JPH1063751A - ワークフローシステムおよびその作業分割方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ある一つのステップで一部の作業は完了して
いるが、すべての作業は完了していない場合に、実行中
のワークフローを停止することなく、その一部の作業に
ついて次のステップに進めることができるようにする。 【解決手段】 複数の作業工程の順序と、各作業工程の
処理内容と、各作業工程を実行する担当者を定めて定義
した作業の流れ（ワークフロー）に従って、処理すべき
情報への参照ポインターを登録した論理的なフォルダー
を、回覧するシステムである。所定の作業工程Ｎ２が後
工程として定義されている作業工程Ｎ１の作業処理に際
し、作業工程Ｎ１と作業工程Ｎ２との間の繋がりを断
ち、作業工程Ｎ１を分割して、作業工程Ｎ１と同一担当
者である一つの作業工程Ｎ３と、任意の担当者である少
なくとも一つの作業工程Ｎ４とを作成し、これら作業工
程Ｎ３および作業工程Ｎ４を、作業工程Ｎ１の後工程と
して接続すると共に、作業工程２を、作業工程Ｎ３と作
業工程Ｎ４の共通の後工程とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、情報を媒介にし
て連携する複数の作業工程からなる作業の流れ（ワーク
フローと称する）について、複数の作業工程の順序と、
各作業工程の処理内容を定め、各作業工程の間での情報
の受け渡しなど、作業処理を支援するワークフローシス
テムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来から、業務処理の作業効率化を図る
ために、コンピュータによる、いわゆるオフィスオート
メーション化が提案されている。しかし、従来は、業務
処理における個々の作業処理自体についての自動化が行
なわれているだけであった。つまり、作業間の連携の部
分については、従来のオフィスオートメーションでは考
慮されていなかった。

【０００３】この作業間の連携部分を自動化して作業処
理のトータルな効率化や迅速化を図ろうとするものとし
て、ワークフロー・オートメーションが提案されてい
る。ワークフロー・オートメーションにおいては、作業
対象となる情報を媒介にして連携する複数の作業工程の
流れはワークフローと呼ばれ、このワークフローを自動
化するための支援システムとしての情報処理システムは
ワークフローシステムと呼ばれる。ワークフローにおい
ては、ある作業工程の実行の結果得られた情報が別の作
業工程の実行に必要な情報となって、複数の作業工程は
連携する。

【０００４】ワークフローシステムは、例えばネットワ
ーク化された分散処理環境などの処理環境において、業
務処理における複数の作業工程の担当者間の情報の受け
渡しと、情報を受けてから次の作業工程に渡すまでの間
に処理すべき作業などを、予め設計、定義することによ
り業務処理を自動化する情報処理システムである。

【０００５】このワークフローシステムは、次のような
処理機能で構成される。 作業処理の流れ、各作業工程の作業内容や、各作業工
程におけるルール（約束事）を定義するための編集機能 定義されたワークフロー（以下、定義されたワークフ
ローをテンプレートという）を管理する機能 処理すべき情報が配達されたことを担当者に知らせる
通知機能 配達された情報を管理するデータベース機能 設定された作業の流れ、ルールなどに従って情報を次
の作業工程に渡すルーティング機能 作業の状況を管理するための進捗管理機能 実行中のワークフローの維持管理を行なうためのメン
テナンス機能 ワークフローのユーザを管理するユーザ管理機能。

【０００６】このワークフローシステムの概要は、日経
ＢＰ社発行の雑誌「日経情報ストラテジー」 １９９３
年８月号、マイケル・Ｄ・カーン、安田誠寄稿、「ワー
クフロー管理技術とその可能性」Ｐ１２３〜Ｐ１３０に
記載されている。

【０００７】また、従来から、複数の様々な種類のデー
タを一つの論理的なフォルダーに挟み込み、このフォル
ダーにより一括して様々なデータを渡すようにすること
が知られている。このフォルダーに関する一般的な記述
は、日経ＢＰ社発行の雑誌「日経コンピュータグラフィ
ックス」 １９９２年１０月号、「設計環境に革命をも
たらすＰＤＭ」Ｐ７０〜Ｐ８５に記載されている。

【０００８】このフォルダーの概念はワークフローに適
用することが可能であり、その場合には、ワークフロー
システムは、業務に関連する複数のドキュメント、例え
ば複数の文書、図面、データ等の情報（ファイル）への
参照ポインターをフォルダーに登録し、それをあらかじ
め定義した業務フローに沿って回覧することが可能とす
るシステムとなる。これは、従来、電子メールとファイ
リングシステムを用いて作業者の運用により実現されて
いたものを自動化するものである。

【０００９】ワークフローシステムにより業務処理を自
動化するためには、実行すべき業務処理をワークフロー
としてあらかじめ定義しておく必要がある。ワークフロ
ーは、通常、作業の単位である作業工程（以下、作業工
程をステップと呼ぶ）の１〜複数個からなり、このワー
クフローの定義項目には、複数のステップの順序、各ス
テップの処理内容および各ステップの担当者が含まれ
る。

【００１０】図１９は、定義されたワークフローの一例
で、そのワークフローの仕事の流れ（フロー）がグラフ
構造によって表現されているものである。

【００１１】図１９において、それぞれ四角で囲まれた
各ノードは、作業の単位である作業工程つまりステップ
を表している。各アーク（矢印）は仕事の流れ（つなが
り、作業の順番や因果関係）を定義しており、あるステ
ップの後ろにステップがあるということは、前のステッ
プが完了しないと、後ろのステップは開始できないこと
を意味する。逆に、前のステップが完了すると、自動的
に後ろのステップが開始するということを意味する。

【００１２】図１９のワークフローは、「設計」「承
認」という２つのステップからなる設計のワークフロー
であり、ユーザＡが「設計」のステップを担当し、ユー
ザＢが「承認」のステップを担当する。処理対象の情報
としては、この例では、文書Ａと図面Ｂの２つのドキュ
メントがあり、これら文書Ａと、図面Ｂは、一つのフォ
ルダーに登録されて、ワークフローに沿って回覧され
る。そして、この例の場合には、ユーザＡがステップ
「設計」において、文書Ａと、図面Ｂの作成をし、これ
ら文書Ａおよび図面Ｂの作成を完了すると、ステップ
「承認」に移り、ユーザＢが、作成された文書Ａと図面
Ｂについて検討し、承認を与える作業を行う。

【００１３】ワークフローでは、各ステップでの実際の
作業は人間が行なうが、以上のような作業の流れの管理
は全てワークフローシステムが行なう。すなわち、ワー
クフローシステムは、定義されたワークフローを元に、
各ステップの作業が終了すると、適宜、次のステップの
作業を開始するようにして、作業全体の流れを管理す
る。なお、開始のステップと終了のステップは、ワーク
フローシステムがすべて管理するもので、特に定義する
必要はない。

【００１４】このワークフローシステムによる情報処理
システムは、 ・情報に対するアクセス権の管理ができる ・人が運用することによるミスを低減できる ・実行中の作業のステータス（状態）の管理ができるな
どのメリットがある。

【００１５】

【発明が解決しようとする課題】ところで、ワークフロ
ーシステムでは、定義されたワークフローに拘束される
ために、柔軟性を欠く場合がある。例えば、前述の図１
９のワークフローにおいて、ステップ「設計」を担当す
るユーザＡが、文書Ａと図面Ｂを作成する場合に、図面
Ｂは欠き終えたが、文書Ａはまだ未完成である状態が生
じる場合がある。このような場合、図面Ｂを先にステッ
プ「承認」を担当するユーザＢに渡して、見てもらうよ
うにしておけば、図１９のワークフローの業務全体の終
了時間の短縮化が期待できる。

【００１６】しかしながら、前述もしたように、ワーク
フローでは、「前のステップが完了すると、自動的に後
ろのステップが開始する」というルールにしたがって業
務の流れが管理されるので、図１９のように定義された
ワークフローでは、ステップ「設計」で、文書Ａと図面
Ｂの両方が完了しなければ、次のステップ「承認」に移
行することができない。このため、上記のような状況が
生じたとしても、フォルダーの一部の情報を先に流すよ
うにすることができない。

【００１７】そこで、従来のワークフローシステムにお
いては、上述のような状況が生じることが予想されるこ
とを見込んで、文書Ａと図面Ｂとを別々のフォルダーに
登録して、別々に回覧することができるように定義する
と共に、図２０Ａおよび図２０Ｂに示すように、文書Ａ
を作成する設計のワークフローと、図面Ｂを作成する設
計のワークフローとを別々に作成し、これら２つのワー
クフローを分けて、運用することが行われている。

【００１８】しかし、この場合、文書Ａと図面Ｂとは、
対で意味をなすものであるため、それらが別々のワーク
フローで処理されるのは、担当するユーザにとって分か
りにくくなると共に、業務スケジュールの管理上も混乱
が生じるおそれがある。

【００１９】そこで、ワークフロー実行中に、ワークフ
ローの定義を修正するという考えが従来もあるが、その
場合には、実行中のワークフローを一旦停止する必要が
あり、効率的でない。

【００２０】また、必要な時に、適宜に、だれでもが定
義されたワークフローの修正ができるようにすると、混
乱が生じるので、ワークフローの定義を修正することが
できる者は、システム管理者などの特別な権限（アクセ
ス権）を持つユーザに限定されることが多い。このた
め、作業中の現ステップのユーザが作業の分割を指示す
ることできないなど、上記のようなワークフロー業務中
に生じるワークフローの修正の要求にタイムリーに応じ
ることが困難であるという問題がある。

【００２１】この発明は、以上の点にかんがみ、ある一
つのステップで一部の作業は完了しているが、すべての
作業は完了していない場合に、実行中のワークフローを
停止することなく、その一部の作業について次のステッ
プに進めることができるように、作業を分割することが
できるワークフローシステムおよびその作業分割方法を
提供することを目的とする。

【００２２】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するた
め、この発明によるワークフローシステムにおける作業
分割方法は、少なくとも、複数の作業工程の順序と、各
作業工程の処理内容と、各作業工程を実行する担当者と
を定義した作業の流れに従って、処理すべき情報を回覧
するワークフローシステムにおいて、作業工程Ｎ２が後
工程として定義されている作業工程Ｎ１の作業処理に際
し、前記作業工程Ｎ１と作業工程Ｎ２との間の繋がりを
断ち、前記作業工程Ｎ１を分割して、前記作業工程Ｎ１
と同一担当者である一つの作業工程Ｎ３と、任意の担当
者である少なくとも一つの作業工程Ｎ４とを作成し、こ
れら作業工程Ｎ３および作業工程Ｎ４を、前記作業工程
Ｎ１の後工程として接続すると共に、前記作業工程２
を、前記作業工程Ｎ３と作業工程Ｎ４の共通の後工程と
するようにする。

