UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NUCLEO BOLIVAR
UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL DE PUERTO ORDAZ
LICENCIATURA EN CONTADURIA PÚBLICA

PROPUESTA PARA EL CONTROL DE RECEPCION DE FACTURAS DE LA

AGENCIA DE VIAJES AEROPOSTAL EN FUNCION DE MEJORAR LAS
CUENTAS POR PAGAR DE LA DIVISION DE SERVICIOS GENERALES DE
(C.V.G VENALUM) PERIODO AÑO 2007

Autor:
Greudys Ocando F
C.I: 17.541.695

Trabajo de Grado presentado ante la Universidad de Oriente como requisito

parcial para optar al título de Licenciada en Contaduría Publica.

Ciudad Guayana, Diciembre 2008

 UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NUCLEO BOLIVAR
UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL DE PUERTO ORDAZ
LICENCIATURA EN CONTADURIA PÚBLICA

PROPUESTA PARA EL CONTROL DE RECEPCION DE FACTURAS DE LA

AGENCIA DE VIAJES AEROPOSTAL EN FUNCION DE MEJORAR LAS
CUENTAS POR PAGAR DE LA DIVISION DE SERVICIOS GENERALES DE
(C.V.G VENALUM) PERIODO AÑO 2007

Tutor Industrial Tutor Académico

Lic. Flores, Mari Yency Lic. Rodríguez, Andrés

Autor:
Greudys Ocando F
C.I: 17.541.695

Trabajo de Grado presentado ante la Universidad de Oriente como requisito

parcial para optar al título de Licenciada en Contaduría Publica.

Ciudad Guayana, Diciembre 2008

 DEDICATORIA

Le dedico este triunfo a DIOS; Lo demás es añadidura. Que solo el

sabrá como suplir. TE AMO MI DIOS.

i
 AGRADECIMIENTO

A DIOS…………….. Pero sobre todo que me los BENDIGA A TODOS

ii
 INDICE GENERAL

PÁG.

DEDICATORIA III
AGRADECIMIENTO IV
INDICE GENERAL
INDICE DE FIGURAS
RESUMEN V

INTRODUCCION ..........................................................................................

CAPITULO I EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema .........................................................................
Objetivos de la Investigación.........................................................................
Objetivo General ...........................................................................................
Objetivos Específicos ....................................................................................
Justificación de la Investigación ....................................................................
Alcance ..........................................................................................................

CAPITULO II MARCO TEÓRICO

Antecedentes de la Empresa ........................................................................
Antecedentes de la Investigación .................................................................
Bases Teóricas ..............................................................................................

CAPITULO III MARCO METODOLOGICO

Tipo de Investigación .....................................................................................
Diseño de la Investigación ............................................................................
Población .......................................................................................................
Muestra ..........................................................................................................
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos ......................................
Procedimientos y Análisis ..............................................................................

iii
CAPITULO IV PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Presentación y Análisis de los Resultados……………………………………

Análisis de los procesos de cancelación otorgados a la agencia de viajes

aeropostal .…………………………………………….…………..….………...
Revisión de los documentos para determinar el monto cancelado a la
agencia de viajes aeropostal…………………………………………………...
Identificar el tiempo de las recepciones de facturas asignado al departamento
de servicios especiales………………………………………….……………….

CAPITULO V PROPUESTA
Presentación de la Propuesta …………………………………………………...
Justificación de la Propuesta …………………………………………………….
Fundamentación de la Propuesta ……………………………………………….
Objetivos de la Propuesta ………………………………………………………..
Estructura de la Propuesta ………………………………………………………
Entrenamiento………………………………………………….………………….
Elaboración del Presupuesto……………………………………………..……….:
Seguimiento y Control………………………….………….………………..
Aplicación de normas………………………………………………….…………...
Sistema de Registro de Gastos……………………………………………...
CAPITULO VI CONLUSIONES Y RECONENDACIONES
Conclusión………………………………………………………………………...
Recomendación…………………………………………………………………..
BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………..

GLOSARIO DE TERMINOS……………………………………………………

ANEXOS......................................................................................................

iv
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
UNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZ
NUCLEO BOLIVAR
SAN FÉLIX – ESTADO BOLÍVAR

PROPUESTA PARA EL CONTROL DE RECEPCION DE FACTURAS DE LA

AGENCIA DE VIAJES AEROPOSTAL EN FUNCION DE MEJORAR LAS
CUENTAS POR PAGAR DE LA DIVISION DE SERVICIOS GENERALES DE
(C.V.G VENALUM) PERIODO AÑO 2007

AUTOR: Ocando Greudys

TUTOR: Rodríguez Andrés

RESÚMEN

La siguiente investigación tiene como propósito elaborar un sistema de control

interno, en el departamento de servicios especiales del de la empresa C.V.G
VENALUM. ubicada en Puerto Ordaz – Estado Bolívar; estableciéndose una
investigación basados en los aspectos contables, y la importancia en que radica un
sistema de control interno en una organización, incrementando beneficios a nivel
administrativos, permitiendo al auditor medir la eficiencia, productividad,
comprobación, y revisión, que es realizada por el personal capacitado en las
técnicas aplicadas para la situación económica financiera de la empresa también se
realizo la investigación sobre el beneficios que tendría si se entregaran las facturas
a corto plazo, y de esta manera evitamos que el presupuesto asignado para ese año
sea utilizado de manera incorrecta. El primer requerimiento de un buen control en
una organización es que los directivos aprecien la importancia, reconozcan su
factibilidad, comprendan como deben utilizarlo. Llegando a la conclusión que es
importante destacar, que el monitoreo de las actividades referidas a la
Auditoría y al Control Interno debe de ser constante y más aun si se cuenta
con personal capacitado en esta área. Esto no solo debe ser en función de
ocurrencias de los acontecimientos o cuando se producen cambios en la
organización sino de modo constante.

v
 1

INTRODUCCION

La zona sur del territorio venezolano, se caracteriza por su actividad

industrial basado generalmente en la explotación de minerales y la

transformación de los mismos con el fin de lograr el desarrollo económico-

social de la región del país.

Las actividades económicas están divididas en sectores siendo uno del

más importante el sector aluminio; comprendido por las empresas básicas

que son ALCASA, CARBONORCA, BAUXILUM Y VENALUM tituladas por la

corporación venezolana de Guayana, sin que esto interfiera en su autonomía

CVG VENALUM tiene por misión producir y comercializar aluminio de

forma productiva, rentable y sustentable para generar bienestar y

compromiso social en las comunidades, los trabajadores, los accionistas, los

clientes y los proveedores para así contribuir a fomentar el desarrollo

endógeno de la República Bolivariana de Venezuela.

Los procedimientos, los dispositivos utilizados por una entidad deben de

ir apropiados a las actividades administrativas y fomentar de manera

productiva el desarrollo de la misma y así permitir a la gerencia tomar

decisiones oportunas para controlar de manera eficaz los registros

administrativos.
 2

Al desarrollar información sobre el control de recepción de facturas en

función de mejorar las cuentas por pagar, es que es necesaria la propuesta

para controlar las actividades y admistracion de la entidad los cambios

adaptados se van experimentando en el entorno bajo el cual desarrollan sus

actividades las empresas.

