JPH07319860A - Device and method for managing document - Google Patents
Device and method for managing documentInfo
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- JPH07319860A JPH07319860A JP6115291A JP11529194A JPH07319860A JP H07319860 A JPH07319860 A JP H07319860A JP 6115291 A JP6115291 A JP 6115291A JP 11529194 A JP11529194 A JP 11529194A JP H07319860 A JPH07319860 A JP H07319860A
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Landscapes
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- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
Abstract
Description
【0001】[0001]
【産業上の利用分野】本発明は、文書等のドキュメント
を格納し、検索/出力する装置の管理機能の改善を図っ
たドキュメント管理装置、及びドキュメント管理方法に
関する。BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to a document management device and a document management method for improving the management function of a device for storing and retrieving / outputting documents such as documents.
【0002】[0002]
【従来の技術】従来より、記憶装置に格納された多数の
文書群から所望の文書を絞り込み/検索する方法として
は、例えば、拡張子等で文書名を検索し、文書を絞り込
んでいく方法がある。又、例えば電子ファイリングシス
テムに於ける検索方法は、文書等の登録時に設定するキ
ーワードにより文書等を絞り込んでいくものであった。2. Description of the Related Art Conventionally, as a method of narrowing down / searching a desired document from a large number of document groups stored in a storage device, for example, a method of searching a document name by an extension or the like and narrowing down the document is used. is there. Further, for example, a search method in an electronic filing system is to narrow down documents and the like by keywords set when registering documents and the like.
【0003】[0003]
【発明が解決しようとする課題】上述のような検索方法
にあっては、文書名やキーワード等をキーボードからオ
ペレータがキー入力する必要があり、操作が煩わしいも
のである。又、適切なキーワード等をキー入力する必要
があり、オペレータはその為の思考や作業を強いられる
と共に、少なくはない時間を要求されるものであった。In the search method as described above, the operator needs to key in the document name, the keyword, etc. from the keyboard, and the operation is troublesome. Further, it is necessary to key in an appropriate keyword and the like, and the operator is forced to think and work for that purpose, and is required a considerable amount of time.
【0004】本発明は上記事情を考慮して成されたもの
であり、所望の文書等を容易且つ迅速に絞り込み/検索
でき、操作性に優れたドキュメント管理装置、及びドキ
ュメント管理方法を提供することを目的とする。The present invention has been made in consideration of the above circumstances, and provides a document management apparatus and a document management method which can easily and quickly narrow down / search desired documents and the like and which is excellent in operability. With the goal.
【0005】[0005]
【課題を解決するための手段】本発明は、上記目的を達
成する為に、入力・記憶形態の種類を異にする文書を格
納し検索するようにしたものに於いて、前記入力・記憶
形態の種類を異にする文書情報の種類を指定する手段
と、この指定手段にて指定された情報と共に前記文書情
報を格納する記憶手段と、この記憶手段に格納処理され
た文書情報に対し所定の条件で検索するよう指示する検
索指示手段と、この検索指示手段からの情報に基づき検
索を行う検索手段と、この検索手段にて検索された文書
情報を所定の条件にて出力表示する手段とを具備してな
ることを特徴とするドキュメント管理装置にある。In order to achieve the above-mentioned object, the present invention provides an apparatus for storing and retrieving documents having different types of input / storage modes, wherein the input / storage modes are Means for designating different types of document information, storage means for storing the document information together with the information designated by the designating means, and predetermined for the document information stored in the storage means. A search instructing means for instructing to search by a condition, a search means for performing a search based on the information from this search instructing means, and a means for outputting and displaying the document information searched by this search means under a predetermined condition. A document management apparatus characterized by being provided.
【0006】又、本発明は、上記目的を達成する為に、
入力・記憶形態の種類を異にする複数の文書情報を格納
処理するに際し当該文書情報の種類を指定し、この指定
された情報と共に前記文書情報を格納し、この格納処理
された文書情報を所定の条件下で検索し、この検索され
た文書情報を所定の条件にて出力表示するようにしたこ
とを特徴とするドキュメント管理方法にある。Further, in order to achieve the above object, the present invention provides:
When storing a plurality of pieces of document information having different types of input / storage modes, the type of the document information is designated, the document information is stored together with the designated information, and the stored document information is predetermined. The document management method is characterized in that the document information is searched under the condition (1) and the searched document information is output and displayed under a predetermined condition.