【００２３】また、この発明によるワークフローシステ
ムは、少なくとも、複数の作業工程の順序と、各作業工
程の処理内容と、各作業工程を実行する担当者とを定義
した作業の流れであるワークフローに従って、処理すべ
き情報を回覧するワークフローシステムにおいて、前記
定義されたワークフローの実行中に、分割指示を検出す
る分割指示検出手段と、前記分割指示検出手段で前記分
割指示を検出したときに作業が行われている作業工程Ｎ
１と、この作業工程Ｎ１の後工程として定義されている
作業工程Ｎ２との間の繋がりを断ち、前記作業工程Ｎ１
を分割して、前記作業工程Ｎ１と同一担当者である一つ
の作業工程Ｎ３と、任意の担当者である少なくとも一つ
の作業工程Ｎ４とを作成し、これら作業工程Ｎ３および
作業工程Ｎ４を、前記作業工程Ｎ１の後工程として定義
し直すと共に、前記作業工程２を、前記作業工程Ｎ３と
作業工程Ｎ４の共通の後工程と定義し直して、前記ワー
クフローを再定義する作業分割手段とを備える。

【００２４】作業分割を、作業工程Ｎ１の担当者の指示
やシステム管理者の指示を契機として行ったり、予め定
められた条件を満たした時点で、自動的に実行するよう
にする。

【００２５】

【作用】上記の構成のこの発明においては、ある一つの
ステップＮ１で作業が完了していない場合に、その一部
の完了している作業について次のステップＮ２に進める
ことが効率的である場合には、ステップＮ１とステップ
Ｎ２との間の繋がりが切られ、ステップＮ１と同一担当
者のステップＮ３と、任意の担当者のステップＮ４とが
追加される。そして、これらの新たに追加されたステッ
プＮ３およびステップＮ４の前工程はステップＮ１、後
工程はステップＮ２とされ、各ステップ間の繋がり（ア
ーク）が形成される。

【００２６】これにより、例えば、ステップＮ１におい
て、文書と図面の作成処理を行い、ステップＮ２におい
て、それらの承認を行うように定義されたワークフロー
において、ステップＮ１で図面の作成は完了したが、文
書の作成は未だ完了していない場合に、追加したステッ
プＮ３において、ステップＮ１の担当者が引き続き、未
完了の文書の作成処理を続行すると共に、完了した図面
については、追加したステップＮ４で、別の担当者、例
えばステップＮ２の担当者に、承認の作業を行わせるよ
うにすることができる。

【００２７】すなわち、実行中のワークフローを停止す
ることなく、新たなステップを追加することにより、作
業を分割して、ワークフローの効率的で、柔軟な運用を
行うことができるようになる。

【００２８】そして、作業分割指示を現ステップＮ１の
担当者が行えるようにした場合には、担当者の都合によ
り、作業を分割して、割り振ることが可能になる。

【００２９】予め定められた条件を満たした時点で作業
が分割される場合には、ステップごとの作業の性質、ワ
ークフローごとの作業の性質、処理すべき情報ごとの作
業の性質、さらには担当者の負荷状況や稼働状況に応じ
てステップが追加されて、作業を分割することが可能に
なる。

【００３０】さらに、システム管理者により、作業分割
が実行される場合には、例えば局所的な業務の停滞を解
消することが可能になる。

【００３１】

【発明の実施の形態】以下、この発明によるワークフロ
ーシステムの一実施例を、図を参照しながら説明する。

【００３２】図２および図３は、この例のワークフロー
システムの全体の概要を示すもので、図２は、その機能
をブロックとして示したものであり、図３は、具体的な
ハードウエアを示すものである。この例のワークフロー
システムは、ワークフローのデータに従ってステップの
遷移や、ステップの担当者（ユーザ）への情報の受け渡
しを管理して、作業処理を支援するシステム部１０と、
各ステップの担当者による処理を支援するための作業環
境を提供するユーザインターフェース部２０とからなっ
ている。

【００３３】システム部１０は、この例では、ファイル
管理装置を内蔵する例えばサーバー装置の構成とされて
いる。また、ユーザインターフェース部２０は、例えば
ワークステーションなどの情報処理端末装置により構成
することができ、図３に示すように、そのディスプレイ
２０Ｄに各作業工程の作業環境を表示することができ、
ユーザはその表示画面を見ながら作業処理やシステム部
１０への通知のための操作入力を、マウスやキーボード
などのユーザ入力手段２０ＩＮを通じて行う。また、シ
ステム部１０には、システム管理者用の入力手段１０Ｉ
Ｎが設けられる。また、必要に応じて、ユーザインター
フェース部２０には、プリンタやイメージリーダーなど
が設けられる。

【００３４】ユーザインターフェース部２０は、複数の
担当者が共通の１個を共有して使用するように構成する
こともできるが、この例では、担当者毎に設けられた構
成とされている。そして、システム部１０とユーザイン
ターフェース部２０とは、例えばＬＡＮ（ローカルエリ
アネットワーク）３０などの通信手段により接続され
て、分散処理環境として構築されている。

【００３５】なお、システム部１０とユーザインターフ
ェース部２０とを同一の装置において構成することもで
きる。

【００３６】そして、図２に示すように、機能的には、
システム部１０は、テンプレート管理機能部１１と、ル
ーティング機能部１２と、通知管理機能部１３と、進捗
情報管理機能部１４と、ユーザ管理機能部１５と、参照
情報管理機能部１６と、メンテナンス機能部１７とを備
える。また、ユーザインターフェース部２０は、編集部
２１と、通知部２２と、進捗管理部２３と、インターフ
ェースコントロール部２４とを備える。

【００３７】ユーザインターフェース部２０の編集部２
１では、ユーザの操作入力に応じてテンプレートや実行
しようとするワークフロー（この実行しようとするワー
クフローを、以下、実行フローという）を編集する。

【００３８】通知部２２は、システム部１０からの通知
を受け取ってユーザに知らせたり、また、ユーザの操作
指示に応じてシステム部１０に指示や通知を送る。ま
た、進捗管理部２３は、ユーザインターフェース部２０
での作業遷移状態を管理する。

【００３９】システム部１０のテンプレート管理機能部
１１は、定義されたワークフローであるテンプレートを
記憶、管理する。ルーティング機能部１２は、実行フロ
ーにおいて、設定された業務の流れや、あらかじめ定義
されたルールにしたがって、あるステップの作業が終了
したときに、後続のステップの作業を開始させるか否か
を決定する。なお、あるステップの作業が終了したとき
に、後続のステップの作業を開始させることを、その後
続のステップに対してルーティングを行なうといい、後
続のステップの作業を開始させない場合は、ルーティン
グを行なわないという。

【００４０】システム部１０の通知管理機能部１３は、
処理すべき情報の配達の、ユーザへの通知を管理する。
ユーザへの通知は、ユーザインターフェース部２０の通
知部２２が行なう。進捗情報管理機能部１４は、作業の
状況、作業の履歴を管理するための情報を管理する。ユ
ーザインターフェース部２０の進捗管理部２３は、この
情報を用いて作業の状況を管理する。

【００４１】ユーザ管理機能部１５は、各ステップを担
当するユーザを管理する。

【００４２】参照情報管理機能部１６は、各ステップの
担当者に与える、作業に必要な情報を管理する。参照情
報管理機能部１６は、また、ユーザから得た処理結果の
情報を後述する記憶部１６Ｍに蓄える処理も行う。前述
したように、ユーザとワークフローシステム間で授受さ
れる処理すべき情報（以下、処理すべき情報の単位をド
キュメントと呼ぶ）は、フォルダーに登録されてワーク
フローの流れに沿って回覧される。このフォルダーに登
録されて授受される情報の一かたまりを、以下、パケッ
トと称する。

【００４３】メンテナンス機能部１７は、システム部１
０において、実行中のワークフローの維持管理を行う。

【００４４】図１は、この例の情報処理システムにおい
て、ワークフローの流れの管理に関する部分の機能を抽
出した機能ブロック図である。

【００４５】メンテナンス機能部１７は、実行フローに
関する定義されたデータを、記憶部１７Ｍに記憶する。
実行フローは、テンプレート管理機能部１１にあらかじ
め登録されている定義されたワークフローから選択する
こともできるし、選択したワークフローを修正してメン
テナンス機能部１７の記憶部１７Ｍに登録することもで
きる。もちろん、初めから実行フローをすべて作成して
定義し、記憶部１７Ｍに登録することもできる。

【００４６】ワークフローは、前述したように、作業の
単位であるステップと、各ステップ間をつなぐアーク
（矢印）とからなるグラフ構造によって表現される。し
たがって、定義された実行フローに関するデータ（以
下、ワークフローデータという）は、ワークフローがど
のようなステップから構成されているかを示すステップ
テーブルと、アークに関するデータであるステップの実
行順序のテーブル（実行順序テーブルと以下称する）と
を含んでおり、メンテナンス機能部１７で管理される。

【００４７】メンテナンス機能部１７は、また、この例
では、ワークフローデータの一部として、後述するよう
に、ワークフローの属性に応じて作業分割処理のタイミ
ングを決定するためのワークフローの進捗度などの項目
を有するワークフローテーブルＷＴと、フォルダーの情
報を管理するためのフォルダーテーブルＦＴと、フォル
ダーに含めるドキュメントの情報を管理するためのドキ
ュメントテーブルＤＴをも含んでいる。

【００４８】図４は、ワークフローデータのデータ構造
の例を示すものである。ワークフローテーブルＷＴは、
当該ワークフローを識別するためのワークフロー識別子
の欄と、当該ワークフローについての作業分割チェック
間隔、進捗度、進捗度変更日時の欄を備える。

【００４９】進捗度の欄は、作業の進捗状況を示す数値
が記入される欄で、進捗度は例えば０から１００までの
数値で表される。進捗度０は、ワークフローが開始され
ていない状態を示し、進捗度１００はワークフローの完
了を意味する。この進捗度の欄の数値は、メンテナンス
機能部１７により、ワークフローが順次に進行するに従
い、変更されるものである。そして、進捗度変更日時の
欄には、進捗度が変更された最新の日時が記入される。

【００５０】作業分割チェック間隔は、後述する作業分
割のタイミングを決定するための項目であり、この欄に
は例えば日数が記述される。この作業分割チェック間隔
で示される日数の期間、進捗度の欄の数値が進まないと
きに、後述する作業分割処理が実行されるものである。

【００５１】ステップテーブルＳＴは、各ステップを一
意に識別するステップ識別子と、当該ステップ識別子で
表されるステップのステップ名、担当者、予定終了時
刻、状態との対応テーブルである。

【００５２】この例では、ステップ識別子は、一つのワ
ークフロー中で一意な番号により表現される。ステップ
名は、文字列により表現され、これにより各ステップの
処理内容を認識できる。担当者の欄には、この例では、
ユーザ名が記述される。

【００５３】予定終了時刻は、当該ステップの作業が終
了すべき予定時刻であり、年月日および時刻により記述
される。状態は、後述するステップの状態であり、準備
中（ｎｏｔ ｒｅａｄｙ）、実行中（ｒｕｎ）、完了
（ｃｏｍｐｌｅｔｅ）などの文字列が入る。なお、この
ステップテーブルＳＴには、複数のワークフローを管理
するため、それぞれのワークフローを一意に識別するた
めのワークフロー識別子の欄が設けられている。

