Laboratorium Manajemen Operasi Modul 6 Kebijakan Pembelian dan Penggantian Mesin Anggota : Shanti Pratiwi 125110332 Elizabeth Losiana 125110345 Irene 125110358 Vivi 125110 KEBIJAKSANAAN PEMBELIAN DAN PENGGANTIAN MESIN (PURCHASING AND REPLACEMENT POLICY) ALASAN-ALASAN MENGADAKAN PENGGANTIAN MESIN Seperti kita ketahui bahwa walaupun mesin dan peralatan sudah dirawat atau dipelihara sedemikian rupa secara baik dan teratur, tetapi mesin atau peralatan tersebut, suatu waktu tertentu akan rusak juga dan harus diganti. Dalam persoalan penggantian dan pembelian mesin ini, seorang ahli dan industriawan yang terkenal yaitu Henry Ford mengatakan bahwa kalau kita membutuhkan suatu mesin baru dan tidak membelinya, tetapi menyewanya, maka kita harus membayar mesin itu tanpa memilikinya. Oleh karena itu sebaiknya mesin yang dibutuhkan itu dibeli saja, sebab selain pembelian mesin ini merupakan saving yang akan kembali dalam penyusutan/ penghapusan, juga akan memudahkan kita dalam mengambil kebijaksanaan tentang penggunaan mesin tersebut, yaitu misalnya apakah perlu diganti dengan mesin yang baru (yang modern) atau tidak. Jadi dari keterangan di atas dapatlah kita ketahui bahwa sampai pada suatu saat, mesin yang kita miliki perlu diganti. Alasan-alasan suatu mesin perlu diganti antara lain: Adanya keuntungan potensial dari penggunaan mesin baru. Misalnya penggunaan mesin baru akan lebih menguntungkan karena penggunaan bahan dan tenaga kerja yang lebih sedikit, sehingga harga pokok produk menjadi lebih rendah atau memberikan penghematan yang terbesar. Oleh karena mesin yang dipergunakan sudah rusak sehingga tidak dapat bekerja sebagaimana mestinya. Mesin rusak ini perlu diganti, karena apabila mesin ini tidak diganti dan terus dipergunkan maka akan menimbulkan kerugian-kerugian seperti: waktu pengerjaan (operation time) dari produk di mesin tersebut bertambah; Produksi perusahaan menurun, karena waktu produksi persatuan bertambah; Kualitas produk menurun; Biaya tenaga kerja akan bertambah besar; Biaya maintenance juga akan bertambah besar. Jika mesin yang dipakai telah rusak, maka persoalannya bukan menentukan mesin ini apakah diganti atau tidak, tetapi mesin mana yang akan dibeli untuk menggantikan mesin yang rusak tersebut. Oleh karena mesin yang dipergunakan telah kuno/tua atau ketinggalan zaman. Walaupun mesin yang kuno ini masih dapat berfungsi, tetapi tidak dapat memenuhi tuntutan kemajuan teknologi yang modern (dalam arti ekonomis), sehingga produk yang dihasilkan tidak dapat bersaing dengan produk lain di pasar, yang diprodusir dengan mesin baru yang lebih efisien. Oleh karena mesin yang dipergunakan tidak cocok atau tidak mampu untuk menghasilkan produk baru yang berbeda sebagai akibat perubahan keinginan dari konsumen atau perubahan pasar. Perubahan keinginan dari konsumen mengharuskan atau memaksa perusahaan mengadakan perubahan desain produk, perubahan mana dapat merupakan perubahan kecil ataupun perubahan besar, dan perubahan ini menyebabkan mesin yang dimiliki tidak cocok atau tidak dapat dipergunaan lagi. Apabila semangat kerja dari para pekerja telah menurun dan kondisi kerja yang menjadi jelek, karena keadaan-keadaan yang tidak menyenangkan para pekerja yang ditimbulkan oleh mesin yang dipergunakan. Dalam hal ini mesin-mesin yang menimbulkan keadaan-keadaan tersebut seperti suara mesin yang ribut/keras, asapnya banyak, dan sering menimbulkan kecelakaan, haruslah