JP4238688B2

JP4238688B2 - 業務プロセス診断システム

Info

Publication number: JP4238688B2
Application number: JP2003343915A
Authority: JP
Inventors: 公治岡田; 辰哉鈴木; 朝宏久邇
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2003-10-02
Filing date: 2003-10-02
Publication date: 2009-03-18
Anticipated expiration: 2023-10-02
Also published as: JP2005108132A; US20050080647A1

Description

本発明は、組織の業務プロセスを診断し、改善方法を提示することにより業務プロセス改善を促進する技術に係る。特に、企業内での内部的なプロセス改善だけではなく、外部によるコンサルティングサービスに用いられる技術である。

近年、組織の業務プロセスを診断し、改善方法を提示することにより業務プロセス改善を促進することが実施されている。その一例としては、ISO-9001、ISO-14000の認定の取得および内部監査によるプロセス改善がある。また、別の一例としては、CMM (Capability Maturity Model)やCMMI (Capability Maturity Model Integration)、ISO-15504のアプレイザルによる業務プロセスの弱点の抽出等がある。その他にも独自に定めた業務プロセスの診断モデルに基づく場合もある。このようなISO-9001の審査、及びCMMやCMMIでのアプレイザル等では、組織の業務プロセスの定義、その業務プロセスに従って作成されるドキュメントの調査、その業務プロセスの実施者に対するインタビュー調査等を組合せて、業務プロセスを診断するのが一般的であるが、それに要する準備工数、実施工数が多大であることから、より簡便な質問項目への回答に基づき、業務プロセスの診断を行う方法も開発されている。

例えば、特許文献１の「企業診断システム、企業診断方法、企業診断用サーバ、および記録媒体」では、企業診断を行うためのアンケート質問事項をネットワークを介して提供し、回答の入力を促し、回答結果に基づいて企業診断結果を提示するシステムを提供している。

また、企業の知識風土を診断するための質問項目をネットワークを介して提供し、診断結果を提示するサービスも提供されている。

特開２００２−１０９０８１号公報

組織の業務プロセスは組織毎に異なるため、上記のような質問項目への回答結果に基づく組織の業務プロセス診断を実施する場合、共通の質問項目を想定すると抽象的な質問項目にせざるを得ない。このため、業務プロセスに則り実際に作業を行う実務者にとっては、質問項目のリストが抽象的過ぎて、何を問われているのか判断に迷う場合があった。一方、業務プロセスの定義や改善活動を実施している者にとっては、定義されている業務プロセスについては回答できるが、実際の実施状況についての解答が難しいという課題があった。何れの場合においても、質問項目への回答の正確性が損なわれ、診断結果が不正確となる恐れがあった。

本発明では、上述の課題を解決するために、予め用意された質問項目のリストを元に組織特有の質問項目のリストを回答する段階と、予め用意された質問項目のリスト並びに組織特有の質問項目のリストに基づいて回答する段階の、少なくとも２段階を経て、組織の業務プロセス診断結果を導出する業務プロセス診断方法を取る。予め用意された質問項目のリストを元に組織特有の質問項目のリストを回答する段階では、主に業務プロセスの定義や改善活動を実施している者が回答する。予め用意された質問項目のリスト並びに組織特有の質問項目のリストに基づいて回答する段階では、主に業務プロセスに則り実際に作業を行う実務者が回答する。これらの回答結果を用いて、業務プロセス診断結果を導出することで、質問項目に対する回答を容易にし、かつ、正確性を向上し、診断結果の正確性を向上する。

本発明の方法により、質問項目のリストに対する回答を容易にし、かつ、正確性を向上し、診断結果の正確性を向上することが可能となる。

本発明を実施するための形態として、実施例１及び実施例２を説明する。

実施例１では、表計算ツールを基礎とした一実施例を示す。図１に示すような、予め用意された質問項目のリスト部分１０１、組織特有の質問項目のリスト部分１０２、組織特有の質問項目への回答結果部分１０３から構成される質問シート１００を提供する。

この質問シートの活用の手順を、図２に示す。

ステップ２０１では、図３に示すように予め用意された質問項目のリスト部分１０１のみ予め記載された質問シートを、業務プロセスの定義や改善活動を実施している者に提示する。

