386.manual Control Interno
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jotota386.manual Control Interno
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jototaMANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA COOPERATIVAS DE AHORRO Y
CRÉDITO POPULAR
Dr. Oswaldo Cabezas
DGRV-QUITO
MATERIALES DE CAPACITACION
Estos materiales de capacitación constituyen un esfuerzo de la
DGRV para aportar en la formación del Recurso Humanos de las
Cooperativas con el fin de mejorar constantemente la funcionalidad
y operatividad de las instituciones en favor de los asociados.
Quito, 2006
www.dgrv-quito.org
MANUAL DE CONTROL INTERNO
El Manual de Control Interno fue elaborado por el Dr. Oswaldo Cabezas Paredes,
Consultor DGRV y la supervisión del Dr. Luis Vaca Guevara, Coordinador
Internacional DGRV en México. El presente manual fue presentado a Jurgen Heins, y
al Director del Proyecto Patmir Guerrero en mayo del 2005
Para el desarrollo del presente manual se tomaron las siguientes referencias:
1. Marco integrado de control interno para Latinoamérica; Asociación Interamericana
de Contabilidad –AIC; Septiembre de 2004.
2. Manual de control interno para una entidad de microfinanzas. Chemonics
Internacional Inc.; Supervisora Prodesarrollo; Noviembre de 2002
3. Manual de Control Interno para cooperativas de ahorro y crédito. Confederación
Alemana de Cooperativas DGRV. Octubre 2002
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
INTRODUCCIÓN............................................................................................................ 4
Unidad temática 1........................................................................................................... 5
Base Legal, Objetivos y Políticas ................................................................................... 5
1.1 Base Legal............................................................................................................ 6
1.2 Objetivos del Manual de Control Interno .............................................................. 7
1.3 Ámbito del Manual de Control Interno .................................................................. 7
1.4 Aprobación y Actualización................................................................................... 8
1.5 Políticas Generales............................................................................................... 8
Unidad temática 2......................................................................................................... 10
Sistema de Control Interno ........................................................................................... 10
2.1 Definición ............................................................................................................ 11
2.2 El Control Interno como Sistema ........................................................................ 11
2.3 Seguridad razonable........................................................................................... 12
2.4 Responsabilidad conjunta................................................................................... 13
Unidad temática 3......................................................................................................... 14
Responsabilidades Específicas .................................................................................... 14
3.1 Consejo de Administración ................................................................................. 15
3.2 Consejo de vigilancia......................................................................................... 16
3.3 Gerente General ................................................................................................. 17
3.4 Comité de crédito................................................................................................ 18
Unidad temática 4......................................................................................................... 20
Procedimientos de Control Interno ............................................................................... 20
4.1 Ambiente de Control y Tbajo .............................................................................. 21
4.2 Evaluación de riesgos para lograr los objetivos ................................................. 32
4.3 Actividades de control para minimizar los riesgos.............................................. 47
4.4 Información y comunicación para fomentar la transparencia ............................. 59
4.5 Supervisión interna continua y externa periódica ............................................... 69
Unidad temática 5......................................................................................................... 72
Descripción de los Manuales........................................................................................ 72
5.1 Manual de crédito ............................................................................................... 73
5.2 Manual de Contabilidad ...................................................................................... 74
5.3 Manual de Captación.......................................................................................... 75
5.4 Manual de Administración de Riesgos ............................................................... 76
5.5 Código de Ética .................................................................................................. 77
5.6 Manual de protección contra el lavado de dinero ............................................... 78
5.7 Manual de Tecnología de Información ............................................................... 79
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
IInnttrroodduucccciióónn
INTRODUCCIÓN
El Autocontrol es un principio cooperativo de gran valor agregado para una CAC,
puesto que permite el conocimiento profundo de la institución y facilita de esta manera
la gestión de la misma.
El Sistema de Control Interno pone a prueba la esencia de este principio en las
COOPERATIVAS DE AHORRO Y CRÉDITO, puesto que, de su efectividad depende
el cumplimento de los objetivos institucionales.
Un manual de control interno que permita un autocontrol efectivo, es el resultado de un
análisis pertinente de la normativa, de las responsabilidades y atribuciones de los
diferentes cargos administrativos; y de un correcto conocimiento de un enfoque de
control efectivo.
De esta manera, el control no se limitará únicamente a evaluar lo que ya se ha
realizado en áreas relacionadas con el dinero, si no que comprenderá una serie de
procesos y actividades sistémicas orientadas a la previsión, monitoreo y gestión de la
Cooperativa, de manera que se minimice el riesgo y se optimicen los resultados.
Con el fin de que las CACs estén en capacidad de gestionar eficientemente el Sistema
de Control Interno gestionar efectivamente dicho Autocontrol, se ha diseñado el
presente documento, mismo que permitirá el conocimiento de todos los aspectos
relevantes de Control Interno, partiendo desde las base legal que faculta e impulsa la
existencia de un manual de control interno, hasta el descubrimiento de los elementos
que deben considerarse en la gestión del mismo.
Para ello, la primera unidad temática trata sobre la base legal en la que se fundamenta
el sistema de control interno, así como las funciones que, por ley, deben realizar los
diferentes comités y áreas de la cooperativa con relación al sistema de control interno
y al manual de control interno. La unidad temática también, establece el objetivo y
alcance del Manual del Control Interno y quienes son los responsables de su
aprobación, difusión, ejecución y actualización. Finalmente se identifican las políticas
generales que sustentan el sistema de control interno.
Luego, la segunda unidad temática trata el concepto del Sistema de Control Interno y
lo analiza considerando para ello, los puntos principales de su definición.
La unidad temática número 3 define las responsabilidades específicas para el control
internos de los consejos, comités y cargos de una Cooperativa con base en las reglas
de carácter prudencial para las entidades de ahorro y crédito popular con activos
inferiores a 2'750,000 UDIS.
Luego, la cuarta unidad temática explica los componentes que constituyen el Sistema
de Control Interno, así como los responsables de cada componente. De igual manera,
explica los factores que se consideran dentro de cada componente, las políticas que
se refieren a cada factor, su referencia y procedimiento.
Finalmente la unidad temática número 5 describe los manuales de operación
necesarios en la gestión de una CAC.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
UNIDAD TEMÁTICA 1
Base Legal, Objetivos y Políticas
1.1 Base legal
1.2 Objetivos del “Manual de Control Interno”
1.3 Ámbito del “Manual de Control Interno”
1.4 Aprobación y Actualización
1.5 Políticas generales
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
La presente Unidad Temática trata sobre la base legal en la que se fundamenta el
sistema de control interno, así como las funciones que, por ley, deben realizar los
diferentes comités y áreas de la cooperativa con relación al sistema de control interno
y al manual de control interno. La unidad temática también, establece el objetivo y
alcance del Manual del Control Interno y quienes son los responsables de su
aprobación, difusión, ejecución y actualización. Finalmente se identifican las políticas
generales que sustentan el sistema de control interno.
1.1 Base Legal
11..11 B
Baassee LLeeggaall
Las reglas prudenciales definen como sistema de control interno, al conjunto de
objetivos, políticas, procedimientos y registros que establezca la Entidad, con el
propósito de:
1.1.1 Procurar mecanismos de operación que permitan identificar, vigilar y
evaluar los riesgos que puedan derivarse del desarrollo de las actividades
del negocio;
1.1.2 Delimitar las diferentes funciones y responsabilidades del personal al
interior de la Entidad;
1.1.3 Diseñar sistemas de información eficientes y completos, y
1.1.4 Coadyuvar a la observancia de las leyes y disposiciones aplicables.
Igualmente las reglas prudenciales establecen que el Manual de Control Interno
deberá contemplar el funcionamiento del sistema de control interno de la Entidad,
estableciendo:
1.1.5 Los objetivos, las políticas y procedimientos de control interno;
1.1.6 La estructura organizacional, especificando a los responsables de llevar a
cabo las diversas funciones en la Entidad;
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
1.1.7 Los sistemas de información dentro de la Entidad, los cuales deberán
permitir que la información sobre el estado en que se encuentren los
créditos y los depósitos sea completa y oportuna; dicha información
deberá estar disponible tanto para la Federación respectiva, para la
CNVB, como para el personal que se considere autorizado para acceder
a dicha información, y
1.1.8 La descripción de la normatividad interna de la Entidad, es decir, la
descripción de los manuales que existan y que se encuentren vigentes,
así como su propósito.
1.2 Objetivos del Manual de Control Interno
Obbjjeettiivvooss ddeell M
11..22 O Coonnttrrooll IInntteerrnnoo
Maannuuaall ddee C
1.2.1 Servir como guía de las prácticas y procedimientos cotidianos que
aplicados sistemáticamente permitan mantener un sistema de control
interno efectivo.
1.2.2 Cumplir con lo establecido en las normas prudenciales, respecto al
Programa General de Operación, en el ámbito de Control Interno.
1.2.3 Integrar en una visión conjunta la estructura organizacional, las políticas
y procedimientos de los manuales de operación, y la gestión de
directivos y personal de la Entidad en la acción de control.
11..33 Á
Ámmbbiittoo ddeell M Coonnttrrooll IInntteerrnnoo
Maannuuaall ddee C
1.3 Ámbito del Manual de Control Interno
El manual de control interno se aplica en la ejecución de las operaciones de
intermediación financiera (captación de ahorros, colocación de préstamos),
administración general y finanzas de la Entidad.
Está diseñado para entidades del Nivel I, tanto por las operaciones autorizadas como
por la regulación prudencial aplicable.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
11..44 A
Apprroobbaacciióónn yy A
Accttuuaalliizzaacciióónn
1.4 Aprobación y Actualización
El manual será aprobado por el Consejo de Administración y actualizado al menos una
vez por año, hechos que deberán constar por escrito en las actas de las sesiones
respectivas.
11..55 P Geenneerraalleess
Poollííttiiccaass G
1.5 Políticas Generales
1.5.1 La Entidad reconoce explícitamente que todo su accionar se sujetará a lo
que marca la Ley de Ahorro y Crédito Popular, Reglas y Normas
Prudenciales.
1.5.2 El Consejo de Administración se constituye en el eje fundamental del
sistema de control interno, mediante la definición de sus políticas básicas
y dentro de estas, aprobar los manuales de administración y operación
en general.
1.5.3 Todos los directivos, ejecutivos, funcionarios y empleados de la entidad
rendirán cuentas de su actuación y del cumplimiento de las normas y
procedimientos establecidos en este manual.
1.5.4 La entidad destinará recursos para la difusión y capacitación en el uso y
aplicación del manual, así como de sus actualizaciones.
1.5.5 Este manual se constituye en la base del sistema de control interno y por
lo mismo harán parte de él los manuales de: crédito, captación,
contabilidad, administración de riesgos, tecnologías de información,
orgánico funcional, lucha contra el lavado de dinero, código de ética; y, en
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
general, los instructivos que establezcan las políticas y procedimientos en
cada caso.
1.5.6 La Gerencia de la entidad se encargará de diseñar un plan de trabajo y
cronograma para la implementación del manual, con identificación de los
responsables y los resultados esperados.
1.5.7 La Gerencia de la Entidad asume el liderazgo en la ejecución del sistema
de control interno, su seguimiento, retroalimentación y evaluación, de lo
cual informará de manera constante y sistemática al Consejo de
Administración.
1.5.8 El Consejo de Administración es el encargado de realizar el seguimiento y
evaluar la implantación del sistema de control interno, en coordinación
con la gerencia y los comités que conforme para tal efecto.
1.5.9 El Consejo de Vigilancia es el encargado de supervisar el funcionamiento
interno de la Entidad y el cumplimiento de sus estatutos, políticas,
lineamientos y de las disposiciones aplicables.
