Gestion Documental en Sap. DMS.

Para terminar nuestro monografico sobre las funciones básicas de gestión

documental que proporciona SAP, vamos a hablar de los registros info de
documento (DMS) y de las funcionalidades y herramientas que nos
proporciona Sap. Algunas de las características son:
 Gestión de aprobación de documentos con diferentes status (incluyendo
posibilidad de Workflow).
 Gestión de versiones.
 Utilización del sistema de clases para clasificar los documentos con
criterios propios.
 Busqueda de documentos por criterios multiples: clase de documento,
descripción, texto, valores de características de clasificación, por enlaces a
objetos de negocio, etc.
 Si tenemos montada la indexacion de documentos (servidor Trex), podriamos
buscar dentro del contenido de los documentos anexados.
 Gestion de documentos via Web (utilizando BSP).
 Sap Easy DMS: herramienta windows tipo explorador que nos permite
crear, modificar y visualizar los documentos, clasificarlos, anexar a objetos
Sap. Incluye funciones drag and drop, busqueda de documentos y la
posibilidad de ordenar los documentos en carpetas (cada carpeta tambien se
crea en Sap como un registro info de documento sin anexos).
 Los documentos se pueden almacenar en un repositorio tipo DMS
(que puede ubicarse en la base de datos de Sap o en un Content
Server externo (el de Sap u otro fabricante)) o bien en carpetas a nivel
de sistema de ficheros u otros sistemas de almacenamiento
externo.
 Los documentos pueden estar almacenados de forma independiente en el
sistema o vinculados a objetos de negocio (la cantidad de objetos disponible
es mucho menor que para el ArchiveLink).
 En los objetos de negocio previstos tenemos dentro de las aplicaciones la
funcionalidad para ver los registros info de documento asociados. Por
ejemplo, para el maestro de materiales tenemos en Datos adicionales la
pestaña Datos de documento dondre podriamos ver todos los documentos
relacionados.
 Otras funcionalidades: jerarquía de documentos para relacionar varios
registros de forma jerarquica, distribución, etc.
Como podeis ver, una funcionalidad mas completa y versatil que la que nos
ofrecian los anexos del GOS o el Archivelink.

Utilización de DMS. Creación de documentos.

Los Registros Info de Documento (DIR) se pueden crear directamente

con una transacción especifica, la CV01N (CV02N para modificar y CV03N
para visualizar).

Trabajamos con clases de documento (que previamente habremos

parametrizado). Al crear un registro info de documento, le indicamos una
descripción, información de status, responsable, etc (hay diferentes campos
disponibles, para los cuales se puede configurar su disponibilidad, obligatoriedad
o no, etc) así como los anexos a los documentos originales asociados. Ademas, si
para la clase de documento hemos indicado una clase asociada, podremos indicar
los valores de característica que clasifican al documento así como
el enlace a objetos de negocio Sap (también se parametriza por clase de
documento a que objetos podemos vincular). En nuestro ejemplo, al maestro de
materiales.

Con el status del documento podemos gestionar un sistema de

aprobación de los documentos (incluyendo un Workflow), impidiendo
igualmente si es necesario la modificación de los documentos una vez aprobados.
Si se ha parametrizado a nivel de clase de documento, también se
pueden crear los registros info de documento desde las transacciones
asociadas a los objetos de negocio. Por ejemplo, para el maestro de
materiales, lo podremos hacer desde la sección Datos Adicionales, pestaña Datos
de Documento en la transacción MM01/MM02.

Además, en este lugar podremos ver todos los documentos que se han creado en
el sistema (desde cualquier fuente) asociados al objeto de negocio material. Desde
este lugar se puede acceder a la modificación/consulta de los documentos ya
creados o a crear nuevos registros.

La tercera alternativa para crear o modificar documentos sería la

utilización de las herramientas externas: la via Web (que no vamos a ver)
y el Easy DMS. Como indicamos antes, el Easy DMS es una herramienta que
proporciona Sap y que nos permite, en un entorno Windows, similar al Explorer,
realizar la gestión de los documentos.
En nuestro ejemplo, hemos creado una estructura de carpetas (es una de las
ventajas de la herramienta) para diferencias los diferentes documentos que
vamos a anexar. Al crear las carpetas también se crea un registro info de
documento para cada una de ellas (sin anexos).

Desde el Easy DMS podemos crear o modificar los documentos, en un entorno

visual totalmente conectado con Sap, donde se nos pedirá toda la información
relevante según la parametrización de la clase de documento que estemos
utilizando. Igualmente, para datos que requieran una lista de valores o para el
enlace con los objetos de negocio de Sap, tenemos disponibles las ayudas de
búsqueda que leen en la base de datos de Sap.

Esta herramienta es mucho más versatil que la transacción CV01N/CV02N y

permite realizar la gestión documental de una forma mucho más intuitiva.

Utilización de DMS. Búsqueda de documentos.

Para buscar en los documentos desde Sap podemos utilizar la

transaccion CV04N, la cual nos permite restringir la selección por todos los
criterios asociados al documento: número, descripcion, status, características de
clasificación, enlace de objets. etc.

Los resultados se visualizan en forma de lista (tambien se pueden ver en forma

de mosaico), pudiendo acceder desde aquí a visualizar tanto el contenido de los
registros info de documento como los documentos anexados propiamente dichos.

Si hubiesemos tenido instalado un servidor Trex con indexación de documentos

tendriamos activa en esta transacción la búsqueda por texto completo dentro de
los documentos.
También podriamos realizar la búsqueda de documentos via Web o desde la
herramienta Easy DMS, que también tiene habilitadas las funciones de
búsqueda.

