Introduccin En el presente trabajo se pretende investigar sobre la Planificacin y sus elementos en desenvolvimiento de la actividad empresarial.

En este sentido, se abordar el tema en primera instancia mediante una revisin bibliogrfica general de los temas y luego la recopilacin directa de los puntos mas resaltantes. En la primera parte se presenta la definicin y caractersticas de la planificacin, para luego pasar al estudio de los elementos, tipos e importancia de la planificacin. Destacando que para todo entorno empresarial y hasta personal, la planificacin es una herramienta esencial y fundamental para logro de los objetivos planteados. Se pretende revisar cuales elementos y porque razn se requiere de la planificacin como elemento integrador de las polticas y planes de las empresas. Finalmente se presentan las conclusiones y la revisin bibliogrfica del tema.

PLANIFICACION Concepto: La Planificacin implica establecer por adelantado o identificar mediante premisas, qu hacer, cmo y cuando hacerlo, y quin ha de hacerlo, as como establecer los recursos para ello. La planificacin cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir. Es decir, partimos de una situacin conocida hasta una situacin ideal. Por medio de la planificacin se hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederan; aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los planes mejor trazados, a menos que haya planificacin, los hechos son abandonados al azar., y los objetivos difciles de alcanzar. La planificacin es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinacin de los cursos de accin y la fundamentacin de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas. La tarea de la planificacin es exactamente: minimizacin del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades. La naturaleza esencial de la planificacin puede ponerse de relieve mediante sus cuatro componentes principales que son: 1. Contribucin a los objetivos y propsitos 2. Primaca de la planificacin 3. Extensin de la administracin 4. Eficacia de la planificacin El propsito de cada plan es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Puesto que las organizaciones empresariales de organizacin, integracin, direccin, liderazgo y control estn encaminadas a apoyar el logro de los objetivos empresariales, la planificacin lgicamente precede a la ejecucin de todas las funciones. Para Snchez Guzmn la planificacin es: Aquella herramienta de la administracin que nos permite determinar el curso concreto de accin que debemos seguir, para lograr la realizacin de los objetivos previstos. Segn Terry, la planificacin es Seleccionar informacin y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales, est compuesta de numerosas decisiones orientadas al futuro.Representa el destinar pensamiento y tiempo ahora para una inversin en el futuro.

La planificacin incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organizacin. Despus, determinar las polticas, proyectos, programas, procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo adems la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de accin futuros. Este proceso desde luego que implica contar con los elementos siguientes: Pronosticar los volmenes de ventas que se puedas alcanzar en determinados periodos. Fijar los resultados finales deseados u objetivos. Desarrollar estrategias que sealen cmo y cundo alcanzar las metas establecidas. Formular presupuestos. Establecer procedimientos. Determinar polticas que orientan los gerentes en la toma de decisiones. Importancia de la Planificacin. En las organizacin, la planificacin es el proceso de estableces metas y elegir los medio para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizs incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los dems le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando ni donde se desvan del camino. El control se convierte en un ejercicio ftil. El reconocimiento de la influencia de la planificacin ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administracin para distinguir entre formular la poltica (fijar las guas para pensar en la toma de decisiones) y la administracin, o entre el director y el administrador o el supervisor. Un administrador, a causa de su delegacin de autoridad o posicin en la organizacin, puede mejorar la planificacin establecida o hacerla bsica y aplicable a una mayor proporcin de la empresa que la planificacin de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde. Beneficios de la Planificacin.

Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la organizacin. La planificacin es fundamental, ya que esta: 1. Permite que la empresa este orientada al futuro. 2. Facilita la coordinacin de decisiones. 3. Resalta los objetivos organizacionales. 4. Se determina anticipadamente qu recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente. 5. Permite disear mtodos y procedimientos de operacin. 6. Evita operaciones intiles y se logran mejores sistemas de trabajo. 7. La planificacin es la etapa bsica del proceso administrativo: precede a la organizacin, direccin y control, y es su fundamento. 8. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo. 9. Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa. 10. Propicia el desarrollo de la empresa. 11. Reduce al mximo los riesgos. 12. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. 13. Todos los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados y se logra una secuencia de esfuerzos efectivos. 14. Se reduce al mnimo el trabajo no productivo. 15. Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado. 16. Los gastos totales se reducen al mnimo. 17. Ayuda a realizar futuras posibilidades entre cursos alternativos. 18. Gua el pensamiento administrativo. 19. Ayuda a contestar la pregunta: QUE HACER SI.... 20. Se elimina el trabajo a base de supuestos. En resumen los propsitos son: 1. Disminuir el riesgo del fracaso 2. Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa. 3. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa. 4. Asegurar el xito en el futuro A manera de sntesis podemos decir que el propsito y naturaleza de la planificacin

