JP7593036B2 - ファイル管理装置およびプログラム - Google Patents

Description

本発明は、ファイル管理装置およびプログラムに関する。

コンピュータの記憶装置に格納された複数の電子ファイルをアーカイブファイルにして、一括して読み出す技術が知られている。

特許文献１には、複数のコンテンツ文書をアーカイブファイルとして一括でダウンロードする技術において、サーバ内の異なる場所に保存されている同名のコンテンツ文書がある場合には、それらのコンテンツ文書をアーカイブファイル内の異なるフォルダに保存することで、ダウンロード先で同じフォルダに同名のコンテンツ文書が現れることを防ぐことが記載されている。

特許文献２には、文書ファイルのコピーに関し、コピー先の文書ファイルのファイル名に、当該文書ファイルのコピー元の記憶場所を示すパス情報を含ませることが記載されている（同文献の段落００８０、図１３参照）。

特許第５８８９００９号公報 特開２０１９－８６８６４号公報

ある目的のための複数の電子ファイル（以下、コンテントファイルと言う）のそれぞれの格納先であるファルダが予め用意され、各コンテントファイルが対応するフォルダへ格納されて、管理されるものがある。また、ある目的のための複数のコンテントファイルのそれぞれの役割等の分類が予め規定され、各コンテントファイルの登録にともなって、各コンテントファイルが対応する分類と対応付けられて、管理されるデータベース等がある。これらのファイル管理において、コンテントファイルの格納先または分類は、コンテントファイルの位置付けと言える。以下、これらのファイル管理を、ファイル位置付け事前規定型のファイル管理、または、事前規定型ファイル管理と言う。

事前規定型ファイル管理により特定の目的のための複数のコンテントファイルを管理する場合において、すでに位置付けに対応付けられているコンテントファイルをアーカイブファイルにして、一括して読み出した際に、読み出し結果から、まだコンテントファイルが対応付けられていない位置付けを把握できるようにすることが望まれている。

本発明の目的は、事前規定型ファイル管理により特定の目的のための複数のコンテントファイルを管理する場合において、すでに位置付けに対応付けられているコンテントファイルの読み出し結果から、まだコンテントファイルが対応付けられていない位置付けを把握できるようにすることにある。

請求項１に係る発明は、プロセッサを含み、前記プロセッサは、特定の目的のための複数のコンテントファイルの、それぞれの位置付けを示す構成情報が予め規定され、コンテントファイルの登録にともなって、コンテントファイルと前記構成情報とを対応付けて管理する構成において、前記構成情報にすでに対応付けられている登録済みコンテントファイルを一括して読み出す読出要求をクライアントから受け付け、前記読出要求に基づいて、各前記登録済みコンテントファイルにすでに対応付けられている前記構成情報を各前記登録済みコンテントファイルのファイル名に付与し、コンテントファイルがまだ対応付けられていない前記構成情報も含めて前記構成情報ごとに、ファイル名に前記構成情報が付与された構成情報ファイルを作成し、複数の前記登録済みコンテントファイルと前記構成情報ごとの前記構成情報ファイルとが同一階層に並ぶアーカイブファイルを前記クライアントに提供する、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項２に係る発明は、請求項１に記載のファイル管理装置であって、前記構成情報ファイルは、ユーザによって操作される前記クライアントが当該構成情報ファイルに対応するコンテントファイルを前記ファイル管理装置内に格納するための前記ファイル管理装置へのアクセス情報を含む、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項３に係る発明は、請求項１又は２に記載のファイル管理装置であって、前記構成情報ファイルは、ユーザによって操作される前記クライアントが当該構成情報ファイルに対応するコンテントファイルを前記ファイル管理装置から読み出すための前記ファイル管理装置へのアクセス情報を含む、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項４に係る発明は、請求項１から３のいずれか一項に記載のファイル管理装置であって、前記構成情報ファイルは、ユーザによって操作される前記クライアントが、前記特定の目的のための複数のコンテントファイルの管理画面を表示するための前記ファイル管理装置へのアクセス情報を含む、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項５に係る発明は、請求項１に記載のファイル管理装置であって、前記構成情報は、複数の構成要素を含み、前記プロセッサは、前記読出要求を受け付けて前記構成情報を前記登録済みコンテントファイルの元ファイル名に付与して新ファイル名とする際の、新ファイル名における元ファイル名と各前記構成要素の並び順の指定を前記クライアントから受け付ける、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項６に係る発明は、請求項１又は５に記載のファイル管理装置であって、前記構成情報は、複数の構成要素を含み、前記プロセッサは、前記読出要求を受け付けて前記構成情報を前記構成情報ファイルのファイル名に付与する際の、ファイル名における各前記構成要素の並び順の指定を前記クライアントから受け付ける、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項７に係る発明は、請求項１、５又は６に記載のファイル管理装置であって、前記プロセッサは、前記読出要求を受け付けて前記構成情報ファイルを生成する際に、当該構成情報ファイルに対応する構成情報と当該構成情報の属性を示す属性情報とを当該構成情報ファイルのファイル名に付与する、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項８に係る発明は、請求項７に記載のファイル管理装置であって、前記プロセッサは、前記構成情報ファイルのファイル名に付与する前記属性情報の種類の指定を前記クライアントから受け付ける、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項９に係る発明は、請求項８に記載のファイル管理装置であって、前記プロセッサは、前記構成情報ファイルのファイル名に付与する前記属性情報の種類の指定を受け付けた際に、指定された属性情報が存在しない場合には、その属性情報に代えて予め定められた文字例を前記構成情報ファイルのファイル名に付与する、ことを特徴とするファイル管理装置である。

