PENGENDALIAN
BIAYA
( COST CONTROL )
Jayakarta Hotel
2018
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 1
PENGENDALIAN BIAYA (COST CONTROL)
DEFINISI
Pengendalian biaya (cost control) adalah suatu proses dimana
pimpinan berusaha untuk mengendalikan biaya agar sesuai
dengan yang diharapkan.
TUJUAN
Memberikan data operasional secepat mungkin agar tindakan
perbaikan (bila diperlukan) dapat dilaksanakan secepatnya.
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 2
NATURE OF COSTS
MATERIALS ( Food & Beverage Cost)
Meat, vegetables, fruit, groceries, etc.
40 %
LABOR COSTS
Wages, salaries, staff meal
staff accomodation, social benefits, etc
19 %
SALES
100 %
OVERHEADS
Rent, gas, electricity, water, insurance,
repairs
21 %
`
NET PROFIT
20 %
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 3
COST IN RELATION TO VOLUME OR SALES
SALES
PROFIT
COST
DIRECTLY-
VARIABLE
SEMI
VARIABLE
FIXED
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 4
FLOW OF COST THROUGHT THE VARIOUS
FOOD AND BEVERAGES ACTIVITIES
PURCHASING
RECEIVING
STORING
ISUING
PRE-PREPARATION
(BUTCHERING, VEGETABLE CLEANING, ETC
PORTIONING
PR E PARAT I O N
(COOKING, BAKING, SALAD & SANDWICH MAKING, ETC)
SERVICE
ACCOUNTING &
SALES
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 5
KONTROL PEMBELIAN
Mendapatkan barang yang sesuai dengan kebutuhan (berdasarkan
spesifikasi yang ada) dengan harga yang sebaik mungkin.
Faktor yang perlu dipertimbangkan guna menentukan kebutuhan barang :
1. Tipe usaha.
2. Menu dan harga jual (disesuaikan dengan kualitas)
3. Bagaimana dan bila, barang tersebut digunakan
4. Kondisi fisik tempat penyimpanan
Persyaratan :
1. Petugas pembelian yang "Qualified"
2. Standard Purchase Specification.
3. Metode dan Prosedur pembelian yang efektif.
PURCHASE FOR FOOD ITEM
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 6
GROCERY SUPPLIER
LIST
MEAT & RECEIVING
VEGETABLE CLERK
LIST
APPROVAL APPROVAL
DEPT. YES PERSON YES
HEAD ASSIGNED
BEVERAGE PURCHASING
LIST NO NO FILE
DIRECT REVISED DEPT.
ISSUE LIST CONCERN
FILE
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 7
PURCHASE FOR NON FOOD ITEM
PURCHASE
REQUEST
APPROVAL REVISED
DEPT. HEAD
YES
NO
APPROVAL
G.M.
YES
PURCHASE
ORDER
RECEIVING PURCHASING
SUPPLIER
CLERK FILE
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 8
KATA KUNCI DALAM PEMBELIAN
· Standard Purchase Specification yang mengacu pada harga
dan kualitas barang yang sesuai dengan kebutuhan.
· Market List, Purchase Order dan Purchase Price Comparision
· Guna "approval" dalam Purchase Order / Market List
· Penyebaran (distribution) dari salinan Purchase Order /
Market List
· Metode dan prosedur pembelian yang efektif
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 9
RECEIVING CONTROL
· Personnel bagian penerimaan barang yang kompeten
· Fasilitas dan peralatan yang memadai di area penerimaan
barang
· Kualitas seorang penerima barang
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 10
RECEIVING
DELIVERY
OF GOODS
RECEIVING
CHECK :
CLERK
· QUALITY
· QUANTITY
DEPT. GENERAL
CONCERN STORE
COST
CONTROLLER
ACCOUNT
PAYABLES
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 11
KATA KUNCI "RECEIVING"
· Kegunaan dari "Merchandise Received without
Document"
· Rekonsiliasi dari persetujuan para petugas di dalam
format "Receiving Stamp"
· Kaitan "Credit Memo" dengan kemampuan supplier dan
"Account Payable"
· Prosedur dan kegunaan "Meat Tag" dan "Meat Tag
control Sheet"
· Hubungan "Receiving Sheet" dengan penghitungan :
- Daily Cummulative Cost
- Inventory
- Pemeriksaan faktur Supplier di A/P
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 12
"STORING & ISSUING CONTROL"
KONDISI DAN PERALATAN
· Menjaga agar area gudang bersih dan kering
· Hindari periode penyimpangan yang berlebihan
· Temperatur yang benar
Penyusunan dan penempatan bahan mentah di gudang.
Pencegahan pencurian :
· Kunci yang memadai
· Kontrol yang efektif terhadap kunci
· Pengendalian terhadap keluar masuknya bahan mentah
· Jangan mengeluarkan barang dari gudang tanpa adanya
otorisasi yang benar
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 13
KATA KUNCI "STORAGE & ISSUANCE"
· Prosedur pembuatan "Bin Card", "Perpetual Inventory
Card" dan " Food Inventory Control"
· Prosedur "Store Requisition" dan kegunaannya untuk
Penghitungan biaya dan inventory.