diganti dengan mesin baru agar semangat kerja dapat bertambah baik dan kondisi kerja dapat ditingkatkan atau lebih menyenangkan. Jika keadaan ini dibiarkan, maka akan menimbulkan jumlah produksi menurun, atau kualitas hasil yang menurun. KESULITAN-KESULITAN YANG DIHADAPI DALAM PENGGANTIAN MESIN Di dalam penggantian mesin, dimana mesin yang diganti adalah mesin yang telah lama dipergunakan, dan mesin yang baru membutuhkan sesuatu yang baru sama sekali seperti suasana kerja, modal dan keahlian, maka selalu terdapat kesulitan-kesulitan. Kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam penggantian mesin ini adalah: Adanya sifat atau behavior bahwa orang tidak mau mengganti mesin yang dimilikinya sebelum mesin tersebut rusak sama sekali atau secara teknis tidak dapat dipergunakan lagi. Jadi walaupun mesinnya telah tua dan tidak efisien lagi tetapi masih tetap dipergunakan. teradpatnya keadaan dimana mesin yang walaupun secara teknis belum tua atau aus, tetapi secara ekonomis telah tua atau aus atau ketinggalan zaman (obsolescent). Timbulnya obsolescent ini karena terdapatnya mesin baru di pasar yang menggunakan tenaga kerja yang lebih sedikit, dan lebih menjamin keselamatan kerja, serta dengan menggunakan peralatan (tools) yang serba otomatis. Adanya kesulitan keuangan yang dihadapi perusahaan untuk mengadakan pembelian mesin baru, oleh karena mesin baru ini membutuhkan sejumlah uang yang cukup besar. Jika uang sejumlah itu tidak ada, maka harus diadakan peminjaman, sedangkan untk mengadakan pinjaman ini diperlukan syarat-syarat yang kadang-kadang sukar dipenuhi. Misalnya bila mesin baru yang akan dibeli tersebut merupakan mesin yang sangat mekanis (highly mechanized) atau yang otomatis, maka harus ada jaminan bahwa perusahaan ini memiliki volume penjualan yang besar, volume produksinya besar, sehingga biayanya yang mahal dapat disebar kepada produk-produk yang jumlahnya besar dan modal yang ditanamkan dalam mesin baru tersebut dapat kembali dalam jangka waktu yang relatif pendek/singkat. Dibutuhkan tenaga kerja yang cakap dan dalam jumlah yang cukup besar, terutama apabila dibeli mesin-mesin yang mekanisasinya tinggi. Dalam hal ini manajer harus memperhatikan perwatan mesin-mesin tersebut dimana dibutuhkan tenaga-tenaga yang mampu dan tepat. Kalau tenaga ini tidak ada maka harus diusahakan untuk mendidik dan melatihnya terlebih dahulu. METODE-METODE PEMILIHAN DAN PENGGANTIAN MESIN Dengan adanya kesulitan-kesulitan seperti yang telah disebutkan di atas maka hendaknya penggantian-penggantian mesin yang diadakan didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan yang tepat. Untuk mendapatkan pertimbangan-pertimbangan yang tepat, seorang manajer membutuhkan adanya metode atau pendekatan guna menilai apakah perlu pembelian mesin baru atau tidak, dan kalau perlu maka mesin manakah sebaiknya dibeli. Metode atau pendekatan yang dipergunakan dalam hal ini didasarkan atas kemungkinan keuntungan potensial yang akan diperoleh. Sudh tentu mesin baru yang dipilih dan dibeli adalah mesin yang memberikan keuntungan potensial yang terbesar. Secara teoritis ada beberapa metode yang dapat digunakan sebagai pedoman atau petunjuk dalam penggantian mesin lama dan pemilihan atau pembelian mesin baru. Metode-metode pemilihan dan penggantian mesin yang digunakan adalah: Annual Cost Saving Approach Total Life Average Approach Present Worth Method Sebelum kita membahas