Organizacion

72 PROCESO adminiStRativO • Principio de oportunidad. El plan presupuestal debe contemplar el periodo a realizarse para alcanzar la efectividad que se persigue. • De contabilidad por áreas de responsabilidad. Todas las áreas de la empresa • • • • • • • • • deben incluirse en el sistema contable como parte de la planeación. La contabilidad debe modificarse de manera que cumpla los principios de contabilidad y sirva de planeación y control. De orden. El presupuesto como parte básica de planeacion y control debe tam­ bién ser parte de la organización y dirección de la empresa, es decir, del proceso administrativo. Principio de comunicación. Debe aplicarse el proceso de comunicación en su tipo y forma, es decir, una comunicación integral. Principio de autoridad. Toda autoridad tiene sinergia con la responsabilidad, es decir, hay que delegar, pero la autoridad se compartirá siempre con quien se delega. Principio de coordinación. El interés general debe prevalecer sobre el interés particular. Principio de reconocimiento. Reconocer e incentivar al ser humano por sus logros y educarlo para su mejor desarrollo. Principio de excepciones. Dedicar tiempo necesario a los problemas excepcio­ nales y preocuparse menos por el trabajo bien hecho. Principio de normas. El establecimiento de normas claras y precisas en la em­ presa deben ser una base que contribuya a un mejor desarrollo. Principio de conciencia de costos. Todo recurso humano debe ponderar el impacto de sus decisiones sobre los costos, para lograr la efectividad en la empresa. Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. Los presupuestos que se planean en la empresa son en general los siguientes: • • • • • • • • • • • • • • • Presupuesto de ventas. Presupuesto de producción. Presupuesto de materias primas y materiales. Presupuesto de compras. Presupuesto de mano de obra directa. Presupuesto de costo e inventario. Presupuesto de gastos de operación. Presupuesto de efectivo (flujo de cajas). Presupuesto de cargos indirectos de fabricación. Presupuesto de costos de distribución. Presupuesto de administración. Presupuesto de gastos y productos financieros. Presupuesto de resultados extraordinarios y previsión de ISR y PTU. Presupuesto de estados financieros presupuestados. Presupuesto de inversiones. Organización La palabra organización proviene del griego organon que significa instrumento. La orga­ nización es un grupo de personas con una meta común, unidos por un conjunto de rela­ ciones de responsabilidad­autoridad. Una de las responsabilidades de la administración es organizar los recursos de la empresa disponibles para realizar operaciones efectivas. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 72 24/3/08 11:15:27 PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 73 IndICadorEs ClavE La investigación, las estrategias, los procedimientos y los presupuestos son elementos fundamentales del proceso de planeación. • La investigación que, aplicada a la planeación consistente en la determinación de todos los factores que influyen en la determinación de la misión, visión, valores, objetivos y estrategias, así como los medios adecuados para conseguirla. • Las estrategias, que son los cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el uso general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones más favorables. • Procedimientos son aquellos que establecen el orden cronológico y las secuencias de actividades que deben seguir en el desarrollo de un trabajo. • Presupuestos es un plan expresado en términos económicos financieros junto con la aprobación de la autoridad correspondiente. La organización es una función que persigue obtener un fin, que fue previamente definido a través de la planeación. Busca efectuar una serie de actividades y después coordinarlas de tal forma que el conjunto de las mismas actúe como una sola, para lo­ grar propósitos comunes. El proceso de organizar es básico para todos los tipos de empresas. Una vez formu­ lados los objetivos y planes, la administración debe crear una manera ordenada de reunir recursos físicos y humanos efectivos para alcanzar las metas de la empresa. Concepto Se revisaron algunas definiciones más nombradas de tratadistas relevantes sobre el tema: Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. Koontz–O’Donnell–Weihrich La organización consiste en la identificación y clasificación de las actividades requeri­ das, la agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos, la asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de capacidad nece­ saria para supervisarlo y la estipulación de coordinación horizontal y vertical en la es­ tructura organizacional. Montana/Charnov Organización es la entidad que hace posible