Как сложить письмо и вложить в конверт

Соавтор(ы): Tami Claytor

Вам может показаться, что нет ничего проще, чем сложить письмо перед тем, как положить его в конверт, но вы ошибаетесь. Существуют определенные правила этикета, которые требуют делать это правильно, особенно если речь идет о деловом письме. Поэтому уделите немного своего внимания изучению различных способов сложить письмо, прежде чем класть его в конверт и отправлять.

Метод 1

Метод 1 из 3:

Укладка делового письма на листе А4 в стандартный длинный конверт Е65

Загрузить PDF

1
Подпишите конверт. Если вы будете подписывать конверт от руки, сделайте это до того, как положите внутрь письмо, чтобы на нем не осталось вмятин.
- Если вы хотите, чтобы письмо выглядело более профессионально, можно воспользоваться принтером и напечатать адрес на конверте.
- Адресат письма указывается в нижнем правом углу (имя получателя, его адрес, город или населенный пункт, регион и почтовый индекс). В верхнем левом углу следует указать обратный адрес (имя отправителя, его адрес, город или населенный пункт и район, регион и почтовый индекс.
2
Положите письмо на стол перед собой лицом вверх. Прежде чем складывать письмо, проверьте, что адрес на письме и адрес конверте совпадают. Перепроверьте, что вы не забыли подписать деловое письмо.
- Сторона с текстом должна быть обращена к вам, как если бы вы читали письмо.
3
Загните нижнюю треть письма вверх. Возьмитесь за нижний край листа. Загните его вверх примерно на треть высоты страницы.
- Если вы не уверены в том, как именно загнуть лист, возьмите конверт, положите его под лист примерно посередине и используйте в качестве ориентира.
4
Убедитесь в том, что боковые края бумаги совмещены. Прежде чем окончательно проминать сгиб, проверьте, что края бумаги по бокам совмещены идеально, чтобы не было никаких перекосов.
- Если края бумаги расходятся, то сгиб получится перекошенным и письмо может не войти в конверт.
- Убедившись в том, что все получилось ровно, осторожно промните сгиб.
5
Загните вниз верхнюю часть письма. Теперь возьмитесь за верхний край письма и загните его вниз таким образом, чтобы между ним и нижним сгибом оставалось расстояние около 1 см.
- Опять же, если вы не уверены в том, как именно загнуть лист, используйте конверт в качестве ориентира. Когда конверт лежит под листом, легко можно сопоставить сгибы на бумаге с верхней и нижней сторонами конверта и проверить, что сложенное письмо войдет в него.
6
Промните верхний сгиб. Не забудьте предварительно выровнять края листа. В результате у вас получится ровный опрятный сгиб.
- Если хотите, можно провести по сгибу ребром линейки, чтобы он был плоским и четким.
7
Вложите письмо в конверт. Возьмите письмо таким образом, чтобы загнутые края листа смотрели от вас, а верхний сгиб письма располагался вверху и совпадал с верхом конверта. Поверните конверт стороной с клапаном к себе. Аккуратно вложите в него письмо, чтобы не помять бумагу.
- Теперь получатель письма сможет спокойно извлечь письмо из конверта без необходимости переворачивать его для чтения.
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 3:

