JPH11242706A

JPH11242706A - データ処理支援システムおよびデータ処理支援方法と表計算システム

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Publication number: JPH11242706A
Application number: JP10193528A
Authority: JP
Inventors: Minoru Kano; 稔加納
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 1998-02-24
Filing date: 1998-02-24
Publication date: 1999-09-07

Abstract

(57)【要約】【課題】表計算システムはマンマシンインターフェイ
スでユーザが各種データ処理を行うように準備されてい
るが、そのためには複雑な操作が必要である。誰でもが
簡単操作でデータ処理を自動実行できるようにする。【解決手段】表計算システムの管理下で動作するユー
ザのデータ処理用ファイルから自動起動されるデータ処
理支援システムを提供し、これが表示するガイド表示を
ユーザが選択して、データベース構造、データベースへ
のレコード入力方法、データベースに蓄積したレコード
の抽出方法、抽出レコードの処理方法をユーザのファイ
ルに入力定義できるようにし、ユーザが定義した入力方
法を選択してユーザのファイルにレコード入力を行い、
ユーザが定義したレコード抽出方法を選択すれば、デー
タ処理支援システムが抽出レコードの処理方法に定義さ
れたデータ処理を自動で行うようにする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータ応用
技術に関するものである。特に表計算システムを用いて
ユーザが行うデータ処理を支援しデータ処理を簡単に行
えるようにするデータ処理支援システムおよびデータ処
理支援方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、データ処理を簡単に行う手段とし
て、各種表計算システムが提供されてきている。例え
ば、エクスメディア「超図解Ｅｘｃｅｌ基礎編、
応用編」、東京書籍印刷（株）、１９９７年。

【０００３】表計算システムでは、図３に例示するよう
な枠線で囲まれたワークシートの桝目（以下、セルと言
う。）に文字、数値、数式等を記入して集計表、データ
ベースなどを作成して、シート上で計算を行ったり、グ
ラフ表示をしたりなど様々なデータ処理、データ整理を
行うことができるようになっている。

【０００４】しかし、これらは、基本的にマンマシンイ
ンターフェイスのもとでデータを処理するように準備さ
れたもので、目的のデータ処理結果を得るためには、種
々の複雑な操作を行わなければならず、またその操作手
順を覚えなければならず、日常の定型業務に利用するに
は煩わしいものであった。また、それを自動実行させよ
うとすると、専門的な処理手順を準備しなければなら
ず、そのためには、多大の時間をかけて勉強しなければ
ならなかった。逆に、勉強した人がそのための処理手順
を準備して自動実行できるようにしたとしても、その中
身が手順の中に隠されてしまって、何らかの問題点、改
善点が発生したときに、実際の担当者には中身がわから
ないため、問題解決、改善の実施のためには処理手順の
作成者の手を煩わせるしかなかった。

【０００５】また、提供されている各種表計算プログラ
ムの機能には固定的データを扱うように準備されている
ものが多く、扱うデータの状況が変化しても状況変化に
対応したデータ処理が行えなかった。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】本発明の課題は、上記
問題点を解消し、誰でもが簡単にデータベースを扱うこ
とができるように、データベースの構造、データベース
へのレコードの入力方法、データベースへ格納されたレ
コードの抽出方法、データベースより抽出したレコード
の処理方法を定義できるようにし、定義した入力方法に
従って簡単にデータを入力できるようにし、最後にデー
タベースより抽出したデータを簡単に処理し、表示・印
刷できるようにすることにある。また、固定的データを
扱っている部分を状況変化にあわせられるようにするこ
とにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】通常、表計算システムの
管理のもとで、ユーザは表形式のデータの記憶および表
示手段をあたえる複数のシートの組（以下、ファイルと
称す。）に対して種々の複雑な操作を行って、必要なデ
ータの入力、計算、整理、表示、印刷を実施している。
本発明は、上記を簡単に処理できるようにするデータ処
理支援システムおよびデータ処理支援方法を提供するも
ので、それを実現する手段は次のようである。

【０００８】ユーザがユーザのファイルを表計算システ
ムのもとにロードするだけで本発明のデータ処理支援シ
ステムが動作するようにするために、データ処理支援シ
ステムに、ユーザのファイルが表計算システムの元にロ
ードされたとき、データ処理支援システムを表計算シス
テムのもとにロードし実行させる手順をユーザのファイ
ルのプログラムシートに設定する手段を設けること。

【０００９】ユーザのデータ処理の準備、データ処理を
簡単に行えるようにするために、ユーザのデータ処理支
援に必要な処理手段を記憶したプログラムシートと、ユ
ーザのデータ処理の定義およびデータ入力に必用なシー
トの原案を記憶した複数のワークシートとをデータ処理
支援システムに備えること。

【００１０】ユーザのシートの準備状況を確認し、必要
なシートがユーザのファイルに存在しなければ、ユーザ
のファイルに必要なシートの写しを提供する手段をデー
タ処理支援システムのプログラムシートに設けること。

【００１１】データ処理支援システムは表示手段にユー
ザの操作事項をガイドするガイド表示をして制御を表計
算システムに渡し、ユーザが表計算システムの管理のも
と入力手段を操作して表示手段上で必要な入力を行った
のち、ガイド表示の選択項目を選択すれば、データ処理
支援システムが動作し、選択項目に対応する所定の処理
を実行し、終了すれば表示手段に次のユーザの操作事項
をガイドするガイド表示をして制御を表計算システムに
渡す手段をデータ処理支援システムのプログラムシート
に設けること。

【００１２】データベースに蓄積したレコードの抽出条
件を数式で記入できるようにし、数式処理手段をデータ
処理支援システムのプログラムシートに設けること。

【００１３】クロス集計表で、週単位集計、非表示集計
を行えるようにし、そのための処理手段をデータ処理支
援システムのプログラムシートに設けること。

【００１４】クロス集計表作成のもととなるレコード範
囲を常に最新のレコード範囲とする手段をデータ処理支
援システムのプログラムシートに設けること。

【００１５】ユーザの参照するデータまたはレコード範
囲を名前にて参照できるようにする手段をデータ処理支
援システムのプログラムシートに設けること。

【００１６】

【作用】本発明のデータ処理支援システムは、ユーザの
ファイルを表計算システムのもとに呼び出すだけで、自
動的に起動され、ユーザのデータ処理を支援する。

【００１７】ユーザは、本発明のデータ処理支援システ
ムの表示するガイド表示に従って、ユーザのデータ処理
に必要な定義を、表示手段に表示されるユーザのファイ
ルに記入してゆくだけでユーザのデータ処理に必要な事
項を簡単に準備することができる。

【００１８】ユーザは、本発明のデータ処理支援システ
ムの表示するガイド表示に従ってユーザの定義した入力
方法を選択し表示画面を操作すれば、ユーザのファイル
に簡単に新規データの追加、入力済みデータの追記・修
正を行うことができる。

【００１９】ユーザは、本発明のデータ処理支援システ
ムの表示するガイド表示に従ってユーザの定義したデー
タ処理方法を選択すれば、本発明のデータ処理支援シス
テムがユーザのファイルのデータ処理の実行、結果の表
示、印刷を自動的に行う。

【００２０】ユーザは、データベースに蓄積したレコー
ドの抽出条件として数式を指定できるから、日付範囲な
ど状況に応じて変化する条件をレコードの抽出毎に修正
して指定する必要がなくなる。

【００２１】ユーザはクロス集計表において週単位の集
計ができるようになる。また、重要項目とその他項目に
ついての一括クロス集計表を作成できるので、全体を把
握しながら重要項目の状況を把握できるようになる。さ
らには、それによってクロス集計表の形を一定に保つこ
とができるので、自動集計、自動印刷に都合がよい。

【００２２】クロス集計表には抽出レコード数が変化し
ても常に最新の抽出レコードの内容が反映される。

【００２３】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を実施
例に従って詳細に説明する。図１は、本発明の全体構造
を示している。本発明は、コンピュータの演算制御を実
行する演算処理装置（１０１０）、フロッピーディス
ク、ハードディスク、光ディスクなどよりなるメモリ手
段（１０２０）、別のコンピュータ（１０３１）などと
の通信、プリンター（１０３２）への印刷情報の転送通
信などを行う通信手段（１０３０）、キーボード、マウ
スなどよりなるコンピュータへの入力手段（１０４
０）、ＣＲＴディスプレイ、液晶表示装置などで構成さ
れる表示手段（１０５０）などよりなるコンピュータシ
ステムと、コンピュータシステムの全体を管理するオペ
レーティングシステム（１０６０）、オペレーティング
システムの管理下で動作する表計算システム（１０７
０）、表計算システムの管理化で動作するユーザのファ
イル（１０７１）、データ処理支援システム（１０７
２）より構成される。

【００２４】ユーザのファイル（１０７１）の状況は、
表示手段（１０５０）の画面上に表示される。データ処
理支援システム（１０７２）は、ユーザのファイルの状
況を監視し、表計算システム（１０７０）、オペレーテ
ィングシステム（１０６０）を経由して演算処理手段
（１０１０）の作用により、必要に応じてユーザが入力
手段を通じてユーザのファイルに入力すべき情報を表示
手段（１０４０）にガイド表示する。ユーザは、必要な
情報を入力手段（１０４０）を操作してユーザのファイ
ル（１０７１）に入力し、表示手段（１０５０）によっ
て確認したあと、入力手段（１０４０）を操作して、デ
ータ処理支援システム（１０７２）によって表示手段
（１０５０）に表示されているガイド表示より適切な項
目を選択入力する。選択入力結果は、演算処理装置（１
０１０）、オペレーティングシステム（１０６０）、表
計算システム（１０７０）を経由して、データ処理支援
システム（１０７２）に伝達される。データ処理支援シ
ステム（１０７２）は、ユーザの選択入力に対応して準
備されている処理手段を起動し、所定の処理を実行し、
終了すれば、上記と同様、次にユーザが操作すべき情報
を表示手段に表示する。これを繰り返すことにより、ユ
ーザが目的とする処理に必要な事項がユーザのファイル
（１０７１）に準備される。このようにして、ユーザ
は、上記によって準備されたデータ入力方法をガイド表
示より選択して、ユーザのファイルにデータ処理に必要
な情報の入力、修正、追記を行うことができる。このよ
うにして、ユーザは、上記によって準備されたデータ処
理方法をガイド表示より選択して、ユーザのファイルの
データベースシートに蓄積したレコードの処理、表示、
印刷を行うことができる。このようにして、抽出レコー
ド処理の際には、表示のための操作、印刷のための操作
などを行う必要が無く、ガイド表示より抽出レコード処
理方法を選択するだけで、自動的に目的の結果を得るこ
とができる。結果の表示が指定されているときは、デー
タ処理支援システムの働きにより前記のようなシステム
を経由して結果が表示手段（１０５０）に表示される。
印刷が指定されているときは、同様にしてプリンター
（１０３２）に結果が印刷される。

【００２５】ユーザのファイル（１０７１）、データ処
理支援システム（１０７２）に関する情報は、メモリ手
段（１０２０）に記憶されて、ユーザの入力手段（１０
４０）の操作によって呼び出され、オペレーティングシ
ステム（１０６０）、表計算システム（１０７０）の管
理のもとで、上記した動作を行う。処理が終了すれば、
また、メモリ手段（１０２０）に記憶される。

【００２６】なお、以下の説明では、演算処理装置（１
０１０）、オペレーティングシステム（１０６０）、表
計算システム（１０７０）の動作などについての記述は
省略し、さらに、表示手段（１０５０）への表示を表
示、プリンター（１０３２）への印刷を印刷、入力手段
（１０４０）を操作しての入力を入力、ガイド表示の選
択などで表現することにする。

【００２７】図２は本発明の機能概要を示している。図
２において、ユーザのファイル（１０７１）および本発
明のデータ処理支援システム（１０７２）は、図１に示
したようにパーソナルコンピュータなどに組み込まれた
表計算システムの管理下で動作する。ユーザの必要な処
理を実行するために、ユーザのファイル（１０７１）と
結合され、ユーザの処理実行に必要な、蓄積すべきデー
タのデータベース構造定義（２０１１）、入力すべきデ
ータ（レコード）の入力方法定義（２０１２）、蓄積し
たデータベースのデータの抽出方法定義（２０１３）、
抽出したレコードの処理方法定義（２０１４）に必要な
操作ガイドを表示して定義入力を支援する。必要な定義
が終了すると、データを蓄積するデータベースへのデー
タの入力（２０２１）、抽出レコードの処理（２０２
２）に必要な操作ガイドを表示してデータ入力および処
理の実行を支援する。各種定義のための入力操作など
は、図１の入力手段（１０４０）を操作して表計算シス
テムが保有している機能を利用して行う。結果の表示、
印刷なども、表計算システムが保有している機能を利用
して、図１の表示手段（１０５０）の表示画面に表示し
たり、プリンター（１０３２）に出力する。