Una vez ejecutada la búsqueda, el sistema nos devuelve la lista de documentos

que cumplen las condiciones (no necesariamente creados con el Easy DMS), sino
que también nos aparecen los documentos creados directamente desde Sap.

Desde los resultados de búsqueda podemos acceder a las propiedades del registro
info de documento y también a visualizar los anexos (si el estado del documento
lo permite también podriamos editar su contenido y generar una nueva versión
del documento).

Parametrización del DMS.

Los aspectos más relevantes de la parametrización de las funcionalidades vistas

son:

 Creación del repositorio de contenido (transacción OAC0), que

siempre tendrá que ser del tipo DMS. Para el caso de que vayamos a realizar
archivado a nivel de sistema de ficheros, no será necesario disponer de un
repositorio. Este repositorio podrá estar en la base de datos de Sap o en un
 Content Server externo.

 Creación de categoria de archivo (transacción OACT): para poder

utilizar el repositorio creado en el punto anterior, es necesario vincularlo a
una categoria de archivo, que crearemos en este punto de parametrización.
Siempre del ámbito de documento DMS.

 Configuración de las clases de documento: es la parte más importante

de la parametrización en el sistema documental. Se accede desde la ruta de
customizing Componentes multiaplicaciones –> Gestion de documentos –>
Datos de control –> Definir clases de
 documento.

Aquí definiremos los diferentes status que tenemos disponibles según la

clase de documento (y como la secuencia entre cada uno de elos y atributos
que personalizan el comportamiento de los documentos).

Igualmente definiremos el enlace de objetos permitidos a la clase de

documento y si permitimos crear documentos solo desde la CV01N o también
desde las transacciones asociados al objeto de negocio (como vemos en la imagen,
el valor 1 en crear documento nos lo permite, el valor 2 solo desde la CV01N).

En la configuración de la clase de documento le indicaremos el rango de

números a utilizar (también habrá que parametrizarlo), si el archivo es
Kpro o no. Igualmente, definiremos si utilizamos una clase para
la clasificación de los documentos, campos disponibles en la
información del documento (con opciones de ocultarlos, hacerlos
obligatorios u opcionales, etc), etc.

 Definir aplicación para la estación de trabajo: en la ruta de

customizing Componentes multiaplicaciones –> Gestion de documentos –>
Datos generales –>Definir aplicacion para la estacion de trabajo. Aquí
definimos las extensiones para los documentos que vamos a poder utilizar y
 las aplicaciones relacionadas para su visualización/modificación.

En el caso de no archivar los documentos anexados en el Content Server y

realizarlo a nivel de sistema de ficheros, tendremos que configurar los soportes
de datos en la ruta de parametrización Componentes multiaplicaciones –> Datos
generales –> Definir soporte de datos.

Nota importante: en el archive link habia una vinculación directa con

el lugar donde se almacenaban fisicamente los documentos a traves
de la asociación Objeto de negocio, clase de documento y repositorio
de contenido.
En el DMS esta vinculación no existe de forma directa y se indica al
anexar los documentos con la categoria de archivo (si estamos en el
Easy DMS, si la clase de documento es KP nos mostrara las categorias
de archivo del ambito de documento DMS; si no es KP, nos mostrara
los soportes de datos definidos; si estamos en la CV01N, nosotros
seleccionaremos la categoria de archivado o el soporte de datos). Es
importante tener esto en cuenta. Si se pueden configurar valores
propuestos en los Perfiles de gestión de docuentos (Datos generales –
> Definir perfil) o en valores predeterminados en el Easy DMS. Esto es
uno de los temas más confusos de la parametrización del DMS, y hay que revisarlo
con detenimiento y entender bien para su correcta utilización.

La parametrización mostrada en esta entrada esta descrita de forma general y no

detallada, teniendo disponibles otras configuraciones adicionales que tendremos
que tener en cuenta según el tipo de archivado documental que vamos a realizar.

Para concluir, podemos indicar que la funcionalidad esta disponible para enlazar
los objetos de negocio más habituales como por ejemplo:

 Activos fijos: inmovilizado (objeto ANLA).

 Posicion de solicitud de pedido de compras (objeto EBAN).
 Posicion de pedido de compras (objeto EKPO).
 Maestro de equipos (objeto EQUI).
 Ubicaciones técnicas de mantenimiento (objeto IFLOT).
 Puntos de medida de mantenimiento (objeto IMPTT).
 Cliente (objeto KNA1).
 Proveedor (objeto LFA1).
 Maestro de materiales (objeto MARA).
 Unidad organizativa (objeto NORG).
 Aviso mantenimiento (objeto PMQMEL).
 Listas de materiales (cabecera: objeto STKO_DOC, posiciones: STPO_DOC).
 Elementos Pep (objeto PRPS).
 Etc, etc.
En mi experiencia en proyectos lo he visto utilizar sobre todo en la gestión del
módulo de mantenimiento, para añadir documentación de ubicaciones, equipos,
avisos, etc o en el módulo de gestión de calidad (QM). Igualmente, en los
documentos de compras para anexar especificaciones de la compras de
determinados materiales, equipos o servicios.

Documentación adicional: Manual de Instalacion del Content Server que Sap

proporciona de forma gratuita (requiere un servidor adicional, con servidor
Internet activado): Content_Server_Win_640. Lo utilizaremos en el caso de que
no queramos almacenar los documentos en base de datos o a nivel de sistema de
ficheros, y si en un servidor de repositorio externo (existen otros productos de
fabricantes distintos a Sap). Si necesitais descargaros el software, desde
el http://service.sap.com/swdc, buscando a continuación Content Server (Sap
proporciona la licencia gratuita, incluyendo la base de datos MaxDB).