JP5344717B2 - 簡易メール通信機能を有する電話システム - Google Patents

Description

本発明は、内線電話機による簡易なメール通信機能を備えた電話システムに関する。

従来、電子メールシステムと電話システムは独立したシステムであり、電話の即時性と電子メールの柔軟性をうまく活用するためには、用件毎に電子メールと電話を使い分ける必要があり、この別々の操作が面倒であった。これを改善する技術として、電子メールシステムと電話システムを連携し、簡単な操作でそれぞれの機能を活用できる方式がある。
（例えば、特許文献１参照）。

しかしながら、特許文献１では、電話番号と電子メールアドレスと関連付けて検索できることが主眼であり、電子メールに電話番号で検索した電子メールアドレスを自動挿入することは可能だが、メール本文の作成自体は従来と同様であり、メール本文の作成が面倒である。

また、利用者個々に電子メールアドレスが必要であり、従来の電子メールシステムと同様に、多数の電子メールアドレスの取得および電子メールアドレスの維持管理のコストが高価となる欠点がある。

特開２００２−３３０２３４号公報

そこで、本発明が解決しようとする課題は、メール本文も予め登録または簡易な操作で編集でき、しかも電子メールアドレスを複数の内線電話機で共用可能な、操作性，経済性に優れた簡易メール通信機能を有する電話システムを実現することにある。

上記課題を解決するために、本発明は、複数の内線を収容する主装置と前記内線に接続される内線電話機と前記主装置と連動するメール処理ユニットから成る電話システムであって、前記メール処理ユニットは当該メール処理ユニット自身が受信元となるメール受信手段と、受信メールから前記内線電話機の内線番号またはコードまたは名称を抽出して対応する内線電話機を指定する内線電話機指定手段と、前記受信メールが緊急通報ではない場合は前記内線電話機指定手段が指定した内線電話機への受信メールの存在を通知する受信メール存在通知手段を有し、前記主装置は、前記メール処理ユニットから受信メール存在通知またはメール文を受信した場合に前記対応する内線電話機に受信メールの存在またはメール文を表示させるメール情報表示手段と、前記内線電話機のキー操作情報を前記メール処理ユニットへ通知するキー操作情報通知手段を有し、前記受信メール存在表示中に当該内線電話機により所定のキー操作が為された場合、前記メール処理ユニットは対応するメール文を前記内線電話機に表示させ、前記メール処理ユニットは、前記受信メールが緊急通報である場合には前記内線電話機指定手段が指定した内線電話機への緊急通報の存在を通知する緊急通報存在通知手段を有し、前記主装置は、前記メール処理ユニットから緊急通報存在通知を受信した場合に、前記対応する内線電話機に緊急通報の存在を表示させる緊急通報表示手段と、当該内線電話機に緊急通報の鳴動をさせる緊急通報鳴動手段とを有することを特徴とする。

また、本発明は、前記電話システムであって、前記主装置は、前記メール処理ユニットから緊急通報存在通知を受信した場合に、緊急通報に係わる外部機器へ制御コマンドを送出して当該外部機器を制御することを特徴とする。

さらに、本発明は、前記電話システムであって、前記メール処理ユニットは、当該メール処理ユニット自身が発信元となってメールを送信するメール送信手段を有することを特徴とする。

本発明によれば、メール本文も簡易な操作で作成でき、しかも電子メールアドレスを複数の内線電話機で共用可能な、操作性，経済性に優れた簡易メール通信機能を有する電話システムを提供できる。

本発明の実施形態に係る全体構成図 主装置１の内部ブロック構成図 内線電話機２の内部ブロック構成例 本発明に係るメール処理ユニット３の内部ブロック構成例 内線電話機２からメール送信するシーケンス図 受信メールを内線電話機２に配信するシーケンス図 他の装置から緊急通報メールを受信した場合のシーケンス図

