesidades del proyecto.
Gestionar las Comunicaciones
Es el proceso de garantizar que la
recopilación, creación, distribución,
almacenamiento, recuperación, gestión,
monitoreo y disposición final de la
información del proyecto sean oportunos y
adecuados.
beneficio clave
permite un flujo de información eficaz y
eficiente entre el equipo del proyecto y los
interesados.
Monitorear las CoMUNICACIONES
Es el proceso de asegurar que se satisfagan las
necesidades de información del proyecto y de
sus interesados.
beneficio clave
Es el flujo óptimo de información tal como se
define en el plan de gestión de las
comunicaciones y el plan de involucramiento de
los interesados.
CONCLUSIÓN
La correcta gestión de la comunicación dentro de las organizaciones reduce la
posibilidad de los flujos incontrolados de información, disminuyendo así en un
alto grado el riesgo de conflicto. Por ello, se brinda herramientas bases para
que a partir de ella se consolidara un modelo de Gestión de Comunicaciones.
El modelo planteado para la gestión de comunicaciones, se estructuró de
acuerdo a las características y necesidades de los proyectos desarrollados en
telecomunicaciones, ello basado en la experiencia de los autores y con la
ayuda de la información recolectada.
VIDEO
https://youtu.be/-M3SDufbT5A