1.5.10 La entidad reconoce cuatro niveles de vigilancia con respecto a la
implantación del sistema de control interno: auto evaluación ejecutada por
el personal de la organización, supervisión realizada por el Consejo de
Vigilancia, supervisión in situ realizada por la Federación respectiva,
evaluación ejecutada por parte de la Auditoria Externa o la CNBV.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
UNIDAD TEMÁTICA 2
Sistema de Control Interno
2.1 Definición
2.2 El control interno como Sistema
2.3 Seguridad razonable
2.4 Responsabilidad conjunta
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
La presente Unidad Temática trata el concepto del Sistema de Control Interno y lo
analiza considerando para ello, los puntos principales de su definición.
2.1 Definición
22..11 D
Deeffiinniicciióónn
De inicio es necesario definir al Control Interno:
El control interno se define como un proceso efectuado
por el Consejo de Administración, la Gerencia y el resto
de personal de una Entidad, diseñado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto
a la consecución de objetivos
Dichos objetivos se enmarcan dentro de las siguientes categorías:
¾ Eficacia y eficiencia en las operaciones
¾ Confiabilidad de la información financiera y operativa
¾ Protección de los activos de la entidad; y,
¾ Cumplimiento de las disposiciones legales y normas aplicables”
Estas categorías se complementan entre sí, mediante una visión integradora orientada
a facilitar la consecución de los objetivos estratégicos de la Entidad.
Ell ccoonnttrrooll iinntteerrnnoo ccoom
22..22 E moo S
Siisstteem
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2.2 El Control Interno como Sistema
Es un conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes cuya dinámica facilita
el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Entidad. El sistema de control
interno se compone de:
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
¾ Insumos o entradas.- políticas, normas y procedimientos,
¾ Proceso.- ejecución de las operaciones de la entidad sobre la base de las
políticas, normas y procedimientos establecidos,
¾ Resultados.- solidez institucional, imagen frente al público, permanencia en el
largo plazo.
¾ Variables de observación.- indicadores de gestión que permiten evaluar el
impacto de los resultados en la entidad.
¾ Retroalimentación.- actitud hacia la mejora continua basada en comunicación
e indicadores.
¾ Variables de acción.- decisiones y acciones correctivas tomadas en forma
oportuna para optimizar los controles en el cumplimiento de los objetivos de
la Entidad.
Seegguurriiddaadd rraazzoonnaabbllee
22..33 S
2.3 Seguridad razonable
El control interno debe aportar un grado de seguridad razonable a la Entidad, respecto
del cumplimiento de las metas y objetivos institucionales; en ningún caso la seguridad
será total o absoluta.
El grado de solidez del control interno tiene un costo, el mismo que debe ser acorde a
las actividades de la Entidad y su realidad.
El control interno tiene la capacidad de prevenir las opiniones y decisiones
equivocadas o los acontecimientos externos que podrían afectar el cumplimiento de
las metas operativas.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
El enfoque moderno del control interno se fundamenta en los valores y en los
principios de conducta ética de los funcionarios y de las Entidades.
Reessppoonnssaabbiilliiddaadd ccoonnjjuunnttaa
22..44 R
2.4 Responsabilidad conjunta
El control interno es ejecutado por los directivos, gerentes y empleados que laboran en
las Entidades. El recurso humano constituye el elemento activo y dinámico más
importante para su funcionamiento. El diseño, la implantación y el mantenimiento de
los controles internos son ejecutados por todos los miembros de la Entidad, por tanto
la responsabilidad general es compartida, considerando las responsabilidades
específicas inherentes a cada persona.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
UNIDAD TEMÁTICA 3
Responsabilidades Específicas
3.1 Consejo de administración
3.2 Consejo de vigilancia
3.3 Gerente General
3.4 Comité de crédito
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
La presente unidad temática define las responsabilidades específicas para el control
internos de los consejos, comités y cargos de una Cooperativa con base en las reglas
de carácter prudencial para las entidades de ahorro y crédito popular con activos
inferiores a 2'750,000 UDIS.
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Coonnsseejjoo ddee A
33..11 C miinniissttrraacciióónn
3.1 Consejo de Administración
El Consejo de Administración tendrá las atribuciones y obligaciones siguientes:
3.1.1 Será el responsable de definir y diseñar los lineamientos de control
interno para el manejo prudente de la Entidad, para lo cual deberá
aprobar y revisar al menos una vez al año el manual de control interno y
el manual de crédito de la Entidad.
3.1.2 Tratándose de la aprobación del Código de Ética, podrá delegar esta
función en un Comité Técnico integrado por el Gerente General y por
personas especializadas internas o externas, que designe el Consejo. Por
lo que respecta a los otros manuales de operación de la Entidad, el
Consejo de Administración podrá auxiliarse de dicho Comité Técnico para
la elaboración de tales manuales, correspondiendo al propio Consejo de
Administración su aprobación y, en su caso, modificaciones.
3.1.3 Respecto al manual de control interno, será el responsable de aprobar la
estructura orgánica de la Entidad y vigilar el cumplimiento de las medidas
correctivas, que se deriven de los informes que emita el Consejo de
Vigilancia.
3.1.4 En el manual de crédito deberá establecer los límites respecto al
otorgamiento de crédito, así como el tipo de acreditados y de productos
crediticios que ofrecerá la Entidad.
3.1.5 Para efectos de la revisión periódica de los manuales, podrá auxiliarse del
Comité Técnico, sin embargo la aprobación de las modificaciones al
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
Manual de Crédito y al de Control interno será responsabilidad exclusiva
del Consejo de Administración.
Coonnsseejjoo ddee vviiggiillaanncciiaa
33..22 C
3.2 Consejo de vigilancia
El Consejo de Vigilancia tendrá las atribuciones y obligaciones siguientes:
3.2.1 Deberá presentar informes al Consejo de Administración, sobre el estado
del sistema de control interno en general. Para lo anterior, habrá de
efectuar las pruebas que considere necesarias y en los citados informes
deberán especificarse, en su caso, las irregularidades que se detecten y
las medidas preventivas recomendadas, así como aquellas que se
hubieren adoptado para tales efectos.
3.2.2 Respecto a la operación de crédito, deberá asegurarse que se lleve a
cabo la vigilancia de las operaciones crediticias y su apego a las medidas
de control establecidas en el manual de crédito.
3.2.3 Asimismo, será el responsable de establecer las funciones de contraloría,
directamente o a través de las personas que considere apropiadas, las
cuales implicarán el establecimiento y seguimiento diario de medidas
necesarias para revisar que las actividades de la Entidad son
consistentes con los objetivos de ésta, así como para verificar el estricto
apego a las leyes, reglamentos internos, manuales y demás disposiciones
aplicables.
3.2.4 En caso de que las funciones de contraloría sean efectuadas por
personas diferentes a quienes formen parte del Consejo de Vigilancia,
éstas deberán ser distintas a las personas que desempeñen actividades
relacionadas con las operaciones de crédito de la Entidad.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
Geerreennttee G
33..33 G Geenneerraall
3.3 Gerente General
El Gerente General en relación con el control interno tendrá las responsabilidades
siguientes:
3.3.1 La ejecución diaria del sistema de control interno conforme lo establezca
el Consejo de Administración, dentro de la cual estará implementar
medidas de acción en caso de contingencias que puedan afectar la
operación o los sistemas de información de la Entidad;
3.3.2 Diseñar los manuales que estarán sujetos a aprobación del Consejo de
Administración, así como difundirlos al personal;
3.3.3 Vigilar conjuntamente con el Consejo de Vigilancia, que el sistema de
control interno sea efectivo y funcional;
3.3.4 A solicitud del Consejo de Administración de la Federación respectiva o
de la CNBV, el Gerente General deberá ordenar que se lleve a cabo una
evaluación del estado que guarde el sistema de control interno en sus
distintos aspectos. Lo anterior, sin perjuicio de las facultades que
corresponden al Comité de Supervisión de la Federación respectiva, y
3.3.5 Elaborar reportes mensuales para el Consejo de Administración, los
cuales deberán mencionar:
3.3.5.1 La situación actual de la cartera crediticia total;
3.3.5.2 El estado que guarda la cartera vencida y los resultados del
proceso de recuperación;
3.3.5.3 El apego a los límites de crédito establecidos por el Consejo de
Administración, y
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DGRV 17 de 79
MANUAL DE CONTROL INTERNO
3.3.5.4 Los acreditados más importantes de la Entidad en cuanto al
monto de sus créditos, así como los importes respectivos.
3.3.6 Informar sobre el cumplimiento de los objetivos estratégicos y metas
establecidas por la Entidad, con la finalidad de garantizar el principio de
negocio en marcha y el concepto de creación de valor para la Entidad.
33..44 C miittéé ddee ccrrééddiittoo
Coom
3.4 Comité de crédito
3.4.1 El Comité de Crédito será la instancia responsable de la aprobación de
los créditos solicitados a la Entidad y para dicha aprobación deberá seguir
los lineamientos que al efecto se establezcan en los manuales.
3.4.2 La Entidad que cumpla con los requerimientos de capitalización por
riesgos de crédito correspondientes y en general con lo establecido en las
Reglas Prudenciales, quedará relevada de la obligación de contar con la
aprobación del Comité de Crédito, cuando el importe total de los créditos
otorgados por dicha Entidad a la persona solicitante, incluyendo a sus
dependientes económicos, no sea mayor a 5,000 (cinco mil) UDIS, y
siempre y cuando su manual de crédito prevea procesos de
autorizaciones automáticas.
3.4.3 Las Entidades podrán establecer en los manuales de crédito procesos de
autorizaciones automáticas de créditos que permitan otorgar el crédito
correspondiente a cualquier solicitante, siempre y cuando se reúnan las
condiciones que se indican a continuación:
3.4.3.1 Documentación mínima a ser entregada por tipo de crédito;
3.4.3.2 Identificación del solicitante, así como finalidad para la cual se
solicita el crédito o, en su caso, características de los depósitos
que el solicitante mantenga en la Entidad;
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
3.4.3.3 Monto máximo a otorgar según el resultado de la información
entregada, y
3.4.3.4 Tasas de interés en función del riesgo que represente el
solicitante dado la información aportada.
3.4.3.5 Los funcionarios, consejeros o miembros del Comité de Crédito,
no podrán participar en ninguna etapa del proceso crediticio,
cuando el crédito en cuestión pueda representar conflictos de
intereses para dichas personas.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
UNIDAD TEMÁTICA 4
Procedimientos de Control Interno
4.1 Ambiente de Control y Trabajo
4.2 Evaluación de Riesgos para lograr los Objetivos
4.3 Actividades de control para minimizar los Riesgos
4.4 Información y Comunicación para fomentar la
transparencia
4.5 Supervisión Interna continua y Externa periódica
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
La presente unidad temática explica los componentes que constituyen el Sistema de
Control Interno, así como los responsables de cada componente. De igual manera,
explica los factores que se consideran dentro de cada componente, las políticas que
se refieren a cada factor, su referencia y procedimiento.
En el Sistema de Control Interno se enmarcan cinco componentes:
» Ambiente de control y trabajo
» Evaluación de riesgos para lograr los objetivos
» Actividades de control para minimizar los riesgos
» Información y comunicación para fomentar la transparencia
» Supervisión interna continua y externa periódica
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4.1 Ambiente de Control y Tbajo
La responsabilidad de mantener un entorno de control eficaz, corresponde a todo el
personal de la Entidad. No obstante, el modelo de actuación que observen el Gerente
de la Entidad y el Consejo de Administración, son la base de un ambiente de control,
que a su vez promueve la participación activa de todo el personal y conduce a una
cultura de control como una manera cotidiana de proceder en todos los niveles de la
organización.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
De manera formal, el entorno de control y trabajo está definido en el estatuto de
constitución de la Entidad; su objeto social se constituye en la base de todos los
demás componentes de control interno.