請求項１０に係る発明は、特定の目的のための複数のコンテントファイルの、それぞれの位置付けを示す構成情報が予め規定され、コンテントファイルの登録にともなって、コンテントファイルと前記構成情報とを対応付けて管理する構成において、前記構成情報にすでに対応付けられている登録済みコンテントファイルを一括して読み出す読出要求をクライアントから受け付け、前記読出要求に基づいて、各前記登録済みコンテントファイルにすでに対応付けられている前記構成情報を各前記登録済みコンテントファイルのファイル名に付与し、コンテントファイルがまだ対応付けられていない前記構成情報も含めて前記構成情報ごとに、ファイル名に前記構成情報が付与された構成情報ファイルを作成し、複数の前記登録済みコンテントファイルと前記構成情報ごとの前記構成情報ファイルとが同一階層に並ぶアーカイブファイルを前記クライアントに提供する、ことをコンピュータに実行させるためのプログラムである。

請求項１、１０に係る発明によれば、アーカイブファイル内の登録済みコンテントファイルと構成情報ファイルとの対応関係から、まだコンテントファイルが対応付けられていない位置付け（構成情報）が把握される。

請求項２に係る発明によれば、ユーザがファイル管理装置内のコンテントファイルの格納先を探さなくて済む。

請求項３に係る発明によれば、ユーザがファイル管理装置内のコンテントファイルの読み出し元を探さなくて済む。

請求項４に係る発明によれば、ユーザがファイル管理装置にアクセスして、さらに管理画面の表示を指示する場合に比べて、管理画面が容易に表示される。

請求項５に係る発明によれば、所望の順番で元ファイル名と各構成要素が並ぶ、登録済みコンテントファイルの新ファイル名が得られる。

請求項６に係る発明によれば、所望の順番で各構成要素が並ぶ、構成情報ファイルのファイル名が得られる。

請求項７に係る発明によれば、構成情報ファイルのファイル名から、その構成情報ファイルに対応する構成情報の属性情報が得られる。

請求項８に係る発明によれば、構成情報ファイルのファイル名に、所望の属性情報が付与される。

請求項９に係る発明によれば、構成情報ファイルのファイル名から、その構成情報ファイルに対応する構成情報の指定された属性情報が存在しないことが分かる。

ファイル管理システムの概略構成図である。 事前規定型ファイル管理について説明するための図である。 ファイル管理システムの機能ブロック図である。 管理画面とアーカイブファイルの保存先指定ウィンドウの例を示す図である。 アーカイブファイルの作成処理の流れを示すフローチャートである。 アーカイブファイルの構成の一例を示す図である。 構成情報ファイルの内容と、それに含まれるアクセス情報に基づいて表示されるウィンドウの例を示す図である。 文書ファイル名と構成情報ファイル名のそれぞれの要素の並び順を指定する画面の例を示す図である。 図８に示す並び順の指定に基づいて作成されたアーカイブファイルの構成の一例を示す図である。 文書ファイル名と構成情報ファイル名のそれぞれの要素の並び順を指定する画面の別の例を示す図である。 図１０に示す並び順の指定に基づいて作成されたアーカイブファイルの構成の一例を示す図である。 図１０に示す並び順の指定に基づいて作成されたアーカイブファイルの構成の別の一例を示す図である。

以下、本発明に係る各実施形態について添付図面を確認しながら詳細に説明する。以下で述べる構成は、説明のための例示であって、システム、装置の仕様等に合わせて適宜変更が可能である。また、以下において複数の実施形態や変形例などが含まれる場合、それらの特徴部分を適宜に組み合わせて用いることは当初から想定されている。全ての図面において同一の要素には同一の符号を付し、重複する説明を省略する。

＜ファイル管理システムの概略構成＞
図１は、ファイル管理システム１０の概略構成図である。ファイル管理システム１０は、サーバ１２と、サーバ１２にインターネット等のネットワーク１８を介して通信可能に接続される複数のクライアント１４とを備える。ネットワーク１８は、インターネットに限られず、イントラネット、専用回線など様々な形態を採用可能である。サーバ１２は、ファイル管理装置１２として機能する。以下、サーバ１２をファイル管理装置１２と言う。

ファイル管理装置１２は、複数のコンテントファイルを管理し、クライアント１４からの要求に応じて、コンテントファイルの登録を受け付けると共に、登録済みのコンテントファイルをクライアント１４に提供するコンピュータである。ここで、コンテントファイルは、画像ファイル、文書ファイルなどの様々な形式の電子ファイルを含む。以降の説明では、コンテントファイルを文書ファイルとする。なお、「コンテントファイル」は、ファイル管理装置において管理対象となる個々の電子ファイルのことであり、コンテントファイルの読出要求に基づいて作成される「アーカイブファイル」および「構成情報ファイル」（詳細は後述）とは区別される。

ファイル管理装置１２は、プロセッサ２０と記憶装置２２とを備える。プロセッサ２０は、ＣＰＵを含み、ファイル管理装置１２にインストールされているプログラムに従って情報処理を実行する。なお、プロセッサ２０を、狭義のコンピュータと定義することができる。記憶装置２２は、ＲＯＭ、ＲＡＭ、フラッシュメモリ、ハードディスク等であり、プロセッサ２０が実行するプログラムなどを記憶する。ファイル管理装置１２は、ＷＥＢサーバとして機能する。

なお、ファイル管理装置１２のプロセッサ２０が実行するプログラムは、インターネット等のネットワークを介して提供することはもちろん、光ディスクやＵＳＢメモリ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。

クライアント１４は、ユーザが操作するパーソナルコンピュータ（ＰＣ）、タブレット端末、またはスマートフォン等である。クライアント１４には、ＷＥＢブラウザがインストールされている。ユーザは、ＷＥＢブラウザにより、ファイル管理装置１２が提供する画面（ウィンドウを含む）をクライアント１４のディスプレイに表示させ、その画面上で操作を行う。なお、ＷＥＢブラウザに代えて、専用のアプリケーションがクライアント１４で使用されてもよい。

