MAKALAH KEWIRAUSAHAAN MUSIK

“CARA MEMBANGUN BISNIS EVENT ORGANIIZER & WEDDING

ORGANIZER”

Dosen Pengampu: Dr. Lamhot Basani Shombing, M.Pd

Disusun oleh:

Citra Ayudi Sutira (2222442004)

Bulan Eka Pertiwi (2221142005)
Tawny Kalina Manalu (2223142053)
Shilvia Norita Ritonga (2222142001)
Jemima Putri Anugrah Sipayung (2223142048)
Zody Maruli Sgustua Sitanggang (2223142001)
Evan Putra Duwanto Manalu (2223142065)

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MUSIK

JURUSAN SENI, DRAMA, TARI, DAN MUSIK
FAKULTAS BAHASA DAN SENI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2024
 KATA PENGANTAR

Segala Puji Dan Syukur kita panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas
kasih dan karunia-Nya, kami dapat menyelesaikan makalah Cara Membangun Bisnis Event
Organizer dan Wedding Organizer ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Makalah Cara
Membangun Bisnis Event Organizer dan Wedding Organizer ini disusun untuk memenuhi
tugas pada mata kuliah Kewirauahaan Musik pada program studi S1 Pendidikan Musik pada
Universitas Negeri Medan. Terimakasih kami ucapkan kepada Bapak Dr. Lamhot Basani
Sihombing, M.Pd. selaku dosen yang mengampu kami dalam mata kuliah yang telah
mengajarkan dan membimbing mahasiswa/i agar dapat memahami pembelajaran
Kewirausahann Musik.
Kami sebagai tim penyusun menyadari bahwa di dalam penulisan makalah ini masih
banyak terdapat kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, kami sebagai tim penyusun
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun agar makalah ini dapat lebih baik
lagi. Akhir kata, kami ucapkan terimakasih dan semoga makalah Cara Membangun Bisnis
Event Organizer dan Wedding Organizer ini bermanfaat dan menambah pengetahuan serta
wawasan bagi para pembaca.

Medan, 06 September 2024

Tim Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...............................................................................................................ii
DAFTAR ISI.............................................................................................................................iii
BAB I.........................................................................................................................................1
PENDAHULUAN.................................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ................................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah............................................................................................................1
1.3 Tujuan Penulisan .............................................................................................................2
BAB II........................................................................................................................................3
PEMBAHASAN..........................................................................................................................
2.1 Belajar Jadi Event Organizer..........................................................................................3
2.2 Cara Bikin Event/Acara [Sekolah, Kampus, Kantor, Komunitas, Event Organizer].....5
2.3 Cara Memulai Kerja di Event Organizer untuk Pemula ................................................8
2.4 Tips Berbisnis Event Organizer......................................................................................9
2.5 Cara Membangun Bisnis Event Organizer....................................................................11
2.6 16 Istilah - Istilah dalam Event Organizer .................................................................11
2.7 Jenis - Jenis Event Organizer .......................................................................................13
2.8 Pentingnya Spesialisasi dalam Event Organizer ..........................................................14
2.9 Cara Membuat Propsal Serta Tips dan Trik Agar Proposal Diterima...........................14
2.10 Macam - Macam Event Organizer yang Dapat Dicoba.............................................15
2.11 Cara Mengundang Artis Untuk Event........................................................................16
2.12 Training Online Event Organizer................................................................................18
2.13 Rahasia Sukses Bikin Konser Musik.........................................................................24
2.14 Memulai Usaha Wedding Organizer .........................................................................24
2.15 Tips Pembagian Tugas Satu Tim Wedding Organizer ..............................................28
2.16 Tips Memulai Bisnis Wedding Organizer ..................................................................31
2.17 Modal Awal Bisnis Wedding Organizer ...................................................................33
2.18 Tips Mendapatkan Client Pertama Wedding Organizer ...........................................33
2.19 Apa Saja Tugas Wedding Organizer..........................................................................34
2.20 5 Posisi Event Organizer Versi WEORGENIZE dalam Rangkaian Resespsi Pernikahan ...36

iii
 BAB III......................................................................................................................................
PENUTUP....................................................................................................................................
3.1 Kesimpulan....................................................................................................................43
3.2 Saran...............................................................................................................................44
DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................................45

iv
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Event Organizer (EO) adalah istilah untuk penyedia jasa professional

penyelenggaraan acara yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan
seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi,
dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dalam membuat
acara.
Pada dasarnya, tugas dari EO adalah membantu cliennya untuk dapat
menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber
daya atau waktu yang dimiliki client, namun penggunaan jasa EO juga dimungkinkan
dengan alasan agar penyelenggaraannya professional sehingga hasilnya lebih bagus dari
pada bila dikerjakan sendiri. Event Organizer (EO) sebagai penyelenggara perhelatan
atau kegiatan apapun bentuknya, memerlukan suatu kemampuan managemen
penyelenggaraan event yang profesional.
Wedding Organizer adalah suatu jasa yang memberikan pelayanan khusus secara
pribadi yang bertujuan untuk membantu calon pengantin dan keluarga calon pengantin
dari mulai perencanaan (planning) sampai tahap pelaksanaan. Wedding Organizer
memberikan informasi mengenai berbagai macam hal yang berhubungan dengan acara
pernikahan dan membantu merumuskan segala hal yang dibutuhkan pada saat
pernikahan. Wedding Organizer memberikan solusi mulai dari tata rias, dekorasi, pre
wedding, gedung, catring dan segala sesuatu yang dibutuhkan pada saat acara
pernikahan berlangsung.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, kita dapat mengetahui rumusan masalah cara
Membangun Bisnis Event Organizer dan Wedding Organizer, yaitu:

1
 1. Pengertian Event Organizer dan Wedding Organizer
2. Tips memulai bisnis Event Organizer dan Wedding Organizer
3. Istilah dalam dunia Event Organizer
4. Jenis-jenis Event Organizer
5. Tugas Wedding Organizer

1.3 Tujuan Penulisan

1. Untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Kewirausahaan oleh Bapak Dr. Lamhot Basani
Sihombig, M.Pd
2. Untuk menambah pengetahuan tentang Pengelolaan Sebuah bisnis, dalam rangka akan
menjadi seorang pengusaha.
3. Sebagai salah satu penunjang Bahan Ajar Mata Kuliah Kewirausahaan di Program
Studi Pendidikan Musik, Fakultas Ilmu Sosial di Universitas Negeri Medan
1.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Belajar Jadi Event Organizer

Pada video ini dijelaskan oleh Irfan dan Bilal, 2 orang siswa dari salah satu sekolah di
Jakarta, yaitu SMAN 70 Jakarta. 2 siswa ini adalah panitia dalam acara tahunan sekolah
tersebut yang dinamakan SETARA 70 (Semarak Tujuh Puluh untuk Edukasi, Seni, dan
Olahraga SMAN 70 Jakarta). Irfan Syauqi, pemilik channel youtube tersebut membagikan
tips dan pengalaman bagaimana membuat atau mengorganize acara SETARA 70 di sekolah
tersebut.

Apakah tujuan dibuatnya acara-acara tahunan seperti SETARA 70?

Dalam video tersebut, dinyatakan bahwa banyak sekali tujuan diadakannya acara tersebut.
Namun, alasan yang paling penting yang menjadi pokok utama acara tersebut adalah
merayakan ulang tahun sekolah SMAN 70 Jakarta. Karena ini adalah acara yang biasa
dilakukan setiap tahunnya, maka panitia acara banyak mengundang sekolah lain untuk turut
merayakan acara sekolah tersebut. Selain untuk merayakan, acara ini juga menjadi ajang
untuk mensupport sekolah-sekolah sekitar Jakarta, untuk menjalin silahturahmi antar sekolah
dan mengembangkan bakat para siswa di sekolah-sekolah di sekitar Jakarta.
Lalu, apa saja yang dilakukan panitia acara SETARA 70 dalam menyukseskan acara
tersebut?
Panitia melakukan banyak hal untuk menyukeskan acara ini, salah satunya adalah membuat
baju kepantiaan acara SETARA ataupun merchandise untuk dijual, dan juga mempunyai
banyak sponsor untuk ditampilkan di kaos ataupun merchandise yang dibuat.

Acara-acara sekolah sering sekali dibuat oleh diselenggarakan oleh kelas senior,
misalnya kelas 12 SMA, yang tentunya banyak sekali halangan untuk mempersiapkan acara
tersebut dikarenakan harus banyak mempersiapkan sesuatunya untuk ujian nantinya. Yang
menjadi pertanyaan adalah bagaimana cara menyeimbangkan dalam mengurus acara sekolah
dengan kewajiban belajar di sekolah? Menurut mereka, selain dalam mengurus acara di
sekolah, terlebih dahulu adalah ketika kita harus niat terlebih dahulu ingin belajar, dan juga
banyak melakukan pendekatan pada guru. Yakinkan guru bahwa kita selain bisa mengurus
acara sekolah, kita juga harus bisa menyeimbangkan kewajiban kita dalam belajar di sekolah.

Yakinlah bahwa acara di sekolah juga memerlukan support dan dukungan para guru
untuk melancarkan kegiatan tersebut. Memang, jika kita mengurus hal lain diluar jam
pelajaran sekolah, ada resiko yang harus didapatkan. Misalnya nilai tidak maksimal, kita juga
kurang mendapat ilmu akademik. Tetapi ilmu bukanlah hanya didapat semata dari sekolah
saja, banyak cara dan jalan untuk kita mendapatkan ilmu dan pengalaman, terlebih mengurus
acara di sekolah merupakan kegiatan sekali dalam seumur hidup, begitulah kita juga harus
bisa memanfaatkan networking atau teman-teman panitia untuk saling membantu dalam

3
menyusun acara tersebut. Misal, dalam satu hari kita harus mengikuti ujian. Tidak ada
salahnya teman-teman lain juga harus memback-up persiapan acara tersebut agar semuanya
berjalan maksimal, dan juga kita sendiri sebagai siswa tidak melalaikan kewajiban sebagai
siswa yang menuntut ilmu di sekolah.

Apakah ada kesulitan atau kendala yang dihadapi sebagai panita pengurus acara?
Dalam mengurus suatu acara, tentulah banyak sekali hal yang dirasakan panitia dalam
mengurus acara tersebut. Mulai dari banyak sekali revisi-revisi ide pelaksanaan acara, surat-
surat, desain acara, terlebih untuk keuangan pada acara tersbut. Panitia harus memastikan
semuanya dalam keadaan pas, tidak lebih, dan tidak kurang dalam mengatur keuangan
ataupun sumber daya yang dibutuhkan dalam acara tersebut.

Terlebih lagi, banyak hal-hal yang sudah diatur dan disepakati dalam rapat pengurus,
dalam pelaksanaanya di lapangan, tentulah prosesnya tidak berjalan mulus dan pasti banyak
yang terjadi tidak sesuai dengan ekspektasi / harapan panitia. Contoh yang paling mendasar
adalah izin dari guru dan kepala sekolah untuk mengadakan acara tersebut. Dalam kondisi
ini, yang paling penting bagi panitia adalah harus tau situasi dan kondisi sekolah jika ingin
mengadakan acara di sekolah, dan pandai untuk mengelola situasi dan keadaan agar berjalan
dengan kondusif jika ingin melaksanakan suatu kegiata di sekolah. Lalu, kita juga harus bisa
untuk mempersuasi guru, mendekati guru agar kita dapat dukungan dari sekolah dalam
membuat acar, dan juga mudah untuk kedepannya jika kita ingin melaksanakan suatu
kegiatan nantinya di sekolah.

Hari apa sebaiknya yang bisa digunakan untuk pelaksanaan acara ataupun lomba di
sekolah?
Bilal, narasumber dalam video tersebut menyatakan bahwa hari yang bisa dipakai adalah
Jumat, Sabtu, dan Minggu. Mengapa demikian? Dikarenakan izin dari dinas pendidikan
setempat yang didapatkan dan dinyatakan bahwa acara terebut tidak boleh mengganggu jam
pelajaran ataupun jam sekolah. Hal tersebut juga memberikan suatu gambaran positif bagi
panitia ataupun kepada sekolah-sekolah yang diundang nantinya karena hari yang digunakan
pun tidak mengganggu proses kegiatan belajar sekolah lain, serta pada hari libur pun tidak
banyak aktivitas para murid selain dirumah dan menghabiskan waktu, sehingga menjadi
kesempatan bagi panitia untuk melaksanakan acar tersebut di hari libur atau weekend.

Daerah sekolah mana saja yang boleh ikut acara lomba ini?
Baik Irfan dan Bilal, sebagai panitia dalam acara tersebut menyatakan bahwa pihak panitia
sendiri mengundang semua sekolah di Pulau Jawa boleh ikut bergabung dalam acara tersebut.
Pihak panitia acara ini sudah mempromosikan sebagus mungkin bagaimana acara ini
terdengar oleh sekolah-sekolah di pulau Jawa dalam mengangkat kegiatan acara ini.
Walaupun tidak semua daerah sekolah yang mengikuti dikarenakan jarak yang jauh dan lain-
lain, tetapi hal tersebut menunjukkan bahwa kabar acara ini sudah terdengar jauh sampai
lokasi yang jauh, dan panitia sudah mempromosikan acara tersebut sebaik mungkin kepada
khalayak ramai.

Bagaimana caranya mengatasi acara closing?

