JPH07287688A - 動的アクセス権変更方法及び動的アクセス権変更装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 ワークフローにおける各作業段階の処理を、
前後の作業段階との錯綜を防止すると共に、効率よく行
なう。 【構成】作業対象ファイルに対するユーザのアクセス権
を、各作業段階に応じて動的に変更する。作業対象情報
ファイルを記憶する記憶手段１１Ｍを備える。管理手段
１１０で、各作業段階における作業対象情報ファイルに
対する作業者のアクセス権を管理する。作業段階の変化
を検出し、その検出結果に基づいて、作業者毎のアクセ
ス権を作業段階に応じて変更する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】この発明は、情報を媒介にして連
携する複数の作業段階からなる業務処理を、複数の作業
段階の処理順序と、各作業段階における作業内容を定め
て実行することにより、前記業務処理の自動化を図る、
いわゆるワークフローシステムにおける動的アクセス権
変更方法及びその方法が適用される装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】ワークフローシステムは、ネットワーク
化された分散処理環境などの処理環境において、業務処
理における複数のユーザ間の情報の受け渡しと、情報を
受けてから次の作業段階に渡すまでの間に処理すべき作
業などのルールを、予め設計、定義することにより業務
処理を自動化するシステムである。

【０００３】このワークフローシステムは、次のような
処理機能で構成される。 業務処理の流れ、各業務におけるルールを定義するた
めの編集機能 テンプレート（定義されたワークフロー）を管理する
機能 処理すべき情報が配達されたことをユーザに知らせる
通知機能 配達された情報を管理するデータベース機能 設定された業務の流れ、ルールに従って情報を次の作
業段階に渡すルーティング機能 作業の状況を管理するための進捗管理機能 実行中のワークフローの維持管理を行うためのシステ
ム管理機能 このワークフローシステムの概要は、日経ＢＰ社発行の
雑誌「日経情報ストラテジー」 １９９３年８月号、マ
イケル・Ｄ・カーン、安田誠寄稿、「ワークフロー管理
技術とその可能性」Ｐ１２３〜Ｐ１３０に記載されてい
る。しかし、ここで述べられている業務処理の流れにお
いては、作業者の作業内容の権限については述べられて
いない。

【０００４】従来の図面作成業務では、図面の作成、修
正、承認の作業段階が存在している。現状は、図面をフ
ァイルとして扱い、この図面ファイルにアクセス権（転
記、修正、権利変更、追加、削除）を定めて管理してい
る。各作業段階では、作業者の作業内容が規定されてい
るため、これをワークフローに応用することが可能であ
る。

【０００５】しかし、この業務をワークフローシステム
に適用したときに、各作業段階でアクセス権がすべて与
えられていると、図面作成業務での規定を守れなくな
る。例えば、作業段階「図面の承認」は図面の合否を判
定するための業務で、「合」なら、図面作成業務は終了
するが、「否」ならば、作業段階「図面の修正」に戻
る。このときに、アクセス権がすべてついていると、作
業段階「図面の修正」と同じ作業が、作業段階「図面の
承認」でもできることになり、作業段階で作業内容を区
別したことが不明瞭になってしまう。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】ワークフローシステム
において、複数の作業者を各作業段階に割り当てて作業
を行わせるようにする場合、例えば作業段階で作業の重
複があると、非効率で不明確のため、各作業段階では、
その作業内容に応じた作業のみができるべきである。

【０００７】また、作業段階の移行があったときに、終
了した作業段階の作業者が情報ファイルに対して、何時
でもアクセスすることができるようにしておくと、複数
の作業段階で作業対象情報ファイルに対して同時に異な
る作業が行われたりするため、作業が錯綜し、かえって
効率の悪化を招くおそれがある。

【０００８】前述した図面作成の業務処理を例にとる
と、図面修正の作業段階が終了したとして、図面の情報
ファイルが次の図面承認の作業段階に渡され、図面承認
の作業者が承認作業を行っている場合において、その前
の作業段階である図面修正の作業者も作業を行えるよう
にしておくと、新たな図面修正が加えられてしまうおそ
れがある。もしも、このような新たな図面の修正が行わ
れた場合、図面承認の作業者が承認の作業を行っている
のは、前に修正が行われた図面であるため、この新たに
修正された図面をもう一度、承認する必要が生じてしま
う。したがって、ワークフローシステムにおいては、作
業を終了した前の作業段階の作業者は、その作業を行え
ないようにする必要がある。

【０００９】また、今まで、図面ファイルのアクセス権
は頻繁に変更することはなかった。しかし、ワークフロ
ーシステムでは作業段階が移行することによって作業者
が変わるため、アクセス権の変更を頻繁に行えなければ
ならない。さらに、いままではアクセス権を変更すると
きには、オーナーまたはシステム管理者に操作を行って
もらわねばならず、手間がかかった。

【００１０】この発明は、以上の点にかんがみ、作業段
階での作業の重複や錯綜を防止すると共に、作業を効率
よく行えるようにする動的アクセス権の変更方法及びそ
の方法が適用される装置を提供することを目的とする。

【００１１】

【課題を解決するための手段】第１の発明（請求項１）
の動的アクセス権変更方法においては、情報を媒介にし
て連携する複数の作業段階からなる業務処理を、前記複
数の作業段階の処理順序と、各作業段階における作業内
容を定めて実行するワークフローシステムにおいて、作
業対象情報ファイルに対する作業者のアクセス権を、各
作業段階に応じて動的に変更する。

