JP2017134768A - 紙文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】契約書類の紙文書保管状態を管理しつつ、契約に応じて必要な書類の有無・内容を検証する。【解決手段】第１のクライアントコンピュータから、契約書類の画像データおよび契約種別情報を受信するステップと、契約種別情報に基づいて、契約書類ルールデータを取得するステップと、契約書類ルールデータに含まれる契約書類情報に基づいて、個別書類ルールデータを取得するステップと、個別書類ルールデータに含まれる検証ルール情報、および画像データに基づいて、画像データに対応する契約書類を検証するステップと、契約管理データを契約書類が検証されたことを示す値に更新するステップと、第１のクライアントコンピュータに、送付状出力電文を送信するステップと、第２のクライアントコンピュータから、送付状の画像データを受信するステップと、画像データに基づいて、契約管理データを送付状が到着したことを示す値に更新するステップとを備える。【選択図】図３

Description

本発明は、契約書類管理システムに関し、特に、契約書類などの物理的な紙文書を管理する契約書類管理システムに関する。

銀行などの金融機関が行う融資業務においては、金融機関が紙文書である契約書を作成し、顧客（融資先）がその契約書に対し押印および署名することによって融資契約が成立する。近年では、損害保険などの保険契約は、インターネットなどを介したオンライン取引（つまり、電子媒体）を通じて成立することが増えつつあるが、融資契約では、上述したような紙文書を通じての取引がまだまだ残っている。これは、融資契約において対象となる資金額が、損害保険などと比較して高額であること、および顧客（融資先）側の融資における決定権が一部の管理者に限定されていることから、顧客と金融機関の取引担当者との対面による取引が望まれているからである。

金融機関における現状の代表的な融資契約業務の工程を説明する。まず、金融機関の各営業所などの一次検証拠点において、融資（与信）に対する稟議を行い、契約書および融資契約に必要な付帯書類（以下、契約書類）を作成する（契約書作成）。

次に、取引担当者が契約書類を顧客に持参し、顧客と取引担当者との間で、対面での融資取引を行い、契約書類に押印をすることによって契約が成立する（契約成立）。

次に、取引担当者が押印された契約書類を一次検証拠点に持ち帰り、一次検証拠点において、印鑑照合などが行われる（一次検証拠点検証）。そして、契約書類に不備がないかを検証するための二次検証拠点に契約書類を送付するための連絡票が作成される。連絡票が作成されると、契約書類が郵送などによって二次検証拠点に送付される（二次検証拠点送付）。この送付には、数日の期間を要する。

次に、契約書類が二次検証拠点に到着すると、二次検証拠点において、契約書類の内容に不備がないかの検証が行われる（例えば、契約書類に不足はないか、各書類の各記入欄に必要事項が記載されているか、押印がされているかなど）（二次検証拠点検証）。ここで、契約書類に不備があった場合、一次検証拠点に不備があったことを連絡し、必要に応じ、取引担当者が再度顧客を訪問して、契約書類への補完対応を行う。

二次検証拠点での検証が終了すると、契約書類を画像データに変換し（スキャナで読み取って電子書面にするなど）、契約書類の紙文書は、紙文書を集中して保管する文書保管拠点に送付される。文書保管拠点に送付された紙文書は、金庫などに格納されて保管される（文書保管）。

特開２０１３−１３１０３９号公報

上述した現状の融資契約業務の工程においては、以下のような問題が存在する。一つ目に、一次検証拠点から二次検証拠点へ、二次検証拠点から文書保管拠点へなど、紙文書の物理的な移動が行われる都度、各書類一つ一つに対する検証が行われていないことにある。このことに起因して、書類が各拠点において検証がされた状態で送付されているか、正常に文書保管拠点に到着したかなどを管理することができない。特に、融資契約で必要となる契約書類の紙書面は、非常に機密性の高いものであり、厳密に保管状態が管理されていることが求められる。

また、二つ目の問題として、各拠点において、融資契約ごとに必要な書類が揃っているかの検証、および各書類の内容の検証を人間の判断で行っていることである。このため、融資契約業務における作業効率が悪く、かつ人的ミスが発生するおそれがある。特に、契約書類は、融資契約における商品、オプション、および保証人属性などによって、付帯書類を含む必要な書類が異なり、それらの検証には検証担当者の経験に左右される。

