Herramientas de Google Suite

Herramientas que ayudarán a ser más

eficiente a tu empresa a través del uso de
tecnología.

Existen herramientas que te ayudan a modernizar tu empresa y organizarla.

Una de ellas es Google Suite que te brinda la facilidad de mantenerte en
contacto con tu equipo de trabajo y clientes, organiza tu tiempo, mantiene al día
informes, facturas y diversas tareas relacionadas a tu empresa y lo más
importante es que toda tu información está segura. Es por ende que te
mostramos estas 10 herramientas que te brinda Google Suite:

1. Gmail
Es un correo electrónico seguro, privado y sin anuncios para tu empresa. Gmail
te mantiene informado con notificaciones de mensajes en tiempo real,
almacena tus datos y correos electrónicos importantes de forma segura. Los
administradores pueden gestionar las cuentas de toda tu organización y tus
dispositivos de manera centralizada. También te ofrece los beneficios de:

 Obtener un correo electrónico personalizado para tu empresa. Para aumentar la

confianza de los clientes, otorga a todos los miembros de tu empresa una dirección de
correo electrónico profesional con tu dominio,
como susana@suempresa o mauricio@suempresa. También puedes crear listas de
distribución de grupo, como ventas@suempresa.

 Trabajar sin interrupciones. Accede a tu correo electrónico en cualquier lugar,

momento o dispositivo, incluso aunque no tengas conexión a Internet. Lee y redacta
 mensajes sin conexión a fin de que estén listos para enviarse cuando vuelvas a estar
en línea.

2. Calendario
Estos Calendarios son en línea, integrados y diseñados para trabajar en
equipo. Te brinda la facilidad de dedicar menos tiempo a la planificación y más
al trabajo gracias a los calendarios, que se pueden compartir y se integran
perfectamente con Gmail, Drive, Contactos y Sites para estar siempre al tanto
del próximo evento. Con el calendario puedes realizar:

 Programación inteligente de reuniones. Programa eventos rápidamente

consultando la disponibilidad de tus compañeros de trabajo o superponiendo sus
calendarios en una vista única. Puedes compartir calendarios para que las personas
vean los detalles completos de un evento o simplemente para que sepan si tú estás
libre.

 Acceso desde tu computadora portátil, tablet o teléfono. Examina y edita tu

horario desde el teléfono o la tablet. Usa las aplicaciones móviles optimizadas o
sincroniza con el calendario integrado en el teléfono.
 3. Documentos
Puedes crear y editar documentos de texto directamente en tu navegador sin
necesidad de un software específico. Pueden trabajar varias personas al
mismo tiempo en un archivo y todos los cambios se guardarán
automáticamente. También te ofrece estas facilidades:

 Comentarios, chat y edición en tiempo real. Trabaja en un mismo documento con

tus compañeros de equipo o con personas ajenas a tu empresa. Visualiza
instantáneamente los cambios que introducen los demás, comunícate con ellos a
través del chat integrado y haz preguntas a través de comentarios.

 Funciona con todos los tipos de archivos más habituales. Importa tus documentos
para que se puedan editar al instante, incluso archivos de Microsoft Word y PDF.
Exporta tu trabajo a los formatos .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt o .html.

 Historial de revisión ilimitado. Realiza un seguimiento de los cambios ingresados en

los documentos y puedes deshacer los cambios que quieras. Las versiones anteriores
se guardan indefinidamente y no consumen espacio de almacenamiento.
 4. Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo se diseñaron en función de las necesidades que tienen las
organizaciones ágiles. Las funciones de IA (Inteligencia Artificial) te permiten
utilizar las estadísticas correctas para tomar decisiones empresariales
significativas. Asimismo, una arquitectura basada en la nube te permite
colaborar con cualquier persona, en cualquier lugar y momento. La
compatibilidad con sistemas externos, como Microsoft Office, elimina la
complicación que supone trabajar con varias fuentes de datos. Además, dado
que se desarrolló sobre la infraestructura de Google, te da la libertad de crear
y, al mismo tiempo, te ayuda a proteger tu información. Incluso puedes acceder
a:

 Uso compartido de la información y colaboración sin

complicaciones. Independientemente de que esté planificando un evento o que
compartas las últimas cifras de los ingresos. Las hojas de cálculo permiten que los
equipos trabajen juntos sin problemas. Agrega colaboradores fácilmente a los
proyectos, consulta los cambios a medida que se realicen, recibe notificaciones sobre
las modificaciones que se hagan en tu ausencia y chatea con otros colegas en el
mismo documento. Todos los cambios se guardan automáticamente a medida que los
realiza. Además, con el acceso sin conexión, puede crear, ver y editar archivos en
cualquier lugar y momento.

