HERRAMIENTAS PARA LA
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
tiempo de respuesta
tiempo discrecional
concepto de principio 10 – 90
ciclo de productividad
ley de Parkinson
TIEMPO DE RESPUESTA
Es el que se espera sea el suficiente y necesario,
para responder a un requerimiento o acta
realizar. Percepción que de acuerdo a la
experiencia, se realizará la actividad.
TIEMPO DISCRECIONAL
Lapsos de tiempo sin actividades programadas
que pueden servir para atrasos, revisar la
agenda, lo hecho o descansar. Puede ser
sobrante de una actividad hecha con
anticipación.
SEGÚN EL RENDIMIENTO QUE
PODAMOS CONSEGUIR SE DIVIDE EN:
Tiempo óptimo: cuando nuestro rendimiento es
mayor, y suele ser en las primeras horas de la
mañana. Durante él realizaremos las tareas que
requieran mayor esfuerzo y concentración.
Tiempo normal: es el resto del tiempo y, siempre
que se pueda, durante el mismo se llevarán a
cabo las tareas más sencillas y rutinarias.
Evidentemente, para conseguir la mayor eficiencia, debemos procurar que el
tiempo discrecional coincida con nuestro tiempo óptimo.
2 errores comunes relacionados con el aprovechamiento del tiempo
No hay que incurrir en 2 errores que no sólo no constituyen un adecuado uso del
tiempo, sino que acabarían siendo contraproducentes:
Llevar un ritmo frenético de trabajo.
Además de provocar estrés, también disminuye la calidad del trabajo
desarrollado. Como lo expresa gráficamente Pilar Cambra, “de vez en cuando
conviene picar espuelas. Pero ir constantemente como motos perjudica
seriamente la salud. Y la eficacia”.
Prescindir de las pequeñas interrupciones entre diversas
actividades.
No es aconsejable pasar sin descanso de una tarea a otra, ya que
tanto la mente como el cuerpo necesitan descansar y recuperarse
para pasar a la siguiente tarea con mayores garantías de éxito.
Para esto, se puede utilizar lo que el psicólogo Reneau Z. Peurifoy
denomina “rutinas de descompresión” y que son determinadas
acciones que pueden servir para serenarse, ya sea entre
determinadas tareas estresantes o al final de una actividad diaria
especialmente agotadora, y que permiten relajarnos. Estas rutinas
pueden ser leer las últimas noticias en Internet (¡sólo unos
minutos!) o tomar un café con los compañeros.
PRINCIPIO 10 - 90
Se refiere a que el 90 % del valor, se lo llevan el
10% de las cosas, o que el 90% del tiempo es para
hacer el 10% de los asuntos, o el 10% de correos
recibidos, da el 90% de información útil. Al dar
prioridad a las actividades. Conviene pensar en
este principio para dar más valor a nuestro tiempo.
CICLO DE PRODUCTIVIDAD
Lapsos de tiempo en el que más producimos o
somos más productivos, nos sentimos con más
fuerza o energía, y es variable en c/ persona.
LEY DE PARKINSON
Este fenómeno se recoge en la primera ley de
Parkinson (Cyril Norhcote Parkinson, 1909-1993) que
dice que “el trabajo crece hasta llenar el tiempo del
que se dispone para su realización“. Lo que se
traduce en que cuanto más tiempo tienes, más
tiempo tardas en hacer las cosas. Cuanto más tiempo
tienes para estudiar algo, más tiempo tardas en
hacerlo.