特許文献１は、書類や帳票等の紙文書を電子化して管理する文書管理システムを開示している。特許文献１に係る発明は、文書の種類に応じて、検索キーとすべき複数の項目をあらかじめ決めておき、それぞれの項目を示す識別子と項目の内容とが含まれた項目内容識別情報（例えば、バーコード）を、画像化する紙文書にスタンプの押印やシールの添付などにより表示することによって文書を管理している。

しかしながら、特許文献１に係る発明は、紙文書の送付・保管などの状態を管理するものではない。さらに、当該発明は、各書類において必要な記載項目が含まれているかを検証するものではない。

本発明は、このような問題に鑑みてなされたものであり、取引担当者と顧客との間で契約が成立してから、紙文書が保管されるまでの状態を管理しつつ、各契約に応じて必要な書類の有無・内容を検証することを支援する契約書類管理システムを提供することを目的とする。

上記の課題を解決するために、本発明に係る契約書類管理システムは、１つまたは複数の第１のクライアントコンピュータ、および１つまたは複数の第２のクライアントコンピュータと接続されたコンピュータシステムであって、契約種別情報および契約書類情報が関連付けられた契約書類ルールデータと、契約ごとの状態を管理する契約管理データと、契約書類ごとの検証ルール情報を含む個別書類ルールデータとを記憶したデータ記憶部と、前記１つまたは複数の第１のクライアントコンピュータから、契約書類の第１の画像データおよび契約種別情報を受信する受信部と、前記受信した契約種別情報に基づいて、前記データ記憶部から契約書類ルールデータを取得し、前記取得した契約書類ルールデータに含まれる契約書類情報に基づいて、前記データ記憶部から個別書類ルールデータを取得し、前記取得した個別書類ルールデータに含まれる検証ルール情報、および前記受信した第１の画像データに基づいて、前記第１の画像データに対応する契約書類の記入正否を判定し、ならびに前記データ記憶部に記憶された契約管理データを、前記契約書類の検証がされたことを示す値に更新するように構成された制御部と、前記１つまたは複数の第１のクライアントコンピュータに、送付状出力電文を送信するように構成された送信部とを備え、前記受信部は、前記１つまたは複数の第２のクライアントコンピュータから、送付状の第２の画像データを受信するようにさらに構成され、前記制御部は、前記受信した第２の画像データに基づいて、前記データ記憶部に記憶された契約管理データを、送付状が到着したことを示す値に更新するようにさらに構成されていることを特徴とする。

本発明に係る契約書類管理システムによれば、契約が成立してから紙文書の送付・保管までの各書類に対する状態を管理するので、契約書類などの重要な紙文書を適切に保管・管理することができる。また、各契約に応じて必要な書類の有無・内容を検証することを支援するので、作業効率を高め、かつ人的ミスが発生することを大幅に防止することができる。

本発明の一実施形態に係る、契約書類管理システムの全体の構成の例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る、契約書類管理システムの詳細な構成の例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る、契約書類管理システムが実行する書類検証処理の例を示すフローチャートである。 本発明の一実施形態に係る、契約情報入力インタフェースの例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る、契約書類ルールデータテーブルの例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る、契約管理データテーブルの例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る、個別書類ルールデータテーブルの例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る、書類検証実行インタフェースの例を示すフローチャートである。 本発明の一実施形態に係る、契約書類管理システムが実行する送付状出力・契約書類発送管理処理の例を示すフローチャートである。 本発明の一実施形態に係る、送付状出力選択インタフェースの例を示す図である。

＜システム構成＞
図１を参照して、本発明の一実施形態に係る、契約書類管理システムの全体の構成の例を説明する。

本実施形態に係る契約書類管理システムは、契約書類管理サーバ１、書類検証端末２、および書類保管管理端末３を備えている。契約書類管理サーバ１は、専用線、または、インターネットなどの公衆回線などを含むネットワーク４を介して、書類検証端末２および書類保管管理端末３にそれぞれ接続されている。

契約書類管理サーバ１は、本実施形態に係る契約書類管理システムに係るサービス（以下、「契約書類管理サービス」）を提供する事業者（以下、「事業者」に設置され、契約書類管理サービスを提供する主要なコンピューティングデバイスである。契約書類管理サーバ１は、書類検証端末２からの入力要求に基づいて、契約書類の検証処理を実行する。また、契約書類管理サーバ１は、書類保管管理端末３からの入力要求に基づいて、契約書類に関連するデータベースの情報を更新して、書類の保管状態を管理する。契約書類管理サーバ１は単一のコンピューティングデバイス、または、複数のコンピューティングデバイスで実装されてもよい。