ステップ２０２では、主に業務プロセスの定義や改善活動を実施している者が、組織特有の質問項目のリスト部分１０２に回答を記入する。例えば、図４に示すように、予め用意された質問項目のリスト部分１０１に記載された「プロジェクトのリスクを事前に評価していますか？」という質問項目に対して、業務プロセスの定義や改善活動を実施している者は、「該当する業務の仕組み」を「有り」にマークをし、「受注時プロジェクトチェックシートにリスク項目をリストアップしましたか？」といったその組織固有の質問項目を考え回答する。該当する業務プロセスが定義されていない場合には、「該当する業務の仕組み」を「無し」にマークする。

ステップ２０３では、ステップ２０２の結果得られた質問シート１００を、必要に応じて複製する。

ステップ２０４では、複製された質問シート１００を、主に業務プロセスに則り実際に作業を行う実務者に、提示する。

ステップ２０５では、主に業務プロセスに則り実際に作業を行う実務者が、組織特有の質問項目への回答結果部分１０３に回答を記入する。例えば、図５に示すように、「受注時プロジェクトチェックシートにリスク項目をリストアップしましたか？」といったその組織固有の質問項目に対して、「はい」または「いいえ」で回答を行う。

ステップ２０６では、ステップ２０１からステップ２０５を経て得られた質問シート１００に基づき組織の業務プロセスの診断を行う。例えば、組織特有の質問項目のリスト部分１０２に対して「該当する業務の仕組み無し」にマークされている場合には０ポイント、「該当する業務の仕組み有り」にマークされている場合には２ポイントを与え、更に、組織特有の質問項目への回答結果部分１０３に対して「いいえ」の場合は０ポイント、「はい」の場合は１ポイントを与え、ポイントの合計を算出することで、質問項目毎の診断結果を算出する。

ステップ２０７では、ステップ２０６で算出された診断結果を提示する。

ステップ２０８では、複製された複数の質問シート１００に対する回答結果を元に、組織のプロセス診断を行う。例えば、ステップ２０６で導出された評価結果の平均と分散を求める処理を行っても良い。

ステップ２０９では、ステップ２０８で算出された診断結果を提示する。

ステップ２０６とステップ２０８は、両方行っても良いし、どちらか一方を実施するだけでも良い。ステップ２０６を実施しない場合には当然ステップ２０７は実施されない。また、ステップ２０８を実施しない場合には当然ステップ２０９は実施されない。

実施例２では、コンピュータネットワークを基礎とした一実施例を示す。図６に示すようにコンピュータネットワーク６３０を介して、１つ以上のクライアント端末６２０と少なくとも１つのサーバ６１０から構成される。また、サーバはクライアント端末を兼ねても良い。

本実施例では、サーバ６１０は、入力手段、出力手段、記憶手段、計算手段、データベースを有するコンピュータであり、データベースに格納された内容を参照しながら記憶手段に読み込まれたプログラムを計算手段が実行することにより各種機能を実現する。計算手段が実現する機能には、予め用意された質問項目リスト提示・回答受付機能６１２、組織特有の質問項目リスト提示・回答受付機能６１３、組織のプロセスの診断機能６１４、組織のプロセスの診断結果の提示機能６１５がある。実施例２におけるシステムの動作は、図２に示したような、実施例１の場合と同様である。

ステップ２０１では、予め用意された質問項目リスト提示・回答受付機能６１２が、質問・回答データベース６１１のデータに従い、図３に示すように予め用意された質問項目のリスト部分１０１のみ予め記載された質問シートを、業務プロセスの定義や改善活動を実施している者の使用しているクライアント端末６２０に提示する。

ステップ２０２では、主に業務プロセスの定義や改善活動を実施している者から入力された組織特有の質問項目のリスト部分１０２の回答を受け付ける。これは、予め用意された質問項目リスト提示・回答受付機能６１２により受付けられ、質問・回答データベース６１１に保持される。

ステップ２０３では、ステップ２０２の結果得られた回答データを、必要に応じて複製する。これは、組織特有の質問項目リスト提示・回答受付機能６１３により実行される。

ステップ２０４では、複製された質問シート１００を、主に業務プロセスに則り実際に作業を行う実務者の使用しているクライアント端末６２０に提示する。これは、組織特有の質問項目リスト提示・回答受付機能６１３により実行される。