4
Irfan dan Bilal sebagai panitia mengakui, acara ini memakai waktu closing yang cukup cepat,
yaitu hanya dalam waktu seminggu. Jadi, acara ini memakan waktu 2 minggu perlombaan
dan 1 minggu dipakai untuk acara closing. Mereka mengakui dalam waktu seminggu agak
sulit dalam menyelesaikan acara ini, namun dilakukan demi menghemat waktu supaya
berjalan sesuai dengan baik. Tiap sekolah tentunya punya rancangan tersendiri dalam
melaksanakan closing acara, ada yang memakan waktu 2 minggu dan bahkan lebih. Banyak
hal yang menjadi alasan mrngapa banyak memakan waktu untuk closing, salah satunya
persiapan untuk tampil maksimal, dan juga dalam waktu lebih tersebut bisa dipertimbangkan
untuk mengundang bintang tamu yang bagus untuk tampil di acara closing tersebut.

Apakah mengundang artis (guest star) itu gampang atau susah?

Mengundang artis (guest star) itu sulit dilakukan. Hal pertama harus menyesuaikan tanggal
lomba dengan jadwal kosong artis tersebut. Kita juga tidak bisa memaksakan apabila bintang
tamu tersebut tidak dapat tampil di tanggal acara yang sudah kita tetapkan. Terlebih lagi kita
juga harus mempersiapkan dana jika ingin mengundang bintang tamu. Jika dana atau budget
yang panitia punya belum cukup untuk mengundang artis yang diinginkan, maka panitia
harus pandai mengelola dan mencari bintang tamu yang cocok dan sesuai dengan budget
yang kita punya.

Dimana biasanya acara closing berlangsung?

Tergantung psnitia mengelola acara tesebut. Dikarenakan system pengelolaan tiap pantia acar
sekolah itu berbeda-beda. Panitia SETARA 70 menjelaskan, acara closing dilaksanakan di
sekolah dikarenakan agar dipersiapkan ssecara memadai dan juga irit biaya dalam
persiapannya, mengingat dana yang ada juga terbatas. Namun jika kita punya sponsor yang
banyk dan juga dana lebih, boleh dipersiapkan lebih baik dan meriah untuk closing suatu
acara.

2.2 Cara Bikin Event/Acara [Sekolah, Kampus, Kantor, Komunitas, Event Organizer]
Pada video ini, dijelakan oleh Zhi, salah satu pelaku Event Organizer. Zhi berbagi tips
dan cara membuat Event baik di Sekolah (Pensi), Acara kantor, acara komunitas, dan bisa
menjadi dasar untuk memulai sebuah Event Organizer.

Zhi membagi tahap perancangan ini menjadi 3 tahap, yaitu Pre Event, Event, dan
Post Event, yang emuanya harus memiliki perncangan dan pelaksanaan yang matang. 3
tahap tersebut dibagi menjadi penjelasan berikut

1. PRE EVENT (SEBELUM EVENT)

Pre event ini mencakup persiapan, yang berarti persiapannya harus benar-benar dan
segala sesuatunya harus dipersiapkan mulai dari 0. Persiapan tersebut antara lain:
 Membuat Team. Buatlah tim secukupnya. Jumlah tim atau pantia disesuaikan
dengan seberapa besar skala event yang akan diadakan.

5
  Buat Konsep Event. Lakukanlah meeting bersama tim event dan catat hal-hal
yang penting yang mendukung dan menunjang pelaksanaan event yang akan
dibuat. Berikut hal-hal yang penting yang harus diperhatikan:
a. Buat tujuan event, apakah event tersebut tujuannya untuk merayakan
sesuatu, membuat moment tertentu, atau ada hal yang khusus yang
harus dilaksanakan.
b. Tentukan target audience, catat usia audience yang akan hadir, dan
apa yang berhubungan dengan target audience dari event tersebut.
c. Tentukan pengisi acara (event content) yang sesuai, tentukan
hiburan apa yang tepat dan menarik untuk target audience, genre music
hits yang sesuai, artis popular yang sesuai dan tepat untuk mengisi
acara pada event tersebut.
d. Tentukan venue (lokasi event), pastikan untuk memilih venue yang
sesuai dengan target audience. Usahaka pilih yang mudah dijangkau,
tempat yang menarik audience, tempat yang nyaman dan sesuai dengan
target audience.
Buatlah konsep yang tepat, menarik dan harus relevan dengan audience kita supaya
dengan begitu event tersebut lebih mudah mendapatkan engagement audience,
audience dengan senang hati mempromosikan event kita, dan juga senang dan sangat
menunggu kehadiran event tersebut. Buatlah audience bangga dengan event yang kita
buat.

 Membuat Rundown. Rundown adalah susunan acara yang lengkap dengan

informasi durasinya. Biasanya, untuk EO professional, mereka akan membuat
rundown dengan sangat detail, bahkan lengkap dengan informasi peralata yang
dibutuhkan. Namun, untuk pemula yang ingin membuat event skala kecil,
rundown sebaiknya disusun secara general (umum), yang berisikan susunan
acara secara jelas, durasinya yang jaelas dan tertera, sehingga informasi di
dalam cukup untuk menjadi panduan tim)
 Buat Budgeting (Pendanaan). Pendanaan atau budgeting dapat disusun
sesuai dengan patokan rundown yang telah dibuat.ena apa saja yang tertera di
rundown akan menentukan apa saja yang dibutuhkan di dalam event tersebut.
Mulai dari properti yang digunakan, equipment (peralatan) yang dibutuhkan,
pengisi acara, jumlah konsumsi, dan lain-lain. setelah di breakdown atau
dituliskan semua apa kebutuhan yang digunakan untuk event, maka kita akan
tau apa-apa saja yang dibutuhkan dan berapa total dana yang kita butuhkan
untuk mempersiapkan event tersebut.
 Tentukan Sumber Dana. Sumber dana ini mencakup darimana dana event
berasal. Bisa dari sponsor, dana bantuan (support dana dari orang-orang
tetentu), dan juga ticketing. Jika sumber dana event berasal dari sponsor, maka
harus dibuatlah proposal penawaran sponsorship. Jika dana berasal dari tiket,
maka juga harus membutuhkan modal untuk mengcover seua keperluan dan
kebutuhan sampai event berjalan. Untuk dana dan keuangan harus melalui
perhitungan matang dan teliti agar ridak mengalami kerugian.

6
  Buat Workflow (Alur Kerja). Alur kerja atau workflow, mencakup:
a. Semua alur kerja harus jelas dan terarah
b. Workflow harus menjelaskan jobdesk masing-masing divisi (tim), dan
kepada siapa tim-tim tersebut harus berkoordinasi.
c. Semua harus ada alu kerja yang jelas agar tidak terjadi miskomunikasi.
Jika koordinasi berantakan, maka dipastikan acara akan beresiko berantakan.
Dan harus diatur jobdesk sesuai workflow yang telah dibuat. Misalnya, siapa
yang bertugas menghubungi sponsor, yang bertugas menghubungi pengisi
acara, yang bertugas menjadi show management team, mencari vendor, dan
lainnya.
(Vendor adalah pihak ketiga yang mensuplai atau menyewakan perlatan untuk
mensupport event tersebut. Misalnya stage, lighting, sound system, décor, dan
lainnya)
 Lakukan Promosi / Publikasi Minimal H – 7 Sebelum Event
Dilaksanakan agar promosi event lebih optimal. Yang penting adalah
promosi sebaiknya mempunya strategi sekreatif mungkin, dan harus membuat
promosi sesuai dengan sasaran audiens yang sesuai dengan event.
 Control Loading Equipment di H – 1 (1 Hari Sebelum Event Dimulai).
Pastikan semua vendor yang telah dipesan datang tepat waktu (terkhusus
untuk equipment dan properti). Cek semuanya setelah semua siap siap. Dan
harus make sure (memastikan) semua berjalan dengan aman dan baik dan
harus di test (di uji coba)
2. EVENT (HARI PELAKSANAAN ACARA)
Apa yang sebaiknya dilakukan pada saat hari – H atau hari pada saat event
berlangsung?
 Sebelum acara dimulai, pastikan atau checklist semua yang sudah
dipersiapkan. Pastikan semuany sudah lengkap, equipment yang diperlukan
sudah siap terpasang sesuai dengan fungsinya, property yang disiapkan sudah
lengkap, pengisi acara sudah standby, dan seluruh tim sudah ebersiap
menjalankan tugas sesuai dengan workflow (alur kerja) yang sudah diatur.
 Menjalankan acara sesuai yang disusun di dalam rundown dan sudah disusun
bersama tim. Usahakan gunakan alat komunikasi agar koordinasi berjalan
dengan lancar dan cepat juga realtime (tepat waktu), missal menggunakan HT
(walkie talkie) ataupun Clearhome.

3. POST EVENT (SETELAH ACARA SELESAI)

Apa saja yang harus dilakukan setelah event selesai dilaksanakan?
 Publikasi. Publikasi berarti share poin-poin terbaik dari event di semua sosial
media publikasi yang tim punya. Publikasi berguna untuk kontinuitas
(keberlanjutan) event yang mungkin sekiranya akan dilaksanakan selanjutnya.
 Buat Report (Laporan), tentang bagaimana event telah selesai dan berjalan
dengan lancer. Laporan ini ditulis dalam bentuktulisan yang menjelaskan
detail tentang event, dan juga dalam bentuk gambar atau dokumentasi yang
menunjukkan event terlaksana dengan baik. Laporan ini berfungsi sebagai

7
 pertanggungjawaban tim panitia kepada siapa saja yang sudah mensupport dan
mendukung event tersebut, misalnya sponsor, donator, atau siapapun yang
sudah mensupport event dalam bentuk lainnya. Bisa saja untuk tidak membuat
report (laporan) sesuai dengan kesepakatan tim. Namun dengan adanya
membuat report (laporan) tersebut, tim panitia akan terlihat lebih profesional.

2.3 Cara Memulai Kerja di Event Organizer untuk Pemula

Pada video ini, dijelaskan oleh Zhi, seorang pekerja Event Organizer. Zhi menjelaskan ada
hal-hal penting yang menjadi dasar utama seseorang jika ingin bekerja pada sebuah Event
Organizer.
Event organizer tidak butuh Ijazah, tidak peduli Background Pendidikan, tidak
pandang Usia, tidak pandang Gender. Selama kita bisa bekerja dengan baik dan mau bekerja
sama serta mempunyai 4 hal dasar ini, maka semua pelaku event organizer berstatus sama,
yaitu RESPONSIBILITY (Tanggung Jawab), COMMITMENT (Komitmen),
DISCIPLINE (Disiplin), dan ATTITUDE (Sikap), yang akan dijelaskan berikut ini:
1. RESPONSIBILITY (Tanggung Jawab)
Harus bertanggungjawab penuh pada jobdesc (tugas), dan ikuti workflow yang
sudah ditentukan. Tidak semua event berjalan lancar sesuai dengan rencana yang
sudah ditentukan. Itu sebabnya semua tim harus ready atau siap dalam beradaptasi
dengan kondisi dan segala kemungkinan yang akan terjadi nantinya, dan seluruh
kendala dapat diatasi bersama-sama. Jadi, seluruh anggota tim bertanggungjawab
penuh atas kegagalan maupun kesuksesan sebuah event.

2. COMMITMENT (Komitmen)
Jika kita sudah memutuskan untuk mengikuti atau bekerja pada satu event,
maka kita harus berkomtmen menjalankan pekerjaan kita sampai selesai. Jangan
pernah berpikir untu berhenti ditengah jalan. Selain menyusahkan tim untuk takeover
(mengambil alih) pekerjaan kita, atau mencari pengganti kita, ini juga dapat merusak
image kita sendiri. Event organizer bukanlah pekerjaan yang dilakukan hanya pada
saat hari – H atau hari dilaksanakannya event, tetapi dibagi menjadi 3, yaitu pre event,
event, dan post event. Jadi, kita harus memiliki komitmen dari tahap awal sampai
tahap terakhir.

3. DISCIPLINE (Disiplin)
Kita bekerja dengan waktu. Jika waktu event sudah ditentukan, tidak ada
alasan apapun untuk menundanya, kecuali terjadi alasan diluar hal-hal kekuasaan
manusia semacam bencana ataupun hal lainnya. Kita seharusnya bertempur pada
waktu yang sudah ditentukan, terutama bagi tim yang berada pada posisi Show
Management. Bayangkan, jika kita lalai 1 menit saja, kita bisa merusak seluruh
rangkaian acara selanjutnya. Itu sebabnya event yang sedang dijalankan selalu
membutuhkan banyak plan, plan A, plan B, plan C, dan banyak rencana cadangan
lainnya. Di ilmu organizer, kita tidak diminta untuk dating absen tepat waktu, tetapi
kita dituntut untuk menyelesaikan semua pekerjaan kita dengan tepat waktu.

8
 4. ATTTUDE (Sikap)
Jika kita punya attitude yang baik, maka kita akan lebih mudah diterima, dan
mudah juga untuk berbaur dengan orang lain, yang terpenting kita akan selalu diingat.
Mengapa penting diingat? Pada umumnya, pekerja event organizer atau skala besar
entertainment adalah orang-orang freelance (pekerja lepas). Kalau kita mampu
memberikan kesan baik, maka nama kita pun akan diingat untuk ditawarkan pekerjaan
selanjutnya. Dan satu EO akan bercerita kepada pelaku EO lainnya, maka tawaran
pekerjaan pun akan terus mengalir.
Ingat, kita sendiri yang menciptakan personal branding kita, dan kita juga lah
yang mengatur jadwal pekerjaan kita, apakah semua tawaran pekerjaan itu akan kita
ambil atau tidak itu adalah keputusan kita. Begitu juga sebaliknya. Jika kita dicap
buruk maka kita akan diblacklist oleh satu EO dan kemudian akan sampai pada EO
lainnya. Maka, tidak ada tawaran pekerjaan lainnya buat kita.