Este trabajo estará estructurado en cuatro capítulos los cuales están

conformados de la siguiente manera: CAPITULO I: Planteamiento del

problema, en este capitulo se presentará el problema, los objetivos de la

investigación: generales y específicos, la justificación de la investigación y el

alcance de ella; El CAPITULO II: Marco teórico, aquí se mostrará y se

detallará los antecedentes de la empresa, los antecedentes de la

investigación, las bases teóricas y las bases legales; El CAPÍTULO III: Marco

metodológico, visualizando el tipo de investigación, diseño de la

investigación, población y las técnicas e instrumentos de recolección de

datos; El CAPÍTULO IV: Aspectos administrativos, conformaran los recursos

utilizados para la realización del proyecto y el tiempo en que fue realizado.

 CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Las empresas hoy día, deben poseer lineamientos eficaces que le

permitan en el corto, mediano y largo plazo obtener los mejores resultados

en el proceso de su gestión en concordancia con los objetivos y metas. El

desarrollo apropiado de las actividades administrativas y contables en una

entidad, le permite a la alta gerencia tomar decisiones oportunas y reales.

Las actividades económicas están divididas en sectores, siendo uno de los

más importantes el sector aluminio

C.V.G VENALUM como industria líder en el mercado internacional,

especialmente como la mayor planta productora de metal en el mundo

occidental.

Actualmente la producción diaria esta por encima de la meta

establecida. Y Junto a otras empresas básicas de Guayana son

responsables de un significativo porcentaje de los ingresos aportados a la

nación.

3
 4

Entre sus operaciones comerciales esta la compra de bienes, servicios,

y suministros efectuados a proveedores específicos y debidamente

seleccionados para tal fin.

La relación comercial existente entre la empresa y el proveedor es

regida por un documento contractual firmado de mutuo acuerdo; al mismo se

le asigna un número para ser identificados en el SAP R/3 (sistema,

aplicaciones y productos basados en el concepto cliente-servidor).

El procedimiento que se lleva a cabo para la cancelación de servicio

prestado por proveedores es el siguiente:

Se elabora el documento de la autorización de pago que es analizado

por la división, encargada de asegurar los procesos del registro, del pasivo, y

la emisión de autorización de pago, luego es transferida a la división de

control de compromiso con los siguientes documentos: factura, formulario

original de la solicitud a ejecutar y el soporte del servicio requerido al

proveedor, destinadas a agilizar y controlar el registro de las obligaciones

contraídas por la empresas para luego ser transferida a caja en la división de

tesorería donde se procederá a la cancelación del compromiso adquirido.

 5

La empresa presta diferentes servicios a sus trabajadores; entre ellos la

compra de boletos aéreos. Existen diferentes aerolíneas que prestan

servicios entre ellas: acerca, aeropostal, rutaca. etc.

El procedimiento que establece la empresa para adquirir boletos

aéreos; se inicia con la solicitud al departamento de servicios especiales, el

mismo se encuentra encargado de realizar lo establecido por el trabajador y

de analizar si el mismo tiene sus prestaciones activas;

El servicio prestado de boletos aéreos se realiza bajo dos modalidades:

Por financiamiento (descontado por nomina al trabajador) o especiales

(pagados por la empresa) ya sean para un trabajo en beneficio de la misma,

o por enfermedades.

El departamento de servicios especiales es el encargado de solicitar al

proveedor el beneficio o servicio que se adquiere bajo un documento que es

analizado y aprobado por el jefe del departamento.

La aerolínea aeropostal cuando presta el servicio no cumple con el

tiempo de entrega de facturas; es realizada cuatrimestral.

Esta situación trae como consecuencia, los siguientes aspectos que dificulta

la gestión del departamento de servicios especiales:

 6

-Deficiencia en las actividades de planificación y programación ya que las

facturas son numerosas.

-Generación de inconvenientes en el pago o cancelación oportuna de los

servicios prestados por los proveedores.

-En algunos casos existe la posibilidad de perdida de soporte

-Deficiencia del buen control de los registros contables de todas las

operaciones mercantiles a favor de la empresa por los servicios prestados o

adquiridos por terceros que generalmente son soportados por facturas,

recibos, o documentos similares.

Esta problemática impide que la empresa cumpla con su proceso del

buen funcionamiento en función al servicio prestado generando cuantas por

pagar de las obligaciones adquiridas con el proveedor, es por esto que

surgen varias interrogantes al fundamentar el desarrollo de esta investigación

¿Se cumple con el funcionamiento y procedimiento de pagos establecidos

con otros proveedores que factura en menos tiempo?

¿Existen un control de los asientos de libros en el tiempo determinado?

¿Se cumple con el buen funcionamiento de llevar un control a tiempo de las

cuentas por pagar?

 7

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Elaborar un control para la recepción de facturas de la agencia de viajes

aeropostal en función del mejorar las cuentas por pagar en la división de

servicios especiales de (C.V.G VENALUM) Periodo año 2007.

Objetivos Específicos

Analizar el proceso de cancelaciones, otorgados al la agencia de viajes

aeropostal.

Revisar los documentos para determinar el monto cancelado con la

fecha de emisión de las facturas.

Identificar el tiempo de las recepciones de facturas asignado al

departamento de servios especiales.

Justificación de la Investigación

La formulación de la propuesta para el control de recepción de facturas

a el proveedor: aeropostal alas de Venezuela C.A, nace por la necesidad de

ofrecer a esta organización un medio trascendental que contribuya al

desarrollo efectivo a los fines del buen funcionamientos y procedimientos de

los pagos establecido por la empresa C.V.G VENALUM , permitiendo con ello
 8

sintetizar cada aspecto que influya viablemente en la optimización de estas

funciones.

A tal efecto, la importancia de este estudio radica en que permite

esquematizar las funciones principales de las actividades administrativas

contables para realizar los pagos a tiempo; como estrategias para coadyuvar

a gestar un proceso interactivo entre la empresa y el proveedor aeropostal

alas de Venezuela C.A.

Lo que se quiere afianzar con esto, es que la investigación ofrecerá

soluciones para mejorar la eficacia de la cancelación de pagos, de los

servicios prestados; y el manejo de controlar eficazmente a tiempo las

cuentas por pagar además de la eficiencia en las actividades de planificación

y programación función a lo que establece.

Por otro lado, es de gran relevancia hacer notar que la recepción de

factura en un tiempo de corto plazo, va a ser objeto de fortalecimiento para

que la aerolínea disponga de otra herramienta que le permita desarrollar su

programación considerando los factores que constituyen la misma, según

sea las funciones que ejerce cada asociado apoyándose para ello también

en la propuesta.
 9

Alcance

La investigación se realizo en la empresa C.V.G VENALUM C.A

ubicada en la zona industrial matanzas, avenida fuerzas armadas, Ciudad

Guayana, Estado Bolívar; gerencia logística, específicamente en división de

servicios especiales, en donde se efectuó el control de recepción de facturas

para el proveedor aeropostal alas de Venezuela C.A durante el periodo

comprendido entre octubre y marzo del 2008.

 Posteriormente la propuesta fue considerada por el Ejecutivo Nacional,

para Octubre de 1974 VENALUM amplía su capacidad a 280.000TM/Año y

se negocia con los socios japoneses, no solo el incremento del capital social,

sino también un cambio estructural que favorece a Venezuela, tomando CVG

posesión del 80% de las acciones, mientras que la participación japonesa se

reduce al 20%.