pueden resumirse haciendo referencia a los siguientes principios: Principio de contribucin a los objetivos: El propsito de cada plan y de todos los planes de apoyo es favorecer el logro de los objetivos de la empresa. Principio de los objetivos: Si se quiere que los objetivos tengan significado para la gente, deben ser claros, viables y verificables. Principio de primaca de la planificacin: La planificacin antecede lgicamente a todas las dems funciones administrativas. Principio de eficiencia de los planes: La eficiencia de un plan se mide por su contribucin al propsito y a los objetivos balanceado por los costos requeridos para formularlo y operarlo y por las consecuencias no deseadas. Principios de la planificacin: En la Planificacin se pueden considerar los principios siguientes: Precisin: El cursos o los cursos de accin a seguir deben ser precisos, bien definidos dado que van a seguir acciones concretas. Mientras que el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos sern necesariamente total o parcialmente ineficientes. Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisin y emplear planes tan detallados como sea conveniente. Flexibilidad: En aparente contraposicin al principio de precisin antes mencionado, tenemos el que un curso de accin debe ser flexible a fin de poder realizar en l los ajustes o cambios que resulten convenientes, de acuerdo a la influencia ocasionada por factores internos o externos al organismo social que nos ocupa; o sea, que todo plan debe dejar suficiente margen, para que se pueda absorber los cambios que puedan surgir; cambios debido a los imprevisible, o a las variaciones que se hayan presentado en las circunstancias despus de haber cumplido con la etapa de la previsin y que se hicieron evidente gracias al proceso de revisin continua a que todo plan debe estar sujeto. En muchos casos, los cambios en cuestin solo sern adaptaciones momentneas, despus de realizar las cuales podemos volver a la direccin original. De ser posible, en el mismo plan original debern preverse de antemano los caminos a seguir cuando se establezca la necesidad de realizar cambios en el curso o cursos de accin originales. Igualmente debern establecerse desde el principio, los sistemas para

la revisin rpida y continua de los procedimientos empleados, as como para la aplicacin de las medidas correctivas a que haya lugar. Unidad de direccin: Para cada objetivo se sigue un curso de accin definido, adecuadamente coordinado con los dems objetivos y con sus cursos de accin correspondientes. De tal manera que aunque dentro de una empresa se estn realizando simultneamente varios planes, todos ellos deben estar integrados y coordinados de tal manera, que bien pueda decirse que existe un solo plan general. Para el logro ms eficaz de los objetivos de una empresa, as como para obtener el mximo beneficio, todos los planes que se estn desarrollando en la misma o que estn por desarrollarse deben consolidarse, apoyarse mutuamente, y ser congruente en sus fines y en sus medios. Hay que tomar en cuenta que la planificacin general de una empresa es tan fuerte como lo es el ms dbil de sus planes parciales. Consistencia:Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interacten en conjunto, logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos. Rentabilidad:Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de los resultados que se obtendrn en la forma ms cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos. Participacin: Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas que habrn de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento. Pasos en la planificacin: Los administradores planificacin: 1. Deteccin de las oportunidades aunque precede la planificacin real y, por lo tanto, no es estrictamente parte del proceso de planificacin, la deteccin de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organizacin, es el verdadero punto de siguen esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de