que un grupo o equipo trabajen juntos con más eficiencia de la que lograrían solos para alcanzar las metas. Organización es un grupo de individuos con una meta común unidos por un con­ junto de relaciones de responsabilidad­autoridad. Munch Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correla­ ción y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 73 24/3/08 11:15:27 74 PROCESO adminiStRativO Para efectos de este libro la definiré de la siguiente manera: Organización es agrupar, estructurar y ordenar con base en el tamaño y giro de la empresa, el trabajo, la departamentalización, la autoridad­responsabilidad, los equipos y grupos, para que se cumplan con eficacia y eficiencia los planes defi­ nidos. Importancia de la organización La organización es importante porque: • Define la estructura correcta de las empresas. • Determina los niveles jerárquicos indicados para el funcionamiento eficiente de • • • • sus integrantes. Elimina la duplicidad de funciones en la departamentalización. Es un medio para lograr lo planeado. Coordina la división del trabajo para que se dé un orden. Determina la estructura, para que las fases de dirección y control tengan bases confiables. Principios de la organización Los principios de la organización a observar y cumplir son: • Especialización. Dividir y asignar el trabajo de acuerdo con la actitud de cada persona, es decir, tomando como base su perfil. • Unidad de mando. Para cada función, actividad o trabajo habrá un solo jefe a quien se deberán de reportar los resultados. Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. • Jerarquía. Es importante definir el nivel jerárquico de autoridad para que de ahí • • • • • se desprendan las órdenes necesarias para lograr los planes, de esta forma, la auto­ ridad y la responsabilidad deben de seguir una línea clara desde el más alto ejecu­ tivo hasta el nivel operativo. Del objetivo. Todas las funciones y actividades de la organización deben rela­ cionarse sinérgicamente con los objetivos y propósitos del grupo social. Paridad de autoridad y responsabilidad. A toda autoridad le corresponde una responsabilidad para que se cumpla la misma. No es correcto hacer respon­ sable a las personas por determinada función si no se le confía la autoridad nece­ saria para llevarla a cabo. Difusión. Este principio nos dice que se debe aplicar en forma escrita las obli­ gaciones de cada puesto para que se cumpla la responsabilidad y autoridad. Amplitud o tramo de control. El tramo de control funcionará correctamen­ te cuando además de integrar el curso humano a la empresa, debe de adiestrarlo, capacitarlo o actualizarlo según sea el caso y realizando esto se tendrá la certeza de que los colaboradores cumplirán en forma correcta su responsabilidad. De la coordinación. La coordinación de las partes de una organización debe estar equilibrada en su departamentalización de sus recursos para cumplir con los objetivos. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 74 24/3/08 11:15:28 PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 75 Tipos, etapas o procesos de la organización La organización trae como resultado una estructura formal que debe considerarse como marco que integra todas las funciones de acuerdo con el modelo elegido por los dirigentes, el cual sugiere orden, arreglo lógico y relación armónica. Los lineamientos generales de la organización de una empresa les sugiere esa estructura, ubicando el mar­ co dentro del cual las personas pueden trabajar motivadas y en forma efectiva. Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. Organización formal Una definición de lo que es organización formal se ubica en textos de Administración, pero para este libro enunciaremos algunas de ellas. • Henry Fayol dice: organizar una empresa es proveerla de todo lo que es útil para su funcionamiento, materias, herramientas, capital y personal. (Puede hacerse en este conjunto dos grandes divisiones, el organismo material y el organismo social.) • Money y Riley dicen que: organización, en el sentido formal, significa orden y corolario, un procedimiento ordenado y organizado. • H. Koontz y C. O´Donell afirman al respecto: la organización se considera aquí como un establecimiento de relaciones de autoridad con medidas encami­ nadas a lograr una coordinación estructural, tanto vertical como horizontal, entre los cargos a quienes se han asignado tareas especializadas para la consecución de los objetivos de la empresa.Así pues, consiste en las relaciones estructurales por medio de las cuales la empresa llega a obtener la cohesión y el armazón en el que se coordina el esfuerzo individual. En la organización formal generalmente se presenta en cartas de organización u orga­ nigramas, que son