IMPLANTACIÓN DE SAP R/3

(CORPOSAP)
MANUAL DE USUARIO:
CONTABILIDAD GENERAL

Versión 1
 Implantación SAP R/3
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Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

INDICE

1. INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................................7

1.1. DESCRIPCIÓN FUNCIONAL..............................................................................................................................7

1.2. ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS.....................................................................................................................7
1.3. DATOS MAESTROS DE CUENTAS DE MAYOR.................................................................................................8
1.4. CONTABILIZACIONES......................................................................................................................................9
1.5. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS...........................................................................................................................9

2. MANTENIMIENTO CUENTAS DE MAYOR...............................................................................................10

2.1. PROCEDIMIENTO...........................................................................................................................................12
2.1.1. Acceso a la transacción de Creación / Modificación / Visualización de Cuentas de Mayor:................12
2.1.2. Secuencia de Pantallas............................................................................................................................13
2.1.2.1. Selección de la cuenta de mayor a crear:.......................................................................................................13
2.1.2.2. Creación de los datos generales de la cuenta de mayor..................................................................................14
2.1.2.3. Tratar estructura de balance y PyG................................................................................................................19
2.1.2.4. Cuenta susceptible de Valoración..................................................................................................................20
2.1.2.5. Crear Clase de Coste.....................................................................................................................................20
2.1.2.6. Visualizar / Modificar cuenta contable..........................................................................................................23
2.1.2.7. Bloquear / Desbloquear la cuenta contable....................................................................................................24
2.1.2.8. Marcar para Borrado la cuenta.......................................................................................................................26

3. CONTABILIZACIONES EN CUENTAS DE MAYOR.................................................................................27

3.1. PROCEDIMIENTO...........................................................................................................................................29
3.1.1. Acceso a la transacción de Crear un Documento Contable de Cuentas de Mayor................................29
3.1.1.1. Secuencia de pantallas...................................................................................................................................30
3.1.1.1.1. Contabilización de Cuentas de Mayor......................................................................................................30
3.1.2. Acceso a la transacción de Modificar/visualizar un Documento Contable............................................36
3.1.2.1. Secuencia de pantallas...................................................................................................................................37
3.1.2.1.1. Modificación / Visualización de Documentos Contables..........................................................................37
3.1.3. Acceso a la transacción de Modificar/Visualizar una Cta de Mayor.....................................................40
3.1.3.1. Secuencia de pantallas...................................................................................................................................41
3.1.3.1.1. Visualización de Cuentas Contables (Saldos)...........................................................................................41
3.1.3.1.2. Visualización de Cuentas Contables (Partidas).........................................................................................42
3.1.4. Acceso a la transacción de Anulación de un Documento Contable........................................................44
3.1.4.1. Secuencia de pantallas...................................................................................................................................45
3.1.4.1.1. Anulación de Documentos Contables.......................................................................................................45
3.1.4.1.2. Anulación de Documentos Compensados.................................................................................................48
3.1.5. Acceso a la transacción de Documentos Preliminares...........................................................................49
3.1.5.1. Secuencia de pantallas...................................................................................................................................50
3.1.5.1.1. Contabilización / Borrar documentos Preliminares...................................................................................50
3.1.5.1.2. Modificar / Visualizar documentos Preliminares......................................................................................51
3.1.6. Acceso a la transacción de Modelos de Imputación...............................................................................52
3.1.6.1. Secuencia de pantalla....................................................................................................................................53

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3.1.6.1.1. Creación Modelo de Imputación..............................................................................................................53

3.1.6.1.2. Aplicación Modelo de Imputación............................................................................................................55
3.1.6.1.3. Borrar Modelo de Imputación...................................................................................................................56
3.1.7. Acceso a la transacción de Documento Periódico..................................................................................57
3.1.7.1. Secuencia de pantalla....................................................................................................................................59
3.1.7.1.1. Creación de un Documento Periódico:......................................................................................................59
3.1.7.1.2. Modificación / Visualizar un Documento Periódico:................................................................................62
3.1.7.1.3. Lista de un Documento Periódico.............................................................................................................64
3.1.7.1.4. Ejecución de un Documento Periódico:....................................................................................................66
3.1.7.1.5. Borrar un Documento Periódico...............................................................................................................70
3.1.8. Acceso a la transacción de Documento Tipo..........................................................................................72
3.1.8.1. Secuencia de pantalla....................................................................................................................................74
3.1.8.1.1. Creación de un Documento Tipo..............................................................................................................74
3.1.8.1.2. Modificar / Visualizar un Documento Tipo..............................................................................................77
3.1.8.1.3. Borrar un Documento Tipo.......................................................................................................................79
3.1.8.1.4. Aplicación de un Documento Tipo...........................................................................................................81

4. CONTABILIZACION FORMA PRELIMINAR............................................................................................83

4.1.1. Acceso a la transacción de Documentos Preliminares...........................................................................85

4.1.1.1. Secuencia de pantallas...................................................................................................................................86
4.1.1.1.1. Registrar documentos Preliminares...........................................................................................................86
4.1.1.1.2. Modificar / Visualizar Documentos Preliminares.....................................................................................91

5. COMPENSACIONES........................................................................................................................................94

5.1. PROCEDIMIENTO...........................................................................................................................................96
5.1.1. Acceso a la transacción de Compensación Manual:..............................................................................96
5.1.1.1. Secuencia de Pantallas...................................................................................................................................97
5.1.1.1.1. Compensación..........................................................................................................................................97
5.1.2. Acceso a la transacción de Anular Compensación:..............................................................................100
5.1.2.1. Secuencia de Pantallas.................................................................................................................................101
5.1.2.1.1. Anular Compensación.............................................................................................................................101

6. ABRIR Y CERRAR PERIODOS CONTABLES..........................................................................................103

6.1. PROCEDIMIENTO.........................................................................................................................................104
6.1.1. Acceso a la transacción de Abrir y Cerrar Periodos Contables:.........................................................104
6.1.1.1. Secuencia de Pantallas.................................................................................................................................105
6.1.1.1.1. Abrir y Cerrar Periodos Contables..........................................................................................................105

7. MODIFICAR TIPO DE CAMBIO.................................................................................................................108

7.1. PROCEDIMIENTO.........................................................................................................................................110
7.1.1. Acceso a la transacción de Modificar Tipo de Cambio:.......................................................................110
7.1.1.1. Secuencia de Pantallas.................................................................................................................................111
7.1.1.1.1. Modificar Tipos de Cambio....................................................................................................................111

8. CIERRES...........................................................................................................................................................114

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8.1. PROCEDIMIENTO.........................................................................................................................................116
8.1.1. Acceso a la transacción de Reconciliación:..........................................................................................116
8.1.1.1. Secuencia de Pantallas.................................................................................................................................117
8.1.1.1.1. Reconciliar..............................................................................................................................................117
8.1.2. Acceso a la transacción de Valoración:................................................................................................120
8.1.2.1. Secuencia de Pantallas.................................................................................................................................121
8.1.2.1.1. Valoración de Partidas Abiertas en Moneda Extranjera..........................................................................121
8.1.2.1.2. Valoración de Cuentas de Mayor en Moneda Extranjera........................................................................127

9. NOTIFICAR (DECLARACIONES)...............................................................................................................132

9.1. PROCEDIMIENTO.........................................................................................................................................133
9.1.1. Acceso a la transacción de Liquidación de IVA mensual:....................................................................133
9.1.1.1. Secuencia de Pantallas.................................................................................................................................134
9.1.1.1.1. Declaración de IVA mensual..................................................................................................................134
9.1.1.1.2. Declaración de IVA (Lista).....................................................................................................................138
9.1.2. Acceso a las transacciones de Liquidaciones de IVA anual:................................................................142
9.1.2.1. Secuencia de Pantallas.................................................................................................................................143
9.1.2.1.1. Declaración de IVA (Anual)...................................................................................................................143
9.1.2.1.2. Declaración anual de operaciones en Diskette........................................................................................147
9.1.2.1.3. Declaración anual de operaciones (Intercambio de soportes de datos)....................................................151
9.1.3. Acceso a la transacción de Recapitulativa:..........................................................................................154
9.1.3.1. Secuencia de Pantallas.................................................................................................................................155
9.1.3.1.1. Declaración de Recapitulación (España..................................................................................................155
9.1.3.1.2. Declaración Recapitulativa en Diskette..................................................................................................158

10. RETENCIONES...........................................................................................................................................161

10.1. PROCEDIMIENTO.........................................................................................................................................163
10.1.1. Acceso a la transacción de retención:..............................................................................................163
10.1.1.1. Secuencia de Pantallas.................................................................................................................................164
10.1.1.1.1. Declaración Fiscal al Acreedor.............................................................................................................164
10.1.1.1.2. Declaración Fiscal a la Administración de Hacienda............................................................................167

11. ARRASTRE..................................................................................................................................................170

11.1. PROCEDIMIENTO.........................................................................................................................................171
11.1.1. Acceso a la transacción de Arrastres de Saldos de Cuenta de Terceros..........................................171
11.1.1.1. Secuencia de Pantallas.................................................................................................................................172
11.1.1.1.1. Arrastres de Saldos de Cuentas de Terceros..........................................................................................172
11.1.2. Acceso a la transacción de Arrastres de Saldos de Cuenta de Mayor.............................................176
11.1.2.1. Secuencia de Pantallas.................................................................................................................................177
11.1.2.1.1. Arrastres de Saldos de Cuentas de Mayor.............................................................................................177

12. GLOSARIO DE TÉRMINOS.....................................................................................................................181

12.1. ASIGNACIÓN...........................................................................................................................................181
12.2. APARTAR UN DOCUMENTO................................................................................................................181
12.3. CABECERA DEL DOCUMENTO...........................................................................................................181

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12.4. CIERRE ANUAL.......................................................................................................................................181

12.5. CIERRE MENSUAL.................................................................................................................................181
12.6. CLASE DE DOCUMENTO......................................................................................................................181
12.7. CLAVE DE CLASIFICACION.................................................................................................................182
12.8. CLAVE DE CONTABILIZACIÓN..........................................................................................................182
12.9. CLAVE DE MONEDA..............................................................................................................................182
12.10. CLAVE DE OPERACIÓN....................................................................................................................182
12.11. CLAVES DE MOVIMIENTO..............................................................................................................183
12.12. COMPENSACIÓN MANUAL............................................................................................................183
12.13. COMPENSACIÓN AUTOMÁTICA....................................................................................................183
12.14. CONTABILIZACIÓN CON MODELO...............................................................................................183
12.15. COTIZACION DIRECTA.....................................................................................................................183
12.16. COTIZACIÓN INDIRECTA................................................................................................................183
12.17. CTA. DE BALANCE............................................................................................................................183
12.18. CTA. DE BENEFICIOS........................................................................................................................183
12.19. CUENTA CON GESTIÓN DE PARTIDAS ABIERTAS....................................................................184
12.20. CUENTA DE IMPUESTOS..................................................................................................................184
12.21. CUENTA DE MAYOR.........................................................................................................................184
12.22. CUENTA TIPO.....................................................................................................................................184
12.23. DOCUMENTO PERIÓDICO...............................................................................................................184
12.24. DOCUMENTO PRELIMINAR............................................................................................................184
12.25. DOCUMENTO TIPO............................................................................................................................184
12.26. ELIMINAR DIFERENCIAS.................................................................................................................184
12.27. ENTRADA RÁPIDA............................................................................................................................184
12.28. ESTRUCTURA DE LÍNEA..................................................................................................................185
12.29. FECHA DE CONTABILIZACIÓN......................................................................................................185
12.30. FECHA DE DOCUMENTO.................................................................................................................185
12.31. GRUPO DE CUENTAS........................................................................................................................185
12.32. GRUPO DE VALORACIÓN................................................................................................................185
12.33. GRUPO STATUS DE CAMPO............................................................................................................186
12.34. IDENTIFICACIÓN UE.........................................................................................................................186
12.35. IMPUESTO...........................................................................................................................................186
12.36. INDICADOR DE IMPUESTOS...........................................................................................................186
12.37. INDICADOR DE RETENCIÓN...........................................................................................................187
12.38. LONGITUD DEL Nº DE CUENTA DE MAYOR...............................................................................187
12.39. MÁSCARA DE ENTRADA.................................................................................................................187
12.40. MODELO DE IMPUTACIÓN..............................................................................................................187
12.41. MONEDA / TIPO DE CAMBIO..........................................................................................................187
12.42. OPCIONES DE TRATAMIENTO........................................................................................................187
12.43. PARTIDAS INDIVIDUALES..............................................................................................................187
12.44. PLAN DE CUENTAS...........................................................................................................................188
12.45. PLAN DE CUENTAS DEL GRUPO....................................................................................................188

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12.46. RANGO DE NÚMEROS......................................................................................................................188

12.47. REGLAS DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS........................................................................188
12.48. RESUMEN DE DOCUMENTO...........................................................................................................188
12.49. SALDO ACUMULADO.......................................................................................................................188
12.50. SALDO MENSUAL..............................................................................................................................188
12.51. SIMULACIÓN DE UN DOCUMENTO...............................................................................................188
12.52. TIPO DE COTIZACIÓN.......................................................................................................................188
12.53. TIPO DE IVA........................................................................................................................................189
12.54. TIPO DE RETENCIÓN........................................................................................................................189
12.55. TIPO IMPOSITIVO..............................................................................................................................189
12.56. VARIANTE DE EJERCICIO................................................................................................................189
12.57. VARIANTE DE ENTRADA................................................................................................................189
12.58. VARIANTE DE PERIODOS CONTABLES.......................................................................................189

13. MENUES DE CONTABILIDAD GENERAL...........................................................................................190

13.1. ACCESO AL MÓDULO..................................................................................................................................190

13.2. CONTABILIZACIÓN MÓDULO GL.................................................................................................................191
13.3. DOCUMENTO...............................................................................................................................................192
13.4. CUENTA......................................................................................................................................................193
13.5. DATOS MAESTROS......................................................................................................................................194
13.6. OPERACIONES PERIÓDICAS.........................................................................................................................195
13.7. REPORTING DE DECLARACIONES................................................................................................................196
13.8. RETENCIÓN DE IMPUESTOS.........................................................................................................................197
13.9. SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL MÓDULO GL............................................................................................198
13.10. ENTORNO................................................................................................................................................199

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1. INTRODUCCIÓN

En este apartado se definen los aspectos generales de la aplicación FI-GL de Contabilidad

General (Módulo GL) del sistema integrado SAP R/3.

1.1. Descripción Funcional

El sistema FI-GL se utiliza para la contabilidad financiera del sistema R/3. La tarea central de la
contabilidad principal consiste en proporcionar un cuadro general de la contabilidad y las
cuentas externas. El registro de todas las operaciones contables (contabilizaciones de
referencia y liquidaciones desde la contabilidad interna), en un sistema de software
completamente integrado, que con todas las áreas operacionales de una empresa garantiza
que los datos de contabilidad siempre estén completos y sean exactos.

Básicamente, el libro mayor sirve como registro completo de todas las operaciones contables.
Se trata de la referencia actualizada y centralizada relativa a la presentación de cuentas. Una
operación individual real se puede verificar en cualquier momento en tiempo real, mediante la
visualización de los documentos originales, las partidas individuales y las cifras de movimientos
en diferentes niveles, como por ejemplo:

 Gestión de cuenta

 Diarios

 Totales/cifras de movimientos

 Evaluaciones de balance/pérdidas y ganancias

1.2. Estructuras Organizativas

Toda la operativa del módulo GL y sus componentes se apoya en una estructura organizativa
que representa la forma organizativa de la empresa:

Mandante: Es la estructura jerárquica superior de SAP, los datos que se introduzcan a

este nivel, son válidos para todas las sociedades y para las unidades
organizativas de los demás módulos.
Sociedad: Es la representación de una unidad independiente de contabilidad, es decir

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que genera estados financieros (Balance General, Estado de Pérdidas y

Ganancias, etc.) según requerimientos legales. En nuestro caso las
Sociedades serán todas aquellas que se incorporen al CSC

Plan de Cuentas: Todas las Sociedades Financieras dadas de alta en SAP deben de tener
asociado un único Plan de Cuentas, que en nuestro caso será el Plan de
Cuentas Corporativo (PCSC), del cuál se van a tomar las diferentes
cuentas.

1.3. Datos Maestros de Cuentas de Mayor

Los siguientes objetos juegan un papel central, en la creación y gestión de registros maestros:

 Plan de cuentas del Sistema R/3, es una lista con todos los registros maestros de
cuentas de mayor que se usan en una o varias sociedades. Para cada registro maestro
de cuenta de mayor, el plan de cuentas contiene el número de cuenta y la denominación
de la cuenta.

 El grupo de cuentas es un resumen de las características que controlan la creación de

registros maestros. Puede utilizarse para determinar los campos que deben o pueden
completarse al crear el registro maestro. Además, puede utilizarse para predefinir un
intervalo de números, a partir del cual se deben escoger los números para los registros
maestros. Se crean, con el mismo grupo de cuentas, las cuentas que necesitan los
mismos campos del registro maestro y que utilizan el mismo intervalo de números.

 El registro maestro de cuenta de mayor en la sociedad, contiene información específica

para la sociedad que controla la entrada de datos en esta cuenta y la gestión de la
cuenta.

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1.4. Contabilizaciones

Mediante esta función estándar de contabilidad, se pueden introducir operaciones en el libro

mayor y en los auxiliares. Al hacerlo, se crean documentos y se graban los datos en la base de
datos.

Además de la operación normal para documentos de contabilización, el sistema también ofrece

las siguientes opciones:

 Contabilizaciones periódicas

 Contabilización con documentos tipo y de referencia

El sistema verifica la coherencia de los datos antes de grabarlos. Si existen errores, no se

graban los datos y el sistema propone correcciones.

Al utilizar otros componentes de SAP, además de la Gestión financiera, se transferirán los datos
grabados a otros módulos del sistema, por ejemplo, al módulo de Controlling de (CO) o al
módulo Comercial (SD), etc...

