PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN

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1. OBJETIVO

Determinar las actividades que aseguren la vinculación bajo el marco legal.

2. ALCANCE

Aplica a las actividades de vinculación del personal asociado, hasta la legalización del convenio de asociación,
afiliaciones de ley e información al proceso nómina del ingreso.

3. DEFINICIONES

3.1 E.P.S

Entidad Promotora de Salud

3.2 A.R.P

Administradora de Riesgos Profesionales

3.3 A.F.P

Administradora de Fondo de Pensiones

3.4 APORTES PARAFISCALES

Hacen referencia a los aportes que se deben hacer a Caja de Compensación, Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)
e ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar).

3.5 APORTE SOCIAL

Cuota monetaria que el trabajador asociado aporta mensualmente a la cooperativa. En el momento de retiro junto
con la liquidación final se devuelve el 100% de los aportes.

3.6 CONVENIO DE ASOCIACIÓN

Acuerdo escrito que se establece entre el trabajador asociado y la cooperativa para el inicio formal de las labores.

3.7 CUOTA DE AFILIACIÓN

Aporte que realiza el trabajador asociado cuando ingresa a la cooperativa. Esta cuota se paga una sola vez, no es
reembolsable y corresponde a cuatro días de salario mínimo legal vigente.

3.8. TRASLADOS.

Es el proceso mediante el cual el asociado realiza proceso de cambio de EPS o AFP por voluntad propia previo
cumplimiento de los demás requisitos exigidos por la norma.
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4. REQUISITOS GENERALES

4.1 AMBIENTE DE TRABAJO

 Adecuada luz con iluminación fluorescente suficiente

 Baja intensidad de ruido para la concentración de la persona que desempeña estas actividades
 Un área para la realización del proceso con pupitres universitarios. Cubículos con implementos necesarios

4.2 CONTROL DE CARPETAS DE HOJAS DE VIDA

Las carpetas de hojas de vida bajo la responsabilidad del proceso de contratación, se deben controlar de acuerdo al
Formato de Control de Entradas y salidas de hojas de vida en el cuaderno Carpetas Retiradas Contratación. Las
carpetas deben ser devueltas una vez la persona que la solicite termine el trámite para el cual la solicitó. No está
permitido retirar ningún documento de la carpeta de hoja de vida. Las carpetas deben reposar en la sede
administrativa de la cooperativa o en la sede de aquellos proyectos que por conceptos de orden legal lo requieran
(bajo la responsabilidad del Coordinador).

4.3 ESPECIFICACIONES ESPECIALES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

 Cuando se realicen contrataciones masivas, se debe enviar a los asesores tanto de salud como de pensión,
listados de las personas con la información referente a EPS y AFP para confirmar dicha información y realizar
las afiliaciones correctamente.
 Cuando dentro del proceso se detecte alguna inconsistencia (multiafiliación), se debe enviar correo electrónico
al proceso de seguridad social para aclararla y corregirla.
 Cuando se entregue la carta de apertura de cuenta de nómina al nuevo asociado si lo requiere y este se
comprometa a entregarla después, se debe esperar ocho días hábiles como plazo máximo para la presentación
del número de la cuenta a Sipro; lo anterior dado el trámite generado por el Banco para emitir las tarjetas y
números de cuenta. De no ser así se debe informar al coordinador ó responsable de la unidad de negocio.
 El proceso de contratación que se realice en ciudades, debe funcionar de la misma manera que en Bogotá.
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5. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN

ACTIVIDAD RESPONSABLE FLUJOGRAMA DOCUMENTO Y/O

REGISTRO
Inicio del procedimiento INICIO

1.Solicitar los documentos de ingreso al Psicólogo (a) de Listado de documentos para

