JP2018018551A - 文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】注釈情報を簡易に精度よく引き継ぐことが可能な文書管理装置を提供する。
【解決手段】本発明に係る文書管理装置１０は、電子文書を格納する電子文書格納部１と、格納された電子文書内の位置と注釈とを関連付けた注釈情報を格納する注釈情報格納部２と、格納された電子文書が更新された場合、更新された電子文書において注釈情報に対応する位置を検出する位置検出部３と、検出された位置に基づいて、格納されている注釈情報の位置を更新する注釈情報更新部４と、を備えるものである。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに関し、特に、注釈情報を有する電子文書を管理する文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムに関する。

昨今モバイル端末の発達に伴い、企業におけるモバイル端末の導入が増加している。その目的の一つとして、今まで紙ベース管理された業務マニュアルを電子化し、ペーパレスによる業務効率化、コスト削減であるといえる。電子化された業務マニュアルは、主に次のような特性をもつ。

第１の特性として、電子化された業務マニュアルは、読み取り専用である。ここで、電子化された業務マニュアルは、ＰＤＦ（Portable Document Format）形式が主流である。利用者は、ＰＤＦ形式の業務マニュアルへ閲覧、メモ書き、下線、マーカーの設定、付箋の設定が行え、保存が行えるが、文書内容そのものは変更できない。

第２の特性として、業務マニュアルは、業務システムに応じて定期的に追補、改訂がかかる。追補箇所は、改訂履歴の一覧表として管理される。

第３の特性として、最新の業務マニュアルは、サーバーから利用者によりモバイル端末へダウンロードされる。

関連する技術として、例えば、特許文献１〜３が知られている。特許文献１及び２には、ＰＤＦファイルの複数のレイヤに様々な文書を記述し、サーバーに格納することが記載されている。

特開２００７−２９３６５５号公報 特開２００７−２８０２１７号公報 特開２００９−２０５２４８号公報

特許文献１や２などのように関連する技術では、業務マニュアル等の電子文書の多くは作成後、ＰＤＦファイル形式で保存される。利用者は自身のＰＣまたはモバイル端末にＰＤＦファイルをダウンロードし、そのファイルに対し、メモ書き、下線、マーカーの設定、付箋の設定を保存し利用し、重要点を明確にする。

そして、通常、業務マニュアルが追補、改訂された場合、利用者は最新データをダウンロードし、旧マニュアルと置き換えることが行われている。

しかしながら、特許文献１や２などの関連する技術では、電子文書の内容が変更された場合について考慮されていないため、旧業務マニュアルに独自に設定したメモ書き、下線、マーカー等が、最新の業務マニュアルには反映されず、注釈情報を引き継ぐための明確な移動手段がないという問題がある。

メモ書き、下線、マーカー等の注釈情報は、利用者個人が経験した業務や自己学習をもとに設定しているため、注釈情報の欠落により、業務ノウハウ習得の非効率化、学習効率の低下の課題が生じる。また、電子化された業務マニュアルを誤って削除した場合も同様に注釈情報が欠落し、同様の課題が生じる。仮にバックアップから復元できたとしても、バックアップ地点での電子文書であり、注釈情報は欠落する可能性がある。

また、特許文献３には、現在のアノテーション（注釈情報）と前の版のアノテーションとを比較することで、現在のアノテーションの位置情報を取得することが記載されている。特許文献３のような関連する技術では、前の版の情報を記憶し比較する必要があるため、注釈情報を引き継ぐための処理が複雑であるという問題がある。

したがって、関連する技術では、電子文書が変更された場合に注釈情報を簡易に精度よく引き継ぐことが困難であるという問題がある。

本発明の目的は、このような課題を解決する文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することにある。

本発明に係る文書管理装置は、電子文書を格納する電子文書格納部と、前記格納された電子文書内の位置と注釈とを関連付けた注釈情報を格納する注釈情報格納部と、前記格納された電子文書が更新された場合、前記更新された電子文書において前記注釈情報の対応する位置を検出する位置検出部と、前記検出された位置に基づいて、前記格納されている注釈情報の位置を更新する注釈情報更新部と、を備えるものである。

本発明に係る文書管理システムは、文書管理装置と端末装置とを備えた文書管理システムであって、前記文書管理装置は、電子文書を格納する電子文書格納部と、前記格納された電子文書内の位置と注釈とを関連付けた注釈情報を格納する注釈情報格納部と、前記格納された電子文書が更新された場合、前記更新された電子文書において前記注釈情報の対応する位置を検出する位置検出部と、前記検出された位置に基づいて、前記格納されている注釈情報の位置を更新する注釈情報更新部と、を備え、前記端末装置は、前記更新された電子文書と前記更新された注釈情報を取得し重ねて表示する表示部を備えるものである。

