JPH07160636A - ワークフローシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 本発明は、現実の対象業務に合った業務フロ
ーを迅速に取得でき，かつ、業務処理に最適な業務フロ
ーを簡単に構築することにある。 【構成】 管理側計算機１に伝送ラインを介して業務処
理の拠点となるワークポイントをもった複数の業務処理
側計算機２が接続され、ある業務処理側計算機のワーク
ポイント２１は、所要のワークポイントの順序で業務処
理を実行する業務フローの作成および業務フローの各ワ
ークポイントごとに対象業務の業務処理を実行させる運
用情報を入力する情報入力手段２２を有し、管理側計算
機は、情報入力手段で作成される１つ以上の業務フロー
を定義して記憶するワークフローテンプレート１２と、
ワークフローデータベース１４と、選択された１つの業
務フローに基づいて情報入力手段からの運用情報をワー
クフローデータベースに記憶するワークフローサーバ装
置１３とを有するワークフローシステムである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ワークポイントとなる
例えば複数の部署或いはグループの各担当者がそれぞれ
計算機を用いて電子的な文書，データ等のごとき計算機
で処理する実体（対象業務）に必要な業務処理（例えば
必要事項の記載，サイン，決裁等）を順次行っていく場
合に利用されるワークフローシステムに係わり、特に電
子的な文書，データ等の処理の流れや処理内容を自在に
変更可能な技術を設けたワークフローシステムに関す
る。

【０００２】

【従来の技術】従来から計算機を用いて複数の部署或い
は担当者を経由しながら所定の業務処理を実行してい
く，いわゆる業務フローを実現するシステムが提案され
ている。これは、一般的な電子メールの他、例えば保険
に関する書類を回覧するに際し、予めプログラムで回覧
順序や処理内容を定義し、前記保険に関する電子的な書
類やデータ等のごとき計算機で処理する実体に、業務処
理の拠点となるワークポイントである担当部署や各担当
者の計算機に順次送付し、必要な業務処理を行っていく
ものである。

【０００３】このようなシステムは、予めプログラムで
回覧順序が固定化され、または相当な制限を伴った状態
で電子的な書類や電子的なデータ等の書類を流しながら
所定の業務処理を実行する。

【０００４】そこで、従来、以上のような固定の業務フ
ローを用いて自由に各担当者間で業務処理の流れを実現
する場合、回覧するオブジェクト，つまり電子的な文
書，データ等のごとき計算機で処理する実体に、業務の
流れを指示するメッセージを付したメモ（電子的な文書
もしくは紙の文書）を付け、運用上で補填しながら業務
の流れや処理内容を変更することが行われている。

【０００５】また、予めプログラム的に業務の流れを定
義し、その業務の流れにそって各担当者が業務処理を実
行する場合でも、各担当者の管理者は業務指示および電
子的な文書，データの流れの状態を管理する程度であ
る。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】従って、以上のような
システムでは、次のような種々の問題がある。 イ．予めプログラムによって業務の流れが固定化されて
いるので、業務全体の自在性に欠ける問題がある。

【０００７】ロ．業務を行う拠点（各部署，各担当者）
であるワークポイントでの業務処理は計算機を使用する
ユーザの作業に固定化されているので、各ワークポイン
トごとに何らかの業務を変更するときにはプログラムの
変更となり、コストが非常に高いものとなる。つまり、
インテリジェントな業務フローが実現できないこと。

【０００８】ハ．あるワークポイントで複数の担当者が
計算機を共有しながら業務処理を実行することができな
い。本発明は上記実情に鑑みてなされたもので、現実の
業務に合った業務フローを迅速に選択したり，業務フロ
ーの変更が可能であり、しかも容易に業務フローを運用
可能な状態に構築するワークフローシステムを提供する
ことを目的とする。