Lingkungan entertainment di Indonesia baik event organizer, televisi / broadcast,

vendor, telemanajemen, semuanya merupakan satu keterkaitan dan saling berhubungan.
Begitu juga para pekerja event di Indonesia, rata-rata saling mengenal satu sama lain atau
pernah saling bekerja sama. Untuk itu, kita harus menjaga attitude kita agar dikenal sesame
pekerja event.
Untuk memulai karir di suatu event, SKILL dan KEPINTARAN itu hanya berada di
nomor sekian. Mengapa? Dikarenakan skill bisa diasah selama kita RAJIN, dan jam
terbang akan membuat kita semakin PINTAR.
Kebanyakan event organizer membuka diri untuk para pemula bahkan selalu
semangat untuk membimbing crew yang baru, dikarenakan event tidak dapat dikerjakan
sendiri, event membutuhkan kerjasama (teamwork), mulai dari Runner, LO, Event Director,
Show Director, Stage Manager, semua saling membutuhkan, dan semuanya harus solid
(bekerja sama).
Tidak ada satu orangpun yang bisa menjadi superhero di semua event. Semua
pekerjaan akan terasa mudah jika semua anggota tim saling bergantung satu sama lain. itu
sebabnya semua tim harus saling mendukung agar seluruh tim siap bertempur bersama-sama
2.4 Tips Berbisnis Event Organizer
Pada video berikut dijelaskan oleh bapak Shafigh Pahlevi Lontoh, seorang pemilik bisnis
Event Organizer. Berikut kiat-kiat dalam menjalankan bisnis Event Organizer.
Menurutnya, bisnis adalah ketika kita memiliki suatu potensi yang dapat
menghasilkan sumber penghidupan, entah dari ide, gagasan, kreativitas. Kita bisa
mendapatkan sesuatu dari hal tersebut untuk menghidupi kehidupan pribadi kita. Yang
terpenting adalah bagaimana bisnis harus sustain (bertahan). Paling tidak dari bisnis ini kita
dapat membuka lapangan pekerjaan. Bukan hanya sekedar kerja dan mendapatkan gaji,
namun bagaimana bisnis yang kita lakukan dapat bermanfaat untuk orang lain.

9
 Selain keuntungan secara finansial, manfaat yang didapat adalah kita bisa berinteraksi
dengan orang lain. Kita harus memikirkan bagaimana cara produk tersebut dihasilkan dan
dapat dinikmati masyarakat dan akhirnya bisa dijual ke mana-mana. Pemikiran tersebutlah
yang membuat pak Shafigh menyalurkannya kedalam suatu produk. Selain dalam bentuk
produk, sekarang sudah mengembangkan menjadi membuat suatu event, dimana event
tersebut bertujuan agar suatu kota atau wilayah bisa ramai. Dan ini juga disebut dalam
calendar of event suatu kota (destinasi). Dan itulah tujuannya menekuni bisnis Event
Organizer ini, selain bisa membuat suatu wilayah dapat ramai, juga dapat bermanfaat bagi
sekitarnya.
Salah satu tantangan yang dihadapi adalah ketika kita harus berhadapan dengan suatu
client. Pada saat itu, brief sudah dilakukan dengan baik dan matang. Ketika kita sebagai pihak
EO menyampaikan gambaran mengenai acara, dan hal-hal yang penting. Lalu tibalah pada
permasalahan paling krusial, yaitu budget. Pada kondisi ini, para EO harus bisa
mempertimbangkan dengan baik dan teliti. Ketika kita sudah memikirkan ekspektasi ataupun
gambaran yang baik mengenai acara tersebut, namun kita jangan berekspektasi tinggi.
Bagaimanapun, acara harus tetap dijalankan. Jangan sampai, konsep yang ingin kita jalankan,
bertentangan dengan kesulitan yang nantinya terjadi di lapangan. Yang terpenting adalah
ketika kita ingin membuat suatu event, kita harus mendapatkan impact (dampak) pada event
tersebut. Selain kita menghasilkan produk, tetapi client ataupun masyarakat tidak aware
(takut) kepada event yang akan kita pegang.
Kunci untuk bisa survive dan sustain dalam dunia Event Organizer adalah
mempertahankan kepercayaan. Satu hal yang perlu diketahui, dalam bisnis Event Organizer
adalah bisnis kepercayaan. Kita harus memgang suatu trust (kepercayaan) kepada client. Jika
kita sudah dipercaya oleh satu client, otomatis kita akan dicari dan dibutuhkan orang.
Anak muda millennial pada zaman sekarang, menyukai sesuatu yang instant. Banyak
konten di sosial media yang membuat anak muda terpengaruh dalam berpikir untuk
menghasilkan uang dengan cepat, menjadi famous hanya dalam sekejap dan melakukan
hal0hal yang bodoh dalam mendapatkan uang. Tentu dalam menjalankan suatu bisnis
memerlukan kegigihan dan usaha, dan memerlukan step atau langkah pelan-pelan. Dari hal
itu kita dapat meng-evaluasi diri kita, apakah hal yang harus kita tingkatkan, dan harus
diperbaiki.
Shafigh menyatakan bahwa dalam bisnis Event Organizer juga banyak godaannya.
Ketika kita mempunyai gaya hidup lifestyle yang glamor dan mewah, kita cenderung lupa
untuk menjalankan bisnis kita. Ini harus menjadi perhatian setiap pelaku bisnis dan harus
dijaga. Karena, jika kita kingin bisnis kita berkembang, kita harus focus besarkan usaha kita
dahulu. Maka secara otomatis, personal branding kita pun akan naik. Jika kita hanya
memikirkan gaya hidup ataupun lifestyle kita tanpa memikirkan mengembangkan usaha kita,
maka dipastikan bisnis tersebut dapat mengalami kemunduran. Fokuslah terlebih dahulu
terhadap usaha atau bisnis kita, maka akan secara otomatis penghasilan pun akan bertambah.
Perlu juga untuk kita selaku pebisnis juga memikirkan pengembangan untuk bisnis
kita. Seperti Shafigh menceritakan bahwa setelah mempunyai 2 perusahaan yang bergerak
dalam Event Organizer, maka perlu untuk daidakan pengembangan ke ranah digital dan up to
date untuk mengembangkan usaha. Pebisnis perlu untuk berinovasi dan kreatif dalam melihat
peluang yang ada. Tidak ada bisnis yang berhasil tanpa doa dan usaha yang kuat.

10
 Anak muda pada sekarang ini sudah banyak diberikan kemudahan untuk bersosialisasi
dan melihat kemungkinan dan peluang yang ada dalam menjalankan bisnis. Contohnya saja,
dalam bidang fotografi. Tentulah jika ingin menjalankan bisnis fotografi harus dilaksanakan
secara serius dan profesional, dan langsung dalam melakukan pengembangan dalam dunia
fotografi tersebut, misalnya vlog dan lain sebaginya. Tetapi jika hanya dilakukan dalam
keadaan santai, mungkin bisnis itu tidak dapat berkembang.
Shafigh mengajak anak-anak muda sekarang ini jangan takut melangkah dalam
memulai berwirausaha. Selain itu, jangan pernah menyia-nyiakan waktu. Galilah potensi kita
sebaik mungkin. Jika kita sudah mengetahui apa yang menjadi minat dan bakat serta potensi
kita, maka jangan takut menjadikannya sebagai ide berwirausaha. Dengan wirausaha, kita
dapat menjadi seorang pekerja yang profesional, dan dapat menjadi kepala dan bos untuk diri
kita, tanpa harus bergantung kepada orang lain.
2.5 Cara Membangun Bisnis Event Organizer
Modal awal dalam membangun bisnis event organizer adalah sebuah kepercayaan diri
dan keyakinan bahwasannya bisnis tersebut dapat berjalan dengan baik yang mana akan
mengantarkan sebuah kesuksesan bagi si pendiri bisnis event organizer tersebut.
Di dalam bisnis, relasi anda adalah peluang kesuksesan, dan hal ini akan sangat nyata
terlihat di dalam bisnis EO. Sangat dibutuhkan kemampuan untuk membangun relasi yang
kuat, di mana ini akan menjadi langkah awal untuk mendatangkan klien di dalam bisnis
tersebut. Hubungan yang baik dengan relasi-relasi ini, akan sangat memungkinkan untuk
mendapatkan rekomendasi dari mereka kepada para calon klien baru di dalam bisnis EO
tersebut.
Namun, ada beberapa tantangan utama yang sering dihadapi oleh para tim dalam
industri ini. Tantangan Utama dalam Bisnis Event Organizer salah satunya adalah
menghadapi persaingan yang cukup ketat baik dari segi permodalan hingga Sumber Daya
Manusia itu sendiri. Hal ini dikarenakan banyak perusahaan-perusahaan lain yang juga
mengelola bisnis event tersebut memiliki modal yang cukup besar dan untuk bekerja didalam
industri ini haruslah memiliki Sumber Daya Manusia yang cukup baik. Adapun cara untuk
mengatasi tantangan tersebut adalah pebisnis harus mencari peluang semaksimal mungkin
untuk mencari solusi dalam menghadapi tantangan tersebut salah satunya adalah
mendapatkan pinjaman dana online dari platform digital yang mana akan memudahkan
pebisnis tersebut untuk mendapatkan modal dengan cepat dan praktis.

2.6 16 Istilah dalam Event Organizer

1. Event Organizer
Event (acara) Organizer (penyelenggara) jadi Event Organize adalah penyedia jasa
penyelenggara acara yang mengelola suatu kegiatan seperti acara-acara konser atau
festival.
2. Liaison Officer
Liaison (penghubung) Officer (petugas) jadi Liaison Officer adalah petugas
penghubung antara peserta dengan pengisi acara. L.O juga merupakan tameng untuk
melayani semua peserta dan harus mengetahui semua rangkaian acara. Tidak hanya

11
 itu saja, Liaison officer adalah orang yang menanyakan keperluan dan kebutuhan
peserta yang dibutuhkan, kemudian LO yang bertugas menyampaikan ke tim panitia.
3. Roundown
Roundwon atau susunan acara adalah susunan program yang sistematis dalam sebuah
acara yang dibatasi oleh durasi. Roundown bertujuan agar seluruh rangkaian acara
dapat berjalan lancar.
4. Stage
Stage (panggung) adalah sebuah tempat yang pasti menjadi pusat perhatian dari
berlangsungnya sebuah acara. Stage juga merupakan Lokasi dimana puncak acara
bisa dijalankan.
5. Backdrop
Backdrop adalah permukaan, tempat, atau sesuatu yang dapat dicat, difoto, atau
diproyeksikan yang juga merujuk pada bahan dekoratif yang digunakan dalam
pengaturan panggung.
6. Thecnical Meeting
Thecnical Meeting adalah sebuah rapat yang bersifat teknis antara peserta dengan
panitia yang membahas tentang bagaiamana prosesi acara, kondisi acara dan kesiapan
acara secara detail.
7. Person In Charge
Person in Charge atau PIC adalah seseorang yang ditugaskan untuk mengontrol
jalannya acara agar acara tersebut berjalan dengan lancar.
8. Briefing
Briefing adalah kegiatan pengarahan singkat yang melibatkan proses pengarahan
mengenai suatu hal yang belum terjadi seperti memberikan informasi, instruksi, atau
arahan kepada individu atau kelompok sebelum mereka melaksanakan tugas pada
acara tersebut.
9. Time Keeper
Time Keeper adalah orang yang mengingatkan atau mengatur jalannya waktu dalam
sebuah pelaksanaan kegiatan atau acara.
10. Media Partner
Media Partner adalah kerjasama antara penyelenggara acara dengan media untuk
penyebarluasan informasi. Dalam kerjasama ini lembaga yang sudah memiliki Media
Partner akan sangat mudah menyebarluaskan ide, pemikiran, usulan, acara dan
informasi lainnya kepada publik. Media partner terdiri dari media cetak, media
elektronik dan media online yang menggunakan internet untuk melakukan promosi.
11. Media promosi
Media promosi adalah segala bentuk alat, media, atau aktivitas yang digunakan untuk
mempromosikan serta mengomunikasikan isi pesan terkait produk kepada calon
pembeli. Media promosi mencakup berbagai platform, mulai dari media sosial, iklan
online, hingga iklan surat kabar dan iklan televisi yang kemudian akan dipromosikan
oleh media partner.
12. GIG
GIG sering kali digunakan untuk menggambarkan konser musik, pertunjukan seni,
atau acara hiburan lainnya yang diselenggarakan oleh event organizer.

12
 13. Front Of House
FoH yang berarti Front of House merupakan panggilan atau nama lain untuk orang-
orang dalam sebuah tim yang tugasnya yaitu pengontrol utama dari sound system,
lighting, dan juga multimedia pada sebuah event.
14. Show Director
Show Director adalah orang yang memiliki tanggung jawab terhadap kualitas acara,
mulai dari segi artistik dan kenyamanan audiens yang ada pada event. Show director
tidak bisa bekerja sendirian, jadi harus memiliki tim yang terdiri stage manager, sound
engineer, lightingman, dan lain sebagainya. Semuanya akan bertugas untuk
menangani semua permasalahan artistik, tampilan panggung, dekorasi, dan lainnya
yang berhubungan dengan estetika.
15. Stage Manager
Stage Manager adalah tim yang bertanggung jawab penuh dengan segala yang terjadi
dipanggung atau stage. Stage amanager memiliki wewenang penuh dalam mengatur
alur konten panggung dan mengatur segala keperluan dipanggung mulai dari lighting,
mic, sound sistem dan sebagainya.
16. Runner
Runner memiliki posisi yang penting dalam EO karena selalu siap siaga membantu
kebutuhan acara baik sebelum maupun saat acara berlangsung. Runner bertugas
mengumpulkan semua perlengkapan yang dibutuhkan untuk event sebelum acara
berlangsung. Baik dekorasi, tata panggung, penataan ruang, lokasi acara dan
sebagainya. Runner wajib berkoordinasi dengan semua tim mengenai perlengkapan
yang diperlukan. Tujuannya agar runner dapat mengatur semua perlengkapan dan
peralatan agar acara berjalan dengan baik. Selama acara, runner akan bergerak
mengantarkan perlengkapan event, contohnya mikrofon, kursi, logistik dan segala hal
yang diperlukan secara mendadak pada hari H.

