JP2019139463A - 情報管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】情報管理装置において、簡単な手段によって、書類に記載された以外の情報を書類情報レコードに設定できるようにする。【解決手段】情報管理装置１００は、名刺画像データから読み取られた文字情報を用いてレコードを生成及び保存する装置である。情報管理装置１００は、第１記憶部２と、制御部１とを備えている。第１記憶部２は、複数のディレクトリが形成された名刺情報格納領域を有する。制御部１は、名刺画像が複数のディレクトリの一つに保存されれば、名刺画像から読み取られた文字情報に基づいてレコードを生成し、当該ディレクトリの名称を分類名としてレコード内の分類項目に登録する。【選択図】図６

Description

本発明は、情報管理装置、特に、名刺やファクス等の書類情報を管理する装置に関する。

従来、名刺をスキャナによって画像化した後、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅａｄｅｒ）を用いて、名刺に記載された会社名、氏名等の情報を名刺情報として電子化することで名刺情報レコードを生成して、名刺データベースに登録して管理する名刺情報管理システムが開発されている。これにより、名刺情報の検索や再利用が容易になる。特に、このシステムでは、複数人が一つの名刺データベースにアクセスできるので、情報の有効活用が実現される（例えば、特許文献１を参照）。

特開２００５−４３９７号公報

従来、名刺情報管理システムの運用において、名刺に記載されていない項目を名刺情報レコードに分類項目の内容として追加することが行われている。会社等を横断してユーザにとって有益な情報に基づいて検索を可能にするためである。しかし、従来では、そのような情報を追加するためには、ユーザのキーボード操作が必要であり、手間が掛かっていた。

本発明の目的は、情報管理装置において、簡単な手段によって、書類に記載された以外の情報を書類情報レコードに設定できるようにすることにある。

以下に、課題を解決するための手段として複数の態様を説明する。これら態様は、必要に応じて任意に組み合せることができる。

本発明の一見地に係る情報管理装置は、書類画像データから読み取られた文字情報を用いて書類情報レコードを生成及び保存する装置である。情報管理装置は、記憶装置と、制御部とを備えている。
記憶装置は、複数のディレクトリが形成された書類情報格納領域を有する。
制御部は、
書類画像データが複数のディレクトリの一つに保存されれば、
書類画像データから読み取られた文字情報に基づいて書類情報レコードを生成し、当該ディレクトリの名称を分類情報として書類情報レコード内の分類項目に登録する。
この装置では、例えば、スキャナから書類画像データが複数のディレクトリの一つに送り込まれると、制御部が以下の動作を実行する。すなわち、制御部が、書類画像データから読み取られた文字情報に基づいて書類情報レコードを生成し、当該ディレクトリの名称を分類情報として書類情報レコード内の分類項目に登録する。
この結果、分類情報は書類情報レコード内に自動的に設定される。つまり、キーボード等の入力手段によって分類情報を書類情報レコードに追加する必要がなくなる。

制御部は、
分類情報が書類情報レコードの分類項目に登録されれば、
当該分類情報に対応する名称を有するディレクトリが存在しない場合、当該分類情報を名称とするディレクトリを生成する。
この装置では、書類情報レコード内に分類情報が新たに登録された場合、当該分類情報に対応する名称を有するディレクトリが存在しなければ、当該分類情報を名称とするディレクトリが生成される。この場合もユーザがキーボードを用いてディレクトリを作成する必要がないので、ユーザの負担が軽減される。

複数のディレクトリはユーザごとに設けられていてもよい。
この装置では、ユーザごとに複数のディレクトリによって複数の分類情報を管理できるので、各ユーザによる書類情報レコードの管理及び活用が容易になる。

制御部は、ファイルマネージャー・アプリケーションを用いて、複数のディレクトリを生成できてもよい。
この装置では、ディレクトリの生成が容易になる。例えば、ファイルマネージャー・アプリケーションによって、複数の分類情報に対応する複数のディレクトリを一度に生成できる。