【０００９】また、本発明の他の目的は、管理者が所要
とする業務処理状態を容易に把握可能であり、しかも複
数の担当者がワークポイントで計算機を共有しながら業
務処理を実行するワークフローシステムを提供すること
にある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、請求項１に対応する発明は、管理側計算機に伝送ラ
インを介して業務処理の拠点となる１つまたは複数のワ
ークポイントをもった複数の業務処理側計算機が接続さ
れ、ある１つの業務処理側計算機のワークポイントは、
所要とする前記ワークポイントの順序で業務処理を実行
する業務フローの作成および１つの業務フローを選択し
電子的に処理可能な対象業務について必要な業務処理を
実行させるための運用情報を入力する情報入力手段を有
し、前記管理側計算機は、前記情報入力手段で作成され
る１つ以上の業務フローを定義して記憶するワークフロ
ーテンプレートと、ワークフローデータベースと、前記
選択された１つの業務フローにそって各ワークポイント
で前記対象業務に必要な必要な業務処理を実行するため
の前記運用情報を前記ワークフローデータベースに記憶
するワークフローサーバ装置とを有するワークフローシ
ステムである。

【００１１】次に、請求項２に対応する発明は、管理側
計算機に伝送ラインを介して業務処理の拠点となる１つ
または複数のワークポイントをもった複数の業務処理側
計算機が接続され、ある１つの前記業務処理側計算機の
ワークポイントは、所要とする前記ワークポイントの順
序で業務処理を実行する業務フローの作成および１つの
業務フローを選択し電子的に処理可能な対象業務につい
て必要な業務処理を実行させるための運用情報を入力す
る情報入力手段を有し、前記管理側計算機は、前記情報
入力手段で作成される１つ以上の業務フローを定義して
記憶するワークフローテンプレートと、ワークフローデ
ータベースと、前記対象業務について所要とする業務フ
ローにそって前記ワークポイントを渡り歩いて必要な業
務処理を実行するための前記運用情報を前記ワークフロ
ーデータベースに記憶するワークフローサーバ装置とを
有し、また、前記ある１つの前記業務処理側計算機を含
む各業務処理側計算機のワークポイントは、業務フロー
に従って自身のワークポイントへの到着時，他のワーク
ポイントへの送付時，チェックアウト時およびチェック
イン時のタイミングに基づいて前記対象業務の受け渡
し、所要の業務処理および前記ワークフローデータベー
スへの登録，内容更新を行うマクロ解釈装置等の実行手
段を有するワークフローシステムである。

【００１２】

【作用】従って、請求項１に対応する発明は、以上のよ
うな手段を講じたことにより、予め業務処理側計算機の
ワークポイントで複数の業務フローを作成し、管理側計
算機のワークフローテンプレートに定義付けして格納し
ておけば、ある対象業務（例えば電子的に回覧する文
書，データ等のごとき計算機で処理する実体）の業務処
理を実行する時、業務処理側計算機は、ワークフローテ
ンプレートから最適な定義付けされた業務フローを取り
出し、それに業務処理上必要な運用情報を付して入力す
れば、業務フローの各ワークポイントごとに対象業務の
業務処理を実行させるために必要な情報を管理側計算機
のワークフローデータベースに登録するので、各業務処
理側計算機のワークポイントでは、管理側計算機のワー
クフローデータベースの登録情報に従って業務処理を実
行すればよく、しかもワークフローテンプレートの定義
付けされた業務フローは必要に応じて繰り返し利用で
き、現実の対象業務に合わせた業務フローを作って迅速
に運用することができる。

【００１３】次に、請求項２に対応する発明は、各業務
処理側計算機のワークポイントが業務フローに従って自
身のワークポイントへの到着時，他のワークポイントへ
の送付時，チェックアウト時およびチェックイン時のタ
イミングに基づいて前記対象業務の受け渡し、所要の業
務処理および前記ワークフローデータベースへの登録，
内容更新を行うので、管理者がワークフローデータベー
スの内容から業務処理の状態を詳細に把握でき、しかも
あるワークポイントに複数の担当者が存在しても、予め
ワークフローデータベースに運用情報の一部として担当
者やグループを登録するので、複数の担当者がワークポ
イントに設置される計算機を共有できる。

【００１４】

【実施例】先ず、本発明に係わるワークシステムの一実
施例を説明するに先立ち、本発明システムの内容を容易
に理解するために図２に示す業務フロー（ワークフロ
ー）の一例について説明する。