El 11 de Diciembre de 1974 el capital fue aumentado a 550.000.000

bolívares, por resolución de la Asamblea General Extraordinaria de

accionistas. En Octubre de 1978 el capital se incrementó a 750.000.000

bolívares. Donde este aumento fue totalmente suscrito por el Fondo de

Inversiones de Venezuela (F.I.V.). Finalmente el 12 de Diciembre de 1978 por

resolución de la Asamblea de Accionistas, el capital fue aumentado a

1000.000.000 bolívares, quedando conformado de la siguiente manera:

Cuadro Nº 1. Composición de Capital

INVERSIONISTAS BOLIVARES (Bs.) PORCENTAJES (%)

F.I.V. 612.450.000 61,24
C.V.G. 187.550.000 18,75
Consorcio Japonés 200.000.000 20,00
Fuente: Manual de Inducción de CVG. VENALUM
 11

Tanto la construcción, tecnología, entrenamiento del personal y la

asistencia técnica, para el arranque de la planta fue suministrada por la

compañía japonesa SHOWA DENKO.

Luego, al obtener la CVG una participación mayoritaria, se contrata a

REYNOLDS INTERNATIONAL INCORPORATED para prestar asesoramiento

técnico a la construcción de una planta con una capacidad de

280.000TM/Año.

Con la finalidad de aumentar la producción de aluminio se realizó un

proyecto de mejoras operativas y la expansión de una línea de celdas, V

Línea, que constituye el proyecto más sólido realizado por Venalum, al

permitir la instalación de 180 celdas de reducción electrolítica.

En cuanto a la ampliación, la planta tendría ahora cuatro líneas de

reducción de 280 celdas, cada una con un total de 720 celdas con la

alimentación central y un sistema de control automatizado de proceso.

En 1977 se inicia el funcionamiento de la planta de cátodos y el muelle

de carga y descarga sobre el margen del Río Orinoco para atracar barcos de

hasta 30.000 toneladas. El 27 de Enero de 1978 arranca la celda 302 de la

sala 3, línea II. Al día siguiente se produce aluminio por primera vez en

VENALUM.
 12

La primera línea de celdas fue puesta en marcha el 27 Enero de 1975 y

fue terminada en Diciembre de 1978 y la última línea de las primeras cuatro

se comenzó el 27 de Octubre de 1978.

Desde su inauguración oficial, Venalum se ha convertido,

paulatinamente en uno de los pilares fundamentales de la economía

venezolana, siendo a su vez en su tipo, la planta más grande de

Latinoamérica, con una fuerza laboral de 3.200 trabajadores

aproximadamente y una de las instalaciones más modernas del mundo;

produciendo anualmente 440.000TM de aluminio primario por año.

Parte de este producto se integra al mercado nacional, mientras un

mayor porcentaje es destinado a la exportación, ósea el 75% de la

producción esta destinado los mercados de los Estados Unidos, Europa y

Japón, colocándose el 25% restante en el mercado nacional.

El periodo económico fue cerrado con 400 celdas en funcionamiento y

una producción de 112.503 TM de aluminio. Para 1980 se logra culminar el

proyecto al entrar en funcionamiento las 720 celdas y alcanzándose operar a

plena capacidad de producción en 1981. Para el año 1985 se comienza a

construir un complejo de reducción de aluminio que lleva por nombre V

Línea, el cual estaría formado por 180 celdas electrolíticas del tipo Niagara,

La V Línea fue terminada de construir y puesta en funcionamiento en el año

 13

1987 y entra en plena operación en 1989, con una capacidad de producción

de 1.722 Kg. de aluminio por día.

En el año 1986 se dio inicio a un ambicioso programa de ampliación de

la planta con una nueva línea de producción: V Línea, el más sólido proyecto

consolidado por la Operadora de Aluminio, al permitir la instalación de 180

celdas de reducción electrolítica, equipada con ánodos precocidos que

operan a 230 Kamp y 93% de eficiencia de corriente, convirtiéndose en la

segunda reductora de aluminio en el ámbito mundial, con capacidad de

producción superior a 400.000TM/Año.

Para el año 1993, la industria del aluminio CVG Venalum se une

administrativamente a CVG. Bauxilum. En 1996 por primera vez en su

historia VENALUM alcanzó su máxima capacidad de producción instalada,

430.000 TM de aluminio primario, un logro sin precedentes, lo cual coloca a

esta industria como líder en el mercado internacional, especialmente como la

mayor planta productora de metal en el mundo occidental. Actualmente la

Producción diaria esta por encima de la meta establecida.

Misión

CVG VENALUM tiene por misión producir y comercializar aluminio de

forma productiva, rentable y sustentable para generar bienestar y

compromiso social en las comunidades, los trabajadores, los accionistas, los

 14

clientes y los proveedores para así contribuir a fomentar el desarrollo

endógeno de la República Bolivariana de Venezuela.

Visión

CVG VENALUM será la empresa líder en productividad y calidad en la

producción sustentable de aluminio con trabajadores formados y capacitados

en un ambiente de bienestar y compromiso social que promuevan la

diversificación productiva y la soberanía tecnológica, fomentando el

desarrollo endógeno y la economía popular de la República Bolivariana de

Venezuela.

Ubicación geográfica

CVG Venalum esta ubicada en la zona Industrial Matanzas en Ciudad

Guayana, urbe creada por decreto presidencial el 2 de Julio de 1961

mediante fusión de Puerto Ordaz y San Félix.

La escogencia de la zona de Guayana, como sede de la gran industria

del aluminio, no obedece a razones fortuitas:

1. Integrada por los Estados Bolívar, Delta Amacuro y Amazonas, esta

zona geográfica ubicada al sur del Río Orinoco y cuya porción de

448.000Km2 ocupa exactamente la mitad de Venezuela, reúne

innumerables recursos naturales.

 15

2. El agua constituye el recurso básico por excelencia en la región

guayanesa, regada por los ríos más caudalosos del país, como el

Orinoco, Caronì, Paraguas y Cuyuní, entre otros.

3. La presa “Raúl Leoni” en Gurí, con una capacidad generadora de 10

millones de Kw, es una de las plantas hidroeléctricas de mayor potencia

instalada en el mundo, y su energía es requerida por las empresas de

4. Guayana, para la producción de acero, alúmina, aluminio, mineral de

hierro y ferro silicio.

5. La navegación a través del Río Orinoco en barcos de gran calado en

una distancia aproximada de 184 millas náuticas (314 Km.) hasta el Mar

Caribe.

Todos estos privilegios y virtudes habidos en la región de Guayana,

determinan su notable independencia en materia de insumos y un alto grado

de integración vertical en el proceso de producción de aluminio.

Figura Nº 1 Ubicación Geográfica de la Empresa

*
Ven a lum

*
E S T A D O

B O L ÍV A R
 16

Fuente: Manual de Inducción de CVG. VENALUM

Objetivos de la organización

Objetivo general

Incrementar la rentabilidad de la empresa produciendo aluminio

primario, en términos de calidad, oportunidad y costo según los

requerimientos de consumo o comercialización nacional e internacional.

Objetivos estratégicos

Económico:

-Garantizar la rentabilidad económica y social de la empresa.

-Promover el desarrollo del Sector Transformador Nacional.

-Fomentar y consolidar la soberanía tecnológica.

Social:

-Garantizar el disfrute de los derechos sociales de los trabajadores y

familiares.
 17

-Fortalecer la participación de los trabajadores en la planificación y el

control de gestión.

-Impulsar la formación de conciencia social en los trabajadores.

-Desarrollar políticas de calidad y adecuación ambiental.

-Fortalecer la participación social y apoyo a las comunidades.

Político:

-Facilitar la inclusión de los trabajadores y accionistas en los procesos de

participación ciudadana.

-Promover y fomentar los principios y valores de la empresa.

-Profundizar relaciones interinstitucionales con el Estado.

Territorial:

-Promover la ocupación integral del territorio local, regional y nacional.

Internacional:

-Promover y consolidar nuevos mercados.

