Control de Existencia en
los Almacenes
INTEGRANTES:
Paz Huamani Andres
Regin Falcon Renzo
Mendoza Ibarra Alberto
Alarcon Guillen Felix
Definición
Es una forma que registra las entradas y salidas
de un producto al almacén o cualquier tipo de
pérdida o ajuste en el inventario, además cuenta
con la capacidad de registrar hasta 80 entradas o
salidas de almacén, tres veces más que las formas
tradicionales.
¿Qué son existencias?
Las existencias son todo aquel conjunto de materiales que una
empresa tiene depositados en sus almacenes ya que los necesita en
sus instalaciones para disponer de ellos y así poder fabricar y
suministrar los productos a comercializar a los usuarios de los mismos.
También, suele utilizarse el término de inventarios, aunque este
indica con mayor precisión la acción de inventariar o valorar el coste
del inmovilizado almacenado en la empresa. Otro término utilizado
es el de “stocks”. Ambos términos se pueden considerar como
sinónimos.
Es decir que se denominan existencias o inventarios a la variedad
de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en
sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o
consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin
que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación
o por la demora en la entrega por parte del proveedor.
Funciones de las Existencias
Evitar la escasez, protegiéndonos ante la incertidumbre
de la demanda o ante retraso en el suministro de los
pedidos.
Aprovechar la disminución de los costes a medida que
aumente el volumen de las compras o de la fabricación.
Lograr un equilibrio entre las compras y ventas para asi
alcanzar la máxima competitividad, regulando, mediante
el almacenaje, flujo de adquisiones y entregas.
Importancia
El área de existencias desempeña un papel destacado tanto en la gestión
empresarial, como para el entorno de la contabilidad y la auditoría. En
este contexto, el control interno tiene como cometido favorecer el control
de los inventarios y la protección de estos activos.
es uno de los puntos más importantes en cualquier empresa cuya actividad
es el comercio al por mayor o al por menor de productos. Más importancia,
si cabe, la tiene en empresas productoras o transformadoras de productos
que tienen sub-almacenes en su empresa.
Vendas el producto que vendas, el Resultado de tu negocio depende de la
Gestión de Stocks, del Control de Existencias a diario y de la realización
de inventarios periódicos.
El Resultado de tu empresa no depende de las Ventas que hagas sino que
depende, en mayor medida, del Margen al que vendes el producto.
Objetivos
Cada empresa según su actividad, su dimensión y sus necesidades de trabajo crean
y ajustan los objetivos aplicados hacia el control de existencias, partiendo de la
base de varios objetivos característicos de las empresas en general, entre ellos
tenemos:
Mantener las inversiones en las existencias al nivel mínimo siendo coherente
con las necesidades de fabricación, venta y financiación de la empresa.
Afirmar y asegurar el suministro adecuado de los materiales y recursos, para ser
eficiente en el trabajo.
Distinguir y separar los suministros anticuados, defectuosos o lentos en salir.
Impedir las pérdidas causadas por hurtos, deterioros por negligencia y
desperdicios o derroches.
Afirmar la existencia real de las cantidades y los valores registrados de los
inventarios.
Señalar y pronosticar la situación de las existencias con relación a la demanda
actual, prevista y futura.
CLASIFICACIÓN DE LAS EXISTENCIAS Y
ALMACENES
SEGÚN SU USO Y MOVIMIENTO: Son materiales de uso cierto y constante
que deben existir permanentemente en los almacenes y cuya renovación se
regula en función del consumo y el tiempo de demora en contar con ellos.
SEGÚN EL PROCESO PRODUCTIVO: Son productos que provienen de planta,
en general son los artículos que se originan en las fases de fabricación
y salen de la línea de producción; es decir son los productos que fabrica la
empresa.
SEGÚN SU OBTENCIÓN: Son artículos adquiridos en el extranjero y
productos nacionales por medio de la subcontratación.
Tipos de Existencias
EXISTENCIAS DE SEGURIDAD O DE PROTECCIÓN: Son aquellas
existencias que se encuentran por encima del volumen normal para
poder hacer frente a una fuerte demanda inesperada Constituyen una
protección para la empresa.
EXISTENCIAS MEDIAS: Es el volumen medio de existencias que tenemos
en el almacén durante un período de tiempo.