【００１２】また、第１の発明を適用した第２の発明
（請求項２）による動的アクセス権変更装置は、後述の
実施例の図１の参照符号を対応させると、作業対象情報
ファイルを記憶する記憶手段（１１Ｍ）と、前記各作業
段階における作業対象情報ファイルに対する作業者のア
クセス権を管理する管理手段（１１０）と、前記作業段
階の変化を検出する検出手段（１２０）と、前記検出手
段の検出結果に基づいて、前記作業者毎のアクセス権を
前記作業段階に応じて変更する変更手段（１５）とを具
備することを特徴とする。

【００１３】

【作用】上記の構成の第１の発明による動的アクセス権
変更方法においては、ワークフローシステムにおいて
は、各作業段階の作業を行う作業者に、当該作業段階で
必要なアクセス権が設定される。例えば、図面作成のワ
ークフローの場合、図面作成の作業段階では、修正、追
加、削除のアクセス権が設定され、図面修正の作業段階
では、修正、転写のアクセス権が設定される。したがっ
て、図面修正の作業段階で図面が追加されたり、削除さ
れたりすることはなく、作業の重複を防止して効率のよ
いワークフロー処理を実現することができる。

【００１４】第１の発明を実施する第２の発明による動
的アクセス権変更装置においては、作業段階が変化する
と、それが検出手段により検出される。そして、この検
出手段の検出結果に基づいて、変更手段により、例えば
作業を終了した前の作業段階の作業者のアクセス権をす
べて不許可とすると共に、次の作業段階の作業を行う作
業者に、当該作業段階で必要なアクセス権を設定すると
いうように、管理手段で管理されている作業対象情報フ
ァイルに対するユーザのアクセス権が動的に変えられ
る。

【００１５】例えば、図面作成のワークフローの場合、
図面修正から図面承認に移行したとき、図面修正の作業
段階のユーザのすべてのアクセス権が解除され、図面承
認のユーザには、図面承認に必要な転写のアクセス権の
みが設定される。

【００１６】このように、第２の発明においては、各作
業段階の移行にしたがってユーザのアクセス権が作業段
階に応じて動的に変更されるため、複数の作業段階が錯
綜して実行されることはなく、また、作業段階に応じた
アクセス権が設定されるため、ワークフローに沿った処
理が整然と、効率良く、行われる。

【００１７】

【実施例】以下、この発明による動的アクセス権変更方
法及び装置の一実施例を、図面作成処理システムに適用
した場合を例に取って説明する。

【００１８】図１は、この発明を適用した実施例の図面
作成処理システムの全体の概要を示すシステム構成図で
ある。また、図２は、この例の図面作成処理システムの
ネットワーク構成図である。

【００１９】図２において、１０はファイルサーバ、２
０Ａ、２０Ｂ、２０Ｃ…はユーザＡ、Ｂ、Ｃ…用のワー
クステーションで、ファイルサーバ１０と、これらワー
クステーション２０Ａ、２０Ｂ、２０Ｃ…の間は、ＬＡ
Ｎ３０により接続されている。

【００２０】ファイルサーバ１０は、図１に示すよう
に、この例においては、それぞれソフトウエアで構成さ
れるファイル管理システム１１とワークフローシステム
１２とを備える。これらファイル管理システム１１と、
ワークフローシステム１２は、この例ではオペレーティ
ングシステム１３を介して共通のハードウエア１４上に
おいて実行されるように構成されている。

【００２１】［ファイル管理システム］ファイル管理シ
ステム１１は、複数のユーザ間で共通に扱うファイル、
この例では図面をファイル格納部１１Ｍに格納して管理
している。このファイル管理システム１１は、図３に示
すように、いわゆるディレクトリ階層構造によってファ
イルの管理をしている。図３において、○印はディレク
トリ、□印はファイルであり、１つのディレクトリ下に
複数のファイルが存在する場合もある。また、ファイル
が図面の場合には、ファイルは図面束で、この図面束に
任意枚数の図面シートが含まれる。

【００２２】そして、ファイル管理システム１１は、１
つのディレクトリの下のファイルを複数のユーザに対し
て共通に提供することができる。例えば、ユーザＡ、
Ｂ、Ｃは、ワークステーション２０Ａ、２０Ｂ、２０Ｃ
から、このファイル管理システム１１にアクセスするこ
とが可能であり、各ユーザＡ、Ｂ、Ｃは、図３で点線で
示すように、同じディレクトリ下にあるファイルを共有
することができる。この場合、各々のワークステーショ
ン２０Ａ、２０Ｂ、２０Ｃが、それぞれファイルを所有
しているように見えるが、実際には、ファイル管理シス
テム１１にファイルの実態があり、ユーザＡ、Ｂ、Ｃ
は、ディレクトリを参照している。

【００２３】ここで、もしも、ディレクトリ下に３個の
ファイルがあったときに、ユーザＡが、その１つを削除
して、ファイルを２個にすると、ユーザＢ、Ｃでも、同
じディレクトリ下のファイルは１つ削除されて２個にな
る。

