JP5339657B2 - 文書登録システム、方法、プログラム及び記憶媒体 - Google Patents
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Description
上記課題を解決するために、本発明の文書登録システムは、文書画像にインデックスをつけて管理する文書管理部に対して、ネットワークを介して接続された文書登録システムであって、それぞれにエリアが設定される複数の異なるフォームを格納するフォーム格納手段と、前記文書管理部のインデックス構造を取得し、当該取得したインデックス構造に基づいて、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するための、テンプレートを作成するテンプレート作成手段と、前記テンプレートから、前記文書管理部に複数の文書画像とインデックス情報とを一括して登録する際に使用するための、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するワークシート作成手段と、複数の異なるフォームそれぞれについて、該フォームのエリアに、そのエリアから抽出されるインデックス情報が入力される前記ワークシートのインデックス項目を設定するエリア設定手段と、入力された複数の文書画像それぞれに対して、一致するフォームを識別するフォーム識別手段と、前記複数の文書画像それぞれに一致するフォームに設定されているエリアに基づいて、該文書画像それぞれのインデックス情報を抽出して、該エリアに対応付けられているインデックス項目に基づき、前記ワークシートにおける該文書画像それぞれのインデックス項目に該文書画像それぞれのインデックス情報を入力するインデックス情報抽出手段と、前記ワークシートで管理されている前記入力された複数の文書画像と、該文書画像それぞれのインデックス情報とを、前記ネットワークを介して接続されている前記文書管理部に一括して登録する登録手段とを有することを特徴とする。
まず、文書登録システム120への文書入力処理(文書登録システムによる文書取得処理)について説明する。
次に、文書登録システム内の処理について説明する。
221は、ジョブ制御部であり、後述するジョブに関する制御を行う。
222は、文書データ処理部であり、画像フォーマット変換処理等を行う。
223は、インデックス処理部であり、後述するインデックス処理に関する制御を行う。
224は、データ管理部であり、後述するテンプレート、ワークシート、ジョブ等に関するデータを250のデータ記憶エリアに保存、管理する。
225は、OCR制御部であり、辞書データ251を用いて文字認識を行う。
226は、フォーム(帳票)解析部であり、登録フォームデータ252を用いて、各種フォーム、例えば帳票ファーマットを自動的に識別できるようになっている。
240は、メール処理部であり、主に、自動的に文書を取得して登録処理を行うようにしている場合に、該自動処理が行われると、あらかじめ登録された宛て先にその結果を通知するために使用される。
続いて、文書登録システムにおける文書管理システムとのインターフェースについて説明する。
図3は、文書登録システム120における基本フロー図である。
図4を用いて、テンプレート作成処理(ステップS100)を詳述する。
図5を用いて、保存されているテンプレートからワークシートを作成するワークシート作成処理(ステップS101)を詳述する。
図6を用いて、入力された文書を識別するための処理や、インデックスとして画像から情報を抽出する処理などで用いるためのフォームを登録するフォーム登録処理(ステップS140)について詳述する。
図7を用いて、登録フォーム上に、文字認識やバーコード認識などを行うエリアを設定するエリア登録処理(ステップS141)について詳述する。このエリアは、文書にインデックスをつける際に、登録フォームに設定されているエリアに対応する文書の領域内を認識処理して、認識結果をインデックスとしてワークシートに登録するために用いられるものである。
図8を用いて、入力起動ボタンの設定処理(ステップS150)を詳述する。入力起動ボタンは、押下されると、各種データソース(フォルダやスキャナなど)からの入力処理を一括処理させるためのものである。
図9を用いて、入力起動ボタンが押下されたときの実行処理(ステップS121)を詳述する。
図10を用いて、ワークシートに文書のインデックスを入力するインデックス入力処理(S105、S122、S1121など)を詳述する。
図11を用いて、ワークシートで管理されているデータ(文書情報及びインデックス情報)を、文書管理システムにリリース(登録)する処理(S107、S123、S1131等)を詳述する。
図12を用いて、文書取得処理、インデックス処理、リリース処理の各設定を定めて、1つのジョブとして作成する処理(S150)を詳述する。
図13を用いて、ジョブ実行処理(S130,131)を詳述する。
本実施形態では、更に図2のデバイス制御を行って、デバイスから文書を取得する方式として、複数の形態に対応できるように拡張することが可能である。図14を用いて、この拡張したデバイス制御を説明する。
本実施形態では、様々な異なる形式で文書を管理する複数の文書管理システムに対して、デバイス等から取得される文書データならびにそのインデックス(付加情報)を登録できるように拡張できる。図15は、ネットワーク上に、異なる形式で文書を管理する文書管理システムAと文書管理システムBとが混在した場合の対応を説明する図である。
図16を用いて、文書管理システムへのリリース(登録)処理(ステップS940)に関する補足を述べる。
図17は、デバイスから送られてくる文書データを、自動的に文書登録までの処理をさせるフローに関して説明する。なお、この図17では、文書管理システムへの文書登録自動処理および、登録フォームとして文書登録システムへのフォーム登録自動処理を記載している。
・フォルダパス(ファイルサーバ130、デバイス制御部用データフォルダ300)
・文書のオーナー情報
・FAX受信文書における送信元情報
・エリア解析結果、など