【００１５】一般に、会社等の組織は、課，部などによ
って構成されているが、このとき課長，部長などの管理
者は計算機で課内または課を含む部内の業務の流れを把
握する必要があり、一方、課員または各課，必要な担当
者（以下、担当者と総称する）はオブジェクトである電
子的な文書，データ等，計算機で処理する実体を計算機
を用いて順次処理（例えばサイン，決裁等）していく必
要がある。

【００１６】そこで、ある電子的な文書等の対象業務を
処理していく場合、一例として図２に示すような業務フ
ローが上げられる。この業務フローは、業務の流れを把
握する例えば課長，部長などの管理者が所持する計算機
３１が設置され、また回覧元となる計算機を所持するワ
ークポイント３２が計算機を所持する１人または複数の
担当者をもつ複数のワークポイント３３，…に対して回
覧順序３４（例えば図示矢印方向）を定義していくが、
現実の業務に柔軟に対応するためには同一の対象業務或
いは他の対象業務であっても回覧順序３４を変えたり、
或いは処理内容および次のワークポイントの回覧日時を
変更したりする必要があり、その時々の状況に応じて定
義を変更しなければならない場合がある。なお、回覧元
は計算機３１，ワークポイント３２，３３，…の何れで
あってもよい。

【００１７】そこで、本発明システムにおいては、以上
のような要求を満足すべく実現したものであり、以下、
図１を参照して説明する。同図において１は各担当者や
グループの業務の流れを把握する例えば管理者などにお
いて所持するサーバ計算機であって、このサーバ計算機
１には伝送ラインを介して１台または複数台のクライア
ント計算機２，…がネットワーク接続されている。

【００１８】各クライアント計算機２，…には業務処理
を実行する拠点となる少くとも１つ以上のワークポイン
ト２１，…が設けられ、これらワークポイント２１，…
のうち回覧元となるワークポイント２１で定義される業
務の流れに従って他のワークポイント２１，…では電子
的な文書等，オブジェクトの編集その他必要な業務処理
の作業を実行していくものである。なお、サーバ計算機
１にもある業務処理を実行する拠点となるワークポイン
ト１１を設定してもよい。

【００１９】前記サーバ計算機１は、後記する回覧元と
なるワークポイント２１のワークフロークライアント装
置２２が新規の業務について予め図２に述べたように定
義する複数の業務フローを記憶するワークフローテンプ
レート１２の他、ワークフローサーバ装置１３および業
務フローの業務処理の流れその他必要な状態を管理する
ワークフローデータベース１４が設けられている。

【００２０】前記ワークフローテンプレート１２には予
め定義付けされた複数の業務フローが格納されるが、こ
れら定義付けされた業務フローとは例えば担当者名や回
覧日時のごとく頻繁に変更する情報を除いたものであ
る。

【００２１】前記ワークフローサーバ装置１３は、ワー
クフローデータベース１４を管理するもので、具体的に
はクライアント計算機２側から業務フローの検索要求が
あると、ワークフローテンプレート１２から複数の業務
フローを読み出してワークフロークライアント装置２２
に送出し、またクライアント計算機２側から選択された
例えば図２に示すような業務フローの各ワークポイント
に業務上処理必要な可変情報（運用情報）、例えば業務
フローの標題，ＩＤや担当者名や回覧日時などが送られ
てくると、それらの情報をワークフローデータベース１
４の適宜なテーブルに分類分けしながら書き込んでいく
機能をもっている。

【００２２】このワークフローデータベース１４は、例
えばフォルダエントリテーブル１５、ワークポイントテ
ーブル１６、ルートテーブル１７およびユーザグループ
テーブル１８などによって構成されている。

【００２３】このフォルダエントリテーブル１５は図２
に示すような業務フロー単位の標題（ジョブの名称）や
ＩＤを記憶管理する機能をもっており、ワークポイント
テーブル１６は対象業務に相当するフォルダの流れる拠
点であるワークポイント３３の処理内容，担当者名およ
びその属性情報（例えば送り先を表すアドレス）を記憶
管理し、さらにルートテーブル１７はフォルダがどのよ
うなルートでワークポイント間を渡り歩くかを規定する
もので、ルート情報（例えばあるワークポイントから次
のワークポイント）やその属性情報（例えば受付け日時
とか，業務処理終了日）を記憶管理する機能をもってい
る。