1.5. Descripción de Procesos

A continuación se presentan los distintos procesos considerados en el módulo de contabilidad

general. Para cada proceso se presenta la siguiente información:

Pasos : Breve descripción del proceso con un ejemplo de los parámetros de entrada y
el resultado de la transacción.

Procedimiento: Esta sesión muestra las vías de acceso de la transacción, (vía menú, vía
código de transacción) y las distintas pantallas de la transacción, con una
breve explicación de los campos que la componen.

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2. MANTENIMIENTO CUENTAS DE MAYOR

RESUMEN: MANTENIMIENTO CUENTAS DE MAYOR

Los registros maestros de cuenta de mayor, comprenden los datos que siempre necesita el
libro mayor para determinar la función de la cuenta. Los registros maestros de cuenta de mayor
controlan la contabilización de las operaciones contables en cuentas de mayor y el
procesamiento de los datos contables.

Para poder hacer contabilizaciones en una cuenta de mayor, se tiene que crear un registro
maestro para la cuenta en el sistema.

Los registros maestros de cuenta de mayor se dividen en dos áreas para que las sociedades
con el mismo plan de cuentas, puedan utilizar las mismas cuentas de mayor.

 Área del plan de cuentas

El área del plan de cuentas comprende los datos válidos para todas las sociedades, por
ejemplo el número de cuenta.

 Área específica de la sociedad

El área específica de la sociedad comprende datos que pueden variar de una sociedad
a otra, tales como la moneda en que se puede contabilizar la cuenta.

La creación de una cuenta contable no solo va a implicar la actualización de la misma en el

módulo financiero, sino que habrá que verificar si es una cuenta del grupo 6 ó 7, y en el caso
de que sea de dicho grupo, habrá que crearla obligatoriamente como clase de coste para que
se registre dicha información en la contabilidad analítica (CO).

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Entrada – Datos
Valor del Campo / Comentarios
Requeridos
Cuenta de mayor 6000000000
Sociedad CS01
Grupo de Cuentas
Tipo / Denominación Cta. Beneficio o Cta. de Balance
Texto breve y texto explicativo
Moneda de la Cuenta
Saldo solo en moneda local
Categoría fiscal
Datos de Control
Permitida contabilidad sin IVA
Gestión partidas abiertas
Clave de clasificación
Entrada doc. en sociedad Grupo status de campo

Salida – Resultados para

Comentarios
Visualización de Partidas
Grabación efectuada Se ha registrado la cuenta de mayor en el sistema.

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2.1. Procedimiento

2.1.1. Acceso a la transacción de Creación / Modificación / Visualización de Cuentas de Mayor:

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General

Vía Menús Libro mayor  Datos maestros  Tratamiento individual 
Central.
Vía Código de Transacción FS00

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2.1.2. Secuencia de Pantallas

2.1.2.1. Selección de la cuenta de mayor a crear:

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Al crear una cuenta, el número
Es el número de la cuenta de mayor
de cuenta de mayor se identifica
Cuenta de Mayor para la contabilidad financiera en R Número de 10 dígitos.
unívocamente con la cuenta de
SAP.
mayor en un plan de ctas.

Nombre que identifica unívocamente Cada sociedad tendrá un código

Sociedad R
a la Sociedad FI. en SAP (Equivale al código SIF)

A la hora de crear el registro maestro, lo que suele hace es crear una cuenta contable como
copia de otra.

Para crear la cuenta de mayor se pulsa el icono de crear o bien para crear con modelo,

pulsar el siguiente icono y aparecerá la siguiente pestaña:

Se establece la cuenta modelo que se va a utilizar y la sociedad.

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2.1.2.2. Creación de los datos generales de la cuenta de mayor

Esta pantalla (Tipo/Denominación) esta formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)
R/
Valores y Acciones
Nombre Campo Descripción O/ Comentarios
del Usuario
V
Se han definido grupos en
El grupo de cuentas es una
función de los tipos de Con el grupo de cuentas se
Característica clasificadora
Grupo de Cuentas R cuentas: ctas. asociadas, determinan los campos para las
dentro de los registros maestros
de activos, bancarias, de pantallas de entrada.
de cuenta de mayor.
gastos e ingresos…
Se marca si se gestiona como
Cuenta de Balance O Marcar si corresponde.
cuenta de Balance
Cuenta de Bº. si es una cuenta
Cuenta de beneficios O Marcar si corresponde.
del grupo 6 o 7.
Nombre de la cuenta de mayor, El texto explicativo de la cuenta
Texto Breve / texto
descripción breve y descripción R Texto de mayor se emplea para
Explicativo
larga de la misma. describir la cuenta de mayor.

Los grupos de cuentas creados en el sistema son los siguientes:

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En la pestaña de Datos de Control:

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Esta pantalla (Datos de Control) esta formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)
R/
Valores y Acciones
Nombre Campo Descripción O/ Comentarios
del Usuario
V
Describe la moneda que se
La moneda por defecto Se podrán efectuar contab. en
Moneda de la cuenta utiliza para gestiona la cuenta R
será el EURO otras monedas.
por defecto.
Este indicador señala que en las Fije este indicador en las
Saldos solo en contabilizaciones de la cuenta, cuentas para las que no No se debe rellenar para las
O
moneda local los datos sólo se actualizan en la desea una actualización cuentas asociadas.
moneda local. separada por monedas.
Se puede delimitar que tipo de
Este campo se utiliza para IVA se puede asociar a esa
En nuestro caso es IVA
Categoría Fiscal identificar cuales son las cuentas O cuenta, bien por indicador de IVA
soportado “ - ”.
de IVA. ó bien por tipo de IVA, (soportado
o repercutido).
Se tendrá que activar este Si al contabilizar esta
indicador, para aquellas cuentas cuenta se introduce un
Permitida la contab.
que siendo relevantes para IVA, O indicador de impuestos se
sin IVA
puedan tener alguna contab. sin verifica dicha entrada con
IVA. la categoría fiscal.
Se activa en aquellas cuentas
que son gestionadas en los Un ejemplo sería la cuenta
Cuenta asociada O
módulos auxiliares (activos fijos, 4300000000
cuentas a pagar y a cobrar).
Solo contabilizaciones Indicador que determina que O
automáticas esta cuenta sólo admitirá
contabilizaciones automáticas,

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(CORPOSAP)

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R/
Valores y Acciones
Nombre Campo Descripción O/ Comentarios
del Usuario
V
es decir, las contabilizaciones
hechas por el sistema.
Se activa cuando una cuenta es No se marcará la gestión En las cuentas asociadas nunca
Gestión de Partidas susceptible de ser compensada, de partidas abiertas, si la ha de activarse este indicador ya
Abiertas (Cuentas de es decir cuando en una cuenta O Contab. en esa cuenta no que por definición gestionan
Compensación) se registran apuntes al debe y al tiene asignada una partidas abiertas en sus módulos
haber relacionados. contrapartida. auxiliares.
Se permite la visualización de las
En el caso de que no este
Visualización de partidas individuales de la cuenta
O Se marcará por defecto. marcado, solo se tendrá acceso a
Partidas Individuales de mayor, se podrá consultar
la visualización de los saldos.
cada posición de un documento.
En nuestro caso en este
Clave por la cual se van a campo se contiene el El campo asignación aporta
Clave de Clasificación clasificar los documentos en la R número de documento información adicional a las
cuenta. financiero y el ejercicio partidas de cuentas de mayor.
(clave 002).

En la pestaña de Entrada/Banco/Inter:

Esta pantalla (Entrada/Banco/Inter.) esta formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)
R/
Valores y Acciones
Nombre Campo Descripción O/ Comentarios
del Usuario
V
Este campo implica los campos Estos campos pueden El status de campo en la entrada
Grupo status-campo que van a aparecer al R estar en los siguientes de documentos depende,
contabilizar en estas cuentas. status: Opc / Oblig. / Sup. además, de la clave de

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(CORPOSAP)

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R/
Valores y Acciones
Nombre Campo Descripción O/ Comentarios
del Usuario
V
contabilización.

Los grupos creados son los siguientes:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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2.1.2.3. Tratar estructura de balance y PyG.

Una vez creada la cuenta de mayor, habrá que incluirla en la estructura, para ello se pincha en

el siguiente botón: Nos aparecerá la siguiente pantalla:

Pulsando Enter, doble clic o bien pulsando , nos aparecerá la estructura de nuestro
balance (BCSC), tendremos que verificar que la cuenta esta en la estructura, o bien crearla:

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2.1.2.4. Cuenta susceptible de Valoración

Si la cuenta que se crea, se tiene que valorar (en el proceso de valoración), porque puede tener
alguna contabilización en otras monedas distinta al Euro, se tendrá que comunicar al
responsable del mantenimiento del sistema, ya que tendrá que incluirla en una tabla de la
parametrización del sistema.

2.1.2.5. Crear Clase de Coste

Las clases de coste son todas las cuentas de gasto e ingreso dadas de alta, así como unas
cuentas ficticias creadas para facilitar la carga y los traspasos.

Antes de crear una clase de coste, ha de verificarse que está dada de alta, como cuenta
contable en el plan contable de la empresa del módulo financiero; si no, el sistema emite un
mensaje de error y no permite crear la clase de coste.

Pinchando en el siguiente botón: se crea la clase de coste desde la pantalla

de la creación de cuenta de mayor.

Para crear la clase de coste, se puede hacer como modelo de otra clase de coste:

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En el caso de tener alguna cuenta modelo, se rellenarán los datos de clase de coste y sociedad
CO, entonces el sistema traerá como predefinido todos los campos de la cuenta modelo
susceptibles a modificaciones.

Esta pantalla esta formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)
R/
Valores y Acciones
Nombre Campo Descripción O/ Comentarios
del Usuario
V
Si es una cuenta En el caso de cuentas de
Indica el código de la clase de financiera el código será conciliación exclusiva en
Clase de Coste R
coste a crear. numérico y empezará por Controlling, el código podrá ser
6 ó 7. alfanumérico.
Se fija el intervalo de tiempo
Se crearán hasta el
Periodo de Validez durante el cual tiene validez la R
infinito.
clase de coste.
Se indica la clase de coste y la
Modelo sociedad, de la que se copian los R
datos.

Pulsando Enter aparecerá las siguientes pantallas:

Esta pantalla (Datos Básicos) esta formada por los siguientes campos:

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 Implantación SAP R/3
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(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)
R/
Valores y Acciones
Nombre Campo Descripción O/ Comentarios
del Usuario
V
Se suele dejar la misma
Se indica una denominación
Denominación / denominación y Si se desea, se puede modificar
breve y otra más extensa de la R
Descripción descripción que en la este campo.
clase de coste.
cuenta de mayor.
Normalmente se utilizará Las clases de coste de tipo 1,
Determina la operación para la la clase de coste 1 para pueden cargarse en todas las
Tipo clase de coste que puede utilizarse una clase R los gastos, y para los contabilizaciones primarias.
de coste. ingresos se utilizará la Los ingresos solo se verán de
clase 11 forma estadística.

Las demás pestañas (Indicador / Imputación propuesta / Hist.), en principio no son aplicables.

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2.1.2.6. Visualizar / Modificar cuenta contable.

Para poder visualizar la cuenta contable habrá que pinchar el siguiente botón: , de esta
forma se accede a los datos de la cuenta para consultarlos, pero no se pueden realizar
modificaciones sobre ellos.

Si queremos modificar la cuenta contable pincharemos:

Cuando la cuenta de mayor todavía no tiene contabilizaciones, es posible modificar todos los
campos del maestro, pero una vez que ha recibido contabilizaciones, hay algunos datos no
modificables, por ejemplo, si una cuenta es asociada, el sistema no permite una vez realizadas
contabilizaciones modificar la clase de cuenta. Los campos que no han de modificarse una vez
realizadas contabilizaciones son: cuenta asociada, gestión de partidas abiertas, indicador de
IVA.

Se podrán realizar modificaciones sobre los siguientes datos generales (a nivel de plan de
cuentas); denominación larga o corta, no se podrá cambiar el tipo de cuenta (de balance o
resultados) y además no es recomendable modificar el grupo de cuentas ya que se pueden
generar inconsistencias en el sistema.

Una vez realizadas las modificaciones se graba para que los datos queden registrados.

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 Implantación SAP R/3
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2.1.2.7. Bloquear / Desbloquear la cuenta contable.

En SAP existe la posibilidad de bloquear una cuenta de mayor para que no se pueda recibir
contabilizaciones.

Para poder bloquear la cuenta pincharemos el botón: y aparecerá la siguiente pantalla:

Esta pantalla de bloqueo está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)
R/
Valores y Acciones
Nombre Campo Descripción O/ Comentarios
del Usuario
V
Es aplicable en el caso de que
Este indicador tiene como efecto,
Bloqueo para una cuenta haya sido creada a
que la cuenta quede bloqueada O Se pinchará si procede.
creación. nivel de plan de cuentas y no de
para su creación en la sociedad.
sociedad.

Este indicador tiene como efecto Dependiendo de si está en

que la cuenta queda bloqueada bloqueo de sociedad o de plan de
Bloqueada p. contabil. O Se pinchará si procede.
para contabilizaciones en una cuentas, se bloquea para una
Soc. o en todas las Soc. sociedad o para todas.
Bloqueada para Este indicador tiene como efecto O En un primer alcance no

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R/
Valores y Acciones
Nombre Campo Descripción O/ Comentarios
del Usuario
V
que la cuenta quede bloqueada
planif. es aplicable.
para la planificación del FI.

Para desbloquear posteriormente la cuenta, se vuelve a acceder a la transacción y se desmarca

el bloqueo.

Una vez realizada esta operación se graba y la cuenta queda desbloqueada.

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2.1.2.8. Marcar para Borrado la cuenta

Las cuentas no se pueden borrar a nivel de usuario, sólo pueden ser marcadas para borrado y
posteriormente el responsable del sistema ejecutaría el borrado de la cuenta. Además el
sistema sólo permite borrar cuentas en las que no se hayan realizado contabilizaciones.

Si queremos marcar la cuenta para borrado se pinchará el botón: aparecerá la siguiente

pantalla:

Esta pantalla de borrado está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)
R/
Valores y Acciones
Nombre Campo Descripción O/ Comentarios
del Usuario
V
Al marcar para borrado,
Este indicador señala que deben
únicamente se genera un aviso al
borrarse datos del registro
Petición de borrado contabilizar sobre esa cuenta, si
maestro a nivel de plan de O Se pinchará si procede.
plan de cuenta quiere evitar contabilizaciones,
cuentas, es decir para todas las
habrá que bloquear la cuenta
sociedades.
para contabilizaciones.
Este indicador señala que deben
Petición de borrado
borrarse datos del registro O Se pinchará si procede.
en la sociedad
maestro a nivel de la sociedad.

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3. CONTABILIZACIONES EN CUENTAS DE MAYOR

RESUMEN: CONTABILIZACIONES EN CUENTAS DE MAYOR

En el módulo de Contabilidad General se registran los apuntes contables de cuentas de mayor.

Los documentos financieros en SAP presentan dos elementos diferenciados:

 Cabecera: Información general y común a todas las posiciones del documento.

 Posiciones: Describen cada una de las líneas que componen un apunte contable, se incluye
la cuenta contable, el importe y demás información específica de la cuenta. Se pueden
crear tantas posiciones como sea necesario hasta un máximo de 999.

Los asientos contables se podrán crear, modificar, visualizar y anular.

Existen diversas maneras de contabilizar un asiento contable: creación normal de asiento

contable, documento preliminar, y documentos de referencia (modelo de imputación,
documento periódico y documento tipo).

Entrada – Datos
Valor del Campo / Comentarios
Requeridos
Sociedad FI Nombre de cuatro dígitos de la sociedad FI.
Fecha de documento Fecha de creación del documento.
Fecha de contabilidad Fecha de la Contab., fecha en la que el documento entra
en la contabilidad financiera y en la contab. de costes.
Moneda Euro
Referencia Fra. XXX
Texto breve Aclaraciones del documento.
Clase de documento Para las contab. de cuentas de mayor se utiliza SA.
Tipo de cambio Tipo de cambio para monedas distintas al Euro.
Fecha de conversión Fecha para la determinación del tipo de cambio a emplear
en la conversión.

Salida – Resultados Comentarios

El Documento XXXXXXXXXX se
contabilizó en la Sociedad XXXX

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3.1. Procedimiento

3.1.1. Acceso a la transacción de Crear un Documento Contable de Cuentas de Mayor

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Vía Menús Libro mayor  Contabilización  Contabilización en
cuentas de mayor.
Vía Código de Transacción FB50

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 Implantación SAP R/3
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3.1.1.1. Secuencia de Pantallas

3.1.1.1.1. Contabilización de Cuentas de Mayor

Esta pantalla está formada por los siguientes campos de cabecera de documento:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 30

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(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Fecha de Fecha de creación del documento

R 07.02.01
documento original.

Fecha con la que un documento

entra en la contabilidad financiera y
Fecha contab. R 07.02.01
en la contabilidad de Costes (si es
relevante en costes).
Clave de la moneda en la que se
Moneda gestionan los importes en el R Eur.
documento contable.

El número de documento de
Referencia O FRA.XXX
referencia.

Texto que contiene aclaraciones o

Texto breve notas con validez para todo el R Fra.xxx
documento.
La numeración de los
Clase de La clase de documento sirve para Para la contabilidad de cuentas documentos y el rango de
R
Documento clasificar los documentos contables. de mayor siempre es SA. números, se establece por
clase de documento.
Al registrar un documento
Tipo de cambio con el que se realiza el tipo de cambio debe
la conversión entre moneda Se usará cuando la moneda del indicarse solamente
Tipo de Cambio O
extranjera y moneda local. Campo documento no sea el Euro. cuando se desee utilizar
situado en la pestaña de detalle. uno diferente al que tiene
SAP registrado.
Fecha para la determinación del tipo
Fecha de Se usará cuando la moneda del Campo situado en la
de cambio a emplear en la O
conversión documento no sea el Euro. pestaña de detalle.
conversión.