書類検証端末２は、事業者の契約書類の検証を行う事業所に設置され、検証担当者が契約書類の検証を行うための１つまたは複数のクライアントコンピュータ端末である。本実施形態では、書類検証端末２が設置され、契約書類の検証を行う事業所を「検証拠点」と称する。書類検証端末２は、契約書類管理システムによって提供される入力インタフェースを表示する。その入力インタフェース上で、検証担当者が必要な情報を入力し、契約書類の検証を行う。なお、検証拠点は複数の事業所にまたがって存在してもよく、その場合、複数の書類検証端末２が複数の検証拠点にまたがって存在することになる。

書類保管管理端末３は、事業者の契約書類の紙文書を保管する事業所に設置され、保管管理者が保管対象の契約書類に関連するデータベースの情報を更新して、書類の保管状態を管理するための１つまたは複数のクライアントコンピュータ端末である。本実施形態では、書類保管管理端末３が設置され、契約書類の紙文書を保管する事業所を「保管拠点」と称する。書類保管管理端末３は、契約書類管理システムによって提供される入力インタフェースを表示する。その入力インタフェース上で、保管担当者が必要な情報を入力し、契約書類の保管状態を管理する。なお、保管拠点は複数の事業所にまたがって存在してもよく、その場合、複数の書類保管管理端末３が複数の保管拠点にまたがって存在することになる。

上記入力インタフェースは、書類検証端末２および書類保管管理端末３上にインストールされてもよく、または、契約書類管理サーバ１から送信されるＷＥＢ画面であってもよい。また、書類検証端末２および書類保管管理端末３は、例えば、通信機能を備えるパーソナルコンピュータ、ワークステーション、ＰＤＡなどの情報通信端末機器であってもよい。コンピューティングデバイスおよび情報通信端末機器は、中央処理装置（ＣＰＵ）、メモリ、記憶装置などを備えるコンピューティングデバイスであって、メモリまたは記憶装置に格納されたコンピュータプログラムをＣＰＵが処理することによって統括的に制御され、本発明に係る処理を実行し、その機能を実現することができる。なお、上述したシステム構成は、例示のためのものであり、本発明を実行することができるシステム構成を限定するものではない。

次に、図２のブロック図を参照して、本発明の一実施形態に係る、契約書類管理システムの詳細な構成の例を説明する。契約書類管理サーバ１は、通信部１１、制御部１２、主記憶部１３、および補助記憶部１４を備え、それらの各要素がシステムバスを介して接続されている。

通信部１１は、書類検証端末２および書類保管管理端末３との間で制御情報およびデータを送受信するネットワークインタフェースである。

制御部１２は、中央処理装置（ＣＰＵ）とも呼ばれ、上記各構成要素の制御やデータの演算を行う。また、制御部２０１は、本実施形態に係る各種処理を実行するための、補助記憶部１４に格納されている各種プログラムを主記憶部１３に読み出して実行する。

主記憶部１３は、メインメモリとも呼ばれ、契約書類管理サーバ１が受信した入力データ、コンピュータ実行可能な命令および当該命令による演算処理後のデータなどを記憶する。

補助記憶部１４は、ハードディスク（ＨＤＤ）などに代表される記憶装置であり、制御部１２に、本実施形態に係る各種処理を実行させるためのプログラム（図示せず）を記憶している。また、契約書類管理サーバ１は、ＤＢＭＳ（Database Management System）を実装しており、契約管理データテーブルなどのデータを記憶したデータベーステーブル１４ａを記憶している。

書類検証端末２は、通信部２１、制御部２２、主記憶部２３、補助記憶部２４、表示部２５、およびＩ／Ｏインタフェース２６を備えており、それらの各要素がシステムバスを介して接続されている。また、書類検証端末２は、Ｉ／Ｏインタフェース２６を介して接続されたスキャナ２７およびプリンタ２８を備えている。書類保管管理端末３も、書類検証端末２と同様の構成で、通信部３１、制御部３２、主記憶部３３、補助記憶部３４、表示部３５、Ｉ／Ｏインタフェース３６、およびスキャナ３７を備えている。