＜事前規定型ファイル管理＞
ここで、ファイル管理装置１２が行う事前規定型ファイル管理について説明する。ファイル管理装置１２は、例えば、図２に示すような案件（同図の「プロジェクトＡ」）のための複数の文書ファイル２８を管理する。案件とは、複数の工程を含む作業（業務を含む）である。図２には、案件である「プロジェクトＡ」が「作業１」、「作業２」、および「作業３」の工程を含み、それぞれの工程において「計画書」および「報告書」が必要とされる場合の、文書ファイルの管理例２６について示されている。なお、図２において、「計画書１．ｐｄｆ」、「報告書１．ｐｄｆ」、および別の「計画書１．ｐｄｆ」は、登録済みの文書ファイル２８である。

まず、案件に関して、どのような文書をファイル管理装置１２に登録するか、すなわち、どのような文書をファイル管理装置１２で管理するかが、文書ファイル２８を登録する前（例えば案件のスケジュール検討段階）に、ユーザからファイル管理装置に指定される。図２の例では、「プロジェクトＡ」において、「作業１」、「作業２」、および「作業３」のそれぞれに工程に関し、「計画書」および「報告書」を登録することが、ユーザから指定される。

そして、ファイル管理装置１２は、指定された文書の文書ファイルを格納するためのフォルダを生成する。この際、図２に示すように、ファイル管理装置１２は、案件を上位フォルダ、その案件に属する工程を中位フォルダ、各工程に属する文書を下位フォルダというように、階層的にフォルダを生成する。図２において、四角で囲って示す案件名、工程名、および文書名のそれぞれは、それらの名称が付与されたフォルダである。このようにして生成された各文書ファイルの格納先（フォルダ）は、各文書ファイルの位置付けと言える。このように、文書ファイル２８を登録する前に、文書ファイル２８の位置付けが規定される（「格納先が用意される」を含む）ファイル管理を、事前規定型ファイル管理と言う。クライアントから、文書ファイル２８（例えば図２の「計画書１．ｐｄｆ」）が、その文書ファイル２８に対応するフォルダ（例えば図２の「プロジェクトＡ」－「作業１」－「計画書」）に格納されることで、その文書ファイル２８が登録される。

なお、図２のように、文書ファイルの格納先を示すフォルダパス名（例えば図２の「プロジェクトＡ」－「作業１」－「計画書）は、文書ファイル（例えば図２の「計画書１．ｐｄｆ」）の役割等の分類を示す。このように、文書ファイルの格納先（フォルダ）を予め用意することは、文書ファイルの分類を予め規定していることになる。ここで、文書ファイルの分類も、文書ファイルの位置付けと言える。図２の例では、文書ファイルの格納先の観点と、分類の観点との両方で、文書ファイルの位置付けが規定されている。なお、フォルダ名の付与の仕方によっては、フォルダパス名が文書ファイルの分類を示さないこともあり得るが、その場合でも、文書ファイルの格納先の観点（格納先が用意されている点）では、文書ファイルの位置付けが規定されていることになる。

以上の説明では、フォルダにより文書ファイルを管理するとしたが、データベースで文書ファイルを管理してもよい。なお、図２の、四角で囲って示す案件名、工程名、文書名のそれぞれは、以上の説明ではフォルダと説明したが、ここからは、文書ファイルの分類を示す要素として説明する。データベースで文書ファイルを管理する場合、文書ファイルが登録される前に、ユーザから、どのような文書をファイル管理装置１２に登録するかの指定を受け付けて、データベースにおいて文書の分類（位置付け）を規定する。図２の例では、案件を上位要素、その案件に属する工程を中位要素、各工程に属する文書を下位要素というように、階層的に分類を規定する。図２において、例えば（「プロジェクトＡ」－「作業１」－「計画書」）、（「プロジェクトＡ」－「作業１」－「報告書」）、・・のそれぞれが分類である。そして、データベースにおいて、文書ファイル２８（例えば図２の「計画書１．ｐｄｆ」）が、その文書ファイル２８に対応する分類（例えば図２の「プロジェクトＡ」－「作業１」－「計画書」）に対応付けられることで、その文書ファイル２８が登録される。これは、データベースを用いた事前規定型ファイル管理である。

事前規定型ファイル管理は、フォルダ、データベース、または、それらに準じた手段のいずれを用いて実現されてもよい。以降説明するように、本実施形態では一例としてデータベースを用いる。

ここで、各コンテントファイル（ここでは文書ファイル）の位置付けを示す情報を、構成情報と言う。図２において、例えば（「プロジェクトＡ」－「作業１」－「計画書」）、（「プロジェクトＡ」－「作業１」－「報告書」）、・・のそれぞれが構成情報である。構成情報は、構成要素により階層的に定義され得る。すなわち、構成情報が階層的に定義されるとき、その各階層が、構成情報の構成要素となる。図２において、案件（プロジェクトＡ）は上位階層の構成要素であり、工程（例えば作業１）は中位階層の構成要素であり、工程で必要とされる文書（例えば計画書）は下位階層の構成要素である。なお、ルート要素に相当する最上位階層の構成要素（図２では案件（プロジェクトＡ））は、管理される各文書ファイルの目的を示すものであり、全ての構成情報に含まれて各構成情報の識別力を有さないので、構成情報から省いてもよい。以下の説明では、構成情報は、管理される各文書ファイルの目的を示す最上位階層の構成要素を省いた形態の構成情報とする。

なお、以上では、案件に関するコンテントファイルを管理する例を示したが、事前規定型ファイル管理により管理するコンテントファイルは、案件に関するものに限定されない。

＜ファイル管理装置の特徴＞
ファイル管理装置１２は、特定の目的のための複数の文書ファイルを事前規定型ファイル管理により管理する。ファイル管理装置１２のプロセッサ２０は、クライアント１４から、構成情報にすでに対応付けられている登録済み文書ファイルを一括して読み出す読出要求を受け付ける。ここで、構成情報にすでに対応付けられている登録済み文書ファイルとは、文書ファイルの登録にともなって、格納先（位置付け）としてのフォルダに格納済みの文書ファイル、または、データベース等において分類（位置付け）に対応付け済みの文書ファイルである。

