JP2018041338A - 情報処理装置、制御方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 ファイルに含まれる複数のアノテーションの情報のうちインデックス登録の対象となる一部のアノテーションの情報を所定のインデックス項目と対応付けて登録する際の、ユーザーの入力の手間を減らす。【解決手段】 ファイル編集画面を表示することが可能な情報処理装置であって、ユーザーがファイルにアノテーションを付加する指示が行える前記ファイル編集画面上で、インデックス登録の対象となるアノテーションの付加の指示が行われた際に、該付加されるアノテーションの情報を所定のインデックス項目と対応付けて登録することを可能とする、アノテーションの情報を入力するための領域を提供する提供手段と、前記領域に入力されたアノテーションの情報を、前記所定のインデックス項目と対応付けて、前記情報処理装置がアクセス可能な記憶部に登録する登録手段と、を有することを特徴とする。【選択図】 図８

Description

本発明は、ファイル管理システムで管理されるファイルを編集可能な情報処理装置、制御方法、及びプログラムに関する。

従来から、文書管理システムでは、文書などのファイルに関連付けられるインデックスを利用したファイル管理が行われている。ここで、インデックスとは、データベース上に登録される文字列やファイルの場所などの索引データを指す。インデックスの情報には、カテゴリ（インデックスの項目を指す）とインデックス値（インデックスの項目に対して設定する値を指す）とが含まれる。ファイルに対してインデックスを登録する方法としては、ユーザーが、ファイル一覧から任意のファイルを選択し、選択したファイルの属性情報の設定画面を開き、インデックスの項目と値を対応付けて登録するという方法が一般的に知られている。

また、文書管理システムでは、サーバーで管理される文書に対して、アノテーションと呼ばれる付加情報を付与することで、クライアント装置で文書を編集・更新することができる。アノテーションには、注釈、コメント、オブジェクトなどがある。アノテーションを利用することで、元の文書のデータを書き換えることなくデータを付加して、文書を更新することができる。

特許文献１には、文書のアノテーションの情報をインデックスに登録する方法が記載されている。より具体的には、特許文献１に記載の情報処理装置は、文書ファイルから抽出したアノテーションの情報を、検索キーワードというインデックス項目に対応するインデックス値として登録する。

特開２０１１−１８２０２号公報

上述した特許文献１では、一つの文書ファイルから抽出したアノテーションの情報を分けることなく一纏めにして、検索キーワードというインデックス項目に対応するインデックス値として登録する。従って、文書に付加されるアノテーションの数が多いほど、１つのインデックス項目に対応するインデックス値として登録される文字数が多くなる。登録される文字数が増えると、検索を実行する際に、検索される対象のインデックスの値と、検索で指定する文字列との照合の負荷が増え、結果的に検索処理に多くの時間がかかる。

そこで、ファイルに複数のアノテーションが含まれ、検索に利用したいアノテーションがその一部であるような場合に、ユーザーはファイルの属性情報の設定画面上で検索に利用したい一部のアノテーションの情報のみをインデックス登録することができる。しかしながら、ユーザーは例えば、ファイルの編集画面でアノテーションの情報を入力した後、さらに、属性情報の設定画面で検索に利用したいアノテーションの情報を再度入力することでインデックス登録することとなる。このように、同じアノテーションの情報を二度入力する手間が生じる。

本発明は、上述したような手間無しでも、ファイルに含まれる複数のアノテーションの情報のうちインデックス登録の対象となる一部のアノテーションの情報を所定のインデックス項目と対応付けて登録することが可能な仕組みを提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明は、ファイル編集画面を表示することが可能な情報処理装置であって、ユーザーがファイルにアノテーションを付加する指示が行える前記ファイル編集画面上で、インデックス登録の対象となるアノテーションの付加の指示が行われた際に、該付加されるアノテーションの情報を所定のインデックス項目と対応付けて登録することを可能とする、アノテーションの情報を入力するための領域を提供する提供手段と、前記領域に入力されたアノテーションの情報を、前記所定のインデックス項目と対応付けて、前記情報処理装置がアクセス可能な記憶部に登録する登録手段と、を有することを特徴とする。

本発明によれば、上述したような手間無しでも、ファイルに含まれる複数のアノテーションの情報のうちインデックス登録の対象となる一部のアノテーションの情報を所定のインデックス項目と対応付けて登録することができる。

本発明の実施形態に係るシステムの構成の一例を示す図 クライアントＰＣのハードウェア構成の一例を示す図 画像形成装置のハードウェア構成の一例を示す図 文書管理システムのソフトウェア構成の一例を示す図 文書管理アプリケーションのソフトウェア構成の一例を示す図 文書編集アプリケーションのソフトウェア構成の一例を示す図 文書管理アプリケーションのメイン画面ＵＩの一例を示す図 文書編集アプリケーションのメイン画面ＵＩの一例を示す図 文書管理アプリケーションの検索ダイアログＵＩの一例を示す図 文書管理アプリケーションのページ分割・削除処理のフローの一例を示す図 文書編集アプリケーションの設定ファイルのデータ構造の一例を示す図 文書編集アプリケーションのインデックス予測処理のフローの一例を示す図 文書属性を管理するためのテーブル構成の一例を示す図 文書保存処理のフローの一例を示す図

以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。

（第１の実施形態）
図１は、本発明の実施の形態に係るシステム構成例を示す図である。

図１において、クライアントＰＣ１０１、画像形成装置１０３、ＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５、ユーザー管理サービスサーバーＰＣ１０４、文書管理サービスサーバーＰＣ１０６は、ネットワーク１１０を介して接続されている。図１において、クライアントＰＣ１０１は、複数台接続されていても構わない。ネットワーク１１０は、例えば、インターネット等のＬＡＮ、ＷＡＮ、電話回線、専用デジタル回線等のいずれであり、またこれらの組み合わせにより実現される、いわゆる通信ネットワークである。

ネットワーク１１０は、データの送受信が可能であればよく、有線、無線どちらでも構わない。また、様々な企業などにより、クライアントＰＣ１０１は、例えば、デスクトップパソコン、ノートパソコン、モバイルパソコン、タブレット端末等から成るが、プログラムの実行環境が内蔵されたスマートフォンであってもよい。クライアントＰＣ１０１では、各種アプリケーションやプリンタードライバー等のプログラムを実行する環境が内蔵されている。

