PCO - Professional Congress Organizer

Tagungen, Workshops, Konferenzen – wir unterstützen Sie!

Sie wollen eine Tagung, Workshop oder Konferenz organisieren oder Ihr Institut im Rahmen einer Industriemesse präsentieren, haben aber weder Zeit noch Personal dafür? Dann könnte der kostenpflichtige PCO-Service (PCO: kurz für Professional Congress Organizer) des Veranstaltungsmanagements eine Lösung für Sie sein. Nach einem Baukastensystem bieten wir Unterstützung von wissenschaftlichen Veranstaltungen gemäß der Satzung des KIT an. Ob analog oder digital: Vom Abstractmanagement bis zur Gesamtkonzeption können wir Ihnen ein individuell zugeschnittenes Angebot unterbreiten.

PCO-Angebotsportfolio

Folgende Angebotsbausteine bieten wir an:

	Projektmanagement Wir kümmern uns um die gesamte Veranstaltungsplanung, unterstützen Sie bei der Gesamtkonzeption und erledigen und vermitteln alle notwendigen Verfahren innerhalb des KIT in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen.
	Teilnehmermanagement Wir erstellen für Sie eine Online-Registrierung für die im Rahmen der Veranstaltung festgelegten Programmpunkte. Die Rechnungsstellung und die Überwachung der Zahlungseingänge erfolgen unter Einhaltung der korrekten Besteuerung und der Datenschutzrichtlinien. Für kostenpflichtige Veranstaltungen des KIT ist dieser Service verbindlich und kostenfrei.
	Abstractmanagement Wir stellen ein Onlinetool zur Einreichung von Abstracts sowie für das komplette Handling der eingereichten Abstracts bereit.
	Reiseservice für Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie Speaker Wir kümmern uns um die Einrichtung von Hotelkontingenten, organisieren Transfers und unterstützen eingeladene VIPs bei der Reiseplanung.
	Catering und Rahmenprogramm Ihren Teilnehmenden soll es an nichts fehlen? Dann können wir Ihnen bei der Einholung und Auswahl von Cateringangeboten behilflich sein und bei der Ausarbeitung eines passenden Rahmenprogramms unter die Arme greifen. Gerne kümmern wir uns auch um eine passende Location für ein Conference Dinner.
	Ausstellungs- und Messeservice Im Falle einer Industrie- oder Posterausstellung übernehmen wir die komplette Abwicklung der Fachmesse inkl. Aufplanung und Koordination der erforderlichen Dienstleister.
	Marketing Bei der Unterstützung diverser Marketingaktivitäten wie Mailings, Erstellung von Werbematerialien oder Give-aways können Sie auf uns zählen. Darüber hinaus kümmern wir uns gerne um den Aufbau einer Konferenzwebsite oder übernehmen deren Pflege. Zusätzlich bieten wir die Möglichkeit zur Nutzung der Event-App des KIT in Zusammenarbeit mit einem externen App-Entwickler an. Diese App kann gegen einen Aufpreis individuell auf die Bedürfnisse Ihrer gewünschten Veranstaltung angepasst werden.
	Organisation der Technikdienstleistungen und Logistik Wir sind zuständig für die Koordination und Überwachung der gesamten konferenztechnischen Anforderungen und Logistik.
	Kongressbüro Die Einrichtung eines Kongresscounter und sämtlicher dort anfallenden Aufgaben können von uns übernommen werden.
	Technischer Support Bei einer virtuellen Veranstaltung halten wir Ihnen den Rücken frei, betreuen virtuelle Sessions, spielen vorproduzierte Inhalte ein und unterstützen bei der Verbreitung und Archivierung der Inhalte.

Alle Bausteine sind einzeln buchbar und können je nach Veranstaltungsformat und Bedarf individuell auf die Bedürfnisse unserer Kundinnen und Kunden zugeschnitten werden.

Eine Übersicht der Bausteine mit den zugehörigen Preisen finden Sie im Preisblatt (nur aus dem Netz des KIT abrufbar).

Weitere Dienstleistungen, die nicht im Angebotsportfolio aufgeführt sind, können nach Absprache ebenfalls angeboten werden.

Kommen Sie auf uns zu, wir helfen Ihnen gerne weiter und erläutern Ihnen die buchbaren Bausteine im Detail.