【００５４】実行順序テーブルＯＴは、各アークの前に
つながる前工程（前ステップ）の欄と、各アークの後に
つながる後工程（後ステップ）の欄とにより構成され
る。前工程と後工程とは、一つのワークフロー中で各ス
テップを一意に識別するためのステップ識別子でそれぞ
れ表現される。この実行順序テーブルＯＴにも、当該ワ
ークフローを識別するためのワークフロー識別子の欄が
設けられている。

【００５５】フォルダーテーブルＦＴは、ワークフロー
識別子の欄と、ステップ識別子の欄と、ファイル名の欄
と、パスの欄からなる。パスは、システムで一意の番号
で表され、ファイル識別子の役割を持つ。フォルダーを
持たないステップに関しては、ファイル名およびパスと
もに、値は「ＮＵＬＬ」となる。

【００５６】ドキュメントテーブルＤＴは、ファイル名
の欄、ファイル識別子であるパスの欄、緊急度の欄、進
捗度の欄、アクセス権の欄で構成される。緊急度は、こ
の例では３段階に設定でき、この欄には、“１”、
“２”、“３”の数値が記入される。“１”が緊急度が
最も高い。また、進捗度は、例えば０から１００までの
数値であり、進捗度１００は当該ドキュメントに関する
処理の完了を示す。アクセス権は、そのドキュメントを
編集できる権利であり、このアクセス権の欄には、当該
権利を有するユーザのリストが記述される。

【００５７】ユーザ管理機能部１５は、実際に各ステッ
プを担当するユーザに関するユーザデータを管理する。
ユーザデータ中、担当者は、通常は、実行フローの起動
に先立ち記憶部１５Ｍに登録され、記憶される。実行フ
ローの実行中に、内容が変えられるユーザデータもあ
る。

【００５８】図５は、ユーザデータの一例のユーザテー
ブルＵＴのデータ構造を示すものである。ユーザテーブ
ルＵＴは、ワークフローシステム内で、ユーザを一意に
識別するためのユーザ識別子としてのユーザ名の欄と、
そのユーザがシステム管理者か、一般ユーザかを識別す
るためのレベルの欄と、負荷状況チェック間隔の欄と、
負荷状況の欄と、負荷状況変更日時の欄とからなる。

【００５９】負荷状況の欄は、当該ユーザの負荷の大き
さ状況を示す数値が記入される欄で、この例では、０か
ら１００までの数値で表される。この負荷状況の欄の数
値は、ユーザ管理機能部１５により、実行フローが順次
に進行するに従い、変更される。そして、負荷状況変更
日時の欄には、負荷状況が変更された最新の日時が記入
される。

【００６０】負荷状況チェック間隔は、後述する作業分
割のタイミングを決定するための項目であり、この欄に
は例えば日数が記述される。この負荷状況チェック間隔
で示される日数の期間、負荷状況の欄の数値が進まない
ときに、後述する作業分割処理を実行するように利用す
るのである。

【００６１】ルーティング機能部１２は、この例の場
合、機能的には、ステップ状態管理部３１と、ルーティ
ング処理部３２と、作業分割要求検知部３３と、作業分
割処理部３４と、パケット送受部３５とを備える。作業
分割処理部３４は、この例の場合、ルーティング処理部
３２の一部である。

【００６２】ルーティング処理部３２は、ワークフロー
データに基づき実際のルーティングの決定を行なう。

【００６３】作業分割要求検知部３３は、検知した作業
分割要求に応じて、ルーティング処理部３２を通じて作
業分割処理部３４に作業分割指示を出力するとともに、
フォルダーをどのように分割するかのフォルダー分割指
定を、同様にして、作業分割処理部３４に出力する。

【００６４】作業分割要求は、この例においては、 (1) 実行中のワークフローの現ステップの担当者から出
される場合 (2) ワークフローのシステム管理者から出される場合 (3) システム（ルーティング機能）が、作業分割の契機
となる種々の要因をワークフロー実行中に監視して、作
業分割を行うべきと判定したときに出す場合とがある。

【００６５】上記(3) の場合の作業分割要求は、作業分
割要求検知部３３自身が出すものである。この例の場
合、作業分割要求検知部３３で監視する、作業分割の契
機となる種々の要因としては、ステップの属性、ワーク
フローの属性、ドキュメントの属性、ステップの担当者
の属性等が挙げられる。そして、これらの属性が所定の
条件を満たしたときに、作業分割要求検知部３３は、作
業分割指示を出す。

【００６６】いつ、作業分割指示を出すかを決定するた
めのステップの属性と判断基準の対応としては、 進捗度…現ステップから、ある進捗度に達した時点で分
割 緊急度…ある緊急度以上のステップであると判断された
時点で分割 アクセス権…現ステップの担当者がアクセス権を持たな
いステップであると判断された時点で分割 重要度…ある重要度以上のステップであると判断された
時点で分割 難易度…ある難易度以上のステップであると判断された
時点で分割 予定終了時刻…予定終了時刻が現在時刻を過ぎた時点で
分割 などがある。

【００６７】いつ、作業分割指示を出すかを決定するた
めのワークフローの属性と判断基準の対応としては、 進捗度…ワークフローが、ある進捗度に達した時点で分
割 緊急度…ある緊急度以上のワークフローであると判断さ
れた時点で分割 アクセス権…現ステップの担当者がアクセス権を持たな
いワークフローであると判断された時点で分割 重要度…ある重要度以上のワークフローであると判断さ
れた時点で分割 難易度…ある難易度以上のワークフローであると判断さ
れた時点で分割 予定終了時刻…予定終了時刻が現在時刻を過ぎた時点で
分割 などがある。

【００６８】いつ、作業分割指示を出すかを決定するた
めのドキュメントの属性と判断基準の対応としては、 進捗度…ドキュメントの処理が、ある進捗度に達した時
点で分割 緊急度…ある緊急度以上のドキュメントが存在すると判
断された時点で分割 アクセス権…現ステップの担当者がアクセス権を持たな
いドキュメントが存在すると判断された時点で分割 重要度…ある重要度以上のドキュメントが存在すると判
断された時点で分割 難易度…ある難易度以上のドキュメントが存在すると判
断された時点で分割 予定終了時刻…予定終了時刻が現在時刻を過ぎた時点で
分割 などがある。

【００６９】また、いつ、作業分割指示を出すかを決定
するための担当者の属性と判断基準の対応としては、 負荷状況…担当者にある一定以上の負荷が掛かっている
と判断された時点で分割 稼働状況…担当者が稼働していないと判断された時点で
分割 などがある。

【００７０】一方、フォルダー分割指定は、この例にお
いては、 (a) 実行中のワークフローの現ステップの担当者による
フォルダーの分割の仕方の指定 (b) ワークフローのシステム管理者によるフォルダーの
分割の仕方の指定 (c) システム（ルーティング機能）によるフォルダーの
分割の仕方の指定 の３種がある。

【００７１】上記(c) の場合のフォルダー分割指定は、
作業分割要求検知部３３自身が分割の仕方を決定するた
めの要因について判定をして行うものである。この例の
場合、作業分割要求検知部３３が分割の仕方を決定する
ための要因としては、ドキュメントの属性が挙げられ
る。このドキュメントの属性が所定の条件を満たしたと
きに、作業分割要求検知部３３は、作業分割指示を出
す。

【００７２】どのようにフォルダーを分割するかを決定
するためのドキュメントの属性と、その分割方法の対応
としては、 進捗度…ある進捗度に達していないドキュメントを、現
ステップの担当者が引き続き処理を実行するように分割 緊急度…ある緊急度以下のドキュメントを、現ステップ
の担当者が引き続き処理を実行するように分割 アクセス権…現ステップの担当者がアクセス権を持つド
キュメントを、この担当者が引き続き処理を実行するよ
うに分割 重要度…ある重要度以下のドキュメントを、現ステップ
の担当者が引き続き処理を実行するように分割 難易度…ある難易度以下のドキュメントを、現ステップ
の担当者が引き続き処理を実行するように分割 予定終了時刻…予定終了時刻が現在時刻を過ぎていない
ドキュメントを、現ステップの担当者が引き続き処理を
実行するように分割 などがある。

【００７３】作業分割処理部３４は、ワークフローの実
行中に、作業分割要求検出部３３からの作業分割指示
と、フォルダー分割指定とに応じて、後で詳述するよう
な作業分割処理を実行する。

【００７４】パケット送受部３５は、各ステップの担当
者に与えるパケットを生成して、ユーザインタ−フェー
ス２０を介して当該担当者にそのパケットを送り、ま
た、担当者によるステップにおける処理結果が反映され
たパケットを、ユーザインタ−フェース２０を介して担
当者から受け取る。パケットは参照情報管理機能部１６
により管理される。参照情報管理機能部１６は、このパ
ケットの記憶部１６Ｍを有する。パケット送受部３５
は、参照情報管理機能部１６に管理されている情報を用
いて次にルーティングするパケットを形成する。

【００７５】ルーティング機能部１２では、ワークフロ
ーの各ステップの状態を、次の〜の４種の状態によ
り管理して、そのワークフローの流れを管理する。ステ
ップ状態管理部３１は、実行フローの各ステップの状態
データの記憶部３１Ｍを備える。

【００７６】ステップがまだ作業を開始することがで
きない開始不可状態（以下、この状態を「ｎｏｔ ｒｅ
ａｄｙ」という） ステップの開始準備ができており、担当者の仕事の開
始を待っている待機状態（以下、この状態を「ｒｅａｄ
ｙ」という） 担当者が作業をしている実行状態（以下、この状態を
「ｒｕｎ」という） 担当者が作業を完了した作業完了状態（以下、この状
態を「ｃｏｍｐｌｅｔｅ」という）。

【００７７】以上のステップの状態遷移に応じてルーテ
ィング機能部１２は、基本的には、次のような動作を行
ない、この動作が各ステップに対して繰り返されること
により、ワークフローは進行する。

【００７８】初期時には、ステップ状態管理部３１の記
憶部３１Ｍの各ステップの状態は「ｎｏｔ ｒｅａｄ
ｙ」となっている。担当者によりワークフローの起動が
行なわれると、メンテナンス機能部１７の指示を受けた
ルーティング処理部３２により最初のステップが次のス
テップとして決定される。また、後述するように、開始
ステップ以外のステップが終了したとき（「ｃｏｍｐｌ
ｅｔｅ」の状態になったとき）に、ルーティング処理部
３２により次のステップが決定される。決定された次の
ステップは、その状態が「ｒｅａｄｙ」とされる。

【００７９】ステップ状態管理部３１は、ステップの状
態が「ｎｏｔ ｒｅａｄｙ」から「ｒｅａｄｙ」になる
とき、通知管理機能部１３に通知要求を出す。通知管理
機能部１３は、この通知要求に従って次ステップの担当
者に対して通知を行なって担当者の作業の開始を促す。

【００８０】この通知に対して担当者が開始の合図をワ
ークフローシステムに対して行なうと、この合図を通知
管理機能部１３が受け、ステップ状態管理部３１にその
旨を知らせる。ステップ状態管理部３１は、これに応じ
てステップの状態を「ｒｅａｄｙ」から「ｒｕｎ」にす
る。

