SISTEMATIZACIÓN
Prof. Lenin C. Valeri R.
Mérida, 2010
SISTEMATIZACIÓN
La Sistematización se puede definir como
el proceso a través del cual se busca
ordenar, organizar y conectar de la
mejor manera los elementos de la
organización, para lograr cumplir de la
forma mas eficiente y efectiva los
objetivos para los cuales fue creada la
organización.
Prof. Lenin Valeri
PASOS
SISTEMATIZACIÓN
ÓRDEN LÓGICO
ACTIVIDADES A DESARROLLAR,
EQUIPOS, PERSONAL Y
AMBIENTE DE TRABAJO
ARMONÍA ENTRE SUS
ELEMENTOS
Prof. Lenin Valeri
DEFINICIÓN
“La Sistematización se define como el estudio, análisis y
mejoramiento de los sistemas, que sirven, controlan y
coordinan todas las operaciones de una empresa”
ALONSO TUR, José M (2004)
“Es un proceso permanente y acumulativo de
construcción de conocimiento a partir de nuestra
experiencia de acción/intervención en una realidad”
www.ccon.org.co [Documento en línea]. Marzo,
2008
Prof. Lenin Valeri
DEFINICIÓN
La sistematización es un proceso de reflexión que
pretende ordenar u organizar lo que ha sido la
marcha, los procesos, los resultados de un proyecto,
buscando en tal dinámica las dimensiones que
pueden explicar el curso que asumió el trabajo
realizado.
Sergio Martinic, 1984
Interpretación crítica de una o varias experiencias que, a
partir de su ordenamiento y reconstrucción, descubre
o explicita la lógica del proceso, los factores que han
intervenido en él, cómo se han relacionado entre sí y
por qué lo han hecho de ese modo.
Oscar Jara, 1994
Prof. Lenin Valeri
IMPORTANCIA DE LA SISTEMATIZACIÓN
SIRVE PARA QUE LA GERENCIA
• Se definen objetivos generales y específicos de cada una de las
unidades que integran a la organización.
• Se asignan las funciones básicas para así determinar las
responsabilidades que corresponden a cada uno de los
departamentos creados.
• Se asignan las tareas a cada uno de los procesos, con la
finalidad de organizar y concatenar adecuadamente los
recursos de cada departamento, para lograr así la eficiencia de
la organización, al menor costo y por ende cumplir con los
objetivos para la cual fue creada.
Prof. Lenin Valeri
El proceso de Sistematización llevado a cabo en
cada uno de los departamentos de la a la
organización busca servir de apoyo o soporte
fundamental a la gerencia, ya que con la
definición de las labores a realizarse y la
segregación de estas, se llevará la información
requerida para proceder a la toma de
decisiones.
Esto traerá como consecuencia positiva, el hecho
de que los gerentes se dedicarán al trabajo
encomendado y no tendrán la necesidad de
perder tiempo en casos que no son inherentes
a sus cargos. Prof. Lenin Valeri
OBJETIVOS DE LA SISTEMATIZACIÓN
• Mejorar el servicio al cliente.
• Acelerar los procesos sin
desmejorar la calidad.
• Mejorar los controles.
• Reducir los costos operativos y
administrativos, así como mejorar
la productividad.
• Obtener mayor exactitud y
velocidad en el procesamiento de
datos y en la generación de
informes.
• Suministrar información contable
adecuada a la gerencia para la
toma de decisiones
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BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIÓN
Fortalece la organización ya que permite:
– Corregir las debilidades de la estructura
organizativa, aclarando y definiendo las
funciones y responsabilidades de las
distintas unidades.
– Aclarar las líneas de autoridad.
– Coordinar funciones y relaciones de
departamentos.
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BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIÓN
Ayuda a la Administración y a los Supervisores al:
– Crear los medios de información oportuna
para la toma de decisiones.
– Producir informes más completos y oportunos.
– Ahorrar tiempo a la administración eliminando
la supervisión de las tareas, asegurando una
productividad satisfactoria.
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BENEFICIOS DE LA SISTEMATIZACIÓN
Asegura un trabajo de oficina de calidad y
a un costo menor al:
– Establecer procedimientos simples y
completos que faciliten la ejecución del
trabajo.
– Reducir la carga de trabajo mediante la
eliminación de formularios, informes y
controles innecesarios.
– Proporcionar ambiente de trabajo adecuado
por lo que se aumenta la productividad.
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PARÁMETROS O
PRINCIPIOS QUE HAY QUE
TOMAR EN CUENTA
PARA EL PROCESO DE
SISTEMATIZACIÓN.