-Fortalecer las redes de intercambio de cooperación mutua en el ámbito

internacional.

Diagrama del proceso productivo

 18

CVG Venalum empresa encargada de producir aluminio primario donde

sus procedimientos de calidad son de los mas altos estándares.

Figura Nº 2 Diagrama del proceso productivo

Fuente: Manual de Inducción de CVG. VENALUM

Gerencia de logística

La Gerencia de Logística, es una unidad de línea que presta servicios

a todas las unidades de la Empresa y está adscrita a la Presidencia.

Misión
 19

Dirigir la gestión de procura de insumos, bienes, obras y servicios

requeridos por las Unidades organizativas de la Empresa, así como el tráfico

de importación y exportación y los servicios generales que demande la

Organización, en términos de rentabilidad, calidad y oportunidad.

Filosofía

La Gerencia Logística, comparte y practica los principios siguientes:

-Equidad y justicia en las oportunidades al proveedor nacional.

-Honestidad en los procesos de preselección de proveedores.

-Fiel cumplimiento de leyes, decretos, providencias, normas y procedimientos

establecidos.

-Prestación del servicio a satisfacción del usuario.

División servicios generales

La División de Servicios Generales, es una unidad lineo-funcional que

presta servicios a todas las unidades de la Empresa y está adscrita a la

Gerencia de Logística.
 20

Estructura organizativa

Figura Nº 3 Organigrama de la Gerencia de

Logística de la Empresa

PRESIDENCIA

GERENCIA DE LOGISTICA

DIVISIÓN DE
SERVICIOS
GENERALES

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO

REHABILITACION MANTENIMIENTO E SERVICIOS DE
AMBIENTAL INFAESTRUCTURA OFICINA

ADMINISTRACION
DE FLOTA

UNIDAD UNIDAD UNIDAD

BAJO VOLTAJE INFRAESTRUCTURA REFRIGERACION

Fuente: CVG Venalum. http/www.venalumi/

 21

Antecedentes de la investigación.

Sánchez, G. (2004) realizo una investigación titulada “Análisis de

control de cuentas por pagar por facturar de proveedores nacionales e

internacionales del 2000 al 2003 en C.V.G BAUXILUM C.A” trabajo de grado

presentado en la universidad experimental de Guayana (UNEG) para optar al

titulo de licenciada en contaduría publica, en esta investigación busco

determinar las fallas e indagar los mecanismo de adecuación para las

necesidades de la empresa de contar con sistemas contables confiables que

ayuden a mejorar el proceso administrativo de las cuentas por pagar en

función de las recepción de facturas en la división de servicios generales

La información constituirá una herramienta básica para el desarrollo

continuo de una organización e igualmente representa un arma estratégica

para el establecimiento de nuevos objetivos y metas que guíen a la empresa

hacia el cumplimiento de acciones originadas por la retroalimentación de las

actividades.

Gonzáles, E. (2003) realizo una investigación titulada “Análisis y

actualización de las cuentas por pagar de los proveedores internacionales de

C.V.G BAUXILUM C.A” tesis de grado presentada en la universidad de

oriente para optar al titulo de licenciada en administración industrial en el que

realizo un estudio descriptivo a manera de conocer cada uno de los pass y

actividades que fueron necesarios para llevar a cabo el análisis de las

 22

cuentas por pagar, la investigación constituyo el punto de partida para

optimizar los registros contables que permita entregar la información

confiable y oportuna, lo cual permite una efectiva toma de decisión y una

mayor actualización de las deudas de la empresa llegando a la conclusión

de: el análisis de las cuentas por pagar se realizo con la finalidad de hacer

mas eficiente el proceso, siguiendo procedimientos formalmente establecidos

y de una forma periódica, permitiendo a la empresa detectar las fallas en

proceso, aplicar a tiempo acciones correctivas, mejorando así el análisis

para el control de los proveedores incluyendo sus cuentas y proporcionando

información confiable al momento de ser requerida, facilitando e control en

los registros

La relación que existe es la actividad por cuanto trata de lo necesario e

indispensable que es para la empresa mantener un control eficaz de las

mismas y detectar las posibles fallas, para que de esa manera se pueda

suministrar información fidedigna a la división de servicios generales y que

de una u otra forma se encamine hacia un buen método de registro contables

de las cuentas por pagar con el propósito principal de mejorar la gestión

administrativa y contable de la empresa

Bases Teóricas
 23

El objetivo general de la contabilidad constituye el suministrar en

momentos precisos o determinados información razonada, en base a

registros técnicos de las operaciones realizada por la empresa. Además

permite establecer un control riguroso sobre cada uno de los recursos y

obligaciones de la empresa durante el ejercicio fiscal; proporcionar en

cualquier momento una imagen verifica de la situación financiera que guarda

la empresa; prever con bastante anticipación el futuro de la empresa y servir

como comprobante y fuente de información antes terceros.

La contabilidad se extiende más allá del proceso de crear registros e

informes. El contador estudia el efecto de las distintas operaciones e

investiga las tendencias significativas que puedan dar alguna luz sobre lo

que pueda ocurrir en el futuro.

La cuenta por pagar.

Las cuentas por pagar representan las obligaciones a cargo del ente

económico originadas en bienes o en servicios requeridos.

Esta cuenta registrará los saldos no documentados, a cargo de los

almacenes, pendientes de pago.

Subcuentas:
 24

Retenciones

En esta subcuenta deberán registrarse las retenciones de impuesto sobre la

renta, seguridad social, formación profesional, embargos judiciales, cuotas

alimenticias y otras retenciones al personal.

Dividendos

En esta subcuenta se registrarán los dividendos declarados, pendientes de

pago.

Otros

Se registrará el importe de otras Cuentas por Pagar, cuyos conceptos no

encajen dentro de las subcuentas anteriores.

La Cuenta por Pagar se representa por una póliza de forma especial que

tiene como finalidades:

 Servir de orden de pago al cajero en todos los casos de erogación de

fondos.

 Contabilizar los pagos por efectuar, con indicación de las cuentas que

deban ser cargadas por esta causa.

 Registrar oportunamente el pasivo circulante a cargo de la empresa, el

cual debe ser liquidado en breve plazo.

 25

 Evitar en la mayoría de los casos la apertura de cuentas personales a

los proveedores y acreedores diversos.

Modelo de la cuenta por pagar.

Las Cuentas por Pagar son de carácter individual, pues se expide una para

cada proveedor por cada factura que presente, o a cada persona a quien

deba hacerse un pago.

Los datos que debe contener son:

Denominación de la empresa, la mención de ser Cuenta por Pagar, fecha de

su expedición, numero de orden. Numero de asiento en caja, a favor de

quien se expide. Su domicilio. La cuenta y subcuenta que deba ser cargada

(indicándola generalmente por su símbolo numérico de identificación. El

concepto del pago. Importe del mismo espacio para asentar las firmas de

quien la formule, revise, apruebe, registre en diario y registre en auxiliares.

Espacio para asentar la cantidad recibida y firma de quien cobre.

En el documento no se indica la cuenta de abono, pues queda

sobreentendido que es “Cuenta por Pagar”, algunas empresas imprimen al

reverso de este documento una lista de las cuentas que se carguen, con

columna para cantidad.

 26

La Cuenta por Pagar puede expedirse por duplicado, enviándose el original

al cajero, anexos los comprobantes, y sirviendo el duplicado para correr los

asientos en libros principales, auxiliares e índice de Cuentas por Pagar.

Cuenta en el mayor “cuentas por pagar”.

