働くすべての人がベストな結果を出すための
より良い環境づくりを実現

東洋エンジニアリング株式会社様は、石油化学・化学プラント、石油精製プラント、船上プラント、発電所から鉄道にいたるまで、大規模なプラントやインフラ設備の設計・調達・工事を主力事業としているエンジニアリング会社です。これまで60カ国でプラントやインフラを構築する等、国内に留まらず世界を舞台にグローバルな事業を展開されています。

そのため、もともと海外出張が多くリモートとのビデオ会議も利用されていました。より良い環境づくりのために、会議環境のDX*化は新型コロナウイルス感染症が蔓延する半年前から進められていました。具体的には、これまでのビデオ会議システム（Polycom）から、Microsoft Teamsの会議室専用端末Teams Roomsを活用した環境づくりを実践されています。今回は、そういった社内の環境づくりに尽力されている佐藤様にお話を伺いしました。

*DX(デジタルトランスフォーメーション)：企業がAI、IoT、ビッグデータなどのデジタル技術を用いて、業務フローの改善や新たなビジネスモデルの創出だけでなく、レガシーシステムからの脱却や企業風土の変革を実現させること

【課題】

Q,　これまで使用されていたビデオ会議システムの老朽化に伴い、新しいサービスの導入を検討されたと伺いましたが、具体的にどんな課題がありましたか？

当社は、もともと海外出張が多く、遠隔地とのリモート会議のニーズがありました。これまではPolycom社のビデオ会議システム（Legacy VC）を使用していましたが、今後も活用していくには大きな課題が3つありました。

一つ目は「すぐに会議が始められない」ことです。IPアドレスでダイヤルする際の長い番号の打ち間違いや通信エラーの発生等、事前準備の手間が大きく、会議を始めるための設定段階でネットワーク担当者が都度呼ばれていました。

二つ目は、「高価である」ことです。Legacy VCは一台あたりの金額が高価だったため、全ての会議室への導入は不可能でした。しかし、社内からは環境改善のため要望が多数あり早急に対応する必要がありました。また取引先がCisco社のLegacy VCなどのメーカが異なる場合は当社のPolycomとの接続が難しいという課題がありました。

三つ目は、「新型コロナウイルス感染症の影響」です。2020年2月から突如開始されたリモートワーク。当社では出社率４割を維持するために、社内会議でも誰かがリモートから参加する状況になりました。

Q,　Teams Roomsを導入する事に、社内の中で抵抗はありましたか？

はい、ありました。そもそも会議室にはモニタとPCに接続するマイクだけで用が足りるとの意見が大勢でした。そこで2019年7月からトライアルで1台設定し、利便性を体験できるようにしました。Teams Roomsが浸透するきっかけになったのは、新型コロナウイルス感染症の影響により社内会議でも誰かがリモートワークをしている状況になったことです。これにより、Teams Roomsを使った会議ニーズが一気に高まりました。トライアル実施後のアンケートで全会議室への導入希望が多かったこと、更にコロナ前からの準備が功を奏し、大きな混乱もなく、スムーズにTeams Roomsが浸透しました。

Teams Roomsを導入した会議室の一例

【導入】

Q,　役員会議室からスタートして、共用会議室、執務室内会議室や、応接室、東京本社に全56台を導入されていますが、特にどのような点が評価され、このような大規模導入へと至りましたか？

一つ目の課題である「すぐに会議が始められない」ことが改善されたことが大きいです。

当社の会議室は常に埋まっていて、毎正時になるとフロアに待ちの行列ができてしまうような状況でした。前の会議が延びることも多く、取引先をお待たせしないために、すぐに繋がれる要件は重要でした。物理的に会議室を増やすことは、スペースや予算の関係でなかなか実現できませんでした。しかし、会議室専用端末であるTeams Roomsをリソースではなく1つの会議室アカウントとして登録することで、参加メンバーの一人として予約ができます。これにより、同じ会議招集で複数のTeams Roomsを簡単に招集できるようになりました。

予めカレンダーに予約された時間に会議室に入り、タッチパネルに表示された参加ボタンをワンタッチするだけですぐに会議が始まるので、会議開始までの時間が大幅に短縮されました。

 