Укладка делового письма на листе А4 в конверт Е65 с окном

Загрузить PDF

1
Убедитесь в том, что вы правильно отформатировали письмо. Если вы используете конверт с прозрачным окном, в котором должен просматриваться адресат письма (его имя и адрес), очень важно использовать правильный формат письма, чтобы необходимая информация попала точно в окошко конверта.^{[1]
X
Источник информации}
- Чтобы отформатировать деловое письмо, сначала убедитесь в том, что в текстовом редакторе по всем четырем сторонам листа установлены поля шириной по 2 см. Указывая информацию об адресате, расположите ее в правой части страницы (с отступом от левого края листа в 10 см, включая поля). Учтите стандартный размер окошка на конверте, в которые она должна поместиться (9 см на 4,5 см).
- Само письмо следует писать шрифтом с одинарным интервалом, за исключением промежутков между абзацами. Между ними может стоять двойной интервал. Весь текст письма необходимо выровнять по левому краю страницы.
- От верхнего края страницы до места, где вы поставите дату письма, следует оставить промежуток около 4 см (включая поля).
- Укажите дату полным текстом (например, напишите: “1 апреля 2018 г.”, вместо сокращенного варианта: “01.04.18”).
- Дважды нажмите клавишу “Enter”, чтобы создать двойной интервал между датой и информацией об адресате.
- Введите полное имя получателя письма в дательном падеже (например, Петру Сергеевичу Иванову), нажмите “Enter”, введите адрес получателя, еще раз нажмите “Enter” и введите название города или населенного пункта и его район, снова нажмите “Enter” и укажите регион, в очередной раз нажмите “Enter” и введите почтовый индекс.
- Не забудьте о том, что вся эта информация должна вписаться в размеры окна на конверте.
2
Сложите письмо z-образной складкой. Чтобы воспользоваться теми преимуществами, которые дает наличие прозрачного окна на конверте, письмо следует сложить так, чтобы адресата было видно.^{[2]
X
Источник информации}
- Такой вариант будет не настолько скрытным по сравнению с тем, когда вы полностью сворачиваете письмо текстом внутрь, но это необходимо, чтобы включить информацию о получателе письма в окошко конверта.
- Если в письме содержится информация деликатного содержания, лучше воспользоваться стандартным конвертом без окошка.
3
Начните с того, что положите письмо лицом вниз. Когда текст будет располагаться с нижней стороны листа, вам будет проще понять, как именно загнуть лист, чтобы информация об адресате оказалась на необходимом уровне.
- Если все сделать правильно, в окошко попадет только адрес, а не текст самого письма.
4
Поверните письмо так, чтобы его верхний край оказался внизу. Текст письма по-прежнему должен оставаться с нижней стороны, но при этом следует повернуть лист так, чтобы к вам ближе всего оказалась информация об адресате.
- Если вы все сделали правильно, заглянув под лист, вы увидите, что у ближнего к вам края листа указаны имя и адрес получателя.
5
Загните верхнюю треть бумаги вниз. Возьмитесь за верхний край бумаги и загните лист на треть вниз по направлению к себе.
- Если вы не уверены в том, насколько сильно следует загнуть лист, подложите под него посередине конверт и используйте его в качестве ориентира.
6
Загните нижнюю треть бумаги вверх. Возьмитесь за нижний край бумаги и загните его на треть листа вверх в направлении от себя.
- Теперь вам станет видно информацию об адресате.
7
Вложите сложенное письмо в конверт. Проследите за тем, чтобы информация об адресате оказалась с лицевой стороны конверта. Ее должно быть видно через прозрачное окошко.
- Если вам не видно информации о получателе, вероятно, вы вставили письмо вверх ногами. Выньте его и поверните (информация об адресате по-прежнему должна располагаться с лицевой стороны конверта).
Реклама

Метод 3

Метод 3 из 3:

Укладка делового письма на листе А4 в маленький конверт С6

Загрузить PDF

1
Проверьте адрес. Прежде чем складывать письмо, проверьте, что адресат в письме соответствует тому адресу, который вы написали или напечатали на конверте.
- Это позволит избежать путаницы.
- Также проверьте, что вы не забыли подписать письмо.
2
Положите письмо на стол. Текст письма должен быть обращен вверх, чтобы его было видно. В последний раз проверьте письмо на ошибки и убедитесь в том, что вы ничего не забыли в нем указать.
- Например, посмотрите, указали ли вы в письме дату. Проверьте текст на орфографические, пунктуационные и грамматические ошибки.
3
Загните нижнюю половину листа вверх. Возьмите нижний край листа и загните его вверх таким образом, чтобы до верхнего края оставалось еще около 1 см.
- В качестве ориентира под письмо можно подложить вертикально сам конверт. Проверьте. что после сгиба высота письма достаточно сократилась для того, чтобы войти в ширину конверта.
4
Промните сгиб. Прежде чем проминать бумагу, убедитесь в том, что боковые стороны письма ровно совмещены, иначе сгиб может оказаться перекошенным. Из-за перекоса бумаги письмо может не поместиться в конверт.
- Воспользуйтесь линейкой, чтобы получить опрятный и четкий сгиб. Для этого возьмите ее боком, чтобы было удобно работать ребром. Проведите ребром линейки по сгибу, чтобы сделать его плоским и ровным.
5
Загните правую треть бумаги к середине. Возьмите правый край бумаги и загните его в левую сторону примерно на треть.
- Выровняйте низ и верх бумаги и только потом промните сгиб.
6
Загните левую треть бумаги. Возьмитесь за левый край бумаги и загните его на треть в правую сторону — повторите те же действия, что и с правым краем, только с другой стороны.
- Выровняйте низ и верх бумаги, прежде чем окончательно проминать сгиб.
7
Поверните письмо боком и вложите в конверт. Последний ваш сгиб должен оказаться на дне конверта. Положите письмо так, чтобы загнутые края было обращены к тыльной стороне конверта.
- Теперь получателю письма будет проще разобраться, с какого места начинать разворачивать письмо.
Реклама

Советы

Если вы используете конверт, клейкую полосу которого следует увлажнить, чтобы запечатать письмо, убедитесь в том, что эта полоса влажная от самого начала и до самого конца, но только не размочите ее, иначе она не прилипнет как следует.
Проверьте письмо на ошибки, прежде чем класть его в конверт. Это необходимо сделать, чтобы избежать досадных опечаток.
Чтобы сделать сгибы идеально плоскими и ровными, можно промять их ребром линейки.
Не забудьте наклеить марки на конверт, прежде чем опускать его в почтовый ящик.
Если вы вкладываете в конверт письмо или открытку с одним сгибом, следите за тем, чтобы сгиб оказался внизу. Это не позволит получателю письма случайно разрезать содержимое конверта, когда он будет вскрывать его ножом.

Предупреждения

Если в вашем письме несколько листов, обратитесь в почтовое отделение, чтобы его отправить. Вес письма может оказаться больше стандартного лимита и тогда вам придется доплатить некоторую сумму.