【００２４】また、図２に示す業務フローの各ワークポ
イント３３においては、担当者（ユーザ）３６であった
り、複数の担当者よりなるグループ３７であったりする
が、これら担当者３６やグループ３７の名称はワークポ
イントテーブル１６に記憶するが、それ以外の種々の属
性情報を記憶するのが容量的に難しいので、予め担当者
（ユーザ）やグループの属性情報例えば論理名などをユ
ーザ・グループテーブル１８に記憶し、担当者３６やグ
ループ３７の名称から読み出し可能にするものである。

【００２５】一方、クライアント計算機２には１つまた
は複数のワークポイント２１が設けられている。これら
ワークポイント２１には、ワーククライアント装置２２
と、対象業務となるフォルダ２３と、マクロ解釈装置２
４とが設けられている。

【００２６】このワーククライアント装置２２は、図２
に示すような業務フローを作成したり、ある対象業務の
処理開始時にワークフローテンプレート１２からワーク
フローサーバ装置１３を介して定義付けされた複数の業
務フローを呼び出して表示し、ある対象業務を回覧する
に最適な１つの業務フローを選択し、或いはその１つの
業務フローの一部を変更したり、全く新規の業務フロー
の場合には追加の意味を含めて新たに業務フローを作成
する機能をもっている。このフォルダ２３は、対象業務
となる電子的な文書等のオブジェクト２５およびマクロ
処理を実行するための自動実行マクロファイル２６が設
けられている。

【００２７】従って、マクロ解釈装置２４においては、
対象業務に相当するフォルダ２３が自身のワークポイン
ト２１に到着したときやワークポイント２１から送付す
るとき等のタイミングに基づいて自動実行マクロファイ
ル２５を解釈し、文書等のオブジェクト２４の業務処理
を実行し、ワークフローデータベース１４の内容を更新
したり、次のワークポイントにフォルダ２３のままで送
付する機能をもっている。

【００２８】次に、以上のように構成されたワークフロ
ーシステムの動作について説明する。先ず、予めワーク
クライアント装置２３を用いて業務上必要な図３に示す
ような業務フローを定義し、それをワークフローテンプ
レート１２に格納する。この場合、定義付けされた業務
フローの中で頻繁に変更する事項例えば担当者，回覧日
時等はその時々の業務によって異なるので予め除いた状
態により格納する。全く新規な業務処理を行う場合には
その業務処理の開始時にワーククライアント装置２３を
用いて業務フローを定義し、ワークフローテンプレート
１２に格納する。また、ユーザ・グループテーブル１８
には予め業務処理を行う課，部，グループ等の必要な属
性情報を格納しておく。

【００２９】以上のような状態において必要な業務処理
を開始する場合、回覧元の担当者がワーククライアント
装置２２を用いてワークフローサーバ装置１３を介して
ワークフローテンプレート１２から既に格納されている
定義付けされた複数の業務フローを順次取り出して表示
部（図示せず）などに表示し、その中から対象業務の回
覧の最適な１つの業務フローを検索する。但し、過去の
経験等から定義付けされた業務フローが知っている場合
には、直接当該定義付けされた業務フローを指定して呼
び出してもよい。

【００３０】このようにしてワーククライアント装置２
３が最適な業務フローを選択すると、その定義付けされ
た業務フローに基づき、或いは定義付けされた業務フロ
ーに多少の変更を加えた後、定義付けされた業務フロー
に必要な属性例えば業務フローの標題，ＩＤ，担当者
名，回覧期限その他必要な運用情報を付して入力する
と、ワークフローサーバ装置１３では、業務フローの標
題，ＩＤ等をフォルダエントリテーブル１５に格納し、
また各ワークポイント３２，３３等の処理内容，担当者
名およびその他の属性等をワークポイントテーブル１６
に格納し、さらにルート情報やその属性情報等をルート
テーブル１７に格納する。そのうち、各ワークポイント
３２，３３ごとの担当者やグループごとの論理名があれ
ば、その論理名をユーザ・グループテーブル１８に格納
する。