通信部２１および３１はそれぞれ、ネットワーク４を介して接続された契約書類管理サーバ１との間で、データを送受信する。

制御部２２および２２はそれぞれ、中央処理装置であり、上記各構成要素の制御やデータの演算を行う。

主記憶部２３および３３はそれぞれ、メインメモリとも呼ばれ、入力データ、ならびにスキャナ２７および３７によって認識されたデータなどを記憶している。

補助記憶部２４および３４はそれぞれ、ハードディスクなどの記憶装置であり、各入力インタフェースなどを表示するためのプログラムを記憶している。

表示部２５および３５はそれぞれ、書類検証端末２および書類保管管理端末３のディスプレイ上に入力インタフェースを表示する。

Ｉ／Ｏインタフェース２６および３６はそれぞれ、ＵＳＢなどの方式によって、スキャナ２７および３７を接続するインタフェースであり、スキャナ２７および３７とデータを送受信する。

スキャナ２７および３７はそれぞれ、検証拠点に存在する紙文書（契約書類）、保管拠点に送付された紙文書の画像および二次元バーコードなどを読み取る読取装置である。スキャナ２７および３７はそれぞれ、紙文書から読み取った画像を制御部２２および２３に送信する。

プリンタ２８は、検証拠点から保管拠点に送付される送付状を出力する印刷装置である。プリンタ２８は、制御部２２から受信したデータに基づいて、送付状をプリントアウトする。

＜書類検証処理＞
次に、図３のフローチャートを参照して、本発明の一実施形態に係る、契約書類管理システムが実行する書類検証処理を説明する。本実施形態では、金融機関（事業者）が顧客との間で融資契約を締結する際に、顧客から記入および押印などがされた契約書類を検証する例を説明するが、本実施形態に係る契約書類管理システムは、融資契約の例に限定されない。

まず、事業者の取引担当者が顧客との間で融資契約の取引を行い、押印などがされた契約書類を検証拠点に持ち帰ることになる。検証拠点において、その契約書類の検証がされることになる。契約書類（付帯書類を含む）は、融資契約における商品、オプション、および保証人属性など（以下、「契約種別」）によって、必要な書類が異なる。

ステップＳ３０１では、検証拠点において、スキャナ２７によって付帯書類を含む契約書類の全てが読み取られる。ここで、契約書類には、書類の種別（以下、「書類種別」）を識別するためのコード（以下、「書類識別読み取りコード」）（例えば、一次元バーコード、二次元バーコードなど）が印字されているものが含まれる。契約書類の読み取りは、書類識別読み取りコードのみでなく、各々の契約書類の必要事項記入欄および押印欄を含む全体が読み取られる。読み取られた契約書類ルールデータは、制御部２２に送信される。

次に、書類検証端末２の表示部２５に表示された契約情報入力インタフェースから、検証担当者によって契約情報が入力される（ステップＳ３０２）。契約情報は、検証対象となる契約書類の契約種別を示す情報である。図４を参照して、契約情報入力インタフェース４００の例を説明する。

図４に示すように、契約情報入力インタフェース４００は、商品選択欄４０１、オプション選択欄４０２、与信取引有無選択欄４０３、債務者属性選択欄４０４、保証人（個人）属性選択欄４０５、保証人（法人・利益相反）属性選択欄４０６、および保証書形態選択欄４０７を含む。本実施形態における融資契約は、これらの選択欄において選択された各項目を含み、これらの各選択欄を選択することによって、契約種別が確定し、それに伴って必要となる契約書類が確定する。なお、図４で示した各選択欄の項目は例示にすぎず、これらの項目に限定されるものではない。

契約情報が入力されると、ステップＳ３０１で読み取られた契約書類ルールデータ（各契約書類の画像データ、書類識別読み取りコードなどを含む）、およびステップＳ３０２で入力された契約情報（契約情報入力インタフェース４００において選択された各選択欄の選択値を示すデータなどを含む）を含む契約データが、通信部２１によって契約書類管理サーバ１に送信される（ステップＳ３０３）。

契約書類管理サーバ１の通信部１１が、ステップＳ３０３で送信された契約データを受信すると、制御部１２は、受信した契約データに含まれる契約情報に基づいて、契約書類ルールデータテーブルから対象のレコードを取得する（ステップＳ３０４）。図５を参照して、契約書類ルールデータテーブル５００の例を説明する。