【００８１】そして、ステップ状態管理部３１は、パケ
ット送受部３５にパケット送信要求を出して、このパケ
ット送受部３５より、担当者が作業を行なうために必要
な文書、図面、データなどの情報をひとまとめにしたデ
ータの固まりであるパケットを担当者に対して送る。

【００８２】担当者は、ワークフローシステムから配達
されたパケットを元に作業を実行する。そして、指定さ
れた作業を終了すると、担当者は、適宜、作業内容を反
映させたパケットとともに、ワークフローシステムに対
し、完了の合図を送る。このとき、ステップ状態管理部
３１は、当該ステップの状態を「ｒｕｎ」から「ｃｏｍ
ｐｌｅｔｅ」とする。

【００８３】ステップ状態管理部３１は、ステップの状
態が「ｒｕｎ」から「ｃｏｍｐｌｅｔｅ」になるとき
に、ルーティング処理部３２に処理要求を出す。ルーテ
ィング処理部３２は、実際のルーティングの決定を行な
う。すなわち、次にルーティングを行なうステップを決
定し、また、担当者を決定し、その決定したステップお
よび担当者を、前述したようにステップ状態管理部３１
に通知する。

【００８４】ステップ状態管理部３１は、ルーティング
処理部３２からの通知によりルーティングを行なうステ
ップの状態を、「ｎｏｔ ｒｅａｄｙ」から「ｒｅａｄ
ｙ」にする。以下、上述と同様の処理を繰り返して、ワ
ークフローを進行させ、後続のステップがなくなるとワ
ークフローの処理を終了する。

【００８５】以上は、通常のワークフローの基本的な流
れであるが、この実施の形態においては、ルーティング
処理部３２は、ステップの状態が「ｒｕｎ」から「ｃｏ
ｍｐｌｅｔｅ」になるときに、ステップ状態管理部３１
からの処理要求により、ルーティングの決定を行うだけ
でなく、作業分割要求検知部３３から作業分割指示が発
生したときにも、作業分割処理部３４で作業分割処理を
実行したのち、ルーティングの決定を行うようにする。

【００８６】図６は、作業分割処理部３４での分割処理
の一例の概念図を示すものである。この例は、例えば最
初に定義されたオリジナルのワークフローが、図６Ａに
示すように、担当者がユーザＡのステップＮ１と、その
後工程である担当者がユーザＢのステップＮ２との２ス
テップからなる場合に、ステップＮ１で作業分割要求が
発生した場合である。

【００８７】この場合の作業分割処理は、現ステップＮ
１とその後工程のステップＮ２との繋がりを断ち、現ス
テップＮ１の担当ユーザＡと同じ担当ユーザＡの第１の
追加ステップＮ３と、任意の担当ユーザＣ（但し、ユー
ザＡは含まない）の第２の追加ステップＮ４とを作成
し、現ステップＮ１と、第１の追加ステップＮ３および
第２の追加ステップＮ４とをリンクして、それらの繋が
り（アーク）を設けるとともに、第１の追加ステップＮ
３および第２の追加ステップＮ４と後ステップＮ２とを
リンクして、それらの繋がり（アーク）を設ける処理で
ある。そして、図６には示さなかったが、現ステップＮ
１のフォルダーをフォルダー分割指定に応じて分割し
て、第１および第２の追加ステップＮ３およびＮ４に割
り当てるようにする。

【００８８】次に、作業分割処理のいくつかの実施例に
ついて、以下説明する。

【００８９】［作業分割の実施例１］この実施例１で
は、現ステップの担当者が作業分割の指示をすると共
に、フォルダーの分割の仕方も指定する場合である。

【００９０】前述したように、この場合、現ステップの
担当者が作業分割の指示入力操作をすると、作業分割要
求検知部３３は、これを検知して、ルーティング処理部
３２を介して作業分割処理部３４に作業分割指示を出力
する。また、作業分割要求検知部３３は、現ステップの
担当者のフォルダーの分割指定入力操作に応じたフォル
ダーの分割指定情報を、ルーティング処理部３２を介し
て作業分割処理部３４に与える。

【００９１】この例の場合には、フォルダーの分割指定
情報として、処理済ファイルリストが入力として与えら
れる。すなわち、この実施例では、現ステップの担当者
がフォルダー内の各ドキュメントについて処理が完了し
ているかどうか判断し、まだ処理の済んでいない未処理
のドキュメントは現ステップの担当者が引き続き処理
し、すでに処理の済んだ処理済のドキュメントは次ステ
ップの担当者が処理を実行するようにするため、処理済
ファイルリストを作成し、それをフォルダーの分割指定
情報とする。

【００９２】この実施例１においては、ユーザからの作
業分割要求を検知したとき、実際に作業分割処理に移行
させる前に、作業分割要求を出した担当ユーザが、適切
なユーザであるか否かのチェックを行う。

【００９３】図７は、このユーザチェック処理の処理ル
ーチン１００を示すものである。

【００９４】この処理ルーチン１００の入カデータは、
ワークフロー識別子、現ステップのステップ識別子、分
割要求の有無、分割要求ユーザ名である。なお、後述す
るように、分割要求の有無として「無」が指定されるの
は、作業分割の必要がなく、ステップが通常に完了され
る場合である。

【００９５】この処理ルーチン１００では、まず、処理
１０１において、ワークフローの終了時であるか否か判
断する。後工程のステップが存在せず、ワークフローの
終了時であると判断したときには、このルーチン１００
を終了する。ワークフローの終了時でなければ、処理１
０２に進む。

【００９６】処理１０２では、作業分割要求を出したユ
ーザが適切なユーザか、つまり、この例の場合には、現
ステップの担当ユーザかどうかをチェックする。このチ
ェックは、次のようにして行う。まず、現ステップ担当
者を、ステップテーブルＳＴの「ワークフロー識別子」
と「ステップ識別子」の欄の値が、それぞれワークフロ
ー識別子、現ステップ識別子と等しいレコード（テーブ
ルの１行ごとの登録データをレコードと呼ぶ）における
「担当者のユーザ名」の欄の値として取得する。そし
て、このユーザ名と作業分割要求を出したユーザ名が同
じであれば、処理１０３に進み、後述する作業分割処理
ルーチン２００を呼び、これを実行する。ユーザ名が異
なるときには、作業分割要求を出したユーザが不適切な
ユーザであるとして、このルーチン１００を終了する。

【００９７】図８および図９は、この実施例１の場合
に、作業分割処理部３４を備えるルーティング処理部３
２で実行される、作業分割を含むルーティング処理のル
ーチン２００の例を示すフローチャートである。

【００９８】この処理ルーチン２００の入カデータは、
ワークフロー識別子、現ステップのステップ識別子、分
割要求の有無である。前述もしたように、分割要求の有
無として「無」が指定されるのは、作業分割の必要がな
く、ステップが通常に完了される場合であり、担当者の
完了の合図により、ステップの状態が「ｒｕｎ」から
「ｃｏｍｐｌｅｔｅ」になるときである。すなわち、ス
テップの状態が「ｒｕｎ」から「ｃｏｍｐｌｅｔｅ」に
なったときにも、このルーチン２００が起動される。

【００９９】このルーチン２００においては、まず、処
理２０１において、ワークフロー識別子と現ステップの
ステップ識別子をもとに、次ステップを決定する。この
次ステップのステップ識別子は、実行順序テーブルＯＴ
の「ワークフロー識別子」と「前工程」の欄の値が、そ
れぞれワークフロー識別子、現ステップ識別子と等しい
レコードにおける「後工程」の欄の値として求められ
る。なお、その結果として複数の次ステップが存在する
場合もある。

【０１００】次に、判断２０２では、処理２０１で決定
された次ステップが「ＮＵＬＬ」であり、ワークフロー
の終了時であるか否か判断する。ワークフローの終了時
であると判断したときには、このルーチン２００を終了
する。ワークフローの終了時でなければ、処理２０３に
進む。

【０１０１】処理２０３においては、フォルダーの作成
を行う。すなわち、フォルダーテーブルＦＴの「ワーク
フロー識別子」と「ステップ識別子」の欄の値が、それ
ぞれワークフロー識別子、現ステップのステップ識別子
と等しいレコードを取り出し、この中で、「ステップ識
別子」の欄の値として次ステップのステップ識別子を代
入したレコードを作成し、フォルダーテーブルＦＴに挿
入する。複数の次ステップが存在する場合は、各ステッ
プに対して、同様の処理を実行する。

【０１０２】次に判断２０４に進む。この判断２０４に
おいては、ユーザインターフェイス部２０からの作業分
割要求があるか否かを決定し、作業分割要求がなけれ
ば、処理２１３に進み、次ステップの担当者に通知を送
るように通知管理機能部１３に指示を送る。このとき、
処理２１３において、複数個の次ステップが存在する場
合は、各ステップに対して同様の処理を実行する。

【０１０３】判断２０４で作業分割要求があると判断し
たときには、処理２０５以降の作業分割処理に移行す
る。

【０１０４】処理２０５は、次ステップの数が複数ある
ときに、そのすべての次ステップについて作業分割処理
を繰り返すための準備のための処理である。変数Ｓに、
繰り返しの回数、つまり次ステップの数を設定し、変数
ｉに初期値「１」を設定する。この処理２０５以降の、
処理２０６から処理２１３までの記述中の次ステップと
は、ｉ番目の次ステップを指す。

【０１０５】処理２０６では、図６のステップ追加の概
念図に示した任意の担当者を割り当てる追加ステップＮ
４に関わる情報の決定を行う。すなわち、ステップ識別
子、ステップ名、担当者、予定終了時刻、ファイルリス
ト（ドキュメントのパスのリスト）を決定する。この追
加ステップＮ４は、前述したように、処理の終わったド
キュメントの入ったフォルダーを持つステップである。
この実施例１では、この追加ステップＮ４は、次ステッ
プの担当者が担当するものとする。

【０１０６】ステップ識別子、ステップ名は、重複をさ
けることを目的として作成され、この実施例では、次ス
テップのステップ識別子と次ステップのステップ名のそ
れぞれに、それぞれ“．”とｉの値を付け加えたもの
を、追加ステップＮ４のステップ識別子、追加ステップ
Ｎ４のステップ名とする。ここで、次ステップのステッ
プ名は、ステップテーブルＳＴの「ワークフロー識別
子」と「ステップ識別子」の欄の値が、それぞれワーク
フロー識別子、次ステップのステップ識別子と等しいレ
コードにおける「ステップ名」の欄の値として求められ
る。

【０１０７】そして、前述したように、追加ステップＮ
４の担当者は、次ステップのステップ識別子と等しいレ
コードにおける「担当者のユーザ名」の欄の値、すなわ
ち次ステップ担当者と同じとする。さらに、予定終了時
刻は、前記レコードにおける「予定終了時刻」の欄の値
と等しくする。なお、この場合、ファイルリストは、前
述した処理済ファイルリストが利用される。