2.7 Jenis-Jenis Event Organizer

Jenis-jenis event organizer sebenarnya dikelompokkan ke dalam beberapa kategori
sesuai acara yang ditanganinya namun untuk orang awam jenis-jenis event organizer hanya
satu saja yaitu penyelenggara acara dilihat dari kategori acara yang diadakan maka event
organizer dibedakan ke dalam beberapa jenis.
1. Private Party
Bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kalangan
atas atau orang kaya.
2. Penyelenggara Ulang Tahun
Dari namanya sudah bisa diketahui bahwa event organizer ini ahlinya
membuat pesta ulang tahun dari pesta ulang tahun anak-anak dewasa sampai ke pesta
ulang tahun pernikahan.
3. Wedding Organizer (WO)

13
 Ini adalah event organizer yang khususkan diri untuk membantu klien untuk
melaksanakan pesta pernikahan dari a sampai z dari awal persiapan sampai ke hari H
pelaksanaan.
4. Musik dan Hiburan
Event organizer ini mempunyai spesialisasi di bidang hiburan terutama musik
seperti konser,pensi dan event-event lain yang masih ada korelasi atau hubungannya
dengan hiburan dan Musik.
5. Brand Activation
Event organizer ini secara spesifik membantu klien untuk mempromosikan
suatu brand dalam rangka peningkatan penjualan atau meningkatkan traffic
penggunaan jasa.
6. MICE
Singkatan dari M (Meeting) I (insentif) C (Convension) dan E (exhibition)
yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
7. One Stop Service Ageny Event
Organizer yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara berskala
internasional dari a sampai z dari awal persiapan sampai ke hari H pelaksanaan event.

2.8 Pentingnya Spesialisasi dalam Event Organizer

A. MOU

Dasar untuk melakukan kerjasama antara dua EO yaitu MOU. Tujuan MOU ini adalah
untuk memudahkan untuk melakukan pekerjaan EO dengan cara bekerjasama dengan EO
yang lainnya. Selain itu dalam sebuah EO, tidak mudah untuk dapat bekerja sama dengan EO
yang lainnya, dikarenakan perlu adanya hal-hal yang di pertimbangkan oleh EO lainnya
untuk dapat bekerja sama. Berikut adalah beberapa syarat untuk sebuah EO dapat terbentuk
dengan baik
1. Specialty
2. Mission
3. Marketing
4. Net Working
5. Modal

2.9 Cara Membuat Proposal Serta Tips dan Trik Agar Proposal Di Terima
Tujuan Proposal ini adalah untuk mendapatkan sponsor atau bantuan dana, dengan
adanya sponsor, mereka dapat membantu sebuah kegiatan yang akan dilakukan:
1. Cara Membuat Proposal
a. Maksimal 20 Halaman

14
 Penerima Proposal biasanya tidak suka membaca banyak sekali halaman proposal.
Isian Proposal harusnya bisa dapat di persingkat dengan Inti dari kegiatan yang
akan di ajukan Proposal.
b. Mencakup 5W + 1H
c. Format
 Halaman Judul/Cover
 Latar Belakang
 Tujuan Kegiatan
 Nama dan Tema Kegiatan
 Bentuk Kegiatan
 Sasaran dan Target Kegiatan
 Waktu dan Lokasi Kegiatan
 Susunan Kepanitiaan
 Susunan Kegiatan/Rundown Acara
 Rencana Anggaran
 Penutup
 Lampiran Sponsorship

2. Tips Proposal Diterima

Setelah Proposal dibuat dan di antarkan ke tujuan penerima proposal, proposal
harus di follow up minimal dalam 2 hari atau 1 minggu ke penerima proposal.

2.10 Macam - Macam Event Organizer yang Dapat Dicoba

Event Organizer (EO) adalah sebuah usaha dimana pelakunya merencanakandan
menyiapkan sebuah acara, baik acara besar maupun sederhana nan bermakna.
Namun seiring berkembangnya zaman, kini bisnis ini banyak digeluti oleh kaum
muda dengan melakukan kerja sama dengan beberapa pihak.
1. Meeting, Incentive, Convention, Exhibition (MICE)
Sebuah EO tidak hanya merencanakan acara-acara resmi namun juga acara santai
dalam skala besar maupun sedang.
2. Musik & Hiburan
Dalam hal ini EO menjadi jasa yang banyak dimanfaatkan untuk merancang acara,
menyiapkan, bahkan sampai mencari sponsor jika mendatangkan penyanyi yang
terkenal.
3. Pesta Pernikahan
Segala persiapan pernikahan yang anda inginkan akan dipersiapkan mulai dari
busana, riasan, catering, gedung, bahkan susunan acara.
4. Affiliate Marketing
Jika ada pelanggan yang tertarik dengan promosi yang Aada buat, anda akan
mendapatkan pundi-pundi rupiah.
5. Pesta Ulang Tahun
Buat pesta ulang tahun anda menjadi lebih semangat dan meriah dengan bantuan
EO.

15
 6. Acara Pertemuan Keluarga
Bagi anda, acara kumpul keluarga biasanya sangat repot karena harus menyiapkan
makanan, pakaian, dan tempat pertemuan.
7. Peluncuran Produk Baru
Jika anda hendak meluncurkan sebuah produk baru, tentu anda membutuhkan
kepanitiaan untuk mengurus acara tersebut. Anda bisa menyewa jasa EO untuk
acara tersebut.
8. Seminar Kepemimpinan
EO juga menyediakan jasa untuk acara seminar kepemimpinan yang biasanya
diselenggarakan oleh perusahaan-perusahaan. Mereka akan menawarkan pada
anda paket-paket tertentu untuk acara anda.
9. Tour Wisata
Anda ingin melakukan tour secara bersama-sama? Sewalah jasa EO untuk
mengatur perjalanan anda.

10. Seni & Budaya

Acara seni menjadi ajang melestarikan budaya negeri sendiri, sehingga EO akan
mempersiapkan acara secara meriah dan berkesan bagi pengunjungnya.

2.11 Cara Mengundang Artis Untuk Event

Cara mengundang Artis, Selebgram, Youtuber, Pembicara/Pemateri/Speaker dan
Talent lainnya untuk menjadi pengisi acara di event kamu ada etikanya jangan langsung
tanya harganya berapa.
Step by Step Etika mengundang Artis, Selebgram, Youtuber,
Pembicara/Pemateri/Speaker:
1. Cari Contact Person
Cari contact manager, tim management atau agency resminya seperti :
- Email
- WhatsApp
- Telephone, dll.

Hubungi dengan cara:

- Bertutur kata sopan
- Sebaiknya kirim pesan teks terlebih dahulu, via WhatsApp atau DM di sosial
media Artis, Talent, dll
- Jika dalam 24 jam pesan belum direspon juga, maka coba hubungi via telpon
- Jangan lupa sertakan proposal event, karena Tim Management/Agency butuh
membaca secara detail apa tujuan kita menghubungi Contact Person tersebut.

Misalnya contoh kita mau mengundang Young Lex ke acara PenSi :

- Kita cari Instagramnya
- Kemudian kirim pesan :
“Halo.. Selamat siang perkenalkan saya Andy dari SMA Negeri 1 Jakarta.

16
 Kami ingin mengundang Young Lex untuk mengisi acara MC Pentas Seni sekolah
kami pada tanggal 05 Desember 2020,
Pada pukul 09.00-16.00,
Lokasi eventnya di gedung sekolah kami jalan Diponegoro, Jakarta Selatan,
- Selanjutnya ceritakan sedikit konsep event kita dengan tema “Generasi Kreatif”
dan event kami lose to public, hanya dihadiri oleh para guru dan siswa-siswi,
- Setelah itu tanyakan ketersediaan jadwalnya, kira-kira jadwalnya over atau tidak,
- Kemudian minta Ridernya, kalau boleh kami minta dikirimkan Rider nya ke email
kami andy@gmail.com atau melalui WhatsApp kami di 0812 **** ****. Kami
tunggu jawabannya, terima kasih.

Dari teks tersebut poin-poin yang harus kita sampaikan adalah :

- Perkenalkan diri siapa,
- Asal,
- Maksud dan tujuan untuk mengundang, sebagai pengisi acara apa, (misalnya
sebagai Penyanyi, MC, Pembicara),
- Jelaskan waktu dan tempatnya,
- Tanyakan schedulenya available atau tidak,
- Jangan lupa tinggalkan kontak cadangan kamu (misalnya email atau nomor
WhatsApp, dll) Supaya mereka lebih mudah membalas atau mengirimkan Riders
untuk kamu,

Alasan kenapa di pesan pertama kita menghubungi mereka, kita harus menuliskan
detail-detail tersebut supaya manajemennya tahu kalau kamu benar dan serius bukan
orang yang lagi iseng-iseng. supaya manajemennya bisa cek schedule FL BL atau
tidak Dan check kemungkinan bentrok dengan event lain di hari yang sama atau tidak
misalnya mereka sudah ada event di hari yang sama pukul 07.00 dengan posisi lokasi
event di Jakarta Selatan, jika manajemennya tahu kalau event kamu pukul 09.00
dengan lokasi yang masih dekat atau masih satu area Jakarta Selatan manajemennya
akan memperhitungkan waktu persiapan dan jarak tempuh dari satu lokasi event ke
lokasi event lainnya.
Jika memungkinkan mereka pasti akan terima tawaran event dari kamu supaya
manajemennya juga tahu, besar skala event kamu agar mereka bisa
mempertimbangkan berapa budget yang tepat untuk iklan kamu.
Biasanya mereka akan bertanya eventnya komersil atau tidak, ada sponsor atau tidak,
pakai ticketing atau tidak. Karena ini berpengaruh pada budget atau harga contoh
harga untuk event komersil pasti akan berbeda dengan harga untuk event charity.
Selain itu detail tadi juga berguna untuk menjadi bahan pertimbangan tim manajemen
mereka untuk mempertimbangkan kira-kira artisnya cocok atau tidak berada di event
kamu karena tim manajemen juga akan memilih event yang memang tepat atau cocok
dengan image artisnya jika semua detail itu yang kamu kirimkan sudah cocok atau
sudah pas, maka mereka bisa memutuskan untuk mengirimkan kamu Raider.

1. Budget atau Harga

Biasanya manajemen artis yang profesional rata-rata sudah mencantumkan
Red Publish artisnya di dalam raiders. Pastikan kamu membaca Raiders dengan
teliti, jadi dalam mengundang artis kamu tidak hanya dikenakan fee tapi kamu

17
 juga wajib memenuhi semua kebutuhan artis dan timnya yang tertera di dalam
Raiders, baik yang teknis maupun yang non teknis.
Setelah mendapatkan penawaran harga dan sudah membaca raiders dengan
detail maka kamu bisa mulai melakukan negosiasi, pada dasarnya harga yang
tertera di raiders atau yang ditawarkan oleh manajemen artisnya masih bisa nego,
disesuaikan dengan skala event kamu, bukan cuma budget, raiders pun bisa kamu
nego disesuaikan dengan situasi dan kondisi jika ada item-item yang tidak bisa
kamu penuhi.
Jadi intinya kamu masih bisa bernegosiasi dengan manager artis, tapi ingat
kalau nego jangan sadis, karena fee itu bukan cuma untuk membayar jasa artisnya
tapi juga untuk membayar seluruh tim yang terlibat di dalam manajemennya.

2. Mengurus Kontrak
Jika sudah selesai negosiasi dan sudah deal dengan budget dan juga
raidersnya, maka kamu lanjutkan ke tahap selanjutnya yaitu tanyakan kontrak
usahakan sign kontrak dan juga bayar DP-nya sesegera mungkin, agar sang
manajer artis bisa lock schedule artisnya karena selama kamu belum sign kontrak
dan belum membayar DP manajemen bisa saja tetap Open Schedule artisnya
untuk kemungkinan masuknya event lain. Dan itu sudah menjadi aturan main.

3. Koordinasi urusan saat event berlangsung

Di tahap ini kamu tinggal melanjutkan koordinasi dengan salah satu tim
manajemennya yang biasanya ini di handle oleh RM (Road Manajer), manajer
akan mengurus segala hal yang berhubungan dengan teknis mulai dari
keberangkatan tim artisnya, loading alat, briefing, cek sound dan lain-lain. Intinya
setelah kamu DP dan sign kontrak maka kamu akan melanjutkan berkoordinasi
dengan Road Manager.

4. Pelunasan Pembayaran
Sesuai dengan schedule yang sudah kamu sepakati bersama manajer artisnya,
ada manajemen yang minta dilakukan pelunasan H-77 hari sebelum event, ada
juga yang meminta selambat-lambatnya H-1 atau ada juga yang meminta
selambat-lambatnya ketika artis sudah sampai di Venue atau di lokasi event kamu.

Setiap manajemen artis punya kebijakannya masing-masing, yang pasti sebelum artis
perform atau manggung di event kamu, pelunasan sudah harus diselesaikan, jika tidak
manajemen artis berhak untuk tidak mengizinkan artisnya tampil di event kamu sebelum
ada pembayaran pelunasan dari penyelenggara acara dan itu biasanya tertera didalam
kontrak jadi pastikan kamu membaca kontrak dengan teliti.

