La gestión eficaz del tiempo
Son muchos los autores y expertos que han escrito sobre este tema. Y la
mayoría suele coincidir en destacar que la incorrecta gestión del tiempo se
debe, entre otros factores, a:
La inexistencia de objetivos previamente definidos.
No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.
La incorrecta gestión de la propia agenda de trabajo.
Negación de la propia evidencia. No aceptar que nosotros no podemos
hacerlo todo.
La insuficiente delegación de tareas.
Exceso de información para analizar (la llamada «parálisis por análisis»)
o la información imprecisa, desordenada o tardía.
Evidentemente, para organizar nuestro tiempo se hace imprescindible:
Determinar qué acciones o tareas son las más importantes. Por
importantes, entendemos aquellas tareas que inciden de alguna forma
en las áreas estratégicas de la empresa u organización, en los objetivos,
en los costes o en los ingresos.
Dar un orden de prioridad a cada una de las actividades diarias. A veces
se suele asignar un tiempo máximo para cada actividad, con la finalidad
de que no estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es
demasiado importante, restando tiempo a otras que sí que lo son.
Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que puedan
realizar otras personas.
Eliminar la posibilidad de que nos puedan importunar con visitas no
previstas o reuniones mal planificadas con hora de inicio, pero sin hora
de salida.
Destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda.
De esta forma, podremos tener siempre preparado un programa de
trabajo antes de iniciar la jornada, ser nosotros mismos los gestores de
nuestro tiempo, y no dejar que sean otros quienes lo hagan.
Principios que rigen el uso del tiempo
Para controlar el tiempo hemos de tener en cuenta una serie de principios
que nos pueden ayudar:
Ley de Pareto
Una pequeña parte del tiempo de trabajo produce gran parte de los
resultados. Está muy relacionado con la Ley de Rendimientos Decrecientes.
Los elementos críticos de cualquier conjunto son, en general, una minoría.
Llena tu tiempo con aquello que ayuda a conseguir tus objetivos.
La Ley de Murphy
Aquí también se aplica, sobre todo aquella que dice que todo dura más de
lo que, en principio, se pensaba. Hay que prever eventualidades y planificar
una cierta flexibilidad.
1º Ley de Parkinson
Toda tarea se dilata hasta ocupar todo el tiempo que dispongas para hacerla.
Si asignas media hora para hacer una tarea, tardará media hora; si le asignas
una hora, tardará una hora. Hemos de planificar un tiempo sin excesos, el
tiempo justo.
2ª Ley de Parkinson
El tiempo que requiere una tarea aumenta cuando la interrumpimos y la
reanudamos. Para una tarea corta siempre ay tiempo; para una larga, nunca.
Lo perfecto no resulta rentable. Acabas lo que empiezas... Hace años que
nos lo dicen. Aprovecha los tiempos muertos para realizar las tareas cortas.
Principios para la gestión eficaz del tiempo
1- Planificar por adelantado: planificar es la piedra sobre la que se basa la
gestión del tiempo. Pero no consiste solo en crear una buena
planificación o programa, sino que hay que ser capaz de llevarla a cabo.
Esto supone ser preciso sobre la realidad diaria del trabajo y el resto de
las responsabilidades, tener en cuenta las interrupciones, conflictos y
retrasos habituales. Como si fuera una prenda de vestir, hay que sentirse
cómodo y que quede un poco amplio por si encoge.
2- Programar actividades de ocio: los mejores planes de gestión del tiempo
acompañan durante toda la vida, no solo durante las horas de trabajo.
Hay que intentar programar períodos de tiempo dedicados a la familia,
amigos, tiempo libre propio, proyectos personales o especiales, en vez
de dedicarles «el tiempo que sobre».
3- Promete menos y cumple más: establecer fechas de entrega viables.
Supone una buena idea sobrestimar el tiempo que se piensa que va a
dedicar a un trabajo, para asegurarse del plazo de entrega a tiempo,
incluso si aparecen contratiempos y, en segundo lugar, sorprender
positivamente terminando antes de lo previsto.