【０１０８】この処理２０６で作成された情報を元に、
処理２０７で、ステップ追加処理を行う。入力として、
ワークフロー識別子、現ステップ識別子、次ステップ識
別子、追加ステップ識別子、追加ステップ名、追加ステ
ップ担当者、予定終了時刻、ファイルリスト（処理済フ
ァイルリスト）が与えられる。ステップ追加処理の詳細
は後述する。

【０１０９】次に処理２０８に進む。この処理２０８で
は、図６の概念図に示した現ステップＮ１と同一担当者
である追加ステップＮ３に関して、識別子、ステップ
名、担当者、ファイルリストを決定する。この追加ステ
ップＮ３は、処理の終わっていないドキュメントの入っ
たフォルダーを持つステップであり、現ステップの担当
者が担当するものである。

【０１１０】この場合のステップ識別子、ステップ名
も、他のステップとの重複をさけることを目的として作
成され、この実施例では、現ステップのステップ識別子
と現ステップのステップ名のそれぞれに、それぞ
れ“．”とｉの値を付け加えたものを、追加ステップＮ
３のステップ識別子、追加ステップＮ３のステップ名と
する。ここで、現ステップのステップ名は、ステップテ
ーブルＳＴの「ワークフロー識別子」と「ステップ識別
子」の欄の値が、それぞれワークフロー識別子、現ステ
ップのステップ識別子と等しいレコードにおける「ステ
ップ名」の欄の値として求められる。

【０１１１】そして、この追加ステップＮ３の担当者
は、現ステップのステップ識別子と等しいレコードにお
ける「担当者のユーザ名」の値、すなわち現ステップ担
当者と同じとする。さらに、予定終了時刻は、前記レコ
ードにおける「予定終了時刻」の欄の値と等しくする。

【０１１２】なお、この追加ステップＮ３に関するファ
イルリストは、フォルダーテーブルＦＴの「ワークフロ
ー識別子」と「ステップ識別子」の欄の値が、それぞれ
ワークフロー識別子、現在のステップ識別子と等しいレ
コードを取り出し、さらに、これらのレコードの中で、
「パス」の欄の値が処理済ファイルリストに含まれてい
ないレコードを特定し、これらのレコード中の「パス」
の欄の値のリストとして求められる。これを未処理ファ
イルリストと呼ぶことにする。

【０１１３】この処理２０８で作成された情報を元に、
処理２０９で、ステップ追加処理を行う。入力として、
ワークフロー識別子、現ステップ識別子、次ステップ識
別子、追加ステップ識別子、追加ステツプ名、追加ステ
ップ担当者、予定終了時刻、ファイルリスト（未処理フ
ァイルリスト）が与えられる。ステップ追加処理の詳細
は後述する。

【０１１４】次に処理２１０に進み、実行順序テーブル
ＯＴの調整を行う。これは、実行順序テーブルＯＴか
ら、 （ワークフロー識別子 現ステップ識別子 次ステップ
識別子） というレコードを削除する処理である。

【０１１５】次の処理２１１と判断２１２とは、繰り返
しための処理である。ｉ＝Ｓとなるまで、処理２０６か
ら判断２１２までの作業分割処理を繰り返し、判断２１
２でｉ＝Ｓとなったことを検知すると作業分割処理を終
了し、処理２１３に進み、次ステップに通知を行うよう
にする。この場合、作業分割処理により、追加ステップ
Ｎ３，Ｎ４が作成された場合には、これらが現ステップ
の追加ステップとされて、通知の処理が行われる。以上
でルーチン２００を終了する。

【０１１６】次に、ルーチン２００の処理２０７および
処理２０９で実行されるステップ追加の処理ルーチンを
説明する。図１０は、このステップ追加処理の一例の処
理ルーチン３００のフローチャートである。

【０１１７】この処理ルーチン３００の入力データは、
ワークフロー識別子、現ステップ識別子、次ステップ識
別子、追加ステップ識別子、追加ステップ名、追加ステ
ップ担当者、予定終了時刻、ファイルリストである。

【０１１８】この処理ルーチンにおいては、まず、処理
３０１において、追加ステップの登録を行う。これは、
ステップテーブルＳＴに、 （ワークフロー識別子 追加ステップ識別子 追加ステ
ップ名 追加ステップ担当者 予定終了時刻 状態） というレコードを挿入する処理である。なお、「状態」
の欄の値は、「準備中（＝ｒｅａｄｙ）」という文字列
とする。

【０１１９】次の処理３０２においては、現ステップと
追加ステップとの接続を行う。これは、実行順序テーブ
ルＯＴに、 （ワークフロー識別子 前工程ステップ識別子 追加ス
テップ識別子） というレコードを挿入する処理である。

【０１２０】次の処理３０３においては、追加ステップ
と次ステップとの接続を行う。これは、実行順序テーブ
ルＯＴに、 （ワークフロー識別子 追加ステップ識別子 後工程ス
テップ識別子） というレコードを挿入する処理である。

【０１２１】次の処理３０４においては、フォルダー調
整を行う。まず、フォルダーテーブルＦＴの「ワークフ
ロー識別子」と「ステップ識別子」の欄の値が、それぞ
れワークフロー識別子、現ステップ識別子と等しいレコ
ードを取り出し、さらに、この中で、「パス」の欄の値
がファイルリストに含まれているレコードを特定する。
これらのレコードを元レコードと呼ぶ。元レコード中の
「ステップ識別子」の欄の値として追加ステップ識別子
を代入したレコードを作成し、フォルダーテーブルＦＴ
に挿入する。その後で、元レコードを削除する。

【０１２２】次に、具体例を挙げて、以上の作業分割動
作について、さらに説明する。

【０１２３】例えば、オリジナルのワークフローが、図
１１Ａに示すように、図１９の場合と同様に、「設計」
「承認」という２つのステップからなる設計のワークフ
ローであり、ステップ「設計」の担当ユーザＡが、ドキ
ュメントとして、文書Ａと、図面Ｂの作成をし、これを
フォルダーに登録して、ステップ「承認」の担当ユーザ
Ｂに渡し、担当ユーザＢが、作成された文書Ａと図面Ｂ
について検討し、承認を与える作業を行うというように
定義されている場合を考える。

【０１２４】この図１１Ａのワークフローが起動された
場合のワークフローデータとしてのワークフローテーブ
ルＷＴ、ステップテーブルＳＴ、実行順序テーブルＯ
Ｔ、フォルダーテーブルＦＴおよびドキュメントテーブ
ルＤＴと、ユーザデータとしてのユーザテーブルＵＴ
は、起動時においては、図１２に示すものとなる。

【０１２５】そして、ステップ「設計」の実行時（ｒｕ
ｎ）には、これらのデータは、フォルダーテーブルＦＴ
にフォルダーのエントリーが追加され、図１３のような
ものとなる。

【０１２６】この場合に、ステップ「設計」の担当ユー
ザＡが、このステップ「設計」の実行中において、図面
Ｂの作成は完了したが、文書Ａの作成が未了であるとき
に、作業分割指示を出すとともに、図面Ｂを処理済ファ
イルリストに載せて、フォルダー分割指定をユーザイン
ターフェース２０を通じて入力したとする。

【０１２７】すると、前述したように、図８および図９
の作業分割処理を含むルーティング処理が実行され、作
業分割処理により、図１１Ｂに示すような追加ステップ
「承認．１」と、追加ステップ「設計．１」が追加され
る。

【０１２８】この作業分割処理が完了した時点では、ワ
ークフローデータは、図１４に示すようなものとなる。
ユーザデータであるユーザテーブルＵＴについては、作
業分割後であっても変更はないので、省略する。

【０１２９】この図１４に示すように、ステップテーブ
ルＳＴに対しては、追加されたステップ（ステップ２．
１とステップ１．１）の情報が追加される。実行順序テ
ーブルＯＴに対しては、追加ステップと現ステップおよ
び次ステップとの接続を示すエントリーが追加される。
また、実行順序テーブル調整（図９の処理２１０）によ
り、現ステップと次ステップとの接続を示すエントリー
は削除される。

【０１３０】フォルダーテーブルＦＴに対しては、ま
ず、 （１０００ ２ 文書Ａ １００） （１０００ ２ 図面Ｂ １０１） というエントリーが追加される（フォルダー作成）。こ
れは、上記の図１０の処理ルーチン３００の処理３０４
の説明における元レコードに相当する。

【０１３１】さらにステップ追加処理中のフォルダー調
整において、 （１０００ １．１ 文書Ａ １００） （１０００ ２．１ 図面Ｂ １０１） という工ントリーが追加され、元レコードの （１０００ ２ 文書Ａ １００） （１０００ ２ 図面Ｂ １０１） は削除される。ドキュメントテーブルＤＴに対しては、
フォルダー分割時の進捗度が反映される。これは、担当
者により指定される場合などが考えられる。

【０１３２】この実施例１によれば、現ステップの担当
者の都合に応じて、作業を割り振ることが可能になる。
また、他の担当者に作業を割り振ることができるので、
ワークフローで定義している作業の流れを止めることな
く並列して作業ができる。

【０１３３】なお、以上の実施例では、追加ステップの
担当者や終了時刻を同一のものを継承するようにした
が、これらは各々独立に設定してもよい。また、追加ス
テップは、３人以上の担当者に分けるようにしてもよ
い。

【０１３４】［作業分割の実施例２］この第２の実施例
は、システム管理者が、作業分割指示を出すとともに、
フォルダー分割指定を行う場合である。

【０１３５】この場合、前述の実施例１における処理ル
ーチン１００の判断１０２において、分割要求ユーザが
適切なシステム管理者か否かの判断をするが、その判断
は次の通りである。まず、分割要求ユーザのレベルを、
ユーザテーブルＵＴの「レベル」の欄の値が、分割要求
ユーザ名と等しいレコードにおける「レベル」の欄の値
として取得する。この値が、「管理者」であれば、作業
分割処理に進むものである。作業分割処理ルーチンは、
図８および図９に示した処理ルーチンと同様である。た
だし、ファイルリストは、システム管理者が指定したフ
ォルダー分割指定に従う。

【０１３６】このフォルダー分割指定の仕方としては、
例えば実行中のステップの担当ユーザがアクセス権を持
たない（編集のためのファイル読み出し、ファイル作
成、ファイル修正等ができない）ファイルがあったと
き、そのファイルはそのステップでは処理されることが
ないので、強制的にそのファイルに関する処理を、他の
アクセス権を備えるユーザに実行させるステップを追加
して、作業分割する。この場合、システム管理者は、ド
キュメントテーブルＤＴを参照する。

【０１３７】その他、複数のファイルの処理を担当する
現ステップのユーザの進捗が著しく遅いときや、ワーク
フロー全体の進捗が著しく遅いとき、また、現ステップ
の担当ユーザの負荷が非常に重いため、未処理のファイ
ル毎に分割するように、フォルダー分割指定することも
できる。この場合には、システム管理者は、ドキュメン
トテーブルＤＴやユーザテーブルＵＴを参照する。

【０１３８】この実施例２によれば、担当者の負荷状況
や、稼働状況に応じて作業をシステム管理者が強制的に
分割することができるものである。

【０１３９】［作業分割の実施例３］この実施例３は、
現ステップの担当者が作業分割要求をするが、システム
（ルーテイング機能）がドキュメントの属性である緊急
度に基づいてフォルダーを分割する場合である。