2.12 Training Online Event Organizer

Siapa yang mau keliling Indonesia?
Jika kita melihat peta Indonesia yang amatlah luas apakah teman-teman punya cita-
cita besar untuk menjelajah Negeri Indonesia ...?

18
 Saya yakin ada yang sudah beberapa menapaki di kota-kota besar ... dan Indonesia
adalah market paling prospektif bagi negara-negara lain. Terlebih saat ini sudah
memasuki MEA (Masyarakat Ekonomi Asean). Teman-teman sudah siap menghadapi
MEA? Setelah Indonesia kita kuasai, teman-teman harus ditinggikan mimpinya untuk
keliling ke berbagai Negara-Negara ... dimulai dari Indonesia dulu ... memantaskan diri
dulu untuk dilayakkan menjadi orang yang bermanfaat ...
Siapa yang mau keliling Dunia?
Beberapa guru yang menjadikan Inspirasi saya ... dengan kita dekat dengan orang
orang besar, semesta juga akan merespon membuatmu menjadi orang besar.
Baca bukunya ...
Ikutin pelatihannya ...
Perhatikan gaya bicaranya ...
Praktikkan ilmunya ...
Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna
mengorganisasikan seluruh rangkaian acara mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi
hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client
dengan membuat acara.

Apa yang bisa dikerjakan dari Event Organizer?

Event Oranizer:
1. Corporate Event = > Seminar
2. Conference = > Party Organizer
3. Multimedia Consultant = > Publishing
4. Advertising = > Exhibition , Free Event
5. Campaign = > etc

Banyak yang bisa dikerjakan EO:

- Ilmu komunikasi,
- Psikologi,
- Marketing,
- Negosiasi,
- Mengkader orang
- Keuangan
- Membaca Karakter Orang
- Mengembangkan Relasi

Latar Belakang Tujuan:

1. Mengapa acara dilaksanakan?
2. Untuk apa acara dilaksanakan?
3. Apa keuntungannya bagi sponsor?
4. Apa keuntungannya bagi audiens?

19
Tugas EO adalah konseptor (perencana) yang menghasilkan perubahan atau gerakan.

Sasarannya Audiens Spesifikasi Sponsor yang berpartisipasi :

1. Sasaran audiens kita ciri-cirinya misalnya jenis kelamin, usia, gaya hidup, dll
2. Total perkiraan jumlah audiens
3. Jenis sponsor yang diperkirakan sesuai dengan segmen sasaran audiens diatas

Untuk segmen siapa? Pastikan jelas sasarannya!

20
 Analisis

Komunikatif Sistematis

Kemampuan
Praktisi EO
Customer
Administratif
Oriented

Up-date
Dinamis
Knowledge

Apakah teman-teman sudah memiliki soft skill ini ?

5. 1. Mata
Checklist Anggaran

4. Materi 2.
Promo & Rundown
Publikasi Acara

3. Time
Schedule

Pastikan kelima poin ini harus dikerjakan untuk suksesnya acara/event ...

21
Bentuk Kerjasama
Beberapa alternatif bentuk kerja sama yang ditawarkan, yaitu partisipasi yang diminta kepada
sponsor dan kompensasi dari kita.

Alternatif A : Alternatif B : Alternatif C : Alternatif D :

Kompensasi : Kompensasi : Kompensasi : Kompensasi :

Beberapa alternatif untuk sponsor bisa dengan beberapa tipe ... ada sponsor tunggal, sponsor
untuk peserta, doorprize, perlengkapan, dan akomodasi.
Untuk Total Marketing sebuah EO harus dikuasai semua jika Marketing A tak berhasil, maka
gunakan cara marketing lain baik dari Offline maupun Online.

Percayalah saat saya adain event besar Ust. Felix Siaw, saya hanya handle dari jauh Jakarta
sedangkan acara di Kota Cirebon, target 500 peserta, namun yang hadir 1000 lebih, padahal
tim intinya hanya 3 orang namun bisa menggerakkan massa.

Bagaimana cara dapat pesertanya?

Dengan marketing online copywriting menggunakan semua sosial media (FB, Twitter, BBM,
WA, Instagram)

Bisa contohin ga kak, bentuk kerjsama dengan sponsorship, ex- jika alternatif A itu
seperti apa dan contoh kompensasi selain yang umum biasa kita sepakati sama pihak
sponsorship ada di contoh proposal.

Bagaimana dengan pembicara keren dengan budget yang sangat minimalis? Aktifkan
kecerdasan emosionalnya, saya undang Ust. Felix Siaw semuanya dengan kecerdasan sosial,
semua akomodasi, hotel, fee saya gunakan sponsor.

EO BLUE PRINT
Dibuat tanggal :
What Who How CASH FLOW
Tema : Pemasukan
Sasaran PESERTA Inti
KEGIATAN
Pengeluaran
Why
Tujuan :

Where Sasaran SPONSOR DAYA TARIK MARKETING

Tempat : Online

22
 When TIM KOLABORASI Offline
Waktu :

Aktifkan kecerdasan emosionalnya,

How mas Ali yang baik? = > Perbaiki hubungan vertikal (Tuhan/Allah) benerin yang wajib,
hidupkan yang sunnah.

Teman-teman juga bisa garap organizer, lunching perusahaan baru. Bilamana perusahaan
baru, bilamana perusahaan/produk teman-teman yang ingin dibandingkan secara nasional
bisa konsultasi ke saya di luar group ini.

Secara teori mungkin membuat sebuah EO itu mudah. Tapi secara kenyataan ada yang
sebaliknya. Boleh tahu ga kak kendala saat mengadakan EO?

EO = > belajar managemen, me manage waktu, managing people, manage emosi.

Kendalanya adalah individu masing-masing, jika ada satu tim yang tidak satu frekuensi
maka akan berpengaruh terhadap sebuah event.

Untuk mendapatkan sponsor, teman-teman harus lihat dulu event apa yang sekiranya pas
untuk disandingkan dengan sponsor.

Perjelas Blue Print terlebih dahulu.

Apakah juga harus punya banyak koneksi? Pasti.

Dimulai dengan sering mengikuti beberapa pelatihan, baik yang gratisan maupun
berbayar, intinya harus berani membayar harga, tidak boleh terus-terusan maunya mental
gratisan.
Siapa yang banyak investasi leher keatas terhadap semua ilmu maka hidupnya akan selalu
dimudahkan.

Tadi kan disebutkan kendala disebuah EO adalah di individu masing-masing,

bagaimana kalau ada yang tidak 1 frekuensi dalam 1 tim? Apa yang harus dilakukan?
= > Gunakan personal approach, deketin, bahwa ini acara kita bersama, harus dikerjakan
bersama.

Bang Ali kan di EO yang ngadain koko Felix di Cirebon. Dan bang Ali bilang cuman 3
orang. Kira-kira 3 orang ini berfungsi sebagai apa saja?
1. Ketua Pelaksana
2. Sekretaris
3. Bendahara

Apa saja Indikator Sukses sebuah Event?

Jumlah peserta? Hasrat Sponsor? Atau? = > Peserta merasa puas setelah diberikan
kuosioner / testimoni peserta. Hasrat sponsor bisa diberikan ruang untuk promosi seperti
bazaar, pencantuman logo, dll.

23
Untuk marketing bersama-sama totalitas, tidak mengandalkan satu orang yang
bertanggung jawab.

2.13 Rahasia Sukses Bikin Konser Musik

Langkah awal dan menjadi patokan untuk mendapatkan konser yang sukses dan
menentukan harga tiketnya harus mempunyai visi dan misi,berikut beberapa point
mengenai tips untuk mendapatkan atau sukses nya event :
1. Konsep Event Seperti Apa?
Untuk suksesnya event,event organizer harus tau dulu konsep event seperti apa yang
akan diselenggarakan agar dapat dirancang sebaik mungkin untuk mensukseskan
acara.
2. Bintang Tamu yang diundang siapa?
Event Organizer harus mengetahui bintang tamu yang diundang itu siapa, contoh :
Judika, jadi Event Organizer jadi tau apa yang harus dilakukan seperti apa yang
dibutuhkan bintang tamu yang diundang untuk kenyamanan nya.
3. Menghitung Budjeting Event.
Menghitung Budjeting Event ini adalah salah satu point penting untuk suksesnya
acara Event. Untuk menyelenggarakan suatu Event kecil/besar harus tau berapa dana
yang dibutuhkan dan yang bakal dikeluarkan. Jadi, untuk menghitung budjeting ini
sudah terstruktur suatu rincian atau opsi yang akan digunakan dan dapat dihitung
sesuai kebutuhan Event.
4. Menentukan Harga Tiket
Menentukan harga tiket adalah tahap akhir untuk kesuksesan acara Event. Harga tiket
juga dapat ditentukan dengan siapa bintang tamu yang di undang. Harga tiket dapat
ditentukan dengan menghitung angka kebutuhan. Untuk menentukan Harga tiket juga
dapat menggunakan strategi presale yaitu menciptakan kegembiraan awal dan
membantu memastikan bahwa tiket terjual dengan cepat dan mendapatkan promotor
yang hebat.

2.14 Memulai Usaha Bisnis Wedding Organizer

Pernikahan merupakan salah satu momen paling penting dalam kehidupan seseorang.
Dengan semakin kompleksnya persiapan pernikahan, banyak pasangan yang memilih
menggunakan jasa wedding organizer (WO) untuk membantu mengelola dan
menyukseskan acara mereka. Bisnis wedding organizer pun menjadi salah satu sektor
yang terus berkembang, terutama dengan adanya tren pernikahan modern, personalisasi,
dan tema unik yang terus berubah. Artikel ini akan membahas bagaimana memulai bisnis
wedding organizer, tantangan yang dihadapi, serta strategi yang dapat diambil untuk
meraih kesuksesan dalam industri ini.

A. Strategi Sukses Memulai Usaha Atau Bisnis Wedding Organizer

24
 Untuk menghadapi tantangan dan memanfaatkan peluang yang ada, berikut
adalah beberapa strategi yang bisa diterapkan dalam memulai usaha wedding
organizer:

1. Bangun Jaringan yang Luas: Dalam industri ini, jaringan sangat penting.
Membangun relasi dengan vendor-vendor pernikahan seperti catering, dekorator,
fotografer, dan desainer gaun pengantin bisa membantu wedding organizer dalam
memberikan layanan yang lengkap dan berkualitas.
2. Pelatihan dan Pengembangan Diri: Mengikuti pelatihan, seminar, atau
workshop yang berkaitan dengan event management atau industri pernikahan akan
membantu pelaku usaha wedding organizer dalam meningkatkan kualitas
layanan yang diberikan.
3. Personal Branding dan Reputasi: Membangun personal branding yang kuat
sangat penting untuk menarik klien. Kejujuran, profesionalisme, dan dedikasi
yang tinggi akan membantu menciptakan reputasi yang baik. Reputasi ini nantinya
akan menjadi alat pemasaran yang paling ampuh dalam bisnis WO.
4. Pelayanan yang Personal dan Profesional: Klien akan merasa lebih puas jika
mereka merasa diperlakukan secara personal. Mendengarkan kebutuhan klien,
memahami preferensi mereka, dan memberikan solusi yang tepat akan
memberikan nilai tambah bagi wedding organizer.
5. Manfaatkan Media Sosial dan Website: Pemasaran digital sangat penting dalam
memperluas jangkauan usaha wedding organizer. Menggunakan media sosial
seperti Instagram, TikTok, dan website resmi untuk mempromosikan layanan dan
portofolio dapat meningkatkan kepercayaan calon klien.
6. Berinovasi dalam Konsep Pernikahan: Wedding organizer harus selalu up-to-
date dengan tren terbaru dalam industri pernikahan. Selain itu, kreativitas dalam
menciptakan konsep pernikahan yang unik dan sesuai dengan keinginan klien
dapat menjadi faktor pembeda dalam menghadapi persaingan.
7. Pelatihan dan Pengembangan Diri: Mengikuti pelatihan, seminar, atau
workshop yang berkaitan dengan event management atau industri pernikahan akan
membantu pelaku usaha wedding organizer dalam meningkatkan kualitas
layanan yang diberikan.

25
B. Peluang Dalam Usaha Atau Bisnin Wedding Organizer
Industri wedding organizer terus berkembang seiring dengan meningkatnya
permintaan dari pasangan yang ingin merayakan pernikahan mereka secara
profesional dan efisien. Berikut adalah beberapa peluang yang bisa
diambil dari usaha ini:
1. Tingginya Permintaan Jasa WO: Dengan semakin sibuknya kehidupan
masyarakat urban, banyak pasangan yang tidak memiliki waktu untuk mengatur
seluruh detail pernikahan mereka. Mereka lebih memilih menggunakan jasa
profesional untuk merencanakan dan mengorganisir acara.
2. Pasar yang Besar dan Beragam: Indonesia adalah negara dengan populasi yang
besar, yang berarti ada banyak pasangan yang siap menikah setiap tahunnya.
Selain itu, dengan beragamnya budaya dan tradisi, wedding organizer bisa
menargetkan pasar yang spesifik, seperti pernikahan tradisional, modern,
atau internasional.
3. Tren Pernikahan yang Selalu Berkembang: Setiap tahun, tren pernikahan terus
berubah, mulai dari dekorasi, tema, hingga konsep acara. Hal ini memberikan
peluang bagi wedding organizer untuk selalu berinovasi dan menawarkan layanan
yang up-to-date.
4. Permintaan Layanan Lengkap: Banyak pasangan yang tidak hanya
membutuhkan bantuan dalam merencanakan hari H, tetapi juga memerlukan
bantuan dalam hal catering, dekorasi, fotografer, hingga hiburan. Wedding
organizer dapat menawarkan paket lengkap untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

C. Langkah-langkah Memulai Wedding Organizer:

1. Riset Pasar: Sebelum memulai bisnis, langkah pertama yang harus dilakukan
adalah riset pasar. Pahami kebutuhan dan keinginan pasangan yang akan menikah,
tren pernikahan yang sedang populer, dan siapa saja kompetitor di pasar. Riset
yang baik akan memberikan wawasan yang jelas tentang segmen
yang ingin dituju.
2. Buat Rencana Bisnis: Rencana bisnis sangat penting sebagai panduan dalam
menjalankan usaha. Rencana ini harus mencakup tujuan bisnis, target pasar,
strategi pemasaran, analisis keuangan, dan perincian layanan yang akan
ditawarkan. Rencana bisnis yang matang membantu bisnis tetap fokus dan terarah.