図５に示すように、契約書類ルールデータテーブル５００は、商品コード、オプション、コード、与信取引有無、債務者属性、保証人（個人）属性、保証人（法人・利益相反）属性、保証書形態（これらの項目は、契約情報入力インタフェース４００の各選択欄で選択された項目を示し、これらの項目の組み合わせによって契約種別が特定される）、および書類１乃至書類Ｘ（Ｘは１以上の任意の整数値）を含む。書類１乃至書類Ｘのそれぞれは、対象の契約種別において必要とされる全ての契約書類に対応する書類を識別する書類コードが設定される、つまり、契約書類ルールデータテーブル５００は、契約種別とそれに対応する全ての必要契約書類とが対応付けて記憶されたデータテーブルである。

図３の説明に戻ると、ステップＳ３０５において、制御部１２は、契約管理データテーブルにレコードを追加する。図６を参照して、契約管理データテーブル６００の例を説明する。

図６に示すように、契約管理データテーブル６００は、管理コード、顧客コード、書類１乃至書類Ｘ（Ｘは１以上の任意の整数値）、および状態を含む。管理コードは、ステップＳ３０５において契約管理データテーブル６００にレコードを追加する際に一意に割り当てられた数値が設定される。つまり、本実施形態において締結された契約およびそれに必要な契約書類を管理するための識別番号が設定される。

書類１乃至書類Ｘは、ステップＳ３０５で取得した契約書類ルールデータレコードの含まれる書類１乃至書類Ｘの値が設定される。つまり、契約管理データテーブル６００においてこれらの値を管理することによって、締結した個々の契約ごとに必要な契約書類を管理することができる。

状態は、契約書類を検証拠点に保管し、保管拠点に送付し、保管拠点にて保管するまでの各工程を管理する値が設定され、例えば、本ステップでは、「０：検証拠点保管」が設定される。つまり、契約管理データテーブル６００においてこれらの値を管理することによって、締結した個々の契約に必要な契約書類の紙文書の状態を管理することができる。

図３の説明に戻ると、ステップＳ３０６において、制御部１２は、ステップＳ３０５で取得した契約管理データレコードに含まれる書類１乃至書類Ｘに基づいて、個別書類ルールデータテーブルから全てのレコードを取得する（ステップＳ３０６）。つまり、該当の契約管理データレコードに対応する１乃至Ｘの個別書類ルールデータレコードを取得する。図７を参照して、個別書類ルールデータテーブル７００の例を説明する。

図７に示すように、個別書類ルールデータテーブル７００は、書類コード、項目１（項目名、検証形式、範囲、自動）乃至項目Ｙ（Ｙは１以上の任意の整数値）（項目名、検証形式、範囲、自動検証フラグ）を含む。書類コードは、全ての契約書類を識別する番号が設定される。項目１乃至項目Ｙは、該当の契約書類の記入項目（店番号、押印など）に対応する。検証形式は、該当の項目に記入された事項を検証する種別、例えば、記入された店番号が該当の顧客に対する店番号と一致するかなどの、記入事項の形式を検証するもの（例えば、「１：形式」を設定）、または契約書類の記入内容が正しいかなどの、記入事項の内容を検証するもの（例えば、「２：内容」を設定）を示す。記入位置は、該当の契約書類における該当の項目の位置を、Ｘ−Ｙ座標形式で示す。自動検証フラグは、該当の項目の記入事項を自動的にチェックするかを示し（例えば、記入事項を文字認識して、正確な事項が記入されているかなど）、例えば、「１：自動チェックあり」が設定される。

このように、個別書類ルールデータテーブル７００を管理することによって、各書類の検証項目および検証形式などを管理することができる。

図３の説明に戻ると、ステップＳ３０７において、制御部１２は、ステップＳ３０３で送信された契約データに含まれる契約書類の書類識別読み取りコードを認識し、該当の書類を識別する。ここで、契約書類の中には書類識別読み取りコードが印字されていないものもあり、そのような書類の場合は、契約データに含まれる契約書類の画像データ全体を読み取ることによって、該当の書類を識別する（例えば契約書類に印字された書類名を文字認識することによって）。