EXISTENCIAS DE ANTICIPACIÓN: Se trata de existencias de producción
estacional o periódica.
EXISTENCIAS SOBRANTES: Se trata de las existencias que sobran de
todos los artículos que no son necesarios y se encuentran en buen
estado.
EXISTENCIAS ACTIVAS: Son las existencias conocidas como existencias
normales, existencias cíclicas o existencias de trabajo.
CODIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE
LAS EXISTENCIAS
CODIFICACIÓN DE LOS MATERIALES: Proceso de codificación y nomenclatura
dentro de la empresa, que permita clasificar los inventarios acorde a
características comunes o propias de los materiales y su comportamiento en
los flujos de distribución de los materiales durante todas las fases de
recepción, almacenaje, producción y expedición.
IDENTIFICACIÓN POR CÓDIGOS DE BARRAS: Los códigos de barra se basan
en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales
de distinto grosor y espaciado, que forman una estructura única que se
traduce en caracteres alfanuméricos que representan cierta información.
Se trata de una sucesión de barras oscuras sobre un fondo claro que
permite el uso de lectores ópticos. Las barras y espacios del código
representan pequeñas cadenas de caracteres.
IDENTIFICACIÓN POR RADIOFRECUENCIA: Consiste en usar chips de silicio
que pudieran transferir los datos que almacenaban al lector sin contacto
físico, de forma equivalente a los lectores de infrarrojos utilizados para
leer los códigos de barras.
Realización de Inventarios
Nos referimos a la comprobación física que las unidades que dice el software
que existen en el almacén coincidan con las que existen en la estantería.
Muchas empresas tienen la costumbre, por tradición, de realizar
los inventarios el último día de año. Pero quizás pueda ser un error al
coincidir con una época en el que los trabajadores piensan más en fiestas
navideñas que en el rigor que requiere el recuento de inventario. Cada
empresa tiene su momento para recontar toda la mercancía. sin traumas, y
dependerá de su propio negocio. El recuento podría ser en otra fecha del año
o podría ser en varias fechas durante el año en lo que se
llama inventarios rotatorios.
Mención aparte merece realizar el inventario sin cerrar el almacén, es decir,
siguiendo con las entradas y salidas de mercancía. Esta situación es muy
complicada de gestionar y requiere un gran rigor y experiencia en su
realización.
El objetivo que tenemos es que no falten ni sobren productos en la estantería
con respecto a lo que dice el ordenador que hay.
Formas de Control de existencias a través de
Inventario
INVENTARIO ÚNICO O PERIÓDICO - Una vez al año se hace un inventario
completo en la empresa.
No se llevan cuentas individuales contables para cada uno.
No se conocen faltantes y sobrantes después del inventario, todo se atribuye
a costos de ventas.
Se cargan los costos de ventas después del Inventario a través de un solo
asiento.
INVENTARIO PERMANENTE O PERPETUO -En este caso se mantiene cuentas
individuales que van reflejando las entradas, salidas y saldos de cada uno de
los ítems que se mantienen en inventario.
Sirven para informar de las existencias en todo momento y controlar la
existencias de empresa.
Se van haciendo los asientos de costos de ventas a medida que se van
entregando las mercaderías.
Control de almacén: recomendaciones y
consejos
Dirige en tiempo real: Como responsable del control de almacén, debes
mantenerte al tanto de todo lo que suceda en su interior y tomar las decisiones
sobre el terreno. Esperar a que pase el tiempo sin intervenir puede ser
contraproducente.
Suministra información en todo momento: Aquí no hay lugar para los vacíos
de información. Cuantos más datos recopiles sobre la salida o la entrada de
existencias, mayor será el control de almacén. La falta de información útil y
valiosa suele suplirse con improvisación y decisiones erradas.
Apóyate en las nuevas tecnologías: Los almacenes de muchas empresas
están dotados con novedosos equipos para gestionar la entrada y la salida de
existencias. Por ejemplo, la tecnología de los códigos de barras permite un mejor
movimiento de los artículos tanto dentro del almacén como en su tránsito al
mercado.
No olvides optimizar el transporte de mercancías: El control de almacén
no solo consiste en gestionar la entrada y la salida de los artículos. Además, es
necesario garantizar que estos llegarán al mercado en las condiciones previstas,
por lo cual se requiere enfatizar en el transporte y en la distribución de dichas
existencias.