１０３は画像形成装置であって、プリンター機能、ＦＡＸ機能、コピー機能、スキャナ機能、ファイル送信機能等を備える。１０５はＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣであり、本実施形態に係る文書管理システム（ファイル管理システム）のＷｅｂアプリケーションを提供している。また、本システムにアクセスするユーザーの情報を管理するユーザー管理サービスサーバーＰＣ１０４と、文書を保存／管理する機能を有する文書管理サービスサーバーＰＣ１０６がある。

ここで、ＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５、ユーザー管理サービスサーバーＰＣ１０４、文書管理サービスサーバーＰＣ１０６は、別々に配置されている構成としているが、１つのＰＣにおいて構成されても構わない。また、文書管理サービスサーバーＰＣが備える振り分け機能は別サーバーの機能として構成されても構わない。

また、ユーザーがクライアントＰＣ１０１を操作する構成としているが、３つのサーバーＰＣのいずれか、または全てと同じＰＣで操作しても構わない。

なお、実施形態に係る文書管理システムは、クライアントＰＣのブラウザーを介してアクセスする構成としている。しかし、図示しない専用のクライアントアプリケーションをクライアントＰＣ１０１に配置し、それを操作する構成であっても構わない。この場合、ＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５ではなく、文書管理サービスサーバーＰＣ１０６と専用クライアントアプリケーションが通信する構成でも構わない。

図２は、クライアントＰＣのハードウェア構成の一例を示している。図２に示されるハードウェア構成図は一般的な情報処理装置のハードウェア構成図に相当するものとし、本実施形態のＰＣには一般的な情報処理装置のハードウェア構成を適用できる。

図２において、ＣＰＵ２０２は、ＨＤＤ２０５に格納されているアプリケーションプログラム、ＯＳ等を実行し、ＲＡＭ２０３にプログラムの実行に必要な情報、ファイル等を一時的に格納する制御を行う。ＲＯＭ２０４は、基本Ｉ／Ｏプログラム等の各種データを記憶する。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０２の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＨＤＤ２０５は、大容量メモリとして機能する外部記憶装置であり、アプリケーションやＷｅｂブラウザー等のアプリケーションプログラム、ＯＳ、関連プログラム等を格納している。ディスプレイ２０６は、キーボード２０７から入力したコマンド等を表示したりするものである。インターフェース２０８は、外部装置Ｉ／Ｆであり、プリンター、ＵＳＢ機器、周辺機器を接続する。キーボード／マウス２０７は、ユーザーからの指示入力を受け付ける。システムバス２０１は、クライアント端末１０１内の各コンポーネントを接続するバスである。ネットワークインターフェースカード（ＮＩＣ）２０９は、インターフェース２０８、ネットワーク１１０を介して外部装置とのデータのやり取りを行う。

なお、上記コンピューターの構成はその一例であり、図２の構成例に限定されるものではない。例えば、データやプログラムの格納先は、その特徴に応じてＲＯＭ２０４、ＲＡＭ２０３、ＨＤＤ２０５などで変更することも可能である。本実施例中で特に明記しない場合は、フローチャートの各ステップなどの処理は、ＲＯＭ２０４等に記憶されているプログラムをＲＡＭ２０３等にロードし、ＣＰＵ２０２で実行することによって実現されるものとする。

図２を用いて、クライアントＰＣ１０１のハードウェア構成の一例を説明した。なお、各種サーバー１０４乃至１０６のハードウェア構成では、上述した２０１乃至２０５、２０８、２０９が少なくとも含まれる。

図３は、図１に示した画像形成装置１０３内のハードウェア構成を説明する図である。なお、本実施形態は、スキャナ機能と、プリンター機能と、そしてＦＡＸ機能を有する複合機（ＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ−Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ））の例を示す。

図３において、３０１はＩ／Ｏで、ネットワーク（ＬＡＮ）１０４などの通信媒介を介してクライアントＰＣ１０１と接続している。Ｉ／Ｏ３０１は複数の接続形態に対応するために複数個搭載されていてもよい。このＩ／Ｏ３０１を通して、画像形成装置１０３は、デバイスＩＤやスキャンイメージを情報処理装置１００に渡す。またクライアントＰＣ１０１より、各種の制御コマンドを受けて処理を行う。Ｉ／Ｆ制御部３０２は、画像形成装置１０３に搭載されているスキャナ（不図示）やプリンタ（不図示）やまたはＦＡＸ（不図示）などの処理系に関してデバイスＩＤを発行する制御をおこなっている。ＲＡＭ３０３は、一次記憶装置で、Ｉ／Ｏ３０１で取得した制御コマンドなどの外部データや、スキャナエンジン３１３で読み取られたイメージを格納するに使用される。さらに、ＲＡＭ３０３は、プリンタコントローラ３１０で展開されたプリンタエンジン３０６に渡される前にイメージの格納などに使用される。

ＲＡＭ３０３の割り当て管理はＲＡＭ制御部３０４が行っている。画像データ調歩回路３０５は、プリンタコントローラ３１０やスキャナエンジン３１３によって取り込まれたＲＡＭ制御部３０４に展開されたイメージをプリンタエンジン３０６の回転にあわせて出力する装置である。プリンタエンジン３０６は紙などの出力メディアにイメージを現像する装置である。メインコントローラ３０８は、エンジンＩ／Ｆ３０７によりプリンタエンジン３０６の各種制御を行う。また、メインコントローラ３０８は、制御の要のモジュールであり、スキャナコントローラ３０９やプリンタコントローラ３１０やＦＡＸコントローラ３１１にＩ／Ｏ３０１経由でクライアントＰＣ１０１より受け取る制御言語の適切な振り分け処理を行う。さらに、メインコントローラ３０８は、それぞれのコントローラやＵＩ３１２からの支持をうけてプリンタエンジン３０６やスキャナエンジン３１３の制御を行う。メインコントローラ３０８と各種コントローラの間の制御インターフェースを統一することにより、一つの周辺機器に複数種類の制御コマンドを処理可能な拡張ボードが搭載可能になる。また現在搭載されている拡張コントローラのデバイスＩＤを各コントローラより取得し管理するのもメインコントローラの役割である。