制御部は、
ディレクトリの名称が変更されれば、
当該ディレクトリに保存されている書類画像データに対応する書類情報レコードの分類情報を、変更後のディレクトリ名称に変更してもよい。
この装置では、書類情報レコードの分類情報の変更が容易になる。

制御部は、
書類情報レコード内の分類情報が変更されれば、
当該書類情報レコードに対応する書類画像が保存されているディレクトリの名称を、変更後の分類情報に変更してもよい。
この装置では、ディレクトリの名称の変更が容易になる。

本発明に係る情報管理装置では、簡単な手段によって、書類に記載された以外の情報を書類情報レコードに設定できる。

本発明の第１実施形態に係る情報管理装置が接続されるネットワークを示す図。 複合機に表示される名刺登録画面を示す図。 第１実施形態に係る情報管理装置のハードウェア構成を示す図。 端末装置に表示されるレコード情報管理画面を示す図。 記憶装置内の名刺データベースのディレクトリ階層を示す図。 外部装置から名刺画像データが送信された場合の制御部の処理の流れを示すフローチャート。 端末装置に表示される名刺検索画面を示す図。 レコードの分類名が登録された場合の制御部の処理の流れを示すフローチャート。 レコードの分類名が変更された場合の制御部の処理の流れを示すフローチャート。 ディレクトリ名が変更された場合の制御部の処理の流れを示すフローチャート。

１．第１実施形態
（１）情報管理装置
図１を用いて、第１実施形態に係る情報管理装置１００を説明する。図１は、本発明の第１実施形態に係る情報管理装置が接続されるネットワークを示す図である。
この実施形態では、情報管理装置１００は、名刺画像データから読み取られた文字情報を用いてレコード（名刺情報データの一例）を生成及び保存する装置として機能する。情報管理装置１００は、具体的には、ＮＡＳ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ａｔｔａｃｈｅｄ Ｓｔｏｒａｇｅ）装置である。

情報管理装置１００は、複数の端末装置２００ａ、２００ｂにＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）３１０を介して接続されている。情報管理装置１００は、さらにゲートウェイ３２０を介して広域ネットワーク（以下、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）という）３００に接続され、他の端末装置２００ｄ、２００ｅ、２００ｆと通信可能である。ＬＡＮ３１０は、有線のＬＡＮだけでなく、無線ＬＡＮも含まれる。また、ＷＡＮ３００は、インターネット、携帯電話網など情報通信が可能なあらゆるネットワークを含む。

端末装置２００ａ、２００ｂ、２００ｃ、２００ｄ、２００ｅ及び２００ｆは、画像を表示することができ、また、表示した画像に基づき情報処理を行うことができる装置である。以下の説明では、これらを総称して、端末装置２００と呼ぶ。
端末装置２００は、例えば、情報処理機能が強化された携帯電話であるスマートフォンや、携帯型個人情報端末装置であるＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔｓ）、据え置き型のデスクトップコンピュータや、ノートブックコンピュータである。
情報管理装置１００は、さらに、ＬＡＮ３１０を介して、複合機１７に接続されている。複合機１７は、プリンタ機能、ＦＡＸ機能、及びスキャナ機能を有している。複合機１７は、取得した電子データ、例えば、スキャナ機能により取得した画像データ、ＦＡＸ受信した画像データを、情報管理装置１００に送信できる。

複合機１７は、具体的には、名刺画像データを情報管理装置１００に直接送信可能である。図２を用いて、複合機の名刺登録機能を説明する。図２は、複合機に表示される名刺登録画面を示す図である。
図２に示すように、名刺登録画面２９において、ユーザは名前ボタン２９ａによって自分の名前を選択できる。自分の名前を選択すると、ユーザ毎に設定された複数の分類ボタン２９ｂが表示される。分類ボタン２９ｂの名称としては、例えば、取引先顧客、新規顧客、見込み顧客などが表示され、ユーザはいずれかを選択可能である。したがって、ユーザは、名前ボタン２９ａ→分類ボタン２９ｂ→スキャン実行ボタン２９ｃの順番で操作を行う。この結果、名刺画像データが情報管理装置１００に送信される。なお、読み取られた名刺画像データが複合機１７の名刺登録画面２９に表示されていてもよい。