そして、ファイル管理装置１２のプロセッサ２０は、受け付けた読出要求に基づいて、図６に示すように、各登録済み文書ファイル７４の構成情報を各登録済み文書ファイル７４のファイル名に付与した上で複数の登録済み文書ファイル７４が同一階層に並ぶアーカイブファイル７０を、クライアント１４に提供する。なお、図６には、図２の管理例２６に対応するアーカイブファイル７０の内容が示されている。この際、ファイル管理装置１２のプロセッサ２０は、文書ファイルがまだ対応付けられていない構成情報も含めて構成情報ごとに、ファイル名に構成情報が付与された構成情報ファイル７２を作成し、アーカイブファイル７０に含める。なお、ここでファイル名に含まれる構成情報の表記方法は、文書データベース３８に記憶されている構成情報４０（後述）の表記方法と全く同一である必要はなく、構成情報を含むファイル名を見たクライアント１４のユーザが、位置付けを理解できる範囲で表記が変更されていてもよい。

これにより、クライアント１４において、アーカイブファイル７０の内容から、文書ファイル７４が対応付けられていない、すなわち、文書ファイル７４が登録されていない位置付け（構成情報）が把握される。具体的には、ファイル名に、同じ構成情報が含まれる文書ファイル７４と構成情報ファイル７２のペアがあれば、その構成情報には文書ファイルが登録されていることになり、ペアがなく構成情報ファイル７２のみの場合には、その構成情報ファイル７２に対応する構成情報には文書ファイルが登録されていないことになる。

＜ファイル管理システムの機能構成＞
ここから、本実施形態のファイル管理システム１０について具体的に説明する。図３は、本実施形態のファイル管理システム１０の機能ブロック図である。ファイル管理装置１２のプロセッサ２０は、記憶装置２２に格納されたプログラム（不図示）に従って動作することにより、管理画面提供部３０、アーカイブ作成部３２、登録処理部３４、および読出処理部３６として機能する。管理画面提供部３０は、クライアント１４に管理画面（図４参照）を提供し、アーカイブ作成部３２は、アーカイブファイル７０を作成してクライアント１４に提供する処理を行い、登録処理部３４は、文書ファイルを文書データベースに登録する処理を行い、読出処理部３６は、文書データベースから文書ファイルを個別に読み出してクライアント１４に提供する処理を行う。

ファイル管理装置１２の記憶装置２２には、文書データベース３８（以下、文書ＤＢ３８と言う）が格納されている。文書ＤＢ３８は、構成情報４０、属性情報４２、対応付け情報４４、および登録済み文書ファイル群４６を含む。

文書ＤＢ３８の構成情報４０は、図２を用いて説明したものである。以降も、文書ＤＢ３８の構成情報４０は、図２の管理例２６であるとして説明する。文書ＤＢ３８の属性情報４２は、各構成情報４０を規定する際に、ユーザから指定される各構成情報４０の属性情報４２であり、例えば文書（位置付け）の作成開始予定日、作成担当者、作成納期などである。文書ＤＢ３８の登録済み文書ファイル群４６は、クライアント１４から文書ファイルが登録されて、文書ＤＢ３８に登録された文書ファイル４８（登録済み文書ファイルと言う）の集まりである。文書ＤＢ３８の対応付け情報４４は、クライアント１４から文書ファイルが構成情報と対応付けて登録される際に作成される情報であり、登録済み文書ファイル群４６の一部となる文書ファイルが、どの構成情報と対応しているかを示す情報である。

クライアント１４は、プロセッサ５０、記憶装置５２、入力装置５３、および表示装置５４を備える。クライアント１４のプロセッサ５０は、ＣＰＵを含み、記憶装置５２に格納されたプログラム（不図示）に従って動作する。クライアント１４の記憶装置５２は、ＲＯＭ、ＲＡＭ、フラッシュメモリ、ハードディスク等である。記憶装置５２には、プログラム（不図示）、ファイル管理装置１２から読み出されたアーカイブファイル７０、ファイル管理装置１２から個別に読み出された文書ファイル５５、およびファイル管理装置１２へ登録する文書ファイル５６が格納される。入力装置５３は、例えばキーボード、マウス等である。表示装置５４は、ディスプレイである。

＜管理画面＞
次に、ファイル管理装置１２が提供する管理画面について説明する。図４の上側には、管理画面５８の一例が示されている。管理画面５８は、図２の管理例２６に対応した画面である。管理画面５８は、文書ＤＢ３８で管理する文書について示す管理文書表示部６０と、ダウンロードボタン６２とを含む。

ユーザが、ＷＥＢブラウザ等により、クライアント１４からファイル管理装置１２に、管理画面５８の表示要求を出すと、ファイル管理装置１２の管理画面提供部３０が、それを受けて、管理画面５８を生成する。生成された管理画面５８は、ファイル管理装置１２からクライアント１４に供給されて、クライアント１４の表示装置５４に表示される。管理画面提供部３０は、文書ＤＢ３８の構成情報４０と対応付け情報４４とに基づいて、管理画面５８の管理文書表示部６０を生成する。文書ＤＢ３８の対応付け情報４４から、文書ファイルが対応付けられている構成情報が分かり、文書ＤＢ３８の対応付け情報４４と、文書ＤＢの構成情報（全ての構成情報）とを比較することにより、文書ファイルがまだ対応付けられていない（まだ登録されていない）構成情報が分かる。従って、管理画面提供部３０は、図４の管理文書表示部６０のように、文書ファイルがすでに対応付けられている（すでに登録されている）文書と、文書ファイルがまだ対応付けられていない（まだ登録されていない）文書との違いが分かるように管理文書表示部６０を生成可能である。図４の管理文書表示部６０では、登録済みの文書の枠線が実線となっており、未登録の文書の枠線が破線となっている。

