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JP5339657B2 - 文書登録システム、方法、プログラム及び記憶媒体 - Google Patents

文書登録システム、方法、プログラム及び記憶媒体 Download PDF

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Description

本発明は、複数の画像データにインデックスをつけて文書管理部へ登録する文書登録システム、方法、プログラム及び記憶媒体に関するものである。
従来の文書登録システムは、スキャナから読み取った入力画像を、一旦画面上に表示し、ユーザはその画面を見ながら手動でインデックスを付加して、該入力画像とともに文書管理部に登録するものであった。
発明が解決しようとする課題
しかしながら、入力される文書画像とそのフォーム種類が増えてくると、ユーザは、文書画像のどの位置を見てインデックスとして取り出せばいいのか、判断するのに非常に労力がかかり、また、インデックス情報の入力ミスも増えてくるという問題点があった。
課題を解決するための手段
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、本発明の文書登録システムは、文書画像にインデックスをつけて管理する文書管理部に対して、ネットワークを介して接続された文書登録システムであって、それぞれにエリアが設定される複数の異なるフォームを格納するフォーム格納手段と、前記文書管理部のインデックス構造を取得し、当該取得したインデックス構造に基づいて、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するための、テンプレートを作成するテンプレート作成手段と、前記テンプレートから、前記文書管理部に複数の文書画像とインデックス情報とを一括して登録する際に使用するための、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するワークシート作成手段と、複数の異なるフォームそれぞれについて、該フォームのエリアに、そのエリアから抽出されるインデックス情報が入力される前記ワークシートのインデックス項目を設定するエリア設定手段と、入力された複数の文書画像それぞれに対して、一致するフォームを識別するフォーム識別手段と、前記複数の文書画像それぞれに一致するフォームに設定されているエリアに基づいて、該文書画像それぞれのインデックス情報を抽出して、該エリアに対応付けられているインデックス項目に基づき、前記ワークシートにおける該文書画像それぞれのインデックス項目に該文書画像それぞれのインデックス情報を入力するインデックス情報抽出手段と、前記ワークシートで管理されている前記入力された複数の文書画像と、該文書画像それぞれのインデックス情報とを、前記ネットワークを介して接続されている前記文書管理部に一括して登録する登録手段とを有することを特徴とする。
図1は、本実施形態におけるシステム構成図を示す。
ここでは、ネットワーク上に、ユーザ端末(100、101、102)、ファックス・スキャナ・プリンタ・コピー機能を有するMFP(マルチファンクションペリフェラル)(110)、文書登録システム(120)、ファイルサーバ(130)、文書管理システム(140)が接続されている。
各ユーザ端末は、ファイルサーバ130、文書管理システム140を用いて、各種文書の共有を図っている。文書の種類としては、一般的な文書作成アプリケーションによって作成される文書、スキャナで読みこまれた文書、ファクス受信された文書等各種混在している。
また、本実施形態では、文書入力デバイスとして、複数の機能を有するMFP110を用いることとしたが、MFPの代わりにスキャナ装置やファクシミリ装置など、単機能のデバイスであってもよい。
ファイルサーバ130は、一時的に格納される文書を中心に管理する。例えば、MFP110のスキャナ部で読み取った文書画像を一時的に格納して、ユーザ端末や文書登録システム120が該文書画像を取得することができる。
文書管理システム140では、長期に渡って保存が必要な文書を中心に管理するもので、文書登録システムから送信された文書をインデックスとともに格納し、ユーザ端末から所望の文書を送信するよう依頼された場合、インデックス等に基いて該文書を検索して送信できるようになっている。また、文書管理システムでは、1つの文書に対して複数のインデックスをつけることができ、また、これら複数のインデックスは、インデックス項目毎に分類されて管理されている。なお、本実施形態では、文書管理システム140は1台の文書管理装置で構成されるものとするが、複数の機器の組合せで構成されるようにしても良い。また、文書管理システム140が複数存在するようにしてもよい。
文書登録システム120は、MFP110やユーザ端末で生成される文書(ファックス受信文書画像、スキャナ読取文書画像等)や、ファイルサーバに格納されている文書を、自動的もしくは手動で指定して取得し、該文書を取得した時の情報や該文書を解析して得られる情報をもとに該文書のインデックス(属性情報・検索情報)を自動的に作成して、該文書とインデックスとを一緒にして文書管理システム140(の所望のディレクトリ)に登録する機能を有する。また、ユーザが手入力した各種インデックスを付加して文書管理システムに文書を登録させる機能や、すでに文書管理システムに登録された文書の属性情報等を再編集できる機能等も有している。なお、本実施形態では、文書登録システム120は1台の文書登録装置で構成されるものとするが、複数の機器の組合せで構成されるようにしてもよい。また、複数人のユーザでインデックス付けや確認などの作業が行えるように、複数台の文書登録装置を用い、各装置毎に処理を行う権限を与えて、複数台の文書登録装置で協調処理を行うことで文書登録システムを構成するようにしてもよい。
なお、本実施形態では、文書登録装置は、実際の処理演算を行うCPU、プログラムを読み込んでワークエリアとして用いるRAM、後述するフローチャートに対応する処理を実行するためのプログラムや各種データを格納するための記憶媒体(ハードディスク、ROM、リムーバブルディスク(フロッピーディスク、CD−ROM等)など)、各種操作を行うためのキーボードやポインティングデバイス、処理対象の文書等を表示するためのディスプレイ、ネットワークと接続するためのネットワークインターフェースなどで構成されるコンピュータである。CPUに実行させるための該プログラムは、前記記憶媒体から供給されるものであってもよいし、ネットワークを介して外部装置から読み込むものであってもよい。なお、本実施形態はコンピュータがプログラムを実行することにより実現するものとするが、その一部又は全てをハードウェアで構成するようにしても構わない。