スキャナコントローラ３０９はクライアントＰＣ１０１より受けたスキャン制御コマンドをメインコントローラ３０８が解釈可能な内部実行命令に分解する。またスキャナエンジン３１３で読み取ったイメージをスキャン制御コマンドに変更する。プリンタコントローラ３１０はクライアントＰＣ１０１より受けたページ記述言語をメインコントローラ３０８が解釈可能なページ記述言語の展開イメージなどを含む内部実行命令に分解する。展開イメージはプリンタエンジンまで運ばれ、用紙などの出力メディアに印刷される。ＦＡＸコントローラ３１１は、クライアントＰＣ１０１より受けたＦＡＸ制御言語をイメージに展開し不図示の公衆回線、又はインターネットを介して他のＦＡＸ装置やＩＰ−ＦＡＸへ転送する。ＵＩは、メインコントローラ３０８の各種設定や、スキャナ機能やプリンター機能や、そしてＦＡＸ機能を直接画像形成装置１０３で実行する際に、ユーザーによる指示の入出力手段として使用される。スキャナエンジン３１３はメインコントローラ３０８の指示により光学装置を用いて印刷されたイメージを読み取り、電気信号に変換してメインコントローラ３０８に受け渡す。

図４は、文書管理システムのソフトウェア構成例を示す図である。図４では、ＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５、ユーザー管理サービスサーバーＰＣ１０４、及び文書管理サービスサーバーＰＣ１０６内のソフトウェア構成を示している。なお、メイン制御部４０４は、本発明の実施形態に係る文書管理システムの全体を制御し、後述する各部に対する指示、管理を行う。

データ送受信部４０３は、前記クライアントＰＣ１０１および前記画像形成装置１０３においてユーザーがブラウザーを介して出した命令を受け取り、メイン制御部４０４より指示を受けた結果を、クライアントＰＣ１０１に返答する。

セッション記憶部４０５は、クライアントＰＣ１０１および画像形成装置１０３においてユーザーがブラウザーを介して本文書管理システムにアクセスしてから、同一ユーザーからのアクセスであることを示すためのセッション情報を生成する。更に、ユーザーが本文書管理システムへのアクセスをやめる（ログアウト）、または自動タイムアウトなどでセッションが切れるまでの間、繰り返し使用する各種情報をセッション情報と関連付けて保持する。

Ｗｅｂ ＵＩ生成部４０６は、メイン制御部４０４より指示を受け、状況に応じたＷｅｂ ＵＩ（ＨＴＭＬ）を生成する。ここで、Ｗｅｂ ＵＩ生成部が生成するＷｅｂ ＵＩは、ＨＴＭＬだけに限定するものではなく、ＪａｖａＳｃｒｉｐｔ（登録商標）などのスクリプト言語が埋まっていても構わない。

次に、ユーザー情報処理部４０１は、メイン制御部４０４からの指示に従い、ユーザー情報記憶部４０２に保存されている本文書管理システムにアクセス可能なユーザー、及びユーザー設定情報（ＵＩ設定情報を含む）の抽出、設定などの処理を行う。ここでユーザー管理に関して本文書管理システム独自の管理ではなく既知の技術であるＡｃｔｉｖｅ Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ、ＬＤＡＰなどとユーザー情報処理部４０１が連携し、ユーザー情報記憶部４０２においてはユーザー設定情報のみを保存しても構わない。

次に、文書情報処理部４０９は、メイン制御部４０４からの指示に従い、文書情報記憶部４１０に保存されている文書の実体、及びインデックス情報を含む文書属性の登録、保存、抽出、編集などの操作を行う。一時作業領域に格納した文書や一時作業領域内に設定されるインデックスの情報も文書情報記憶部４１０に保存される。文書振り分け処理部４０７では、文書振り分け条件記憶部４０８に保存されている振り分け条件を基にデバイスから登録する文書に対して格納先やプロパティの設定をするための振り分け処理を実行する。

図５は、クライアントＰＣ１０１で動作する文書管理アプリケーション５００のソフトウェア構成の一例を示す図である。クライアントＰＣ１０１にインストールされた文書管理アプリケーション５００は、ＨＤＤ２０５に記憶されており、文書管理システム実行時にＲＡＭ２０３及びＲＯＭ２０４に展開され、ＣＰＵ２０２にて計算処理を行って動作するアプリケーションである。文書管理アプリケーション５００は、ライブラリーを管理する機能、ライブラリー内のファイルを一覧表示する機能、フォルダーの作成、ファイルの移動や削除等のファイル管理を行う機能を保持している。また、後述する文書編集アプリケーション６００で、文書管理アプリケーション５００で管理するライブラリー内のファイルを開き、編集することができる。

文書管理アプリケーション５００は、出力管理部５０１、ファイル管理部５０２、ファイル取得部５０３、入力管理部５０４、画面表示管理部５０５、ライブラリー管理部５０６、検索要求部５０７から構成される。

出力管理部５０１は、入力デバイス２０７の操作に応じてファイル管理部５０２がファイル操作を行い、ＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５に対してファイルの移動等が指示された場合に出力処理を行う。具体的には、ＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５以外のデバイスからファイルを移動した際にＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５に対して対象ファイルを転送するといったものが出力処理である。

ファイル管理部５０２は、フォルダーやファイルの作成、削除、移動等のファイルの操作、アクセス権の変更等をクライアントＰＣ１０１、ＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５のファイルシステムに対して行う。ファイル取得部５０３はＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５のファイルを受け取り、ファイル管理部５０２がクライアントＰＣ１０１のＨＤＤ２０５に保存する。

入力管理部５０４は、画面表示管理部５０５により表示された文書管理アプリケーション５００のＵＩを介して、ユーザーによる入力デバイス２０７の操作を検知し、ユーザーの操作情報を取得する。画面表示管理部５０５は、文書管理アプリケーション５００のＵＩの一例として示す図７のようなＵＩの表示等の画面表示制御を行う。