なお、後述するように、分類ボタン２９ｂは、送信先ディレクトリを指定する送信先ボタンとして機能する。
この実施形態では、上記の名称に対応した名称を有する複数のディレクトリが情報管理装置１００のユーザフォルダ（後述）にあらかじめ設けられており、したがって、スキャナにより読み取った名刺画像データに加えて、対応するディレクトリ名（パスを含む）も、情報管理装置１００に送信される。これにより、情報管理装置１００は、受信したディレクトリ名のディレクトリに名刺画像データを格納できる。

（２）情報管理装置のハードウェア構成
図３を用いて、第１実施形態に係る情報管理装置１００のハードウェア構成を説明する。図３は、第１実施形態に係る情報管理装置のハードウェア構成を示す図である。

（２−１）制御部
情報管理装置１００は、制御部１を備える。制御部１は、演算処理回路と、情報管理装置１００の各構成要素を制御するための制御回路と、を１つのチップに集積したＳｏＣ（Ｓｙｓｔｅｍ ｏｎ Ｃｈｉｐ）である。
情報管理装置１００は、第１記憶部２を備える。第１記憶部２は、例えば、ハードディスクドライブ、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）などにより構成される。第１記憶部２は、情報管理装置１００において管理される電子データを記憶する。

第１記憶部２は、複数の記憶装置２１、２２により構成される。なお、記憶装置の数は任意である。
第１記憶部２を構成する複数の記憶装置２１、２２は、脱着可能に情報管理装置１００に取り付けられている。具体的には、例えば、記憶装置２１、２２がＳＡＴＡ（Ｓｅｒｉａｌ ＡＴＡ）インターフェースを備える記憶装置である場合には、情報管理装置１００の本体に当該ＳＡＴＡインターフェースを嵌合可能なコネクタが設けられている。記憶装置２１、２２のＳＡＴＡインターフェースを、情報管理装置１００の本体に設けたコネクタに挿入することにより、記憶装置２１、２２を情報管理装置１００に容易に取り付けできる。一方、記憶装置２１、２２のＳＡＴＡインターフェースを、情報管理装置１００の本体に設けたコネクタから離脱させることにより、記憶装置２１、２２を情報管理装置１００から容易に取り外せる。
記憶装置２１、２２を容易に脱着可能とすることにより、故障又は記憶領域が少なくなった記憶装置を容易に取り替えることができる。

図３に示すように、記憶装置２１、２２、又は、上記コネクタは、ＲＡＩＤモジュール２５を介して、制御部１に接続されている。ＲＡＩＤモジュール２５は、複数の記憶装置２１、２２を、ＲＡＩＤ（Ｒｅｄｕｎｄａｎｔ Ａｒｒａｙｓ ｏｆ Ｉｎｄｅｐｅｎｄｅｎｔ Ｄｉｓｋｓ）機能により仮想的な１つの記憶装置のように動作させるための制御回路である。
本実施形態において、ＲＡＩＤモジュール２５は、複数の記憶装置２１、２２に対して同一のデータを書き込むことにより、当該複数の記憶装置２１、２２を、記憶装置２１、２２と同一の記憶容量を有する仮想的な１つの記憶装置として動作（ミラーリング動作）させる。これにより、情報管理装置１００は、複数の記憶装置２１、２２のいずれかが故障しても、正常な他の記憶装置を用いて動作できる。