図2は、文書登録システム120の構造を示すブロック図である。
<文書登録システムへの文書入力処理>
まず、文書登録システム120への文書入力処理(文書登録システムによる文書取得処理)について説明する。
デバイス制御部210は、ファックス機能やスキャナ機能などを有するデバイス(MFP)110から文書データを得て後段の処理に入力する。なお、デバイス制御部210では、デバイスを定期的に監視するなどして文書データを吸い上げたり、デバイス側からプッシュ式で送信される文書データを受信したりする処理がなされる。
130はファイルサーバ等における文書が格納されたフォルダ(記憶装置)であり、フォルダ制御部212は該ファイルサーバのフォルダ内の文書データを取得する。例えば、フォルダ制御部212は、ファイルサーバの所定のフォルダを定期的に監視して、新しい文書がある場合に該文書の取得処理などを行う。
201は本システムにおける操作部となっており、各種システムの設定、操作を行えるようになっており、さらに、文書登録システムを操作するユーザが文書を指定することにより、ユーザ端末やファイルサーバなどから文書データをインポート(取得)して、ファイル制御部214を介して、該手動指定で取得した文書データの入力処理をすることができるようになっている。
220は入力制御部であり、デバイス制御部210、フォルダ制御部212、ファイル制御部214などからの入力を統括制御できるようになっている。
<文書登録システムの内部処理>
次に、文書登録システム内の処理について説明する。
221は、ジョブ制御部であり、後述するジョブに関する制御を行う。
222は、文書データ処理部であり、画像フォーマット変換処理等を行う。
223は、インデックス処理部であり、後述するインデックス処理に関する制御を行う。
224は、データ管理部であり、後述するテンプレート、ワークシート、ジョブ等に関するデータを250のデータ記憶エリアに保存、管理する。
225は、OCR制御部であり、辞書データ251を用いて文字認識を行う。
226は、フォーム(帳票)解析部であり、登録フォームデータ252を用いて、各種フォーム、例えば帳票ファーマットを自動的に識別できるようになっている。
240は、メール処理部であり、主に、自動的に文書を取得して登録処理を行うようにしている場合に、該自動処理が行われると、あらかじめ登録された宛て先にその結果を通知するために使用される。
<文書登録システムにおける文書管理システムへのアクセス処理>
続いて、文書登録システムにおける文書管理システムとのインターフェースについて説明する。
227は、文書管理システム制御部であり、文書管理システム140の種類に応じて提供されているアクセス制御部230を介して、文書及びインデックスの登録や、すでに文書管理システムに登録されている文書のインデックス変更などの処理を行う。
253は、文書管理システムにアクセスするにあたって必要なアクセスデータを格納するデータベースであり、254は、文書管理システムへ登録するデータを一時的に保存するデータエリアであり、文書登録時に、所定の画像変換等の文書データ処理が必要な場合、このエリアをバッファとして使用する。
<<文書登録システムの基本フロー(図3)>>
図3は、文書登録システム120における基本フロー図である。
まず、手動で文書(画像)を取得し、その後、インデックス(属性情報)の入力を行い、その文書とインデックスを文書管理システムに登録する際の処理フローを説明する。
ステップS100で、文書管理システムのデータベースのインデックス構造を取得して、該インデックス構造からワークシートを作成するためのテンプレート(雛型)を作成する。このテンプレートには、該文書管理システムへのアクセス情報と、インデックス構造から作成されたスキーマ情報(インデックスとして用いることができる項目情報)とが含まれている。テンプレート作成処理の詳細は、図4を用いて後述する。
ステップS101では、テンプレートからワークシートを作成する。この作成処理は図5に詳述する。このワークシートにおいて、実際にインデックス情報の登録を行うフィールド(項目)等を設定する。また、本実施形態においては、取得した文書の管理、文書に対して付加するインデックス情報等は、このワークシート単位で(管理テーブルとして)一連の処理が実行、管理されるようになっている。なお、ここではステップS100で作成されたテンプレートからワークシートを作成することとするが、ステップS100を省略して予め作成・保存されているテンプレートを選択し、選択されたテンプレートからワークシートを作成するようにしてもよい。
また、既に作成・登録されているワークシートを選択して、そのワークシートに文書情報とインデックス情報とを入力することも可能である。この場合、ステップS110で、データエリア250に格納されているワークシートの中からユーザによって選択されたワークシートを取り出し、ステップS102に進む。
ステップS102では、ステップS101で作成されたワークシート、もしくはステップS110で選択されたワークシートをディスプレイに表示させる。
ステップS103で、デバイスから取得した文書を入力する。
ステップS104で、ワークシートにその文書情報が登録される。具体的には、ワークシートの文書名(文書ID)の項目(スキーマ情報)に、入力された文書名(文書ID)が登録され、そのワークシートに登録される文書の識別が可能になる。
ステップS105で、該ワークシートの各項目に、必要なインデックス(属性)情報の入力、管理を行う。このインデックス情報の入力は、ユーザの手入力で行われても良いし、文書に対して自動的にOCRなどを行って得た情報が入力されるようにしてもよい。インデックス情報入力の詳細は、図10で後述する。
ステップS106で、更に他の文書の入力を行う必要がある場合は、ステップS103に戻る。
ステップS107で、以上の処理で取得・設定したワークシート内のデータを、文書管理システムヘリリース処理(登録処理)する。リリース処理の詳細は、図11を用いて後述する。
次に、文書入力処理をGUI(グラフィカル・ユーザ・インターフェース)上の入力起動ボタンに予め設定(図8)しておき、該入力起動ボタンが押下されると該処理が実行されるようにした場合の処理を説明する。
ステップS120で、入力起動ボタンが押下されたことを検知すると、該ボタンに予め設定されている処理を判断し、ステップS121で、該設定されている条件に応じた文書取得処理(例えば、予め指定されているフォルダに新たに格納されている文書を取得する処理や、予め指定されているスキャナに原稿を読み取らせて文書画像を取得する処理)を実行し、予め設定されているワークシートに登録する。入力起動ボタン処理の実行は図9で後述する。
