JP3568792B2

JP3568792B2 - Manuscript data management device

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Publication number: JP3568792B2
Application number: JP28224698A
Authority: JP
Inventors: 浩司貫野
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 1998-10-05
Filing date: 1998-10-05
Publication date: 2004-09-22
Anticipated expiration: 2018-10-05
Also published as: JP2000115422A

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
この発明は、ディジタル複写機やプリンタ等の画像形成装置における処理の対象となる原稿データを管理する原稿データ管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
原稿の画像についての画像形成を行う装置として、原稿の画像を用紙上に複写するディジタル複写機や、外部装置から入力された原稿の画像データを用紙上に形成するプリンタがある。ディジタル複写機では、原稿台に載置された原稿から原稿データを読み取り、読み取った原稿データに基づいて作像部を駆動することにより、給紙部から給紙された用紙上に原稿の画像を複写する。また、プリンタでは、外部のパーソナルコンピュータにおいて作成された原稿データ、又は、スキャナにおいて読み取られた原稿データの入力を受け付け、入力された原稿データに基づいて作像部を駆動することにより、給紙部から給紙された用紙上に原稿の画像を形成する。
【０００３】
このような画像形成装置では、画像形成の対象となる複数の原稿データを記憶して管理する原稿データ管理装置を備え、指定された検索条件に基づいて記憶手段から適宜読み出した原稿データについて画像形成を行うようにしたものがある。
【０００４】
例えば、特開平７−２９６００５号公報には、複数のテキストデータのそれぞれを記憶する際に、各テキストデータから抽出した単語を見出し語として含む管理符号を作成し、再生した管理符号を各テキストデータに付与するとともにインデックステーブルに記憶しておき、入力された検索条件文字列の単語に基づいてインデックステーブルを参照して該当するテキストデータを読み出すようにした管理装置の構成が開示されている。
【０００５】
このように構成された管理装置を画像形成装置に適用することにより、オペレータが所望する原稿データを正確に検索して画像形成を行うことができる。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、画像形成装置における画像形成の対象として原稿データ管理装置に記憶される原稿データのなかには内容が繰り返し更新されるものがあり、このように内容が繰り返し更新される原稿データに関して、オペレータが誤ってより古い内容の原稿について画像形成を行おうとする場合があり、また、より古い内容の原稿について画像形成を行う必要が生じる場合もあり、単一の原稿について内容の新旧を管理する必要が生じる。
【０００７】
この発明の目的は、互いに更新状態が異なる複数の原稿データの更新状態を管理し、適正な更新状態の原稿データを処理対象の原稿データとして正確に出力することができる原稿データ管理装置を提供することにある。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
請求項１に記載した発明は、互いに更新状態が異なる複数の原稿データのそれぞれに各原稿データを特定する識別データを付加して画像記憶部に記憶し、かつ、複数の原稿データのそれぞれについて識別データ及びその原稿データにおいて内容が更新された元の原稿データを表す被更新識別データを含む管理データを作成して管理データ記憶部に記憶するとともに、前記画像記憶部から読み出される原稿データに付加された識別データを前記被更新識別データとする管理データが前記管理データ記憶部に存在する場合には、前記原稿データが最新の原稿データでない旨の警告を行うことを特徴とする。
【０００９】
請求項１に記載した発明においては、更新状態が異なる複数の原稿データについて管理データ記憶部に記憶している管理データに含まれる被更新識別データに基づいて、操作者が最後に更新された原稿データ以外の原稿データを処理対象の原稿データとして選択した際にその旨の警告がなされる。したがって、操作者が処理対象の原稿データとして選択した原稿データが最新の原稿データでない場合に、より新しい原稿データの存在が操作者において容易に認識される。
【００１０】
請求項２に記載した発明は、前記画像記憶部から読み出される原稿データに付加された識別データを前記被更新識別データとする管理データが前記管理データ記憶部に存在する場合には、前記管理データに含まれる識別データに基づいて最新の原稿データについての管理データを前記管理データ記憶部から検索し、検索した管理データの識別データに基づいて最新の原稿データを前記画像記憶部から読み出すことを特徴とする。
【００１１】
請求項２に記載した発明においては、更新状態が異なる複数の原稿データについて管理データ記憶部に記憶している管理データに含まれる被更新識別データに基づいて、最後に更新された原稿データが処理対象の原稿データとして画像記憶部から読み出される。したがって、画像記憶部に記憶されている互いに更新状態が異なる複数の原稿データのうち、最新の原稿データが処理の対象とされる。
【００１２】
請求項３に記載した発明は、画像記憶部に既存の原稿データを更新した新たな原稿データが入力された際に、新たな原稿データに識別データを付加して画像記憶部に記憶するとともに、新たな原稿データに付加した識別データ、及び、既存の原稿データとの関係を表す被更新識別データを含む管理データを作成して管理データ記憶部に記憶することを特徴とする。
【００１３】
請求項３に記載した発明においては、既に画像記憶部に記憶されている原稿データを更新した新たな原稿データが識別データを付加した状態で画像記憶部に記憶されるとともに、新たな原稿データに付加した識別データ、及び、既存の原稿データとの関係を表す被更新識別データを含む新たな原稿データについての管理データが管理データ記憶部に記憶される。したがって、互いに更新状態が異なる複数の原稿データが順次画像記憶部に記憶されるとともに、複数の原稿データにおける更新状態の相互関係が管理データとして管理データ記憶部に記憶される。
【００１４】
請求項４に記載した発明は、前記管理データが各原稿データを作成した部門を特定する部門データを含み、操作者の所属する部門と管理データの部門データが特定する部門との関係に基づいて所定の更新状態の原稿データを処理対象の原稿データとして画像記憶部から読み出すことを特徴とする。
【００１５】
請求項４に記載した発明においては、操作者が所属する部門と複数の原稿データのそれぞれを作成した部門との関係に基づいて、互いに更新状態が異なる複数の原稿データのうち、予め設定された所定の更新状態の原稿データが処理対象の原稿データとして読み出される。したがって、操作者が所属する部門に応じた更新状態の原稿データが処理対象の原稿データとして読み出され、操作者が所属する部門に応じた更新状態の原稿データについてのみ処理が実行される。
【００１６】
請求項５に記載した発明は、操作者の所属する部門と管理データの部門データが特定する部門とが一致しない場合であって、前記管理データに承認データが含まれていないときには、操作者が選択した原稿データよりも古い原稿データに係る管理データであって、承認データを含む管理データを前記管理データ記憶部において検索し、検索した管理データに対応する原稿データを前記画像記憶部から読み出すことを特徴とする
【００１７】
請求項５に記載した発明においては、操作者の所属する部門と管理データの部門データが特定する部門とが一致しない原稿データが処理対象として選択された場合に、管理データにおいて他部門における処理が許可されている原稿データが処理対象の原稿データとして読み出される。したがって、原稿データを作成した部門以外の部門に所属する操作者は、予め許可された原稿データのみについて処理を行うことができる。
【００１８】
請求項６に記載した発明は、前記管理データが、対応する原稿データを作成した部門を特定する部門データおよび当該原稿データが配付された部門を特定する配付先部門データを含み、
当該原稿データに対する画像形成処理時にあたって、操作者を特定する個人データおよび当該原稿データを配付する配付先部門データの入力を受け付けるとともに、前記個人データに対応する所属部門の部門データと前記部門データとが一致する場合、または前記個人データに対応する所属部門の部門データと前記配付先部門データとが一致する場合にのみ当該画像形成処理を実行することを特徴とする。
【００１９】
請求項６に記載した発明においては、操作者が予定した処理内容と管理データに含まれる履歴データの内容とが比較され、この比較結果に基づいて予め設定された所定の更新状態の原稿データが処理対象の原稿データとされる。したがって、互いに更新状態が異なる複数の原稿データのうち、操作者が所望する処理内容に適合する処理が行われた原稿データのみについて操作者が所望する処理が行われる。
【００２０】
請求項７に記載した発明は、それぞれが画像記憶部を備えた複数の原稿データ出力装置との間でデータの入出力を行う原稿データ管理装置であって、前記管理データが各原稿データを記憶した画像記憶部を特定する記憶位置データを含み、管理データに含まれる記憶位置データが特定する画像記憶部から処理対象の原稿データとして選択した原稿データを読み出すことを特徴とする。
【００２１】
請求項７に記載した発明においては、各原稿データが複数の原稿データ出力装置のうちのいずれの出力装置の画像記憶部に記憶されているかを特定する記憶位置データが管理データに含まれる。したがって、原稿データ管理装置との間でデータの入出力を行う複数の原稿データ出力装置のそれぞれが画像記憶部を有する場合に、管理データの内容に基づいて原稿データを読み出すべき画像記憶部を有する出力装置が容易に特定される。