【００２８】ユーザのファイルは、図３に示すように、
複数の表形式のシートおよび計算手順を記憶するための
シートを保有している。図３において、データベースシ
ート、構造定義シート、入力定義シートなどには、図示
のように、碁盤目の枠線が引かれ、その囲いの中（セル
という）に必要に応じて数値データ、文字列、数式を入
力するようになっている。プログラムシートには、特に
枠線は引かれていない。

【００２９】データ処理支援システムも、図示しない
が、ユーザのファイルと同様のシートを保有している。
特に、ユーザのデータ処理支援のために必要となる構造
定義シート、入力定義シート、抽出定義シート、処理定
義シートの原案のシートを保有し、必要に応じて、ユー
ザのファイルにその写しを提供できるように準備してい
る。その内容はあとで詳述するユーザシートの内容で説
明するものと同様である。また、プログラムシートに
は、後で詳述するようなユーザのデータ処理支援のため
の各種処理手段が格納されている。

【００３０】まず、最初に、ユーザのファイルを本発明
のデータ処理支援システムに結合する方法を説明する。
まったく新規な状態では、ユーザのファイルは、表計算
システムのもとでのみ動作するようになっている。図４
に示すように、まず、ユーザが自分のファイルを手動で
起動し表計算システムのもとへ呼び出す（４０１０）。
続いて、その状態で、本発明のデータ処理支援システム
を手動で起動し、同じ表計算システムのもとへ呼び出す
（４０２０）。本発明のデータ処理支援システムは、表
計算システムのもとへ呼び出されると自動的に処理を開
始するような自動起動手段（図５）を前記したプログラ
ムシートに準備している。従って、表計算システムの動
作環境に呼び出されると図５に示す自動起動手段が動作
を開始し、自動的に定められた処理の実行を開始する。

【００３１】データ処理支援システムは、表計算システ
ムのもとに呼び出されると自動的に図５に示す処理を開
始する。まず、自分の状態の初期化を行う（５００
１）。次に、表計算システムのもとにロードされている
ユーザのファイルの存在を調べる（５００２）。ユーザ
のファイルが存在しなければ、例えば、「ファイル無
し」のメッセージ（５００３）を表示して、処理を打ち
切る（５００４）。ユーザのファイルが存在すれば、そ
れが本発明のデータ処理支援システムで扱うファイルの
条件に適合しているかどうかを調べる（５０１１）。す
なわち、本発明のデータ処理支援システムでデータ処理
支援を実施するために必要な図３に示したようなデータ
ベースシート、構造定義シートなどの表形式のデータ記
憶手段が準備されているかどうかを調べる。もし準備さ
れていなければ、例えば、シートの追加可否の確認メッ
セージを表示する（５０１２）。確認が得られなけれ
ば、処理を打ち切る（５０１３）。確認が得られれば、
必要なデータベースシート、構造定義シートなどをユー
ザのファイルに追加する（５０１４）。ここで、データ
ベースシートのようにデータ記憶のための手段のみが必
要な場合は、全くデータの記入されていないシートを追
加し、シート名称「データベース」をつける。構造定義
シートのように構造定義のためのデータ記入書式の必要
なものは、全くデータの記入されていないシートを追加
し、シート名称「構造定義」をつけた後、データ処理支
援システムで複写用に準備した構造定義シートの書式を
複写する。このようにして、ユーザがデータ処理を行う
に必要なシートを事前に準備する。

【００３２】次に、ユーザのファイルのプログラムシー
トに、本発明のデータ処理支援システムを自動的に呼び
出す手段が準備されているかどうかを調べる（５０２
１）。準備されていなければ、ユーザのファイルのプロ
グラムシートに本発明のデータ処理支援システムを自動
的に呼び出す手段を追加する（５０２２）。

【００３３】本発明のデータ処理支援システムを自動的
に呼び出す手段は、図６に示すような内容であり、ユー
ザが自分のファイルを表計算システムのもとへ呼び出す
と自動的に実行される手段のなかに、本発明のデータ処
理支援システムを呼び出す手段（６０１０）を組み込ん
だものである。これによって、ユーザのファイルと本発
明のデータ処理システムが結合され、次に、図４の（４
０１０）によって、ユーザが自分のファイルを表計算シ
ステムのもとへ呼びだすと、図４の（４０２０）の操作
をするまでもなく、自動的に本発明のデータ処理支援シ
ステムが表計算システムのもとへ呼び出され、図５に示
す処理を自動的に開始する。

【００３４】このようにして、次回からは、ユーザが自
分のファイルを表計算システムの元へ呼び出すだけで本
発明のデータ処理支援システムが自動的に起動される。
また、同時に、ユーザのファイルにデータ処理に必要な
シートが存在しなければ、本発明のデータ処理支援シス
テムが事前に準備したシートが複写されてユーザのファ
イルに追加される。

【００３５】図７は、各種定義状況確認手段の内容を示
している。図７において、まず、データベースの構造が
定義されているかどうかを確認する（７０１０）。未定
義であれば、構造定義のガイド表示をして構造定義画面
へ移る（７０１１）。定義済みであれば、データベース
のレコード入力方法が定義されているかどうかを確認す
る（７０２０）。未定義であれば、レコード入力方法定
義のガイド表示をしてレコード入力方法定義画面へ移る
（７０２１）。定義済みであるとき、データベースにレ
コードが蓄積されていれば、データベースよりのレコー
ド抽出方法が定義されているかどうかを確認する（７０
３０）。未定義であれば、レコード抽出方法定義のガイ
ド表示をしてレコード抽出方法定義画面へ移る（７０３
１）。定義済みであれば、抽出レコードの処理方法が定
義されているかどうかを確認する（７０４０）。未定義
であれば、抽出レコードの処理方法定義のガイド表示を
して抽出レコードの処理方法定義画面へ移る（７０４
１）。定義済みであれば、処理選択のガイド表示をして
処理選択画面へ移る（７０５０）。このように、データ
処理に必要な定義状況を順次調べて、必要な定義をユー
ザが順次実施できるようにガイドして行くから、ユーザ
は、必要な事項を簡単にもれなく準備することができ
る。以下、各定義画面での実施内容を詳細に説明する。

【００３６】ユーザのファイルのデータベースシートへ
のレコード蓄積方法を指定する構造定義（２０１１）に
ついて説明する。データベースシートには、通常、図８
に示す形式でデータが蓄積される。このような形で蓄積
されたデータの蓄積形式はリスト形式と呼ばれることも
ある。図８に置いて、行方向のエリアを行フィールド、
列方向のエリアを列フィールドという。行フィールドの
１行のデータの組をレコードという。１つ１つのレコー
ドがデータベースで扱うデータ単位である。列フィール
ドの先頭には、列方向に蓄積するデータを識別するため
の名前（列ラベルとも言う）をつける。データベースタ
イトルは必要に応じてつければよい。通常、表計算シス
テムを利用するユーザは、このデータベースシートの枠
線で囲まれた範囲に直接レコードの追加、編集入力を行
う。しかし、列フィールド数の多いデータベース、何万
行にもなることがある行フィールド数の大きいデータベ
ースを扱う場合、図１の表示手段（１０５０）の表示画
面が限られているために、目的とするデータを探した
り、編集するのはなかなか煩わしいものである。本発明
のデータ処理支援システムは、次の手段によって、この
煩わしさを解消している。

【００３７】図９は、構造定義画面の主要部の状況を示
す。図９において、データベースタイトル欄（９０１
０）、名前欄（９０２０）、データ欄（９０３０）が設
けられている。（９０５０）は、処理選択用のガイド表
示である。（９０６０）は、処理選択画面を経由して構
造定義画面へ移ったときの処理選択用ガイド表示であ
る。図１の表示手段（１０５０）に表示される構造定義
画面で、図１の入力手段（１０４０）を操作して、実際
にユーザが入力するのは、図８に示したデータベース構
造を指定するために必要なデータである。具体的には、
データベースタイトル欄（９０１０）の下の欄（９０１
１）にデータベースタイトル（例では、固定資産リス
ト）を入力する。次に、図８の列フィールドの名前を、
名前（９０２０）と記載された欄の下側（９０２１）に
データベース構造とは行と列を入れ替えた内容で必要な
だけ順次入力（例では、資産番号、資産名称、、、、）
する。最後に、入力レコード例として、データ（９０３
０）と記載された欄の下側（９０３１）に、記入した名
前に対応するデータ例を記入（例では、Ａ−００１、電
力計、、、、）する。なお、データ記入欄には、文字、
数値、日付、数式などを記入することができる。また、
ここでは詳述しないが、記入したデータの表示形式を、
例えば、日付データであれば、９７／１０／１０または
平成９年１０月１０日などのように指定することができ
る。また、データ入力時の入力制御のために、通常のキ
ー入力モードで入力するか、日本語入力モードで入力す
るかなどを指定することができる。また、入力データの
入力規則として、入力可能範囲、例えば、０以上１０以
下などを指定することができる。

【００３８】入力が終了すれば、ガイド表示（９０５
０）に表示される項目の中より、「１．構造定義の終
了」を選択する。ガイド表示（８０６０）の「Ｏ．Ｑｕ
ｉｔ」を選択すると、構造定義画面より抜けて、処理を
継続するか否かのガイド表示が出る。否を選択すると処
理を終了し、ユーザのファイルを図１のメモリ手段（１
０２０）に格納して処理を終了する。継続を選択する
と、図４のデータ処理システム自動起動手段の処理を実
行する。「２．構造定義の説明」を選択すると、この構
造定義画面におけるデータ入力方法の説明画面が表示さ
れる。「３．システムの説明」を選択すると、システム
全体の概要を説明する画面が表示される。ここでは、詳
述しない。上記で、選択するとは、例えば、ガイド表示
の該当個所にカーソルを合わせ、マウスで左クリックす
ることを示す。それによって、該当個所に対応して準備
された処理手順が起動される。なお、このユーザの入力
プロセスは、表計算システムの持っている碁盤目の枠線
へのデータ入力手順により、表計算システムの管理下で
行う。従って、表計算システムの持っている種々の便利
な機能をそのまま利用して行うことができる。本発明の
データ処理支援システムは、ガイド表示（９０５０）に
表示した項目が選択されるまでは、その入力プロセスに
ついては何ら関知しない。以下においても同様である。

【００３９】入力が終了して、ガイド表示（９０５０）
の表示項目の中より、「１．構造定義の終了」が選択さ
れると、図１０の構造定義確認手段が起動され、次のプ
ロセスを行う。まず、入力データの正当性をチェックす
る（１００１０）。すなわち、名前とデータがペアで入
力されているかどうか、名前に重複がないかどうかなど
がチェックされる。もし、間違いがあれば、メッセージ
を表示して（１００１１）、もとの構造定義画面に戻る
（１００１２）。ユーザは、メッセージを確認して間違
いを修正して、再度、ガイド表示（９０５０）の「１．
構造定義の終了」を選択する。これにより、再度、図１
０の構造定義確認手段が起動され、同様のチェックを行
う。間違いが発見されなければ、確認メッセージを表示
する。ユーザが確認ＮＧを入力すれば、もとの構造定義
画面に戻る（１００２１）。ユーザが確認ＯＫを入力す
れば、入力された構造定義データを図２のデータベース
シートに、図８の形式で転記する（１００３０）。ここ
で、転記する内容は、図８の、データベースタイトル、
名前１、名前２、、、および、データ１．１、データ
１．２、、、、である。このようにして構造定義が終了
すると、入力方法定義のガイド表示をして、次のデータ
ベースへのレコード入力方法定義画面へ移る（１００４
０）。