本発明に係る文書管理方法は、電子文書を電子文書格納部に格納し、前記格納された電子文書内の位置と注釈とを関連付けた注釈情報を注釈情報格納部に格納し、前記格納された電子文書が更新された場合、前記更新された電子文書において前記注釈情報の対応する位置を検出し、前記検出された位置に基づいて、前記格納されている注釈情報の位置を更新するものである。

本発明に係る文書管理プログラムは、コンピュータに文書管理処理を実行させるための文書管理プログラムであって、前記文書管理処置は、電子文書を電子文書格納部に格納し、前記格納された電子文書内の位置と注釈とを関連付けた注釈情報を注釈情報格納部に格納し、前記格納された電子文書が更新された場合、前記更新された電子文書において前記注釈情報の対応する位置を検出し、前記検出された位置に基づいて、前記格納されている注釈情報の位置を更新するものである。

本発明によれば、注釈情報を簡易に精度よく引き継ぐことが可能な文書管理装置、文書管理システム、文書管理方法及び文書管理プログラムを提供することができる。

実施の形態に係る文書管理装置の主要な特徴を説明するための構成図である。 実施の形態１に係る文書管理システムの構成を示す構成図である。 実施の形態１に係る文書管理システムを実現するハードウェアの構成を示す構成図である。 実施の形態１に係る文書管理サーバーの構成を示す構成図である。 実施の形態１に係る電子文書に設定される注釈情報の一例を示す図である。 実施の形態１に係る電子文書の文書管理情報の一例を示す図である。 実施の形態１に係る電子文書の文書履歴情報の一例を示す図である。 実施の形態１に係る電子文書の注釈情報の一例を示す図である。 実施の形態１に係る電子文書のアウトライン情報の一例を示す図である。 実施の形態１に係る電子文書のユーザー情報の一例を示す図である。 実施の形態１に係るクロール処理の概要を説明するための図である。 実施の形態１に係る転置インデックスの一例を示す図である。 実施の形態１に係るメタデータの一例を示す図である。 実施の形態１に係る位置情報更新処理の概要を説明するための図である。 実施の形態１に係る電子文書更新処理を示すフローチャートである。 実施の形態１に係る電子文書の注釈情報の一例を示す図である。 実施の形態１に係る注釈情報の格納処理について説明するための図である。 実施の形態１に係る注釈情報のダウンロード選択画面の表示例を示す図である。 実施の形態１に係る注釈情報の引き継ぎイメージを示す図である。 実施の形態１に係る注釈情報の種類を説明するための図である。

（実施の形態の概要）
実施の形態の説明に先立って、実施の形態の特徴についてその概要を説明する。図１は、実施の形態に係る文書管理装置の主要な構成を示している。

図１に示すように、文書管理装置１０は、電子文書格納部１、注釈情報格納部２、位置検出部３、注釈情報更新部４を備えている。電子文書格納部１は、電子文書を格納する格納部である。注釈情報格納部２は、格納された電子文書内の位置と注釈とを関連付けた注釈情報を格納する格納部である。位置検出部３は、格納された電子文書が更新された場合、更新された電子文書において注釈情報の対応する位置を検出する。注釈情報更新部４は、検出された位置に基づいて、格納されている注釈情報の位置を更新する。

このように、電子文書内の位置と注釈情報とを関連付けておき、電子文書が更新された場合に、更新された電子文書から注釈情報の位置を検出し、注釈情報を更新するようにした。これにより、電子文書が更新された場合に注釈情報を確実に精度よく引き継ぐことができる。また、前の版の情報を記憶し比較する処理が必要ないため、簡易に注釈情報を引き継ぐことができる。

（実施の形態１）
以下、図面を参照して本発明の実施の形態１について説明する。図２は、本実施の形態に係る文書管理システムの構成を示している。

図２に示すように、文書管理システム１００は、ネットワーク４０を介して通信可能に接続された文書管理サーバー１０、モバイル端末２０、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）３０を備えている。ネットワーク４０は、例えばインターネット等であり、文書管理サーバー１０とモバイル端末２０及びＰＣ３０の間で電子文書等の情報が伝送可能なネットワークである。ネットワーク４０は、有線ネットワークでもよいし、無線ネットワークでもよい。

文書管理サーバー（文書管理装置）１０は、電子文書（ＰＤＦファイル）及びその注釈情報を文書管理サーバー１０上のデータベースで管理する。文書管理サーバー１０は、電子文書が更新された場合に、注釈情報を引き継ぐ処理を行う。

モバイル端末２０及びＰＣ３０は、利用者が電子文書及び注釈情報に対し操作する操作端末の一例である。利用者は自身のＰＣ３０またはモバイル端末２０に文書管理サーバー１０から電子文書をダウンロードし表示部に表示する。そして、利用者はＰＣ３０またはモバイル端末２０を操作し、電子文書に注釈情報を設定する。

