#DejamosHuellaEnElServicioCivil
Identificación de la cultura
organizacional
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Metodología para la
identificación de la cultura
organizacional
Yuber Liliana Rodríguez Rojas, Ph.D
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Identificación de la Cultura Organizacional
El instrumento propuesto tiene como
Reconocimientos Identificación
objetivo Reconocer el tipo de la con la entidad
cultura organizacional al interior de
la entidad. Para la construcción de Control Liderazgo
este documento se tomaron varios
referentes bibliográficos que
permitieron identificar las diferentes Innovación Comunicación
aproximaciones y plantear las Variables
variables específicas para el ámbito CO
público. Enfoque
hacia las Formación
personas
Orientación Énfasis en el
hacia grupo
resultados
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Identificación de la Cultura Organizacional
Un conjunto de creencias, valores y prácticas compartidas que enfoca todas sus actividades
como una ayuda para el cumplimiento de los objetivos de las entidades públicas
C D
CO orientada a los CO orientada a las
resultados personas
B A
CO orientada a las CO orientada al
normas poder
Fuente: Harrison, R. (s.f.). Conozca la forma de ser de su organización. Factor Humano en las organizaciones. ESADE.
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Identificación de la Cultura Organizacional
ITEMS Opciones de respuesta
Totalmente de acuerdo (4)
Su entidad reconoce y divulga los logros y resultados del área mejorando su De acuerdo (3)
1. Indeciso (2)
posicionamiento al interior y fuera de ella, dando valor al equipo de trabajo.
En desacuerdo (1)
Totalmente en desacuerdo (0)
2. La entidad promueve el trabajo individual más que el grupal para el desarrollo de
cada uno de los proyectos o programas desarrollados.
3. Reconocen a su jefe inmediato como un/a líder que favorece la consecución de
metas de la entidad.
4. En su área de trabajo, las relaciones de jerarquía y poder son totalmente claras y
visibles en la ejecución del trabajo diario.
La entidad está interesada en el trabajo que realizan sus servidores/as o
5. contratistas con la mirada puesta en la competitividad frente a otras entidades
públicas similares.
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Identificación de la Cultura Organizacional
ITEMS Opciones de respuesta
6. La entidad socializa oportunamente con todos/as los/as servidores/as y
contratistas el Plan de Acción vigente.
Dentro de la planeación de la entidad se establece claramente las funciones,
7. labores, procesos, protocolos y procedimientos.
Servidores/as y contratistas tienen total claridad frente al manejo de la
8. información y de los diferentes procesos asociados a sus funciones u
obligaciones.
Cuando dentro del área algún miembro del equipo realiza una acción digna de
9. reconocimiento o sanción; ésta se ejecuta bajo los procedimientos
establecidos.
Los/as servidores/as y contratistas cumplen a cabalidad con los protocolos y
10. procedimientos establecidos para el desarrollo de cada una de las actividades
designadas.
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Identificación de la Cultura Organizacional
ITEMS Opciones de respuesta
El trabajo al interior de la entidad prioriza el cumplimiento de metas
11. y resultados esperados.
12. La entidad genera un trabajo flexible y autónomo en servidores/as y
contratistas en pro de la toma de decisiones ágil y la innovación en
sus procesos de trabajo.
13. Para el desarrollo de las actividades el área cuenta con la dotación
de recursos necesaria para un cumplimiento efectivo y oportuno.
Dentro de la entidad se realizan seguimientos periódicos del
14. cumplimiento de resultados en cada una de las áreas.
15. El perfil, la experiencia y el conocimiento de los miembros del
equipo aporta al cumplimiento de metas de la entidad.
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Identificación de la Cultura Organizacional
ITEMS Opciones de respuesta
La entidad está interesada por el desarrollo profesional, personal y
16. familiar de sus servidores y contratistas, evidenciado en procesos de
capacitación, incentivos, nivel de satisfacción, actividades de
integración, entre otras.
17. En el desarrollo de las laborales y obligaciones, el equipo de trabajo es
proactivo y propositivo con los proyectos que le son encargados.
Siente apoyo de la Entidad para el cumplimiento de los objetivos
18. estratégicos dispuestos en el Plan de Acción
19. La entidad se preocupa por la satisfacción de sus servidores/as y
contratistas; así como de las entidades públicas similares o ciudadanos
que reciben el servicio.
La entidad propicia el uso de diferentes medios de comunicación
20. (escritos, orales, etc) e interacción permitiendo la inclusión e
integración de todos los sus servidores/as, contratistas y ciudadanos.