【００２４】
【発明の実施の形態】
図１は、この発明の第１の実施形態に係る原稿データ管理装置を適用したディジタル複写機の構成を示すブロック図である。ディジタル複写機１は、原稿の画像を読み取るスキャナ部１１、キー及びディスプレイを配置した操作パネル部１２、原稿データに基づく画像形成処理を実行する作像部１３、スキャナ部１１において読み取った原稿データの内容を解析する原稿データ解析部１４、原稿データを記憶する画像記憶部１５、原稿データの管理データを記憶する管理データ記憶部１６、並びに、スキャナ部１１、操作パネル部１２、作像部１３、原稿データ解析部１４、画像記憶部１５及び管理データ記憶部１６を統括して制御する制御部１７から構成されている。
【００２５】
このディジタル複写機１は、互いに更新状態が異なる複数の原稿データのそれぞれを識別データを付加して画像記憶部１５に記憶するとともに、各原稿データについて作成した管理データを管理データ記憶部１６に記憶し、複数の原稿データのそれぞれについての管理データの比較結果に基づいて予め設定された選択条件に応じた原稿データを画像記憶部１５から読み出し、読み出した画像データに基づいて作像部１３における画像形成処理を実行する。
【００２６】
図２は、上記ディジタル複写機の画像記憶部に記憶される原稿データの一例を示す図である。スキャナ部１１において読み取られた原稿データ２は、右上の余白部に識別データ２１が付加された状態で画像記憶部１５に記憶される。この識別データ２１は、画像記憶部１５に記憶される複数の原稿データ２のそれぞれを特定するデータであり、例えば、スキャナ部１１における読取処理毎にインクリメントされるシリアルナンバを表す数字又はバーコード等の可視又は不可視のデータである。原稿データ解析部１４は、スキャナ部１１において読み取られた原稿データ２から識別データ２１を抽出する。
【００２７】
図３は、上記ディジタル複写機の管理データ記憶部に記憶される管理データの一例を示す図である。管理データ記憶部１６が記憶する原稿データ毎の管理データ３は、少なくとも各原稿データ２に付加された識別データ２１、及び、その原稿データにおいて内容が更新された元の原稿データである被更新識別データ３１を含む。その原稿データの内容が他の原稿データを更新したものでない最初の原稿データである場合には、被更新識別データ３１の記憶エリアは空白にされる。したがって、原稿データの内容を複数回更新した場合には、管理データ３に含まれる被更新識別データ３１によって最後の更新処理に係る原稿データから単一又は複数の更新処理後の原稿データ２を順に遡ることにより、最初の原稿データまでの一群の原稿データを特定することができる。
【００２８】
なお、被更新識別データ３１は、各原稿データの識別データ２１に含めることもできる。例えば、更新後の各原稿データの識別データ２１を、最初の原稿データの識別データと更新回数とを“−”で連結した数字として表すこととする。
【００２９】
図４は、上記ディジタル複写機の制御部における処理手順の一例を示すフローチャートである。制御部１７は、操作パネル部１２における読取スイッチの操作を待機しており（ｓ１）、この間に読取スイッチが操作されるとスキャナ部１１における読取処理を実行し（ｓ２）、原稿データ解析部１４において原稿データから識別データを抽出する（ｓ３）。スキャナ部１１において読み取った原稿データに識別データ２１が付加されている場合には、制御部１７は、原稿データ解析部１４が抽出した識別データ２１を被更新識別データ３１とする管理データを管理データ記憶部１６において検索し（ｓ４，ｓ５）、原稿データ解析部１４が抽出した識別データ２１を被更新識別データ３１とする管理データが存在しない場合には、スキャナ部１１が読み取った原稿データが最新の原稿データであると判断し、スキャナ部１１が読み取った原稿データに基づく画像形成処理を実行する（ｓ６，ｓ７）。
【００３０】
原稿データ解析部１４が抽出した識別データ２１を被更新識別データ３１とする管理データが存在する場合には、制御部１７は、スキャナ部１１が読み取った原稿データが最新の原稿データでない旨の警告を操作パネル部１２のディスプレイに表示し、最新の原稿データについての画像形成処理を行うか否かの操作者による選択操作を受け付ける（ｓ８）。操作者が最新の原稿データについての画像形成処理の実行を選択しなかった場合には、制御部１７は、スキャナ部１１が読み取った原稿データに基づく画像形成処理を実行する（ｓ９→ｓ７）。
【００３１】
操作者が最新の原稿データについての画像形成処理の実行を選択した場合には、制御部１７は、管理データに含まれる識別データに基づいて最新の原稿データについての管理データを管理データ記憶部１６において検索し（ｓ１０）、検索した管理データの識別データに基づいて最新の原稿データを画像記憶部１５から読み出して画像形成処理を行う（ｓ１１→ｓ７）。この検索処理は、別の管理データの識別データ２１を被更新識別データ３１とする管理データに含まれる識別データ２１が被更新識別データ３１と一致するさらに別の管理データを、管理データ記憶部１６において順次検索することにより行うことができる。
【００３２】
スキャナ部１１において読み取った原稿データに識別データが付加されていない場合には、制御部１７は、操作者に対してスキャナ部１１が読み取った原稿データについて、複写処理、新規処理又は更新処理のいずれの処理を実行するかの選択操作を促すメッセージを操作パネル部１２のディスプレイに表示する（ｓ１２）。操作者が複写処理のみを選択した場合には、制御部１７は、スキャナ部１１において読み取った原稿データに基づく画像形成処理を行う（ｓ１３→ｓ７）。操作者がスキャナ部１１において読み取った原稿データを画像記憶部１５に既に記憶されている原稿データのいずれとも異なる新規の原稿データとして記憶する新規処理を選択した場合には、制御部１７は、スキャナ部１１が読み取った原稿データに識別データを付加して画像記憶部１５に記憶するとともに、その識別データを含み、かつ、被更新識別データを空欄とした管理データを作成して管理データ記憶部１６に記憶する（ｓ１３→ｓ１４，ｓ１５）。
【００３３】
操作者がスキャナ部１１において読み取った原稿データを画像記憶部１５に既に記憶されている原稿データのいずれかを更新した原稿データとして記憶する更新処理を選択した場合には、制御部１７は、スキャナ部１１において読み取った原稿データによって更新される被更新データを特定する処理を行う（ｓ１３→ｓ１６）。このｓ１６における処理は、例えば、原稿データ解析部１４において、スキャナ部１１が読み取った原稿データの特徴データを抽出し、抽出した特徴データと同一の特徴データを有する原稿データを画像記憶部１５において検索する処理とすることができる。また、画像記憶部１５に記憶されている原稿データの一部又は全部を操作パネル部１２のディスプレイに順次表示し、更新すべき原稿データを操作者が選択するようにしてもよい。さらに、各管理データに原稿データの作成者を特定するための個人データを含め、操作者が入力した個人データと同一の個人データを管理データに含む原稿データのみについて一部又は全部をディスプレイに表示するようにしてもよい。
【００３４】
被更新データを特定する処理が完了すると、制御部１７は、スキャナ部１１が読み取った原稿データに識別データを付加して画像記憶部１５に記憶するとともに、原稿データに付加した識別データを含み、かつ、ｓ１６において特定した被更新データの識別データを被更新識別データとする管理データを作成して管理データ記憶部１６に記憶する（ｓ１７，ｓ１８）。新規処理又は更新処理において識別データを付加した原稿データの記憶、及び、管理データの記憶が終了すると、制御部１７は、操作者が今回記憶した原稿データに基づく画像形成処理を実行するか否かの選択に応じて画像形成処理を実行する（ｓ１９→ｓ７）。
【００３５】
以上の処理により、操作者がスキャナ部１１にセットした原稿の内容が最新の内容でない場合に、その旨を操作者に警告し、操作者の誤操作によるミスコピーの発生を未然に防止することができるとともに、操作者が所望する原稿データについての画像形成処理を適正に行うことができる。
【００３６】
図５は、上記ディジタル複写機の制御部における別の処理手順の一例を示すフローチャートである。この実施形態に係るディジタル複写機１では、画像記憶部１５に記憶している原稿データについて、操作者の選択に基づいて画像形成処理を行う。このため、制御部１７は、先ず、操作者による原稿データの選択を受け付ける（ｓ２１）。この原稿データの選択処理は、例えば、画像記憶部１５に記憶されている原稿データの一部又は全部を操作パネル部１２のディスプレイに順次表示し、この表示内容を視認した操作者が更新すべき原稿データを選択することにより行うことができる。また、各管理データに原稿データの作成者を特定するための個人データを含め、操作者が入力した個人データと同一の個人データを管理データに含む原稿データのみについて一部又は全部をディスプレイに表示するようにしてもよい。
【００３７】
制御部１７は、選択された原稿データから識別データを抽出した後（ｓ２２）、抽出した識別データを含む管理データを管理データ記憶部１６において検索し（ｓ２３）、操作者が選択した原稿データが最新の原稿データであるか否かの判別を行う（ｓ２４）。この判別処理は、ｓ２３の処理で検索した管理データの識別データ２１が被更新識別データ３１と一致する別の管理データを管理データ記憶部１６において検索することにより行うことができ、ｓ２３の処理で検索した管理データの識別データが被更新識別データ３１と一致する別の管理データが存在しない場合には操作者が選択した原稿データが最新の原稿データであると判断し、ｓ２３の処理で検索した管理データの識別データが被更新識別データ３１と一致する別の管理データが存在する場合には操作者が選択した原稿データが最新の原稿データでないと判断する。
【００３８】