例えば、注釈情報には、図２０（ａ）に示すような、マーカー、下線、ハイライト、取り消し線のように文書内の文字に対応する注釈が含まれる。また、図２０（ｂ）に示すような、フリーハンド描画等のように文書内の絶対位置に対応する注釈が含まれる。利用者がこの注釈情報をＰＤＦファイル上に設定すると、文書管理サーバー１０へ注釈情報がアップロードされ、文書管理サーバー１０のデータベースに格納される。

さらに、文書管理サーバー１０に格納された電子文書が更新されると、注釈情報の更新を行う。モバイル端末２０及びＰＣ３０が、更新された電子文書及び注釈情報をダウンロードすることで、更新された電子文書と引き継がれた注釈情報を表示部に表示する。

文書管理サーバー１０は、サーバー装置として動作するワークステーションなどのコンピュータ装置で構成される。モバイル端末２０及びＰＣ３０は、クライアント装置として動作するコンピュータ装置で構成される。図３は、文書管理サーバー１０、モバイル端末２０及びＰＣ３０を実現するためのハードウェア構成の例を示している。なお、文書管理サーバー１０、モバイル端末２０及びＰＣ３０は、単一のコンピュータでなくとも、複数のコンピュータによって構成することも可能である。

図３に示すように、文書管理サーバー１０、モバイル端末２０及びＰＣ３０は、一般的なコンピュータ装置２００から構成される。コンピュータ装置２００は、中央処理装置（ＣＰＵ）２０１とメモリ２０４とを含んでいる。ＣＰＵ２０１とメモリ２０４は、バスを介して補助記憶装置としてのハードディスク装置（ＨＤＤ）２０５に接続される。

コンピュータ装置２００は、ユーザ・インターフェース・ハードウェアとして、例えば、ユーザーが入力するためのポインティング・デバイス（マウス、ジョイスティック等）やキーボード等の入力装置２０２や、ＧＵＩ等の視覚データをユーザーに提示するためのＣＲＴや液晶ディスプレイなどの表示装置２０３を有している。

ＨＤＤ２０５等の記憶媒体はオペレーティングシステムと協働してＣＰＵ２０１等に命令を与え、文書管理サーバー１０、モバイル端末２０及びＰＣ３０の機能を実施するためのプログラムを記憶することができる。例えば、図１５等に後述する処理を実行するためのプログラム（文書管理プログラム）が記憶される。このプログラムは、メモリ２０４にロードされることによって実行される。

また、コンピュータ装置２００は、外部装置と接続するための入出力インタフェース（Ｉ／Ｏ）２０６やＮＩＣ（Network Interface Card）２０７を有している。例えば、コンピュータ装置２００は、入出力インタフェース２０６としてＵＳＢ等を備えており、ネットワーク４０に接続するためのＮＩＣ２０７としてイーサネット（登録商標）カード等を備えている。

図４は、本実施の形態に係る文書管理サーバーの構成を示すブロック図である。文書管理サーバー１０は、ＨＤＤ等で実現される格納部（記憶部）として、電子文書データベース（以下、電子文書ＤＢ）１１、注釈情報ストアデータベース（以下、注釈情報ストアＤＢ）１２、電子文書システム管理データベース（以下、電子文書システム管理ＤＢ）１３を備えている。

電子文書ＤＢ（電子文書格納部）１１には、実際にＰＤＦ化された業務マニュアル（電子文書）が格納される。ここで、ＰＤＦファイルは、利用者が自身のＰＣ、モバイル端末にダウンロードし、端末上でメモ書き、下線、マーカー等を注釈情報としてＰＤＦファイル上に設定したものである。

注釈情報ストアＤＢ（注釈情報格納部）１２には、利用者に紐づいた独自の注釈情報が格納される。言い換えると、利用者が個人設定した注釈情報は、注釈情報ストアＤＢ１２にアップロードされ、保存される。図５は、注釈情報ストアＤＢ１２に格納される注釈情報の一例を示している。注釈情報は、電子文書ＤＢ１１に格納された業務マニュアル（電子文書）内の位置に関連付けられている。図５の例では、ＰＤＦファイルは、位置情報としてアウトライン情報を有している。注釈情報は、注釈情報を識別するための注釈ＩＤ、位置を識別するためのアウトラインＩＤ、注釈の種類を識別するための注釈タイプ、注釈の内容が含まれている。

電子文書システム管理ＤＢ１３は、電子文書を管理するために必要な情報が格納される。具体的には、電子文書システム管理ＤＢ１３には、利用者情報、電子文書ＩＤ、注釈情報を管理するＩＤ、どの電子文書のどの位置に、どの注釈が設定されているか等の関連情報、文書変更履歴情報などの注釈情報をXML化したデータが格納される。

図６〜図１０は、電子文書システム管理ＤＢ１３に格納される文書管理情報、文書履歴情報、注釈情報、アウトライン情報、ユーザー情報の一例を示している。

図６に示すように、文書管理情報には、電子文書に一意に振り分け（割り当て）られた電子文書ＩＤ、電子文書のタイトル名である文書名、電子文書の作成日、電子文書の作成者が含まれている。電子文書ＩＤは、電子文書が改訂された場合に、新規に振り分けられる。文書管理情報は、電子文書ＤＢ１１に格納された電子文書を管理するための情報であり、電子文書ごとに生成される。