4- Dividir los trabajos grandes en tareas manejables: es muy fácil aceptar
trabajos de grandes proporciones. Por ejemplo, pintar la casa, será un
trabajo menos desalentador, si se siguen bien los pasos hasta conseguir
el objetivo final. Dividiendo un trabajo enorme en pasos manejables,
estableciendo un horario para llevar a cabo cada paso y reduciendo
paulatinamente el alcance del proyecto, se puede conseguir cualquier
cosa, y con menos presión y estrés, que si se pretende hacerlo todo.
5- Seguimiento de los progresos: cada proyecto de envergadura requiere de
su propia organización, agenda y calendario para identificar los pasos
principales o hitos en el camino hacia su consecución. Si has establecido
fechas objetivos realistas y tienes previsto tiempo para «resbalones»
posibles, tus progresos deberían responder a tu plan. Si hay imprevistos
que te sitúan por detrás de la fecha prevista, puedes avisar a tu jefe o
cliente/subordinado y establecer una fecha de consecución revisada o
dar los pasos necesarios para acelerar su progreso y recuperar el tiempo
perdido.
6- Delega lo que puedas: como ya sabemos, se delega la autoridad, no la
responsabilidad. Cuando se trata de delegar, parece que hay dos tipos de
personas: aquellas que pueden y las que no pueden. Si eres uno de estos
últimos y encuentras todo tipo de razones para hacer las cosas por ti
mismo, entonces, es inútil intentarlo. Sin embargo, si piensas que no eres
tan indispensable como crees, es hora de empezar a delegar. Comienza
con la rutina, trabajos que requieren mucho tiempo y que sabes que
alguien más puede llevar a cabo. Acepta que enseñar a otra persona
puede llevar un poco de tiempo y permite una curva de aprendizaje
razonable. El beneficio será palpable y dispondrás de más tiempo.
7- Establece parámetros para decir no: todos conocemos gente que
establecen sus límites de tiempo. Puede parecer excesivo pero también
sabemos que muchas personas terminan trabajando hasta tarde o se
llevan trabajo a casa de vez en cuando, por ello, es posible que para esta
gente haya llegado el momento decir no. Y no solo a los otros, sino a
nosotros mismos. Trabajar durante horas y horas daña el equilibrio entre
trabajo y ocio necesario y básico para la salud y el bienestar.
8- Haz y sigue una lista de prioridades: no hace falta ser un experto para
elaborarla. Algunas personas llevan varias listas a la vez: una de mayor
prioridad para las cosas urgentes y muy importantes y otra de baja
prioridad para tareas que le gustaría hacer cuando tenga tiempo
disponible. Otras personas simplifican el proceso haciendo solo una lista
de las cosas a hacer el día siguiente.
9- Agrupa tareas según las capacidades requeridas: para sacar mayor
partido a tu tiempo, trata de realizar los trabajos más difíciles, aquellos
que requieren mayor concentración y mayor eficiencia en aquellos
momentos del día en los que tus niveles de energía y atención son
mayores. Si puedes coordinar esos momentos con períodos en los que
tienes menos interrupciones de lo normal, mucho mejor. De la misma
forma, trata de programar tu rutina, tareas de bajo nivel para las horas
del día en las que te resulta más difícil concentrarse. El truco está en
identificar tus horas de mayor rendimiento y programar tu trabajo en
consecuencia.
10- Mantén los ojos abiertos para encontrar atajos: es siempre tentador
seguir haciendo las cosas de la forma en que se han hecho siempre,
porque es con lo que se está familiarizado. Encontrar, adaptar y aplicar
nuevas técnicas más eficientes a tus responsabilidades, no sólo te
ahorrará tiempo, sino que rebajará tu carga de trabajo total.