ステップS122で、該ワークシートにインデックスを入力する。インデックス入力処理の詳細は図10で後述する。
ステップS123で、以上の処理で取得・設定したワークシート内のデータを、文書管理システムヘリリース処理(登録処理)する。リリース処理の詳細は、図11を用いて後述する。
また、予め、文書取得設定、インデックス設定、リリース設定を指定してジョブとして作成・保存しておき、保存されている複数のジョブの中からユーザに選択(ステップS130)されたジョブを実行する(ステップS131)こともできる。ジョブの選択・実行処理の詳細は、図13を用いて後述する。
また、詳細は後述するが、ステップS105及びS122でのインデックス入力の際に、フォームを用いて自動的にインデックス入力を行うことも可能である。ステップS140で、このフォームを登録する処理を行い、ステップS141で、フォームにエリアを設定する。フォーム登録処理の詳細は図6を用いて、エリア登録処理の詳細は図7を用いて後述する。
ステップS150では、以上のような処理を実行するための各種設定処理(ジョブ設定処理(図12)、入力起動ボタン設定処理(図8)など)を行う。
以上述べた処理を以下に詳述する。
<テンプレート作成処理(図4)>
図4を用いて、テンプレート作成処理(ステップS100)を詳述する。
ステップS200で、まず文書登録先の文書管理システムへ接続する。
ステップS201で、文書管理システム内のデータベースのインデックス構造(文書を格納させるフォルダ等に設定されているスキーマ情報(検索用インデックスとして運用可能な情報)など)を取得する。
ステップS202で、文書管理システムへの接続情報と、スキーマ情報とを一括管理するテンプレートを作成し、作成したテンプレートを識別するための識別情報(テンプレート名)を付加して保存する。
<ワークシート作成処理(図5)>
図5を用いて、保存されているテンプレートからワークシートを作成するワークシート作成処理(ステップS101)を詳述する。
ステップS300において、まず、文書登録先の文書管理システムに対応するテンプレートをユーザに選択させる。なお、図4で作成されたテンプレートから直接ワークシートを作成する場合は、この選択ステップは省略してもよい。
ステップS301で、テンプレートに保存されている文書管理システムのスキーマ情報に対して、インデックス入力する必要のないものがあれば、そのスキーマ情報に対応するフィールドを入力対象として選択する等の編集を行なうかどうかの指示がされたか判断する。
フィールド編集を行うと判断された場合は、ステップS302で、そのフィールド編集作業を行う。基本的には、スキーマ情報として用いることのできるテンプレートの項目領域(フィールド)の中から、必要なフィールドを選択する操作であるが、場合によっては、領域(フィールド)の拡張を指示できる。
ステップS303で、フィールドの編集など、所定の設定を確認して、該選択されたテンプレートからワークシートを作成する。
ステップS304で、作成したワークシートを識別するための識別情報(ワークシート名)を付加して保存する。
<フォーム登録処理(図6)>
図6を用いて、入力された文書を識別するための処理や、インデックスとして画像から情報を抽出する処理などで用いるためのフォームを登録するフォーム登録処理(ステップS140)について詳述する。
ステップS400で、フォーム解析時の基準とするイメージデータを取得する。
ステップS401で、各種フォームを管理するフォーム管理シートに、先に入手したイメージデータを登録する。
ステップS402で、フォーム解析処理(フォームを構成する枠・表に関する位置及び大きさの情報や、記載されている文字情報などを解析)をするフォーム解析部226に該イメージデータを渡して、該イメージデータのフォーム解析処理を行い、該フォーム解析結果を該イメージデータと対応づけてフォーム管理シートに登録し、登録フォームデータ252として管理する。
ステップS403で、新規追加された登録フォームデータを識別情報(フォーム登録名)を付加して保存する。
<エリア登録処理(図7)>
図7を用いて、登録フォーム上に、文字認識やバーコード認識などを行うエリアを設定するエリア登録処理(ステップS141)について詳述する。このエリアは、文書にインデックスをつける際に、登録フォームに設定されているエリアに対応する文書の領域内を認識処理して、認識結果をインデックスとしてワークシートに登録するために用いられるものである。
ステップS500では、まずエリアを設定するフォームをユーザに選択させる。
ステップS501では、フォーム解析対象エリアとする領域をユーザに指定させる。
ステップS502では、そのエリアの解析モードを指定する。解析モードとして、認識率を向上させるための詳細な条件を設定する。例えば、英数字文字認識、仮名漢字文字認識の指定や、バーコード認識等の解析エンジンの指定等も、エリア毎に指定可能である。また、ここでエリアとテンプレートの項目(ワークシートの項目)との対応づけ設定を行っておくことができ、文書画像を解析・登録する際には、各エリアの認識結果を対応するワークシートの項目にインデックスとして入力される。なお、エリアとワークシートの項目(テンプレートの項目)との対応付けは、インデックス入力処理を行う際に変更できるようにしてもよい。
ステップS503では、他にエリアを設定する指示がなされたか判断し、更に他のエリアを設定する場合はステップS501に戻り、エリア設定が終了ならばステップS504に進む。
ステップS504では、設定されたエリアに関する設定情報を、登録フォームデータに対する付加情報として登録する。
<入力起動ボタン設定(図8)>
図8を用いて、入力起動ボタンの設定処理(ステップS150)を詳述する。入力起動ボタンは、押下されると、各種データソース(フォルダやスキャナなど)からの入力処理を一括処理させるためのものである。
ステップS600では、入力起動ボタンが押下された場合に設定されたデータソースから取得した文書を登録するためのワークシートをユーザに選択させる。
ステップS601では、文書データの取得先となるデータソース(フォルダやスキャナなど)をユーザに選択させる。
ステップS602では、スキャナがデータソースとして指定されているか判断し、スキャナが指定されている場合は、ステップS603でスキャナの読み取りモード(読み取り解像度、読み取り領域など)を設定する。
ステップS604では、フォルダがデータソースとして指定されているか判断し、フォルダが指定されている場合は、ステップS605でフォルダのアクセス設定(アクセス権の設定などのアクセス条件)を行う。