metode-metose ini perlu kita ketahui bahwa biaya-biaya dikeluarkan untuk pembelian mesin baru dapat dibedakan atas dua macam, yaitu: Recurring costs yaitu biaya-biaya yang terus-menerus timbul atau terjadi dari tahun ke tahun selama mesin tersebut digunakan. Biaya-biaya ini terdiri dari biaya upah langsung (direct labor costs), biaya upah tidak langsung (indirect labor costs), tenaga listrik (power), biaya pemeliharaan (maintenance), pajak dan asuransi. Non recurring costs yaitu biaya-biaya yang hanya dikeluarkan satu kali saja selama mesin atau peralatan tersebut dimiliki. Biaya-biaya ini terdiri dari biaya/harga pembelian, biaya pengangkutan (transportation cost) dan biaya pemasangan mesin tersebut. Disamping kedua biaya ini perlu pula diperhatikan adanya penyusutan atau depresiasi dalam nilai mesin atau peralatan. Penyusutan adalah penurunan dari nilai mesin atau peralatan sebagai akibat penggunaan atau pengorbanan mesin atau peralatan tersebut untuk menghasilkan barang atau jasa. Metode penyusutan yang dapat dipergunakan ada beberapa, di antaranya adalah seperti yang akan dipergunakan dalam pembahasan selanjutnya, yaitu penyusutan yang tetap jumlahnya setiap tahun yang disebut metode garis lurus (straight line method). Annual Cost Saving Approach Pendekatan atau metode ini menekankan pada adanya penghematan (saving) yang diperoleh dari mesin-mesin yang dipilih. Dalam hal ini perlu diperbandingkan antara recurring costs dan non recurring costs serta depresiasi dari mesin-mesin yang akan dipilih. Non recurring costs yang diperhitungkan dalam hal ini adalah sebesar bungan setiap tahun dari biaya-biaya pembelian, pengangkutan dan pemasaran mesin tersebut. Bunga dimasukkan dalam perhitungan ini karena jika jumlah uang untuk investasi dalam mesin itu kita pinjam dari bank atau orang tertentu, maka kit harus membayar bunganya. Sedangkan jika jumlah uang tersebut tidak kita pinjam tetapi dibelanjai dari modal sendiri, maka bungan juga harus diperhitungkan sebagai “opportunity cost” yang besarnya sama dengan tingkat bunga yang berlaku di pasaran. Sebenarnya yang dimaksudkan dengan dengan annual cost saving adalah perbedaan dari total recurring costs, non recurring costs dan depresiasi dari mesin lama yang kita miliki dengan mesin yang lain yang akan kita beli. Jadi dengan annual cost saving kita dapat membanding-bandingkan antara mesin yang satu dengan mesin yang lain. Disamping itu perlu pula kita perhatikan bahwa apabila perusahaan membeli atau memiliki suatu mesin, maka ini berarti perusahaan akan menanamkan uang atau modalnya dalam mesin tersebut (capitan investment) dalam beberapa tahun. Oleh karena itu perlu pula diketahui berapa lama modal yang ditanamkan tersebut akan diperoleh kembali yang sering disebut dengan Capital Recovery Period (C.R.P.). Rumus dari Capital Recovery Period (C.R.P.) adalah: Investasi Baru (Net Investment) adalah selisih atau perbedaan antara harga mesin baru dan harga pasar dari mesin lama (Price of new equipment – Market value of old equipment). Total Life Average Approach Dalam pendekatan atau metode ini, semua biaya per tahun diperbandingkan termasuk semua biaya-biaya untuk memiliki mesin tersebut dan taksiran semua biaya-biaya operasi (operating cost) dari mesin itu selama hidupnya (operating life). Semua biaya-biaya ini dijumlahkan dan dibagi dengan umur (operating life) dari mesin tersebut, maka diperolehlah biaya total rata-rata