次に、制御部１２は、ステップＳ３０６で取得した個別書類ルールデータレコードの中から、ステップＳ３０７で識別された書類に対応するレコードを選択する（ステップＳ３０８）。

次に、制御部１２は、ステップＳ３０８で選択した個別書類ルールデータレコードに含まれる項目１乃至Ｘの全てに対し、その記入位置が示すＸ−Ｙ座標に基づいて、ステップＳ３０３で送信された契約データに含まれる各契約書類の画像データの中から画像データの文字を認識する（ステップＳ３０９）。

次に、制御部１２は、ステップＳ３０８で選択した個別書類ルールデータレコードに含まれる自動検証フラグに「１：自動チェックあり」が設定されている項目に対し、ステップＳ３０９で認識した文字に基づいて、該当の項目が正しく記入されているかを判定する。また、制御部１２は、ステップＳ３０９で認識した文字に基づいて、該当の項目が未記入であるかを判定する（すなわち、ステップＳ３０９において、文字認識ができなかった項目）（ステップＳ３１０）。

ステップＳ３０７乃至Ｓ３１０の処理は、ステップＳ３０６で取得した個別書類ルールデータレコードの数に対応する回数で実行される。つまり、該当の契約種別に必要な契約書類の全てについて、ステップＳ３０７乃至Ｓ３１０における判定処理が実行される。

次に、通信部１１は、ステップＳ３０５で取得した契約管理データレコードと、ステップＳ３０６で取得した全ての個別書類ルールデータレコードと、ステップＳ３１０における項目ごとの判定結果を示すデータとを含む書類検証データを、書類検証端末２に送信する（ステップＳ３１１）。

書類検証端末２の通信部２１がステップＳ３１１で送信された書類検証データを受信すると、表示部２５は、受信した書類検証データに基づいて、書類検証実行インタフェース８００を表示する（ステップＳ３１２）。図８を参照して、書類検証実行インタフェース８００の例を説明する。

図８に示すように、書類検証実行インタフェース８００は、検証書類一覧表示画面８０１、選択検証書類チェック画面８０２、および選択検証書類イメージ画面８０３を含む。検証書類一覧表示画面８０１は、受信した書類検証データに含まれる個別書類ルールデータレコードに対応する書類の画像データ（ステップＳ３０１で読み取った）がアイコン形式で表示される。つまり、該当の契約種別において必要な契約書類の全ての画像データが表示される。ここで、ステップＳ３０１において、読み取りがされなかった契約書類は、個別書類ルールデータレコードに対応する画像データが存在しないことになる。このように、検証書類一覧表示画面８０１は、契約書類に不足がある場合に、その旨を表示して、契約書類の不備を検証担当者に示すことができる。

検証書類一覧表示画面８０１において、検証する書類が選択されると（例えば、該当のアイコンをクリックする）、選択検証書類チェック画面８０２において、選択された契約書類の各々の検証対象項目が表示され、選択検証書類チェック画面８０２では、受信した書類検証データに含まれる個別書類ルールデータレコードに基づいて、各々の検証対象項目の項目名、検証形式、ステップＳ３１０における判定結果が表示される（自動検証される項目の場合、その検証結果が表示され、未記入の項目がある場合、その旨が表示される）。選択検証書類イメージ画面８０３は、選択された検証書類の読み取られた画像を表示する。

検証対象者は、選択検証書類チェック画面８０２において、各々の検証項目を検証し、記入内容が正確な場合に「ＯＫ」ボタンを押下する。このようにして、全ての契約書類対する全ての項目について検証を行い（ステップＳ３１３）、全ての項目に対して「ＯＫ」ボタンが押下されると、契約書類に不備がないことを示す検証結果電文が通信部２１によって契約書類管理サーバ１に送信される（ステップＳ３１４）。検証結果電文は、ステップＳ３１２で受信した書類検証データに含まれる契約管理データレコードに対応する管理コードを含む。

契約書類管理サーバ１の通信部１１がステップＳ３１４で送信された検証結果電文を受信すると、制御部１２は、受信した検証結果電文に含まれる管理コードに基づいて、契約管理データテーブル６００の該当のレコードについて、状態を「１：検証完了」に更新する（ステップＳ３１５）。

以上説明したように、本実施形態に係る契約書類管理システムは、契約種別ごとに必要となる契約書類の全てが揃っているかを判定し、さらに各々の契約書類の各々の項目の記入漏れがあるかを自動判定し、かつ検証担当者の検証を支援するので、検証担当者の検証作業を大幅に軽減することができる。