図７に示すように、文書履歴情報には、電子文書ＩＤと、追補、改訂前の電子文書ＩＤとが含まれている。文書履歴情報は、電子文書ＤＢ１１に格納された電子文書の更新履歴を管理するための情報であり、電子文書の更新ごとに生成される。

図８に示すように、注釈情報には、注釈毎に設定され、電子文書内での位置情報である注釈ＩＤ、マーカー、二重線、メモ、描画等の注釈のタイプである注釈タイプ、マーカー等の注釈を付けた文書本文の内容やメモで付けたコメントの内容である注釈内容、注釈の始点及び終点のＸ軸及びＹ軸座標を示す注釈座標、注釈が設定された電子文書の電子文書ＩＤ、注釈に設定された色、注釈を設定したユーザーのユーザーＩＤ、注釈情報が設定されているアウトラインのアウトラインＩＤが含まれる。図８の注釈情報（注釈管理情報）は、図５の注釈情報ストアＤＢ１２に格納された注釈情報を管理するための情報であり、注釈情報ストアＤＢ１２の注釈ごとに生成される。

図９に示すように、アウトライン情報には、電子文書内のアウトラインに設定された一意のＩＤであるアウトラインＩＤ、アウトラインの本文であるアウトライン内容、アウトラインの始点のＸ軸及びＹ軸の座標であるアウトライン座標が含まれる。アウトラインＩＤは、電子文書内の章、節、項に対して設定される。アウトライン情報は、電子文書ＤＢ１１に格納された電子文書のアウトラインを管理するための情報であり、電子文書内のアウトラインごとに生成される。

図１０に示すように、ユーザー情報には、利用者管理用のＩＤであるユーザーＩＤ、ユーザーがログインするためのユーザー名及びパスワードが含まれている。例えば、モバイル端末２０及びＰＣ３０から文書管理サーバー１０へアクセスする際に、利用者がユーザー名及びパスワードを入力し、ユーザー情報と一致した場合に認証成功となり、利用者が文書管理サーバー１０を利用することが可能となる。

また、文書管理サーバー１０は、ＣＰＵ２０１がプログラムを実行することで実現される処理部として、文書管理処理部１４、文書検索処理部１５、注釈情報処理部１６、注釈検索処理部１７、注釈生成処理部１８、利用者要求処理部１９を備えている。

文書管理処理部１４は、電子文書が新規に作成された場合や、追補、改訂された場合に電子文書にＩＤを一意に振り分け（割り当て）、電子文書システム管理ＤＢ１３に電子文書ＩＤを登録する。また、文書履歴情報を登録する。

文書検索処理部１５は、電子文書内の文章や単語、アウトラインを検索するために、電子文書にクロール処理を行い、転置インデックス、メタデータを生成するクローラ１５１ａ（検索情報生成部）を有している。図１１は、文書検索処理部１５が実行するクローラ（クロール処理）１５１ａを示している。クローラ１５１ａは、電子文書ＤＢ１１に格納された電子文書１１１を参照し、転置インデックス１５２及びメタデータ１５３を生成する。転置インデックス１５２は、単語から文書をたどるためのインデックスであり、単語と電子文書とが関連付けられている。メタデータ１５３は、文書のタイトル、テキスト、データ等であり、各項目を示すタグ情報と各項目の内容とが関連付けられている。

図１２は、クロール処理により生成される転置インデックスの一例を示している。転置インデックス１５２は、本文用インデックス１５２ａ及びアウトライン用インデックス１５２ｂを有している。本文用インデックス１５２ａは、電子文書の本文から電子文書を検索するためのインデックスであり、本文の単語と、電子文書の文書ＩＤとが関連付けられている。アウトライン用インデックス１５２ｂは、電子文書のアウトラインから電子文書を検索するためのインデックスであり、アウトラインの単語と、電子文書の文書ＩＤとが関連付けられている。

図１３は、クロール処理により生成されるメタデータの一例を示している。メタデータ１５３は、この例では、電子文書を識別するタグ情報として、文書ＩＤ、タイトル、作成者の情報が含まれ、アウトラインを識別するタグ情報として、アウトラインＩＤ、見出し、位置情報、本文が含まれている。例えば、アウトラインＩＤは、文書のアウトラインにより文書内の位置を識別する情報であり、Ｘ座標及びＹ座標を含む位置情報は、文書内の絶対位置により位置を識別する情報である。

文書検索処理部１５は、検索要求に対し、電子文書内で単語、アウトラインが一致した箇所の位置情報を返すサーチャ１５１ｂ（位置検出部）を有している。より具体的には文書検索処理部１５のサーチャ１５１ｂは、注釈検索処理部１７から渡された検索語に基づき、新規電子文書の文中から注釈情報の位置情報を検索する。検索には文中のアウトラインや文字検索を利用する。該当した内容が文中に存在した場合、注釈情報の位置情報を抽出する。文書検索処理部１５は、抽出した情報を注釈情報処理部１６に渡す。