ステップ２０５では、主に業務プロセスに則り実際に作業を行う実務者が、組織特有の質問項目への回答結果部分１０３に回答を入力する。これは、組織特有の質問項目リスト提示・回答受付機能６１３により受付けられ、質問・回答データベース６１１に保持される。

ステップ２０６では、ステップ２０１からステップ２０５を経て得られた質問シート１００に基づき組織の業務プロセスの診断を行う。これは、組織のプロセスの診断機能６１４により実行される。

ステップ２０７では、ステップ２０６で算出された診断結果を提示する。これは、組織のプロセスの診断結果の提示機能６１５により、診断結果を参照する者の使用するクライアント端末２２０に表示する。

ステップ２０８では、複製された複数の質問シート１００に対する回答結果を元に、組織のプロセス診断を行う。これは、組織のプロセスの診断機能６１４により実行される。

ステップ２０９では、ステップ２０８で算出された診断結果を提示する。これは、組織のプロセスの診断結果の提示機能６１５により、診断結果を参照する者の使用するクライアント端末２２０に表示する。

組織の業務プロセス診断に用いる質問シートの構成例を示す図である。組織の業務プロセス診断を行う手順を示す図である。予め用意された質問項目のリストを元に組織特有の質問項目のリストを回答する段階において提示される質問シートを示す図である。予め用意された質問項目のリストを元に組織特有の質問項目のリストを回答する段階において回答例を示す図である。予め用意された質問項目のリスト並びに組織特有の質問項目のリストに基づいて回答する段階において回答例を示す図である。本発明をコンピュータネットワークを介したコンピュータシステムにより実現した一例を示す図である。

符号の説明

６１０サーバ
６１１質問・回答データベース
６１２予め用意された質問事項リスト提示・回答受付機能
６１３組織特有の質問項目リスト提示・回答受付機能
６１４組織のプロセスの診断機能
６１５組織のプロセスの診断結果の提示機能
６２０クライアント端末
６３０コンピュータネットワーク

Claims

入力手段、出力手段、記憶手段、計算手段、および、診断対象組織を特定しない共通の質問項目である予め用意された質問項目およびそれに対する第１の回答、および前記第１の回答を質問として、それに対する第２の回答に関する情報を、データレコード上に対応させて格納する質問・回答データベースを備え、ネットワークを介して、複数のクライアント端末と接続されるシステム構成において、
前記計算手段は、前記記憶手段に記憶された第１のプログラムを読み込んで、該プログラムを実行し、前記予め用意された質問項目のリストを前記質問・回答データベースから読み出して、第１のユーザのクライアント端末に表示し、該表示されたリストの各質問項目に対して、前記第１のユーザが、各質問に該当する業務の仕組みの有り／無しの回答、および各質問に該当する業務の仕組みが有る場合には、ユーザが所属する組織特有の業務の仕組みを入れた質問項目を回答してきた情報を受付け、該受付けた前記第１の回答を、対応する前記予め用意された質問項目と同一のデータレコード上の組織特有の質問項目として、前記質問・回答データベースへ記憶し、
前記計算手段は、前記記憶手段に記憶された第２のプログラムを読み込んで、該プログラムを実行し、前記予め用意された質問項目のリストおよび前記組織特有の質問項目のリストを前記質問・回答データベースから読み出して、第２のユーザのクライアント端末に表示し、該表示されたリストの各質問項目に対して、前記第２のユーザが、業務プロセスの実施状況として前記組織特有の業務の仕組みに関する実施の有無を回答してきた情報を受付け、該受付けた前記第２の回答を、対応する前記予め用意された質問項目と同一のデータレコード上の組織特有の質問項目への回答結果として、前記質問・回答データベースへ記憶し、
前記計算手段は、前記記憶手段に記憶された第３のプログラムを読み込んで、該プログラムを実行し、前記質問・回答データベースから前記記憶してある前記第１の回答、および前記第２の回答に関する情報を読み出し、各回答が該当する業務の仕組み有りの場合と、該当する業務の仕組み無しの場合とでそれぞれ異なる所定のポイントを付与して、前記第１、第２のユーザが回答した全ての情報に基づくポイントを総合して、前記第１、第２のユーザが所属する組織の業務プロセスの診断結果を算出して、該算出結果を前記出力手段より出力を行う、
ことを特徴とする業務プロセス診断システム。