以下、本発明の実施形態について説明する。

図１は本発明の実施形態に係る全体構成図である。１は電話システムの主装置であって、電話網５からの電話回線を収容し配下の内線電話機２−１〜２−ｎを制御する。メール処理ユニット３は主装置１と連動してＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）網６を介して、プロバイダまたは社内のメールサーバ４とのメールの授受を行う。

ここで、メール処理ユニット３は自身が電子メールの送信元または受信元となる共有のメールアドレスを有し、メールサーバ４を介したメール通信を終端する。すなわち、このメールアドレスは、電話システムにおける代表者番号に相当する。メール処理ユニット３は各内線電話機２から指示により、メール送信を実行すると共に、相手端末からの受信メールを所定の内線電話機へ配信する機能を有する。これにより、本電話システムで使用するメールアドレスは共有の一つでよく、電子メールサービスのプロバイダに支払うアドレス使用料が１アドレス分のみであり経済的であると共に、アドレスの維持管理が容易である。

なお、主装置１および内線電話機は、通常の電話回線対応の機器として説明しているが、本発明はこれに限定されない。主装置１はＩＰ網からのＩＰ外線やＩＰ対応の内線電話機を収容するＩＰ交換装置（所謂ＩＰ−ＰＢＸ）やＶｏＩＰ（Ｖｏｉｃｅ ｏｖｅｒ ＩＰ）対応のサーバや電話装置であってもよい。また、主装置１の内部にメール処理ユニット３を内蔵してもよい。

図２は主装置１の内部ブロック構成図であって、中央制御部１１と、ハイウェイ１２と、外線回路１３−１〜１３−ｍと、メール処理ユニット接続回路１４と、内線回路１５−１〜１５−ｎと、記憶部１６とを有して構成される。中央制御部１１は、主装置１の各回路からの入力情報（内線電話機２からの情報も含む）に対する解析や判断、記憶部１６に対する情報の入出力、各回路の制御を行う。ハイウェイ１２は、主装置１内の交換処理（外線１３−１〜１３−ｍと内線１５−１〜１５−ｎの接続他）を行う。外線回路１３−１〜１３−ｎは、外線に接続されるインタフェース回路である。なお、本実施形態で開示している外線とは、一般公衆回線、ＩＰ電話事業者の回線、専用線、私設線、携帯電話等の無線使用回線（無線／有線変換アダプタ使用）、等も含まれる。内線回路１５−１〜１５−ｎは、内線電話機２と音声データの通信を行うためのインタフェース回路である。

メール処理ユニット接続回路１４は、メール処理ユニット３と接続するためのインタフェース回路であり、内線電話機２からのキー操作や特定コマンドをメール処理ユニット３に伝達すると共に、メール処理ユニット３からのメール情報を受信する。

記憶部１６は、短縮ダイヤル等の記憶部であり、各内線電話機２のキー操作により所定の電話番号等が読み出される。

図３は内線電話機２の内部ブロック構成例であって、制御部２１と、データ送受信回路２２と、音声入出力部２３と、テンキー２４と、機能キー２５と、ＬＣＤ２６と、内蔵センサ２７と、外部機器接続回路２８を有して構成される。

制御部２１は、内線電話機２内の各回路からの入力情報に対する解析や判断、各回路の制御を行う。内蔵センサ２７または外部機器２９により異常または所定の状態変化を検知すると、データ送受信回路２２を介して特定コマンドを主装置１に通知する。また、外部機器接続回路２８は外部のセンサ機器や警報機器等と接続するインタフェースである。

データ送受信回路２２は、内線を介して主装置１と音声データ、制御データの通信、および、ＬＣＤ２６に表示する表示データの受信をするためのインタフェース回路である。

音声入出力部２３は、音声のデジタル／アナログ変換、アナログ／デジタル変換と、内線電話機２内の送受話器やスピーカ（図示せず）等との通話パス切替および音量を制御する。

