JP3178476B2 - 閲覧管理装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、電子化文書を格納した
後に、指定された利用者に対してその電子化文書の閲覧
を許可し、また閲覧を促す処理を行う閲覧管理装置に関
する。

【０００２】

【従来の技術】図７は、従来の閲覧管理装置の構成例を
示すブロック図である。図において、端末装置５０ａ，
５０ｂおよび電子化文書管理装置６０は、通信網３０を
介して接続される。端末装置５０ａ，５０ｂは、制御部
５１に接続される入力部５２，文書登録部５３，通信制
御部５４および表示部５５を備える。電子化文書管理装
置６０は、制御部６１に接続される通信制御部６２，文
書蓄積部６３およびアクセス権管理部６４を備える。

【０００３】以下、図８に示すフローチャートを参照し
て、従来の閲覧管理装置の動作について説明する。端末
装置５０ａの利用者（登録者）は、書類をイメージスキ
ャナに読み取らせるか、あるいは文書作成装置（ワード
プロセッサ）その他を利用して電子化文書を作成し(10
1) 、この電子化文書と電子化文書管理装置６０での格
納先および閲覧を許可する利用者名（端末装置１０ｂの
利用者を含む）とを入力部５２から入力する(102),(10
3) 。その後、電子化文書とその格納先および閲覧を許
可する利用者名に関する入力情報は、制御部５１の指示
により、文書登録部５３および通信制御部５４を介して
送信データに変換され、通信網３０を介して電子化文書
管理装置６０の通信制御部６２宛に送信される(104) 。

【０００４】電子化文書管理装置６０の通信制御部６２
に受信されたデータは、制御部６１の指示により、電子
化文書とその格納先および閲覧を許可する利用者名に分
解される(111) 。さらに、制御部６１は、電子化文書の
格納先に応じて、文書蓄積部６３の対応する格納位置に
電子化文書を格納し、閲覧を許可する利用者名をアクセ
ス権管理部６４に格納する(112) 。

【０００５】一方、端末装置５０ａの利用者（登録者）
は、当該電子化文書が電子化文書管理装置６０の文書蓄
積部６３の所定の格納位置に格納された旨を閲覧を許可
する利用者（端末装置５０ｂの利用者を含む）に通知す
る格納通知文書を作成し(105) 、作成した格納通知文書
を閲覧を許可する利用者宛に、ファクシミリ，電子メー
ル，電子掲示板その他の通信手段を用いて送信する(10
6),(107) 。

【０００６】端末装置５０ｂの利用者（閲覧者）は、端
末装置５０ａの利用者（登録者）から格納通知を受ける
と(121) 、端末装置５０ａの利用者が電子化文書管理装
置６０に格納した電子化文書を閲覧するために、入力部
５２を操作して端末装置５０ｂの通信制御部５４と電子
化文書管理装置６０の通信制御部６２とを通信網３０を
介して接続し、閲覧対象の電子化文書に対してアクセス
する(122) 。

【０００７】電子化文書管理装置６０の制御部６１で
は、端末装置５０ｂの利用者（閲覧者）からのアクセス
に応じて、端末装置５０ｂの利用者（閲覧者）が端末装
置５０ａの利用者（登録者）によって閲覧を許可された
利用者であるか否かをアクセス権管理部６４に問い合わ
せる(116) 。ここで、端末装置５０ｂの利用者（閲覧
者）がアクセスした電子化文書の閲覧を許可されている
ならば、制御部６１は当該電子化文書を文書蓄積部６３
から取り出し、通信制御部６２を介して端末装置５０ｂ
の利用者宛に当該電子化文書を送信する(118) 。一方、
閲覧が許可されていないならば、制御部６１は閲覧が許
可されていない旨の通知を通信制御部６２を介して端末
装置５０ｂの利用者宛に送信する(119) 。

【０００８】電子化文書管理装置６０から送信された当
該電子化文書は、端末装置５０ｂの通信制御部５４に受
信され(123) 、制御部５１の指示により表示部５５に表
示される(124) 。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】従来の閲覧管理装置で
は、図９に示すように、端末装置５０ａの利用者（登録
者）が閲覧を許可する特定の利用者（端末装置５０ｂの
利用者（閲覧者））を指定して電子化文書を電子化文書
管理装置６０に格納した後に、閲覧者に対して格納通知
を別途作成して送信する必要があった。すなわち、電子
化文書の格納処理と格納通知処理が独立した機能になっ
ているので、登録者は電子化文書を閲覧できる利用者に
ついて各処理ごとに繰り返し指定する必要があった。