ステップS610では、設定された条件を入力起動ボタンに対応付けて登録し、該入力起動ボタンをGUIとして表示する。また、設定条件に応じて、ボタン名や形状を変えるなどして、複数の入力起動ボタンを登録・表示させることができる。
<入力起動ボタン実行処理(図9)>
図9を用いて、入力起動ボタンが押下されたときの実行処理(ステップS121)を詳述する。
ステップS700では、押下された入力起動ボタンに設定されている条件(設定モード)を読み出す。
ステップS710で、スキャナ指定されているか判断し、スキャナが設定されている場合は、ステップS711に進んで設定モードとして設定されているスキャナ読み取り条件に従ったスキャンを行って文書画像を取得し、ステップS712で該文書をワークシートに保存する。
ステップS720で、フォルダからの文書取得が設定されているかどうか判断し、フォルダからの取得が設定されている場合、ステップ721へ進み、フォルダからの文書取得の条件(例えば、新たに入力された文書を取得するような条件や、所定のフォーマットの文書を取得するような条件)に従って、フォルダの内容のチェックを行い、ステップS722で該条件を満たす文書が存在するかどうか判断し、存在する場合は、ステップS723で該文書の取得を行い、ステップS724でワークシートへ該文書を保存する。一方、ステップS722で条件を満たす文書が存在しないと判断した場合は、ステップS725へ進む。
ステップS725は、定期的にフォルダの確認(ポーリング)を行って文書を取得するような条件が設定されているときに用いられる判断処理であり、定期的フォルダ確認の中止が指示された場合もしくは元々定期的フォルダ確認の設定条件が為されていなかった場合は、処理を終了し、そうでなければ、再度ステップS721に戻り、定期的に指定フォルダの内容を確認処理する。
<インデックス入力処理(図10)>
図10を用いて、ワークシートに文書のインデックスを入力するインデックス入力処理(S105、S122、S1121など)を詳述する。
ステップS800では、ジョブなどの自動処理を実行するように指定されたか判断し、自動処理の場合は、ステップS815へ処理を遷移させ、そうでない場合は、順次ワークシート、フォームの選択をする。
自動処理でない場合、ステップS801で、ユーザがワークシートを指定することにより、該ワークシートを選択する。
ステップS802で、インデックスの入力をユーザの手入力で行うか、登録フォームを用いてインデックスの入力を行うかを判断する。ユーザにより手動でインデックス情報を入力すると指示された場合、ステップS803で手動でのインデックス入力を行い、その後、ステップS804でまだ処理すべき文書が他にあるかどうか判断し、他の文書がある場合はステップS800に戻り、なければ処理を終了する。
一方、ステップS802で登録フォームを用いてインデックス入力を行うよう指示されたと判断された場合、ステップS810に進み、自動フォーム検出機能を利用するか否かの判断を行う。自動フォーム検出機能を利用が指示されたと判断した場合、ステップS811で、登録されている複数の登録フォームの中から、入力された文書と一致するフォームを検出するフォーム検出処理を行う。フォーム検出処理により一致するフォームが検出された場合はステップS812からステップS820に進み、一致するフォームが検出されなかった場合はステップS812からステップS813に進む。一方、ステップS810で自動フォーム検出機能の利用が指示されずに手動でのフォーム選択が指示されたと判断した場合、ステップS813に進む。ステップS813では、複数の登録フォームの中からユーザの指示によって手動で所望のフォームを選択する。
ステップS820で、自動検出又は手動で選択された登録フォームに設定されているエリアを検索する。
ステップS821で、当該文書において、登録フォームに設定された全てのエリアに対応する領域内の情報を用いたインデックス付け処理が終了したか判断し、終了している場合はステップS804に進んで次文書があるかの判断を行い、一方、終了していない場合はステップS822に進む。
ステップS822で、登録フォームに設定されているエリアの解析条件に従ってエリア解析する。なお、ここで、エリアの解析条件として設定された領域範囲を、ユーザが能動的に領域範囲を調整することも可能である。この領域範囲の調整は、入力された文書画像を表示している状態で、設定されているエリアの解析条件として設定されている領域範囲を所定の色の矩形を重ねて表示し、ユーザはこの矩形を調整することで該領域範囲を調整することができる。更に、領域範囲に従って切り出された画像データに対して文字画像のスムージング処理(黒画素塊のエッジのスムージング処理)を施す。ここでいう文字画像には、バーコードデータ、絵文字等ビットマップのビット配列の形状で意味を伝達するもの全てが含まれる。なお、この文字画像のスムージング処理は、OCR制御部225にライブラリソフトウェアという形態で包括される。このスムージング処理を施すことにより、傾き補正、ずれ補正、変倍補正などの画像処理をおこなった際に生じるジャギー(ドットばらつき)が低減され、文字認識処理の認識率の向上が図れる。
ステップS823では、エリア解析処理に異常が発生することなく成功したかどうか判断する。異常終了した場合は、ステップS824に進み、自動処理モードかを判断して、自動処理モードでなければステップS825でユーザにインデックスの手動入力をさせ、自動処理モードの場合はステップS826で暫定処理を行う。ここで、暫定処理とは、例えばエリア解析が不成功であったことを示すNGマークをつけたり、その他のデフォルトとして規定した値をインデックスとして出力したりする処理である。
ステップS830では、エリアの解析処理した結果をワークシートへ保存し、ステップS820に戻って他の未処理のエリアを検索する。
一方、ステップS800でジョブなどの自動処理が指定されたと判断された場合、ステップS815において、該自動処理に対応付けられているワークシートを選択して、自動インデクス付け処理の前処理を行う。ここで、該自動処理には、ワークシートがあらかじめ設定されていることを前提としている。該自動処理に登録フォームもあらかじめ指定されている場合は、そのままステップS816でフォームが検出されているとしてステップS820に進む。また、該自動処理に登録フォームを自動的に検出して選択させる設定になっている場合は、この前処理において、ステップS811と同様のフォーム検出処理を行い、一致する登録フォームが検出された場合は、ステップS816でフォームが検出されたとしてステップS820に進み、一方、登録フォームが定まらなかった場合は、ステップS817の後処理に進み、処理ができなかった文書として、ワークシート上に当該文書が管理されて、ステップS804に進んで次文書の処理を行うか判断される。