テンキー２４は、数字情報を入力するキーであり、機能キー２５は短縮ダイヤルや各種機能を登録するファンクションキーや外線選択や保留操作等を実行するためのキーであり、これらのキーやＬＣＤ２６は通常のキーテレホンと同様の機能を有する。電話使用者が内線電話機２のこれらのキーを操作した時、該内線電話機２はその押下されたキーの種別を主装置１に通知する。

ＬＣＤ２６は、着信時には発信者情報等を表示し、発信時にはダイヤルした番号や通話時間等を表示する。また、主装置１を介して、メール処理ユニットからのメッセージやメール文を表示する。

内蔵センサ２７は、例えば内線電話機２に装着された人感知センサであり、人を検知すると主装置１に自動通報する。

なお、内線電話機２は内蔵センサ２７や外部機器接続回路２８の無い通常のキーテレホンであってもよい。

図４は、本発明に係るメール処理ユニット３の内部ブロック構成例であって、全体を制御する制御部３１と、キー情報受信部３２と、電話番号受信部３３と、センサ情報受信部３４と、主装置接続部３５と、情報蓄積部３６と、ＷＡＮ／ＬＡＮ接続部３７と、を有して構成される。

制御部３１は、情報の検索処理、メールの生成、内線電話機２への文字情報の出力処理等を実行する情報処理部３１１と、メール処理ユニット３全体の制御、通信制御、メール授受等を実行する通信処理部３１２を有する。

情報蓄積部３６は、全内線電話機２で共通に使用する電子メールアドレスや定型メール文を蓄積する共通データ部３６１と、各内線電話機２の個々の情報を蓄積する個別データ部３６２を有する。

共通データ部３６１はさらにグループ対応に区分して、内線電話機２のグループやメール送信相手のグループと対応付けるようにしてもよい。

また、情報蓄積部３６に登録する各種データは外部パソコン（図示せず）で予め入力することができる。また、各人が定型メールを編集して生成したメール文を、新たな定型メール文として登録することも可能である。

以下、シーケンス図を用いて、各部の処理内容を説明する。

図５は、内線電話機２から特定の定型メール文を利用してメール送信するシーケンス図である。内線電話機２の機能キー２５のいずれかに、定型メール文の選択送信機能が設定されているものとし、利用者が該キーを押下（Ｓ５０１）または内線電話機２に内蔵のセンサ２７またはセンサ機能を有する外部機器２９が異常または所定の状態変化に反応して自動起動し、内線電話機２が予め定められた特定コマンドを主装置１に発信した所から本シーケンスは開始する。

内線電話機２はキー情報または特定コマンドを主装置１に通知し（Ｓ５０２）、主装置１は該キー情報または特定コマンドがメール通信に係る情報であると認知すると、該キー情報または特定コマンドをそのままメール処理ユニット３に転送する（Ｓ５０３）。メール処理ユニット３は該キー情報または特定コマンドにより、予め登録されている定型メール文とメール送信アドレスを情報蓄積部３６から検索する（Ｓ５０４）。検索の結果、当該キー操作または特定コマンドが緊急通報メールの発信要求であった場合（Ｓ５０５、Ｙｅｓ）、後述する各ステップを省略してＳ５２３へジャンプする。

緊急通報メールの発信要求ではない場合（Ｓ５０５、Ｎｏ）、メール処理ユニット３は定型メール文を主装置１に通知し（Ｓ５０６）、主装置１は該情報を内線電話機２に表示データとして転送し（Ｓ５０７）、内線電話機２は該情報をＬＣＤ２６に表示する（Ｓ５０８）。利用者はＬＣＤ２６に表示された検索結果を見て、所望の定型メール文を選択し、ＬＣＤ２６に表示されたガイダンス等に沿って所定のキー操作をすると（Ｓ５０９）、内線電話機２は該キー情報を主装置１に通知し（Ｓ５１０）、主装置１は該キー情報をそのままメール処理ユニット３に転送する（Ｓ５１１）。

なお、送信アドレスも定型的な場合、Ｓ５０６の定型メール文提示の際に、当該定型メール文と関連付けられた送信アドレスも提示し、Ｓ５０９のキー操作で定型メール文と送信アドレスを指定できる。