【０１４０】この実施例３では、緊急度が“１”でない
ドキュメントは現ステップの担当者が引き続き処理を行
い、緊急度が“１”であるドキュメントは、現ステップ
の担当者が指定するユーザ（現ステップの担当者以外の
任意の担当ユーザＣ）が処理を実行するように、システ
ム（ルーティング機能）がフォルダー分割を指定するも
のである。

【０１４１】この実施例３において、作業分割処理部３
４を備えるルーティング処理部３２で実行される作業分
割を含むルーティング処理ルーチンは、前述の実施例１
の図８および図９の処理ルーチン２００と同様である。
ただし、この例の場合には、現ステップの担当者は、作
業分割要求時に、緊急度“１”のドキュメントの処理担
当ユーザを指定するだけで、フォルダー分割指定は行わ
ない。

【０１４２】すなわち、この実施例３においても、実施
例１と同様にして、作業分割要求をした担当ユーザが、
現ステップの担当ユーザか否かのチェックをした後、作
業分割処理に移行する。

【０１４３】作業分割処理の処理２０６および処理２０
８の追加ステップに関わる情報の決定の処理の内容が、
実施例１と実施例３とでは異なる。

【０１４４】すなわち、処理２０６では、図６の概念図
に示した任意の担当者を割り当てる追加ステップＮ４に
関わる情報の決定、すなわち、ステップ識別子、ステッ
プ名、担当者、予定終了時刻、処理対象のファイルリス
ト（ドキュメントのパスのリスト）を決定するが、この
実施例３の場合には、この追加ステップＮ４は、緊急度
が“１”であるドキュメントの入ったフォルダーを持つ
ステップである。この実施例３では、この追加ステップ
Ｎ４は、現ステップの担当ユーザが指定した担当ユーザ
Ｃが担当するものである。

【０１４５】ステップ識別子、ステップ名は、重複をさ
けることを目的として作成され、この実施例３では、現
ステップのステップ識別子と現ステップのステップ名の
それぞれに、それぞれ“．”とｉの値を、２回繰り返し
て付け加えたものを、追加ステップＮ４のステップ識別
子、追加ステップＮ４のステップ名とする。ここで、現
ステップのステップ名は、ステップテーブルＳＴの「ワ
ークフロー識別子」と「ステップ識別子」の欄の値が、
それぞれワークフロー識別子、現ステップのステップ識
別子と等しいレコードにおける「ステップ名」の欄の値
として求められる。

【０１４６】そして、前述と同様に、追加ステップＮ４
の担当者は、担当ユーザＣとされる。さらに、予定終了
時刻は、前記レコードにおける「予定終了時刻」の欄の
値と等しくする。

【０１４７】なお、この場合、ファイルリストは、フォ
ルダーテーブルＦＴの「ワークフロー識別子」と「ステ
ップ識別子」の欄の値が、それぞれワークフロー識別
子、現在のステップ識別子と等しいレコードを取り出
し、次に、これらのレコードの中で、「パス」の欄の値
によりドキュメントテーブルＤＴを検索してレコードを
取り出し、このうち、緊急度が“１”であるレコードを
特定し、これらのレコード中の「パス」の欄の値のリス
トとして求められる。この緊急度が“１”であるドキュ
メントのパスのリストを緊急ファイルリストと呼ぶこと
にする。

【０１４８】実施例３においても、この処理２０６で作
成された情報を元に、処理２０７で、ステップ追加処理
を行うが、入力として、ワークフロー識別子、現ステッ
プ識別子、次ステップ識別子、追加ステップ識別子、追
加ステップ名、追加ステップ担当者、予定終了時刻、緊
急ファイルリストが与えられる。ステップ追加処理の詳
細は、前述の図１０と同様である。

【０１４９】次に処理２０８では、図６の概念図に示し
た現ステップＮ１と同一担当者である追加ステップＮ３
に関して、識別子、ステップ名、担当者、ファイルリス
トを決定するが、この実施例３では、この追加ステップ
Ｎ３は、緊急度が“１”でないドキュメントの入ったフ
ォルダーを持つステップである。

【０１５０】この場合のステップ識別子、ステップ名
も、他のステップとの重複をさけることを目的として作
成され、この実施例３では、現ステップのステップ識別
子と現ステップのステップ名のそれぞれに、それぞ
れ“．”とｉの値を付け加えたものを、追加ステップＮ
３のステップ識別子、追加ステップＮ３のステップ名と
する。ここで、現ステップのステップ名は、ステップテ
ーブルＳＴの「ワークフロー識別子」と「ステップ識別
子」の欄の値が、それぞれワークフロー識別子、現ステ
ップのステップ識別子と等しいレコードにおける「ステ
ップ名」の欄の値として求められるのは前述と同様であ
る。

【０１５１】そして、この追加ステップＮ３の担当者
は、現ステップのステップ識別子と等しいレコードにお
ける「担当者のユーザ名」の欄の値、すなわち現ステッ
プ担当者と同じとする。さらに、予定終了時刻は、前記
レコードにおける「予定終了時刻」の欄の値と等しくす
る。

【０１５２】この追加ステップＮ３に関するファイルリ
ストは、フォルダーテーブルＦＴの「ワークフロー識別
子」と「ステップ識別子」の欄の値が、それぞれワーク
フロー識別子、現ステップのステップ識別子と等しいレ
コードを取り出し、次に、これらのレコードの中で、
「パス」の欄の値によりドキュメントテーブルＤＴを検
索してレコードを取り出し、このうち、緊急度が“１”
でないレコードを特定し、これらのレコード中の「パ
ス」の欄の値のリストとして求められる。この緊急度が
“１”でないドキュメントのパスのリストを、非緊急フ
ァイルリストと呼ぶことにする。

【０１５３】この実施例３においても、この処理２０８
で作成された情報を元に、処理２０９で、ステップ追加
処理を行うが、その入力として、ワークフロー識別子、
現ステップ識別子、次ステップ識別子、追加ステップ識
別子、追加ステツプ名、追加ステップ担当者、予定終了
時刻、前記非緊急ファイルリストが与えられる。ステッ
プ追加処理の詳細は、図１０に示したものと同様であ
る。

【０１５４】その他の処理および判断は、実施例１の図
８および図９のルーチン２００の内容とほぼ同様である
ので、説明は省略する。

【０１５５】次に、具体例を挙げて、この実施例３の場
合の作業分割動作について、さらに説明する。

【０１５６】この実施例３の場合の作業分割の概念図は
図１５に示すようなものになる。

【０１５７】すなわち、オリジナルのワークフローは、
図１５Ａに示すように、図１１Ａに示した実施例１の場
合と同様である。したがって、このワークフローの起動
時のワークフローデータおよびユーザデータは、図１２
に示したものと同じである。また、ステップ「設計」の
実行時（ｒｕｎ）のデータは、図１３に示したものと同
じものとなる。

【０１５８】そして、作業分割が完了した時点では、ワ
ークフローデータは、図１６に示すようなものとなる。
なお、ユーザデータであるユーザテーブルＵＴについて
は、作業分割後であっても変更はないので、省略する。

【０１５９】この図１６に示すように、ステップテーブ
ルＳＴに対しては、追加されたステップ（ステップ１．
１．１とステップ１．１）の情報が追加される。実行順
序テーブルＯＴに対しては、追加ステップと現ステップ
および次ステップとの接続を示すエントリーが追加され
る。また、実行順序テーブル調整（図９の実行順序テー
ブル調整の処理２１０）により、現ステップと次ステッ
プとの接続を示すエントリーは削除される。

【０１６０】フォルダーテーブルＦＴに対しては、ま
ず、 （１０００ ２ 文書Ａ １００） （１０００ ２ 図面Ｂ １０１） というエントリーが追加される（フォルダー作成）。こ
れが、上記の図１０の処理ルーチン３００の処理３０４
の説明における元レコードに相当する。さらにステップ
追加処理中のフォルダー調整において、 （１０００ １．１ 文書Ａ １００） （１０００ １．１．１ 図面Ｂ １０１） という工ントリーが追加され、元レコードの （１０００ ２ 文書Ａ １００） （１０００ ２ 図面Ｂ １０１） は削除される。ドキュメントテーブルＤＴに対しては、
フォルダー分割時の進捗度が反映される。これは、担当
者により指定される場合などが考えられる。

【０１６１】この実施例３によれば、前述したようなド
キュメントの属性、例えば上述の例の場合であれば、緊
急度に応じて作業を分割することができ、ワークフロー
の効率的な運用ができる。

【０１６２】なお、上述の実施例３では、現ステップの
担当者が作業分割を指示する場合について説明したが、
これ以外のケース、例えば、システム管理者が作業分割
を指示する場合についても同様にして、作業分割を実行
することができる。

【０１６３】また、フォルダー分割の要因としては、ド
キュメントの緊急度だけではなく、前述したように、ド
キュメントの重要度、進捗度、アクセス権、難易度、予
定終了時刻などを用いることもできる。また、これらの
組み合わせによりフォルダー分割してもよい。例えば、
重用度と、進捗度とを組み合わせた基準によりフォルダ
ーを分割するようにしてもよい。

【０１６４】［実施例４］この第４の実施例４において
は、システム（ルーティング機能）が、作業分割を指示
すると共に、フォルダー分割の指定をする。

【０１６５】図１７は、実行中である現ステップを対象
として、作業分割を実行すべきかどうかをシステムが判
断するための、作業分割チェック処理のフローチャート
である。この作業分割チェック処理ルーチン４００は、
例えば一定時間毎に周期的に実行される。この処理ルー
チン４００の入カデータは、ワークフロー識別子であ
る。

【０１６６】処理ルーチン４００において、最初の判断
４０１は、次ステップが存在しない場合（ワークフロー
の終了時）に、当該作業分割チエック処理を終了するた
めの判断である。

【０１６７】次の処理４０２では、実行中のステップ、
つまり現ステップを特定する。この処理４０２では、ス
テップテーブルＳＴの「ワークフロー識別子」と「状
態」の欄の値が、それぞれ現ワークフロー識別子、“実
行中”に等しいレコードにおける「ステップ識別子」、
「予定終了時刻」、「担当者のユーザ名」の欄の値を、
各実行中ステップについて取得する。

【０１６８】次の処理４０３は、実行中ステップの数だ
け繰り返し処理するのための準備である。変数Ｓに、繰
り返しの回数、つまり実行中ステップの数を設定し、変
数ｉに初期値「１」を設定する。これ以降の判断処理４
０４から判断処理４０７までの記述中の実行中ステップ
とは、ｉ番目の実行中ステップを指す。

【０１６９】処理４０４では、作業分割の条件を満たし
ているかどうかをチェックする。例えば、ステップの属
性である予定終了時刻に基づいて作業分割を実施するケ
ースでは、ステップの属性である予定終了時刻が現在時
刻に達しているかどうかを決定し、達していれば、処理
４０５の作業分割処理に移行するようにする。