【００２４】また、ファイル管理システム１１は、アク
セス管理部１１０を有している。アクセス管理部１１０
は、各ディレクトリの直下のファイルに対するユーザの
アクセスを制限する機能を有する。アクセスできるユー
ザと、そのユーザに与えられるアクセス権の種類は定義
することができる。このため、アクセス管理部１１０
は、例えば図４に示すように、ディレクトリごとに、ユ
ーザ名と、当該ユーザに与えられるアクセス権の種類を
記述したテーブル（以下、このテーブルをアクセスリス
トと呼ぶ）１１１を有する。

【００２５】この例のファイル管理システム１１におい
ては、定義できるアクセス権の種類は、図４に示すよう
に、「転写」、「削除」、「追加」、「修正」、「変更
権利」の５種とされる。ここで、各アクセス権の意味
は、 「転写」；ファイルの内容を読むこと、及びファイルの
コピーを行える権利 「削除」；ファイルの削除を行える権利 「追加」；ファイルを新たにディレクトリに追加するこ
とができる権利 「修正」；ファイルの内容を読むこと、及び内容の変更
を行える権利 「変更権利」；アクセスリストの変更を行える権利 である。図４で、○印はアクセス権許可、×印はアクセ
ス権不許可を意味している。

【００２６】ユーザがワークステーションを介して、あ
るディレクトリのファイルに対してアクセス要求をファ
イルサーバ１０に出すと、ファイル管理システム１１の
アクセス管理部１１０は、当該アクセスされたディレク
トリに対するアクセスリストを参照して、当該アクセス
要求がアクセス権のある要求であるか否かを判別する。
そして、ファイル管理システム１１は、そのユーザにア
クセス権のある要求のみを実行する。

【００２７】図５は、このユーザのアクセス要求に対す
るファイル管理システム１１での処理ルーチンのフロー
チャートである。

【００２８】すなわち、ユーザからは、ディレクトリ
名、ユーザ名及びアクセス要求の種類の情報を含むアク
セス要求が、そのワークステーションからファイルサー
バ１０に出力される。ファイルサーバ１０のファイル管
理システム１１は、このアクセス要求を受けると（ステ
ップ１０１）、アクセス要求されたディレクトリを求め
る（ステップ１０２）。次に、アクセス要求されたディ
レクトリのディレクトリ名から、対応するアクセスリス
トを求める（ステップ１０３）。

【００２９】次に、当該アクセスリストを検索して、ア
クセス要求したユーザのユーザ名があるか否か判別する
（ステップ１０４）。アクセスリストにアクセス要求し
たユーザ名がなければ、このルーチンを終了する。

【００３０】ステップ１０４において、アクセスリスト
にアクセス要求したユーザ名があると判別したときに
は、アクセス要求に含まれるユーザのアクセス要求の種
類を求める（ステップ１０５）。そして、ユーザのアク
セス要求がアクセスリストで許可されたアクセス権のあ
るものであるか否か判別し（ステップ１０６）、許可さ
れたものであれば、ユーザの要求の実行を行い（ステッ
プ１０７）、その後、このルーチンを終了し、許可され
たものでなければ、ユーザの要求を実行することなく、
このルーチンを終了する。

【００３１】例えば、図４のディレクトリの下にあるフ
ァイルに対して、ユーザＢが、転写を要求すると、ファ
イル管理システム１１は、図４のアクセスリストを検索
し、ユーザＢがこのアクセスリスト中に含まれており、
しかも、転写についてアクセス権が許可されているの
で、ユーザＢの転写のアクセス要求に対して実行し、フ
ァイルを読み出して、コピーし、ユーザＢに渡す。

【００３２】これに対して、ユーザＤが同じディレクト
リの下にあるファイルに対して転写の要求をすれば、ユ
ーザＤは、そのアクセスリストには含まれていないの
で、ファイル管理システム１１は、当該要求を実行しな
い。

【００３３】［ワークフローシステム］次に、ワークフ
ローシステム１２は、この例では前述した図面作成、修
正、承認からなる図面作成処理などの複数の作業段階を
管理する。このワークフローシステム１２においては、
複数のユーザの行う仕事の流れ図が、状態遷移図（ワー
クフロー）として予め定義される。図６は、ワークフロ
ーシステムで定義された作業の状態遷移図の一例であ
り、この例は、作業段階Ａ〜Ｄからなる。状態遷移図
は、開始の作業段階からはじまり終了の作業段階で終わ
るが、これら間の複数の作業段階Ａ〜Ｄをユーザが定義
する。例えば図面の作成処理のワークフローである場
合、作業段階Ａは図面の作成、作業段階Ｂ及Ｃは図面の
修正、作業段階Ｄは図面の承認のように定義される。

【００３４】ユーザが開始コマンドを実行すると、ワー
クフローは実行を開始する。そして、実行中は、作業段
階が、順次、次の段階に移行して行き、作業段階が終了
に推移すると、ワークフローシステムは実行を停止す
る。

【００３５】ワークフローシステム１２において、各作
業段階の作業を、割り当てられた作業者のみが行うた
め、ファイル管理システム１１のアクセス管理部１１０
のアクセスリスト１１１の各ユーザのアクセス権を変更
する。例えば、作業が終了した前の作業段階の作業者の
アクセス権を無くし、次の作業段階の作業を行う作業者
に必要なアクセス権を設定するようにする。