ステップS1301では、文書入力されたかどうか検知し、文書入力があるとステップS1302に進む。本実施形態では、デバイスからデバイス制御部経由で入力される文書データ、デバイスからフォルダ制御部経由で入力される文書データを統括して扱えるようになっている。本実施形態では、デバイスからプッシュ式で送信されてきた文書はデバイス制御部のデータフオルダを介して入力されるものとする。なお、フォルダに新たな文書が入力されたかどうかの検知は、図9のS721〜S725と同様に定期的にフォルダをチェックすることによって為される。
更に、本実施形態では、異なるフォームを有する複数の文書画像を、一括して、フォーム解析を行い、1つのワークシートにインデックスをつけて入力・管理でき、そして、そのワークシートで管理されている文書画像とインデックスとを、文書管理システムへ登録することができる。つまり、このような形態では、複数の登録フォームの各エリアを、1つのワークシートの各項目に対応づけることが可能である。
このような文書管理システムでは、まず、図6に示すようなフォーム登録を繰り返して、複数のフォームをフォーム管理シートに登録する。
110 MFP
120 文書登録システム
130 ファイルサーバ
140 文書管理システム
Claims (7)
- 文書画像にインデックスをつけて管理する文書管理部に対して、ネットワークを介して接続された文書登録システムであって、
それぞれにエリアが設定される複数の異なるフォームを格納するフォーム格納手段と、
前記文書管理部のインデックス構造を取得し、当該取得したインデックス構造に基づいて、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するための、テンプレートを作成するテンプレート作成手段と、
前記テンプレートから、前記文書管理部に複数の文書画像とインデックス情報とを一括して登録する際に使用するための、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するワークシート作成手段と、
複数の異なるフォームそれぞれについて、該フォームのエリアに、そのエリアから抽出されるインデックス情報が入力される前記ワークシートのインデックス項目を設定するエリア設定手段と、
入力された複数の文書画像それぞれに対して、一致するフォームを識別するフォーム識別手段と、
前記複数の文書画像それぞれに一致するフォームに設定されているエリアに基づいて、該文書画像それぞれのインデックス情報を抽出して、該エリアに対応付けられているインデックス項目に基づき、前記ワークシートにおける該文書画像それぞれのインデックス項目に該文書画像それぞれのインデックス情報を入力するインデックス情報抽出手段と、
前記ワークシートで管理されている前記入力された複数の文書画像と、該文書画像それぞれのインデックス情報とを、前記ネットワークを介して接続されている前記文書管理部に一括して登録する登録手段と
を有することを特徴とする文書登録システム。
- 更に、前記フォーム格納手段に格納されている複数の異なるフォームの中から、所望のフォームを複数選択して、フォームバッチとしてグループ設定するバッチ設定手段を有し、
前記フォーム識別手段は、指定された前記フォームバッチに属するフォームの中から、前記入力された複数の文書画像それぞれに対して、一致するフォームを識別することを特徴とする請求項1に記載の文書登録システム。
- 前記エリアは、1つのフォームに対して複数設定され、該エリアそれぞれに異なるインデックス項目が対応付けられることを特徴とする請求項1又は2のいずれかに記載の文書登録システム。
- 前記インデックス情報抽出手段で抽出されるインデックス情報は、前記文書画像の該エリアに対応する領域画像を文字認識処理することにより得た情報であることを特徴とする請求項1乃至3のいずれかに記載の文書登録システム。
- 前記インデックス情報抽出手段で抽出されるインデックス情報は、前記文書画像の該エリアに対応する領域画像をバーコード認識処理することにより得た情報であることを特徴とする請求項1乃至4のいずれかに記載の文書登録システム。
- 文書画像にインデックスをつけて管理する文書管理部に対してネットワークを介して接続されたコンピュータを、
それぞれにエリアが設定される複数の異なるフォームを格納するフォーム格納手段、
前記文書管理部のインデックス構造を取得し、当該取得したインデックス構造に基づいて、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するための、テンプレートを作成するテンプレート作成手段、
前記テンプレートから、前記文書管理部に複数の文書画像とインデックス情報とを一括して登録する際に使用するための、入力された文書画像に関する情報とインデックス項目とを有するワークシートを作成するワークシート作成手段、
複数の異なるフォームそれぞれについて、該フォームのエリアに、そのエリアから抽出されるインデックス情報が入力される前記ワークシートのインデックス項目を設定するエリア設定手段、
入力された複数の文書画像それぞれに対して、一致するフォームを識別するフォーム識別手段、
前記複数の文書画像それぞれに一致するフォームに設定されているエリアに基づいて、該文書画像それぞれのインデックス情報を抽出して、該エリアに対応付けられているインデックス項目に基づき、前記ワークシートにおける該文書画像それぞれのインデックス項目に該文書画像それぞれのインデックス情報を入力するインデックス情報抽出手段、
前記ワークシートで管理されている前記入力された複数の文書画像と、該文書画像それぞれのインデックス情報とを、前記ネットワークを介して接続されている前記文書管理部に一括して登録する登録手段、
として機能させるためのコンピュータ実行可能なプログラム。
- 請求項6に記載のプログラムを格納した、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
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