キー情報Ｓ５１１で送信すべき定型メール文が確定しない場合（Ｓ５１２、Ｎｏ）、Ｓ５１１に対応した情報検索（Ｓ５１３）を実行し、確定するまでＳ５０６〜Ｓ５１１を繰り返す。

ところで、Ｓ５０６の定型メール提示において、内線電話機２やメール送信相手（図示せず）がグループ分けされている場合は、グループ対応に区分されている共通データ部３６１の対応するグループの定型メール文を優先的に提示するようにしてもよい。

また、メール処理ユニット３は、情報蓄積部３６の履歴情報にある、前記内線電話機毎または送信先毎の定型メール文の使用頻度または最近の使用履歴に従った順番で、Ｓ５０６の定型メール文を提示するようにしてもよい。

キー情報Ｓ５１１で送信すべき送信すべき定型メール文が確定し（Ｓ５１２、Ｙｅｓ）、編集を要さない場合（Ｓ５１４、Ｎｏ）、後述のＳ５２３へジャンプする。

キー情報Ｓ５１１で送信すべき送信すべき定型メール文が確定し（Ｓ５１２、Ｙｅｓ）、さらにその定型メール文を編集する場合（Ｓ５１４、Ｙｅｓ）、メール処理ユニット３は選択された定型メール文の編集可能な部分を提示し（Ｓ５１５）、主装置１は該情報を内線電話機２に表示データとして転送し（Ｓ５１６）、内線電話機２は該情報をＬＣＤ２６に表示する（Ｓ５１７）。そして、利用者はＬＣＤ２６の表示画面を見ながら、編集内容をキー操作により指定する（Ｓ５１８）。そして編集内容が完了していない場合（Ｓ５２１、Ｎｏ）、メール処理ユニット３は、キー情報Ｓ５２０に従って定型メールの内容を編集し（Ｓ５２２）、編集が完了（Ｓ５２１、Ｙｅｓ）するまでＳ５１５〜Ｓ５２０を繰り返す。

ここで、編集内容としては、例えば、定型メール文の本文やタイトルの「○○様」や「△△時□□分」の○、△、□をキー操作により指定したり、定型メール文の任意の文字をキー操作で入力する文字と置き換える。また、送信メールアドレスについても、電話番号で指定したり、部分的な変更が可能である。この編集方法としては、携帯電話によるメール送信等で利用されている公知の編集方法が適用できる。

以上により送信すべきメール文、送信アドレスが確定すると、メール処理ユニット３は発信元内線電話機２の内線番号から、蓄積部３６の個別データ部３６２の利用者情報を検索して識別コードや名称等の送信元情報を生成してメール文の所定の部位に追記してから（Ｓ５２３）、メールサーバ４に送信する（Ｓ５２４）。

なお、図示しないが、各処理ステップにおいて、所定の時間が経過しても当該ステップが完了しない場合は、内線電話機２の発着信への影響を回避するために、当該処理ステップを中断して内線電話機２が待機状態に戻るようにしてもよい。

ところで、図５のＳ５０１をキー操作またはセンサ起動と表記したが、このセンサ起動とは、内線電話機２の内蔵のセンサ２７またはセンサ機能を有する外部機器２９が異常または所定の状態変化に反応した場合であり、内線電話機２は各センサ毎に予め定められた特定コマンド通知を主装置１を介してメール処理ユニットに自動通知する。この方法は人を介すことなく、各種センサの状態変化を契機に所定の宛先に定型メールを送信できるので、非常事態を通報する自動警報メール等に適している。

このセンサ起動による特定コマンド発信機能を有さない内線電話機の場合は、特定のキー操作により、緊急通報メールの発信をメール処理ユニットに指示することが出来る。

なお、内線電話機２のセンサ起動として、留守録音が為された時に所定のメールを発信するようにしてもよい。

Ｓ５０１において、よく利用する定型メール文の指定を例えばワンタッチボタンと対応付けておくことにより、ワンタッチボタンに登録されている電話番号に対応するメール送信アドレスと対応する定型メール文を同時に確定することも可能である。

