Ejercicio Práctico 2: Gestión de archivos
Actividad Grupal: Cuestiones sobre la gestión de archivo de una Empresa.
El objetivo de esta actividad es aplicar los conocimientos del módulo
“Gestión de Archivo”, para resolver las siguientes cuestiones (podéis utilizar
este mismo Word para anotar vuestras respuestas):
1.- En la empresa DE-SASTRE se conservan los originales de todos los documentos que
llegan, así como una copia de los que se envían. Al guardarlos no se sigue ningún
criterio determinado, de tal manera que los papeles se amontonan “como caen” en las
carpetas. Cuando necesitan buscar algún documento concreto, tienen que revisar uno
por uno todos los papeles de todas las carpetas hasta que lo encuentran (cosa que no
siempre sucede). No puede decirse que la empresa DE-SASTRE disponga de un archivo,
más bien lo que tiene es un “contenedor” de documentos.
La empresa EFIKAZ, por el contrario, ha establecido ciertas normas en cuanto a la
conservación de los documentos: los van ordenando por fechas y por asuntos
(compras, ventas, personal, etc.); cuando tienen que localizar algún papel, sólo
necesitan saber el asunto a que se refiere para buscarlo en la carpeta correspondiente.
A tu criterio, ¿quién crees tú que organiza sus documentos como archivo? ¿Por qué?
En mi opinión creo totalmente que la empresa que organiza sus documentos como
archivo es la empresa EFIKAZ, porque los ordena por fechas y asuntos y para localizar
el papel que desean, solo necesitan saber el asunto.
2- En la empresa DESORDEN, S.L., guardan los documentos “al montón”; así, en una
misma carpeta podemos encontrar facturas, pedidos, cartas de proveedores, o recibos
de teléfono, sin que guarden ningún orden. La empresa es pequeña y su actividad es
reducida, pero, a pesar de ello, cuando tienen que buscar un documento concreto
deben pasarse mucho tiempo revisando todos los papeles, hasta que aparece lo que
buscan; esto supone un desperdicio de recursos. Además, en DESORDEN, S.L., están
incumpliendo la Ley, por no guardar de forma ordenada la documentación, tal como
indica el Código de Comercio.
En la empresa PROFECHA Y CÍA, si han adoptado un criterio de clasificación; guardan
todos los documentos de acuerdo con la fecha de los mismos. Archivan en una misma
carpeta las cartas a clientes, las copias de las facturas que emiten, los albaranes, los
pedidos, los comunicados de los proveedores, las facturas que reciben, los justificantes
de pago de salarios, etc, por riguroso orden de fechas, desde el primer día al último de
cada mes. Cuando tienen que localizar la carga de un cliente, “solo” necesitan saber la
fecha y buscarla en la carpeta correspondiente a ese mes. Pero no siempre conocen la
fecha exacta de un documento, de manera que, con frecuencia, se ven obligados a
mirara en varias carpetas. A pesar de que en PROFECHA Y CÍA, han adoptado un
criterio de clasificación, parece que no han elegido el sistema correcto, pues la
localización de los documentos es lenta y poco eficiente.
¿Qué sistema de clasificación y archivo propondrías implementar en DESORDEN, S.L. y
en PROFECHA Y CÍA. para optimizar la organización y localización de documentos,
cumpliendo con las normativas legales y mejorando la eficiencia operativa?
Propuesta para Desorden, S.L.:
-Implementar un sistema de clasificación por categorías y subcategorías (facturas,
pedidos, recibos, etc.). Subdividir por años y meses dentro de cada categoría.
Complementar con digitalización de documentos y un sistema de gestión
documental (DMS) para búsquedas rápidas.
Propuesta para Profecha y Cía:
-Cambiar el sistema a una clasificación mixta: Dividir por categorías de documentos
(facturas, pedidos, albaranes, etc.). Ordenar cronológicamente dentro de cada
categoría.
Usar digitalización avanzada con búsqueda por tipo, fecha o contenido (OCR).
3- En el archivo de EFIKAZ (ejemplo anterior), guardan la documentación necesaria
para conocer la evolución de la empresa desde que se creó hace unos quince años a
través de su libro de actas.
Los actuales dirigentes no son los mismos que la fundaron, sin embargo, conocen su
historia. ¿Cómo crees tú que lo pueden saber? Busca en internet qué es un libro de
actas.