他の実施形態において、ＲＡＩＤモジュール２５は、他のＲＡＩＤレベルにて複数の記憶装置２１、２２を動作させてもよい。例えば、ＲＡＩＤモジュール２５は、複数の記憶装置２１、２２に分散してデータを書き込むことにより、当該複数の記憶装置２１、２２を、当該記憶装置２１、２２の記憶容量の合計に相当する記憶容量を有する仮想的な１つの記憶装置として動作（ストライピング動作）させてもよい。これにより、情報管理装置１００は、記憶及び管理できるデータ量を増加できる。
なお、いずれのＲＡＩＤレベルにより複数の記憶装置２１、２２を動作させるかは、情報管理装置１００の設定の変更により適宜選択できる。

情報管理装置１００は、ＲＡＭ３を備える。ＲＡＭ３は、制御部１に接続され、情報管理装置１００にて動作するプログラム、及び／又は、各種パラメータ等を一時的に記憶する。ＲＡＭ３は、例えば、ＤＤＲ（Ｄｏｕｂｌｅ Ｄａｔａ Ｒａｔｅ） ＳＤＲＡＭチップにより構成される。

情報管理装置１００は、第２記憶部４を備える。第２記憶部４は、インターフェース４１を介して、制御部１との間でデータを送受信できる記憶媒体である。本実施形態において、第２記憶部４は、インターフェース４１に挿入されたＳＤカードメモリーである。
第２記憶部４は、情報管理装置１００を動作させるためのプログラム、各種設定、パラメータなどを記憶する。第２記憶部４に記憶されている上記プログラムには、第１記憶部２に記憶されたファイルを管理するためのアプリケーションプログラムのみでなく、情報管理装置１００を起動するためのブートローダー、及び、情報管理装置１００のシステムプログラムであるＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）も含まれる。

また、第２記憶部４は、各種のサーバプログラムを記憶する。例えば、ＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバプログラム、ＳＭＢ（Ｓｅｒｖｅｒ Ｍｅｓｓａｇｅ Ｂｌｏｃｋ）サーバプログラムなどが、第２記憶部４に記憶される。
その他、第２記憶部４は、メール送受信サーバプログラムを記憶してもよい。メール送受信サーバとしては、例えば、ＩＭＡＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｍｅｓｓａｇｅ Ａｃｃｅｓｓ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバがある。また、メール送信サーバと、メール受信サーバが独立に存在してもよい。メール送信サーバとしては、例えば、ＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバがある。メール受信サーバとしては、例えば、ＰＯＰ（Ｐｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバがある。

情報管理装置１００は、有線ネットワークインターフェース５を備える。有線ネットワークインターフェース５は、制御部１とＬＡＮ３１０の間に設けられ、ネットワークにおける「物理層」として機能する回路を含む。すなわち、有線ネットワークインターフェース５は、ＬＡＮ３１０に接続された端末装置２００及び複合機１７と制御部１との間のデータの送受信を制御する。
情報管理装置１００は、無線ネットワークインターフェース６を備える。無線ネットワークインターフェース６は、無線通信可能な端末装置２００ｃと無線通信するための機能を実現する回路を含む。すなわち、無線ネットワークインターフェース６は、情報管理装置１００を無線アクセスポイントとして機能させ、端末装置２００ｃと制御部１との間の無線通信によるデータの送受信を制御する。

上記構成を有することにより、情報管理装置１００は、電子データの管理機能を実現できる。すなわち、情報管理装置１００は、有線ネットワークインターフェース５（及びＬＡＮ３１０、ＷＡＮ３００）、及び、無線ネットワークインターフェース６を介して通信可能となった端末装置２００ａ〜２００ｆ又は複合機１７から電子データを受信し、記憶装置２１、２３に記憶できる。また、端末装置２００ａ〜２００ｆからの要求に応じて、記憶装置２１、２３に記憶した電子データを当該端末装置２００ａ〜２００ｆに送信できる。
情報管理装置１００は、さらに、表示部７を備えている。表示部７は、情報管理装置１００の状態を表示する。表示部７は、例えば、小型の液晶表示装置である。