En el libro mayor debe abrirse una cuenta de pasivo circulante, con este

titulo que recibe como: abonos, el importe de las Cuentas por Pagar

expedidas; cargos, el valor de las Cuentas por Pagar pagadas; su saldo

representa el valor de las cuentas expedidas pendientes de pago, y será

siempre acreedor.

El asiento de crédito de esta cuenta proviene del registro de Cuentas por

Pagar y el de cargo del libro de caja.

Tramites de la cuenta por pagar.

Los trámites de las Cuentas por Pagar son los siguientes, suponiéndolas por

duplicado:

Para formularla se toman los datos de cualquiera de estos antecedentes:

Las notas de remisión o facturas que presenten los proveedores por

ventas que hagan al contado comercial (plazo máximo de 30 días).

 27

Los recibos que presenten todas aquellas personas a quienes por

cualquier causa debe efectuarse un pago.

La relación de pagos hecha por el cajero menor, quien anexando los

comprobantes, recibe nueva dotación de fondos por su importe.

Notas de proveedores que vendieron a crédito, para hacerles pagos

parciales o totales.

En caso de remesas a proveedores foráneos por cuenta de mayor

cantidad, las notas de compra de giros.

Se expide por duplicado, con indicación de cuentas de cargo, anexando

los documentos comprobatorios al original.

Se le asigna numeración consecutiva y se pasa a revisión y

aprobación.

El original se envía al cajero como orden de pago, quien lo guarda en

archivo cronológico – alfabético.

Con el duplicado se anota el registro de Cuentas por Pagar (que viene a

ser un diario), así como los auxiliares de las cuentas de cargo y el índice

de pólizas.

Se archiva el duplicado por numeración consecutiva, en carpeta

separada del original.

Al efectuarse el pago, el cajero estampa el sello fechador de “pagado”, tanto

en la cuenta como en los comprobantes anexos, y anota la salida de fondos

en el libro de caja.
 28

Si el pago no se hace en efectivo, sino mediante cheque (que siempre

deberá ser nominativo), el cajero expide además el cheque anotando su

numero, tanto en la Cuenta por Pagar como en el libro de caja, y envía la

cuenta y el cheque a la Contaduría, quien anota en el registro la fecha de

pago, gestiona las firmas del cheque y envía este al departamento de

correspondencia. Anexando la carta remesa que formule.

Se registra el pago en el índice de Cuentas por Pagar, archivando el original

de la póliza en gabinete o carpeta, por numeración consecutiva, pasando la

carta al expediente de la persona interesada.

Como una nota sobre este trámite, debemos manifestar que cuando las

cuentas se archivan en gabinete, su guarda, aun cuando en orden

consecutivo, es independiente: por lo cual si bien hay mayor flexibilidad en el

archivo para caso de consulta, hay también mayores posibilidades de

extravío de alguna. Debido a esto, algunos contadores prefieren archivarlas

en carpetas sujetas con broches, en juegos de 50 o 100. La posibilidad de

extravío de algunas pólizas es otra razón que justifica su expedición por

duplicado, además de la división del trabajo

Importancia de las cuentas por pagar

 29

La omisión del registro de las cuentas por pagar o el no poseer

controles adecuados podrían generar; registros irreal del pasivo; perdida de

la obtención de los descuentos; información deficiente de los gastos y costos

de la empresa y omisión del pago del pasivo que podría acarrear problemas

del tipo legal y comercial.

Documentos por pagar

Es la cuenta donde se registran los documento que certifican

transacciones como la compra de bienes raíces o equipos, mercancía y

otros, algunos de estos documentos sustituyen las deudas en cuenta abierta

como es el caso de las letras, pagares y otros, dependiendo a quien se debe

esta cuenta se separa.

Generalidades de las cuentas por pagar por facturar

Las cuentas por pagar por facturar son consideradas como todas

aquellas deudas o compromisos nacionales e internacionales adquirida por l

empresa, que afecta al inventario (aumento) y que a través de la emisión o

presentación de factura se crea una cuenta por pagar a terceros

(proveedores).
 30

Factura

Señala affon j (1999) que es un documento tributario de compra y venta

que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley.

Documento que detalla los bienes o servicios vendidos indicando la

cantidad, el precio, las condiciones, la forma de entrega, el número de

factura y otras particularidades de la mercancía vendida o de los servicios

prestados.

Es el documento comercial con que el contratista o proveedor ejerce su

acción de cobranza a cargo de C.V.G VENALUM, de conformidad con el

documento que origine el adecuado ya sea orden de servicio o contrato.

De igual forma la factura constituye una constancia de la deuda del

comprador a favor del vendedor, cuando se trata de una venta a crédito,

indispensable para fines legales y contables.

Obligación de Expedir Facturas

Es una obligación general, incluyendo expresamente las entregas no

sujetas y las sujetas pero exentas sin más excepciones que las previstas en

el reglamento (aunque no tenga IVA deberá hacer factura).

 31

Esta obligación también incumbe a los empresarios o profesionales

acogidos a los regímenes especiales del impuesto y en los casos de pagos

anticipados.

Se deben documentar mediante factura aquellas operaciones en los

que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal con

independencia del régimen de tributación al que se encuentre acogido el

empresario o profesional que realice la operación, así como cualesquiera

otras en las que el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier

derecho de naturaleza tributaria.

Sistema.

Melinkoff (1999), señala que Sistema es un: "todo organizado o

complejo. Un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo

complejo o unitario" (p.771). Así mismo establece que la esencia en cualquier

sistema es: "Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una línea de acción,

un estándar, una norma, una regla decisoria, un criterio, una unidad de

mando". (p.776)

Administración.

En este orden de ideas, Chiavenato (2001) en su libro de introducción

a la teoría general de la administración, dice que:

 32

La administración es interpretar los objetivos propuestos por la

organización y transformarlos en acción organizacional a través de la

planificación, organización, dirección y control de todos sus esfuerzos

realizados en todas las áreas y niveles de la organización, con el fin

de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación.

(p.394)

Sistema de Control Administrativo.

Valenzuela (2003). Seminario sobre la Nueva Visión del Control

Previo, Establece y define lo siguiente:

El Sistema de Control Administrativo Interno comprende el plan de

organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos

adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro,

verificación, evaluación, seguridad y protección físicas de los activos,

incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los

objetivos generales del organismo o entidad. (p.3).

Por consiguiente, un sistema de control administrativo va a contribuir a

que la institución fortalezca los procedimientos aplicados para administrar y

ejercer funciones de acuerdo a cada rango que tenga el empleado. Lo que se

quiere afirmar con esto es que el sistema de control es un paradigma para

que el instituto optimice sus funciones

 33

Control

En este sentido, Cepeda (1999), establece que "el control es una

comprobación, intervención o inspección. El propósito final del control es, en

esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su

desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados". (p.3)

Por otro lado, el autor antes mencionado define el control interno

como:

El conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una

organización con el fin de asegurar que los activos estén debidamente

protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la entidad se

desarrolla eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia,

en atención a las metas y los objetivos previstos. (p.4).

De igual manera, Cepeda (1999), establece que "debe tenerse en

cuenta que el sistema de control interno no es una oficina, es una aptitud, un

compromiso de todas y cada una de la personas de la organización, desde la

gerencia hasta un nivel organizacional más bajo". (p.4).

Proveedor
 34

Fabricante o mayorista que suministra mercancía a un comerciante

minorista. Registrará los compromisos a favor de proveedores por

adquisiciones de bienes o servicios (Rosenberg, 1996 P. 339)

Clasificación de los proveedores

Proveedores nacionales

Son aquellos cuya empresa se encuentra ubicada en cualquier estado

del país.