制御部１７は、操作者が選択した原稿データが最新の原稿データである場合には、その原稿データに基づく画像形成処理を実行する（ｓ２４→ｓ２５）。操作者が選択した原稿データが最新の原稿データでない場合には、制御部１７は、操作パネル１２のディスプレイにその旨を表示するとともに、最新の原稿データについて画像形成処理を行うか否かについての操作者の選択を受け付ける（ｓ２６）。操作者が最新の原稿データについての画像形成処理を選択した場合には、制御部１７は、最新の原稿データについての管理データを管理データ記憶部１６において検索する（ｓ２７→ｓ２８）。この検索処理は、別の管理データの識別データ２１を被更新識別データ３１とする管理データに含まれる識別データ２１が被更新識別データ３１と一致するさらに別の管理データを管理データ記憶部１６において順次検索することにより行うことができる。
【００３９】
制御部１７は、ｓ２８において検索した最新の原稿データに係る管理データの識別データ２１が付加された原稿データを原稿データ記憶部１６から読み出し（ｓ２９）、読み出した原稿データに基づいて画像形成処理を実行する（ｓ２９→ｓ２５）。
【００４０】
以上の処理により、画像記憶部１５に既に記憶されている原稿データのうち、操作者の選択に応じて最新の原稿データ又はより古い原稿データについて、画像形成処理を正確に実行することができる。
【００４１】
図６は、この発明の第２の実施形態に係るディジタル複写機を適用した画像形成システムの構成を示す図である。この実施形態に係るディジタル複写機１は、図１に示した構成に加えてデータ通信部１８を備えている。このデータ通信部１８は、データ作成装置６や画像読取装置７等の外部装置との間でデータ通信線５を介してデータの送受信を行う。この構成により、ディジタル複写機１は、スキャナ部１１において読み取った原稿データだけでなく、外部のパーソナルコンピュータ等のデータ作成装置６で作成された原稿データやスキャナ等の画像読取装置７で読み取られた原稿データをも管理する。
【００４２】
この場合において、ディジタル複写機１の制御部１７は、図７に示すように、各原稿データについての管理データ３のそれぞれに、その原稿データを出力した装置を特定する出力位置データ３２を含める。これによって、ディジタル複写機１の画像記憶部１５に記憶されている原稿データの中から画像形成処理又は更新処理すべき原稿データを特定する処理を、出力位置データ３２を参照することによって簡略化できる。即ち、原稿データを出力する複数の装置のそれぞれを特定するコードデータ等からなる出力位置データを予め設定しておき、画像形成処理時又は更新処理時に操作者が所望の原稿データを出力したスキャナ部１１又は外部装置の出力位置データを入力することにより、画像記憶部１５に記憶されている原稿データのうちで画像形成処理又は更新処理を行うべき原稿データの選択の対象となる原稿データの範囲を、単一の装置から入力された原稿データに限定することができる。これによって、選択の対象となる原稿データ数を削減し、選択作業を簡略化、及び、短時間化することができる。
【００４３】
また、ディジタル複写機１のデータ通信部１８にデータ通信線５を介して接続されたデータ作成装置６及び画像読取装置７のそれぞれに画像記憶部６１，７１を備える場合には、図８に示すように、管理データに原稿データの記憶位置データ３３を含めることができる。この場合に、ディジタル複写機１の制御部１７は、画像形成処理又は更新処理の対象として選択された原稿データが記憶されている画像記憶部を備えた装置を、管理データ３の記憶位置データ３３に基づいて特定することができる。制御部１７は、操作者が所望の原稿データについての画像形成処理を選択した場合には、特定した装置の画像記憶部から識別データに基づいて操作者が所望する画像データを読み出し、読み出した原稿データを作像部１３に供給して画像形成処理を実行する。
【００４４】
なお、原稿データを出力する装置のそれぞれが出力する原稿データをその装置が備える画像記憶部において記憶しておく場合には、管理データ３において記憶位置データ３３は出力位置データ３２に一致するため、出力位置データ３２に加えて記憶位置データ３３を管理データ３に含める必要はない。
【００４５】
また、ディジタル複写機１の制御部１７において、画像記憶部１５の記憶容量及び原稿データの記憶量、並びに、外部装置６，７のそれぞれが備える画像記憶部６１，７１の記憶容量及び原稿データの記憶量を管理し、ディジタル複写機１を含む複数の装置のいずれかにおいて画像記憶部における原稿データの記憶量が記憶容量を越える場合に、記憶容量に十分な残量を有する他の装置の画像記憶部に原稿データを記憶させるようにしてもよい。
【００４６】
図９は、この発明の第３の実施形態に係るディジタル複写機の構成を示す図である。この実施形態に係るディジタル複写機１は、操作者が所属する部門に応じた更新状態の原稿データを画像記憶部から読み出すようにしたものである。このため、ディジタル複写機１は、操作者による個人データの入力操作を受け付けるキースイッチ、又は、操作者の指紋データ等を個人データとして読み取る検出センサを操作パネル部１２に備えるとともに、操作者を特定する個人データと操作者が所属する部門との関係を記憶した所属記憶部１９を備えている。
【００４７】
なお、管理データ記憶部１６に記憶される管理データ３のうち、他部門の操作者による画像形成処理を規制すべき原稿データについての管理データ３には、図１０に示すように、その原稿データを作成した部門を特定する部門データ３４、及び、他部門の操作者による画像形成処理を許可する承認データ３５が含まれる。部門データ３４及び承認データ３５は、他部門の操作者による画像形成処理を規制すべき原稿データの記憶処理時に、操作者が操作パネル１２のキー操作等によって入力する。
【００４８】
図１１は、上記ディジタル複写機の制御部の処理手順を示すフローチャートである。この実施形態に係るディジタル複写機１の制御部１７は、操作者が画像形成処理の対象となる原稿データを選択すると（ｓ３１）、その原稿データに付加されている識別データを含む管理データを管理データ記憶部１６において検索し（ｓ３２）、該当する管理データが部門データを含むか否かの判別を行う（ｓ３３）。操作者が選択した原稿データが他部門の操作者による画像形成処理を規制すべき原稿データであり、その管理データに部門データが含まれる場合には、制御部１７は、操作パネル部１２のディスプレイにおいて操作者に対して個人データの入力を指示する旨の表示を行う（ｓ３４）。操作者が個人データを入力すると（ｓ３５）、制御部１７は、入力された個人データに対応する所属部門の部門データを所属記憶部１９において検索し（ｓ３６）、検索した部門データが管理データに含まれている部門データに一致するか否かの判別を行う（ｓ３７）。
【００４９】
検索した部門データが管理データに含まれている部門データに一致しない場合には、制御部１７は、原稿データを作成した部門と異なる部門に所属する操作者が画像形成処理を所望していると判断し、管理データに承認データが含まれるか否かの判別を行う（ｓ３８）。管理データに承認データが含まれない場合には、制御部１７は、他部門の操作者による画像形成処理が許可されていない原稿データであると判断し、操作者が選択した原稿データよりも古い原稿データに係る管理データであって、承認データを含む管理データを管理データ記憶部１６において検索し（ｓ３９）、検索した管理データに対応する原稿データを画像記憶部１５から読み出して画像形成処理を行う（ｓ４０→ｓ４２）。
【００５０】
制御部１７は、操作者が選択した原稿データに係る管理データが部門データを含まない場合、又は、操作者が選択した原稿データに係る管理データが承認データを含む場合には、操作者が選択した原稿データを画像記憶部１５から読み出して画像形成処理を実行する（ｓ３３→ｓ４１→ｓ４２，ｓ３７→ｓ４１→ｓ４２）。
【００５１】
以上のようにして、この実施形態に係るディジタル複写機では、操作者の所属する部門に応じて互いに更新状態の異なる原稿データについての画像形成処理を選択的に実行することにより、他部門の操作者による画像形成処理が承認されていない原稿データが他部門に流出することを確実に防止できる。これによって、作成途中で未だ内容が確定的でない原稿データが他部門に流出することによる混乱を防止することができる。
【００５２】
なお、操作者を特定する個人データを操作者自身が入力する処理に代えて、例えば、操作者の指紋データを撮像する手段を操作パネル１２に配置するとともに、所属記憶部１９において操作者の指紋データと所属部門の部門データとの関係を記憶しておくことにより、操作者を特定する個人データを自動的に検出するようにし、操作者が他人の個人データを入力することによる未承認の原稿データの他部門への流出を確実に防止することができる。
【００５３】
また、個人レベルで他人による画像形成処理を規制すべき原稿データについては、部門データに代えて個人データを管理データに含めるようにしてもよい。
【００５４】
さらに、この実施形態に係るディジタル複写機１にデータ通信部を設け、データ通信線を介して外部装置に接続し、操作者の指示にしたがって画像記憶部１５に記憶している原稿データを外部装置に送信処理する場合には、操作者の個人データ若しくは所属部門の部門データと管理データに含まれる個人データ若しくは部門データとの整合、又は、管理データにおける承認データの有無に応じて、互いに更新状態の異なる複数の原稿データのいずれかを選択的に外部装置に送信するようにしてもよい。
【００５５】
加えて、所属記憶部１９、及び、操作者の個人データを自動検出する手段は、例えば、ディジタル複写機１における部門毎の画像形成回数を計数する機能と共用することができる。
【００５６】
図１２は、この発明の第４の実施形態に係るディジタル複写機の制御部の処理手順を示すフローチャートである。この実施形態に係るディジタル複写機１では、画像記憶部１５に記憶している原稿データのそれぞれについて、画像形成処理の履歴に応じて互いに更新状態が異なる複数の原稿データのいずれかについて選択的に画像形成処理を行う。このため、管理データ記憶部１６に記憶される管理データ３には、図１３に示すように、図１０に示した承認データ３５に代えて、又は、承認データ３５とともに、画像形成処理後の用紙の配付先の部門を特定する配付先部門データ３６が含まれる。この配付先部門データ３６は、操作者が画像形成処理の開始前に操作パネル１２のキー操作によって入力する。
【００５７】