potencial asociado. Recursos Humanos ingreso
Dueños de procesos
2. Recibir la autorización de ingreso, donde se Asistente de
solicita la vinculación del potencial asociado y contratación Comunicado potencial
las condiciones para contratar. Asociado
Cuando los ingresos sean masivos se debe
anexar un listado a la autorización de ingreso Autorización de ingreso
donde se registren los nombres, fecha de ingreso,
cédulas, cargos y condiciones económicas de
compensación de las personas que van a ingresar
adicional a la autorización de ingreso.
Los psicólogos de recursos humanos autorizan el
ingreso de asociados, mediante el formato
autorización de ingreso.
La autorización de ingreso puede ser recibida vía
fax, vía mail ó remitida con la persona que llega
a contratación, firmada por quien autoriza el
ingreso.
3. Elaborar autorización de examen médico de Psicólogo (a) de Autorización de examen
Ingreso (cuando aplique) ver Especificaciones de Recursos Humanos médico
Clientes. Asistente de Especificaciones de
La autorización es entregada al asociado dejando Recursos Humanos Clientes
una copia firmada por él. Dueños de proceso
Asistentes de
Contratación
4. Luego de realizados los exámenes, el centro Centro médico Certificado de aptitud
médico debe entregar al candidato, el certificado ocupacional
de aptitud ocupacional.

5. Recibir certificado de aptitud ocupacional, Asistentes de Certificado de aptitud

remitido a través del candidato por el centro Contratación ocupacional
médico. (Documento externo)

6. Presentar el certificado de aptitud ocupacional Coordinador de Certificado médico

al área de salud ocupacional, para evaluar las Salud Ocupacional (Documento externo)
condiciones y el impacto en la labor que va a Carta de compromiso
realizar el candidato cuando el certificado de
aptitud ocupacional lo solicita (es decir, cuando
tiene algún tipo de restricción); si el ingreso
puede darse, el Coordinador de Salud
Ocupacional debe firmar el certificado en
constancia. Si el asociado ingresa con alguna
restricción (Ej: protección auditiva, gafas, ect)
debe firmar una carta de compromiso sobre su
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responsabilidad de uso.
6. ¿Se presenta NO APTO en los resultados de NO
los exámenes practicados, que interfieran con la 1
0
labor que va a realizar el asociado? SI

7. Explicar al candidato las implicaciones para el Coordinador de

bienestar y la salud que su condición tiene, de Salud Ocupacional
acuerdo a la labor realizada; de esta manera se le
comunica la orden de No Contratación. Anotar Psicólogo (a) de
en la hoja de vida la evidencia de la Recursos Humanos
comunicación de las restricciones para ingresar,
con el nombre de la persona con quién se habló,
la fecha y la hora.
8. En las ciudades todo el proceso de Coordinador
contratación lo realiza el Coordinador de la Administrativo u
ciudad o asistente administrativo, bajo el mismo Operativo
protocolo descrito. Asistente
Administrativo.
9. Para el caso de los reingresos, se deben Asistentes de AUTORIZACION DE
solicitar únicamente aquellos documentos que se Contratación INGRESO
encuentren vencidos (pasado judicial, Coordinador
certificación EPS, certificación AFP). Los Administrativo u
documentos serán archivados en la misma Operativo
carpeta que traía el asociado. Asistente
Administrativo.

10. Verificar que el potencial asociado, tenga Asistente de Lista de chequeo de

completos los documentos relacionados en la Contratación documentos de ingreso
lista de chequeo de documentos de ingreso. Coordinador
Administrativo u
Operativo
Asistente
Administrativo
11. Entregar al candidato carta de autorización Asistente de Autorización de apertura de
para apertura de cuenta de nómina dirigida al Contratación cuenta de nómina
banco correspondiente dependiendo de la unidad Coordinador
de negocio. Administrativo u
Operativo
Asistente
Administrativo
12. Explicar al asociado todo lo relacionado con Asistente de Acta de entrega de
los beneficios del Fondo Mutual y el trámite para Contratación contratación
tener acceso a los servicios; así como conceptos Coordinador
de aporte social y demás conceptos de la Administrativo u
Cooperativa. Operativo
Asistente
Administrativo
13. Entregar la ficha de ingreso y convenio de Asistente de Ficha de ingreso
asociación, para que sean diligenciados por los Contratación
potenciales asociados, previa explicación del Coordinador Convenio de asociación
diligenciamiento; firmar la solicitud de ingreso Administrativo u
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que viene inserta en la ficha con número de Operativo