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A. CO orientada al poder Escala Likert con 5 opciones de respuesta
cuyos equivalentes son:
20
16
Totalmente de acuerdo: 4
17 De acuerdo: 3
12 Indeciso: 2
En desacuerdo: 1
8
Totalmente en desacuerdo: 0
4
D. CO orientada a las personas 5 0 12 B. CO orientada a las normas
Interpretación
Bajo: 0a5
14 Medio: 6 a 10
Alto: 11 a 15
Superior: 16 a 20
C. CO orientada a los resultados
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Identificación de la Cultura Organizacional
Identificación del número de
Designación de un moderador
áreas de cada entidad. Esta
en cada grupo focal quien
actividad se desarrollará en
04
estará a cargo de diligenciar el
conjunto con el director de
talento humano. 01 formulario y de llevar un acta
que sintetice las principales
conclusiones. Se recomienda
grabar la sesión.
Designación de un líder de
cada área. Esta actividad 02 Pasos para el 05 Consolidación de la
información de las
se desarrollará en conjunto
con el director de talento
piloto de CO diferentes áreas de la
entidad y revisión de la
humano. saturación teórica
Conformación de grupos 03 06 Elaboración de informe de
focales entre 4-12 personas. la entidad
De 1-3 grupos focales por
área*
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Organización de grupos focales
Pertenecer
a la misma área
Mismo
número de
mujeres y
Jefe y personal: hombres
actividades esenciales
o críticas para el logro
de resultados del área
4-12
Participación e
integración
Líderes de procesos equitativa
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Roles
Participantes
Observador(a)
https://cutt.ly/mLTlG80
Moderador(a)
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Moderador
Generar un espacio
01 acogedor, cálido y
agradable
Alentar la participación
02 de todos y todas
Promover la polinización
03 de ideas y la conexión de
perspectivas diversas
Escuchar juntos para
04
profundizar y descubrir
Compartir todos los
05 conocimientos
colectivos generados
Establecer un contexto
06 propicio (tema,
participantes proceso)
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Observador
Es quien apoya el moderador
Funciones
• Grabar la sesión
• Tomar notas de las conclusiones que
soportan las calificaciones generadas sobre
los ítems del instrumento de Cultura
organizacional.
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Recursos
Una sala de reuniones en la cual
1 los participantes se sientan
cómodos para conversar
Reloj para moderar los tiempos Un dispositivo que permita
de participación 6 2 grabar la sesión y extraer o
exportar el archivo
correspondiente
Formato de bitácora (ver anexo) Un computador para el registro
y lapicero para la toma de notas 5 3 de las calificaciones en el
instrumento de Cultura
organizacional
4
Un televisor o proyector para socializar el instrumento de
Cultura organizacional y evidenciar el registro de las
calificaciones acordadas en el grupo focal
INICIO
Introducción
01
Objetivo
02
Declaración de no
03
particularización
Consentimiento
04
de grabación
Presentación
Dinámica del grupo focal
05
asistentes
Socializar
06
reglas
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Dinámica del grupo focal
DURANTE
01 Lectura ítem, escala Leer el primer ítem del instrumento y explicar la
escala de calificación
Propiciar una conversación cómoda, sin censura y respetando
02 Conversación cómoda las opiniones generadas dentro del grupo
Es esencial que mantenga actitud de interés, cordialidad y atención por
03 Actitud del moderador cada uno de los aportes de los participantes
El moderador no debe debatir ni cuestionar las opiniones, debe identificar y
04 Acuerdo y valoración agrupar las opiniones para generar un acuerdo en la calificación de cada uno
de los ítems del instrumento de CO
Los participantes deben escuchar atentamente la lectura del ítem a evaluar y
05 Rol de participantes posteriormente emitir sus apreciaciones frente al nivel de acuerdo con cada
uno de estos ítems
El moderador debe registrar la calificación acordada en el instrumento de
06 Rol del moderador CO
El observador debe registrar las principales conclusiones en un documento
07 Rol del observador y verificar que la grabación se guarde correctamente.
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Dinámica del grupo focal
CIERRE https://
Registro 20 items del surveys.serviciocivil.gov.co/ Agradecimiento y ratificación
instrumento de Cultura index.php/157921?lang=es-CO de la importancia de la temática
Paso Paso Paso
01 02 03
Recopilación de comentarios y
solicitudes adicionales
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Tips de comunicación
Asertivo
Escuchar y Confianza, coherencia
evaluar el contexto
y respeto
Lenguaje sencillo,
palabras positivas, tono
No asertivo
No claridad
no tranquilidad
Emociones y lenguaje
corporal inadecuado
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Resolución de conflictos
Identificar Esperar Comprender
Causas del conflicto Tiempo - cortisol Empatía
01 02 03
Negociar Asumir
07 Foco en el objetivo Comunicar Pensar Responsabilidad 04
Asertivamente Ecúanime
06 05
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Resolución de conflictos
CONFLICT RESOLUCIÓ
O N
Maria le presta el carro a José durante ¿Qué harías?
una semana, José regresa el carro
sucio, sin gasolina y con un golpe en
el frente.
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Vamos a la práctica!
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Guion y dinámica de roles
Buenos días/tardes. Mi nombre es………… y estamos realizando un
grupo focal para identificar las características o rasgos de la cultura
organizacional presente en nuestra entidad. La cultura organizacional es un
conjunto de creencias, valores y prácticas compartidas que enfoca todas sus
actividades como una ayuda para el cumplimiento de los objetivos de las
entidades correspondientes.