＜送付状出力・契約書類発送管理＞
次に、図９のフローチャートを参照して、本発明の一実施形態に係る、契約書類管理システムが実行する送付状出力・契約書類発送管理処理を説明する。

まず、書類検証端末２において、表示部２５が送付状出力画面（図示せず）を表示すると、契約書類管理サーバ１の制御部１２は、契約管理データテーブル６００から状態に「１：検証完了」が設定されたレコードを全て取得し、書類検証端末２に送信する（ステップＳ９０１)。

書類検証端末２の通信部２１がステップＳ９０１で送信された契約管理データレコードを受信すると、表示部２５は、送付状出力選択インタフェース１０００を表示する。送付状出力選択インタフェース１０００は、図１０に示すように、検証済みであり、かつ送付状がまだ出力されていない契約の一覧を表示する入力インタフェースである。検証担当者によって、送付状の出力対象の契約が選択し、送付状出力実行ボタン（図示せず）を押下すると、通信部２１によって、その契約に対応する契約コードが契約書類管理サーバ１に送信される（ステップＳ９０２）。

契約書類管理サーバ１の通信部がステップＳ９０２で送信された契約コードを受信すると、制御部１２は、受信した契約コードに基づいて、契約管理データテーブル６００の該当のレコードについて、状態を「２：保管拠点送付」（すなわち、契約書類が検証拠点から送付されること）に更新する（ステップＳ９０３）。

次に、契約書類管理サーバ１の通信部は、書類検証端末２上で送付状が出力されることを示す送付状出力電文を書類検証端末２に送信する（ステップＳ９０４）。

書類検証端末２の通信部２１がステップＳ９０４で送信された送付状出力電文を受信すると、制御部１２は、ステップＳ９０３で受信した契約管理データレコードに基づいて、送付状データを生成し、プリンタ２８に送付状データを送信する。送付状データを受信したプリンタ２８は、送付状をプリントアウトする（ステップＳ９０５）。送付状データは、該当の契約の契約書類名などが印字された書面であり、受信した契約管理データレコードに基づいて生成される。出力された送付状は、該当の契約を識別するためのコード（以下、「契約識別読み取りコード」）（例えば、一次元バーコード、二次元バーコードなど）が印字される。

送付状がプリントアウトされると、該当の契約に対する契約書類の紙文書とともに保管拠点に郵送されることになる。送付状が保管拠点に郵送されると、書類保管管理端末３のスキャナ３７によって、送付状の契約識別読み取りコードが読み取られる（Ｓ９０６）。

次に、書類保管管理端末３の通信部３１は、ステップＳ９０６で読み取られた契約識別読み取りコードを、契約書類管理サーバ１に送信する（Ｓ９０７）。契約書類管理サーバ１の通信部１１がステップＳ９０７で送信された契約識別読み取りコードを認識し（契約識別読み取りコードから該当の契約の管理コードを認識することができる）、認識した管理コードに基づいて、契約管理データテーブル６００の該当のレコードについて、状態を「３：保管拠点到着」に更新する（ステップＳ９０８）。

以上説明したように、取引担当者と顧客との間で契約を締結してから、その契約締結に必要な書類を保管拠点に到着するまでの状態を契約ごとに管理しているので、契約書類が常にどのような状態でどこに保管されているかを把握することができる。

以上のように、本発明に係る契約書類管理システムの説明を詳述したが、実施形態で説明した、契約書類ルールデータテーブル５００などの具体的なデータ構造は例示的なものにすぎず、特許請求する事項から逸脱しない範囲で変更がされてもよい。また、図３および図９で説明したフローチャートにおける各ステップの順序は、特許請求する事項から逸脱しない範囲で変更がされてもよい。

１ 契約書類管理サーバ
２ 書類検証端末
３ 書類保管管理端末
４ ネットワーク
４００ 契約情報入力インタフェース
４０１ 商品選択欄
４０２ オプション選択欄
４０３ 与信取引有無選択欄
４０４ 債務者属性選択欄
４０５ 保証人（個人）属性選択欄
４０６ 保証人（法人・利益相反）属性選択欄
４０７ 保証書形態選択欄
５００ 契約書類ルールデータテーブル
６００ 契約管理データテーブル
７００ 個別書類ルールデータテーブル
８００ 書類検証実行インタフェース
８０１ 検証書類一覧表示画面
８０２ 選択検証書類チェック画面
８０３ 選択検証書類イメージ画面
１０００ 送付状出力選択インタフェース