ライブラリー管理部５０６は、文書管理アプリケーションが登録しているライブラリーの管理を行う。登録しているライブラリーの情報はＨＤＤ２０５に格納されている。検索要求部５０７は、入力デバイス２０７の操作によって検索が行われたときにＯＳやシステムに検索要求を行う。ＯＳやシステムによる検索結果を検索要求部５０７が受け取ると、画面表示管理部に検索結果の表示指示を行い、結果の表示を行う。

図６は、クライアントＰＣ１０１で動作する文書編集アプリケーション６００のソフトウェア構成の一例を示す図である。文書編集アプリケーション６００は、外部メモリ２０６に記憶されており、文書編集システム実行時にＲＡＭ２０３及びＲＯＭ２０４に展開され、ＣＰＵ２０２にて計算処理を行って動作するアプリケーションである。

文書編集アプリケーション６００は、文書データに対して印刷設定や文書構造の設定や、文書データが保持するページへアノテーション追加などが可能で、出力管理部６０２、編集部６０３、入力管理部６０４、表示部６０５、から構成される。

出力管理部６０２は、編集部６０３で編集し保存した文書を、画像形成装置１０３に対して出力処理を行う。具体的には、プリンタコントローラ３１０から用紙へ印刷、ファクスコントローラー３１１からＦＡＸ送信といったものが出力処理である。

編集部６０３は、文書に対して編集や保存処理などを行う。ここでいう編集とは、単一ページへの編集であるアノテーション機能、印刷設定、文書構造、付加印刷設定、オリジナル文書の追加や削除が含まれる。文書編集アプリケーションは、編集したデータを文書編集アプリケーション独自のファイル形式であるバインダー文書（拡張子はｉｗｂ）として保存することができる。また、編集したデータのうち文書データのみを汎用的なファイル形式（たとえばＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ））で保存することができる（以後ＰＤＦ文書（拡張子ｐｄｆ）とは汎用的なファイル形式のことを示すこととする）。文書編集アプリケーションは前述したバインダー文書とＰＤＦ文書の２種類のファイル形式の文書を編集し、それぞれのファイル形式で保存することが可能である。

入力管理部６０４は、表示部６０５により表示された文書編集アプリケーション６００のＵＩを介して、ユーザーによる入力デバイス２０７の操作を検知し、ユーザーの操作情報を取得する。表示部６０５は、文書編集アプリケーション６００のＵＩの一例として示す図８のようなＵＩの表示等の画面表示制御を行う。

図７は、文書管理アプリケーションのユーザーインタフェースの一例を示している。図７（ａ）で、７００は文書管理アプリケーション５００のメイン画面である。メイン画面７００は主なＵＩコンポーネントとして、リボン７１０、クイックアクセスツールバー７２０、アドレスバー７３０、ライブラリーペイン７４０、ファイルリストペイン７５０、プレビューペイン７６０によって構成される。

リボン７１０は、用途ごとに分類される複数のタブから構成され、タブにはその用途に適する機能のボタンなどのコントロールを配置できる。これにより、すばやくユーザーの望む機能へアクセスできる。１つのタブは複数のグループで構成でき、１つのグループには複数のコントロールを配置できる。タブやグループはアプリケーションの既定として予め用意されているものが存在し、さらにユーザーの好みの構成で作成したタブやグループも追加できる。図７では、文書管理アプリケーション５００のメイン画面７００のリボン構成が、既定のタブである“ホーム”、“ファクス”、“印刷”タブ４１１で構成される例を示している。タブ以外に“ファイル”と書かれたファイルメニュー７０１があり、ファイルメニュー７０１を選択するとファイルの保存や印刷等を行うための機能が表示される。また、“ホーム”タブが選択され、“ホーム”タブの既定グループである“クリップボード”、“開く”、“ＰＤＦの操作”グループで構成されている状態を示している。

クイックアクセスツールバー７２０は、タブやグループによる分類はないが機能のボタンなどのコントロールを配置でき、リボン７１０同様ユーザーの望む機能へすばやくアクセスできる。よく利用する機能を配置しておくことでアプリケーションを使用する上での操作性を向上できる。

アドレスバー７３０はファイルリストペイン７５０で現在表示している文書の格納場所のＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）情報を表示、またはＵＲＬの文字列を７３１に入力することで指定の格納場所を表示できる。また、７３２に検索キーワードを入力し、検索ボタン７３３を押下することで、現在開かれているフォルダー内で検索を行うことができる。このとき図９で説明する検索ダイアログ９００が開かれ、検索結果が表示される。

ライブラリーペイン７４０には、ローカルドライブ上のフォルダーやネットワーク上のフォルダー等の外部の格納場所をライブラリーとして登録でき、ライブラリー内の文書やフォルダーを閲覧・操作できる。図７では、ライブラリーとしてローカルドライブ上のフォルダーを示すローカルフォルダー７４１が登録されている。ローカルフォルダー７４１には、“ローカルフォルダー０１”、“ローカルフォルダー０２”が含まれる。また、文書管理サービスサーバーＰＣ１０６上のフォルダーを示すＤＳフォルダー７４２が登録されており、“ＤＳフォルダー０１”が展開され、下位の“０１”フォルダーが選択されている状態を示す。ＤＳフォルダー７４２には“ＤＳフォルダー０１”、“ＤＳフォルダー０２”が含まれる。

ファイルリストペイン７５０は前述のライブラリー内の文書やフォルダーの情報をリスト形式やサムネイルの形式で表示できる。リスト表示では名前やファイルの種類、サイズ、更新日時等の文書やフォルダーの属性情報を表示できる。また、ファイルリストペイン７５０上で文書またはフォルダーを選択してコピーや削除等の各種の操作を実行できる。図７では、ライブラリーペイン７４０で選択されている“ＤＳフォルダー０１”ライブラリー下の“０１”フォルダー内の文書がリスト表示され、“ドキュメント−Ｂ”が選択されている状態を示す。プレビューペイン７６０はファイルリストペイン７５０で選択された文書のプレビューを表示する。