<リリース(データ登録)処理(図11)>
図11を用いて、ワークシートで管理されているデータ(文書情報及びインデックス情報)を、文書管理システムにリリース(登録)する処理(S107、S123、S1131等)を詳述する。
ステップS900で、自動リリースが指定されているか判断し、自動リリースであると判断された場合はステップS901に進み、自動リリースでないと判断された場合はステップS910に進む。
自動リリースの場合、ステップS901で、まず自動リリースの設定情報(登録先の文書管理システムへの接続情報や登録先のフォルダ情報など)をワークシートから取得し、ステップS902で、該文書管理システムの格納フォルダへ接続処理を行い、ステップS920に進んでリリースするデータの準備を行う。
自動リリースでない場合、ステップS910で、まずワークシートで管理されている文書から、登録対象の文書の選択や、文書管理システムへ登録後に文書登録システムに格納されている文書の扱い(削除など)の設定ができるようになっている。登録対象の文書の選択は、ワークシートで管理されている複数の登録対象の文書IDとそれぞれの文書に対応するインデックスとを、ワークシートの表形式で表示し、ユーザにその中から登録処理する文書を選択させることができる。なお、選択処理時には、ワークシート上で選択された文書ID及びインデックスをハイライト表示し、選択されていることが分かりやすいようにする。
ステップS911で、登録先とする文書管理システムへログイン処理し、文書を格納するフォルダを指定する。
ステップS912で、文書登録時のオプション設定ができるようになっており、文書登録処理に関する実行ログをとる設定をしたり、文書登録時の文書フォーマットの変換設定をしたりできるようになっている。
ステップS920では、文書管理システムへ登録する文書情報等を一旦内部の出力用データエリア254に保存して登録準備を行う。
ステップS930では、登録する文書画像のフォーマット変換、もしくは、文書画像をOCR解析した結果を付加する処理等が指示されているか判断し、指示されていると判断した場合はステップS931で、該指示に従って画像処理を行う。
ステップS940で、準備された文書データ等を、登録先の文書管理システムのフォルダへ登録処理を行う。
ステップS950において、文書管理システムへの文書登録後に、文書登録システム内に格納されている該文書の削除が指示されているか判断し、削除指示が為されている場合はステップS951で該文書の削除処理を行い、リリース処理を終了する。
<ジョブ作成処理(図12)>
図12を用いて、文書取得処理、インデックス処理、リリース処理の各設定を定めて、1つのジョブとして作成する処理(S150)を詳述する。
ステップS1000で、自動文書取得のジョブ設定が指定されたか判断し、設定する場合は、ステップS1001に進み、使用するワークシートの設定、ならびにソースデバイスとしてのスキャナやフォルダの指定などを行って、文書取得のための設定を行う。
ステップS1010で、インデックス入力の自動処理の設定が指示されたか判断し、設定する場合は、ステップS1011において、使用するワークシートの設定、登録フォームの指定又は登録フォームの自動検索の指定など、インデックス処理を自動的に処理するために必要な項目を設定する。
ステップS1020で、自動リリース(文書登録)の設定が指示されたか判断し、設定する場合は、ステップS1021において、処理の対象となるワークシート、文書登録先(文書管理システム、フォルダ)、登録後の文書の扱いなど、自動リリース処理するために必要な情報を設定する。
ステップS1030では、ステップS1001、S1011、S1021で設定された設定情報を、識別情報(ジョブ名)を付加して保存する。
なお、各種設定を組み合わせたジョブを複数登録・保存することが可能である。
<ジョブ実行処理(図13)>
図13を用いて、ジョブ実行処理(S130,131)を詳述する。
ステップS1100で、まず登録保存されている複数のジョブの中から、ユーザが所望するジョブを選択する。
ステップS1101で、その選択されたジョブに設定されている条件を読出してジョブ実行処理を開始する。
ステップS1110で、自動文書取得のジョブが設定されているかどうか判断し、設定されていると判断した場合、ステップS1111で設定に従ってデバイスから文書取得処理を行い、ステップS1112で、取得した文書をワークシートで管理し、保存する。
ステップS1120で、インデックス入力の自動処理が設定されているかどうか判断し、設定されていると判断した場合、ステップS1121において、設定された条件に従って自動インデクス処理を実行する。この自動インデックス処理において、自動フォーム検出を行う場合、各種変倍、位置ズレ補正等の画像処理を施し、さらにエリア(領域)の設定に従い、画像上に記載されている情報を取得する。さらにその画像情報にスムージング処理を施した上で文字認識(OCR)処理を行うことでテキストデータによるインデックスデータが自動作成できる。
ステップS1130で、自動リリース(文書登録)処理が設定されているかどうか判断し、設定されていると判断した場合、ステップS1131において、設定された条件に従って文書管理システムへ自動リリース処理をする。
文書取得から、文書登録までをジョブに設定することで、一連の処理を一括処理させることが可能になっている。
<拡張されたデバイス制御部(図14)>
本実施形態では、更に図2のデバイス制御を行って、デバイスから文書を取得する方式として、複数の形態に対応できるように拡張することが可能である。図14を用いて、この拡張したデバイス制御を説明する。
デバイス制御部A(210)は、文書登録システムからデバイス側にアクセスして、文書を取得する。この制御部Aを用いて、同等のアクセス取得方式に対応した複数デバイス(110、111)から文書データを取得することが可能である。
デバイス制御部B(211)は、文書登録システムからのアクセスではなく、デバイス側からアクセスされて、送信されてきた文書を取得する。この場合も、同等のアクセス方式に対応した、複数のデバイス(112、113)から、文書を取得することが可能である。
また、デバイス制御部Bには、独自にデータフォルダ300を設けて、複数のデバイスからの同時の文書転送処理に対応している。更には、このデータフォルダを、階層を有するフォルダとして構成することを可能としておき、デバイス側からフォルダパスを指定しての文書転送処理も可能とする。なお、この場合のアクセスプロトコルとして、汎用的なファイル転送プロトコルを採用することにより、デバイス側の対応を容易にし、一般のコンピュータから文書転送させることも可能になる。