¿De qué forma los libros de actas pueden servir como memoria de la empresa?
El libro de actas es un registro oficial que documenta las decisiones y acuerdos de los
órganos de gobierno de una empresa, incluyendo fechas, asistentes, orden del día y
resoluciones, con valor legal y organizativo.
En EFIKAZ, los dirigentes actuales pueden conocer la historia de la empresa gracias al
libro de actas, que refleja la evolución de la compañía, cambios en su administración,
decisiones estratégicas y eventos clave.
Este libro actúa como una memoria empresarial al:
-Preservar la identidad y continuidad.
-Garantizar transparencia y cumplimiento legal.
-Facilitar la toma de decisiones con información del pasado.
Es esencial para conectar el pasado y el presente, asegurando coherencia en la
gestión.
4- Indica por qué existen los archivos en la empresa.
Los archivos en una empresa existen porque son fundamentales para la gestión,
organización y preservación de la información.
5- Explica qué es un expediente en una empresa.
Un expediente en una empresa es un conjunto organizado de documentos
relacionados con un mismo tema, asunto, proceso o persona. Sirve para agrupar y
conservar de manera estructurada toda la información necesaria para gestionar una
actividad específica.
6- De estos documentos: carta comercial, reclamaciones, carta circular, avisos, carta
interna, saluda, pedidos, albaranes, facturas, nóminas, recibos, etc., ¿cuáles crees que
pueden formar parte del archivo de la empresa?
En una empresa, prácticamente todos los documentos mencionados pueden formar
parte del archivo, ya que tienen valor administrativo, legal, fiscal o histórico.
7- ¿De qué forma los libros de actas pueden formar parte del archivo de la empresa?
Los libros de actas forman parte esencial del archivo de la empresa debido a su
relevancia legal, histórica y organizativa.
8- Haz un resumen del siguiente ejercicio resuelto, sobre los periodos de conservación
de los distintos documentos:
La empresa EFIKAZ abrió un nuevo libro de Inventarios y Cuentas Anuales (es el libro
que refleja la contabilidad de la empresa) en enero de 1996 y los cerró con la
inscripción correspondiente a diciembre de 2001. Este libro deberá conservarse hasta
diciembre del año 2007; es decir, hasta que hayan pasado seis años desde el último
asiento.
Por la misma razón, una factura emitida con fecha 25 de abril de 2001, deberá
conservarse al menos hasta la misma fecha del año 2005.
La correspondencia comercial referente a pedidos, consultas, etc, no tienen obligación
de guardarla, sin embargo se archiva también durante cuatro años, el mismo tiempo
que se guardan otros documentos mercantiles como las facturas o justificantes de
pago con los que están relacionados.
En cuanto a los recibos de salarios y los boletines de ingresos de las cuotas en la
Seguridad Social, correspondientes a marzo de 2002, se conservarán cinco años como
indican las leyes laborales (hasta marzo de 2007).
Los libros contables (como el de Inventarios y Cuentas Anuales) deben conservarse
durante 6 años desde el último asiento registrado. Las facturas y otros documentos
mercantiles deben guardarse al menos 4 años, mientras que la correspondencia
comercial se archiva también durante el mismo periodo de tiempo. En cuanto a los
recibos de salarios y los boletines de la Seguridad Social, deben conservarse durante
5 años, según la normativa laboral. Estos plazos aseguran el cumplimiento de las
leyes fiscales, mercantiles y laborales, y permiten la disponibilidad de documentos
ante auditorías o inspecciones.
9- La obligación legal de guardar los documentos, ¿es extensiva a todo tipo de
documentación empresarial? Justifica tu respuesta.
No, la obligación legal de guardar documentos no es extensiva a todo tipo de
documentación empresarial.
10- El tiempo que hay que conservar los documentos, ¿es el mismo en todos los casos?
¿Por qué?
No, los plazos varían porque cada tipo de documento tiene un propósito diferente y
está sujeto a distintas normativas (fiscales, laborales, comerciales, etc.), que
determinan la duración de su conservación según su relevancia para la empresa o la
administración pública.
11- ¿Qué tenemos que hacer con los “papeles” que ya no nos interesan?
Los "papeles" que ya no nos interesan deben ser gestionados adecuadamente para
evitar problemas legales, operativos o de seguridad. Los "papeles" que ya no
interesan deben ser destruidos de forma segura o archivados según la normativa
vigente, garantizando la protección de la información confidencial y el cumplimiento
de las leyes.