formas objetivas por medio de las cuales se presenta la estructura autorizada de la empresa, también son parte los “manuales de la organización”, que de­ finen por escrito la organización de la empresa para asegurarse que las responsabilidades de todos son comprendidas por los interesados. Organización informal La organización informal se puede definir como redes de alianzas o esferas de influen­ cia, que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el organigrama formal. En todas las empresas, las organizaciones informales definen sus propias reglas y tra­ diciones, que nunca se definen por escrito porque se cumplen habitualmente. Este tipo de organización cuenta con sus objetivos, que pueden estar en contra de los objetivos de la empresa, o bien estar de acuerdo con ellos. La organización informal es lo que resulta de las relaciones individuales colectivas de los individuos ante la orga­ nización formal. En la organización informal existen influencias por medio de presiones informales. Es frecuente que una organización esté integrada por pequeños grupos o camarillas, formadas por amistad, proximidad, tipo de trabajo, similitud de objetivos, y otras. Estas estructuras individuales suelen no coincidir con los grupos que se han establecido de manera formal. La organización informal se puede observar en cinco niveles diferentes: 1. La organización informal total, considera como un sistema de grupos relaciona­ dos entre sí. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 75 24/3/08 11:15:28 76 PROCESO adminiStRativO 2. La organización informal constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún asunto particular de la política de la empresa (personal eventual). 3. Grupos informales creados en la similitud de labores y que tienen una relación generalmente íntima, por ejemplo, las camarillas o palomillas. 4. Grupos pequeños de tres y cuatro personas relacionados íntimamente y miem­ bros a su vez de palomillas y camarillas. 5. Individuos aislados que es muy raro participen en actividades sociales. La organización informal, cuando se integra con fines positivos, viene a favorecer enor­ memente al buen desarrollo de la organización formal, en caso contrario, perjudica a la misma. Analizando la definición de tipología de las organizaciones, debemos de entender qué es tipología. Según la Real Academia tipo quiere decir “ejemplar, modelo, símbolo que significa un caso figurado”, y logos “estudio o tratado”, en otras palabras, tipología se refiere al estudio de los modelos a través de los cuales puede desarrollarse un sistema de organización. Por lo anterior, tipología de las organizaciones es el medio por el cual se puede definir la estructura más correcta para el logro de los objetivos o metas de cualquier empresa. Fases de la organización Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. Las partes que integran la organización de una empresa son: División del trabajo La división del trabajo es un proceso elemental que se realiza en la organización. En todo tipo de empresa el trabajo se puede dividir en forma vertical y horizontal. La di­ visión del trabajo vertical se sustenta en la fijación de las líneas de autoridad y establece los niveles que integran la estructura organizacional vertical, facilitando también el sen­ tido de la comunicación. La división del trabajo horizontal se fundamenta en la especialización; de esta forma se puede generar más trabajo con el mismo esfuerzo al elevar la efectividad. La división del trabajo es repartir y limitar las actividades en forma vertical y hori­ zontal, con el propósito de realizar una función con efectividad. Departamentalización El método que más se utiliza para realizar la división del trabajo es la departamen­ talización. La departamentalización es la separación y agrupamiento de las funciones y opera­ ciones en áreas específicas. La departamentalización contempla actividades de grupo en unidades de trabajo sinérgicas, como pueden ser: funcionales, por producto, geográficas o por territorio, técnicas o tiempo. Departamentalización funcional La departamentalización funcional se utiliza cuando las unidades de la organización se forman por la naturaleza del trabajo. En las empresas industriales, por ejemplo, tienen cuatro funciones básicas: producción, finanzas, mercadotecnia y recursos humanos. Cada una de las funciones básicas anteriores se agrupa para lograr la especialización, y con esto una mejor efectividad de personal; lo anterior se observa en el cuadro 3­3. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 76 24/3/08 11:15:28 PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 77 Cuadro 3-3. departamentalización funcional director general Gerente de mercadotecnia Gerente de finanzas Gerente de producción Gerente de recursos humanos Departamentalización por productos La departamentalización por productos o servicios se realiza con base en un producto o grupo de productos que se relacionan entre sí, por ejemplo, en una empresa del giro alimenticio, el área de producción sería: frutas, legumbres, chiles; lo anterior se observa en el cuadro 3­4. Cuadro 3-4. departamentalización por productos Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. producción Frutas legumbres Chiles Departamentalización geográfica o por territorios La departamentalización geográfica es más probable que se aplique en organizaciones que tienen operaciones u oficinas dispersas y autónomas físicamente. Se aplica princi­ palmente en el área de ventas. Por ejemplo, una empresa que realiza ventas a nivel na­ cional, su división sería: zona norte, zona sur, zona oriente y zona poniente. Lo anterior se observa en el cuadro 3­5. Departamentalización por clientes La departamentalización por clientes se basa en la división por clientes servidos. Por lo general se utiliza en empresas comerciales. Por ejemplo, en una empresa que se dedica a comercializar prendas terminadas de ropa, su división sería: ventas de ropa, damas, ca­ balleros, júnior, niños, bebés; lo anterior se observa en el cuadro 3­6. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 77 24/3/08 11:15:29 78 PROCESO adminiStRativO Cuadro 3-5. departamentalización geográfica ventas nacionales Zona norte Zona sur Zona Oriente Zona poniente Cuadro 3-6. departamentalización por clientes ventas ropa damas Caballeros juniors niños bebés Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. Departamentalización por procesos o equipo El proceso o equipo que se utiliza para fabricar un producto es la base para crear una división departamental agrupándose las actividades según corresponda. Por ejemplo, el proceso de producción de una empresa metalmecánica sería: diseño de modelos, mol­ des, fundición, cortado, pulido, terminado, empacado, etc. Lo anterior se observa en el cuadro 3­7. Cuadro 3-7. departamentalización por procesos o equipo proceso de producción Moldeo Fundición diseño de modelos Cortado pulido Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 78 24/3/08 11:15:30 PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 79 Otros tipos de departamentalización • Departamentalización por tiempo, conocida también como secuencia. Por ejem­ plo, las organizaciones trabajan las 24 horas del día se pueden departamentalizar de acuerdo con el turno. • La departamentalización matricial o por proyectos de organización se ha utiliza­ do en años recientes en particular en industrias aeroespaciales como la NASA. • La departamentalización por números simples se practica cuando el elemento más importante para el éxito es el número de trabajadores. Jerarquización La jerarquía es otra parte de la fase de la organización. El antecedente etimológico de jerarquía proviene de la raíz griega hierarjes (jerarca), cuyo significado es “superior y prin­ cipal en la jerarquía eclesiástica”, que fue empleado originalmente para determinar el sistema de gobierno de la Iglesia que se integra de sacerdotes ubicados en grados de niveles jerárquicos. Administrativamente, jerarquización es la ubicación de las funciones de una empre­ sa tomando como base el orden de rango, grado, nivel o importancia. La importancia de los niveles jerárquicos en la organización es que representan el conjunto de órganos agrupados con base en el grado de autoridad y responsabilidad que tienen, esto contempla la definición de la estructura de la empresa estableciendo en forma correcta la autoridad. Descripción de funciones y obligaciones Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. Una vez determinados y establecidos los niveles jerárquicos y la departamentalización de la empresa, es básico definir la descripción de funciones y obligaciones del trabajo a desarrollar en cada una de las unidades o puestos de toda la estructura de la empresa. En la descripción de funciones se utiliza la técnica de análisis de puestos, el manual de dis­ tribución del trabajo, entre otros. Coordinación Las fases de la organización, división del trabajo, jerarquización, departamentalización y descripción de funciones y obligaciones deben sincronizarse, es decir, los recursos y los esfuerzos de la empresa que son fortalezas deben trabajar unidos, en armonía y oportu­ namente para que se alcance el desarrollo, progreso y mejora continua de la organiza­ ción. Las fases de la organización se observan en el cuadro 3­8. Los sistemas de organización Lineal o militar La organización lineal o militar se entiende por que la actividad de toma de decisiones se concentra en una sola persona, ésta toma todas las decisiones y tiene la responsabili­ dad total del mando. La autoridad superior asigna y distribuye el trabajo a los colabora­ dores para que lo ejecuten, siguiendo estrictamente las instrucciones dadas. Ventajas • Es claro y sencillo. • Útil en pequeñas empresas. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 79 24/3/08 11:15:30 80 PROCESO adminiStRativO Cuadro 3-8. Fases de la organización división del trabajo jerarquización Coordinación Organización descripción de funciones y obligaciones departamentalización • No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. • Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas. • La disciplina es fácil de mantener. Desventajas • Se carece de la especialización. • No hay flexibilidad para futuras expansiones. • Es difícil capacitar a un jefe para supervisar todos los aspectos que debe coordinar. • Se propicia la arbitrariedad del jefe, porque absorbe toda la responsabilidad y au­ toridad. Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. Lo anterior se observa en el cuadro 3­9. Organización funcional o de Taylor Federico Taylor observó que la organización lineal no proporcionaba la especialización, por tal motivo, propuso que el trabajo de supervisor se dividiera en ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y que estos ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la totalidad del personal que desarrollaba su trabajo relacionado con su función. Esto se observa en el cuadro 3­10. La organización funcional trata en cómo dividir el trabajo y tomar en cuenta la es­ pecialización de manera que cada persona, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones. Ventajas • Mayor especialización. • El trabajo manual se separa del trabajo intelectual. • Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona. • La división del trabajo es planeada y no incidental. • Disminuye la presión sobre un solo jefe por el número de especialistas con que cuenta la empresa. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 80 24/3/08 11:15:31 PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 81 Cuadro 3-9. sistema lineal o militar Gerente general autoridad jefe de departamento Responsabilidad empleados Desventajas • La no clara definición de la autoridad da lugar a problemas entre los jefes. • Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disci­ plina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes. • Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos. Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. Lo anterior se observa en el cuadro 3­11. Cuadro 3-10. Trabajo por especialidades abastecimiento de materiales tomar tiempos tarjetas de instrucción Obreros Control de calidad intinerarios de trabajo adiestramiento vigilar disciplina Mantenimiento Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 81 24/3/08 11:15:31 Proceso-03.indd 82 Encargado de las tarjetas de instrucciones Jefe de control de calidad Encargado de costos y tiempo Jefe de abastecimiento de materiales Obreros Superintendente director de fábrica Jefe de adiestramiento Encargado de órdenes de trabajo y hojas de ruta Cuadro 3-11. organización funcional o de Taylor Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. Jefe de mantenimiento Encargado de la disciplina 82 PROCESO adminiStRativO Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. 24/3/08 11:15:32 PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 83 Organización líneo-funcional La combinación de los tipos de organización estudiados anteriormente, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas relacionadas con cada una, de esto resulta la orga­ nización líneo­funcional, conservando: • De la organización lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que se trasmite a través de un solo jefe para cada función especial (cadena de mando). • De la funcional, la especialización de cada actividad en una función. Este tipo de organización es la más aplicada en la actualidad, por tener mejores ven­ tajas; se observa en el cuadro 3­12. Cuadro 3-12. organización líneo-funcional Gerente general Gerente de mercadotecnia Gerente de producción Gerente de finanzas Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. Contralor Gerente de recursos humanos tesorero Como puede observarse, el gerente general debe de respetar y seguir los canales de co­ municación (lineal) adecuados para cada una de las áreas de actividad; por otro lado, como cada una de éstas conserva autoridad­responsabilidad concreta dentro de su especialidad, ejemplo: la gerencia de finanzas tiene total autoridad sobre las áreas que le reportan. Organización staff Este tipo de organización surge por necesidad de las grandes empresas y del desarrollo de la tecnología, dando origen al requerimiento de ayuda en el manejo de detalles y contar con especialistas capaces de proporcionar información experta y de asesoría a las funciones de línea. Esta organización no cuenta con autoridad de línea o poder para toma de decisio­ nes. Este tipo de organización se presenta en la estructura con línea punteada. Ventajas • Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de dirección. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 83 24/3/08 11:15:33 84 PROCESO adminiStRativO Cuadro 3-13. organización staff director general asesor jurídico Gerente de mercadotecnia Gerente de producción Consultor del director Gerente de recursos humanos Gerente de finanzas autoridad lineal autoridad staff • Hace realidad el principio de responsabilidad y la autoridad indivisible, y al mis­ mo tiempo, permite la especialización del staff. Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. Desventajas • Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusión alarmante en toda la estructura. • Puede darse conflictos con los departamentos de la organización lineal. • Puede no ser eficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por escasez de un respaldo inteligente en la aplicación de sus instrucciones. Lo anterior se observa en el cuadro 3­13. Organización por comités La organización por comités consiste en asignar los diversos asuntos de la Administra­ ción a un cuerpo de personas que se reúne y se responsabiliza para discutir y tomar decisiones en común sobre problemas que se les encomiende. Los comités se clasifican en: • Directivo. Representa a los accionistas de una empresa, su trabajo es deliberar y resolver los asuntos que surgen en la organización. • Ejecutivo. Lo nombra el comité directivo para que dirija los acuerdos que ellos toman en la organización. • De vigilancia. Lo presenta personal de confianza cuya función es inspeccionar las labores de los empleados de la empresa. • Consultivo. Está compuesto por especialistas, que emiten dictámenes sobre pro­ blemas que les son consultados. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 84 24/3/08 11:15:33 PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 85 Ventajas • Las decisiones son más objetivas, dado que representan el conjunto de varios cri­ terios. • Se comparte la responsabilidad entre los que integran el comité. • Facilita que las ideas se fundamenten pero que a la vez se critiquen. • Se aprovechan totalmente los conocimientos especializados. Desventajas • En algunas ocasiones, las decisiones son lentas, dado que las reuniones para deli­ berar son tardías. • Cuando se constituye un comité, es complicado disolverlo. • En ciertas ocasiones, los ejecutivos se desligan de su responsabilidad y utilizan el comité para que se hagan responsables de sus propias actuaciones. Lo anterior se observa en el cuadro 3­14. Cuadro 3-14. organización por comités director general Comité de presupuestos Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. Gerente de mercadotecnia Comité de mercadotecnia Gerente de producción Gerente de recursos humanos Gerente de finanzas IndICadorEs ClavE • Existe otro tipo de organización identificada como organización matricial, también conocida como de parrilla, de proyecto o administración de producto. Consiste, en términos generales, en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones. • El marco para realizar las relaciones formales de responsabilidad, autoridad y de asumir responsabilidades, se conoce como estructura organizacional, incluyendo la de línea, la funcional, de staff y de comités. • La mayor parte de los estudios de la estructura organizacional indica una relación entre el ambiente y la tecnología empleada. • En consecuencia, se ha desarrollado en enfoque de contingencias para la estructura organizacional, que indica que numerosas fuerzas dinámicas pueden, y de hecho afectan, la mencionada estructura. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 85 24/3/08 11:15:34 86 PROCESO adminiStRativO Organigramas o gráficas de organización Hay diversos criterios para determinar el nombre con que se designan las gráficas en las que se representa la estructura de una empresa. Algunos nombres que reciben son carta de organización, diagrama de organización, cartograma, ortograma y organi­ grama. Los autores estadounidenses por lo general lo designan con el nombre de cartas de organización. Para efectos de este libro utilizaremos el nombre de organigrama. Concepto Organigrama es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y las principales funciones que se desarrollan. Los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos muestran: • • • • • • • La división de funciones. Los niveles jerárquicos. Las líneas de autoridad y responsabilidad Los canales formales de la comunicación. La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa, en cada depar­ tamento o sección de la misma. Ventajas La aplicación de los organigramas ofrece varias ventajas precisas, entre las que sobresa­ len las siguientes: Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. • Muestra quién depende de quién. • Indica algunas de las peculiaridades relevantes de la estructura de una empresa, es • • • • • • decir, sus puntos débiles y fuertes. Obliga a sus autores a aclarar sus ideas. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de infor­ mación al público acerca de las relaciones de trabajo de la empresa. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo de la empresa. Se utiliza como guía para planear una expansión de la empresa. Es útil a toda clase de empresa ya sea microempresa, pequeña, mediana y grande, así como su giro correspondiente. Es base para que los ejecutivos conozcan la organización de su empresa. Desventajas • No muestra más que las relaciones formales. • Imponen una rigidez innecesaria. • Son estadísticas, mientras que las organizaciones que presentan están cambiando siempre y por esta razón pueden volverse obsoletas a corto plazo. • Indica qué relaciones existen y en algunos casos no coinciden con las reales. • No muestra la región de organización informal. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 86 24/3/08 11:15:35 PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 87 Contenido Los organigramas deben de incluir los siguientes datos: • Título de descripción condensada de las actividades, que incluye el nombre de la • • • • empresa y la actividad a que se dedica. Nombre del ejecutivo que formuló el organigrama. Fecha de formulación. Aprobación, que debe ser de la alta dirección de la empresa. Leyenda, es decir, la explicación de líneas y símbolos especiales. Tipos de organigramas Los organigramas se clasifican de la forma siguiente: • Por su objetivo y/o contenido. – Estructurales. Muestran sólo la estructura administrativa de la empresa. – Funcionales. Es aquél que indica el cuerpo de la gráfica, así como las unida­ des, sus relaciones y las principales funciones de los departamentos. – Especiales. En éstos de destacan algunas características diferenciadas. Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. • Por su área o por su ámbito de aplicación. – Generales o maestros. Presentan toda la organización. – Departamentales o suplementarios. Representa la organización de un departamento o sección. • Por su contenido – Esquemáticos. Contiene sólo los organismos principales, se elaboran para el público, no contienen detalles. – Analíticos. Son más detallados y técnicos. Por la forma de presentación, los organigramas se clasifican de la siguiente manera: Organigramas verticales. En éstos, la jerarquía suprema se ubica en la parte su­ perior, unidas por líneas que representan la comunicación de autoridad y responsabili­ dad a las demás jerarquías que se colocan hacia abajo a medida que decrece su importancia, esto se observa en el cuadro 3­15. Cuadro 3-15. organigrama vertical director general Gerente general Gerente de mercadotecnia Gerente de finanzas Gerente de producción Gerente de recursos humanos Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 87 24/3/08 11:15:35 88 PROCESO adminiStRativO Cuadro 3-16. organigrama horizontal Gerente de mercadotecnia Gerente de finanzas director general Gerente general Gerente de producción Gerente de recursos humanos Organigramas horizontales. En éstos se colocan las jerarquías supremas en la izquierda y los demás niveles hacia la derecha, se acuerdo con su importancia. Se obser­ va en el cuadro 3­16. Organigramas circulares. En estos organigramas, como su nombre lo indica, se encuentra formado por círculos concéntricos, correspondiendo el central a las autori­ dades máximas, y en su alrededor se encuentra otros más o menos alejados en razón de su jerarquía. Esto se observa en el cuadro 3­17. Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. Cuadro 3-17. organigrama circular Gerente de finanzas Gerente de mercadotecnia Gerente general Gerente de recursos humanos Gerente de producción Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 88 24/3/08 11:15:36 PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 89 Cuadro 3-18. organigrama escalar director general Gerente general Gerente de recursos humanos sueldos y salarios Relaciones industriales Gerente de producción jefe de almacenes jefe de montaje jefe de acabado Gerente de finanzas Contralor tesorero Cajero Gerente de mercadotecnia jefe de ventas Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. jefe de publicidad Organigrama