この実施形態に係るディジタル複写機１の制御部１７は、操作者が画像形成処理の対象となる原稿データの選択に先立って、操作者を特定する個人データの入力、及び、画像形成済みの用紙を配付する部門を特定する配付先部門データの入力を受け付け、入力された個人データ及び配付先部門データを記憶する（ｓ５１〜ｓ５４）。次いで、操作者が画像形成処理の対象となる原稿データを選択すると（ｓ５５）、制御部１７は、その原稿データに付加されている識別データを含む管理データを管理データ記憶部１６において検索するとともに（ｓ５６）、入力された個人データに対応する所属部門の部門データを所属記憶部１９において検索し（ｓ５７）、検索した部門データが管理データに含まれている部門データに一致するか否かの判別を行う（ｓ５８）。
【００５８】
検索した部門データが管理データに含まれている部門データに一致する場合には、制御部１７は、原稿データを作成した部門に所属する操作者が画像形成処理を所望していると判断し、入力された配付先部門データを管理データに格納するとともに（ａ５９）、選択された原稿データについての画像形成処理を実行する（ｓ６０，ｓ６１）。
【００５９】
検索した部門データが管理データに含まれている部門データに一致しない場合には、制御部１７は、原稿データを作成した部門と異なる部門に所属する操作者が画像形成処理を所望していると判断し、操作者の所属部門の部門データが管理データに含まれる配付先部門データに一致するか否かの判別を行う（ｓ６２）。操作者の所属部門の部門データが管理データの配付先部門データに一致する場合には、操作者の所属する部門に既に画像形成済み用紙が配付された原稿データであり、その原稿データに係る画像形成済み用紙を配付することが可能であると判断し、選択された原稿データについての画像形成処理を実行する（ｓ６２→ｓ６０，ｓ６１）。
【００６０】
操作者の所属部門の部門データが管理データの配付先部門データに一致しない場合には、制御部１７は、操作者が選択した原稿データについての画像形成処理を行わない（ｓ６２→ｓ５１）。この場合に、操作者が選択した原稿データと更新状態が異なる原稿データであって、その管理データの配送先部門データが操作者の所属部門の部門データに一致する原稿データを検索し、この条件に適合する原稿データについて画像形成処理を実行するようにしてもよい。
【００６１】
以上のようにして、この実施形態に係るディジタル複写機１では、画像形成済み用紙が既に配付されている部門に所属する操作者に対してはその原稿データについての画像形成処理を許可し、画像形成済み用紙が未だ配付されていない部門に所属する操作者に対してはその原稿データについての画像形成処理を禁止することができ、各原稿データの処理履歴に基づいて画像記憶部１５に格納されている各原稿データを適正に処理することができる。
【００６２】
なお、管理データに配付先部門データととともに配付枚数データを含め、配付枚数データに基づいて、操作者が選択した原稿データについての画像形成処理の可否を判断するようにしてもよい。例えば、操作者が指示した画像形成枚数が、管理データに含まれる配付枚数以下である場合にのみ、今回の画像形成処理を許可することが考えられる。
【００６３】
また、操作者が予め設定された管理者である場合に、管理データ記憶部に記憶している管理データの内容の変更、例えば、承認データの付加若しくは削除、配付先部門データの変更、追加若しくは削除、又は、配付枚数データの変更等を行うことができるようにしてもよい。
【００６４】
さらに、上記第１〜第４の実施形態では、この発明の原稿データ管理装置をディジタル複写機内に一体的に構成した場合を例にあげて説明したが、少なくとも制御部及び管理データ記憶部を備え、例えば、図６に示したシステム内においてディジタル複写機等の画像形成装置、パーソナルコンピュータ等のデータ作成装置、及び、スキャナ等の画像読取装置との間でデータの送受信が可能な装置としてこの発明に係る原稿データ管理装置を構成することもできる。
【００６５】
【発明の効果】
請求項１に記載した発明によれば、更新状態が異なる複数の原稿データについて管理データ記憶部に記憶している管理データに含まれる被更新識別データに基づいて、操作者が最後に更新された原稿データ以外の原稿データを処理対象の原稿データとして選択した際にその旨の警告を行うことにより、操作者が原稿データが最新の原稿データ以外の原稿データを処理対象の原稿データとして選択した際に、より新しい原稿データの存在を操作者に容易に認識させることができる。
【００６６】
請求項２に記載した発明によれば、更新状態が異なる複数の原稿データについて管理データ記憶部に記憶している管理データに含まれる被更新識別データに基づいて、最後に更新された原稿データを処理対象の原稿データとして画像記憶部から読み出すことにより、画像記憶部に記憶されている互いに更新状態が異なる複数の原稿データのうち、最新の原稿データを処理対象として選択することができ、最新の原稿データについて処理を実行することができる。
【００６７】
請求項３に記載した発明によれば、既に画像記憶部に記憶されている原稿データを更新した新たな原稿データを識別データを付加した状態で画像記憶部に記憶するとともに、新たな原稿データに付加した識別データ、及び、既存の原稿データとの関係を表す被更新識別データを含む新たな原稿データについての管理データを管理データ記憶部に記憶することにより、互いに更新状態が異なる複数の原稿データを順次画像記憶部に記憶するとともに、複数の原稿データにおける更新状態の相互関係を管理データとして管理データ記憶部に記憶し、複数の原稿データについての管理データの内容を比較して、所定の更新状態の原稿データを処理対象の原稿データとして正確に選択することができる。
【００６８】
請求項４に記載した発明によれば、操作者が所属する部門と複数の原稿データのそれぞれを作成した部門との関係に基づいて、互いに更新状態が異なる複数の原稿データのうち、予め設定された所定の更新状態の原稿データを処理対象の原稿データとして読み出すことにより、操作者が所属する部門に応じた更新状態の原稿データを処理対象の原稿データとして読み出すことができ、操作者が所属する部門に応じた更新状態の原稿データ以外の原稿データについての処理を確実に規制することができる。
【００６９】
請求項５に記載した発明によれば、操作者の所属する部門と管理データの部門データが特定する部門とが一致しない原稿データが処理対象として選択された場合に、管理データにおいて他部門における処理が許可されている原稿データを処理対象の原稿データとして読み出すことにより、原稿データを作成した部門以外の部門に所属する操作者は、予め許可された原稿データのみについて処理を行うことができ、予め許可されていない原稿データについての処理を確実に防止することができる。
【００７０】
請求項６に記載した発明によれば、操作者が予定した処理内容と管理データに含まれる履歴データの内容とを比較し、この比較結果に基づいて予め設定された所定の更新状態の原稿データを処理対象の原稿データとすることにより、互いに更新状態が異なる複数の原稿データのうち、操作者が所望する処理内容に適合する処理が行われた原稿データのみを処理対象とすることができ、未だ実行されていない処理が原稿データに対して実行されることを確実に防止できる。
【００７１】
請求項７に記載した発明によれば、各原稿データが複数の原稿データ出力装置のうちのいずれの出力装置の画像記憶部に記憶されているかを特定する記憶位置データを管理データの一部に含めることにより、原稿データ管理装置との間でデータの入出力を行う複数の原稿データ出力装置のそれぞれが画像記憶部を有する場合に、管理データの内容に基づいて原稿データを読み出すべき画像記憶部を有する出力装置を容易に特定することができ、処理対象の原稿データを容易に読み出すことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の第１の実施形態に係る原稿データ管理装置を適用したディジタル複写機の構成を示すブロック図である。
【図２】上記第１の実施形態に係るディジタル複写機の画像記憶部に記憶される原稿データの一例を示す図である。
【図３】上記第１の実施形態に係るディジタル複写機の管理データ記憶部に記憶される管理データの一例を示す図である。
【図４】上記第１の実施形態に係るディジタル複写機の制御部における処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図５】上記第１の実施形態に係るディジタル複写機の制御部における別の処理手順の一例を示すフローチャートである。
【図６】この発明の第２の実施形態に係るディジタル複写機を適用した画像形成システムの構成を示す図である。
【図７】上記第２の実施形態に係るディジタル複写機の管理データ記憶部に記憶される管理データの一例を示す図である。
【図８】上記第２の実施形態に係るディジタル複写機の管理データ記憶部に記憶される管理データの別の例を示す図である。
【図９】この発明の第３の実施形態に係るディジタル複写機の構成を示す図である。
【図１０】上記第３の実施形態に係るディジタル複写機の管理データ記憶部に記憶される管理データの一例を示す図である。
【図１１】上記第３の実施形態に係るディジタル複写機の制御部の処理手順を示すフローチャートである。
【図１２】この発明の第４の実施形態に係るディジタル複写機の制御部の処理手順を示すフローチャートである。
【図１３】上記第４の実施形態に係るディジタル複写機の管理データ記憶部に記憶される管理データの一例を示す図である。
【符号の説明】
１−ディジタル複写機
２−原稿データ
３−管理データ
１１−スキャナ部
１２−操作パネル部
１３−作像部
１４−原稿データ解析部
１５−画像記憶部
１６−管理データ記憶部
１７−制御部
１８−データ通信部
２１−識別データ
３１−被更新識別データ[0001]
[Industrial applications]
The present invention relates to a document data management device that manages document data to be processed in an image forming apparatus such as a digital copying machine or a printer.