Nombre que identifica unívocamente Viene por defecto la sociedad FI

Sociedad V
a la Sociedad FI. que está activada.

En el caso de tener que contabilizar en otra sociedad, se cambiará la sociedad FI, para ello
pinchar en el siguiente botón: aparecerá la pantalla siguiente:

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Se introduce la sociedad en la que queremos contabilizar y pinchamos el botón: se podrá

ver que la sociedad FI en los datos de cabecera ha cambiado.

La pantalla también está formada por los campos de posiciones de documento:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Nos informa de cuando hay

Status V
mensajes de error.

Número de la cuenta de mayor,

Cta. de mayor sobre la que se contabiliza en las R 1000000000 Capital Social
posiciones de documento.

Se visualiza el texto al introducir

El texto breve de cuenta de mayor se
Texto breve V la cuenta de mayor y pulsar
emplea en la Contabilización.
enter.

Muestra a qué lado de la cuenta (D =

Se pinchará Debe o Haber
D/H Debe, H = Haber) se realiza la R
según proceda.
Contabilización.
En la última posición puede
En las posiciones del indicarse un “ * '” y el
Importe moneda Importe de la posición de documento
R documento, los importes deben sistema fijará como importe
documento en la moneda del documento.
indicarse manualmente. el saldo de las posiciones
entradas anteriormente.

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R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Los indicadores de impuestos Con el matchcode
Para las contabilidad de cuentas
Ind. Impuestos representan la categoría impositiva O aparecen todos los
de mayor que lo requieran.
que debe tenerse en cuenta. indicadores necesarios.
Solo procede, en el caso de ser
Identifica el centro de Coste al cual
Centro de coste O una cuenta del grupo 6 y 7
se quiere imputar la posición.
(Gastos / Ingresos).

Una vez introducidas todas las posiciones del asiento contable, podemos confirmar que el
asiento está correcto por el siguiente semáforo:

Para que el asiento esté cuadrado el total “debe” tiene que ser igual al total “haber”, y el
semáforo estar en verde. Una vez que esté cuadrado el asiento, se aconseja simular el asiento

antes de grabar, con el botón siguiente: y se obtendrá el asiento:

Una vez cuadrado el asiento se tienen distintas posibilidades que explicamos a continuación:

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- Grabar el documento.

- Apartar el documento.

- Registrar documento preliminar.

Una vez comprobado que el asiento es el correcto se grabaría pinchando: nos daría el
mensaje siguiente (En la parte inferior del documento):

El número de documento dependerá de el rango de números establecidos.

Si el asiento contable queremos apartarlo (por un tiempo) y luego retomar el asiento para

finalizarlo, podemos pinchar el botón para esta opción: de está manera nos saldrá
una pantalla para poner un nombre al asiento, para luego retomarlo:

Pinchamos el botón de Apartar documento.:

Luego para poderlo retomar directamente, una vez en la pantalla principal de contabilización,

pincharíamos en el botón: y aparece la pantalla:

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Nuestro documento estaría en la sección de apartado, lo pinchamos y nos rescata el asiento en

curso, lo completaríamos y posteriormente lo grabaríamos. Para ocultar esta tabla de modelos
volveríamos a pinchar el mismo botón. Esto es útil a la hora de contabilizar asientos muy largos
y querer hacer una pausa en el proceso.

Cuando tengamos un asiento y queramos grabarlo de forma preliminar pincharemos el botón:

Entonces nos dará el mensaje:

Al grabarlo de forma preliminar, el sistema le asigna un número de documento, pero no está

grabado en el libro de mayor. Para poderlo recuperar ver el apartado de contabilizaciones
preliminares.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 35

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3.1.2. Acceso a la transacción de Modificar/visualizar un Documento Contable

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Vía Menús (Visualizar Libro mayor  Documento 
Doc./ Modificar) 1. Visualizar
2. Modificar.
1. FB03
Vía Código de Transacción
2. FB02

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3.1.2.1. Secuencia de pantallas

3.1.2.1.1. Modificación / Visualización de Documentos Contables

La modificación y visualización de documentos se efectúa de igual manera, la única diferencia

es que en la visualización no hay ningún campo modificable (solo se visualiza), mientras que en
la modificación se pueden cambiar los campos asignación, Texto, texto cabecera doc., y
referencia.

Por defecto, aparece siempre en el campo número de documento, el último documento

generado. En el caso de no saber cuál es nuestro documento, lo buscaríamos de la siguiente
manera:

Primero pulsaríamos el botón de Lista: y nos aparecería la siguiente pantalla de

selección:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 37

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En esta pantalla se puede acotar por distintos campos, como por ejemplo por empresa,

ejercicio, intervalo de número de documentos, fechas, documentos propios…, y pulsando

aparecerá toda la lista de los documentos contables:

Pulsando cada uno de ellos se puede entrar en cada documento contable, para visualizar o
modificar, también se puede ver la cabecera o las posiciones del documento.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 38

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Para ver las posiciones pinchar en cada línea.

Para entrar en la cabecera del documento pulsar el botón En la cabecera del documento,
además de la información introducida por el usuario, se incluyen otros campos como, el nombre
del usuario que generó el documento y la fecha y hora de creación del mismo, etc..:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 39

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3.1.3. Acceso a la transacción de Modificar/Visualizar una Cta de Mayor

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Vía Menús (Cta. De Mayor Libro mayor  Cuenta
Saldos y Partidas) 1. Visualizar saldos.
2. Visualizar/Modificar partidas.
1. FS10N
Vía Código de Transacción
2. FBL3N

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3.1.3.1. Secuencia de pantallas

3.1.3.1.1. Visualización de Cuentas Contables (Saldos)

Se especifica la cuenta de mayor que se desea consultar, la sociedad y el ejercicio. Si pulsamos

ejecutar, se accederá a la pantalla siguiente:

Nos aparecerán los importes de debe, haber, saldo, y saldo acumulado, de la cuenta de mayor
por periodos, si hacemos doble click en el mes, se podrán ver las partidas individuales.

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3.1.3.1.2. Visualización de Cuentas Contables (Partidas)

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Se especifica la cuenta de mayor

Cuenta de Mayor R Cuenta 5700000000.
que se quiere consultar.

Sociedad Sociedad a consultar. R CS01.

Se podrán visualizar partidas Se deberá pinchar la que

Partidas R Partidas abiertas.
abiertas, compensadas o todas. proceda.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 42

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R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Se especifican todas las partidas que

Partidas normales O Se pincha.
no tienen ningún status especial.

Si pulsamos ejecutar, se accederá a la pantalla siguiente:

Si hacemos doble click en la partida, podremos navegar en el documento.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 43

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3.1.4. Acceso a la transacción de Anulación de un Documento Contable

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Vía Menús (Anular/ Libro mayor  Documento  Anular 
Anular compensación) 1. Anular compensación
2. Anular  Anulación individual.
1. FB08
Vía Código de Transacción
2. FBRA

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 44

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3.1.4.1. Secuencia de pantallas

3.1.4.1.1. Anulación de Documentos Contables

Si se contabiliza un documento incorrectamente, es posible anularlo. La anulación de

documentos, genera un nuevo documento inverso al anterior, que compensa las partidas del
documento anulado.

Al visualizar las partidas de la cuenta contable, en las partidas compensadas aparece el

documento financiero y el documento de anulación del mismo, relacionados ambos, por el
documento de compensación (que es el documento de anulación).

Al anular un documento contable, hay que especificar el número de documento, sociedad,

ejercicio y un motivo de anulación. El motivo de anulación dependerá de si se anula en el
periodo actual, en periodo cerrado…

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Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Si no se sabe el número de
documento se puede
Número del documento, para el cual
Número de Numero del doc. a anular buscar pinchando el botón
ha de crearse una contabilización de R
documento 5000002 de Buscar documentos
anulación.
(Explicado en el punto
anterior).

Sociedad Clave de la sociedad. R En nuestro caso CS01.

Ejercicio Ejercicio del documento. R En nuestro caso el 2001.

Se distingue entre doc.

Motivo para efectuar la registrados en el ejercicio
Motivo de El motivo de anulación utilizado
contabilización inversa o la R en curso (01)y documentos
anulación es el 01.
anulación. registrados en ejercicios
anteriores (02).
Fecha con la que un documento Pondremos la fecha del
entra en la contabilidad financiera y documento de contabilización, Esta fecha depende del
Fecha contab. R
en la contabilidad de Costes (si es del documento que queremos motivo de anulación.
relevante en costes). anular.

Una vez que se rellenan los datos pincharemos en: de esta manera se
comprueba el documento que se va a anular.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Una vez que verificamos que es el asiento a anular, pulsaremos el botón marcha atrás: y

grabaremos en la pantalla pulsando o bien por el menú Documento / Contabilizar. Una vez
realizado nos saldrá el mensaje:

También se podría hacer una anulación en masa, (con la segunda transacción definida
anteriormente), se haría de la misma manera que la anulación individual, la única diferencia es
que habría que poner el intervalo de documentos a anular, también destacar que si lo hacemos
en masa primero, se debe hace en Test y luego en Real (esto se hace como precaución, por
posibles errores).

Si queremos anular un documento que está compensado, tendremos que anular primero el
documento de compensación, (explicado en el punto anterior), y luego anular el documento de
contabilidad.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 47

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.4.1.2. Anulación de Documentos Compensados

Cuando un documento ha sido compensado (por ejemplo cuando una factura ya ha sido
pagada), para poder anular la factura hay que anular primero la compensación a través de esta
transacción y luego anular la factura de forma individual.

En el caso de intentar anular un documento de compensación por la opción de anulación

normal de un documento, el sistema lanza un mensaje que avisa que el documento no es
anulable por esta opción, igualmente si se trata de anular un documento que no contenga
partidas compensadas por la opción anular compensación, el sistema emite un mensaje de
error indicando que el documento no contiene posiciones compensadas.

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Por ejemplo, los documento de
Doc. Número del documento con el cual
R pago que compensan las
Compensación se compensó la posición.
facturas. (6400007)
Sociedad Clave de la sociedad. R En nuestro caso CS01.

Ejercicio Ejercicio del documento. R En nuestro caso el 2001.

Pinchado Compensación / Anulación en el menú de cabecera aparecerá el siguiente mensaje:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.5. Acceso a la transacción de Documentos Preliminares

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Libro mayor  Documento  Documentos Prelim. 
Vía Menús 1. Contab./Borrar.
2. Modificar.
3. Visualizar.
1. FBV0
Vía Código de Transacción 2. FBV2
3. FBV3

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.5.1. Secuencia de pantallas

3.1.5.1.1. Contabilización / Borrar documentos Preliminares

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Sociedad Clave de la sociedad. R En nuestro caso CS01.
Cuando entras en la
Si no se sabe el número, habrá
pantalla el sistema te
Nº de Documento Número del documento preliminar. R que buscarlo en la lista.
propone el último número
(5000112)
de documento preliminar.

Ejercicio Ejercicio del documento. R En nuestro caso 2001.

Por defecto nos aparece el último documento que se ha creado, pero podemos buscarlo
pinchando lista, como se ha explicado en otros apartados. Una vez completados los campos

pinchamos ejecutar: Nos aparece el documento, pinchando en las partidas podemos

modificar o bien, simplemente grabar: El sistema dará el siguiente mensaje:

A continuación el documento ya esta contabilizado, y no se verá en documentos preliminares.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 50

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.5.1.2. Modificar / Visualizar documentos Preliminares

En la modificación y visualización de documentos preliminares, la pantalla de entrada es igual

que en el caso de contabilización (punto anterior).

Por defecto aparece el último documento que se ha creado, pero se puede buscar pinchando
lista, como se ha explicado en otros apartados. Una vez rellenado el campo número de

documento, pinchamos ejecutar: Aparece el documento y pinchando en las partidas se

puede modificar (si se quiere modificar y no visualizar), a continuación se graba la modificación

pinchando grabar: pero en este caso no se contabiliza, sólo se modifica o visualiza el

documento preliminar.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.6. Acceso a la transacción de Modelos de Imputación

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Vía Menús Libro mayor  Contabilización  Contabilización en
Cuentas de Mayor.
Vía Código de Transacción FB50

El modelo de Imputación es un conjunto de posiciones por actualizar y susceptibles de

insertarse en un documento. Es importante tener en cuenta tres puntos:

1. Los modelos de Imputación no deben cuadrarse necesariamente, ni es necesario

introducir ningún importe.

2. No se adjudica ningún número de documento contable.

3. No se pueden crear modelos de imputación utilizando cuentas asociadas.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.6.1. Secuencia de pantalla

3.1.6.1.1. Creación Modelo de Imputación

Se crea un asiento contable por el procedimiento normal,

Una vez creado, habrá que grabarlo como modelo de imputación:

Para ello, pinchar en el menú: Tratar  Crear modelo de Imputación.

Nos aparece la pantalla siguiente:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Le damos un nombre al Modelo de Imputación, y pulsamos continuar.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.6.1.2. Aplicación Modelo de Imputación

Una vez creado el Modelo de Imputación, podemos insertarlo en un documento cuando

entramos en la pantalla de Contabilización:

Introducimos en la pantalla de Contabilización los datos de Cabecera del documento.

Si en la pantalla no nos aparecen los modelos de trabajo, pincharemos en el botón:

Nos aparecerá la siguiente pantalla:

Al pinchar en el Modelos de Imputación, nos traerá el asiento que queremos grabar, una vez
confirmado que queremos grabarlo, lo simularíamos, y a continuación los grabaríamos.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.6.1.3. Borrar Modelo de Imputación

Una vez que estamos en la pantalla de contabilización, para borrar el Modelo de Imputación:

A continuación nos pide el nombre del Modelo de Imputación

Al pinchar a continuar nos saldrá el mensaje de advertencia siguiente:

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3.1.7. Acceso a la transacción de Documento Periódico

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Vía Menús (Crear) Libro mayor  Contabilización  Documentos de ref. 
Documento Periódico.
Vía Código de Transacción FBD1
Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 
Libro mayor  Documento  Documentos de ref. 
Vía Menús (Modificar / Documento periódico
Visualizar) 1. Modificar
2. Visualizar.
3. Borrar.
1. FBD2
Vía Código de Transacción 2. FBD3
3. F.56
Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 
Libro mayor  Operaciones Periódicas.  Contab.
Vía Menús (Lista /
Periódicas 
Ejecución)
1. Listas.
2. Ejecutar.
1. F.14
Vía Código de Transacción
2. F.15

Los Documentos son documentos contables que se repiten periódicamente.

Es importante tener en cuenta tres puntos:

1. Los documentos periódicos no permiten modificar los importes.

2. Tras crear un documento periódico, SAP le asignará un número de documento

periódico (según la fecha de ejecución).

3. Una vez creado el documento periódico, se deberá ejecutar cada periodo de tiempo
predeterminado. En el momento de la ejecución, SAP lo contabiliza con el número
de documento que le corresponde y en el día de la ejecución especificado.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.7.1. Secuencia de pantalla

3.1.7.1.1. Creación de un Documento Periódico:

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Sociedad Clave de la sociedad. R En nuestro caso CS01.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Fecha a partir de la cual han de
1ª Ejecución el ejecutarse las contabilizaciones R 12.02.01
periódicas.

Fecha hasta la cual se han de

Última ejecución
ejecutar las contabilizaciones R 12.02.01
el.
periódicas.

Intervalo de tiempo entre dos

Intervalo en
ejecuciones de Contabilización R Se expresa en meses. (1)
meses
periódica.

Día del mes en el que ha de

Día de Por defecto se le asigna el día
ejecutarse la Contabilización R
Ejecuciones de la fecha de 1ª ejecución
periódica.
En el caso de documentos periódicos Marcando este campo, podemos
con monedas extranjeras, los tipos asignar el tipo de cambio de la
Tomar importes
de cambio para la conversión, se O fecha de creación del
en moneda local
toman por defecto del tipo de cambio documento periódico, a cada
de cada día de ejecución. una de las ejecuciones.
Corresponde al caso de cuentas de
Tomar importes IVA separadas, que queremos que
del impuesto en su importe aparezca por defecto O
moneda local según el tipo de cambio de cada día
de ejecución del documento
Al marcar este flag, los textos largos
Copiar texto del documento periódico se copian O
en los documentos reales.

Una vez introducidos los campos anteriores se procede a rellenar los datos propios del
documento - Cabecera y posiciones – (Ver el apartado de Creación de un documento contable),
Por ejemplo, un asiento que se puede grabar sería:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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luego simplemente grabamos:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.7.1.2. Modificación / Visualizar un Documento Periódico:

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
En el caso de no recordar
Número de el número de documento,
Número del Documento a modificar. R 1100000007.
Documento se utilizará el botón de
Lista.

Sociedad Clave de la Sociedad. R En nuestro caso CS01.

Ejercicio Ejercicio. R En nuestro caso 2001.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Para modificar la cabecera (botón sombrero) y aparecerán en blanco los campos

modificables:

Para modificar alguna posición del documento periódico efectuar un doble click sobre la
posición deseada.

Una vez modificado el documento periódico GRABAR:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 63

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.7.1.3. Lista de un Documento Periódico

Se introducen los datos para acotar la lista de documentos periódicos existentes. Introduciendo
los datos de Sociedad, Ejercicio y algún campo más (Mínimo 3), aparece la lista de todos los
documentos periódicos creados.

Pinchamos Ejecutar:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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De esta manera se visualizan los documentos de referencia.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.7.1.4. Ejecución de un Documento Periódico:

El sistema cogerá todos los documentos periódicos que estén creados en ese intervalo de
liquidación y los contabilizará en la fecha de ejecución.

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 66

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Sociedad Clave de la sociedad. R En nuestro caso CS01.