制御部１は、第２記憶部４に保存されているプログラムを実行することにより実現する複数の処理機能を有している。
具体的には、制御部１は、名刺情報管理画面表示機能と、文字認識機能と、データベース管理機能とを有している。

名刺情報管理画面表示機能は、図４に示すように、名刺データベース２６（後述）において特定の名刺情報を管理できる名刺情報管理画面３０を端末装置２００に提供するものである。図４は、端末装置に表示されるレコード情報管理画面を示す図である。なお、名刺情報管理画面３０は、ＨＴＭＬ（Ｈｙｐｅｒ Ｔｅｘｔ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）で記述されている。
名刺情報には、例えば、氏名、会社名、所属部署名、役職名、住所、電話番号、メールアドレス、分類１、分類２などが含まれる。なお、図４は名刺情報管理画面の２ページ目であり、電話番号以降が表示されている。
ここで、名刺情報を管理するとは、制御部１が端末装置２００に提供した名刺情報管理画面３０に基づいて、端末装置２００の操作者が名刺情報の入力を行った場合に、制御部１が、この入力を名刺データベース２６（後述）に反映させることをいう。

文字認識機能は、選択された画像ファイルに記載されている情報を自動的に電子的な文字情報（テキスト情報）に変換するＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅａｄｅｒ）により名刺情報を生成する機能である。
データベース管理機能は、名刺データベース２６を管理する機能であり、レコードの追加、削除、変更が可能である。名刺データベース２６は、複数の名刺の名刺情報を示すテーブル形式のデータファイルを有している。
具体的には、データベース管理機能は、上記の文字認識によって生成された名刺情報を名刺データベース２６に追加する機能である。さらに、データベース管理機能は、生成した名刺情報と名刺画像データとを関連づける情報を名刺データベース２６に追加する機能も有している。データベース管理機能のさらなる機能は後述される。

（２−２）記憶装置
記憶装置２１、２２は階層型ファイルシステムを有している。階層型ファイルシステムにおいて、ひとかたまりのデジタルデータがファイルという単位で保存されており、さらに、ファイルは階層構造（ディレクトリ構造）で保存されている。つまり、ディレクトリが、単数または複数のファイルのグループを示す情報として、記憶装置２１、２２に保存されている。

ディレクトリは、例えば、ファイルマネージャー・アプリケーションによって生成できる。この場合、ディレクトリの生成が容易になる。例えば、ファイルマネージャー・アプリケーションによって、複数の分類名に対応する複数のディレクトリを一度に生成できる。
なお、ファイルマネージャー・アプリケーションは、ファイルを移動や削除したりそのファイル名を変更したりしてもよく、さらに、ディレクトリの生成、移動や削除、ディレクトリ名称の変更もできる。

記憶装置２１、２３には、書類情報格納領域が確保されており、そこには、図５に示すように、名刺データベース２６が保存されている。

図５を用いて、ディレクトリ構造を説明する。図５は、記憶装置内の名刺データベースのディレクトリ階層を示す図である。
Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔディレクトリの下位にＣａｒｄディレクトリがある。Ｃａｒｄディレクトリは、名刺データベース２６に関連するファイルが保存されるディレクトリである。名刺データベース２６のデータファイルは、例えば、Ｃａｒｄディレクトリの直下に保存されている。
Ｃａｒｄディレクトリの下には、複数のユーザディレクトリであるＵｓｅｒ１、Ｕｓｅｒ２、・・・が形成されている。Ｕｓｅｒ１等は、ユーザごとに割り当てられたディレクトリである。