【００４０】なお、ガイド表示（９０６０）は、定義し
た構造を確認、修正する場合に表示されるものである。
それによって、ユーザが業務遂行過程において、扱うデ
ータの種類（名前）が増減したりしても容易にデータベ
ースの構造を変更し、それにあわせることができるよう
になっている。これについては、後で説明する。

【００４１】データベースを扱うためには、データベー
スにレコードを蓄積しなければならない（２０１２）。
構造定義画面から、または、図７のレコード入力方法定
義画面へ（７０２１）から選択されるデータベースにレ
コードを蓄積するためのレコード入力方法の定義画面の
状況を図１１に示す。図１１において、（１１０６０）
は、入力方法定義画面における選択項目ガイドである。
図１１において、名前欄（１１０１０）の下の欄（１１
０１１）には、図９の名前欄（９０２０）の下の欄（９
０２１）の記載内容が転記されている。既定値欄（１１
０２０）の下の欄（１１０２１）には、ユーザが、レコ
ードの各データを入力するときに既定値として定めてお
けば入力の必要がない、または、入力が楽になるデータ
を入力する。ここでは、購入年月欄に数式「＝ＴＯＤＡ
Ｙ」を入力している。図１１では「＝ＴＯＤＡＹ」の数
式を表示しているが実際は数式の値である今日の日付が
表示される。このようにしておくことにより、実際のレ
コード入力の際に、購入年月欄に事前にレコード入力日
付が入力表示され、入力を省略または簡単化することが
できる。新規入力欄（１１０３０）の下の欄（１１０３
１）には、新規のレコードを入力する際のタイトルをユ
ーザが入力する。ここでは、「新規登録」を入力してい
る。その更に下の欄（１１０３２）には、ユーザが名前
欄の新規入力する名前を選択し、対応する欄に記号を指
定する。記号は次のように定める。１データベースのレコードを検索するのに利用するも
の２データとしてのみ入力するもの３入力の際、過去の入力結果を参考にするものここで、１と入力したものは、実際の入力の際に必須の
入力項目になる。２と入力したものは、入力してもしな
くても良い項目となる。３と入力したものは、実際の入
力の際、過去のデータとして参考に表示されるもので、
変更できないものとなる。例として、検索用データとし
て、資産番号を指定し、資産名称から責任者までを新規
登録の入力項目に設定入力している。追記１の欄（１１
４０）の下の欄（１１０４１）には、既に入力し、デー
タベースに登録されているレコードを呼び出し、追記ま
たは修正するためのタイトルを記入する。例として、貸
し出しを入力している。その更に下の欄（１１０４２）
には、新規入力の場合と同様、ユーザが追記入力する名
前を選択し、対応する欄に記号を入力する。入力する内
容は、新規入力の場合と重なっても違っても良い。その
ようにすることによって、既に入力したレコードを種々
の方法で呼び出し、種々の追記、変更することができる
ようになる。例として、名前欄の貸出日、貸出先を入力
項目に指定している。また、参照項目として、滅却予定
を指定している。なお、追記入力の定義は、図では１個
のみを示しているが、図の右の欄に順次次々に定義する
ことができるようにしている。従って、データベースに
蓄積されたレコードに対して、種々の追記入力方法を定
義することができるので、業務の進展、データの入手状
況などにあわせた追記入力が可能となる。これらの入力
は、構造定義の場合と同様、表計算システムの管理下で
実施される。入力が終了すると、ユーザは、ガイド表示
（１１０６０）の「１．入力定義の終了」を選択する。
その他の選択項目は、前記構造定義に関する説明部分と
同様である。

【００４２】図１１において、入力が終了し、ユーザ
が、ガイド表示（１１０６０）の「１．入力定義の終
了」を選択すると、データ処理支援システムの図１２に
示す入力定義確認手段が起動される。図１２において、
入力定義確認手段は次のように動作する。まず、入力定
義データの誤りの有無をチェックする（１２０１０）。
誤りがあれば、誤り指摘のメッセージを表示し（１２０
１１）、入力定義画面へ戻る（１２０１２）。ユーザ
は、誤りを修正し、再度ガイド表示（１１０６０）の
「１．入力定義の終了」を選択する。これにより、再度
図１２の入力定義確認手段が起動される。入力データに
誤りがなければ、確認メッセージを表示する（１２０２
０）。ユーザの確認が得られなければ、入力定義画面へ
戻る（１２０２１）。確認が得られれば図５のデータ処
理支援システム自動起動手段の部分より再度実行する。
なお、ここで定義したレコード入力方法によるレコード
入力については、後述する。

【００４３】データベースに蓄積したデータを解析、整
理するためには、対象となるレコードをデータベースよ
り抽出しなければならない（２０１３）。図７のレコー
ド抽出方法定義画面へ（７０３１）が表示するレコード
抽出定義画面の状況を図１３に示す。図１３において、
（１３０６０）は、抽出並べ替え定義画面における選択
ガイドである。図１３において、名前欄（１３０１０）
の下の欄（１３０１１）には、図１１のレコード入力定
義画面の場合と同様、図９の名前欄（９０２０）の下の
欄（９０２１）の記載内容が転記されている。定義１
（１３０２０）の下の欄（１３０２１）には、レコード
抽出方法のタイトルをユーザが入力する。例としてここ
では、「最近１年登録資産」が入力されている。その更
に下の欄（１３０２２）には、処理の内容を以下の記号
で入力する。Ｅ抽出規則Ｓ並べ替え規則Ｔ集計規則Ｄ削除項目指定ここで、レコード抽出方法タイトルを記入した欄の下に
は、必ずＥを記入しなければならない。Ｅを記入した欄
の下の欄（１３０２３）には、抽出規則を記入する。抽
出規則は、抽出の基準となる名前を選択し、対応するこ
の列の欄に、記入例のように記入する。例の場合は、購
入年月が、今日より３６５日前以降、すなわち１年前以
降の購入のもので、Ａ棟に設置されているものを抽出す
ることを示す。このように同一の列内に記入された規則
は、その列内のすべての規則を満たすレコード（ＡＮＤ
条件）をデータベースより抽出することを指定する。Ｏ
Ｒ条件を満たすものを抽出する場合は、その右の列に次
に必要な規則を記入すればよい。これらが複数ある場合
は、次々に右の列に記入して行く。次に抽出したレコー
ドを並べ替えておいた方がレコードの整理に都合が良い
場合は、同じようにしてその右の列に並べ替え規則を記
入する。並べ替えた結果を更に集計したい場合は、集計
指定をその右の列に行う。最後に、抽出したレコードの
整理に使用しない名前に対応するデータがある場合は、
その右の列の記号欄にＤを記入し、その下の記入欄の、
その名前に対応する欄にＤを記入する。並べ替え、集
計、削除は、抽出に付随する事項であるから、ここでは
詳細な説明を省略する。複数の抽出・並べ替え規則があ
る場合には、抽出並べ替えのタイトル記入から始まる上
記説明と同じ手順で次々と右の列に記入して行けばよ
い。

【００４４】ここで、抽出規則については、従来提供さ
れている表計算システムでは、比較対照の指定を数値ま
たは文字など確定したものしか指定できず非常に不便で
あった。それを解消するために、３０日前を指定するの
に、Ｔｏｄａｙ−３０のような数式を指定できるように
した。このようにすることにより、先月のレコードを抽
出するのに、次のような指定をすれば良くなり、データ
処理の必要が生じるたびに、特定の日付を入力するまた
は入力する手順を準備する必要が無くなり、非常に使い
やすく便利にすることができた。〉＝Ｄａｔｅ（Ｙ（Ｔｏｄａｙ），Ｍ（Ｔｏｄａｙ）−
１，１）＠〈Ｄａｔｅ（Ｙ（Ｔｏｄａｙ），Ｍ（Ｔｏｄ
ａｙ），１）上の日付範囲の指定の意味は、次のようである。Ｙ（Ｔ
ｏｄａｙ）は、今日の日付の年を戻す関数である。Ｍ
（Ｔｏｄａｙ）は、今日の日付の月を戻す関数である。
Ｄａｔｅ（Ｙ，Ｍ，Ｄ）は、年月日を与えて、日付全体
を戻す関数である。＠は、前半の比較式と後半の比較式
を同時に満たすことを意味する記号である。従って、上
記指定は、前月の１日以降今月の１日以前、すなわち先
月全体範囲を表している。ただし、上記は、説明の便宜
上の記号である。実際の表記はこれとは多少異なる。

【００４５】なお、前記したように、従来の表計算シス
テムでは、上記数式指定は扱えない。従って、本発明で
は、図１４に示す比較条件数式の値への変換手段を用い
て、従来の表計算システムで扱えるように変形してい
る。その前提として、従来の表計算システムは、“＝数
式”の形のデータを図３で説明したセル、すなわち、こ
れまでの説明でデータを記入した枠線で囲まれた範囲に
入力すると自動的にその値を計算する機能を持っている
ので、これを利用している。

【００４６】図１４においては、図１３で抽出規則を定
義している列範囲または複数の並んだ１つの抽出規則を
与える列範囲のすべての抽出規則に対して順にチェック
し、数式で指定された抽出規則をすべて数値または文字
列の抽出規則に変換し、図示しない別の定められた範囲
に順番に記入する。まず、図１３で定義したレコードの
抽出範囲の参照と数値または文字列にに変換した結果を
記入する範囲を設定するための初期設定を行う（１４０
１０）。次に、図１３の抽出条件を順次取り出す（１４
０２０）。これが比較条件数式か否かを調べる（１４０
３０）。比較条件数式でなければ、データベースよりの
レコード抽出条件として、そのまま、データベースより
のレコード抽出処理部の参照用に比較条件の存在範囲と
して指定する別に定めたセル範囲に順番に格納する（１
４０８０）。比較条件数式であれば、それより数式部を
抜き出す（１４０４０）。数式の前に等号をつけて「＝
数式」の形にして、演算用に定めたセルにこれを記入す
る（１４０５０）。前記したように、セルに数式を記入
すれば、表計算システムが自動的にその数式の値を計算
するから、このセルより演算結果を数値で取り出す（１
４０６０）。数値に元々の比較条件数式につけられてい
た比較条件（＞、＞＝、＜、＜＝、＜＞、＝＞＞をつけ
て数値の比較条件を作る（１４０７０）。これを、デー
タベースよりのレコード抽出条件として、指定する別に
定めたセル範囲に順番に格納する（１４０８０）。指定
された抽出規則をすべて処理したか調べる（１４０９
０）。未完なら、前記（１４０２０）より繰り返す。完
了なら終了とする。なお、ここでは、前記＠記号付の比
較条件式については説明しなかったが、この場合は、２
つの比較条件数値として、所定のセルに順番に格納する
ようにしている。

【００４７】図１５は、上記を用いて実際にデータベー
スのレコードを抽出する場合のデータベースのレコード
抽出手段を示している。まず、レコード抽出条件の定義
範囲と抽出条件を数値、文字列条件に変換した結果を記
入する範囲を指定して、比較条件数式への変換手段を起
動し、実際にレコードを抽出するための条件を変換した
結果を別の範囲に設定する（１５０１０）。次に、変換
したレコード抽出条件の存在範囲と、データベースのレ
コード存在範囲と、抽出したレコードの格納範囲を指定
して表計算システムのレコード抽出手段を起動し、指定
の条件に合致するレコードを抽出し、例えば、図３のレ
コード抽出用シートの指定の格納範囲に結果を記載させ
る。これによって必要なレコードが抽出されるので、そ
のあとは、その抽出レコードの解析、整理などの処理の
実行に移る。

【００４８】以上述べたように、抽出規則を定義したセ
ル範囲とは異なるセル範囲に比較条件数値に変換したも
のを格納する。そして、実際のレコード抽出の際に、こ
れを表計算システムのデータベースよりのレコード抽出
処理部に引き渡すようにする。それによって、元の数式
を含むの定義データは破壊されずにそのまま次にも使用
できるようになっている。なお、上記は、１実施例にす
ぎず、抽出規則を定められたセル範囲に数式でも定義で
きるようにし、数式の値を別のところで求め、結果を比
較数値として別のところ（セル）に設定して、抽出規則
の存在範囲として設定するような方法であればどんなも
のでも良い。