documento. Asistente
Se deben diligenciar todos los espacios en Administrativo
blanco. Donde la información no aplique para el
potencial asociado colocar N/A.
*En el caso que el potencial asociado (cuando
solo sepa leer y escribir) tenga dificultad para el
diligenciamiento de la ficha de ingreso y el
convenio, el encargado del proceso podrá llenar
los espacios con las indicaciones del potencial
asociado.
14. Firmar el convenio de asociación por parte Asociado Convenio de asociación
del asociado y por parte de Sipro con las Gerente General
diferentes Gerencias. Gerente
Administrativo
Gerente Recursos
Humanos
Gerente
Operaciones
Presidente Consejo
15. Realizar afiliación a ARP una vez firmado el Asistente de Formato de afiliación EPS
convenio de asociación por parte del asociado. Contratación (Documento externo)
La afiliación a ARP del candidato se realiza vía Coordinador Formato de afiliación AFP
Internet, imprimiéndose el soporte de afiliación Administrativo u (Documento externo)
que se anexa a la carpeta del asociado. Operativo Formato de afiliación ARP
Se imprime el carne de la A.R.P para entregar al Asistente (Documento externo)
asociado inmediatamente. Administrativo Soporte de afiliación a ARP
Se establece la Entidad Promotora de Salud y el (Documento externo)
fondo de pensiones, confirmando la información Carne ARP
suministrada en el certificado de afiliación al (Documento externo)
fondo de pensiones obligatorias y la EPS a la
cual se encuentra afiliado el asociado.
Cuando el candidato no presente historia laboral
vigente, se dan a conocer todas las opciones de
E.P.S. y A.F.P. existentes en Colombia para que
él tome la decisión.
16. Firmar correctamente los formatos de E.P.S. Asociado Registro de afiliación EPS
y A.F.P tanto de novedad ó vinculación inicial Asistente de (Documento externo)
dependiendo del caso. contratación Registro de afiliación AFP
El encargado de la contratación debe verificar Coordinador (Documento externo)
que las afiliaciones son firmadas por el asociado, Administrativo u Registro de afiliación ARP
de manera que un máximo de cinco (5) días el Operativo (Documento externo)
trámite haya finalizado. Dicho trámite puede Asistente
realizarse a través de los asesores de cada Administrativo Relación de Radicados
entidad, quienes hacen el trámite inmediatamente Mensajero
o a través del mensajero quién hará la respectiva
afiliación y dejará constancia de las afiliaciones
retiradas en la relación de radicados.
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17. Firmar por parte del asociado afiliación a Asociado Registro de afiliación caja
Caja de Compensación Familiar. Para este caso Asistente de de Compensación
el encargado de contratación, debe igualmente Contratación (Documento externo)
hacer entrega al mensajero de las afiliaciones Coordinador
para que sean radicadas. Administrativo u AZ correspondencia
NOTA: Cuando las personas tengan Operativo enviada a Colsubsidio
beneficiarios para subsidio en dinero, podrán Asistente
anexar los documentos pertinentes para su Administrativo
inclusión. Mensajero

18. El asistente de contratación encargado de los Asistente de

ingresos a sistema UNO debe proceder a hacer el Contratación
ingreso, poniendo sello de Contratación en la
parte superior de la ficha de ingreso con la firma
de la persona que realizó el ingreso a Sistema
Uno y la fecha; con el fin de comprobar que la
persona se encuentra efectivamente incluida en
el sistema.
19. Entregar a los asociados copia de las Asistente de AZ Correspondencia
afiliaciones a EPS, AFP (cuando la persona sea Contratación enviada y recibida a las
nueva en el Sistema) y Caja de Compensación Coordinador unidades de negocio
una vez radicados, para la ciudad de Bogotá. Administrativo u
Para los asociados que están fuera de Bogotá se Operativo
debe seguir el mismo procedimiento. Asistente
Administrativo
20. Legajar los documentos que se reciban en el Asistente de Lista de Chequeo de
proceso contratación con el fin de organizarlos Contratación documentos de ingreso
según el formato Lista de Chequeo e insertarlos
en la carpeta para enviar al proceso de archivo. Carpetas enviadas archivo

21. Informar vía mail al proceso de seguridad Asistente de Reporte de traslados

social las novedades concernientes a Traslados Contratación
de EPS y AFP.

Fin del procedimiento.

FIN