注釈情報処理部１６は、注釈情報ストアＤＢ１２に格納された注釈情報をＸＭＬ（Extensible Markup Language）データとして電子文書システム管理ＤＢ１３に格納する処理やＸＭＬデータを抽出する処理を行う。また、注釈情報処理部１６（注釈情報更新部）は、文書検索処理部１５が抽出した情報に基づいて、注釈の位置情報の更新処理を行う。

注釈検索処理部１７は、電子文書システム管理ＤＢ１３に格納された文書ＩＤ、ユーザーＩＤ、注釈情報を検索キーとして、検索要求を文書検索処理部１５に渡す。言い換えると、注釈検索処理部１７は、電子文書システム管理ＤＢ１３に格納されている注釈情報のＸＭＬデータを基に、文書検索処理部１５に検索語としてデータを渡す。

図１４に示すように、検索処理のメインは文書検索処理部１５のサーチャ１５１ｂで行われる。サーチャ１５１ｂは、単語や文章、アウトライン情報などの検索語が入力されると、検索語をキーとして転置インデックス１５２を参照し文書ＩＤを検索する（Ｓ１１）。本文の検索語については、本文用インデックス１５２ａを参照し、アウトラインの検索語については、アウトライン用インデックス１５２ｂを参照する。

続いて、サーチャ１５１ｂは、検索した文書ＩＤの電子文書を参照し、検索語をキーとして位置を検索し（Ｓ１２）、アウトラインの位置情報及びテキストの位置情報を生成する（Ｓ１３）。続いて、サーチャ１５１ｂは、生成したアウトラインの位置情報に基づいてアウトライン情報に含まれる位置情報を更新し、テキストの位置情報に基づいて注釈情報に含まれる位置情報を更新する（Ｓ１４）。さらに、サーチャ１５１ｂは、更新したアウトライン情報の位置情報に基づいて、注釈情報に含まれる位置情報を更新する（Ｓ１５）。

また、図４の文書管理サーバー１０の構成において、注釈生成処理部１８は、注釈情報を生成し、注釈情報ストアＤＢ１２に格納する。利用者要求処理部１９は、利用者がＰＣ３０またはモバイル端末２０から要求した注釈情報を取り出す処理、取り出した注釈情報を利用者に渡す処理を行う。すなわち、利用者要求処理部１９は、ＰＣ３０またはモバイル端末２０からの注釈情報のダウンロード要求に基づき、注釈情報ストアＤＢより注釈情報を抽出し、ＰＣ３０またはモバイル端末２０に提供する。利用者は、ＰＣ３０またはモバイル端末２０上で、個人設定した注釈が反映された形式でＰＤＦファイルを閲覧する。

図４の構成により、文書管理サーバー１０において、業務マニュアルが追補、改訂された場合、既存の注釈情報を新業務マニュアルに反映することを実現する。

次に、文書管理サーバー１０の動作について説明する。前提として、利用者は利用者毎の認証ＩＤ(ユーザー名、パスワード)を保持しているものとし、認証ＩＤはリモートからのアクセス認証に使用される。ＰＤＦファイルで構成された電子文書は文書管理サーバー１０上の電子文書ＤＢ１１に格納され、文書管理処理部１４により電子文書ＩＤが割り振られる。電子文書ＩＤは電子文書システム管理ＤＢ１３で管理される。文書検索処理部１５では、電子文書は本文検索が行えるように、サーチャ１５１ｂの機能、クローラ１５１ａの機能を提供している。クローラ１５１ａにより電子文書に対して、転置インデックス、メタデータが生成される。ＰＣ３０またはモバイル端末２０からはＰＤＦファイルのダウンロードを可能とし、ＰＤＦファイルは自身のＰＣ３０またはモバイル端末２０にダウンロード、保存可能とする。

新規に作成された電子文書(ＰＤＦ)は、電子文書ＤＢ１１に格納される。注釈情報処理部１６は、電子文書に基づき利用者が作成した注釈情報を注釈情報ストアＤＢ１２に格納し、注釈情報をＸＭＬ化したデータが電子文書システム管理ＤＢ１３に格納する。注釈検索処理部１７は、電子文書システム管理ＤＢ１３に格納されている注釈情報のＸＭＬデータを基に、文書検索処理部１５に検索語としてデータを渡し、サーチャ１５１ｂが新規電子文書の文中から注釈情報の位置情報を検索する。検索には文中のアウトラインや文字検索を利用する。該当した内容が文中に存在した場合、注釈情報の位置情報を抽出する。抽出した情報は注釈情報処理部１６に渡され、注釈情報処理部１６で電子文書システム管理ＤＢ１３の情報を更新する。位置情報が更新された注釈情報を基に、注釈生成処理部１８で新しい注釈が生成され注釈情報ストアＤＢ１２に格納される。利用者要求処理部１９は利用者のＰＣ３０またはモバイル端末２０からの注釈情報のダウンロード要求に基づき、注釈情報ストアＤＢ１２より注釈情報を抽出し、利用者のＰＣ３０またはモバイル端末２０に提供する。