【００４９】また、本発明の数式を含む比較条件を扱え
るように本発明の内容（図１４および図１５）を従来の
表計算システムに取り入れてもよい。その場合は、ユー
ザがデータベースよりのレコード抽出条件を図１３の例
のように作成し、表計算システムのレコード抽出処理を
手動で呼び出して、抽出条件記入範囲を指定すれば、本
発明の数式指定を含む抽出条を満たすレコードを容易に
抽出できるようになるから表計算システムの使い勝手が
向上することになる。また、本発明のデータ処理支援シ
ステムにおいても図１４および図１５の処理のほとんど
を省略することができるからより簡単なデータ処理支援
システムとすることができる。

【００５０】図１３において、入力が終了し、ユーザ
が、ガイド表示（１３０６０）の「１．抽出・並替定義
の終了」を選択すると、データ処理支援システムの図１
６に示す抽出・並替定義確認手段が起動される。図１６
において、抽出・並替定義確認手段は次のように動作す
る。まず、抽出・並替定義データの誤りの有無、定義の
列の並び順の正当性をチェックする（１６０１０）。誤
りがあれば、誤り指摘のメッセージを表示し（１６０１
１）、抽出・並替定義画面へ戻る（１６０１２）。ユー
ザは、誤りを修正し、再度ガイド表示（１３０６０）の
「１．抽出・並替定義の終了」を選択する。これによ
り、再度図１６の抽出・並替定義確認手段が起動され
る。入力データに誤りがなければ、確認メッセージを表
示する（１６０２０）。確認が得られなければ、抽出・
並替定義画面へ戻る（１６０２１）。確認が得られれ
ば、図５のデータ処理支援システム自動起動手段の部分
より再度実行する。

【００５１】データベースより抽出したレコードを解
析、整理するための方法を定義する（２０１４）。図７
の抽出レコードの処理方法定義画面へ（７０４１）が表
示する抽出レコード処理方法定義画面の状況を図１７に
示す。図１７において、（１７０６０）は、処理方法定
義画面に表示される選択ガイドである。（１７０９０）
は、選択ガイド（１７０６０）の「１．入力終了→シー
ト作成へ」をユーザが選択したときに表示されるシート
作成画面に表示される選択ガイドである。図１７におい
て、一番左側の列の表示はデータ入力欄の説明を表す。
次の定義１と記入された欄（１７０２０）を含む列は、
処理定義データを記入するためのものである。レコード
抽出方法と記載された欄（１７０１０）の右の欄（１７
０２１）には、図１３の定義１の欄（１３０２０）の下
の欄（１３０２１）にレコードの抽出・並べ替え方法の
名前として記入されたものが、転記される。この例で
は、「最近１年登録資産」が記入されている。図１７に
は示していないが、図１３で、上記名前が複数定義され
ていた場合は、図１７の定義１（１７０２０）の列の右
に同形式の列が構成され、そのレコード抽出方法（１７
０１０）に対応する欄に、順次定義された名前が転記さ
れる。すなわち、定義１（１７０１０）の列へデータを
記入することで、図１３の定義１（１３０２０）で定義
された抽出レコードの処理方法を定めるものであり、複
数のレコード抽出法に対して、それぞれ、１列の処理方
法定義列が準備されている。

【００５２】以下、内容例示のために、図１７の定義１
（１７０２０）の列への記入内容を説明する。１つの抽
出レコードに対して、図１７では、２個しか表示してい
ないが、抽出結果の処理方法１（１７０１１）、２（１
７０１２）、、、のように、列方向に５個までの処理方
法を記入できるようにしている。あとで述べるデータ処
理においては、データ処理内容をレコード抽出方法（１
７０１０）に対応する欄（１７０２１）、、、に記載さ
れた名前を利用して選択し、実行指定すれば、この列方
向に定義した処理方法の内容がすべて一度に処理される
ようにしている。抽出結果の処理方法１〜５に記載する
内容はまったく同じパターンなので、抽出結果の処理方
法１（１７０１１）欄への記載方法で代表して記載方法
を説明する。

【００５３】抽出結果の処理方法１欄（１７０１１）へ
の記載内容は、図１７に示すように、方法名称、処理内
容、結果の表示、結果の印刷、シート名称、確認終了、
（集計指定）、（印刷指定）がある。これに対応する内
容を（１７０３０）以下の欄に記載すればよい。図では
表示していないが、画面では、記入必要欄をカラー表示
して、記入の便宜を図っている。

【００５４】方法名称欄には、レコード抽出方法名称
（１７０２１）１個に対し、複数個の処理方法を定義で
きるようにしているので、それぞれを区別する名前を付
けて記入する。

【００５５】処理内容欄には、次の選択肢を準備し、対
応する記入欄にカーソルを合わせ、マウスで左クリック
すると選択肢の一覧が、記入欄の下に表示されるように
し、それを選択すれば、記入欄に選択したものが記入さ
れるようにしている。下記選択肢の内容は、あとで詳細
に説明する。クロス集計表作成、総合集計表、個別集計表、一覧リス
ト、単票、計算処理、レコードの削除、削除レコードの
回復

【００５６】結果の表示欄には、次の選択肢を準備し、
対応する記入欄にカーソルを合わせ、マウスで左クリッ
クすると選択肢の一覧が、記入欄の下に表示されるよう
にし、それを選択すれば、記入欄に選択したものが記入
されるようにしている。Ｙｅｓ、Ｎｏデータ処理実行時、結果を画面上に表示したいときは、
Ｙｅｓを選択し、表示不用なときは、Ｎｏを選択すれば
よい。

【００５７】結果の印刷欄には、次の選択肢を準備し、
対応する記入欄にカーソルを合わせ、マウスで左クリッ
クすると選択肢の一覧が、記入欄の下に表示されるよう
にし、それを選択すれば、記入欄に選択したものが記入
されるようにしている。Ｙｅｓ、Ｎｏデータ処理実行時、結果を印刷したいときは、Ｙｅｓを
選択し、印刷不用なときは、Ｎｏを選択すればよい。た
だし、上記結果の表示および印刷欄に共にＮｏを記入し
たときは、データ処理実行時このデータ処理は当然なが
ら何も実行されず無視される。

【００５８】シート名称欄は記入不用である。上記の記
入が終了して、ユーザがガイド表示（１７０６０）の
「１．入力終了→シート作成へ」を選択したとき、デー
タ処理支援システムが、結果を作成表示するためのシー
トとして、レコード抽出方法の名称（仮にＡ）と処理方
法名称（仮にＢ）を元に、シート名称ＡＢとしたシ
ートを自動的に準備するようにしている。図１７の場合
は、「最近１年登録資産集計表作成」という名称のシー
トが準備される。ただし、別の処理で準備されているシ
ートと共用して同じシートを利用できるときは、別の処
理で準備されているシート名称をコピーしてこの欄に記
入してもよい。

【００５９】確認完了欄は、記入不用である。上記の記
入が終了して、ユーザがガイド表示（１７０６０）の
「１．入力終了→シート作成へ」を選択して、シート作
成画面へ移り、シート作成画面で結果を整理、表示する
シートを作成完了したときにその画面で表示される、図
１７に例示するガイド表示（１７０９０）の「１．シー
ト作成完了」を選択したときに、このデータ処理支援シ
ステムが自動的にＹｅｓを記入する。ここで、この欄に
Ｙｅｓが記入されていれば、データ処理支援システム
は、このデータ処理の定義が完了しているとみなし、処
理実行時にこのデータ処理を実行する。

【００６０】（集計指定）欄は、処理方法指定欄で、
「クロス集計表」を選択したときに入力する欄である。
次の選択肢を準備し、対応する記入欄にカーソルを合わ
せ、マウスで左クリックすると選択肢の一覧が、記入欄
の下に表示されるようにし、それを選択すれば、記入欄
に選択したものが記入されるようにしている。必要の無
いときは記入する必要はない。週単位集計、非表示集
計、週単位と非表示集計

【００６１】（処理指定）欄は、（集計指定）欄と同
様、処理方法指定欄で、「クロス集計表」を選択したと
きに入力する欄である。次の選択肢を準備し、対応する
記入欄にカーソルを合わせ、マウスで左クリックすると
選択肢の一覧が、記入欄の下に表示されるようにし、そ
れを選択すれば、記入欄に選択したものが記入されるよ
うにしている。（すべて）、（現在の選択）なお、この（処理指定）欄の指定は、ページフィールド
を持つクロス集計表のページの処理に関するものであ
り、現在選択しているページについてのみ処理するか、
ページの選択可能アイテムに付いてすべて処理するかを
指定するものである。以上の入力例は、図１７の（１７
０３０）の欄に示した通りである。

【００６２】上記のように、１つの処理方法の定義の記
入が終了すれば、この画面に表示されているガイド表示
（１７０６０）の「．入力終了→シート作成へ」を選択
する。なお、単に処理定義画面を参照したのみであると
きは、「Ｏ．Ｑｕｉｔ」を選択すれば、処理の継続か終
了かの確認メッセージが表示され、継続を選択すれば、
図５のデータ処理支援システム自動起動手段より再度実
行する。終了を選択すれば、ユーザのファイルを図１の
メモリ手段（１０２０）に格納してデータ処理を終了す
る。

【００６３】ガイド表示（１７０６０）の「１．入力終
了→シート作成へ」の選択によって、データ処理支援シ
ステムの処理定義確認手段が起動され、図１８の手順を
実行する。図１８において、まず、図１７の記入範囲の
選択状況から指定の処理方法を取り出す（１８０１
０）。つぎに、入力が正しいかどうかをチェックする
（１８０２０）。誤りがあれば、誤り指摘のメッセージ
を表示（１８０２１）し、処理定義画面へ戻る（１８０
２２）。ユーザは、誤りを訂正し、再度、処理定義画面
のガイド表示（１７０６０）の「１．入力終了→シート
作成へ」を選択する。誤りが無ければ、図３のデータベ
ースシートより、レコード抽出方法に指定されたレコー
ド抽出を行い、図３のレコード抽出用シートに記入する
（１８０３０）。記入様式は、図３のデータベースシー
トへの記入様式である図８と同様である。そして、抽出
レコードの存在を調べ（１８０４０）、存在しなけれ
ば、抽出レコード無しのメッセージを表示（１８０４
１）し、処理定義画面へ戻る（１８０４２）。ユーザ
は、図１３の抽出条件の定義に戻ってレコード抽出条件
を見直し、再度、処理定義画面のガイド表示（１７０６
０）の「１．入力終了→シート作成へ」を選択する。抽
出レコードが存在すれば、処理実行用のシートを準備
（１８０５０）し、指定の処理に必要な表示情報をシー
トに記入（１８０６０）し、シート作成用の選択ガイド
（１７０９０）を表示してシート作成画面へ移る（１８
０７０）。なお、シート作成画面でシート作成が終了す
ると、前記したように、ユーザが、シート作成画面に表
示される図１７に例示するガイド表示（１７０９０）の
「１．シート作成完了」を選択して、この処理定義画面
へ戻る。ユーザが、データ処理支援システムの記入する
確認完了欄のＹｅｓの記入を確認し、ガイド表示（１５
０６０）の「Ｏ．Ｑｕｉｔ」を選択すればこの処理定義
は終了となり、再度図５に示したデータ処理支援システ
ム自動起動手段より再開する。

【００６４】次にいくつかのシート作成に関連する事項
につき詳細に説明する。図１９はクロス集計表作成の元
になるデータベースより抽出したレコード、図２０はク
ロス集計表を示す。クロス集計表とは、リスト形式のデ
ータからいくつかの特定のフィールドを取り出し、２次
元的に配置して、そのフィールド内にあるデータを項目
別に集計するテーブルのことを言う。表計算システム
は、クロス集計表ウィザードと呼ばれるクロス集計表作
成手順を保有している。図２０において、列方向の「処
理日」と示すタイトルの列は、列フィールドと呼ばれ、
クロス集計表ウィザードを用いて、図１９の列タイトル
の「処理日」を配置すれば、その列内の項目である処理
日がリストアップされて表の列フィールドが作成され
る。行方向の「担当者」と示すタイトルの行は、行フィ
ールドと呼ばれ、クロス集計表ウィザードを用いて、図
１９の列タイトルの「担当者」を配置すれば、その列内
の項目である担当者がリストアップされて表の行フィー
ルドが作成される。行と列の交差する範囲は、図１９の
列タイトルの「業務」を選び、個数を集計するように指
定すれば、図２０のような集計表が作成される。従っ
て、図２０の集計表は、処理日毎の担当者別の業務処理
個数の集計結果を与える表になっている。図２３の左上
の年、処理日と表示する欄は、ページフィールドと呼ば
れ、例えば、「年」の右の欄を選択すれば、元になる年
度の一覧表が表示されそれを選択すれば、目的の年度を
選択できるようになっている。表示では（すべて）の年
を選択したようになっている。「処理日」の右の欄も同
様である。表計算システムの持つクロス集計表ウィザー
ドを使って、上記クロス集計表を作成するためには、集
計の元にするデータ範囲、すなわち、前記したレコード
抽出用シートに抽出したレコードの存在範囲、データ処
理支援システムの準備するクロス集計表を作成するシー
トとその作成位置を指定し、クロス集計表の構成（使用
する列ラベルとその配置）を指定すればよいようになっ
ている。