Al no tener valores, el
sistema cogerá todos los
documentos periódicos que
Nº documento Número de Documentos Periódicos. O Blanco. estén creados en ese
intervalo de liquidación y
los contabilizará en la fecha
de ejecución.
Cada vez que se ejecuta
una Contabilización
Intervalo de Fecha de la próxima Contabilización periódica, el sistema fija en
R De 01.02.2001 a 28.02.2001.
Liquidación periódica. este campo
automáticamente la fecha
de la siguiente ejecución.
En caso de que no se
Se puede seleccionar libremente
asigne ningún nombre, el
Nombre del Juego el nombre del juego de datos
Nombre del Juego de Datos. O programa utilizara el
de Datos BI batch input a crear. En nuestro
nombre de juego de datos
caso lo hemos llamado Febrero.
"SAPF120".
Este indicador se utiliza para
Retener J. De fijar que el juego de datos, no se
Retener Juego de Datos. O
Datos ejecutados borre después de haberse
ejecutado sin errores.

Una vez creado el juego de datos, saldrá debajo de la pantalla una línea indicándonos que el
juego de datos se ha creado:

Tendremos que ejecutar el juego de datos creado, para ello, independientemente de la pantalla
en la que estemos, iremos a:

Sistema  Servicios  Batch Input  Carpetas.

En esta pantalla podremos escoger el juego de datos que hemos creado y ejecutarlo. Veremos
los diferentes juegos de datos creados y en el status se encuentran.

Posteriormente podremos visualizar el documento y las cuentas implicadas en el documento,

para comprobar que el documento periódico se ha ejecutado correctamente y por consiguiente
contabilizado, deberemos realizar lo siguiente:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 67

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Pinchar en nuestro Juego de Datos, y una vez que está sombreado, pincharemos en el
botón Ejecutar: .

Aparece la siguiente pantalla:

Pulsamos Ejecutar.

Se muestra la siguiente pantalla:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 68

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Pulsamos Retomar, y nos aparece otra vez el listado de los Juegos de Datos, seleccionamos
con doble clic el nuestro y vemos la pestaña del Log, esta pestaña nos muestra la información
de lo que ha hecho el Juego de datos exactamente:

Con los mensajes del Log, podemos ver los documentos contables que realizó el Juego de
Datos.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 69

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.7.1.5. Borrar un Documento Periódico

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Sociedad Clave de la Sociedad. R En nuestro caso CS01.

En el caso de no recordar
Número de el número de documento
Número del Documento a modificar. R Nº. 1100000006
Documento se utilizará el botón de
Lista.

Ejercicio Ejercicio. R En nuestro caso 2001.

M =Documentos Tipos
Clase del doc. En este punto se utilizará el tipo D =Documentos periódicos
Tipo de documento de referencia. R
referencia D. Blanco =Doc. Tipos y
periódicos.
Primero se pinchará para
Se lanza en test, para comprobar lanzarlo en forma de test, y
Ejecución Test O Se ejecuta primero en test.
que no hay errores. luego se volverá a lanzar
en real.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 70

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Pulsando Ejecutar:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 71

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.8. Acceso a la transacción de Documento Tipo

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Vía Menús (Crear) Libro mayor  Contabilización  Documentos de ref. 
Documento Tipo.
Vía Código de Transacción F-01
Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 
Libro mayor  Documento  Documentos de ref. 
Vía Menús (Modificar / Documento Tipo 
Visualizar / Borrar) 1. Modificar.
2. Visualizar.
3. Borrar.
1. FBM2
Vía Código de Transacción 2. FBM3
3. F.57
Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 
Vía Menús (Aplicación) Libro mayor  Contabilización  Contabilización en
Cuentas de Mayor.
Vía Código de Transacción FB50

Los Documentos Tipo son documentos de referencia que se pueden utilizar como plantilla en la
creación y contabilización de un documento contable.

La utilidad es similar a la de los Modelos de Imputación. Sin embargo, existen diversos matices
diferentes en su mantenimiento y aplicación que se detallan en este apartado.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 72

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 73

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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3.1.8.1. Secuencia de pantalla

3.1.8.1.1. Creación de un Documento Tipo

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Los campos obligatorios en los
datos de cabecera son:
- Fecha documento y contab.
Son los mismos campos
Datos de Cabecera de un documento - Referencia y Texto de Cabecera
Datos Cabecera R de cabecera que al crear
contable. - Clase de Documento = AB
un asiento contable.
- Periodo del documento
- Sociedad
- Moneda del documento

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 74

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Para los asientos de cuentas de Clave de Contabilización
Mayor se utilizará 40 para con la que ha de entrarse
Clv CT Clave de Contabilización. R
posiciones en el Debe y 50 para la próxima posición de
posiciones en el Haber. (40). documento.
Cuenta de mayor que se ha de Es posible indicar la
Cuenta contabilizar con la siguiente posición R Cta. 6400000000. cuenta con la ayuda del
de documento. Matchcode.

Se pulsa Enter para entrar en la posición:

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 75

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Importe de la posición en la moneda

Importe R 100 Euros.
del documento.

Este dato solo será

Centro de Coste en donde quiero Ceco Saco. (Ceco para obligatorio en el caso de
Centro de Coste R
que se impute la posición. pruebas). utilizar una cuenta del
grupo 6 o 7 (Gtos o Ing.).

Texto Texto de la posición del documento. O Ej.: Sueldos y Salarios.

Para los asientos de cuentas de Clave de Contabilización

Clave de Contabilización para la Mayor se utilizará 40 para con la que ha de entrarse
Clv CT R
segunda posición. posiciones en el Debe y 50 para la próxima posición de
posiciones en el Haber. documento.
Cuenta de mayor que se ha de Es posible indicar la
Cuenta contabilizar con la siguiente posición R Ej.: 5720000000 cuenta con la ayuda del
de documento. Matchcode.

Se pulsa Enter para entrar en la posición:

Introducimos los datos restantes de la primera posición y los de las posiciones siguientes.

En la última posición se puede indicarse un ' * ', y el sistema fijará entonces como importe el
saldo de las posiciones entradas anteriormente.

Los documentos tipos no obligan a cuadrar los asientos, sin embargo, a diferencia de los
modelos de Imputación, sí obligan a introducir el importe de cada posición entrada. A
continuación simularíamos y grabaríamos:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 76

 Implantación SAP R/3
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3.1.8.1.2. Modificar / Visualizar un Documento Tipo

Introducir el Nº de Documento Tipo, Sociedad y Ejercicio, en el caso de no recordar el número

de documento siempre se podrá consultar con el botón Lista. Es necesario que el documento
tipo haya sido creado con anterioridad.

Pulsamos Enter.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 77

 Implantación SAP R/3
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Para modificar la cabecera, los impuestos (en el caso de tener) y la moneda pulsar su botón
correspondiente.

Para modificar alguna posición del documento tipo, efectuar un doble click sobre la posición
deseada, como muestra la pantalla siguiente:

En blanco aparecerán los campos modificables. Una vez modificado el documento tipo Grabar.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 78

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3.1.8.1.3. Borrar un Documento Tipo

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Sociedad Clave de la Sociedad. R En nuestro caso CS01.

En el caso de no recordar
Número de el número de documento
Número del Documento a modificar. R Nº. 1200000001.
Documento se utilizará el botón de
Lista.

Ejercicio Ejercicio. R En nuestro caso 2001.

M = para doc. Tipos

Clase del doc. D = Doc. Periódicos
Tipo de documento de referencia. R M = para documentos Tipos
referencia Blanco = Doc.tipos y
periódicos
Primero se pinchará para
Para lanzarlo en test, para lanzarlo en forma de test, y
Ejecución Test O
comprobar que no hay errores. luego se volverá a lanzar en
real.

Pulsando Ejecutar:

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3.1.8.1.4. Aplicación de un Documento Tipo

Una vez creado el documento tipo podemos utilizarlo como plantilla en un documento contable:

Se introducen los datos de cabecera del documento contable, para aplicar un documento tipo
en el documento contable que queremos crear, realizar el camino del menú siguiente:

Pasar a  Contabilidad con modelo:

Se introducen los datos de número de documento, sociedad y ejercicio.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 81

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Se ofrecen siete posibilidades para la aplicación del documento tipo:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Produce que para todas las
La clave de contabilización
posiciones de documento, la clave
Crear asiento Si se pincha, haría el asiento de anulación está creada
de contabilización original sea O
inverso inverso. en el sistema para cada
sustituida por la clave de
clave de contabilización.
contabilización de anulación.
Si está puesto este
Al copiar el documento, las
indicador, el documento
Entrar apunte de posiciones se traspasan a la imagen
O que sirve de modelo sólo
cta. mayor de entrada rápida para cuentas de
podrá contener posiciones
mayor.
de cuenta de mayor.
Se especifica si se desea que
No proponer Si se pincha, se ignoran los
aparezcan los importes del O
importes importes al copiar.
documento tipo.
La clave de condiciones de
Indica que los días y porcentajes de pago, los días y los
Recalcular días y la condición de pago, no se toman porcentajes, así como la
O
porcentajes del documento de referencia, sino fecha base para plazo de
que deben calcularse de nuevo. pago se toma del registro
maestro de deudor
Se emplea en aquellos
Este indicador hace que las
Visualizar casos, en los que se desea
posiciones copiadas se visualicen O Se aconseja pinchar.
posiciones modificar los valores
una por una.
propuestos.

Se copiará en el nuevo documento el

Copiar texto O
texto largo del documento modelo.

Aparece una pantalla con la cabecera y la primera posición del documento tipo copiado,
teniendo en cuenta las especificaciones indicadas en el cuadro anterior. Se introducen los datos
que faltan o los correctos, y comprobamos que el asiento esta saldado.

Una vez finalizado y validado el documento se procede a Grabar.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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4. CONTABILIZACION FORMA PRELIMINAR

RESUMEN: CONTABILIZACIONES FORMA PRELIMINAR

Se puede utilizar la entrada preliminar de documentos para introducir y almacenar documentos

financieros (introducir de manera preliminar). Los documentos preliminares se pueden terminar,
verificar y, a continuación, contabilizar en una fecha posterior.

En la entrada preliminar de documentos no se soporta la sustitución. La sustitución tiene lugar

mediante la operación de contabilización después de que cree un documento contable del
documento preliminar.

Se pueden introducir de manera preliminar los datos sobre deudores, acreedores, cuentas de
activos fijos y de mayor.

Se pueden contabilizar documentos preliminares tanto individualmente como mediante una

lista. Si se contabilizan varios documentos preliminares mediante una lista, el sistema emite
una lista cuando se han terminado los detalles cuyos documentos se han contabilizado con
éxito.

A partir de esta lista, a continuación, se puede llevar a cabo cualquier tipo de tratamiento
posterior de los documentos preliminares que no se hayan podido contabilizar porque faltaba
información, como por ejemplo una imputación costes. También se puede crear un juego de
datos batch input para contabilizar los documentos preliminares.

Los datos en los documentos preliminares se borran cuando se contabilizan, se graba un

documento en la bases de datos de documentos y se actualizan los datos apropiados (las
cifras de movimientos, etc.). El número del documento preliminar se transfiere al documento
contabilizado.

Los documentos preliminares siempre se contabilizan mediante el batch input o la Operación

de llamada.

Entrada – Datos
Valor del Campo / Comentarios
Requeridos

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Sociedad FI Nombre de cuatro dígitos de la sociedad FI.

Fecha de documento Fecha de creación del documento.
Fecha de contabilidad Fecha de la Contab., fecha en la que el documento entra
en la contabilidad financiera y en la contab. de costes.
Moneda Euro
Referencia Fra. XXX
Texto breve Aclaraciones del documento.
Clase de documento Para las contab. de cuentas de mayor se utiliza SA.
Tipo de cambio Tipo de cambio para monedas distintas al Euro.
Fecha de conversión Fecha para la determinación del tipo de cambio a emplear
en la conversión.

Salida – Resultados Comentarios

El Documento XXXXXXXXXX se
contabilizó en la Sociedad XXXX

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4.1.1. Acceso a la transacción de Documentos Preliminares

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Libro mayor  Contabilización 
1. Entrada preliminar.
Vía Menús Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 
Libro mayor  Documento  Documentos Prelim. 
2. Modificar.
3. Visualizar.
1. F-65
Vía Código de Transacción 2. FBV2
3. FBV3

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 Implantación SAP R/3
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4.1.1.1. Secuencia de pantallas

4.1.1.1.1. Registrar documentos Preliminares

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Fecha de La fecha de documento es la fecha

R En nuestro caso 22.03.2001.
documento de creación del documento original.

Fecha con la que un documento

Fecha de
entra en la contabilidad financiera y R En nuestro caso 22.03.2001.
contabilización
en la contabilidad de costes.

Clase de La clase de documento sirve para Siempre la clase de documento

R
documento clasificar los documentos contables.. CL..

Periodo Periodo dentro del ejercicio. R En nuestro caso 3 = Marzo.

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 Implantación SAP R/3
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R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Sociedad Clave de la Sociedad. R En nuestro caso CS01.

En el caso de no utilizar el
Clave de la moneda en la que se
Moneda R En nuestro caso es Euro. Euro, se pondrá la moneda
gestionan los importes en el sistema.
correspondiente.
Al registrar un documento
el tipo de cambio debe
Tipo de cambio con el que se realiza
Se usará cuando la moneda del indicarse si se desea
Tipo de Cambio la conversión entre moneda O
documento no sea el Euro. utilizar uno diferente al que
extranjera y moneda local.
tiene sap registrado en la
tabla de tipos de cambio.

Referencia Número de documento de referencia. R Asiento Const.. .

Texto que contiene aclaraciones o

Texto breve notas con validez para todo el R Asiento de Constitución
documento.
Transferir solo Se aconseja no seleccionarlo y
En el caso de tener otra moneda
importes en que establezca el tipo de cambio
distinta al euro, se reajustará el tipo O
moneda doc. a la en el momento de registrar el
de cambio a la hora de contabilizar.
fra. documento preliminar.
Clave de contabilización con la que Para asiento de cuentas de
Clv.CT ha de entrarse la próxima posición R mayor siempre será 40
de documento. (Contabilización en el Debe)
En el caso de no saber el
Cuenta de Mayor correspondiente a En nuestro caso la cuenta es código de la cuenta se
Cuenta R
la primera posición. 1000000000. podrá buscar con el
Matchcode.

Pulsamos Enter, y entraremos a registrar la primera posición:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Importe Importe de la posición 1. R En nuestro caso 1000 Euros.

Clave de contabilización con la que Para asiento de cuentas de

Clv.CT ha de entrarse la próxima posición R mayor siempre será 50
de documento. (Contabilización en el Haber)
En el caso de no saber el
Cuenta de Mayor correspondiente a En nuestro caso la cuenta es código de la cuenta se
Cuenta R
la primera posición. 5720060000. podrá buscar con el match-
code.

Pulsamos Enter, y entraremos a registrar la segunda posición:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
En nuestro caso al tener solo
Cuando ponemos *, y
dos posiciones el documento, si
Importe Importe de la posición 2. R pulsamos Enter nos
ponemos “ * “, nos recoge el
propone la cantidad.
resto del importe del asiento.
Día de la fecha valor, que se utiliza
Fecha valor en la cuentas bancarias y R En nuestro caso 22.03.2001. Es un valor que te propone.
transitorias.

En el caso de tener más posiciones el documento, se procederá a introducir las siguientes

posiciones de igual forma que las anteriores.

Una vez terminado el documento, se procederá a visualizar (Pulsando el icono de la montañita):

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(CORPOSAP)

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Una vez verificado el asiento, se procederá a grabar, pulsando el icono: .

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4.1.1.1.2. Modificar / Visualizar Documentos Preliminares

Por defecto nos aparece el último documento que se ha creado, pero podemos buscarlo
pinchando lista,

Si pinchamos Lista, nos aparece la siguiente pantalla:

Completando los campos, sociedad, ejercicio, fecha contabilización (o intervalo de

contabilización), se podrá obtener un listado con todos los documentos preliminares realizados.

Pulsamos ejecutar:

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Pinchando dos veces sobre la línea correspondiente al asiento buscado se visualizará el

documento.

Si volvemos a la pantalla inicial, mediante el icono: , se podrá introducir el número de

documento correcto y una vez rellenado este campo, se pinchará ejecutar:

Nos aparece el documento y pinchando en las partidas podremos modificarlo. A continuación se

grabará la modificación pinchando ejecutar: pero en este caso no se ha contabilizado,

sólo se ha modificado o visualizado el documento preliminar.

En la parte superior de la pantalla nos encontramos los siguientes botones:

El primer botón sólo tendrá sentido en el caso en el que el documento esté contabilizado en una
moneda diferente al euro. Muestra los importes en moneda de la sociedad.

El botón de “Entrada rápida” supone una alternativa a la modificación del documento que se ha
explicado anteriormente. Mediante esta alternativa podemos modificar el documento de una
manera más ágil.

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 Implantación SAP R/3
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Como podemos ver en la pantalla aparecen los campos en blanco. Podemos, por tanto,
modificar cuentas, claves contables, importes, etc.

El botón de cuotas de IVA muestra el importe de IVA y el indicador de IVA asociado al

documento.

El botón de “Mod. imputación” permite la selección de un modelo de imputación para una

contabilización más rápida.

El icono del sombrero “Cabecera” muestra los datos de cabecera del documento: fecha de
contabilización, fecha de documento, clase de documento, número de documento, moneda,
autor, hora y fecha de entrada…

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 93

 Implantación SAP R/3
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5. COMPENSACIONES

RESUMEN: COMPENSACIONES

En esta sección se describe cómo se compensan manualmente las partidas abiertas. A veces
las partidas se deben compensar manualmente si se recibe un reembolso del acreedor o bien
se ha configurado un procedimiento de débito bancario.

Este proceso se utiliza para compensar las posiciones de una cuenta. El sistema estándar
contiene una clase de documento estándar “AB” configurado para todas las clases de cuentas.
El sistema debe generar documentos para la compensación de cuentas, y les asigna un
número del rango de números configurado para esta clase de documentos.

Las partidas abiertas de una cuenta pueden compensarse manualmente mediante la función
Compensación cuenta o bien pueden ser compensados automáticamente por el sistema. La
compensación automática está especialmente diseñada para la compensación de cuentas
como cheques a cobrar o entrada de mercancías/recepción de facturas en el libro mayor (Visto
en otros módulos).