“…el ahorro y crédito popular, facilitar a sus miembros el
acceso al crédito, apoyar el financiamiento de micro,
pequeñas y medianas empresas; y, en general propiciar
la solidaridad, la superación económica y social, y el
bienestar de sus miembros y de las comunidades en que
operen, sobre bases educativas, formativas y del
esfuerzo individual y colectivo”
El entorno de control y trabajo comprende la manera como se gerencia, dirige y
supervisa el funcionamiento de la entidad, aportando valores, estructura, capacidad de
los empleados, filosofía empresarial, el estilo de gestión de la gerencia, al igual que la
orientación del Consejo de Administración.
Este componente incluye los siguientes factores:
4.1.1 Integridad y valores éticos MONITO REO
4.1.2 Filosofía y estilo de gestión de
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4.1.3 Estructura organizativa CO
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4.1.4 Administración de Recursos O
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4.1.5 Rendición de cuentas y AM
transparencia
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DGRV 22 de 79
MANUAL DE CONTROL INTERNO
4.1 AMBIENTE DE CONTROL Y TRABAJO
4.1.1 INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» La eficiencia de los controles internos deben supeditarse a los valores éticos y a la
integridad de las personas que los diseñan, administran y supervisan
» Los valores éticos y de conducta se deberán observar de manera obligatoria por todos
los niveles de la Entidad
REFERENCIAS:
Código de Ética
PROCEDIMIENTOS:
4.1.1.1 El Gerente General constatará que el Código de Ética haya sido formalmente
aprobado por el Consejo de Administración
4.1.1.2 El Gerente General distribuirá un Código de Ética a cada empleado de la Entidad,
directivos e integrantes de comités
4.1.1.3 El Gerente General realizará una reunión de trabajo para analizar el contenido y
alcance de los temas relevantes del código de ética, particularmente cuando exista
conflicto de interés
4.1.1.4 El Gerente General explicará con detalle las sanciones y amonestaciones en caso
de contravenciones al código de ética.
4.1.1.5 El Consejo de Administración evitará cualquier indicio de conflicto de intereses por
parte de personas que toman decisiones de aprobación de préstamos, manejo de
dinero y custodia de bienes, con respecto a las personas que tengan funciones
específicas de control en esos mismos aspectos.
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DGRV 23 de 79
MANUAL DE CONTROL INTERNO
4.1.1.6 El Gerente General solicitará al personal que le informe de una manera autónoma,
lo casos en los que cada uno considera exista conflicto de interés y por lo tanto se
abstenga de participar en tal decisión o acción que podría beneficiar directa o
indirectamente a sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad y
afinidad.
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DGRV 24 de 79
MANUAL DE CONTROL INTERNO
4.1AMBIENTE DE CONTROL Y TRABAJO
4.1.2 FILOSOFÍA Y ESTILO DE GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» La entidad basará su accionar en una filosofía y estrategia con visión de largo plazo.
» Las estrategias de largo plazo, se viabilizarán a través de planes operativos de corto
plazo.
» El grado de independencia del Consejo de Administración, la conformación colegiada
en los comités de gestión, la experiencia, la calidad profesional y la conducta ética de
sus miembros, garantizarán un ambiente de control efectivo en la Entidad
REFERENCIAS:
Plan Estratégico y planes operativos.
PROCEDIMIENTOS
4.1.2.1 El Gerente General se asegurará que el Plan Estratégico y planes operativos han
sido aprobados por el Consejo de Administración.
4.1.2.2 El Gerente General dará a conocer a todo el personal el contenido fundamental del
plan estratégico y planes operativos.
4.1.2.3 El Gerente General entregará un documento a cada empleado que contenga:
visión del futuro, misión, valores, objetivos, estrategias generales y metas de la
Entidad.
4.1.2.4 El Consejo de Vigilancia verificará que todos los miembros del Consejo de
Administración y comités, conocen sus responsabilidades específicas, así como las
facultades y obligaciones establecidas en la Ley de Ahorro y Crédito Popular y
normas prudenciales.
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4.1 AMBIENTE DE CONTROL Y TRABAJO
4.1.3 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» La Estructura Organizacional, debe estar orientada al cumplimiento de la Misión
Institucional.
» La definición de responsabilidades y funciones especificas permitirá un trabajo
coordinado donde cada persona conozca su aporte individual hacia los objetivos
estratégicos de la Entidad
» Los empleados deben comprender cuales son sus responsabilidades de control y
poseer las competencias requeridas para cada uno de sus cargos.
» La responsabilidad que asume un empleado de la Entidad estará relacionada con la
autoridad asignada.
» Asumir autoridad promueve en el personal la aceptación de responsabilidades
adicionales y esto tiene un impacto positivo en el entorno de control de la Entidad.
REFERENCIAS:
Orgánico Estructural y Funcional.
PROCEDIMIENTOS
4.1.3.1 El Gerente General verificará que el Manual orgánico funcional haya sido
formalmente aprobado por el Consejo de Administración.
4.1.3.2 El Gerente General mantendrá un archivo específico de los cambios en la
estructura orgánica que fuesen autorizados por el Consejo de Administración.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
4.1.3.3 El Gerente General se asegurará que la descripción de funciones más actualizada
ha sido entregada a cada empleado (con su firma de recepción) y que se incluya
un ejemplar en el expediente individual del personal.
4.1.3.4 El Gerente General verificará que todos los empleados tenga pleno conocimiento
en cuanto a los niveles de autoridad, responsabilidad y toma de decisiones.
4.1.3.5 El Gerente General determinará las responsabilidades específicas que cada
empleado tendrá como parte del sistema de control interno.
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4.1 AMBIENTE DE CONTROL Y TRABAJO
4.1.4 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
POLÍTICAS ESPECIFICAS:
» La Entidad reconoce que el talento humano es el recurso más importante para el logro
de los objetivos estratégicos.
» La entidad propicia el desarrollo individual y profesional de sus empleados, mediante
distintas acciones de formación y capitación.
» La competencia profesional y evaluación del desempeño individual de los empleados
de la entidad contribuyen directamente para sustentar el ambiente de control y
constituyen una garantía del cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Entidad.
» La Entidad asignará las funciones observando una adecuada segregación de
responsabilidades, para evitar la incompatibilidad de funciones.
REFERENCIAS:
Manual de Funciones.
Esquema de evaluación del desempeño.
PROCEDIMIENTOS
4.1.4.1 El Consejo de Administración definirá con detalle los pasos para el proceso de
reclutamiento y selección de personal, evitando toda forma de conflicto de interés.
4.1.4.2 El Gerente General verificará anualmente la situación actual de cada empleado con
respecto a los requisitos y competencias mínimas necesarias para desempeñar el
puesto.
4.1.4.3 El Gerente General se asegurará de que se hayan cumplido todos los aspectos
legales de contratación con cada uno de los empleados de la Entidad.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
4.1.4.4 El Consejo de Vigilancia revisará mensualmente los expedientes individuales del
personal y verificará que dichos expedientes estén completos, actualizados,
archivados y bajo custodia del Gerente General.
4.1.4.5 El Gerente General definirá los indicadores de desempeño que se esperan de
cada empleado de acuerdo con el plan estratégico, plan operativo y presupuesto; y,
los evaluará en forma mensual, identificando las áreas de mejora.
4.1.4.6 El Gerente General evaluará mensualmente el avance en el cumplimiento de los
objetivos individuales con respecto a las metas establecidas en el plan operativo
anual y su presupuesto.
4.1.4.7 El Gerente General presentará al Consejo de Administración (en el mes de
diciembre del año anterior), el programa anual de incentivos para el personal, con
su respectivo presupuesto y lo aplicará en forma mensual
4.1.4.8 El Gerente General presentará al Consejo de Administración (en el mes de
diciembre del año anterior), el programa anual de capacitación para el personal,
con su respectivo presupuesto y lo evaluará en forma mensual.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
4.1 AMBIENTE DE CONTROL Y TRABAJO
4.1.5 RENDICION DE CUENTAS Y TRANSPARENCIA
POLÍTICAS ESPECIFICAS:
» La Responsabilidad por la rendición de cuentas y la transparencia es competencia de
la Gerencia de la Entidad, no obstante, el Consejo de Administración se constituye en
el organismo responsable solidario y directo cuando aprueba resultados financieros y
de gestión reportados por la Gerencia.
REFERENCIAS:
Presupuesto.
Formato de cumplimiento de metas y objetivos.
PROCEDIMIENTOS
4.1.5.1 El Gerente General informará mensualmente al Consejo de Administración, del
seguimiento y aplicación del sistema de control interno.
4.1.5.2 El Gerente General evaluará mensualmente el avance en el cumplimiento de los
objetivos y metas institucionales establecidos en el plan operativo anual y su
presupuesto.
4.1.5.3 El Consejo de Vigilancia presentará un informe mensual sobre el estado del
sistema de control interno en general. Para lo anterior, habrá de efectuar las
pruebas que considere necesarias y en los citados informes deberán especificarse,
en su caso, las irregularidades que se detecten y las medidas preventivas
recomendadas, así como aquellas que se hubieren adoptado para tales efectos.
4.1.5.4 El Comité de Crédito presentará un informe mensual al Consejo de Administración
que contenga:
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¾ La situación actual de la cartera crediticia total,
¾ El estado que guarda la cartera vencida y los resultados del proceso de
recuperación;
¾ El apego a los límites de crédito establecidos por el Consejo de Administración,
y
¾ Los acreditados más importantes de la Entidad en cuanto al monto de sus
créditos, así como los importes respectivos.
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Evvaalluuaacciióónn ddee rriieessggooss ppaarraa llooggrraarr llooss oobbjjeettiivvooss
44..22 E
4.2 Evaluación de riesgos para lograr los objetivos
El Consejo de Administración debe determinar el nivel de riesgo financiero que
considera aceptable y preocuparse constantemente por mantenerlo entre los límites
preestablecidos.
Riesgo financiero “es la posibilidad de que se produzca
un hecho generador de pérdidas que afecten en valor
económico de las Entidades”. La administración de
riesgo consiste en identificar, medir, controlar (mitigar) y
monitorear los riesgos inherentes al negocio, con el
objeto de:
¾ Definir el perfil de riesgo
¾ El grado de exposición que la Entidad está dispuesta a asumir
¾ Los mecanismos de cobertura
En última instancia, proteger los recursos propios y de terceros debido a que la
actividad de intermediación financiera (captar ahorros y colocar préstamos), se
caracteriza por utilizar recursos del público, asumir un conjunto de riesgos, evaluarlos,
administrarlos y cumplir los objetivos institucionales con el menor riesgo posible.
Según las reglas prudenciales, al Nivel I le corresponde prioritariamente administrar
dos tipos de riesgos:
¾ Riesgo de crédito.- las posibles pérdidas para la Entidad por la falta de pago de
un acreditado. Es decir, la posibilidad de sufrir una pérdida derivada del
incumplimiento en las obligaciones contractuales de pago.
¾ Riesgo operativo.- las posibles pérdidas para la Entidad por errores o fallas en
el desarrollo de las actividades administrativas y operativas. Es decir, el riesgo
de pérdida ocasionado por fallas en los procesos de control interno.
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¾ Riesgo de mercado.- Es la pérdida potencial que enfrenta una entidad debido
a movimientos inesperados y adversos en el nivel o volatilidad de los precios
de mercado, especialmente tasa de interés.