【００６５】なお、ここで、表計算システムの準備する
クロス集計表には、次の問題点が有り、本発明は、その
問題点をも解消するものである。（１）年単位、月単位、日単位の集計は準備されてい
るが、週単位の集計が準備されていない。業務の管理な
どのマクロとミクロの中間に位置するデータ解析のため
には、これらに加えて週単位の集計があれば便利であ
る。（２）重要な項目と、その他一括で集計すれば良い項
目があるが、重要な項目のみを選択表示するように指定
するとその他の項目が集計対象からはずれてしまう。（３）データベースが常に更新されるので、データベ
ースより抽出されるレコード数は、常に一定であるとは
限らない。しかるに、表計算システムの提供するクロス
集計表処理では、最初にクロス集計表を作成したときに
対象とするレコード範囲を指定するようになっているの
で、抽出レコードのデータの中身が変化したときはその
状況がピボットテーブルの集計結果に反映されるが、レ
コード数が変化したときの状況が集計結果に反映されな
いようになっている。従って、本発明の対象とする常に
抽出レコード数が変化するようなシステムには、表計算
システムの提供するものをそのまま利用することができ
ない。

【００６６】上記（１）、（２）を解消するために、本
発明のデータ処理支援システムは、次の手段を準備し
た。すなわち、処理定義の図１７において、例えば、抽
出結果の処理方法１（１５０１１）の処理方法でピボッ
トテーブルの作成を選択、指定したときは、自動的に
（集計指定）欄で、週単位集計、非表示集計、週単位と
非表示集計および指定無しの未記入のいずれかを指定す
るようにした。週単位集計または週単位と非表示集計が
選択されたときは、ピボットテーブルの行または列フィ
ールドに年月日に関するフィールドが使用されていれ
ば、年月日データから週データを作成し、ピボットテー
ブルに反映できるようにする。非表示集計または週単位
と非表示集計が選択されたときは、ピボットテーブルの
行または列フィールドに年月日以外に関するフィールド
が使用され、その中の項目が表示と非表示項目に分類さ
れていれば、そのフィールドの項目データを分類し、表
示に指定された項目以外を空白に置き換えたデータを作
成し、ピボットテーブルに反映できるようにする。な
お、上記が必要ない場合は、（集計指定）欄にはなにも
記入する必要がない。

【００６７】具体的には、次のように行う。週単位集計
と非表示集計が共に指定されている場合を例として説明
する。図１９は、データベースより抽出したレコードリ
ストの説明用の最も簡単な例である。図２０は、それを
元にして作成したクロス集計表である。図２１は、図２
０に示す最初のクロス集計表をユーザが作成する手順で
ある。クロス集計表の作成は、ユーザが、コンピュータ
の画面上で手動で行う。図１７において、処理定義をし
たあと、図１８のデータ処理支援システムの処理定義確
認手段によりシート作成画面が表示されると、ユーザ
は、図２１にしたがってコンピュータの画面を操作し、
クロス集計表を作成する。図２１において、まず表計算
システムのクロス集計表ウィザードを起動する（２１０
１０）とクロス集計表作成のためのガイドが表示される
（ここでは未表示）。クロス集計表ウィザードのガイド
に従って、元データの範囲として、図１９のデータ範囲
を指定する（２１０２０）。クロス集計表の列フィール
ドに元データのフィールド名称「処理日」を配置する
（２１０３０）。クロス集計表の行フィールドに元デー
タのフィールド名称「担当者」を配置する（２１０４
０）。最後に、クロス集計表の作成場所に、図１８に示
すデータ処理支援システムの処理定義確認手段の準備し
たシートおよびクロス集計表の作成・表示位置を指定す
る（２１０５０）。最後にウィザードの完了を選択する
（２１０６０）。これにより、図２０に示すクロス集計
表がクロス集計表ウィザードにより作成され表示され
る。通常はこれでクロス集計表の作成は終了となる。本
発明の非表示集計を行う場合は、表示されたクロス集計
表の担当者欄をマウスでダブルクリックし、表示される
担当者名一覧画面（この場合は、一覧画面に、青木、井
上、渡辺が表示される）で、「渡辺」を非表示に設定す
る（２１０７０）。そして、この画面に表示されている
図１７のガイド表示（１７０９０）の「４．実行結果の
確認」を選択する。

【００６８】これによって、データ処理支援システムの
クロス集計表の実行結果の確認手段が起動され、図２４
に示す処理を行う。その結果、図１９のレコード抽出リ
ストが図２２のように変更される。図２４において、ま
ずシートにクロス集計表が存在するかどうかを調べる
（２４０１０）。存在しなければ、元の画面へ戻る（２
４０１１）。次に、クロス集計表の列または行フィール
ドに年月日フィールドが存在しているかどうか調べる
（２４０２０）。存在すれば、図２２に示すように、フ
ィールド名「処理日」の右に、このフィールドの年月日
データを週番号に変換したデータを要素として持つフィ
ールドを元のフィールド名の前にＷをつけたフィールド
名として追加する（２４０２１）。次に、クロス集計表
の列または行フィールドに非表示指定のあるフィールド
が存在して、かつ非表示項目指定があるかどうか調べる
（２４０３０）。あれば、図２２に示すように、フィー
ルド名「担当者」の右に、このフィールドの青木、井上
以外の項目を空白にしたデータを要素として持つフィー
ルドを元のフィールド名の前にＳをつけたフィールド名
として追加する（２４０３１）。最後に、クロス集計表
の内容を再計算（２４０４０）して、元の画面へ戻る
（２４０５０）。ただ、この場合は、クロス集計表の行
および列フィールドの指定がそのままであるから、再計
算してもクロス集計表の結果は変わらない。

【００６９】この時点で、ユーザは、手動で、図２５に
示すようにして、クロス集計表ウィザードなどを使っ
て、クロス集計表を再構成する。図２５において、ユー
ザは、クロス集計表ウィザードを起動する（２５０１
０）。表示されるフィールド名称一覧より新しく追加さ
れたフィールド名「Ｓ担当者」を選んで、クロス集計表
の行フィールドに設定し、逆に行フィールドに設定して
いた「担当者」を削除する（２５０２０）。同じよう
に、“Ｗ処理日”を選んで、クロス集計表の列フィール
ドに追加（２５０３０）し、クロス集計表ウィザードを
閉じる（２５０４０）。ただし、このままでは、年月日
表示はそのままなので、列フィールドの「処理日」をカ
ーソルで選択し、マウスを右クリックして表示されるア
イテムよりグループ化を選択し、そこで表示される内容
にて、グループ化の対象に「年」、「月」を選び、グル
ープ化を閉じる（２５０５０）。これで作成されたクロ
ス集計表のままで良ければそのままにするが、必要に応
じて、「年」、「月」に関するクロス集計表のフィール
ド名をマウスでドラッグして、ページフィールドに移す
（２５０６０）。このようにして、図２３に示すクロス
集計表が作成される。なお、ここで、ピボットテーブル
のフィールド名称、アイテム名称は、それをマウスで選
択して、新しい名前をキー入力すれば、変更することが
できるので、ユーザのわかりやすい、または、表現した
い内容に変更することも可能である。例えば、図２７の
ページフィールドに配置した「処理日」は「月」と表示
を変更した方がわかりやすくなる。これについては、本
発明の本質ではないので例示はしない。なお、上記で
「担当者」をクロス集計表から除いて「Ｓ担当者」を配
置した。、図２４では省略したが、この場合、（２４０
３０）部でクロス集計表のフィールド名から「Ｓ」を除
いたフィールド名を取り出して、データベースの該当す
る列フィールド名に対してもチェックを行うようにし
て、クロス集計表の再計算時に、例えば図１９より間違
いなく図２２が作成されるように配慮している。

【００７０】以上のように、本発明のクロス集計表作成
のために追加した補助手段によれば、週単位の集計がで
きるために、より詳細な集計が可能になっている。ま
た、重要でない項目は、非表示項目として指定すれば、
１つの空白アイテムにまとめて集計を実施することがで
きるので、重要項目、その他項目にわけながらかつ全体
の集計結果を見通すことが可能になっている。説明で
は、重要でない項目として１個のみを取り上げたが、実
際は、重要項目数個にたいし、重要でない参考項目が数
十、数百になる場合があるので、これによって、全体の
見通しがよくなるという効果は絶大なものがある。ま
た、一定の数の重要項目とその他多数の重要でない項目
をまとめた１つの項目に表示アイテムを集約できるの
で、作成したクロス集計表の形が一定になるので、自動
処理、自動印刷などに、より便利なものとなっている。

【００７１】上記（３）を解消するために、本発明のデ
ータ処理支援システムは、次の手段を準備した。すなわ
ち、図２４のクロス集計表の再計算（２４０４０）にお
いて、図２６に示すように、再計算する元データの存在
範囲を求め（２６０１０）、クロス集計表の元データ範
囲記憶領域に設定（２６０２０）し、表計算システムの
クロス集計表処理部へクロス集計表の再計算を指示（２
７０３０）する。このようにすることによって、データ
ベースが更新され、データ量が増減した状態で前記デー
タベースのレコード抽出方法の定義にしたがってデータ
ベースのレコードが抽出されてそれをもとにクロス集計
表の再計算を行う際には、常に最新のデータの存在範囲
に対してクロス集計表が再計算されるようになり、クロ
ス集計表の適用範囲をより一般的な広い範囲にすること
が可能となった。なお、本発明のデータ処理支援システ
ムは、表計算システムなど既存のシステムの利用性を向
上するために準備されたもので、上記発明も利用側から
準備したものである。従って、上記発明内容の図２６の
クロス集計表の再計算手段を表計算システムのクロス集
計表の再計算手段の中に準備するようにすれば、本発明
の図２６は、（２６０３０）のみとすればよいので、デ
ータ処理支援システムの準備する処理手段を簡単化でき
る。また表計算システムのユーザの使い勝手も向上する
ので、本発明の応用効果が大きくなるものである。

【００７２】次に、単票作成に関する事項について詳細
に説明する。抽出レコードの状況が図１９の場合を例に
説明する。単票作成の場合は、抽出レコードが図１９の
場合に、抽出レコードを記録するシートには、図２７に
示すようにデータを配置する。（２７０１１）〜（２７
０１３）の列フィールド部分は、図１９と同様である。
（２７０１４）の列フィールド部分は、抽出レコード参
照の便宜を図るために、データ処理支援システムが追加
したデータであり、抽出レコードに一連番号を付してい
る。（２７００１）〜（２７００４）の行フィールド部
分は、（２７００１）〜（２７００４）に示したレコー
ドの１つをコピーして設定している。また、図示しては
いないが、（２７００１）〜（２７００４）のデータ記
入位置には、抽出レコードのフィールド名称を使って、
それぞれ、ＳｅｒｉｅｓＤ処理日、ＳｅｒｉｅｓＤ業
務、ＳｅｒｉｅｓＤ担当者、ＳｅｒｉｅｓＤＳｅｒｉｅ
ｓＮｏの名前を付けている。この名前を使って、各デー
タ記入位置に記入されているデータの値を参照すること
ができる。