【００３１】以上のようにして必要な運用情報が所要の
テーブル１５〜１８に格納された後、マクロ解釈装置２
４は、自動実行ファイル２６に基づいて業務対象である
文書等のオブジェクト２５を適宜編集した後、フォルダ
２３をサーバ計算機１に送出する。ここで、ワークフロ
ーサーバ装置１３は、当該フォルダ２３をワークフロー
テンプレート１２の対象業務フローおよびデータベース
１４の各テーブル内容に従って次のクライアント計算機
２のワークポイントに送付するとともに、当該テーブル
内容を書き換えるとか、フラグを立てるなどにより、次
のワークポイントに移行したことを明確にする。

【００３２】次のワークポイント２１では、送られてく
るフォルダ２３を取り込んだ後、マクロ解釈装置２４
は、フォルダ２３の自動実行ファイル２６を解釈し、サ
ーバ計算機１の内容に従い、業務対象である文書等のオ
ブジェクト２５を適宜編集し、業務処理を実行する。こ
のとき、各ワークポイント２１では、ユーザグループテ
ーブル１８で規定されているユーザの誰かがフォルダ２
３内の文書等のオブジェクト２５を編集するが、この編
集の際、ワークフロークライアント装置２２から“チェ
ックアウト”を指示すると、ワークフローサーバ装置１
３を介してワークポイントテーブル１６にチェックアウ
トしたユーザ名を書き込む。これにより、他の担当者か
らのアクセスを禁止する。

【００３３】そして、編集終了後にチェックインする
と、ワークフローサーバ装置１３ではルートテーブル１
７の内容に基づいてフォルダ２３を次のワークポイント
へ送付する。このとき、ワークフローデータベース１４
の３つのテーブル１５〜１７の属性も変更され、該当ワ
ークポイントの業務処理を終了したことを示す。

【００３４】従って、ワークフローサーバ装置１３は、
ワークフローデータベース１４の各テーブル内容に従
い、指定されたワークポイント２１に順次渡り歩くよう
に管理する。

【００３５】よって、ワークポイントへの到着時，送付
時，チェックアウト時，チェックイン時などのタイミン
グにより、マクロ解釈装置２４はフォルダ２３内の自動
実行ファイル２６を解釈し、ワークフローデータベース
１４の規定内容に基づいて各種の業務処理を実行する。
その自動実行内容は、オブジェクト編集，ワークフロー
データベース更新，フォルダ送付等である。

【００３６】従って、以上のような実施例によれば、あ
る対象業務の業務処理を行うとき、ワークフローテンプ
レート１２から最適な１つの業務フローを取り出し、こ
れに対象業務に適当な運用情報を入力し、ワークフロー
データベース１４に格納するので、実際の対象業務に合
わせて迅速に最適な業務フローを取り出して各ワークポ
イントごとに業務処理が可能な運用状態を作成でき、し
かも類似の業務フローを一部修正しながら最適な業務フ
ローに作成でき、インテリジェントな業務フローの業務
処理を実現できる。

【００３７】また、各業務処理側計算機のワークポイン
トが業務フローに従って自身のワークポイントへの到着
時，他のワークポイントへの送付時，チェックアウト時
およびチェックイン時のタイミングに基づいて前記対象
業務の受け渡し、所要の業務処理および前記ワークフロ
ーデータベースへの登録，内容更新を行うので、管理者
がワークフローデータベースの内容から業務処理の状態
を詳細に把握でき、またあるワークポイントに複数の担
当者が存在しても、予め運用情報によって担当者やグル
ープを登録するので、複数の担当者がワークポイントに
設置される計算機を共有できる。