[0002]
[Prior art]
As a device for forming an image of a document image, there is a digital copying machine for copying a document image on paper, and a printer for forming document image data input from an external device on paper. In a digital copying machine, original data is read from an original placed on an original platen, and an image forming unit is driven based on the read original data, so that an image of the original is printed on paper fed from a paper feeding unit. Copy. Further, the printer receives input of original data created by an external personal computer or original data read by a scanner, and drives an image forming unit based on the input original data to form a paper feed unit. An image of a document is formed on a sheet fed from the printer.
[0003]
Such an image forming apparatus includes a document data management device that stores and manages a plurality of document data to be subjected to image formation, and performs image formation on document data appropriately read from a storage unit based on designated search conditions. There is something to do.
[0004]
For example, Japanese Patent Application Laid-Open No. 7-296005 discloses that when storing each of a plurality of text data, a management code including a word extracted from each text data as a headword is created, and the reproduced management code is stored in each text data. And a storage device for storing in an index table and reading out corresponding text data by referring to the index table based on the words of the input search condition character string.
[0005]
By applying the management device configured as described above to an image forming apparatus, an operator can accurately retrieve desired document data and form an image.
[0006]
[Problems to be solved by the invention]
However, some document data stored in the document data management device as a target of image formation in the image forming apparatus has contents repeatedly updated, and an operator erroneously corrects such document data whose contents are repeatedly updated. There is a case where an image is to be formed on an original having an older content, and an image has to be formed on an original having an older content in some cases. Therefore, it is necessary to manage the new and old contents of a single original.
[0007]
SUMMARY OF THE INVENTION An object of the present invention is to provide a document data management apparatus that manages update states of a plurality of pieces of document data having different update states from each other and can accurately output document data in a proper update state as document data to be processed. It is in.
[0008]
[Means for Solving the Problems]
According to the first aspect of the present invention, identification data for specifying each document data is added to each of a plurality of document data having different update states and stored in an image storage unit, and each of the plurality of document data is identified. Data andOriginal manuscript data whose contents have been updated in the manuscript dataRepresentsUpdated identificationWhile creating management data including data and storing it in the management data storage unit,If the management data storage unit includes management data in which the identification data added to the document data read from the image storage unit is the identification data to be updated, a warning that the document data is not the latest document data. Is performed.
[0009]
In the invention described in claim 1,Based on the updated identification data included in the management data stored in the management data storage unit for a plurality of document data having different update states, the operator can process the document data other than the last updated document data into the document to be processed. When selected as data, a warning to that effect is issued. Therefore, when the document data selected by the operator as the document data to be processed is not the latest document data, the operator can easily recognize the existence of newer document data.
[0010]
In the invention described in claim 2,imageWhen management data having the identification data added to the document data read from the storage unit as the identification data to be updated exists in the management data storage unit, the latest document based on the identification data included in the management data is stored. The management data for the data is retrieved from the management data storage unit, and the latest document data is read out from the image storage unit based on the identification data of the retrieved management data.
[0011]
According to the second aspect of the present invention, a plurality of document data having different update states are included in the management data stored in the management data storage unit.Based on the updated identification data,Finally, the updated document data is read from the image storage unit as the document data to be processed. Therefore, of the plurality of document data stored in the image storage unit and having different update states, the latest document data is to be processed.
[0012]
The invention described in claim 3 is:When new document data obtained by updating existing document data is input to the image storage unit, the identification data is added to the new document data and stored in the image storage unit, and the identification data added to the new document data is added. And management data including updated identification data indicating a relationship with the existing document data is created and stored in the management data storage unit.
[0013]
In the invention described in claim 3,New document data obtained by updating the document data already stored in the image storage unit is stored in the image storage unit with the identification data added thereto, and the identification data added to the new document data and the existing document Management data for new document data including updated identification data indicating a relationship with the data is stored in the management data storage unit. Accordingly, a plurality of document data having different update states are sequentially stored in the image storage unit, and a correlation between the update states of the plurality of document data is stored in the management data storage unit as management data.
[0014]
The invention described in claim 4 isThe management data includes department data specifying the department that created each document data, and processes the document data in a predetermined updated state based on the relationship between the department to which the operator belongs and the department specified by the department data of the management data. It is characterized in that it is read from the image storage unit as target document data.
[0015]
In the invention described in claim 4,Based on the relationship between the department to which the operator belongs and the department that created each of the plurality of original data, the original data having a predetermined update state among a plurality of original data having different update states are processed. Is read as original data. Therefore, the updated original data corresponding to the department to which the operator belongs is read as the original document data to be processed, and the process is executed only for the updated original data corresponding to the department to which the operator belongs.
[0016]
The invention described in claim 5 isIf the department to which the operator belongs and the department specified by the department data of the management data do not match, and the approval data is not included in the management data, the document data older than the document data selected by the operator The management data including approval data in the management data storage unit, and reading out document data corresponding to the searched management data from the image storage unit.
[0017]
In the invention described in claim 5,If original data that does not match the department to which the operator belongs and the department specified by the administrative data department data is selected as the processing target, the original data for which processing in other departments is permitted in the management data is processed. It is read as document data. Therefore, an operator belonging to a department other than the department that created the document data can perform processing only on document data that has been permitted in advance.
[0018]
According to the invention described in claim 6, the management data is,The department data that specifies the department that created the corresponding manuscript data and the distribution department data that specifies the department to which the manuscript data was distributed;
At the time of the image forming process for the original data, while receiving input of personal data for specifying the operator and distribution destination department data for distributing the original data, the department data of the department corresponding to the personal data and the department data are received. Matches, orDepartment data of the department to which the personal data belongsThe image forming process is executed only when the distribution department data matches with the distribution destination data.
[0019]
In the invention described in claim 6,The contents of the processing scheduled by the operator and the contents of the history data included in the management data are compared, and based on the result of the comparison, the original data in a predetermined updated state set in advance is set as the original data to be processed. Therefore, of the plurality of pieces of document data having different update states, the process desired by the operator is performed only on the document data that has undergone the process suitable for the process content desired by the operator.
[0020]
The invention described in claim 7 is:A document data management device for inputting and outputting data to and from a plurality of document data output devices each including an image storage unit, wherein the management data specifies an image storage unit storing each document data. Document data including data and reading out document data selected as document data to be processed is read from an image storage unit specified by storage location data included in the management data.
[0021]
In the invention described in claim 7,The management data includes storage position data for specifying which output device of the plurality of document data output devices stores the respective document data in the image storage unit. Therefore, when each of a plurality of document data output devices that input and output data to and from the document data management device has an image storage unit, the image data storage device has an image storage unit to read out the document data based on the content of the management data. The output device is easily specified.