setiap tahun apabila kita memiliki dan mengoperasikan mesin tersebut. Untuk menentukan mesin mana yang dipilih, maka biaya total rata-rata setiap tahun dari mesin-mesin tersebut diperbandingkan. Sudah tentu mesin yang mempunyai biaya total rata-rata setiap tahun (total life average) yang terendah yang akan dipilih, disamping pertimbangan-pertimbangan lain yang perlu diperhatikan seperti apa yang telah disebutkan dalam metode pertama yaitu Annual Cost Saving Approach. Present Worth Method Dalam metode ini semua biaya-biaya baik biaya pemilikan (investasi) maupun biaya operasi (exploitas) dari masing-masing diperkirakan dengan nilai sekarang dan kemudian diperbandingkan. Jadi metode ini mencoba mengadakan penilaian atas biaya-biaya yang terjadi sekarang dan yang terjadi pada masa yang akan datang, dengan nilai pada saat sekarang ini. Penilaian ini dilakukan baik untuk mesin lama maupun mesin baru, sehingga dengan demikian dapat diperbandingkan. Sudah tentu mesin yang akan dipilih adalah mesin yang mempunyai nilai biaya pada saat sekarang yang paling rendah, disamping pertimbangan-pertimbangan lain yang perlu diperhatikan seperti apa yang telah disebutkan dalam metode pertama yaitu Annual Cost Saving Approach. Yang dimaksud dengan present worth adalah nilali pada saat sekarang ini dari sejumlah dana (uang) yang diinvestasikan untuk suatu jangka waktu tertentu (sekian tahun) dari masa sekarang dengan suatu tingkat bunga (interest rate) tertentu. Rumus atau formulanya: dimana: S = jumlah dana/uang pada suatu waktu di masa yang akan datang P = jumlah dana/uang pada masa atau saat sekarang ini i = tingkat bunga (interest rate) n = jumlah tahun (lamanya) investasi SOAL-SOAL Ms. Indriani is considering to changes six manual machines with three automatic machines. Both of the machines have different prices, US$ 225,000 for the manual and US$ 400,000 for automatic ones. Ms. Indriani also know that the manual machines can only be used in 3 years and the automatic machines can be used for 8 years. Here are the operational cost data : Machines Salary cost Insurance cost Other overhead cost Manual US$ 4,800 per quarter US$ 200 per month US$ 6,000 per year Automatic US$ 5,000 per quarter US$ 250 per month US$ 5,000 per year Based on those data, help Ms. Indriani to determine the best decision for her by using annual cost saving method, total life average method, and present worth method! (Interest rate : 9% per year) Elly, manajer operasi dari Dream Co, sedang melakukan pertimbangan untuk menggantikan lima mesin lama yang dipergunakan dengan dua mesin baru. Harga pembelian dan pemasaran mesin baru tersebut adalah Rp. 48.000.000,- per mesin, diimana harga pasar mesin lama diperkirakan sebesar Rp 10.000.000,- per mesin. Dalam hal ini diketahui bahwa mesin lama dapat dipergunakan selama dua tahun lagi, sedangkan mesin baru dapat dioperasikan untuk selama enam tahun. Biaya dan data-data lainnya dari mesin lama dan mesin baru adalah: Mesin Lama Keterangan Mesin Baru Rp. 500.000,00 Rp. 250.000,00 Rp. 300.000,00 Rp. 150.000,00 Rp. 500.000,00 10% 2 tahun Upah langsung Upah tak langsung Biaya maintenance Biaya tenaga listrik Pajak dan asuransi Bunga (Interest)/tahun Umur Rp. 300.000,00 Rp. 150.000,00 Rp. 300.000,00 Rp. 200.000,00 Rp. 150.000,00 10% 6 tahun Bantulah Elly untuk mengambi keputusan yang tepat dengan menggunakan annual cost saving method dan hitunglah berapa lama CRP.