Proveedores internacionales

Son aquellos cuya empresa se encuentra ubicada fuera del país y para

tener el producto requerido se debe hacer toda una tramitación legal para la

obtención de permiso de importación y exoneración de aranceles cuando

corresponda.

Proveedores regionales

Se entiende por aquellos cuya empresa se encuentra en la región, es

decir, el estado y la zona donde reside el ente que efectúa la compra.

 35

Proveedores comerciales

Son los que cuya participación es el área de comercialización del bien

sin intervenir en el proceso productivo

Proveedores fabricantes

Se caracteriza por intervenir en el proceso productivo para generar el

bien.

Proveedores eventuales

Son aquellos que no están inscritos en el registro de proveedores y que

generalmente prestan un servicio, suministro o un bien cuando surge alguna

situación inesperada en la empresa.

 36

CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

TIPO DE INVESTIGACION

La topología de este trabajo de investigación es descriptiva ya que se

permiten poner en manifiesto el estudio, a través de los hechos y

conocimientos adquiridos.

Además de ser descriptiva es de campo por el estudio al que se

sometió la problemática planteada, con el propósito de describirlo,

interpretarlo y entenderlo. Los datos utilizados se obtuvieron directamente de

la realidad por ser este un trabajo de grado modalidad pasantita. Este tipo de

investigación es definido por la universidad pedagógica experimental

libertador (2001) como:

 37

Méndez (1997), en cuanto al estudio descriptivo, señala:

Este tipo de estudio identifica características del universo de

investigación, señala formas de conducta y actitudes del

universo investigativo, establece comportamientos concretos,

descubre y comprueba la asociación entre variables de

investigación, de acuerdo con los objetivos planteados al

investigador, señala el tipo de descripción que se propone

realizar . (p. 170).

Diseño de la investigación

Es un nivel de investigación descriptiva por que se tuvo describir,

analizar e interpretar los hechos que dieron origen a esta problemática.

Según Hernández Roberto, frenadas Carlos y baptista pilar (2003): los

estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de

personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido

a análisis. Miden y evalúan diversos aspectos, dimensiones o componentes

del fenómeno o fenómenos a investigar (P. 60)

 38

Población

Hurtado (2000), establece que: “la población es el conjunto de seres

que poseen la característica o evento a estudiar conforman la población”. En

algunos casos la población es tan grande que no se puede estudiar toda,

entonces el investigador tendrá la posibilidad de seleccionar una muestra. Es

importante que el investigador determine si la unidad de estudio es una

persona, un grupo, una organización, una institución, un texto, un objeto, un

trozo de tierra. Así mismo, es necesario delimitarlo: si es un grupo de

personas, se debe precisar la edad, sexo, nivel socioeconómico, contexto

geográfico, otros. (P.31).

Para este caso es cuantificada por (1) jefe del departamento (1) analista

(1) asistente y (1) secretaria De igual se deja constancia que la población por

ser finita se constituye la muestra de la presente investigación, por

consiguiente, no se aplicará criterios o técnicas estadísticas muéstrales.

Técnicas e instrumentación de datos

Para el desarrollo de este trabajo se recurrió a la utilización de técnicas

de recolección de información e investigación con la finalidad de obtener los

datos necesarios que permitan fundamentar el estudio de esta problemática,

así como las posibles soluciones, dentro de los cuales están.

 39

Observación directa.

La investigación se realizo bajo la modalidad de pansatia de grado,

permitiendo así la participación directa de las actividades de la empresa

C.V.G VENALUM C.A., en la división de servicios generales por un periodo

de cuatro meses.

La observación directa es definida por Carlos sabino (1992) como “el

uso sistemático de los sentidos humanos en la búsqueda de datos

necesarios para llevar a cabo el desarrollo del trabajo” (P. 83)

Entrevista no estructurada

Esta técnica se utiliza para la recolección de información de forma oral

entre el pasante y la analista que labora en la división de servicios generales,

con el fin de recabar testimonios que ayuden con el desarrollo de la

investigación.

La entrevista según Tamayo y Tamayo (2001) “es la relación directa

establecida entre el investigador y su objetivo de estudio a través de

individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales (P.168)

Documentación bibliográfica
 40

Mediante la utilización de esta técnica se hizo posible la obtención de

información bibliografica vinculada al tema objeto de estudio, asegurando así

la autenticidad de la investigación.

La documentación bibliografica según la universidad nacional abierta

(1990) “es la técnica que esta dirigida principalmente a racionalizar la

actividad investigativa, para que esta se realice dentro e condiciones que

aseguren la obtención y autenticidad de la información que se busca, en

relación a un tema en particular. (P. 75)

 41

CAPITULO IV

PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS.

1. Análisis de los procesos de cancelación otorgados a la agencia de

viajes aeropostal.

La agencia de viajes aeropostal, se encarga de proveer beneficios (viajes

aéreos) a la empresa C.V.G VENALUM.

El proceso se inicia con la solicitud del boleto aéreo por parte de los

beneficiarios, al departamento de servicios especiales, encargado de

notificarle al proveedor lo expuesto por el trabajador, toda esta operación

genera unas facturas que son entregadas al departamento de servicios

especiales. Una vez elaborado (por la empresa C.V.G VENALUM en el

departamento de servicios especiales) el documento de la autorización de

pago, se envía a la división de control de compromisos para la verificación

de los documentos, y luego va a la división de tesorería; encargada de

hacer la cancelación del compromiso adquirido.

El proceso de la cancelación del beneficio no esta respaldado por ninguna

norma de control interno, dentro del departamento de servicios especiales,

solo se estipula la fecha de cancelación, sin tener respuesta pronta para el

proveedor. Por tal razón se ha encontrado fallas en el proceso de

cancelación, ocasionando la necesidad de mejorar y respaldar estas

 42

acciones con un sistema de control interno desde el momento que se emite

el boleto hasta realizar la cancelación del mismo.

Diagrama de flujo del proceso de cancelación del beneficio prestado

por el proveedor

INICIO

DIV DE SERVICIOS Notificar al

ESPECIALES proveedor de la
solicitud

Enviar soporte con la

autorización de pago Emisión de factura y
solicitud del pedido

División control de
compromiso

Enviar al proveedor y
Correct No explicar las causas del
o rechazo.

Si

División de tesorería

Cancelación del Proveedor

beneficio
 43

Revisión de los documentos para determinar el monto cancelado

otorgado al proveedor.

Para verificar, se debió revisar las facturas emitidas por la agencia de

viajes aeropostal conllevando una correlación de los estados de cuentas

emitidos por la empresa y el proveedor.

El siguiente cuadro ilustra el monto cancelado por la empresa C.V.G.

VENALUM

Nª DE FACTURA FECHA DE CANCELACION MONTO CANCELADO

54356 17/03/2007 7.000,81
54341 21/03/2007 2.937,98
54330 27/03/2007 3.177,75

El cuadro nos demuestra la cantidad de monto cancelado por la

empresa desde el 17/01/2007 hasta el 27/01/2007, clasificado en tres

columnas, la primera contiene el número de la factura (proveedor), el

segundo la fecha de cancelación emitida al proveedor por la empresa

C.V.G. VENALUM, y el tercero el monto cancelado.

 44

Identificar el tiempo de las recepciones de facturas asignado al

departamento de servicios especiales.

El proceso de recepción es continuo, y es recibida por el departamento

de servicios especiales, encargado de llevar un control identificando el día

que se recibe la factura, estableciendo que no se tiene un control especifico

de cuando es cancelada por la división tesorería.