 Obtener estadísticas rápidamente con la tecnología de la IA (Inteligencia

Artificial) de Google.  Las hojas de cálculo permiten que todos los miembros de la
 organización obtengan estadísticas valiosas a partir de los datos. La aceleración de las
fórmulas te ahorra tiempo y mitiga errores, ya que te muestra fórmulas relevantes a
medida que ingresas contenido. 

 Trabajar sin problemas en Hojas de cálculo y Excel. Hojas de cálculo ofrecen

nuevas formas de colaborar, de modo que no tendrás que preocuparte por tener la
versión correcta del archivo y podrás centrarte en hacer que tus mejores ideas cobren
vida. La excelente compatibilidad con los archivos de Microsoft y muchas de las
combinaciones de teclas que tú más utilizas, además que reduce la complicación de
trabajar en varias plataformas.

 Mantener el control con seguridad de nivel empresarial. Con Hojas de cálculo, tu

contenido se encuentra siempre protegido por una de las infraestructuras de seguridad
más avanzadas del mundo. Puedes administrar los permisos con acceso a nivel
individual, grupal o de todo el dominio. También, establece fechas de vencimiento para
tu contenido. Inhabilita las opciones para descargar, copiar o imprimir para
colaboradores específicos. Además, usa los controles de Prevención de pérdida de
datos para mantener protegidos los datos sensibles.
 5. Formularios
Crea formularios personalizados para encuestas y cuestionarios sin ningún
cargo adicional. Reúne todo en una hoja de cálculo y analiza los datos
directamente en Hojas de cálculo de Google. Además de brinda la facilidad de:

 Crear un formulario. Seleccionar entre distintos tipos de preguntas, arrastrar y soltar

para reordenar las preguntas y personalizar los valores es tan fácil como pegar una
lista.

 Enviar a tus clientes encuestas de aspecto profesional. El uso de encuestas

atractivas te ayuda a conectarte con tus clientes para obtener valiosos comentarios.
Agrega imágenes, videos y lógica personalizada para ofrecer a quienes respondan
una excelente experiencia de encuesta.

 Analiza las respuestas con resúmenes automáticos. Mira cómo aparecen las

respuestas en tiempo real. También puedes acceder a los datos sin procesar y
analizarlos con Hojas de cálculo de Google o con otro software.

6. Presentaciones
Innova, crea y edita presentaciones cuidadas en tu navegador sin necesidad de
un software específico. Pueden trabajar varias personas al mismo tiempo, y
todos tendrán siempre la versión más reciente. También puedes realizar:
 Comentarios, chat y edición en tiempo real. Trabaja en una misma presentación en
línea con su socio empresarial, con todo tu equipo o con contactos externos. Tú
controlas quién tiene permiso para editar, ver o agregar comentarios.

 Diapositivas fáciles de diseñar. Diséñalas desde cero o agiliza el proceso eligiendo

una plantilla. Puedes mejorar tus presentaciones con videos, imágenes, dibujos y
transiciones suaves.

7. Consola del administrador

La administración centralizada permite una configuración y una gestión rápida y
fácil. Usa las funciones integradas de Cloud Identity para administrar a los
usuarios y configurar distintas opciones de seguridad y las llaves de seguridad.
Proteje tu organización con las estadísticas de seguridad y las
recomendaciones del centro de seguridad. Asimismo cuenta con:

 Administración de extremos. Usa la administración de extremos para distribuir las

aplicaciones en los dispositivos móviles, consultar el uso, administrar la configuración
de seguridad y limitar el acceso a cualquier extremo.