【００７３】図２８は、単票作成に関するシートの状況
である。（２８０３０）に示した名称欄の下には、図２
７に示す抽出レコードのフィールド名称一覧を表示して
いる。（２８０４０）に示したデータ欄の下には、各フ
ィールド名称に対応する抽出レコードの１つである図２
７の（２７００１）〜（２７００４）の欄に記入された
データを表示している。しかし、実際は、表示されてい
ないが、例えば、処理日の右のデータ欄には、＝ＩＦ
（ＳｅｒｉｅｓＤ処理日＝””，””，ＳｅｒｉｅｓＤ
処理日）のような数式が記入されている。数式は、Ｓｅ
ｒｉｅｓＤ処理日の値が空白なら空白を、そうでなけれ
ば、ＳｅｒｉｅｓＤ処理日の値を値とすることを意味し
ている。すなわち、図２７で、（２７００１）の部分に
つけた名前の場所に表示されている値を参照している。
すなわち、（２８０４０）に示したデータ欄の下に、各
フィールド名称に対応して上記のような数式を記入する
ことによって、図２７の（２７００１）〜（２７００
４）の部分に記入した各フィールド名称に対応する１つ
のレコードの値を参照することができるようになってい
る。図２８のキー名称選択欄（２８０１０）の下の欄
は、その部分をマウスで選択することにより、（２８０
３０）に示すフィールド名称一覧が表示され、そのいず
れかを選択できるようになっている。図２８では、フィ
ールド名称「業務」を選択した結果が表示されている。
レコード選択欄（２８０２０）の下の欄は、その部分を
マウスで選択することにより、上記キー名称選択欄で選
択されたフィールド名称に対応する抽出レコードのアイ
テム一覧、この場合は、図２７の業務Ａ、業務Ｂ、業務
Ｃ、業務Ｄ、業務Ｘが表示され選択できるようになって
いる。図２８では、業務Ａを選択した結果が表示されて
いる。そして、データ処理支援システムは、ここでは詳
述しないが、この選択結果に対応するレコードを図２７
の（２７００１）〜（２７００４）にコピーして記入す
るように動作する。この結果、図２８のデータ欄（２８
０４０）の下の欄には、選択したレコードの各フィール
ド名称に対応する値が表示されている。このようにし
て、ユーザは、抽出レコードのフィールド名称一覧、お
よび選択したレコードの値を単票作成画面で自由に見る
ことができる。

【００７４】以上の内容は、図１８の（１８０６０）に
おいて準備されるが、その詳細を、図２９に示す。ま
ず、図２７の（２７０１４）に相当する一連番号フィー
ルドを図２７に作成し記入する（２９０１０）。次に、
上記では説明しなかったが図２７の抽出レコード全体範
囲、各列フィールド範囲などに名前をつける（２９０２
０）。図２７の１つのレコード参照のためのレコード転
記エリア（２７００１）〜（２７００４）に既定のレコ
ードを転記するとともに、各転記エリアに名前を付ける
（２９０３０）。図２８のキー名称選択欄（２８０１
０）、レコード選択欄（２８０２０）を準備し、ここで
は説明しないが、選択されたときに起動され、選択され
た結果を表示し、必要なら選択された図２７の抽出レコ
ードを転記する処理手段を準備する（２９０４０）。図
２８の名称欄（２８０３０）に表示する名称リストを図
２７の抽出レコードより転記する（２９０５０）。図２
８のデータリスト、すなわち（２９０３０）にて準備し
たデータを参照するための参照数式を準備する（２９０
６０）。最後に、対象シートに、シート作成画面で使用
する図１７の（１７０９０）に示したガイド表示を行
う。

【００７５】単票とは、抽出したレコードの１つを利用
してある様式の書類を作成することである。データ処理
支援システムは、これの作成に必要な上記を準備するの
みである。ユーザは、この単票作成シートで、表示情報
などの表示されていない範囲に書類の作成範囲を設定し
て、抽出した１つのレコードを表現または記録に残すた
めの書類書式を自由に作成すればよい。なお、作成する
書類の中で、抽出した１つのレコードの値またはフィー
ルド名に対応するデータの値を参照するときは、参照す
る書類の位置に前記データ欄（２８０４０）の下に表示
されているデータをコピーして記載しておけばよい。そ
れによって、前記したように、参照数式がコピーされ、
参照数式によって、選択した１つのレコードを参照、表
示する書類を作成することができる。なお、単票作成画
面でレコード選択機能を設けたのは、データに長いも
の、短いものなどがあるため、種々のデータを選択表示
させて、書類の記入状況を確認できるようにするためで
ある。なお、書類の作成範囲は、書類の作成範囲をマウ
スで選択して、表計算システムの準備する印刷範囲とし
て登録すればよい。印刷の場合は、この登録範囲のみが
印刷される。

【００７６】図２８の太枠線で囲まれた範囲（２８０５
０）は、ユーザの作成する単票の簡単な一様式例を示し
ている。図２８で、太枠線で囲まれた範囲（２９０５
０）は単票の印刷範囲を与える。「担当者毎の業務記
録」（２８０５５）は、単票のタイトルであり、ユーザ
が自由に記入したものである。「整理番号」（２８０６
０）は、ＳｅｒｉｅｓＮｏにつけられた一連番号を利用
するためにつけたタイトルである。「業務」（２８０７
０）、「担当者」（２８０８０）、「完了日」（２８０
９０）も同様であり、名称欄（２８０３０）の一覧に表
示されている各列フィールド名称に対応するが、必要に
応じて異なった名称をつけて、作成する単票がよりわか
りやすいようにしてよい。「１」（２８０６１）、「業
務Ａ」（２８０７１）、「青木」（２８０８１）、「９
７／１０／０１」（２８０９１）は、図２８の名前欄
（２８０３０）に対応するデータ欄（２８０４０）のデ
ータである。実際は、前記したように図２７の（２７０
０１）〜（２７００４）のデータを参照する数式が図２
８のデータ欄（２８０４０）よりコピーされて記入され
ている。単票作成においては、作成要領は自由であり、
ユーザの希望の書式で配置を設定したり、必要に応じ罫
線を引いたり、色付けしたりしてもよい。

【００７７】実際の実行時には、データ処理支援システ
ムは、抽出レコード１つ１つを順番に前記図２７の（２
７００１）〜（２７００４）の記入範囲にコピーする。
その結果、表計算システムの持つ数式参照機能によって
自動的にその内容を参照して、前記図２７の（２７００
１）〜（２７００４）の記入範囲に記入されたデータを
表示した単票が作成される。データ処理支援システムは
これを表示、または、印刷して行く。このようにするこ
とによって、データ処理支援システムは、ユーザがどの
ような形式の書類を作っても、その内容に関知すること
なく作成書類に必要なデータを提供し、その書類を完成
することができるようになっている。

【００７８】表形式の書類を作成し、表示または印刷を
行う総合集計表、個別集計表、一覧リスト作成、および
ユーザが独自に抽出レコードを元に計算処理を行う場合
においても基本的に同様のこの原理に基づいているの
で、詳細な説明は省略する。

【００７９】上記したように、これに関連する本発明の
基本は、ユーザの利用するデータの存在位置、例えば、
図２７の（２７００１）など、およびデータの存在範
囲、例えば、図２７の（２７０１１）〜（２７０１４）
の全体範囲、（２７０１１）の列フィールド範囲などに
範囲を参照できる名前をつけてユーザに提供し、ユーザ
はこの名前を使ってデータを参照し、ユーザの希望する
処理またはシート様式を定義できるようにしたことであ
る。これによってユーザは簡単にユーザの希望する内容
を定義することができるとともに、データの存在範囲が
増減してもその増減結果が名前の中に反映されるので、
データの増減があっても常にその状態における最新のデ
ータ処理が行えるようになっている。

【００８０】以上で、データ処理支援システムを利用し
て、ユーザ業務の整理、表示、印刷のための各種定義条
項の説明、シート作成方法の説明は、終了する。なお、
上記で、各種定義は、最初にすべて行う必要はない。デ
ータ処理支援システムの要求する最小限のもの、また
は、形式のみを整えて、次の段階で追加、修正できるこ
とはいうまでもない。

【００８１】上記のように一応の各種定義項目の定義が
終了すれば、データ処理支援システムの要求する図８の
処理はすべて通過し、データ処理支援システムは次の処
理選択画面の表示へ移る。

【００８２】図３０に処理選択画面のガイド表示を示
す。前記した各種定義は、最初の段階で終了するから、
ユーザがユーザのファイルを起動したとき、データ処理
支援システムはユーザのファイルのプログラムシートに
保存した自動起動手段により自動的の起動され、図３０
のガイド表示をする。図３０の選択項目について説明す
る。「０．Ｑｕｉｔ」は前記したように、データ処理を
終了する場合に選択する。「１．定義内容の確認と変
更」は、前記した各種定義を確認したり、変更したりす
るときに選択する。「２．データ入力」は、データベー
スへデータを追加入力したり、追記・修正入力する場合
に選択する。「３．データ処理」は、データ処理を行う
場合に選択する。「４．システムの説明」は、システム
の概要を確認するときに選択する。これを選択したとき
は、システムの説明文書が表示される。以下、１〜３を
選択した場合について説明する。

【００８３】ユーザが「１．定義内容の確認と変更」を
選択した場合は、データ処理支援システムは、図３１の
ガイド表示を行う。図３１の選択項目は、前記した各種
定義項目に対応して準備されている。ユーザが、「１．
構造定義」を選択した場合は、データ処理支援システム
は、図９の構造定義画面と図９の（９０６０）に示した
ガイド表示を行う。ユーザはこの画面で、定義状況の確
認を行ったり、名前やデータの変更、追加・挿入、並べ
替え、削除を行うことができる。ユーザの実施内容に応
じて、ユーザは（９０６０）のガイド表示項目を選択す
る。これを受けて、データ処理支援システムの図１０に
示す構造定義確認手段が起動され、ユーザ指定のデータ
ベース構造の変更を行う。変更が行われた場合は、入力
定義画面へ移る。変更が行われなかった場合は、図１０
には示していないが、図５のデータ処理支援システム自
動起動手段より再実行をおこない、図３０の処理選択の
ガイド表示をする。ユーザが、「２．入力定義」を選択
した場合は、データ処理支援システムは、図１１の入力
定義画面とガイド表示（１１０６０）を行う。ユーザは
入力定義の確認または変更を実施することができる。そ
の内容は前記したとおりである。ユーザが、「３．抽出
定義」を選択した場合は、データ処理支援システムは、
図１３の抽出・並べ替え定義画面とガイド表示（１３０
６０）を行う。ユーザは抽出・並べ替え定義の確認また
は変更を実施することができる。その内容は前記したと
おりである。ユーザが、「４．処理定義」を選択した場
合は、データ処理支援システムは、図１７の処理定義画
面とガイド表示（１７０６０）を行う。ユーザは処理定
義の確認または変更を実施することができる。その内容
は前記したとおりである。

【００８４】ユーザが「２．データ入力」を選択した場
合は、データ処理支援システムは、図３２のガイド表示
を行う。図３２の選択項目は、前記した図１１で定義し
たレコード入力方法につけた名前で表示している。未定
義と表示の選択項目は、入力方法が定義されていないも
のを表している。また、選択項目の１番のものは、デー
タベースへの新規レコードの追加を、２〜９番のもの
は、データベースへの登録済みのレコードに対して追記
・修正を行う場合の入力方法を示している。

【００８５】ユーザが「１．新規登録」を選択した場合
につき詳細に説明する。ユーザが「１．新規登録」を選
択すると、データ処理支援システムは、図３３に示す新
規レコード入力画面を表示する。図３３において、新規
入力タイトル（３４０１０）部分には、ユーザの定義し
た入力名称「新規登録」を表示する。名前欄（３３０３
０）の下の欄（３３０３１）には、図１１で入力に指定
した名前の一覧を表示する。データ欄（３３０４０）の
下の欄（３３０４１）は、ユーザのデータ入力領域であ
る。図示してはいないが、図１１の入力指定番号１、
２、３に対応して実際の表示画面では入力範囲を色分け
してユーザにわかりやすいようにしている。また、図１
１において、購入年月欄には規定値として数式で今日の
日付が指定されているので、今この画面を呼び出した日
付（ここでは、１９９８／０２／０２とする）が表示さ
れている。ガイド表示（３３０６０）は、次のように使
用する。「１．新規入力の終了」が選択されると、デー
タ処理支援システムはデータ入力モードを終了し、図５
のデータ処理支援システム自動起動手段より再実行をお
こなう。「２．新規入力の登録」が選択されると、デー
タ処理支援システムはデータ欄（３３０４０）に入力さ
れたレコードを新規レコードとしてデータベースに登録
する。「３．新規入力の呼び出し」が選択されると、デ
ータ処理支援システムはデータ欄（３３０４０）のデー
タで呼び出しデータと指定されたデータ、この例の場合
は入力された「資産番号」に該当するこの新規入力モー
ドで入力された既登録データを検索し、結果をデータ欄
（３３０４０）に表示する。従って、入力結果の再確
認、誤入力の修正などが行える。「４．前へ」が選択さ
れると、データ処理支援システムは新規入力モードで入
力された既登録のレコードの現在の入力状態から図７で
言えば１つ上方向にあるものを検索し、結果をデータ欄
（３３０４０）に表示する。「５．次へ」が選択される
と、この逆を行う。従って、これを利用しても、入力結
果の再確認、誤入力の修正などが行える。「６．レコー
ドの削除」が選択されると登録済みで現在修正中のレコ
ードをデータベースより削除する。ただし、削除の回復
に備えて、データベースへの登録位置およびレコードを
メモに記憶しておく。「７．削除の回復」が選択される
と、前記削除したデータをもとのデータベースに回復す
る。データ処理支援システムは、これらの処理の際に
は、データの正当性チェック、指定の選択結果の実行可
能性チェックなどを行っているが、ここでは詳述しな
い。