各ユーザディレクトリの下には、取引先顧客ディレクトリ、新規顧客ディレクトリ、見込み客ディレクトリ、・・・が設けられている。これらディレクトリは、端末装置２００からネットワークを通じてアクセス可能な共有ディレクトリである。
また、これらディレクトリは、分類名ディレクトリであり、名称が名刺データベース２６のレコード内の分類１の分類名に対応している。つまり、取引先顧客ディレクトリには、分類名が取引先顧客である名刺画像データが保存されている。新規顧客ディレクトリには、分類名が新規顧客である名刺画像データが保存されている。見込み顧客ディレクトリには、分類名が見込み顧客である名刺画像データが保存されている。

以上より、図２の複合機１７の名刺登録画面２９において、取引先顧客が分類名として選ばれて名刺画像データが登録されれば、名刺画像データは取引先顧客ディレクトリに保存される。新規顧客が分類名として選ばれて名刺画像データが登録されれば、名刺画像データは新規顧客ディレクトリに保存される。見込み顧客が分類名として選ばれて名刺画像データが登録されれば、名刺画像データは見込み顧客ディレクトリに保存される。
なお、複数のディレクトリがユーザごとに設けられているので、ユーザごとに複数のディレクトリの設定が可能になる。したがって、分類名の管理が柔軟に行われる。

（３）新規レコード作成時の制御動作
図６を用いて、新規レコード作成時の制御動作を説明する。図６は、外部装置から名刺画像データが送信された場合の制御部の処理の流れを示すフローチャートである。
ステップＳ１では、例えば複合機１７のスキャナから名刺画像データが送信されるのを待つ。名刺画像データを受信すれば、プロセスはステップＳ２に移行する。

ステップＳ２では、制御部１は、名刺画像データとともに送られてきたディレクトリ名称に基づいて、名刺画像データを対応するディレクトリに保存する。
ステップＳ３では、制御部１が、名刺画像データの文字を認識する（つまり、文字情報を読み取る）。
ステップＳ４では、制御部１が、文字情報に基づいて、名刺解析を実行する。
ステップＳ５では、制御部１が、新規レコード（書類情報レコードの一例）を名刺データベース２６に追加する。このとき、制御部１が、受信したディレクトリ名称を新規レコードの分類１に分類名として登録する。

上記に述べたように、この装置では、例えば、スキャナから名刺画像データが複数のディレクトリのうちの一つに送り込まれると、制御部１が以下のデータベース管理機能を実現する。すなわち、制御部１は、名刺画像データから文字情報を読み取り、文字情報に基づいて新規レコードを生成する。制御部１は、さらに、受信したディレクトリの名称を、新規レコードの分類１に分類名として登録する。
この結果、分類名は自動的に新規レコード内に設定される。つまり、キーボード等の入力手段によって分類名を新規レコードに追加する必要がなくなる。

図７において、名刺データベース２６における名刺検索画面３１を示す。図７は、端末装置に表示される名刺検索画面を示す図である。
ユーザは、端末装置２００を用いて、名刺検索画面３１を操作する。具体的には、ユーザは、名刺検索画面３１において、分類１を検索項目として検索できる。
名刺検索画面３１１には、分類名を検索する分類ボタン３１ａが設けられている。分類ボタン３１ａでは、取引先顧客、新規顧客、見込み顧客などが表示され、ユーザはいずれかを選択可能である。これにより、例えば、新規顧客の一覧を名刺検索画面３１に表示できる。

（４）分類名が登録されたときの制御動作
図８を用いて、分類名が登録されたときの制御動作を説明する。図８は、レコードの分類名が登録された場合の制御部の処理の流れを示すフローチャートである。なお、「分類名が登録される」とは、レコードの分類１の欄が空白の状態である場合に、その欄に分類名が入力され、さらにレコードが保存される場合である。
ステップＳ６では、制御部１が、レコード内の分類名が登録されたか否かを判断する。具体的には、ユーザが端末装置２００を用いて図４の名刺情報管理画面３０を開いて名刺データベース２６を操作することで登録を行う。分類名がレコード内に登録されれば、プロセスはステップＳ７に移行する。