· Kegunaan "Transfer Memo" dikaitkan dengan
penghitungan biaya masing-masing outlet.
· "Spoilage and Breakage Report" dikaitkan dengan
perhitungan biaya dan inventory.
· Pemeriksaan kualitas dan kuantitas barang yang diterima
"store keeper" dari "receiving clerk".
· Penanganan "Requisition" dan metode "FIFO"
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 14
PERHITUNGAN BOOK INVENTORY
Opening Hasil perhitungan sisa barang
Inventory (secara fisik) dari bulan yang
lalu
Purchase Total pembelanjaan selama
(+) periode 1 bulan seperti yang
tertera dalam receiving sheet
Total Available Total bahan mentah yang
tersedia untuk melakukan
penjualan
Issue Total bahan mentah yang
dikeluarkan dari gudang
seperti yang tertera dalam
store requisition dalam satu
bulan
(-)
Closing Inventory Jumlah sisa barang yang
harus ada berdasarkan
pencatatan pembelanjaan dan
pengeluaran dari gudang,
yang hasilnya harus sama
dengan hasil perhitungan
bahan mentah secara fisik.
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 15
FORMULA "STORE ROOM RECONCILIATION"
Book Inventory
Physical Inventory (-)
Lebih/kurang dari Physical Inventory
% Perbedaan
Lebih/kurang bulan yang lalu
% Perbedaan
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 16
INVENTORY
General
Store
Physical Daily Inventory
Inventory Store Sheet
Other
Outlet
Inventory Inventory
Total Unit Total
of each Rupiah
items
Analyzed Analyzed
Food
Stock
Inventory
Control
Perpetual
Inventory
Card
Store Room
Reconciliation
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 17
KATA KUNCI INVENTORY
Teknik inventory yang benar, melalui teknik-teknik sebagai
berikut :
· Format Inventory yang telah dicetak terlebih dahulu
· Mulai menghitung sisa barang pada outlet yang tidak
sibuk dan terakhir kalinya baru menghitung pada outlet
yang sibuk.
· Sistem kontrol pada waktu pelaksanaan penghitungan
sisa barang (closing inventory)
Pengecekan antara total unit untuk masing-masing item
antara pencatatan "cardex" dengan "physical inventory"
Rekonsiliasi total rupiah hasil penghitungan "Inventory
Sheet" dengan "Food stock Inventory Control"
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 18
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 19
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 20
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 21
BUTCHER TEST CARD
ITEM : AUSTRALIAN SIRLOIN GRADE : NO 1
PIECES WEIGHING : 1,900 KG at RP. 26.500,-/KG TOTAL : Rp. 50.350,-
DATE : SUPPLIER :
WEIGHT RATIO VALUE TOTAL COST OF PORTION COST
KG TO PER KG VALUE EACH FACTOR PER
ITEM TOTAL USABLE
WEIGHT KG SIZE COST KG PORT
(%)
INITIAL RAW
WEIGHT 1,900 100,00 26.500 50.350 37.022 100 GR Rp. 3.702 1,40 0,14
LESS :
MEAT/FAT 0,540 28,42
SALEABLE MEAT 1,360 71,58
REMARKS :
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 22
MENU
ENGINEERING
PROFIT AND POPULARITY
ORIENTED STRATEGY
· Analysis of a menu’s profitability must
consider the contribution margin of each
menu item
· Analysis of menu items in term of both :
PROFITABILITY & POPULARITY
· Four (4) menu items categories based upon
profitability and popularity factors
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 23
EXECUTIVE CHEF F & B MANAGER
1. MENU PLANNING 1. MENU PLANNING
2. MENU ENGINEERING 2. MENU ENGINEERING
3. MENU MERCHANDISING 3. MENU MERCHANDISING
MENU PLANNING PRESENTATION FEED BACK
A. COST (MENU MERCHANDISING) (MENU ENGINEERING)
B. AVAILABILITY
C. MARKET DEMAND
D. NUTRITION VALUE
E. PRICING POLICY
F. STANDARD RECIPE
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 24
MENU ENGINEERING
AN EFFECTIVE METHOD TO EFFECTIVE
BUDGETING & REVENUE OPTIMIZATION
INTERACTIVE ANALYSIS
- MENU MIX (MM) & CONTRIBUTION MARGIN
(CM)
- CATEGORIZATION OF MENU ITEMS BASED
UPON :
PROFITABILITY AND POPULARITY
MM – RANK CM – RANK CLASSIFICATION
HIGH HIGH STAR
HIGH LOW PLOWHORSE
LOW HIGH PUZZLE
LOW LOW DOG
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 25
FORMULA
Cost Control Training – Jayakarta Hotel – 26