更には、文書データを取得する際に、文書画像以外にも、当該文書データに関連した付加(属性)情報(例えば、各文書のオーナー情報、ファクス受信文書なら送信元情報、接続デバイスに関する情報等)を取得し、そのデータをシステム内で利用できる手段も有する。
入力制御部220は、各デバイス制御部で取得された文書データを混同しないよう、統括してハンドリングできるようになっている。
<拡張された文書管理システム制御部(図15)>
本実施形態では、様々な異なる形式で文書を管理する複数の文書管理システムに対して、デバイス等から取得される文書データならびにそのインデックス(付加情報)を登録できるように拡張できる。図15は、ネットワーク上に、異なる形式で文書を管理する文書管理システムAと文書管理システムBとが混在した場合の対応を説明する図である。
ここでは、文書管理システムの種類によって、そのアクセス手段や、扱える文書のファイル形式が異なっているのが一般的なので、文書管理システムA(140)に対しては、アクセス制御部A(230)、文書管理システムB(141)に対しては、アクセス制御部B(231)を提供する。そして、文書登録システム120は、登録先の文書管理システムに応じて、利用するアクセス制御部を変えることにより、異なる形式で文書を管理する複数の文書管理システムが混在する場合に対応できる。
なお、各文書管理システムヘアクセスなど行う際に必要な情報を、管理データ253として保持し、必要に応じて取り出して使用する。
<図11のリリース処理の補足(図16)>
図16を用いて、文書管理システムへのリリース(登録)処理(ステップS940)に関する補足を述べる。
ステップS1200で、リリース処理を開始するにあたっての設定処理であり、終了通知の要否の確認、終了通知先の情報取得処理等を行う。
ステップS1210では、文書管理システムへ登録すべき残りのデータの有無の確認処理であり、登録すべき全てのデータが送信されていなければステップS1211へ進み、残りが無ければステップS1220へ進む。
ステップS1211で、文書管理システムへ登録すべきデータを送信して登録する登録処理である。
ステップS1212で、該送信したデータが登録されたかどうか判断し、登録されたのが確認されたならばステップS1210へ戻り、登録に失敗した場合はステップS1213へ進む。
ステップS1213は、文書管理システムへのデータ登録がエラーした場合の処理であり、所定のワークシートに、登録エラーを起こした文書に関するデータを登録エラー文書データとして登録し、その後、手動による再登録処理ができるようになっている。
ステップS1220では、S1200での設定に基き、ユーザに登録終了通知を行う必要があるか判断し、必要なければ処理を終了する。
終了通知を行う必要があると判断した場合、ステップS1221で、データ登録処理の結果にエラーがあるか判断し、エラーがなければステップS1222で、あらかじめ登録された登録通知のメールアドレスへ新規文書が登録された旨のメール通知処理を行い、一方、エラーが発生していると判断された場合は、ステップS1223で、あらかじめ登録されたエラー通知のメールアドレスへ、エラー情報をメール通知処理されるようになっている。
<デバイスから送信された文書の自動文書登録処理(図17)>
図17は、デバイスから送られてくる文書データを、自動的に文書登録までの処理をさせるフローに関して説明する。なお、この図17では、文書管理システムへの文書登録自動処理および、登録フォームとして文書登録システムへのフォーム登録自動処理を記載している。
ステップS1300で、自動文書処理を実行するにあたって必要となる各種項目の設定を事前に行い、この設定された自動文書処理の起動を行う。
ここで行う設定項目には、文書入力処理に関する設定、フォーム登録処理用に運用されるフォルダ、使用する属性情報の設定、ならびに各属性に対応した処理を行うためのワークシートの設定、自動インデックス入力を行うために使用されるフォームの設定等がある。
なお、属性情報の例としては、以下のものがある。属性情報は自動処理の判別、およびインデックス入力などに使用される。
・デバイスの種類
・フォルダパス(ファイルサーバ130、デバイス制御部用データフォルダ300)
・文書のオーナー情報
・FAX受信文書における送信元情報
・エリア解析結果、など
ステップS1301では、文書入力されたかどうか検知し、文書入力があるとステップS1302に進む。本実施形態では、デバイスからデバイス制御部経由で入力される文書データ、デバイスからフォルダ制御部経由で入力される文書データを統括して扱えるようになっている。本実施形態では、デバイスからプッシュ式で送信されてきた文書はデバイス制御部のデータフオルダを介して入力されるものとする。なお、フォルダに新たな文書が入力されたかどうかの検知は、図9のS721〜S725と同様に定期的にフォルダをチェックすることによって為される。
ステップS1302で、入力された文書が、どのルートで入ってきたかを確認する。
ステップS1310で、フォーム登録用フォルダを経由して入力された文書であるか判断し、該フォーム登録用フォルダを経由して入力されたと判断されれば、ステップS1311で、自動的にフォーム登録用処理部を起動し、入力された文書をフォームとして登録する。
ステップS1320では、各種属性情報の解析をし、得られた属性情報に対応した処理が定義されているか否かを確認する。例えば、所定のフォルダAを介して入力された文書や、所定のデバイスから入力された文書が、所定の文書管理システムのフォルダXへ登録する自動処理を行うと定義されているものとする。
なお、属性情報としては、入力制御部220で得られるデバイスやフォルダなどに関する情報と、この段階で自動インデックス処理に相当する処理を呼んで、フォーム解析してターゲットとする所定のエリアから得られる情報などがある。
ステップS1321では、当該入力された文書の属性情報に対応する自動処理が検出されたかどうか判断し、検出されなかった場合は、ステップS1323に進んで当該入力された文書を一時保存し、後でユーザが手動で処理できるようになっている。
一方、対応する処理が検出された場合(例えば所定の文書管理システムのフォルダXへの登録処理が検出された場合)は、ステップS1324に進み、自動インデックス処理および自動リリース処理に必要な情報を読出し、ステップS1330で、必要に応じてフォームに対応するエリア情報等を用いて自動インデックス入力を行い、ステップS1340で、該文書とインデックスとを文書管理システムに登録する自動リリース処理を行う。