ステップＳ７では、制御部１が、登録された分類名に対応する名称を有するディレクトリが存在するか否かを判断する。対応ディレクトリが存在しなければプロセスはステップＳ８に移行し、対応ディレクトリがあればプロセスは終了する。
ステップＳ８では、制御部１が、新たな分類名に対応する新名称のディレクトリを作成する。なお、このディレクトリは、当該ユーザのユーザディレクトリの下に生成される。

上記のように、レコード内に新たな分類名が設定されれば、それに従って、当該分類名に対応する名称を有する新名称のディレクトリが作成される。つまり、ディレクトリの名称の変更が容易になる。
また、この情報は複合機１７にも分類名として登録される。したがって、それ以降は、ユーザは、名刺登録時に、複合機１７において当該分類名つまり保存先ディレクトリを選択できる。

（５）分類名が変更されたときの制御動作
図９を用いて、分類名が変更されたときの制御動作を説明する。図９は、レコードの分類名が変更された場合の制御部の処理の流れを示すフローチャートである。なお、「分類名が変更される」とは、レコードの分類１の欄にすでに分類名が記入されている場合に、それが変更されて、さらにレコードが保存される場合である。
ステップＳ９では、制御部１が、レコード内の分類名が変更されたか否かを判断する。具体的には、ユーザが端末装置２００を用いて図４の名刺情報管理画面３０を開いて名刺データベース２６のレコードの分類１の分類名を変更する。分類名が変更されれば、プロセスはステップＳ１０に移行する。

ステップＳ１０では、制御部１が、当該レコードの名刺データが保存されたディレクトリの名称を、変更後の新たな分類名に変更する。
上記のように、レコード内の分類名が変更されれば、それに従って当該レコードの名刺データが保存されたディレクトリの名称が、変更後の新たな分類名に変更される。つまり、ユーザがキーボードを用いてディレクトリの名称を変更する必要がないので、ユーザの負担が軽減される。

また、この情報は複合機１７にも分類名として登録される。したがって、それ以降は、ユーザは名刺登録時に複合機１７において当該分類名つまり保存先ディレクトリを選択できる。
なお、上記の場合、変更後の新たな分類名のディレクトリがすでに存在する場合は、ディレクトリ名の変更を中止してもよい。
さらに、ディレクトリに保存された名刺画像データが複数ある場合は、ディレクトリ名の変更の実行可否を作業者に確認してもよい。

（６）ディレクトリ名が変更された場合の制御動作
図１０を用いて、ディレクトリ名が変更された場合の制御動作を説明する。図１０は、ディレクトリ名が変更された場合の制御部の処理の流れを示すフローチャートである。

ステップＳ１１では、制御部１が、ディレクトリ名称が変更されたか否かを判断する。具体的には、ユーザがファイルマネージャーを用いてディレクトリ名を変更する。変更されていれば、プロセスはステップＳ１２に移行する。
ステップＳ１２では、制御部１が、当該ディレクトリに保存されている名刺画像データに対応するレコードの分類名を、変更後のディレクトリ名に変更する。この場合、上記条件を満たす全てのレコードが対象になる。
この装置では、名刺データベース２６のレコードの分類名の変更が容易になる。

２．実施形態の特徴
前記実施形態は下記の様にも記載できる。
情報管理装置（例えば、情報管理装置１００）は、書類画像データ（例えば、名刺画像データ）から読み取られた文字情報を用いて書類情報レコード（例えば、レコード）を生成及び保存する装置である。情報管理装置は、記憶装置（例えば、第１記憶部２）と、制御部（制御部１）とを備えている。
記憶装置は、複数のディレクトリが形成された書類情報格納領域を有する。
制御部は、書類画像が複数のディレクトリの一つに保存されれば（例えば、図６のステップＳ２）、下記の動作を実行する。
制御部は、書類画像データから読み取られた文字情報に基づいて書類情報レコードを生成し（例えば、図６のステップＳ５において、新規レコードを生成し）、当該ディレクトリの名称を分類情報として書類情報レコード内の分類項目に登録する。
以上の結果、分類情報は自動的に書類情報レコード内に設定される。つまり、キーボード等の入力手段によって分類情報を書類情報レコードに追加する必要がなくなる。