管理画面５８のダウンロードボタン６２は、文書ＤＢ３８に登録済みの文書ファイルを、アーカイブファイルにして一括して読み出すためのボタンである。ユーザが、クライアント１４の入力装置５３を操作して、例えばマウスカーソルでダウンロードボタン６２を押下すると、ファイル管理装置１２からクライアント１４に、保存先指定ウィンドウ６４（図４の下側）が提供されて、クライアント１４の表示装置５４に表示される。ユーザが、保存先指定ウィンドウ６４において、クライアント１４の記憶装置５２上のアーカイブファイルの保存先と、アーカイブファイルのファイル名（図４の例では「プロジェクトＡ．ｚｉｐ」）とを指定して、保存ボタン６６を押下すると、ファイル管理装置１２に、登録済み文書ファイルの一括読出要求が出される。

＜アーカイブファイルの作成＞
ファイル管理装置１２のプロセッサ２０は、クライアント１４から一括読出要求を受け付けると、アーカイブ作成部３２として機能して、アーカイブファイルを作成する。図５は、アーカイブファイルの作成処理の流れを示すフローチャートである。図６は、文書ＤＢ３８の構成情報４０が図２の管理例２６と同じである場合に、図５の処理により作成されるアーカイブファイル７０の一例である。

図２の管理例２６を参照しながら、図５のフローチャートについて説明する。なお、図２の管理例２６では、構成情報は、（作業１－計画書）、（作業１－報告書）、（作業２－計画書）、（作業２－報告書）、（作業３－計画書）、および（作業３－報告書）の６つである。

図５のＳ１００で、アーカイブ作成部３２は、変数ｉに１を設定する。次に、Ｓ１０２で、アーカイブ作成部３２は、文書ＤＢ３８の構成情報４０のうち、ｉ番目の構成情報（構成情報ｉ）を取得する。ここでは、ｉ＝１なので、１番目の構成情報として図２の（作業１－計画書）を取得する。

次に、Ｓ１０４で、アーカイブ作成部３２は、アーカイブファイル内の１つのファイルとして、ｉ番目の構成情報（構成情報ｉ）に対応する構成情報ファイル（以下、ｉ番目の構成情報ファイルと言う）を作成する。この際、構成情報ファイルのファイル名に対応する構成情報を付与する。ここでは、ｉ＝１なので、１番目の構成情報ファイルを作成する。図６には、１番目の構成情報ファイル７２である「００１＿作業１＿計画書．ｔｘｔ」が示されている。このファイル名には、１番目の構成情報である（作業１－計画書）がファイル名に付与されている。なお、ファイル名に含まれる「００１」は、アーカイブファイル内のファイルに連番で付与する続き番号である。なお、続き番号は適宜、省略してもよい。

なお、構成情報ファイル７２の内容（中身）は、限定されない。例えば、構成情報ファイルの中身は、何も無くてもよい。本実施形態では、構成情報ファイルの内容は、ファイル管理装置１２へのアクセス情報（図７の構成情報ファイルの内容７３参照）を含む。また、構成情報ファイル７２の形式も限定されないが、本実施形態ではテキスト形式としている。

次に、Ｓ１０６で、アーカイブ作成部３２は、ｉ番目の構成情報（構成情報ｉ）に対応する文書ファイルが文書ＤＢ３８に登録されているかを確認する。ここでは、ｉ＝１なので、１番目の構成情報について確認する。図２の管理例２６では、１番目の構成情報（作業１－計画書）に対応する文書ファイル２８（計画書１．ｐｄｆ）がすでに文書ＤＢ３８に登録されているので、Ｓ１０６がＹｅｓとなり、Ｓ１０８に進む。

次に、Ｓ１０８で、アーカイブ作成部３２は、文書ＤＢ３８の登録済み文書ファイル群４６からｉ番目の構成情報（構成情報ｉ）に対応する登録済み文書ファイル４８を読み出して、アーカイブファイル７０に追加する。この際、その文書ファイルのファイル名に、対応する構成情報を付与する。ここでは、ｉ＝１なので、１番目の構成情報について行う。図６には、１番目の構成情報に対応する文書ファイル７４「００２＿作業１＿計画書＿＿計画書１．ｐｄｆ」が示されている。このファイル名には、文書ファイルの元ファイル名「計画書１．ｐｄｆ」に、1番目の構成情報である（作業１－計画書）が付与されている。なお、このファイル名では、元ファイル名「計画書１．ｐｄｆ」と、付与された続き番号および構成情報「００２＿作業１＿計画書」との間に、アンダーバーを２つ入れることで、新ファイル名において、元ファイル名と構成情報とを識別できるようにしている。

なお、Ｓ１０６で、ｉ番目の構成情報（構成情報ｉ）に対応する文書ファイルが文書ＤＢ３８に登録されていない場合（Ｓ１０６：Ｎｏ）には、Ｓ１０８はスキップされる。

次に、Ｓ１１０で、アーカイブ作成部３２は、変数ｉに１を加算する。ここでは、ｉ＝１に１が加算されて、ｉ＝２になる。次に、Ｓ１１２で、アーカイブ作成部３２は、変数ｉが、文書ＤＢ３８の構成情報４０の全数よりも大きいかを確認する。図２の管理例２６では、構成情報の全数は６つであり、ここではｉ＝２なので、Ｓ１１２はＮｏとなる。Ｓ１１２がＮｏの場合には、Ｓ１０２に戻って、次の構成情報についての処理を行う。

アーカイブ作成部３２は、ここではｉ＝２なので、２番目の構成情報について以上説明したＳ１０２～Ｓ１０８と同じ処理を行う。具体的には、アーカイブ作成部３２は、Ｓ１０２で、２番目の構成情報として図２の（作業１－報告書）を取得し、Ｓ１０４～Ｓ１０８の処理を行うことで、２番目の構成情報についての構成情報ファイル７２「００３＿作業１＿報告書．ｔｘｔ」と文書ファイル７４「００４＿作業１＿報告書＿＿報告書１．ｐｄｆ」とを、アーカイブファイル７０に追加する。