ステップS1350で、自動文書処理の終了要求がなされたか判断し、なされていれば処理を終了させ、そうでなければ、ステップS1301に戻り、処理を継続する。
<複数の登録フォームを用いた登録(図18〜21)>
更に、本実施形態では、異なるフォームを有する複数の文書画像を、一括して、フォーム解析を行い、1つのワークシートにインデックスをつけて入力・管理でき、そして、そのワークシートで管理されている文書画像とインデックスとを、文書管理システムへ登録することができる。つまり、このような形態では、複数の登録フォームの各エリアを、1つのワークシートの各項目に対応づけることが可能である。
図18は、複数の登録フォームを用いて、1つのワークシート404への入力処理を示す模式図である。複数の文書画像(400A、400B)は、互いに異なるフォームを有し、スキャナ等に混載して読み取り処理されて、文書登録システムに一括して入力されてくる。これらの文書画像それぞれに対して複数の登録フォームから一致する登録フォームを検出し、その登録フォームに予め設定されているエリア(文書名称のインデックスとして用いられるエリア401、地域のインデックスとして用いられるエリア402、地区のインデックスとして用いられるエリア403)内の画像に対して文字認識処理を行い、ワークシート404のインデックスとして取り込んだ例を示す。つまり、文書画像によって、一致する登録フォームが異なり、インデックス入力に用いられるエリアの位置も異なるが、それぞれの文書画像で一致する登録フォームを識別して、それぞれの登録フォームのエリアに基づきインデックス入力するので、複数の文書画像を1つのワークシートへ一括して入力することができる。(なお、図18では、煩雑にならないように、日付のインデックスとして用いられるエリアについては記載を省略している。)
このような文書管理システムでは、まず、図6に示すようなフォーム登録を繰り返して、複数のフォームをフォーム管理シートに登録する。
そして、更に、検索対象の登録フォームを絞り、且つ1つのワークシートにインデックス入力するための、フォーム登録バッチを保存することも可能である。図19は、複数の登録フォームをフォーム登録バッチに登録するときのフローチャートである。ステップS1400で、複数の登録フォームを登録するためのフォーム登録バッチを指定する。ステップS1401で、このフォーム登録バッチに登録したい登録フォームをユーザが選択し、ステップS1402にてこの登録フォームをバッチに追加登録する。ステップS1403で、さらに追加したい登録フォームがあるかどうか判断し、追加登録するときにはステップS1401に戻って処理を繰り返す。フォーム登録バッチに登録したい登録フォームをすべて登録した場合には、ステップS1404にて、複数の登録フォームを登録したフォーム登録バッチを保存して作成処理を終了する。このフォーム登録バッチは、文書画像に一致するフォームを検索するフォーム識別処理を行うときに、予め保存しておいた登録バッチを指定すると、検索対象とする登録フォームを、該指定された登録バッチに登録されている登録フォームに限定することができる。
図20は、ワークシートの項目と、複数のフォームのエリアとを対応付ける、複数エリア登録処理を示すフローチャートである。
ステップS1500において、ワークシートの項目(又はテンプレートの項目)に対して、対応づけるエリアを登録するためのフォームを指定する。
ステップS1501において、該指定したフォーム上のエリアの範囲指定を行い、ステップS1502ではそのエリア範囲を登録する。ステップS1503では、追加登録したエリアに対する解析モードと、対応するワークシートの項目の設定を行う。ステップS1504において、さらにエリアを追加するか判断し、追加するならステップS1501に戻る。追加が無ければステップS1505で、当該フォームに設定されたエリアに関する情報を保存する。ステップS1506において、当該ワークシートに対して、対応づける他のフォームがあるか判断し、他のフォームがあれば、ステップS1500に戻り、なければ終了する。
図21は、デバイスから一括して入力された複数の文書画像に対して、1つのワークシートで自動インデキシングする処理を示すフローチャートである。ここでは、図21の処理を行う前に、フォーム登録バッチが指定されて、登録に用いるワークシートも決定されているものとする。
ステップS1600で、まず入力された文書画像を解析して特徴を取り出し、ステップS1601で、指定されたフォーム登録バッチにおける複数の登録フォームの特徴と順次比較を行う。ステップS1602で、S1601での比較対象の登録フォームと一致するか判断し、一致しないときにはステップS1603にて、次に比較対象となる次登録フォームがあるか判断し、あればステップS1601に戻って比較を続け、なければ処理を終了する。このようにステップS1601からS1603を繰り返しながら、フォーム登録バッチにおいて、一致するフォームを検索する。
一方、ステップS1602で一致するフォームがあったとき、ステップS1604で、そのフォームに設定されている最初のエリアに対応する文書画像の領域画像を切り出し、ステップS1605ではそのエリアの認識処理(文字認識処理、バーコード認識処理など予め指定されている認識)を行い、文字列として取り出した情報をステップS1606でワークシートの対応する項目にインデックスとして保存する。ステップS1607では、該一致したフォームに登録されている全てのエリアの処理が終わったか判断し、まだならば、ステップS1608に進んで次のエリアを抽出してステップS1605へと戻る。ステップS1607で全てのエリアの処理が終了したと判断した場合には、当該文書画像のインデックス入力が終了したとして、ステップS1608に進み、全ての文書画像の処理が終わったか判断して、他の文書画像が残っていればステップS1600に戻って次の文書画像に対して処理を行う。
以上のようにして、異なるフォームを有する複数の文書画像に対しても、一括して、1つのワークシートを介してインデックスをつけて、文書管理システムに登録することができる。
以上説明したように、文書管理システムにおいて、文書画像に一致する登録フォームの検出を行い、画像と一致するフォームが存在したときには、予めそのフォームに対して設定してあるエリアの文字認識などの解析を行い、その結果をインデックス情報として保存することによって、複数の文書画像を1つのワークシートを使って一括して文書管理システムへ登録したいときでも自動的にそれぞれの文書画像に適応した領域のインデキシングを行うことができるので、文書画像のフォームをユーザが判断する必要が無くなり、インデックス入力作業の効率が大幅に向上し、インデックス入力のミスを防止することができる。