【００３６】そこで、この例の場合、ファイル管理シス
テム１１に取ってワークフローシステム１２を特権ユー
ザとして定義し、ワークフローシステム１２に、変更権
利を含めて５種のアクセス権のすべてを許可するように
しておく。図４において、ユーザ「ＷＦ」は、ワークフ
ローシステム１２を意味し、すべてのディレクトリのユ
ーザとして記述されていると共に、すべての種類のアク
セス権が許可されている。

【００３７】そして、作業段階が推移するごとに、ワー
クフローシステム１２はアクセス権変更指示手段１３を
動作させ、ファイルサーバ１０のファイル管理システム
１１に対して、「アクセス権の変更」を行うようにす
る。このことにより、ワークフローの各作業段階の処理
が、滞りなく順次に実行されるものである。

【００３８】以下、この例のワークフローシステム１２
について、さらに詳細に説明する。図１に示すように、
ユーザが「ワークフロー開始」コマンドをファイルサー
バ１０のワークフローシステム１２に通知すると、ワー
クフローシステム１２は、実行を開始し、後述する「ワ
ークフロー開始処理」を行う。そして、実際にワークフ
ローの実行を開始してよければ、後述する「仕事開始処
理」を行い、図１に示すように仕事開始の通知をユーザ
に対して行う。

【００３９】この仕事開始のときに、ワークフローシス
テム１２は、ファイル管理システム１１のアクセス管理
部１１０のアクセスリストに対して、アクセス権変更手
段１５を介して次に実行される作業段階におけるユーザ
のアクセス権の設定を行う。ユーザは、ワークフローシ
ステム１２からの開始通知のときに、ディレクトリ名な
どの仕事に必要な情報を得る。

【００４０】そして、ユーザは、ファイル管理システム
１１に対して必要なアクセス要求、例えば「複写」を行
って、前記ディレクトリのファイルを、そのワークステ
ーションに取り込み、図面作成、修正、承認などの仕事
を行う。仕事が終了すると、ユーザは、ワークステーシ
ョンを通じて「仕事終了」をワークフローシステム１２
に通知する。次の作業段階に進むために、ユーザが、こ
の「仕事終了」をワークフローシステム１２に通知する
必要があるのである。

【００４１】ワークフローシステム１２は、この「仕事
終了」の通知を受けると、仕事終了処理を行う。この仕
事終了処理のとき、ワークフローシステム１２は、前の
作業段階の作業者のアクセス権をすべて解除して、前の
作業者のファイルへの関与を禁止し、作業の錯綜を防止
している。そして、次に行うべき作業段階があれば、前
述もした「仕事開始処理」を行った後、次の作業段階に
進む。次の作業段階が「終了」であれば、ワークフロー
システム１２は、実行を停止する。

【００４２】図１に示すように、ワークフローシステム
１２は、定義した状態遷移図（ワークフロー）に対応し
て、各作業段階の遷移を表すテーブル情報（これを作業
段階遷移テーブルと呼ぶ）１２１と、各作業段階の作業
を担当するユーザのリストである担当者リスト１２２と
を備える。これらの作業段階テーブル及び担当者リスト
は、予めユーザにより作成されて、ワークフローシステ
ム１２のメモリに格納されている。ワークフローシステ
ム１２の処理制御部１２０は、ユーザからの通知と、こ
れら作業段階テーブル１２１の情報と、担当者リスト１
２２の情報とから、上述した「ワークフロー開始処理」
「仕事開始処理」「仕事終了処理」を、後述するように
行う。

【００４３】［作業段階遷移テーブル］図７は、図６の
状態遷移図に応じて作成された作業段階遷移テーブル１
２１の例を示す図である。図７において、「ＩＤ」は作
業段階の識別番号、「状態名」は作業段階の名称、「次
の状態ＩＤ」は次の作業段階の識別番号（これは複数個
記述することができる）、「担当者リスト名」は各作業
段階に対応する担当者が記述されたリストの名称であ
る。ＩＤの「０」と「９９９」は、ワークフローシステ
ム１２で割り当てられている識別番号であり、「０」は
開始、「９９９」は終了を表す。他のＩＤは、ユーザが
設定する。

【００４４】図７の例では、作業段階のＩＤは「１」、
作業段階ＢのＩＤは「２」、作業段階ＣのＩＤは
「３」、作業段階ＤのＩＤは「４」と設定され、次の状
態ＩＤは、図６の状態遷移図に応じて図示のように設定
される。そして、作業段階Ａに対してはＬｉｓｔＡとい
う名称の担当者リストが、作業段階Ｂに対してはＬｉｓ
ｔＢという名称の担当者リストが、作業段階Ｃに対して
はＬｉｓｔＣという名称の担当者リストが、作業段階Ｄ
に対してはＬｉｓｔＤという名称の担当者リストが、そ
れぞれ用意されていることが示されている。

【００４５】ワークフローシステム１２は、前述のユー
ザからの仕事開始通知、仕事終了通知と、この作業段階
遷移テーブル１２１とから、現在、ワークフローのうち
のどの作業段階を行っているかを認識する。そして、こ
の認識のために、ワークフローシステム１２は、現在の
作業段階を示す「状態データ」として、作業段階のＩＤ
で表したものを、例えばバッファメモリに保持する。