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• RAZONABILIDAD DEL COSTO: Se
debe dar el proceso de control
interno y a su vez debe suministrar
información a un costo razonable,
el costo debe ir de acuerdo a los
beneficios que el proceso genere.
• CONFIABILIDAD: La información
que suministre debe ser lo más
confiable posible para así poder
subsanar errores y tomar
decisiones adecuadas.
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• ESTRUCTURA ORGÁNICA Y EL
CONTROL INTERNO: El sistema se
adaptará a la organización de tal
modo que le permita satisfacer las
necesidades particulares de
información y control.
• FACTORES HUMANOS: Se deberá
escoger a los trabajadores y
empleados de acuerdo a sus
aptitudes y destrezas de modo que
su labor sea desempeñada lo mas
eficientemente posible.
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• PROCESAMIENTO INTEGRADO DE
DATOS: El sistema deberá captar los
datos de las diferentes unidades que
componen a la organización de modo
que luego la ensamble para poder
suministrar información confiable y
global de acuerdo a las diferentes
necesidades (usuarios).
• OPERACIONES MECANIZADAS: Para
recolectar la información descrita en el
principio anterior se considerará la
mecanización de esta ya que se logran
trabajos más claros, precisos y a mayor
velocidad.
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• REPORTAJE: Toda información
obtenida de la sistematización debe
servir para los usuarios internos y
los externos.
• FLEXIBILIDAD CON UNIFORMIDAD
Y CONSISTENCIA: todo sistema
debe diseñarse para ser flexible,
uniforme en los criterios y
consistente en su adaptación.
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• PISTA DE AUDITORÍA: Significa
que al obtener un resultado este
pueda ser analizado siguiendo los
pasos del proceso.
• DOCUMENTACIÓN: Para toda
transacción debe ser diseñado un
formulario o forma que avale la
operación, debe ser reglamentado
su uso y descrito el procedimiento.
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SISTEMAS DE INFORMACION
• CONJUNTO DE ELEMENTOS
INTERRELACIONADOS ENTRE SI DENTRO DE
UN AMBIENTE DETERMINADO Y CUYA FUNCION
ESTA BIEN DEFINIDA
• ELEMENTOS
– DATOS
– SOFTWARE
– HARDWARE
– RECURSOS HUMANOS
– REDES
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R E SO
A FT
R DW W
AR
HA E
D
H
A
H
T O
R
S
R
REDES
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SISTEMAS DE INFORMACION
• SEGÚN COHEN (1996)
“UN SISTEMA DE INFORMACION ES UN
CONJUNTO DE ELEMENTOS QUE
INTERACTUAN ENTRE SI CON EL FIN
DE APOYAR LAS ACTIVIDADES DE
UNA EMPRESA O NEGOCIO”
Prof. Lenin Valeri
SISTEMAS CONTABLES
• Los Sistemas Contables en una
organización están integrados por un
conjunto de subsistemas que tienen como
finalidad cumplir con las políticas,
normas, principios y procedimientos, para
generar información contable en cada uno
de los niveles de la organización y que
será utilizada por cada uno de los
diferentes usuarios para poder proceder a
la toma de decisiones.
Prof. Lenin Valeri
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
• Son el conjunto de pasos a seguir en la realización del
trabajo contable. Cada procedimiento, debe seguir
para su buen desenvolvimiento, una secuencia
ordenada y lógica, para lograr el objetivo para el cual
fue creado y así nutrir el todo denominado SISTEMA
CONTABLE. Los procedimientos contables definen
que trabajo debe realizarse, quien o quienes deben
realizarlo y cuando o en que momento deben proceder
a realizarlo.
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MÉTODO
• INSTRUMENTO QUE DESCRIBE UN
PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICO YA
ESTANDARIZADO:
– MÉTODO DE INVENTARIO
• PROMEDIO MOVIL
• PESP
– MÉTODO DE DEPRECIACIÓN
• LINEAL
• HORAS MAQUINA
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CARACTERÍSTICAS DE LOS
SISTEMAS CONTABLES
FLEXIBLE
COMPLETO
OPORTUNO
SENCILLO Y CLARO
CONFIABLE
Prof. Lenin Valeri
CLASIFICIACIÓN DE LOS
SISTEMAS CONTABLES
• LOS SISTEMAS CONTABLES ESTAN
INTEGRADOS POR SUBSISTEMAS,
DONDE CADA UNO DE ELLOS
CUMPLE CON UN OBJETIVO
PREVIAMENTE ESTABLECIDO,
CONVIRTIENDOSE ASI, EN
SISTEMAS ESPECIFICOS QUE EN
CONJUNTO VAN A CONFORMAR EL
TODO.
Prof. Lenin Valeri
CONT. CLASIFICACIÓN….
