UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR Facultad de Ciencias Administrativas ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ALUMNO: Nelcy Daniela Flórez Rivera PARALELO: AE6-1 ASIGNATURA: ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II PROFESOR: Ing, Monica Legarda MSc. Semestre 2019- 2020 Manuales administrativos Son el medio para comunicar decisiones referentes a la organización, procedimientos, políticas. La comunicación administrativa escrita como los manuales, son un documento oficial como parte de control interno. Clasificación de los manuales Los manuales pueden ser generales y específicos, los generales reflejan la estructura orgánica de la organización en su totalidad y los específicos están dirigidos para un área, función o proceso de acuerdo a la división administrativa dentro de la organización. Se hace enfoque a tres tipos de manuales: De organización Expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos empresariales. Historia y descripción de la empresa. Misión, visión y objetivos de la empresa. Legislación o base legal. Estructura de la empresa (organigrama general). Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (organigrama por área). Normas y políticas generales. De puestos y funciones Este manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos definiendo las características de cada puesto de trabajo. Para la elaboración de los manuales administrativos no existen reglas universales, ni metodologías pre- establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden integrarse de la siguiente forma: Recopilación de información. Interpretación y diseño de la información. Elaboración del manual. Aprobación y actualización del manual. Recopilación de información. . Manual de Producción: Describe las instrucciones en base a los problemas cotidianos, destinados a lograr su mejor y pronta solución. Surge por la necesidad de coordinar el proceso de fabricación . Manual de Compras: Consiste en definir el alcance ,  función y  métodos de compras. De preferencia debe estar escrito. Manual de Ventas: Señala los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información del  trabajo de ventas. Manual de Finanzas: Muestra por escrito las obligaciones financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están trabajando con dinero, protección de bienes y suministro de información financiera. Manual de Contabilidad: Abarca los principios y técnicas de la contabilidad. Contiene aspectos tales como: estructura orgánica del  departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal,  manejo de registros, etc. Manual de Crédito y Cobranzas: Señala por escrito procedimientos y normas de esta actividad. Contiene  aspectos de: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros. Manual de Personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Contienen aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, etc. Manual Técnico: Presenta los principios y técnicas de una función operacional determinada. Sirve de  referencia para la unidad administrativa  y el personal responsable de una actividad. Manual de Adiestramiento o Instructivo: Explica las actividades, procesos y rutinas de un puesto específico; por lo general va dirigido a personal con poco conocimiento de la materia, utiliza técnicas programadas de aprendizaje y cuestionarios de autoevaluación para asegurar la comprensión del tema De políticas y procedimientos Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia. Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan. La descripción de procedimientos abarca la siguiente información: Identificación del procedimiento. Nombre. Área de desempeño. Codificación. Descripción genérica (objetivo). Normas generales. Responsable de cada una de las actividades que lo integran. Número de paso o sub-paso (secuencia de las actividades). Descripción de cada una de las actividades que lo integran. Proceso de elaboración de los manuales La mayoría de los textos nos sugieren los mismos pasos para la elaboración: • Planificación. “Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe comenzar sin ninguna cuidadosa preparación y previa determinación del curso de acción que habrá de seguir para alcanzar su propósito” (leyvca, 1987, p. 42), para esto es básico que se realice un plan de estudio en donde se incluya: la necesidad de contar con el manual, el objetivo que va a cubrir, su alcance, los recursos con los que se cuenta (humanos, materiales), así como un cronograma en donde se programa fecha de inicio y posible terminación de cuerpo del manual, esto para llevar un control de los pasos que siguen en su elaboración. • Informar. Se comunica a los trabajadores de la empresa que se va elaborar un manual, esto para tener su cooperación. • Recopilación de información. Se hace por medio de entrevistas o cuestionarios aplicados a los empleados, así como por medio de la observación, también es recomendable obtenerla por medio de investigación documental, ya sea en archivos o bibliotecas. • Depuración de la información. Se refiere a la evaluación de la información, es decir, cuál es de utilidad por orden de importancia, y cuál no lo es o en su caso,cuál es considerara principal y cuál pasa a ser secundaria. • Redacción. Ya que se concluyeron los tres pasos anteriores se prosigue a la redacción, de una manera clara, sencilla, de fácil entendimiento y siempre utilizando un lenguaje coherente. • Elementos visuales. Son las gráficas, organigramas, los diagramas de flujo, los cuadros, etcétera. Con ellos podemos mostrar de forma gráfica la información, lo que facilita la comprensión de ésta. Se requiere de conocimiento y mucha dedicación. • Formato. El formato es la presentación de la información, para ello hay algunas características a considerar como:  Tipo de letra. Márgenes. Paginación Composición.