ただし、緊急通報メールをワンタッチボタンで発信する場合等は、誤報を避けるために、当該キーを一定時間以上（例えば５秒以上）または、一定時間内の繰り返し押下（毎秒２回以上）の操作があった時、緊急通報メールが発信されるようにしてもよい。

図６は、メールサーバ４からの受信メールを内線電話機２に配信する場合のシーケンス図である。メールサーバ４に受信蓄積されている内線電話機２への受信メールをメール処理ユニットがダウンロードした所（Ｓ６０１）から本シーケンスは開始する。なお、内線電話機２にはメールアドレスが無く、メール送信元はこのメール処理ユニットのメールアドレスに送信してくる。また、メール処理ユニット３は定期的にメールサーバ３に新着の受信メールがあるか否かチェックしている。

新着の受信メールがあると、メール処理ユニット３は、その受信メールのタイトルまたはメール本文から、内線電話機２に係わる内線番号またはコードまたは名称等を抽出して本メールを受信すべき内線電話機２を特定し（Ｓ６０２）、特定した内線電話機２への受信メール有りを主装置１へ通知する（Ｓ６０４）。そして、主装置１は特定された内線電話機２に着信をかけ、メール有りを表示し（Ｓ６０５，Ｓ６０６）、利用者の応答操作（Ｓ６０８）を待つ。

ここで、メール処理ユニット３は応答タイマをスタートしており（Ｓ６０３）、利用者からの応答（Ｓ６０８）の前にタイマが満了すると（Ｓ６０７、Ｙｅｓ）、当該受信メールを未読メールと処理する（Ｓ６２１）と共に、主装置１に表示停止を通知する（Ｓ６１８）。そして、主装置１は内線電話機２への着信を停止し、内線電話機２に未読メール有りを表示させる（Ｓ６１９，Ｓ６２０）。なお、応答タイマは例えば３分程度であり、利用者不在のままメール処理ユニット３と内線電話機２の接続状態が継続するのを防止するためであるが、メール有りを表示継続したまま、着信を停止して内線電話機２を待機状態に戻すようにしてもよい。

応答タイマの満了前に（Ｓ６０７、Ｎｏ）、内線電話機２が応答すると（Ｓ６０８、Ｓ６０９）、主装置１はメール処理ユニットに該当内線電話機２の応答を通知する（Ｓ６１０）。そしてメール処理ユニット３はタイトルやメール本文等の当該受信メールの内容を、主装置１を介して内線電話機２に提示する（Ｓ６１１，Ｓ６１２）。利用者はＬＣＤに表示された（Ｓ６１３）メールの内容を見てから終了操作をする（Ｓ６１４）。

なお、この終了操作には、当該受信メールを保存するか廃棄するかの情報が含まれ、その内容に従って、メール処理ユニット３は当該メールを既読として保存または廃棄の処理を実行する（Ｓ６１７）。

なお、Ｓ６１４〜Ｓ６１７において、引き続き、返信処理，転送処理に移行するようにしてもよい（図示せず）。

図７は他の装置から緊急通報メールを受信した場合のシーケンス図である。メールサーバ４に受信蓄積されている内線電話機２への受信メールをメール処理ユニットがダウンロードした所（Ｓ７０１）から本シーケンスは開始する。

メール処理ユニット３はダウンロードした受信メールが予め定められた緊急通報メールであるか否かをチェックする。緊急通報メールでない場合は（Ｓ７０２、Ｎｏ）、通常のメール処理を実行する（Ｓ７１２）。