12- A tu juicio, ¿cuándo podemos decir que determinado documento no nos interesa?
Podemos decir que un documento no nos interesa cuando deja de ser útil para las
operaciones de la empresa y ya no tiene valor legal, fiscal o administrativo.
13- Explica, con ejemplos, alguna de las ventajas del sistema centralizado.
El sistema centralizado facilita el control, el acceso y la seguridad de los documentos
dentro de la empresa, lo que incrementa la eficiencia, reduce redundancias y mejora
la organización en general. Esto permite que la empresa funcione de manera más ágil
y con mayor certeza en la gestión de sus documentos.
14- La centralización total, ¿será una ventaja o una desventaja? Argumenta la
respuesta.
La centralización total puede ser una ventaja en términos de organización, seguridad
y eficiencia, especialmente en empresas pequeñas o medianas con infraestructura
adecuada. Sin embargo, puede convertirse en una desventaja en empresas grandes o
con estructuras complejas, donde la flexibilidad, la autonomía de departamentos y la
resistencia a fallos son cruciales. Es importante evaluar las necesidades específicas
de la empresa y equilibrar la centralización con estrategias de descentralización
cuando sea necesario para evitar los riesgos de dependencia excesiva de un solo
sistema.
15- Indica las razones por las que en la nota de petición de documentos al archivo
central ha de constar la fecha en que se reciben, el número o clave con que están
identificados y la firma de la persona que los recibe.
Incluir la fecha, número o clave de identificación y la firma de la persona que recibe
los documentos es una medida crucial para garantizar el control, la responsabilidad y
la trazabilidad en la gestión de archivos, lo que contribuye a una mayor organización,
seguridad y transparencia dentro de la empresa.
16- Elabora un breve ejemplo de la organización del archivo mixto.
El archivo mixto permite una organización eficiente y accesible tanto de documentos
físicos como digitales, aprovechando los beneficios de ambos formatos. Este sistema
ofrece flexibilidad, seguridad y facilidad de acceso, asegurando que la información
esté bien organizada y sea fácil de localizar.
17- Haz una síntesis con las ventajas y desventajas que pueden suponer el sistema de
archivo mixto.
El sistema de archivo mixto ofrece ventajas significativas en términos de flexibilidad,
optimización de espacio, seguridad y accesibilidad. Sin embargo, también presenta
desventajas relacionadas con la complejidad en la gestión y el coste adicional de
implementar y mantener ambos tipos de archivo. La clave para su éxito radica en
establecer un sistema de gestión eficiente que equilibre estos dos formatos y
garantice una correcta integración y seguridad de la información.
18- Indica las semejanzas y diferencias que puede haber entre el archivo personal y el
archivo departamental.
Ambos tipos de archivo tienen en común la necesidad de organización y
conservación adecuada, pero difieren en cuanto a su contenido, acceso, finalidad y
tiempo de conservación. Mientras que el archivo personal se centra en la gestión de
la información individual de los empleados, el archivo departamental organiza la
documentación relacionada con las operaciones de un área de la empresa. Ambos
son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa y deben gestionarse
adecuadamente para cumplir con los requisitos legales y operativos.
19- ¿Encuentras alguna diferencia entre el archivo general del sistema centralizado y el
archivo general del sistema mixto? Aporta ejemplos para explicar tu respuesta
La diferencia fundamental entre el archivo general del sistema centralizado y el
archivo general del sistema mixto radica en la estructura y el formato de
almacenamiento de los documentos. El sistema centralizado concentra toda la
información en un solo archivo, ya sea físico o digital, lo que facilita la gestión pero
puede ser menos flexible a medida que la empresa crece. Por otro lado, el sistema
mixto combina archivos físicos y digitales, ofreciendo más flexibilidad y escalabilidad,
pero a costa de una gestión más compleja. Ambos sistemas tienen ventajas y
desventajas que deben ser evaluadas según las necesidades de la empresa.
20- Indica los tipos de archivo según el soporte de la información que utilicemos.
Los tipos de archivo según el soporte se dividen principalmente en físico, digital y
mixto.
Cada grupo elaborará un documento de Word, con el nombre de los
integrantes del equipo, guardarlo con el nombre Ejercicio2 GA Nombre y
Apellido y enviar por email al docente (manuel.infogestion@gmail.com)