partida de la planificacin. Prelimita las posibles oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber donde se encuentra los puntos dbiles y fuertes, comprender que problema se desean resolver y porque, as como saber lo que se esperar ganar. La plantacin requiere de un diagnostico realista de la determinacin de oportunidades. 2. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planificacin consiste en establecer objetivos para toda la empresa y despus para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto plazo, como largo. Los objetivos especifican los resultados esperados y sealan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habr de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, polticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas. 3. Desarrollo de premisas. El tercer paso lgico de la planificacin es establecer, difundir obtener consenso para utilizar premisas criticas de la planificacin tales como pronsticos, las polticas bsicas y los planes ya existente en la compaa. Estn son suposicin sobre el ambiente en el que plan a de ejecutarse. 4. Determinacin de curso alternativo de accin. Consiste en buscar cursos alternativos de accin, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor. 5. Evaluacin de cursos alternativos de accin. Despus de buscar los cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y dbiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas. Quizs un curso parezca ser el mas lucrativo, pero puede ser que requiera un gran desembolso de efectivo y que sea de lenta recuperacin; otro puede parecer menos rentable pero quizs representa un riesgo menor; otro quizs se adapte a los objetivos de largo plazo de la compaa. 6. Seleccin de un curso de accin. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un anlisis y evaluacin de cursos alternativos revelara que dos o mas de ellos son aconsejable y quizs el administrador decida seguir varios cursos en lugar de el mejor. 7. Formulacin de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisin, la planificacin esta completa por lo cual se aconseja un sptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan bsico. 8. Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto. Se debe presentar una expresin numrica convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se

convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar estndares importantes contra los que se puedan medir el avance de la planificacin. Elementos de la planificacin: A los elementos de la planificacin, tambin se les llama tipos de planes y segn stos, toda operacin debe tener un propsito o meta; generalmente el propsito de los negocios es la produccin y distribucin de bienes y servicios econmicos (como por ejemplo, el de los tribunales es la interpretacin y aplicacin de leyes; el de la universidad la enseanza, la investigacin y la extensin. A continuacin se mencionan los diferentes elementos para la elaboracin de los tipos de planes: Los propsitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semi-permanente un grupo social. : Aplicada a la planificacin la investigacin consiste en la determinacin de todos los factores La investigacin que influyen en el logro de los propsitos, as como de los medios ptimos para conseguirlos. Los objetivos: Algunas veces se les llaman metas y actividades, representan no solo el punto final de la planificacin, sino tambin el lugar hacia donde se encaminan la organizacin, integracin, direccin, liderazgo y control; as que, los objetivos y metas son considerados como planes. Las estrategias: Cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Polticas: Son enunciados generales que guan o canalizan el pensamiento o la accin en la toma de decisiones. Las polticas delimitan el rea dentro de la cual deben tomarse las decisiones y deben estar de acuerdo con los objetivos; las polticas permiten que los administradores deleguen autoridad a la vez que mantienen el control. La polticas son adems: principios generales o filosofas que sirven para orientar la accin del grupo de trabajo u organismo social; son normas amplias, generales, elsticas y realistas. El objetivo fija las metas, la poltica seala los medios genricos para llegar a ellos.

La polticas permiten a los jefes aplicar su propio criterio e iniciativo en la toma de aquellas decisiones a la vez que inspiran y orientan en caso de duda; y, sirven adems para suplir omisiones. Ejemplos de polticas son: Pagar salarios altos, vender solo al contado, promover solamente al personal interno, otorgar descuentos, capacitar al personal. Los objetivos son necesarios para dar direccin al individuo y a los esfuerzos del grupo y las polticas sirven para indicar la estrategia general por medio de la cual son alcanzados aquellos objetivos. Un ejemplo de poltica administrativa es: La poltica de la empresa ser obtener una mayor penetracin en el mercado basndose en la competencia de precios. Las polticas se pueden clasificar en bsicas, generales y departamentales, ellas identifican al nivel de la organizacin. Programas: Los programas son los planes mismos; pero en los cuales no solo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente se hace referencia al tiempo requerido para realizar cada de una de sus partes.-Es la consecuencia cronolgica que confiere vitalidad y sentido prctico a un plan. Los programas pueden ser a corto plazo generalmente a un ao y de largo plazo cuando excede ese perodo. Los programas tienen como fundamento el capital necesario y los presupuestos operacionales; los programas estn constituidos por metas, polticas, procedimientos, reglas, asignacin de reas, recursos a emplearse y otros elementos necesarios para llevar a acabo un curso de accin. Presupuestos: Considerado como un plan, un presupuesto es la expresin de los resultados esperados en trminos numricos; hay varios tipos de presupuesto proyectado de ganancias y prdidas. Hacer un presupuesto es planear, el presupuesto es un instrumento de control que permite consolidar los planes de una empresa. Adems de su uso en la planificacin, el presupuesto tambin se utiliza para el control y la coordinacin. Como fuente de coordinacin, el presupuesto proporciona informacin respecto a los planes que se han hecho, asegurndose de que estn en equilibrio con cada uno de los otros planes. Diferentes tipos de presupuestos: 1. Especficos: Comnmente se usa en el gobierno, consiste esencialmente en que