【００１０】また、従来の閲覧管理装置では、指定した
閲覧者のうち、閲覧した者としない者とを登録者側で認
識する機能がなく、重要な電子化文書の場合には閲覧の
実態を別な手段で確認する必要があった。本発明は、電
子化文書の格納通知を閲覧者に自動的に送付し、かつ閲
覧の実態を登録者が簡単に入手することができる閲覧管
理装置を提供することを目的とする。

【００１１】

【課題を解決するための手段】本発明は、端末装置の利
用者が閲覧に供する電子化文書と閲覧を許可する利用者
名とを電子化文書管理装置に格納し、閲覧を許可された
利用者が電子化文書管理装置をアクセスして格納された
電子化文書の閲覧を行う閲覧管理装置において、電子化
文書管理装置は、格納された電子化文書の閲覧を許可さ
れた利用者名を電子メールのアドレスに展開する電子メ
ール宛先管理手段と、閲覧を許可された利用者に電子化
文書が格納された旨を通知する電子メール文書を作成す
る格納通知手段と、電子化文書を閲覧した利用者名と閲
覧日時を記録する閲覧情報記録手段と、端末装置から電
子化文書の格納時に指定される閲覧期日および重要度情
報を格納し、この閲覧期日および重要度情報に応じて前
記閲覧情報記録手段の記録情報を参照し、未閲覧の利用
者のアドレスに対して格納通知手段で作成された電子メ
ール文書を送信する閲覧期限管理手段とを備え、端末装
置は、電子化文書管理装置との間で電子メール文書の送
受信を行い、電子メール文書で通知される前記電子化文
書の格納通知を表示部に表示させる電子メール送受信手
段を備えたことを特徴とする。

【００１２】

【００１３】

【作用】図１は、本発明閲覧管理装置の基本構成を示す
ブロック図である。図において、端末装置１０ａの利用
者（登録者）は、電子化文書管理装置２０に対して閲覧
に供する電子化文書と閲覧を許可する利用者名とを格納
する。電子化文書管理装置２０の格納通知手段，電子メ
ール宛先管理手段および電子メール送信手段は、電子化
文書の格納後に、閲覧を許可された利用者（端末装置１
０ｂの利用者）宛に格納通知を電子メールで自動送信す
る。したがって、端末装置１０ａの利用者（登録者）
は、閲覧を許可する利用者名を電子化文書管理装置２０
に格納するだけで、その利用者に電子化文書の格納通知
を改めて行う必要がなくなる。

【００１４】また、電子化文書管理装置２０に閲覧情報
記録手段を設けることにより、各電子化文書に対応する
閲覧者と閲覧日時を記録として残すことができる。さら
に、閲覧期限管理手段を設けることにより、電子化文書
の閲覧期日および重要度情報に応じて、閲覧期日内で未
閲覧の利用者には格納通知を行う電子メール文書を送達
して閲覧を促すことができる。

【００１５】

【実施例】図２は、本発明閲覧管理装置の一実施例構成
を示すブロック図である。図において、端末装置１０
ａ，１０ｂおよび電子化文書管理装置２０は、通信網３
０を介して接続される。端末装置１０ａ，１０ｂは、制
御部１１に接続される入力部５２，文書登録部５３，通
信制御部５４，表示部５５および電子メール送受信部１
２を備える。電子化文書管理装置２０は、制御部２１に
接続される通信制御部６２，文書蓄積部６３，アクセス
権管理部６４，格納通知作成部２２，電子メール宛先管
理部２３，電子メール送受信部２４，閲覧情報記録部２
５および閲覧期限管理部２６を備える。

【００１６】以下、図３に示すフローチャートを参照し
て、本実施例の動作について説明する。端末装置１０ａ
の利用者（登録者）は、書類をイメージスキャナに読み
取らせるか、あるいは文書作成装置（ワードプロセッ
サ）その他を利用して電子化文書を作成し(101) 、この
電子化文書の電子化文書管理装置２０での格納先および
閲覧を許可する利用者名（端末装置１０ｂの利用者を含
む）を入力部５２から入力する(102),(103) 。その後、
電子化文書とその格納先および閲覧を許可する利用者名
に関する入力情報は、制御部１１の指示により、文書登
録部５３および通信制御部５４を介して送信データに変
換され、通信網３０を介して電子化文書管理装置２０の
通信制御部６２宛に送信される(104) 。

【００１７】電子化文書管理装置２０の通信制御部６２
に受信されたデータは、制御部２１の指示により、電子
化文書とその格納先および閲覧を許可する利用者名に分
解される(111) 。さらに、制御部２１は、電子化文書の
格納先に応じて、文書蓄積部６３の対応する格納位置に
電子化文書を格納し、閲覧を許可する利用者名をアクセ
ス権管理部６４に格納する(112) 。次に、格納通知作成
部２２は制御部２１の指示により、所定のフォーマット
（後述）に基づいて、端末装置１０ａからの電子化文書
が文書蓄積部６３の所定の格納位置に格納された旨を通
知する格納通知文書を作成する(113) 。次に、電子メー
ル宛先管理部２３は制御部２１の指示により、アクセス
権管理部６４に格納されている閲覧を許可する利用者名
を電子メールアドレスに展開し(114)、格納通知作成部
２２で作成された格納通知文書を電子メール送受信部２
４で電子メールとして作成し、通信制御部６２を介して
通信網３０に電子メールとして送信する(115) 。