Este componente incluye los siguientes factores:
4.2.1 Riesgos potenciales para la MO
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Entidad
IN
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4.2.2 Riesgo de Crédito CON
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4.2.3 Riesgo Operativo C
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4.2.4 Riesgo de Liquidez OL
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4.2.5 Riesgo de Mercado (tasa de AMBIE E
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4.2 EVALUACIÓN DE RIESGOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS
4.2.1 RIESGOS POTENCIALES PARA LA ENTIDAD
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» La entidad reconoce que su estilo de administración será basado en el enfoque de
riesgos.
» La identificación y el análisis de los riesgos es un proceso interactivo, continuo y
fundamental del control interno ejecutado por la Gerencia con el objeto de:
Estimar la importancia del riesgo
Evaluar la probabilidad (frecuencia) que el riesgo se materialice o se produzca
Establecer la forma como se gestionará el riesgo y las medidas que se adoptarán
» La gestión de riesgos es un elemento fundamental para el manejo estratégico de la
entidad y para la definición de los procesos de decisión.
REFERENCIAS:
Manual de Administración de Riesgos
PROCEDIMIENTOS:
4.2.1.1 El Gerente General verificará que el Manual de administración de Riesgos ha sido
aprobado formalmente por el Consejo de Administración.
4.2.1.2 El Consejo de Vigilancia evaluará que el sistema de administración de riesgos sea
funcional, dinámico y proactivo. La administración del riesgo debe convertirse en
parte de la cultura de la entidad.
4.2.1.3 El Consejo de Administración debe definir claramente los objetivos de la
administración y su tolerancia al riesgo tomando en cuenta que:
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
¾ Los riesgos deben ser consistentes con la capacidad de la entidad para
administrarlos de forma segura.
¾ La tolerancia al riesgo debe guardar concordancia con lo que señalen los objetivos
estratégicos definidos en la Planificación.
¾ Debe identificar, desarrollar y administrar estándares efectivos en término de
costos.
4.2.1.4 El Gerente General deberá proponer los límites de riesgos que la entidad está
dispuesta a asumir (tolerancia al riesgo), así como sus estrategias, políticas y
procedimientos
4.2.1.5 El Consejo de Administración verificará mensualmente los riesgos relevantes a un
producto, servicio u operación y evaluará la calidad en los controles ya existentes
para administrar los riesgos dentro de los límites establecidos.
4.2.1.6 El Gerente General definirá una metodología operativa para la medición del riesgo
de forma consistente y en función de su magnitud (potencial de pérdida) y
probabilidades (frecuencia de las pérdidas)
4.2.1.7 El Consejo de Administración realizará semanalmente el seguimiento del riesgo; es
decir, la instrumentación de los controles y sistemas adecuados para monitorear de
manera efectiva y continua los niveles de riesgo asumidos por la entidad.
4.2.1.8 El Consejo de Vigilancia comprobará mensualmente que se han aplicado
procedimientos para mitigar los riesgos asumidos y la efectividad de los controles:
¾ A nivel global
¾ En cada uno de los negocios
¾ Concentración por sectores
¾ Debilidades estructurales inherentes al mercado objetivo
¾ Riesgo operativo de instrumentación
4.2.1.9 El Gerente General informará mensualmente al Consejo de Administración con
respecto a la fijación de niveles de riesgo aceptables (tolerancia):
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¾ Por el ámbito de la actividad
¾ Objetivos de rentabilidad
¾ Participación por sector económico
¾ Niveles de responsabilidad
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4.2 EVALUACIÓN DE RIESGOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS
4.2.2 RIESGO DE CREDITO
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» Las Entidad implantará sistemas para la continua gestión de carteras de crédito según
sus características, productos y cobertura del mercado objetivo.
» La administración de riesgo crediticio en la entidad incluirá los procesos operativos, los
flujos de información a los sistemas, la desagregación de funciones, adecuados
controles internos y completo cumplimiento con políticas, procedimientos, leyes y
normas prudenciales
REFERENCIAS:
Manual de Administración de Riesgos
PROCEDIMIENTOS:
4.2.2.1 El Consejo de Administración comprobará que los límites de crédito establecidos
están en relación con la capacidad financiera de la entidad, tanto para deudores
individuales como para grupos relacionados que constituyen riesgo común
(parentesco)
4.2.2.2 El Consejo de Vigilancia evaluará mensualmente que se cumple con los valores
máximos por prestatario y procedimientos de renovación y reestructuración de los
créditos.
4.2.2.3 El Consejo de Vigilancia revisará mensualmente si existe concentración de créditos
por prestatario, sectores económicos, zona geográfica.
4.2.2.4 El Consejo de Vigilancia evaluará mensualmente que se cumpla de manera estricta
con las disposiciones de la Ley y reglas prudenciales para la concesión de créditos
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relacionados, particularmente cuando se trate de miembros del Consejo de
administración, Gerencia General y quienes tengan responsabilidades específicas
de control en el proceso de la concesión de los préstamos
4.2.2.5 El Comité de crédito deberá proponer:
¾ Límites de Riesgo que la Entidad está dispuesta a asumir.
¾ En su caso, sector económico y zona geográfica en los que la Entidad podrá
celebrar operaciones.
¾ Límites de Riesgo a cargo de una persona o grupo de personas que constituyan
riesgo común, de conformidad con las disposiciones aplicables.
¾ Monitoreo y control efectivo de la naturaleza, características, diversificación y
calidad del portafolio de crédito.
4.2.2.6 El Encargado del área de crédito informará semanalmente a la gerencia sobre la
concentración de la Cartera Crediticia por tipo de operación, calificación, sector
económico, zona geográfica y acreditado; así como la recuperación de la cartera
vencida.
4.2.2.7 El Gerente General revisará mensualmente los reportes de Riesgo de Crédito,
tanto para uso interno (límites de exposición al riesgo por deudor, por zona
geográfica y sector económico) como aquellos requeridos por la CNBV (Criterios
Prudenciales de “Diversificación de Riesgos en las Operaciones”).
4.2.2.8 El Consejo de vigilancia supervisará semanalmente que toda la actividad crediticia
se ejecute son sujeción a los establecido en el Manual de Crédito y Cobranza de la
entidad.
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4.2 EVALUACIÓN DE RIESGOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS
4.2.3 RIESGO OPERATIVO
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» La Entidad reconoce que la administración del riesgo operativo es la base de la gestión
global y el alcance de sus objetivos estratégicos.
» La entidad ejecutará el monitoreo de las exposiciones del riesgo operativo en sus dos
fases:
Preventiva.- la detección de riesgos operativos que se traducen en errores, fallas,
ineficiencias o malversaciones, de tal forma que se implementen las medidas
necesarias para evitar que se materialicen dichos riesgos; y,
Correctiva: una vez sucedido un evento operativo desfavorable, aplicar las medidas
establecidas para corregir dicho evento y asegurar que no se repita
» La Entidad aplicará acciones cotidianas para mitigar los factores de riesgo operativo
relacionados con las personas, los procesos internos, la tecnología y los eventos
externos.
» La Entidad se preocupará por disponer de planes de contingencia para afrontar los
riesgos operativos.
REFERENCIAS:
Manual de Administración de Riesgos
PROCEDIMIENTOS:
RIESGO OPERATIVO RELACIONADO CON LAS PERSONAS
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4.2.3.1 El Gerente General asegurará que las políticas hayan sido difundidas y
comunicadas apropiadamente.
4.2.3.2 El Consejo de Administración dispondrá que en la contratación del personal se
cumpla con las normas de carácter laboral pertinentes.
4.2.3.3 El Consejo de Vigilancia supervisará si existen deficiencias en el cumplimiento de
políticas, procedimientos y controles y propondrá las acciones correctivas
necesarias.
4.2.3.4 El Gerente General, dentro del programa anual de capacitación, verificará que el
personal cuenta con los conocimientos y habilidades para cumplir eficientemente
con sus funciones, eliminando las deficiencias o errores en la ejecución de
operaciones.
4.2.3.5 El Gerente General delimitará el margen de actuación de cada empleado, fuera del
cual será necesaria la autorización de un nivel superior, garantizándose un marco
de supervisión eficiente. Esto incluye el control de firmas autorizadas, a través del
cual los funcionarios de la Entidad realizarán determinados movimientos
económicos, financieros y operativos.
4.2.3.6 El Gerente General le asignará a cada empleado una responsabilidad, de acuerdo
a su posición y funciones dentro de la Entidad, misma que se establece en su
descripción de puestos. La separación de funciones entre aquellos que autorizan y
aquellos que ejecutan las actividades de la Entidad, (especialmente las
relacionadas con los aspectos financieros y de crédito) evita malversaciones o
fraudes o cometer errores en forma repetitiva.
4.2.3.7 El Consejo de Vigilancia comprobará mensualmente que existe una adecuada
segregación de funciones al interior de la entidad.
4.2.3.8 El Gerente General contratará una fianza para el personal que tiene bajo su
responsabilidad el registro y custodia de valores de la Entidad.
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RIESGO OPERATIVO RELACIONADO CON LOS PROCESOS INTERNOS
4.2.3.9 El Consejo de Administración, cuando revise y apruebe los manuales de operación,
evidenciará que se han definido y documentado los procesos críticos,
particularmente para colocación de créditos, captación de ahorros, sistemas
informáticos y contabilidad.
4.2.3.10 El Gerente General certificará que se han identificado los procesos críticos y que
han sido difundidos y comunicados a todo el personal de la entidad para de esta
manera facilitar el monitoreo de actividades, la detección de oportunidades de
mejora, la asignación adecuada de responsabilidades, y la supervisión de
actividades.
4.2.3.11 El Consejo de Vigilancia inspeccionará que se cumpla con la revisión y
actualización permanente de los procesos críticos.
4.2.3.12 En cada sesión del Consejo de Administración evitará la incursión en nuevas
actividades y productos, sin considerar la estructura operativa existente y los
riesgos inherentes
RIESGO OPERATIVO RELACIONADO CON LA TECNOLOGIA
4.2.3.13 El Gerente General justificará que los recursos humanos, materiales,
tecnológicos de la entidad son suficientes para el volumen de operaciones.
4.2.3.14 El Contador de la Entidad certificará mensualmente que no existen errores en la
información contable atribuibles a sistemas automatizados.
4.2.3.15 El Gerente General garantizará que la entidad ha realizado una inversión en
tecnología (hardware, software) acorde con el tamaño actual y proyección de
crecimientote la entidad
4.2.3.16 El Gerente General verificará que no existen fallas al momento de capturar,
procesar, almacenar y reportar información operativa y financiera
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DGRV 41 de 79
MANUAL DE CONTROL INTERNO
4.2.3.17 El Consejo de Vigilancia supervisará periódicamente que el acceso a sistemas y
aplicaciones tecnológicas estará limitado al personal autorizado mediante el uso
de claves o mediante el impedimento o bloqueo de acceso. De esta forma, se
protegerá la integridad de la información confidencial y se impedirá su difusión y
mal uso de datos financieros y del negocio. Cualquier cambio de autorizaciones,
alta de nuevos usuarios o baja de los mismos quedará por escrito.
4.2.3.18 El Gerente General dispondrá que se realicen respaldos de información del
sistema (operativa y contable), los mismos que serán regulares (todos los días
antes del cierre de caja). Cada día los respaldos de la fecha deben de copiarse
en una pluma USB; cada semana, estos respaldos se deben de copiar en dos
CDs regrabables; cada mes, se debe de cambiar de discos para los respaldos.
4.2.3.19 En cuanto al lugar de almacenamiento de los respaldos, el Gerente (o Cajero en
caso de ausencia del Gerente) debe de llevarse consigo la pluma USB. Además,
uno de los discos generados debe de quedarse en la Entidad y el otro debe de
ser guardo en el domicilio del Gerente. En caso de perdida de la información, sea
por problema informático, destrucción, robo de la oficina u otro es
responsabilidad del Gerente poder proporcionar toda la información operativa de
la Entidad.