ファイルリストペイン７５０で、ファイルを右クリックすると、図７（ｂ）で示す画面ＵＩが表示される。７７０は、対象の文書を１ページずつに分割するためのメニューボタンである。ファイルの分割については、第２の実施形態で説明する。

７８０は、プロパティの編集のためのメニューボタンである。７８０を選択すると、ファイルの属性情報の設定画面が表示されて、ユーザーはファイルに対してインデックスを登録することができる。

図８は、文書編集アプリケーションのユーザーインタフェースの一例を示している。図８では、文書編集アプリケーション６００のメイン画面８００のリボン構成が、既定のタブである“印刷設定”、“アノテーション”タブで構成される例を示している。また、“アノテーション”タブが選択され、“アノテーション”タブの既定グループである“オブジェクト”、“スタンプ”、“検索”グループで構成されている状態を示している。テキストなどの注釈を入力するためのコントロールが集められた“オブジェクト”グループには、テキストのボタン８０１、テキストボックスのボタン８０２、インデックスアノテーションのボタン８０３がある。これらは文書に対して、テキスト、テキストボックス、インデックスアノテーションを、アノテーションとして追加することができる。インデックスアノテーションのボタン８０３は、アノテーションの入力と共にインデックスの登録を行うための入力領域を提供するボタンである。つまり、ボタン８０３によって、文書に対して付加されるアノテーションの情報としての文字列を、その付加と同時にインデックスとして登録することができる特別なアノテーションを扱えるようになる。

スタンプ８０４は文書に対して、アノテーションとして文字列の書かれたスタンプを押すことができる。日付スタンプ８０５は文書に現在時刻が記載されたスタンプを押すことができる。テキスト検索８０６は任意な文字列をキーに対象の文書に含まれる文字列と注釈の中から検索を行うことができる。クイックアクセスツールバーは、図８においては文書を開く８０７及び文書を保存する８０８の機能を持つコントロールが配置されている。

８０９は、アノテーション編集状態の文書表示領域であり、文書をページ単位で表示する。また、アノテーションの追加、選択、移動など各種編集操作を行う領域でもある。

８１０は、インデックス登録したいアノテーションを入力するための領域である。８１０は、ボタン８０３を選択した後に表示される。図８では、ＡＡＡ１２３４５６という文字列が入力されていることを示している。このように、ユーザーがファイルにアノテーションを付加する指示を行うことが可能なファイル編集画面上で、ユーザーは、領域８１０に入力したアノテーションの情報を所定のインデックス項目と対応付けて登録することができる。

８１１は、アノテーションの設定表示領域であり、文書表示領域８０９で選択されているアノテーションの属性情報などを表示する。例えば、インデックスアノテーションを選択した場合、テキストボックスのフォント情報などが表示され、設定表示領域８１１からフォント情報を変更することも可能である。

８１２は、８１０がインデックスアノテーションのときにのみ表示される設定であり、アノテーションに追加した文字列（値）を文書のどのインデックス（項目）に追加するかを指定する。８１２でインデックスを直接入力（新規インデックスを作成することもできる）したり、ドロップダウンを開いてインデックスの一覧から選択することで指定したりすることでユーザー任意の項目を設定できる。インデックス一覧に表示されるインデックスは、例えば、対象文書に追加されているインデックスや、文書編集アプリケーション６００を使用して過去に追加したインデックスの履歴でも良い。過去に追加した履歴をリストとする場合は、設定ファイルとしてＨＤＤ２０５に保存することで実現する。設定ファイルの保存形式の一例としてＥｘｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ（ＸＭＬ）形式で保存する例を示す（保存形式は一般的なテキスト形式の保存でも良く特にＸＭＬに限定されるものではない）。また、８１２に表示する初期値は固定のインデックスや、前回使用したインデックスとしても良い。インデックスアノテーションは、例えば関連インデックス８１２を管理番号とし、８１０に管理番号を入力しておくと、管理番号のみで検索を行うことができるため、アノテーションで検索を行うよりも検索速度が速いという特徴がある。

図１３は、文書管理サービスサーバーＰＣ１０６の文書情報記憶部４１０に保存されている文書の文書属性を管理するためのテーブル構成の一例を示している。

図１３の１３００は、文書の文書属性を管理するためのテーブルであり、文書情報記憶部４１０に保存されている各文書の属性情報を管理している。属性情報のうち１３０１は基本プロパティであり、全文書共通で持っている属性である。１３０２は基本プロパティ１３０１のうちの注釈テキストのことである。注釈テキスト１３０２はＰＤＦなどのアノテーションを付けられる文書に追加したすべてのアノテーション文字列を管理している。１つの文書に複数のアノテーションが付加されている場合は、各アノテーションの文字列をカンマなどの特定の文字で区切ることで管理している。

１３０３は拡張プロパティであり、ＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５を通じて追加した属性のことである。また、インデックスアノテーションのボタン８０３を押下し、インデックスアノテーションを追加することでも拡張プロパティの追加、編集を行うことができる。図１３では現在“管理番号”“電話番号”“メッセージ”が拡張プロパティとして登録されており、新たに“日付”などの拡張プロパティを、ＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５を通じて登録すると、拡張プロパティ１３０３に“日付”が追加される。

図１４は、文書保存処理の流れの一例を示すフローチャートである。本処理は、文書管理アプリケーション５００や文書編集アプリケーション６００で文書を編集、アノテーションの編集等を行い、編集した文書を文書管理システム（１０４〜１０６）に保存する際の処理である。

Ｓ１４０１で、文書管理アプリケーション５００の入力管理部５０４が保存の実行を受け付けると、ファイル管理部５０２が保存対象の文書のアノテーションの有無をチェックする。アノテーションがある場合はＳ１４０２の処理に移行し、アノテーションがない場合はＳ１４０５の処理に移行する。

Ｓ１４０２で、ファイル管理部５０２が保存対象の文書のインデックスアノテーションの有無をチェックする。文書編集アプリケーション６００は、文書編集中に追加されたインデックスアノテーションのリストをＲＡＭ２０３で編集中のみ管理しており、インデックスアノテーションの有無は、前記リストの情報を参照して判断している。インデックスアノテーションがある場合はＳ１４０３の処理に移行し、インデックスアノテーションがない場合はＳ１４０４の処理に移行する。