【００１８】端末装置１０ｂの通信制御部５４に受信さ
れた電子メールは、制御部１１の指示により電子メール
送受信部１２で処理されて表示部５５に表示され、端末
装置１０ｂの利用者に対して電子化文書管理装置２０に
閲覧可能な電子化文書がある旨を知らせる(121) 。端末
装置１０ｂの利用者（閲覧者）は、端末装置１０ａの利
用者（登録者）が電子化文書管理装置２０に格納した電
子化文書を閲覧するには、入力部５２を操作して端末装
置１０ｂの通信制御部５４と電子化文書管理装置２０の
通信制御部６２とを通信網３０を介して接続し、閲覧対
象の電子化文書に対してアクセスする(122) 。

【００１９】電子化文書管理装置２０の制御部２１で
は、端末装置１０ｂの利用者（閲覧者）からのアクセス
に応じて、端末装置１０ｂの利用者（閲覧者）が端末装
置１０ａの利用者（登録者）によって閲覧を許可された
利用者であるか否かをアクセス権管理部６４に問い合わ
せる(116) 。ここで、端末装置１０ｂの利用者（閲覧
者）がアクセスした電子化文書の閲覧を許可されている
ならば、閲覧情報記録部２５に端末装置１０ｂの利用者
が当該電子化文書を閲覧したこと、閲覧した日時、その
他の情報を記録し(117) 、制御部２１は当該電子化文書
を文書蓄積部６３から取り出し、通信制御部６２を介し
て端末装置１０ｂの利用者宛に当該電子化文書を送信す
る(118) 。一方、閲覧が許可されていないならば、制御
部２１は閲覧が許可されていない旨の通知を通信制御部
６２を介して端末装置１０ｂの利用者宛に送信する(11
9) 。

【００２０】電子化文書管理装置２０から送信された当
該電子化文書は、端末装置１０ｂの通信制御部５４に受
信され(123) 、制御部１１の指示により表示部５５に表
示される(124) 。また、端末装置１０ａの利用者（登録
者）が電子化文書を登録する際に、その閲覧期限と重要
度を入力部５２から入力した場合には、制御部１１はそ
の閲覧期限と重要度に関する情報を同様にして電子化文
書管理装置２０宛に送信する。電子化文書管理装置２０
で受信された閲覧期限および重要度に関する情報は、制
御部２１の指示により閲覧期限管理部２６に格納され
る。閲覧期限管理部２６では、閲覧期限と、重要度と、
閲覧期限および重要度が指定された電子化文書の文書蓄
積部６３における格納場所を記録する。一方、閲覧情報
記録部２５には閲覧履歴が格納されているので、閲覧期
限管理部２６はこの閲覧履歴を参照し、アクセス権管理
部６４に格納されている閲覧許可利用者の中で閲覧して
いない利用者を割り出す。

【００２１】すなわち、制御部２１は、閲覧期限管理部
２６の管理情報をもとに閲覧を要する電子化文書を閲覧
していない利用者に対して、格納通知作成部２２で作成
した格納通知を電子メールで再送することができる。さ
らに、閲覧期限管理部２６で管理している重要度の高い
電子化文書については、閲覧を許可している利用者に対
して閲覧が行われるまで、制御部２１の指示により例え
ば毎朝でも格納通知作成部２２で作成した格納通知を電
子メールで再送する。なお、再送の頻度は、登録者が設
定した電子化文書の重要度に従って可変となる。

【００２２】図４は、格納通知を行う電子メール文書の
一例を示す図である。図において、電子メール文書は、
文書名を示す文字列７１、格納場所（電子化文書管理装
置２０の文書蓄積部６３の所定のアドレス）を示す文字
列７２、閲覧を許可する利用者または利用者グループを
示す文字列７３、登録者を示す文字列７４、登録日時を
示す文字列７５から構成される。このようなフォーマッ
トの電子メール文書は、電子化文書管理装置２０の制御
部２１の指示により、格納通知作成部２２が所定の雛形
に当てはめて自動的に作成する。なお、文字列７１，７
２，７３は、電子化文書の格納時に登録者により設定さ
れ、アクセス権管理部６４に格納されているデータをも
とに作成される。また、文字列７５，７５は、電子化文
書管理装置２０の制御部２１が管理する制御用のデータ
をもとに作成される。