El siguiente cuadro nos ilustra las fechas de emisión, de recepción, de

proceso y de pago.

Nª de Fecha de Fecha de fecha de Fecha de

factura emisión recepción proceso cancelación

54356 23/09/2006 11/02/2007 13/02/2007 17/03/2007
54341 28/09/2006 11/02/2007 13/02/2007 21/03/2007

El cuadro consta de cinco columnas; la primera, el numero

correspondiente a la factura, la segunda; la fecha del día en que se solicito

el pedido (boleto), la tercera; la fecha que el proveedor entrega la factura al

departamento de servicios especiales, la cuarta; la fecha de duración del

proceso que se debe llevar a cabo en el departamento de control de

compromiso para afirmar que todo esta correcto, y la quinta; la fecha del día

de la cancelación del monto establecido por el proveedor.

CONCLUSION.
 45

El Control Interno, necesariamente debe proceder a seguir de cerca el

desarrollo de las tareas de auditoría, la busca de evidencia, la detección de

hallazgos y lo que es finalmente importante como resultado, el propio

informe del auditor.

Hay una situación muy especial, donde esta nueva modalidad de

control, debe también monitorear y evaluar. Es sobre los resultados del

control realizado y las recomendaciones formuladas. En este caso, Control

Interno, deber verificar como los auditores, han seguido con posterioridad el

curso de tales recomendaciones y si han verificado que los sujetos de

control, las han aplicado convenientemente a partir de su conocimiento.

Ejercer un control interno entre los involucrados en el proceso.

La comunicación entre las unidades implicadas en el pago del servicio

prestado, ya que serviría de herramienta para fortalecer la gestión de la

organización.
 46

RECOMENDACIONES.

Creación y normas de los procedimientos que describan los pasos a

seguir, para los proveedores del tiempo en que deben ser emitidas las

facturas.

Fortalecer el control interno en el departamento de control de

compromiso y la división de tesorería sobre la compensación y las facturas

entregadas, así se mantiene un seguimiento de los eventos debido a que la

responsabilidad de ambas divisiones es salvaguardar la captación, y fondos

de la empresa.

Fortalecer la comunicación entre la división de tesorería, la división de

control de compromisos y división de servicios generales, realizando

reuniones para estar siempre al tanto de los acontecimientos, evitando asi

problemas futuros.
 47

TITULO

Elaborar un control interno en el departamento de servicios especiales

de C.V.G VENALUM Ubicada en Puerto Ordaz.

Presentación de la propuesta.

La actividad diaria de una empresa en marcha consiste en conjuntar

coordinadamente los factores de su capital en sus diversas formas. Una

organización empresarial funciona dentro de cada sociedad de forma

independiente y es demostrado que uno de los sistemas de eficiencia en

una organización corresponde al intercambio de bienes y servicios dentro

de la sociedad.

La empresa C.V.G VENALUM. Realiza intercambios que dan

satisfacción a las necesidades y deseos de la población es por ello que se

debe implementar un sistema de control interno para continuar con una

coordinación donde se establezcan decisiones y acciones necesarias para

alcanzar la cooperación entre los diversos participes de la empresa y

proveedores.

El proceso para elaborar un sistema de control interno debe basarse en

establecer medidas concretas de los resultados que se esperan de cada

una de las actividades.

 48

Cabe señalar, que los procedimientos son pasos secuenciales,

cronológicos para realizar de manera adecuada y oportuna las actividades,

tareas u operaciones por los integrantes que conforman a una

organización, aportando siempre a cumplir los objetivos y metas de las

mismas.

El estudio realizado conto con la ayuda del jefe del departamento de

servicios generales y el personal administrativo.

JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA.

Lo que se quiere afianzar con un sistema de control interno

establecido por la empresa es que el auditor y las personas del personal

administrativo se le sean permitidos verificar los sistemas establecido y

llevados a cabo entre el proveedor y la empresa, con el fin de comprobar la

fiabilidad y gestión de la organización.

En una adecuada segregación de funciones para un control en el

momento de la recepción de factura, la cancelación del servicio prestado y

el manejo anticipado del presupuesto mediante la comparación de los

resultados obtenidos para que sea una herramienta eficaz e indispensable

en la gestión.

El personal administrativo suministro que es necesario el sistema de control

interno:
 49

Para la cancelación oportuna de los servicios prestados

Deficiencia en las actividades ya que existen perdidas por que factura

cuatrimestral.

Uso descontrolado del presupuesto y muchas veces sin la

autorización del departamento de servicios especiales.

FUNDAMENTACION DE LA PROPUESTA

El proceso organizacional de investigación de la propuesta se

fundamenta en revisar cada variable de la actividad; planificando el

presupuesto para cada año continuo, acerca de lo mas posibles pronósticos

y que su valor y rendimiento se encuentren en el mismo proceso de

planificación determinando la relación entre los objetivos perseguidos y las

previsiones esperadas.

Otras de las razones para fundamentar esta propuesta es que los

sistemas de control interno juegan un papel importante en las empresas y es

una herramienta de vanguardia para la organización debido a que por ser

sistemas sencillos realizan múltiples funciones dentro de la empresa, tienen

acceso inmediato a cantidades grandes de información, es de fuerte

confiabilidad, tienen mayor inteligencia y conocimiento y además la

capacidad que tiene para combinar información contable y administrativa.

OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
 50

Diseñar un manual de control interno en el departamento de servicios

especiales.

Analizar una correlación entre el periodo, el servicio prestado y el

importe facturado al día de la cancelación.

Verificar la existencia de la autorización correspondiente para cada

solicitud.

Que el presupuesto asignado para el departamento de servicios

especiales no se utilice para otra solicitud.

ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA

El estudio que se presenta muestra una propuesta que forma parte del

objetivo general de la investigación, la cual se encuentra estructurada por

seis grandes etapas que dan vida al nuevo sistema de control interno para la

garantizar la calidad y el buen funcionamiento de los proceso contables.

La implementación de un nuevo sistema de control interno al

departamento de servicios especiales., permitirá tener en tiempo real y

oportuno la situación actual y detallada de todas las transacciones

concernientes a todos aquellos procesos contable y administrativo como

también las necesidades que puedan tener estos en un tiempo determinado.

 51

Debido a la problemática que presenta la empresa requiere de una

implementación inmediata para la estandarización de sus procesos y así

evitar contratiempos para las diferentes toma de decisiones que deban

hacerse y además permitirá reducir el trabajo en cuanto a las estadísticas, la

visualización de las cuentas canceladas y liquidación, ya que

automáticamente el sistema lo hará y solo arrojará la información requerida.

En él se expresará cada uno de los elementos que constituyen el

presupuesto del año, tomando en consideración mantener información

exacta y permanente del comportamiento de los gastos, tantos del

presupuesto operativo como del presupuesto de ingresos.

ENTRENAMIUENTO
SISTEMA DE SISTEMA DE
ENTRENAMIUENTO
CONTROL REGISTROS DE
INTERNO DATOS

SEGUMIENTO Y
CONTROL
 52

VERIFICACION APLICACIÓN DE LAS

DEL NORMAS
PRESUPUESTO ADMINISTRATIVAS

I.ENTRENAMIENTO.

Existen importantes instrumentos de control que colaboran a asegurar

la medición del grado de consecución de los objetivos, así como tomar las

accione adecuadas es por ello que se le debe suministrar al personal

administrativo encargado de proveer el servicio.

Para dicho entrenamiento se contará con talleres, folletos,

actualizaciones y mesas de trabajos con el fin de incorporar a todo el

personal involucrado en el sistema de control interno.

