Rol del/la asistente administrativo/a
Conocer las funciones del/la asistente
administrativo/a.
Reconocer aptitudes y competencias propias del/la asistente
administrativo/a.
Identificar en vos mismo/a esas aptitudes y competencias para el
desempeño del rol.
FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Las funciones de un/a asistente administrativo/a son tareas de
asistencia y acompañamiento a las actividades normales que desarrolla
una organización. Por lo tanto, son fundamentales para un funcionamiento
eficaz de la misma.
¿Qué aptitudes son necesarias para ser un/a
asistente administrativo/a?
Aptitudes a desarrollar en cada una/o de nosotras/os:
Contar con capacidad de análisis.
Habilidad para resolver conflictos.
Ser una persona honesta, discreta e íntegra.
Contar con habilidades de comunicación, atención al cliente, vocación
de servicio y liderazgo.
Tener conocimiento sobre el funcionamiento de los recursos
habituales de una oficina (computadora, fotocopiadora, escáner, etc).
Manejar el paquete de office básico (Word, Excel, power point)
instalado generalmente en cualquier computadora
Las Funciones de un Asistente Administrativo son
Recibir a los/as visitantes en la organización y guiarlos a sus destinos
correspondientes.
Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y
faxes tanto entrantes como salientes:
Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
Coordinar los servicios de mensajería
Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del
personal.
Localizar y restituir las propuestas de los/las clientes (diseños y reportes).
Redactar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos,
hojas de cálculos y otros documentos administrativos:
• Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de
estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
• Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
• Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes,
las listas de contactos, entre otros.
Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales,
incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos
administrativos:
• Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.
• Brindar asistencia registrando información y realizando el
mantenimiento de la base de datos.
Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos
corporativos y otras actividades afines:
• Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de
negocios.
• Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se
lleven a cabo de manera eficiente.
• Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.
• Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida,
además de encargarse de la logística del evento corporativo.
• Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y
distribuirlo entre las personas correspondientes.
• Encargarse de los preparativos de viaje de los/as ejecutivos/as de la
compañía u organización.
Interactuar con clientes y terceros ajenos/as a la organización,
gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus
requerimientos de manera eficaz:
• Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los/as
clientes. Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten
información sobre proyectos y realizar el debido seguimiento.
• Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo
con el tiempo establecido.
Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier
problema o requerimiento administrativo:
• Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de
oficina.
• Solicitar nuevos suministros y hacerse
cargo del inventario, reemplazando
materiales y equipos cuando sea
necesario. Realizar reportes de gastos.
En resumen, los asistentes administrativos se encargan de:
Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes,
tanto entrantes como salientes, además de encargarse de la agenda
general.
Interactuar con clientes y atender consultas.
Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
Realizar fotocopias.
Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los
equipos de oficina.
Organizar reuniones y encargarse de la logística.
Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de
datos o archivos informáticos.
Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.