26
 3. Bentuk Tim yang Kompeten: Bisnis wedding organizer memerlukan tim yang
terdiri dari berbagai ahli, seperti perencana acara, dekorator, pengelola keuangan,
dan koordinator vendor. Memiliki tim yang kompeten akan memastikan seluruh
detail pernikahan dikelola dengan baik.
4. Legalitas dan Izin Usaha: Setiap usaha yang profesional harus memiliki izin dan
legalitas yang jelas. Pastikan bisnis WO memiliki izin usaha dan mengikuti
peraturan yang berlaku agar dapat beroperasi dengan lancar tanpa masalah hukum.
5. Bangun Hubungan dengan Vendor: Wedding organizer harus bekerja sama
dengan berbagai vendor seperti katering, fotografer, videografer, desainer gaun,
dan musisi. Membangun hubungan baik dengan vendor-vendor ini sangat penting
untuk memastikan kualitas layanan yang diberikan kepada klien.
6. Tentukan Layanan yang Ditawarkan: Wedding organizer dapat menawarkan
berbagai jenis layanan, mulai dari perencanaan penuh, koordinasi hari-H, hingga
paket lengkap pernikahan. Penentuan jenis layanan yang tepat sesuai kebutuhan
klien menjadi kunci agar bisnis WO bisa bersaing dan berkembang.
7. Strategi Pemasaran: Pemasaran yang baik adalah kunci dalam mendapatkan
klien. Selain menggunakan media sosial untuk memamerkan portofolio, wedding
organizer juga dapat bekerja sama dengan influencer, menggunakan testimoni dari
klien yang puas, atau mengadakan pameran pernikahan untuk
memperkenalkan bisnisnya.

D. Tantangan Dalam Memulai Usaha Atau Bisnis Wedding Organizer

Meski menawarkan peluang yang besar, memulai usaha wedding organizer
juga memiliki berbagai tantangan yang perlu diantisipasi. Berikut adalah beberapa
tantangan yang sering dihadapi:
1. Persaingan yang Ketat: Semakin banyaknya wedding organizer yang
bermunculan membuat persaingan dalam industri ini cukup ketat. Pelaku usaha
harus memiliki keunikan dan strategi pemasaran yang tepat untuk bisa bersaing.
2. Ekspektasi Klien yang Tinggi: Pasangan yang hendak menikah sering kali
memiliki ekspektasi yang sangat tinggi terhadap acara pernikahan mereka.
Wedding organizer harus mampu memenuhi ekspektasi tersebut agar bisa
memuaskan klien dan membangun reputasi yang baik.
3. Mengelola Anggaran dengan Efisien: Setiap pasangan memiliki anggaran yang
berbeda untuk pernikahan mereka. Wedding organizer perlu mahir dalam

27
 mengelola anggaran tersebut, sehingga semua aspek pernikahan bisa berjalan
dengan baik tanpa melampaui batas biaya yang ditetapkan.
4. Koordinasi dengan Vendor: Wedding organizer harus bisa menjalin kerja sama
yang baik dengan berbagai vendor, seperti catering, dekorator, fotografer, dan
lainnya. Koordinasi yang buruk dapat berdampak pada kelancaran
acara pernikahan.
5. Mengelola Waktu dan Sumber Daya: Memiliki kemampuan manajemen waktu
dan sumber daya yang baik sangat penting dalam bisnis wedding organizer. Acara
pernikahan melibatkan banyak elemen dan jika tidak dikelola dengan baik, dapat
menyebabkan kekacauan pada hari pernikahan.

2.15 Tips Pembagian Tim Wedding Organizer

Untuk memastikan acara pernikahan berjalan lancar, banyak pasangan memutuskan untuk
menggunakan jasa wedding organizer (WO). Sebuah tim WO bertanggung jawab untuk
mengatur setiap aspek dari pernikahan mulai dari konsep, dekorasi, hingga koordinasi dengan
vendor. Oleh karena itu, pembagian tugas yang efektif dalam tim wedding organizer menjadi
kunci sukses dalam menghadirkan acara yang tak terlupakan bagi pasangan dan tamu.

A. Identifikasi Kebutuhan Dan Peran Tim

Sebelum melakukan pembagian tugas, penting bagi tim wedding organizer untuk
memahami kebutuhan acara pernikahan secara keseluruhan. Identifikasi semua elemen
yang diperlukan seperti dekorasi, katering, hiburan, transportasi, dan dokumentasi. Dari
sini, dapat dibagi peran-peran utama dalam tim sebagai berikut:

1. Project Manager (PM): Bertanggung jawab untuk mengawasi seluruh proses

pernikahan. PM adalah orang yang memimpin tim, berkoordinasi dengan
klien, dan memastikan setiap bagian acara sesuai rencana.
2. Koordinator Acara (Event Coordinator): Fokus pada teknis pelaksanaan
hari-H, mulai dari mengatur urutan acara, memastikan setiap vendor datang
tepat waktu, hingga menjaga kelancaran acara.
3. Tim Logistik dan Transportasi: Bertanggung jawab atas semua kebutuhan
pengangkutan barang dan tamu, seperti penempatan alat-alat dekorasi atau
transportasi pengantin.

28
 4. Tim Dekorasi dan Tata Ruang: Bertugas mendesain dan menata dekorasi
tempat acara berdasarkan tema dan preferensi klien.
5. Koordinator Vendor: Berfungsi sebagai penghubung dengan vendor seperti
fotografer, katering, atau makeup artist, serta memastikan kebutuhan dari
setiap vendor terpenuhi.

B. Pahami Keahlian Masing-masing Anggota Tim

Setiap anggota tim wedding organizer memiliki keahlian yang berbeda-beda.
Oleh karena itu, penting untuk mengalokasikan tugas berdasarkan keahlian masing-
masing anggota tim. Misalnya, anggota yang memiliki pengetahuan tentang desain
dapat fokus pada dekorasi dan tata ruang, sementara yang memiliki keterampilan
manajemen waktu dan komunikasi dapat ditempatkan sebagai koordinator
acara atau vendor contohnya anggota yang ahli dalam desain dan kreativitas memiliki
kemampuan desain visual yang baik, mahir dalam mengkombinasikan warna, elemen
dekoratif, dan tata ruang, cocok untuk tim dekorasi dan tata ruang.

C. Komunikasi yang Efektif dan Terstruktur

Komunikasi adalah kunci keberhasilan dalam tim wedding organizer. Setiap
anggota tim harus memahami tugas dan tanggung jawabnya serta memiliki jalur
komunikasi yang jelas. Gunakan alat bantu manajemen proyek seperti Trello atau
Google Sheets untuk melacak progres pekerjaan. Rapat rutin sebelum hari acara juga
sangat penting untuk memastikan semua aspek sudah tertangani dengan baik.

D. Fleksibilitas dalam Tugas

Walaupun tugas sudah dibagi secara spesifik, tim wedding organizer harus
fleksibel dalam menghadapi perubahan di lapangan. Pada hari-H, kemungkinan akan
ada situasi tak terduga yang memerlukan anggota tim untuk bekerja sama atau
membantu tugas lain. Oleh karena itu, semua anggota tim harus siap beradaptasi dan
memberikan dukungan lintas divisi jika diperlukan contohnya:
1. Koordinator Acara Membantu Dekorasi
Situasi Pada hari-H, dekorasi belum selesai karena keterlambatan
pengiriman barang.
2. Tim Logistik Menggantikan Koordinator Vendor

29
 Situasi: Vendor katering tiba lebih awal dari jadwal, namun koordinator
vendor Ssedang sibuk berkoordinasi dengan penyedia musik.

E. Membuat Rencana Cadangan (Backup Plan)

Untuk setiap tugas yang diemban, penting juga untuk memiliki rencana
cadangan. Hal ini penting jika terjadi kendala, seperti keterlambatan vendor atau
masalah teknis lainnya. Pembagian tanggung jawab untuk mengantisipasi hal-hal
yang tidak terduga ini juga harus direncanakan dengan matang.
1. Rencana Cadangan Cuaca Buruk
Situasi: Pernikahan diadakan di luar ruangan (outdoor), tetapi ada risiko hujan
atau cuaca ekstrem.
2. Vendor Katering Terlambat
Situasi: Vendor katering mengalami keterlambatan pengiriman makanan atau
mengalami masalah teknis di dapur.

F. Evaluasi Setelah Acara

Setelah acara selesai, lakukan evaluasi menyeluruh. Evaluasi ini akan
memberikan wawasan tentang apa yang berhasil dan apa yang perlu ditingkatkan.
Setiap anggota tim dapat memberikan masukan dan pembelajaran yang nantinya dapat
diterapkan untuk proyek pernikahan selanjutnya contohnya:
1. Evaluasi Perencanaan
a. Hal yang Berhasil: Tim berhasil membuat timeline acara yang jelas
dan diikuti oleh semua pihak, termasuk klien dan vendor.
b. Hal yang Perlu Ditingkatkan: Pemilihan beberapa vendor memerlukan
waktu lebih lama dari yang diharapkan. Untuk acara berikutnya,
mungkin dapat membuat daftar vendor yang sudah diverifikasi
sebelumnya untuk mempersingkat waktu negosiasi.
2. Evaluasi Komunikasi dengan Tim
a. Hal yang Berhasil: Tim berhasil menggunakan alat manajemen proyek
seperti Trello untuk melacak tugas dan jadwal, yang membuat
komunikasi antar anggota lebih efisien.
b. Hal yang Perlu Ditingkatkan: Beberapa anggota merasa terlambat
mendapatkan informasi terkait perubahan vendor atau dekorasi. Perlu
ada koordinasi lebih cepat untuk mengatasi perubahan mendadak.

30
2.16 Tips Memulai Bisnis Wedding Organizer

A. Tips Memulai Bisnis Wedding Organizer

1. Siapkan Team
Team yang dimaksud adalah teman yang sudah menikah atau yang sudah pernah
menyewa wedding organizer, dikarenakan pasti punya pengalaman atau
gambaran pernikahan itu seperti apa dan apa saja yang dibutuhkan. Team ini
berisikan 5-8 orang tapi tergantung dengan besarnya acara dan banyaknya orang
yang dibutuhkan.
2. Membuat Daftar Vendor
Membuat daftar vendor yang dimaksud ialah untuk memulai bisnis wedding
organizer tidak harus membuat kerja sama terlebih dahulu terhadap vendor -
vendor lain. Bisa saja cek diInstagram atau aplikasi bridestory (jasa vendor)
gunanya bisa memberikan sajian terhadap client.
3. Siapkan Lembar Kerja
Lembar kerja yang dimaksud ialah data isian atau data client, jadi data isian ini
akan diisi oleh client, isiannya terdiri dari nama lengkap, nama orang tua, tamu
yang VIP atau tidak. Dan yang terpenting adalah rundown acara ini bisa dibuat
dengan cara yang umum atau bisa dari acara umum sampai keacara adat khusus.
4. Cari Client Pertamamu
Tips Cari Client (mendekatkan diri ke client/vendor)
5. Jangan Komersil
Contohnya pakai HT bisa sewa, intinya perbanyak klien dan pengalaman , jangan
memikirkan keuntungan yang banyak, jangan tarif harga mahal.
6. Mencari peralatan operational pendukung
Contohnya HT, rundown acara, buku undangan
7. Dokumentasi Acara
Dokumentasikan acara dengan baik dan secara detail acara pernikahan atau acara
yang dihandle pertama kali karena nantinya sangat penting untuk media jualan
8. Buat social media dan paket lainnya
Contohnya Portofolio / pengalaman wedding oraganizer yang pertama kali, bisa
di up social media.

B. Tips Bisnis Wedding Organizer Yang Banjir Order

Banyak pertanyaaan apa saja sih yang dikerjain wedding organizer? Jadi untuk
fungsi wedding organizer itu sebenarnya ada 5 tahap, yang pertama ada konsultasi
nah ditahap ini konsep budgeting segala macam dikonsultasitakan, yang kedua yaitu
koordinasi, jadi setelah konsultasi dan ketemu vendor-vendor kita koordinasi dengan
tim koordinasi, kita komunikasi dengan tim tim terkait, jika sudah di hari H acara
sudah beres habis, yang terkhir ialah laporan evaluasi biasa disebut berita acara
pernikahan buat calon client.

