Evaluación del control interno
La evaluación al control interno contribuye a la calidad, mejora del desempeño de las operaciones,
salvaguarda de los recursos públicos, prevención de la corrupción, oportuna resolución de los
hallazgos de auditoría y de otras revisiones, así como a la idoneidad y a la suficiencia de los
controles.
¿Qué es el Control Interno?
Se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto
de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y
evaluación adoptados por una institución, con el fin de procurar que todas las actividades,
operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen
de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por
la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
clases de métodos de valuación del control interno
Método descriptivo: Consiste como su nombre lo indica en describir o narrar las diferentes
actividades de los departamentos, funcionarios y empleados, y los registros que intervienen en el
sistema. Sin embargo, no debe incurrirse en el error de describir las actividades de los
departamentos o de los empleados de manera aislada u objetiva. Debe hacerse la descripción
siguiendo el curso de las operaciones a través de su manejo en los departamentos citados.
Por lo general se describe procedimientos, registros, formularios, archivos, departamentos que
intervienen en el sistema de control. Éste método presenta el inconveniente que muchas personas
no tienen habilidad para expresar sus ideas por escrito en forma clara, precisa y sintética, lo que
trae como consecuencia que algunas debilidades de control no quede expresadas en la
descripción.
Método de cuestionario: Consiste en usar como instrumento para la investigación, cuestionarios
previamente formulados que incluyen preguntas acerca de la forma en que se manejan las
transacciones u operaciones de las personas que intervienen en su manejo, la forma en que fluyen
las operaciones a través de los puestos o lugares donde se define o se determinan los
procedimientos de control para la conducción de las operaciones.
El método de cuestionario es utilizado extensamente por los auditores independientes como los
auditores internos, consiste en una encuesta sistemática presentada bajo la forma de preguntas
referidas a aspectos básicos del sistema, y ante una respuesta negativa evidencia una ausencia de
control. Los cuestionarios se pueden organizar clasificando las preguntas de acuerdo con los
objetivos de control y cada pregunta referirse a la presencia de las medidas de control para lograr
el objetivo de que se trate.
El objetivo del cuestionario de control interno es reunir información, para descubrir hechos,
evidencias, opiniones, con el fin de reunir datos o información cuantitativa. La información
obtenida debe ser tabulado, depurado y servir juntos con otros agentes como soporte del informe
de auditoría basado en los papeles de trabajo.
Los cuestionarios abordan cuestiones que los participantes deberán considerar, centrando su
reflexión en los factores internos y externos que han dado, o pueden dar lugar, a eventos
negativos.
Las preguntas pueden ser abiertas o cerradas, según sea el objetivo de la encuesta. Pueden
dirigirse a un individuo o a varios, o bien pueden emplearse en conexión con una encuesta de base
más amplia, ya sea dentro de una Organización o dirigida a clientes, proveedores o terceros.
Características de redacción de cuestionario:
En la elaboración o la preparación de un cuestionario, el auditor debe tener presente
determinadas características fundamentales, como son:
a. El cuestionario debe redactarse de acuerdo al nivel de formación de las personas a las que se
dirige.
b. La preguntas deben redactarse con claridad y permitir cierta libertad para que el encuestado no
se sienta inclinado a dar una determinada respuesta ni a contestar si o no.
c. Deben evitarse los términos subjetivos y si es posible las preguntas deben ser concisas y precisas
con el fin de lograr mayor concentración y evitar la fatiga al entrevistado.
d. Las preguntas han de estar encaminadas (dirigidas) para cumplir el objetivo de la evaluación del
control interno y no deben eliminar la entrevista sino complementarla.
Método de flujogramas (Diagrama de Flujo): Consiste en que se expone por medio de cuadros o
gráficos. Si el auditor diseña un flujograma de control interno, será preciso que visualice el flujo de
la información y los documentos que se procesan. El flujograma debe elaborarse, usando símbolos
estándar, de manera que quienes conozcan los símbolos puedan extraer información útil relativa
al sistema. Si el auditor usa un flujograma elaborado por la entidad, debe ser capaz de leerlo,
interpretar sus símbolos y sacar conclusiones útiles respecto al sistema representado por el
flujograma. En algunos casos tal vez sea aplicado el método de gráficos, en otros puede ser
conveniente usar el método de cuestionarios, y en otros puede ser más fácil o puede ser de mejor
interpretación el método descriptivo narrativo.