[0024]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of a digital copying machine to which a document data management device according to a first embodiment of the present invention is applied. The digital copier 1 includes a scanner unit 11 for reading an image of a document, an operation panel unit 12 on which keys and a display are arranged, an image forming unit 13 for executing an image forming process based on the document data, and a document data read by the scanner unit 11. A document data analysis unit 14 for analyzing the contents, an image storage unit 15 for storing document data, a management data storage unit 16 for storing management data of the document data, a scanner unit 11, an operation panel unit 12, an image forming unit 13, The control unit 17 is configured to control the document data analysis unit 14, the image storage unit 15, and the management data storage unit 16 in an integrated manner.
[0025]
The digital copying machine 1 stores, in an image storage unit 15, each of a plurality of document data having different update states with identification data added thereto, and stores management data created for each document data in a management data storage unit 16. Then, based on the comparison result of the management data for each of the plurality of document data, the document data corresponding to the preset selection condition is read from the image storage unit 15, and the image data in the image forming unit 13 is read based on the read image data. Perform formation processing.
[0026]
FIG. 2 is a diagram showing an example of document data stored in the image storage unit of the digital copying machine. The document data 2 read by the scanner unit 11 is stored in the image storage unit 15 with the identification data 21 added to the upper right margin. The identification data 21 is data for specifying each of the plurality of document data 2 stored in the image storage unit 15, and includes, for example, a number or a bar code indicating a serial number that is incremented for each reading process in the scanner unit 11. Is visible or invisible data. The document data analyzer 14 extracts the identification data 21 from the document data 2 read by the scanner 11.
[0027]
FIG. 3 is a diagram showing an example of management data stored in the management data storage section of the digital copying machine. The management data 3 for each document data stored in the management data storage unit 16 includes at least the identification data 21 added to each document data 2 and the updated identification data which is the original document data whose contents have been updated in the document data. Data 31 is included. If the content of the original data is the first original data which is not an update of other original data, the storage area of the updated identification data 31 is blanked. Therefore, when the contents of the document data are updated a plurality of times, the document data 2 related to the last update process is sequentially updated from the document data related to the last update process by the update identification data 31 included in the management data 3. By going back, a group of document data up to the first document data can be specified.
[0028]
The updated identification data 31 can be included in the identification data 21 of each document data. For example, it is assumed that the identification data 21 of each updated document data is represented as a number obtained by concatenating the identification data of the first document data and the number of updates with "-".
[0029]
FIG. 4 is a flowchart showing an example of a processing procedure in the control unit of the digital copying machine. The control unit 17 waits for the operation of the read switch on the operation panel unit 12 (s1). If the read switch is operated during this time, the control unit 17 executes the reading process in the scanner unit 11 (s2). Then, the identification data is extracted from the document data (s3). When the identification data 21 is added to the document data read by the scanner unit 11, the control unit 17 sets the management data in which the identification data 21 extracted by the document data analysis unit 14 is the updated identification data 31 to the management data. Searching in the storage unit 16 (s4, s5), if there is no management data using the identification data 21 extracted by the document data analysis unit 14 as the identification data to be updated 31, the document data read by the scanner unit 11 is updated to the latest. It is determined that the document data is the original document data, and an image forming process is executed based on the document data read by the scanner unit 11 (s6, s7).
[0030]
When there is management data in which the identification data 21 extracted by the document data analysis unit 14 is the identification data to be updated 31, the control unit 17 issues a warning that the document data read by the scanner unit 11 is not the latest document data. Is displayed on the display of the operation panel unit 12, and a selection operation by the operator as to whether or not to perform the image forming process on the latest document data is received (s8). If the operator does not select the execution of the image forming process for the latest document data, the control unit 17 executes the image forming process based on the document data read by the scanner unit 11 (s9 → s7).
[0031]
When the operator selects the execution of the image forming process for the latest document data, the control unit 17 stores the management data for the latest document data in the management data storage unit 16 based on the identification data included in the management data. In step (s10), the latest document data is read from the image storage unit 15 based on the identification data of the searched management data, and an image forming process is performed (s11 → s7). In this search processing, the identification data 21 included in the management data having the identification data 21 of another management data as the identification data to be updated 31 is matched with the identification data 21 to be updated. Can be performed by successively searching.
[0032]
If the identification data is not added to the document data read by the scanner unit 11, the control unit 17 prompts the operator to perform any one of a copy process, a new process, and an update process on the document data read by the scanner unit 11. Is displayed on the display of the operation panel unit 12 (s12). When the operator selects only the copying process, the control unit 17 performs an image forming process based on the document data read by the scanner unit 11 (s13 → s7). When the operator selects a new process of storing document data read by the scanner unit 11 as new document data different from any of the document data already stored in the image storage unit 15, the control unit 17 The identification data is added to the original data read by the unit 11 and stored in the image storage unit 15, and the management data including the identification data and leaving the identification data to be updated blank is created to generate the management data storage unit 16. (S13 → s14, s15).
[0033]
When the operator selects the update processing of storing the original data read by the scanner unit 11 as the original data updated from any of the original data already stored in the image storage unit 15, the control unit 17 The unit 11 performs a process of specifying data to be updated based on the read original data (s13 → s16). In the process at s16, for example, the document data analysis unit 14 extracts the feature data of the document data read by the scanner unit 11, and searches the image storage unit 15 for document data having the same feature data as the extracted feature data. Processing. Alternatively, part or all of the document data stored in the image storage unit 15 may be sequentially displayed on the display of the operation panel unit 12, and the operator may select document data to be updated. In addition, each management data includes personal data for specifying the creator of the manuscript data, and some or all of the manuscript data that contains the same personal data as the personal data entered by the operator is displayed on the display. You may make it.
[0034]
When the process of specifying the data to be updated is completed, the control unit 17 adds the identification data to the document data read by the scanner unit 11 and stores it in the image storage unit 15, and includes the identification data added to the document data, Further, management data is created with the identification data of the data to be updated specified in s16 as the identification data to be updated, and stored in the management data storage unit 16 (s17, s18). When the storage of the document data to which the identification data is added in the new process or the update process and the storage of the management data are completed, the control unit 17 determines whether or not the operator executes the image forming process based on the document data stored this time. The image forming process is executed in response to the selection (S19 → S7).
[0035]
According to the above processing, when the content of the document set by the operator on the scanner unit 11 is not the latest content, the operator is warned to that effect and the occurrence of erroneous copying due to the erroneous operation of the operator is prevented. In addition to this, it is possible to appropriately perform image forming processing on document data desired by the operator.
[0036]
FIG. 5 is a flowchart showing an example of another processing procedure in the control unit of the digital copying machine. In the digital copying machine 1 according to this embodiment, an image forming process is performed on the document data stored in the image storage unit 15 based on the selection of the operator. For this reason, the control unit 17 first receives the selection of the document data by the operator (s21). In this document data selection process, for example, part or all of the document data stored in the image storage unit 15 is sequentially displayed on the display of the operation panel unit 12, and the operator who has visually recognized this display content should update the content. This can be performed by selecting the manuscript data. In addition, a part or all of only the manuscript data that includes the same personal data as the personal data entered by the operator in the management data is displayed on the display, including personal data for specifying the creator of the manuscript data in each management data. You may make it.
[0037]
After extracting the identification data from the selected document data (s22), the control unit 17 searches the management data storage unit 16 for management data including the extracted identification data (s23). It is determined whether the data is the latest document data (s24). This determination processing can be performed by searching the management data storage unit 16 for another management data in which the identification data 21 of the management data searched in the processing of s23 matches the identification data 31 to be updated. When there is no other management data whose identification data of the searched management data matches the updated identification data 31, it is determined that the document data selected by the operator is the latest document data, and the search is performed in the process of s23. If there is another management data whose identification data of the management data matches the updated identification data 31, it is determined that the document data selected by the operator is not the latest document data.
[0038]
When the document data selected by the operator is the latest document data, the control unit 17 executes an image forming process based on the document data (s24 → s25). If the manuscript data selected by the operator is not the latest manuscript data, the control unit 17 displays that fact on the display of the operation panel 12 and determines whether or not to perform image forming processing on the latest manuscript data. The selection of the operator is received (s26). When the operator selects the image forming process for the latest document data, the control unit 17 searches the management data storage unit 16 for management data for the latest document data (s27 → s28). In this search process, the management data storage unit 16 further stores another management data in which the identification data 21 included in the management data having the identification data 21 of another management data as the identification data to be updated 31 matches the identification data to be updated 31. This can be done by sequentially searching.
[0039]
The control unit 17 reads from the document data storage unit 16 the document data to which the identification data 21 of the management data relating to the latest document data retrieved in s28 has been added (s29), and performs an image forming process based on the read document data. Execute (s29 → s25).