Ｓ１４０３で、文書管理アプリケーション５００の出力管理部５０１が、ＲＡＭ２０３に記憶されている追加されたインデックスアノテーションのリストを基にＷＥＢアプリケーションサーバーＰＣ１０５のメイン制御部４０４にインデックスの登録指示を行う。登録されたインデックス（項目と値の情報）は拡張プロパティ１３０３として文書の文書属性を管理するためのテーブル１３００に追加される。

Ｓ１４０４で、文書管理アプリケーション５００の出力管理部５０１が、ＷＥＢアプリケーションサーバーＰＣ１０５のメイン制御部４０４に、文書に含まれるすべてのアノテーション文字列をまとめてインデックスの登録指示を行う。複数のアノテーションのアノテーション文字列をカンマ区切りで連結し、注釈テキスト１３０２に追加される。

Ｓ１４０５で、文書管理アプリケーション５００の出力管理部５０１がＷＥＢアプリケーションサーバーＰＣ１０５のメイン制御部４０４に文書の保存指示を行い、文書を保存する。

図９は、文書管理アプリケーション５００から開くことのできる検索ダイアログＵＩの一例である。検索ダイアログ９００は検索を行うためのダイアログで簡易検索９０１と詳細検索９０２を行うことができる。

検索ダイアログ９００は、検索ボタン７３３を押下することで開かれる。検索ダイアログ９００は簡易検索９０１を押下すると簡易検索を行うための表示（不図示）になり、詳細検索９０２を押下すると詳細検索を行うための表示になる。検索ダイアログ９００は詳細検索９０２が選択されている状態である。簡易検索９０１を選択している場合は、検索場所と検索キーワードを入力し、検索実行ボタンを押すことで検索を行うことができる。または、７３２に検索キーワードを入力し、検索ボタン７３３を押下することで、ライブラリーペイン７４０で現在選択しているライブラリーを検索場所として検索を実行することができる。詳細検索９０２を選択している場合は、検索場所９０３、検索対象９０４、条件式９０５（１つ以上）入力することで検索ボタン９０８を実行できるようになり、検索ボタン９０８を押下することで、検索結果９１０が表示される。検索場所９０３は検索を行うパスを直接入力する、ドロップダウンを開き検索場所の履歴を選択する、参照ボタンでダイアログを開き検索場所を選択するなどの方法で指定することができる。

検索対象９０４は検索対象をフォルダー、ファイル、フォルダーとファイル両方を検索対象にするかを選択することができる。条件式９０５は、プロパティ、条件、検索キーワードを入力することで検索の条件を指定することができる。条件式のプロパティの選択肢にはファイル名や注釈テキストなどのデフォルト項目や、インデックスアノテーション追加時に指定したインデックスなどがある。条件式９０５には条件式の追加ボタン９０６を押下することで条件を追加することができる。条件式９０５に複数の条件式が書かれている場合は条件式の関係９０７でＡＮＤ検索かＯＲ検索を指定することができる。９０８は検索ボタンで押下することで検索を実行することができる。９０９はクリアボタンで、押下することで検索対象９０４、条件式９０５、条件式の関係９０７を初期状態に戻すことができる。検索結果９１０は検索ボタン９０８を押下したことによって行われた検索結果を表示する領域である。

これにより、インデックスアノテーションを追加や編集を行った時にインデックスの登録、編集も行うことができるようになる。また、検索に利用したいアノテーションをアノテーション文字列からの検索ではなく、インデックスアノテーションとして登録したときの８１２で指定したインデックスに限定し検索を行える。そのため、登録文書が多く、アノテーションの量が多い場合でも検索時のパフォーマンス向上及びインデックス登録、編集の簡略化が可能となる。

（第２の実施形態）
第１の実施形態では、インデックスアノテーションに文字列８１０を入力し、関連付けるインデックス８１２を指定することで、１３００の拡張プロパティ１３０３にインデックスを追加している。この方法で追加した場合、複数ページで構成される文書を、ページ単位で分割、削除した場合に、インデックスアノテーションが含まれるページが属する文書にのみインデックスを残す必要がある。なぜなら、インデックスはインデックスアノテーションがあるページに紐付いているからである。しかし、文書のページ分割、ページ削除を行い作成された文書からインデックスを再生成するとインデックスアノテーションとして追加されていないＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣに直接アクセスし、編集された通常のインデックスは消えてしまう。

本実施例は、インデックスアノテーションが追加されている文書をページ単位で分割や削除を行った場合にインデックスの更新を行うもので、図１０を用いて、文書をページ単位で分割、削除したときのインデックスを更新する方法についての例を説明する。なお、特に明示していない構成及び処理は、すべて第１実施形態と同じものとする。

Ｓ１００１では、文書管理アプリケーション５００の入力管理部５０４が受け付けた操作がページ分割であるかページ削除であるかを判定している。ページ分割である場合はＳ１００５の処理に移行し、ページ削除の場合はＳ１００２の処理に移行する。

Ｓ１００２では、ファイル管理部５０２が文書から削除対象となる一部のページの削除処理を行っている。この時、削除するページに含まれているインデックスアノテーションを抽出し、リスト化したインデックスアノテーション情報を作成している。

Ｓ１００３では、Ｓ１００２で作成したインデックスアノテーション情報に、インデックスアノテーションが含まれているかを判定している。インデックスアノテーションが含まれている場合はＳ１００４の処理に移行し、含まれていない場合はＳ１００８に移行する。

Ｓ１００４では、ＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５のメイン制御部４０４がインデックスの削除指示を文書管理アプリケーション５００から受け取り、インデックスの削除を行っている。削除するインデックスはＳ１００２で作成したインデックスアノテーション情報に含まれるインデックスである。

Ｓ１００５では、ファイル管理部５０２が指示を受けた分割結果となるように、分割後の新しい文書（新しく作成された文書のプロパティ情報やインデックス情報は元の文書のまま）を作成している。例えば、ユーザーは図７（ｂ）で示した７７０のメニューボタンを選択して、文書を１ページずつに分割することができる。例えば、分割前は５ページだった文書を１ページずつに分割する場合は、各ページを１文書とし、分割後に５つの文書を新規で作成している。この時、分割後の各文書に対し、自身以外の他の文書に含まれるインデックスアノテーションを抽出し、リスト化したインデックスアノテーション情報を作成している。なお、文書を分割する方法としては、７７０のメニューボタン以外の方法であってもよい。