さらに、図１５のフローチャートを用いて、文書管理サーバー１０を含む文書管理システム１００の動作（文書管理方法）について説明する。

まず、あらかじめ電子文書（ＰＤＦファイル）が作成され（Ｓ１０１）、作成された電子文書が電子文書ＤＢ１１に格納される（Ｓ１０２）。例えば、電子文書は業務マニュアル等であり、他のシステム等が作成する。文書管理サーバー１０は、この電子文書を電子文書ＤＢ１１に格納する。

続いて、文書管理処理部１４は、電子文書システム管理ＤＢ１３に文書情報を格納する（Ｓ１０３）。ＰＤＦファイルが作成され格納されると、文書管理処理部１４は、電子文書に一意のＩＤを振り分け（割り当て）、図６に示す文書管理情報を生成して電子文書システム管理ＤＢ１３に格納し、電子文書の情報を管理する。

続いて、文書検索処理部１５（クローラ１５１ａ）は、作成された電子文書をクロール対象として、転置インデックス及びメタデータを作成する（Ｓ１０４）。図１２に示すように、転置インデックスには、単語や各アウトラインのインデックスが含まれ、図１３に示すように、メタデータには、アウトラインの位置情報（座標情報）が含まれる。

続いて、利用者の操作に応じて、ＰＣ３０またはモバイル端末２０は、文書管理サーバー１０からＰＤＦファイルの電子文書をダウンロードし（Ｓ１０５）、独自の注釈情報を設定する（Ｓ１０６）。図２に示すように、ＰＣ３０またはモバイル端末２０は、電子文書をダウンロードし、電子文書と注釈情報を自装置の格納部に格納する。

続いて、ＰＣ３０またはモバイル端末２０が設定した注釈情報を文書管理サーバー１０へアップロードする（Ｓ１０７）。利用者要求処理部１９は、注釈情報をＸＭＬとして抽出し、ＰＣ３０またはモバイル端末２０からサーバーにアップロードし、注釈情報ストアＤＢ１２に格納する。

ここで、アップロードするデータには、注釈情報を識別する情報（ユーザー名、文書ＩＤ、注釈毎のＩＤ、具体的な注釈の情報）が含まれる。図１６は、この注釈情報の一例であり、文書を識別するための文書ＩＤ及びタイトル、位置を識別するためのアウトラインＩＤ、注釈を識別するための注釈ＩＤ、注釈タイプ、注釈内容、注釈作成者、座標等の位置情報、注釈情報全体の作成者が含まれている。

続いて、注釈情報処理部１６は、注釈情報を変換し、注釈情報ストアＤＢ１２から電子文書システム管理ＤＢ１３に文書情報を格納する（Ｓ１０８）。図１７に示すように、注釈情報処理部１６は、注釈情報ストアＤＢ１２に格納された注釈情報を基に、メタデータを取得し、ＸＭＬデータとして電子文書システム管理ＤＢ１３に格納する。

なお、注釈情報ストアＤＢ１２に格納される注釈情報は、ＰＣ３０またはモバイル端末２０がアップロードした情報であり、電子文書システム管理ＤＢ１３に格納される注釈情報（注釈管理情報）は、注釈情報ストアＤＢ１２の注釈情報をサーバーが管理するために必要な形式に変換した情報である。注釈情報ストアＤＢ１２と電子文書システム管理ＤＢ１３とで同じ注釈情報を格納してもよいが、サーバーが検索しやすい形式に変換することが好ましい。

図１７に示すように、注釈情報のアップロード時には、注釈情報ストアＤＢ１２の注釈情報から電子文書システム管理ＤＢ１３へＸＭＬ形式で格納される。また、電子文書システム管理ＤＢ１３の注釈情報が更新された場合には、ＸＭＬデータを抽出し、注釈情報ストアＤＢ１２の注釈情報が更新される。

続いて、電子文書が更新され（Ｓ１０９）、文書管理サーバー１０上に新規電子文書（ＰＤＦファイル）が電子文書ＤＢ１１に格納される（Ｓ１１０）。業務マニュアル等である電子文書は、他のシステム等により更新（追補または改訂）される。文書管理サーバー１０は、更新後の電子文書を新規ファイル（ＰＤＦ）として電子文書ＤＢ１１に格納する。

続いて、文書管理処理部１４は、電子文書システム管理ＤＢ１３に文書情報を格納する（Ｓ１１１）。文書管理処理部１４は、文書ＩＤの割り振り、文書履歴を電子文書システム管理ＤＢ１３に格納し、文書検索処理部１５は、クロール処理を行い、メタデータ及び転置インデックスを電子文書システム管理ＤＢ１３に格納する。