【００４６】図８は、この実施例における作業段階の遷
移に対応する状態データと状態遷移図との関係を示す図
である。この図８において、状態遷移図の各作業段階の
数値は、前述したＩＤであり、斜線を付した作業段階に
現在作業が移行していることを示している。作業段階の
遷移を、状態データの内容と比較しながら、図８に沿っ
て説明する。

【００４７】１．ワークフローが実行されていないとき
は、状態データのＩＤは「０」である。 ２．ユーザが開始通知をすると、作業段階がＩＤ「０」
の開始段階から、ＩＤ「１」の作業段階Ａに移行する。 ３．この例では、ＩＤ「１」の作業段階Ａの次の作業段
階は作業段階ＢとＣの２つであるので、状態データのＩ
Ｄは「２」と「３」になる。 ４．作業段階Ｂと作業段階Ｃとでは、別々に作業処理が
行われるが、この例の場合には、状態遷移図（ワークフ
ロー）は、ＩＤ「２」の作業段階Ｂ及びＩＤ「３」の作
業段階Ｃの両方からＩＤ「４」の作業段階Ｄに移行する
ように定義してあるので、作業段階Ｂ及び作業段階Ｃの
両方が終了しなければ、ＩＤ「４」の作業段階Ｄには実
際の移行はできない。もし、先にＩＤ「２」の作業段階
Ｂが終了すれば、ＩＤ「３」の作業段階Ｃの終了を待っ
て、ＩＤ「４」の作業段階Ｄへの移行が行われる。状態
データ「４，３」は、ＩＤ「２」の作業段階ＢからＩＤ
「４」の作業段階Ｄへの移行は終了したが、ＩＤ「３」
の作業段階ＣからＩＤ「４」の作業段階Ｄへの移行は、
未だ、未了であって、待ち状態であることを示してい
る。 ５．ＩＤ「３」の作業段階Ｃが終了したので、ＩＤ
「４」の作業段階Ｄへ移行した状態を示している。 ６．ＩＤ「４」の作業段階Ｄが終了し、ＩＤ「９９９」
の終了の作業段階に移行したことを示している。

【００４８】［担当者リスト］ワークフローシステム１
２が保持する担当者リスト１２２の例を図９に示す。こ
の例では、前述したように、各作業段階Ａ〜Ｄに対応し
て、担当者リストとしては、ＬｉｓｔＡ、ＬｉｓｔＢ、
ＬｉｓｔＣ、ＬｉｓｔＤが用意されている。図示するよ
うに、担当者リストのそれぞれは、作業するディレクト
リ名と、ユーザ名と、アクセス権の種類と、状態フラグ
とからなり、作業対象のディレクトリが複数である場合
には、各ディレクトリ名ごとに１行として、図示のよう
に、複数行が記述される。

【００４９】ここで、ディレクトリ名は、ファイル管理
システム１１に管理されているファイルのディレクトリ
のうちの、当該担当者リストＬｉｓｔＡ〜ＬｉｓｔＤの
それぞれが対応する作業段階で作業するディレクトリ名
である。

【００５０】ユーザ名は、ディレクトリ名で示されるそ
れぞれのディレクトリに対して、作業を実行するユーザ
名であり、ディレクトリ毎に設定可能である。

【００５１】アクセス権は、前述した５種類のアクセス
権のうちから、当該作業段階に応じて、かつ、ディレク
トリ毎に、ユーザ名のユーザに対して設定される。ユー
ザ名の欄に記述されたユーザは、このアクセス権に記述
されたアクセス権の種類のみをファイルサーバ１０のフ
ァイル管理システム１１に対してアクセスすることがで
きる。

【００５２】状態フラグは、当該担当者リストが対応す
る作業段階の作業の現在の状態を示すものであって、待
ち、実行中、完了の３種類がある。

【００５３】［ワークフローシステム１２の処理制御部
１２０の処理］前述もしたように、ワークフローシステ
ム１２は、ユーザが「ワークフロー開始」の通知を、こ
のワークフローシステム１２に対して行うことにより、
実行を開始する。そして、ワークフローシステム１２
は、実行中は、作業段階が推移するごとに、ファイル管
理システム１１のアクセス管理部１１０のアクセスリス
ト１１１のアクセス権の変更を行い、次のユーザに「仕
事開始」を通知する。次の作業段階に移行するには、ユ
ーザが仕事を終えたという「仕事終了」をワークフロー
システム１２に通知する。

【００５４】ワークフローシステム１２の処理制御部１
２０は、ユーザから「ワークフロー開始」の通知を受け
ると、「ワークフロー開始処理」を行う。また、ユーザ
からの「仕事開始」の通知を受けると、「仕事開始処
理」を行い、ユーザから「仕事終了」の通知を受ける
と、「仕事終了処理」を行う。そして、これら「仕事開
始処理」及び「仕事終了処理」の際に、ファイル管理シ
ステム１１のアクセス管理部１１０に対してアクセス権
の変更／設定を行う。これにより、複数の作業段階の処
理を自動的に遷移させて、効率的な作業処理を実現す
る。

【００５５】処理制御部１２０の、「ワークフロー開始
処理」、「仕事開始処理」、「仕事終了処理」は、以上
説明した作業段階遷移テーブル１２１と、担当者リスト
１２２並びにバッファメモリの状態データを用いて実行
される。以下、これらの処理について説明する。