３．他の実施形態
以上、本発明の一実施形態について説明したが、本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、発明の要旨を逸脱しない範囲で種々の変更が可能である。特に、本明細書に書かれた複数の実施形態及び変形例は必要に応じて任意に組み合せ可能である。
第１実施形態では書類の一例として名刺を説明したが、書類は例えばファクス用紙であってもよい。例えば、複合機のファックスで受信したファックス画像を情報処理装置に送信する場合も、上記と同様な効果が得られる。

第１実施形態では名刺画像データはスキャンによって得られていたが、デジタルカメラで撮影されたものでもよい。
第１実施形態では文字情報の読み取りは情報管理装置で行われていたが、スキャナで行われてもよい。

第１実施形態では登録される分類名とディレクトリ名は完全に一致していたが、表現に違いがあってもよい。
第１実施形態ではユーザフォルダ毎に複数のディレクトリが設けられていたが、ユーザの区別無く複数のディレクトリが設けられていてもよい。

本願発明は、書類情報を管理する情報処理装置に広く適用できる。

１ ：制御部
２ ：第１記憶部
３ ：ＲＡＭ
４ ：第２記憶部
５ ：有線ネットワークインターフェース
６ ：無線ネットワークインターフェース
７ ：表示部
１７ ：複合機
２１ ：記憶装置
２２ ：記憶装置
２５ ：ＲＡＩＤモジュール
２６ ：名刺データベース
２７ ：画像ファイル
２９ ：名刺登録画面
３０ ：名刺情報管理画面
４１ ：インターフェース
１００ ：情報管理装置
２００ ：端末装置
２００ａ ：端末装置
２００ｂ ：端末装置
２００ｃ ：端末装置
２００ｄ ：端末装置
２００ｅ ：端末装置
２００ｆ ：端末装置
３２０ ：ゲートウェイ

Claims (6)

1. 書類画像データから読み取られた文字情報を用いて書類情報レコードを生成及び保存する情報管理装置であって、
   複数のディレクトリが形成された書類情報格納領域を有する記憶装置と、
   制御部とを備え、
   前記制御部は、
   前記書類画像データが前記複数のディレクトリの一つに保存されれば、
   前記書類画像データから読み取られた文字情報に基づいて前記書類情報レコードを生成し、当該ディレクトリの名称を分類情報として前記書類情報レコード内の分類項目に登録する、情報管理装置。
2. 前記制御部は、
   前記分類情報が前記書類情報レコードの分類項目に登録されれば、
   当該分類情報に対応する名称を有するディレクトリが存在しない場合、当該分類情報を名称とするディレクトリを生成する、請求項１に記載の情報管理装置。
3. 前記複数のディレクトリはユーザごとに設けられる、請求項１又は２に記載の情報管理装置。
4. 前記制御部は、ファイルマネージャー・アプリケーションを用いて、前記複数のディレクトリを生成できる、請求項１又は２に記載の情報管理装置。
5. 前記制御部は、
   前記ディレクトリの名称が変更されれば、
   当該ディレクトリに保存されている書類画像データに対応する書類情報レコードの分類情報を、変更後のディレクトリ名称に変更する、請求項１〜４のいずれか１項に記載の情報管理装置。
6. 前記制御部は、
   前記書類情報レコード内の前記分類情報が変更されれば、
   当該書類情報レコードに対応する書類画像が保存されているディレクトリの名称を、変更後の分類情報に変更する、請求項１〜５のいずれか１項に記載の情報管理装置。