Este método simplifica la tarea de descripción de los procedimientos y técnicas mediante el uso de
gráficos de movimiento de transacciones, también llamadas diagramas de flujo o flow charts. Este
diagrama proporciona al lector una imagen clara del sistema, mostrando la naturaleza y secuencia
de los procedimientos, división de responsabilidades, fuentes, distribución de documentos y
situación de los registros de contabilidad.
Objetivos del sistema de control interno
De acuerdo con la Ley 87 de 1993, el control interno debe ser ejecutado en forma conjunta por la
junta directiva, la gerencia y todo su recurso humano.
Los objetivos del sistema de control interno están dirigidos al logro de los siguientes objetivos
fundamentales:
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante
posibles riesgos que los afecten.
Garantizar la eficacia y la eficiencia en todas las operaciones promoviendo y facilitando la
correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión de la
organización.
Velar por que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, así como también detectar y corregir
errores que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de
verificación y evaluación.
Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados
para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características
Importancia
El sistema contable adquiere especial importancia en el control interno, puesto que proporciona la
información financiera para la entidad y, por lo tanto, las declaraciones contenidas en los estados
financieros. Esta información es la base del control gerencial, por lo que es necesario que sea
confiable y oportuna.
Por lo anterior, el párrafo 13 de la NIA 400 establece que los controles internos en los sistemas de
contabilidad de la entidad están dirigidos a lograr los siguientes objetivos:
Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización general o específica de la
administración.
Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el monto correcto, en las
cuentas apropiadas y en el periodo contable apropiado, a modo de permitir la preparación de los
estados financieros de acuerdo con un marco de referencia para informes financieros identificado.
El acceso a activos y registros es permitido sólo de acuerdo con la autorización de la
administración.
Los activos registrados son comparados con los activos existentes a intervalos razonables y se
toma la acción apropiada respecto de cualquiera diferencia
Componentes del control interno
Los componentes principales bajo los que se rige el control interno son los siguientes:
1. Ambiente de control
El control del ambiente se refleja en la actitud y el estado de alerta de todos los miembros de una
empresa.
2. Evaluación de riesgos
Después de establecer el objetivo del negocio, se deben evaluar los riesgos internos y externos. La
dirección determina los medios de control de riesgos después de examinar aquellos relacionados
con cada objetivo.
3. Actividades de control
Son las políticas y procedimientos adicionales que acata la autoridad empresarial para garantizar el
logro del objetivo específico de una empresa. Estos procedimientos son:
Delegación adecuada de poder
Segregación de responsabilidades
Elaboración y uso de documentos
Adopción de medidas de seguridad para la protección de propiedades
Control independiente para la ejecución de actividades
4. Información y comunicación
La información relevante, tanto de fuentes externas como internas, para la toma de decisiones
debe recopilarse y notificarse en el momento adecuado. La comunicación es muy importante para
lograr los objetivos de gestión. Los empleados deben darse cuenta de lo que se espera de ellos y
cómo sus responsabilidades están relacionadas con las actividades de los demás. También es muy
importante la comunicación de los propietarios con proveedores externos y viceversa.
5. Monitoreo
Cuando el sistema de control interno está en práctica, la organización monitorea su efectividad
para que se puedan introducir los cambios necesarios y oportunos si surge algún problema grave.
Evaluación del DOFA
El DOFA es un análisis para realizar una evaluación de tu empresa, proyecto, institución o
simplemente de tu vida con el objetivo de crear estrategias de crecimiento y así mismo detectar
debilidades y amenazas.