Beberapa tips agar bisnis wedding organizer Anda banjir order:

31
1. Bangun Branding yang Kuat
 Identitas Visual yang Menarik: Ciptakan logo, warna, dan gaya desain
yang unik dan mudah diingat
 Konsisten: Terapkan identitas visual ini di semua materi promosi, baik
itu website, sosial media, hingga kartu nama.
 Ceritakan Kisah: Buat cerita di balik bisnis kita. Apa yang
membedakan wedding organizer kita dengan wedding organizer
lainnya.
2. Manfaatkan Media Sosial
 Platform yang Tepat: Pilih platform sosial media yang paling banyak
digunakan oleh target pasar Anda (misalnya Instagram, Facebook,
TikTok).
 Konten Berkualitas: Bagikan foto dan video pernikahan yang indah,
tips pernikahan, serta behind the scenes.
 Interaksi: Jalin hubungan baik dengan calon klien melalui komentar
dan pesan.
3. Jaringan yang Luas
 Kolaborasi dengan Vendor: Bangun hubungan baik dengan vendor lain
seperti fotografer, videografer, dekorasi, dan katering.
 Referensi: Minta testimoni dari klien yang puas dan gunakan untuk
menarik klien baru.
4. Pelayanan yang Prima
 Komunikasi yang Baik: Selalu responsif terhadap pertanyaan dan
permintaan klien.
 Kustomisasi: Setiap pernikahan unik, jadi berikan sentuhan personal
pada setiap proyek.
 Manajemen Proyek yang Baik: Buat jadwal yang jelas dan pastikan
semua detail terorganisir dengan baik.
 Solusi yang Kreatif: Berikan solusi yang inovatif dan sesuai dengan
budget klien.
5. Marketing yang Efektif
 Email Marketing: Kirim newsletter dengan tips pernikahan, promo,
dan informasi terbaru.
 Content Marketing: Buat konten yang bermanfaat dan menarik untuk
menarik perhatian calon klien.
6. Pelatihan dan Pengembangan Diri
 Ikuti Tren: Terus update dengan tren terbaru di industri pernikahan.
 Pelatihan: Ikuti pelatihan atau workshop untuk meningkatkan
keterampilan Anda.
 Berinovasi: Jangan takut untuk mencoba hal-hal baru dan berbeda.

32
2.17 Modal Awal Bisnis Event Organizer

Memulai bisnis wedding organizer (WO) perlu memiliki pengetahuan dan skill.
Selain dibutuhkan ketelitian dan jaringan, ada pula modal awal yang perlu dimiliki
calon pengusaha WO. Hal-hal penting yang perlu masuk budget modal usaha wedding
organizer:
1. Ketelitian dalam melihat detail dan peluang
2. Bekerja diwedding organizer terlebih dahulu gunanya kita bisa mendapatkan
masukan seperti apakah bisnis wedding organizer didalamnya.
3. Budget, jadi wedding organizer seharusnya memiliki office karna bisa
mengambil kepercayaan orang yang benar – benar sudah datang kekantor.

Untuk modal awal bisnis:

1. office : 30 -50jt
2. perangkat (pekerja) : 10jt
3. tim social media : 10jt

Kesimpulannya ialah jaringan dengan vendor jadi poin penting untuk memulai
bisnis wedding organizer.

2.18 Tips Mendapatkan Client Pertama Wedding Organizer

Tips mendapatkan client pertama weeding organizer.
1) Harus paham bahwa WO adalah bisnis jasa
Wedding organizer (WO) adalah penyedia jasa profesional yang membantu
merencanakan, mengatur, dan mengelola semua aspek sebuah pernikahan. Layanan
yang ditawarkan oleh wedding organizer dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan
dan anggaran klien, namun secara umum mencakup berbagai bidang jasa.
2) Mendapatkan & Menjaga Kepercayaan Client
Cara untuk mendapat kan kepercayaan client yaitu dengan menjaga nya dan dapat
beberikan rasa aman dan nyaman ketika berjumpa ataupun menyelenggarakan event
dari penyelenggara.
3) Memulai dari hal kecil,seperti jadi Organizer Acara Tunangan
Jika seorang pemula ingin memulai menjadi seorang WO(weeding organizer) harus
dimulai dari hal kecil dahulu. Agar dapat mendapatkan kepercayaan terlebih dahulu
dan pengalaman dibidang tersebut.
4) Tidak membuat Harga Pasar terlebih dahulu di awal atau Free untuk memberikan
pengalaman dan mendapatkan portofolio sekaligus dapat kepercayaan dari client.
5) Kolaborasi dengan Vendor lain
6) Value adalah untuk Membantu Orang lain.

33
2.19 Apa Saja Tugas Wedding Organizer

Apa saja Tugas Wedding Organizer (WO), Wedding Organizer Dibagi menjadi 2 tim
tergantung kebutuhan Client, yaitu :

1. Wedding Planner (membantu menghubungi Vendor)

Perencanaan Pernikahan (Wedding Planning)
 Konsultasi Awal: Mengadakan pertemuan dengan pasangan pengantin untuk
memahami visi, tema, dan preferensi mereka.
 Perencanaan Anggaran: Membantu pasangan dalam merencanakan dan
mengelola anggaran pernikahan, termasuk estimasi biaya dan pemilihan
vendor.
 Jadwal Acara: Menyusun dan mengelola jadwal pernikahan, termasuk waktu
upacara, resepsi, dan kegiatan lainnya.

2. One – Day Wedding Service (tidak membantu menhubungi Vendor atau Client
sendiri lah yang menghubungi Vendor yang diinginkan).
One-Day Wedding Service atau layanan pernikahan satu hari adalah sebuah konsep di
mana semua aspek pernikahan direncanakan dan dilaksanakan dalam waktu singkat,
seringkali hanya dalam satu hari. Layanan ini biasanya mencakup semua kebutuhan
utama untuk acara pernikahan tanpa memerlukan perencanaan jangka panjang.
Berikut adalah tugas tugas dari One-Day Wedding Service :
 Perencanaan Singkat
 Konsultasi Singkat: Mengadakan pertemuan singkat dengan pasangan
untuk memahami preferensi mereka, tema, dan kebutuhan khusus.
 Perencanaan Terbatas: Menyusun rencana pernikahan yang ringkas
dan efisien, termasuk jadwal acara dan pengaturan logistik.
 Koordinasi Vendor
 Pemilihan Vendor: Menyediakan pilihan vendor yang telah bekerja
sama sebelumnya, seperti katering, dekorator, dan fotografer.
 Negosiasi dan Kontrak: Menangani negosiasi kontrak dan perjanjian
dengan vendor untuk memastikan layanan yang diperlukan tersedia
pada hari pernikahan.

34
 Desain dan Dekorasi
 Dekorasi Cepat: Menyediakan dan mengatur dekorasi yang diperlukan
untuk upacara dan resepsi dengan waktu persiapan yang minimal.
 Pengaturan Layout: Mengatur tata letak tempat duduk, meja, dan area
acara dengan cepat dan efisien.
 Manajemen Hari-H
 Koordinasi Acara: Mengawasi jalannya acara pada hari pernikahan
untuk memastikan semua berjalan sesuai rencana.
 Manajemen Waktu: Memastikan bahwa semua elemen acara dimulai
dan berakhir tepat waktu, termasuk upacara, pidato, dan hiburan.
 Penanganan Masalah: Menangani dan menyelesaikan masalah atau
situasi mendadak yang mungkin timbul selama acara.
 Layanan Kustomisasi
 Undangan dan Cetakan: Menyediakan desain dan cetakan undangan,
program acara, dan materi cetakan lainnya dalam waktu yang singkat.
 Catering dan Menu: Menyediakan opsi menu katering yang sudah
terpilih dan memadai dengan waktu persiapan yang singkat.
 Koordinasi Transportasi
 Transportasi Tamu: Mengatur transportasi untuk tamu jika diperlukan,
seperti bus atau kendaraan sewaan.
 Transportasi Pengantin: Mengatur kendaraan untuk pasangan
pengantin, seperti mobil pengantin atau limusin.
 Layanan Pasca-Acara
 Evaluasi Cepat: Menyusun evaluasi singkat setelah acara untuk
memastikan bahwa semua aspek telah ditangani dengan baik.
 Penyelesaian Administratif: Menyelesaikan administrasi dan
pembayaran akhir kepada vendor dan memastikan semua tagihan dan
kontrak telah dilunasi.
 Layanan Tambahan
 Perencanaan Honeymoon: Jika diperlukan, memberikan bantuan dalam
merencanakan perjalanan bulan madu dengan waktu yang terbatas.
 Acara Pra-Pernikahan: Mengatur acara-acara pra-pernikahan seperti
bridal shower atau rehearsal dinner, jika sesuai dengan waktu yang
tersedia.

35
 Jadi, Wedding Planner & One-Day Weeding Service mempunyai kesamaan,dan secara
spesifik nya dan dapat di definisikan lebih sederhana nya bahwa tugas dari mereka ini
adalah sebagai berikut :
1. Pendamping Pengantin
2. Konsumsi
3. Stopper Area Pelaminan
4. Perlengkapan
5. Penerima Tamu
6. Leader atau Tim Mobile

2.20 5 Posisi Event Organizer Versi WEORGENIZE dalam Rangkaian Resespsi

Pernikahan

Mengetahui peran penting posisi wedding organizer dan apa tugas tugas nya dalam acara
pernikahan,sebagai berikut :

1. Usher
Peran Umum: Usher bertanggung jawab untuk menyambut dan membantu tamu yang
hadir di acara pernikahan. Mereka memainkan peran penting dalam menciptakan
suasana yang ramah dan memastikan bahwa tamu merasa nyaman dan teratur.
Tugas Utama nya adalah :
 Menyambut Tamu: Menyambut tamu saat mereka tiba di lokasi pernikahan
dan membantu mereka dengan lokasi tempat duduk mereka.
 Mengatur Tempat Duduk: Mengarahkan tamu ke tempat duduk yang telah
ditentukan, baik untuk upacara pernikahan maupun resepsi.
 Memberikan Informasi: Menjawab pertanyaan tamu dan memberikan
informasi tentang acara, seperti waktu dimulainya upacara dan lokasi fasilitas.
 Mengelola Daftar Tamu: Membantu dalam mengelola daftar tamu dan
memastikan tidak ada tamu yang tidak terdaftar memasuki area yang tidak
seharusnya.
 Menyediakan Bantuan: Membantu tamu yang membutuhkan bantuan, seperti
tamu dengan kebutuhan khusus atau anak-anak.

2. Liaison Officer ( LO)

Peran Umum LO Wedding Organizer adalah sebagai penghubung utama, coordinator
acara, penanganan masalah.

36
  Penghubung Utama: LO berfungsi sebagai penghubung antara pasangan
pengantin, wedding organizer, dan semua pihak terkait seperti vendor, tamu,
dan staf.
 Koordinator Acara: Mereka memastikan bahwa semua elemen acara
terkoordinasi dengan baik dan sesuai jadwal.
 Penanganan Masalah: LO menangani berbagai masalah atau situasi mendadak
yang mungkin timbul pada hari pernikahan.
Tugas Utama LO Wedding Organizer terdapat beberapa point,yaitu :
 Perencanaan dan Persiapan
 Briefing Tim: Memberikan pengarahan kepada tim wedding organizer
dan vendor tentang tugas, jadwal, dan prosedur acara.
 Koordinasi Vendor: Berkomunikasi dengan berbagai vendor (seperti
katering, dekorator, dan fotografer) untuk memastikan bahwa semua
persiapan berjalan dengan baik dan sesuai rencana.
 Jadwal Acara: Membantu dalam menyusun dan mengelola jadwal
acara, termasuk pengaturan waktu upacara, resepsi, dan momen-
momen penting lainnya.
 Manajemen Hari-H
 Pemantauan Acara: Mengawasi jalannya acara pada hari pernikahan
untuk memastikan bahwa semua detail berjalan sesuai rencana.
 Penanganan Tamu: Mengatur dan mengawasi tempat duduk tamu,
memastikan tamu merasa nyaman, dan menangani pertanyaan atau
permintaan tamu.
 Pengaturan Logistik: Mengelola logistik seperti alur acara,
penyampaian makanan, dan persiapan untuk upacara atau resepsi.
 Komunikasi dan Koordinasi
 Penghubung antara Pihak: Menjadi penghubung antara pasangan
pengantin, keluarga, vendor, dan tamu untuk memastikan komunikasi
yang lancar.
 Kepuasan Klien: Mengatur agar semua kebutuhan pasangan pengantin
dan keluarga mereka terpenuhi, serta memastikan bahwa mereka puas
dengan jalannya acara.
 Penanganan Masalah

37
  Resolusi Masalah: Menangani dan menyelesaikan masalah yang
muncul secara cepat dan efisien untuk memastikan acara tetap berjalan
lancar.
 Penanganan Kejadian Tak Terduga: Mengelola kejadian tak terduga
yang mungkin terjadi dan membuat penyesuaian yang diperlukan pada
jadwal atau logistik.
 Penyusunan Laporan
 Evaluasi Acara: Setelah acara selesai, LO dapat membantu dalam
menyusun laporan evaluasi acara untuk mengidentifikasi apa yang
berjalan dengan baik dan area yang perlu diperbaiki untuk acara
mendatang.
1. Stopper
“Event stopper” atau “event coordinator” dalam konteks wedding organizer, peran
tersebut bisa melibatkan tanggung jawab untuk memastikan acara tidak mengalami
gangguan dan tetap berjalan lancar.
Berikut apa-apa saja peran dan tugas seorang stopper weeding organizer :
a. Peran Umum Stopper Wedding Organizer
 Penjamin Kelancaran Acara
 Pengawasan Acara: Memastikan semua elemen acara
berlangsung sesuai rencana dan jadwal.
 Penanganan Masalah: Mengatasi dan menyelesaikan masalah
yang mungkin timbul, seperti masalah logistik atau
ketidaksesuaian dengan rencana.
 Pengelola Situasi Darurat
 Penanganan Kejadian Tak Terduga: Menangani situasi darurat
atau kejadian tak terduga yang dapat mempengaruhi acara,
seperti cuaca buruk, masalah teknis, atau perubahan mendadak.
 Koordinasi dengan Tim: Bekerja sama dengan tim wedding
organizer, vendor, dan pihak terkait untuk memastikan
penanganan masalah secara efektif
b. Tugas Utama Stopper Wedding Organizer
 Perencanaan dan Persiapan

38
  Koordinasi Pra-Acara: Berkolaborasi dalam perencanaan dan
persiapan acara untuk memastikan semua detail telah
diperhitungkan dan ada rencana darurat jika diperlukan.
 Briefing Tim: Memberikan pengarahan kepada tim tentang
prosedur dan rencana darurat.
 Manajemen Hari-H
 Pengawasan Acara: Mengawasi jalannya acara secara
keseluruhan untuk memastikan tidak ada gangguan yang
signifikan.
 Pemantauan Masalah: Memonitor situasi secara aktif untuk
mendeteksi masalah atau potensi gangguan sebelum
berkembang menjadi isu besar.
 Penanganan Insiden: Mengelola dan menyelesaikan insiden
atau masalah yang muncul dengan cepat dan efisien untuk
meminimalkan dampak pada acara.
 Koordinasi dan Komunikasi
 Koordinasi dengan Pihak Terkait: Berkoordinasi dengan
vendor, staf, dan tamu untuk memastikan semua pihak tetap
terinformasi dan masalah ditangani dengan baik.
 Komunikasi dengan Klien: Menjaga komunikasi yang jelas
dengan pasangan pengantin dan memastikan mereka tetap
tenang dan terinformasi mengenai situasi yang mungkin
mempengaruhi acara.
 Penanganan Masalah dan Resolusi
 Masalah Teknis: Menangani masalah teknis seperti peralatan
yang tidak berfungsi atau perubahan mendadak dalam rencana
acara.
 Penyelesaian Konflik: Menyelesaikan konflik atau ketegangan
antara pihak-pihak yang terlibat, seperti antara tamu atau antara
vendor.
 Evaluasi dan Tindak Lanjut
 Evaluasi Acara: Setelah acara selesai, melakukan evaluasi
tentang apa yang berjalan dengan baik dan area mana yang
perlu diperbaiki.