このように、変数ｉを加算していき、全ての構成情報について処理が完了すると、Ｓ１１２がＹｅｓとなり、図５のフローが終了となる。図２の管理例２６では、１～３番目の構成情報には文書ファイルが対応付けられているので、図６のアーカイブファイル７０には、それらの文書ファイルが、ファイル名が変更された形態で存在している。一方、図２の管理例２６では、４～６番目の構成情報には文書ファイルが対応付けられていないので、図６のアーカイブファイル７０には、それらの文書ファイルが存在していない。

ファイル管理装置１２は、作成したアーカイブファイル７０を、一括読出要求を出したクライアント１４に送付する。一括読出要求を出したクライアント１４は、アーカイブファイル７０をファイル管理装置１２から受け取り、図４の保存先指定ウィンドウ６４で指定した、記憶装置５２内の保存先に記憶する。

＜主要な作用効果＞
以上説明した実施形態によれば、ユーザにより、クライアント１４において、アーカイブファイル７０の内容から、文書ファイルが対応付けられていない、すなわち、文書ＤＢ３８において文書ファイルが登録されていない位置付け（構成情報）が把握される。具体的には、ファイル名に、同じ構成情報が含まれる文書ファイル７４と構成情報ファイル７２のペアがあれば、その構成情報には文書ファイルが登録されていることになり、ペアがなく構成情報ファイル７２のみの場合には、その構成情報ファイルに対応する構成情報には文書ファイルが登録されていないことになる。なお、このような情報はユーザが管理画面５８から確認可能であるが、アーカイブファイル７０を読み出して、管理画面５８を閉じた後、ファイル管理装置１２に再びアクセスして管理画面５８を表示しなくても、アーカイブファイル７０の内容から各文書の登録有無を把握できる点にメリットがある。

また、以上説明した実施形態によれば、アーカイブファイル７０を取得したユーザは、文書ファイルが同一階層に並んでいるので、それらが異なるフォルダにある場合に比べて、目的の文書ファイル７４に容易に到達可能である。また、図２の「計画書１．ｐｄｆ」のように、同じファイル名の文書ファイルが複数登録されており、それらの文書ファイルをファイル名を変更せずに一括して読み出す場合には、一般的に、それら文書ファイルを同一階層に存在させることができない。しかし、以上説明した実施形態によれば、文書ファイルのファイル名が同じであっても、それらの位置付け（構成情報）が異なるため、その異なる構成情報をファイル名に付与することで、それら文書ファイルを同一階層に存在させることが可能となっている。

＜構成情報ファイルの内容＞
次に、アーカイブファイル７０に格納された構成情報ファイル７２の中身（内容）について説明する。図７は、構成情報ファイルの内容７３と、それに含まれるアクセス情報に基づいて表示されるウィンドウ７６、８０の例を示す図である。図７の構成情報ファイルの内容７３は、図６に示す構成情報ファイル「００１＿作業１＿計画書．ｔｘｔ」の内容である。

図７に示すように、構成情報ファイルの内容７３は、ファイル管理装置１２へのアクセス情報を含む。ここで、ファイル管理装置へのアクセス情報とは、ファイル管理装置が提供する画面（ページ）またはフォルダにアクセスするためのアドレスである。図７の例では、構成情報ファイルの内容７３は、管理画面ＵＲＬ、ダウンロードＵＲＬ、および登録ＵＲＬを含む。管理画面ＵＲＬは、上記した管理画面５８をクライアントの表示装置に表示させるためのアクセス情報である。ユーザは、管理画面ＵＲＬを、クライアントのＷＥＢブラウザ等に入力することで、管理画面５８をクライアント１４の表示装置５４に表示させる。このように、構成情報ファイルの内容７３が管理画面５８へのアクセス情報を含むことで、ユーザがファイル管理装置１２にアクセスして、さらに管理画面５８の表示指示を出す場合に比べて、管理画面５８がクライアント１４の表示装置５４に容易に表示される。

ダウンロードＵＲＬは、それが記載された構成情報ファイルに対応する文書ファイルを個別にファイル管理装置１２からクライアント１４に読み出すためのアクセス情報である。ダウンロードＵＲＬは、構成情報ファイル７２ごとに異なり、図７の例では、構成情報ファイル「００１＿作業１＿計画書．ｔｘｔ」に対応する、構成情報（作業１－計画書）における文書ファイル（図２の上側の「計画書１．ｐｄｆ」）を読み出すためのアクセスＵＲＬである。ユーザが、ダウンロードＵＲＬを、クライアント１４のＷＥＢブラウザ等に入力することで、保存先指定ウィンドウ７６（図７参照）がクライアント１４の表示装置５４に表示される。ユーザは、保存先指定ウィンドウ７６において、文書ファイルの保存先と、文書ファイルのファイル名（図７の例では「計画書１．ｐｄｆ」）とを指定して、保存ボタン７８を押下する。それにより、文書ＤＢ３８に登録されている、（作業１－計画書）の構成情報に対応付けられた文書ファイルが、保存先指定ウィンドウ７６で指定した保存先に保存される。なお、この際、ファイル管理装置１２のプロセッサ２０は、読出処理部３６として機能して処理を行う。このアクセス情報は、例えば文書ＤＢ３８にある文書ファイルが更新された際に、その文書ファイルを個別に読み出せる点で有効である。また、構成情報ファイルの内容７３が文書ファイルの読み出し元へのアクセス情報を含むことで、ユーザがファイル管理装置１２内の文書ファイルの読み出し元を探さなくても済む。

