Toplantı Verimliliği ve İşletmeler İşletmeler toplantı yapmak zorundadır. Bu durum bütün organizasyonlar için geçerlidir. Toplantıdan istenilen verimin alınması gereklidir. Bu nedenle toplantının organizasyonu ve kuralları, işletmeler...
moreToplantı Verimliliği ve
İşletmeler
İşletmeler toplantı yapmak zorundadır. Bu durum bütün organizasyonlar için geçerlidir.
Toplantıdan istenilen verimin alınması gereklidir. Bu nedenle toplantının organizasyonu ve kuralları, işletmeler için önemli bir konudur.
Uygulanmayan veya bilinmeyen toplantı prensipleri şirketler için karlılık veya verimlilik düşüşüne neden olmaktadır.
Öncelikle toplantı verimliliği için yapılması gerekenler günümüz şartlarında web toplantısı, web konferansı veya internet toplantısı ismi de verilen şekillerde yapılması halinde ne gibi kurallara dikkat etmek gerektiği yöneticiler tarafından bilinmelidir.
Gereksiz ve verimsiz toplantılardaki zaman kaybını önlemenin yolu, şirketlerin toplantı alışkanlıklarını eleştirel bir bakış açısıyla gözden geçirmeleridir.
Her şirketin insan kaynakları bölümleri toplantı düzenleme konusunda “doğru toplantı yapma anlayışını” hayata geçirip, şirketin toplantı alışkanlıklarını değiştirebilir.
İşletmeler mutlaka toplantı temel kurallarını içeren “Web Toplantısı Temel Kuralları” politika dokümanını, çalışanları için oluşturmalı, bu konuda uygulamalı eğitimler hazırlamalı ve gerekli teknik altyapıyı ofislerde ve hatta uzaktan çalışma olasılığı olan personellerin evlerinde sağlamalıdır.
Yöneticiler ve personeller yaşadığımız çağın gereksinimlerine uygun yazılımları bilmekle yükümlüdürler.
Uzaktan çalışma için işletmeler, personellerine eğitimler aldırmalı ve özellikle uzaktan çalışma kurallarını belirlemelidirler. Tüm bu kurallar çağımızın gereği olarak işletmelerin sorumluluk alanındadır.
İnternette Toplantı ve İşletmeler
Bugün birçok şirket çalışanı, zamanlarının önemli bir kısmını toplantı yaparak geçiriyor. Şirketler büyüdükçe toplantı sayısı artıyor ve süreleri uzuyor. Toplantıların amacı, işleri planlamak ve şirketin hedeflerini gerçekleştirmek. Ama zamanını iyi kullanan, verimli toplantı yapan şirket çok az. Pek çok şirket gereksiz, fazla uzun ve verimsiz toplantılar yaparak çalışanlarının parayla satın aldıkları çok değerli zamanını boşa harcıyor.
Şirketler, üç farklı nedenle toplantı yaparlar:
Karar Toplantıları: Bu toplantılar, bir sorunun nasıl çözüleceğine karar verme veya nasıl strateji belirleneceğini, duruma karşı nasıl davranılacağını saptama amacını taşır.
Geri Bildirim Toplantıları: Herhangi bir konuda gelişmeleri, kişileri, ürünü, projeleri değerlendirme amacıyla yapılan toplantılardır.
Bilgilenme Toplantıları: Tarafların bilgilenmeleri için düzenlenen toplantılardır. Projelerin haftalık icra toplantıları bu tarz toplantılardır. Her toplantı üyesi, ne yaptığı ve ne yapacağı hakkında bilgi verir.
Beyin fırtınaları ya da workshop yani atölye çalışmaları bu toplantıların dışında kalır. Bunlar bir konunun enine boyuna tartışılması için düzenlenen, uzun soluklu tamamen farklı toplantı türleridir. Yeşil Bina Sektöründe yer alan Eco-Charette toplantıları bunlara örnek olarak verilebilir.
Bir çok araştırmacı şirket çalışanlarının zamanının neredeyse yarısını toplantılarda harcadıklarını belirtmektedir. Hiç şüphe yok ki toplantı yapmak her organizasyon için bir gerekliliktir ama fazla toplantı yapmak ve toplantılarda zamanı verimsiz kullanmak, herkesin en değerli kaynağı olan zamanı boşa harcamaktır.
Peter Drucker, “Bir insan hem toplantı yapıp hem çalışamaz; dolayısıyla toplantı için harcanan zaman, üretim zamanından çalınan zamandır.” der.
İnternetten toplantı yapmak, şirketler için kazançlar getirmektedir. Bu kazanımlar aşağıda özetlenmiştir:
Pandemi ve enfeksiyon riskine karşı, toplantı zamanına yetişmek gibi stres faktörlerine karşı insan sağlığını koruması
Zaman ve para tasarrufu (sağlığını yitiren personel aynı zamanda şirketler için gider anlamına gelmektedir) sağlaması
Çevrenin ve doğal kaynakların korunması
Ulaşım masraflarının azaltılması
Toplantı mekanı/salonu enerji, ekipman, yiyecek vb giderlerinin azaltılması
Toplantı içeriği dokümanlar vb kırtasiye masraflarının azaltılması
Şirketlerin amacı değer üretmektir; toplantı yapmak değil. İnsanların çalışması için zamana ihtiyacı vardır. Gereksiz ve verimsiz toplantılar yaparak insanların değerli zamanını boşa harcamak en büyük israftır.