establece una suma de dinero como lmite a gastar o a invertir en una determinada actividad o programa. 2. Fijos: Implican un plan que no cambia, aunque cambien sus ventas o la produccin; el estndar o unidad de medida no cambia. 3. Flexibles o variables: Permite revisar los gastos y los costos de produccin; es ms fcil de utilizar en el control de operaciones que el presupuesto especfico. Existen adems otro tipo de clasificacin como la siguiente: a) Presupuesto de operacin: incluye la planificacin de las operaciones para el siguiente perodo. b) Presupuesto de capital: demuestra la planificacin de los cambios en los activos fijos; y c) Presupuesto financiero: establece el origen y aplicacin de fondos, trata de los movimientos de efectivo. Procedimientos: Detallan la forma exacta en que debe desarrollarse una actividad; y son guas de accin ms que de pensamiento. Los procedimientos son aquellos planes formulados dentro de las polticas establecidas, cuya finalidad es la de sealar la secuencia cronolgica ms eficiente, destinada a obtener los mejores resultados en cada funcin concreta realizada dentro de una empresa o grupo social. Los procedimientos son ms definidos que las polticas y se aplican a actividades especficas para la realizacin de ciertas metas bien definidas. Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son ms frecuentes en los niveles de operacin, a diferencia de las polticas que se dan en los niveles ms altos. Un procedimiento es: la descripcin de cmo cada una de las serie de tareas se van a llevar a cabo, cuando va a realizarse y por quin, como por ejemplo: Un conjunto de instrucciones especficas para procesar rdenes.. Otro ejemplo: Todos los pasos que hay que dar para la constitucin de una empresa mercantil. Mtodos: Es una descripcin de cmo un paso del procedimiento puede llevarse a cabo de la mejor forma posible, ejemplo: la tcnica especfica en la aplicacin de un test de

aptitudes es un mtodo; mientras que la secuencia de pasos para emplear personal constituye un procedimiento.-La simplificacin del trabajo (eliminacin de los movimientos innecesarios para hacer un trabajo) debe comenzar con el estudio de los procedimientos.Con el empleo de mtodos adecuados un gerente podr lograr mayor eficiencia, comparar fcilmente los rendimientos, elaborar bases para determinar la capacidad efectiva del personal, lograr calidad uniforme de productos o servicios, etc. Reglas: Dentro del procedimiento tenemos las reglas; las cuales son aplicables al procedimiento y al mtodo; las reglas de por tanto, son normas que se refieren a una accin especfica y definida; o sea, que una regla dice con exactitud que debe hacerse y que no debe hacerse.-Las regla no deja campo o decisin o eleccin al jefe en quien se delega autoridad, sino que tan solo le permite analizar si ella es aplicable al caso concreto de que se trate.

Conclusin La planificacin es una herramienta esencial y fundamental para el gerente moderno que debe tomar decisiones en un mundo en el cual velocidad de los cambios implica que la demora en las mismas puede ocasionar prdidas incalculables. Toda empresa u organizacin debe establecer algunas de las herramientas bsicas de planificacin si quiere tener xito y larga vida empresarial. El establecimiento de los objetivos, el programa de fijacin de metas y el procedimiento que garantice el cumplimiento de las mismas son los primeros pasos para lograr una buena planificacin. Punto muy importante es que se debe establecer en primera instancia el punto inicial y luego fijar las estrategias necesarias para saber hasta donde se quiere llegar. En conclusin, planificar es partir de una situacin conocida a una situacin deseada.

Bibliografa Chiavenato Adalberto. Introduccin a la Administracin. Editorial Mc-Graw Hill. Mxico 1.999. Corredor Ruiz Julio. Planificacin Estratgica. Editorial Vadell Hermanos. 1999.