4.2.3.20 El Consejo de Vigilancia supervisará periódicamente que el sistema de
información opera de manera continua y adecuada, así como la existencia de
planes de contingencia en caso de caídas o daños en el sistema, o el
mantenimiento de copias de respaldo de los archivos y programas en caso de
pérdida de la información, en condiciones que garanticen que la Entidad no
sufrirá trastornos graves.
RIESGO OPERATIVO RELACIONADO CON EVENTOS EXTERNOS
En concordancia con lo establecido en el Manual de lucha contra el lavado de dinero, el
Consejo de Administración observará el cumplimiento estricto de procedimientos para
evitar cualquier indicio de lavado de activos u otras actividades ilícitas
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4.2.3.21 El Gerente General será responsable por la cobertura de seguros contra posibles
siniestros como: daños físicos a la propiedad, daños a terceros (responsabilidad
civil), robos y desastres (incendios, sismos, inundaciones, etc.). Esto incluye
informar al personal para actuar en caso de atracos a las oficinas, así como lo
que deben hacer después del atraco, a quién debe informar, quién debe
presentarse a la delegación a levantar la denuncia, cómo debe informar, etc.
4.2.3.22 El Gerente General emitirá memorandos para la apertura y cierre de las oficinas,
quiénes serán los encargados de hacerlo, qué cuidados se deben tener al abrir y
cerrar las oficinas, cuántas copias de llaves se mantendrán, quiénes y en qué
casos podrán permanecer en las oficinas después del horario de trabajo o los
sábados y fines de semana, etc.
4.2.3.23 El Gerente General vigilará diariamente el manejo y operación de cajas fuertes:
que para su apertura deberá contarse con la participación de las personas
designadas y que durante dicha operación no se permitirá el acceso a ninguna
persona; que las combinaciones para la apertura de las cajas deberá cambiarse
periódicamente; que las combinaciones deberán mantenerse debidamente
aseguradas en la Gerencia General, los horarios para la apertura de las cajas
fuertes, etc.
4.2.3.24 El Gerente General se avalará que la entidad actualiza sus procesos en función
de cambios en la Ley y regalas prudenciales.
4.2.3.25 El Gerente General informará al Consejo de Administración sobre posibles
efectos de cambios en el ámbito político que afecten directamente a la entidad.
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DGRV 43 de 79
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4.2 EVALUACIÓN DE RIESGOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS
4.2.4 RIESGO DE LIQUIDEZ
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» La entidad dará prioridad a la administración de la liquidez de recursos en el corto
plazo, de tal manera que genere un ambiente de solvencia frente a sus socios.
REFERENCIAS:
Manual de Administración de Riesgos
PROCEDIMIENTOS:
4.2.4.1 El Gerente General establecerá diariamente la liquidez mínima que debe
mantenerse en caja y en inversiones de alta liquidez, en concordancia con sus
operaciones de ahorro a la vista y depósitos a plazo fijo plazo.
4.2.4.2 El Gerente General evaluará en forma diaria, semanal y mensual la brecha mínima
entre los activos que generan liquidez y de los pasivos que generan obligación de
transferir liquidez.
4.2.4.3 El Gerente General informará semanalmente al Presidente del Consejo de
Administración la brecha de tasas de interés activas y pasivas; así como la
suficiencia del margen financiero para cubrir los costos y gastos de la Entidad.
4.2.4.4 El Consejo de Administración solicitará al Gerente General un plan de contingencia
para enfrentar posibles situaciones de iliquidez, que incluya un análisis de las
fuentes de fondeo y los usos de recursos menores de 30 días.
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DGRV 44 de 79
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4.2 EVALUACIÓN DE RIESGOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS
4.2.5 RIESGO DE MERCADO
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» La entidad dirigirá su gestión con una metodología básica de administración del riesgo
de mercado que facilite prever la pérdida potencial que podría ocurrir a partir de
movimientos adversos en el nivel o la volatilidad de los precios del mercado,
especialmente tasas de interés.
» La Entidad se preocupará de hacer un seguimiento de las tasas de interés activas y
pasivas, mediante estadísticas (series de tiempo) que reflejen su evolución, lo cual
permita medir y administrar eficientemente la exposición del riesgo en el contexto de
escenarios probables.
» La entidad monitoreará la brecha o descalce entre los activos y pasivos sensibles a la
tasa de interés.
REFERENCIAS:
Manual de Administración de Riesgos
Requerimiento de capitalización por riesgos.
PROCEDIMIENTOS:
4.2.5.1 El Consejo de Administración determinará una estrategia de administración del
riesgo de tasa de interés mediante indicadores de seguimiento con respeto a:
¾ Evaluación de la evolución del GAP (Gestión de Activos y Pasivos).
¾ Análisis de la estructura y diversificación del portafolio de inversiones
(instrumentos, plazos e instituciones).
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¾ La verificación del cumplimiento de las políticas generales de asignación de cartera
y las concentraciones por tipo de línea según los parámetros presupuestarios
establecidos y aprobados anualmente.
¾ El control de fondos, calce de los plazos y brechas de tasa.
¾ La verificación y comparación de la evolución del Indicador de Riesgo de Mercado.
4.2.5.2 La Gerencia General presentará una estrategia de control y medición de los niveles
de exposición al riesgo de mercado, los cuales se ven afectados por:
¾ Factores internos: nivel y calidad de activos; capacidad de generación de
utilidades; Capacidad de liquidar inversiones; y, revisión y actualización de los
planes de contingencia.
¾ Factores externos: medición del efecto de los cambios en las condiciones del
entorno que afecten las tasa de interés y como consecuencia el margen financiero;
revisión, análisis y proyección de las condiciones macroeconómicas; y, Evaluación
y monitoreo de las condiciones de negocio del mercado financiero (Plazos, tasas,
concentración de cartera por actividades)
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
44..33 A
Accttiivviiddaaddeess ddee ccoonnttrrooll ppaarraa m miizzaarr llooss rriieessggooss
miinniim
Las actividades de control consisten en las políticas
específicas y los procedimientos que tienden a asegurar
que se cumplen las políticas generales y los objetivos
estratégicos de la Entidad. Se reflejan en un conjunto de
instrucciones emanadas de la Gerencia con el propósito
de controlar los riesgos identificados.
4.3 Actividades de control para minimizar los riesgos
Se ejecutan en todas las áreas operativas de la Entidad y consideran actividades
como procesos de autorización, verificaciones, validación de datos, comparaciones,
conciliaciones, separación de funciones, supervisión de procesos, evaluaciones, entre
otras.
Este componente incluye los siguientes factores:
MONITO REO
4.3.1 Eficiencia y eficacia en las
operaciones N ACTIV .
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4.3.2 Confiabilidad de la información N
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financiera y operativa RIESG R IE SG
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4.3.3 Protección de los activos de la TR
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AM
4.3.4 Cumplimiento de las
disposiciones legales y normas
aplicables
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DGRV 47 de 79
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4.3 ACTIVIDADES DE CONTROL
4.3.1 EFICACIA Y EFICIENCIA EN LAS OPERACIONES
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» El Consejo de Administración debe cumplir formalmente las facultades y obligaciones
delegadas por la Asamblea General de Socios.
» El Gerente es el responsable de la aplicación del Sistema de Control interno.
» El área de crédito garantizará la calidad de la colocación de créditos, a través una
adecuada evaluación del riesgo crediticio y aplicación de la ley y reglas prudenciales
REFERENCIAS
Calificación de cartera de crédito.
PROCEDIMIENTOS
4.3.1.1 El Consejo de Vigilancia verificará que las reuniones del Consejo de
Administración sean periódicas, mínimo una vez cada mes, las resoluciones se
registrarán en las actas respectivas, las mismas que serán archivadas para su
ejecución y seguimiento.
4.3.1.2 El Consejo de Vigilancia verificará que exista el nombramiento formal del Comité
de Crédito (con su respectiva acta debidamente legalizada), estableciendo por
escrito sus funciones y responsabilidades, en coherencia con en el manual de
crédito de la entidad.
4.3.1.3 El Gerente General utilizará el plan operativo y presupuesto anual de ingresos y
egresos, como una herramienta válida de seguimiento y control de lo
presupuestado con relación a lo ejecutado, como mínimo en forma mensual.
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DGRV 48 de 79
MANUAL DE CONTROL INTERNO
4.3.1.4 El Secretario del Consejo de Administración levantará el acta de lo tratado en
cada sesión, sus acuerdos y resoluciones.
4.3.1.5 El Presidente del Consejo de Administración deberá dar el seguimiento
correspondiente a la ejecución de los acuerdos y resoluciones, informando de
ello en la próxima sesión del Consejo.
4.3.1.6 El Gerente General presentará en forma mensual al Consejo de Administración
un informe que permita evaluar la gestión de la entidad y tomar las acciones
preventivas y correctivas y que incluya: estados financieros del mes actual y
anterior con sus respectivos indicadores, informe de ejecución presupuestaria,
alcance de las metas y objetivos propuestos en el plan operativo, informe de
administración de cartera de crédito.
4.3.1.7 El Gerente General emitirá las siguientes cartas responsivas:
¾ Al encargado (a) del resguardo y custodia de las garantías, pagarés y otros
documentos que respaldan los créditos, los cuales deberán permanecer en
bóveda, o mínimamente bajo llave.
¾ Al encargado (a) de la custodia de contratos de depósitos a plazo fijo, los cuales
deberán permanecer en bóveda, o mínimamente bajo llave
¾ Al encargado (a) del resguardo y custodia del efectivo, chequeras, claves
bancarias y claves de obligaciones tributarias, los cuales deberán permanecer
en bóveda, o mínimamente bajo llave.
¾ A cada uno de los empleados que tengan bajo su resguardo equipos de
cómputo, muebles y otros.
4.3.1.8 El Consejo de Vigilancia comprobará que existan políticas y procedimientos para
los préstamos a los funcionarios y empleados de la entidad, y en general los
créditos con personas relacionadas.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
4.3.1.9 El Gerente General será responsable de difundir los manuales de operación, a
empleados y directivos de la Entidad que les permita cumplir eficientemente sus
roles, funciones, obligaciones, responsabilidades y sanciones aplicables.
4.3.1.10 El Gerente General dispondrá que todo servicio profesional que sea contratado
por la Institución, requerirá un informe de las actividades realizadas, previo al
pago.
4.3.1.11 El Oficial de Crédito será responsable de que todos los expedientes de crédito
cumplan con la información y documentación mínima (identificación del
solicitante, otorgamiento y seguimiento, calificación del crédito, garantías y
reestructuración en su caso), según se establece en el Manual de Crédito y en
la Regulación prudencial.
4.3.1.12 El Oficial de Crédito se asegurará que todos los pagarés cumplan con los
siguientes requisitos como mínimo:
¾ Fecha de emisión
¾ Fecha de vencimiento.
¾ Importe del crédito otorgado en número y letra.
¾ Nombre y firma del acreditado.
¾ Nombre y firma del aval.
4.3.1.13 Las garantías de bienes muebles e inmuebles que se reciben en el
otorgamiento de créditos, deben reunir los requisitos legales mínimos
señalados en el Manual de Crédito.
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4.3 ACTIVIDADES DE CONTROL
4.3.2 CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA Y OPERATIVA
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» La Entidad parte del principio fundamental que es una institución cuya gestión se
basa en la cantidad y calidad de la información financiera y operativa
REFERENCIAS
Manual de Crédito
Manual de Captación
Manual de Contabilidad
Manual de Lucha contra el Lavado de Dinero.