[0040]
Through the above processing, the image forming process can be accurately executed on the latest document data or the older document data according to the selection of the operator among the document data already stored in the image storage unit 15.
[0041]
FIG. 6 is a diagram showing a configuration of an image forming system to which a digital copying machine according to a second embodiment of the present invention is applied. The digital copying machine 1 according to this embodiment includes a data communication unit 18 in addition to the configuration shown in FIG. The data communication unit 18 transmits and receives data to and from an external device such as the data creation device 6 and the image reading device 7 via the data communication line 5. With this configuration, the digital copying machine 1 reads not only the original data read by the scanner unit 11 but also the original data created by the data creation device 6 such as an external personal computer and the image reading device 7 such as a scanner. It also manages manuscript data.
[0042]
In this case, as shown in FIG. 7, the control unit 17 of the digital copying machine 1 includes, in each of the management data 3 for each document data, output position data 32 for specifying a device that has output the document data. Thus, the process of specifying the document data to be subjected to the image forming process or the update process from the document data stored in the image storage unit 15 of the digital copying machine 1 can be simplified by referring to the output position data 32. . That is, a scanner unit in which output position data including code data specifying each of a plurality of apparatuses that output original data is set in advance, and an operator outputs desired original data at the time of image forming processing or update processing. 11 or inputting the output position data of the external device, the range of the original data to be selected from among the original data stored in the image storage unit 15 to be subjected to the image forming process or the update process is selected. , And can be limited to original data input from a single device. As a result, the number of original data to be selected can be reduced, and the selection operation can be simplified and shortened.
[0043]
FIG. 8 shows a case where each of the data creation device 6 and the image reading device 7 connected to the data communication unit 18 of the digital copying machine 1 via the data communication line 5 has image storage units 61 and 71, respectively. Thus, the storage data 33 of the document data can be included in the management data. In this case, the control unit 17 of the digital copying machine 1 sets the apparatus having the image storage unit in which the document data selected as the target of the image forming process or the update process is stored in the storage position data 33 of the management data 3. Can be specified based on the When the operator selects the image forming process for the desired document data, the control unit 17 reads the image data desired by the operator from the image storage unit of the specified device based on the identification data, and reads the read document. The data is supplied to the image forming unit 13 to execute the image forming process.
[0044]
When the document data output by each of the devices that output the document data is stored in the image storage unit provided in the device, the storage position data 33 in the management data 3 matches the output position data 32. It is not necessary to include the storage location data 33 in the management data 3 in addition to the output location data 32.
[0045]
In the control unit 17 of the digital copying machine 1, the storage capacity of the image storage unit 15 and the storage amount of the document data, and the storage capacities of the image storage units 61 and 71 of the external devices 6 and 7, When the storage amount is managed and the storage amount of the document data in the image storage unit exceeds the storage capacity in any of a plurality of apparatuses including the digital copying machine 1, the image of another apparatus having a sufficient remaining capacity in the storage capacity is stored. Document data may be stored in the storage unit.
[0046]
FIG. 9 is a diagram showing a configuration of a digital copying machine according to a third embodiment of the present invention. The digital copying machine 1 according to this embodiment reads out document data in an updated state according to a department to which an operator belongs from an image storage unit. For this reason, the digital copying machine 1 includes a key switch for receiving an input operation of personal data by the operator, or a detection sensor for reading the fingerprint data or the like of the operator as personal data in the operation panel section 12 and specifies the operator. A belonging storage unit 19 is provided for storing a relationship between personal data to be performed and a department to which the operator belongs.
[0047]
As shown in FIG. 10, among the management data 3 stored in the management data storage unit 16, the management data 3 of the document data for which the image forming process by the operator of another department is to be restricted is included in the management data 3 as shown in FIG. 10. And the approval data 35 for permitting an image forming process by an operator of another department. The section data 34 and the approval data 35 are input by the key operation of the operation panel 12 by the operator during the storage processing of the document data for which the image forming processing by the operator of another section is to be restricted.
[0048]
FIG. 11 is a flowchart showing a processing procedure of the control unit of the digital copying machine. When the operator selects document data to be subjected to image forming processing (s31), the control unit 17 of the digital copying machine 1 according to this embodiment manages management data including identification data added to the document data. A search is made in the data storage unit 16 (s32), and it is determined whether or not the corresponding management data includes department data (s33). If the document data selected by the operator is document data for which image formation processing by an operator of another department is to be restricted, and the management data includes department data, the control unit 17 controls the display of the operation panel unit 12. Is displayed to instruct the operator to input personal data (S34). When the operator inputs personal data (s35), the control unit 17 searches the department storage unit 19 for department data of the department corresponding to the input personal data (s36), and the searched department data becomes management data. It is determined whether or not the data matches the department data included (s37).
[0049]
If the searched department data does not match the department data included in the management data, the control unit 17 determines that an operator belonging to a department different from the department that created the original data desires image forming processing. It is determined whether or not the approval data is included in the management data (s38). If the management data does not include the approval data, the control unit 17 determines that the document data is not permitted to be subjected to image forming processing by an operator of another department, and is older than the document data selected by the operator. The management data including the approval data, which is the management data relating to the document data, is searched in the management data storage unit 16 (s39), and the document data corresponding to the searched management data is read out from the image storage unit 15 to execute the image forming process. (S40 → s42).
[0050]
The control unit 17 determines whether or not the management data relating to the manuscript data selected by the operator does not include the department data or if the management data relating to the manuscript data selected by the operator includes the approval data. The read original data is read from the image storage unit 15 and an image forming process is executed (s33 → s41 → s42, s37 → s41 → s42).
[0051]
As described above, the digital copying machine according to the present embodiment selectively performs image forming processing on document data having different update states according to the department to which the operator belongs, thereby enabling operation of other departments. Document data that has not been approved for image formation processing by a user can be reliably prevented from leaking to another department. As a result, it is possible to prevent confusion caused by the outflow of document data whose content is not yet definitive during creation into another department.
[0052]
In place of the process of inputting personal data specifying the operator by the operator himself, for example, a means for capturing the fingerprint data of the operator is arranged on the operation panel 12, and the fingerprint of the operator is stored in the affiliation storage unit 19. By storing the relationship between the data and the department data of the department to which it belongs, the personal data that identifies the operator is automatically detected, and the unapproved manuscript when the operator inputs the personal data of another person Data can be reliably prevented from leaking to other departments.
[0053]
Also, for document data for which image formation processing by another person should be restricted at the individual level, personal data may be included in the management data instead of the department data.
[0054]
Further, a data communication unit is provided in the digital copying machine 1 according to this embodiment, connected to an external device via a data communication line, and the original data stored in the image storage unit 15 is transferred to the external device in accordance with an operator's instruction. When the transmission process is performed, the personal data of the operator or the department data of the department to which the operator belongs and the personal data or the department data included in the management data are matched, or the status of approval is included in the management data. Alternatively, any one of a plurality of different document data may be selectively transmitted to the external device.
[0055]
In addition, the affiliation storage unit 19 and the means for automatically detecting the personal data of the operator can be shared with, for example, the function of counting the number of image formations for each department in the digital copying machine 1.
[0056]
FIG. 12 is a flowchart showing a processing procedure of the control unit of the digital copying machine according to the fourth embodiment of the present invention. In the digital copying machine 1 according to this embodiment, for each of the document data stored in the image storage unit 15, one of a plurality of document data whose update states are different from each other in accordance with the history of the image forming process is selectively selected. An image forming process is performed. For this reason, as shown in FIG. 13, the management data 3 stored in the management data storage unit 16 may be replaced with the approval data 35 shown in FIG. Is included in the distribution destination section data 36 that specifies the distribution destination section of the distribution destination. This distribution destination department data 36 is input by an operator through key operations on the operation panel 12 before the image forming process is started.
[0057]
The control unit 17 of the digital copying machine 1 according to this embodiment inputs personal data specifying the operator and selects paper on which the image has been formed before the operator selects document data to be subjected to image forming processing. Is received, and the input personal data and the delivery destination department data are stored (s51 to s54). Next, when the operator selects the document data to be subjected to the image forming process (s55), the control unit 17 searches the management data storage unit 16 for management data including the identification data added to the document data, and (S56), the department data of the department corresponding to the input personal data is searched in the department storage unit 19 (s57), and whether the searched department data matches the department data included in the management data or not is determined. A determination is made (s58).
[0058]
If the searched department data matches the department data included in the management data, the control unit 17 determines that the operator belonging to the department that created the document data desires image forming processing, The input distribution department data is stored in the management data (a59), and an image forming process is performed on the selected document data (s60, s61).