Con el programa de compensación, se pueden compensar las partidas abiertas de cuentas de

deudores, de acreedores y de mayor.

En el caso de cuentas de mayor, la condición previa básica para la compensación, es que las
cuentas del libro mayor se gestionen como partidas abiertas, en el registro maestro de estas
cuentas.

Se puede anular procedimientos de compensación para documentos individuales cuando se

anulan contabilizaciones de compensación, se suprimen los datos de compensación de las
partidas individuales (y los datos de anulación, si existen, se eliminan de la cabecera del
documento). Las modificaciones de documento se graban en log y pueden visualizarse en los
documentos de modificación.

Entrada – Datos Valor del Campo / Comentarios

Cuenta Cuenta contable que queremos compensar

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 Implantación SAP R/3
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Sociedad Código de la sociedad

Fecha compensación Fecha en la que queremos compensar

Salida – Resultados Comentarios

El documento XXXXXXXXXX se
Se contabiliza el documento de compensación
contabilizó en la sociedad XXXX.

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5.1. Procedimiento

5.1.1. Acceso a la transacción de Compensación Manual:

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Vía Menús
Libro mayor  Cuenta  Compensar.
Vía Código de Transacción F-03

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5.1.1.1. Secuencia de Pantallas

5.1.1.1.1. Compensación

El objetivo de la compensación, es convertir partidas abiertas en partidas compensadas, dentro

de una misma cuenta, de forma manual.

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Número de la cuenta cuyas partidas En nuestro ejemplo tomaremos
Cuenta abiertas han de seleccionarse para la R una cuenta contable de banco
compensación. (5720130002)

Sociedad. Código de la sociedad. R Sociedad 0544.

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 Implantación SAP R/3
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R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Fecha Fecha con la que se contabiliza la
R 13.02.2001.
Compensación compensación.

Como máximo se utilizan los 16

Periodo Mes contable. R
periodos (3).

Clave de la moneda en la que se

Moneda R Euro.
gestionan los importes en el sistema.

Pulsamos y aparecen todas las partidas abiertas que tiene la cuenta seleccionada:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 98

 Implantación SAP R/3
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Pulsamos el pincho de marcar todo; y a continuación desactivar partidas luego

pinchamos las que queramos compensar (en nuestro caso las tres, esto tiene sentido en el
caso de que sean muchas partidas y no queramos compensarlas todas).

En esta pantalla tenemos que comprobar que los importes están saldados y que todo esta

cuadrado. Pulsamos nos saldrá el mensaje siguiente:

Posteriormente, podremos visualizar las partidas compensadas en la visualización de las

cuentas.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 99

 Implantación SAP R/3
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5.1.2. Acceso a la transacción de Anular Compensación:

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Vía Menús
Libro mayor  Documento  Anular compensación.
Vía Código de Transacción FBRA

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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5.1.2.1. Secuencia de Pantallas

5.1.2.1.1. Anular Compensación

Si queremos anular un asiento y está compensado, primero se tendrá que anular la

compensación.

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Número del documento con el cual Si no se sabe, se podrá ver
Documento
se compensó la posición de R Nº. 6000000011 en la visualización de
Compensación
documento. partidas de la cuenta.

Viene por defecto la

Nombre que identifica unívocamente
Sociedad R Sociedad 0544. sociedad FI que esta
a la Sociedad FI.
activada.

Ejercicio Periodo anual R 2001.

Si pinchamos en el botón de partidas, se tendrá información de las partidas que intervienen

en la compensación.

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Una vez seguros, volveríamos con la flecha verde a una pantalla anterior, y pulsaríamos
grabar o bien por el menú:

Compensación / Anular.

Nos aparecería el siguiente mensaje:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 102

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6. ABRIR Y CERRAR PERIODOS CONTABLES.

RESUMEN: ABRIR Y CERRAR PERIODOS CONTABLES

Un ejercicio se divide en períodos contables. Se utilizan 16 periodos (12 que son los meses
naturales y 4 que son periodos especiales). Los períodos especiales se utilizan para el cierre
del ejercicio.

En el módulo GL, se definen los períodos que están abiertos para su contabilización. Cuando
se contabiliza un documento, el sistema verifica la fecha de contabilización en la cabecera de
cualquier documento que se esté contabilizando, para asegurar que está dentro de uno de los
períodos abiertos para contabilización. Una vez introducido un número de cuenta en el
documento que se está creando, el sistema verifica si está permitido el período contable para
dicha cuenta.

Los períodos que están abiertos se definen especificando dos intervalos, los cuales tienen un
límite superior e inferior, cada uno designado por un período contable y un ejercicio. Un período
se cierra ajustando estos intervalos de forma que el período que se vaya a cerrar no se
encuentre dentro de ellos.

Entrada – Datos
Valor del Campo / Comentarios
Requeridos

Salida – Resultados Comentarios

Los datos han sido grabados

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 103

 Implantación SAP R/3
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6.1. Procedimiento

6.1.1. Acceso a la transacción de Abrir y Cerrar Periodos Contables:

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Vía Menús Libro mayor  Entorno  Opciones actuales  Abrir y
cerrar periodos contables.
Vía Código de Transacción OB52

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 104

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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6.1.1.1. Secuencia de Pantallas

6.1.1.1.1. Abrir y Cerrar Periodos Contables

El objetivo que se pretende es abrir o cerrar los periodos de contabilización, para que estos
reciban o no las oportunas anotaciones contables.

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V
La variante para los periodos La variante asociada a
contables nos describe las nuestra empresa es ZCS1, Cada sociedad señala
Variante V
especificaciones para un periodo en ocasiones especiales, se exactamente una variante.
contable. utilizará la variante ZCS2.
Clase de cuenta Clase de cuenta que se puede tener V + Con validez para todas
abierta para contabilizar. las clases de cuentas.
A Activos fijos
D Deudores
K Acreedores

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 105

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V
S Cuentas de mayor
M Material

Inicio del intervalo de cuentas para

De Cuenta R Blanco.
las cuales se define la variante.

Se introduce ZZZZZZ, para

Final del intervalo de cuentas para
A Cuenta R ZZZZZZZZZZZZZZ. determinar todo el rango
las cuales se define la variante.
posible.
Este campo junto con la
determinación del ejercicio,
De per. 1 Primer periodo contable permitido. R 1 (Enero). determina el comienzo del
intervalo de contabilización de
los periodos.
Este campo en combinación
con el ejercicio, determina el
A periodo Ultimo periodo contable permitido. R 12 (Diciembre)
final del intervalo de
contabilización de los periodos.
Este campo junto con la
determinación del ejercicio,
Primer periodo especial contable determina el comienzo del
De periodo R 13
permitido. intervalo de contabilización de
los periodos especiales
permitidos.
Este campo en combinación
con el ejercicio, determina el
Ultimo periodo especial contable
A periodo R 16 final del intervalo de
permitido.
contabilización de los periodos
especiales permitidos.
El grupo de autorizaciones
permite cerrar un período
GrAu Grupo de Autorizaciones. V
contable sucesivamente para
los usuarios.

Los periodos especiales sirven para realizar ajustes, arrastre de saldos, cierres…

Ejemplo: Cerrar un periodo Contable:

Si vemos la variante ZCS1 está definida para todo tipo de cuentas (+), para (A,D,K,S,M) y para
los periodos contables del 1 al 12 (que están abiertos) y los periodos especiales 13, 14, 15 y 16
(que también están abiertos). (Pantalla anterior).

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 106

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Si ahora quiero mantener abierto el segundo mes del año (Febrero) y cerrar los demás,
(excepto para las cuentas de mayor que se quiere tener el mes de Enero abierto, para hacer el
cierre) se haría como se visualiza en la pantalla siguiente:

Si ahora quisiéramos contabilizar en cualquier periodo cerrado, por ejemplo Marzo del 2001, el
sistema no nos permitiría. Con este ejemplo, las únicas contabilizaciones posible serían en
Febrero para todos los módulos y Enero y Febrero para las cuentas de Mayor (además de los
periodos especiales).

En el caso de contabilizar en un periodo cerrado, nos aparecería en la parte inferior de la

pantalla, un mensaje de error que nos informa que el periodo de Marzo, que es en el que
estamos contabilizando, está cerrado.

En el caso de querer introducir una nueva línea, lo podríamos hacer por copia de otra.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 107

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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7. MODIFICAR TIPO DE CAMBIO.

RESUMEN: MODIFICAR TIPO DE CAMBIO

Los tipos de cambio se deben definir en el sistema. El tipo de cambio es necesario:

 para convertir importes en moneda extranjera al contabilizar o compensar, o para

verificar la cotización introducida manualmente.

 para calcular beneficios o pérdidas procedentes de diferencias de cambio

 para valorar partidas abiertas y cuentas en moneda extranjera

Se puede actualizar los tipos de cambio de acuerdo con las necesidades o en diferentes
intervalos, en función de las variaciones de los tipos de cambio.

El sistema emplea el tipo de cotización M en la compensación y la contabilización, así que este

tipo de cotización debe introducirse en el sistema.

Se utiliza la clave de moneda para determinar la moneda extranjera con la que se está
tratando. La fecha de validez determina la fecha a partir de la cual es válido el tipo de cambio.

El sistema se remite entonces a la fecha de contabilización o la de conversión y utiliza el tipo

de cambio actual del sistema.

El tipo de cambio se actualizará diariamente, manteniendo obligatoriamente los tipos de cambio

de los últimos 30 días..

Los tipos de cambio vienen definidos a nivel de mandante. Por lo tanto, son válidos para todas
las sociedades.

Si actualiza diariamente sus cotizaciones, deberá eliminar del sistema los tipos de cambio que
ya no necesita para que no se acumulen las entradas en el sistema.

Entrada – Datos Valor del Campo / Comentarios

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 108

 Implantación SAP R/3
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Requeridos

Salida – Resultados Comentarios

Los datos han sido grabados

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 109

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7.1. Procedimiento

7.1.1. Acceso a la transacción de Modificar Tipo de Cambio:

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Vía Menús Libro mayor  Entorno  Opciones actuales  Introducir
tipos de cambio.
Vía Código de Transacción OB08

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 110

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7.1.1.1. Secuencia de Pantallas

7.1.1.1.1. Modificar Tipos de Cambio

Una vez que estamos en esta pantalla, debemos posicionarnos en las entradas que vamos a
modificar, para ello pinchar el botón:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 111

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Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V
Clave bajo la cual se almacenan
Tipo cotización tipos de cambio para la conversión R Siempre será m.
en el sistema.

Moneda de Si queremos visualizar todas

procedencia y de Monedas que van a intervenir. O Blanco las monedas, no rellenaremos
destino. este campo.

En el caso de tener muchos

Fecha a partir de la cual es válido el
Válido de O Blanco. intervalos, puede ser útil este
tipo de cambio.
tipo de búsqueda.

Ejecutamos:

Por ejemplo, el tipo de cotización de euro a pesetas es de 166.386, en el caso de tener que
cambiarlo, se machacaría el dato o bien se crearía otra entrada con la fecha de validez.

Si buscamos el tipo de cotización de Euro a dólar:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 112

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Ejecutamos:

Si queremos introducir una entrada nueva con otro periodo; pinchamos entradas nuevas o bien
seleccionamos una línea y pinchamos el botón de copiar :

Modificamos la fecha válida y el tipo de cotización:

Pulsamos el botón ; y si visualizamos las entradas aparecerían:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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8. CIERRES

RESUMEN: CIERRES

Las operaciones de cierre se pueden dividir en cierre del mes y cierre del ejercicio.

Antes de realizar el cierre del periodo hay que actualizar los períodos contables permitidos de
cada mes o período contable. De esta manera, podrá cerrar uno o más períodos contables
pasados y abrir uno o más períodos contables actuales o futuros. (Ver punto anterior).

Las operaciones de cierre incluyen:

 Actualización y valoración del balance de acreedores, deudores y cuentas de mayor;

 Creación del balance y de la cuenta de pérdidas y ganancias;

 Documentación de los datos contables;

 Creación de informes;

 Documentación y reconciliación de datos contables, incluyendo:

1. Historial de cuenta

2. Lista de saldos

3. Lista de partidas abiertas …

El cierre del ejercicio se divide en dos fases:

 Al inicio del nuevo ejercicio, se abren nuevos períodos de contabilización y se trasladan

los saldos del ejercicio anterior.

 A continuación, se prepara el balance, se crea el balance y la cuenta PyG y se

documentan las operaciones mediante el historial de cuenta.

La primera contabilización del nuevo ejercicio abre automáticamente ese ejercicio. Por
supuesto tiene que estar abierto primero el período contable relevante.

Durante este proceso, las cuentas PyG se arrastran a una cuenta de remanente, y las cuentas
de balance se arrastran hasta ellas mismas. Este proceso de arrastre de un año a otro sólo

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 114

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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habrá que realizarlo una vez, si necesito hacer contabilizaciones en el periodo anterior, el
sistema actualiza automáticamente los saldos correspondientes.

No es necesario cerrar el ejercicio anterior, ni efectuar las contabilizaciones de cierre antes de

abrir el nuevo ejercicio.

Los informes incluyen:

 El balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.

 La declaración de IVA.

 La declaración recapitulativa (relevante sólo para empresas que se encuentren en la

Unión Europea).

 La declaración de retención de impuestos para las autoridades fiscales y para sus

deudores y acreedores.

Entrada – Datos Valor del Campo / Comentarios

Salida – Resultados Comentarios

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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8.1. Procedimiento

8.1.1. Acceso a la transacción de Reconciliación:

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Vía Menús Libro mayor  Operaciones periódicas  Cierres 
Verificar/contar  Reconciliación
Vía Código de Transacción F.03

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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8.1.1.1. Secuencia de Pantallas

8.1.1.1.1. Reconciliar

El report ejecuta una reconciliación ampliada en la contabilidad financiera. En el marco del

cierre mensual del libro mayor, se realizan las siguientes pruebas de consistencia:

1. Las cifras de movimiento de las cuentas de deudores, cuentas de acreedores y cuentas de

mayor con los totales del Debe y del Haber de los documentos contabilizados.

2. Las cifras de movimiento del Debe y del Haber con las cuentas de deudores, cuentas de
acreedores y cuentas de mayor, con los totales del Debe y del Haber del índice de
aplicación (índice secundario) (Proceso de consistencia interno de SAP).

Los índices de aplicación son utilizados internamente por el sistema para las cuentas con
gestión de partidas abiertas o la visualización de partidas individuales.

Todos los resultados de la reconciliación están conectados a una gestión del histórico. Con ello
pueden realizarse predicciones sobre la ejecución en el tiempo y la corrección de las tareas de
reconciliación.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V

Sociedad Clave de la Sociedad. R CS01.

Ejercicio Año. R 2001.

Las cifras de movimientos de las

Mes contable cuentas se actualizan por período R 1-16.
dentro del ejercicio.
Las cifras de movimientos Debe/
Haber de las cuentas de deudores,
Documentos -
acreedores y de mayor ,se R Pinchar.
Cifras de mvtos.
compararán con el total Debe /Haber
de los documentos contabilizados.
Las cifras de movimientos del Debe/
Haber de las cuentas de deudores,
Indice – Cifras de acreedores y de mayor, se comparan
R Pinchar.
movimiento con el total Debe / Haber de los
índices de la aplicación (índices
secundarios).
Si se fija, los parámetros de
Se pueden visualizar los resultados
selección restantes (Sociedad,
Visualizar historial de anteriores trabajos de O
Ejercicio…), no serán tenidos
reconciliación.
en cuenta en la selección.

Si ejecutamos

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 118

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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8.1.2. Acceso a la transacción de Valoración:

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Libro mayor  Operaciones periódicas  Cierres 
Vía Menús
Valorar 
(Partidas/Saldos)
1. Valoración moneda extranjera de PA
2. Valoración moneda extranjera saldos
1. F.05
Vía Código de Transacción
2. F.06

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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8.1.2.1. Secuencia de Pantallas

8.1.2.1.1. Valoración de Partidas Abiertas en Moneda Extranjera

El report gestiona la valoración en moneda extranjera, para las cuentas con gestión de partidas
abiertas.

La valoración se realiza según el principio de la valoración individual. Es decir, para la

valoración se consideran las partidas individuales, pero solo las que se hallan abiertas en la
fecha clave. Si en base a la valoración fuesen necesarias contabilizaciones de corrección y de
anulación, si se desea, el report realizará dichas contabilizaciones. Para ello hay que indicar la
fecha de valoración antes de cada valoración.

El resultado de la valoración se precisa para la creación del balance. Se debe tener presente
lo siguiente:

1. Si realiza una valoración para la preparación del balance marque el campo “Valoración para
preparación de balance”. Las diferencias de cotización de la valoración se marcarán en la
posición de documento.

2. Si realiza una valoración que no sirve para la creación del balance, la diferencia de
cotización no debe marcarse en la posición del documento. Por ello, no marque el campo
“Valoración para preparación de balance”.

Las contabilizaciones de valoración deberán anularse en los siguiente casos:

1. No ha gestionado la valoración como preparación del balance.

2. En la valoración se tuvieron en cuenta partidas que ya han sido compensadas a la fecha

actual, pero que no lo estaban en la fecha clave. Estas partidas deben valorarse para fijar el
valor de la partida en la fecha clave para el balance actual.

Para que el report realice la contabilización de anulación, debe indicarse una fecha de
contabilización de anulación antes de cada ejecución de valoración.

En el caso de querer hacer una prueba sin contabilizaciones, NO habrá que marcar los pinchos
de Valoración para preparación de Balance y Generar contabilizaciones.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Esta pantalla (Contabilización) está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V

Sociedad Clave de la Sociedad. R CS01.