【0007】[0007]
【作用】本発明では、格納処理された文書情報を所定の
条件下で検索し出力表示するようにしたので、所望の文
書等を容易且つ迅速に絞り込み/検索でき、操作機能の
使い勝手の向上が図れるものである。In the present invention, the stored document information is searched under a predetermined condition and is output and displayed. Therefore, desired documents and the like can be narrowed down / searched easily and the usability of the operation function is improved. It can be achieved.
【0008】[0008]
【実施例】以下図面を参照して本発明の実施例を説明す
る。本実施例に係わるドキュメント管理装置は、ワープ
ロ文書作成・編集校正/出力機能、並びにイメージ文書
入力編集校正/出力機能を有するものである。又、前記
機能にて作成/格納された情報を、ワープロ文書(ワー
プロ機能で作成/格納された文書)、イメージ文書(前
記イメージ機能でスキャナから読み込み/格納された文
書)、ファイリング文書(フロッピーディスクに格納フ
ァリングした文書群全てを丸ごと他のものにコピーした
もの)として取り扱うものとする。Embodiments of the present invention will be described below with reference to the drawings. The document management apparatus according to this embodiment has a word processing document creation / edit proof / output function and an image document input edit proof / output function. In addition, information created / stored by the above-mentioned function is processed into a word processing document (document created / stored by the word processing function), image document (document read / stored by the scanner by the image function), filing document (floppy disk). All the filing documents stored in (1) are copied as a whole to other documents).
【0009】図1は本実施例に係わるドキュメント管理
装置の概略構成を示すブロック図である。即ち、本ドキ
ュメント管理装置には、システム全体の種々の制御を司
ると共に上記したワープロ文書作成・編集校正/出力機
能並びにイメージ文書入力編集校正/出力機能を司る中
央制御処理部(CPU)1と、各種データ及び前記CP
U1が前記ワープロ機能やイメージ機能を司る為の種々
の制御情報等が格納された図示しないROM及びRAM
が内設されている。FIG. 1 is a block diagram showing the schematic arrangement of a document management apparatus according to this embodiment. That is, the document management apparatus includes a central control processing unit (CPU) 1 which controls various controls of the entire system and also controls the word processing document creation / edit proof / output function and the image document input edit proof / output function. Various data and the CP
ROM and RAM (not shown) storing various control information for U1 to control the word processing function and the image function
Is installed inside.
【0010】又、本ドキュメント管理装置には、文書を
作成/格納・登録する為のキーボードやスキャナを備え
た入力装置2、この入力装置2から作成/格納・登録し
たデータや文書種類コード等の文書名一覧表示の為の文
書管理情報を記憶しておく為のデータ格納バッファ3が
設けられている。The document management apparatus further includes an input device 2 equipped with a keyboard and a scanner for creating / storing / registering a document, data created / stored / registered from the input device 2 and a document type code. A data storage buffer 3 for storing document management information for displaying a document name list is provided.
【0011】更に、本ドキュメント管理装置には、文書
種類の情報により文書名一覧の表示出力を切り替える一
覧表示制御装置4と、文書データや文書管理情報を格納
する文書格納装置5、文書名一覧を出力表示する為のC
RTより成る出力装置6も設けられている。この他に、
図示しないプリンタ装置や外部記憶装置(フロッピーデ
ィスク装置(FDD)及びハードディスク装置(HD
D))並びに通信装置が設けられている。The document management apparatus further includes a list display control apparatus 4 for switching display output of a document name list according to document type information, a document storage apparatus 5 for storing document data and document management information, and a document name list. C for displaying output
An output device 6 consisting of an RT is also provided. Besides this,
An unillustrated printer device, external storage device (floppy disk device (FDD), and hard disk device (HD
D)) and communication devices are provided.
【0012】上記構成にあって、ワープロ機能で作成し
た文書(ワープロ文書)、スキャナから読み込んだ文書
(イメージ文書)、ファイリング(コピー)した文書
(ファイリング文書)登録・格納処理する場合は、文書
名や検索用のキーワード等を文書毎に設定するものであ
る。そして、これが文書管理情報として文書格納装置5
に格納されるものである。又、前記文書管理情報に加
え、文書種類の情報(例えば、1:イメージ文書、2:
ワープロ文書、3:ファイリング文書)を文書データの
書き込み時に一緒に登録・格納処理されるよう構成され
ている。(図3にデータ構造の一例を示す)以下に文書
名一覧の表示切り替えについて、図2のフローチャート
を参照して説明する。In the above configuration, when a document created by a word processing function (word processing document), a document read from a scanner (image document), or a filing (copying) document (filing document) is registered and stored, the document name is used. The keyword for search and the like are set for each document. This is the document storage device 5 as the document management information.