【０１７０】また、ワークフローの属性である進捗度
が、作業分割チェック間隔の間、進まなければ、作業分
割を実施するケースでは、まず、ワークフローテーブル
ＷＴの「ワークフロー識別子」の欄の値がワークフロー
識別子と等しいレコードにおける「作業分割チェック間
隔」と「進捗度変更日時」の欄の値を取得する。これら
の値と現在時刻から、ワークフローの進捗度が、作業分
割チェック間隔の間、進んでいなければ、処理４０５の
作業分割処理に移行するようにする。

【０１７１】また、担当者の属性である負荷状況の値が
ある一定以上であれば、作業分割を実施するケースで
は、まず、ユーザテーブルＵＴの「ユーザ名」の欄の値
が担当者のユーザ名と等しいレコードにおける「負荷状
況チェック間隔」と「負荷状況変更日時」の欄の値を取
得する。これらの値と現在時刻から、ユーザの負荷状況
が、負荷状況チェック間隔の間、進んでいなければ、作
業分割処理に移行する。

【０１７２】さらに、フォルダー中にステップ担当者が
アクセス権を持たないドキュメントが存在すれば、作業
分割を実施するケースでは、まず、フォルダーテーブル
ＦＴの「ワークフロー識別子」と「ステップ識別子」の
欄の値が、それぞれワークフロー識別子、ステップ識別
子と等しいレコードにおける「パス」の欄の値を取得す
る。次に、ドキュメントテーブルＤＴの「パス」の欄の
値が、取得したパスと等しいレコードにおける「アクセ
ス権」の欄の値を取得する。そして、このアクセス権
に、担当者のユーザ名が含まれないようなレコードが存
在すれば、処理４０５の作業分割処理に移行するように
する。

【０１７３】処理４０５で実行される作業分割処理の入
力としては、ワークフロー識別子、現ステップ識別子
（ｉ番目のステップ識別子とする）、分割要求の有無
（“有”を指定）が与えられる。作業分割処理の詳細は
後述する。

【０１７４】処理４０６、処理４０７は、繰り返しの処
理である。ｉ＝Ｓとなった場合に、この処理ルーチン４
００を終了する。

【０１７５】この実施例４において、作業分割処理部３
４を備えるルーティング処理部３２で実行される作業分
割を含むルーティング処理ルーチンは、前述の実施例１
の図８および図９の処理ルーチン２００と同様である。
ただし、この例の場合には、ドキュメントの属性である
進捗度に基づいて、フォルダーがシステムにより自動的
に分割される。

【０１７６】処理ルーチン２００の処理２０６および処
理２０８の追加ステップに関わる情報の決定の処理の内
容が、実施例１と実施例４とでは異なる。

【０１７７】この作業分割処理の例では、ドキュメント
の属性である進捗度に関して、進捗度が１００でないド
キュメントは現ステップの担当者が引き続き処理し、進
捗度が１００であるドキュメントは次ステップの担当者
が処理を実行するようにフォルダー分割を指定する。こ
の際、現ステップと同一担当者である追加ステップに関
しては予定終了時刻を現ステップより１日先とするよう
にする。

【０１７８】すなわち、処理２０６では、図６のステッ
プ追加の概念図に示した任意の担当者を割り当てる追加
ステップＮ４に関わる情報の決定を行う。すなわち、任
意の担当者である追加ステップＮ４に関して、ステップ
識別子、ステップ名、担当者、予定終了時刻、ファイル
リストを決定する。この例の場合の追加ステップＮ４
は、進捗度が１００であるドキュメントの入ったフォル
ダーを持つステップであり、また、この実施例では、次
ステップの担当者が担当するものとする。

【０１７９】ステップ識別子、ステップ名は、重複をさ
けることを目的として作成され、この実施例４では、現
ステップのステップ識別子と現ステップのステップ名の
それぞれに、それぞれ“．”とｉの値を付け加えたもの
を、追加ステップＮ４のステップ識別子、追加ステップ
Ｎ４のステップ名とする。ここで、現ステップのステッ
プ名は、ステップテーブルＳＴの「ワークフロー識別
子」と「ステップ識別子」の欄の値が、それぞれワーク
フロー識別子、現ステップのステップ識別子と等しいレ
コードにおける「ステップ名」の欄の値として求められ
る。

【０１８０】そして、追加ステップＮ４の担当者は、前
記レコードにおける「担当者のユーザ名」の欄の値、す
なわち次ステップの担当者と同じとする。さらに、予定
終了時刻は、このレコードにおける「予定終了時刻」の
欄の値とする。

【０１８１】そして、ファイルリストは、まず、フォル
ダーテーブルＦＤの「ワークフロー識別子」と「ステッ
プ識別子」の欄の値が、それぞれワークフロー識別子、
現ステップ識別子と等しいレコードを取り出し、次に、
これらのレコード中の「パス」の欄の値によりドキュメ
ントテーブルＤＴを検索してレコードを取り出し、この
うち進捗度が１００であるレコードを特定し、これらの
レコード中の「パス」の欄の値のリストとして求められ
る。この、進捗度が１００であるドキュメントのパスの
リストを、次ステップファイルリストと呼ぶ。

【０１８２】これらの情報をもとに、処理２０７で、ス
テップ追加処理を行う。入力として、ワークフロー識別
子、追加ステップ識別子、追加ステップ名、追加ステッ
プ担当者、現ステップ識別子、次ステップ識別子、次ス
テップファイルリストが与えられる。ステップ追加処理
の詳細は、前述の図１０と同様である。

【０１８３】次に処理２０８では、図６の概念図に示し
た現ステップＮ１と同一担当者である追加ステップＮ３
に関して、識別子、ステップ名、担当者、ファイルリス
トを決定するが、この実施例４では、この追加ステップ
Ｎ３は、進捗度が１００でないドキュメントの入ったフ
ォルダーを持つステップであり、現ステップの担当者が
担当するものである。

【０１８４】この場合のステップ識別子、ステップ名
も、他のステップとの重複をさけることを目的として作
成され、この実施例４では、現ステップのステップ識別
子と現ステップのステップ名のそれぞれに、それぞ
れ“．”とｉの値を付け加えたものを、追加ステップＮ
３のステップ識別子、追加ステップＮ３のステップ名と
する。ここで、現ステップのステップ名は、ステップテ
ーブルＳＴの「ワークフロー識別子」と「ステップ識別
子」の欄の値が、それぞれワークフロー識別子、現ステ
ップのステップ識別子と等しいレコードにおける「ステ
ップ名」の欄の値として求められるのは前述と同様であ
る。

【０１８５】また、この追加ステップＮ３の担当者は、
現ステップのステップ識別子と等しいレコードにおける
「担当者のユーザ名」の欄の値、すなわち現ステップ担
当者と同じとする。さらに、予定終了時刻は、前記レコ
ードにおける「予定終了時刻」の値を取得し、前述した
ように、実施例４については現ステップと同一担当者で
ある追加ステップに関しては予定終了時刻を現ステップ
より１日先としているので、この値に対して一日加算し
た予定終了時刻とする。

【０１８６】なお、この追加ステップＮ３に関するファ
イルリストは、まず、フォルダーテーブルＦＴの「ワー
クフロー識別子」と「ステップ識別子」の欄の値が、そ
れぞれワークフロー識別子、現ステップのステップ識別
子と等しいレコードを取り出し、次に、これらのレコー
ド中の「パス」の欄の値によりドキュメントテーブルＤ
Ｔを検索してレコードを取り出し、このうち、進捗度が
１００でないレコードを特定し、これらのレコード中の
「パス」の欄の値のリストとして求められる。この、進
捗度が１００でないドキュメントのパスのリストを、現
ステップファイルリストと呼ぶ。

【０１８７】この実施例４においても、この処理２０８
で作成された情報を元に、処理２０９で、ステップ追加
処理を行うが、その入力として、ワークフロー識別子、
現ステップ識別子、次ステップ識別子、追加ステップ識
別子、追加ステツプ名、追加ステップ担当者、予定終了
時刻、現ステップファイルリストが与えられる。ステッ
プ追加処理の詳細は、図１０に示したものと同様であ
る。

【０１８８】その他の処理および判断は、実施例１の図
８および図９のルーチン２００の内容とほぼ同様である
ので、説明は省略する。

【０１８９】次に、具体例を挙げて、この実施例４の場
合の作業分割動作について、さらに説明する。

【０１９０】この実施例４の場合の作業分割の概念図
は、実施例１の図１１に示すものと同様にになる。した
がって、このワークフローの起動時のワークフローデー
タおよびユーザデータは、図１２に示したものと同じで
ある。また、ステップ「設計」の実行時（ｒｕｎ）のデ
ータは、図１３に示したものと同じものとなる。

【０１９１】そして、作業分割が完了した時点では、ワ
ークフローデータは、図１８に示すようなものとなる。
なお、ユーザデータであるユーザテーブルＵＴについて
は、作業分割後であっても変更はないので、省略する。

【０１９２】すなわち、図１８に示すように、ステップ
テーブルＳＴに対しては、追加されたステップ（ステッ
プ２．１とステップ１．１）の情報が追加される。実行
順序テーブルＯＴに対しては、追加ステップと現ステッ
プおよび次ステップとの接続を示すエントリーが追加さ
れる。また、現ステップと次ステップとの接続を示すエ
ントリーは削除される（実行順序テーブル調整）。

【０１９３】フォルダーテーブルＦＤに対しては、ま
ず、 （１０００ ２ 文書Ａ １００） （１０００ ２ 図面Ｂ １０１） というエントリーが追加される（フォルダー作成）。こ
れが、上記の処理２０３の説明における元レコードに相
当する。さらにステップ追加処理中のフォルダー調整に
おいて、 （１０００ １．１ 文書Ａ １００） （１０００ ２．１ 図面Ｂ １０１） というエントリーが追加され、元レコードの （１０００ ２ 文書Ａ １００） （１０００ ２ 文書Ｂ １０１） は削除される。ドキュメントテーブルＤＴに対しては、
フォルダー分割時の進捗度が反映される。これは、担当
者により指定される場合などが考えられる。

【０１９４】以上説明した、実施例４によれば、システ
ムが自動的に、ワークフローの進捗度に応じて、作業分
割して、作業の進捗を早めるようにすることができ、ワ
ークフローの効率的な運用ができる。

【０１９５】なお、以上は、システムにより、ドキュメ
ントの属性である進捗度に基づいてフォルダーを分割す
るようにしたケースであるが、これ以外のケースも考え
られる。

【０１９６】例えば、ドキュメントの属性であるアクセ
ス権に関して、現ステップ担当者がアクセス権を持つド
キュメントは現ステップの担当者が引き続き処理し、ア
クセス権を持たないドキュメントは次ステップの担当者
が処理を実行するようにフォルダー分割を指定する場合
などについても同様の処理により、作業分割を行うこと
ができる。

【０１９７】この、ドキュメントの属性であるアクセス
権に関して、現ステップ担当者がアクセス権を持つドキ
ュメン卜は現ステップの担当者が引き続き処理し、アク
セス権を持たないドキュメントは次ステップの担当者が
処理を実行するようにフォルダー分割を指定するケース
では、前述した処理２０６においてファイルリストの決
定は以下のように記述される。