[0059]
If the searched department data does not match the department data included in the management data, the control unit 17 determines that an operator belonging to a department different from the department that created the original data desires image forming processing. It is determined whether or not the department data of the department to which the operator belongs coincides with the distribution department data included in the management data (s62). If the department data of the department to which the operator belongs matches the department data of the distribution destination of the management data, the document data has already been distributed to the department to which the operator belongs and the image-formed paper has been distributed. It is determined that the formed paper can be distributed, and an image forming process is performed on the selected document data (s62 → s60, s61).
[0060]
If the department data of the department to which the operator belongs does not match the distribution department data of the management data, the control unit 17 does not perform the image forming process on the document data selected by the operator (s62 → s51). In this case, document data whose update status is different from the document data selected by the operator and whose management data delivery department data matches the department data of the department to which the operator belongs is searched for. The image forming process may be performed on document data that conforms to.
[0061]
As described above, in the digital copying machine 1 according to this embodiment, the operator who belongs to the department to which the image-formed paper has already been distributed is permitted to perform the image forming process on the original data, and An operator belonging to a department to which the formed paper has not been distributed can be prohibited from forming an image of the original data, and is stored in the image storage unit 15 based on the processing history of each original data. Document data can be properly processed.
[0062]
Note that the management data may include the number-of-distribution data together with the distribution-destination department data, and the image forming process may be performed on the document data selected by the operator based on the distribution-number data. For example, it is conceivable to permit the current image forming process only when the number of image formations designated by the operator is equal to or less than the number of distributions included in the management data.
[0063]
Further, when the operator is a preset administrator, the content of the management data stored in the management data storage unit is changed, for example, addition or deletion of approval data, change, addition or deletion of distribution destination department data. It may be possible to delete or change the number-of-distributions data.
[0064]
Further, in the first to fourth embodiments, the case where the document data management apparatus of the present invention is integrally formed in a digital copying machine has been described as an example, but at least a control unit and a management data storage unit are provided. For example, in the system shown in FIG. 6, the present invention is applicable to an image forming apparatus such as a digital copying machine, a data creating apparatus such as a personal computer, and an apparatus capable of transmitting and receiving data to and from an image reading apparatus such as a scanner. Can be configured.
[0065]
【The invention's effect】
According to the invention described in claim 1,Based on the updated identification data included in the management data stored in the management data storage unit for a plurality of document data having different update states, the operator can process the document data other than the last updated document data into the document to be processed. By issuing a warning to that effect when the data is selected as data, when the operator selects document data other than the latest document data as document data to be processed, the operator determines that newer document data exists. Make it easy to recognizebe able to.
[0066]
According to the second aspect of the present invention, a plurality of document data having different update states are included in the management data stored in the management data storage unit.Based on the updated identification data,By reading out the last updated document data from the image storage unit as document data to be processed, the latest document data among a plurality of document data stored in the image storage unit and having different update states is set as the processing target. The user can select the latest document data and execute the process on the latest document data.
[0067]
According to the invention described in claim 3,New document data obtained by updating the document data already stored in the image storage unit is stored in the image storage unit with the identification data added thereto, and the identification data added to the new document data and the existing document data By storing management data for new document data including updated identification data indicating the relationship with the storage device in the management data storage unit, a plurality of document data having different update states are sequentially stored in the image storage unit. The update data in the original data is stored in the management data storage unit as management data, and the contents of the management data for a plurality of the original data are compared. Choose exactlybe able to.
[0068]
According to the invention described in claim 4,Based on the relationship between the department to which the operator belongs and the department that created each of the plurality of original data, the original data having a predetermined update state set among the plurality of original data having different update states are processed. The original data in the updated state according to the section to which the operator belongs can be read as the original data to be processed, and the original data other than the updated state data in the section to which the operator belongs can be read. Restrict processing of manuscript datacan do.
[0069]
According to the invention described in claim 5,If original data that does not match the department to which the operator belongs and the department specified by the administrative data department data is selected as the processing target, the original data for which processing in other departments is permitted in the management data is processed. By reading as original data, an operator belonging to a department other than the department that created the original data can perform processing only on the previously authorized original data, and can surely perform processing on the original data that has not been previously authorized. Preventioncan do.
[0070]
According to the invention described in claim 6,By comparing the processing contents scheduled by the operator with the contents of the history data included in the management data, and setting the document data in a predetermined updated state set in advance based on the comparison result as the document data to be processed, Of a plurality of pieces of document data having different update states, only document data that has been subjected to processing that matches the processing content desired by the operator can be set as a processing target. To prevent executionit can.
[0071]
According to the invention described in claim 7,By including storage position data for specifying which output device of the plurality of document data output devices is stored in the image storage unit of some of the plurality of document data output devices in a part of the management data, the document data can be communicated with the document data management device. When each of a plurality of document data output devices that input and output data has an image storage unit, it is possible to easily specify an output device having an image storage unit from which document data should be read based on the contents of management data. Can easily read the original data to be processed.it can.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of a digital copying machine to which a document data management device according to a first embodiment of the present invention is applied.
FIG. 2 is a diagram showing an example of document data stored in an image storage unit of the digital copying machine according to the first embodiment.
FIG. 3 is a diagram illustrating an example of management data stored in a management data storage unit of the digital copying machine according to the first embodiment.
FIG. 4 is a flowchart illustrating an example of a processing procedure in a control unit of the digital copying machine according to the first embodiment.
FIG. 5 is a flowchart illustrating an example of another processing procedure in the control unit of the digital copying machine according to the first embodiment.
FIG. 6 is a diagram showing a configuration of an image forming system to which a digital copying machine according to a second embodiment of the present invention is applied.
FIG. 7 is a diagram showing an example of management data stored in a management data storage unit of the digital copying machine according to the second embodiment.
FIG. 8 is a diagram showing another example of management data stored in a management data storage unit of the digital copying machine according to the second embodiment.
FIG. 9 is a diagram showing a configuration of a digital copying machine according to a third embodiment of the present invention.
FIG. 10 is a diagram showing an example of management data stored in a management data storage unit of the digital copying machine according to the third embodiment.
FIG. 11 is a flowchart showing a processing procedure of a control unit of the digital copying machine according to the third embodiment.
FIG. 12 is a flowchart illustrating a processing procedure of a control unit of a digital copying machine according to a fourth embodiment of the present invention.
FIG. 13 is a diagram illustrating an example of management data stored in a management data storage unit of the digital copying machine according to the fourth embodiment.
[Explanation of symbols]
1- Digital copier
2- Manuscript data
3- Management data
11-Scanner section
12-Operation panel section
13- Imaging unit
14-Original data analysis unit
15-Image storage unit
16-Management data storage unit
17-Control unit
18-Data communication unit
21-Identification data
31—Updated identification data

Claims

Identification data specifying each document data is added to each of a plurality of document data whose update states are different from each other and stored in the image storage unit, and the identification data and the contents of the document data are updated for each of the plurality of document data Management data including the updated identification data representing the original document data thus created and stored in the management data storage unit, and the identification data added to the original data read from the image storage unit is replaced with the updated identification data. If the management data to be stored exists in the management data storage section, a warning is issued that the document data is not the latest document data.

If the management data identification data added to the document data read from the image image storage unit and the object to be updated identification data is present in the management data storage unit based on the identification data included in the management data 2. The management apparatus according to claim 1, wherein management data for the latest document data is retrieved from the management data storage unit, and the latest document data is read from the image storage unit based on identification data of the retrieved management data. Manuscript data management device.

When new document data obtained by updating existing document data is input to the image storage unit, the identification data is added to the new document data and stored in the image storage unit, and the identification data added to the new document data is added. 3. The document data management apparatus according to claim 1, wherein the management data including update identification data indicating a relationship with the existing document data is created and stored in the management data storage unit.

The management data includes department data specifying the department that created each document data, and processes the document data in a predetermined updated state based on the relationship between the department to which the operator belongs and the department specified by the department data of the management data. The document data management device according to claim 1, wherein the document data is read from the image storage unit as target document data.

If the department to which the operator belongs and the department specified by the department data of the management data do not match, and the approval data is not included in the management data, the document data older than the document data selected by the operator 5. The management data according to claim 4, wherein the management data including approval data is searched in the management data storage unit, and original data corresponding to the searched management data is read from the image storage unit. Manuscript data management device.

The management data includes dealing destination sector data identifying the sector division data and the document data to identify the department that created the corresponding original data is distributed,
At the time of the image forming process for the original data, while receiving input of personal data for specifying the operator and distribution destination department data for distributing the original data, the department data of the department corresponding to the personal data and the department data are received. 2. The document data according to claim 1, wherein the image forming process is executed only when the IDs match, or when the department data of the department to which the personal data belongs and the distribution destination department data match. 3. Management device.

A document data management device for inputting and outputting data to and from a plurality of document data output devices each including an image storage unit, wherein the management data specifies an image storage unit storing each document data. 7. The document data management device according to claim 1, wherein the document data management unit reads out the document data selected as the document data to be processed from the image storage unit specified by the storage location data included in the management data.