【００５６】［ワークフロー開始処理］図１０は「ワー
クフロー開始処理」のルーチンの一例のフローチャート
である。ユーザからワークフロー開始の通知を受ける
と、このルーチンに入る。

【００５７】まず、ワークフローが実行できる状態にあ
るか否かを、状態データを参照して判別する。すなわ
ち、状態データがＩＤ＝「０」の状態になっているか否
かを判別する（ステップ２０１）。

【００５８】状態データがＩＤ＝「０」でなければ、例
えばユーザ（ワークステーション）にエラーの情報を送
り、ユーザにワークフローを開始できないなどのエラー
を知らせる（ステップ２０２）。状態データがＩＤ＝
「０」であれば、作業段階遷移テーブル１２１（図７参
照）からすべての担当者リスト名を求める（ステップ２
０３）。次に、担当者リスト１２２（図９参照）におい
て、求めたすべての担当者リスト名の担当者リストの行
の状態フラグが「待ち」になるように初期化する（ステ
ップ２０４）。

【００５９】次に、作業段階遷移テーブル１２１から、
状態データが示しているＩＤの行の「次の状態ＩＤ」の
項目を求め（ステップ２０５）、その「次の状態ＩＤ」
に記述されているＩＤを、状態データに設定する。この
とき、「次の状態ＩＤ」に記述されているＩＤが複数で
ある場合には、そのすべてを状態データに設定する（ス
テップ２０６）。次に、状態データに設定した「次の状
態ＩＤ」のすべての作業段階に対して「仕事開始処理」
を実行し、このルーチンを終了する。

【００６０】［仕事開始処理］図１１は、「仕事開始処
理」のルーチンの一例のフローチャートである。

【００６１】まず、作業段階遷移テーブルの行の、項目
「次の状態ＩＤ」に、前記の「ワークフロー開始処理」
で設定された状態データのＩＤと同じＩＤが含まれてい
る行の担当者リストをすべて求める。例えば、状態デー
タのＩＤが「２」、「３」であれば、これを次の状態Ｉ
Ｄに含むＩＤ「１」の行の担当者リストＬｉｓｔＡが求
められ、状態データＩＤが「４」であれば、これを次の
状態ＩＤに含むＩＤ「２」、「３」の行の担当者リスト
ＬｉｓｔＢ、Ｃが求められる。つまり、１つ前の作業段
階（複数の作業段階があればそのすべて）の担当者リス
ト名を求める（ステップ２１０）。

【００６２】求めた担当者リスト名の担当者リストのす
べての行に対して、項目「状態フラグ」が「完了」でな
いことを確認する（ステップ２１１）。つまり、前の作
業段階の担当者リストの中で仕事が終わっていないもの
がないかを確認する。そして、次のステップ２１２で、
状態フラグが「完了」でない行が存在する、すなわち、
すべての仕事が終わっていないときには、そのままこの
ルーチンを終了する。

【００６３】一方、ステップ２１２で、前の作業段階の
すべての仕事が終了していると判別されたときには、作
業段階遷移テーブル１２１から、状態データのＩＤの行
の担当者リスト名を求める（ステップ２１３）。例え
ば、状態データＩＤが「１」であれば、担当者リストＬ
ｉｓｔＡが求められる。

【００６４】そして、求めた担当者リストの各行に対し
て開始のための処理を行う。すなわち、まず、最初の行
を選択する（ステップ２１４）。次に、選択された行が
あるか否か判別し（ステップ２１５）、行がなければ、
このルーチンを終了する。選択された行があれば、ステ
ップ２１５からステップ２１６に進み、ファイルサーバ
１０のファイル管理システム１１にアクセス権変更指示
を行う。

【００６５】このとき、ファイル管理システム１１に
は、前記求めた担当者リストの、当該行のディレクトリ
名、ユーザ名を通知し、これらのディレクトリ名、ユー
ザ名で、アクセスリストに、前記担当者リストの対応す
る行の項目「種類」のアクセス権の設定を実行させる。
そして、前記求めた担当者リストの当該行のユーザ名の
ユーザに対して、ディレクトリ名と、作業段階の状態の
通知を含む仕事開始の通知を行う（ステップ２１７）。
また、前記求めた担当者リストのその行の状態フラグを
「実行中」にする（ステップ２１８）。そして、前記求
めた担当者リストの次の行を選択（ステップ２１９）
し、ステップ２１５に戻り、以上と同様にして、行につ
いての開始のための処理を行う。

【００６６】ステップ２１５で、担当者リストに行がな
いと判別されたとき、つまり、担当者リストの最後の行
についての開始のための処理が終了したときには、この
ルーチンを終了する。

【００６７】こうして、この仕事開始処理のルーチンに
おいて、ワークフローシステム１２がファイル管理シス
テム１１のアクセスリストに、これから作業を開始する
作業段階のユーザのアクセス権を設定する。前述から明
らかなように、このときに設定されるユーザのアクセス
権は、予め、作業段階に応じて担当者リストに設定され
たものであり、作業段階に応じたものとなっている。