Ｓ１００６では、Ｓ１００５で作成したインデックスアノテーション情報に、インデックスアノテーションが含まれているかを判定している。インデックスアノテーションが含まれている場合はＳ１００７の処理に移行し、含まれていない場合はＳ１００８に移行する。

Ｓ１００７では、ＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５のメイン制御部４０４がインデックスの削除指示を文書管理アプリケーション５００から受け取り、インデックスの削除を行っている。削除するインデックスはＳ１００５で作成したインデックスアノテーション情報に含まれるインデックスである。

Ｓ１００８では、ファイル管理部５０２が文書のページ分割、ページ削除後の文書にアノテーションが含まれているかを判定している。アノテーションが含まれている場合はＳ１００９へ移行し、アノテーションが含まれていない場合はＳ１０１０へ移行する。

Ｓ１００９では、ファイル管理部５０２が文書に含まれるアノテーションを取得し、ＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５のメイン制御部４０４に登録されているアノテーション文字列のインデックスの登録内容を更新している。

Ｓ１０１０では、ファイル管理部５０２が文書のページ分割、ページ削除をすることによって変わってしまったファイル名やページ数などのプロパティ情報を最新の状態に更新している。

Ｓ１０１１では、ファイル管理部５０２がＳ１００１でページ分割だと判定していた場合に、ＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣ１０５のメイン制御部４０４に元文書の削除を依頼し、文書の削除を行っている。

これにより、ＷｅｂアプリケーションサーバーＰＣに直接アクセスし、編集された通常のインデックスは消えずに、インデックスアノテーションに対応するインデックスのみを更新できるようになった。

（第３の実施形態）
第１の実施形態では、インデックスアノテーションを追加するときに８１２に表示されるインデックスの初期値は固定値や前回値としている。しかし、数種類のインデックスアノテーションを順番に追加するようなユースケースを想定した場合に、ユーザーは毎回８１２のインデックスの種類を変更する必要があり、手間となる。本実施例は、インデックスアノテーション追加時にユーザーが選択するインデックスの種類を予測し、決定するもので、図１１、図１２を用いて、インデックスの種類を予測する方法についての例を説明する。なお、特に明示していない構成及び処理は、すべて第１実施形態と同じものとする。

図１１は、文書編集アプリケーション６００で追加したインデックスアノテーションの情報を記憶するためのデータ構造の一例を示す図である。図１１は文書編集アプリケーション６００での編集情報を学習ファイルとしてＨＤＤ２０５に保存することで、次回以降、文書編集アプリケーション６００でインデックスアノテーション追加時にインデックス８１２を予測するために使用できる。

１１００はインデックスアノテーションの情報を記憶するためのファイルであり、インデックスアノテーション追加時のインデックスの種類を予測するために使用される。１１０１は追加したインデックスアノテーションの情報で、それぞれが過去に追加した１回分のインデックアノテーションの情報に相当する。

１１０２はインデックスアノテーションを追加した文書が格納されているフォルダーのパスの定義を示す。パスが変更された場合、１１０２に記載されているパスも更新する。予測に利用するインデックスアノテーションの情報を現在編集中の文書を格納しているフォルダー以下のものに限定する場合に使用される。予測に利用するインデックスアノテーションの条件は、例えば、システム設定などによって、すべて、パス、日付、ファイル名など切り替えることができる。

１１０３はインデックスアノテーションを追加した時間の定義を示す。図１１では日付としているが、日付と時間が書かれていても良い。予測に利用するインデックスアノテーションの情報を過去何日などに限定する場合や、追加時間によって優先度を決定する際に使用される。

１１０４はインデックスアノテーションを追加した文書のファイル名の定義を示す。予測に利用するインデックスアノテーションの情報をファイル名に含まれる文字列に限定する場合などに使用される。ファイル名が変更された場合、１１０４に記載されているファイル名も更新する。

１１０５、１１０６はそれぞれ、インデックスアノテーションを追加した場所のＸ座標、Ｙ座標の定義を示す。この時の座標とは、文書編集アプリケーション６００が編集中の文書から取得してきた座標のことである。インデックスアノテーションを追加するときの座標がＸ座標１１０５、Ｙ座標１１０６付近にある場合は優先的にインデックス１１０８が選択される。編集中のインデックスアノテーションのＸ座標をＸ、Ｙ座標をＹ、Ｘ座標１１０５をＸ’、Ｙ座標１１０６をＹ’としたとき、
（（Ｘ−Ｘ’）＾２＋（Ｙ−Ｙ’）＾２）＾１／２
の値（距離）が小さい程近いと判断される。

１１０７はインデックスアノテーションで追加した文字列のフォーマットの定義を示す。インデックスアノテーション入力中を監視し、１１０７のフォーマットに該当しなくなった場合は、別のインデックスに切り替える。

１１０８は、インデックスアノテーションを追加したときに指定したインデックスの定義を示す。１１０１〜１１０７から、最適なインデックスアノテーションの情報であると判断された場合にインデックスは１１０８に設定する。

図１２は、図１１のインデックスアノテーションの情報を使い、インデックスを決定する処理に係るフローチャートの一例を示す図である。文書編集アプリケーション６００のインデックスアノテーションのボタン８０３を押下することで処理は開始される。

Ｓ１２０１では、文書編集アプリケーション６００の編集部６０３が入力管理部６０４からインデックスアノテーションを追加する座標を受け取っている。

Ｓ１２０２では編集部６０３がＨＤＤ２０５に保存されているインデックスアノテーションの情報１１００を読み込んでいる。１１０２〜１１０４の情報を使って、システム設定で設定されているフィルタリング条件で、インデックスアノテーションの情報のフィルタリングを行い、該当するインデックスアノテーションの情報のみを抽出する。さらに、インデックスアノテーションの情報の座標（１１０５、１１０６）が有効範囲内に存在するかによってフィルタリングを行う。有効範囲とは、例えばＳ１２０１で受け取った座標との距離が固定値以内であることなどとしても良い。座標によりフィルタリングしたインデックスアノテーションの情報をリスト化し、ＲＡＭ２０３に記憶しておく。