【００２３】図５は、閲覧情報記録部２５に記録される
閲覧記録の一例を示す図である。図において、閲覧記録
は、文書蓄積部６３に格納されている電子化文書が閲覧
された日時を示す文字列８１、閲覧された電子化文書を
示す文字列８２、電子化文書を閲覧した利用者を示す文
字列８３から構成される。図５の最上行のデータは、19
91年３月14日13時45分に、seki＠abcmhsという電子メー
ルアドレスをもつ利用者が、/ABC/lab/Patent/91031315
002 という識別子で示される電子化文書を閲覧した記録
である。

【００２４】図６は、閲覧期限管理部２６に格納される
閲覧期限情報の一例を示す図である。図において、閲覧
期限情報は、登録者が指定した閲覧期限日時を示す文字
列９１、閲覧期限が指定された電子化文書を示す文字列
９２、登録者が指定した各電子化文書ごとの重要度を示
す文字列９３から構成される。図６の最上行のデータ
は、/ABC/lab/Patent/91031315002 という識別子で示さ
れる電子化文書の閲覧期限が1991年４月14日17時00分で
あり、その重要度が５であることを示す。ここでは、重
要度を示す数字は大きいほど重要度が高いものとする。

【００２５】

【発明の効果】以上説明したように本発明は、従来独立
した機能であった文書格納と格納通知を統合することが
できる。すなわち、登録者が電子化文書を格納すること
により、その格納通知が電子化文書管理装置から閲覧を
許可された利用者に自動的に送られるので、操作が軽減
されるとともに確実な格納通知を実現することができ
る。

【００２６】また、格納通知を配送する通信手段として
電子メールを利用することにより、個人宛の格納通知を
実現することができ、閲覧可能な利用者へ確実に閲覧を
促すことができる。さらに、閲覧状況を容易に掴むこと
ができるとともに、閲覧を許可した利用者のすべてに電
子化文書を閲覧してもらいたい場合でも、その重要度に
応じて未閲覧者に逐次格納通知を発し、閲覧の催促を行
うことも容易である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明閲覧管理装置の基本構成を示すブロック
図である。

【図２】本発明閲覧管理装置の一実施例構成を示すブロ
ック図である。

【図３】本実施例の動作を説明するフローチャートであ
る。

【図４】格納通知を行う電子メール文書の一例を示す図
である。

【図５】閲覧情報記録部に記録される閲覧記録の一例を
示す図である。

【図６】閲覧期限管理部に格納される閲覧期限情報の一
例を示す図である。

【図７】従来の閲覧管理装置の構成例を示すブロック図
である。

【図８】従来装置の動作を説明するフローチャートであ
る。

【図９】従来装置の問題点を説明する図である。

【符号の説明】

１０ａ，１０ｂ 端末装置 １１ 制御部 １２ 電子メール送受信部 ２０ 電子化文書管理装置 ２１ 制御部 ２２ 格納通知作成部 ２３ 電子メール宛先管理部 ２４ 電子メール送受信部 ２５ 閲覧情報記録部 ２６ 閲覧期限管理部 ３０ 通信網 ５１ 制御部 ５２ 入力部 ５３ 文書登録部 ５４ 通信制御部 ５５ 表示部 ６１ 制御部 ６２ 通信制御部 ６３ 文書蓄積部 ６４ アクセス権管理部

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 端末装置の利用者が閲覧に供する電子化
   文書と閲覧を許可する利用者名とを電子化文書管理装置
   に格納し、閲覧を許可された利用者が電子化文書管理装
   置をアクセスして格納された電子化文書の閲覧を行う閲
   覧管理装置において、 前記電子化文書管理装置は、 格納された電子化文書の閲覧を許可された利用者名を電
   子メールのアドレスに展開する電子メール宛先管理手段
   と、 前記閲覧を許可された利用者に前記電子化文書が格納さ
   れた旨を通知する電子メール文書を作成する格納通知手
   段と、前記電子化文書を閲覧した利用者名と閲覧日時を記録す
   る閲覧情報記録手段と、 前記端末装置から前記電子化文書の格納時に指定される
   閲覧期日および重要度情報を格納し、この閲覧期日およ
   び重要度情報に応じて前記閲覧情報記録手段の記録情報
   を参照し、未閲覧の利用者のアドレスに対して格納通知
   手段で作成された電子メール文書を送信する閲覧期限管
   理手段とを備え、 前記端末装置は、 前記電子化文書管理装置との間で前記電子メール文書の
   送受信を行い、電子メール文書で通知される前記電子化
   文書の格納通知を表示部に表示させる電子メール送受信
   手段を備えたことを特徴とする閲覧管理装置。