【００６８】［仕事終了処理］以上の「仕事開始処理」
により、仕事開始の通知を受けたユーザーは、ファイル
管理システム１１にアクセスして、与えられた、図面作
成、図面修正、図面承認などの仕事を行う。仕事を終了
すると、ユーザは、その通知をワークフローシステム１
２に対して行う。

【００６９】ワークフローシステム１２は、このユーザ
ーからの仕事終了の通知を受けると、仕事終了処理を行
う。この仕事終了処理を実行するために、仕事終了の通
知の際にワークフローシステム１２には、ディレクトリ
名、ユーザー名がデータとして与えられる。また、前述
したように、ワークフローシステム１２は、状態データ
のＩＤを記憶している。

【００７０】図１２及び図１３は、［仕事終了処理］の
ルーチンの一例のフローチャートである。

【００７１】まず、バッファメモリの状態データのＩＤ
が「９９９」でないか否か判別する（ステップ２２
０）。「ＩＤ」＝「９９９」のときには、ワークフロー
が終了の作業段階なので、処理は行われずに、このルー
チンを終了する。「ＩＤ」が「９９９」でなければ、作
業段階遷移テーブル１２１から、状態データのＩＤの行
の担当者リスト名を求め（ステップ２２１）、その求め
た担当者リスト名の担当者リストから、ディレクトリ
名、ユーザー名が合致する行を求め（ステップ２２
２）、合致する行が存在するか否か判別する（ステップ
２２３）。

【００７２】ステップ２２３で、合致する行がないと判
別されたときには、このルーチンをその時点で終了す
る。また、合致する行があれば、その行についての仕事
は終了したことになるので、ステップ２２４に進んで、
ファイル管理システム１１にアクセス権変更指示を行
う。すなわち、ファイル管理システム１１は、当該ディ
レクトリ名のアクセスリストの求め、当該終了したユー
ザー名のユーザーのアクセス権をすべて解除する。

【００７３】次に、ステップ２２５に進んで、担当者リ
ストの当該終了したディレクトリ名、ユーザ名の行の項
目「状態フラグ」を「完了」に設定する。そして、ステ
ップ２２６に進んで、ステップ２２１で求められた担当
者リスト名の担当者リストのすべての行の項目「状態フ
ラグ」が「完了」であるか否か判別する。つまり、ステ
ップ２２１で求められた担当者リスト名に対応する作業
段階で、仕事がすべて終了したか否かを判別する。すべ
ての行の項目「状態フラグ」が「完了」となっていない
場合には、当該終了通知にもかかわらず、未了の仕事が
残っていることを示しているため、次の作業段階には移
行せずに、このルーチンを終了する。

【００７４】ステップ２２６で、担当者リストのすべて
の行の項目「状態フラグ」が「完了」である場合には、
ステップ２２７に進んで、作業段階遷移テーブル１２１
から、状態データのＩＤの行の項目「次の状態ＩＤ」に
より次の作業段階を求める。

【００７５】次に、作業段階遷移テーブル１２１から、
「次の状態ＩＤ」が示すＩＤの作業段階、つまり次の作
業段階の担当者リスト名を求める（ステップ２２８）。
そして、次のステップ２２９において、次の作業段階の
担当者リストがきちんと記述されているか否かを判別す
る。担当者リストの行にディレクトリ名やユーザー名が
ないものがあるときには、ステップ２３０に進んで、仕
事終了通知を行ったユーザーに対して、これらを設定す
るように指示を送り、ステップ２３１に進む。

【００７６】また、次の作業段階の担当者リストがきち
んと記述されている場合には、ステップ２２９からステ
ップ２３１に進み、項目「次の状態ＩＤ」が示すＩＤに
状態データを更新し、バッファメモリに記憶する。この
とき、「次の状態ＩＤ」として複数のＩＤが求められる
こともあるが、求められたすべてのＩＤを状態データに
設定する。また、このＩＤを状態データに設定すると
き、状態データに同じＩＤが存在すればそれを１つにす
る。例えば、状態データと遷移図との関係の例（図８参
照）において、状態データ「４，３」から「４，４」に
なったときには、状態データのＩＤを纏めて「４」にす
る処理を行う。

【００７７】そして、ステップ２３２に進み、状態デー
タに設定されたＩＤの作業段階に対して、前述した「仕
事開始処理」を実行する。以上で、仕事終了処理のルー
チンを終了する。

【００７８】［アクセス権変更］この仕事終了処理のル
ーチンのステップ２２４において、ワークフローシステ
ム１２からファイル管理システム１１に対して行ったア
クセス権の変更の指示に対応して、ファイル管理システ
ム１１は、次のようにして、アクセスリスト１１１の内
容の更新を実行する。

【００７９】図１４は、このアクセス権変更の処理ルー
チンの一例のフローチャートである。まず、アクセス権
変更の命令に含まれるユーザー名がアクセスリスト１１
１内に存在するか否か判別される（ステップ１１１）。
ユーザー名がなければ、アクセスリスト１１１に指定さ
れたユーザー名の行を追加し（ステップ１１２）、次の
ステップ１１３に進む。ユーザー名があれば、そのまま
ステップ１１１からステップ１１３に進む。ステップ１
１３では、当該指定されたユーザーのアクセス権がすべ
て不許可になっているか否か判別する。