escalar. Consiste en señalar con distintas sangrías en el margen iz­ quierdo los diferentes niveles jerárquicos, apoyándose de líneas que señalan dichos már­ genes. Se observa en el cuadro 3­18. Métodos de recolección de datos Los manuales son documentos que nos sirven para la recolección de datos detallados que contienen, en forma ordenada y sistemática, información de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser: • • • • • • • • De política Departamentales De bienvenida De organización De procedimientos De contenido múltiple De técnicas De puesto Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 89 24/3/08 11:15:36 90 PROCESO adminiStRativO Los manuales son de gran utilidad porque: • Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa. • Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. • Incrementan la eficiencia de los trabajadores, ya que indican lo que se debe ha­ • • • • cerse y cómo se debe hacer. Son una fuente de información, debido a que muestran la organización de la empresa. Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de los sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia. Formato e índice de los manuales El contenido debe incluir: • Índice. • Objetivos y antecedentes del manual. • Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede • • • • vigente. Nombre de las personas que intervienen en la elaboración del manual. Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible. Redacción clara, concisa y ordenada. Complementarse con gráficas. Diagramas de procedimiento o de flujo Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. También se les conoce como flujogramas, George Terry los define como la representa­ ción gráfica que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. Los diagramas de flujo permiten: • • • • • Mejoran las operaciones, combinándolas con otra parte del proceso. Una mayor simplificación del trabajo. Eliminar demoras. Una mejor distribución de la empresa y de sus procesos. Determina la posibilidad de hacer una combinación de la secuencia de las opera­ ciones para una menor circulación física. Simbología En los diagramas de flujo se utilizan los siguientes símbolos: Operación. Es cuando algo está siendo creado, cambiado o añadido. Inspección. Es cuando algo es revisado y verificado sin ser alterado en sus características. Transporte. Actividad de mover de un lugar a otro. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 90 24/3/08 11:15:36 PLanEaCiÓn y ORganizaCiÓn CapítulO 3 91 Espera o demora. Etapa en que algo permanece sin movimiento o acti­ vidad, esperando que algo acontezca; también se le conoce como almacenamiento o archivo temporal. Almacenamiento. Es almacenar o archivar algún bien con carácter tem­ poral o definitivo. Existen más simbologías que para este estudio no se profundizan, pero el lector pue­ de hacerlo consultando el libro titulado Diagramas de flujo, de Farina. Secuencia para elaborar un diagrama de flujo Para la elaboración de los diagramas de flujo se debe seguir lo siguiente: • • • • • • • • • • • • Elegir el procedimiento que se va a realizar. Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de utilizarse. Analizar el trabajo. Elaborar una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo. Establecer el procedimiento más correcto. Presentar la propuesta. Obtener la aprobación. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos. Implantar el nuevo procedimiento. Observar el procedimiento implantado. Preparar una guía de adelantos logrados. Llevar registros adecuados de realización. Copyright © 2014. Grupo Editorial Patria. All rights reserved. Funciones o carta de distribución del trabajo Utilizando esta técnica se analizan los puestos que forman un departamento o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los equipos y grupos de trabajo. Ventajas • Define la naturaleza del trabajo y de los departamentos indicados. • Elimina la duplicidad en el trabajo. • Elimina la ineficiencia en el trabajo. • Normaliza y estandariza procedimientos. • Distribuye correctamente las cargas de trabajo de los diferentes puestos. • Específica funciones evitando fugas de responsabilidad. Formulación Para formular la distribución del trabajo se llevan a cabo los pasos siguientes: • Se elabora una lista de los deberes que realiza cada persona. • Se elabora una lista de las grandes funciones a ese equipo o grupo. • Se hace el vaciado en lista mencionadas en el formato de carta de distribución de actividades. Cipriano, Luna González, Alfredo. Proceso administrativo, Grupo Editorial Patria, 2014. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/unadsp/detail.action?docID=3228564. Created from unadsp on 2018-02-06 09:10:57. Proceso-03.indd 91 24/3/08 11:15:37