【００８６】ユーザが「２．貸し出し」を選択した場合
につき詳細に説明する。ユーザが「２．貸し出し」を選
択すると、データ処理支援システムは、図３４に示す追
記レコード入力画面を表示する。図３４において、追記
入力タイトル（３４０１０）部分には、ユーザの定義し
た入力名称「貸し出し」を表示する。名前欄（３４０３
０）の下の欄（３４０３１）には、図１１で入力に指定
した名前の一覧を表示する。データ欄（３４０４０）の
下の欄（３４０４１）は、ユーザのデータ入力領域であ
る。図示してはいないが、図１１の入力指定番号１、
２、３に対応して実際の表示画面では入力範囲を色分け
してユーザにわかりやすいようにしている。ガイド表示
（３４０６０）は、次のように使用する。「１．追記入
力の終了」が選択されると、データ処理支援システムは
データ入力モードを終了し、図５のデータ処理支援シス
テム自動起動手段より再実行をおこなう。「２．追記入
力の登録」が選択されると、データ処理支援システムは
データ欄（３５０４０）に入力されたレコードを追記・
修正レコードとしてデータベースの登録済みレコードを
修正して登録する。「３．追記入力の呼び出し」が選択
されると、データ処理支援システムはデータ欄（３４０
４０）のデータで呼び出しデータと指定されたデータ、
この例の場合は入力された「資産番号」に該当する既登
録データを検索し、結果をデータ欄（３４０４０）に表
示する。従って、既登録レコードへの追記、入力結果の
再確認、誤入力の修正などが行える。「４．前へ」が選
択されると、データ処理支援システムは既登録のレコー
ドの現在の入力状態から図７で言えば１つ上方向にある
ものを検索し、結果をデータ欄（３４０４０）に表示す
る。「５．次へ」が選択されると、この逆を行う。従っ
て、これを利用しても、既登録レコードへの追記、入力
結果の再確認、誤入力の修正などが行える。「６．レコ
ードの削除」が選択されると登録済みで現在修正中のレ
コードをデータベースより削除する。ただし、削除の回
復に備えて、データベースへの登録位置およびレコード
をメモに記憶しておく。「７．削除の回復」が選択され
ると、前記削除したデータをもとのデータベースに回復
する。データ処理支援システムは、これらの処理の際に
は、データの正当性チェック、指定の選択結果の実行可
能性チェックなどを行っているが、ここでは詳述しな
い。

【００８７】ここで、入力でのデータの呼び出し、登録
について、ユーザの使い勝手をさらに向上させるために
本発明では、図３５に示す入力支援手段を準備してい
る。図３５の入力支援手段は、図３３または図３４のデ
ータ入力域のどれかにデータが入力されると自動的の起
動されるようになっている。従って、起動されると、新
規レコードの入力状態か否かをまずチェックする（３５
０１０）。Ｎｏの場合は、既登録レコードの追記・修正
モードであるから既登録レコードを呼び出さねばならな
い。そこで、データ入力位置は呼び出しデータの最後の
位置であるかどうかチェックする（３５０２０）。この
例の場合は、呼び出しデータは１つであり、図１１の番
号１を指定した「資産番号」入力位置である。もし、資
産番号が入力されたときに起動されたのであれば、呼び
出しデータ「資産番号」を元に既登録レコードをデータ
ベースより呼び出し、図３４または図３５のデータ入力
位置（３３０４０）または（３４０４０）にデータを表
示（３５０２１）して、元の画面に戻る。ユーザはその
表示に基づいて既登録データに対して追記・修正入力を
行うことができる。上記いずれの場合でもなければ、デ
ータ入力位置が入力データの最後かどうか調べる（３５
０３０）。この例の場合は、図１１で番号２で指定され
たものの最後であるから、新規登録の場合は「責任
者」、貸し出しの場合は、「貸出先」へのデータ入力で
あったかどうかを調べる。もしそうであれば、図３３ま
たは図３４の入力データをデータベースへ登録または既
登録レコードに重ね書き（３５０３１）し、元の画面へ
戻る。上記いずれのも該当しない場合はなにもせずその
まま元の画面へ戻る。このようにする事によってガイド
表示の新規入力の呼び出し、登録のガイド表示の選択
（３４０６０）または追記入力の呼び出し、登録のガイ
ド表示の選択（３５０６０）をすることなく簡単にレコ
ードの呼び出しおよび登録が実現できる。

【００８８】もう一つの特徴は、データ入力画面には、
入力のために必要と指定したものしか表示しないように
したから、非常に多くの列フィールドを持つデータベー
スへのレコード入力においては、画面表示項目が少なく
なり、見通しのよい状態でレコード入力ができるように
なっている。図１１の定義データをもとにして入力のた
めに必要なもののみを表示する手段は容易に想像できる
からここでは詳細の説明を省略する。

【００８９】ユーザが「３．データ処理」を選択した場
合は、データ処理支援システムは、図３６のガイド表示
を行う。図３６の選択項目は、前記した図１３で定義し
た抽出・並べ替え定義でつけた名前で表示している。未
定義と表示の選択項目は、抽出・並べ替えが定義されて
いないものを表している。ユーザが定義済みの項目、こ
こでは「１．最近１年登録資産」を選択すると、図１７
の処理定義で対応する抽出レコードの処理方法が定義さ
れ、確認完了欄に「Ｙｅｓ」が記入されていれば、デー
タ処理支援システムは、その指定に従ってデータ処理を
行い、結果の表示指定があれば画面上に表示し、印刷指
定があれば印刷を行う。前記したように、１つの抽出並
べ替え指定に対し５個までの処理方法を図１７の処理定
義画面で定義できるので、複数の定義があれば、これも
順次実行する。目的の処理を選択すれば自動実行するよ
うに処理手段を準備しているが、自動実行のための手順
は容易に想像できるので、詳細の説明を省略する。

【００９０】最後に本発明のデータ処理支援システムの
別の実施例を示す。この実施例は、本発明のデータ処理
支援システムをそのままユーザのファイルにしてしま
い、ユデータ処理支援システムを内蔵するユーザファイ
ルとして機能させるものである。この場合、図５のデー
タ処理支援システム自動起動手段は図３７のようにな
る。ユーザが直接本発明のデータ処理支援システムを表
計算システムのもとへ呼び出すと、図３７のデータ処理
起動手段が動作を開始する。初期設定（３７０１０）の
後、自分のファイル名称を上位システムより読み出す
（３７０２０）。次に、呼び出したファイル名称がデー
タ処理支援システムの名称、たとえば、「データ処理支
援システム」と一致するかどうか調べる（３７０３
０）。一致すれば、ユーザのファイルとして扱うための
ファイル名の入力要求表示を行う（３７０３１）。ユー
ザが入力手段を操作して入力したファイル名がデータ処
理支援システムの名称と異なっていれば、データ処理支
援システムのファイル名称を入力されたファイル名称に
変更してメモリ手段に記憶させ（３７０３２）、処理を
一旦終了する。次回ユーザによって、ユーザのつけたフ
ァイル名称でデータ処理支援システムが表計算システム
のもとの呼び出されると、同じようにデータ処理支援手
段の自動起動手段が動作を開始し、（３７０３０）のチ
ェックで名称不一致となるから、下の必要なシートの存
在チェック（３７０４０）に進む。存在しなければ、必
要なシートを追加する（３７０５０）。そして、各種定
義状況確認手段の処理に移ってゆく。このようにして、
前記したと同じように自分自身をユーザのファイルとし
てユーザのデータ処理支援を行うことができる。ここ
で、図３７では、図５のユーザのファイルの存在チェッ
ク（５００２）に関連する部分は、自分自身がユーザの
ファイルであるから不要となるので除いている。また、
ユーザのファイルが表計算システムのもとに呼び出され
るとその中に内蔵されているデータ処理支援システムの
自動起動手段が動作するから、データ処理支援システム
の呼び出し手順の存在チェック（５０２１）に関連する
部分も除いている。この発明は、ユーザのファイルを複
数作ると、ユーザのファイルにデータ処理支援システム
を内蔵しているから、その内蔵分だけメモリを多く必要
とするのでメモリに余裕のあるコンピュータシステムの
場合に適用できる。

【００９１】

【発明の効果】本発明によれば、ユーザの作業用のブッ
クに本発明のデータ処理支援システムの自動呼び出し手
順を一番最初の段階で追加するようにしたので、次から
は、ユーザのブックを表計算システムに呼び出すだけ
で、本データ処理支援システムが自動的に起動しユーザ
のブックに関連する処理を支援できるようになるので、
煩わしい手順を費やすことなく簡単に、ユーザは本デー
タ処理支援システムを利用できるようになる。

【００９２】ユーザは、データ処理支援システムの支援
の元に、自分の必要とするデータ処理のために、データ
ベース構造、データ入力方法、データベースよりのレコ
ード抽出方法、抽出レコードの処理方法をユーザのファ
イルに順次定義入力し、定義した方法でデータベースへ
レコードを蓄積してゆけば簡単に自分の目的とするデー
タベースを構築でき、定義した処理方法を選択指定すれ
ば、簡単に目的とする結果を得ることができるようにな
る。

【００９３】ユーザが自分で定義した内容はいつでも見
直し、追加・修正できるので、内容の改定、トラブル発
生時の問題解決を簡単にすることができる。

【００９４】処理の個別案件についても、表計算システ
ムの抱えているまたは不足している事項を補足して、た
とえば、データベースよりのレコード抽出条件を数式で
も記載できるようにしたので、よりいっそうの使い勝手
の向上が得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のデータ処理支援システムにかかる全体
システム構成図。