Formato de documentos pendientes de firma
PROCEDIMIENTOS
4.3.2.1 El Contador de la entidad realizará mensualmente el inventario físico de pagarés
y garantías: y, contratos de depósitos a plazo
4.3.2.2 El Contador conciliará diariamente los saldos que arroja el sistema, con los
contratos de ahorro a plazo fijo.
4.3.2.3 El Gerente dispondrá que se establezcan las medidas necesarias de prevención,
para determinar la naturaleza u origen de los recursos captados por la Entidad.
4.3.2.4 El Gerente General verificará mensualmente que no exista concentración de
activos (cartera de créditos) ni de pasivos (ahorros)
4.3.2.5 El Asesor de Cuenta se asegurará que en los productos de captaciones dirigidos
a menores de edad, conste por escrito la actuación de su tutor en términos de la
legislación común aplicable;
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4.3.2.6 El Contador verificará que los pagos que efectúe la entidad por concepto de
sueldos, asimilados a salarios, y honorarios profesionales deberán contar con
documentación de respaldo debidamente firmada por parte del beneficiario,
revisión de la Gerencia y la autorización de pago por parte del Presidente del
Consejo de Administración.
4.3.2.7 El Gerente General revisará y firmará las conciliaciones bancarias en forma
mensual, inclusive si las cuentas bancarias no presentan movimientos y hará
el seguimiento respectivo.
4.3.2.8 El Gerente General verificará al menos una vez al mes que los sistemas
automatizados de procesamiento y obtención de información, funcionen en
forma adecuada, y emitan la información requerida oportunamente, de acuerdo
a los requerimientos de la entidad.
4.3.2.9 El Gerente General verificará que el sistema informático permita procesar la
información operativa (crédito, captación, aportaciones sociales, comisiones por
otros servicios) y genere información financiera confiable y oportuna con
controles y accesos restringidos, que cumpla con todos los requerimientos
regulatorios.
4.3.2.10 El Gerente General garantizará que el personal de la entidad esté capacitado
en la operación del sistema y la emisión de reportes.
4.3.2.11 El Contador presentará mensualmente (a mas tardar el día 8 del mes) los
Estados Financieros al Gerente para su verificación. A su vez el Gerente
entregará al Consejo de Administración para su aprobación, dejando evidencia
en las actas de las sesiones del Consejo de Administración.
4.3.2.12 El Gerente General realizará un monitoreo permanente de los indicadores
financieros emitidos por la CNBV y que deben estar adjuntos a los Estados
Financieros.
4.3.2.13 El Gerente General revisará mensualmente que se constituyan las
estimaciones preventivas para riesgos crediticios, que cubran de manera
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suficiente la cartera vencida y cumplan con lo establecido en la regulación
prudencial.
4.3.2.14 El Consejo de Administración dispondrá que los registros contables sean
aprobados diariamente por el Gerente y que deje evidencia de la verificación
mediante su firma en los documentos contables.
4.3.2.15 El Consejo de Vigilancia revisará que todas las pólizas contables de los gastos
de operación contengan: fecha de elaboración, firmas de elaboración, revisión
y autorización; además, deben contener la documentación de respaldo
suficiente (cantidad) y competente (calidad); la póliza de cheque deberá contar
además con la firma del beneficiario, y con los datos relativos al cheque
emitido.
4.3.2.16 El Contador General controlará mensualmente los gastos por comprobar para
que se realicen las respectivas liquidaciones de los fondos entregados, si al
final del mes no se comprueban estos gastos, se emitirá un reporte para la
Gerencia, quien deberá tomar las medidas necesarias para solucionar esta
situación, incluyendo el descuento directo de la nómina.
4.3.2.17 El Contador Conciliará diariamente las cuentas de caja contra el saldo que se
refleja en contabilidad.
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4.3 ACTIVIDADES DE CONTROL
4.3.3 PROTECCIÓN DE LOS ACTIVOS DE LA ENTIDAD
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» La Entidad salvaguardará sus activos mediante procedimientos efectivos aplicados
en forma cotidiana, sistemática y oportuna.
» La seguridad de los bienes y recursos de la entidad estarán bajo responsabilidad de
la Gerencia
REFERENCIAS
Formatos de arqueo de Caja Chica
Formato de arqueo de Caja Bóveda
Reposición de caja chica.
Conciliaciones bancarias,
Cédula de activos fijos,
Libro de bóveda.
PROCEDIMIENTOS
4.3.3.1 El Consejo de Administración verificará las siguientes medidas de control
necesarias para el adecuado manejo del efectivo y valores:
¾ Arqueos diarios de caja bóveda, caja de operaciones y fondos fijos de caja, lo
cual debe quedar documentado en su formato respectivo. Esta actividad deberá
realizarse obligatoriamente al cierre diario de las operaciones, y en caso de
presentarse faltantes o excedentes, en primera instancia se investigará su
posible origen, y de no encontrarse, se le cargará al responsable de la custodia
de la caja respectiva en caso de faltante y en caso de excedente se registrará en
el rubro de acreedores diversos.
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¾ Arqueos sorpresivos de caja de operaciones y fondos fijos de caja por parte del
Gerente de la entidad.
¾ Arqueos sorpresivos de caja bóveda, por parte del presidente del Consejo de
Vigilancia.
4.3.3.2 El Gerente General solicitará la capacitación del personal frente a posibles
siniestros, como incendios, sismos, robos, etc. y proveerle de las
herramientas necesarias (por ejemplo extinguidores, rótulos para rutas de
evacuación).
4.3.3.3 El Consejo de Vigilancia verificará que exista un expediente de activos fijos con
las facturas originales de todas las adquisiciones de este tipo, el cual deberá ser
resguardado bajo llave, por el responsable de su custodia, que en este caso será
el Contador General.
4.3.3.4 El Consejo de Vigilancia verificará mensualmente que las adquisiciones en
general estén respaldadas con un mínimo de 2 cotizaciones, a reserva de que
solo exista un proveedor de ese bien o servicio en la zona, lo cual debe ser
debidamente justificado.
4.3.3.5 El Gerente General contratará el mantenimiento de los bienes muebles, equipos
de computación e instalaciones, de tal manera que se garantice el mejor uso de
los activos de la Entidad.
4.3.3.6 El Gerente General contratará una póliza de seguro que cubra posibles
siniestros, robo o desastres que puedan ocurrir a los activos fijos (bienes
muebles e inmuebles).
4.3.3.7 El Consejo de Vigilancia verificará que por lo menos una vez al año se realice el
inventario físico de activos fijos, Este inventario deberá constar mediante relación
escrita y firmada por quienes en el participen y con una identificación física de su
realización (etiquetas de inventario, de preferencia relacionadas con la
codificación del catalogo de cuentas).
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4.3.3.8 El Consejo de Vigilancia inspeccionará que los depósitos de dinero y/o valores se
custodien en un lugar que cuente con las medidas adecuadas de seguridad
física y limite el acceso únicamente al personal autorizado para ello.
4.3.3.9 El Gerente General dispondrá que se adquieran las herramientas necesarias
para detectar billetes falsos (plumones y detector).
4.3.3.10 El Consejo de Administración autorizará la contratación de seguros para los
bienes y valores dentro de la Entidad y fianzas para todas aquellas personas
que manejan y trasladan el efectivo y valores de la institución.
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4.3 ACTIVIDADES DE CONTROL
4.3.4 CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES LEGALES Y NORMAS APLICABLES
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» La Entidad basará toda su gestión en el marco de la Ley de Ahorro y Crédito Popular y
reglas prudenciales.
» La entidad rendirá cuentas a sus socios sobre el cumplimiento Ley de Ahorro y Crédito
Popular y reglas prudenciales.
REFERENCIAS
LACP, Reglas, Normas Prudenciales, estatutos y reglamentos internos.
PROCEDIMIENTOS
4.3.4.1 El Consejo de Vigilancia velará por el cumplimiento del marco legal vigente: LACP,
Reglas, Normas Prudenciales manuales y reglamentos internos.
4.3.4.2 El Consejo de Vigilancia comprobará el cumplimiento con lo estipulado en los
estatutos, por ejemplo: objeto social, requisitos de ingreso de socios, ejecución de
funciones de los consejos, etc.
4.3.4.3 El Gerente General verificará el cumplimiento con todas las obligaciones tributarias
a cargo de la entidad (pagos provisionales de IVA e ISR, retención y entero de
impuestos a terceros, y demás que le sean aplicables). En caso de no cumplir en
tiempo y forma con estas obligaciones el pago de accesorios (multas, recargos y
actualizaciones) de los impuestos, se le cargará a la persona responsable del
pago de los mismos.
4.3.4.4 El Consejo de Administración dispondrá que los gastos mayores a $1,000.00 (un
mil pesos 00/100 m.n.), se efectúen con cheque nominativo a favor del proveedor
del servicio.
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4.3.4.5 El Gerente General dispondrá que los gastos por montos menores a $1,000.00 (un
mil pesos 00/100 m.n.), sean ejecutados por el fondo de Caja Chica, bajo
responsabilidad de la persona asignada para su custodia.
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4.4 Información y comunicación para fomentar la transparencia
Es necesario identificar, recoger y comunicar la información relevante en la forma y en
el plazo que permita a cada empleado asumir sus responsabilidades. Los sistemas de
información generan reportes, recogen información operacional (captaciones,
colocaciones,) financiera (estado financieros periódicos) y de cumplimiento (pago de
impuestos y otras obligaciones), que posibilitan a la Gerencia el control de las
operaciones y de la Entidad.
Esto requiere de una comunicación eficaz en un sentido amplio (formal e informal),
que fluya información en varias direcciones al interior de la organización. La Gerencia
debe transmitir un mensaje claro a todo el personal sobre la importancia de las
responsabilidades de cada uno en materia de compartir información con fines de
control. Los empleados deben comprender su papel dentro del marco integrado de
control interno. Asimismo, es necesaria una comunicación eficaz con terceros.
Este componente incluye los
siguientes factores: MO
MON
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4.4.1 Información operativa CON
AC
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4.4.2 Información Financiera TR
OL
CON
AMBIE E
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ROL B
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4.4.3 Comunicación interna y
externa
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4.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PARA FOMENTAR LA TRANSPARENCIA
4.4.1 INFORMACIÓN OPERATIVA
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» Los informes deben contener datos relevantes para posibilitar la gestión eficaz de la
Gerencia y por tanto deben cumplir atributos de:
Cantidad suficiente para la toma de decisiones
Información disponible en tiempo oportuno
Datos actualizados y que corresponden a fechas recientes
Los datos incluidos son correctos
La información es obtenida fácilmente por las personas autorizadas
REFERENCIAS
Planes operativos.
Presupuesto y
Ejecución presupuestal.
PROCEDIMIENTOS
4.4.1.1 Los encargados de promoción de productos y servicios de la entidad informarán
semanalmente a la Gerencia sobre las metas cumplidas y las acciones prioritarias.
4.4.1.2 El Oficial de Crédito informará semanalmente a la Gerencia la situación de la
cartera de créditos en forma pormenorizada, colocación (número de créditos
colocados por Asesor de Cuenta diario y mensual, promedio por acreditado), saldo
actual, concentración de cartera, recuperación, cartera vencida, cobranzas,
morosidad.
4.4.1.3 La persona encargada de las captaciones de ahorros informará semanalmente a la
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Gerencia la situación de los ahorros a la vista y depósitos a plazo fijo, montos por
vencer, relación de ahorros de disponibilidad inmediata y plazo fijo, concentración
de ahorros, saldo actual, próximos vencimientos, relación de cada uno de los
productos de ahorro frente al total.
4.4.1.4 La persona encargada de aperturar cuentas nuevas informará semanalmente a la
Gerencia sobre el numero de nuevos, socios, el estado actual de sus aportaciones
sociales, metas esperadas y logros.