続いて、利用者の操作に応じて、ＰＣ３０またはモバイル端末２０は、新規電子文書（ＰＤＦファイル）を文書管理サーバー１０からダウンロードし（Ｓ１１２）、注釈情報を引き継ぐか否か選択する（Ｓ１１３）。図１８に示すように、ＰＣ３０またはモバイル端末２０は、電子文書をダウンロードすると、注釈情報を文書管理サーバー１０からダウンロードするか否かを選択するためのＧＵＩを表示画面に表示する。

続いて、利用者の操作に応じて、ＰＣ３０またはモバイル端末２０は、必要な注釈情報のダウンロードを文書管理サーバー１０へ要求する（Ｓ１１４）。その際、図２に示すように、ＰＣ３０またはモバイル端末２０は、文書管理サーバー１０へ文書ＩＤとユーザーＩＤをパラメータとして送信する。

続いて、文書検索処理部１５（サーチャ１５１ｂ）は、受信した文書ＩＤを基に電子文書システム管理ＤＢ１３内のデータから新規電子文書の注釈位置情報を取り出す（Ｓ１１５）。利用者要求処理部１９は、ＰＣ３０またはモバイル端末２０から文書ＩＤを受信し、注釈検索処理部１７は注釈情報を検索し、そのデータを文書検索処理部１５に渡す。そして文書検索処理部１５は、文書内での注釈を検索し、位置情報を抽出する。位置の検索には、サーチャ１５１ｂが、転置インデックス、メタデータを利用し、検索処理を行う。

続いて、注釈情報処理部１６は、取り出した位置情報を基に、電子文書システム管理ＤＢ１３内のデータを更新する（Ｓ１１６）。注釈情報処理部１６は、抽出した位置情報を基に、電子文書システム管理ＤＢ１３に格納されている注釈情報の位置情報を更新する。

続いて、注釈生成処理で１８は、新しい注釈情報を生成し、生成した注釈情報を注釈情報ストアＤＢ１２に格納する（Ｓ１１７）。注釈生成処理部１８は、電子文書システム管理ＤＢ１３に格納されたＸＭＬデータを取り出し、新しい注釈を生成し、注釈情報ストアＤＢ１２に格納する。

続いて、文書管理サーバー１０は要求があったＰＣ３０またはモバイル端末２０に注釈情報を配信する（Ｓ１１８）。注釈情報の格納後、利用者要求処理部１９には、電子文書システム管理ＤＢ１３から受け渡す注釈情報を選定し、注釈情報ストアＤＢ１２から要求された注釈情報を取り出し、ＰＣ３０またはモバイル端末２０へ送信する。

これにより、図１９に示すように、利用者は提供された注釈情報を適用することで新規電子文書に既存の注釈の引き継が完了する（Ｓ１１９）。すなわち、旧業務マニュアルで設定された注釈情報が、新業務マニュアルの変更に合わせて更新され、ＰＣ３０またはモバイル端末２０は、新業務マニュアルと更新後の注釈情報とを重ねて表示する。

ここで、注釈が描画情報の場合の引き継ぎ方法について説明する。描画を描くためには２次元の座標情報を必要とする。注釈情報には描画に必要な座標（Ｘ,Ｙ）に格納される。また、アウトラインの座標（Ｘ,Ｙ）も格納されている。注釈情報を新規に適用する電子文書はメタデータから、新規アウトラインの座標軸を取得し、電子文書システム管理ＤＢ１３に登録されているアウトラインの座標軸データを更新する。その差分データを基に、注釈情報の描画の座標も算出し、更新する。

以上のように本実施の形態では、利用者毎に設定された電子文書への注釈情報をサーバー上に格納し、電子文書が追補、改訂された場合でも、以前の注釈情報を引き継ぐことを可能とする。サーバー上に注釈情報を保存することで、社内外からデータを取得することができ、ＰＣ、モバイル端末へダウンロードし、保存することが可能となる。また、本実施の形態では、電子文書に応じた転置インデックス及びメタデータを生成し、転置インデックス及びメタデータを用いて注釈情報の位置を検出するようにしたため、簡易に精度よく位置を検出し引き継ぎ処理を行うことが可能である。

更に、以下のような効果が期待される。電子情報化された業務マニュアルへの社員の習熟度が向上する。書籍と同様の柔軟性を電子文書が保持することができる。教育分野への活用ができ、電子テキストへの活用ができる。教育分野への活用ができ、電子テキストへの活用ができる。誤操作による文書削除時の柔軟な復元ができる。ＰＣやモバイル端末を交換した場合でも、注釈情報付きの電子文書を復元できる。サーバーを利用していることによりどこからでも、どのＰＣ、モバイル端末にも電子文書をダウンロードできる。