 Regiones de datos y Transparencia de acceso. Limita la ubicación geográfica de

tus datos cubiertos de Google Suite en reposo. Asegúrate de que los usuarios cuenten
con todas las funciones, incluso durante la transferencia de datos. Obten más
visibilidad de las acciones del personal de Google que se relacionen con sus datos.
 Programa de Protección avanzada. Aplica el uso de llaves de seguridad de manera
forzosa. Bloquea el acceso a las aplicaciones que no sean de confianza. Obten un
mejor análisis de las amenazas de correo electrónico.

8. Sites
Esta función  de Google colabora en la creación de sitios atractivos y de alta
calidad para tu equipo, proyecto o evento. Los sitios tienen un gran aspecto en
todas las pantallas, ya sea que se trate de una computadora de escritorio o un
smartphone. Además, no es necesario que tengas conocimientos de diseño o
programación. También te muestra la opción de:

 Crear un sitio sin necesidad de tener habilidades de programación o

diseño. Sites simplifica la exhibición del trabajo de tu equipo con acceso fácil a todo
su contenido de Google Suite, ya sea que se trate de una carpeta de Drive, un
Documento o incluso un Calendario compartido.

 El aspecto de tu contenido se optimiza automáticamente en todos los

dispositivos. Existen temas creados especialmente para que tu contenido se
destaque. Sites optimiza tu trabajo de forma inteligente para que se vea bien en las
computadoras de escritorio, las tablets y los dispositivos móviles.
 9. Drive
Te da la opción de almacenar cada uno de tus archivos. Accede a ellos en
cualquier momento y lugar, ya sea desde tus dispositivos móviles o de
escritorio. Controla la forma en que se comparten tus archivos. Incluso puedes:

 Obtener toda la capacidad de almacenamiento que necesites. Las ediciones

Business y Enterprise de Google Suite proporcionan almacenamiento ilimitado, por lo
que siempre tendrás espacio suficiente para tus archivos. Con la administración
centralizada, la prevención de pérdida de datos y Vault para Drive, puedes administrar
fácilmente los usuarios y el uso compartido de archivos a fin de satisfacer las
necesidades de cumplimiento de los datos.

 Encontrar el contenido importante incluso antes de buscarlo. Drive utiliza la

Inteligencia Artificial de Google para predecir y mostrar en tiempo real el contenido que
te resulta importante. Drive reconoce a los colaboradores, los eventos y el contenido
importante por medio de funciones como Acceso rápido y mejoras de búsqueda a fin
de conectar a cada usuario con los archivos que puedan requerir atención.

 Organizar los archivos de tu equipo en un espacio compartido. Usa unidades

compartidas para almacenar el trabajo de tu equipo en espacios compartidos seguros
y fáciles de administrar. Los miembros comparten la propiedad de todos los archivos
 que se agregan a las unidades compartidas, por lo que todos se mantienen
informados.

 Accede a los archivos de tu computadora sin usar un navegador. Drive File

Stream te otorga acceso a los archivos directamente desde tu computadora sin que se
vea afectada la totalidad del espacio de tu disco. Te ayudará a pasar menos tiempo
esperando que se sincronicen los archivos y aumentarás tu productividad.

10. Cloud Search

Usa la tecnología de Google para realizar búsquedas en todo el contenido de tu
empresa. Ya sea que se trate de Gmail y Drive o de Documentos, Hojas de
cálculo, Presentaciones, Calendario, etc., Google Cloud Search responde tus
preguntas y te brinda sugerencias relevantes para ayudarte a lo largo del día.
Esta herramienta te presenta:

 Lo mejor de la Búsqueda de Google para tu empresa. Cloud Search también está

disponible como una oferta independiente para los clientes que no tengan G Suite. En
ambos casos, Google puede ofrecerle a tu negocio lo mejor de la búsqueda
empresarial.

 Niveles de privacidad y seguridad que satisfacen tus necesidades. Los resultados

de la búsqueda reflejan los modelos de seguridad de tu organización a medida que
esta cambia con el tiempo. Cloud Search admite actualizaciones casi instantáneas en
 el nivel de acceso de grupo, por lo que los usuarios solo ven los resultados de la
búsqueda que están relacionados con el contenido al que tienen acceso.

 Perfección integrada con Google Suite. Cloud Search está perfectamente integrado

con otras aplicaciones de Google Suite. Realiza búsquedas en Gmail, Documentos,
Drive, Calendario, etcétera.