登録ＵＲＬは、それが記載された構成情報ファイルに対応する構成情報に対応付ける文書ファイルを指定して、その文書ファイルを文書ＤＢ３８に登録するためのアクセス情報である。登録ＵＲＬは、構成情報ファイル７２ごとに異なり、図７の例では、構成情報（作業１－計画書）に、文書ファイルを登録するためのアクセスＵＲＬである。ユーザが、登録ＵＲＬを、クライアントのＷＥＢブラウザ等に入力することで、ファイル指定ウィンドウ８０（図７参照）がクライアント１４の表示装置５４に表示される。ユーザは、ファイル指定ウィンドウ８０において、登録する文書ファイルを指定して、登録ボタン８２を押下する。それにより、ファイル指定ウィンドウ８０で指定された文書ファイルが、文書ＤＢ３８において（作業１－計画書）の構成情報に対応する文書ファイルとして登録される。なお、この際、ファイル管理装置１２のプロセッサ２０は、登録処理部３４として機能して処理を行う。このように、構成情報ファイルが文書ファイルの登録先へのアクセス情報を含むことで、ユーザがファイル管理装置１２内の文書ファイルの登録先を探さなくても済む。

＜ファイル名の要素の並び順の指定＞
次に、アーカイブファイル７０内の文書ファイル７４と構成情報ファイル７２のファイル名に関し、ファイル名の各要素の並び順を指定する形態について説明する。アーカイブファイル７０による登録済み文書ファイルの一括読み出し時に、ユーザが、図４の保存先指定ウィンドウ６４に設けられた詳細設定ボタン６８を押下する。それにより、ファイル名の各要素の並び順を指定する設定画面をクライアント１４の表示装置５４に表示させる。図８は、その設定画面８４の一例である。

図８に示すように、設定画面８４は、アーカイブファイル内の文書ファイルと構成情報ファイルのそれぞれのファイル名の各要素を指定する複数のプルダウンメニュー８６を含む。ユーザは、文書ファイル名について、その１番目～４番目のそれぞれの要素をプルダウンメニュー８６で指定し、構造情報ファイル名については、その１番目～３番目のそれぞれの要素をプルダウンメニューで指定する。なお、ここでは、文書ファイル名の要素数を４つ、構造情報ファイル名の要素数を３つとしているが、要素数は適宜、変更してよい。

図８上側の開かれたプルダウンメニュー８６に示すように、文書ファイル名で指定可能な要素の種類は、文書ファイルの元ファイル名、構成情報の各構成要素（工程または文書種類）、続き番号、属性情報（作成開始予定日、作成担当者、または作成納期）である。なお、属性情報は、文書ファイルが登録される前に、各構成情報に対応付けてユーザから指定されて、文書ＤＢ３８に格納される情報である（図３に示す、文書ＤＢ３８の属性情報４２）。また、図８下側の開かれたプルダウンメニュー８６に示すように、構成情報ファイル名で指定可能な要素の種類は、構成情報の各構成要素（工程または文書種類）、続き番号、属性情報（作成開始予定日、作成担当者、または作成納期）である。

設定画面８４において、ユーザが、文書ファイル名と構成情報ファイル名の各要素を指定した後、設定ボタン８８を押下することで、並び順の設定が完了する。その後、ユーザが、図４の保存先指定ウィンドウ６４で保存ボタン６６を押下することで、アーカイブファイル７０が、クライアント１４の記憶装置５２に格納される。

図９は、図８に示す設定画面８４の各プルダウンメニュー８６の要素の指定により、生成されたアーカイブファイル７０Ａの構成を示す図である。図８では、文書ファイル名の１番目の要素を元ファイル名としているため、図９における各文書ファイル７４のファイル名の先頭は元ファイル名となっている。本発明の実施形態では、文書ファイルのファイル名に構成情報を付与するので、ファイル名が非常に長くなる場合があり得る。システムによってはファイル名の文字数制限があり、ファイル名の後方部分が省略される可能性があるが、図９のように、ファイル名の先頭に元ファイル名を配置することで、元ファイル名が省略されることが抑制される。このように、所望の順番で元ファイル名と各構成要素が並ぶ、文書ファイルの新ファイル名が得られる。また、所望の順番で各構成要素が並ぶ、構成情報ファイルのファイル名が得られる。

図１０は、図８と同様の設定画面８４Ａであるが、図８の設定画面８４から各プルダウンメニュー８６の要素の指定を変更している。図１０では、文書ファイル名と構成情報ファイル名とのそれぞれの１番目の要素として、属性情報の１つである作成担当者を指定している。図１１は、図１０に示す設定画面８４Ａの各プルダウンメニュー８６の要素の指定により、生成されたアーカイブファイル７０Ｂの構成を示す図である。図１１に示すように、文書ファイル７４と構成情報ファイル７２のファイル名に作成担当者の氏名が表われている。このように、ファイル名に属性情報を含ませることで、ファイル名から、そのファイルに対応する構成情報の属性情報が得られる。

なお、文書ＤＢ３８の属性情報４２の一部または全部が、ユーザから指定されないことで、存在しないこともあり得る。例えば、上記した作成担当者が属性情報４２として文書ＤＢ３８に存在しないが、図１０の設定画面８４Ａのように、文書ファイル名または構成情報ファイル名の要素として指定されることがある。その場合に作成するアーカイブファイルとして、図１２に示すアーカイブファイル７０Ｃのように、存在しない属性情報（作成担当者）に代えて予め定められた文字例を構成情報ファイル７２または文書ファイル７４のファイル名に付与するとよい。図１２では、予め定められた文字列として「＊＊＊＊」を使用している。このようにすれば、文書ファイル７４または構成情報ファイル７２のファイル名から、そのファイルに対応する構成情報の指定された属性情報が存在しないことが分かる。

上記各実施形態において、プロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えばCPU：Central Processing Unit、等）や、専用のプロセッサ（例えばGPU： Graphics Processing Unit、ASIC：Application Specific Integrated Circuit、FPGA：Field Programmable Gate Array、プログラマブル論理デバイス、等）を含むものである。