Se tienen en cuenta los

documentos que a esta fecha
Fecha clave para Fecha clave para el análisis de
R En el ejemplo, 01.02.01. no están compensados, o cuya
el análisis partidas abiertas.
fecha de compensación es
posterior a esta fecha.
El Método de Valoración Con ayuda del método de
El Método de Valoración establece,
ME : Método de utilizado será el CSC. valoración se podrá determinar
entre otros, el procedimiento de R
Valoración (valoración de partidas el grado de detalle de la lista
valoración, y el tipo de cotización.
abiertas). que nos aparece.
El sistema actualizará la diferencia
Valoración para de valoración en la partida. Esto
Pinchar en el caso de querer
preparación de tiene especial significado en la O
obtener un balance.
Balance valoración para la preparación del
balance.
Se eliminan en la fecha de
Generar Se realizan las contabilizaciones Si se pincha se generan las anulación o, en caso de batch
O
contabilizaciones oportunas. contabilizaciones. input, se guardan en el juego
de datos batch input

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V
correspondiente.

Fecha de Fecha de los documentos que se

O En el ejemplo: 01.02.2001.
Documento generan.

Fecha de Fecha de Contabilización de los

O En el ejemplo: 01.02.2001.
Contabilización asientos que se contabilizan.

Periodo contable que se emplea para

Periodo Contable O En el ejemplo: 2 (Febrero).
las contabilizaciones a crear.

Anulación fecha Fecha de Contabilización de la Se suele anular al día

O En el ejemplo: 02.02.2001.
Contabilización anulación en el Juego de Datos. siguiente.

Periodo contable de las anulaciones

Anulación Periodo O En el ejemplo: 2 (Febrero).
en el juego de datos de batch input.

Nombre bajo el cual se incluyen las

Nombre del Juego
contabilizaciones en el juego de O En el ejemplo: Valorar 1.
de Datos BI
datos de batch input.

Esta pantalla (Selecciones) está formada por los siguientes campos:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V
Se puede seleccionar los
Si queremos que el sistema valore Se pueden tener en cuenta los
Seleccionar acreedores por rango o si
los Acreedores, tendremos que O indicadores de una operación
Acreedores queremos que saque todos
pinchar este campo. en cuenta de mayor especial.
se dejaría en blanco.
Se puede seleccionar los
Si queremos que el sistema valore Se pueden tener en cuenta los
Seleccionar deudores por rango o si
los Deudores, tendremos que O indicadores de una operación
Deudores queremos que saque todos
pinchar este campo. en cuenta de mayor especial.
se dejaría en blanco.
Se puede seleccionar las
Si queremos que el sistema valore Si queremos que saque todas
Seleccionar Ctas. ctas. de mayor, por rango,
las Cuentas de Mayor, tendremos O las cuentas de mayor se
Mayor por cta transitoria, por
que pinchar este campo. dejaría en blanco.
documento.

Esta pantalla (Otros) está formada por los siguientes campos:

R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V

Valoración en tipo Clave para describir una unidad Siempre será el tipo 10,
R
moneda monetaria. moneda de la sociedad.

Si ejecutamos

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Si pinchamos en el botón Contabilizaciones, podremos observar los asientos que haría el

sistema, al ejecutarlo:

Luego habrá que generar el Batch Input, y el resultado serán los asientos contables.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 125

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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8.1.2.1.2. Valoración de Cuentas de Mayor en Moneda Extranjera

Este report efectúa la valoración de las cuentas de transacciones en moneda extranjera a una
fecha clave determinada. La valoración de moneda extranjera se realiza en moneda local.

La valoración se realiza, si la moneda en la que se realiza la valoración y la moneda en la que

se gestiona la cuenta son distintas. Si en base a la valoración fuesen necesarios asientos de
corrección, el report generará, si se desea, un juego de datos batch input con estas
contabilizaciones. La diferencia de valoración se determina a partir del saldo en moneda
extranjera, en la fecha clave con el tipo de cotización de la fecha clave, menos el saldo en
moneda local en la fecha clave.

La valoración puede dar lugar a una revalorización o a una devaluación del saldo de la cuenta.
En el caso de producirse una revalorización, la diferencia de valoración calculada es positiva: el
report crea un apunte, Debe para la cuenta valorada y un apunte Haber para la cuenta de
ingresos por valoración (Cta. 7680000000). En el caso de producirse una devaluación, la
diferencia de valoración calculada es negativa: El report crea un apunte, Haber para la cuenta
valorada y un apunte Debe para la cuenta de gastos por valoraciones (Cta. 6680000000).

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V

Nombre del Plan de Ctas.

Plan de Cuentas Plan de la Cuenta de la Sociedad. R
PCSC.

Lo normal será dejarlo en

Número de la cuenta de Mayor que En el ejemplo ponemos la
Cuenta de Mayor O blanco, para que valore todas
queremos valorar. cuenta 5720200000.
las cuentas de mayor.

Sociedad Clave de la Sociedad. R CS01.

Esta fecha se utiliza como día

Fecha clave para el análisis de los clave, para las cifras de
Fecha clave R En el ejemplo, 15.02.2001.
saldos de las cuentas de mayor. negocios de las cuentas
llevadas en moneda extranjera.

Valoración en tipo Clave para describir una unidad Siempre será la 10 (Moneda
R
moneda monetaria. de la sociedad).

Método obligatorio que válida el plan

Para valorar los saldos de
de cuentas, con la que se determina
Método R cuentas de mayor se usará
un método de valoración de moneda
siempre CSC1.
extranjera.

Crear Juego de el sistema creará un juego de datos Si queremos ejecutarlo en

O
datos de batch input con contabilizaciones. test, no se pinchará.

Nombre bajo el cual se

Nombre estándar
NomJuegDat Nombre del juego de datos. O incluyen las contabilizaciones
RFSBEW00
en el juego de datos.

Fecha de Fecha de Contabilización de los

O En el ejemplo: 15.02.2001.
Contabilización asientos contabilizados.

Fecha de Fecha de documento de los

O En el ejemplo: 15.02.2001.
Documento documentos que se generan.

Periodo contable que se emplea para

Periodo Contable O En el ejemplo: 2 (Febrero).
las contabilizaciones a crear.

Si se selecciona este parámetro, se

Contabiliz. con
anularán las contabilizaciones O Pinchado.
anulación
generadas en la fecha de anulación.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 129

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V
Fecha de Contabilización de las
Anulación fecha
contabilizaciones de anulación en el O En el ejemplo: 16.02.2001.
Contabilización
Juego de Datos.

Periodo contable de las

Anulación Periodo contabilizaciones de anulaciones en O En el ejemplo:2 (Febrero).
el juego de datos de batch input.
Clave bajo la cual se almacenan Siempre se utiliza M =
Tipo cotización p.
tipos de cambio para la conversión R Conversión normal según
conversión
en el sistema. T/C estándar

Si ejecutamos nos saldrá la pantalla siguiente:

En esta pantalla se puede visualizar que el tipo de cambio respecto al dólar es 1.10075, el
saldo de la cuenta en moneda extranjera es 202.00, el saldo en euros en el momento del

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 130

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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asiento es 168.23 y en el momento que valoramos es 183.51, con lo cual la diferencia

positiva es de 15,28.

En la parte de abajo, se puede visualizar las contabilizaciones que se van a crear en el

momento que ejecutemos el batch-input. Por un lado se hará el asiento el día que pongamos
que contabilice, en nuestro caso el 15.02.01, además de contabilizar el asiento de anulación
en la fecha indicada.

Luego se tendrá que volver a lanzar este proceso, marcando el pincho de Crear juego datos
batch input., el sistema por defecto nombra el Batch input como RFSBEW00, o bien como
queramos nombrarlo.

Este batch input ejecuta tanto las contabilizaciones como las anulaciones.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 131

 Implantación SAP R/3
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9. NOTIFICAR (DECLARACIONES)

RESUMEN: NOTIFICAR (Declaraciones)

Se aceden a los listados de las declaraciones, tanto de declaraciones de IVA, como a la

declaración recapitulativa UE.

Los temas siguientes describen la manera en que se crean informes externos para agencias
fiscales y otras autoridades. Se puede crear estos informes utilizando las funciones que se
explican en la siguiente sección.

Se crean las declaraciones preliminares del IVA y la declaración anual del IVA en forma de
lista, utilizando programas directamente desde la pantalla de Libro mayor. A continuación
puede transferir los datos necesarios a los formularios oficiales de las autoridades fiscales. La
evaluación se lleva a cabo utilizando estos documentos.

La declaración recapitulativa constituye la base de la información transmitida por las

autoridades fiscales al resto de estados miembros de la Unión Europea.

Para cualquier contabilización de asientos de IVA (ajustes, liquidación) se deberá entrar

por la transacción FB41 Ruta: Finanzas – Gestión Financiera – Libro Mayor –
Operaciones periódicas – Cierre – Notificar – Contabilizar el cargo de impuestos

Entrada – Datos Valor del Campo / Comentarios

Sociedad CS01
Ejercicio 2001
Fecha de Contabilización

Salida – Resultados Comentarios

Se generan los informes.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 132

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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9.1. Procedimiento

9.1.1. Acceso a la transacción de Liquidación de IVA mensual:

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Libro mayor  Reporting de declaraciones 
Declaraciones de IVA  General . 
Vía Menús
1. Declaración de IVA.  Declaración de IVA.
2. Lista adicional de la declaración de IVA.  Lista
adicional de la declaración de IVA.
1. S_ALR_87012357
Vía Código de Transacción
2. S_ALR_87012359

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 133

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

9.1.1.1. Secuencia de Pantallas

9.1.1.1.1. Declaración de IVA mensual

El report crea la información de la declaración de impuestos, este informe se puede utilizar para
mostrar todos los indicadores (soportados o repercutidos), o bien determinados indicadores de
impuestos. En el ejemplo mostraremos todos los indicadores de IVA soportado.

Se crea una variante llamada “IVA mensual”, estas variantes son útiles, porque establecen los
parámetros que deben tener las pantallas de entrada. La variante se selecciona pinchando en el

botón , aparecerá la pantalla siguiente:

Al pinchar la variante, te trae todos los parámetros que se establecen, (la variante tiene
pinchado el IVA soportado y el IVA repercutido.)

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 134

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Nombre que identifica unívocamente
Sociedad R CS01.
a la Sociedad FI.

Ejercicio. Ejercicio a analizar. R En nuestro ejemplo: 2001.

Se podría poner otro

Fecha de Fecha con la que un documento Analizamos el mes de Enero
R intervalo de estudio
contabilización. entra en la contabilidad financiera. (con un intervalo).
(trimestral, mensual…).
Se podría obtener un
listado de todos los
Seleccionar IVA Selección de indicadores que tienen Pinchamos selección de IVA indicadores (no pinchando
O
soportado imputación de IVA soportado. soportado. nada), de repercutido o
soportado, o bien de
indicadores en concreto.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 135

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

Si bajamos y visualizamos las siguientes paginas, se podrán ver todos los indicadores. Al final
del informe, aparece este resumen de indicadores:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 136

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 137

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

9.1.1.1.2. Declaración de IVA (Lista)

La información este report es bastante amplia, este informe muestra todos los indicadores, las
partidas y las cuentas de cada apunte. En el ejemplo mostraremos todos los indicadores de IVA
soportado, para el mes de Febrero.

Se crea una variante llamada “IVA Lista”, estas variantes son útiles, porque establecen los
parámetros que deben tener las pantallas de entrada. La variante se selecciona pinchando en el

botón , aparecerá la pantalla siguiente:

Al pinchar la variante, te trae todos los parámetros que se establecen. (la variante tiene
pinchado el IVA soportado y el IVA repercutido.)

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 138

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Nombre que identifica unívocamente

Sociedad R En nuestro ejemplo: CS01.
a la Sociedad FI.

Ejercicio. Ejercicio a analizar. R En nuestro ejemplo: 2001.

Periodo de los meses que queremos

Mes contable R En nuestro ejemplo: Febrero.
analizar.

Seleccionar IVA Selección de indicadores que tienen Se selecciona en nuestro Se podría sacar un listado
O
soportado / imputación de IVA soportado. ejemplo. de todos los indicadores,

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 139

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
de repercutido o soportado,
repercutido o bien poniendo
indicadores concreto.
Si indicamos 1 = Se clasifica
según el indicador de control y
El parámetro determina la
la cuenta de mayor.
Clasificación clasificación de las partidas y los R
Si indicamos 2= Clasificación
subtotales en la lista
según la cuenta de mayor y el
indicador de control.

Editar partidas Se ejecuta la salida a nivel de

O Se selecciona.
individuales partidas individuales.

Al final del listado aparece el siguiente resumen:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 140

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 141

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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9.1.2. Acceso a las transacciones de Liquidaciones de IVA anual:

Finanzas  Gestión financiera Contabilidad General 

Libro mayor  Reporting de declaraciones 
Declaraciones de IVA  España 
Vía Menús (Anual) 1. Declaración de IVA Italia/España.
2. Declaración anual de operaciones (España) ---> en
diskette.
3. Intercambio de soportes de datos con diskette.
1. S_ALR_87012391
Vía Código de Transacción 2. S_ALR_87012392
3. S_ALR_87012393

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 142

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9.1.2.1. Secuencia de Pantallas

9.1.2.1.1. Declaración de IVA (Anual)

Se crea una variante llamada “IVA anual”, estas variantes son útiles, porque establecen los
parámetros que deben tener las pantallas de entrada. La variante se selecciona pinchando en el

botón , aparecerá la pantalla siguiente:

Al pinchar la variante, te trae todos los parámetros que se establecen, (en la variante esta
seleccionada la ejecución en test.)

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 143

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Nombre que identifica unívocamente Por defecto la sociedad FI

Sociedad R Sociedad CS01.
a la Sociedad FI. que esta activada.

Fecha contab.
Fecha con la que un documento
IVA R El año en estudio.
entra en la contabilidad financiera.
sop./IVA/IVAU

Es posible crear varias listas, p. ej.

Nº. de report lista de acreedores., lista de R Siempre = 20.
deudores, lista de cuentas de mayor.

Se pueden elegir dos clases de 1 Defecto: Clasificación

Indicador Clasif. R Se indica 1.
clasificación. según fecha contab./

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Nº documento.
2 Clasificación según Nº
documento/fecha de
contabilización.

Visualizar núm. Se visualiza el número de acreedor o

O Se selecciona.
Cuenta. deudor.

Para numerar los documentos

Nº de documento
consecutivamente en orden O Se selecciona.
de recuento.
ascendente.

Nos permite sacar una prueba antes Es aconsejable primero

Ejecución en test. O Se selecciona.
de hacerlo en real. hacerlo en test.

En el caso de que se ejecute varias veces el informe, podría dar problema, la solución sería
modificar un contador de la tabla: trvor en la vista v_trvor, esto solo lo podrá hacer una
persona del departamento de sistemas.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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9.1.2.1.2. Declaración anual de operaciones en Diskette.

Este report creará un extracto de datos para la declaración anual de operaciones en España, el
modelo 347 para operaciones con 3º por un importe mayor de 500.000 ptas. (3.005 Euros), el
report tiene en cuenta tanto acreedores como deudores.

Se crea una variante llamada “D.ANUAL OPERAC Declaración anual de operación “, estas
variantes son útiles, porque establecen los parámetros que deben tener las pantallas de

entrada. La variante se selecciona pinchando en el botón , aparecerá la pantalla siguiente:

Al pinchar la variante, te trae todos los parámetros que se establecen, (en la variante se pincha
la ejecución en test, y solo para acreedores).

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Esta pantalla está formada por los siguientes campos de cabecera de documento:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Viene por defecto la
Nombre que identifica unívocamente
Sociedad R Sociedad CS01. sociedad FI que esta
a la Sociedad FI.
activada.

Ejercicio Año. R En nuestro caso 2001.

Fecha de Fecha con la que un documento

R El año actual.
contabilización entra en la contabilidad financiera.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Fecha de La fecha de documento, es la fecha

R El año actual.
Documento de creación del documento original.

Si la declaración anual del IVA debe

Salida como fich. crearse en la forma de fichero
R X
UNIX secuencial UNIX, debe indicarse una
'X' en este campo.
Se ha de marcar, si la declaración
Lista anual del IVA ha de crearse en forma R Se selecciona.
de lista.

Delegación de
Código de la delegación de Hacienda R El código será siempre DD.
Hacienda

El volumen de ventas de un deudor o

acreedor debe declararse a
El equivalente de 500.000
Importe límite Hacienda, solamente cuando es R Valor de 3005.
Ptas., en Euros es 3005.
superior al importe indicado en este
campo.

Responsable es
Pinchar. R
Sociedad FI

Responsables Código de la Empresa. R CS01.

Prefijo Telefónico El prefijo. R Prefijo = 091.

Numero de
Número de Teléfono. R Número de Teléfono = 7781452
Teléfono

Fichero UNIX de El fichero será =

R
salida /usr/sap/DFA/SYS/src/347.

Además se tiene que pinchar el botón (delimitaciones opcionales), para poder

seleccionar a los acreedores, lo haremos por clase de documento “KR” (Incluido en la
variante creada):

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Pulsando ejecutar:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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9.1.2.1.3. Declaración anual de operaciones (Intercambio de soportes de datos).

Este programa se emplea para transferir ficheros ISD a diskette o disco duro. Para ello, el
usuario debe de haber entrado al sistema SAP a través de un PC.

Esta pantalla está formada por los siguientes campos de cabecera de documento:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V
Esta indicación es necesaria,
En este campo debe indicarse la
Clase fichero de ya que permite al sistema
clase de datos que han de ser R Siempre se pondrá ESN.
Datos determinar la longitud de los
transferidos en el fichero.
registros de datos.
Nombre completo bajo el cual puede
/usr/sap/trans/tmp/<Nombre
Fichero fuente encontrarse o debe almacenarse un R /usr/sap/DFA/SYS/src/347.
de fichero>
fichero secuencial.

Unidad de disco en la que se

Unidad disco de
encuentra el soporte de datos en el R Unidad C (Disco duro).
destino
que se almacenará el fichero.