【００８０】当該ユーザーのアクセス権がすべて不許可
である場合には、ステップ１１３からステップ１１４に
進んで、アクセスリストから指定されたユーザー名の行
を削除する。当該ユーザーのアクセス権のすべてが不許
可ではない場合には、ワークフローシステム１２の指示
の通りにアクセス権の設定を行う。すなわち、仕事開始
処理のときは、開始する作業段階の担当者リスト名のア
クセス権の種類が許可されるように設定が行われ、仕事
終了処理のときには、ディレクトリ名、ユーザ名で、ア
クセス権がすべて不許可に設定される。以上で、このア
クセス変更ルーチンを終了する。

【００８１】以上説明したようにして、上述の実施例に
おいては、ワークフローシステム１２に、ファイル管理
システム１１に対してアクセス権変更の権利を備える例
えば特権ユーザーのような地位を与え、ファイル管理シ
ステム１１のアクセスリストとして用意されているディ
レクトリ毎のユーザーのアクセス権を、ワークフローシ
ステム１２から、ワークフローの作業段階が変更される
毎に、当該作業段階に応じて変更するようにしている。

【００８２】このように、各作業段階のユーザーのアク
セス権が、作業段階が移行するごとに、自動的に、作業
段階に応じて動的に変更されるので、システムのオーナ
ーや、特に定められた特権ユーザーが、作業段階ごと
に、その作業段階のユーザーの設定や、作業段階の前後
のユーザーに対するアクセス権の変更あるいは設定を行
う必要がない。

【００８３】なお、以上の例では、ファイル管理システ
ムとワークフローシステムとは、ファイルサーバに設け
るようにしたが、これらファイル管理システムとワーク
フローシステムとは別々に構成して、例えばＬＡＮに接
続するようにしてもよい。ワークフローとして、図面作
成処理を例にとったが、この発明は、図面作成処理に限
らず、その他の業務処理のワークフローに適用できるこ
とがいうまでもない。

【００８４】

【発明の効果】以上説明したように、第１の発明によれ
ば、作業対象情報ファイルに対する作業者のアクセス権
を、ワークフローの各作業段階に応じて、動的に変更す
るようにしたので、作業段階に応じて適切なアクセス権
をユーザーに設定することができ、前後の作業段階での
作業が重複することがないように防止でき、効率良く、
ワークフローの処理を行うことができる。

【００８５】また、第２の発明によれば、作業段階の移
行が検出されると、その検出結果により作業者毎のアク
セス権が作業段階に応じて変更されるので、すでに終了
した作業段階については作業者がアクセスできないよう
にすると共に、これから行おうとする作業段階に対して
は適切なアクセス権を設定することができる。したがっ
て、前後の作業段階での作業の錯綜が防止されて、ワー
クフローに沿った処理が整然と、効率良く、行われるも
のである。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明による動的アクセス権変更方法及び動
的アクセス権変更装置の一実施例が適用された図面作成
処理システムの概要を示す図である。

【図２】図１の実施例のシステムのネットワーク図であ
る。

【図３】ファイル管理構造を説明するための図である。

【図４】アクセス権を管理するためのアクセスリストの
例を示す図である。

【図５】図１の実施例におけるアクセス要求に対する処
理のフローチャートを示す図である。

【図６】複数の作業段階からなるワークフローの一例の
状態遷移図である。

【図７】複数の作業段階の推移の管理に用いるテーブル
の一例を示す図である。

【図８】図６の状態遷移図と、作業段階の推移を説明す
るための図である。

【図９】複数の作業段階の各段階の担当者リストの一例
を示す図である。

【図１０】この発明の実施例の動作の要部を説明するた
めのフローチャートを示す図である。

【図１１】この発明の実施例の動作の要部を説明するた
めのフローチャートの一部を示す図である。

【図１２】図１１のフローチャートの続きを示す図であ
る。

【図１３】この発明の実施例の動作の要部を説明するた
めのフローチャートを示す図である。

【図１４】この発明の実施例の動作の要部を説明するた
めのフローチャートを示す図である。

【符号の説明】

１０ ファイルサーバ １１ ファイル管理システム １２ ワークフローシステム １５ アクセス権指示手段 １１Ｍ ファイル格納部 １１０ アクセス管理部 １１１ アクセスリスト １２０ 処理制御部 １２１ 作業段階遷移テーブル １２２ 担当者リスト

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 情報を媒介にして連携する複数の作業段
   階からなる業務処理を、前記複数の作業段階の処理順序
   と、各作業段階における作業内容を定めて実行するワー
   クフローシステムにおける作業対象情報ファイルに対す
   るアクセス権変更方法であって、 前記各作業段階に合わせて前記作業者のアクセス権を変
   更することを特徴とする動的アクセス権変更方法。
2. 【請求項２】 情報を媒介にして連携する複数の作業段
   階からなる業務処理を、前記複数の作業段階の処理順序
   と、各作業段階における作業内容を定めて実行するワー
   クフローシステムにおけるアクセス権変更装置であっ
   て、 作業対象情報ファイルを記憶する記憶手段と、 前記各作業段階における作業対象情報ファイルに対する
   作業者のアクセス権を管理する管理手段と、 前記作業段階の変化を検出する検出手段と、 前記検出手段の検出結果に基づいて、前記作業者毎のア
   クセス権を前記作業段階に応じて変更する変更手段とを
   具備することを特徴とする動的アクセス権変更装置。