また上記各実施形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであってもよい。また、プロセッサの各動作の順序は上記各実施形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、適宜変更してもよい。

１０ ファイル管理システム、１２ ファイル管理装置（サーバ）、１４ クライアント、１８ ネットワーク、２０ プロセッサ、２２ 記憶装置、２６ 管理例、２８ 文書ファイル、３０ 管理画面提供部、３２ アーカイブ作成部、３４ 登録処理部、３６ 読出処理部、３８ 文書データベース（文書ＤＢ）、４０ 構成情報、４２ 属性情報、４４ 対応付け情報、４６ 登録済み文書ファイル群、４８ 登録済み文書ファイル、５０ プロセッサ、５２ 記憶装置、５３ 入力装置、５４ 表示装置、５５ 読み出された文書ファイル，５６ 登録する文書ファイル、５８ 管理画面、６０ 管理文書表示部、６２ ダウンロードボタン、６４ 保存先指定ウィンドウ、６６ 保存ボタン、６８ 詳細設定ボタン、７０，７０Ａ，７０Ｂ，７０Ｃ アーカイブファイル、７２ 構成情報ファイル、７３ 構成情報ファイルの内容、７４ 文書ファイル（登録済みコンテントファイル）、７６ 保存先指定ウィンドウ、７８ 保存ボタン、８０ ファイル指定ウィンドウ、８２ 登録ボタン、８４，８４Ａ 設定画面、８６ プルダウンメニュー、８８ 設定ボタン。

Claims (10)

1. プロセッサを含み、
   前記プロセッサは、
   特定の目的のための複数のコンテントファイルの、それぞれの位置付けを示す構成情報が予め規定され、コンテントファイルの登録にともなって、コンテントファイルと前記構成情報とを対応付けて管理する構成において、前記構成情報にすでに対応付けられている登録済みコンテントファイルを一括して読み出す読出要求をクライアントから受け付け、
   前記読出要求に基づいて、各前記登録済みコンテントファイルにすでに対応付けられている前記構成情報を各前記登録済みコンテントファイルのファイル名に付与し、
   コンテントファイルがまだ対応付けられていない前記構成情報も含めて前記構成情報ごとに、ファイル名に前記構成情報が付与された構成情報ファイルを作成し、
   複数の前記登録済みコンテントファイルと前記構成情報ごとの前記構成情報ファイルとが同一階層に並ぶアーカイブファイルを前記クライアントに提供する、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
2. 請求項１に記載のファイル管理装置であって、
   前記構成情報ファイルは、ユーザによって操作される前記クライアントが当該構成情報ファイルに対応するコンテントファイルを前記ファイル管理装置内に格納するための前記ファイル管理装置へのアクセス情報を含む、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
3. 請求項１又は２に記載のファイル管理装置であって、
   前記構成情報ファイルは、ユーザによって操作される前記クライアントが当該構成情報ファイルに対応するコンテントファイルを前記ファイル管理装置から読み出すための前記ファイル管理装置へのアクセス情報を含む、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
4. 請求項１から３のいずれか一項に記載のファイル管理装置であって、
   前記構成情報ファイルは、ユーザによって操作される前記クライアントが、前記特定の目的のための複数のコンテントファイルの管理画面を表示するための前記ファイル管理装置へのアクセス情報を含む、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
5. 請求項１に記載のファイル管理装置であって、
   前記構成情報は、複数の構成要素を含み、
   前記プロセッサは、
   前記読出要求を受け付けて前記構成情報を前記登録済みコンテントファイルの元ファイル名に付与して新ファイル名とする際の、新ファイル名における元ファイル名と各前記構成要素の並び順の指定を前記クライアントから受け付ける、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
6. 請求項１又は５に記載のファイル管理装置であって、
   前記構成情報は、複数の構成要素を含み、
   前記プロセッサは、
   前記読出要求を受け付けて前記構成情報を前記構成情報ファイルのファイル名に付与する際の、ファイル名における各前記構成要素の並び順の指定を前記クライアントから受け付ける、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
7. 請求項１、５又は６に記載のファイル管理装置であって、
   前記プロセッサは、
   前記読出要求を受け付けて前記構成情報ファイルを生成する際に、当該構成情報ファイルに対応する構成情報と当該構成情報の属性を示す属性情報とを当該構成情報ファイルのファイル名に付与する、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
8. 請求項７に記載のファイル管理装置であって、
   前記プロセッサは、
   前記構成情報ファイルのファイル名に付与する前記属性情報の種類の指定を前記クライアントから受け付ける、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
9. 請求項８に記載のファイル管理装置であって、
   前記プロセッサは、
   前記構成情報ファイルのファイル名に付与する前記属性情報の種類の指定を受け付けた際に、指定された属性情報が存在しない場合には、その属性情報に代えて予め定められた文字例を前記構成情報ファイルのファイル名に付与する、
   ことを特徴とするファイル管理装置。
10. 特定の目的のための複数のコンテントファイルの、それぞれの位置付けを示す構成情報が予め規定され、コンテントファイルの登録にともなって、コンテントファイルと前記構成情報とを対応付けて管理する構成において、前記構成情報にすでに対応付けられている登録済みコンテントファイルを一括して読み出す読出要求をクライアントから受け付け、
    前記読出要求に基づいて、各前記登録済みコンテントファイルにすでに対応付けられている前記構成情報を各前記登録済みコンテントファイルのファイル名に付与し、
    コンテントファイルがまだ対応付けられていない前記構成情報も含めて前記構成情報ごとに、ファイル名に前記構成情報が付与された構成情報ファイルを作成し、
    複数の前記登録済みコンテントファイルと前記構成情報ごとの前記構成情報ファイルとが同一階層に並ぶアーカイブファイルを前記クライアントに提供する、
    ことをコンピュータに実行させるためのプログラム。

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