Ｓ１２０３は、編集部６０３がＳ１２０２でリスト化したインデックスアノテーション情報を、追加した位置から近い順にソートしている。このとき、例えば使用頻度順にソートするなどソートする基準を変えても良い。

Ｓ１２０４では、Ｓ１２０３の結果１番近いと判断されたインデックスアノテーション情報のインデックス１１０８を表示部６０５がＵＩの８１２に表示している。このとき、Ｓ１２０４でのソートの基準が使用頻度であった場合は、使用頻度が１番高いインデックスアノテーションの情報を使用する。

Ｓ１２０５では、入力管理部６０４がインデックスアノテーションの終了指示を受け取った場合に処理を終了している。終了指示を受け付けるまでは、インデックスアノテーションへの入力を監視し、入力された場合にＳ１２０６の処理へ移行する。

Ｓ１２０６では、入力管理部６０４が文字の入力を受け付け、表示部６０５に描画の更新指示を送っている。

Ｓ１２０７では、編集部６０３がインデックスアノテーション８１０に入力されている文字列に該当しないフォーマットのインデックスアノテーション情報をＳ１２０２で作成したインデックスアノテーション情報リストから除外している。

Ｓ１２０８では、Ｓ１２０７で更新した結果、インデックスアノテーション情報リストに当インデックスアノテーション情報がなくなっているかを判定している。インデックスアノテーション情報が残っている場合は表示部６０５にインデックス８１２に表示するインデックスの更新指示を送った後Ｓ１２０５に移行する。
インデックスアノテーション情報が残っていない場合はＳ１２０９の処理に移行する。

Ｓ１２０９では、編集部６０３がインデックスアノテーション情報リストを初期値に戻し、表示部６０５にインデックス８１２に表示するインデックスの更新指示を送っている。

これにより、インデックス８１２に表示するインデックスを過去のインデックスアノテーションの入力情報から予測するため、ユーザーが望むインデックスの種類を自動で選択することが可能となった。また、同一フォーマットの資料が同じフォルダーにまとまっていた場合に、インデックスアノテーションの情報をパスでフィルタリングすることで、さらに予測の精度を上げることが可能である。

（他の実施例）
本発明は、上述した実施形態を適宜組み合わせることにより構成された装置あるいはシステムやその方法も含まれるものとする。

ここで、本発明は、上述した実施形態の機能を実現する１つ以上のソフトウェア（プログラム）を実行する主体となる装置あるいはシステムである。また、その装置あるいはシステムで実行される上述した実施形態を実現するための方法も本発明の１つである。また、そのプログラムは、ネットワークまたは各種記憶媒体を介してシステムあるいは装置に供給され、そのシステムあるいは装置の１つ以上のコンピューター（ＣＰＵやＭＰＵ等）によりそのプログラムが読み出され、実行される。つまり、本発明の１つとして、さらにそのプログラム自体、あるいは当プログラムを格納したコンピューターにより読み取り可能な各種記憶媒体も含むものとする。また、上述した実施形態の機能を実現する回路（例えば、ＡＳＩＣ）によっても、本発明は実現可能である。

１０１ クライアントＰＣ
２０２ ＣＰＵ
５００ 文書管理アプリケーション
５０１ 出力管理部
５０２ ファイル管理部
５０４ 入力管理部

Claims (7)

1. ファイル編集画面を表示することが可能な情報処理装置であって、
   ユーザーがファイルにアノテーションを付加する指示が行える前記ファイル編集画面上で、インデックス登録の対象となるアノテーションの付加の指示が行われた際に、該付加されるアノテーションの情報を所定のインデックス項目と対応付けて登録することを可能とする、アノテーションの情報を入力するための領域を提供する提供手段と、
   前記領域に入力されたアノテーションの情報を、前記所定のインデックス項目と対応付けて、前記情報処理装置がアクセス可能な記憶部に登録する登録手段と、を有することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記提供手段が提供する領域に入力されたアノテーションの情報と対応付けられるインデックス項目を設定する設定手段を有し、
   前記設定手段では、ユーザー任意のインデックス項目を設定できることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記提供手段により、ユーザーの指定した位置で前記領域が提供され、
   前記設定手段は、前記ユーザーの指定した位置の情報に基づいて決定されるインデックス項目を設定することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。
4. 前記登録手段により登録されたインデックスの情報を更新する更新手段を更に有し、
   前記更新手段は、
   複数ページで構成されるファイルの一部のページが削除された場合であって、前記削除されたページに含まれるアノテーションの情報が前記所定のインデックスの項目と対応付けて登録されていた際に、前記削除されたページに含まれるアノテーションの情報を前記記憶部から削除し、
   複数ページで構成されるファイルが分割された場合であって、分割前のファイルに含まれかつ分割後のファイルに含まれないアノテーションの情報が前記記憶部に登録されていた際に、前記分割前のファイルに含まれかつ分割後のファイルに含まれないアノテーションの情報を前記記憶部から削除することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記ファイル編集画面では、インデックス登録の対象となるアノテーションの付加の指示とインデックス登録の対象としないアノテーションの付加の指示とを行えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。
6. ファイル編集画面を表示することが可能な情報処理装置の制御方法であって、
   ユーザーがファイルにアノテーションを付加する指示が行える前記ファイル編集画面上で、インデックス登録の対象となるアノテーションの付加の指示が行われた際に、該付加されるアノテーションの情報を所定のインデックス項目と対応付けて登録することを可能とする、アノテーションの情報を入力するための領域を提供する提供工程と、
   前記領域に入力されたアノテーションの情報を、前記所定のインデックス項目と対応付けて、前記情報処理装置がアクセス可能な記憶部に登録する登録工程と、を有することを特徴とする制御方法。
7. 請求項１乃至５のいずれか１項に記載の手段としてコンピューターを機能させるためのプログラム。

Images