【００３８】なお、上記実施例は、人が介在する業務フ
ローについて述べたが、各ワークポイントでの自動実行
処理により、電子データを自動的に業務フローに従って
処理することが可能である。例えば電子文書であるソフ
トウェア注文書にソフトウェア品名と注文ユーザ名を記
入し、業務フローを開始したとする。先ず、最初のワー
クポイントは、注文を受け、自動処理で品名と注文ユー
ザを文書から抽出する。そのデータを別システムに渡
し、別システムではフォルダに該当ソフトウェアモジュ
ールをコピーする。次に、そのワークポイントから注文
した担当者のワークポイントへソフトウェアをコピー
し、別のワークポイント（この場合例えば注文ユーザの
担当課の経理担当等）に電子伝票を送付する。それを受
けた経理担当に相当するワークポイントは経理システム
に金額等を登録し、最後に領収書を印刷することにな
る。その他、本発明はその要旨を逸脱しない範囲で種々
変形して実施できる。

【００３９】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、次
のような種々の効果を奏する。請求項１の発明において
は、現実の業務に合った業務フローを迅速に選択した
り，最適な業務フローに変更するのが容易であり、また
業務フローに基づいて運用情報を入力し、業務処理に最
適な業務フローを簡単に構築できる。

【００４０】次に、請求項２の発明は、管理者側計算機
のデータベースに業務の流れの状態，業務内容，担当
者，回覧日時およびその他の種々の情報が登録され、か
つ、業務の流れに従って適宜変更を加えるので、管理者
は所要とする業務処理状態を容易に把握でき、しかも各
ワークポイントで複数の担当者が計算機を共有しながら
業務処理を実行できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係わるワークフローシステムの一実施
例を示す構成図。

【図２】本発明システムに適用する１つの業務フローを
示す図。

【符号の説明】

１…サーバ計算機、２…クライアント計算機、１１，２
１…ワークポイント、１２…ワークフローテンプレー
ト、１３…ワークフローサーバ装置、１４…ワークフロ
ーデータベース、１５…フォルダエントリテーブル、１
６…ワークポイントテーブル、１７…ルートテーブル、
２２…ワーククライアント計算機、２３…フォルダ、２
４…マクロ解釈装置、２５…オブジェクト、２６…自動
実行マクロファイル。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 管理側計算機に伝送ラインを介して業務
   処理の拠点となる１つまたは複数のワークポイントをも
   った複数の業務処理側計算機が接続され、 ある１つの業務処理側計算機のワークポイントは、所要
   とする前記ワークポイントの順序で業務処理を実行する
   業務フローの作成および１つの業務フローを選択し当該
   業務フローの各ワークポイントごとに対象業務に必要な
   業務処理を実行させるための運用情報を入力する情報入
   力手段を有し、 前記管理側計算機は、前記情報入力手段で作成される１
   つ以上の業務フローを定義して記憶するワークフローテ
   ンプレートと、ワークフローデータベースと、前記選択
   された１つの業務フローに基づいて前記情報入力手段か
   ら入力される運用情報を前記ワークフローデータベース
   に記憶するワークフローサーバ装置とを有することを特
   徴とするワークフローシステム。
2. 【請求項２】 管理側計算機に伝送ラインを介して業務
   処理の拠点となる１つまたは複数のワークポイントをも
   った複数の業務処理側計算機が接続され、 ある１つの前記業務処理側計算機のワークポイントは、
   所要とする前記ワークポイントの順序で業務処理を実行
   する業務フローの作成および１つの業務フローを選択し
   当該業務フローの各ワークポイントごとに対象業務に必
   要な業務処理を実行させるための運用情報を入力する情
   報入力手段を有し、 前記管理側計算機は、前記情報入力手段で作成される１
   つ以上の業務フローを定義して記憶するワークフローテ
   ンプレートと、ワークフローデータベースと、前記選択
   された１つの業務フローに基づいて前記情報入力手段か
   ら入力される運用情報を前記ワークフローデータベース
   に記憶するワークフローサーバ装置とを有し、 また、前記ある１つの前記業務処理側計算機を含む各業
   務処理側計算機のワークポイントは、業務フローに従っ
   て自身のワークポイントへの到着時，他のワークポイン
   トへの送付時，チェックアウト時およびチェックイン時
   のタイミングに基づいて前記対象業務の受け渡し、所要
   の業務処理および前記ワークフローデータベースの登
   録，内容更新を行う実行手段を有することを特徴とする
   ワークフローシステム。