4.4.1.5 El Gerente General revisará semanalmente la actualización permanente de:
¾ Todos los expedientes de la Entidad, se resguardarán en el archivo general
de la misma.
¾ Todos los expedientes de los empleados de la Entidad, se resguardarán en
un archivo especial de las mismas.
¾ Todos los contratos de empleados, proveedores de servicios y acreditados se
resguardarán en un archivo especial destinado para ese fin.
4.4.1.6 El Gerente General diseñará un sistema de información operativo eficaz, que
contenga reportes relacionados con las actividades clave de la Entidad, para el
seguimiento de actividades y sus resultados en los diferentes niveles
organizacionales. Esto implica contar con estadísticas sobre: estratificación de los
créditos por montos, colocación en matriz y sucursales, relación entre captaciones
y colocaciones, créditos con personas relacionadas, entre otros.
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4.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PARA FOMENTAR LA TRANSPARENCIA
4.4.2 INFORMACIÓN FINANCIERA
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» La información financiera cumplirá con los requisitos de oportunidad y confiabilidad.
» Los Estados Financieros se utilizarán para conocer el diagnóstico económico y
financiero de la Entidad y será la base para realizar proyecciones en el corto plazo.
REFERENCIAS
Balance General.
Estado de Resultados.
Indicadores Financieros.
PROCEDIMIENTOS
ESTADOS FINANCIEROS
4.4.2.1 El Contador será responsable por el registro diario de las operaciones de la
entidad, su procesamiento, regularizaciones y obtención de Estados Financieros.
4.4.2.2 El Contador garantizará que los Estados Financieros mensuales cumplirán con las
reglas prudenciales que en esta materia expide la CNBV, guía contabilizadota y los
principios de contabilidad de general aceptación; incluye notas aclaratorias, anexos
y un informe ejecutivo para la Gerencia
4.4.2.3 El Contador firmará los Estados Financieros mensuales y los entregará al Gerente
General para su aprobación, anexará el cálculo e interpretación de los indicadores
financieros fundamentales para conocer la situación económica y financiera de la
entidad
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4.4.2.4 El Contador de la Entidad certificará que cada transacción contable cuente con la
documentación de respaldo suficiente (cantidad) y competente (calidad), la misma
que estará bajo su custodia y archivo detallado. La documentación de respaldo se
mantendrá en archivo activo por lo menos durante 5 años.
4.4.2.5 El Contador de la Entidad verificará que los ingresos, gastos e inversiones se
ejecutan sobre la base del presupuesto anual aprobado por el Consejo de
Administración
4.4.2.6 El Gerente general evidenciará diariamente que el Contador General ejecuta el
control previo y concurrente de las transacciones de la Entidad.
ACTIVOS: CAJA Y BANCOS
4.4.2.7 El Consejo de Vigilancia supervisará mediante pruebas especificas de control para:
¾ Disponibilidades en caja, caja, bóveda, caja operaciones, caja chica, mediante arqueos
sorpresivos y verificación de las actas de los arqueos diarios, seguros de valores y
claves de acceso.
¾ Emisión de cheques únicamente cuando están elaborados a nombre de un
beneficiario, con firmas mancomunadas.
¾ Los cheques que se reciben en la caja de la Entidad deben ser endosados a nombre
de la institución.
¾ Arqueos de caja sorpresivos y conciliaciones bancarias mensuales
INVERSIONES
4.4.2.8 El Contador informará al Gerente sobre el movimiento del flujo de caja y los
excedentes de liquidez que pudieran destinarse a inversiones en valores
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4.4.2.9 El Consejo de Vigilancia constatará que las inversiones se canalizaron hacia
instituciones que cuenten con la autorización del organismo correspondiente, los
documentos que respaldan las inversiones estén a nombre la de la entidad y se
encuentren bajo custodia en el Departamento contable.
CARTERA DE CRÉDITOS
4.4.2.10 El Consejo de Vigilancia constará semanalmente el control de pagarés vigentes
y cancelados, así como el inventario de pagarés y de garantías.
4.4.2.11 El Consejo de Vigilancia verificará por muestreo que los expedientes de crédito
integrado tal como lo establecen las reglas prudenciales.
4.4.2.12 El Consejo de Vigilancia verificará que la Estimación preventiva para riesgos se
ha ejecutado con sujeción a las normas prudenciales.
ACTIVOS FIJOS
4.4.2.13 El Consejo de Vigilancia verificará que las adquisiciones de activos fijos se
realizaron con base al presupuesto, se cuentan con los documentos originales
de tales compras y los bienes se encuentran actualizados en el inventario.
4.4.2.14 El Gerente General se asegurará que los activos fijos (bienes muebles e
inmuebles), tienen su póliza de seguros debidamente actualizada. Para el caso
de los inmuebles constatará que exista la Escritura pública, debidamente
inscritas ante el registro público de la propiedad.
4.4.2.15 El Contador de la Entidad presentará mensualmente el inventario de activos
fijos, los mismos que deber’an estar debidamente identificados (códigos)
CAPTACION TRADICIONAL
4.4.2.16 El Consejo de Administración dispondrá a la Gerencia, mediante resolución
escrita dé a conocer los cambios en tasas de interés.
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4.4.2.17 El Gerente General verificará que se cumpla estrictamente con lo dispuesto en
el manual de captaciones de la entidad.
4.4.2.18 El Consejo de Vigilancia constatará que la persona que registra y contabiliza
los depósitos a plazo fijo es distinta de la persona que recibe el dinero.
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
4.4.2.19 Consejo Vigilancia comprobará mensualmente que las cuentas y documentos
por pagar estén respaldadas y actualizadas; y, que se cancelan en los montos
y plazos acordados.
4.4.2.20 El Gerente General revisará que el listado de proveedores contiene la
información completa: nombre, domicilio, teléfono, nombre del representante,
productos y servicios que ofrece y políticas de crédito.
PATRIMONIO
4.4.2.21 El Consejo de Vigilancia estudiará mensualmente la evaluación de cada una
de las cuentas del Patrimonio y el cumplimiento de la ley y reglas prudenciales
en cuanto a capital social, capital ganado, resultados y distribución anual de
excedentes.
INGRESOS
4.4.2.22 El Contador evidenciará que todos los ingresos que reciba la Entidad cuenten
con su póliza respectiva, en la cual se registrarán las firmas de control:
elaboración, revisión y autorización.
4.4.2.23 El Contador conciliará los intereses devengados de la cartera de créditos con
los reportes operativos de cartera que emita el sistema
EGRESOS
4.4.2.24 El Gerente General dispondrá que todo egreso se realice previa verificación del
saldo presupuestario de cada rubro.
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4.4.2.25 El Contador verificará que los desembolsos para adquisición de activos tengan
la documentación de respaldo: cotizaciones, cuadro comparativo, factura, titulo
de propiedad de los bienes.
4.4.2.26 El Contador ejecutará el control previo de los gastos operativos, disponibilidad
presupuestaria, disponibilidad bancaria, documentación de de respaldo original,
pólizas de egresos debidamente firmadas.
PRESUPUESTO
4.4.2.27 El Gerente General evaluará mensualmente la ejecución del plan operativo y
presupuesto de la Entidad e informará al Consejo de Administración las
acciones adoptadas frente al cumplimiento de las metas establecidas
4.4.2.28 El Contador y el Gerente General de manera conjunta analizarán
semanalmente el flujo de caja de la Entidad, con el propósito de mantener
niveles de liquidez suficientes para el giro de las operaciones de la institución.
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4.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN PARA FOMENTAR LA TRANSPARENCIA
4.4.3 COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» La Entidad mantendrá canales de comunicación formal para evidenciar sus decisiones
en materia de control de la gestión institucional.
» La Entidad evaluará permanentemente la opinión de sus socios respecto a la calidad y
eficiencia e los servicios y la atención del personal el momento de realizar las
operaciones
» La Entidad reconoce que la comunicación interna a todo nivel permite involucrar al
personal en el logro de los objetivos y metas de la institución.
» La entidad dará importancia a la comunicación externa con sus socios con mensajes
claros que faciliten una participación activa en el desarrollo de la Entidad.
REFERENCIAS
Formato de encuesta de calidad de servicios.
Memorandos, oficios, etc.
PROCEDIMIENTOS
4.4.1.7 El Gerente General revisará mensualmente que el conjunto de formatos y reportes
que forman parte de los manuales de operación sean un verdadero sistema de
información para fines de control de la gestión institucional.
4.4.1.8 El Contador exigirá que para los desembolsos de gastos se cumpla en
estrictamente con los formatos internos aprobados.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
4.4.1.9 El Gerente General promoverá un estilo de comunicación interna horizontal
especialmente para informar la situación institucional, las áreas de mejora y el
cumplimiento del código de ética aprobado.
4.4.1.10 El Consejo de Administración aprobará los mecanismos apropiados para
mantener una comunicación con los socios, que facilite su participación en el
desarrollo de la Entidad.
4.4.1.11 El Gerente General evidenciará en forma mensual que se han cumplido con los
requerimientos de información por parte de la Federación respectiva.
4.4.1.12 El Gerente General, difundirá en forma mensual los resultados financieros de la
Entidad, a través de su publicación, ya sea en las oficinas de la misma, o por
algún medio de comunicación.
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Suuppeerrvviissiióónn iinntteerrnnaa ccoonnttiinnuuaa yy eexxtteerrnnaa ppeerriióóddiiccaa
44..55 S
4.5 Supervisión interna continua y externa periódica
Consiste en evaluar si el control interno continúa funcionando de manera adecuada o
es necesario introducir cambios.
El proceso de supervisión comprende la evaluación
sobre el diseño, funcionamiento y manera como se
adoptan las medidas para actualizarlo o corregirlo.
La supervisión interna continua es una tarea del Consejo de Administración, el
Consejo de Vigilancia y la Gerencia. Tiene como propósito evaluar la eficacia del
sistema de control interno. El proceso de autoevaluación del control interno es un
mecanismo que se sugiere aplicarlo para el seguimiento interno de la organización.
La supervisión externa periódica es ejecutada tanto por la Federación respectiva en su
tarea de supervisión in situ, como por la auditoría externa por parte de auditores
independientes y la CNBV.
Este componente tiene dos factores: MONITO REO
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4.5.1 Supervisión interna continua
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4.5.2 Supervisión externa periódica TR
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
4.5 SUPERVISIÓN INTERNA CONTINUA Y EXTERNA PERIÓDICA
4.5.1 SUPERVISIÓN INTERNA CONTINUA
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» La entidad destinará los recursos suficientes, de acuerdo con su tamaño, para
implantar acciones de supervisión interna continua.
» La entidad reconoce los siguientes momentos con respecto a la supervisión del
sistema de control interno:
auto evaluación ejecutada por el personal de la organización,
verificación constante por parte del Gerente en base al manual de control interno
supervisión realizada por el Consejo de Vigilancia.
REFERENCIAS
Informes del Consejo de Administración
Informes del Consejo de Vigilancia
Informes de la Gerencia
PROCEDIMIENTOS
4.5.1.1 El personal de la Entidad informará semanalmente al Gerente, con respeto a la
aplicación del sistema de control interno según su ámbito de actuación.
4.5.1.2 El Gerente General reportará mensualmente al Consejo de Administración sobre
estado de avance de la implementación del sistema de control interno.
4.5.1.3 El Consejo de Vigilancia elaborará un informe trimestral con avances mensuales,
donde refleje las áreas de mejora del sistema de control interno y los
mecanismos para su aplicación inmediata.
4.5.1.4 El Secretario del Consejo de Administración sistematizará todos los cambios
necesarios al Manual de Control interno y los actualizará al menos una vez por
año, con la respectiva aprobación del mencionado Consejo.