El adiestramiento en cualquier empresa es de gran importancia porque

permite evaluar cuales son las debilidades y amenazas que tiene el

participante y así buscarle solución para el mejor desempeño de sus

funciones, y para este caso es importante que todo el personal reciba el

entrenamiento para asegurar una excelente gestión en la empresa.

 53

II.ELABORACION DEL PRESUPUESTO.

El presupuesto anual es una de las herramientas más utilizadas siendo

parte de un proceso de planificación, control y programación. Una vez

adoptado el presupuesto tanto a largo como a corto plazo es necesario

instaurar un sistema de control continuo.

III.SEGUMIENTO Y CONTROL.

El control interno establecerá medidas concretas de los resultados que

se desean obtener en cada una de las actividades y centro de

responsabilidad que servirán de base para contar con un sistema contable

sin desviaciones.

La auditoria y el control interno, constituye el conjunto de métodos he

instrucciones de procedimientos y estructuras organizativas que tiene por

objetivo salvaguardar los activos empresariales, asegurar la fiabilidad y

exactitud de la información y registros contables, prevenir la posibilidad de

fraudes y promover la eficacia de la gestión empresarial.

IV.APLICACIÓN DE LAS NORMAS.

El principal y mas integrado sistema de control de las actividades

económico-financiera de la empresa financiera es el control interno

conllevado con el presupuesto los cuales sirven para controlar la gestión de

 54

las actividades y la adscripción de responsabilidades.se aplicaran las

siguientes normas;

Planificación: Es
Es un un elemento
elemento del
del proceso
proceso administrativo
administrativo yy del
del proceso
proceso gerencial.
gerencial. Es
Es la
la
base
base para
para llevar
llevar aa cabo
cabo las
las acciones
acciones administrativas y financieras.

Organización:
Organización: Es Es el
el proceso
proceso donde
donde las
las personas
personas queque prestan
prestan servicios,
servicios, asumen
asumen
responsabilidades
responsabilidades delimitadas
delimitadas yy compatibles
compatibles con
con su
su nivel
nivel de
de autoridad,
autoridad, toman
toman decisiones
decisiones yy
ejecutan
ejecutan su
su trabajo.
trabajo.

Unidad
Unidad de de Mando.
Mando. LaLa unidad
unidad dede mando
mando exige
exige que
que cada
cada empleado
empleado sea
sea
administrativamente
administrativamente responsable
responsable de
de sus
sus funciones
funciones ante
ante una
una sola
sola autoridad.
autoridad.

V.SISTEMAS DE REGISTROS DE GASTOS

Una función primordial al sistema de control interno propuesto, debido

a que permitirá monitorear la gestión de gastos en que incurre En el

departamento de servicios generales adscrito a el departamentos de

servicios especiales y para lograr una eficiente gestión en los gastos en que

incide la empresa por las transferencias contables.

En él se expresará cada uno de los elementos que constituyen el

presupuesto del año, tomando en consideración mantener información

exacta y permanente del comportamiento de los gastos, tantos del

presupuesto operativo como del presupuesto de ingresos.

55
 56

Bibliografías

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Panapo.

Tamayo y Tamayo, Mario (1997), El proceso de la investigación científica.

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Edición. Caracas Venezuela Universidad Nacional Abierta.

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Caracas (2002)

Catacora F. (1.999). Sistemas y Procedimientos Contables. 4ta. Edición.

Editorial Mc Graw Hill. México – México.

Cepeda, G. (1999). Auditoria y Control Interno. Colombia. Editorial MC

GRAW- HILL. Primera Edición.

 57

Chiavenato (2001). Introducción la Teoría General de la Administración. 4ta.

Edición. Editorial Mc Graw Hill. México – México.

Sabino, C. (2002). El Proceso de Investigación. Editorial Panapo. Caracas -

Venezuela.

Universidad Pedagógica Experimental Libertador. (2001). Manual de

Trabajos de Grado de Especialización, Maestría y Tesis Doctorales.

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Vásquez Álvarez (1999) Contabilidad General. Editorial Mc Graw-Hill. México

– México.

Valenzuela (2003). Seminario sobre la Nueva Visión del Control Previo.

Caracas Venezuela.
 58

Glosario de términos

La cuenta por pagar.: Las cuentas por pagar representan las obligaciones a

cargo del ente económico originadas en bienes o en servicios requeridos.

Control: En este sentido, Cepeda (1999), establece que "el control es una

comprobación, intervención o inspección. El propósito final del control es, en

esencia, preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su

desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados". (p.3)

Actividades de Control: Son procedimientos que ayudan a asegurar que las

políticas de la dirección se lleven a cabo, y deben estar relacionadas con los

riesgos que ha determinado y asume la dirección. Las actividades de control

se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las

 59

etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos,

conociendo los riesgos se disponen los controles destinados a evitarlos o

minimizarlos. (Cepeda (1999). p.4)

Agencia: Empresa comercial que se ocupa de diferentes asuntos: agencia

de publicidad, de información, de viajes, etc. Sucursal de un establecimiento

financiero o de determinadas empresas.

Agencias de Viajes Mayoristas:. Se consideran como tales aquellas que

trabajen diferentes destinos, proyecten, elaboren y organicen toda clase de

servicios turísticos para su venta a través de las agencias de viajes

minoristas utilizando para ello su red de venta en el exterior. Estas agencias

no ofrecen sus productos directamente al usuario o consumidor.

Agencias de Viajes Nacionales: Las personas jurídicas cubanas que se

encuentren inscritas en el Registro Nacional de Agencias de Viajes y que

tengan en su objeto social, la realización de actividades que consistan en la

mediación entre los viajeros y aquellas personas jurídicas autorizadas a

prestar servicios a éstos de diferente naturaleza a las actividades propias de

Agencias de Viajes.
 60

Ciclo: Movimiento oscilatorio a corto (3 a 5 años), mediano (5 a 15 años) y

largo plazo (15 a 30 años o más) de una serie temporal.

Ciclo Contable: La secuencia de procedimientos contables aplicados al

registro, clasificación y resumen de la información contable. El ciclo

comienza con el surgimiento de las transacciones comerciales y concluye

con la preparación de los estados financieros. La secuencia de

procedimientos contables, incluyen el registro de las transacciones en el

diario, la mayorización, la preparación de una hoja de trabajo y Estados

Financieros, el ajuste y cierre de las cuentas y la preparación del Balance de

Comprobación después del cierre. En resumen, es el proceso mediante el

cual los contadores elaboran los estados financieros de una entidad para un

periodo específico.

Ciclo de operaciones:. El período de tiempo promedio desde la compra de

la mercancía hasta su venta y su nueva conversión en efectivo.

Cierre de cuentas: Paso en el ciclo contable al final del periodo que prepara

las cuentas para que registren las operaciones del periodo siguiente. El
 61

cierre de las cuentas consiste en asentar en el diario y pasar al mayor los

asientos de cierre para establecer en cero los saldos de las cuentas de

ingresos, gastos (nominales) y en el caso de negocios de un solo propietario,

también incluye los retiros del propietario.

Clasificación de cuentas por la antigüedad de los saldos: Una forma de

estimar las cuentas malas mediante el análisis de las cuentas por cobrar

individuales de acuerdo al tiempo que ha transcurrido desde su vencimiento.

(FINANZAS, TEORIA Y PRÁCTICA, por José Germàn)

Clientes: Se le denomina en una entidad dada a una persona,

establecimiento comercial o entidad, que utiliza sus servicios, son los

consumidores finales (Carl Ransom Rogers 1987)