緊急通報メールであった場合（Ｓ７０２、Ｙｅｓ）、メール処理ユニット３は、その受信メールのタイトルまたはメール本文から、内線電話機２に係わる内線番号またはコードまたは名称等を抽出して本メールに対応する内線電話機２を特定し（Ｓ７０３）、特定した内線電話機２への緊急通報メール有りを主装置１へ通知する（Ｓ７０４）。主装置１は特定された内線電話機２に対して、予め設定された緊急通報制御をし（Ｓ７０５）、内線電話機２はＳ７０５に従って、ＬＣＤ２６で緊急通報表示（Ｓ７０６）や、緊急通報の鳴動（Ｓ７０７）を実行する。さらに緊急通報に係わる外部機器２９が接続されている場合は、制御コマンドを送出して外部機器２９を制御する（Ｓ７０９）。この場合の外部機器２９としては、パトライト（登録商標）、警報発音機等の周囲の者に緊急事態を通報する機器であり、予め緊急通報メールとの対応付けが設定されている。

利用者が応答操作すると（Ｓ７０９）、応答情報がメール処理ユニット３に通知され（Ｓ７１０，Ｓ７１１）、メール処理ユニット３は当該緊急通報メールの送信元に対して処理結果を通知して（Ｓ７１２）、この緊急通報処理は完了する。

１ 主装置
２ 内線電話機
３ メール処理ユニット３
４ メールサーバ
５ 電話網
６ ＩＰ網
１１ 中央制御部
１２ ハイウェイ
１３−１〜１３−ｎ 外線回路
１４ メール処理ユニット接続回路
１５−１〜１５−ｎ 内線回路
１６ 記憶部
２１ 制御部
２２ データ送受信回路
２３ 音声入出力部
２４ テンキー
２５ 機能キー
２６ ＬＣＤ
２７ 内蔵センサ
２８ 外部機器接続回路
２９ 外部機器
３１ 制御部
３２ キー情報受信部
３３ 電話番号受信部
３４ センサ情報受信部
３５ 主装置接続部
３６ 情報蓄積部
３７ ＷＡＮ／ＬＡＮ接続部

Claims (3)

1. 複数の内線を収容する主装置と前記内線に接続される内線電話機と前記主装置と連動するメール処理ユニットから成る電話システムであって、
   前記メール処理ユニットは当該メール処理ユニット自身が受信元となるメール受信手段と、受信メールから前記内線電話機の内線番号またはコードまたは名称を抽出して対応する内線電話機を指定する内線電話機指定手段と、前記受信メールが緊急通報ではない場合は前記内線電話機指定手段が指定した内線電話機への受信メールの存在を通知する受信メール存在通知手段を有し、
   前記主装置は、前記メール処理ユニットから受信メール存在通知またはメール文を受信した場合に前記対応する内線電話機に受信メールの存在またはメール文を表示させるメール情報表示手段と、前記内線電話機のキー操作情報を前記メール処理ユニットへ通知するキー操作情報通知手段を有し、
   前記受信メール存在表示中に当該内線電話機により所定のキー操作が為された場合、前記メール処理ユニットは対応するメール文を前記内線電話機に表示させ、
   前記メール処理ユニットは、前記受信メールが緊急通報である場合には前記内線電話機指定手段が指定した内線電話機への緊急通報の存在を通知する緊急通報存在通知手段を有し、
   前記主装置は、前記メール処理ユニットから緊急通報存在通知を受信した場合に、前記対応する内線電話機に緊急通報の存在を表示させる緊急通報表示手段と、当該内線電話機に緊急通報の鳴動をさせる緊急通報鳴動手段とを有することを特徴とする簡易メール通信機能を有する電話システム。
2. 請求項１に記載の電話システムであって、
   前記主装置は、前記メール処理ユニットから緊急通報存在通知を受信した場合に、緊急通報に係わる外部機器へ制御コマンドを送出して当該外部機器を制御することを特徴とする簡易メール通信機能を有する電話システム。
3. 請求項１または２に記載の電話システムであって、
   前記メール処理ユニットは、当該メール処理ユニット自身が発信元となってメールを送信するメール送信手段を有することを特徴とする簡易メール通信機能を有する電話システム。

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