（その他の実施の形態）
ページ自体変更がない場合、例えば追補の場合などは、注釈情報はそのまま引き継ぐことができるため、内部処理は行わない。内部処理を行わない判断をシステムとするために、図６の文書管理情報として、フラグを設定してもよい。例えば、改訂フラグを２、追補を１、既定値を０にする。文書管理サーバーは、このフラグにしたがって引き継ぎ処理を行う。

また、構成の応用として、文書管理サーバーを社内ではなく、クラウド上に配置することも考えられる。これにより時間、場所に縛られず、社内、社外、海外の出張先からも同様のアクセス方法で電子文書、注釈情報をダウンロードできる。

なお、本発明は上記実施の形態に限られたものではなく、趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更することが可能である。

１ 電子文書格納部
２ 注釈情報格納部
３ 位置検出部
４ 注釈情報更新部
１０ 文書管理サーバー（文書管理装置）
１１ 電子文書ＤＢ
１２ 注釈情報ストアＤＢ
１３ 電子文書システム管理ＤＢ
１４ 文書管理処理部
１５ 文書検索処理部
１６ 注釈情報処理部
１７ 注釈検索処理部
１８ 注釈生成処理部
１９ 利用者要求処理部
２０ モバイル端末
３０ ＰＣ
４０ ネットワーク
１００ 文書管理システム
１５１ａ クローラ
１５１ｂ サーチャ
２００ コンピュータ装置
２０１ ＣＰＵ
２０２ 入力装置
２０３ 表示装置
２０４ メモリ
２０５ ＨＤＤ
２０６ Ｉ／Ｏ
２０７ ＮＩＣ

Claims (8)

1. 更新前の電子文書内の位置と注釈とを関連付けた注釈情報を格納する注釈情報格納部と、
   前記更新前の電子文書が更新後の電子文書に更新された場合、前記更新前の電子文書内における更新前アウトライン位置と、前記更新後の電子文書において前記更新前アウトライン位置に対応する更新後アウトライン位置との差分に基づいて、前記更新後の電子文書における前記注釈情報の対応する位置を検出する位置検出部と、
   前記検出された位置に基づいて、前記格納されている注釈情報の位置を更新する注釈情報更新部と、
   を備える文書管理装置。
2. 前記注釈情報は、前記電子文書に含まれる文字情報に対応する注釈を含み、
   前記検出する位置は、前記電子文書におけるアウトラインを識別するアウトライン識別情報である、
   請求項１記載の文書管理装置。
3. 前記注釈情報は、前記電子文書における絶対位置に対応する注釈を含み、
   前記検出する位置は、前記電子文書における絶対位置を示す座標情報である、
   請求項２記載の文書管理装置。
4. 前記注釈情報は、前記絶対位置に描画された描画情報を含む、
   請求項３記載の文書管理装置。
5. 文書管理装置と端末装置とを備えた文書管理システムであって、
   前記文書管理装置は、
   更新前の電子文書内の位置と注釈とを関連付けた注釈情報を格納する注釈情報格納部と、
   前記更新前の電子文書が更新後の電子文書に更新された場合、前記更新前の電子文書内における更新前アウトライン位置と、前記更新後の電子文書において前記更新前アウトライン位置に対応する更新後アウトライン位置との差分に基づいて、前記更新後の電子文書における前記注釈情報の対応する位置を検出する位置検出部と、
   前記検出された位置に基づいて、前記格納されている注釈情報の位置を更新する注釈情報更新部と、
   を備え、
   前記端末装置は、
   前記更新後の電子文書と前記更新された注釈情報を取得し重ねて表示する表示部を備える、
   文書管理システム。
6. 更新前の電子文書内の位置と注釈とを関連付けた注釈情報を注釈情報格納部に格納し、
   前記更新前の電子文書が更新後の電子文書に更新された場合、前記更新前の電子文書内における更新前アウトライン位置と、前記更新後の電子文書において前記更新前アウトライン位置に対応する更新後アウトライン位置との差分に基づいて、前記更新後の電子文書における前記注釈情報の対応する位置を検出し、
   前記検出された位置に基づいて、前記格納されている注釈情報の位置を更新する、
   文書管理方法。
7. 前記更新後の電子文書と前記更新された注釈情報を取得し表示部に重ねて表示する、
   請求項６に記載の文書管理方法。
8. コンピュータに文書管理処理を実行させるための文書管理プログラムであって、
   前記文書管理処理は、
   更新前の電子文書内の位置と注釈とを関連付けた注釈情報を注釈情報格納部に格納し、
   前記更新前の電子文書が更新後の電子文書に更新された場合、前記更新前の電子文書内における更新前アウトライン位置と、前記更新後の電子文書において前記更新前アウトライン位置に対応する更新後アウトライン位置との差分に基づいて、前記更新後の電子文書における前記注釈情報の対応する位置を検出し、
   前記検出された位置に基づいて、前記格納されている注釈情報の位置を更新する、
   文書管理プログラム。

Images