Cómo programar el tiempo
Prioriza: Organiza tus actividades en función de las cuatro «e»:
o Eficacia: lograr mis objetivos.
o Eficiencia: obteniendo el máximo rendimiento.
o Efectividad: con los mínimos recursos.
o Excelencia.
Fracciona: Objetivos grandes en tareas, por ejemplo, estudiar una
asignatura en estudiar cada capítulo y planificar el tiempo necesario para
cada una de ellas. Aprovecha tus momentos de mayor rendimiento. Pide
ayuda.
Auto motívate: Ten por escrito, y siempre a la vista, tus objetivos. Deja
siempre cierta flexibilidad para temas imprevistos.
Gestión de las urgencias
Las urgencias interrumpen el ritmo y las tareas de todo el equipo, bloquean
a los más responsables o capacitados y generan, si la cosa no sale del todo
bien, un sentimiento generalizado de frustración y fracaso que afectará, en
la fase posterior a la crisis, a la confianza y clima del equipo durante algún
tiempo.
Por ello, las urgencias requieren de cierto control, dividido en dos fases:
1. Establecer una clara distinción entre lo que es urgente y lo que es
importante. El primero tiene connotaciones estrictamente temporales, y
el segundo, de interés (afecta a los objetivos). La confusión entre
urgencia e importancia surge del cruce de ambos conceptos en las
acciones orientadas hacia objetivos y sujetas a programa. En estos casos,
la acción que posibilita un objetivo es importante y puede estar en
peligro por falta de tiempo para su ejecución (por lo tanto, urgente).
Pero es el cruce de ambas líneas lo que puede justificar la crisis, todo lo
demás, no.
2. Análisis: es por medio de este análisis como controlaremos, en principio
las urgencias. Teniendo en cuenta que la cualidad que hace a la urgencia
tan ágil para recorrer y alterar toda la organización es su carácter
fundamental: el apremio. Hay que aguantar las prisas por un instante y
ver si aquello es auténticamente urgente para dedicarle las atenciones
necesarias.
a. Ver si el asunto tiene realmente importancia: si afecta o no a los
objetivos. Si es así, se debe analizar la posibilidad de alternativas
viables que sustituyan a la urgencia por otra actividad con mayor
margen de tiempo.
b. Analizar si realmente el asunto ya catalogado como importante es
realmente urgente. Esto lo veremos analizando el plazo de
ejecución programado para la tarea, con el plazo disponible.
Aunque el plazo efectivamente sea menor, aun cabe la posibilidad
de estudiar los programas y ver, si con alguna modificación o
cambio de prioridades o añadiendo alguna acción, podemos evitar
la crisis. Si es realmente urgente y es realmente importante, solo,
en este caso, se puede considerar una urgencia y dar paso a la
crisis.
Resolución de la crisis
La crisis se resolverá siempre por medio de sobreesfuerzos, incrementos de
tiempo en el trabajo, aceptación de responsabilidades no previstas,
incrementos del rendimiento, etc. En todos los casos, la crisis debe tener
una cierta planificación sobre la marcha, una consideración sobre sus
consecuencias y una actuación inmediata para paliar estas. En las crisis,
obviamente, hay que improvisar, pero esta improvisación se basa en la
capacidad de programar, distribuir y hacer aceptar tareas no previstas y
exigiendo un importante sobreesfuerzo, anticipándose a las consecuencias,
actuando de manera coordinada para minimizar sus efectos. Si conocemos
bien nuestro trabajo y somos líderes de nuestro equipo sabremos resolver
adecuadamente lo auténticamente urgente.
Si la urgencia es aparente pero es algo importante, lo que hay que hacer es
encajar dentro de los programas, asignándole un responsable. Si el motivo
de la urgencia no es importante, pero sí que es urgente, se debe delegar al
nivel que corresponda por sus características.
Si, una vez analizada, no es ni urgente ni importante, se desprecia sin más,
se lo deja a su curso normal.
Tomado de: www.neweuropean.net/publicaciones