39
  Tindak Lanjut: Menyelesaikan tindak lanjut terkait dengan
vendor atau tamu setelah acara untuk memastikan semua
masalah telah diselesaikan.
2. Stage Manager
Peran Umum Stage Manager menjadi beberapa point,yaitu :
 Koordinator Teknis: Mengelola semua aspek teknis yang terkait dengan acara
di panggung atau area utama acara.
 Pengaturan Jadwal: Memastikan bahwa semua elemen acara berlangsung
sesuai jadwal dan tanpa hambatan.
 Pengelolaan Staf dan Vendor: Bekerja sama dengan tim teknis, vendor, dan
staf lainnya untuk memastikan semuanya siap dan berfungsi dengan baik.

Tugas Utama Stage Manager dibagi menjadi beberapa tugas,yaitu :

 Perencanaan dan Persiapan

 Koordinasi dengan Tim: Berkolaborasi dengan tim wedding organizer
dan vendor (seperti teknisi suara, pencahayaan, dan dekorator) untuk
merencanakan pengaturan teknis.
 Pengaturan Panggung: Menyusun rencana pengaturan panggung,
termasuk penempatan peralatan, dekorasi, dan aksesori yang
diperlukan untuk upacara dan resepsi.
 Uji Coba: Melakukan uji coba peralatan teknis seperti mikrofon, sistem
suara, dan pencahayaan untuk memastikan semuanya berfungsi dengan
baik sebelum acara dimulai.

 Manajemen Hari-H
 Pengaturan Jadwal: Mengelola dan memantau jadwal acara, memastikan
bahwa semua elemen (seperti prosesional, pidato, dan pertunjukan) dimulai
dan berakhir tepat waktu.
 Koordinasi Staf: Mengarahkan tim teknis dan staf di lokasi untuk memastikan
bahwa semua tugas dilakukan sesuai rencana.

40
  Penanganan Masalah Teknis: Menyelesaikan masalah teknis yang mungkin
muncul selama acara, seperti masalah audio, pencahayaan, atau peralatan
lainnya.
 Koordinasi Acara
 Pengaturan Perubahan: Mengatur dan mengelola perubahan cepat yang
mungkin diperlukan selama acara, seperti perubahan setelan panggung atau
penambahan elemen baru.
 Interaksi dengan Vendor: Berkomunikasi dengan vendor untuk memastikan
bahwa semua peralatan dan layanan teknis sesuai dengan kebutuhan acara.
 Pengawasan dan Kontrol
 Pengawasan Panggung: Memastikan bahwa semua elemen panggung dan area
acara terjaga dengan baik dan sesuai dengan desain yang telah direncanakan.
 Kontrol Suara dan Pencahayaan: Mengontrol dan mengatur suara,
pencahayaan, dan efek khusus untuk memastikan mereka berfungsi sesuai
keinginan pengantin dan suasana acara.
 Penanganan Masalah
 Resolusi Masalah: Mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang
mungkin timbul terkait dengan teknis atau logistik acara.
 Penyesuaian Rencana: Membuat penyesuaian yang diperlukan jika ada
perubahan mendadak dalam rencana acara.
 Evaluasi dan Tindak Lanjut
 Evaluasi: Setelah acara selesai, mengevaluasi proses teknis dan logistik untuk
mengidentifikasi keberhasilan dan area yang dapat diperbaiki untuk acara
mendatang.
 Tindak Lanjut: Berkoordinasi dengan tim untuk menyelesaikan masalah atau
tindak lanjut yang mungkin diperlukan setelah acara selesai.

41
42
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
1. Event Organizer (EO) adalah istilah untuk penyedia jasa professional
penyelenggaraan acara yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna
mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan,
eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang
diharapkan client dalam membuat acara.
2. Modal awal dalam membangun bisnis event organizer adalah kepercayaan diri dan
keyakinan yang tinggi bahwasannya bisnis tersebut dapat membawa kesuksesan.
Selain itu dalam membangun bisnis EO sangat dibutuhkan kemampuan untuk
membangun relasi yang kuat, di mana ini akan menjadi langkah awal untuk
mendatangkan klien di dalam bisnis tersebut.
3. Kunci untuk bisa survive dan sustain dalam dunia Event Organizer adalah
mempertahankan kepercayaan. Satu hal yang perlu diketahui, dalam bisnis Event
Organizer adalah bisnis kepercayaan. Kita harus memgang suatu trust (kepercayaan)
kepada client. Jika kita sudah dipercaya oleh satu client, otomatis kita akan dicari dan
dibutuhkan orang.
4. Jenis-jenis event organizer sebenarnya dikelompokkan ke dalam beberapa kategori
sesuai acara yang ditanganinya yaitu Private Party, Penyelenggara Ulang Tahun,
Wedding Organizer (WO), Musik dan Hiburan, Brand Activation, MICE, dan One
Stop Service Ageny Event.
5. Terdapat 16 istilah dalam dunia event organizer yaitu Event Organizer, Lisioner
Officer, Roundwon, Stage, Backdrop, Technical Meeting, Person In Charge, Briefing,
Time Keeper, Media Partner, Media Promosi, GIG, Front of House, Show Director,
Stage Manager dan Runner
6. Wedding Organizer adalah suatu jasa yang memberikan pelayanan khusus secara
pribadi yang bertujuan untuk membantu calon pengantin dan keluarga calon
pengantin dari mulai perencanaan (planning) sampai tahap pelaksanaan. Wedding
Organizer memberikan informasi mengenai berbagai macam hal yang berhubungan
dengan acara pernikahan dan membantu merumuskan segala hal yang dibutuhkan
pada saat pernikahan.
7. Strategi yang bisa diterapkan dalam memulai usaha wedding organizer yaitu Bangun
Jaringan yang Luas, Pelatihan dan Pengembangan Diri, Personal Branding dan
Reputasi, Pelayanan yang Personal dan Profesional, Manfaatkan Media Sosial dan
Website, Berinovasi dalam Konsep Pernikahan serta Pelatihan dan Pengembangan
Diri.

43
8. Langkah awal yang harus dilakukan dalam membangun bisnis Wedding Organizer
yaitu membangun jaringan yang luas, pelatihan dan pengembangan diri, personal
branding dan reputasi, pelayanan yang personal dan profesional, memanfaatkan media
sosial dan website, berinovasi dalam konsep pernikahan serta pelatihan dan
pengembangan diri.
9. Adapun pembagian tim dalam Wedding Organizer adalah Project Manager (PM),
Koordinator Acara (Event Coordinator), Tim Logistik dan Transportasi, Tim Dekorasi
dan Tata Ruang serta Koordinator Vendor.
10. Hal-hal penting yang perlu masuk budget modal usaha wedding organizer yaitu
Ketelitian dalam melihat detail dan peluang, Bekerja diwedding organizer terlebih
dahulu gunanya kita bisa mendapatkan masukan seperti apakah bisnis wedding
organizer didalamnya dan Budget.

3.2 Saran
Untuk memulai bisnis Event Oragnizer dan Wedding Organizer sebaiknya sebelum
memulai, pelajari seluk-beluk industri EO dan WO. Ikuti seminar, baca buku, dan jika
memungkinkan, magang di perusahaan EO atau WO. Selain itu cobalah untuk terlibat
dalam proyek-proyek kecil atau acara keluarga untuk mendapatkan pengalaman praktis.

44
 DAFTAR PUSTAKA

Syauqi Irfan. (2019 Januari 08). BELAJAR JADI EVENT ORGANIZER [Video]. YouTube.
https://youtu.be/uZT5Jmsb_o0?si=zA-Co6t-2mnVWFJ9
Catatan Anak Event. (2019 Desesmber 25). CARA BIKIN EVENT / ACARA [Sekolah,
Kampus, Kantor, Komunitas, Event Organizer] [Video]. YouTube.
https://youtu.be/SZj27U_kCDE?si=lVmKEqE_joZHvIaC
Catatan Anak Event. (2019 November 04). Cara memulai kerja di Event Organizer untuk
pemula, ini syaratnya!! [Video]. YouTube. https://youtu.be/wRxSqSk8jFs?
si=KGcNEnY8y0Mbwk2r
Net. Biro Jawa Tengah. (2019 Januari 31). Ingin Bisnis Event Organizer, Simak dulu Tipsnya
Disini - NET JATENG [Video]. YouTube. https://youtu.be/xOj1Rcs-54c?
si=oLp2sD3jWXh0ksnb
CNBN Indonesia. (2019Maret 02). Pentingnya Spesialisasi dalam Event Organizer [Video].
YouTube. https://youtu.be/3V-xbh4c_Bs?si=_ULC6OJUru_plRbc
Muly April. (2019 Maret 11). CARA MEMBUAT PROPOSAL SERTA TIPS DAN TRIK
AGAR PROPOSAL DI TERIMA 100% [Video]. YouTube.
https://youtu.be/6RseZjQZ_ak?si=zH2rKyFKOlIXYOb2
Organizer Akasor. (2024 Juli 07). 5 Jenis-Jenis Event Organizer Yang Harus Diketahui !!
[Video]. YouTube. https://youtu.be/K-Qa6zwcs1c?si=Scd_9jv72Q4yppn0
PDaja.com. (2019 April 01). Cara Membangun Bisnis Event organizer [Video]. YouTube.
https://youtu.be/Rgof05VgaLo?si=_4SKwGA73pWMrVAg
PT INTI JASA KREATIF. (2020 Mei 08). 16 ISTILAH DALAM DUNIA EVENT
ORGANIZER [Video]. YouTube. https://youtu.be/ju_8M0zqTKg?
si=r7glWX6jj9NmZu5e
OXYGEN Home (Review Rumah dan Hotel di Jogja). (2018 November 14) Terbukti Jitu!
Rahasia Sukses Bikin Konser Musik I TIPIS-TIPIS [Video]. YouTube.
https://youtu.be/pqFWeZcg6WI?si=3gbN631wCfld8qG-
Eleven Wedding Organizer. (2021 Mei 10). Memulai Usaha Wedding Organizer
( MENJANJIKAN !!! ) #32 [Video]. YouTube. https://youtu.be/yzeNjrqcMSw?
si=O29XwqlKKpV60Sxh
Nugraha Sukma Irawan. (2020 September 05). Tips Pembagian Tugas Tim Wedding
Organizer [Video]. YouTube. https://youtu.be/46zLDyvbJCM?
si=P7wPHTRriEHBc9qb
Nugraha Sukma Irawan. (2020 Agustus 29). Tips Memulai Bisnis WO ( Wedding Organizer )
2020 [Video]. YouTube. https://youtu.be/bBd085DpZvk?si=jB1ec809noxrp9rb
Pinvest Indonesia. (2023 Februari 24). Tips Bisnis Wedding Organizer Yang Banjir Order!
Eksklusif Bareng Tiga Pagi WO | PiCast S4 Eps 5 [Video]. YouTube.
https://youtu.be/DGCR-7R66mY?si=3Xl3XpaxV61hhVf3

45
CNBN Indonesia. (2019 Februari 19). Modal Awal Bisnis Wedding Organizer [Video].
YouTube. https://youtu.be/wjV_2RFlMcc?si=o3vuULcp-XGKQiOS

Nugraha Sukma Irawan. (2020 September 27). Tips Mendapatkan Client Pertama Wedding
Organizer [Video]. YouTube. https://youtu.be/AI87-S_mo2Q?
si=JAnSXlNmf1dCT4Wq
WeddingMarket. (2021 Juni 14). Apa Saja Tugas Wedding Organizer? Ini Masing-masing
Tugasnya! [Video]. YouTube. https://youtu.be/FeUUytXAheA?
si=CvEYkUR0uKddQmce
Weorgenize Wedding & Event Organizer. (2020 Maret 22). 5 Posisi Wedding Organizer
Versi WEORGENIZE dalam rangkaian acara resepsi pernikahan [Video]. YouTube.
https://youtu.be/EkMMjrTscXU?si=tpHAH4vn1KGJ1Yp0

46