Subdirectorio en El subdirectorio permitido

Nombre del subdirectorio. R En el ejemplo “Curso”.
el PC (p.ej. "C:\TMP")

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V
Nombre bajo el cual ha de
OP01 (OP es un dato fijo, 01
Fichero destino almacenarse el fichero en el soporte R
es el año).
de datos.

Hay que marcarlo con una X, para

Transferir fichero R Marcar con “X”.
que se transfieran los ficheros.

Hay que marcarlo con una X, para

Borrar fichero R Marcar con “X”.
que se borren los ficheros de UNIX.

Una vez que se ha transportado el fichero a nuestro PC, buscaremos el fichero y al abrirlo:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Pinchamos aceptar:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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9.1.3. Acceso a la transacción de Recapitulativa:

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Libro mayor  Reporting de declaraciones 
Declaraciones recapitulativas UE  General 
Vía Menús
1. Declaración recapitulativa (España).
2. Medios pago internacionales - Cargar fichero ISD a
diskette
1. S_ALR_87012403 -
Vía Código de Transacción
2. S_ALR_87012401 -

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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9.1.3.1. Secuencia de Pantallas

9.1.3.1.1. Declaración de Recapitulación (España

Se crea una variante llamada “RECAPITULATIVA Declaración Recapitulativa”, esta variante

es útil, porque establece los parámetros que deben tener las pantallas de entrada. La variante

se selecciona pinchando en el botón , aparecerá la pantalla siguiente:

Al pinchar la variante, te trae todos los parámetros que se establecen (en la variante se pincha
la ejecución en test.)

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 154

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V

Nombre que identifica unívocamente

Sociedad R La sociedad FI = CS01.
a la Sociedad FI.

Ejercicio Ejercicio 2001 R

Debe indicarse el número del

Trimestre del El trimestre del informe, es el trimestre (1/2/3/4) o bien, debe
R Trimestre 1.
informe trimestre natural. entrarse '5' para el año del
informe.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V

Delegación de Número de la delegación de

R Delegación 12.
Hacienda Hacienda.

Salida como
Pinchar para que salga como fichero. R Pinchar.
fichero

Seleccionando este parámetro se

Visualizar partidas
ejecuta la salida a nivel de partidas R
indiv.
individuales.
Nombre completo bajo el cual puede El fichero será
Denom. fichero encontrarse o debe almacenarse un R /usr/sap/DFA/SYS/src/349 /usr/sap/trans/tmp/<Nombre
fichero secuencial. de fichero>.

Al ejecutarlo nos da la opción de imprimirlo, si queremos imprimirlo se especificará la

impresora local, en el caso de no querer imprimirlo, pincharemos el botón aceptar, y nos
aparecerá la siguiente pantalla:

Si pulsamos ejecutar:

Para recuperar los datos, tendremos que bajar el fichero. (Explicado en la siguiente
transacción).

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 156

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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9.1.3.1.2. Declaración Recapitulativa en Diskette.

Medios pago internacionales - Cargar fichero ISD a diskette. El programa carga ficheros de la
declaración recapitulativa en un diskette o PC y borra el fichero original si este ya no es
necesario.

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V
Nombre completo bajo el cual puede El fichero será
Fichero Fuente encontrarse o debe almacenarse un R /usr/sap/DFA/SYS/src/349 /usr/sap/trans/tmp/<Nombre
fichero secuencial. de fichero>.
El fichero de destino debe tener las
normas del país. Basándose en el Para España el tipo es
Tipo de fichero R
fichero, el programa reconoce si el ES.
fichero tiene el formato correcto.

Borrar fichero Se borra el fichero fuente si se

O Pinchar.
fuente marca.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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R/
Nombre Valores y Acciones
Descripción O/ Comentarios
Campo del Usuario
V

Copiar fichero Para poderlo bajar a nuestro

R Pinchar.
fuente sistema.

Unidad de disco Se indica la unidad de destino donde

R Pinchar.
destino se almacena el fichero.

Subdirectorio Subdirectorio del disco donde quiero

R En el ejemplo .
(Disco duro) que se grabe.

Utilizarse según la norma un

Debe especificarse el nombre del
Fichero de fichero de la clase CEnn
fichero de PC en el que han de R CE01.
destino dónde nn es el año de la
copiarse los datos.
declaración.

Una vez que se ha transportado el fichero a nuestro PC, buscaremos el fichero y al abrirlo:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 158

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Pinchamos aceptar:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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10. RETENCIONES

RESUMEN: RETENCIONES

Se aceden a los listados de las retenciones, tanto a la declaración fiscal al acreedor, como a
la declaración fiscal a la Administración de Hacienda (España).

Para permitir que la retención de impuestos se contabilice y los importes se notifiquen al

acreedor y a las autoridades fiscales, existe una determinada cantidad de información que se
debe introducir en el sistema.

Se debe especificar un indicador de retención para permitir que se calcule el importe del
impuesto. Este código se obtiene de propuesta (del registro maestro de acreedor) al introducir
una partida individual si se debe retener una parte del impuesto para el acreedor.

Al registrar la factura, el sistema determina el importe base de la retención de impuestos y lo

almacena en el documento. También es posible registrar directamente el importe base.

Al pagar la factura, se calcula el importe del impuesto a partir del importe base y de sus
especificaciones en el indicador de impuestos. Si el importe del impuesto debe abonarse a
Hacienda, el sistema lo contabiliza directamente en la cuenta de impuestos. El sistema resta la
retención de impuestos del importe del pago al acreedor. Si sólo se debe informar del importe a
las autoridades fiscales, no se produce ninguna contabilización y se abona el importe de
factura completo al acreedor.

El registro de la factura

Al registrar un documento, se propone el indicador de retención del registro maestro del

acreedor, (se puede sobrescribir el indicador propuesto). Asimismo, se puede introducir una
base imponible de retención y un importe exento del pago de impuestos. Si registra ambos
importes, el sistema verifica que el total de los importes no exceda el importe de factura. En
este caso, aparece un mensaje de aviso.

Si no introduce los importes, el sistema los determina mediante el indicador de impuestos (G1,
I1, N1…). Para ello, determina el importe base. El importe exento de retención se obtiene de
las diferencias entre el importe de factura y el importe base de la retención de impuestos.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 160

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Pago de la factura

Si el importe del impuesto debe abonarse a las autoridades fiscales, el sistema lo contabiliza
automáticamente al compensar la posición en la cuenta de impuestos. La contabilización se
lleva a cabo al realizar el pago mediante el programa de pagos o manualmente.

Entrada – Datos Valor del Campo / Comentarios

Sociedad Cs01
Fechas

Salida – Resultados Comentarios

Informes de retenciones

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 161

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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10.1. Procedimiento

10.1.1. Acceso a la transacción de retención:

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Libro Mayor  Retención de Impuestos 
Vía Menús 1. Declaración fiscal al acreedor
2. Declaración fiscal (ISD) a la Admón.de Hacienda
(España)
1. S_ALR_87012122
Vía Código de Transacción
2. S_ALR_87012140

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 162

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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10.1.1.1. Secuencia de Pantallas

10.1.1.1.1. Declaración Fiscal al Acreedor

El report suministra evaluaciones sobre volúmenes de ventas sujetos a retención para la

declaración al acreedor. La declaración al acreedor sirve al mismo, de información sobre los
importes retenidos de la retención y/o sobre los volúmenes de ventas sujetos a retención
declarados a Hacienda.

Se crea una variante llamada “NOTIF.ACREEDOR Notificación al Acreedor”, estas variantes

son útiles, porque establecen los parámetros que deben tener las pantallas de entrada. La

variante se selecciona pinchando en el botón , aparecerá la pantalla siguiente:

Al pinchar la variante, te trae todos los parámetros que se establecen, (la variante establece
que salgan todos los acreedores, que no se imprima el formulario, que se ejecute en prueba
(log), y que se visualicen las partidas individuales)

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 163

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Nombre que identifica unívocamente

Sociedad R CS01.
a la Sociedad FI.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 164

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Se podría poner otro
Fecha de Fecha con la que un documento
R Analizamos todo el año. intervalo de estudio
contabilización. entra en la contabilidad financiera.
(trimestral, mensual…).

Fecha a partir de la cual se tiene que

Fecha de
considerar la posición como R Analizamos todo el año.
compensación.
compensada.
El sistema crea la
declaración de retención
Controla la selección y la edición de
País R “ES” siempre. IRPF de acuerdo con las
los datos de salida.
exigencias nacionales de
cada país.
Es aconsejable primero
hacerlo con el Log
Log Para crear una prueba. O Se pincha marcado, asegurarnos, y
luego volverlo a lanzar sin
pincharlo.
En el informe, saldrán desglosadas
Partidas
las partidas individuales de cada O Se pincha.
individuales
acreedor.

Al ejecutar:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 165

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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10.1.1.1.2. Declaración Fiscal a la Administración de Hacienda

Proporciona evaluaciones de los volúmenes de negocios sujetos a retenciones para la

declaración, a la Delegación de Hacienda.

Se crea una variante llamada “DEC.FISCAL ADM Declaración Fiscal Administrac.”, estas
variantes son útiles, porque establecen los parámetros que deben tener las pantallas de

entrada. La variante se selecciona pinchando en el botón , aparecerá la pantalla siguiente:

Al pinchar la variante, te trae todos los parámetros que se establecen.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 166

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Nombre que identifica unívocamente

Sociedad R CS01
a la Sociedad FI.

Se podría poner otro

Fecha de Fecha con la que un documento
R Analizamos todo el año. intervalo de estudio
contabilización. entra en la contabilidad financiera
(trimestral, mensual…)

Fecha a partir de la cual se tiene que

Fecha de
considerar la posición como R Analizamos todo el año.
compensación.
compensada

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 167

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Este campo sirve para que en el
Partidas informe, salgan desglosadas las
O Se pincha.
individuales partidas individuales de cada
acreedor.
La entrada que se efectúe en este
campo determinará si en la
Totales por tp
evaluación han de aparecer los O
RI/ID RI
totales por clase de retención IRPF y
acreedor.

Totales por Se obtendrán los totales por

O
acreedor acreedor.

Totales por En el listado aparecerán los totales

O
Sociedad por sociedad.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 168

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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11. ARRASTRE

RESUMEN: ARRASTRE

Sap realiza el arrastre de saldos en dos partes:

1.- Realiza un arrastre de saldos de todas las cuentas de terceros (acreedores y deudores).

2.- Realiza un arrastre de saldos de las cuentas de mayor. Este proceso lo realiza en un
primer lugar con las cuentas del balance de pérdidas y ganancias que las compensa con la
cuenta 1290000000, (Pérdidas y Ganancias), y en segundo lugar traspasa las cuentas que
forman el Balance de Situación de un año a otro.

Se pueden realizar para un año tantos arrastres como se desee, pero teniendo en cuenta
que en las sucesivas repeticiones de los arrastres sólo llevará el monto de los apuntes
introducidos durante el periodo existente entre ambos arrastres.

Marcando el flag de ejecución en test se puede simular el cierre, viendo así el resultado sin
la realización de contabilización real.

Entrada – Datos Valor del Campo / Comentarios

Sociedad CS01

Arrastre al ejercicio 2001. (Se arrastra del ejercicio 2000 al ejercicio 2001.)

Salida – Resultados Comentarios

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 169

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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11.1. Procedimiento

11.1.1. Acceso a la transacción de Arrastres de Saldos de Cuenta de Terceros

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad general 

Vía Menús (Acreedor) Libro mayor  Operaciones periódicas  Cierres 
Arrastrar  Arrastre de saldos (deudores y acreedores).
Vía Código de Transacción F.07

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 170

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

11.1.1.1. Secuencia de Pantallas

11.1.1.1.1. Arrastres de Saldos de Cuentas de Terceros

Los saldos son arrastrados del ejercicio anterior al ejercicio nuevo. Si aún no se han efectuado
contabilizaciones de las cuentas en el nuevo año y tampoco se ha ejecutado el programa de
arrastre de saldo inicial para la misma, el sistema abrirá la cuenta con el primer arrastre de
saldo inicial; de lo contrario, el saldo inicial de la cuenta se actualizará cuando se produzcan
modificaciones.

Cuando se efectúa una contabilización a un ejercicio anterior, el sistema actualiza

automáticamente el saldo del ejercicio actual. Esto sucede independientemente de si el
programa ya ha sido ejecutado o no. ('Contabilizar al ejercicio anterior' significa que la fecha de
contabilización del documento se encuentra en un año anterior al de la fecha de entrada).

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 171

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Nombre que identifica unívocamente

Sociedad R CS01.
a la Sociedad FI.

Ejercicio al que se ha de arrastrar el

Arrastre al
saldo inicial, que es, el ejercicio que R Año 2001.
ejercicio
se acaba de iniciar.

Si no queremos todos los

Seleccionar Si pinchamos este flag, nos
O Se selecciona. deudores, se puede indicar
Deudor seleccionará todos los Deudores.
un rango.

Si no queremos todos los

Seleccionar Si pinchamos este flag, nos
O Se selecciona. acreedores, se puede
Acreedores seleccionará todos los Acreedores.
indicar un rango.

Es aconsejable primero hacerlo Si está marcado, el sistema

Ejecución Test Controla si se hace en test o en real. O con la ejecución test marcado, y genera un log, pero no
luego lanzarlo en real. modifica ningún dato.
Dicho log incluirá, por
cuenta e indicador CME,
una línea que indicará el
Log detallado El sistema emite un log detallado. O Es aconsejable pincharlo.
importe por el cual cambia
el saldo inicial arrastrado al
ejercicio nuevo.

Al ejecutar:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 172

 Implantación SAP R/3
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Si nos movemos con la barra de desplazamiento podremos visualizar más información como
muestra la pantalla siguiente:

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 173

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 174

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11.1.2. Acceso a la transacción de Arrastres de Saldos de Cuenta de Mayor

Finanzas  Gestión financiera  Contabilidad General 

Vía Menús (Acreedor) Libro mayor  Operaciones periódicas  Cierres 
Arrastrar  Arrastre de saldos.
Vía Código de Transacción F.16

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 175

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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11.1.2.1. Secuencia de Pantallas

11.1.2.1.1. Arrastres de Saldos de Cuentas de Mayor

Los saldos de las cuentas de balance se arrastran al ejercicio nuevo, y el saldo acumulado de
las cuentas de beneficios se arrastra a la cuenta de remanente. Si la cuenta aún no se ha
contabilizado en el ejercicio nuevo y tampoco se ha ejecutado un arrastre de saldos para la
cuenta, ésta se abrirá con el primer arrastre de saldos. De no ser así, el arrastre de saldos de la
cuenta se actualiza en el ejercicio nuevo, en caso de que se produzcan modificaciones.

Al contabilizar en un ejercicio anterior, el sistema arrastra automáticamente el saldo.

Esta pantalla está formada por los siguientes campos:

(R/O/V)(Requerido/Opcional/Visualizable)

R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V

Nombre que identifica unívocamente

Sociedad R CS01
a la Sociedad FI.

Ejercicio al que se ha de arrastrar el

Arrastre al
saldo inicial, que es, el ejercicio que R Año 2001
ejercicio
se acaba de iniciar.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 176

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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R/
Nombre Valores y Acciones del
Descripción O/ Comentarios
Campo Usuario
V
Es aconsejable primero hacerlo Si está marcado, el sistema
Ejecución Test Controla si se hace en test o en real. O con la ejecución test marcado, y genera un log, pero no
luego lanzarlo en real. modifica ningún dato.
Detalla cada cuenta de arrastre los
Saldos indiv. ctas. saldos, de aquellas cuentas de Aclara el arrastre de saldos
O Pinchado
arrastre resultados que se arrastren a esta de la cuenta de arrastre.
cuenta.

Al ejecutar:

Si nos movemos con la barra de desplazamiento, podremos visualizar más información como
muestra la pantalla siguiente:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Una vez realizado el arrastre, se puede comprobar para cualquier cuenta (tanto de tercero
como de mayor), que el arrastre se ha producido correctamente, para ello seguiremos el
siguiente ejemplo:

Visualizamos una cuenta de mayor por ejemplo: 2150000000.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 178

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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En esta pantalla, nos aparece el arrastre de saldo de la cuenta 2150000000.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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12. GLOSARIO DE TÉRMINOS

A continuación se explican los términos más importantes para el manejo del módulo de
Contabilidad General de SAP R/3.

12.1. ASIGNACIÓN

Es una información adicional en la posición del documento. Las partidas individuales de una
cuenta se pueden visualizar según el contenido de este campo, que puede ser definido de
forma automática por el sistema, por medio del campo « Clave de clasificación » en el maestro
de cuenta de mayor o bien, ser introducido manualmente por el usuario. Este campo es muy útil
para la búsqueda de documentos.

12.2. APARTAR UN DOCUMENTO

Se produce cuando hay documentos que se han grabado de forma incompleta, siguiendo una
secuencia de numeración libremente definible por el usuario. Estos documentos apartados se
pueden recuperar y completar.

12.3. CABECERA DEL DOCUMENTO

La cabecera de un documento está formada por todos aquellos valores que son comunes a la
totalidad de las posiciones.

12.4. CIERRE ANUAL

Procedimiento por el cual se procede al cierre del ejercicio contable, con la obtención de los
correspondientes informes así como las liquidaciones y ajustes oportunos. Una vez que se
realice el cierre contable del ejercicio, se arrastran los saldos y se imposibilita las
contabilizaciones en el ejercicio precedente.

12.5. CIERRE MENSUAL

Procedimiento por el cual se determina la imposibilidad de realizar asientos contables para un

periodo dado. Además de ello se realizan una serie de transacciones de ajuste, así como la
obtención de determinados informes para las unidades que lo soliciten.

12.6. CLASE DE DOCUMENTO

Sirve para clasificar los documentos contables. De ella se deja constancia en la cabecera del
documento. Por cada clase de documento se acuerdan determinadas propiedades que
controlan el registro del mismo (por ejemplo, el rango de números permitido).

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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También tienen por objetivo diferenciar las operaciones contables y controlar la grabación de
documentos contables.