Are stored in. In addition to the document management information, document type information (for example, 1: image document, 2:
A word processing document (3: filing document) is configured to be registered and stored together when writing the document data. (An example of the data structure is shown in FIG. 3) Display switching of the document name list will be described below with reference to the flowchart of FIG.
【0013】先ず、第4図に出力装置6にて出力表示さ
れた通常の一覧表示画面の一例を示す。ここでは、全て
の文書が混在表示され、表示出力順序は作成日付順に並
んでいるものである(この表示順序指定項目は文書名や
日付等予め設定しておく)。出力装置6にて出力表示さ
れた一覧表示画面の下部には、文書種類を特定する為の
専用アイコンが存在するものである。オペレータは特定
する文書種類の設定として、専用キーを押下するか専用
アイコン(この場合[イメージ])をクリックする(図
2のステップS1参照)。First, FIG. 4 shows an example of a normal list display screen output and displayed by the output device 6. Here, all the documents are mixedly displayed, and the display output order is arranged in the order of the creation date (the display order designation items are set in advance such as the document name and date). At the bottom of the list display screen output and displayed by the output device 6, there is a dedicated icon for specifying the document type. The operator presses a dedicated key or clicks a dedicated icon (in this case, "image") as the setting of the specified document type (see step S1 in FIG. 2).
【0014】次に、特定された種類(この場合はイメー
ジ文書)の文書種類の情報を持つ文書情報をデータ格納
バッファ3から取り出す(ステップS2参照)。そし
て、取り出されたデータを表示順序指定項目(作成日
付)に従い、表示順序の並び変え処理を行う(ステップ
S3参照)。Next, the document information having the document type information of the specified type (image document in this case) is taken out from the data storage buffer 3 (see step S2). Then, the retrieved data is rearranged in display order according to the display order designation item (creation date) (see step S3).
【0015】続いて、このステップS3で並び替えられ
た順に文書名の一覧を表示する(ステップS4参照)。
イメージ文書に特定した一覧表示の一例を図5に示す。
又、専用キー(アイコン)の組合わせにより、表示した
い複数の文書種類を組合わせて表示することも可能であ
る。図5から、専用アイコン[フロッピー]をクリック
した場合、図6のようなイメージ文書とファイリング文
書を表示した文書名の一覧が表示されるものである。Subsequently, a list of document names is displayed in the order sorted in step S3 (see step S4).
FIG. 5 shows an example of the list display specified for the image document.
It is also possible to combine and display a plurality of document types to be displayed by combining dedicated keys (icons). From FIG. 5, when the dedicated icon [floppy] is clicked, a list of document names displaying the image document and the filing document as shown in FIG. 6 is displayed.
【0016】更に、図7に同じ文書種類をまとめた一覧
表示画面の一例を示す。上記ステップS3に於いて、ワ
ープロ文書、イメージ文書、ファイリング文書夫々を一
纏めとして、一覧表示してある。ここでは、イメージ文
書、ワープロ文書、ファイリング文書の順になっている
が、この文書種類の順序指定項目もオペレータが任意に
設定可能とする。Further, FIG. 7 shows an example of a list display screen in which the same document types are collected. In step S3, the word processing document, the image document, and the filing document are collectively displayed as a list. Here, the image document, the word processing document, and the filing document are arranged in this order, but the operator can also arbitrarily set the order specification item of this document type.
【0017】上記実施例によれば、文書名一覧表示から
文書種類を特定でき、纏めたりすることができるので、
表示される文書数を絞り込むことができ、操作性の向上
に寄与できるものである。又、絞り込んだ一覧表示から
検索を行うことにより、容易且つ迅速に絞り込み/検索
でき、操作性に優れるものである。According to the above-described embodiment, the document types can be specified and summarized from the document name list display.
The number of displayed documents can be narrowed down, which contributes to improvement in operability. Further, by performing the search from the narrowed-down list display, it is possible to easily and quickly narrow down / search, and the operability is excellent.
【0018】[0018]
【発明の効果】上述したように本発明によれば、格納処
理された文書情報を所定の条件下で検索し出力表示する
ように構成したので、所望の文書等を容易且つ迅速に絞
り込み/検索でき、操作機能の向上が図れるという優れ
た効果を奏するものである。As described above, according to the present invention, the stored document information is searched under a predetermined condition and output and displayed. Therefore, desired documents can be narrowed down / searched easily and quickly. Therefore, it has an excellent effect that the operation function can be improved.