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Guion y dinámica de roles
Estos grupos focales se realizarán en todas las áreas de la entidad y cuentan con una
dinámica que les explicaré en un momento. La idea de este grupo es poder conocer sus
distintas opiniones alrededor de la cultura en el área de trabajo y a partir de esta
conversación emitiremos una valoración en el instrumento propuesto, el cual contiene 20
ítems y se califica con una escala tipo Likert de nivel de acuerdo, la cual va de 0 a 4, en
donde 0 significa totalmente de acuerdo, 1 en desacuerdo 2 indeciso, 3 de acuerdo y, 4
totalmente de acuerdo. En este sentido, siéntanse libres de compartir sus ideas en este
espacio.
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Guion y dinámica de roles
Aquí no hay respuestas correctas o incorrectas; lo que importa es justamente su opinión
sincera y que dé cuenta de los rasgos de la cultura del área. Cabe aclarar que la información
recopilada permitirá la validación del instrumento. La prueba piloto de este instrumento se
realizará en 12 entidades del distrito y somos pioneros en su implementación.
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Guion y dinámica de roles
Sus respuestas serán unidas a otras opiniones de manera que la caracterización final de la cultura
del área no se asociara a un único participante. Para agilizar la toma de la información, resulta de
mucha utilidad grabar la conversación. Tomar notas a mano demora mucho tiempo y se pueden perder
cuestiones importantes. ¿Existe algún inconveniente en que grabemos la conversación? El uso de la
grabación es sólo a los fines de análisis.
¡Muchas gracias por su tiempo y participación!
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ITEMS Opciones de respuesta
Totalmente de acuerdo (4)
Su entidad reconoce y divulga los logros y resultados del área mejorando su De acuerdo (3)
1. Indeciso (2)
posicionamiento al interior y fuera de ella, dando valor al equipo de trabajo.
En desacuerdo (1)
Totalmente en desacuerdo (0)
2. La entidad promueve el trabajo individual más que el grupal para el desarrollo de
cada uno de los proyectos o programas desarrollados.
3. Reconocen a su jefe inmediato como un/a líder que favorece la consecución de
metas de la entidad.
4. En su área de trabajo, las relaciones de jerarquía y poder son totalmente claras y
visibles en la ejecución del trabajo diario.
La entidad está interesada en el trabajo que realizan sus servidores/as o
5. contratistas con la mirada puesta en la competitividad frente a otras entidades
públicas similares.
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Identificación de la Cultura Organizacional
ITEMS Opciones de respuesta
6. La entidad socializa oportunamente con todos/as los/as servidores/as y
contratistas el Plan de Acción vigente.
Dentro de la planeación de la entidad se establece claramente las funciones,
7. labores, procesos, protocolos y procedimientos.
Servidores/as y contratistas tienen total claridad frente al manejo de la
8. información y de los diferentes procesos asociados a sus funciones u
obligaciones.
Cuando dentro del área algún miembro del equipo realiza una acción digna de
9. reconocimiento o sanción; ésta se ejecuta bajo los procedimientos
establecidos.
Los/as servidores/as y contratistas cumplen a cabalidad con los protocolos y
10. procedimientos establecidos para el desarrollo de cada una de las actividades
designadas.
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Identificación de la Cultura Organizacional
ITEMS Opciones de respuesta
El trabajo al interior de la entidad prioriza el cumplimiento de metas
11. y resultados esperados.
12.
La entidad genera un trabajo flexible y autónomo en servidores/as y
contratistas en pro de la toma de decisiones ágil y la innovación en
sus procesos de trabajo.
13.
Para el desarrollo de las actividades el área cuenta con la dotación
de recursos necesaria para un cumplimiento efectivo y oportuno.
Dentro de la entidad se realizan seguimientos periódicos del
14. cumplimiento de resultados en cada una de las áreas.
15. El perfil, la experiencia y el conocimiento de los miembros del
equipo aporta al cumplimiento de metas de la entidad.
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Identificación de la Cultura Organizacional
ITEMS Opciones de respuesta
La entidad está interesada por el desarrollo profesional, personal y
16. familiar de sus servidores y contratistas, evidenciado en procesos de
capacitación, incentivos, nivel de satisfacción, actividades de
integración, entre otras.
17. En el desarrollo de las laborales y obligaciones, el equipo de trabajo es
proactivo y propositivo con los proyectos que le son encargados.
Siente apoyo de la Entidad para el cumplimiento de los objetivos
18. estratégicos dispuestos en el Plan de Acción
19. La entidad se preocupa por la satisfacción de sus servidores/as y
contratistas; así como de las entidades públicas similares o ciudadanos
que reciben el servicio.
La entidad propicia el uso de diferentes medios de comunicación
20. (escritos, orales, etc) e interacción permitiendo la inclusión e
integración de todos los sus servidores/as, contratistas y ciudadanos.
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