• LOS DIFERENTES SUBSISTEMAS SE
DISEÑAN DEPENDIENDO DE LAS
CARACTERISTICAS PARTICULARES
DE LA ORGANIZACIÓN, COMO SON,
OBJETO SOCIAL, RAZON SOCIAL,
POLITICAS ESTATUTARIAS, ENTRE
OTRAS.
Prof. Lenin Valeri
ALGUNOS SUB SISTEMAS
• DE VENTAS
• DE COMPRAS
• DE CUENTAS POR COBRAR
• DE CUENTAS POR PAGAR
• DE INVENTARIO
• DE NOMINA
• DE EFECTIVO
• DE PROPIEDADES, PLANTAS Y EQUIPOS
• DE CONTABILIDA GENERAL
Prof. Lenin Valeri
CLASIFICACIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS
• PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
– VAN A ESTAR CONFORMADOS POR
TODOS LOS PROCESOS QUE SE
REALIZAN Y NO AFECTAN A LA
CONTABILIDAD EN CUANTO A
REGISTRO CONTABLE SE REFIERE,
REUBICACION DE PERSONAL,
CREACION DE UNA NUEVA UNIDAD
CON EL PERSONAL EXISTENTE, ENRE
OTROS.
Prof. Lenin Valeri
CLASIFICACIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS
• PROCEDIMIENTOS CONTABLES
– VAN A REFERIRSE A TODOS
AQUELLAS OPERACIONES QUE
AFECTEN DIRECTAMENTE A LA
CONTABILIDAD, VENTAS,
COMPRAS, DEPRECIACIONES,
ENTRE OTROS.
Prof. Lenin Valeri
TIPOS DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES
• LOS TIPOS DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES VAN DISEÑADOS DE
ACUERDO A LOS SUBSISTEMAS
EXISTENTES EN LA ORGANIZACIÓN,
ENTRE LOS CUALES SE
ENCUENTRAN:
PROCEDIMIENTOS DE VENTA
PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Prof. Lenin Valeri
ORGANIZACIÓN
Se entiende como el sustrato de la
complejidad, y es el resultado de la
interacción entre el orden y el desorden.
El “caos” no implica ausencia absoluta de
autoridad ni el “orden” el control total.
Prof. Lenin Valeri Morín (1996)
El “desorden” es fuente del “orden”,
de la creatividad, de la innovación.
En la práctica se ha demostrado que las
empresas que han logrado triunfar han jugado
con el absurdo.
La complejidad no es una receta para
conocer lo inesperado.
El pensamiento complejo no rechaza, de
ninguna manera, a la claridad, el orden, el
determinismo.
Prof. Lenin Valeri
Álvarez (2002)
ORGANIZACIONES COMPLEJAS
Las organizaciones crean estructuras las cuales
están compuestas por:
✔ Grado en que las actividades de la organización
se descomponen o diferencian. Representada por
Co (Complejidad)
✔ Grado en se usan las reglas y procedimientos.
Representado por Fo (Formalismo)
✔ Punto donde radica la autoridad para tomar
decisiones. Representado por: Ce (Centralismo)
Estructura Organizativa = Co + Fo + Ce
Prof. Lenin Valeri
Hall (1983)
Los tres elementos que se identifican,
más comúnmente, en la complejidad
son: diferenciación horizontal,
diferenciación vertical o jerárquica y
dispersión espacial.
Diferenciación horizontal: es el grado
de separación entre las unidades
organizativas.
Prof. Lenin Valeri Hall (1983)
Diferenciación vertical: cuanto más
niveles entre los altos mandos y los
operativo, tanto más compleja es la
organización.
Dispersión espacial: es el grado de
dispersión de la ubicación de las
instalaciones físicas y del personal
de la organización.
Prof. Lenin Valeri
El grado de complejidad en las organizaciones genera
problemas de coordinación, control y comunicaciones y
sistematización de los procesos. Estos problemas son fuente
de conflictos para las mismas.
Hall (1983)
Prof. Lenin Valeri
¿CÓMO AUMENTAR LA
EFICACIA EN LOS
PROCESOS DE
SISTEMATIZACIÓN ?
Prof. Lenin Valeri
CONCLUSIONES
Prof. Lenin Valeri
REFLEXIONES
✔ Cual es el mejor proceso para sistematizar.
✔ Cuales son los procesos, métodos y
sistemas adecuados para las
organizaciones.
✔ Que hace que las organizaciones sean
exitosas. Su Gente o los Procesos
Prof. Lenin Valeri
"Las tres cuartas partes de las miserias
y malos entendidos en el mundo
terminarían si las personas se pusieran
en los zapatos de sus adversarios y
entendieran su punto de vista"
Gandhi
Prof. Lenin Valeri