【図1】本発明の実施例に係わるドキュメント管理装置
の概略構成を示すブロック図。FIG. 1 is a block diagram showing a schematic configuration of a document management device according to an embodiment of the present invention.
【図2】同実施例に係わるフローチャート。FIG. 2 is a flowchart according to the embodiment.
【図3】同実施例に係わりデータ構造の一例を示す図。FIG. 3 is a diagram showing an example of a data structure according to the embodiment.
【図4】同実施例に係わる出力装置6にて出力表示され
た通常の一覧表示画面の一例を示す図。FIG. 4 is a view showing an example of a normal list display screen output and displayed by the output device 6 according to the embodiment.
【図5】同実施例に係わる出力装置6にてイメージ文書
に特定した一覧表示の一例を示す図。FIG. 5 is a diagram showing an example of a list display specified as an image document by the output device 6 according to the embodiment.
【図6】同実施例に係わる出力装置6にてイメージ文書
とファイリング文書の一覧表示を示す図。FIG. 6 is a view showing a list display of image documents and filing documents on the output device 6 according to the embodiment.
【図7】同実施例に係わる出力装置6にて文書種類毎に
まとめて一覧表示した一例を示す図。FIG. 7 is a diagram showing an example in which a list is displayed for each document type by the output device 6 according to the embodiment.
10…中央制御処理部(CPU)、2…入力装置、3…
データ格納バッファ、4…一覧表示制御装置、5…文書
格納装置、6…出力装置。10 ... Central control processing unit (CPU), 2 ... Input device, 3 ...
Data storage buffer, 4 ... List display control device, 5 ... Document storage device, 6 ... Output device.
Claims (2)
格納し、検索するようにしたものに於いて、 前記入力・記憶形態の種類を異にする文書情報の種類を
指定する手段と、 この指定手段にて指定された情報と共に前記文書情報を
格納する記憶手段と、 この記憶手段に格納処理された文書情報に対し、所定の
条件で検索するよう指示する検索指示手段と、 この検索指示手段からの情報に基づき検索を行う検索手
段と、 この検索手段にて検索された文書情報を所定の条件にて
出力表示する手段とを具備してなることを特徴とするド
キュメント管理装置。1. A device for storing and retrieving documents having different types of input / storage forms, and means for designating types of document information having different types of input / storage forms A storage means for storing the document information together with the information designated by the designation means; a search instructing means for instructing the document information stored in the storage means to search under a predetermined condition; A document management apparatus comprising: a search unit that performs a search based on information from an instruction unit; and a unit that outputs and displays the document information searched by the search unit under a predetermined condition.
文書情報を格納処理するに際し、当該文書情報の種類を
指定し、 この指定された情報と共に前記文書情報を格納し、 この格納処理された文書情報を所定の条件下で検索し、 この検索された文書情報を所定の条件にて出力表示する
ようにしたことを特徴とするドキュメント管理方法。2. When storing a plurality of pieces of document information having different types of input / storage forms, the type of the document information is designated, the document information is stored together with the designated information, and the storage processing is performed. A document management method characterized in that the retrieved document information is retrieved under a predetermined condition, and the retrieved document information is output and displayed under a predetermined condition.
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP6115291A JPH07319860A (en) | 1994-05-27 | 1994-05-27 | Device and method for managing document |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP6115291A JPH07319860A (en) | 1994-05-27 | 1994-05-27 | Device and method for managing document |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JPH07319860A true JPH07319860A (en) | 1995-12-08 |
Family
ID=14659026
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP6115291A Pending JPH07319860A (en) | 1994-05-27 | 1994-05-27 | Device and method for managing document |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JPH07319860A (en) |
Cited By (1)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2011204255A (en) * | 2000-03-29 | 2011-10-13 | Canon Inc | Image processor, image processing method, and program |
-
1994
- 1994-05-27 JP JP6115291A patent/JPH07319860A/en active Pending
Cited By (2)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2011204255A (en) * | 2000-03-29 | 2011-10-13 | Canon Inc | Image processor, image processing method, and program |
US8661333B2 (en) | 2000-03-29 | 2014-02-25 | Canon Kabushiki Kaisha | Control method for image processing apparatus connectable to computer network |
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