【図２】本発明のデータ処理支援システムの機能ブロッ
ク図。

【図３】本発明にかかるユーザのファイルの構成概要
図。

【図４】本発明のデータ処理支援システムをユーザが初
めて使用するときの手動操作手順。

【図５】本発明のデータ処理支援システムの自動起動手
段。

【図６】本発明のデータ処理支援システムをユーザのフ
ァイルから自動起動させるために、ユーザのファイルに
設定する内容。

【図７】本発明のデータ処理支援システムの各種定義状
況確認手段。

【図８】データベースの構造

【図９】本発明のデータ処理支援システムがユーザの構
造定義シートに表示する表示画面およびガイド表示内
容。

【図１０】本発明のデータ処理支援システムの構造定義
確認手段。

【図１１】本発明のデータ処理支援システムがユーザの
入力定義シートに表示する表示画面およびガイド表示内
容。

【図１２】本発明のデータ処理支援システムの入力定義
確認手段。

【図１３】本発明のデータ処理支援システムがユーザの
抽出・並べ替え定義シートに表示する表示画面およびガ
イド表示内容。

【図１４】データベースよりのレコード抽出条件に数式
指定を許容する本発明のデータ処理支援システムの比較
条件数式の値への変換手段。

【図１５】本発明のデータ処理支援システムのデータベ
ースのレコード抽出手段。

【図１６】本発明のデータ処理支援システムの抽出・並
べ替え定義確認手段。

【図１７】本発明のデータ処理支援システムがユーザの
処理定義シートに表示する表示画面およびガイド表示内
容。

【図１８】本発明のデータ処理支援システムの処理定義
確認手段。

【図１９】クロス集計表説明のためのデータベースより
の抽出レコード例。

【図２０】図２０を元に作成できるクロス集計表。

【図２１】ユーザが手動でクロス集計表を作成・定義
し、本発明の週単位集計、非表示項目集計をデータ処理
支援システムに知らせる手順。

【図２２】本発明のデータ処理支援システムが図２２の
結果に基づき、必要な列フィールドおよびデータを追加
した結果。

【図２３】本発明によって作成できるクロス集計表例。

【図２４】本発明のデータ処理支援システムが図２３を
作成し、クロス集計表を再計算する動作。

【図２５】本発明のデータ処理支援システムが図２３を
作成したときに、ユーザがクロス集計表を完成させるた
めの操作手順

【図２６】本発明のデータ処理支援システムがクロス集
計表を再計算する動作。

【図２７】本発明のデータ処理支援システムが単票作成
などのときにデータベースよりの抽出レコードに付加す
る列フィールドおよびデータ。

【図２８】本発明のデータ処理支援システムが単票作成
のためのユーザ用に準備するシートの表示画面および単
票作成例。

【図２９】本発明のデータ処理支援システムが、図２８
を作成する動作。

【図３０】本発明のデータ処理支援システムが表示する
処理選択のガイド表示内容。

【図３１】ユーザが処理選択のガイド表示から、「１．
定義内容の確認と変更」を選択したときに、本発明のデ
ータ処理支援システムが表示する各種定義選択のガイド
表示内容。

【図３２】ユーザが処理選択のガイド表示から、「２．
データ入力」を選択したときに、本発明のデータ処理支
援システムが表示するデータ入力方法選択のガイド表示
内容。

【図３３】ユーザがデータ入力のガイド表示から、
「１．新規登録」を選択したときに、本発明のデータ処
理支援システムがユーザのシートに表示するデータベー
スへの新規レコード入力の表示画面と表示するガイド表
示内容。

【図３４】ユーザがデータ入力のガイド表示から、
「２．貸し出し」を選択したときに、本発明のデータ処
理支援システムがユーザのシートに表示するデータベー
スへの追記レコード入力の表示画面と表示するガイド表
示内容。

【図３５】データベースへのレコード入力簡単化のため
に準備している本発明のデータ処理支援システムの入力
支援手段。

【図３６】ユーザが処理選択のガイド表示から、「３．
データ処理」を選択したときに、本発明のデータ処理支
援システムが表示する処理選択のためのガイド表示内
容。

【図３７】本発明のデータ処理支援システムの別構成に
おける自動起動手段

【符号の説明】

１０７０表計算システム１０７１ユーザのファイル１０７２データ処理支援システム

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】演算処理装置、メモリ手段、表示手段、
入力手段、通信手段等を備えたコンピュータシステム、
コンピュータシステムの全体を管理するオペレーティン
グシステム、その管理下で動作する表計算システム、表
計算システムの管理下で動作するユーザのデータ処理を
行うための複数のワークシートおよびプログラムシート
を備えたユーザのファイル、同様に表計算システムの管
理下で動作するユーザのデータ処理支援を行うための複
数のワークシートおよびプログラムシートを備えたデー
タ処理支援システムより構成され、データ処理支援シス
テムに、ユーザのデータ処理に必要なデータベース構
造、レコード入力方法、データベースよりのレコード抽
出方法および抽出したレコードの処理方法などの各種定
義の支援、レコード入力の支援および処理の自動実行・
印刷を行うための表示手段へのガイド表示手段、ユーザ
が表計算システムの管理下で入力手段を操作して表示手
段上でガイド表示に従った入力操作を行ったのち、ガイ
ド表示の表示項目選択を順次行えば、それに対応するユ
ーザのデータ処理に必要な各種定義入力およびレコード
入力結果のユーザのファイルへの格納およびユーザのフ
ァイルに記憶されたレコードをもとにした処理、処理結
果の表示手段への表示および印刷手段による印刷を行う
手段を設けた特徴とするデータ処理支援システムおよび
データ処理支援方法。
【請求項２】ユーザの操作によって、ユーザのファイ
ルが表計算システムの元にロードされたとき、ユーザの
ファイルのプログラムシートに、データ処理支援システ
ムを表計算システムのもとにロードし実行させる手順を
設定する手段を、データ処理支援システムのプログラム
シートに設けたことを特徴とする請求項１記載のデータ
処理支援システムおよびデータ処理支援方法。
【請求項３】最初にユーザがデータ処理支援システム
を表計算システムの下にロードしたとき、データ処理支
援システムよりユーザのファイルとしての名称入力を要
求し、ユーザがデータ処理支援システムとは異なる名称
を入力したとき、これを表計算システムの管理下で動作
する入力された名称のユーザのファイルとしてメモリ手
段に格納する手段をデータ処理支援システムに設け、以
後ユーザが入力した名称でこのファイルを表計算システ
ムの下に呼び出すとユーザのファイルに内蔵されたデー
タ処理支援システムとして動作するようにしたことを特
徴とする請求項１記載のデータ処理支援システムおよび
データ処理支援方法。
【請求項４】ユーザのデータ処理支援に必要な処理手
段を記憶したプログラムシートと、ユーザのデータ処理
の定義およびレコード入力に必要なシートの原案を記憶
した複数のワークシートとを、データ処理支援システム
に設けたことを特徴とする請求項１記載のデータ処理支
援システムおよびデータ処理支援方法。
【請求項５】ユーザのシートの準備状況を確認し、必
要なシートがユーザのファイルに存在しなければ、ユー
ザのファイルにデータ処理支援システムの備えているシ
ート原案の写しを提供する手段を、データ処理支援シス
テムのプログラムシートに設けたことを特徴とする請求
項４記載のデータ処理支援システムおよびデータ処理支
援方法。
【請求項６】ユーザが表計算システムの管理のもと入
力手段を操作して表示手段上で必要な入力を行ったの
ち、データ処理支援システムの表示するガイド表示の選
択項目を選択すれば、選択項目に対応した所定の処理を
実行し、終了すれば表示手段に次のユーザの操作事項を
ガイドするガイド表示をして、制御を表計算システムに
渡すよう動作する処理手段をデータ処理支援システムの
プログラムシートに設けたことを特徴とする請求項４記
載のデータ処理支援システムおよびデータ処理支援方
法。
【請求項７】ユーザのファイルの所定の定義データ記
入範囲にデータベースに蓄積したレコードを抽出するた
めの条件（数値、文字列、比較数値、比較数式）をユー
ザが定義入力できるようにし、データベースのレコード
を抽出する際に、データ処理支援システムが上記条件を
参照、取り出して、数値、文字列および比較数値はその
ままを、比較数式が含まれるものは数式の値を求め比較
数値に変換して、別の格納範囲に順番に格納し、これを
表計算システムのレコード抽出処理部に引き渡すように
して、表計算システムにデータベースのレコードを抽出
させる手段をデータ処理支援システムのプログラムシー
トに設けたことを特徴とする請求項４記載のデータ処理
支援システムおよびデータ処理支援方法。
【請求項８】ユーザのファイルの所定の定義データ記
入範囲にデータベースより抽出したレコードの処理方法
としてクロス集計表の作成と週単位集計を指定し、かつ
指定のクロス集計表作成シートにクロス集計表が作成さ
れ、その行または列フィールドにデータベースの日付デ
ータの列フィールド名称が設定されていれば、データ処
理支援システムがデータベースより抽出したレコードの
対応する日付データを与える列フィールドのデータを用
いて月ごとの週番号データを示す列フィールドを抽出レ
コードに追加する手段をデータ処理支援システムのプロ
グラムシートに設けたことを特徴とする請求項４記載の
データ処理支援システムおよびデータ処理支援方法。
【請求項９】ユーザのファイルの所定の定義データ記
入範囲にデータベースより抽出したレコードの処理方法
としてクロス集計表の作成と非表示集計を指定し、かつ
その結果を表示するためのクロス集計表作成シートにク
ロス集計表が作成され、その行または列フィールドにデ
ータベースの日付データの列フィールド名称以外の名称
が設定され、その列フィールドのデータに対して表示項
目が指定されていれば、データ処理支援システムがデー
タベースより抽出したレコードの対応するデータを与え
る列フィールドのデータの指定の表示項目以外のデータ
を空白に変換した列フィールドを抽出レコードに追加す
る手段をデータ処理支援システムのプログラムシートに
設けたことを特徴とする請求項４記載のデータ処理支援
システムおよびデータ処理支援方法。
【請求項１０】ユーザのファイルの所定の定義データ
記入範囲にデータベースより抽出したレコードの処理方
法としてクロス集計表の作成が指定され、かつその結果
を表示するためのクロス集計表作成シートにクロス集計
表が作成されていれば、データ処理支援システムがデー
タベースより抽出したレコードの存在範囲をクロス集計
表のレコード存在範囲記憶エリアに設定したのちクロス
集計表の再計算を実施する手段をデータ処理支援システ
ムのプログラムシートに設けたことを特徴とする請求項
４記載のデータ処理支援システムおよびデータ処理支援
方法。
【請求項１１】データベースよりの抽出レコードをユ
ーザのデータ処理シートより参照するために、データ処
理支援システムが抽出レコードの全体の存在範囲、各列
フィールドの存在範囲、列フィールド名称の存在する行
範囲、個別データの存在範囲に範囲名をつけてユーザの
データ処理シートに提供する手段をデータ処理支援シス
テムのプログラムシートに設けたことを特徴とする請求
項４記載のデータ処理支援システムおよびデータ処理支
援方法。
【請求項１２】データベースへのレコード入力画面に
は、指定のレコード入力方法にて指定した入力項目のみ
を表示する手段をデータ処理支援システムのプログラム
シートに設けたことを特徴とする請求項４記載のデータ
処理支援システムおよびデータ処理支援方法。
【請求項１３】データベースへのレコード入力画面
で、各データ入力位置へデータが入力されると起動さ
れ、入力位置がどこであったかをチェックし、呼び出し
用データの最後のデータ位置であったときは、入力され
た呼び出しデータを用いてデータベースに登録されてい
るレコードを取り出し、レコード入力位置に設定し、入
力データの最後のデータ位置であったときは、入力デー
タをデータベースレコードとして登録する手段をデータ
処理支援システムのプログラムシートに設けたことを特
徴とする請求項４記載のデータ処理支援システムおよび
データ処理支援方法。
【請求項１４】演算処理装置、メモリ手段、表示手
段、入力手段、通信手段等を備えたコンピュータシステ
ム、コンピュータシステムの全体を管理するオペレーテ
ィングシステム、その管理下で動作する表計算システ
ム、表計算システムの管理下で動作するユーザのデータ
処理を行うための複数のワークシートおよびプログラム
シートを備えたユーザのファイルより構成され、ユーザ
のファイルのデータ記入領域にデータベースに蓄積した
レコードを抽出するための条件（数値、文字列、比較数
値、比較数式）をユーザ入力手段を操作して入力し、ユ
ーザが表計算システムに記入した条件の領域を指定し
て、表計算システムにデータベースよりのレコード抽出
を選択指示すると、表計算システムが上記条件を参照、
取り出して、数値、文字列および比較数値はそのまま
を、比較数式が含まれるものは数式の値を求め比較数値
に変換して、別の格納範囲に順番に格納し、これを元に
して表計算システムがデータベースのレコードを抽出す
る手段を表計算システムに設けたことを特徴とする表計
算システム。
【請求項１５】演算処理装置、メモリ手段、表示手
段、入力手段、通信手段等を備えたコンピュータシステ
ム、コンピュータシステムの全体を管理するオペレーテ
ィングシステム、その管理下で動作する表計算システ
ム、表計算システムの管理下で動作するユーザのデータ
処理を行うための複数のワークシートおよびプログラム
シートを備えたユーザのファイルより構成され、ユーザ
のファイルのシートにクロス集計表が作成され、ユーザ
が手動で表計算システムのクロス集計表の再計算を選択
・指示したとき、表計算システムがクロス集計表の再計
算に用いるレコード存在範囲の記憶を、最新の存在範囲
に置換した後クロス集計表の再計算を行う手段を表計算
システムに設けたことを特徴とする表計算システム。