発明の効果
以上説明したように、本実施形態によれば、異なるフォームを有する複数の文書画像が入力されてきても、自動的にフォームを識別し、該フォームのエリアに対応するインデックス項目へ、インデックスを自動的に入力することができるので、インデックス入力作業の効率があがる。
また、フォームバッチを使って、フォーム識別対象とする登録フォームを絞ることができるので、フォーム識別率を高くすることができる。
また、複数の異なるフォームを使って、1つのワークシートへインデックス入力できるので、入力文書画像のフォームが混在していても一緒に処理することができる。
本発明の実施形態のシステム構成図 文書登録システム120の構造を示すブロック図 文書登録システムの基本フロー テンプレート作成処理 ワークシート作成処理 フォーム登録処理 エリア登録処理 入力起動ボタン設定 入力起動ボタン実行処理 インデックス入力処理 リリース(データ登録)処理 ジョブ作成処理 ジョブ実行処理 拡張されたデバイス制御部 拡張された文書管理システム制御部 リリース処理の補足 デバイスから送信された文書の自動文書登録処理 ワークシートへ複数の異なるフォームを有する文書を登録する例 バッチ登録処理図 複数フォームのエリア登録 複数文書の一括登録
100〜102 ユーザ端末
110 MFP
120 文書登録システム
130 ファイルサーバ
140 文書管理システム

Claims (7)

  1. 文書画像にインデックスをつけて管理する文書管理部に対して、ネットワークを介して接続された文書登録システムであって、
    それぞれにエリアが設定される複数の異なるフォームを格納するフォーム格納手段と、
    前記文書管理部のインデックス構造を取得し、当該取得したインデックス構造に基づいて、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するための、テンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
    前記テンプレートから、前記文書管理部に複数の文書画像とインデックス情報とを一括して登録する際に使用するための、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するワークシート作成手段と、
    複数の異なるフォームそれぞれについて、該フォームのエリアに、そのエリアから抽出されるインデックス情報が入力される前記ワークシートのインデックス項目を設定するエリア設定手段と、
    入力された複数の文書画像それぞれに対して、一致するフォームを識別するフォーム識別手段と、
    前記複数の文書画像それぞれに一致するフォームに設定されているエリアに基づいて、該文書画像それぞれのインデックス情報を抽出して、該エリアに対応付けられているインデックス項目に基づき、前記ワークシートにおける該文書画像それぞれのインデックス項目に該文書画像それぞれのインデックス情報を入力するインデックス情報抽出手段と、
    前記ワークシートで管理されている前記入力された複数の文書画像と、該文書画像それぞれのインデックス情報とを、前記ネットワークを介して接続されている前記文書管理部に一括して登録する登録手段と
    を有することを特徴とする文書登録システム。
  2. 更に、前記フォーム格納手段に格納されている複数の異なるフォームの中から、所望のフォームを複数選択して、フォームバッチとしてグループ設定するバッチ設定手段を有し、
    前記フォーム識別手段は、指定された前記フォームバッチに属するフォームの中から、前記入力された複数の文書画像それぞれに対して、一致するフォームを識別することを特徴とする請求項1に記載の文書登録システム。
  3. 前記エリアは、1つのフォームに対して複数設定され、該エリアそれぞれに異なるインデックス項目が対応付けられることを特徴とする請求項1又は2のいずれかに記載の文書登録システム。
  4. 前記インデックス情報抽出手段で抽出されるインデックス情報は、前記文書画像の該エリアに対応する領域画像を文字認識処理することにより得た情報であることを特徴とする請求項1乃至3のいずれかに記載の文書登録システム。
  5. 前記インデックス情報抽出手段で抽出されるインデックス情報は、前記文書画像の該エリアに対応する領域画像をバーコード認識処理することにより得た情報であることを特徴とする請求項1乃至4のいずれかに記載の文書登録システム。
  6. 文書画像にインデックスをつけて管理する文書管理部に対してネットワークを介して接続されたコンピュータを、
    それぞれにエリアが設定される複数の異なるフォームを格納するフォーム格納手段、
    前記文書管理部のインデックス構造を取得し、当該取得したインデックス構造に基づいて、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するための、テンプレートを作成するテンプレート作成手段、
    前記テンプレートから、前記文書管理部に複数の文書画像とインデックス情報とを一括して登録する際に使用するための、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するワークシート作成手段、
    複数の異なるフォームそれぞれについて、該フォームのエリアに、そのエリアから抽出されるインデックス情報が入力される前記ワークシートのインデックス項目を設定するエリア設定手段、
    入力された複数の文書画像それぞれに対して、一致するフォームを識別するフォーム識別手段、
    前記複数の文書画像それぞれに一致するフォームに設定されているエリアに基づいて、該文書画像それぞれのインデックス情報を抽出して、該エリアに対応付けられているインデックス項目に基づき、前記ワークシートにおける該文書画像それぞれのインデックス項目に該文書画像それぞれのインデックス情報を入力するインデックス情報抽出手段、
    前記ワークシートで管理されている前記入力された複数の文書画像と、該文書画像それぞれのインデックス情報とを、前記ネットワークを介して接続されている前記文書管理部に一括して登録する登録手段、
    として機能させるためのコンピュータ実行可能なプログラム。
  7. 請求項6に記載のプログラムを格納した、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
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