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4.5 SUPERVISIÓN INTERNA CONTINUA Y EXTERNA PERIÓDICA
4.5.2 SUPERVISIÓN EXTERNA PERIODICA
POLÍTICAS ESPECIFICAS
» La entidad rendirá cuentas de su gestión a los organismos de supervisión externa
debidamente facultados para tal propósito.
» La entidad elaborará un plan de trabajo para aplicar las recomendaciones sobre
control interno que hayan sido emitidas por la Federación o por Auditorías Externas.
REFERENCIAS:
Informes de supervisión in-situ y extra situ
Informe de auditores externos
PROCEDIMIENTOS:
4.5.2.1 El Gerente General dispondrá que mensualmente se entregue toda la
información requerida (en contenido y forma) por la Federación para la
supervisión extra situ.
4.5.2.2 El Gerente General dispondrá que anualmente se entregue toda la información
requerida por la Federación para la supervisión in situ.
4.5.2.3 El Gerente General remitirá el plan de actividades, cronograma y responsables
de la aplicación de las recomendaciones sobre control interno, que se envía a la
Federación par su visto bueno.
4.5.2.4 El Consejo de Administración aprobará anualmente el presupuesto para la
ejecución de la Auditoría Externa de la Entidad.
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Unidad Temática 5
Descripción de los Manuales
5.1 Manual de crédito
5.2 Manual de contabilidad
5.3 Manual de captación
5.4 Manual de administración de riesgos
5.5 Código de ética
5.6 Manual de protección contra el lavado de dinero
5.7 Manual de tecnología de información
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
La presente unidad temática describe los manuales de operación necesarios en la
gestión de una CAC. Los manuales de operación forman parte integrante del sistema
de control interno y presentan con mayor detalle los procedimientos de control y flujos
de información en cada ámbito de acción de la Entidad.
Maannuuaall ddee ccrrééddiittoo
55..11 M
5.1 Manual de crédito
5.1.1 Estipula la responsabilidad del Consejo de Administración con respecto a la
aprobación y, en su caso las modificaciones del manual de crédito y que podrá
auxiliarse del Comité Técnico.
5.1.2 Estipula que debe ser revisado y actualizado por lo menos una vez al año por
el Comité de Crédito en conjunto con el Gerente General y las modificaciones
serán autorizadas por el Consejo de Administración.
5.1.3 Integra las políticas y los procedimientos para cada una de las fases de la
operación crediticia, que son:
5.1.4 Promoción y otorgamiento de Crédito: Los métodos de aprobación y
otorgamiento de crédito, incluyendo el procedimiento de autorizaciones
automáticas.
5.1.5 Integración de Expedientes de Crédito: Las políticas y procedimientos para la
integración de un expediente único por cada acreditado.
5.1.6 Evaluación y Seguimiento: La metodología para evaluar y dar seguimiento a
cada uno de los créditos de su cartera, la cual deberá ser definida por el
Comité de Crédito.
5.1.7 Recuperación de cartera crediticia: Los mecanismos a seguir, sin distinción
alguna, respecto de los casos de cartera crediticia que presente problemas de
recuperación.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
5.1.8 Contiene organigrama detallado del área de crédito en donde se delimitan
funciones y responsabilidades.
5.1.9 Establece estrategias, políticas y procedimientos de crédito, así como su
implementación.
5.1.10 Establece los límites respecto al otorgamiento de crédito, así como el tipo de
acreditados y de productos crediticios que ofrece la Entidad.
5.1.11 Contiene las políticas para establecer y pactar las tasas de interés de las
operaciones de crédito.
5.1.12 Establece el tipo de productos crediticios que ofrece la Entidad, con sus
respectivos plazos.
5.1.13 Determina las características, condiciones y requisitos para cada tipo de crédito
que otorga la Entidad.
5.1.14 Determina las políticas de integración, actualización y control de los
expedientes de crédito
55..22 M
Maannuuaall ddee C
Coonnttaabbiilliiddaadd
5.2 Manual de Contabilidad
5.2.1 Estipula la responsabilidad del Consejo de Administración con respecto la
aprobación y, en su caso las modificaciones del manual.
5.2.2 Estipula que debe ser revisado y actualizado por lo menos una vez al año y las
modificaciones serán autorizadas por el Consejo de Administración.
5.2.3 Estipula que el registro de las operaciones de la Entidad se realiza conforme a
los criterios contables establecidos por la CNBV.
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MANUAL DE CONTROL INTERNO
5.2.4 Contiene las políticas y procedimientos para registrar contablemente las
operaciones de la Entidad.
5.2.5 Contiene un organigrama del departamento de contabilidad que incluya
funciones y responsabilidades.
5.2.6 El manual menciona la aplicación de un sistema de contabilidad para el registro
de sus operaciones.
5.2.7 Establece políticas para emitir mensualmente los Estados Financieros, los
mismos que deberán tener firmas de elaboración (Contador) revisión (Gerente),
los mismos que serán entregados al Consejo de Administración para su
aprobación.
5.2.8 Estipula las políticas de conservación, resguardo y en su caso microfilmación o
grabación de los libros, registros y documentos en general relacionados con los
actos de la Entidad, así como los estados financieros mensuales de acuerdo
con las bases técnicas establecidas por la CNBV.
55..33 M
Maannuuaall ddee C
Caappttaacciióónn
5.3 Manual de Captación
5.3.1 Estipula la responsabilidad del Consejo de Administración con respecto la
aprobación y, en su caso las modificaciones del manual.
5.3.2 Estipula que debe ser revisado y actualizado por lo menos una vez al año y las
modificaciones serán autorizadas por el Consejo de Administración.
5.3.3 El manual contempla el proceso completo de captación desde que ingresan los
recursos hasta su registro contable.
5.3.4 El manual establece las principales funciones y responsabilidades del área de
captación.
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5.3.5 Establece las políticas generales de operación y los mecanismos de control en
los procedimientos operativos.
5.3.6 Define las políticas y procedimientos para determinar las tasas de interés que
devenguen los Depósitos de Exigibilidad Inmediata y Depósitos a Plazo.
5.3.7 Establece de manera detallada las políticas de carácter general para montos y
saldos mínimos para recibir y mantener en los diferentes productos que ofrece
la Entidad.
5.3.8 Establece las medidas de seguridad para el almacenamiento, custodia y
acceso a los certificados de depósito, constancias de deposito, documentos de
deposito y/o contratos originales.
Maannuuaall ddee A
55..44 M miinniissttrraacciióónn ddee R
Addm Riieessggooss
5.4 Manual de Administración de Riesgos
5.4.1 El Consejo de Administración es quien aprueba las políticas y procedimientos
para la Administración de Riesgos.
5.4.2 Establece que la Entidad deberá revisar, por lo menos una vez al año las
políticas, procedimientos, objetivos y controles para la Administración de
Riesgos.
5.4.3 Establece los mecanismos de operación que permitan identificar, vigilar y
evaluar los riesgos que pueden derivarse del desarrollo de las actividades del
negocio.
5.4.4 Establece los responsables de llevar a cabo la administración de riesgos.
5.4.5 Establece el procedimiento para calcular los límites de exposición al riesgo de
crédito.
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5.4.6 Establece el procedimiento para calcular los límites de exposición al riesgo de
mercado.
5.4.7 Establece los procedimientos y políticas para medir, controlar y vigilar las
posibles perdidas para la Entidad por errores o fallas en desarrollo de las
actividades administrativas y operativas del negocio.
5.4.8 El procedimiento para calcular los límites del riesgo de crédito
55.5
.5 C eÉ
ó d i g o dde
Código Éttica
ica
5.5 Código de Ética
5.5.1 Estipula la responsabilidad del Consejo de Administración con respecto la
aprobación y, en su caso las modificaciones del manual.
5.5.2 Estipula que debe ser revisado y actualizado por lo menos una vez al año y las
modificaciones serán autorizadas por el Consejo de Administración.
5.5.3 Establece las reglas apropiadas y prudentes que gobiernan la conducta y el
comportamiento adecuado de los consejeros, empleados y funcionarios, en su
interacción con los socios o clientes y al interior de la propia Entidad.
5.5.4 El manual guarda consistencia con la legislación aplicable, incluyendo las
diferentes regulaciones, y disposiciones reglamentarias conducentes.
5.5.5 Establece mecanismos que mantenga la confidencialidad de la información de
los clientes.
5.5.6 Contiene mecanismos que mantenga la confidencialidad de la información
institucional.
5.5.7 Tiene mecanismos de difusión para empleados, funcionarios, consejeros y
socios.
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Maannuuaall ddee pprrootteecccciióónn ccoonnttrraa eell llaavvaaddoo ddee ddiinneerroo
55..66 M
5.6 Manual de protección contra el lavado de dinero
5.6.1 La Entidad cuenta con el manual de operación para prevenir y detectar
operaciones con recursos de probable procedencia ilícita.
5.6.2 El manual de la Entidad está realizado en base al modelo de manual de la
CNBV.
5.6.3 El manual está autorizado y registrado en la Secretaria de Hacienda y Crédito
Público
5.6.4 Establece que en la apertura de cuentas o celebración de contratos, la entidad
debe abrir un expediente para la adecuada identificación y conocimiento de los
clientes
5.6.5 Contiene identificación y conocimiento del cliente, integración de expediente,
operaciones inusuales, operaciones relevantes, operaciones preocupantes,
reserva y confidencialidad, capacitación y difusión.
5.6.6 Define las operaciones inusuales, como aquellas que en base a los
antecedentes de cada socio o cliente seas diferentes a las que comúnmente
realiza en monto, tiempo, complejidad y modalidad.
5.6.7 Define las operaciones relevantes aquellas que se realicen en instrumentos
monetarios por un monto igual o superior al equivalente a diez mil dólares de
los Estados Unidos de América, en moneda nacional o en cualquiera potra de
curso legal.
5.6.8 Define las operaciones preocupantes aquellas conductas u operaciones que
asuma o realice un empleado, funcionario, comisario o miembro del consejo de
administración, consejo de vigilancia, comité de crédito de la Entidad, que por
sus características pudiera estar vinculada con la realización de Operaciones
inusuales
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Maannuuaall ddee TTeeccnnoollooggííaa ddee IInnffoorrm
55..77 M maacciióónn
5.7 Manual de Tecnología de Información
5.7.1 Estipula la responsabilidad del Consejo de Administración con respecto la
aprobación y, en su caso las modificaciones del manual.
5.7.2 Establece las políticas, procedimientos y controles para lograr el
funcionamiento adecuado de los sistemas informáticos el cual incluye.
5.7.3 Contiene las políticas de uso y mantenimiento preventivo y correctivo de los
sistemas de cómputo.
5.7.4 Estipula las políticas sobre el desarrollo de nuevos sistemas que permitan a la
Entidad ser más eficiente en su operación.
5.7.5 Establece los procedimientos para documentar cada uno de los sistemas que
la Sociedad utiliza, incluyendo rendimiento y fallas.
5.7.6 Contiene los mecanismos para establecer los códigos de acceso para
garantizar la integridad y la confiabilidad en la información generada por estos.
5.7.7 Los procedimientos y periodicidad de respaldo y recuperación de información.
5.7.8 Explica para cada área la forma de usar los programas de cómputo
relacionados con su actividad.
5.7.9 Establece políticas para la adquisición de nuevos equipos y sistemas
5.7.10 El Consejo de Administración autoriza las adquisiciones de nuevos equipos y/o
programas de cómputo.
5.7.11 Contiene un plan de contingencia, en el que se incluye el procedimiento a
seguir en caso de una falla en los sistemas.
5.7.12 Establece un plan de capacitación para el adecuado uso de los sistemas que
tiene implementados la Entidad.
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