【０１９８】すなわち、追加ステップＮ４（現ステップ
担当者がアクセス権を持たないドキュメントの入ったフ
ォルダーを持つステップ）におけるファイルリストは、
まず、フォルダーテーブルの「ワークフロー識別子」と
「ステップ識別子」の欄の値が、それぞれワークフロー
識別子、現ステップ識別子と等しいレコードを取り出
し、次に、これらのレコード中の「パス」の欄の値によ
りドキュメントテーブルを検索してレコードを取り出
し、このうち、アクセス権に現ステップ担当者が含まれ
ないレコードを特定し、これらのレコード中の「パス」
の欄の値のリストとして求められる。

【０１９９】ここで、現ステップ担当者のユーザ名は、
ステップテーブルのカラム「ワークフロー識別子」と
「ステップ識別子」の値が、それぞれワークフロー識別
子、現ステップ識別子と等しいレコードにおけるカラム
「担当者のユーザ名」の値として求められる。この、現
ステップ担当者がアクセス権を持たないドキュメントの
パスのリストは、前述した次ステップファイルリストと
なる。

【０２００】そして、これらの情報をもとに、処理２０
７で、前述の例と同様にして、ステップ追加処理が行わ
れる。

【０２０１】また、処理２０８においての追加ステップ
Ｎ３に関するファイルリストの決定は以下のように記述
される。追加ステップＮ３（現ステップ担当者がアクセ
ス権を持つドキュメントの入ったフォルダーを持つステ
ップ）におけるファイルリストは、まず、フォルダーテ
ーブルの「ワークフロー識別子」と「ステップ識別子」
の欄の値が、それぞれワークフロー識別子、現ステップ
識別子と等しいレコードを取り出し、次に、これらのレ
コード中の「パス」の欄の値によりドキュメントテーブ
ルを検索してレコードを取り出し、このうちアクセス権
に現ステップ担当者が含まれるレコードを特定し、これ
らのレコード中の「パス」の欄の値のリストとして求め
られる。

【０２０２】ここで、現ステップ担当者のユーザ名は、
ステップテーブルの「ワークフロー識別子」と「ステッ
プ識別子」の欄の値が、それぞれワークフロー識別子、
現ステップ識別子と等しいレコードにおける「担当者の
ユーザ名」の欄の値として求められる。この、現ステッ
プ担当者がアクセス権を持つドキュメントのパスのリス
トが、現ステップファイルリストである。

【０２０３】この場合も、これらの情報をもとに、処理
２０９で、ステップ追加処理が前述と同様にして行われ
る。

【０２０４】

【発明の効果】以上説明したように、この発明によれ
ば、ある一つのステップで一部の作業は完了している
が、すべての作業は完了していない場合であっても、追
加のステップを作成して作業の分割をし、別の担当者に
作業を割り振ることができるので、実行中のワークフロ
ーを停止することなく、作業を次のステップに進めるこ
とができ、ワークフローの効率的な運用が可能になる。

【０２０５】そして、作業分割指示を現ステップＮ１の
担当者が行うようにした場合には、担当者の都合によ
り、作業を分割して、割り振ることが可能になる。

【０２０６】予め定められた条件を満たした時点で作業
が分割される場合には、ステップごとの作業の性質、ワ
ークフローごとの作業の性質、処理すべき情報ごとの作
業の性質、さらには担当者の負荷状況や稼働状況に応じ
てステップが追加されて、作業を分割することが可能に
なる。

【０２０７】さらに、システム管理者により、作業分割
が実行される場合には、例えば局所的な業務の停滞を解
消することが可能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明によるワークフローシステムの一実施
例の要部の機能ブロック図である。

【図２】この発明によるワークフローシステムの一実施
例の概要を示すブロック図である。

【図３】この発明によるワークフローシステムが適用さ
れるネットワークの例を示す図である。

【図４】ワークフローデータの構造の例を示す図であ
る。

【図５】ユーザデータの構造の例を示す図である。

【図６】この発明による作業分割方法を説明するための
概念図である。

【図７】この発明によるワークフローシステムの一実施
例の要部の処理のフローチャートを示す図である。

【図８】この発明によるワークフローシステムの一実施
例の要部の処理のフローチャートの一部を示す図であ
る。

【図９】この発明によるワークフローシステムの一実施
例の要部の処理のフローチャートの続きを示す図であ
る。

【図１０】図９の処理２０７および２０９の詳細な処理
内容の一例のフローチャートを示す図である。

【図１１】実施例１の場合の作業分割方法を説明する概
念図である。

【図１２】実施例１の場合の起動時のワークフローデー
タを示す図である。

【図１３】実施例１の場合のステップ「設計」の実行時
のワークフローデータを示す図である。

【図１４】実施例１の場合の作業分割後のワークフロー
データを示す図である。

【図１５】実施例３の場合の作業分割方法を説明する概
念図である。

【図１６】実施例３の場合の作業分割後のワークフロー
データを示す図である。

【図１７】実施例４の場合の作業分割処理を説明するた
めのフローチャートの一例を示す図である。

【図１８】実施例４の場合の作業分割後のワークフロー
データを示す図である。

【図１９】グラフ構造で表したワークフローの一例を示
す図である。

【図２０】グラフ構造で表したワークフローの他の例を
示す図である。

【符号の説明】

１０ システム部 １１ テンプレート管理機能部 １２ ルーティング機能部 １３ 通知管理機能部 １４ 進捗情報管理機能部 １５ ユーザ管理機能部 １５Ｍ ユーザデータの記憶部 １６ 参照情報管理機能部 １６Ｍ パケット記憶部 １７ メンテナンス機能部 １７Ｍ ワークフローデータの記憶部 ２０ ユーザインターフェース部 ２１ 編集部 ２２ 通知部 ２３ 進捗管理部 ２４ コントロール部 ３１ ステップ状態管理部 ３１Ｍ ステップ状態の記憶部 ３２ ルーティング処理部 ３３ 作業分割要求検知部 ３４ 作業分割処理部 ３５ パケット送受部

Claims (13)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】少なくとも、複数の作業工程の順序と、各
   作業工程の処理内容と、各作業工程を実行する担当者と
   を定義した作業の流れに従って、処理すべき情報を回覧
   するワークフローシステムであって、 作業工程Ｎ２が後工程として定義されている作業工程Ｎ
   １の作業処理に際し、前記作業工程Ｎ１と作業工程Ｎ２
   との間の繋がりを断ち、前記作業工程Ｎ１を分割して、
   前記作業工程Ｎ１と同一担当者である一つの作業工程Ｎ
   ３と、任意の担当者である少なくとも一つの作業工程Ｎ
   ４とを作成し、これら作業工程Ｎ３および作業工程Ｎ４
   を、前記作業工程Ｎ１の後工程として接続すると共に、 前記作業工程２を、前記作業工程Ｎ３と作業工程Ｎ４の
   共通の後工程とするようにしたことを特徴とするワーク
   フローシステムにおける作業分割方法。
2. 【請求項２】前記作業工程Ｎ１の担当者の指示を契機と
   して、前記作業工程Ｎ３およびＮ４を、前記作業工程Ｎ
   １と前記作業工程Ｎ２との間に設ける作業分割を行うこ
   とを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム
   における作業分割方法。
3. 【請求項３】前記作業工程Ｎ１の処理に際し、予め定め
   られた条件を満たした時点で、前記作業分割を自動的に
   実行することを特徴とする請求項１に記載のワークフロ
   ーシステムにおける作業分割方法。
4. 【請求項４】前記作業工程Ｎ１の属性の一つが、あるい
   は前記属性の複数個の組み合わせが、予め定められた条
   件を満たした時点で、前記作業分割を行うことを特徴と
   する請求項３に記載のワークフローシステムにおける作
   業分割方法。
5. 【請求項５】前記定義された業務の流れの属性の一つ
   が、あるいは前記属性の複数個の組み合わせが、予め定
   めた条件を満たした時点で、前記作業分割を行うことを
   特徴とする請求項３に記載のワークフローシステムにお
   ける作業分割方法。
6. 【請求項６】前記処理すべき情報の属性の一つが、ある
   いは前記属性の複数個の組み合わせが、予め定めた条件
   を満たした時点で、前記作業分割を行うことを特徴とす
   る請求項３に記載のワークフローシステムにおける作業
   分割方法。
7. 【請求項７】前記作業工程Ｎ１の担当者の属性の一つ
   が、あるいは前記属性の複数個の組み合わせが、予め定
   めた条件を満たした時点で、前記作業分割を行うことを
   特徴とする請求項３に記載のワークフローシステムにお
   ける作業分割方法。
8. 【請求項８】ワークフローシステムのシステム管理者
   が、指示した時点で、前記作業分割を行うことを特徴と
   する請求項１に記載のワークフローシステムにおける作
   業分割方法。
9. 【請求項９】処理すべき情報が複数個あり、作業工程Ｎ
   １の担当者が、前記作業工程Ｎ１で未処理である処理す
   べき情報を、前記作業工程Ｎ３で実行するように、処理
   すべき情報を分けて、前記作業工程Ｎ３と、前記作業工
   程Ｎ４とを作成するようにしたことを特徴とする請求項
   １に記載のワークフローシステムにおける作業分割方
   法。
10. 【請求項１０】少なくとも、複数の作業工程の順序と、
    各作業工程の処理内容と、各作業工程を実行する担当者
    とを定義した作業の流れであるワークフローに従って、
    処理すべき情報を回覧するワークフローシステムであっ
    て、 前記定義されたワークフローの実行中に、分割指示を検
    知する分割指示検知手段と、 前記分割指示検知手段で前記分割指示を検知したときに
    作業が行われている作業工程Ｎ１と、この作業工程Ｎ１
    の後工程として定義されている作業工程Ｎ２との間の繋
    がりを断ち、前記作業工程Ｎ１を分割して、前記作業工
    程Ｎ１と同一担当者である一つの作業工程Ｎ３と、任意
    の担当者である少なくとも一つの作業工程Ｎ４とを作成
    し、これら作業工程Ｎ３および作業工程Ｎ４を、前記作
    業工程Ｎ１の後工程として定義し直すと共に、前記作業
    工程２を、前記作業工程Ｎ３と作業工程Ｎ４の共通の後
    工程と定義し直して、前記ワークフローを再定義する作
    業分割手段とを備えることを特徴とするワークフローシ
    ステム。
11. 【請求項１１】前記作業工程Ｎ１の担当者により作業分
    割指示要求が入力されたときに、前記分割指示を出力す
    る入力手段を備えることを特徴とする請求項１０に記載
    のワークフローシステム。
12. 【請求項１２】ワークフローの実行中に予め定められた
    条件を満たしたかどうかを判別し、前記予め定められた
    条件を満たしたことを検知したときに、分割指示を出力
    する判別手段を備えることを特徴とする請求項１０に記
    載のワークフローシステム。
13. 【請求項１３】システム管理者により作業分割指示要求
    が入力されたときに、前記分割指示を出力する入力手段
    を備えることを特徴とする請求項１０に記載のワークフ
    ローシステム。