12.7. CLAVE DE CLASIFICACION

Clave que simboliza la regla de estructuración para el campo "Asignación" en la posición del
documento. Para la visualización de las partidas individuales, el sistema sigue un orden de
clasificación estándar, clasificando a las partidas, por ejemplo según el contenido del campo
"Asignación". Al entrar una posición, este campo puede ser cumplimentado ya sea
manualmente o de forma automática por el sistema. Para ello, el sistema necesita reglas que
establezcan qué informaciones de la cabecera o posición del documento hayan de incluirse en
el campo. Estas reglas pueden archivarse en el registro maestro de una cuenta. Esto ofrece la
posibilidad de determinar una secuencia estándar en función de las cuentas afectadas. Cuando
se modifica un documento no actualiza el contenido del campo asignación con los nuevos
valores, sólo con la creación del documento.

12.8. CLAVE DE CONTABILIZACIÓN

Se introduce antes del registro de la posición del documento y controla el registro y el

tratamiento de la posición del documento. Para cada clave se indica, entre otros:

a) Si se contabiliza al Debe o al Haber.

b) Qué clase de cuenta puede contabilizarse con esa clave de contabilización (deudores,
acreedores, activos fijos, mayor).

c) Qué campos están contenidos en las pantallas de entrada, así como si se deben o no
rellenar los campos (a esta funcionalidad SAP la denomina STATUS DE CAMPO).

12.9. CLAVE DE MONEDA

Moneda en la que se van a gestionar los importes de una operación en el sistema. Por ejemplo,
se puede introducir una factura en una moneda diferente a la del pedido, pudiendo introducir en
este momento el tipo de cambio o bien permitir que el sistema lo obtenga de las tablas
parametrizadas previamente.

12.10. CLAVE DE OPERACIÓN

La clave de operación sirve para la determinación de cuentas o claves de contabilización en

aquellas posiciones de documento que el sistema genera automáticamente. Las claves de
operación están definidas en el sistema y no pueden ser modificadas por el usuario.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Son también claves con las que se identifican lo apuntes estándar al debe y al haber por tipo de
movimiento.

12.11. CLAVES DE MOVIMIENTO

Son los apuntes estándar al debe y al haber que realiza cada apunte estándar de SAP por tipo
de movimiento.

12.12. COMPENSACIÓN MANUAL

Transacción por la cual se pueden compensar partidas de una cuenta de forma manual.

12.13. COMPENSACIÓN AUTOMÁTICA

Procedimiento por el cual se compensan de forma automática las partidas de una cuenta de
mayor con gestión de partidas abiertas.

12.14. CONTABILIZACIÓN CON MODELO

Opción que permite la contabilización utilizando como modelo otro documento anterior grabado
en el sistema.

12.15. COTIZACION DIRECTA

Indica la cantidad “A MONEDA” que se obtiene por unas unidades de monedas “DE MONEDA”.
Cotización de la moneda de origen a la moneda destino.

12.16. COTIZACIÓN INDIRECTA

Indica la cantidad “DE MONEDA” que se obtiene por unas unidades de monedas “A MONEDA”.
Cotización de la moneda de destino a la moneda origen.

12.17. CTA. DE BALANCE

Indica si la cuenta va a arrastrar saldos al ejercicio siguiente.

12.18. CTA. DE BENEFICIOS

Indica si la cuenta va a arrastrar su saldo a una cuenta de balance al principio del ejercicio.

12.19. CUENTA CON GESTIÓN DE PARTIDAS ABIERTAS

Si una cuenta se lleva con gestión de partidas abiertas, implica que las partidas deudoras y
acreedoras de una cuenta, deben compensarse para delimitar su saldo.

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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12.20. CUENTA DE IMPUESTOS

Son las cuentas de mayor sobre la que se contabilizará automáticamente el importe del
impuesto. La determinación de esta cuenta depende de la clave de operación, el indicador de
impuestos y el plan de cuentas.

12.21. CUENTA DE MAYOR

Código Contable del cual se quieren visualizar los saldos contables.

12.22. CUENTA TIPO

Mediante la utilización de cuentas tipo se puede controlar la forma en que se va a crear el

registro maestro en la sociedad. De esta manera se puede indicar que determinados campos
tomen obligatoriamente los valores de la cuenta tipo. Esto resulta interesante, para asegurarse
la correcta definición de las cuentas contables a nivel de sociedad.

12.23. DOCUMENTO PERIÓDICO

Los documentos periódicos se definen para realizar contabilizaciones periódicas de acuerdo a

un plan de contabilizaciones periódicas.

12.24. DOCUMENTO PRELIMINAR

Documentos que se han grabado de forma incompleta, siguiendo con la secuencia de

numeración correspondiente a esa clase de documento.

12.25. DOCUMENTO TIPO

Documentos tipo para contabilizar utilizando un modelo.

12.26. ELIMINAR DIFERENCIAS

Con la eliminación de diferencias se genera un apunte manual en el que se imputa la diferencia

de la compensación a una cuenta cualquiera introducida por el usuario. Esta funcionalidad
aparece en la compensación manual.

12.27. ENTRADA RÁPIDA

Transacción que permite la entrada rápida de documentos de GL en el sistema. Este presenta

una mascara de entrada.

12.28. ESTRUCTURA DE LÍNEA

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 183

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Determina los campos que podemos visualizar, así como el orden en el que deben aparecer en
el resumen de un documento contable.

12.29. FECHA DE CONTABILIZACIÓN

Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera. De la fecha de

contabilización se derivan el ejercicio y el periodo en los que se efectúa la actualización de las
cuentas relacionadas con el documento. Cuando el usuario crea un documento, el sistema
verifica, basado en el periodo de contabilización permitido, si la fecha de contabilización
indicada es correcta o no. La fecha de contabilización puede diferir tanto de la fecha de entrada
(fecha de entrada en el sistema) como de la fecha de la factura (fecha de creación del
documento original).

12.30. FECHA DE DOCUMENTO

Fecha de creación del documento original.

12.31. GRUPO DE CUENTAS

Agrupación de las cuentas contables por rangos de números permitidos y características de los
campos en la creación del maestro al nivel de Sociedad.

Clasificación de las cuentas que determina los siguientes aspectos en la aplicación:

- Campos para el mantenimiento del maestro de cuentas contables. Los campos

tendrán asignados a su vez un status de campo, que determinará si éstos son
requeridos, opcionales, sólo de visualización o estarán ocultos. Este status puede ser
diferente si se trata de la creación, modificación o consulta de los datos maestros de
cuentas.

- Intervalo de caracteres en el que debe estar comprendido el código de cuenta

contable.

12.32. GRUPO DE VALORACIÓN

En un grupo de valoración pueden reunirse distintas cuentas de mayor. El tipo de cambio

durante la valoración se determina a partir del saldo determinado en moneda extranjera. Con
ello es el equivalente para el concepto de grupo en los deudores y los acreedores. El grupo de
valoración puede definirse libremente.

12.33. GRUPO STATUS DE CAMPO

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 184

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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Sirve para definir el status de campo (los campos a completar en la pantalla de entrada de
documentos, así como si son obligatorios o no) para las posiciones de los documentos. Los
campos que aparecen en la contabilización de un documento se controlan a dos niveles:

1.- El grupo de status de campo del registro maestro de la cuenta de mayor.

2.- El status de campo de la clave de contabilización.

12.34. IDENTIFICACIÓN UE

Sirve para clasificar los indicadores de impuestos que se han de tener en cuenta en la
declaración recapitulativa. Este indicador se utiliza también para verificaciones durante la
entrada de documentos. En caso de que con este indicador se identifiquen en un documento
apuntes de cuenta de mayor como entregas de mercancías dentro de la Unión Europea, en
dicho documento también deberá indicarse un número de identificación fiscal comunitario
(N.I.F.CE). Esto presupone que, en el momento de la contabilización, el N.I.F.CE del país
declarante esté almacenado en el registro maestro de deudor. En el momento de la entrada de
documentos sólo es posible indicar un N.I.F.CE al contabilizar manualmente gastos por
descuentos. No es posible introducir directamente el N.I.F.CE en las contabilizaciones de
deudores. En el caso de estas contabilizaciones, el N.I.F.CE se toma del registro maestro con
ayuda del país declarante (entrada de documentos y modificación de documentos).

12.35. IMPUESTO

Importe del impuesto, se puede introducir manualmente o dejar que el sistema lo calcule
automáticamente, para lo cual se marcará el indicador « calcular impuesto ».

12.36. INDICADOR DE IMPUESTOS

El indicador de impuestos representa una categoría impositiva que debe tenerse en cuenta en
la declaración a Hacienda. Los indicadores de impuestos son unívocos para cada país. Por
cada indicador se almacenan en el sistema el tipo impositivo y otras características. Para
operaciones exentas de impuestos que deban figurar en las declaraciones a Hacienda, hay que
utilizar indicadores de impuestos con el tipo impositivo 0. Cada vez que Hacienda cambie los
tipos impositivos, debe definirse nuevos indicadores. Los indicadores antiguos con sus tipos
impositivos deben mantenerse hasta que no quede ninguna partida en la que se emplee el
indicador antiguo.

12.37. INDICADOR DE RETENCIÓN

El indicador de retención de IRPF representa una categoría impositiva que ha de tenerse en

cuenta en la declaración a Hacienda. Los indicadores de impuestos son unívocos para cada

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 185

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

país. Por indicador se almacenan en el sistema el tipo impositivo, la parte de las facturas sujeta
a retención y otras características. Cada vez que Hacienda cambie los tipos impositivos, han de
definirse nuevos indicadores. Los indicadores antiguos con sus antiguos tipos impositivos
deben mantenerse hasta que no quede ninguna partida en la que se emplee el indicador
antiguo. También es posible reflejar EXENCIONES a la retención (motivos y fechas de validez).

12.38. LONGITUD DEL Nº DE CUENTA DE MAYOR

Longitud que deberán tener todos los códigos contables o cuentas. En nuestro caso la longitud
será de 10 dígitos.

12.39. MÁSCARA DE ENTRADA

Conjunto de campos agrupados bajo un código, denominado máscara de entrada, para facilitar
la entrada de documentos. Con la utilización de la máscara de entrada se puede seleccionar
sólo aquellos campos necesarios para la introducción de un determinado tipo de asiento
contable.

12.40. MODELO DE IMPUTACIÓN

Plantilla bajo la que se almacena una imputación contable que se utiliza con mucha frecuencia.
Este presenta una mascara de entrada.

12.41. MONEDA / TIPO DE CAMBIO

Moneda en la que se realizará la contabilización. Si indicamos el tipo de cambio a aplicar en el

campo correspondiente, este prevalecerá sobre el establecido en las tablas de parametrización.

12.42. OPCIONES DE TRATAMIENTO

Determinan muchos de los aspectos en la grabación de un documento.

12.43. PARTIDAS INDIVIDUALES

A partir del saldo de una cuenta se puede acceder a la visualización de las partidas que
constituyen este saldo.

12.44. PLAN DE CUENTAS

Código de cuatro caracteres para identificarlo. En nuestro caso es PCSC.

12.45. PLAN DE CUENTAS DEL GRUPO

Plan de cuentas de cara a consolidación.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 186

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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12.46. RANGO DE NÚMEROS

Los rangos de números van asociados a una clase de documento y permiten numerarlos.

12.47. REGLAS DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Permite determinar qué campos son modificables y cuáles no dentro de la transacción de

modificación de documentos contables. Hay determinados campos que no son modificables por
definición, se trata de los bloques de imputación (Cuenta contable, centro de coste, cualquier
objeto de coste en general, el activo fijo, etc, ) ni los datos de cabecera del documento como las
fechas, monedas, importes o en general cualquier campo que desde el punto de vista de los
saldos contables produjera alguna modificación.

12.48. RESUMEN DE DOCUMENTO

Sirve para visualizar el estado de un documento durante su introducción.

12.49. SALDO ACUMULADO

Saldo acumulado hasta el periodo consultado.

12.50. SALDO MENSUAL

Saldo del periodo concreto.

12.51. SIMULACIÓN DE UN DOCUMENTO

Opción que permite obtener una visión global del asiento contable con los apuntes automáticos
si los hubiera.

12.52. TIPO DE COTIZACIÓN

Se utiliza para almacenar diferentes tipos de cambio.

12.53. TIPO DE IVA

Clasificación de los indicadores de IVA en base a los cuales se determina la cuenta contable.

12.54. TIPO DE RETENCIÓN

Clasificación de los tipos de retención en base a los cuales se determina la cuenta contable de
imputación.

12.55. TIPO IMPOSITIVO

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

Indica el porcentaje para el indicador de impuestos correspondiente.

12.56. VARIANTE DE EJERCICIO

Clave que identifica y define los periodos contables para una sociedad.

12.57. VARIANTE DE ENTRADA

Se determinan que campos van a estar disponibles para la entrada de datos a nivel de las
posiciones de cuentas de mayor.

12.58. VARIANTE DE PERIODOS CONTABLES

Clave bajo la cual se definen y gestionan la apertura y cierre de los periodos contables para una
sociedad.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 188

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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13. MENUES DE CONTABILIDAD GENERAL

A continuación se muestran los menús de acceso y gestión del módulo de Contabilidad

General:

13.1. Acceso al módulo

Pantalla de Acceso al Módulo de Contabilidad General de SAP R/3

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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13.2. Contabilización módulo GL

Menú de Contabilización del Módulo de Contabilidad General de SAP R/3

Las principales opciones que ofrece el menú:

Contabilización en
cuentas de mayor,
Estas opciones se utilizan, para la contabilización en cuentas de mayor.
Entrada preliminar,
Valoración ME:
Documentos de Esta opción permite realizar documentos de referencia, tanto modelos de
referencia: imputación, como documentos tipo y periódicos.
Otros: Esta opción se utilizará en determinados casos para contabilizar.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 190

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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13.3. Documento

Menú de Documento del Módulo de Contabilidad General de SAP R/3

Las principales funciones que ofrece este menú son:

Modificar: Con esta opción se pueden modificar los documentos financieros que se
hayan generado.
Visualizar: Esta opción permite visualizar los documentos financieros generados.
Anular Esta opción permite la anulación de las compensaciones de documentos.
compensación:
Anular: Esta opción permite anular documentos que no estén compensados.
Documento Con esta opción se pueden modificar y visualizar los documentos
preliminar: financieros que se hayan generado como documentos preliminares.
Documento de Con los documentos de referencia se pueden, modificar, visualizar y borrar
referencia: todos los documentos periódicos y tipo.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 191

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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13.4. Cuenta

Menú de Cuenta del Módulo de Contabilidad General de SAP R/3

Las principales opciones que ofrece el menú de cuenta son:

Visualizar saldos: Esta opción permite visualizar los saldos de las cuentas contables.

Visualizar/Modific Con esta opción se pueden visualizar y modificar las partidas de las
ar Partidas: cuentas contables.
Compensar: Con esta opción se pueden realizar compensaciones en las cuentas.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 192

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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13.5. Datos Maestros.

Menú de Datos Maestros del Módulo de Contabilidad General de SAP R/3

Las principales opciones que ofrece el menú de maestros son:

Tratamiento Esta opción permite crear los datos de una cuenta contable a nivel plan de
individual: cuentas y a nivel de sociedad, o ambos de manera individual.
Tratamiento Esta opción permite modificar los datos de una cuenta contable a nivel plan
colectivo: de cuentas y a nivel de sociedad, de manera colectiva.
Visualizar Con esta opción se pueden visualizar las modificaciones realizadas tanto a
Modificaciones: nivel de datos generales y a nivel de sociedad.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 193

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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13.6. Operaciones Periódicas.

Menú de Operaciones Periódicas del Módulo de Contabilidad General de SAP R/3

Las principales opciones de este menú son las siguientes:

Compensar Con esta opción se permite compensar automáticamente partidas abiertas
automáticamente de deudores, acreedores y cuentas de mayor.
Contabilizaciones Se ejecutan y se listan las contabilizaciones periódicas.
periódicas:
Cierres En este apartado se efectuan todas las opciones de cierre, tanto mensual
como anual.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 194

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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13.7. Reporting de Declaraciones

Menú de Reporting de Declaraciones del Módulo de Contabilidad General de SAP R/3

Las principales opciones de este menú son las siguientes:

Declaración de Esta opción nos permite obtener varios informes de IVA, al igual que el
IVA: soporte en diskette.
Declaraciones Este report genera un extracto de datos para la declaración recapitulativa
recapitulativas en España, tanto para acreedores como para deudores.
UE:

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 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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13.8. Retención de Impuestos

Menú de Retención de Impuestos del Módulo de Contabilidad General de SAP R/3

Las principales opciones de este menú son las siguientes:

Declaración fiscal Este informe de declaración al acreedor, sirve al mismo de información
al acreedor sobre los importes retenidos de la base y/o sobre los volúmenes de ventas
sujetos a retención declarados a Hacienda.
Declaración fiscal Esta opción proporciona evaluaciones de los volúmenes de negocios
a la Admón. de sujetos a retenciones para la declaración a la Delegación de Hacienda.
Hacienda

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 196

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

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13.9. Sistema de Información del módulo GL

Menú de Sistema de Información de Contabilidad General de SAP R/3

La principal opción que ofrece el menú de Sistema Info. es la selección de informes, por medio
de esta opción se tiene acceso a una amplia gama de informes.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 197

 Implantación SAP R/3
(CORPOSAP)

Creado: 22/3/木曜日 Manual de Usuarios: Contabilidad General Mod.:9/7/火曜日

13.10. Entorno

Menú de Entorno del Módulo de Contabilidad General de SAP R/3

Las principales funciones que ofrece este menú son:

Parámetros Con esta opción se pueden modificar determinados parámetros de
usuario: visualización de documentos, opciones por defecto, etc. (del usuario).
Opciones Con esta opción se pueden actualizar los tipos de cambio de las diferentes
actuales: monedas, al igual que abrir y cerrar los periodos contables.

[ Versión: 1 ] IMPLANTACIÓN SAP R/3 (CORPOSAP) Pág.- 198