El análisis DOFA es una herramienta de estudio que consiste en realizar una evaluación de los
factores fuertes y débiles que en su conjunto diagnostican la situación interna de una
organización. Es una herramienta sencilla que permite obtener una perspectiva general de la
situación estratégica de una organización determinada
Componentes del análisis DOFA
El análisis DOFA permite elaborar una matriz que identifica unos factores internos y externos que
intervienen en el desempeño de una empresa. Las variables internas son fortalezas y debilidades,
las externas son oportunidades y amenazas. A continuación, te explicamos en qué consiste cada
una de las variables.
Fortaleza: reúne elementos positivos de la organización, es decir, son esas capacidades o recursos
especiales que la hacen fuerte ante otras empresas. Un aspecto para determinar las fortalezas de
la organización consiste en establecer con claridad una visión, misión y objetivos precisos.
Debilidades: se trata de factores negativos que tiene la empresa y generan una posición no
favorable comparada con otras organizaciones. Se asocia con el faltante de recursos, con las
habilidades no desarrolladas y con la falta de planeación, entre otras.
Oportunidades: son factores positivos que resultan favorables y que al momento de ser
identificados por la empresa pueden ser aprovechados. Un ejemplo de este factor es la
exploración de nuevos mercados o la posibilidad de exportación.
Amenazas: son situaciones generadas en el entorno que ponen en riesgo a las organizaciones. Un
ejemplo de este factor es el ingreso de nuevos competidores al mercado, productos importados y
cambios de la oferta y demanda. (Vásquez, 2016)
Para entender mejor el tema de las variables es importante que conozcas sus diferencias. Así,
podrás realizar un mejor análisis DOFA para tu empresa.
Las fortalezas y debilidades son factores que están bajo el control de la organización. Aspectos
como el servicio al cliente, las características del producto y la planeación son un ejemplo de ello.
Las oportunidades y amenazas se generan de variables que no depende de la organización, por
ejemplo, factores competitivos y económicos. Sin embargo, los encargados de la organización
deben tener la capacidad de enfrentar estas condiciones sin que haya problemas internos.
¿Por qué es valioso el análisis DOFA para las empresas?
El análisis DOFA es fundamental para las organizaciones porque permite hacer un diagnóstico del
estado de la empresa. De esta forma podremos saber cómo está y así tomar decisiones que
permitan mejoras en la empresa y contribuyan a la gestión empresarial. Este análisis se puede
hacer de manera general, por áreas o por procesos de la organización.
El proceso de compilación y revisión de la información requiere de atención para que las
estrategias generadas sean exitosas para la empresa.
¿Cómo puedes hacer un análisis DOFA?
Te presentamos una posible guía de cómo puedes elaborar el análisis DOFA para tu empresa.
1. Crear un equipo de colaboradores
2. Identificar los criterios de análisis
3. Conocer muy bien el significado de las variables de la matriz DOFA antes de empezar el
análisis.
4. Plantear las fortalezas en la matriz
5. Definir las oportunidades
6. Describir las debilidades
7. Encontrar las amenazas
8. Graficar y analizar los resultados
9. Definir las estrategias a implementar en la empresa.
Aplicando estos insumos sobre el análisis DOFA puedes conocer la situación de tu organización. La
autoevaluación es un proceso reflexivo que aporta al fortalecimiento y crecimiento de tu empresa.
Informes de control interno
Como su nombre indica, se trata de un informe (o documento) donde el auditor incluye las
observaciones, recomendaciones y evaluaciones obtenidas tras auditar la empresa
Los informes de control son el resultado de las revisiones de los procesos de la Administración,
que proporcionan la garantía sobre la eficacia de sus entornos de control con el fin de realizar un
control directo de las operaciones.
Estos informes pueden obedecer al cumplimiento de la norma o a la decisión de la Administración
de verificar el estado y funcionamiento de sus procesos.
Las revisiones pueden ser realizadas por auditores internos o externos e incluyen los pasos para:
identificar el alcance de la revisión de los procesos; probar los controles internos a través de
muestreos, entrevistas, acercamientos y observaciones, la documentación de las pruebas
realizadas y sus resultados en los papeles de trabajo estandarizados, y comunicando los
resultados.