Claims (6)

1. １つまたは複数の第１のクライアントコンピュータ、および１つまたは複数の第２のクライアントコンピュータと接続されたコンピュータシステムであって、
   契約種別情報および契約書類ルール情報が関連付けられた契約書類ルールデータと、契約ごとの状態を管理する契約管理データと、契約書類ごとの検証ルール情報を含む個別書類ルールデータとを記憶したデータ記憶部と、
   前記１つまたは複数の第１のクライアントコンピュータから、契約書類の第１の画像データおよび契約種別情報を受信する受信部と、
   前記受信した契約種別情報に基づいて、前記データ記憶部から契約書類ルールデータを取得し、
   前記取得した契約書類ルールデータに含まれる契約書類ルール情報に基づいて、前記データ記憶部から個別書類ルールデータを取得し、
   前記取得した個別書類ルールデータに含まれる検証ルール情報、および前記受信した第１の画像データに基づいて、前記第１の画像データに対応する契約書類の記入正否を判定し、ならびに
   前記データ記憶部に記憶された契約管理データを、前記契約書類の検証がされたことを示す値に更新する
   ように構成された制御部と、
   前記１つまたは複数の第１のクライアントコンピュータに、送付状出力電文を送信するように構成された送信部と
   を備え、
   前記受信部は、前記１つまたは複数の第２のクライアントコンピュータから、送付状の第２の画像データを受信するようにさらに構成され、
   前記制御部は、前記受信した第２の画像データに基づいて、前記データ記憶部に記憶された契約管理データを、送付状が到着したことを示す値に更新するようにさらに構成されている
   ことを特徴とするコンピュータシステム。
2. 前記制御部は、前記データ記憶部に記憶された契約管理データを、前記契約書類が送付されることを示す値に更新するようにさらに構成されていることを特徴とする請求項１に記載のコンピュータシステム。
3. 前記検証ルール情報は、前記契約書類の記入項目ごとの検証ルールおよび前記契約書類における前記記入項目の座標位置を含み
   前記制御部による前記契約書類の記入正否を判定は、
   前記座標位置に基づいて、前記第１の画像データから前記記入項目を認識することと、
   前記検証ルールに基づいて、前記認識した記入項目の記入正否を判定することと
   を含むことを特徴とする請求項１または２に記載のコンピュータシステム。
4. １つまたは複数の第１のクライアントコンピュータ、および１つまたは複数の第２のクライアントコンピュータと接続されたサーバコンピュータによって実行される方法であって、
   前記サーバコンピュータは、契約種別情報および契約書類ルール情報が関連付けられた契約書類ルールデータと、契約ごとの状態を管理する契約管理データと、契約書類ごとの検証ルール情報を含む個別書類ルールデータとを記憶したデータ記憶部を備え、
   前記方法は、
   前記１つまたは複数の第１のクライアントコンピュータから、契約書類の第１の画像データおよび契約種別情報を受信するステップと、
   前記受信した契約種別情報に基づいて、前記データ記憶部から契約書類ルールデータを取得するステップと、
   前記取得した契約書類ルールデータに含まれる契約書類ルール情報に基づいて、前記データ記憶部から個別書類ルールデータを取得するステップと、
   前記取得した個別書類ルールデータに含まれる検証ルール情報、および前記受信した第１の画像データに基づいて、前記第１の画像データに対応する契約書類の記入正否を判定するステップと、
   前記データ記憶部に記憶された契約管理データを、前記契約書類の検証がされたことを示す値に更新するステップと、
   前記１つまたは複数の第１のクライアントコンピュータに、送付状出力電文を送信するステップと、
   前記１つまたは複数の第２のクライアントコンピュータから、送付状の第２の画像データを受信するステップと、
   前記受信した第２の画像データに基づいて、前記データ記憶部に記憶された契約管理データを、送付状が到着したことを示す値に更新するステップと
   を備えたことを特徴とする方法。
5. 請求項４に記載の方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
6. 請求項５に記載のプログラムを記録したコンピュータ可読記憶媒体。