予約された会議にワンタッチで参加可能

Q,　その他の課題も解決されましたか？

「価格（高価な点）」については、Microsoft Teamsのアプリケーションが普及していることで議論にはなりました。ビデオ会議を繋ぐ先にも、これまでのような高価な端末を取引先に当社と同一のPolycom導入を“強要”するのは、難しい時代です。しかし、Teamsならば取引先にも会議URLを送付するだけで会議に参加可能で、PC（ブラウザ版を含む）でもモバイル端末からでも参加できるので、端末に左右されず、さらに接続も確実です。

接続された会議が安定して稼働し、高解像度で表情を伝えられることは、会議の相手先にも好印象です。離れているからこそ、ちょっとした表情の変化や声色から相手の雰囲気を汲み取ることが重要になってきます。

Q,　他にも、Teams Roomsを導入する際に工夫された点はありますか？

遠隔からの参加者が疎外感を感じることなく、一緒の会議室に居るような感覚にしたいと考え、Clear One社のBMA360（天井設置型ビームフォーミングマイク）を導入しました。360度集音が可能で、予め集音するゾーンの設定もできるため、発言者の声をしっかりと届けます。また、天井に埋め込まれているので配線ケーブルが見えず美観が保たれます。

システム天井に収まる、天井設置型マイク（左）
発言者の声をしっかりととらえるためのゾーン設定等を行うミキサー（右）

Q,　実際にTeams Roomsを導入後、会議の在り方においてどのような変化や効果がありましたか？

社内では、既に「あって当たり前」の会議設備という市民権を得ています。リモート会議が手軽に設定できるので、特に海外出張が減り経済的な効果は高いと思います。詳細な調査は実施していませんが、おそらく出張費の8割減は達成しているでしょう。

また、会議室に入ってから会議を開始するまでの時間も大幅に短縮されました。PCをモニタに接続していたこれまでの方法だと、接続後のカメラやマイクの設定、HDMIケーブルの接続不良といった煩わしさがありましたが、Teams Roomsを導入後は一切ありません。

会議室に入ったら先ずはTeams Roomsをタップして、個人PCの準備は相手先と挨拶をしながら、という風景が当たり前になっています。さらに、会議中に自分のPCを奪われない事で、議事録の作成ができたり、各資料を作成した担当者が次に投影する資料の準備ができたりします。会議そのものに集中できることで議論も深まります。

 

 

導入後に安定稼働するまではクレームもありましたが、現在はほとんどありません。このことは、逆に捉えると満足度の高いソリューションを提供することができていると思っています。

満足度を維持するためには、当社だけではなく、メディアプラス様のお力添えが大きいです。Microsoft社がTeamsアプリケーションの仕様を頻繁にアップデートし、メーカがファームウェアをアップデートして端末が不安定になることもあります。その時に、技術力が高く、フットワークが軽いメディアプラス様と保守契約していることが、問題を早期に解決する事に繋がっています。

メディアプラス様の技術力の高さは、世界的な業界団体（GPA）でのコネクションの広さにも裏付けされたものではないかと想像しています。実際に「Pexip（ペクシブ）」という、異なるメーカのLegacy VCを接続するソリューションを検討していた時期にノルウェーの本社に問い合わせたところ、メディアプラス様を紹介されました。このご縁から、Teams Rooms導入の際にメディアプラス様にご相談しました。

 

【展望】

Q,　今後の展望がございましたら教えてください。

今回の会議環境のDX化プロジェクトはTeams Roomsが国内の事業所を網羅したことで一旦、区切りをつけることになります。会議環境のDXとして一定の評価を受けていますので、今後はこれをモデルに、海外拠点や工事現場でのニーズを高めていきたいです。

特に建設中の工事現場や、建設済の保守案件では、現場側がモバイルデバイスのカメラで設備の状況を本社のベテラン社員に伝えることで、現場での課題解決が迅速になったり、若手社員に着眼点を指導したりすることも可能になると思います。

さらに当社としては、マルチ・スクリーンを相手先と共有できる会議環境を構築したいと考えています。マルチ・スクリーンの会議は「モデル・レビュー・ミーティング」と呼ぶ、客先と複数のコンテンツ（工程表、3D CAD 画面、議事録、課題リスト等）を共有しながら、客先ニーズを的確に反映させる設計フェーズで必要になります。

この環境が実現すれば、設計工程の手戻りが減り、上流の設計変更が下流に伝播することが少なくなるため、付加価値を最小限の工数で実現することが可能になります。会社全体で捉えると、労働生産性の向上につながると考えています。是非、実現させたいです。